Указ Губернатора Свердловской области от 01.08.2017 № 417-пп

75. Вводная часть проекта протокола отделяется от реквизитов "Дата протокола" и "Регистрационный номер протокола" одним дополнительным межстрочным интервалом.

Если в проекте протокола необходимо указание сведений о председательствовавшем, слово "Председательствовал" печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы шрифтом Times New Roman размером N 14 с подчеркиванием, после слова "Председательствовал" ставится двоеточие. Наименование должности, инициалы и фамилия председательствовавшего отделяются от слова "Председательствовал" (с двоеточием) дополнительным межстрочным интервалом, например:

Председательствовал:

-------------------

Первый Заместитель Губернатора

Свердловской области                                         - И.О. Фамилия

В проектах протоколов совещаний, проводимых Губернатором Свердловской области (за исключением протоколов заседаний Правительства Свердловской области), Первым Заместителем Губернатора Свердловской области, Первым Заместителем Губернатора Свердловской области - Руководителем Администрации Губернатора Свердловской области, Заместителем Губернатора Свердловской области сведения о председательствовавшем не указываются.

76. Сведения о присутствовавших отделяются от предыдущих реквизитов проекта протокола одним дополнительным межстрочным интервалом, указываются после слова "Присутствовали" (с двоеточием), которое печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы шрифтом Times New Roman размером N 14 с подчеркиванием, отделяются от него одним межстрочным интервалом и включают наименование должности, инициалы и фамилию каждого из участников мероприятия.

Наименования должностей присутствовавших печатаются через одинарный межстрочный интервал с прописной буквы от левой границы текстового поля, в правой части текстового поля на уровне последней строки наименования должности через тире с выравниванием по левому краю указываются инициалы и фамилии присутствовавших. Фамилии присутствовавших указываются, как правило, в алфавитном порядке. Наименования должностей присутствовавших отделяются друг от друга одним дополнительным межстрочным интервалом.

Если состав участников мероприятия утвержден, отдельно указываются сведения о присутствовавших и отдельно о лицах, приглашенных на мероприятие. Должности приглашенных лиц указываются полностью, включая наименования органов (организаций), которые они представляют, например:

Присутствовали:

--------------

Наименование должности                                    -  И.О. Фамилия

Наименование должности                                    -  И.О. Фамилия

Приглашенные на заседание:

-------------------------

Наименование должности                                    -  И.О. Фамилия

Наименование должности                                    -  И.О. Фамилия

Если количество участников мероприятия превышает 15 человек без учета председательствовавшего, то указывается их общее количество, а список присутствовавших на мероприятии оформляется отдельным приложением, например:

Присутствовали: 29 человек (список прилагается)

77. Основная часть протокола содержит сведения о рассмотренных вопросах и принятых решениях, которые отделяются от сведений о присутствовавших двумя межстрочными интервалами.

Содержание вопроса печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 с одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по центру текстового поля. Вопрос нумеруется римской цифрой, обозначающей порядковый номер рассматриваемого вопроса, с точкой после цифры, начинается с предлога "О" ("Об") и подчеркивается одной чертой после последней строки. В случае рассмотрения одного вопроса, вопрос не нумеруется. Под чертой в скобках с выравниванием по центру текстового поля указываются инициалы и фамилии выступавших на мероприятии в порядке очередности выступлений. Второй и последующие вопросы протокола отделяются от решений по предыдущему вопросу одним дополнительным межстрочным интервалом.

78. Решения по вопросу отделяются от перечня выступавших одним межстрочным интервалом и печатаются с абзацным отступом 12,5 мм шрифтом Times New Roman размером N 14 с одинарным межстрочным интервалом.

Если содержание принятого решения включает два и более пункта, то они нумеруются арабскими цифрами с точками после них, отделяются друг от друга точкой и имеют сквозную нумерацию в пределах одного вопроса. Пункты могут иметь подпункты, отделяемые друг от друга точкой с запятой. Подпункты нумеруются в пределах пункта. Номер подпункта должен состоять из номера пункта и номера подпункта, разделенных точкой, например: 1.2.

Пункты и подпункты в проекте протокола отделяются друг от друга дополнительным межстрочным интервалом.

В решении (поручении) по протоколу должны быть указаны непосредственные исполнители данного решения (поручения) и конкретные сроки исполнения решения (поручения). При назначении нескольких исполнителей ответственный за представление доклада об исполнении поручения (ответственный исполнитель) указывается в соответствии с поручением должностного лица. В этом случае соисполнители в течение первой половины срока, установленного для исполнения поручения, представляют ответственному исполнителю предложения по исполнению поручения или доклады (отчеты) об исполнении поручения в своей части.

Срок исполнения конкретного поручения указывается после соответствующего пункта или подпункта с новой строки словесно-цифровым способом с абзацным отступом 12,5 мм, например:

Срок - до 14 сентября 2017 года.

Особое мнение по принятому решению записывается после соответствующего протокольного решения.

При необходимости осуществления контроля за исполнением протокола или отдельных решений протокола оформляется соответствующий пункт, в котором указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица, на которое возлагается контроль. Данный пункт отделяется одним межстрочным интервалом от текста протокола и не нумеруется, например:

Контроль за исполнением настоящего протокола возлагаю на Первого Заместителя Губернатора Свердловской области И.О. Фамилия.

79. Реквизит "Подпись председательствовавшего" отделяется от текста проекта протокола двумя межстрочными интервалами, состоит из наименования должности лица, председательствовавшего на мероприятии, его личной подписи, инициалов, фамилии и печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 через одинарный межстрочный интервал.

80. В нижней части последней страницы проекта протокола проставляется отметка об исполнителе, содержащая полные имя, отчество, фамилию исполнителя (допускается написание перед фамилией инициалов, которые отделяются от фамилии пробелом) и номер телефона (с кодом города) лица, непосредственно подготовившего проект протокола. Отметка об исполнителе печатается в две строки шрифтом Times New Roman размером N 10 от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал, например:

Иван Иванович Иванов

[phone]

81. Подготовку проекта протокола по итогам мероприятия обеспечивает ответственный за подготовку и проведение мероприятия исполнительный орган государственной власти Свердловской области либо структурное подразделение Администрации Губернатора Свердловской области, либо по поручению Губернатора Свердловской области определенное им лицо (далее - исполнитель).

82. Согласование проекта протокола по итогам мероприятия осуществляется в СЭД.

83. Проект протокола мероприятия, проведенного Губернатором Свердловской области либо лицом, его временно замещающим, за исключением проекта протокола заседания Правительства Свердловской области, последовательно согласовывается:

1) с руководителем исполнительного органа либо руководителем структурного подразделения Администрации Губернатора Свердловской области, ответственным за подготовку и проведение мероприятия, в срок не более одного рабочего дня с момента поступления на согласование;

2) с заместителями Губернатора Свердловской области, курирующими исполнительные органы в соответствии с распределением обязанностей, которым в проекте протокола по итогам мероприятия даны поручения или к компетенции которых относится вопрос, указанный в проекте протокола, в срок не более одного рабочего дня с момента поступления на согласование;

3) с руководителями исполнительных органов, курирование которых осуществляет Губернатор Свердловской области и которым в проекте протокола по итогам мероприятия даны поручения или к компетенции которых относится вопрос, указанный в проекте протокола, в срок не более одного рабочего дня с момента поступления на согласование;

4) с Заместителем Руководителя Администрации Губернатора Свердловской области - Директором Государственно-правового департамента Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области, в срок не более одного рабочего дня с момента поступления на согласование. При наличии замечаний правового характера срок согласования продлевается до двух рабочих дней без учета времени на доработку;

5) Первым Заместителем Губернатора Свердловской области - Руководителем Администрации Губернатора Свердловской области;

6) Первым Заместителем Губернатора Свердловской области.

С должностными лицами, указанными в подпунктах 2 и 3 части первой настоящего пункта, проект протокола по итогам мероприятия может быть согласован с использованием параллельной схемы согласования.

84. Проект протокола заседания Правительства Свердловской области согласовывается:

1) Первым Заместителем Губернатора Свердловской области;

2) Первым Заместителем Губернатора Свердловской области - Руководителем Администрации Губернатора Свердловской области.

В случае необходимости либо по поручению Губернатора Свердловской области, Первого Заместителя Губернатора Свердловской области либо Первого Заместителя Губернатора Свердловской области - Руководителя Администрации Губернатора Свердловской области проект протокола может согласовываться с иными лицами. В данном случае может использоваться параллельная схема согласования проекта протокола. Срок согласования проекта протокола заседания Правительства Свердловской области составляет не более 5 рабочих дней.

85. Лист рассылки протокола формируется в СЭД.

В поле "Рассылка на ознакомление" указываются все присутствующие на заседании лица, за исключением лиц, которым выданы поручения в протоколе. В случае необходимости также могут быть указаны иные лица.

В поле "Рассылка с контролем ознакомления" указываются лица, которым выданы поручения в протоколе.

86. Проекты протоколов оформляются по образцам согласно приложениям N 26 - 28 к настоящим Правилам.

Глава 8. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ПРОЕКТА ПОРУЧЕНИЯ

(ПЕРЕЧНЯ ПОРУЧЕНИЙ) ГУБЕРНАТОРА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ,

ПЕРВОГО ЗАМЕСТИТЕЛЯ ГУБЕРНАТОРА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ,

ПЕРВОГО ЗАМЕСТИТЕЛЯ ГУБЕРНАТОРА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ -

РУКОВОДИТЕЛЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ,

ЗАМЕСТИТЕЛЯ ГУБЕРНАТОРА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

87. Проект поручения (перечня поручений) Губернатора Свердловской области, Первого Заместителя Губернатора Свердловской области, Первого Заместителя Губернатора Свердловской области - Руководителя Администрации Губернатора Свердловской области, Заместителя Губернатора Свердловской области (далее также - перечень поручений) оформляется на соответствующем бланке установленного образца с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman размером N 14. Допускается использование шрифта Times New Roman размером N 12, 12,5, 13, 13,5, уменьшение интервалов между структурными элементами проекта перечня поручений, когда проект перечня поручений необходимо разместить на одной странице. Проект перечня поручений заводится в СЭД с использованием электронного шаблона, не содержащего элементы бланка этого вида документа.

Верхнее поле проекта перечня поручений устанавливается границами бланка (шаблона), левое поле - 25 мм, нижнее - 20 мм, правое - 10 мм.

При оформлении проекта перечня поручений на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами с использованием шрифта Times New Roman размером N 14 без слова "страница", иных символов и знаков препинания.

88. Перечень поручений должен содержать следующие последовательно расположенные реквизиты:

изображение полного герба Свердловской области в многоцветном варианте;

наименование государственной должности;

вид документа;

дату перечня поручений;

регистрационный номер перечня поручений;

текст перечня поручений;

подпись должностного лица, выдавшего перечень поручений;

отметку об исполнителе.

89. Датой перечня поручений является дата его подписания.

Дата перечня поручений оформляется после его подписания в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 25.05.2017.

90. Регистрационный номер поручению (перечню поручений) присваивается после его подписания и оформляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.

Регистрационный номер поручения (перечня поручений) Губернатора Свердловской области, Первого Заместителя Губернатора Свердловской области, Первого Заместителя Губернатора Свердловской области - Руководителя Администрации Губернатора Свердловской области состоит из порядкового номера поручения (перечня поручений) в пределах календарного года, к которому через дефис добавляются инициалы имени и фамилии лица, замещающего должность Губернатора Свердловской области, Первого Заместителя Губернатора Свердловской области, Первого Заместителя Губернатора Свердловской области - Руководителя Администрации Губернатора Свердловской области соответственно и через пробел индекс "п" (для поручений) и индекс "пп" (для перечня поручений).

В случае если в течение календарного года произошла смена указанных выше должностных лиц, регистрация соответствующих поручений и перечней поручений начинается с номера 1.

Регистрационный номер поручения (перечня поручений) Заместителя Губернатора Свердловской области состоит из порядкового номера поручения (перечня поручений) в пределах календарного года, к которому через пробел добавляется индекс "п" (для поручений) и индекс "пп" (для перечня поручений).

91. Проект перечня поручений подготавливается ответственным за подготовку и проведение мероприятия исполнительным органом или структурным подразделением Администрации Губернатора Свердловской области, либо по поручению Губернатора Свердловской области определенным им лицом.

92. Текст перечня поручений отделяется от реквизитов "Дата перечня поручений" и "Регистрационный номер перечня поручений" двумя дополнительными межстрочными интервалами, печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 с одинарным межстрочным интервалом. Каждый структурный элемент текста перечня поручений начинается с абзацного отступа 12,5 мм от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине страницы.

Текст проекта перечня поручений включает в себя преамбулу и содержательную часть.

В преамбуле указываются дата и место проведения мероприятия или цель, в связи с которой подготовлен проект перечня поручений, например:

По итогам рабочей поездки в Гаринский городской округ и Серовский городской округ, состоявшейся 19 апреля 2016 года...

или:

В целях реализации бюджетного послания Губернатора Свердловской области...

Преамбула завершается словом "поручаю", которое печатается строчными буквами полужирным шрифтом Times New Roman размером N 14, после него ставится двоеточие.

Содержательная часть проекта перечня поручений оформляется с новой строки с использованием абзацного отступа через дополнительный межстрочный интервал, состоит из пунктов. Пункты отделяются друг от друга дополнительным межстрочным интервалом. Если в проекте перечня поручений одно поручение, то оно печатается с использованием абзацного отступа и не нумеруется.

Если поручение выдается должностному лицу, то в пункте содержательной части проекта перечня поручения указываются наименование должности руководителя государственного органа, структурного подразделения государственного органа, государственного учреждения Свердловской области, а также инициалы и фамилия руководителя в дательном падеже, например:

Министру общего и профессионального образования Свердловской области И.О. Фамилия...

Если поручение выдается государственному органу, структурному подразделению Администрации Губернатора Свердловской области, государственному учреждению Свердловской области, то в пункте содержательной части проекта перечня поручений указывается наименование государственного органа, структурного подразделения, учреждения в дательном падеже, например:

Департаменту кадровой политики Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области совместно с Государственно-правовым департаментом Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области...

Если поручение выдается органам, не входящим в систему исполнительных органов государственной власти Свердловской области (за исключением Администрации Губернатора Свердловской области), в том числе органам местного самоуправления, а также организациям, созданным без использования объектов государственной собственности Свердловской области, то поручение должно начинаться со слов "рекомендовать", "предложить".

Если поручение выдается органам местного самоуправления, то ответственным исполнителем может быть указана администрация соответствующего управленческого округа.

При назначении нескольких исполнителей по поручению, содержащемуся в пункте проекта перечня поручений, ответственный за представление доклада (отчета) об исполнении поручения (ответственный исполнитель) указывается в соответствии с поручением должностного лица. Сведения об ответственном исполнителе указываются после слова "Ответственный" (с двоеточием), включают инициалы и фамилию исполнителя и оформляются с новой строки с абзацным отступом 12,5 мм, например:

Ответственный: И.О. Фамилия.

Срок исполнения конкретного поручения указывается после содержания соответствующего пункта или подпункта проекта перечня поручений с новой строки словесно-цифровым способом с абзацным отступом 12,5 мм, например:

Срок - до 14 сентября 2017 года.

Пункты в проекте перечня поручений нумеруются сквозной нумерацией арабскими цифрами с точкой после них и отделяются друг от друга точкой. Пункты в проекте перечня поручений могут иметь подпункты, отделяемые друг от друга точкой с запятой. Подпункты нумеруются в пределах пункта. Номер подпункта должен состоять из номера пункта и порядкового номера подпункта, разделенных точкой, например: 1.2.

Содержание пунктов и подпунктов в проекте перечня поручений отделяется друг от друга дополнительным межстрочным интервалом.

При необходимости осуществления контроля за исполнением поручений, указанных в проекте перечня поручений, в последнем пункте содержательной части проекта перечня поручений указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица, на которое возлагается контроль. Данный пункт отделяется одним межстрочным интервалом от текста перечня поручений и не нумеруется, например:

Контроль за исполнением настоящего перечня поручений возлагаю на Первого Заместителя Губернатора Свердловской области А.В. Орлова.

93. Подпись должностного лица, выдавшего поручения, отделяется от содержательной части проекта перечня поручений двумя межстрочными интервалами. В перечнях поручений подпись состоит из личной подписи, а также инициалов и фамилии, которые ограничиваются правой границей текстового поля.

94. В нижней части последней страницы проекта перечня поручений проставляется отметка об исполнителе, содержащая полные имя, отчество, фамилию исполнителя (допускается написание перед фамилией инициалов, которые отделяются от фамилии пробелом) и номер телефона (с кодом города) лица, непосредственно подготовившего проект перечня поручений. Отметка об исполнителе проекта перечня поручений печатается в две строки шрифтом Times New Roman размером N 10 от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал, например:

Иван Иванович Иванов

[phone]

Проект перечня поручений оформляется по образцу согласно приложению N 29 к настоящим Правилам.

Глава 9. ПОРЯДОК СОГЛАСОВАНИЯ ПРОЕКТОВ ПОРУЧЕНИЙ

И ПЕРЕЧНЕЙ ПОРУЧЕНИЙ ГУБЕРНАТОРА СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

95. Проект поручения и перечня поручений заводится в СЭД с использованием электронного шаблона.

96. РКК проекта поручения и перечня поручений создается исполнителем в СЭД, поля заполняются следующим образом:

1) в поле "Тема" указывается тема проекта поручения и перечня поручений (выбирается из классификатора (справочника) тем);

2) в поле "Заголовок" указывается наименование поручения и перечня поручений, указанное в первом абзаце поручения и перечня поручений;

3) поле "Исполнитель" заполняется СЭД автоматически;

4) в поле "Авторы документа" указываются фамилия, имя, отчество исполнителя проекта поручения и перечня поручений (выбирается из справочника организационной структуры);

5) поле "Номер дела" заполняется СЭД автоматически в зависимости от выбранного шаблона в СЭД проекта поручения и перечня поручений;

6) в поле "Количество листов" указывается общее число листов проекта поручения и перечня поручений;

7) в поле "Количество приложений" указывается общее количество приложений к проекту поручения и перечня поручений;

8) во вкладку "Вложения" помещаются:

текст проекта поручения и перечня поручений, сформированный в один файл в формате Microsoft Word с приложениями к проекту. Все последующие изменения в проект поручения и перечня поручений вносятся только путем замены или редактирования. Удалять файл проекта не допускается;

скан-образы прилагаемых к проекту поручения и перечня поручений документов.

97. Согласование в СЭД проекта поручения и перечня поручений осуществляется последовательно в следующем порядке.

В раздел "Предварительное согласование" вкладки "Согласование и подписание" в обязательном порядке включаются следующие лица:

специалист исполнительного органа, обеспечивающий проверку проекта поручения и перечня поручений на соответствие правилам и нормам русского языка и введения в СЭД, требованиям настоящих Правил (нормоконтроль);

специалист, осуществляющий правовое обеспечение деятельности исполнительного органа;

руководитель исполнительного органа;

заместители Губернатора Свердловской области, курирующие исполнительные органы государственной власти Свердловской области, которым даются поручения или к компетенции которых относится вопрос, указанный в проекте поручения и перечня поручений. Согласование может осуществляться с использованием параллельной схемы согласования;

руководители исполнительных органов государственной власти Свердловской области, курирование которых осуществляет Губернатор Свердловской области и которым даются поручения или к компетенции которых относится вопрос, указанный в проекте поручения и перечня поручений. Согласование может осуществляться с использованием параллельной схемы согласования;

руководитель структурного подразделения Администрации Губернатора Свердловской области (в случае подготовки проекта поручения и перечня поручений структурным подразделением Администрации Губернатора Свердловской области);

Заместитель Руководителя Администрации Губернатора Свердловской области - Директор Государственно-правового департамента Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области.

В случае необходимости раздел "Предварительное согласование" вкладки "Согласование и подписание" может включать иных лиц, согласующих проект поручения и перечня поручений.

В раздел "Основное согласование" вкладки "Согласование и подписание" в обязательном порядке включаются следующие лица:

Первый Заместитель Губернатора Свердловской области;

Первый Заместитель Губернатора Свердловской области - Руководитель Администрации Губернатора Свердловской области.

При необходимости либо по поручению Губернатора Свердловской области, Первого Заместителя Губернатора Свердловской области - Руководителя Администрации Губернатора Свердловской области раздел "Основное согласование" вкладки "Согласование и подписание" может включать иных лиц.

98. Срок согласования проекта поручения и перечня поручений каждым согласующим не должен превышать 2 рабочих дней.

Глава 10. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА РЕЗОЛЮЦИИ (УКАЗАНИЯ)

ПО ИСПОЛНЕНИЮ ДОКУМЕНТА

99. Резолюция (указание) по исполнению документа пишется непосредственно на документе, на свободных от текста документа полях, либо оформляется на отдельном листе бумаги формата A6 (105 x 148 мм), прилагаемом к документу, и заводится в электронном виде в СЭД (путем заполнения соответствующих полей карточки).

Резолюция (указание), оформленная на бумаге, должна содержать следующие последовательно расположенные реквизиты:

наименование должности (с указанием инициалов и фамилии лица, замещающего указанную должность);

текст резолюции;

подпись должностного лица;

дату подписания резолюции (указания);

ссылку на регистрационную дату и регистрационный номер документа, по которому выдается резолюция (указание).

100. Текст резолюции (указания) включает фамилию и инициалы руководителя государственного органа Свердловской области, структурного подразделения Администрации Губернатора Свердловской области, государственного учреждения Свердловской области, которому выдается поручение, содержание поручения, срок его исполнения. Фамилия и инициалы исполнителя указываются от левой границы текстового поля резолюции (указания). При назначении нескольких исполнителей поручения, содержащегося в резолюции (указании), фамилии и инициалы должностных лиц оформляются одна под другой; указывается исполнитель, ответственный за представление доклада (отчета) об исполнении резолюции - ответственный исполнитель. Для этого справа от фамилии и инициалов ответственного исполнителя через тире добавляется слово "ответственный" либо сокращенное слово "отв.", например:

Иванову С.Н.

Петрову П.П. - ответственный

Сидорову А.А.

Если в резолюции (указании) назначено несколько исполнителей, но отметка об ответственном не проставлена, то ответственным исполнителем считается исполнитель, указанный в списке первым.

Если в содержательной части резолюции (указания) содержится два (и более) пункта, пункты нумеруются сквозной нумерацией арабскими цифрами с точкой после них.

101. Под текстом резолюции (указания) ставится личная подпись должностного лица, выдавшего резолюцию.

102. Дата подписания резолюции (указания) проставляется лично руководителем, его советником (помощником) либо иным уполномоченным лицом под подписью должностного лица и оформляется цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 25.05.2017.

103. Ссылка на регистрационную дату и регистрационный номер документа, по которому выдается резолюция (указание), оформляется в левой нижней части страницы резолюции (указания). При указании регистрационной даты используется цифровой способ, например:

от 21.05.2017

N 01-01-80/9784

Проект резолюции (указания) по исполнению документа оформляется по образцу согласно приложению N 30 к настоящим Правилам.

Глава 11. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ

104. Служебное письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый Администрацией Губернатора Свердловской области или Правительством Свердловской области в адрес государственных органов, органов местного самоуправления, организаций различных форм собственности, их руководителей, отдельных должностных лиц, граждан.

105. В рамках внутренней переписки, служащей для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками Администрации Губернатора Свердловской области, используются служебные, пояснительные, аналитические, объяснительные записки. Общие требования, предъявляемые к оформлению внутренней переписки, аналогичны требованиям к оформлению проекта служебного письма.

106. Для оформления проектов служебных писем в Администрации Губернатора Свердловской области используются следующие виды бланков с изображением герба Свердловской области в многоцветном варианте:

бланк служебного письма Губернатора Свердловской области;

бланк служебного письма Администрации Губернатора Свердловской области;

бланк служебного письма Правительства Свердловской области.

107. Служебные письма, оформляемые на бланках, имеют следующие обязательные реквизиты:

изображение малого герба Свердловской области в многоцветном варианте;

наименование государственного органа (государственной должности);

справочные данные о государственном органе (почтовый адрес, номера телефона, факса и другие сведения);

адресат;

дата служебного письма;

регистрационный номер служебного письма;

наименование служебного письма;

ссылка на исходящий номер и дату документа;

текст служебного письма;

отметка о наличии приложений;

виза;

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе.

108. Структурные подразделения Администрации Губернатора Свердловской области в рамках служебной и внутренней переписки подготавливают документы за подписью руководителей структурных подразделений или их заместителей, используя при оформлении разработанные шаблоны служебных писем структурных подразделений.

Для шаблона служебного письма структурного подразделения Администрации Губернатора Свердловской области устанавливаются следующие обязательные реквизиты:

наименование государственного органа Свердловской области;

наименование структурного подразделения государственного органа Свердловской области;

справочные данные о структурном подразделении государственного органа Свердловской области (почтовый адрес, номера телефона, факса и другие сведения);

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.

Бланк служебного письма структурного подразделения Администрации Губернатора Свердловской области оформляется по образцу согласно приложению N 31.

109. Государственно-правовой департамент Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области использует два бланка:

1) основной бланк. Оформляется по образцу согласно приложению N 32 к настоящим Правилам;

2) бланк, используемый для подготовки заключений по результатам проведения правовой экспертизы муниципальных нормативных правовых актов в соответствии с требованиями Закона Свердловской области от 26 декабря 2008 года N 145-ОЗ "Об организации и ведении Свердловского областного регистра муниципальных нормативных правовых актов". Оформляется по образцу согласно приложению N 33 к настоящим Правилам.

110. Реквизит "Наименование документа" является обязательным при оформлении проекта служебного письма, выражает его краткое содержание и формулируется с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене...", "Об организации...", "О состоянии...").

Реквизит "Наименование документа" располагается над текстом проекта служебного письма на расстоянии не менее 1 см от реквизитов бланка (шаблона) с угловым расположением, печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы шрифтом Times New Roman с одинарным межстрочным интервалом без кавычек, подчеркиваний и выделений другим шрифтом, точка в конце не ставится, например:

О подготовке проекта договора

111. Датой служебного письма является дата его регистрации. Дату оформляют цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 25.05.2017.

112. Регистрационный номер служебного письма - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое служебному письму при его регистрации. В его состав входит индекс дела (в котором будет храниться документ) по номенклатуре дел и порядковый номер, например, 01-01-80/6467, где 01-01-80 - это индекс дела по номенклатуре, а 6467 - порядковый номер. Внутренний документ, адресованный другому структурному подразделению (должностному лицу), повторно не регистрируется.

113. Реквизит "Ссылка на исходящий номер и дату документа" является обязательным в письмах - ответах на входящую корреспонденцию. Ссылка на исходящий номер и дату документа проставляется в соответствующем месте реквизитов бланка (шаблона) служебного письма, при этом сведения в реквизит переносятся из поступившего документа. Наличие данного реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте проекта служебного письма.

114. Текст проекта служебного письма отделяется от его наименования двумя дополнительными межстрочными интервалами, печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 с одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по ширине страницы.

Текст проекта служебного письма должен быть ясным, логичным и кратким. Он строится, как правило, по следующей схеме: введение, в котором объясняются причины составления служебного письма; основная часть, в которой излагается суть вопроса, включая доказательства или опровержения; заключение, в котором формулируется основная цель направления служебного письма. В зависимости от содержания проекта служебного письма иногда может изменяться структура изложения текста, применяться другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

Текст проекта служебного письма излагается преимущественно от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"), от третьего лица единственного числа ("департамент считает возможным"). Тексты ответных служебных писем должны соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководителей.

Обязательным элементом служебного письма является обращение к адресату. В качестве обращения к адресату обычно используются имя и отчество адресата. В конце обращения ставится восклицательный знак, например:

                       Уважаемый Михаил Витальевич!

В этом случае текст проекта служебного письма печатается через дополнительный межстрочный интервал с новой строки с абзацным отступом 12,5 мм с прописной буквы.

При направлении документа в государственный орган, орган местного самоуправления, организацию или их структурное подразделение, а также в несколько государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, структурных подразделений служебное письмо может излагаться без обращения к адресату.

При составлении проекта служебного письма целесообразно:

излагать суть дела преимущественно простыми, короткими предложениями;

применять устойчивые словосочетания и обороты письменной речи;

употреблять термины в их общепринятом, однозначном толковании;

отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении, в соответствии с которым подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения;

не применять устаревшие слова, выражения и обороты;

отказываться от лишних слов, не вносящих ничего нового в существо изложения;

избегать неоправданного употребления иностранных слов.

Содержание текста проекта служебного письма должно строиться таким образом, чтобы у адресата в процессе чтения складывалось более целостное понимание освещаемого в тексте служебного письма вопроса.

Смысловые части текста проекта служебного письма оформляются абзацами. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы текстового поля. Текст выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

115. Реквизит "Отметка о наличии приложений" печатается шрифтом Times New Roman через одинарный межстрочный интервал, отделяется от текста проекта служебного письма дополнительным межстрочным интервалом. Если служебное письмо имеет приложение, названное в тексте, то в отметке о наличии приложений указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 7 л. в 3 экз.

Если служебное письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается наименование приложения, количество листов и количество экземпляров приложения; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами без знака "N".

Если приложение к служебному письму, в свою очередь, также имеет приложение, то в отметке о наличии приложения указывается соответствующая информация и общее количество листов в приложении без количества экземпляров, например:

Приложение: договор от 30.12.2016 N 31 и приложение к нему, всего на 25 л.

Если приложение к проекту служебного письма сброшюровано, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ли ссылка на приложение в тексте проекта служебного письма или нет, например:

Приложение: в 3 экз.

или:

Приложение: техническое задание на разработку автоматизированной системы

            "Делопроизводство" в 3 экз.

Если служебное письмо направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, то в отметке о наличии приложений дополнительно указывается, в какой адрес оно направляется, например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

116. Реквизит "Подпись должностного лица" входит в число обязательных. Он отделяется от текста служебного письма или отметки о наличии приложений двумя дополнительными межстрочными интервалами. Наименование должности печатается шрифтом Times New Roman от левой границы текстового поля с одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по левой границе текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правой границей текстового поля, между инициалами и фамилией ставится пробел.

В проекте служебного письма, оформленного на бланке (шаблоне) служебного письма, при написании наименования должности полное наименование государственного органа или его структурного подразделения не указывается, например:

Начальник Управления                                         И.О. Фамилия

Если проект служебного письма оформлен на бланке должностного лица, то наименование должности в подписи не указывается. Например, при оформлении проекта служебного письма на бланке Губернатора Свердловской области подпись будет выглядеть следующим образом:

                                         Подпись             И.О. Фамилия

117. Реквизит "Отметка об исполнителе" проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последней страницы проекта служебного письма шрифтом Times New Roman размером N 10 (допускается использование шрифта Times New Roman размером N 8, если проект служебного письма необходимо разместить на одной странице). Реквизит "Отметка об исполнителе" включает полные имя, отчество, фамилию исполнителя (допускается написание перед фамилией инициалов, которые отделяются от фамилии пробелом) и номер его телефона с указанием кода города и добавочного номера (при наличии), например:

Виктор Иванович Петров

[phone] (доб. 103)

Проекты служебных писем на бланках оформляются по образцу согласно приложению N 34 к настоящим Правилам.

Глава 12. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТОВ ТЕЛЕГРАММ

118. Телеграмма используется для передачи срочной информации. Проект телеграммы оформляется на листах стандартного формата A4. Верхнее поле проекта телеграммы составляет 20 мм, левое поле - 25 мм, нижнее - 20 мм, правое - 10 мм.

Проект телеграммы заводится в СЭД в электронном виде.

119. Вид документа "ТЕЛЕГРАММА" печатается от границы верхнего поля прописными буквами полужирным шрифтом Times New Roman размером N 14 и выравнивается по центру текстового поля. В зависимости от вида документа перед словом "ТЕЛЕГРАММА" может указываться категория телеграммы ("ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ", "СРОЧНАЯ"), например:

ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ ТЕЛЕГРАММА

В случае направления простой телеграммы категория не указывается.

120. Ниже вида документа через три дополнительных межстрочных интервала в правом верхнем углу проекта телеграммы с выравниванием по левой границе, отведенной для данного реквизита, оформляется реквизит "Адресат" с обязательным указанием подробного адреса в следующей последовательности: почтовый индекс, название населенного пункта, название района, название области, края, автономного округа, республики, название страны, название улицы, номер дома; наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации; наименование должности; инициалы и фамилия. Наименование должности и фамилия адресата указываются в дательном падеже.

Вместо полного адреса может указываться условный телеграфный адрес организации при его наличии, например:

191060 Санкт-Петербург 15 "Восход"

Если телеграмма направляется в город областного или краевого подчинения, в адресе указывается наименование области или края, например:

ПОЛЕВСКОЙ СВЕРДЛОВСКОЙ

Если телеграмма направляется в населенный пункт, находящийся в районном подчинении, в адресе указывается наименование района, области или края, например:

ПЕЛЫМ ГАРИНСКОГО СВЕРДЛОВСКОЙ

При направлении телеграммы в четыре и более адреса к проекту телеграммы прилагается указатель рассылки с указанием почтовых или телеграфных адресов, завизированный исполнителем, подготовившим проект телеграммы.

121. Текст проекта телеграммы излагается кратко, ясно, без предлогов, союзов, местоимений и знаков препинания (если это не приводит к искажению смысла), отделяется от реквизита "Адресат" двумя дополнительными межстрочными интервалами, печатается прописными буквами без переноса слов, абзацев и не должен превышать одной машинописной страницы. Внесение исправлений в текст проекта телеграммы не допускается.

Если в тексте проекта телеграммы содержится запрос предоставления определенной информации, необходимо обязательно указать в какое подразделение, кому и каким способом должны быть направлены запрашиваемые данные.

В тексте проекта телеграммы через два межстрочных интервала от содержательной части текста указываются наименование должности отправителя, которое печатается от левой границы текстового поля, а также инициалы и фамилия отправителя, которые располагаются на уровне последней строки наименования должности и ограничиваются правой границей текстового поля.

122. После текста телеграммы под чертой указывается почтовый адрес отправителя от левой границы текстового поля.

123. Ниже почтового адреса отправителя оформляется реквизит "Подпись должностного лица", который включает наименование должности лица, подписавшего телеграмму, его личную подпись, инициалы и фамилию.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правой границей текстового поля.

124. Регистрационный номер и дата телеграммы указываются ниже реквизита "Подпись должностного лица".

125. Если назначается определенная дата отправки телеграммы, то в нижней части страницы проекта телеграммы над отметкой об исполнителе от левой границы текстового поля указывается дата необходимой отправки телеграммы.

126. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны страницы проекта телеграммы шрифтом Times New Roman размером N 10 (допускается использование шрифта Times New Roman размером N 8, чтобы разместить проект телеграммы на одной странице). Отметка об исполнителе включает полные имя, отчество, фамилию исполнителя (допускается написание перед фамилией инициалов, которые отделяются от фамилии пробелом) и номер его телефона с указанием кода города, например:

Виктор Иванович Петров

[phone] (доб. 103)

127. Проект телеграммы подлежит согласованию с Начальником Управления документационного обеспечения Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области или уполномоченным им лицом.

128. При оформлении проектов международных телеграмм адрес и текст телеграммы должны быть напечатаны латинскими буквами. Проекты телеграмм, направляемых зарубежным адресатам, должны быть согласованы с Первым Заместителем Губернатора Свердловской области - Руководителем Администрации Губернатора Свердловской области.

Проект телеграммы оформляется по образцам согласно приложениям N 35 и 36 к настоящим Правилам.

Глава 13. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТОВ АКТОВ

129. Акт - документ справочно-информационного характера, составленный уполномоченными лицами (лицом) для подтверждения установленных фактов, событий.

Проект акта оформляется на листе стандартного формата A4 с использованием текстового редактора Microsoft Office шрифтом Times New Roman размером N 14. Допускается использование шрифта Times New Roman размером N 12, когда акт необходимо разместить на одной странице. Проект акта заводится в СЭД в электронном виде. Верхнее поле проекта акта должно быть 20 мм, левое поле - 25 мм, нижнее - 20 мм, правое - 10 мм.

При оформлении проекта акта на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами с использованием шрифта Times New Roman размером N 14 без слова "страница", иных символов и знаков препинания.

При оформлении проекта акта используется угловое расположение реквизитов.

130. В левом верхнем углу первой страницы проекта акта шрифтом Times New Roman размером N 14 прописными буквами указывается наименование государственного органа Свердловской области. Ниже, с новой строки, полужирным шрифтом Times New Roman размером N 14 прописными буквами оформляется наименование структурного подразделения соответствующего государственного органа Свердловской области.

131. Вид документа "АКТ" указывается под наименованием структурного подразделения государственного органа Свердловской области полужирным шрифтом Times New Roman размером N 14 прописными буквами с разреженным межзнаковым интервалом.

132. Датой акта является дата актируемого события. Дата акта оформляется ниже вида документа цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 25.05.2017.

133. Регистрационный номер акта располагается на одной строке с датой документа и оформляется с использованием знака "N".

134. Реквизит "Место составления документа" печатается под датой и регистрационным номером акта и содержит указание на населенный пункт, где актируется событие.

135. Наименование акта отражает краткое указание на событие или действие, послужившее причиной составления акта. Наименование акта отвечает на вопрос "Чего?" (например, приема-передачи документов, проверки наличия документов), оформляется от левой границы текстового поля. Наименование акта печатается через один дополнительный межстрочный интервал после строки с указанием места составления акта с одинарным межстрочным интервалом без кавычек и подчеркиваний. Точка в конце наименования акта не ставится.

136. Текст акта отделяется от наименования акта двумя межстрочными интервалами и состоит из вводной и констатирующей частей. Вводная часть акта содержит указание на основание для составления акта, перечисление лиц, составивших акт, их должностей, инициалов и фамилий.

Слово "Основание" печатается от левой границы текстового поля акта, затем после двоеточия печатается текст основания, например:

Основание: распоряжение Администрации Губернатора Свердловской области

           от ________________ N ________ "Наименование документа"

Через один дополнительный межстрочный интервал от текста основания составления акта без абзацного отступа печатается слово "Составлен" либо слова "Составлен комиссией в составе", и далее после двоеточия с новой строки от левой границы текстового поля перечисляются составители акта либо приводится состав комиссии с указанием должностей и фамилий с инициалами с оформлением во всю ширину строки.

Если акт составляется комиссией, то от левой границы текстового поля акта с прописной буквы печатается слово "Председатель", после которого ставится двоеточие и указываются должность, инициалы и фамилия председателя комиссии. Затем через один дополнительный межстрочный интервал от левой границы текстового поля с прописной буквы печатаются слова "Члены комиссии", ставится двоеточие и указываются должности, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке, например:

Составлен комиссией в составе:

Председатель: должность И.О. Фамилия

Члены комиссии: должность И.О. Фамилия

                должность И.О. Фамилия

                должность И.О. Фамилия

Текст констатирующей части акта отделяется от вводной части акта двумя дополнительными межстрочными интервалами, печатается с одинарным межстрочным интервалом. В констатирующей части акта излагаются суть, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты или события, излагаются выводы, предложения.

Под содержательной частью акта через один дополнительный межстрочный интервал, от левой границы текстового поля указываются сведения о количестве экземпляров акта. Печатается фраза "Составлен в _____ экземплярах:", с новой строки указываются порядковый номер экземпляра, фамилия и инициалы лица либо название подразделения, для которого подготовлен экземпляр акта, например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экз. - Фамилия И.О.

2-й экз. - Фамилия И.О.

3-й экз. - Фамилия И.О.

137. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Подписи отделяются от текста акта двумя межстрочными интервалами. При подписании акта проставляются личные подписи и расшифровки подписей в виде инициалов и фамилий лиц, принимавших участие в его составлении, наименования занимаемых должностей не указываются. Фамилии располагаются в алфавитном порядке и ограничиваются правой границей текстового поля. Если акт составлен комиссией, то при оформлении подписей указываются слова "Председатель комиссии" и "Члены комиссии", которые печатаются от левой границы текстового поля, например:

Председатель комиссии         Подпись                   И.О. Фамилия

Члены комиссии                Подпись                   И.О. Фамилия

                              Подпись                   И.О. Фамилия

                              Подпись                   И.О. Фамилия

138. Акты по материальным, финансовым и другим вопросам могут быть утверждены распорядительным документом либо должностным лицом, к компетенции которого относится содержание акта. Утверждение акта оформляется грифом в соответствии с настоящими Правилами.

Проект акта оформляется по шаблону согласно приложению N 37 к настоящим Правилам.

Глава 14. ОСОБЕННОСТИ НАПИСАНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ СЛОВ,

СЛОВОСОЧЕТАНИЙ, ДАТ, ЧИСЕЛ И

СОКРАЩЕНИЙ НЕКОТОРЫХ НАИМЕНОВАНИЙ

139. Первое слово и имена собственные в наименованиях государственных органов Свердловской области, структурных подразделений Администрации Губернатора Свердловской области пишутся с прописной буквы, например:

Правительство Свердловской области;

Администрация Губернатора Свердловской области;

Министерство финансов Свердловской области;

Государственно-правовой департамент Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области

В наименовании организаций первое слово и имена собственные, входящие в эти наименования, пишутся с прописной буквы, например:

Сберегательный банк Российской Федерации.

Наименования форм собственности, используемые перед наименованиями организаций, заключенными в кавычки, пишутся со строчной буквы, если не начинаются словом "Российский", например:

открытое акционерное общество "Свердлес";

ассоциация "Средуралптицепром".

Наименования структурных единиц, входящих в состав структурных подразделений Администрации Губернатора Свердловской области, пишутся со строчной буквы, например:

управление наград Департамента кадровой политики Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области.

Наименования структурных подразделений исполнительных органов государственной власти Свердловской области пишутся со строчной буквы, например:

департамент малого и среднего предпринимательства Министерства экономики и территориального развития Свердловской области;

организационное управление Министерства международных и внешнеэкономических связей Свердловской области.

140. Наименования должностей руководителей и заместителей руководителей государственных органов Свердловской области, руководителей и заместителей руководителей структурных подразделений Администрации Губернатора Свердловской области пишутся с прописной буквы, например:

Губернатор Свердловской области;

Первый Заместитель Губернатора Свердловской области;