Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 11.06.2013 № 442-п

28.2. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных архивными учреждениями, муниципальными архивами автономного округа, а также организациями, расположенными на территории автономного округа (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами), осуществляет служба.

28.3. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных организациями, расположенными на территории автономного округа (кроме архивных учреждений, муниципальных архивов автономного округа), осуществляется после их письменного обращения с представлением в службу образцов подписей, с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцов оттисков печатей.

В случае непредставления указанных документов организации направляется уведомление об отказе в проставлении апостиля.

28.4. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии должны быть оформлены в соответствии с установленными требованиями:

28.4.1. В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. В архивной справке, объём которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью (для государственных органов и органов местного самоуправления, архивных учреждений, муниципальных архивов) или печатью организации. В случае подготовки архивной справки организацией её текст должен оформляться на бланке организации. Архивная справка подписывается руководителем организации, заверяется гербовой печатью или печатью организации, на ней проставляется номер и дата составления.

28.4.2. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием. Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя организации или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью или печатью организации.

28.4.3. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью или печатью организации и подписью руководителя организации.

28.4.4. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

28.5. Проставление апостиля производится путём оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.

28.6. Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом. Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.

28.7. Результатом административной процедуры является:

проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, информационных письмах;

уведомление об отказе в проставлении апостиля.

28.8. Продолжительность административной процедуры – не более 3 дней с момента поступления соответствующих архивных справок, архивных выписок и архивных копий в службу.

IV. Формы контроля за исполнением Административного регламента

Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением

и исполнением положений Административного регламента

29. Текущий контроль за соблюдением последовательности административных действий, определённых настоящим Административным регламентом, и принятием в ходе предоставления государственной услуги решений осуществляют руководитель службы, его первый заместитель, начальник управления государственного учета и взаимодействия с архивными учреждениями.

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги

30. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и установление нарушений прав заявителей, принятие решений об устранении соответствующих нарушений.

Проверки могут быть плановыми на основании планов работы службы либо внеплановыми, проводимыми в том числе по жалобе заявителей на своевременность, полноту и качество предоставления государственной услуги.

Решение о проведении внеплановой проверки принимает руководитель службы или уполномоченное им должностное лицо.

Результаты проверки оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и указываются предложения по их устранению.

Ответственность государственных гражданских служащих

и иных должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления

государственной услуги

31. По результатам проведения проверок полноты и качества предоставления государственной услуги в случае выявления нарушений виновные государственные гражданские служащие и должностные лица автономного округа привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии с:

- Федеральным законом от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Законом автономного округа от 29 марта 2005 года № 26-ЗАО «О государственной гражданской службе Ямало-Ненецкого автономного округа»;

- Федеральным законом от 02 марта 2007 года № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» и Законом автономного округа от 22 июня 2007 года № 67-ЗАО «О муниципальной службе в Ямало-Ненецком автономном округе»;

- Трудовым кодексом Российской Федерации.

Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги

со стороны граждан, их объединений и организаций

32. Контроль за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций, осуществляется посредством открытости деятельности службы при предоставлении государственной услуги, получения полной, актуальной и достоверной информации о порядке предоставления государственной услуги и возможности рассмотрения обращений (жалоб) в процессе получения государственной услуги.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений

и действий (бездействия) органа, предоставляющего

государственную услугу,  а также должностных лиц,

государственных гражданских служащих

33. Заявитель вправе обжаловать решения и действия (бездействие) службы, должностных лиц службы, государственного гражданского служащего в досудебном (внесудебном) порядке.

34. Жалоба подается в службу в письменной форме, в том числе при личном приеме заявителя, или в электронном виде.

35. Жалоба должна содержать:

а) наименование службы, должностного лица службы либо государственного гражданского служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

б) фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), сведения о месте жительства заявителя – физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

в) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) службы, его должностного лица либо государственного гражданского служащего; 

г) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) службы, его должностного лица либо государственного гражданского служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

36. В случае если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, может быть представлена:

а) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

б) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью заявителя и подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

в) копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.

37. Прием жалоб в письменной форме осуществляется службой в месте предоставления государственной услуги (в месте, где заявитель подавал обращение на получение государственной услуги, нарушение порядка которой обжалуется).

Время приема жалоб соответствует графику приема заявителей, указанному в пункте 3 настоящего Административного регламента.

Жалоба в письменной форме может быть также направлена по почте.

В случае подачи жалобы при личном приеме заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

38. С момента реализации технической возможности жалоба в электронном виде может быть подана заявителем посредством:

а) официального сайта службы в информационно-телекоммуникационной сети Интернет;

б) государственных информационных систем «Региональный портал государственных и муниципальных услуг (функций) Ямало-Ненецкого автономного округа» и/или «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (www.gosuslugi.ru).

39. При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в пункте 36 настоящего раздела, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации. При этом документ, удостоверяющий личность заявителя, не требуется.

40. Жалоба рассматривается службой, предоставляющей государственную услугу, порядок предоставления которой был нарушен вследствие решений и действий (бездействия) службы, его должностного лица либо государственного гражданского служащего. В случае если обжалуются решения руководителя службы, жалоба подается в Правительство автономного округа и рассматривается им в порядке, предусмотренном настоящим разделом.

41. В случае если жалоба подана заявителем в орган, в компетенцию которого не входит принятие решения по жалобе в соответствии с требованиями пункта 40 настоящего раздела, в течение 3 рабочих дней со дня ее регистрации указанный орган направляет жалобу в службу и в письменной форме информирует заявителя о перенаправлении жалобы.

При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в службе.

42. Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:

а) нарушение срока регистрации обращения заявителя о предоставлении государственной услуги;

б) нарушение срока предоставления государственной услуги;

в) требование представления заявителем документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации для предоставления государственной услуги;

г) отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации для предоставления государственной услуги;

д) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

е) требование внесения заявителем при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации;

ж) отказ службы, ее должностного лица в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

43. В службе определяются уполномоченные на рассмотрение жалоб должностные лица, которые обеспечивают:

а) прием и рассмотрение жалоб в соответствии с требованиями настоящего раздела;

б) направление жалоб в уполномоченный на их рассмотрение орган в соответствии с пунктом 41 настоящего раздела.

44. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения, предусмотренного статьей 5.63 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, или признаков состава преступления должностное лицо, уполномоченное на рассмотрение жалоб, незамедлительно направляет соответствующие материалы в органы прокуратуры.

45. Служба обеспечивает:

а) оснащение мест приема жалоб;

б) информирование заявителей о порядке обжалования решений и действий (бездействия) службы, должностных лиц либо государственных гражданских служащих посредством размещения информации на стендах в месте предоставления государственной услуги, на официальном сайте службы, в  государственных информационных системах «Региональный портал государственных и муниципальных услуг (функций) Ямало-Ненецкого автономного округа» и/или «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (www.gosuslugi.ru);

в) консультирование заявителей о порядке обжалования решений и действий (бездействия) службы, должностных лиц либо государственных гражданских служащих, в том числе по телефону, электронной почте, при личном приеме.

46. Жалоба, поступившая в службу, подлежит регистрации не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления. Жалоба рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, если более короткие сроки рассмотрения жалобы не установлены службой.

В случае обжалования отказа службы, его должностного лица в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования заявителем нарушения установленного срока таких исправлений жалоба рассматривается в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

47. По результатам рассмотрения жалобы в соответствии с частью 7 статьи 11.2 Федерального закона № 210-ФЗ служба принимает решение об удовлетворении жалобы либо об отказе в ее удовлетворении. Указанное решение принимается в форме акта службы.

При удовлетворении жалобы служба принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче заявителю результата государственной услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

48. Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется (выдается) заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.

49. В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

а) наименование службы, рассмотревшей жалобу, должность, фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) ее должностного лица, принявшего решение по жалобе;

б) номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;

в) фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) или наименование заявителя;

г) основания для принятия решения по жалобе;

д) принятое по жалобе решение;

е) в случае если жалоба признана обоснованной – сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата государственной услуги;

ж) сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

50. Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным на рассмотрение жалобы должностным лицом службы.

По желанию заявителя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью уполномоченного на рассмотрение жалобы должностного лица и (или) уполномоченного на рассмотрение жалобы органа, вид которой установлен законодательством Российской Федерации.

51. Служба отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

а) наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;

б) подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

в) наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящего раздела в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы.

52. Служба вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:

а) наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

б) отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии) и (или) почтовый адрес заявителя, указанные в жалобе.

Приложение № 1

к Административному регламенту службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа по предоставлению государственной услуги  «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства»

ЗАПРОС

заявителя по истребованию документов из России (в случае личного обращения) для оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии по документам Архивного фонда Российской Федерации и другим архивным документам

Вопросы	Ответы
1	2
1. Фамилия, имя и отчество гражданина (если фамилия менялась, укажите их все)
2. Год и место рождения гражданина (укажите область, район, город, деревню, посёлок)
3. Гражданство (если гражданство менялось, укажите их все)
4. Название запрашиваемого документа: а) документ об образовании – укажите название и адрес учебного заведения, дату поступления и окончания; б) документ о стаже работы – укажите название и адрес предприятия, учреждения, время работы и в качестве кого работали; в) сведения о заработной плате; г) другой документ (указать какой)
5. Цель запрашиваемой архивной информации
1	2
6. Адрес места жительства гражданина, чей документ запрашивается
7. Документ, удостоверяющий личность (номер, кем и когда выдан)
8. Дата заполнения запроса
9. Подпись гражданина

Приложение № 2

к Административному регламенту службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа по предоставлению государственной услуги  «Организация исполнения запросов российских и иностранных

граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства»

ЗАПРОС

заявителя по истребованию документов из России

(для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах)

для оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии по документам Архивного фонда Российской Федерации и другим архивным документам

Вопросы	Ответы
1	2
Данные о гражданине, о котором запрашивается документ
1. Фамилия, имя и отчество гражданина, о котором запрашивается документ (если фамилия менялась, укажите их все)
2. Год и место рождения этого гражданина (укажите область, район, город, деревню, посёлок)
3. Гражданство этого гражданина (если гражданство менялось, укажите их все)
4. Название запрашиваемого документа: а) документ об образовании – укажите название и адрес учебного заведения, дату поступления и окончания; б) документ о стаже работы – укажите название и адрес предприятия, учреждения, время работы и в качестве кого работали; в) сведения о заработной плате;
1	2
г) другой документ (указать какой)
5. Цель запрашиваемой архивной информации
6. Адрес места жительства гражданина, чей документ запрашивается
Данные о гражданине, заполнившем запрос
7. Фамилия, имя, отчество гражданина, запрашивающего документ
8. Данные паспорта (серия, номер, кем выдан, дата выдачи)
9. Доверенность (номер, дата)
10. Год  и место рождения
11. Гражданство (если гражданство менялось, укажите их все)
12. Родственные отношения с гражданином, на имя которого запрашиваются документы
13. Адрес места жительства
14. Дата заполнения запроса
15. Подпись гражданина