Постановление Администрации города Вологды от 21.04.2017 № 414

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

Администрации города Вологды

От 21 апреля 2017 года № 414

О внесении изменений в постановление Администрации

города Вологды от 25 марта 2011 года № 1371

В связи с организационными изменениями в структуре Администрации города Вологды, на основании статей 27 и 42 Устава муниципального образования «Город Вологда» ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Внести в Положение об отделе делопроизводства и архива Управления делами Администрации города Вологды, утвержденное постановлением Администрации города Вологды от 25 марта 2011 года № 1371 (с последующими изменениями), следующие изменения:

1.1. Раздел 2 «Задачи Отдела» изложить в следующей редакции:

«2. Основными задачами Отдела являются:

2.1. Организация функционирования единой системы делопроизводства в органах Администрации города Вологды, в том числе с использованием единой системы электронного документооборота «Дело» (далее - ЕСЭД).

2.2. Обеспечение документационного обслуживания Мэра города Вологды, управляющего делами Администрации города Вологды (далее – управляющий делами) в пределах компетенции Отдела.

2.3. Обеспечение рассмотрения устных и письменных обращений граждан, адресованных Администрации города Вологды, Мэру города Вологды, управляющему делами в пределах компетенции Отдела.

2.4. Контроль исполнения органами Администрации города Вологды поручений:

Президента Российской Федерации;

Губернатора Вологодской области;

Главы города Вологды;

Мэра города Вологды по правовым актам органов и должностных лиц государственной власти, органов и должностных лиц местного самоуправления, по служебным письмам и обращениям граждан, поступающим в адрес Мэра города Вологды, Администрации города Вологды, с оперативных и тематических совещаний, прямых поручений Мэра города Вологды.

2.5. Протокольно-организационное обеспечение оперативных совещаний Мэра города Вологды с заместителями Мэра города Вологды, совещаний управляющего делами по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, протокольное сопровождение тематических совещаний при Мэре города Вологды.

2.6. Комплектование, обеспечение сохранности документов постоянного, длительного срока хранения, образующихся в деятельности Администрации города Вологды, организация учета и использования документов, находящихся на архивном хранении в Администрации города Вологды.

2.7. Обеспечение взаимодействия с муниципальным казенным учреждением «Муниципальный архив города Вологды».

2.8. Решение иных вопросов общей компетенции.».

1.2. Раздел 3 «Функции Отдела» изложить в следующей редакции:

«3. Функции Отдела:

В соответствии с возложенными на него задачами Отдел осуществляет следующие функции:

3.1. По организации функционирования единой системы делопроизводства в органах Администрации города Вологды, в том числе с использованием ЕСЭД:

3.1.1. Осуществляет регистрацию в ЕСЭД принятых в установленном порядке муниципальных правовых актов, за исключением распоряжений по личному составу, подготовленных отраслевыми органами Администрации по вопросам осуществления прав и обязанностей представителя нанимателя.

3.1.2. Осуществляет рассылку копий муниципальных правовых актов, принимаемых по вопросам компетенции Администрации города Вологды, должностных лиц Администрации города Вологды, постановлений Главы города Вологды.

3.1.3. Разрабатывает Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Вологды и готовит изменения в нее.

3.1.4. Осуществляет контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, в том числе Инструкции по делопроизводству, в Администрации города Вологды.

3.1.5. Рассматривает эскизы (рисунки) печатей и штампов органов Администрации города Вологды и вносит их в установленном порядке на согласование.

3.1.6. Разрабатывает образцы бланков должностных лиц, органов Администрации города Вологды и вносит их в установленном порядке на утверждение.

3.1.7. Разрабатывает сводную номенклатуру дел Администрации города Вологды и вносит ее в установленном порядке на утверждение.

3.1.8. Осуществляет анализ документооборота в Администрации города Вологды, составляет отчетность по обращениям граждан, поступившим в Администрацию города Вологды, на основании сведений, представленных органами Администрации города Вологды.

3.1.9. Совершенствует формы и методы делопроизводства на основе единой технической политики, применения современной копировально-множительной, машинописной и другой организационной техники.

3.1.10. Проводит обучение основам делопроизводства работников Администрации города Вологды.

3.1.11. Изучает отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения, архивного дела, применения современных информационных технологий для подготовки и обработки документов.

3.1.12. Участвует в оказании методической помощи органам Администрации города Вологды по осуществлению документооборота с применением ЕСЭД.

3.2. По обеспечению документационного обслуживания Мэра города Вологды, управляющего делами в пределах компетенции Отдела:

3.2.1. Осуществляет прием, регистрацию (учет) в ЕСЭД правовых актов органов и должностных лиц государственной власти, органов и должностных лиц местного самоуправления, служебных писем, поступающих в адрес Администрации города Вологды, Мэра города Вологды (далее - служебные документы) и иных документов, а также регистрацию и отправку служебных писем за подписью Мэра города Вологды или лица, его замещающего.

3.2.2. Готовит проекты поручений (резолюций) Мэра города Вологды или лица, его замещающего, по исполнению служебных документов.

3.2.3. Обеспечивает установленный порядок прохождения зарегистрированных служебных документов.

3.2.4. Осуществляет оперативное и периодическое информирование Мэра города Вологды, управляющего делами о количестве и характере поступивших в адрес Администрации города Вологды, Мэра города Вологды служебных документов и обращений граждан посредством подготовки справочной информации.

3.2.5. Выполняет в установленном порядке копировально-множительные и отдельные особо важные машинописные работы.

3.2.6. Осуществляет прием служебных документов, обращений граждан по официальным каналам факсимильной связи, по информационным системам общего пользования.

3.3. По обеспечению рассмотрения устных и письменных обращений граждан, адресованных Администрации города Вологды, Мэру города Вологды, управляющему делами в пределах компетенции Отдела:

3.3.1. Осуществляет прием, регистрацию (учет) в ЕСЭД устных и письменных обращений граждан, адресованных Администрации города Вологды, Мэру города Вологды.

3.3.2. Организует личный прием граждан Мэром города Вологды и осуществляет документационное обеспечение личного приема граждан.

3.3.3. Оказывает содействие и при необходимости принимает участие в личном приеме граждан руководителями органов Администрации города Вологды.

3.3.4. Осуществляет контроль за рассмотрением обращений граждан.

3.3.5. Осуществляет регистрацию ответов о результатах рассмотрения обращений граждан за подписью Мэра города Вологды или лица, его замещающего, и отправку данных ответов заявителям.

3.3.6. Осуществляет анализ и обобщение вопросов, поставленных гражданами в письменных и устных обращениях.

3.3.7. Обобщает поступившие от органов Администрации города Вологды предложения об устранении причин, порождающих обоснованные жалобы; представляет предложения на рассмотрение в установленном порядке.

3.4. По контролю исполнения органами Администрации города Вологды поручений:

Президента Российской Федерации;

Губернатора Вологодской области;

Главы города Вологды;

Мэра города Вологды по правовым актам органов и должностных лиц государственной власти, органов и должностных лиц местного самоуправления, по служебным письмам и обращениям граждан, поступающим в адрес Мэра города Вологды, Администрации города Вологды, с оперативных и тематических совещаний, прямых поручений Мэра города Вологды:

3.4.1. Осуществляет постановку на контроль зарегистрированных в Отделе служебных документов и обращений граждан.

3.4.2. Осуществляет своевременное доведение до исполнителей служебных документов, обращений граждан и содержания поручений Мэра города Вологды по их исполнению и рассмотрению.

3.4.3. Обеспечивает контроль за ходом, качеством и сроками исполнения служебных документов, обращений граждан, поручений Президента Российской Федерации, поручений Мэра города Вологды с оперативных, тематических совещаний, прямых поручений Мэра города Вологды.

3.4.4. Обеспечивает подготовку сведений о сроках исполнения поручений Мэра города Вологды по служебным документам, обращениям граждан, поручений Мэра города Вологды с оперативных, тематических совещаний и прямых поручений Мэра города Вологды.

3.4.5. Рассматривает служебные записки, справки о выполнении, ходатайства о продлении срока выполнения поручений Мэра города Вологды, составляет заключения о выполнении поручений Мэра города Вологды в случае необходимости.

3.4.6. Организует проведение информационно-разъяснительной работы в отраслевых, функциональных органах Администрации города Вологды с целью повышения исполнительской дисциплины.

3.4.7. Составляет в установленном порядке отчеты о состоянии исполнительской дисциплины в Администрации города Вологды.

3.5. По протокольно-организационному обеспечению оперативных совещаний Мэра города Вологды с заместителями Мэра города Вологды, совещаний управляющего делами по вопросам, входящим в компетенцию Отдела, по протокольному сопровождению тематических совещаний при Мэре города Вологды:

3.5.1. Формирует в установленном порядке повестки дня оперативных совещаний Мэра города Вологды с заместителями Мэра города Вологды.

3.5.2. Ведет протоколы оперативных совещаний Мэра города Вологды с заместителями Мэра города Вологды, совещаний управляющего делами по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

3.5.3. Оформляет поручения Мэра города Вологды с оперативных совещаний с заместителями Мэра города Вологды, с совещаний управляющего делами по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

3.5.4. Осуществляет регистрацию в ЕСЭД поручений Мэра города Вологды, данных на оперативных совещаниях Мэра города Вологды с заместителями Мэра города Вологды, поручений Мэра города Вологды с тематических совещаний, прямых поручений Мэра города Вологды.

3.5.5. Доводит поручения Мэра города Вологды до сведения ответственных исполнителей, осуществляет оперативный контроль за сроками их исполнения.

3.5.6. Осуществляет протокольное сопровождение тематических совещаний при Мэре города Вологды.

3.6. По комплектованию, обеспечению сохранности документов постоянного и длительного срока хранения, образующихся в деятельности Администрации города Вологды, организации учета и использования документов, находящихся на архивном хранении в Администрации города Вологды:

3.6.1. Осуществляет отбор и прием документов от органов Администрации города Вологды в соответствии с номенклатурой дел.

3.6.2. Проводит экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на архивное хранение и к уничтожению.

3.6.3. Формирует и оформляет дела постоянного срока хранения и по личному составу, переданные в установленном порядке на архивное хранение.

3.6.4. Составляет описи дел постоянного срока хранения и по личному составу Администрации города Вологды.

3.6.5. Ведет в установленном порядке учет архивных документов, находящихся на архивном хранении в Администрации города Вологды.

3.6.6. Осуществляет мероприятия по созданию оптимальных условий и санитарно-гигиенического режима хранения документов, находящихся на архивном хранении в Администрации города Вологды, и обеспечению их физической сохранности.

3.6.7. Выдает архивные справки, архивные копии и выписки из документов по письменным запросам правоохранительных и контролирующих органов, судов, органов Администрации города Вологды, физических и юридических лиц.

3.6.8. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам, находящимся на архивном хранении в Администрации города Вологды.

3.7. По обеспечению взаимодействия с муниципальным казенным учреждением «Муниципальный архив города Вологды»:

3.7.1. Организует осуществление отдельных функций учредителя в соответствии с муниципальными правовыми актами, в том числе:

своевременное внесение изменений в устав учреждения, контроль за своевременным представлением их на регистрацию;

разработку и внесение на согласование в уполномоченный орган Администрации города Вологды по имущественным отношениям предложений по созданию филиалов и открытию представительств учреждения, его участию в иных юридических лицах, ассоциациях;

участие в проверке эффективного и правомерного использования учреждением бюджетных средств;

обеспечение согласования бюджетной сметы учреждения;

проведение мониторинга просроченной дебиторской и кредиторской задолженности учреждения;

организацию встреч и переговоров, направленных на взаимодействие с учреждением для решения задач в соответствии с его уставной деятельностью;

участие в осуществлении контроля за деятельностью учреждения в части обеспечения сохранности и использования по назначению муниципального имущества;

подготовке по запросу уполномоченного органа Администрации города Вологды по имущественным отношениям предварительного заключения о возможности приобретения (распоряжения) учреждением муниципального имущества;

представление на согласование (предварительное одобрение) предоставления недвижимого имущества в аренду, залог, списания движимого и недвижимого имущества, закрепленного за учреждением;

участие в регулировании трудовых отношений с руководителем учреждения в соответствии с постановлением Главы города Вологды от 27 апреля 2006 года № 1614 «Об утверждении Положения о регулировании трудовых отношений с руководителями муниципальных учреждений и предприятий города Вологды» (с последующими изменениями), в том числе внесение в установленном порядке предложений для установления (изменения) должностного оклада и стимулирующих выплат руководителю учреждения;

проверке исполнения показателей премирования по итогам работы за отчетный период руководителя учреждения и подготовке материалов для рассмотрения на заседании Комиссии по подготовке предложений, касающихся регулирования трудовых отношений с руководителями муниципальных учреждений, подведомственных Управлению делами;

подготовке согласования штатного расписания учреждения;

запросу у учреждения отчетов о проведении муниципальных закупок за соответствующий период (месяц, квартал, год);

участие в контроле за разработкой и утверждением учреждением планов по применению профессиональных стандартов;

реализацию иных функций и полномочий учредителя, за исключением функций, реализуемых иными органами Администрации города Вологды.

3.7.2. Осуществляет координацию деятельности МКУ «Муниципальный архив города Вологды» по организации управления архивным делом на территории муниципального образования «Город Вологда».

3.7.3. Осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов Администрации города Вологды на постоянное хранение в муниципальное казенное учреждение «Муниципальный архив города Вологды».

3.7.4. Разрабатывает совместно с МКУ «Муниципальный архив города Вологды» предложения о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, Вологодской области, иных субъектов Российской Федерации и муниципальных образований.

3.8. По решению иных вопросов общей компетенции:

3.8.1. Готовит проекты муниципальных правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

3.8.2. Согласовывает проекты муниципальных правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

3.8.3. Готовит заключения на проекты муниципальных правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

3.8.4. Обеспечивает направление разработанных Отделом проектов муниципальных нормативных правовых актов, а также действующих муниципальных нормативных правовых актов по вопросам компетенции Отдела для проведения антикоррупционной экспертизы специалисту, ответственному за проведение антикоррупционной экспертизы.

3.8.5. Проводит мониторинг действующих муниципальных правовых актов в пределах компетенции Отдела.

3.8.6. Обеспечивает подготовку и представление в установленном порядке информации по вопросам компетенции Отдела для последующего ее размещения на официальном сайте Администрации города Вологды в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», официальном сайте государственной информационной системы в области государственной службы в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» или в средствах массовой информации в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (с последующими изменениями).

3.8.7. Обеспечивает соответствующий режим хранения и защиты информации, составляющей государственную, служебную, коммерческую и иную тайну, а также иных сведений, полученных в процессе деятельности Отдела.

3.8.8. Готовит статистические и иные отчеты, аналитические справки и информацию по вопросам деятельности Отдела.

3.8.9. Рассматривает обращения граждан и юридических лиц по вопросам компетенции Отдела.

3.8.10. Осуществляет прием граждан и представителей организаций по вопросам компетенции Отдела.

3.8.11. Обеспечивает организацию делопроизводства в Отделе и контроль за его состоянием.

3.8.12. Осуществляет в соответствии с утвержденной номенклатурой дел делопроизводство, обеспечивает: обработку в установленном порядке документов, законченных текущим делопроизводством; сохранность документов; ведение текущего архива с последующей передачей их на архивное хранение.

3.8.13. Обеспечивает деятельность консультативных и координационных органов, образованных по вопросам компетенции Отдела.

3.8.14. Участвует в оценке эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности муниципальных служащих Администрации города Вологды в пределах компетенции Отдела.

3.8.15. Участвует в общественной оценке деятельности органов Администрации города Вологды и профессиональной служебной деятельности муниципальных служащих Администрации города Вологды в пределах компетенции Отдела.

3.8.16. Осуществляет функции по реализации отдельных государственных полномочий, переданных в установленном порядке законом Вологодской области от 28 ноября 2005 года № 1369-ОЗ «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями в сфере административных отношений» (с последующими изменениями), в части компетенции Отдела: составляет протоколы об административных правонарушениях, предусмотренных статьей 6.6 закона Вологодской области от 08 декабря 2010 года № 2429-ОЗ «Об административных правонарушениях в Вологодской области» и направляет их для рассмотрения в уполномоченный орган или уполномоченному должностному лицу в установленном порядке.».

1.3. Абзац второй пункта 5.1 раздела 5 «Организация деятельности Отдела» исключить.

2. Настоящее постановление подлежит опубликованию в газете «Вологодские новости» и размещению на официальном сайте Администрации города Вологды в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

Исполняющий обязанности

Мэра города Вологды

первый заместитель

Мэра города Вологды                   С.А. Воропанов