Распоряжение Губернатора Московской области от 28.10.2016 № 293-РГ

ГУБЕРНАТОР

МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 28 октября 2016 г. № 293-РГ

г. Красногорск

Об утверждении Положения об Управлении делопроизводства и документооборота Администрации Губернатора Московской области

В соответствии с постановлением Губернатора Московской области от 23.11.2012 № 349-ПГ «Об Администрации Губернатора Московской области», распоряжением Губернатора Московской области от 30.09.2016 № 273-РГ «О структуре и штатном расписании Администрации Губернатора Московской области»:

1. Утвердить прилагаемое Положение об Управлении делопроизводства и документооборота Администрации Губернатора Московской области.

2. Признать утратившим силу распоряжение Губернатора Московской области от 24.08.2015 № 263-РГ «Об утверждении Положения об Управлении документооборота Администрации Губернатора Московской области».

3. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.

Губернатор

Московской области     А.Ю. Воробьев

Утверждено

распоряжением Губернатора

Московской области

от 28 октября 2016 г. № 293-РГ

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ УПРАВЛЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА

АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Общие положения

1. Управление делопроизводства и документооборота Администрации Губернатора Московской области (далее - Управление) является самостоятельным подразделением Администрации Губернатора Московской области (далее - Администрация).

2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом Московской области, законами Московской области, постановлениями и распоряжениями Губернатора Московской области, постановлениями и распоряжениями Правительства Московской области, распоряжениями и приказами Администрации, а также настоящим Положением.

3. Управление осуществляет свою деятельность как непосредственно, так и во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами, центральными исполнительными органами государственной власти Московской области, государственными органами Московской области, самостоятельными подразделениями Администрации (далее - подразделения Администрации), органами местного самоуправления муниципальных образований Московской области, государственными учреждениями Московской области и другими организациями по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

4. Управление подчиняется заместителю Председателя Правительства Московской области - руководителю Администрации Губернатора Московской области (далее - руководитель Администрации). Деятельность Управления координирует заместитель руководителя Администрации Губернатора Московской области в соответствии с распределением обязанностей между первыми заместителями и заместителями руководителя Администрации.

Основные задачи Управления

5. Основными задачами Управления являются:

1) ведение делопроизводства и организация централизованного документооборота для обеспечения деятельности Губернатора Московской области, Правительства Московской области и Администрации с использованием межведомственной системы электронного документооборота Московской области (далее - МСЭД) и федеральной информационной системы межведомственного электронного документооборота, предназначенной для организации взаимодействия участников электронного документооборота (далее - МЭДО);

2) информационно-справочное обеспечение деятельности самостоятельных подразделений Администрации, оказание консультативной помощи центральным исполнительным органам государственной власти Московской области, государственным органам Московской области по вопросам, относящимся к компетенции Управления;

3) разработка единых правил документирования и электронного документооборота при использовании систем МСЭД и МЭДО для обеспечения деятельности Губернатора Московской области, Правительства Московской области и в Администрации.

Функции Управления

6. В целях выполнения основных задач Управление осуществляет следующие функции:

1) принимает, выполняет первичную обработку, сканирование, регистрацию в МСЭД, предварительное рассмотрение и распределение входящей корреспонденции, поступившей в адрес Губернатора Московской области, Вице-губернаторов Московской области, первого заместителя Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области, руководителя Администрации, первых заместителей руководителя Администрации и заместителей руководителя Администрации, а также руководителей подразделений Администрации различными способами доставки (простая и заказная почта, фельдсвязь, телеграф, курьеры и нарочные и др.);

2) принимает поступившую на контрольно-пропускной пункт (далее - КПП) Дома Правительства Московской области следующую корреспонденцию:

направленную в адрес центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области и государственных учреждений Московской области, расположенных в Доме Правительства Московской области;

обращения граждан и организаций, адресованные Губернатору Московской области, Правительству Московской области и Администрации;

3) предварительно рассматривает служебную корреспонденцию и осуществляет подготовку поручений (резолюций) Губернатора Московской области и руководителя Администрации;

4) осуществляет мониторинг поручений с контрольными сроками исполнения для их дальнейшего направления в Управление контроля исполнения поручений и нормативных правовых актов;

5) регистрирует в МСЭД исходящие документы за подписью Губернатора Московской области и руководителя Администрации;

6) осуществляет отправку исходящих документов за подписью Губернатора Московской области, Вице-губернаторов Московской области, первого заместителя Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области, руководителя Администрации, первых заместителей руководителя Администрации и заместителей руководителя Администрации, а также подразделений Администрации различными видами доставки (простая и заказная почта, фельдсвязь, телеграф, МЭДО и другие);

7) разрабатывает предложения по совершенствованию работы с документами в следующих областях:

организация безбумажного документооборота при взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти и высшими исполнительными органами государственной власти субъектов Российской Федерации;

ведение электронных реестров принимаемых (передаваемых) документов;

применение унифицированных форм (шаблонов) электронных документов;

применение информационных технологий для оптимизации основных процессов делопроизводства и повышения эффективности работы пользователей в МСЭД;

8) осуществляет подготовку справочной информации по запросу руководителей секретариатов Вице-губернаторов Московской области, первого заместителя Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области, руководителя Администрации;

9) организует регистрацию и обработку в МСЭД электронных сообщений, поступающих на официальный адрес электронной почты Администрации - [email protected];

10) организует регистрацию и обработку документов, поступающих на официальный номер факса Администрации - 8 [phone];

11) осуществляет методологическое обеспечение электронного документооборота с использованием МСЭД и МЭДО, обобщает и анализирует по результатам проведенного опроса подразделений Администрации их требования по доработке функциональных возможностей МСЭД;

12) обеспечивает временное хранение оригиналов служебных документов, формирует их в дела в соответствии с номенклатурой и передает на хранение в архив;

13) предоставляет справки по телефону в отношении служебной корреспонденции (за исключением обращений граждан);

14) оказывает методическую помощь подразделениям Администрации, центральным исполнительным органам государственной власти Московской области, государственным органам Московской области, государственным учреждениям Московской области, органам местного самоуправления муниципальных образований Московской области по вопросам организации делопроизводства и электронного документооборота;

15) осуществляет мониторинг работы с документами, в том числе в МСЭД, в центральных исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области, подразделениях Администрации;

16) организует работу, связанную с осуществлением эвакуации подлинных документов, хранящихся в Управлении, вычислительной и множительной техники при переводе Правительства Московской области на работу в условиях военного времени или возникновении (угрозе возникновения) чрезвычайных ситуаций в мирное время;

17) участвует в проведении мероприятий по обучению государственных гражданских служащих Московской области и муниципальных служащих Московской области по вопросам ведения делопроизводства и организации электронного документооборота;

18) разрабатывает проекты нормативных правовых актов, положений, регламентов, методических указаний по вопросам, входящим в компетенцию Управления;

19) осуществляет иные функции, предусмотренные нормативными правовыми актами Губернатора Московской области, Правительства Московской области, Администрации.

Права Управления

7. Управление для выполнения своих функций имеет право:

1) запрашивать от подразделений Администрации, центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области, государственных учреждений Московской области и других организаций и их должностных лиц информацию и материалы, необходимые для выполнения возложенных функций;

2) пользоваться информационными ресурсами и информационными системами Правительства Московской области и Администрации, центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области и государственных учреждений Московской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области;

3) возвращать подразделениям Администрации, центральным исполнительным органам государственной власти Московской области, государственным органам Московской области и государственным учреждениям Московской области на доработку служебные документы, представленные с нарушением установленных Правилами делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области требований к оформлению документов;

4) осуществлять взаимодействие и вести служебную переписку с подразделениями Администрации, центральными исполнительными органами государственной власти Московской области, государственными органами Московской области и государственными учреждениями Московской области, органами местного самоуправления муниципальных образований Московской области по вопросам, отнесенным к компетенции Управления;

5) вносить предложения руководителю Администрации по вопросам организации деятельности Управления, совершенствования форм и методов работы с документами, внедрения и использования современных информационных технологий и технических средств.

Организация деятельности Управления

8. Управление возглавляет начальник Управления делопроизводства и документооборота Администрации Губернатора Московской области (далее - начальник Управления), который назначается на должность и освобождается от должности руководителем Администрации в соответствии с законодательством о государственной гражданской службе.

9. Начальник Управления:

1) осуществляет непосредственное руководство деятельностью Управления, обеспечивает решение возложенных на Управление задач, несет персональную ответственность за их выполнение;

2) определяет функции отделов в Управлении, распределяет обязанности между государственными гражданскими служащими Московской области, замещающими должности государственной гражданской службы Московской области в Управлении (далее - гражданские служащие), работниками, занимающими в Управлении должности, не относящиеся к должностям государственной гражданской службы Московской области, государственным должностям Московской области (далее - работники), вносит на рассмотрение и утверждение соответственно их должностные регламенты и должностные инструкции;

3) представляет руководителю Администрации для утверждения Губернатором Московской области проект положения об Управлении, предложения по структуре и штатной численности Управления;

4) представляет руководителю Администрации предложения о назначении на должность и об освобождении от должности, о повышении квалификации, поощрении гражданских служащих, а также о наложении на них дисциплинарных взысканий;

5) представляет руководителю Администрации предложения о приеме на работу и увольнении с работы, поощрении, а также привлечении к дисциплинарной ответственности работников;

6) организует ведение делопроизводства в Управлении, соблюдение гражданскими служащими и работниками правил работы с документами;

7) представляет Управление на совещаниях, проводимых Губернатором Московской области, Вице-губернаторами Московской области, первым заместителем Председателя Правительства Московской области, заместителями Председателя Правительства Московской области, руководителями центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области, организаций, а также в отношениях с подразделениями Администрации;

8) проводит совещания по вопросам, относящимся к сфере деятельности Управления, с участием гражданских служащих и работников, подразделений Администрации, центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области, организаций;

9) в пределах своих должностных обязанностей дает поручения гражданским служащим и работникам;

10) утверждает, согласовывает и подписывает документы по вопросам, относящимся к сфере деятельности Управления;

11) обеспечивает выполнение гражданскими служащими и работниками соответственно должностных регламентов и должностных инструкций, требований Служебного распорядка Администрации Губернатора Московской области и Правил внутреннего трудового распорядка работников Администрации Губернатора Московской области, занимающих должности, не относящиеся к должностям государственной гражданской службы Московской области, государственным должностям Московской области;

12) решает вопросы командирования государственных служащих и работников;

13) исполняет иные обязанности, предусмотренные нормативными правовыми актами Губернатора Московской области, Администрации, должностным регламентом.

10. Начальник Управления имеет двух заместителей, которые назначаются на должность и освобождаются от должности руководителем Администрации в порядке, установленном законодательством о государственной гражданской службе, по представлению начальника Управления.

11. Заместители начальника Управления выполняют свои обязанности в соответствии с должностным регламентом.

12. В период временного отсутствия начальника Управления его обязанности исполняет заместитель начальника Управления, на которого возложено исполнение обязанностей.

13. Заведующие отделами в Управлении непосредственно подчиняются начальнику Управления и выполняют свои обязанности в соответствии с должностным регламентом.

14. Назначение на должности государственной гражданской службы Московской области, перевод и увольнение с государственной гражданской службы Московской области гражданских служащих, прием на работу, перевод и увольнение с работы работников в Управлении осуществляет руководитель Администрации в порядке, установленном соответственно законодательством о государственной гражданской службе и трудовым законодательством.

15. Права, обязанности и ответственность гражданских служащих в Управлении определяются законодательством о государственной гражданской службе, настоящим Положением, а также служебными контрактами и должностными регламентами.

Права, обязанности и ответственность работников в Управлении определяются трудовым законодательством, настоящим Положением, а также трудовыми договорами и должностными инструкциями.

16. Управление имеет печати и штампы, необходимые для осуществления его деятельности.