Постановление Главы администрации Владимирской области от 01.07.1999 № 408

 

                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ

               ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ

       01.07.99                                        N 408


О  совершенствовании  работы    с
электронной почтой


     Во  исполнение  постановления  главы  администрации  области   от
17.11.98 N 803 "Об  открытии  официального  WWW-сервера  администрации
Владимирской области  в  компьютерной  сети  Internet",  постановления
главы администрации области  от  23.02.99  N  114  "О  законодательной
инициативе и нормотворческой деятельности администрации области в 1999
году", распоряжения главы администрации области от 08.04.99 N 250-р "О
мероприятиях  по  выполнению  критических  замечаний  и   предложений,
высказанных на аппаратном совещании  19  марта  1999  года",  с  целью
обеспечения органов и структурных подразделений администрации  области
оперативной  документальной   связью    путем    перевода    обработки
корреспонденции  на   современные    информационные    технологии    и
совершенствования работы с электронной почтой, постановляю:
     1.  Внести  изменения  в    "Регламент    работы    администрации
Владимирской   области    с    электронной    почтой",    утвержденный
постановлением главы администрации  области  от  17.11.98  N  803  "Об
открытии официального WWW-сервера администрации Владимирской области в
компьютерной сети Internet (далее Регламент), изложив его  в  редакции
согласно приложению.
     2.  Информационно-компьютерному  отделу  администрации    области
(Петров А.А.) совместно  с  органами  и  структурными  подразделениями
администрации области обеспечить функционирование электронной почты.
     3. Органам и структурным подразделениям администрации области:
     -  с  01.09.99  осуществлять  служебную  переписку   только    по
электронной почте (за исключением  случаев,  когда  у  получателя  нет
адреса  электронной  почты  или  когда  отправляется  конфиденциальная
информация)
     - при работе с электронной почтой руководствоваться Регламентом
     - внести изменения в официальные  бланки,  добавив  после  номера
факса адрес электронной почты
     - в срок  до  01.08.99  назначить  служащего,  ответственного  за
работу подразделения (органа) с электронной  почтой.  Служащий  должен
быть ознакомлен с Регламентом под роспись в информационно-компьютерном
отделе.  После этого он должен  определить  и  зарегистрировать  общий
адрес  электронной  почты  подразделения  (органа)  для    официальной
переписки
     4. Управлению делопроизводства (Горюнов В.К.):
     -  внести  необходимые  изменения  в  инструкцию    по    ведению
делопроизводства в администрации области
     -  обеспечить   работу    сектора    обработки    документов    с
корреспонденцией согласно Регламенту с 01.09.99
     5. Настоящее постановление вступает в силу с даты его подписания.


     И.о. главы администрации
     Владимирской области          В.Веретенников


                                                            Приложение
                                                 к постановлению главы
                                                 администрации области
                                                 от 01.07.99     N 408


         Регламент работы администрации Владимирской области
                         с электронной почтой

     Настоящий Регламент определяет порядок ведения открытой служебной
переписки  администрации  области  по  электронной  почте.  Органы   и
структурные  подразделения  администрации  области,  другие  областные
государственные  организации,  органы  местного    самоуправления    и
территориальные  органы  федеральных  органов  исполнительной   власти
должны обеспечить у себя  бесперебойное  функционирование  электронной
почты Internet с выходом на  связь  не  реже  двух  раз  в  день.  Для
обработки информации, циркулирующей по  электронной  почте,  в  каждом
подразделении (органе) должен быть  назначен  ответственный  служащий,
ознакомленный под роспись с данным Регламентом. Ответственный служащий
определяет общий электронный адрес подразделения (органа) и направляет
его в информационно-компьютерный отдел. В дальнейшем  данный  служащий
сообщает  о  любых  изменениях  адресов  электронной   почты    (своих
собственных и своих адресатов) для формирования сводной адресной книги
органов государственной власти области.
     Программное   обеспечение    почтового    клиента    определяется
информационно-компьютерным отделом  и  обязательно  для  использования
всеми абонентами  электронной  почты.  Удаленные  пользователи  должны
использовать для установления  связи  коммутируемые  каналы  спец-АТС.
Скорость модемного соединения должна быть не ниже 14400 Ьрs (протоколы
v.32 bis/ v.42Ь bis).
     Документ, предназначенный  для  отправки  по  электронной  почте,
должен быть оформлен в соответствии с "Порядком оформления официальных
документов (файлов официальных документов) администрации  Владимирской
области".
     При  отправке  документа  администрации  области    его    точный
электронный  образ  вместе  с  его  подписанным  бумажным   оригиналом
направляется исполнителем для регистрации и  отправки  по  электронной
почте в сектор обработки документов управления делопроизводства.
     При  отправке  документа  подразделения  (органа)   его    точный
электронный образ вместе с подписанным и  зарегистрированным  бумажным
оригиналом исполнитель передает служащему,  ответственному  за  работу
подразделения с электронной  почтой  для  отправки.  Если  электронная
почта  в  подразделении  не  работает,  то  точный  электронный  образ
документа вместе с его подписанным  бумажным  оригиналом  направляется
исполнителем для регистрации и отправки по электронной почте в  сектор
обработки документов управления делопроизводства.
     Электронный  образ  документа,  не    соответствующий    "Порядку
оформления  официальных  документов  (файлов  официальных  документов)
администрации Владимирской  области",  к  отправке  не  принимается  и
возвращается исполнителю для доработки.
     Служащий, отвечающий  за  работу  с  электронной  почтой,  должен
проверить  полученный  файл  антивирусной  программой,  упаковать  его
архиватором АRJ, присвоить архивному файлу уникальное  имя, содержащее
дату и порядковый номер (ччммггнн). Затем создать письмо, присоединить
к нему архивный файл в формате UUE и отправить его  в  соответствии  с
указателем  рассылки.  После  этого  поставить  на  обороте  бумажного
оригинала документа дату, время отправки, имя архивного файла  и  свою
подпись.  Бумажный  оригинал  документа  оставляется  исполнителем   в
секретариате  или  в  управлении  делопроизводства  для    последующей
передачи в архив.  Электронный образ документа должен быть сохранен  в
архиве исходящих документов отправителя, имеющем  структурное  деление
на годы и месяцы.
     Адреса получателей содержатся в сводной  адресной  книге  органов
государственной  власти  области,  которая  формируется  на  основании
сведений,  представляемых  органами  и  структурными   подразделениями
администрации области и находится в файле F:\!NEW!\MAIL\ADRBOOK.INI на
сервере информационно-компьютерного отдела.
     При отправке письма в поле "Тема"  должна  быть  указана  краткая
информация  о  документе.  Письмо  должно  заканчиваться    следующими
обязательными реквизитами: фамилия, имя, отчество, должность  и  номер
телефона отправителя; дата и время отправки письма.
     За доставку письма отвечает отправитель.
     Получатель документа должен распечатать его, поставить на обороте
дату, время приема, имя архивного файла, свою подпись и сдать бумажную
копию в канцелярию для регистрации. Электронный образ документа должен
быть  сохранен  в  архиве  входящих  документов  получателя,   имеющем
структурное деление на годы и месяцы.
     При получении неофициального письма оно может быть распечатано  и
передано непосредственно получателю, если он указан в письме.  Если  у
непосредственного получателя имеется компьютерная техника, то документ
должен быть передан ему в виде файла без пометок.