Постановление Главы администрации Владимирской области от 28.11.2001 № 629

 

                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ

               ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ

     28.11.2001                                        N 629

                                      Утратилo силу - Постановление
                                    Губернатора Владимирской области
                                         от 20.02.2004 г. N 130

Об    обеспечении     сохранности
документов   и    подготовке    к
передаче на хранение в архив


     В соответствии с Законом Владимирской области "Об Архивном  фонде
Владимирской  области  и  архивах",  для    обеспечения    сохранности
документов областной  администрации,  имеющих  научную,  историческую,
социальную и экономическую ценность, и подготовки  их  к  передаче  на
хранение в архив,

                             ПОСТАНОВЛЯЮ:

     1.  Утвердить  Положение  о  постоянно  действующей    экспертной
комиссии по подготовке и передаче документов администрации области  на
хранение в архив (приложение N 1).
     2. Утвердить Порядок организации хранения, учета и  использования
архивных документов в администрации области (приложение N 2).
     3. Постановление  главы  администрации  Владимирской  области  от
14.02.96 N 90 считать утратившим силу.
     4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить  на
первого заместителя главы администрации области  -  госсекретаря  Ю.М.
Федорова.
     5. Постановление вступает в силу со дня его подписания.


     Глава администрации
     Владимирской области          H.Виноградов


                                                        Приложение N 1
                                                 к постановлению главы
                                                 администрации области
                                                  от 28.11.2001  N 629


                          П О Л О Ж Е Н И Е
     о постоянно действующей экспертной комиссии по подготовке и
    передаче документов администрации области на хранение в архив

                          1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

     1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия  (далее  Комиссия)
создается для организации и  проведения  методической  и  практической
работы по  экспертизе  ценности  документов,  отбору  и  подготовке  к
передаче  на  государственное  хранение  документов  Архивного   фонда
Владимирской области, включая управленческую, машиночитаемую и  другую
специальную  документацию,  образующуюся  в   процессе    деятельности
администрации области.
     1.2.  В  своей  работе   Комиссия    руководствуется    "Основами
законодательства Российской Федерации  об  Архивном  фонде  Российской
Федерации и архивах", Законом Владимирской области "Об Архивном  фонде
Владимирской области  и  архивах",  постановлениями  и  распоряжениями
главы  администрации  области,  нормативно-методическими   документами
Государственной  архивной  службы  России,  Государственного    архива
Владимирской области и настоящим Положением.
     1.3. Комиссия возглавляется  председателем,  первым  заместителем
главы  администрации  области  -  госсекретарем.  Секретарем  комиссии
является начальник  управления  делопроизводства.  В  состав  Комиссии
входят заместитель председателя Комиссии и члены Комиссии.
     Персональный состав Комиссии  утверждается  постановлением  главы
администрации области из числа наиболее квалифицированных  сотрудников
ведущих структурных подразделений и облгосархива.

                     II. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ КОМИССИИ

     Основными задачами Комиссии являются:
     2.1. Организация и проведение экспертизы ценности  документов  на
стадии  делопроизводства  при  составлении    номенклатуры    дел    и
формировании дел;
     2.2. Организация и проведение экспертизы ценности  документов  на
стадии подготовки их к архивному хранению;
     2.3. Организация и проведение отбора и  подготовки  документов  к
передаче на государственное хранение.

                    III. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ КОМИССИИ

     В соответствии с возложенными на нее задачами Комиссия  выполняет
следующие функции:
     3.1.  Организует   и    проводит    совместно    с    управлением
делопроизводства  и  архивным  отделом  работу  по  ежегодному  отбору
документов  администрации  для  дальнейшего  хранения   и    выделению
документов к уничтожению;
     3.2. Осуществляет методическое руководство работой по  экспертизе
ценности документов и  по  подготовке  их  к  архивному  хранению,  по
разработке  номенклатуры  дел,  дает  экспертную    оценку    проектам
нормативно-методических документов по названным вопросам;
     3.3. Рассматривает и утверждает  предварительно  согласованные  с
экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного  отдела  администрации
области:
     - описи дел постоянного  хранения  управленческой  и  специальной
документации,
     - акты о выделении к уничтожению документов с  истекшими  сроками
хранения, документов со сроками хранения 10 лет и более;
     - сводную номенклатуру дел администрации области;
     - описи дел по личному составу;
     -  акты  об  утрате  или  неисправимом  повреждении    документов
постоянного хранения и по личному составу;
     - предложения об изменении сроков хранения категорий  документов,
установленных перечнем, и об определении сроков  хранения  документов,
не предусмотренных перечнем;
     3.4.  Совместно  с  управлением  делопроизводства  проводит   для
сотрудников  администрации  консультации  по   вопросам    работы    с
документами.

                          IV. ПРАВА КОМИССИИ

     Комиссия имеет право:
     4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным
подразделениям  и  отдельным  сотрудникам  администрации  области   по
вопросам:
     - разработки номенклатуры дел и формирования дел;
     - экспертизы ценности документов;
     - розыска недостающих дел постоянного срока  хранения  и  дел  по
личному составу;
     - упорядочения и оформления документов;
     4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:
     - письменные объяснения о причинах утраты, порчи или  незаконного
уничтожения документов постоянного и долговременного сроков  хранения,
в том числе документов по личному составу;
     - предложения и заключения, необходимые  для  определения  сроков
хранения документов;
     4.3. Заслушивать на своих  заседаниях  руководителей  структурных
подразделений:
     - о ходе подготовки документов к архивному хранению;
     - об условиях хранения и обеспечения сохранности документов;
     - о причинах утраты документов;
     4.4. Приглашать на заседания Комиссии в качестве консультантов  и
экспертов  специалистов  структурных  подразделений,    представителей
учреждений архивной службы области;
     4.5. Информировать руководство администрации области по вопросам,
относящимся к компетенции Комиссии;
     4.6. В установленном порядке представлять администрацию области в
органах Государственной архивной службы России;
     4.7. Председатель, заместитель и секретарь Комиссии  имеют  право
не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и
небрежно подготовленные документы.

                    V. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ КОМИССИИ

     5.1. Комиссия работает в тесном контакте  с экспертно-проверочной
комиссией (ЭПК) архивного отдела администрации  области,  получает  от
нее соответствующие организационно-методические указания;
     5.2.  Комиссия  работает  по  годовому    плану,    утвержденному
председателем Комиссии;
     5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции Комиссии, рассматриваются
на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже
2 раз в год.  Все заседания Комиссии протоколируются.  Поступающие  на
рассмотрение комиссии документы рассматриваются  на  ее  заседании  не
позднее, чем через 10 дней;
     5.4.  Заседание  Комиссии  считается  правомочным,  если  на  нем
присутствует не менее  2/3  ее  состава.  Решение  Комиссии  считается
принятым, если за него проголосовало более половины членов Комиссии от
числа присутствующих;
     5.5. Ведение делопроизводства Комиссии, хранение и  использование
ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль  за
исполнением принятых решений возлагается на секретаря Комиссии.


                                                        Приложение N 2
                                                 к постановлению главы
                                                 администрации области
                                                  от 28.11.2001  N 629


                            П О Р Я Д О К
         организации хранения, учета и использования архивных
                  документов в администрации области


     1. Документы администрации Владимирской области, имеющие научную,
историческую,  социальную  и  экономическую    ценность,    составляют
государственную часть Архивного фонда  Владимирской  области,  который
формируется в соответствии  с  "Основами  законодательства  Российской
Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" и  Законом
Владимирской  области  "Об  Архивном  фонде  Владимирской  области   и
архивах".
     2.  Документы  администрации  Владимирской    области    являются
областной  собственностью  и  после  истечения  срока   ведомственного
хранения подлежат передаче на постоянное  хранение  в  Государственный
архив Владимирской области (ГАВО).
     3. До передачи на государственное хранение документы, законченные
делопроизводством,  сформированные  и  оформленные  в  соответствии  с
требованиями "Инструкции по ведению делопроизводства  в  администрации
Владимирской области", хранятся в архиве администрации области.
     4. На хранении в администрации области находятся:
     - законченные делопроизводством документы  постоянного  хранения,
образовавшиеся  в  результате  деятельности  исполнительного  комитета
областного Совета народных депутатов за 1977-1991 годы и администрации
области с 1991 года;
     - документы по личному составу.
     5. Оформление, ведение учета поступления, использование  архивных
документов, их хранение в течение установленного срока  и  обеспечение
сохранности, выдача дел и копий  документов  производится  управлением
делопроизводства.
     6.  Ежегодно  структурные  подразделения  администрации   области
составляют  и  представляют  в  управление  делопроизводства   годовые
разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу,  которые
утверждаются экспертной комиссии администрации Владимирской области.
     7.  Обработанные  в  структурных  подразделениях   документы    с
постоянным сроком хранения сдаются  в  управление  делопроизводства  в
сроки определяемые Государственным архивом Владимирской области.
     8.  Все  работы,  связанные  с  подготовкой,  транспортировкой  и
передачей архивных документов в областной архив, производится силами и
за счет средств администрации.
     9. За утрату и порчу архивных документов сотрудники администрации
несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.