Постановление Губернатора Еврейской автономной области от 28.09.2012 № 237

     Черновики и копии документов могут включаться  в  дело  только  в
случае  отсутствия  подлинника   документа,   имеющего   практическое,
информационное или научное значение.
     Дела с  отметками  "ЭК",  "ЭПМК"  также  подвергаются  полистному
просмотру  с  целью  определения  документов,  подлежащих  постоянному
хранению.  Дела  с  отметками  "ЭК",  "ЭПМК",   содержащие   документы
постоянного хранения,  подлежат  переформированию.  Выделенные  из  их
состава документы постоянного  хранения  присоединяются  к  однородным
делам или оформляются в самостоятельные дела.
     5.3.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются
описи дел постоянного хранения и дел по личному составу, а также  акты
о  выделении  к  уничтожению  документов,   не   подлежащих   хранению
(приложениеN 6).  Методическую  помощь  в   проведении   этой   работы
оказывает государственный архив области.
     Акты о выделении  к  уничтожению  документов  рассматриваются  ЭК
аппарата,  органов  исполнительной   власти   области,   подписываются
сотрудниками,   ответственными   за   ведение   делопроизводства,    и
утверждаются соответствующими руководителями.
     Отбор документов  и  дел  за  определенный  периодк  уничтожению,
составление акта о выделении документов к  уничтожению  и  уничтожение
включенных в указанный акт документов и дел производится  после  того,
как описи дел постоянного хранения за соответствующий  период  времени
будут утверждены ЭПМК при архивном управлении правительства области.
     5.3.6. Подшивка  дел   производится   только   после   проведения
экспертизы ценности документов.

                         5.4. Оформление дел

     5.4.1. Дела аппарата  и  органов  исполнительной  власти  области
подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
     Оформление дела (подготовка дела  к  хранению)  включает  в  себя
комплекс работ  по  описанию  дела:  оформление  обложки,  брошюровку,
нумерацию листов и составление заверительной надписи.  Оформление  дел
осуществляетсясотрудниками  структурных   подразделений   аппарата   и
органов исполнительной власти области, в  обязанности  которых  входит
заведение и формирование дел, при методической помощи государственного
архива области.
     5.4.2. В зависимости от сроков  хранения  проводится  полное  или
частичное оформление дел.
     Полному оформлению подлежат дела постоянного,  временного  (свыше
10 лет) хранения и дела по личному составу.
     Полное оформление дела  предусматривает:  подшивку  или  переплет
дела; нумерацию  листов  в  деле;  составление  листа-заверителя  дела
(приложение N 7); составление в необходимых случаях  внутренней  описи
документов дела (приложение N 8); оформление реквизитов  обложки  дела
по  установленной  форме  (приложение   N 9);   внесение   необходимых
уточнений в реквизиты обложки дела.
     Дела  временного  (до  10  лет  включительно)  хранения  подлежат
частичному   оформлению:   такие   дела    допускается    хранить    в
скоросшивателях, не проводить в них систематизацию  документов,  листы
дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
     5.4.3. Документы,  составляющие  дела,  прошиваются   на   четыре
прокола в твердую  обложку  из  картона  или  переплетаются  с  учетом
возможности свободного чтения  текста  всех  документов,  дат,  виз  и
резолюций  на  них.  При  подготовке  дел   к   подшивке   (переплету)
металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
     5.4.4. Обложки  дел  постоянного,  временного  (свыше   10   лет)
хранения и дел по личному составу оформляются по установленной  форме.
На них указываются: наименование органа исполнительной власти  области
(фондообразователя) или  структурного  подразделения  аппарата;  номер
(индекс) дела; заголовок дела; дата дела; количество  листов  в  деле;
срок хранения дела; архивный шифр дела.
     Реквизиты, проставляемые на обложке дела,  оформляются  следующим
образом:
     - наименование органа исполнительной власти  области  указывается
полностью, в именительном падеже,  с  указанием  официально  принятого
сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного
наименования;
     - наименование структурного подразделения аппарата указывается  в
соответствии с утвержденной организационной структурой аппарата;
     - номер дела - проставляется цифровое обозначение  (индекс)  дела
по сводной номенклатуре  дел  аппарата  или  номенклатуре  дел  органа
исполнительной власти области;
     - заголовок  дела  -  переносится  из  сводной  номенклатуры  дел
аппарата  или  номенклатуры  органа  исполнительной  власти   области,
согласованной с ЭПМК при архивном управлении правительства области;
     - дата дела - указывается год(ы) заведения  и  окончания  дела  в
делопроизводстве.    Датами    дел,    содержащих     распорядительную
документацию, а также дел, состоящих  из  нескольких  томов  (частей),
являются крайние даты документов дела, то  есть  даты  (число,  месяц,
год)  регистрации  (составления)  самого  раннего  и  самого  позднего
документов,   включенных   в   дело.   Датой   приложения   к    делу,
сформированному в отдельный том, является дата  регистрации  основного
документа, приложение к которому помещено в этот том.  При  этом  дата
дела оформляется словесно-цифровым способом;
     - срок  хранения  дела  -  переносится   на   обложку   дела   из
номенклатуры дел после сверки его  со  сроком  хранения,  указанным  в
Перечне типовых управленческих  архивных  документов,  образующихся  в
процессе  деятельности  государственных  органов,   органов   местного
самоуправления и организаций, с указанием сроков  хранения.  На  делах
постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно";
     - архивный шифр дела (номер фонда, номер описи и  номер  дела  по
описи) проставляется карандашом на обложках дел  постоянного  хранения
только  после  включения  этих  дел  в  годовые  разделы  описей   дел
постоянного  хранения,  утвержденных  ЭПМК  при  архивном   управлении
правительства области.
     На обложках дел постоянного хранения предусматривается место  для
проставления наименования государственного архива области,  в  который
будут передаваться дела по истечении срока временного  хранения  их  в
структурных подразделениях аппарата или органах исполнительной  власти
области.
     По окончании  года  в  надписи  на  обложках  дел  постоянного  и
временного  (свыше  10   лет)   хранения   вносятся   уточнения:   при
несоответствии заголовка дела на обложке содержанию  подшитых  в  него
документов в заголовок дела вносятся изменения и (или) дополнения.
     5.4.5. Внутренняя опись документов дела  составляется  для  учета
определенных категорий документов постоянного и временного  (свыше  10
лет) хранения, учет которых обусловлен спецификой данной  документации
(особо ценные, личные дела и так далее).
     Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном  листе
по установленной форме. В нее включаются сведения о порядковых номерах
документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела,
на которых расположен каждый документ. К внутренней  описи  документов
дела составляется итоговая запись, в  которой  указывается  цифрами  и
прописью количество включенных в нее документов  и  количество  листов
внутренней описи.
     Внутренняя опись документов  дела  подписывается  составителем  с
указанием расшифровки подписи, должности  и  даты  составления  описи.
Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подшивается в
дело.
     5.4.6. В целях обеспечения сохранности документов  и  закрепления
порядка расположения документов, включенных в  дело,  все  его  листы,
кроме листа-заверителя и внутренней описи документов дела,  нумеруются
простым карандашом в правом верхнем углу.
     Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один
лист в правом верхнем углу.
     Документы с собственной нумерацией листов, в том  числе  печатные
издания, нумеруются в общем порядке.
     Листы дел, состоящих из нескольких томов или  частей,  нумеруются
по каждому тому или части отдельно.
     Фотографии,  чертежи,  диаграммы  и   другие   иллюстративные   и
специфические документы, представляющие самостоятельный лист  в  деле,
нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
     Подшитые  в  дело  конверты  с  вложениями  нумеруются  следующим
образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером -каждое
вложение.
     Приложения к  делу,  поступившие  в  переплете,  оформляются  как
самостоятельный том и нумеруются отдельно.
     После  завершения  нумерации  листов  составляется  заверительная
надпись, которая располагается в  конце  дела.  Заверительная  надпись
составляется  в   деле   на   отдельном   листе-заверителе   дела.   В
заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов
в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи,  фотографии,
рисунки), ставится подпись  ее  составителя  с  указанием  расшифровки
подписи, должности и даты составления  надписи.  Количество  листов  в
деле проставляется на обложке  дела  в  соответствии  с  заверительной
надписью.

                     5.5. Составление описей дел

     5.5.1. Описи  дел  составляются  отдельно  на  дела   постоянного
хранения, дела временного хранения (свыше 10 лет) и  дела  по  личному
составу.  На  дела  временного  хранения  (до   10   лет)   описи   не
составляются.
     5.5.2. Опись   дела    -    архивный    справочник,    содержащий
систематизированный  перечень   единиц   хранения   архивного   фонда,
коллекции,  предназначенный  для  их  учета  и  раскрытия  содержания.
Отдельная опись дела представляет собой перечень дел с самостоятельной
валовой (порядковой) законченной нумерацией.
     5.5.3. Годовой   раздел   описи   дел    постоянного    хранения,
предназначенных для передачи в государственный архив области, подлежит
утверждению ЭПМК при архивном управлении правительства области через 2
года после завершения дел в делопроизводстве, не считая года  текущего
делопроизводства (приложение N 10).
     5.5.4. Описи  дел  по  личному  составу  составляются  аналогично
описям дел постоянного хранения.
     5.5.5. Описательная статья описи дел  структурного  подразделения
аппарата,  органа  исполнительной  власти  области   имеет   следующие
элементы: порядковый номер дела по описи; индекс дела; заголовок дела;
дату дела; количество листов в деле; срок хранения дела.
     5.5.6. При   составлении   описи   дел   соблюдаются    следующие
требования:
     - заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой
систематизации на основе соответствующей номенклатуры дел;
     - каждое дело вносится в  опись  под  самостоятельным  порядковым
номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том
(часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу,
вносится в опись под самостоятельным номером);
     - порядок нумерации дел в описи - валовый;
     - графы  описи  заполняются  в   точном   соответствии   с   теми
сведениями, которые вынесены на обложку дела;
     - при внесении в опись  дел  с  одинаковыми  заголовками  пишется
полностью заголовок первого дела,  а  все  остальные  однородные  дела
обозначаются словами  "То  же",  при  этом  другие  сведения  о  делах
вносятся в
опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится
полностью);
     - графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел,
особенностях  их  физического  состояния,  о   передаче   дел   другим
структурным подразделениям аппарата  (со  ссылкой  на  соответствующий
акт), о наличии копий и тому подобное.
     5.5.7. В конце описи  дел  после  последней  описательной  статьи
делается итоговая запись, в которой  указываются  цифрами  и  прописью
количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел  по
описи,  а  также  оговариваются  особенности  нумерации  дел  в  описи
(литерные номера и пропущенные номера).
     5.5.8. Опись дел  постоянного  хранения  составляется  в  четырех
экземплярах, подписывается составителем и  сотрудником,  ответственным
за   ведение   делопроизводства,   с    указанием    их    должностей,
согласовывается с соответствующей ЭК  и  направляется  на  утверждение
ЭПМК при архивном управлении правительства области.
     Опись дел по личному составу  составляется  в  двух  экземплярах,
подписывается составителем и  сотрудником,  ответственным  за  ведение
делопроизводства,  с  указанием  их  должностей,   согласовывается   с
соответствующей ЭК и направляется на  утверждение  ЭПМК  при  архивном
управлении правительства области.

          5.6. Организация оперативного хранения документов

     5.6.1. Дела  с   момента   их   заведения   и   до   передачи   в
государственный архив области хранятся по месту их формирования.
     Руководители   структурных   подразделений   аппарата,    органов
исполнительной власти области и сотрудники, ответственные  за  ведение
делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
     В  целях  обеспечения   оперативного   поиска   документов   дела
располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. На корешках
обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
     5.6.2. Выдача дел сотрудникам структурных подразделений аппарата,
органов исполнительной власти области для  работы  осуществляется  под
расписку.  На  выданное  дело  заводится  карта-заместитель.   В   ней
указываются индекс дела, дата выдачи, кому выдано,  дата  возвращения,
предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
     Дела выдаются во временное  пользование  сотрудникам  структурных
подразделений аппарата, органов исполнительной власти области на  срок
не более одного месяца. После истечения указанного срока  дело  должно
быть возвращено на место его хранения.
     Изъятие или выдача документов из дел постоянного  хранения  и  их
уничтожение  запрещается.  Снятие  копий  и  производство  выписок  из
документов осуществляется с разрешения руководителя структурного
подразделения  аппарата  или  соответствующего  органа  исполнительной
власти области.

            5.7. Подготовка и передача документов в архив

     5.7.1. Аппарат   и   органы   исполнительной    власти    области
обеспечивают в соответствии с  правилами,  установленными  Федеральным
архивным агентством, отбор, подготовку и по истечении временных сроков
хранения передачу документов в упорядоченном состоянии  на  постоянное
хранение в государственный архив области в соответствии с  федеральным
законодательством. Передача документов производится только  по  описям
дел.
     5.7.2. Все работы, связанные с отбором, подготовкой  и  передачей
документов на постоянное хранение, в том числе с  их  упорядочением  и
транспортировкой,   выполняются   за   счет   средств   аппарата   или
соответствующего органа исполнительной власти области.
     5.7.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче
в государственный архив области не подлежат. Они хранятся вструктурных
подразделениях аппарата и органах исполнительной власти области  и  по
истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
     5.7.4. Увязанные в связки  дела  доставляются  в  государственный
архив    области    сотрудниками,    ответственными     за     ведение
делопроизводства.
     5.7.5. Прием  каждого   дела   производится   работником   отдела
обеспечения   сохранности   и   государственного   учета    документов
государственного  архива  области   в   присутствии   соответствующего
сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства  и  архив.  При
этом на обоих экземплярах описи дел напротив каждого дела, включенного
в нее, делается отметка о наличии дела.  В  конце  каждого  экземпляра
описи  дел  указываются  цифрами  и  прописью  количество   фактически
принятых дел, дата  их  приема-передачи,  а  также  подписи  работника
отдела обеспечения сохранности  и  государственного  учета  документов
государственного архива области и лица, передавшего дела.
     5.7.6. При  реорганизации  структурных  подразделений   аппарата,
органов   исполнительной   власти   области   архивные   документы   в
упорядоченном  состоянии  передаются  правопреемникам   реорганизуемых
подразделений и органов.
     5.7.7. При ликвидации структурных подразделений аппарата, органов
исполнительной власти области  включенные  в  состав  архивного  фонда
Российской Федерации документы, документы по личному составу, а  также
архивные документы, сроки временного хранения которых  не  истекли,  в
упорядоченном состоянии поступают на хранение в государственный  архив
области.


                                                        Приложение N 1
                                                       к Инструкции по
                                           делопроизводству в аппарате
                                           губернатора и правительства
                                          Еврейской автономной области
                                        иорганах исполнительной власти
                                                  области, формируемых
                                              правительством Еврейской
                                                    автономной области

                Примерная форма листа движения проекта

                        Лист движения проекта
________________________________________________________________
                  (вид документа и название проекта)


-----------------------------------------------------------
|  N  |                           |      |      ФИО,      |
| п/п |       Наименование        | Дата |    подпись     |
|     |        мероприятия        |      | ответственног- |
|     |                           |      |     о лица     |
|-----+---------------------------+------+----------------|
|  1  |             2             |  3   |       4        |
|-----+---------------------------+------+----------------|
|  1  | Сдача проекта на          |      |                |
|     | юридическую экспертизу    |      |                |
|     |                           |      |                |
|-----+---------------------------+------+----------------|
|  2  | Возврат проекта после     |      |                |
|     | юридической экспертизы,   |      |                |
|     | в том числе для доработки |      |                |
|     |                           |      |                |
|-----+---------------------------+------+----------------|
|  3  | Сдача проекта на          |      |                |
|     | повторную юридическую     |      |                |
|     | экспертизу после          |      |                |
|     | доработки                 |      |                |
|     |                           |      |                |
|-----+---------------------------+------+----------------|
|  4  | Возврат проекта после     |      |                |
|     | повторной юридической     |      |                |
|     | экспертизы                |      |                |
|     |                           |      |                |
|-----+---------------------------+------+----------------|
|  5  | Сдача проекта на          |      |                |
|     | лингвистическую           |      |                |
|     | экспертизу                |      |                |
|     |                           |      |                |
|-----+---------------------------+------+----------------|
|  6  | Возврат проекта после     |      |                |
|     | лингвистической           |      |                |
|     | экспертизы, в том числе   |      |                |
|     | для доработки             |      |                |
|     |                           |      |                |
|-----+---------------------------+------+----------------|
|  7  | Сдача проекта на          |      |                |
|     | повторную                 |      |                |
|     | лингвистическую           |      |                |
|     | экспертизу                |      |                |
|     |                           |      |                |
|-----+---------------------------+------+----------------|
|  8  | Возврат проекта после     |      |                |
|     | повторной                 |      |                |
|     | лингвистической           |      |                |
|     | экспертизы                |      |                |
|     |                           |      |                |
|-----+---------------------------+------+----------------|
|  9  | Сдача проекта для         |      |                |
|     | проверки на соответствие  |      |                |
|     | требованиям Инструкции    |      |                |
|     | по делопроизводству в     |      |                |
|     | аппарате губернатора и    |      |                |
|     | правительства Еврейской   |      |                |
|     | автономной области        |      |                |
|     | иорганах исполнительной   |      |                |
|     | власти области,           |      |                |
|     | формируемых               |      |                |
|     | правительством Еврейской  |      |                |
|     | автономной области, и     |      |                |
|     | Правил оформления         |      |                |
|     | документовв аппарате      |      |                |
|     | губернатора и             |      |                |
|     | правительства Еврейской   |      |                |
|     | автономной области,       |      |                |
|     | органах исполнительной    |      |                |
|     | власти области,           |      |                |
|     | формируемых               |      |                |
|     | правительством Еврейской  |      |                |
|     | автономной области        |      |                |
|     |                           |      |                |
|-----+---------------------------+------+----------------|
| 10  | Возврат проекта после     |      |                |
|     | проверки на соответствие  |      |                |
|     | требованиям Инструкции    |      |                |
|     | по делопроизводству в     |      |                |
|     | аппарате губернатора и    |      |                |
|     | правительства Еврейской   |      |                |
|     | автономной области        |      |                |
|     | иорганах исполнительной   |      |                |
|     | власти области,           |      |                |
|     | формируемых               |      |                |
|     | правительством Еврейской  |      |                |
|     | автономной области, и     |      |                |
|     | Правил оформления         |      |                |
|     | документовв аппарате      |      |                |
|     | губернатора и             |      |                |
|     | правительства Еврейской   |      |                |
|     | автономной области,       |      |                |
|     | органах исполнительной    |      |                |
|     | власти области,           |      |                |
|     | формируемых               |      |                |
|     | правительством Еврейской  |      |                |
|     | автономной области        |      |                |
|     |                           |      |                |
|-----+---------------------------+------+----------------|
| 11  | Согласование проекта      |      |                |
|     |   1.  ФИО, должность      |      |                |
|     |   2.  ФИО, должность      |      |                |
|-----+---------------------------+------+----------------|
| 12  | Визирование проекта       |      |                |
|     |   1.  ФИО, должность      |      |                |
|     |   2.  ФИО, должность      |      |                |
|-----+---------------------------+------+----------------|
| 13  | Сдача проекта в           |      |                |
|     | организационное           |      |                |
|     | управление аппарата       |      |                |
|     | губернатора и             |      |                |
|     | правительства Еврейской   |      |                |
|     | автономной области        |      |                |
-----------------------------------------------------------


ФИО исполнителя
Тел.
                                                        Приложение N 2
                                                       к Инструкции по
                                           делопроизводству в аппарате
                                           губернатора и правительства
                                          Еврейской автономной области
                                        иорганах исполнительной власти
                                                  области, формируемых
                                              правительством Еврейской
                                                    автономной области

                Образец оформления указателя рассылки

                          Указатель рассылки
      к постановлению правительства Еврейской автономной области
(постановлению губернатора Еврейской автономной области, распоряжению
 губернатора Еврейской автономной области, распоряжению правительства
     Еврейской автономной области, приказу аппарата губернатора и
             правительства Еврейской автономной области)

     _____________________________________________________________
                       (наименование документа)

     Постановление   правительства   Еврейской   автономной    области
(постановление губернатора Еврейской автономной области,  распоряжение
губернатора Еврейской автономной области,  распоряжение  правительства
Еврейской  автономной   области,   приказ   аппарата   губернатора   и
правительства Еврейской автономной области)  представлено(представлен)
__________________________________________________________________
   (наименование структурного подразделения аппарата губернатора и
  правительства Еврейской автономной области, органа исполнительной
                 власти Еврейской автономной области)

     Готовил: Фамилия И. О.

     Постановление   правительства   Еврейской   автономной    области
(постановление губернатора Еврейской автономной области,  распоряжение
губернатора Еврейской автономной области,  распоряжение  правительства
Еврейской  автономной   области,   приказ   аппарата   губернатора   и
правительства Еврейской автономной области) разослать:


---------------------------------------------------
| N   |  Адресат (почтовый  | Количество бумажных |
| п/п | индекс, куда, кому) |     экземпляров     |
|-----+---------------------+---------------------|
|  1  |          2          |          3          |
|-----+---------------------+---------------------|
|  1  |                     |                     |
|-----+---------------------+---------------------|
|  2  |                     |                     |
|---------------------------+---------------------|
| Всего                     |                     |
---------------------------------------------------

Текст документа соответствует файлу, размещенному в автоматизированной
системе   подготовки   документов    с    идентификационным    номером
Фамилия/2012-1559(5)*.

                                                                                          
                                                                                          
----------------------------------------------  -----------  -----------------------
  (наименование должности ответственного лица)   (подпись)    (расшифровка подписи)  
  "___"_______________ 20__ г.                                                            
                                                                                          


*за исключением приказов аппарата губернатора и правительства
Еврейской автономной области


                                                        Приложение N 3
                                                       к Инструкции по
                                           делопроизводству в аппарате
                                           губернатора и правительства
                                          Еврейской автономной области
                                        иорганах исполнительной власти
                                                  области, формируемых
                                              правительством Еврейской
                                                    автономной области

            Примерная форма листа движения проекта приказа

                            Лист движения
   проекта приказа, носящего нормативный характер и нуждающегося в
                 регистрации в юридическом управлении
________________________________________________________________
                        (название проекта)


------------------------------------------------------------------
| N   |     Наименование процедуры      | Дата | ФИО, подпись    |
| п/п |                                 |      | ответственного  |
|     |                                 |      |      лица       |
|-----+---------------------------------+------+-----------------|
|  1  |                2                |  3   |        4        |
|-----+---------------------------------+------+-----------------|
|  1  | Сдача проекта приказа на        |      |                 |
|     | юридическую                     |      |                 |
|     | экспертизу                      |      |                 |
|-----+---------------------------------+------+-----------------|
|  2  | Возврат проекта приказа после   |      |                 |
|     | юридической                     |      |                 |
|     | экспертизы, в том числе для     |      |                 |
|     | доработки                       |      |                 |
|-----+---------------------------------+------+-----------------|
|  3  | Сдача проекта приказа на        |      |                 |
|     | повторную                       |      |                 |
|     | юридическую экспертизу после    |      |                 |
|     | доработки                       |      |                 |
|-----+---------------------------------+------+-----------------|
|  4  | Возврат проекта приказа после   |      |                 |
|     | повторной                       |      |                 |
|     | юридической экспертизы          |      |                 |
|-----+---------------------------------+------+-----------------|
|  5  | Сдача проекта приказа на        |      |                 |
|     | лингвистическую                 |      |                 |
|     | экспертизу                      |      |                 |
|-----+---------------------------------+------+-----------------|
|  6  | Возврат проекта приказа после   |      |                 |
|     | лингвистической                 |      |                 |
|     | экспертизы, в том числе для     |      |                 |
|     | доработки                       |      |                 |
|-----+---------------------------------+------+-----------------|
|  7  | Сдача проекта приказа на        |      |                 |
|     | повторную                       |      |                 |
|     | лингвистическую экспертизу      |      |                 |
|-----+---------------------------------+------+-----------------|
|  8  | Возврат проекта приказа после   |      |                 |
|     | повторной                       |      |                 |
|     | лингвистической экспертизы      |      |                 |
|-----+---------------------------------+------+-----------------|
|  9  | Согласование проекта приказа    |      |                 |
|-----+---------------------------------+------+-----------------|
| 10  | Сдача проекта приказа в         |      |                 |
|     | юридическое                     |      |                 |
|     | управление аппарата губернатора |      |                 |
|     | и                               |      |                 |
|     | правительства Еврейской         |      |                 |
|     | автономной области              |      |                 |
|     | для регистрации                 |      |                 |
------------------------------------------------------------------


ФИО исполнителя
Тел.
                                                        Приложение N 4
                                                       к Инструкции по
                                           делопроизводству в аппарате
                                           губернатора и правительства
                                          Еврейской автономной области
                                        иорганах исполнительной власти
                                                  области, формируемых
                                              правительством Еврейской
                                                    автономной области

       Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации

1. Письма, присланные для сведения.
2. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня заседаний.
3. Сводки и информации, присланные для сведения.
4. Учебные планы, программы.
5. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций.
6. Поздравительные письма, телеграммы и пригласительные билеты.
7. Бухгалтерские документы (передаются в бухгалтерию).
8. Печатные издания.
9. Формы статистической отчетности.


                                                        Приложение N 5
                                                       к Инструкции по
                                           делопроизводству в аппарате
                                           губернатора и правительства
                                          Еврейской автономной области
                                        иорганах исполнительной власти
                                                  области, формируемых
                                              правительством Еврейской
                                                    автономной области


                 Образец оформления номенклатуры дел


                                                                  
  Комитет образования               УТВЕРЖДАЮ                     
  Еврейской автономной области                                    
                                    Председатель комитета         
                                    образования Еврейской         
                                    автономной области            
  НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                                
  15.11.2011 N 1                    Личная подпись И. О. Фамилия  
  г. Биробиджан                     01.12.2011                    
                                                                  
  на 2012 год                                                     
                                                                  


---------------------------------------------------------------
| Индекс |                   | Коли-  |     Срок      | При-  |
|  дела  |   Заголовок дела  | чество | хранения дела | меча- |
|        |                   |  дел   |   и номера    |  ние  |
|        |                   |        |   статей по   |       |
|        |                   |        |    перечню    |       |
|--------+-------------------+--------+---------------+-------|
|   1    |         2         |   3    |       4       | 5     |
---------------------------------------------------------------
                                                               
                                                               
            01. Руководство                                    
                                                               
                                                               
                                                               
  01-01    Законы Российской                                   
           Федерации, Указы                                    
           Президента                   До  минования          
           Российской                   надобности             
           Федерации,                   ст. 1 ТП               
           постановления                                       
           Правительства                                       
           Российской                                          
           Федерации (копии)                                   
                                                               


Специалист 1 разряда Личная подпись И. О. Фамилия



                                                                        
  СОГЛАСОВАНО                          СОГЛАСОВАНО                      
                                                                        
  Протокол экспертной комиссии         Протокол экспертно-проверочной   
  комитета образования                 методической комиссии            
  Еврейской автономной области         при архивном управлении          
  от "___" _____________ N ______      правительства Еврейской          
                                       автономной области               
                                       от "___" _____________ N ______  
                                                                        

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2011  году
в комитете образования Еврейской автономной области:


----------------------------------------------------------------
|    По срокам хранения     | Всего |       В том числе        |
|                           |       |--------------------------|
|                           |       | переходящих | с отметкой |
|                           |       |             |   "ЭПМК"   |
|---------------------------+-------+-------------+------------|
| Постоянного               |       |             |            |
|---------------------------+-------+-------------+------------|
| Временного (свыше 10 лет) |       |             |            |
|---------------------------+-------+-------------+------------|
| Временного (до 10 лет     |       |             |            |
| включительно)             |       |             |            |
|---------------------------+-------+-------------+------------|
| ИТОГО                     |       |             |            |
----------------------------------------------------------------


Специалист 1 разряда Личная подпись И. О. Фамилия


                                                        Приложение N 6
                                                       к Инструкции по
                                           делопроизводству в аппарате
                                           губернатора и правительства
                                        Еврейской автономной области и
                                         органах исполнительной власти
                                                  области, формируемых
                                              правительством Еврейской
                                                    автономной области

   Образец оформления акта о выделении к уничтожению документов, не
                          подлежащиххранению


                                                                  
  Комитет образования               УТВЕРЖДАЮ                     
  Еврейской автономной области                                    
                                    Председатель комитета         
                                    образования Еврейской         
                                    автономной области            
  АКТ                                                             
  14.12.2011 N 12                   Личная подпись И. О. Фамилия  
  г. Биробиджан                     15.12.2011                    
                                                                  
  О выделении к уничтожению                                       
  документов, не подлежащих                                       
  хранению                                                        
                                                                  

     На основании  номенклатуры  дел  комитета  образования  Еврейской
автономной области, согласованной с экспертно-проверочной методической
комиссией при архивном управлении правительства  Еврейской  автономной
области (протокол от 15.11.2010 N 6), отобраны к  уничтожению  как  не
имеющие  научно-исторической  ценности   и   утратившие   практическое
значение следующие документы:


--------------------------------------------------------------------------------
| N   | Заголовок дела или  |   Дата дела    | Коли-  | Срок хранения | Приме- |
| п/п | групповой заголовок |  или крайние   | чество | дела и номера | чание  |
|     |         дел         |    даты дел    |  дел   |   статей по   |        |
|     |                     |                |        |    перечню    |        |
|-----+---------------------+----------------+--------+---------------+--------|
|  1  |          2          |       3        |   4    |       5       |   6    |
--------------------------------------------------------------------------------
                                                                                
   1    Бухгалтерские                                                           
        документы кассового   2004, 2005 гг.     47        5 лет,               
        и мемориального                                    ст. 150              
        порядка                                                                 
                                                                                
   2    ...                                                                     
                                                                                
                                                                                


Итого: 130 (сто тридцать) дел за 2004, 2005 годы.
Описи дел постоянного хранения за 2004, 2005  годы  утверждены,  описи
дел   по   личному   составу   согласованы   с   экспертно-проверочной
методической комиссией при архивном управлении правительства Еврейской
автономной области (протокол от ___________ N ____).


Главный бухгалтер Личная подписьИ. О. Фамилия
14.12.2011


СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной комиссии
комитета образования
Еврейской автономной области
от "___" _____________ N ______

Документы измельчены и сожжены

Главный бухгалтер Личная подпись И. О. Фамилия
15.12.2011


                                                        Приложение N 7
                                                       к Инструкции по
                                           делопроизводству в аппарате
                                           губернатора и правительства
                                          Еврейской автономной области
                                        иорганах исполнительной власти
                                                  области, формируемых
                                              правительством Еврейской
                                                    автономной области

                 Образец оформления листа-заверителя


                              
                              
  Лист-заверитель дела N      
                          ----


                                                                    
  В деле подшито и пронумеровано                          лист(ов)  
                                 ------------------------           
                                   (цифрами и прописью)             
                                                                    
  в том числе:                                                      
  литерные номера листов                                            
                            ----------------------------------------
  пропущенные номера листов                                         
                            ----------------------------------------
листов внутренней описи ________________________________________


--------------------------------------------
| Особенности физического  | Номера листов |
| состояния и формирования |               |
|           дела           |               |
|--------------------------+---------------|
|            1             |       2       |
|--------------------------+---------------|
|                          |               |
|                          |               |
|                          |               |
|                          |               |
|                          |               |
|                          |               |
|                          |               |
--------------------------------------------

                                                         
---------------  -------------  -------------------------
  (должность)      (подпись)      (расшифровка подписи)  
                                                         

           
  Дата     
       ----


                                                        Приложение N 8
                                                       к Инструкции по
                                           делопроизводству в аппарате
                                           губернатора и правительства
                                        Еврейской автономной области и
                                         органах исполнительной власти
                                                  области, формируемых
                                              правительством Еврейской
                                                    автономной области

                 Образец оформления внутренней описи

                           ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ


  документов дела N      
                     ----


-----------------------------------------------------------------
| N п |  Индекс   |   Дата    |           | Номера |            |
| /п  | документа | документа | Заголовок | листов | Примечание |
|     |           |           | документа |  дела  |            |
|-----+-----------+-----------+-----------+--------+------------|
|  1  |     2     |     3     |     4     |   5    |     6      |
|-----+-----------+-----------+-----------+--------+------------|
|     |           |           |           |        |            |
|-----+-----------+-----------+-----------+--------+------------|
|     |           |           |           |        |            |
|-----+-----------+-----------+-----------+--------+------------|
|     |           |           |           |        |            |
|-----+-----------+-----------+-----------+--------+------------|
|     |           |           |           |        |            |
|-----+-----------+-----------+-----------+--------+------------|
|     |           |           |           |        |            |
|-----+-----------+-----------+-----------+--------+------------|
|     |           |           |           |        |            |
-----------------------------------------------------------------


Итого __________________________________________________ документов
                  (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __________________________________
                                          (цифрами и прописью)



                                                                                            
                                                                                            
-------------------------------------------------  ------------  ------------------------
  (должность лица, составившего внутреннюю опись    (подпись)     (расшифровка подписи)  
                 документов дела)                                                           
                                                                                            


           
  Дата     
       ----


                                                        Приложение N 9
                                                       к Инструкции по
                                           делопроизводству в аппарате
                                           губернатора и правительства
                                          Еврейской автономной области
                                        иорганах исполнительной власти
                                                  области, формируемых
                                              правительством Еврейской
                                                    автономной области


               Образец оформления титульного листа дела

           Комитет образования Еврейской автономной области
                            г. Биробиджан


                             ДЕЛО N 04-05

 Штатное расписание комитета образования Еврейской автономной области
                    на 2011 годи документы к нему


     На 30 листах

     Хранить постоянно


                           Приложение N 10
                                        к        Инструкции         по
                                        делопроизводству  в   аппарате
                                        губернатора  и   правительства
                                        Еврейской  автономной  области
                                        иорганах исполнительной власти
                                        области,           формируемых
                                        правительством       Еврейской
                                        автономной области

          Образец оформления описи дел постоянного хранения


                                                                       
  ФОНД N                            УТВЕРЖДАЮ                          
                                                                       
  ОПИСЬ N 1                         Председатель комитета образования  
                                    Еврейской автономной области       
  дел постоянного хранения                                             
  комитета образования              Личная подпись И. О. Фамилия       
  Еврейской автономной области      01.12.2011                         
                                                                       
  за 2007, 2008 годы                                                   
                                                                       


--------------------------------------------------------------------
| N   | Индекс |                      |           | Коли-  | При-  |
| п/п |  дела  |    Заголовок дела    | Дата дела | чество | меча- |
|     |        |                      |           | листов |  ние  |
|     |        |                      |           | в деле |       |
|-----+--------+----------------------+-----------+--------+-------|
|  1  |   2    |          3           |     4     |   5    |   6   |
--------------------------------------------------------------------
                                                                    
                                                                    
                       2007 год                                     
                                                                    
                                                                    
                                                                    
   1     1-3     Приказы председателя                               
                 комитета               2007 г.       78            
                 по основной                                        
                 деятельности                                       
                                                                    
                                                                    
                                                                    
  ...                                                               
                                                                    
                                                                    

В данный раздел описи внесено 20 (двадцать) дел с N 1 по N 20.


Специалист 1 разряда Личная подпись И. О. Фамилия
15.11.2011



                                                                          
  УТВЕРЖДЕНО                             СОГЛАСОВАНО                      
                                                                          
  Протокол экспертно-проверочной         Протокол экспертной комиссии     
  методической комиссии при              комитета образования             
  архивном управлении правительства      Еврейской автономной области     
  Еврейской автономной области                                            
  от "___" _____________ N ______        от "___" _____________ N ______