|
Расширенный поиск
Приказ Администрации Сахалинской области от 03.03.2008 № 2АППАРАТ АДМИНИСТРАЦИИ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ ПРИКАЗ от 03 марта 2008 г. № 2 г. Южно-Сахалинск Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации Сахалинской области В соответствии с Регламентом администрации Сахалинской области, утвержденным постановлением администрации Сахалинской области от 06.09.2004 № 132-па, в целях совершенствования системы делопроизводства и в связи с внедрением в аппарате администрации и органах исполнительной власти области автоматизированной информационной системы управления "Региональная система электронного документооборота и делопроизводства": 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации Сахалинской области (прилагается). 2. Отделу документационного обеспечения аппарата администрации области обеспечить совместно с департаментом по печати, телерадиовещанию и связи Сахалинской области (по согласованию) внесение соответствующих изменений в электронные шаблоны бланков документов, применяемых в автоматизированной информационной системе управления "Единая система электронного документооборота и делопроизводства" для создания документов. 3. Бланки, применяемые для подготовки документов в аппарате администрации области до издания настоящего приказа, могут использоваться для подготовки проектов документов до 01 апреля 2008 года. 5. Руководителям структурных подразделений аппарата администрации области: - обеспечить изучение работниками структурных подразделений аппарата администрации области утвержденной Инструкции и вносимых в нее изменений и дополнений. 6. Рекомендовать руководителям органов исполнительной власти области: - привести свои правовые акты, определяющие организацию делопроизводства в органах исполнительной власти области, в соответствие с действующим Регламентом администрации Сахалинской области и Инструкцией по делопроизводству в аппарате администрации Сахалинской области, утвержденной настоящим приказом; - обеспечить изучение работниками областных органов исполнительной власти области Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации Сахалинской области, утвержденной настоящим приказом, и вносимых в нее изменений и дополнений. 7. Признать утратившими силу приказы вице-губернатора, руководителя аппарата администрации области: - от 25.10.2004 № 20 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации Сахалинской области"; - от 06.07.2005 № 7 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации области"; - от 10.04.2006 № 5 "О внесении дополнений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации области". Вице-губернатор области, руководитель аппарата администрации области О.Л.Намаконов УТВЕРЖДЕНА приказом вице-губернатора области, руководителя аппарата администрации Сахалинской области от 03 марта 2008 г. № 2 И Н С Т Р У К Ц И Я по делопроизводству в аппарате администрации Сахалинской области г. Южно-Сахалинск 2008 год ОГЛАВЛЕНИЕ 1. Общие положения 5 - 9 2. Прием, обработка, регистрация, распределение поступающей 9 - 10 в Администрацию корреспонденции, оформление, регистрация исходящей корреспонденции и сроки ее оформления, рассмотрения и рассылки 2.1.Порядок приема, обработки, регистрации и распределения 10 - 13 поступающей в Администрацию корреспонденции 2.2.Порядок подготовки, регистрации исходящей 13 - 15 корреспонденции 2.3.Сроки оформления, рассмотрения и рассылки входящей и 16 - 17 исходящей корреспонденции 3. Подготовка и оформление нормативно-правовых актов и 17 - 22 распорядительных документов 3.1.Подготовка проектов законов Сахалинской области и 17 - 18 постановлений Сахалинской областной Думы для внесения губернатором области в Сахалинскую областную Думу 3.2.Порядок подготовки и оформления нормативноправовых и 18 - 20 распорядительных актов 3.3.Порядок оформления решений, принятых на совещаниях, 20 - 22 проводимых Губернатором, вицегубернаторами области 4. Рассмотрение обращений граждан 22 5. Особенности работы с документами, содержащими информацию 23 - 29 ограниченного распространения 5.1.Общие положения 23 - 24 5.2.Порядок обращения с документами, содержащими служебную 25 - 27 информацию ограниченного распространения 5.3.Порядок обращения с машинными носителями, содержащими 27 - 29 информацию ограниченного распространения 6. Изготовление и использование бланков документов, печатей 29 - 33 и штампов, использование электронной цифровой подписи 6.1.Использование и изготовление бланков документов и 29 - 30 электронных шаблонов 6.2.Изготовление и использование печатей и штампов 30 - 33 6.3.Использование электронной цифровой подписи 33 7. Техническое обеспечение работы с документами 33 - 36 7.1.Печатание документов 33 7.2.Копирование (тиражирование) документов 33 - 34 7.3.Звукозапись мероприятий 34 7.4.Прием и передача текстов документов по официальным 35 - 36 каналам факсимильной связи 8. Основные требования по оформлению документов 36 - 70 8.1.Общие требования по оформлению документов 36 - 44 Требования к составлению и оформлению приложений к 40 - 43 документам Требования по оформлению информационных записок (справок) 43 - 44 к документам 8.2.Оформление проектов постановлений и распоряжений 44 - 47 Губернатора 8.3.Оформление проектов постановлений и распоряжений 47 - 50 Администрации 8.4.Оформление проектов приказов руководителя Аппарата 50 - 53 8.5.Оформление протоколов заседаний, совещаний 53 - 56 8.6.Оформление проектов поручений Губернатора, 56 - 58 вице-губернаторов области 8.7.Оформление проектов резолюций 58 - 59 8.8.Оформление проектов служебных писем 59 - 64 8.9.Оформление проектов служебных телеграмм 65 - 67 8.10.Оформление актов 67 - 70 9. Формирование дел, передача их в архив, использование 70 - 83 архивных документов 9.1.Порядок составления и утверждения номенклатуры дел 70 - 72 9.2.Оформление документов, законченных делопроизводством 72 - 73 9.3.Экспертиза ценности документов 73 - 75 9.4.Систематизация документов внутри дела 75 - 76 9.5.Оформление дел и нумерация листов 76 - 78 9.6.Хранение документов и дел в подразделении Аппарата 78 - 79 9.7.Передача дел в Архив 80 9.8.Составление описей дел и документов 80 - 81 9.9.Использование документов Архива 81 - 82 9.10.Уничтожение документов, не подлежащих передаче в Архив 82 - 83 ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ: проект постановления губернатора Сахалинской области проект постановления администрации Сахалинской области проект распоряжения администрации Сахалинской области проект распоряжения губернатора Сахалинской области проект Положения, утверждаемого нормативным правовым или распорядительным актом приложение к нормативным правовым и распорядительным актам пояснительная записка к проекту нормативного правового или распорядительного акта проект приказа вице-губернатора, руководителя аппарата администрации Сахалинской области протокол заседания администрации Сахалинской области протокол совещания перечень поручений информация об исполнении поручений письмо администрации Сахалинской области резолюция акт о передаче документов, находящихся на исполнении акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению 1. Общие положения 1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате администрации Сахалинской области (далее - Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в аппарате администрации Сахалинской области (далее именуется - Аппарат) в процессе осуществления им своих функций по обеспечению деятельности губернатора Сахалинской области (далее - Губернатор) и администрации Сахалинской области (далее - Администрация). 1.2. Инструкция подготовлена на основе Инструкции по делопроизводству в Аппарате Правительства Российской Федерации (утверждена приказом Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации от 26 октября 2004 г. № 1233), Государственного стандарта ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Регламента Администрации (далее - Регламент) и с учетом опыта работы с документами в Аппарате. Делопроизводство в Аппарате организовано и ведется на основе Регламента, настоящей Инструкции и других нормативно-методических документов, не противоречащих им. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами: порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), хранения и использования документов. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, машиночитаемыми и другими, независимо от их носителей. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документированной информации должны отвечать требованиям Положения об информационной вычислительной сети Администрации и органов исполнительной власти Сахалинской области. При компьютерной (автоматизированной) обработке документов в Аппарате, органах исполнительной власти области в целях унификации подходов к делопроизводству используется единый программный продукт - автоматизированная информационная система управления "Региональная система электронного делопроизводства и документооборота" (далее - РСЭДД). Методическое руководство по использованию компьютерной технологии осуществляет департамент по печати, телерадиовещанию и связи Сахалинской области (далее - Департамент). 1.3. Организация секретного делопроизводства в Аппарате ведется на основе Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации. Организация и ведение секретного делопроизводства возложены на управление мобилизационной подготовки и режима Аппарата (далее - управление мобилизационной подготовки и режима). 1.4. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для работников Аппарата и органов исполнительной власти области при подготовке проектов документов Губернатора и Администрации. 1.5. Организация и совершенствование системы делопроизводства на основе единой технической политики и внедрения технологий автоматизированной обработки документов, копировально-множительной, машинописной и организационной техники, методическое руководство вопросов делопроизводства, контроль за соблюдением требований Инструкции, установленного порядка работы с документами в Аппарате, осуществляются отделом документационного обеспечения Аппарата (далее - отдел документационного обеспечения). 1.6. Ответственность за несоблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в подразделениях Аппарата возлагается на их руководителей. 1.7. Ведение делопроизводства в подразделениях Аппарата осуществляется гражданским служащим (работником), на которого возложено исполнение этих обязанностей в соответствии с должностным регламентом. Должностные регламенты разрабатываются на основе настоящей Инструкции и утверждаются вице-губернатором области, руководителем Аппарата (далее вицегубернатор или руководитель Аппарата в соответствии с полномочиями). 1.8. Работники, на которых в соответствии с должностным регламентом возложено ведение делопроизводства в подразделениях Аппарата, осуществляют: - прием и учет входящих (поступающих) документов; - учет внутренних документов; - передачу документов на рассмотрение руководителю подразделения Аппарата и после получения соответствующих указаний (резолюций) - непосредственно работнику-исполнителю; - учет исходящих (отправляемых) документов, передачу их на отправку адресатам (отправка адресатам); - контроль за сроками прохождения и рассмотрения документов; - организацию справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства; - подготовку проекта номенклатуры дел подразделения Аппарата; - ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, подготовку дел постоянного хранения для передачи их в государственный архив Сахалинской области (далее - Архив); - выдачу работникам документов и дел, находящихся на хранении в подразделении Аппарата, контроль за их возвратом; - сверку наличия документов, находящихся на исполнении у работников; - анализ состояния делопроизводства и информирование руководителя подразделения Аппарата об исполнении документов и поручений; подготовку предложений по совершенствованию работы с документами; - ознакомление работников с нормативными правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к организации делопроизводства; - консультирование работников по вопросам работы с документами; - учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в подразделении Аппарата. 1.9. Служебная информация, содержащаяся в проектах постановлений и распоряжений Губернатора, Администрации, приказах руководителя Аппарата и проектах других документов, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего или знакомящегося с соответствующими документами. 1.10. Передача работникам других организаций копий подписанных Губернатором документов допускается только по его указанию (разрешению) или по указанию (разрешению) руководителя Аппарата, о чем делаются соответствующие записи в электронных карточках документов (учетных карточках) с указанием фамилии должностного лица, разрешившего передачу документа. Передача документов (копий документов) представителям средств массовой информации осуществляется управлением информационной политики Аппарата, а также должностными лицами Администрации и Аппарата (в соответствии с должностными регламентами). В связи со служебной необходимостью передача документов (копий документов) структурных подразделений Аппарата (далее - подразделений Аппарата) работникам других организаций допускается с разрешения руководителей этих подразделений или их заместителей. При утрате документов или несанкционированном разглашении содержащейся в них служебной информации руководитель подразделения Аппарата информирует отдел документационного обеспечения, управление мобилизационной подготовки и режима, руководителя Аппарата для решения вопросов о назначении служебной проверки. 1.11. При обращении с документами, поступившими в Администрацию, не разрешается вносить в них правки, делать пометки, работать с ними вне служебных кабинетов. 1.12. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни или увольнении работник по указанию руководителя подразделения Аппарата передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику по акту. 1.13. Переписка в Аппарате между подразделениями не регистрируется, за исключением: - инициативных писем на имя губернатора, вице-губернаторов; - отчетов об исполнении поручений, данных губернатором, вице-губернаторами и в нормативных правовых и распорядительных актах. 2. Прием, обработка, регистрация, распределение поступающей в Администрацию корреспонденции, оформление, регистрация исходящей корреспонденции и сроки ее оформления, рассмотрения и рассылки Движение документов в Аппарате с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот Аппарата. Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям: - прохождение документов должно быть оперативным и целенаправленно регулироваться; - каждое перемещение документа должно быть оправданным: следует исключать или ограничивать возвратные перемещения документов, инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью; - в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов должно быть максимальное единообразие; - основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в Аппарате только один раз. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения Аппарата в другое он повторно не регистрируется. Не подлежат регистрации поступающие в Администрацию статистические сборники, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, рекламные извещения, программы совещаний, конференций, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты. 2.1. Порядок приема, обработки, регистрации и распределения поступающей в Администрацию корреспонденции 2.1.1. Прием, первоначальная обработка и распределение поступающей в Администрацию корреспонденции производятся в централизованном порядке в отделе документационного обеспечения. 2.1.2. Все поступающие в Администрацию документы принимаются отделом документационного обеспечения, обрабатываются, классифицируются и: 2.1.2.1. Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, направляются в отдел по работе с населением управления Аппарата по работе с общественностью и населением, организационной работе (далее соответственно - отдел по работе с населением, управление по работе с общественностью и населением, организационной работе) для обработки и регистрации. После регистрации отдел по работе с населением передает их в секретариат Губернатора, помощникам вице-губернаторов области в соответствии с распределением полномочий, которые готовят проекты резолюций и передают их соответственно Губернатору, вице-губернаторам области на рассмотрение. 2.1.2.2. Документы, поступившие от Сахалинской областной Думы (далее - областная Дума), кроме законов и проектов законов Сахалинской области, заносятся в базу данных автоматизированной системы, регистрируются и передаются в представительство Губернатора в областной Думе, которое готовит проекты резолюций и передает документы Губернатору на рассмотрение через секретариат Губернатора. Сопроводительные письма с законами и проектами законов Сахалинской области, поступившие от областной Думы, заносятся в базу данных автоматизированной системы, регистрируются и передаются для оформления и дальнейшей работы согласно разделу 3 Регламента в главное правовое управление Аппарата (далее - главное правовое управление). 2.1.2.3. Поступившие из судов общей юрисдикции и арбитражных судов документы, связанные с исковыми или иными требованиями к Губернатору, Администрации, и материалы к ним, акты прокурорского реагирования (протесты, представления и т.п.) заносятся в базу данных автоматизированной системы, регистрируются и передаются в главное правовое управление Аппарата, которое готовит проекты резолюций и передает документы Губернатору на рассмотрение через секретариат Губернатора. 2.1.2.4. Федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, служебные письма заносятся в базу данных автоматизированной системы, регистрируются и передаются отделом документационного обеспечения в секретариат Губернатора, который готовит проекты резолюций и передает их Губернатору на рассмотрение. 2.1.3. Служебные документы, направленные в адрес Губернатора, Администрации и полученные работниками Аппарата минуя отдел документационного обеспечения, подлежат обязательной регистрации в отделе документационного обеспечения. 2.1.4. При вскрытии конвертов проверяется правильность доставки, комплектность и целостность документов, приложений к ним. При регистрации на первом листе документа, в правом нижнем углу, на свободном от текста месте проставляется штамп, который состоит из наименования "Администрация Сахалинской области", слов "входящий №", буквенно-цифровой даты. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. При повреждении или недостаче документа составляется акт в 3-х экземплярах, один из которых остается в отделе документационного обеспечения, другой - приобщается к поступившему документу, третий - посылается отправителю. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки документов. Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. 2.1.5. В отделе документационного обеспечения документ регистрируется в автоматизированной системе путем заполнения электронной регистрационной карточки, в которую вносятся все необходимые данные, после этого входящему документу присваивается регистрационный номер. 2.1.6. Передача (переадресация) зарегистрированных документов из одного подразделения Аппарата (органа исполнительной власти области) в другое производится с согласия лица, поручившего рассмотреть документ, через отдел документационного обеспечения с отметкой (переадресацией) в автоматизированной системе. 2.1.7. Право подписи на резолюциях в случае отсутствия Губернатора, иных должностных лиц имеют: - от имени Губернатора - исполняющий обязанности Губернатора; - от имени иных должностных лиц - лица, на которые правовым актом возложено исполнение полномочий отсутствующих работников. 2.1.8. После наложения резолюции (указания) об исполнении документов секретариат Губернатора передает их в отдел документационного обеспечения. В случае постановки Губернатором документа на контроль копия документа в обязательном порядке передается отделом документационного обеспечения в административно-контрольное управление Администрации (далее - административноконтрольное управление) под роспись. 2.1.9. В случае, когда документ (поручение) должен исполняться несколькими подразделениями совместно, ответственным за исполнение является лицо, названное в резолюции или документе в качестве исполнителя первым, или помеченное словом "созыв", которому передается подлинник документа. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок путем ознакомления (в течение 2-х дней) всех исполнителей с документом, определяет количество копий и обеспечивает размножение документов (при необходимости), осуществляет свод материалов, согласованных с соисполнителями, для принятия совместного решения, которое докладывается руководителю, наложившему резолюцию. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей, которые обязаны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное, качественное исполнение документов и достоверность информации, представленной ответственному исполнителю для свода. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа. 2.1.10. Секретариат Губернатора, исходя из содержания поступившей на имя Губернатора корреспонденции, вправе направить ее в адрес непосредственных исполнителей для рассмотрения. 2.1.11. Документы, направленные для исполнения в подразделение Аппарата, орган исполнительной власти области, передаются его руководителю и далее согласно резолюции на исполнение работникам подразделения Аппарата, органа исполнительной власти области. 2.2. Порядок подготовки, регистрации исходящей корреспонденции 2.2.1. Проекты служебных писем по вопросам, относящимся к компетенции Губернатора, Администрации, адресованные органам законодательной, исполнительной и судебной власти, субъектам Российской Федерации, правительственным учреждениям, организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, органам местного самоуправления (далее - служебные письма), готовятся вице-губернаторами области, руководителями структурных подразделений Аппарата, органов исполнительной власти области по собственной инициативе или по поручению Губернатора, Администрации, вице-губернаторов области в соответствии с распределением полномочий, данному в виде устного или письменного распоряжения конкретным должностным лицам. 2.2.2. Проекты служебных писем оформляются в соответствии с разделом 8 настоящей Инструкции. 2.2.3. После согласования с представительством Губернатора в областной Думе представляются на подпись: - письма и обращения Губернатора, Администрации в областную Думу; - ответы на письма областной Думы, Совета Думы и постоянных комиссий (комитетов); - ответы на депутатские запросы, принятые областной Думой. 2.2.4. Служебные письма по вопросам, относящимся к компетенции Губернатора, оформляются на бланке Губернатора. Служебные письма по вопросам, относящимся к компетенции Администрации, адресованные органам законодательной, исполнительной и судебной власти, субъектам Российской Федерации, правительственным учреждениям, организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, органам местного самоуправления, оформляются на бланках Администрации и подписываются Губернатором, а в его отсутствие - исполняющим обязанности Губернатора. Служебные письма за подписью вице-губернаторов области по вопросам, входящим в их компетенцию, оформляются также на бланках Администрации. Служебные письма за подписью руководителей подразделений Аппарата и их заместителей по вопросам, входящим в компетенцию подразделений, оформляются на бланках подразделений Аппарата. По депутатским обращениям и обращениям руководителя аппарата областной Думы материалы рассматриваются и даются на них ответы теми подразделениями Аппарата, органами исполнительной власти области, в чей адрес они поступили. 2.2.5. После подписания служебные письма, кроме ответов на обращения граждан, передаются в отдел документационного обеспечения для их регистрации в автоматизированной системе путем заполнения электронной регистрационной карточки, в которую вносятся все необходимые данные, после этого исходящему документу присваивается регистрационный номер. Письма-ответы на обращения граждан после подписания передаются в отдел по работе с населением для их регистрации и отправки в соответствии с Положением о порядке рассмотрения письменных обращений и приема граждан в администрации Сахалинской области, утвержденным распоряжением администрации области от 02 февраля 2007 г. № 42-ра. 2.2.6. Для регистрации необходимо предъявить: - два экземпляра служебного письма, оформленного в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, с подлинными подписями, один из которых будет направлен адресату, а второй экземпляр служебного письма, завизированный исполнителем, остается в отделе документационного обеспечения и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел; - при направлении служебных писем нескольким адресатам необходимое количество экземпляров, при этом каждый экземпляр должен быть оформлен и подписан. Копии документов, направляемых в областную Думу, передаются исполнителем в представительство Губернатора в областной Думе. 2.2.7. После 18.00 в понедельник - четверг и после 17.00 в пятницу отдел документационного обеспечения передает в секретариат Губернатора регистрационный номер исходящих документов, следующий за последним номером согласно реестру. 2.2.8. Секретариат Губернатора (дежурные) осуществляет регистрацию исходящих документов с момента получения от отдела документационного обеспечения регистрационного номера до 9.00 следующего рабочего дня (включая выходные и праздничные дни) только при соблюдении подпункта 2.2.6. настоящей Инструкции. 2.2.9. Подготовка и регистрация служебных телеграмм, за исключением поздравительных, осуществляется в соответствии с порядком, установленным настоящей Инструкцией для подготовки и регистрации служебных писем (глава 2.2.). Оформление служебных телеграмм осуществляется в соответствии с разделом 8 настоящей Инструкции. Передача служебных телеграмм осуществляется с телефонов в приемных секретариата Губернатора, вице-губернаторов (в соответствии с распределением полномочий) и управляющего делами Администрации. 2.3. Сроки оформления, рассмотрения и рассылки входящей и исходящей корреспонденции 2.3.1. Документы, поступившие в отдел документационного обеспечения с 9.00 до 13.00, регистрируются по мере поступления и передаются в секретариат Губернатора до 15.00 текущего рабочего дня. 2.3.2. Документы, поступившие в отдел документационного обеспечения с 14.00 до 18.00, регистрируются по мере поступления и передаются в секретариат Губернатора до 11.00 следующего рабочего дня. 2.3.3. Документы, поступившие в отдел документационного обеспечения после 18.00, регистрируются до 10.00 следующего рабочего дня и передаются в секретариат Губернатора до 11.00. 2.3.4. Документы, поступившие в отдел документационного обеспечения и содержащие вопросы, для решения которых требуется до 10 календарных дней, или имеющие в тексте поручения пометку "Срочно" или "Оперативно", регистрируются и передаются в секретариат губернатора в течение часа, если документ поступил в отдел документационного обеспечения с 9.00 до 18.00 текущего рабочего дня, и до 10.00 следующего рабочего дня, если документ поступил в отдел документационного обеспечения с 18.00 до 9.00. 2.3.5. Проекты резолюций готовятся и докладываются Губернатору, вице-губернаторам области работниками секретариата Губернатора, помощниками вице-губернаторов области в следующие сроки: - по документам, содержащим вопросы, для решения которых требуется до 10 календарных дней, или имеющим в тексте поручения пометку "Срочно" или "Оперативно", - в течение рабочего дня, если документ поступил до 18.00 этого дня, и до 10.00 следующего рабочего дня (в том числе субботы), если документ поступил после 18.00 текущего дня; - по остальным - в срок не более 2-х дней со дня поступления в секретариат или на группу. В случае отсутствия Губернатора, вице-губернатора области проект резолюции докладывается соответственно исполняющему обязанности Губернатора согласно распоряжению, вице-губернатору области, исполняющему обязанности в соответствии с распределением полномочий. 2.3.6. Подписанная Губернатором, вице-губернатором области резолюция и прилагаемые документы незамедлительно после подписания передаются секретариатом Губернатора, соответствующими группами в отдел документационного обеспечения для внесения записи в электронную карточку (оформление) и последующей передачи исполнителю (рассылка). 2.3.7. Оформление и рассылка резолюции и прилагаемых документов обеспечивается отделом документационного обеспечения с учетом их доставки адресатам в г. Южно-Сахалинске, как правило, в 2-дневный срок, а документов, содержащих срочные и оперативные поручения, - незамедлительно, но не позднее чем в течение 12 часов с момента получения отделом документационного обеспечения. 2.3.8. Руководители подразделений Аппарата рассматривают документы в следующем порядке: - документы, поступившие с 10.00 до 18.00 текущего рабочего дня, рассматриваются по мере поступления; - документы, поступившие в подразделение после 18.00 рабочего дня, рассматриваются до 10.00 следующего рабочего дня; - подлинники резолюций Губернатора, вице-губернаторов области, содержащие срочные и оперативные поручения, и другие документы с пометкой о срочности рассматриваются руководителем (лицом, исполняющим его обязанности) в течение часа после их поступления. 2.3.9. Исполненные документы с отметкой о списании в 10-дневный срок передаются исполнителями в отдел документационного обеспечения для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. 3. Подготовка и оформление нормативно-правовых актов и распорядительных документов 3.1. Подготовка проектов законов Сахалинской области и постановлений Сахалинской областной Думы для внесения губернатором области в Сахалинскую областную Думу (далее - законопроекты) осуществляется в соответствии с порядком, установленным Законом Сахалинской области от 03.04.2000 № 168 "О законодательной деятельности в Сахалинской области", Регламентами Сахалинской областной Думы и Администрации. 3.2. Порядок подготовки и оформления нормативно-правовых и распорядительных актов 3.2.1. Нормативно-правовыми актами являются постановления Губернатора и Администрации. Распорядительными актами являются распоряжения Губернатора и Администрации, приказы руководителя Аппарата. 3.2.2. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых и распорядительных актов Губернатора, Администрации и руководителя Аппарата (далее - решения) производится в соответствии с Регламентом и разделами 3 и 8 настоящей Инструкции. На подпись руководителю Аппарата, Губернатору проекты решений передаются только отпечатанными на персональных компьютерах в отделе документационного обеспечения на бланках установленного образца (с использованием электронных шаблонов) в соответствии с ГОСТами на организационнораспорядительную документацию. Не допускается никаких помарок, рукописных исправлений, зачеркиваний и вставок, пользование средством "Штрих", употребление сокращенных слов, кроме общепринятых наименований. 3.2.3. Исполнителем, подготовившим проект решения, осуществляется его согласование с заинтересованными органами государственной власти и местного самоуправления, государственными, общественными и другими организациями в соответствии с порядком, установленным Регламентом. Согласование оформляется в справке согласования установленной формы путем визирования с указанием даты, фамилии и должности визирующего. В справке согласования ставятся визы исполнителя и руководителя органа исполнительной власти области, подразделения Аппарата, подготовившего проект, вицегубернатора в соответствии с распределением полномочий. 3.2.4. Внесение изменений или дополнений, изменяющих смысл документа, в согласованные проекты решений актов не допускается. 3.2.5. На подлинниках подписанных в установленном порядке решений ставится печать Администрации с изображением Государственного герба Российской Федерации. 3.2.6. Копии решений (без воспроизведения подписи) заверяются печатью отдела документационного обеспечения. 3.2.7. Подлинники решений и материалы к ним находятся на хранении до сдачи в Государственный архив области в отделе документационного обеспечения; выдавать их для работы за пределы отдела запрещается. Формирование дел, их оформление, хранение, использование и передача в Архив осуществляется в строгом соответствии с разделом 9 настоящей Инструкции. 3.2.8. Копии решений, заверенные печатью отдела документационного обеспечения, направляются адресатам согласно списку рассылки, подготовленному и завизированному руководителем органа, внесшего документ, и помощником Губернатора, вице-губернатора области, руководителя Аппарата (в соответствии с распределением полномочий). 3.2.9. Решения, требующие оперативного принятия мер, могут быть переданы по факсу и компьютерной сети, для чего в списке рассылки делается отметка. Решения, изменяющие или дополняющие ранее принятые, направляются учреждениям и организациям, которым эти документы рассылались. 3.2.10. Для формирования информационных баз данных "Консультант Плюс: "Сахалинский выпуск" и других информационно-правовых систем копии решений (кроме приказов руководителя Аппарата) передаются согласно заключенным договорам и Порядку передачи документов. Абонентам электронной почты Администрации электронные копии решений могут передаваться по электронной почте, о чем в списке рассылки делается отметка. 3.3. Порядок оформления решений, принятых на совещаниях, проводимых Губернатором, вице-губернаторами области 3.3.1. Организация совещаний, проводимых Губернатором, ведение протоколов и контроль за их исполнением возлагается на секретариат Губернатора. Организация совещаний, проводимых вице-губернаторами области, ведение протоколов и контроль за их исполнением возлагается на соответствующие группы вице-губернаторов. 3.3.2. Решения, принятые на совещаниях, оформляются протоколами в срок до 3 дней. 3.3.3. Проект протокола совещания составляется с участием подразделений Аппарата, органов исполнительной власти области в соответствии с вопросами, входящими в их сферу ведения, и оформляются согласно главе 8.5 настоящей Инструкции. Проект протокола визируется готовившими его сотрудниками и руководителями соответствующих подразделений Аппарата и органов исполнительной власти области. Проект протокола совещания, проводимого Губернатором, при необходимости визируется вице-губернатором области в соответствии с распределением полномочий. 3.3.4. Протокол совещания подписывается председательствовавшим на совещании. Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в решении. Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения. 3.3.5 Протокол регистрируется соответственно в секретариате Губернатора (соответствующих группах вице-губернаторов), где ему присваивается номер. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания. На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования". 3.3.6. К протоколу совещания прилагается указатель рассылки, подписанный исполнителем и руководителем подразделения Аппарата, органа исполнительной власти, ответственного за подготовку совещания. В указатель рассылки в обязательном порядке включают секретариат Губернатора, группу вице-губернатора, проводившего совещание, подразделения Аппарата, органы исполнительной власти области, отвечающие за исполнение и контроль соответствующих пунктов протокола. Если на совещании было рассмотрено несколько вопросов, то допускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола. Копии протоколов совещаний, проводимых Губернатором, вицегубернаторами области, оформляются и готовятся к рассылке ответственным за подготовку материалов к совещанию. При этом на первом листе каждой копии протокола в правом верхнем углу указывается наименование и при необходимости почтовый адрес организации, которой направляется копия протокола, после чего копии протокола с указателем рассылки передаются в отдел документационного обеспечения для рассылки. Подлинники протокола совещания вместе с указателем рассылки, в котором сделана отметка о дате отправки копий, находятся в секретариате Губернатора, на группе вице-губернатора области, ответственных за организацию совещания. Подлинник протокола и указатель рассылки помещаются в дело. 3.3.7. Организация подготовки и проведения заседаний создаваемых Губернатором, Администрацией коллегиальных органов, организационно-техническое обеспечение деятельности которых возложено на Аппарат, а также оформление протоколов их заседаний возлагаются на ответственного секретаря комиссии (совета) или на соответствующее подразделение Аппарата и осуществляются в порядке, изложенном в настоящем разделе. При этом протокол заседания комиссии регистрируется ее ответственным секретарем или соответствующим подразделением, которое присваивает протоколу порядковый номер по единой нумерации в пределах календарного года. 3.3.8. Поручения, данные на совещаниях с участием Губернатора во время его рабочих поездок в районы, в соответствии с Регламентом оформляются секретариатом Губернатора протоколами на бланках установленной формы в день их проведения или на следующий день. Поручения Губернатора, данные во время и после командировок (зарубежных, в федеральные органы исполнительной и законодательной власти, в субъекты Федерации), оформляются секретариатом Губернатора на бланке установленной формы в день или на следующий день после прибытия Губернатора из командировки. 4. Рассмотрение обращений граждан Организация работы в Аппарате с индивидуальными и коллективными письменными и устными обращениями граждан, поступившими в Администрацию, запись на прием и организация приема граждан Губернатором, вице-губернаторами, руководителями органов исполнительной власти и иными должностными лицами осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Регламентом и Положением о порядке рассмотрения письменных обращений и приема граждан в администрации Сахалинской области, утвержденным распоряжением администрации области от 02 февраля 2007 г. № 42-ра. 5. Особенности работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения 5.1. Общие положения 5.1.1. Настоящий раздел Инструкции определяет общий порядок обращения с документами и машинными носителями информации (МНИ), содержащими сведения ограниченного распространения, в Администрации. Под МНИ понимаются магнитные ленты, жесткие (счетные и несчетные) магнитные диски, оптические диски, гибкие магнитные диски (дискеты) и магнитные карты. 5.1.2. К информации ограниченного распространения относится несекретная документированная информация, доступ к которой ограничен федеральными законами. 5.1.3. Не может быть ограничен доступ к: - нормативным правовым актам, затрагивающим права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также устанавливающим правовое положение организаций и полномочия государственных органов, органов местного самоуправления; - информации о состоянии окружающей среды; - информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную или служебную тайну); - информации, накапливаемой в открытых фондах библиотек, музеев и архивов, а также в государственных, муниципальных и иных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан (физических лиц) и организаций такой информацией; - иной информации, недопустимость ограничения доступа к которой установлена федеральными законами 5.1.4. На документах, а в необходимых случаях и на их проектах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования". 5.1.5. Категории должностных лиц, уполномоченных относить информацию к разряду ограниченного распространения, порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям, порядок снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения, организацию защиты служебной информации ограниченного распространения определяет Администрация. 5.1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 5.1.3 настоящей Инструкции. 5.1.7. Информация ограниченного распространения без санкции Губернатора, вице-губернаторов области не подлежит разглашению (распространению). 5.1.8. За разглашение информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий (работник Аппарата) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности. 5.1.9. В случае ликвидации органа исполнительной власти области, структурного подразделения Аппарата решение о дальнейшем использовании информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия. 5.1.10. К работе с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, допускаются работники Аппарата, органов исполнительной власти области, ознакомленные с настоящей Инструкцией и Положением о порядке обращения со сведениями конфиденциального характера в органах исполнительной власти и аппарате администрации Сахалинской области, утвержденным постановлением администрации области от 10.09.2004 № 140-па. 5.2. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения 5.2.1. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах, МНИ и изданиях, содержащих информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документы. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам. 5.2.2. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляются в соответствии с разделом 2 настоящей Инструкции. 5.2.3. При смене работника, осуществляющего учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-передачи этих документов другому работнику, который утверждается руководителем подразделения Аппарата. 5.2.4. Документы с пометкой "Для служебного пользования": - учитываются отдельно от другой документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими документами. В электронной регистрационной карточке документа с пометкой "Для служебного пользования" производится запись "ДСП"; - печатаются на персональных компьютерах, не подключенных к локальной вычислительной сети, в том числе к сети РСЭДД и аттестованных в установленном порядке; перечень таких компьютеров уточняется в управлении мобилизационной подготовки и режима; - на оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа экземпляра документа, подшиваемого в дело, указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона; - передаются исполнителем после подписания в отдел документационного обеспечения для регистрации. Черновики документа уничтожаются исполнителем, о чем делается отметка в учетных формах; - копируются (тиражируются) с письменного разрешения руководителей подразделений Аппарата, подготовивших документы. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно; - передаются работникам Аппарата под расписку, работникам органов исполнительной власти области по доверенности и под расписку, пересылаются другим организациям заказной почтой или передаются по доверенности и под расписку; - не передаются по незащищенным каналам компьютерно-модемной и факсимильной связи; - в несколько адресов рассылаются согласно указателю рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается руководителем подразделения Аппарата; - хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах). Помещение, где хранятся документы, содержащие информацию ограниченного распространения, оборудуются в соответствии с требованиями, предъявляемыми к режимным помещениям, и специальными требованиями и рекомендациями по технической защите конфиденциальной информации (СТР-К), утвержденными приказом председателя Гостехкомиссии России. 5.2.5. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел подразделений Аппарата. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования". 5.2.6. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт. 5.2.7. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми руководителем Аппарата. В состав таких комиссий обязательно включаются работники управления мобилизационной подготовки и режима Аппарата. В архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом. 5.2.8. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставятся в известность начальник управления мобилизационной подготовки и режима Аппарата, руководитель Аппарата и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю Аппарата. На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делается соответствующая отметка в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дела фонда. 5.2.9. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись. 5.2.10. За утрату документов с пометкой "Для служебного пользования", разглашение информации ограниченного распространения, нарушение правил работы с документами, содержащими такую информацию, работник Аппарата, органа исполнительной власти области привлекается к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности. 5.3. Порядок обращения с машинными носителями, содержащими информацию ограниченного распространения 5.3.1. Информация, содержащая сведения ограниченного распространения, хранится только на съемных МНИ большой емкости, учтенных в установленном порядке. Хранение информации с пометкой "Для служебного пользования" на несъемных МНИ без применения специальных мер защиты от несанкционированного доступа запрещено. 5.3.2. Все МНИ, предназначенные для записи информации, содержащей сведения ограниченного распространения, учитываются в журнале учета МНИ. При регистрации дискеты, используемой для работы с персональной ЭВМ, на нее наклеивается этикетка (как правило, такие этикетки поставляются фирмами вместе с дискетами), на которую наносятся следующие реквизиты: - гриф ограничения доступа; - регистрационный номер по журналу; - фамилия и инициалы пользователя (при нескольких пользователях проставляется учетный номер списка лиц, допущенных к информации на данной дискете); - подпись лица, проводившего регистрацию, заверенная печатью, и дата регистрации. 5.3.3. Регистрация МНИ может проводиться в журнале регистрации МНИ, предназначенных для записи информации "Для служебного пользования". 5.3.4. Перед началом обработки информации, содержащей сведения ограниченного распространения, на ЭВМ пользователи обязаны принять меры, исключающие возможность визуального обзора информации лицами, не допущенными к ней. 5.3.5. Режим хранения МНИ с записанной на них информацией, содержащей сведения ограниченного распространения, их выдача пользователям, передача от одного пользователя к другому должны соответствовать требованиям, предъявляемым к документам с пометкой "Для служебного пользования". 5.3.6. Разрешение на стирание потерявшей практическое значение информации, записанной на МНИ, хранящихся в Аппарате, дается Губернатором, вицегубернаторами области (в соответствии с распределением полномочий). Стирание информации производится лицом, допущенным к работе с соответствующей категорией стираемой информации, в присутствии лица, ответственного за хранение МНИ, с применением программ, не позволяющих восстановить информацию с помощью программных инструментальных средств. После ее стирания делается отметка в журнале, заверенная подписями ответственного лица за хранение МНИ и лица, производившего стирание, и проставляется дата. МНИ, после стирания с них информации, с учета не снимаются и гриф ограничения доступа не снимается. 5.3.7. Пришедшие в негодность МНИ уничтожаются физическим способом, не позволяющим восстановить записанную на них информацию. Уничтожение МНИ оформляется актом и отражается в журнале регистрации. 5.3.8. Перед обработкой информации с МНИ, полученных от сторонних организаций, необходимо проверить их на "зараженность вирусами". 5.3.9. Распечатка документов, содержащих сведения ограниченного распространения, с МНИ, полученных из других организаций, производится с соблюдением требований пункта 5.2.4. настоящей Инструкции. 5.3.10. На отпечатанном документе на оборотной стороне последнего листа наряду с другими необходимыми данными указывается учетный номер дискеты (МД №... ). 5.3.11. Передача информации, содержащей сведения ограниченного распространения, сторонним организациям посредством копирования информации на представленные ими МНИ допускается только с письменного разрешения Губернатора, вице-губернаторов области (в соответствии с распределением полномочий). Представленные МНИ должны быть отформатированы и зарегистрированы в установленном порядке. 6. Изготовление и использование бланков документов, печатей и штампов, использование электронной цифровой подписи 6.1. Использование и изготовление бланков документов и электронных шаблонов 6.1.1. Бланки документов, применяемые в Аппарате для подготовки документов, разрабатываются в соответствии с Государственным стандартом ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". 6.1.2. Бланки, применяемые для подготовки проектов документов Губернатора, Администрации, руководителя Аппарата, разрабатываются отделом документационного обеспечения. Бланки, применяемые при подготовке документов подразделений Аппарата, разрабатываются подразделениями Аппарата по согласованию с отделом документационного обеспечения. 6.1.3. Создание электронных шаблонов и внесение в них изменений осуществляется централизованно департаментом по печати, телерадиовещанию и связи - уполномоченным органом по внедрению, сопровождению и развитию РСЭДД органов государственной власти и местного самоуправления Сахалинской области. 6.1.4. Электронные шаблоны бланков документов (далее - электронные шаблоны) размещаются в Системе подготовки документов, которая является подсистемой РСЭДД по заявке отдела документационного обеспечения. 6.1.5. Не разрешается использование Бланков и шаблонов, изготовленных в подразделениях Аппарата, органах исполнительной власти области, воспроизведенных самостоятельно на компьютерах и копировально-множительных аппаратах. 6.1.6. Бланки писем Губернатора, Администрации, направляемые в адрес Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации за подписью Губернатора или исполняющего его обязанности, могут изготавливаться типографским способом. 6.2. Изготовление и использование печатей и штампов 6.2.1. Изготовление печати Администрации с изображением Государственного герба Российской Федерации производится по указанию Губернатора. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора, вице-губернаторов и лица, ответственные за использование указанных штампов, определяются Губернатором или вице-губернаторами соответственно. Заявка на изготовление штампов с факсимильным воспроизведением подписи губернатора или вице-губернаторов подписывается руководителем Аппарата. 6.2.2. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности подразделений Аппарата, производится по согласованию с начальником отдела документационного обеспечения исходя из функциональных обязанностей подразделений Аппарата и целесообразности. 6.2.3. Руководители подразделений Аппарата передают заявки на изготовление печатей и штампов, согласованные с отделом документационного обеспечения, в управление делами с приложением эскизов заказываемых печатей и штампов. 6.2.4. Изготовленные печати и штампы передаются в отдел документационного обеспечения для регистрации и учета. 6.2.5. Отдел документационного обеспечения осуществляет: - регистрацию изготовленных печатей и штампов, учет и выдачу их работникам Аппарата под расписку в специальном журнале учета; - принимает пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы и уничтожает по акту с проставлением соответствующей отметки в журнале учета. 6.2.6. Печати и штампы хранятся в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах. В случае утери печати, штампа незамедлительно ставится в известность отдел документационного обеспечения, руководитель Аппарата. 6.2.7. Гербовые (большая и малая гербовая печать) и другие печати используются в Аппарате для удостоверения подлинности документов и соответствия копий документов подлинникам. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы. 6.2.8. Печати Администрации с изображением Государственного герба Российской Федерации: - большая гербовая печать хранится в управлении финансового обеспечения Аппарата и проставляется на документах международного характера, государственного и областного значения, скрепленных подписью Губернатора, вице-губернаторов области, заместителя руководителя Аппарата, управляющего делами, на доверенностях и финансовых документах, на командировочных удостоверениях; - малая гербовая печать хранится в управлении государственной гражданской службы и кадров Администрации и проставляется на служебные удостоверения первого вице-губернатора, вице-губернаторов области, гражданских служащих (работников) аппарата Администрации, руководителей областных органов исполнительной власти; на Почетные грамоты Администрации, кадровые документы. 6.2.9. На копиях: - постановлений и распоряжений Губернатора, Администрации, приказов руководителя Аппарата, подготовленных к тиражированию, вместо подписи лица, официально уполномоченного подписывать соответствующий акт, проставляется круглая печать отдела документационного обеспечения; - на копиях договоров, соглашений и других документов, заключаемых от имени Администрации, поименных списков граждан, утверждаемых Администрацией, подготовленных к тиражированию, ставится круглая печать отдела документационного обеспечения. 6.2.10. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте, при этом он должен захватывать часть наименования должности лица, официально уполномоченного подписывать соответствующий акт. На договорах и списках оттиск печати проставляется в левом нижнем углу каждого листа документа. 6.2.11. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов возлагаются на руководителей подразделений Аппарата, в которых эти печати и штампы используются. Руководители подразделений Аппарата возлагают ответственность за хранение и использование печатей и штампов на одного из подчиненных им работников. При смене работника печати и штампы передаются по акту с отметкой в журнале учета. 6.3. Использование электронной цифровой подписи 6.3.1. Для удостоверения подлинности документов и соответствия копий документов подлинникам в различных автоматизированных информационных системах (РСЭДД, АИС "Госзаказ", АИС "Бюджет-КС" и других) используется электронная цифровая подпись (ЭЦП). 6.3.2. Порядок использования, хранения, замены электронной цифровой подписи осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", распорядительными документами уполномоченного федерального органа в вопросах использования ЭЦП, регламентирующими документами удостоверяющего центра, нормативно-правовыми актами администрации Сахалинской области. 6.3.3. Порядок использования ЭЦП в конкретной автоматизированной системе определяется документами, регламентирующими функционирование данной системы. 7. Техническое обеспечение работы с документами 7.1. Печатание документов 7.1.1. Печатание документов осуществляется в подразделениях Аппарата с использованием компьютерной техники при строгом соблюдении требований раздела 8 настоящей Инструкции. 7.2. Копирование (тиражирование) документов 7.2.1. Копировально-множительные работы осуществляются в хозяйственном отделе управления делами (далее - хозяйственный отдел). Копирование (тиражирование) небольших по объему документов может производиться непосредственно в подразделениях Аппарата, имеющих множительную технику. 7.2.2. В хозяйственный отдел на копирование сдаются только служебные документы, при этом ведется журнал учета количества и тиража откопированных документов. 7.2.3. На копирование сдаются, как правило, первые экземпляры (подлинники) документов в несброшюрованном виде, четко напечатанные. Заказы на копирование выполняются в порядке очередности их поступления. 7.2.4. Тираж изготовленных копий документов должен соответствовать заказу и выдаваться исполнителю вместе с первым экземпляром (подлинником) документа. О выполнении работы в журнале учета делается соответствующая запись. 7.2.5. Порядок использования имеющейся копировально-множительной техники в подразделениях Аппарата устанавливается их руководителями. 7.3. Звукозапись мероприятий 7.3.1. Звуковая запись мероприятий, проводимых с участием Губернатора, вице-губернаторов области, обеспечивается (при необходимости) управлением делами и выполняется в диктофонном варианте или системой документирования устных выступлений. 7.3.2. Звукозапись научно-практических конференц и семинаров, проводимых в большом (малом) зале Администрации подразделениями Администрации по их заявкам, осуществляет управление делами Аппарата. 7.3.3. Расшифровку звукозаписей заседаний Администрации, других мероприятий по поручению Губернатора, руководителя Аппарата, осуществляет отдел документационного обеспечения. На лицевой стороне последнего листа стенограммы указывается фамилия работника, ответственного за расшифровку звукозаписи, проставляется дата. Подготовленная стенограмма передается исполнителю. 7.3.4. Звукозаписи мероприятий, используемые при расшифровке, размагничиваются после подготовки стенограмм. 7.4. Прием и передача текстов документов по официальным каналам факсимильной связи 7.4.1 Факсимильные аппараты (телефаксы), имеющие официальные номера Администрации, предназначены для передачи только служебных документов. 7.4.2. При приеме и передаче текстов служебных документов по указанным телефаксам необходимо руководствоваться следующими требованиями: - объем передаваемого документа (тексты, схемы, графические изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210 х 297) черным цветом, не должен превышать 5 листов; - документ для передачи по каналу факсимильной связи должен быть подписан Губернатором (вице-губернаторами области) и после регистрации в отделе документационного обеспечения передан в приемные Губернатора, вице-губернаторов области; - ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения Аппарата, органа исполнительной власти области; - факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму, а доставляются адресату без перевода; - запрещается передавать тексты документов с пометкой "Для служебного пользования"; - подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в журнале учета без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи по телефаксу возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки; - поступившие факсограммы учитываются в журнале учета без проставления регистрационного штампа, передаются в отдел документационного обеспечения для регистрации и дальнейшей передачи их адресатам. 7.4.3. Ответственность за правильное использование факсимильной техники, установленной в приемных Губернатора, вице-губернаторов области, подразделениях Аппарата, несут соответственно помощники Губернатора, вице-губернаторов области, руководителя Аппарата, руководители структурных подразделениях Аппарата. 8. Основные требования по оформлению документов 8.1. Общие требования по оформлению документов <1> 8.1.1. Подготовка документов Губернатора и Администрации, руководителя Аппарата осуществляется средствами вычислительной техники с использованием специализированного программного обеспечения РСЭДД на основе текстового редактора MS Word для Windows, входящего в пакет MS Office XP и выше. При этом для сохранения документов в базах данных РСЭДД, а также для поиска ранее созданных документов используется Система подготовки документов (далее - СПД), являющаяся подсистемой РСЭДД. Все документы печатаются в формате MS Word или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman (Cyr) размером № 14 через 1-2 межстрочных интервала. В отдельных случаях размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста. 8.1.2. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - от 2,5 до 3,5 см; правое - от 1,25 до 2,5 см; верхнее - не менее 2 см; нижнее - не менее 2 см. 8.1.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы документа должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания. 8.1.4. Документы в Аппарате оформляются на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматом А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм) и 210 х 210 мм. Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа. Для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут использоваться бланки с трафаретными частями текста. 8.1.5. В проектах законов области, постановлениях и распоряжениях Губернатора и Администрации рекомендуется употреблять полные наименования областных органов исполнительной власти. В распоряжениях Губернатора и Администрации, приказах руководителя Аппарата, стенограммах и протоколах заседаний и совещаний, служебных письмах, а также в документах справочного характера и приложениях (текстовых) к перечисленным актам рекомендуется употреблять установленные сокращенные наименования областных органов исполнительной власти. 8.1.6. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов Гриф (пометка) ограничения доступа к документу Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения. Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) через 1,5 межстрочного интервала и центрируется по отношению к ним. Заголовок к тексту документа Заголовок составляется ко всем документам, за исключением резолюций, даваемых руководителями по рассмотренным документам, телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата А5. Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ). Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене...", "Об организации...", "О состоянии"). Если после заголовка идет ссылка на №, то последняя строка заголовка подчеркивается. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Текст документа Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Текст печатается на расстоянии 24-36 пт интервалов <2> от заголовка в установленных границах полей. Правая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Подпись Подпись отделяется от последней строки текста 24-36 пт интервалами. Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Дата На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 24-36 пт интервалов от предыдущего реквизита. Индекс (номер) документа На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется под датой. Номер печатается от левой границы текстового поля с тем же межстрочным интервалом, с каким печатался документ. Гриф утверждения, гриф согласования, отметка о наличии приложения Многострочные реквизиты "Гриф утверждения", "Гриф согласования", слово "Приложение" со ссылкой на номер и дату нормативного акта располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами. Слова "УТВЕРЖДЕНО", "ОДОБРЕНО", "СОГЛАСОВАНО", "ПРИЛОЖЕНИЕ" отделяют от последующих строк реквизита 1,5 межстрочными интервалами, остальные строки реквизита печатаются через 1 интервал. Все составные части реквизитов центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне. Визы Согласование проекта документа оформляется визой, которая включает личную подпись визирующего с расшифровкой и дату, а при необходимости - наименование должности визирующего. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа в нижней его части. Резолюция Указания по исполнению документов фиксируются в форме резолюции, включающей инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, и дату. Резолюция пишется на документе или на отдельном листе, прилагаемом к документу. Фамилия исполнителя и номер его телефона Фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля. Идентификатор электронной копии документа Идентификатор (имя файла на машинном носителе) проставляется в колонтитуле на первой и последующих страницах документа в левой части нижнего поля шрифтом Times New Roman (Cyr) размером № 6. 8.1.7. Требования к составлению и оформлению приложений к документам. Приложения к проектам документов оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов основных документов. В приложениях к постановлениям и распоряжениям Губернатора, постановлениям и распоряжениям Администрации, приказам руководителя Аппарата помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы, формы документов и др. Если в тексте постановления (распоряжения, приказа) делается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через 1,5 межстрочный интервал дается ссылка на постановление или распоряжение (приказ). Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 к распоряжению губернатора Сахалинской области от____________________№_____ При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер. Например: УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации Сахалинской области от____________________№_____ УТВЕРЖДЕНО приказом вице-губернатора, руководителя аппарата администрации Сахалинской области от____________________№_____ Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ. Заголовок к тексту приложения печатается центровым способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт. Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, от текста приложения - дополнительным интервалом 24 пт. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центровым способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы может быть напечатан через 1 межстрочный интервал. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставиться точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. В приложениях, программах, уставах и других подобных документах разделы, главы, пункты и подпункты нумеруются, арабскими цифрами, так же, как и в тексте постановления (распоряжения, приказа). Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах пункта (например, 1.2.2.1.). Приложение заканчивается чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 2 см. Длина черты 2-3 см. 8.1.8.Требования по оформлению информационных записок (справок) к документам. Информационные записки (справки) к проектам документов оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов документов. Информационная записка (справка) к проекту постановления (распоряжения, приказа) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: Наименование вида документа - печатается с интервалом 24 пт ниже верхней границы текстового поля, прописными буквами в разрядку, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка. Текст отделяется от реквизита "Заголовок" интервалом 24-36 пт, печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 межстрочных интервала. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы. Подпись отделяется от текста интервалом 24-36 пт. Подпись включает наименование должностей лиц, подписывающих справку, их личные подписи и расшифровку подписей (инициалы имени, отчества и фамилии). Информационная записка (справка) подписывается руководителем структуры. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. 8.2. Оформление проектов постановлений и распоряжений Губернатора 8.2.1. Проект постановления или распоряжения Губернатора печатается на бланке установленной формы шрифтом размером № 14. 8.2.2. Постановление и распоряжение Губернатора имеют следующие реквизиты: Герб Сахалинской области. Наименование вида акта - постановление губернатора Сахалинской области или распоряжение губернатора Сахалинской области. Дата проставляется после подписания документа, отделяется от наименования вида акта, как правило, интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом и печатается центровым способом, например: 05 октября 2007 г. Номер проставляется после подписания документа, печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака "№" и порядкового номера документа, например: № 54. К порядковому номеру распоряжений по основной деятельности через дефис добавляется строчная буква "р", распоряжений по кадровым вопросам - строчная буква "к", например: 55-р, 34-к. Место издания отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" интервалом 24 пт и оформляется центровым способом. Заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа через 1 межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок печатается с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится. Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Губернатор Сахалинской области". Текст отделяется от заголовка интервалом 24 пт и печатается через 1,5 межстрочных интервала. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную). В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания постановления (распоряжения). Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.д. Если постановление (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в постановлениях Губернатора завершается словом "постановляю", которое печатается в разрядку с интервалом 2 пт. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей скобкой. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются органы, организации, структурные подразделения (далее - структуры) или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о структуре или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением постановления (распоряжения). Если постановление (распоряжение) изменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то в его распорядительной части должна содержаться ссылка на изменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка и эти изменения и дополнения должны соответствовать структуре основного документа. Если в основной документ уже были внесены изменения и дополнения, то все последующие изменения и дополнения вносятся только в основной документ с учетом ранее изданных документов. Внесение изменений и дополнений в документы, изменяющие или дополняющие основной документ, не допускается. Если постановление (распоряжение) отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то в его распорядительной части должна содержаться ссылка на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...". При отмене документа, в который вносились изменения, в пункт об отмене также включаются все изменяющие и дополняющие его документы с указанием даты, номера и заголовка каждого документа. В постановление (распоряжение) не следует включать пункт "Постановление (распоряжение) довести до сведения .......". Структуры (должностные лица), до сведения которых доводится постановление (распоряжение), включаются в указатель рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Губернатора в тексте на них обязательно делается ссылка. Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 36 пт и состоит из слов "Губернатор Сахалинской области" ("Исполняющий обязанности губернатора Сахалинской области"), инициалов имени, отчества и фамилии Губернатора (исполняющего обязанности Губернатора). Слова "Губернатор Сахалинской области" печатаются в одну строку от границы левого поля. Слова "Исполняющий обязанности губернатора" и "Сахалинской области" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал от границы левого поля. Инициалы имени и отчества и фамилия Губернатора (исполняющего обязанности Губернатора) печатаются у правой границы текстового поля. Идентификатор документа проставляется во время подготовки документа в левом нижнем углу каждой страницы шрифтом размером № 6 и включает: персональный код пользователя РСЭДД, год создания документа, порядковый номер документа в базе, редакцию документа. Приложения к проектам постановлений и распоряжений Губернатора оформляются в строгом соответствии с пунктом 8.1.7. настоящей Инструкции. 8.3. Оформление проектов постановлений и распоряжений Администрации 8.3.1. Проект постановления или распоряжения Администрации печатается на бланке установленной формы шрифтом размером № 14. 8.3.2. Постановление и распоряжение Администрации имеют следующие реквизиты: Герб Сахалинской области. Наименование органа, издавшего документ, - Администрация Сахалинской области. Наименование вида акта - постановление или распоряжение Администрации. Дата проставляется после подписания документа, отделяется от наименования вида акта, как правило, интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом и печатается центровым способом, например: 10 ноября 2007 г. Номер проставляется после подписания документа, печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака "№" и порядкового номера документа. К порядковому номеру постановлений через дефис добавляются строчные буквы "па", распоряжений по основной деятельности - строчные буквы "ра", распоряжений по кадровым вопросам - строчная буква "к", например: 64-па, 55-ра, 34-к. Место издания отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" интервалом 24 пт и оформляется центровым способом. Заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа через 1 межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Печатается с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится. Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Администрация Сахалинской области". Текст отделяется от заголовка интервалом 24-36 пт и печатается через 1,5 межстрочных интервала. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную). В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания постановления (распоряжения). Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.д. Если постановление (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в постановлениях Администрации завершается словами "администрация Сахалинской области постановляет:", последнее слово печатается полужирным шрифтом в разрядку с интервалом 2 пт. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Постановляющая (распорядительная) часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть проектов постановлений (распоряжений) Администрации, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей скобкой. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структуры или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о структуре или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением постановления (распоряжения). Если постановление (распоряжение) изменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то в его распорядительной части должна содержаться ссылка на изменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка и эти изменения и дополнения должны соответствовать структуре основного документа. Если в основной документ уже были внесены изменения и дополнения, то все последующие изменения и дополнения вносятся только в основной документ с учетом ранее изданных документов. Внесение изменений и дополнений в документы, изменяющие или дополняющие основной документ, не допускается. Если постановление (распоряжение) отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то в его распорядительной части должна содержаться ссылка на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...". При отмене документа, в который вносились изменения, в пункт об отмене также включаются все изменяющие и дополняющие его документы с указанием даты, номера и заголовка каждого документа. В постановление (распоряжение) не следует включать пункт "Постановление (распоряжение) довести до сведения .......". Структуры (должностные лица), до сведения которых доводится постановление (распоряжение), включаются в указатель рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Администрации в тексте на них обязательно делается ссылка. Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 36 пт и состоит из слов "Губернатор Сахалинской области" ("Исполняющий обязанности губернатора Сахалинской области"), инициалов имени, отчества и фамилии Губернатора (исполняющего обязанности Губернатора). Слова "Губернатор Сахалинской области" печатаются в одну строку от границы левого поля. Слова "Исполняющий обязанности губернатора" и "Сахалинской области" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал от границы левого поля. Инициалы имени и отчества и фамилия Губернатора (исполняющего обязанности Губернатора) печатаются у правой границы текстового поля. Идентификатор документа проставляется во время подготовки документа в левом нижнем углу каждой страницы шрифтом размером № 6 и включает: персональный код пользователя РСЭДД, год создания документа, порядковый номер документа в базе, редакцию документа. Приложения к проектам постановлений и распоряжений Администрации оформляются в строгом соответствии с пунктом 8.1.7. настоящей Инструкции. 8.4. Оформление проектов приказов руководителя Аппарата 8.4.1. Проект приказа руководителя Аппарата печатается на бланке установленной формы шрифтом размером № 14. 8.4.2. Приказ руководителя Аппарата имеет следующие реквизиты: Наименование органа - аппарат администрации Сахалинской области. Наименование вида акта - приказ. Дата проставляется после подписания документа, отделяется от наименования вида акта, как правило, интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом и печатается центровым способом, например: 15 декабря 2007 г. Номер проставляется после подписания документа, печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака "№" и порядкового номера документа, например: № 29. К порядковому номеру приказа по кадровым вопросам через дефис добавляется строчная буква "к", например: 35-к. Место издания отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" интервалом 24 пт и оформляется центровым способом. Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа через 1 межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Печатается с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится. Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Аппарат администрации Сахалинской области". Текст отделяется от заголовка интервалом 24-36 пт и печатается через 1,5 межстрочных интервала. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и распорядительную. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей скобкой. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются подразделения Аппарата или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении Аппарата или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ изменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то в его распорядительной части должна содержаться ссылка на изменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка и эти изменения и дополнения должны соответствовать структуре основного документа. Если в основной документ уже были внесены изменения и дополнения, то все последующие изменения и дополнения вносятся только в основной документ с учетом ранее изданных документов. Внесение изменений и дополнений в документы, изменяющие или дополняющие основной документ, не допускается. Если приказ отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то в его распорядительной части должна содержаться ссылка на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...". При отмене документа, в который вносились изменения, в пункт об отмене также включаются все изменяющие и дополняющие его документы с указанием даты, номера и заголовка каждого документа. В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения .....". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, включаются в указатель рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. При наличии приложений к приказу в тексте на них обязательно делается ссылка. Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 36 пт и состоит из слов "Вице-губернатор, руководитель аппарата администрации Сахалинской области" ("Исполняющий обязанности руководителя аппарата администрации Сахалинской области"), инициалов имени, отчества и фамилии руководителя Аппарата (исполняющего обязанности руководителя Аппарата). Слова "Вице-губернатор, руководитель аппарата" и "администрации Сахалинской области" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал от границы левого поля. Слова "Исполняющий обязанности", "руководителя аппарата администрации" и "Сахалинской области" печатаются в три строки через 1 межстрочный интервал от границы левого поля. Инициалы имени, отчества и фамилия руководителя Аппарата (исполняющего обязанности руководителя Аппарата) печатаются у правой границы текстового поля. Идентификатор документа проставляется во время подготовки документа в левом нижнем углу каждой страницы шрифтом размером № 6 и включает: персональный код пользователя РСЭДД, год создания документа, порядковый номер документа в базе, редакцию документа. Приложения к проектам приказов оформляются в строгом соответствии с пунктом 8.1.7. настоящей Инструкции. 8.5. Оформление протоколов заседаний, совещаний 8.5.1. Протоколы печатаются на бланках установленной формы или стандартных листах бумаги форматом А4 шрифтом № 14. 8.5.2. Протокол имеет следующие реквизиты: Герб Сахалинской области.<3> Наименование вида документа - протокол. Вид заседания, совещания, например: заседания администрации Сахалинской области или совещания у первого вице-губернатора Сахалинской области И.О.ФАМИЛИЯ При оформлении протокола на стандартных листах бумаги: Наименование вида документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру. Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита интервалом 24 пт, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру; Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протокола совещания у Губернатора или вице-губернаторов области. Печатается через интервал 24 пт после реквизита "Вид заседания, совещания", отделяется от него линией и выравнивается по центру. Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через интервал 24 пт ниже предыдущего реквизита. Номера протоколов заседаний Администрации состоят из знака № и порядкового номера протокола в пределах календарного года, оформляемого арабскими цифрами. Номер протокола совещания у Губернатора (вице-губернаторов) состоит из знака №, инициалов имени и фамилии председательствовавшего и порядкового номера протокола в пределах календарного года, а также через дефис могут добавляться буквы, обозначающие вид совещания, например: № АХ-21-с (ас - аппаратные совещания, рс - рабочие совещания и т.п.). Протоколы заседаний комиссий нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года. Дата и номер печатаются справа интервалом 24 пт ниже предыдущего реквизита полужирным шрифтом и подчеркиваются. Например от 10 октября 2007 г. № КС-12 -------------------------------- Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются фамилия и инициалы председательствовавшего (председателя <4>) на заседании (совещании), должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании. Слово "ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВОВАЛ" печатается центрировано прописными буквами, под ним 2 межстрочными интервалами ниже - должность председательствовавшего, затем 1,5 межстрочными интервалами ниже - также центрировано инициалы и фамилия прописными буквами. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Сентябрь
|
