Постановление Администрации города Южно-Сахалинска Сахалинской области от 03.12.2010 № 2274

 



                 АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА                 
                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                             
от 03.12.2010 № 2274


Об  утверждении       Административного
регламента  Архивного отдела Управления
кадровой  политики  и    архивного дела
Администрации  города   Южно-Сахалинска
по  предоставлению муниципальной услуги
«Выдача  архивных  справок,    архивных
выписок  и  архивных  копий документов»


          В соответствии со ст. 16 Федерального закона  от  06.10.2003
№131-ФЗ  (ред. от 03.11.2010) «Об общих принципах организации местного
самоуправления в  Российской  Федерации»,  ст.  37  Устава  городского
округа  «Город  Южно-Сахалинск»,  постановлением  администрации города
Южно-Сахалинска  от  21.09.2010  №1708   «О   порядке   разработки   и
утверждения    административных   регламентов   муниципальных   услуг»
администрация города Южно-Сахалинска
постановляет:
     1.   Утвердить   Административный   регламент   Архивного  отдела
     Управления кадровой   политики   и   архивного    дела    
Администрации    города Южно-Сахалинска   по   предоставлению   
муниципальной  услуги  «Выдача архивных справок, архивных выписок и 
архивных копий документов».
     2. Опубликовать настоящее постановление в газете  «Южно-Сахалинск
сегодня»  и  разместить  на  официальном  сайте  Администрации  города
Южно-Сахалинска.
     3. Контроль  исполнения  настоящего  постановления  возложить  на
вице-мэра, руководителя аппарата Сангадеева Д. И.


     Мэр города                                           А. И. Лобкин


                                                                      
                                         УТВЕРЖДЕН
                                         постановлением администрации
                                         г. Южно-Сахалинска
                                         от 03.12.2010 № 2274

                            
                                                                      
                      Административный регламент                      
    архивного отдела Управления кадровой политики и архивного дела    
 администрации города Южно-Сахалинска по предоставлению муниципальной 
  услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий  
                             документов»


                              
                 I. Наименование муниципальной услуги 
                
«Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий
документов»

                         II. Общие положения                          
           2.1. Административный регламент по предоставлению  архивным
отделом  Управления  кадровой  политики и архивного дела администрации
города Южно-Сахалинска муниципальной услуги «Выдача архивных  справок,
архивных  выписок  и  архивных  копий  документов»  разработан в целях
повышения эффективности и качества этой  работы  и  определяет  сроки,
последовательность   действий  (административных  процедур)  архивного
отдела Управления кадровой политики  и  архивного  дела  администрации
города Южно-Сахалинска при предоставлении муниципальной  услуги.
          2.2. Выдача архивных справок, архивных  выписок  и  архивных
копий  документов   подразумевает   исполнение  социально-правовых   и
тематических  запросов,  связанных  с  социальной   защитой   граждан,
предусматривающей   их  пенсионное  обеспечение,   получение  льгот  и
компенсаций в соответствии с законодательством,  подтверждения   права
на недвижимость и землю и других прав.
          2.3. Получателями муниципальной услуги являются физические и
юридические   лица,  индивидуальные  предприниматели,  обращающиеся  в
архивный  отдел  Управления  кадровой  политики   и   архивного   дела
администрации   города  Южно-Сахалинска  за  получением  муниципальной
услуги.
          2.4.  Органом  местного  самоуправления,  ответственным   за
предоставление  муниципальной  услуги,  является  Управление  кадровой
политики и архивного дела администрации города Южно-Сахалинска.

          III. Стандарт предоставления муниципальной услуги           

          3.1. Наименование муниципальной услуги

 «Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий
документов».

3.2. Наименование  органа, предоставляющего муниципальную услугу
           Предоставление  муниципальной  услуги  по  выдаче  архивных
справок,  архивных  выписок  и архивных копий документов  осуществляет
архивный  отдел  Управления  кадровой  политики   и   архивного   дела
администрации города Южно-Сахалинска  (далее – архивный отдел).

           3.3. Результат предоставления муниципальной услуги
           Результатом предоставления  муниципальной  услуги  является
выдача    архивных   справок,   архивных   выписок  и  архивных  копий
документов, либо отказ в их выдаче.
           3.4. Сроки предоставления муниципальной услуги
           3.4.1. Запросы, поступившие в архивный отдел, исполняются в
течение  30  дней со дня их регистрации. В исключительных случаях срок
исполнения запроса может быть продлен, но не более чем на 30 дней.
           3.4.2.  Запросы,  не  относящиеся  к  составу   документов,
хранящихся  в  архивном  отделе,  в  течение  5  дней  с  момента   их
регистрации  направляются  в  организацию,  где  хранятся  необходимые
документы,  с  уведомлением  об  этом заявителя, либо заявителю даются
соответствующие рекомендации.
           3.4.3. Депутатские запросы, запросы федеральных и областных
органов  власти,  органов  местного самоуправления, судов, прокуратур,
правоохранительных  органов  рассматриваются   начальником   архивного
отдела   в   день   поступления   и   исполняются   в  предусмотренные
законодательством сроки.
           3.5. Правовые основания для предоставления муниципальной
услуги
          Предоставление   муниципальной    услуги   по    организации
исполнения   поступивших  запросов  российских  граждан,  связанных  с
реализацией их законных прав и свобод, осуществляется  в  соответствии
с:
- Федеральным  законом  от  06.10.2003  №131-ФЗ  «Об  общих  принципах
организации местного самоуправления в Российской Федерации»,
- Федеральным законом от 22.10.2004 №   125-ФЗ  "Об  архивном  деле  в
Российской Федерации,
- Федеральным законом от 02.05.2006 №  59-ФЗ "О  порядке  рассмотрения
обращений граждан Российской Федерации",
-  Федеральным  законом  от   27.07.2006   №149-ФЗ   «Об   информации,
информационных технологиях и защите информации»,
-    Федеральным законом от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных»
,
- Федеральным законом от 09.02.2009 №8-ФЗ «Об  обеспечении  доступа  к
информации  о  деятельности государственных органов и органов местного
самоуправления»,

- Приказом Министерства культуры и  массовых  коммуникаций  Российской
Федерации   от  18.01.2007  №19  "Об  утверждении  правил  организации
хранения, комплектования, учета и использования  документов  Архивного
фонда   Российской   федерации   и   других   архивных   документов  в
государственных  и  муниципальных  архивах,  музеях   и   библиотеках,
организациях Российской академии наук»,
- Уставом   городского  округа  «Город  Южно-Сахалинск»,  принятом  на
сессии  городского  Собрания  г.  Южно-Сахалинска  22.02.2006, решение
№180/13-06-3,
-  Положением  об  Управлении  кадровой  политики  и  архивного   дела
администрации  города  Южно-Сахалинска и Положением об архивном отделе
Управления кадровой политики и  архивного  дела  администрации  города
Южно-Сахалинска,  утвержденными постановлением мэра г. Южно-Сахалинска
от 05.10.2007 №1981.
          3.6. Перечень документов, необходимых для предоставления
муници- пальной услуги
          3.6.1. Основанием для  предоставления  муниципальной  услуги
является  письменное  заявление,  заявление-анкета (приложения №1- №3)
или заявление заявителя по  электронной  почте  на   официальный  сайт
Администрации   города   Южно-Сахалинска    htt;//yuzhno-sahk.ru.  При
обращении  в архивный отдел заявитель выбирает заочную или очную форму
предоставления  муниципальной  услуги,  а также вариант предоставления
документов на бумажном носителе или в электронном виде.
         3.6.2. В заявлении  указываются:
- изложение существа запроса,
- наименование организации, в которую направляется запрос,
-  наименование  и  адрес  юридического  лица,   дата  и  подпись  его
руководителя,
-  фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, дата его  рождения,
адрес места жительства, личная подпись и дата подачи заявления,
- в  зависимости  от  содержания  запроса  предоставляются   сведения,
необходимые для его исполнения:
- о стаже работы (службы) и заработной плате – название, ведомственная
подчиненность и адрес органа, организации; в качестве кого работали,
- о копии документа – название документа, его номер и  дата,  название
органа или организации, создавшей документ,
- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых
для исполнения запроса.
          К запросу могут быть приложены копии трудовой книжки, других
документов, связанных с темой запроса.
          3.6.3. Для истребования  сведений,  содержащих  персональные
данные  о  третьих  лицах,  дополнительно  предоставляются  документы,
подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством
Российской Федерации.
                                                                      

3.7. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, 
         необходимых для предоставления муниципальной услуги
          
         3.7.1. Предоставлен не полный пакет необходимых документов.
         3.7.2.  У   заявителя,  истребующего   сведения,   содержащие
персональные   данные   о   третьих   лицах,   отсутствуют  документы,
подтверждающие его полномочия.
         3.7.3. Заявление на предоставление  муниципальной  услуги  не
оформлено  надлежащим  образом:  отсутствуют  координаты  для отправки
ответа,  текст  письменного  обращения  не  поддается   прочтению,   в
обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы
жизни, здоровью и имуществу должностного  лица,  а  также  членов  его
семьи.
     
3.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении
                         муниципальной услуги                         

         3.8.1.  Установление  факта,   что   данный   гражданин   уже
многократно  (более 3 раз) обращался по этому предмету и ему были даны
исчерпывающие письменные  ответы  при  условии,  что  в  обращении  не
приводятся новые доводы или обстоятельства.
          3.8.2. Если ответ  по  существу  поставленного  в  обращении
вопроса  не  может  быть  дан  без  разглашения сведений, составляющих
государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
           3.8.3. Наличие заявления заявителя о  приостановлении   или
об отказе от получения муниципальной услуги.
           3.8.4. Уведомление о невозможности  рассмотрения  заявления
направляется заявителю в трехдневный срок со дня получения обращения.

           3.9. Оплата предоставления муниципальной услуги

           Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных  копий
в  соответствии со ст. 15 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
осуществляется архивным отделом бесплатно.

     3.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запросов и 
       получения результата предоставления муниципальной услуги       

          3.10.1. Максимальный срок  ожидания  в  очереди  при  подаче
запросов составляет 1 час.
         3.10.2. Получение информационного письма,  архивной  справки,
архивной  выписки  и  архивной  копии  осуществляется  в порядке живой
очереди. В случае  образования  большой  очереди,  выдача  результатов
муниципальной услуги осуществляется в отдельной очереди.

         3.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении
муниципальной услуги

         3.11.1.  Письменные  запросы  граждан   и   юридических   лиц
регистрируются    в   день   их  поступления  в  журналах  регистрации
социально-правовых и тематических запросов.
         3.11.2.   Запросы,   поступившие    на    официальный    сайт
Администрации   города   Южно-Сахалинска,    регистрируются   в   день
поступления в архивный отдел.

             3.12. Требования к местам, в которых предоставляются     
муниципальные услуги, к залу ожидания, местам для заполнения запросов 
   о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с    
    образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для    
              предоставления каждой муниципальной услуги
              
          3.12.1. Помещения для  предоставления  муниципальной  услуги
размещаются    на   нижнем   этаже   занимаемого   помещения   здания,
оборудованного отдельным входом.
          3.12.2.  На  территории,  прилегающей  к   месторасположению
архивного отдела, должны быть указатели проходов и проездов.
          3.12.3. Центральный вход в здание  архивного  отдела  должен
быть   оборудован   информационной  табличкой  (вывеской),  содержащей
следующую информацию: наименование, местонахождение, режим работы.
          3.12.4.   Места    информирования,    предназначенные    для
ознакомления  заявителей  с  информационными  материалами, оборудуются
информационными стендами,  для  возможности  оформления  документов  –
стульями  и столами.
          3.12.5. Места  ожидания  в  очереди  на  предоставление  или
получение   документов  должны  быть  оборудованы  стульями,  скамьями
(банкетками).  Места  ожидания   должны   соответствовать   комфортным
условиям  для  заявителей  и оптимальным условиям работы специалистов.
Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и
возможностей  для  размещения в здании, но не может составлять менее 5
мест.
          3.12.6. Кабинеты приема заявителей должны  быть  оборудованы
информационными  табличками  с  указанием  номера  кабинета,  фамилии,
имени,   отчества    и    должности    специалиста,    осуществляющего
предоставление  услуги,  времени  приема  граждан, времени перерыва на
обед, времени технического перерыва.
          3.12.7.  Места   для   заполнения   необходимых   документов
оборудуются  стульями,  столами,  обеспечиваются  бланками  заявлений,
письменными принадлежностями.
          3.12.8.   В  местах  предоставления   муниципальной   услуги
предусматривается    оборудование    доступных    мест   общественного
пользования и хранения верхней одежды посетителей читального зала.



          3.12.9.   Места    предоставления    муниципальной    услуги
оборудуются    системой    воздухообмена,     пожарной    и   охранной
сигнализациями, средствами пожаротушения и оповещения о  возникновении
чрезвычайной ситуации.
          3.12.10.  Требования  к  помещению  должны   соответствовать
санитарно-эпидемиологическим    правилам    и    нормативам    СанПинН
2.2.2/2.4.1340-03    «Гигиенические    требования    к    персональным
электронно-вычислительным машинам и организации работы».
          3.12.11. Информация, а также консультация по  предоставлению
муниципальной услуги архивным отделом предоставляется:
-  в  помещениях  архивного  отдела  по  адресу:  693020,  Сахалинская
область, город Южно-Сахалинск, ул. Ленина, 69,
- сотрудниками архивного отдела, ответственными за  информирование  по
телефонам:  8 [phone], 77-62-00, 77-62-02,
-на  официальном сайте Администрации города htt;//yuzhno-sahk.ru,
-  на  Региональном  портале  государственных  и  муниципальных  услуг
Сахалинской
 области:   http://rgu/admsakhalin.ru.    На    Федеральном    портале
государственных и муниципальных услуг РФ: http://www.gosuslugi.ru,
- по почте и электронной почте,
- при личном обращении.
          3.12.12. Информация о  предоставлении  муниципальной  услуги
должна содержать сведения:
- о времени работы и времени приема,
- о порядке предоставления муниципальной услуги,
- о перечне документов для предоставления муниципальной услуги,
- о действиях  заявителя,  являющихся  основанием  для  предоставления
муници-пальной услуги,
-о   результате   оказания   услуги   и   порядке   выдачи   заявителю
соответствующих документов.
          3.12.13.    Основными    требованиями    к    информированию
заинтересованных лиц являются:
- достоверность предоставляемой информации о процедуре,
-четкость в изложении информации о процедуре,
- полнота информирования о процедуре,
-наглядность форм предоставления информации о процедуре,
-удобство и доступность получения информации о процедуре,
- оперативность предоставления информации о процедуре.
          3.12.14.  Индивидуальное   устное   информирование   каждого
заинтересованного  лица  должностное  лицо  осуществляет  не  более 15
минут.
          3.12.15. Информирование получателей муниципальной  услуги  и
их   законных   представителей   осуществляется   должностными  лицами
учреждения при личном обращении, по телефону  или  письменно,  включая
электронную  почту.  Время ожидания в очереди для получения информации
не должно превышать 20 минут.
          3.12.16.  Продолжительность  приема  у  должностного   лица,
осуществляющего прием граждан, не должна превышать 20 минут.


          3.12.17. Письменный  ответ  на  обращение  представляется  в
простой,   четкой   и  понятной  форме  с  указанием  должности  лица,
подписавшего ответ, а также фамилии, имени, отчества и номера телефона
непосредственного исполнителя.
          3.12.18. Письменный ответ направляется  почтой,  электронной
почтой  либо  через  Интернет-сайт  в зависимости от способа обращения
заинтересованного лица за информацией  или  способа  доставки  ответа,
указанного в письменном обращении заинтересованного лица.
          3.12.19.   Исполнитель   осуществляет    информирование    о
предоставлении    муниципальной    услуги    посредством    публикации
информационных  материалов   в   сети   Интернет,   путем   оформления
информационных  стендов,  расположенных в зданиях, где непосредственно
осуществляется предоставление муниципальной услуги.
          3.12.20.  На   официальном   сайте   Администрации   города,
размещается   общезначимая   информация   о  процедуре  предоставления
муниципальной услуги.
          3.12.21. Размещаемая на  Интернет-сайтах  информация  должна
содержать дату публикации и изменения информации.
          3.12.22. Контроль  размещения  и  обновления  информации  на
Интернет-сайтах   осуществляется   ответственным   должностным   лицом
Управления кадровой политики и архивного дела.

          3.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

          3.13.1. Доля заявителей, время ожидания  которых  в  очереди
соответствует   сроку,   установленному  в  регламенте  предоставления
муниципальной услуги.
          3.13.2. Количество документов, которые заявителю  необходимо
предоставить  для получения архивных справок, архивных выписок и копий
архивных документов.
          3.13.3.  Доля   заявителей,   выбравших   варианты   ответов
«удовлетворен»,  «скорее удовлетворен, чем неудовлетворен», при ответе
на вопрос об удовлетворенности качеством муниципальной услуги.
          3.13.4. Доля граждан, использовавших базовые  (обязательные)
сервисы  муниципальной  услуги,  предоставляемой в электронном виде, в
общем количестве заявителей.
          3.13.5. Количество  сотрудников  архивного  отдела,  имеющих
сертификат  обучения по программам пользователя сервисов муниципальной
услуги «Выдача архивных справок, архивных  выписок  и  архивных  копий
документов».
          3.13.6.    Количество    оказываемых    гражданам    базовых
(обязательных)   сервисов   предоставления   муниципальной   услуги  в
электронном виде.
          3.13.7.    Количество    оказываемых    гражданам    базовых
(дополнительных)   сервисов   предоставления  муниципальной  услуги  в
электронном виде.

             IY. Cостав, последовательность и сроки выполнения        
    административных процедур, требования к порядку их выполнения.    


          4.1. Порядок информирования о  предоставлении муниципальной
услуги
          Заявители могут получить информацию:
- по телефонам архивного отдела,
- по письменному обращению в срок,  не  превышающий  10  дней  со  дня
регистрации обращений, по почте в адрес заявителя,
- при личном обращении в часы приема с 9.00 до 13.00   с  понедельника
по четверг,
- на официальном сайте Администрации города Южно-Сахалинска.

          4.2. Последовательность действий при предоставлении
муниципальной     услуги

           Организация предоставления муниципальной услуги включает  в
себя следующие административные процедуры:
- организация и ведение приема заявителей,
- регистрация запросов,
- анализ тематики поступивших запросов,
- направление при необходимости запросов на исполнение в другие органы
и организации,
- направление запросов на исполнение сотрудникам архивного отдела,
- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса,
- подготовка ответов заявителям,
- оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий,
- отправка заявителям ответов и архивных справок, архивных  выписок  и
архивных копий.
          Блок-схема предоставления муниципальной услуги  приведена  в
Приложении №4 к настоящему Административному регламенту.

          4.3. Организация и ведение приема заявителей

          Прием заявителей ведется в порядке живой  очереди  в  дни  и
часы приема граждан.

          4.4. Регистрация запросов
          4.4.1. Поступившие в архивный отдел запросы регистрируются в
журналах  регистрации  социально-правовых  и  тематических  запросов в
день поступления.
          4.4.2. Регистрация запроса является  основанием  для  начала
действий по предоставлению муниципальной услуги.

          4.5. Анализ тематики поступивших запросов

          4.5.1.  Начальник  архивного  отдела   осуществляет   анализ
тематики  поступивших  запросов  с учетом необходимых профессиональных
навыков у


специалистов  отдела  и  имеющихся  в  архивном  отделе  документов  и
научно-справочного аппарата к ним.
          4.5.2. В результате анализа определяется:
- правомерность получения заявителем запрашиваемой информации;
- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для
его исполнения;
- возможное местонахождение архивных документов, необходимых  для  его
исполнения,
-  специалист для исполнения запроса.

          4.6. Направление запросов на исполнение по принадлежности в 
                         органы и организации
                         
          4.6.1.  По  итогам  анализа  тематики  поступивших  запросов
начальник архивного отдела направляет запросы  сотрудникам отдела.
          4.6.2.  При  отсутствии  документов   в   архивном   отделе,
сотрудники  направляют  запросы  на  исполнение по месту их хранения в
органы   и   организации,   либо    дают   заявителю   соответствующие
рекомендации.
          4.6.2. В случае, когда запрос требует исполнения несколькими
органами  и  организациями,  сотрудники  архивного  отдела  направляют
копии запроса в соответствующие органы и организации.

          4.7. Подготовка ответов заявителям

          4.7.1. Подготовку ответов заявителям осуществляют сотрудники
архивного отдела. Ответ может быть подготовлен в виде:
-  письменного  уведомления  заявителя  о   направлении   запроса   на
исполнение в соответствующий орган или организацию,
- письменного уведомления  заявителя  о  необходимости  предоставления
дополнительных сведений для исполнения запроса,
- письма с иными сведениями,
- архивной справки, архивной выписки или архивной копии.
          4.7.2. При отсутствии  необходимых  для  исполнения  запроса
архивных  документов  в  составе фондов, хранящихся в архивном отделе,
заявителю направляется ответ, в котором излагается причина, по которой
не  представляется  возможным  выдать  справку  или  копию  требуемого
документа.


  4.8. Оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий  
                              документов
                              
         4.8.1. Сотрудники архивного отдела готовят архивные  справки,
архивные выписки и архивные копии.
         4.8.2. Текст в  архивной  справке  дается  в  хронологической
последовательности  событий с указанием видов архивных документов и их
дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

        4.8.3. Несовпадение отдельных данных  архивных  документов  со
сведениями,  изложенными   в  запросе,  не  является препятствием  для
включения их в архивную
справку при  условии,  если  совпадение  всех  остальных  сведений  не
вызывает  сомнений  в  тождественности  лица  или  фактов,  о  которых
говорится  в  архивных  документах.  В  архивной  справке  эти  данные
воспроизводятся  так,  как  они  изложены  в  архивных  документах,  а
расхождения,  несовпадения  и  неточные  названия,  отсутствие  имени,
отчества,  инициалов  или наличие одного из них оговариваются в тексте
справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).
          4.8.4. В тексте архивной справки не  допускаются  изменения,
исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию
архивных  документов,  на  основании   которых   составлена   архивная
справка. Подчистки, помарки в архивных справках не допускаются.
          4.8.5. После текста  архивной  справки  приводятся  архивные
шифры  и  номера  листов единиц хранения архивных документов, печатные
издания, использованные для составления  архивной  справки.  В  тексте
архивной  справки  допускается  проставление архивных шифров и номеров
листов единиц  хранения  архивных  документов  сразу  после  изложения
каждого факта, события.
          4.8.6. В архивной  справке,  объем  которой  превышает  один
лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.
          4.8.7. Архивная  справка  оформляется  на  бланке  архивного
отдела и адресуется непосредственно заявителю.
          4.8.8. Архивная справка подписывается начальником  отдела  и
специалистом,  её составившим, заверяется печатью, проставляется номер
и дата составления.
          4.8.9. В архивной выписке название архивного документа,  его
номер  и  дата  воспроизводятся  полностью.  Извлечениями  из  текстов
архивных документов должны быть  исчерпаны  все  имеющиеся  данные  по
запросу.  Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте
документа отдельных слов обозначаются многоточием.
          4.8.10. В примечаниях к  тексту  архивной  выписки  делаются
соответствующие  оговорки  о  частях  текста  оригинала,  неразборчиво
написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению  вследствие
повреждения  текста  и  т.  д.  Отдельные слова и выражения оригинала,
вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте
оригинала»,   «Так   в   документе».  После  текста  архивной  выписки
указываются архивный шифр и номера листов единицы  хранения  архивного
документа.
          4.8.11.    Аутентичность    выданных    архивных     выписок
удостоверяется   подписью  руководителя,  специалиста,  подготовившего
выписку, и печатью.
          4.8.12.  Архивная  копия,   состоящая   из   одного   листа,
заверяется  печатью  и  подписью  лица,  изготовившего копию. На копии
проставляется шифр единицы хранения и номер листа.
          4.8.13. На обороте каждого листа архивной  копии,  состоящей
из  нескольких  листов,  проставляются  архивные шифры и номера листов
единиц  хранения  архивного  документа.  Все  листы   архивной   копии
скрепляются   (прошиваются).   Архивная  копия  заверяется  печатью  и
подписью лица, её изготовившего.

         4.8.14. Архивные справки, архивные выписки и  архивные  копии
оформляются на государственном языке Российской Федерации.

          4.9. Отправки заявителям ответов и архивных справок,
архивных выписок и архивных копий

          4.9.1. Архивные справки, архивные выписки и архивные  копии,
ответы   об  отсутствии  запрашиваемых  сведений  высылаются  архивным
отделом по почте простыми письмами в адреса заявителей.
          4.9.2. Подготовленные  архивным  отделом  архивные  справки,
архивные  выписки  и  архивные копии, требующие проставления апостиля,
направляются   в Архивное агентство Сахалинской области.
          4.9.3. Архивные справки, архивные выписки и  архивные  копии
при  личном обращении в архивный отдел могут быть выданы заявителю при
предъявлении документов, удостоверяющих личность, для третьих лиц – по
доверенности, оформленной в установленном порядке.
          4.9.4. Рассмотрение запроса считается законченным,  если  по
нему  приняты  необходимые  меры  и  автор  запроса  проинформирован о
результатах рассмотрения.

     Y.  Формы контроля  исполнения административного регламента      

          5.1. Текущий контроль

          5.1.1.  Текущий   контроль   соблюдения   последовательности
действий, определенных административными процедурами по предоставлению
муниципальной услуги, осуществляет начальник архивного отдела.
          5.1.2. Контроль исполнения муниципальной услуги  включает  в
себя    установленную    Архивным   агентством   Сахалинской   области
ежеквартальную  и  сводную  годовую  отчетность  о   ходе   исполнения
социально-правовых  и  тематических  запросов;  выявление и устранение
нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие  решений  и  подготовку
ответов   на  обращения  заявителей,  содержащих  жалобы  на  решения,
действия (бездействия) сотрудников архивного отдела.

         5.2. Плановый контроль

         Плановый  контроль  исполнения  административного  регламента
архивным    отделом    осуществляется    в    порядке,   установленном
соответствующими структурными подразделениями администрации  города  и
вышестоящими  контролирующими органами.


 YI. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий  
           (бездействия) архивного отдела и его сотрудников           

          6.1.  Заявитель  может  обратиться  с  жалобой  на  действия
(бездействие)    и   решения,  осуществляемые  в  ходе  предоставления
муниципальной услуги на основании  настоящего  Регламента,  устно  или
письменно  к вышестоящему должностному лицу.
          6.2. В жалобе в обязательном порядке указывается:
- фамилия, имя, отчество,
- почтовый адрес, по которому может быть направлен ответ,
- содержание сути жалобы,
- личную подпись, дату.
          В  случае  необходимости  заявитель  прилагает  документы  и
материалы, либо их копии.
          6.3.  Письменная  жалоба  является  основанием  для   начала
процедуры  досудебного  обжалования, рассматривается в течение 30 дней
со дня регистрации. В исключительных случаях срок рассмотрения  жалобы
может  быть  продлен  не  более,  чем  на  30  дней,  о чем сообщается
заявителю.
           6.4.  По   результатам   рассмотрения   принимаются   меры,
направленные  на  восстановление  или защиту нарушенных прав, свобод и
законных интересов заявителя и  направляется письменный ответ.

            6.5. Жалоба заявителя не рассматривается в случаях:
- отсутствия фамилии и почтового адреса заявителя,
- отсутствия подписи заявителя,
-  содержания  в  тексте  жалобы   нецензурных   либо   оскорбительных
выражений,  угрозы  жизни,  здоровью  и имуществу должностного лица, а
также членов его семьи,
-   неразборчивого текста письменной жалобы,
- многократных (более 3)  письменных  ответов  по  существу  на  ранее
направленные  жалобы,  при  отсутствии  в  последнем  сообщении  новых
доводов и обстоятельств.
           Письменный ответ с указанием причин отказа  в  рассмотрении
жалобы  направляется  заявителю  не  позднее  15  дней  с  момента  её
регистрации.

           6.6. В случае выявления нарушений  прав  граждан,  виновные
сотрудники   архивного   отдела   несут   ответственность  в  порядке,
установленном законодательством Российской Федерации.

                                                                      


                                        Приложение №1  
                                        к Административному регламенту

                                                                      
                                    В    архивный  отдел    Управления                      
                                    кадровой политики и архивного дела
                                    администрации   г. Южно-Сахалинска



                           ЗАЯВЛЕНИЕ-АНКЕТА                           

                         
Прошу выдать справку  ________________________________________________________          
                      (указать о чем справка: о стаже,заработной плате и др.)                        


за период работы _______________________ для_____________________________
                            (указать цель получения справки)                   


Для подготовки справки сообщаю:

|—————————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
|Фамилия, имя, отчество (по паспорту),|                                     |
|              заявителя              |                                     |
|                                     |                                     |
|—————————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
|  Почтовый индекс, домашний адрес,   |                                     |
|         контактный телефон          |                                     |
|                                     |                                     |
|—————————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
|Фамилии, имя отчество (по паспорту), |                                     |
|    дата рождения лица, о котором    |                                     |
|  запрашиваются сведения, под какой  |                                     |
|   фамилией работала (для женщин)    |                                     |
|                                     |                                     |
|—————————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
|Полное название организации в период |                                     |
|               работы                |                                     |
|                                     |                                     |
|—————————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
|  Занимаемая должность (должности)   |                                     |
|           в период работы           |                                     |
|                                     |                                     |
|—————————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
|   Другие данные  (год увольнения,   |                                     |
| участок, отдел, цех и т. д., прочие |                                     |
|      дополнительные сведения)       |                                     |
|                                     |                                     |
|—————————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
|        К заявлению прилагаю         |                                     |
|                                     |                                     |
|—————————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
|    Дата подачи заявления-анкеты     |                                     |
|                                     |                                     |
|—————————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
|               Подпись               |                                     |
|                                     |                                     |
|—————————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|



                                                  Приложение №2       
                                                                      
                                    к  Административному    регламенту                    
                                    В  архивный  отдел      Управления                      
                                    кадровой политики и архивного дела
                                    администрации   г. Южно-Сахалинска


                           ЗАЯВЛЕНИЕ-АНКЕТА                           


Прошу выдать архивную выписку из документа  _____________________________                     
                                                                      
_________________________________________________________________________
     (указать суть выписки, название, номер и дату документа)      

_________________________________________________________________________
                                  _                                   


для _____________________________________________________________________
                   (указать цель получения выписки)                   

Для подготовки архивной выписки сообщаю:


|—————————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
|Фамилия, имя, отчество (по паспорту) |                                     |
|              заявителя              |                                     |
|                                     |                                     |
|—————————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
|  Почтовый индекс, домашний адрес,   |                                     |
|         контактный телефон          |                                     |
|                                     |                                     |
|—————————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
|Фамилии, имя отчество (по паспорту), |                                     |
|  дата рождения лица, для которого   |                                     |
|       запрашиваются сведения        |                                     |
|                                     |                                     |
|—————————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
|        К заявлению прилагаю         |                                     |
|                                     |                                     |
|                                     |                                     |
|—————————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
|    Дата подачи заявления-анкеты     |                                     |
|                                     |                                     |
|—————————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|
|               Подпись               |                                     |
|                                     |                                     |
|—————————————————————————————————————|—————————————————————————————————————|




                                                         Приложение №3
                                        к Административному регламенту


                                                                      
                                  В архивный отдел Управления                      
                                  кадровой политики и архивного дела                  
                                  администрации г. Южно-Сахалинска                   

                                  от ________________________________

                                     ________________________________
                                                                             
                                      (Ф. И. О. заявителя полностью)                    

                                    __________________________________

                                    __________________________________
                                                                      
                                      (адрес по прописке, телефон)                     

                                    __________________________________



                              ЗАЯВЛЕНИЕ

                               

Прошу выдать архивную копию _________________________________________

______________________________________________________________________
    (указать точное название документа, его дату и номер, название    
                             организации,                             
______________________________________________________________________
          создавшей документ, количество экземпляров копий)           

______________________________________________________________________


______________________________________________________________________


К заявлению прилагаю _________________________________________________

______________________________________________________________________

Дата                                                          Подпись  



                                     Приложение №4
                                     к Административному регламенту


     Блок-схема последовательности административных процедур при      
   предоставлении муниципальной услуги по выдаче архивных справок,    
            архивных выписок и архивных копий документов.             



                        --------------------------
                        |    Прием заявления     | 
                        --------------------------
                                    |
                                    V
                        --------------------------
                        | Анализ представленных  |
                        |       документов       |  
                        --------------------------
                                     |
                                     V
       -------------------------------------------------------------------
       | Принятие решения о регистрации (отказе в регистрации) заявления |
       -------------------------------------------------------------------
                |                        |                           |
                V                        V                           V
------------------------------  ----------------------------   --------------------------
|Подготовка архивной справки,|  | Направление              |   | Подготовка уведомления  |
|архивной выписки,           |  | заявления на исполнение  |   | об отказе в регистрации |
|архивной копии документов   |  | в другие организации     |   | заявления               |
------------------------------  | и уведомления заявителю  |   --------------------------
             |                  | о переадресации          |                |
             V                  | заявления                |                V
------------------------------  ----------------------------   ---------------------------
|Направление (выдача)        |                                 | Направление уведомления  |
|архивной справки,           |                                 | об отказе в регистрации  |
|архивной выписки,           |                                 | заявления                | 
|архивной копии документов   |                                 ---------------------------
------------------------------