|
Расширенный поиск
Постановление Губернатора Хабаровского края от 19.06.2007 № 89Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел. 7.1. Составление номенклатуры дел 7.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в исполнительных органах государственной власти края, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 7.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об исполнительном органе государственной власти края и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности исполнительного органа государственной власти края, их виды, состав и содержание. 7.1.3. В исполнительных органах государственной власти края составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел исполнительного органа государственной власти края (приложение N 13). 7.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения исполнительного органа государственной власти края ежегодно составляется (не позднее 15 ноября текущего года на следующий год) сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом исполнительного органа государственной власти края и службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ исполнительного органа государственной власти края. 7.1.5. Сводная номенклатура дел исполнительного органа государственной власти края составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи государственного архива края. 7.1.6. Сводная номенклатура дел исполнительного органа государственной власти края подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем исполнительного органа государственной власти края. Не реже одного раза в 5 лет сводная номенклатура дел представляется для рассмотрения научным экспертно-методическим советом (далее - НЭМС) государственного архива края с последующим представлением (при необходимости) экспертно-проверочной методической комиссии (далее - ЭПМК) управления по делам архивов Правительства края для согласования. 7.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения исполнительного органа государственной власти края получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. Полнотекстовый электронный вариант номенклатуры дел может быть выставлен на сервере для общего пользования. 7.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй - используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий - передается в государственный архив края, с которым согласовывалась номенклатура дел. Четвертый - в виде выписок тиражируется для структурных подразделений. 7.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года. 7.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры исполнительного органа государственной власти края. 7.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти края являются названия структурных подразделений либо направлений деятельности. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой исполнительного органа государственной власти края. 7.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы исполнительного органа государственной власти края. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 7.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в исполнительном органе государственной власти края цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где: 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований исполнительных органов государственной власти края и учреждений. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название исполнительного органа государственной власти края или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а после него в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например: Документы (планы, списки, доклады, информация) о проведении семинаров, конференций по вопросам организации делопроизводства, архивного дела В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Например: Переписка с муниципальными архивными учреждениями края о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например: Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: Переписка с Дальневосточной академией государственной службы по вопросам подготовки кадров При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например: Переписка с главами муниципальных районов, городских округов края по вопросам социальной защиты населения Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. Например: Переписка с администрацией г. Хабаровска о подготовке к зимнему сезону 2007/2008 года В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (год, квартал), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: Годовые планы работы подведомственных учреждений Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, например: - законодательные акты и иные нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти; - постановления и распоряжения Губернатора и Правительства края; - нормативные правовые акты исполнительного органа государственной власти края; - распорядительные документы исполнительного органа государственной власти края; - протоколы заседаний коллегии, комиссий, штабов, совещаний при руководителях и документы к ним; - планы; - отчеты; - справочные документы, переписка; - вспомогательные, регистрационные журналы, картотеки и т.д. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел. В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой исполнительный орган государственной власти края для продолжения и др. 7.1.14. Если в течение года в исполнительном органе государственной власти края возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера. 7.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел ответственным за делопроизводство делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 7.2. Формирование и оформление дел 7.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 7.2.2. Дела формируются в исполнительном органе государственной власти края специалистами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. 7.2.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ. 7.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: - помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; - группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; - раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; - помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; - в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; - по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д. 7.2.5. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и края. Все документы (отчеты, информация) об исполнении постановлений, распоряжений Губернатора края, Правительства края, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на это постановление (распоряжение) дело. Если дело не заводилось, то документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа. Документы коллегий допускается группировать в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Ведение личных дел государственных гражданских служащих осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации". Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы исполнительного органа государственной власти края и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 7.2.6. Дела исполнительного органа государственной власти края подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива исполнительного органа государственной власти края. 7.2.7. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 14); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 15); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 16); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 7.2.8. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование исполнительного органа государственной власти края указывается полностью, в именительном падеже, приводится официально принятое сокращенное наименование после полного наименования в скобках; наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел исполнительного органа государственной власти края; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти края; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности исполнительного органа государственной власти края, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для проставления архивного шифра и наименования государственного архива края, в который будут передаваться дела. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых в нем документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. Наименования фондообразователя может проставляться на обложке штампом. 7.2.9. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись документов дела составляется в обязательном порядке в делах: - приказы руководителя исполнительного органа государственной власти края по основной деятельности и документы к ним; - приказы руководителя исполнительного органа государственной власти края по личному составу; - личные дела уволенных сотрудников. Необходимость составления внутренней описи документов на другие дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в исполнительном органе государственной власти края. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. 7.2.10. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 7.3. Организация оперативного хранения документов 7.3.1. С момента заведения и до передачи в архив исполнительного органа государственной власти края дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах, располагаются вертикально корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив исполнительного органа государственной власти края. 7.3.2. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя исполнительного органа государственной власти края или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя исполнительного органа государственной власти края с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. 8. Порядок передачи документов на хранение в архив Документы исполнительного органа государственной власти края являются краевой государственной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в установленном порядке подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в государственный архив края как часть Архивного фонда Российской Федерации. Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к краевой государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение исполнительный орган государственной власти края образует архив. Подготовка документов к передаче на хранение в архив исполнительного органа государственной власти края включает работу службы ДОУ и лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел. 8.1. Экспертиза ценности документов 8.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. 8.1.2. Экспертиза ценности документов в исполнительном органе государственной власти края на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив исполнительного органа государственной власти края. 8.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в исполнительном органе государственной власти края создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК). 8.1.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяется положением, которое утверждается руководителем исполнительного органа государственной власти края. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с государственным архивом края. 8.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти края непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК, под непосредственным методическим руководством архива исполнительного органа государственной власти края. 8.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив исполнительного органа государственной власти края; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. 8.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти края путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК исполнительного органа государственной власти края. 8.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. 8.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. 8.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. 8.1.11. В исполнительном органе государственной власти края в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива исполнительного органа государственной власти края. По этим описям документы сдаются в архив исполнительного органа государственной власти края. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел исполнительного органа государственной власти края, которую готовит архив исполнительного органа государственной власти края и по которой он сдает дела на постоянное хранение в государственный архив края. 8.1.12. Описи дел составляются по установленной форме (приложения N 17, 18) и представляются в архив исполнительного органа государственной власти края не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве. При первичной передаче документов на государственное хранение описи дел должны иметь титульный лист, историческую справку, предисловие, список сокращенных слов. 8.1.13. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела. 8.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: - каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; - порядок нумерации дел в описи валовый; - графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; - при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); - графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. 8.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера). 8.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения. 8.1.17. Опись дел структурного подразделения исполнительного органа государственной власти края составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив исполнительного органа государственной власти края, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. 8.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 19) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК исполнительного органа государственной власти края одновременно. Согласованные ЭК исполнительного органа государственной власти края акты утверждаются руководителем исполнительного органа государственной власти края только после утверждения ЭПМК управления по делам архивов Правительства края описей дел постоянного хранения. После этого исполнительный орган государственной власти края имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком. 8.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего исполнительного органа государственной власти края. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. 8.2. Подготовка и передача документов в архив 8.2.1. В архив исполнительного органа государственной власти края передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел. 8.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив исполнительного органа государственной власти края не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. 8.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив исполнительного органа государственной власти края, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 8.2.4. Передача дел в архив исполнительного органа государственной власти края осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ. 8.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив исполнительного органа государственной власти края сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел исполнительного органа государственной власти края. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. 8.2.6. Прием каждого дела производится работником исполнительного органа государственной власти края, ответственным за архив, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом исполнительного органа государственной власти края и лица, передавшего дела. Вместе с делами в архив исполнительного органа государственной власти края передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись. 8.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения исполнительного органа государственной власти края лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив исполнительного органа государственной власти края независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. 8.2.8. Историческая справка (приложение N 20) дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций структурного подразделения исполнительного органа государственной власти края и т.д. Историческая справка подписывается составителем и лицом, ответственным за делопроизводство и архив. Приложение N 1 к подпункту 3.2.4 Проект ¦ Губернатор Хабаровского края ¦ ¦ ПОСТАНОВЛЕНИЕ не ¦ менее ¦ 7 см ¦ ¦ \/ ¦ Об Основных направлениях \/ реализации государственной 1 инт. в политики в области здорового режиме питания жителей Хабаровского "точно" края на 2007 - 2010 годы для ПЭВМ /\ ¦ правое поле 1,25 12 мм <--- см ¦ <-->В целях реализации Концепции государственной \/ политики в области здорового питания населения 1 инт. Российской Федерации на период до 2010 года, в режиме утвержденной постановлением Правительства Российской "одинар- Федерации от 09 августа 2005 г. N 917, и ный" осуществления профилактических мероприятий, для ПЭВМ направленных на здоровое и безопасное питание /\ жителей края, охрану их здоровья и улучшение ¦ структуры питания, ПОСТАНОВЛЯЮ: ---------> 1. Утвердить прилагаемые: левое поле Основные направления реализации государственной 35 мм политики в области здорового питания жителей Хабаровского края на 2007 - 2010 годы; Мероприятия по реализации Основных направлений государственной политики в области здорового питания жителей Хабаровского края на 2007 - 2010 годы. 2. Главам городских округов и муниципальных районов края при осуществлении социально-экономической политики принять меры по насыщению рынка продовольственных товаров поваренной пищевой йодированной солью и снабжению детских дошкольных, образовательных, образовательно-оздоровительных и санаторно-оздоровительных учреждений продуктами питания, обогащенными йодом, другими микроэлементами, витаминами. (Далее текст не приводится) ¦ \/ 4 инт. в режиме "одинарный" для ПЭВМ /\ ¦ Губернатор В.И. Ишаев Образец оформления проекта постановления нижнее поле не менее 20 мм /\ ¦ Приложение N 2 к подпункту 3.2.4 Проект ¦ Губернатор Хабаровского края ¦ ¦ РАСПОРЯЖЕНИЕ не ¦ менее ¦ 7 см ¦ ¦ \/ ¦ О выдаче Сертификата \/ законопослушного 1 инт. в налогоплательщика режиме Хабаровского края "точно" для ПЭВМ /\ ¦ 1,25 ¦ см \/ <-->За своевременную и полную уплату налогов, 1 инт. сборов и других обязательных платежей в бюджеты всех в режиме уровней и государственные внебюджетные фонды, на "одинар- основании решения Совета по взаимодействию ный" финансовых, налоговых органов, органов федерального для ПЭВМ казначейства и других органов, осуществляющих /\ контроль за поступлением доходов в бюджет, от 07 июня ¦ 2006 г. N 1: 1. Выдать Сертификат законопослушного ---------> налогоплательщика Хабаровского края сроком на два левое поле года филиалу Банка внешней торговли (открытое 35 мм акционерное общество "Внешторгбанк") в г. Хабаровске (Воробьев В.В.). (Далее текст не приводится) правое поле 12 мм <--- ¦ \/ 4 инт. в режиме "одинарный" для ПЭВМ /\ ¦ Губернатор В.И. Ишаев Образец оформления проекта распоряжения нижнее поле не менее 20 мм /\ ¦ Приложение N 3 к подпункту 3.2.9 ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта постановления Губернатора Хабаровского края "______________________________________________________" (название проекта) СОГЛАСОВАНО -------------------------------T------------T-------T------------¬ ¦ Должность руководителя ¦ Подпись и ¦ И.О. ¦ Дата ¦ ¦ ¦ дата ¦Фамилия¦поступления ¦ ¦ ¦согласования¦ ¦ на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦согласование¦ L------------------------------+------------+-------+------------- Вице-губернатор края Первый заместитель Председателя Правительства края по экономическим вопросам Первый заместитель Председателя Правительства края по вопросам строительства и топливно-энергетического комплекса Заместитель Председателя Правительства края - руководитель аппарата Губернатора и Правительства края Заместитель Председателя Правительства края - министр __________ края Заместитель Председателя Правительства края - министр _________ края Министр __________ края Начальник главного государственно-правового управления Губернатора и Правительства края Управляющий делами Губернатора и Правительства края - министр Руководитель Дальневосточного территориального управления Руководитель Фамилия, имя, отчество, телефон исполнителя Приложение N 4 к подпункту 3.3.2.1.3 -----¬ ¦Герб¦ ¦края¦ L----- Правительство Хабаровского края УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРИКАЗ 04.07.2005 N 44 г. Хабаровск Об усилении контроля за состоянием пожарной безопасности архивных учреждений В соответствии с приказом Росархива от 26 июня 2005 г. N 13 "О пожаре в государственном архиве Оренбургской области" проведен анализ обеспечения сохранности документов в архивных учреждениях Хабаровского края. В ряде случаев установлены неудовлетворительные условия хранения документов. В связи с вышеизложенным ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Руководителям архивных учреждений края: 1.1. Усилить внимание к вопросам пожарной безопасности архивных учреждений, повысить персональную ответственность за соблюдение Правил пожарной безопасности для государственных архивов, утвержденных Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 20 апреля 1987 г. Принять дополнительные меры по организации выполнения предписаний органов государственного пожарного надзора ГПС МЧС России. 1.2. До 01 октября 2005 г. разработать и согласовать с руководителями подразделений государственного пожарного надзора план мероприятий по укреплению мер пожарной безопасности архивных учреждений на 2006 год. 1.3. До 01 ноября 2005 г. представить в управление по делам архивов Правительства Хабаровского края: (Далее текст не приводится) Начальник управления личная подпись Т.А. Шевчик Образец оформления приказа Приложение N 5 к подпункту 3.3.2.3.7 -----¬ ¦Герб¦ ¦края¦ L----- Правительство Хабаровского края УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРОТОКОЛ 04.05.2005 N 2 г. Хабаровск заседания коллегии управления по делам архивов Председатель: Шевчик Т.А. Секретарь: Федосеева О.А. Присутствовали: члены коллегии: Белякова Л.В., Губова Н.И., Дементьева Л.И., Дорохов А.Л., Иванова О.И., Люсая Л.И., Святенькая Т.А., Сорокина В.С. приглашенные - 20 человек (список прилагается). ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. Об итогах работы архивных учреждений края за 2006 год и... Докладчик: Шевчик Т.А. - начальник управления... 2. О... 1. СЛУШАЛИ: Шевчик Т.А. - текст доклада прилагается. ВЫСТУПИЛИ: 1. Иванов М.И. - краткая запись выступления. 2. Петров Н.И. - краткая запись выступления. РЕШИЛИ: 1. Одобрить... 2.... 2. СЛУШАЛИ: В таком же порядке записывается ход обсуждения и принятое решение по второму вопросу повестки дня. ВЫСТУПИЛИ: РЕШИЛИ: Председатель личная подпись Т.А. Шевчик Секретарь личная подпись О.А. Федосеева Образец оформления протокола Приложение N 6 к подпункту 3.3.2.4.3 -----¬ ¦Герб¦ ¦края¦ L----- МИНИСТЕРСТВО Начальнику управления ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ по делам архивов Правительства И ВНЕШНИХ СВЯЗЕЙ Хабаровского края Хабаровского края Т.А. Шевчик Муравьева-Амурского ул., д. 19, г. Хабаровск, 680002 Тел. (4212) 32-97-39. Факс (4212) 32-22-53 E-mail: [email protected] 05.06.2005 N 21/04-834 На N ______ от ___________ г. Хабаровск О проведении аттестации рабочих мест по условиям труда В соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации работодатель обязан обеспечить проведение аттестации рабочих мест по условиям труда с последующей сертификацией работ по охране труда в организации. В целях безусловного выполнения распоряжения Губернатора Хабаровского края от 18 октября 2004 г. N 72-р "О проведении аттестации рабочих мест по условиям труда" Вам необходимо создать аттестационную комиссию организации и направить лицо, ответственное за проведение аттестации, на инструктивное совещание, которое состоится 25 июля 2005 г. в 14.00 ч в министерстве экономического развития и внешних связей Хабаровского края по ул. Муравьева-Амурского, 19, каб. 401. Заместитель Председателя Правительства края - министр личная подпись А.Б. Левинталь Образец оформления письма Приложение N 7 к пункту 3.4 СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа. Приложение N 8 к пункту 3.4 СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 20 73 88 10 ¦<----->¦<---------------->¦ ¦<------------------>¦<->¦ ----------------------------------------------------------¬--- /\ ¦ ¦/\ 3 ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ----¦ -----------------------T-T--------------------¬ ¦ ¦ /\ ¦ /\ ¦01 02 ¦ ¦ 16 19 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 17 ¦ ¦ 03 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----+------------------+ +--------------------+ ¦ ¦ 51 ¦ ¦ ¦08 09 10 ¦ ¦ 15 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦04 05 06 07 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ +------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ /\ ¦ ¦11 12 ¦ ¦ 17 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦13 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 22 ¦ ¦ ¦14 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ +------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ /\ ¦ ¦18 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 18 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ +------------------+-+--------------------+ ¦ ¦297 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦20 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ +-----------------------------------------+ ¦ ¦ /\ ¦ ¦21 22 25 ¦ ¦ ¦ 20 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ +-----------------------------------------+ ¦ ¦ /\ ¦ ¦23 24 26 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦27 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 40 ¦ ¦ ----+-----------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ /\ ¦28 30 29 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 16 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ ----L------------------------------------------ ¦ ¦ /\ ¦ ¦ ¦ 20 ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦\/ ----L--------------------------------------------------------- ¦ 210 ¦ ¦<--------------------------------------------------->¦ Расположение реквизитов и границы зон на угловом бланке формата А4 20 10 ¦<----->¦ ¦<->¦ ----------------------------------------------------------¬--- /\ ¦ ¦/\ 3 ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ----¦ ----------------------------------------------¬ ¦ ¦ /\ ¦ /\ ¦01 02 03 16 19 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 17 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----+-----------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ /\ ¦08 09 10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 20 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 73 ¦ ¦ ¦ ¦04 05 06 07 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----+-----------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ /\ ¦11 12 15 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----+-----------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦13 14 ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ +-----------------------------------------+ ¦ ¦ /\ ¦ ¦18 17 ¦ ¦ ¦ 18 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦297 ----¦ +-----------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦20 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ +-----------------------------------------+ ¦ ¦ /\ ¦ ¦21 22 25 ¦ ¦ ¦ 20 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ +-----------------------------------------+ ¦ ¦ /\ ¦ ¦23 24 26 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦27 ¦ ¦ ¦ 40 ¦ ¦ --- +-----------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ /\ ¦28 30 29 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 16 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ --- L------------------------------------------ ¦ ¦ /\ ¦ ¦ ¦ 20 ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦\/ ----L--------------------------------------------------------- ¦ 210 ¦ ¦<--------------------------------------------------->¦ Расположение реквизитов и границы зон на продольном бланке формата А4 Приложение N 9 к подпункту 3.4.13 ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ АКТЫ (проверок и ревизий, экспертизы, приема законченных строительством объектов, передачи дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий, уничтожения гербовых бланков). ЗАДАНИЯ (на проектирование, капитальное строительство, проведение научно-исследовательских работ, технические и др.). ИНСТРУКЦИИ, ПРАВИЛА (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и др.). НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.д.). ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.). ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем, предприятий, на которые распространяются определенные льготы, и т.д.). ПЛАНЫ (производственные, научно-исследовательских работ, поставок продукции, распределения продукции, доходов, работы коллегии, ученого совета). ПОЛОЖЕНИЯ (об организации, структурном подразделении, премировании и т.д.). ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий, командировок и др.). РАСЦЕНКИ (на производство работ и т.д.). СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления, зданий, проведение мероприятий, капитальное строительство и т.д.). СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ. ТАРИФНЫЕ СТАВКИ. УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ. ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним. Приложение N 10 к подпункту 3.4.21 ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ документов, подлежащих заверению гербовой печатью АКТЫ (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.). АРХИВНЫЕ СПРАВКИ. АРХИВНЫЕ КОПИИ. ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в судах и т.д.). ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, производстве работ, об аренде помещений и т.д.). ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, капитальное строительство, технические и т.д.). ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ. ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.). ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ. КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ. НОРМЫ РАСХОДА. ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право свершения финансово-хозяйственных операций. ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ХОДАТАЙСТВА (о награждении). ПИСЬМА (гарантийные, об изготовлении печатей и штампов). ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные). ПОЛОЖЕНИЯ об организациях. РЕЕСТРЫ (чеков, бюджетных поручений), представляемые в банк. СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления, на калькуляцию к договору и т.д.). СОГЛАШЕНИЯ. СПРАВКИ (лимитные, о выплате страховых сумм, об использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.). СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.). ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ. УДОСТОВЕРЕНИЯ. УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ. ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ. ПЕРЕЧЕНЬ документов, подлежащих заверению простой печатью ВЫПИСКИ ИЗ ПРОТОКОЛОВ. ДОКУМЕНТЫ и их копии для формирования личных дел работников исполнительного органа государственной власти края в соответствии с законодательством о государственной гражданской службе и Трудовым кодексом Российской Федерации (анкеты, послужные списки, копии документов об образовании и др.). ДОКУМЕНТЫ и их копии кандидатов на участие в конкурсах на замещение вакантных должностей и для включения в кадровый резерв на гражданской службе Хабаровского края. ДОКУМЕНТЫ по вопросам награждения государственными наградами Российской Федерации, оформляемые в соответствии с требованиями федерального и краевого законодательства (наградные листы, учетные карточки награжденных, запросы и т.д.). ДОКУМЕНТЫ по вопросам прохождения государственной гражданской службы работников исполнительного органа государственной власти края (аттестационные листы, экзаменационные листы и т.д.). ДОКУМЕНТЫ работников исполнительного органа государственной власти края для оформления загранпаспорта. КОПИИ ДОКУМЕНТОВ для удостоверения их соответствия подлинникам. КОПИИ приказов, распоряжений руководителя исполнительного органа государственной власти края (выписки из них), выдаваемые учреждениям и гражданам. СПРАВКИ о налоге на доходы физических лиц. СПРАВКИ (с места работы, о прохождении государственной службы). ИНЫЕ ДОКУМЕНТЫ и их копии, требующие удостоверения их подлинности. Приложение N 11 к подпункту 4.3.1 ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ 1. Письма, присланные для сведения. 2. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестки дня. 3. Сводки и информация, присланные в копиях для сведения. 4. Учебные планы, программы. 5. Рекламные извещения, проспекты, каталоги выставок, плакаты, программы конференций, совещаний. 6. Поздравительные телеграммы и письма, пригласительные билеты. 7. Бухгалтерские документы (передаются в финансово-хозяйственный отдел). 8. Печатные издания (брошюры, книги, бюллетени, журналы и т.д.). 9. Формы статистической отчетности. Приложение N 12 к подпункту 4.3.1 --------------------------------¬ ¦ УПРАВЛЕНИЕ ¦ ¦ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ¦ ¦ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ¦ Размер регистрационного штампа ¦ ¦ не более 19 x 41 мм ¦Входящий N ____________________¦ ¦"____" ______________ ______ г.¦ L-------------------------------- Образец регистрационного штампа Приложение N 13 к подпункту 7.1.3 Правительство УТВЕРЖДАЮ Хабаровского края Начальник управления УПРАВЛЕНИЕ личная подпись Т.А. Шевчик ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ дата НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 00.00.0000 N ______________ г. Хабаровск На ___________ год -------T----------------T-----------T-----------------T----------¬ ¦Индекс¦ Заголовок дела ¦Количество ¦ Срок хранения ¦Примечание¦ ¦ дела ¦ (тома, части) ¦дел (томов,¦ дела (тома, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ частей) ¦части) и N статей¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ по перечню ¦ ¦ +------+----------------+-----------+-----------------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +------+----------------+-----------+-----------------+----------+ ¦ Название раздела ¦ +------T----------------T-----------T-----------------T----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L------+----------------+-----------+-----------------+----------- Ответственный за делопроизводство, ведущий специалист управления личная подпись расшифровка подписи дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК управления по Протокол ЭПМК управления по делам архивов Правительства делам архивов Правительства Хабаровского края Хабаровского края от N от N Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году в ___________________________________________________________ (наименование исполнительного органа государственной власти края) ------------------------------------T-----T----------------------¬ ¦ По срокам хранения ¦Всего¦ в том числе ¦ ¦ ¦ +-----------T----------+ ¦ ¦ ¦переходящих¦с отметкой¦ ¦ ¦ ¦ ¦ "ЭПК" ¦ +-----------------------------------+-----+-----------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ +-----------------------------------+-----+-----------+----------+ ¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦ +-----------------------------------+-----+-----------+----------+ ¦Временного (свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦ +-----------------------------------+-----+-----------+----------+ ¦Временного (до 10 лет включительно)¦ ¦ ¦ ¦ +-----------------------------------+-----+-----------+----------+ ¦Итого ¦ ¦ ¦ ¦ L-----------------------------------+-----+-----------+----------- Ответственный за делопроизводство, ведущий специалист управления личная подпись расшифровка подписи дата Формат А4 (210 x 297 мм) Форма номенклатуры дел Приложение N 14 к подпункту 7.2.7 -----------------------¬ _________________________________________ ¦Ф. N _________________¦ ¦Оп. N ________________¦ _________________________________________ ¦Д. N _________________¦ L----------------------- _________________________________________ __________________________________________________________________ (наименование архива) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ (наименование учреждения) ДЕЛО N _________ ТОМ N _______ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ (заголовок дела) __________________________________________________________________ (дата) На _____________ лист Хранить _____________ ---------------¬ ¦Ф. N _________¦ ¦Оп. N ________¦ ¦Д. N _________¦ L--------------- Формат С4 (230 x 320 мм) Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения Приложение N 15 к подпункту 7.2.7 Лист-заверитель дела N ________ В деле подшито и пронумеровано __________________________ лист(ов) (цифрами и прописью) в том числе: литерные листы ____________________________ пропущенные номера ________________________ + листов внутренней описи _________________ ---------------------------------------T-------------------------¬ ¦ Особенности физического состояния ¦ Номера листов ¦ ¦ и формирования дела ¦ ¦ +--------------------------------------+-------------------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ +--------------------------------------+-------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L--------------------------------------+-------------------------- __________________________________________________________________ (должность, подпись, расшифровка подписи, дата) Формат А4 (210 x 297 мм) Форма листа-заверителя дела Приложение N 16 к подпункту 7.2.7 ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела N _____________________ -----T---------T---------T----------------T-----------T----------¬ ¦ N ¦ Индекс ¦ Дата ¦ Заголовок ¦ Номера ¦Примечание¦ ¦п/п ¦документа¦документа¦ документа ¦листов дела¦ ¦ +----+---------+---------+----------------+-----------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ +----+---------+---------+----------------+-----------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L----+---------+---------+----------------+-----------+----------- Итого _________________________________________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи _______________________________ (цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись подпись расшифровка подписи дата Формат А4 (210 x 297 мм) Форма внутренней описи документов дела Приложение N 17 к подпункту 8.1.12 Управление по делам архивов УТВЕРЖДАЮ Правительства Хабаровского края Начальник управления Фонд N личная подпись Т.А. Шевчик ОПИСЬ N 1 дата дел постоянного хранения за 2003 год -----T------T--------------------------T-----------T------T------¬ ¦ N ¦Индекс¦ Заголовок дела ¦ Дата дела ¦Коли- ¦Приме-¦ ¦п/п ¦ дела ¦ ¦ ¦чество¦чание ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦листов¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦в деле¦ ¦ +----+------+--------------------------+-----------+------+------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ L----+------+--------------------------+-----------+------+------- 125. 1-1 Постановления, 2003 год 19 распоряжения Губернатора Хабаровского края в области архивного дела 126. 1-2 Приказы N 1 - 25 08 января - 81 начальника управления по 29 декабря основной деятельности и 2003 г. документы к ним ... 129. 1-6 Документы (информация, 2003 год 41 справки, указания) о проведении комплексной проверки состояния делопроизводства... ... В данный раздел описи внесено 14 (четырнадцать) дел с N 125 по N 138. Ответственный за делопроизводство, ведущий специалист управления личная подпись Л.А. Панченко дата УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПМК управления по Протокол ЭК управления по делам архивов Правительства делам архивов Правительства Хабаровского края Хабаровского края от N от N Формат А4 (210 x 297 мм) Форма описи дел постоянного хранения Приложение N 18 к подпункту 8.1.12 Управление по делам архивов УТВЕРЖДАЮ Правительства Хабаровского края Начальник управления Фонд N личная подпись Т.А. Шевчик ОПИСЬ N 2 дата дел по личному составу за 2003 год ----T------T---------------------------T-----------T------T------¬ ¦ N ¦Индекс¦ Заголовок дела ¦ Дата дела ¦Коли- ¦Приме-¦ ¦п/п¦ дела ¦ ¦ ¦чество¦чание ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦листов¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦в деле¦ ¦ +---+------+---------------------------+-----------+------+------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ L---+------+---------------------------+-----------+------+------- 14. 10-2 Приказы N 1 - 25 начальника 29 января - 128 управления по личному 26 декабря составу 2003 г. 15. 9-10 Лицевые счета работников 2003 год 12 управления ... В данный раздел описи внесено 6 (шесть) дел с N 14 по N 19. Ответственный за делопроизводство, ведущий специалист управления личная подпись Л.А. Панченко дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол НЭМС Протокол ЭК управления по государственного архива делам архивов Правительства Хабаровского края Хабаровского края от N от N Формат А4 (210 x 297 мм) Форма описи дел по личному составу Приложение N 19 к подпункту 8.1.18 Правительство УТВЕРЖДАЮ Хабаровского края Начальник управления УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ личная подпись Т.А. Шевчик дата АКТ 00.00.0000 N 0 г. Хабаровск О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению На основании Перечня управленческих документов, образующихся в _________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М.2000) __________________________________________________________________ указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N _____________ (название фонда) ----T----------T--------T-------T-------T-------T---------T------¬ ¦ N ¦Заголовок ¦ Дата ¦Номера ¦Индекс ¦Коли- ¦ Сроки ¦Приме-¦ ¦п/п¦ дела или ¦дела или¦описей ¦дела ¦чество ¦хранения ¦чание ¦ ¦ ¦групповой ¦крайние ¦(номен-¦(тома, ¦дел ¦ дела ¦ ¦ ¦ ¦заголовок ¦даты дел¦клатур)¦части) ¦(томов,¦ (тома, ¦ ¦ ¦ ¦ дел ¦ ¦за годы¦по ¦частей)¦части) и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦номенк-¦ ¦ номера ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦латуре ¦ ¦статей по¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦или ¦ ¦ перечню ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦номер ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦дела по¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦описи ¦ ¦ ¦ ¦ +---+----------+--------+-------+-------+-------+---------+------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ +---+----------+--------+-------+-------+-------+---------+------+ ¦1. ¦Приказы по¦2000 - ¦ ¦1 - 7 ¦ 3 ¦5 лет ¦ ¦ ¦ ¦админист- ¦2001 гг.¦ ¦ ¦ ¦ст. 6в ТУ¦ ¦ ¦ ¦ративно- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦хозяйст- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦венным ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦вопросам ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+----------+--------+-------+-------+-------+---------+------+ ¦2. ¦Проекты ¦2003 - ¦ ¦1 - 9 ¦ 6 ¦1 год ¦ ¦ ¦ ¦приказов ¦2004 гг.¦ ¦ ¦ ¦ст. 7 ТУ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦...¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L---+----------+--------+-------+-------+-------+---------+------- Итого ____________________________ дел за ___________________ годы (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за ______ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПМК управления по делам архивов Правительства Хабаровского края (протокол от __________ N ______). Наименование должности лица, проводившего экспертизу личная подпись расшифровка подписи дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК от _______________ N __________ Документы в количестве ______________________________________ дел, (цифрами и прописью) весом _____________ кг сданы в ___________________________________ (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________________ N ___________________________ Наименование должности работника управления, сдавшего документы личная подпись расшифровка подписи дата Изменения в учетные документы внесены. Наименование должности работника управления, внесшего изменения в учетные документы личная подпись расшифровка подписи дата Формат А4 (210 x 297 мм) Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Приложение N 20 к подпункту 8.2.8 СТРУКТУРА ИСТОРИЧЕСКОЙ СПРАВКИ О ФОНДООБРАЗОВАТЕЛЕ И ФОНДЕ 1. История фондообразователя: - распорядительные акты о создании, преобразовании и ликвидации организации; - крайние даты деятельности организации; - задачи и функции организации, их изменения; - масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций; - место организации в системе государственного аппарата, хозяйственной или общественно-культурной жизни; - изменения в названии и подчиненности организации; - структура организации и ее изменения. 2. История фонда: - количество дел в фонде и крайние даты дел фонда; - время поступления фонда в ведомственный архив; - изменения в составе и объеме фонда и их причины; - указание даты первой передачи документов на государственное хранение; - место передачи; - степень сохранности документов. 3. Характеристика документов фонда: - обобщенная характеристика фонда как по разновидности документов, так и по их содержанию, наличие документов, выходящих за хронологические границы фонда; - научно-справочный аппарат к фонду; - использование документов фонда (в каких целях). Справка печатается в четырех экземплярах: три передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда, один хранится в деле фонда в ведомственном архиве. В дальнейшем дополнения фиксируются во всех экземплярах справки. ------------------------------------------------------------------ Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Ноябрь
|
