Распоряжение Губернатора Приморского края от 09.07.2002 № 352-р

 
                     ГУБЕРНАТОР ПРИМОРСКОГО КРАЯ

                             РАСПОРЯЖЕНИЕ

                9.07.2002    г. Владивосток   N 352-р

                        ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА
                  ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ЛИЦ, ЗАМЕЩАЮЩИХ
              ГОСУДАРСТВЕННЫЕ ДОЛЖНОСТИ В АДМИНИСТРАЦИИ
                           ПРИМОРСКОГО КРАЯ

     В соответствии с Федеральным законом от 31 июля 1995 г. N  119-ФЗ
"Об  основах  государственной  службы  Российской  Федерации",  Указом
Президента Российской Федерации  от 1  июня 1998 г.  N 640 "О  порядке
ведения   личных  дел   лиц,   замещающих  государственные   должности
Российской Федерации в порядке назначения и государственных должностей
федеральной государственной  службы",  Законом Приморского  края от  4
апреля 1996 г. N 34-КЗ "О государственной службе Приморского края" и в
целях  упорядочения  работы  по ведению  личных  дел  лиц,  замещающих
государственные должности в администрации края,
     Утвердить прилагаемый Порядок ведения личных дел лиц,  замещающих
государственные должности в администрации Приморского края.

Губернатор края          С.М. Дарькин


     Утверждено
     распоряжением
     Губернатора края
     от 09.07.2002 N 352-р

                               ПОРЯДОК
                       ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ЛИЦ,
                 ЗАМЕЩАЮЩИХ ГОСУДАРСТВЕННЫЕ ДОЛЖНОСТИ
                   В АДМИНИСТРАЦИИ ПРИМОРСКОГО КРАЯ

                          1. Общие положения

     1.1. Настоящее  Положение  распространяется  на  лиц,  замещающих
государственные должности в администрации Приморского края.
     1.2. Личное дело  лица, замещающего  государственную должность  в
администрации  Приморского  края,   -  это  совокупность   документов,
содержащих сведения  о  лице, замещающем  государственную должность  в
администрации Приморского края, прохождении им государственной службы.
     1.3. Личные  дела  ведутся должностными  лицами  кадровой  службы
администрации Приморского края, на которых возложена работа по ведению
личных  дел.  Они  несут персональную  ответственность  за  соблюдение
порядка формирования, учета и ведения личных дел.
     1.4. Формирование, учет  и  ведение личных  дел осуществляются  в
соответствии   с   требованиями,  установленными   Указом   Президента
Российской Федерации от 01.06.1998 г. N 640 "О порядке ведения  личных
дел лиц, замещающих  государственные должности Российской Федерации  в
порядке   назначения    и   государственные   должности    федеральной
государственной службы", Законом Приморского  края от 04.04.1996 г.  N
34-КЗ  "О  государственной   службе  Приморского  края"  и   настоящим
Порядком.
     Ведение нескольких личных дел на лицо, замещающее государственную
должность в администрации Приморского края, не допускается.
     1.5. При    переводе    или   поступлении    лица,    замещающего
государственную должность  в администрации Приморского  края на  новое
место  государственной  службы  личное дело  по  официальному  запросу
передается на  новое  место государственной  службы  в соответствии  с
требованиями, установленными настоящим Порядком.
     1.6. Сведения,   содержащиеся    в    личных   делах,    являются
конфиденциальными, за исключением сведений, подлежащих опубликованию в
средствах  массовой  информации  в  соответствии  с  законодательством
Российской Федерации и Приморского края.
     Сбор и  внесение   в   личные  дела   сведений  о   политической,
религиозной принадлежности и частной жизни запрещаются.
     1.7. Лица, замещающие  государственные должности в  администрации
Приморского  края,  должны  быть  ознакомлены  со  всеми   сведениями,
вносимыми в их личные дела, до их внесения. Во всех случаях  уточнения
данных личного  дела, подтверждения  правильности записанных  сведений
указанные лица расписываются в листе ознакомления с личным делом.
     1.8. Ознакомление  лиц,  замещающих государственные  должности  в
администрации Приморского края, с документами их личных дел проводится
должностными лицами  кадровых служб,  на которых  возложена работа  по
ведению личных дел, не реже одного раза в год, а также по просьбе лиц,
замещающих государственные должности  в администрации  края и во  всех
иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

            2. Состав документов, включаемых в личное дело

     2.1. Личное дело  лица, замещающего  государственную должность  в
администрации Приморского края,  оформляется во время издания  приказа
(постановления)  о его  назначении  на  должность (приеме  на  работу)
государственной службы в администрацию Приморского края.
     2.2. Все документы  личного дела  помещаются в  обложку дела,  на
которой проставляется присвоенный ему регистрационный номер.
     В целях  обеспечения сохранности  личных  дел их  регистрируют  в
книге (журнале) учета личных дел по стандартной форме.
     2.3. Первоначально   в   личное  дело   группируются   документы,
оформляемые в процессе приема на работу, а впоследствии - все основные
документы, отражающие трудовую  и иную деятельность лица,  замещающего
государственную должность в администрации Приморского края.  Сведения,
вносимые   в   личное   дело,   должны   подтверждаться   документами,
установленными  законодательством   Российской   Федерации,  а   также
выписками (копиями) из находящихся у лица, замещающего государственную
должность, достоверность которых заверяется в нотариальном порядке или
соответствующей кадровой службой.
     2.4. При первоначальном оформлении личного дела в него включаются
документы в следующей последовательности:
     2.4.1. Анкета по стандартной форме.
     2.4.2. Автобиография.
     2.4.3. Справка из личного дела (краткие сведения о работнике).
     2.4.4. Копии    документов,    подтверждающих    профессиональное
образование, повышение квалификации, наличие ученой степени и  ученого
звания, если таковые имеются.
     2.4.5. Личное    заявление    гражданина   о    поступлении    на
государственную службу.
     2.4.6. Справка  из  органов государственной  налоговой  службы  о
представлении   декларации   о   доходах   и   имуществе   гражданина,
принадлежащем ему  (ей)  на праве  собственности (подается  ежегодно).
Справки о соблюдении  гражданином ограничений, связанных с  замещением
государственной должности в  администрации Приморского края  (подается
ежегодно).
     2.4.7. Медицинское заключение о состоянии здоровья.
     2.4.8. Копии документов  о награждении  государственными и  иными
наградами,  присвоении  почетных званий,  присуждении  государственных
премий, если таковые имеются.
     2.4.9. Экземпляр трудового договора (контракта).
     2.4.10. Копия приказа (постановления, распоряжения) о  назначении
(приеме на работу) на должность государственной службы в администрации
Приморского края.
     2.4.11. Внутренняя  опись документов,  имеющихся  в личном  деле,
согласно стандартной форме.
     2.4.12. Выписка  из  решения  рабочей  группы  по  подготовке   и
проведению конкурсов на замещение вакантных государственных должностей
государственной  службы   в  администрации   Приморского  края   (если
гражданин принят на государственную службу в администрацию Приморского
края по результатам конкурса).
     2.5. В   процессе   трудовой   деятельности   лица,   замещающего
государственную должность в администрации Приморского края, к  личному
делу  приобщаются  документы  в хронологическом  порядке  по  мере  их
поступления:
     2.5.1. Типовой  договор  (контракт)   об  оформлении  допуска   к
государственной  тайне,  если  исполнение  обязанностей  по  должности
государственной службы связано с использованием таких сведений.
     2.5.2. Аттестационные     листы    государственного     служащего
администрации Приморского  края,  прошедшего аттестацию,  и отзывы  на
него.
     2.5.3. Копии приказов (постановлений, распоряжений) о  присвоении
квалификационных разрядов.
     2.5.4. Копии   дипломов,    удостоверений   и   свидетельств    о
дополнительно   полученном    образовании,   повышении    квалификации
(переподготовке), присуждении ученых степеней и званий.
     2.5.5. Копии документов  о  поощрении, наложении  взысканий и  их
снятии.
     2.5.6. Копии  приказов  (постановлений)  о  переводе  на   другую
должность,   об   освобождении   лица  от   замещаемой   должности   в
администрации Приморского края.
     Вместо копии приказа (постановления, распоряжения) в личное  дело
может быть приобщена  выписка из него.  Выписка делается только  после
подписания приказа (постановления, распоряжения), после слова "Выписка
из...  ",   с  указанием  даты   подписания  приказа   (постановления,
распоряжения), его  номера  и заголовка.  Затем  следует нужная  часть
текста, после которой указываются наименование должности руководителя,
подписавшего  подлинник  приказа  (постановления,  распоряжения),  его
инициалы и фамилия (без личной подписи). Заверение выписок из приказов
(постановлений, распоряжений) аналогично заверению копий.
     2.5.7. Информация  о   начале   проверки  достоверности   полноты
сведений, представленных гражданином при назначении на государственную
должность в администрацию Приморского края, а также проверки  сведений
о   соблюдении   лицом,   замещающим   государственную   должность   в
администрации   Приморского  края,   установленных   законодательством
Российской Федерации ограничений, сообщенная ему под расписку.
     2.5.8. Первичные документы  и справка подразделения  федерального
государственного  органа,   организующего   проверку,  о   результатах
проверки достоверности и полноты сведений, представленных  гражданином
при   назначении   на  государственную   должность   в   администрацию
Приморского края,  а  также сведений  о  соблюдении лицом,  замещающим
государственную   должность   в   администрации   Приморского    края,
установленных законодательством Российской Федерации ограничений.
     2.5.9. Данные об  ознакомлении лица, замещающего  государственную
должность в администрации Приморского края, с документами его  личного
дела.
     2.6. В  личное  дело  не  включаются  документы   второстепенного
значения, имеющие временные  (до 10  лет включительно) сроки  хранения
(справки  с  места   жительства,  о  жилищных  условиях,   дубликатные
экземпляры и черновики документов).

            3. Порядок заполнения документов в личном деле

     3.1. Анкета  заполняется   по   стандартной  форме   гражданином,
претендующим на государственную должность в администрации  Приморского
края, собственноручно, разборчиво. На все вопросы даются полные ответы
без  каких-либо  сокращений,  прочерков,  в  строгом  соответствии   с
записями,   которые   содержатся   в   его   личных   документах.    В
предусмотренное  место   анкеты   вклеивается  фотография   гражданина
размером 4 х 6 см.
     3.2. При  заполнении  анкеты  используются  следующие  документы:
паспорт,  трудовая  книжка,  военный  билет  (удостоверение   личности
офицера  запаса),  документ  об  образовании  (диплом,  свидетельство,
аттестат, удостоверение), документы  Высшей аттестационной комиссии  о
присуждении  ученой  степени,  присвоении  ученого  звания  (диплом  и
аттестат), документы об имеющихся изобретениях.
     3.3. Должностное лицо  кадровой службы администрации  Приморского
края, ответственное за ведение личных дел, принимая от поступающего на
государственную  службу в  администрацию  Приморского края  гражданина
анкету,  обязано  проверить  полноту  ее  заполнения  и   правильность
указанных  сведений  в  соответствии  с  предъявляемыми   документами,
заверить анкету печатью, подписью и датой.
     3.4. Автобиография  составляется  гражданином  собственноручно  в
одном экземпляре, в произвольной форме, разборчиво.
     3.5. Все   вносимые  в   личное   дело  изменения   должны   быть
подтверждены  соответствующими документами,  в  том числе  документами
учебных заведений, органов ЗАГСа, паспортно - визовых служб и прочее.
     3.6. Лица, замещающие  государственные должности в  администрации
Приморского  края  должны  (в  месячный  срок)  сообщать  сведения  об
изменениях,  происшедших  в  паспортных,  адресных  данных,   семейном
положении,   данных    об    образовании,   повышении    квалификации,
переподготовке,  постановке и  снятии  с воинского  учета,  присвоении
ученых степеней, званий и других изменениях.

        4. Порядок выдачи личных дел во временное пользование

     4.1. Личные дела могут  выдаваться во временное пользование  лишь
определенным должностным лицам.
     4.2. Перечень  должностных лиц,  допущенных  к работе  с  личными
делами, определяется распоряжением Губернатора края.
     Личные дела   выдаются   во   временное   пользование   указанным
должностным лицам на срок не более одного дня, с обязательной отметкой
в контрольной карточке даты выдачи, кому выдано, расписки в  получении
личного дела, номера телефона  должностного лица, а после  возвращения
личного дела - отметки даты возврата личного дела и расписки в  приеме
личного дела.
     4.3. Для контроля за своевременным возвратом личных дел, выданных
или высланных  во  временное  пользование,  используется   контрольная
карточка по стандартной форме.
     4.4. При   работе  с   личным   делом,  выданным   во   временное
пользование, запрещается  производить какие-либо  исправления в  ранее
сделанных записях,  вносить в  него новые записи,  изымать из  личного
дела  имеющиеся документы  или  вкладывать  в него  новые,  разглашать
содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.
     4.5. Личное   дело   государственного   служащего   администрации
Приморского края на руки ему во временное пользование не выдается.

            5. Обязанности кадровой службы, осуществляющей
                          ведение личных дел

     5.1. В обязанности кадровой службы администрации Приморского края
осуществляющих ведение личных дел, входит:
     обеспечение сохранности и учета личных дел;
     формирование и ведение личных дел;
     проверка соответствия   сведений,   вносимых   в   личное   дело,
документам,    предъявляемым    гражданином   при    поступлении    на
государственную службу в администрацию Приморского края;
     обеспечение конфиденциальности  сведений, содержащихся  в  личных
делах;
     защита персональных   данных  лиц,   замещающих   государственные
должности, в соответствии с трудовым законодательством;
     ознакомление лица,   замещающего  государственную   должность   в
администрации Приморского края, с материалами его личного дела.
     5.2. Должностные лица  кадровой службы администрации  Приморского
края, на которых  возложена работа по ведению  и хранению личных  дел,
могут  привлекаться  к   дисциплинарной  и  иной  ответственности   за
разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах,  и
за иные нарушения порядка ведения личных дел, установленного настоящим
Порядком.

               6. Порядок хранения, проверок личных дел
                        и передачи их в архив

     6.1. Личные  дела  хранятся   в  кадровой  службе   администрации
Приморского края как документы строгой отчетности в сейфах или шкафах.
     6.2. Ежегодно   комиссией,    назначенной   Губернатором    края,
проводится проверка  наличия  и состояния  личных  дел и  составляется
соответствующий акт с указанием выявленных недостатков.
     6.3. Результаты проверки  личных дел отражаются  в акте,  который
утверждает  руководитель   кадровой   службы  исполнительного   органа
государственной власти Приморского края.
     6.4. Личные дела лиц, освобожденных от замещения  государственных
должностей в администрации Приморского края, хранятся в  ведомственном
архиве администрации Приморского  края в течение срока,  определенного
законодательством Российской Федерации.