Постановление Губернатора Владимирской области от 23.01.2006 № 15

 

                  АДМИНИСТРАЦИЯ ВЛАДИМИРСКОЙ ОБЛАСТИ

                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                             ГУБЕРНАТОРА

     23.01.2006                                        N 15


Об  утверждении   Положения    об
управлении  по   документообороту
администрации        Владимирской
области


     В соответствии с пунктом 2 статьи 12 Закона Владимирской  области
от  10.12.2001  N  129-ОЗ  "О  Губернаторе  (главе  администрации)   и
администрации Владимирской области" и Законом Владимирской области  от
27.10.2005 N 152-ОЗ "О структуре  администрации  Владимирской  области
(высшего исполнительного органа  государственной  власти  Владимирской
области)", Указом Губернатора области от 31.10.2005 N 17 "О  структуре
администрации Владимирской области"

                             ПОСТАНОВЛЯЮ:

     1.  Утвердить  Положение  об  управлении   по    документообороту
администрации Владимирской области согласно приложению.

     2. Признать утратившими силу постановления Губернатора области от
11.11.2002  N  562  "Об   утверждении    Положения    об    управлении
делопроизводства  администрации  области",  от  17.12.2002  N  625  "О
внесении изменений в постановление Губернатора области от 11.11.2002 N
562  "Об  утверждении  Положения  об    управлении    делопроизводства
администрации области", от 19.01.2004 N 24  "О  внесении  изменений  и
дополнения в постановление Губернатора области от 11.11.2002 N 562 "Об
утверждении Положения  об  управлении  делопроизводства  администрации
области".

     3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить  на
первого заместителя Губернатора области - госсекретаря Ю.М. Федорова.

     4. Настоящее постановление вступает в  силу  с  01  февраля  2006
года.


     Губернатор области          Н.Виноградов


                                                            Приложение
                                                       к постановлению
                                                   Губернатора области
                                                    от 23.01.2005 N 15

                              ПОЛОЖЕНИЕ
                  об управлении по документообороту
                  администрации Владимирской области

                          1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

     1.1. Управление по документообороту (далее - Управление) является
структурным  подразделением  администрации    Владимирской    области,
исполняющим функции обеспечения деятельности администрации  области  в
организации работы с документами.
     1.2. Управление  функционально  подчиняется  первому  заместителю
Губернатора области - госсекретарю.
     1.3. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией
Российской  Федерации,   федеральными    конституционными    законами,
федеральными законами, указами и распоряжениями Президента  Российской
Федерации, постановлениями и распоряжениями  Правительства  Российской
Федерации,  Уставом  и  законами  Владимирской    области,    указами,
постановлениями  и  распоряжениями    Губернатора    области,    иными
нормативными правовыми актами, а также настоящим Положением.
     1.4.    Управление    в    установленной    сфере    деятельности
взаимодействует  с  территориальными  органами  федеральных    органов
исполнительной  власти,  органами  и   структурными    подразделениями
администрации области, органами местного самоуправления, организациями
различных форм собственности и общественными организациями.
     1.5. Управление хранит гербовую печать администрации  области,  а
также имеет простые  круглые  мастичные  печати  (без  государственной
символики):
     - со своим наименованием;
     - протокольного отдела для удостоверения копий документов;
     - для отметки командировочных удостоверений.

                       2. ПОЛНОМОЧИЯ УПРАВЛЕНИЯ

     2.1. Оформление,  учет  и  хранение  нормативных  правовых  актов
Губернатора области, распоряжений  Губернатора  области,  распоряжений
первого заместителя Губернатора области - госсекретаря.
     2.2.  Организация  документационного  обеспечения  в  органах   и
структурных  подразделениях  администрации  области,    контроль    за
соблюдением единого порядка  работы  с  документами,  в  том  числе  с
документами с пометкой "Для служебного пользования" (ДСП).
     2.3. Организация учета и обеспечение своевременного  рассмотрения
письменных и устных (во  время  приема  граждан  по  личным  вопросам)
обращений граждан, поступающих в администрацию области.

                        3. ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ

     3.1. По оформлению, учету и хранению нормативных правовых  актов,
распоряжений Губернатора  области,  распоряжений  первого  заместителя
Губернатора области - госсекретаря:
     3.1.1.  Организация  работы  по  оформлению,  учету,  корректуре,
регистрации в течение установленного  срока  указов,  постановлений  и
распоряжений Губернатора области и  распоряжений  первого  заместителя
Губернатора области - госсекретаря.
     3.1.2. Создание фонда нормативных правовых  актов  Губернатора  и
администрации области, в том числе в электронном виде.
     3.1.3. Контроль за прохождением и сроками  согласования  проектов
актов Губернатора области.
     3.1.4. Обеспечение учета и хранения законченных делопроизводством
нормативных  правовых  актов  и  распоряжений  Губернатора    области,
распоряжений первого заместителя Губернатора области  -  госсекретаря,
подготовка и сдача их в архив в соответствии с действующими правилами.
     3.1.5. Ведение справочно-информационной и разъяснительной  работы
по оформлению нормативных правовых документов, выдача копий и  выписок
из нормативных правовых актов, хранящихся  в  управлении  и  хранилище
администрации области.
     3.1.6.  Осуществление   своевременной    рассылки    по    списку
заинтересованным  органам  и  структурным   подразделениям,    органам
местного  самоуправления  области,   предприятиям,    учреждениям    и
организациям нормативных правовых актов  на  бумажных  носителях  и  в
электронном виде.
     3.1.7. Направление в Главное контрольное управление Администрации
Президента РФ, отдел Главного управления Министерства  юстиции  РФ  по
ЦФО во Владимирской области,  Парламентскую  библиотеку  РФ,  Главному
федеральному инспектору во Владимирской области аппарата  полномочного
представителя  Президента  РФ  в  ЦФО,    Законодательному    Собранию
Владимирской области, ВРИЦ  "Синтез",  Центр  правительственной  связи
(ЦПС), ООО ЦИТ ГАРАНТ-Владимир, газету "Владимирские ведомости"  копий
принятых Губернатором области указов и постановлений.
     3.1.8. Ведение ежегодной классификации постановлений  Губернатора
области.
     3.1.9.  Обеспечение  взаимодействия  администрации   области    с
Законодательным  Собранием  области  по  оформлению  проектов  законов
Владимирской  области,  вносимых  Губернатором    в    Законодательное
Собрание, и по  передаче  законов  Владимирской  области  на  бумажных
носителях и в электронном виде для официального опубликования в газету
"Владимирские ведомости".
     3.1.10.  Оказание  методической  помощи  сотрудникам  органов   и
структурных подразделений администрации области по вопросам подготовки
проектов законов Владимирской области.
     3.1.11.  Оформление,  учет  и  хранение   протоколов    заседаний
коллегий, совещаний администрации области.
     3.1.12.  Взаимодействие  с  ВРИЦ  "Синтез"  и  ООО  ЦИТ  "ГАРАНТ-
Владимир" по ведению баз данных нормативных правовых актов.

     3.2. По документационному обеспечению деятельности  администрации
области:

     3.2.1. Обеспечение приема, регистрации, рассмотрения  нормативных
правовых актов органов государственной власти РФ, служебных документов
и своевременного направления их на рассмотрение Губернатору области  и
его заместителям.
     3.2.2.  Передача  сотрудникам  администрации  области    входящих
документов  с  резолюциями  руководства  для   исполнения,    отправка
исходящих документов адресатам, формирование исполненных документов  в
дела, ведение учета документов.
     3.2.3.  Обеспечение  оперативного  прохождения  в    органах    и
структурных  подразделениях  администрации    области    всех    видов
документов.
     3.2.4. Технический контроль за сроками исполнения  всех  входящих
документов.
     3.2.5. Контроль за соблюдением требований Инструкции по работе  с
документами в администрации области.
     3.2.6.  Разработка  и   внедрение    нормативных,    методических
документов  по  совершенствованию  документационного  обеспечения    в
органах и структурных подразделениях администрации области.
     3.2.7. Организация  функционирования  автоматизированной  системы
"Документооборот" на базе платформы LOTUS/NOTES.
     Ведение  баз  данных  системы    "Документооборот"    подпрограмм
"Входящие", "Исходящие", "Нормативные правовые документы", "Внутренние
документы", формирование по ним справочно-информационного массива.
     Внесение  предложений   по    доработке    и    совершенствованию
программного обеспечения.
     3.2.8.  Информационно-аналитическое   обеспечение    деятельности
органов и структурных подразделений администрации области в  работе  с
документами  по  их   исполнению.    Систематическое    информирование
должностных лиц по вопросу исполнительской дисциплины.
     3.2.9.  Организация  работы  постоянно  действующей   центральной
экспертной комиссии по подготовке и передаче документов  администрации
области на хранение в архив.
     3.2.10.  Подготовка  сводной  номенклатуры   дел    администрации
области.
     3.2.11.  Комплектование,  обеспечение   сохранности,    учет    и
использование архивного фонда документов администрации области.
     Организация  работы  по  подготовке   и    передаче    документов
постоянного  срока  хранения  в  государственный  архив   Владимирской
области.
     3.2.12.  Контроль  за  правильностью  формирования,    оформления
структурными подразделениями администрации области дел,  прием  их  на
архивное хранение, обеспечение учета и сохранности.
     3.2.13. Организация использования архивных документов.
     3.2.14. Организация актирования и уничтожения документов  и  дел,
сроки хранения которых истекли.
     3.2.15.  Методическое  руководство   службами    делопроизводства
органов и структурных подразделений администрации  области  и  органов
местного самоуправления.
     Координация  работы  по  контролю  за  своевременным  исполнением
документов и обращений граждан с поручениями Губернатора области и его
заместителей органами  и  структурными  подразделениями  администрации
области.
     3.2.16. Проведение в соответствии с планом  работы  администрации
области и по  поручению  первого  заместителя  Губернатора  области  -
госсекретаря  проверок  по  ведению  делопроизводства  в  органах    и
структурных  подразделениях  администрации  области   с    последующим
направлением справок руководителям этих организаций.
     3.2.17. Изучение отечественного и  зарубежного  опыта  в  области
документационного обеспечения, архивного дела и применения современных
информационных технологий для подготовки и обработки документов.
     3.2.18.  Организация  и    проведение    семинаров,    совещаний,
консультаций,    оказание    практической    помощи    по     вопросам
делопроизводства    и    работы    в    автоматизированной     системе
"Документооборот"  на  платформе  LOTUS/NOTES  органам  и  структурным
подразделениям    администрации    области    и    органам    местного
самоуправления.
     3.2.19. Контроль за учетом и использованием бланков администрации
области и бланков должностных лиц администрации области.
     3.2.20.  Организация  автоматизированной  подготовки  документов,
выполнение печатных, копировально-множительных  работ,  ведение  учета
распечатанных и растиражированных документов.
     3.2.21. Организация работы на автоматизированном рабочем месте  с
секретными и совершенно секретными документами.
     3.2.22. Передача и прием  служебных  телеграмм  с  использованием
программно-аппаратного  комплекса  "Автоматизированное  рабочее  место
телеграфиста" (ПАК WinTelex).
     3.2.23. Выполнение  стенограмм  на  основании  звуковых  записей,
произведенных  на  заседаниях  коллегиальных  органов    администрации
области.
     3.2.24.    Компьютерная    верстка    информационно-аналитических
материалов.
     3.2.25.    Оформление    почетных    грамот,      благодарностей,
приветственных адресов администрации области.
     3.2.26.  Разработка  макетов  приглашений,  поздравлений  и    их
распечатка  к  праздничным  и  официальным  мероприятиям,   проводимым
администрацией области.
     3.2.27. Изготовление материалов в виде брошюр,  типовых  бланков,
различных  форм  документов,  регистрационных  карточек,   необходимых
справочников  для  служебного  пользования  сотрудников  администрации
области.
     3.2.28. Заверение копий нормативных правовых актов  администрации
области, служебных документов.
     3.2.29.  Подготовка  проектов  нормативных  актов,   методических
материалов и предложений по  вопросам  документационного  обеспечения,
работы с документами, а также по вопросам архивного дела.
     3.2.30.  Оформление  и  учет    командировочных    удостоверений,
выдаваемых служащим  администрации  области.  Отметка  командировочных
удостоверений сотрудникам сторонних организаций.
     3.2.31. Оформление подписки на периодические издания для аппарата
и структурных подразделений администрации области.

        3.3.  По  организации  учета  и  обеспечению    своевременного
рассмотрения письменных и устных обращений граждан:

     3.3.1. Рассмотрение обращений граждан,  адресованных  Губернатору
области и в администрацию Владимирской области:
     3.3.1.1. Осуществление регистрации, учета и  первичной  обработки
поступивших письменных обращений граждан,  подготовка  материалов  для
рассмотрения Губернатором области  и  его  заместителями  проектов  их
поручений;
     3.3.1.2. Направление заявителям уведомлений о том, кому  поручено
рассмотрение их обращений;
     3.3.1.3. Осуществление контроля  за  своевременным  рассмотрением
обращений граждан, направленных в органы и  структурные  подразделения
администрации области, органы местного самоуправления.
     3.3.2. Организация приема граждан по личным вопросам Губернатором
области,  его  заместителями,  руководителями  органов  и  структурных
подразделений  администрации  области  в  соответствии  с    графиком,
утвержденным Губернатором области.
     3.3.3. Организация приема малообеспеченных граждан по оказанию им
бесплатной юридической помощи юристами администрации области.
     3.3.4.  Организация  временного  хранения  дел  по  рассмотренным
обращениям граждан, формирование архива в соответствии с  утвержденной
номенклатурой дел.
     3.3.5.  Проведение    информационно-аналитической    работы    по
обращениям    граждан    с    использованием    электронной    системы
"Документооборот. Обращения граждан.":
     3.3.5.1. Изучение и анализ вопросов,  поставленных  гражданами  в
письмах и на личном приеме,  подготовка  оперативной  и  периодической
информации  Губернатору  области  и  первому  заместителю  Губернатора
области - госсекретарю о количестве и характере обращений  граждан,  а
также  предложений  по  устранению  причин,  порождающих  обоснованные
жалобы;
     3.3.5.2. Изучение и обобщение опыта работы с обращениями  граждан
в государственных органах,  структурных  подразделениях  администрации
области, органах местного самоуправления Владимирской области.
     3.3.6. Использование  в  работе  с  обращениями  граждан  средств
массовой  информации  и  официального  Интернет-сайта    администрации
области.
     3.3.7.  Разработка  проектов  нормативных  правовых    актов    и
методических рекомендаций по вопросам организации работы с обращениями
граждан.
     3.3.8.  Подготовка  материалов    для    совещаний,    проводимых
Губернатором  области,  первым  заместителем  Губернатора  области   -
госсекретарем по работе с обращениями граждан.
     3.3.9.  Оказание  методической  и  консультативной    помощи    в
организации работы с  обращениями  граждан  по  внедрению  электронной
системы учета  и  обработки  письменных  и  устных  обращений  граждан
"Документооборот.  Обращения граждан" на  базе  платформы  LOTUS/NOTES
органам местного самоуправления.
     3.3.10. Ведение учета обращений граждан, поступающих  в  Комиссию
по правам человека при Губернаторе Владимирской области.

                    4. Обеспечение деятельности и
                       руководство Управлением

     4.1. Финансирование Управления  осуществляется  за  счет  средств
областного бюджета.
     4.2.        Материально-техническое,            документационное,
информационно-техническое,    социально-бытовое    и      транспортное
обеспечение  деятельности  Управления  осуществляют    соответствующие
органы и структурные подразделения администрации области.
     4.3.  Структура  и  штатное  расписание  Управления  утверждается
постановлением Губернатора области.
     4.4. Управление возглавляет  начальник,  который  назначается  на
должность  и  освобождается  от  должности  Губернатором  области   по
представлению первого заместителя Губернатора области - госсекретаря.
     Начальник Управления имеет заместителя, назначаемого на должность
и освобождаемого от должности Губернатором области,  по  представлению
начальника  Управления,  согласованному    с    первым    заместителем
Губернатора области - госсекретарем.
     4.5. Начальник Управления:
     4.5.1. Руководит деятельностью Управления, организует его  работу
в  соответствии  с  полномочиями  и  функциями,  несет    персональную
ответственность за результаты работы Управления;
     4.5.2. Вносит предложения Губернатору  области  по  распределению
обязанностей между заместителем начальника  Управления  и  заведующими
отделами Управления;
     4.5.3.  Разрабатывает  должностные  регламенты    государственных
гражданских служащих  Управления  и  представляет  их  на  утверждение
первому заместителю Губернатора области - госсекретарю;
     4.5.4. Ведет прием граждан, рассматривает обращения,  поступившие
в Управление, принимает меры к их своевременному рассмотрению;
     4.5.5. Планирует деятельность Управления по согласованию с первым
заместителем Губернатора области - госсекретарем на очередной квартал;
     4.5.6.  Направляет  в   необходимых    случаях    государственных
гражданских служащих Управления  для  участия  в  заседаниях  коллегий
администрации области и  ее  органов,  совещаниях,  комиссиях  и  иных
мероприятиях администрации области;
     4.5.7. Визирует в  пределах  своей  компетенции  проекты  законов
Владимирской области, указов, постановлений и распоряжений Губернатора
области, а также иные документы администрации области;
     4.5.8. Подписывает служебную документацию в пределах  компетенции
Управления;
     4.5.9. Издает приказы в пределах своей компетенции;
     4.5.10.    Вносит    Губернатору    области    предложения     по
совершенствованию  структуры   и    штатов    Управления,    поощрению
государственных гражданских служащих Управления, применению к ним  мер
дисциплинарной ответственности, согласованные  с  первым  заместителем
Губернатора области - госсекретарем;
     4.5.11. Представляет Губернатору области предложения о назначении
на  должность  и  освобождении  от  должности  заместителя  начальника
Управления  и  государственных  гражданских    служащих    Управления,
согласованные  с  первым   заместителем    Губернатора    области    -
госсекретарем;
     4.5.12.  Вносит  предложения  по  командированию  государственных
гражданских служащих Управления для осуществления  функций  Управления
вне администрации области;
     4.5.13.  Создает  необходимые  условия  для  организации    труда
государственных гражданских служащих Управления;
     4.5.14.  Обеспечивает  соблюдение   в    Управлении    служебного
распорядка;
     4.5.15.  Осуществляет  иную  деятельность  в    соответствии    с
должностным регламентом;
     4.5.16. Непосредственно выполняет поручения  Губернатора  области
либо первого заместителя Губернатора области - госсекретаря.

                     5. РЕОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ

     Реорганизация Управления осуществляется  Губернатором  области  в
порядке, установленном действующим законодательством.