|
Расширенный поиск
Распоряжение Коллегии Администрации Кемеровской области от 27.12.2007 № 1440-рРОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ КЕМЕРОВСКАЯ ОБЛАСТЬ КОЛЛЕГИЯ АДМИНИСТРАЦИИ КЕМЕРОВСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ от 27.12.07 N 1440-р г. Кемерово Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Кемеровской области (В редакции Распоряжений Коллегии Администрации Кемеровской области от 03.03.2010 г. N 188-р; от 01.06.2012 г. N 481-р) В целях совершенствования системы документационного обеспечения деятельности исполнительных органов государственной власти Кемеровской области и установления единого порядка ведения делопроизводства: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Кемеровской области (далее - Инструкция). 2. Департаменту документационного обеспечения Администрации Кемеровской области (Т.Н. Вовченко) обеспечить практическое применение Инструкции во всех структурных подразделениях Администрации Кемеровской области и иных исполнительных органах государственной власти Кемеровской области, установить контроль за соблюдением ее требований. 3. Руководителям исполнительных органов государственной власти Кемеровской области назначить ответственных за делопроизводство, ознакомить работников подразделений с Инструкцией и обеспечить ее соблюдение. 4. Считать утратившими силу: распоряжение Администрации Кемеровской области от 28.12.2001 N 980-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Кемеровской области"; распоряжение Администрации Кемеровской области от 09.08.2002 N 546-р "О внесении изменений в распоряжение Администрации области от 28.12.2001 N 980-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Кемеровской области"; распоряжение Администрации Кемеровской области от 15.11.2002 N 768-р "О внесении изменений в распоряжение Администрации области от 28.12.2001 N 980-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Кемеровской области"; распоряжение Коллегии Администрации Кемеровской области от 12.05.2006 N 534-р "О внесении изменений в распоряжение Администрации области от 28.12.2001 N 980-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Кемеровской области". 5. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Губернатора - руководителя аппарата Администрации Кемеровской области Е.М. Баранова. 6. Распоряжение вступает в силу с 01.01.2008. Губернатор Кемеровской области А.М. Тулеев Утверждена распоряжением Коллегии Администрации Области от 27.12.2007 N 1440-р ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Кемеровской области (В редакции Распоряжений Коллегии Администрации Кемеровской области от 03.03.2010 г. N 188-р; от 01.06.2012 г. N 481-р) 1. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция определяет единую систему ведения делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Кемеровской области (далее - органы исполнительной власти), устанавливает основные требования к подготовке документов, правила и порядок работы с документами несекретного характера. Инструкция разработана в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации", с учетом приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536 "О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", требованиями Инструкции по делопроизводству в Аппарате Правительства Российской Федерации. 1.2. Делопроизводство в органах исполнительной власти отраслевой и специальной компетенции и структурных подразделениях Администрации Кемеровской области осуществляется с использованием автоматизированной системы "Документооборот", предназначенной для подготовки, учета, регистрации и контроля за прохождением и исполнением документов. 1.3. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в Администрации Кемеровской области (далее - Администрация области) осуществляет заместитель Губернатора - руководитель аппарата Администрации области и департамент документационного обеспечения Администрации области (далее - департамент документационного обеспечения). 1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в иных органах исполнительной власти возлагается на их руководителей. Руководитель органа исполнительной власти назначает ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения. 1.5. При работе с подлинниками документов не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией. Работать с документами вне служебных помещений запрещается. 1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией. 1.7. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит несанкционированному разглашению (распространению). 1.8. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляется в установленном порядке управлением по работе со средствами массовой информации Администрации области (а в отдельных случаях - по разрешению заместителя Губернатора - руководителя аппарата Администрации области). 1.9. По фактам утраты документов или разглашения содержащейся в них служебной информации заместителем Губернатора - руководителем аппарата Администрации области назначается служебное расследование, о результатах которого информируется Губернатор Кемеровской области (далее - Губернатор области). 1.10. Сотрудники органов исполнительной власти несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации. 1.11. В органах исполнительной власти могут разрабатываться не противоречащие настоящей Инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации и ведения делопроизводства. 1.12. Все документы в органах исполнительной власти подготавливаются в соответствии с общими требованиями по оформлению документов (приложение N 1). 2. Прием, регистрация и распределение поступающей корреспонденции 2.1. Корреспонденция, поступающая на имя Губернатора области и его заместителей, принимается и регистрируется в отделе служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения. В органах исполнительной власти осуществляется самостоятельная регистрация входящих и исходящих документов. Телефонограммы, направленные в адрес Губернатора области, принимаются отделом служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения, в адрес органов исполнительной власти - работниками приемных. Регистрация писем, телеграмм граждан, писем глав муниципальных образований и депутатов всех уровней по обращениям граждан осуществляется в управлении по работе с обращениями граждан Администрации Кемеровской области. 2.2. Все конверты (бандероли), за исключением конвертов, имеющих пометку "Вручить лично" или "Лично", вскрываются. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю или пересылаются по принадлежности. При недостаче документов или приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах: первый экземпляр остается в департаменте документационного обеспечения, второй приобщается к поступившему материалу, третий - посылается отправителю. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов. 2.3. Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. В отделе служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения документы регистрируются в автоматизированной системе "Документооборот" в день их поступления путем заполнения электронной регистрационной карточки и проставления регистрационного штампа установленного образца в нижней правой части лицевой стороны документа. Информация о зарегистрированных документах передается в электронные базы данных соответствующих подразделений. Данные о зарегистрированных документах хранятся в системе "Документооборот" не менее 5 лет. 2.4. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется отделом служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Губернатора области. Руководители органов исполнительной власти с учетом важности поднимаемых в документах вопросов готовят и представляют Губернатору области предложения по их решению. 2.5. Документы передаются в органы исполнительной власти в день регистрации, а имеющие пометки "Срочно" или "Вручить немедленно" - незамедлительно. Пакет с пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом. Документы, требующие особого внимания (постановления, распоряжения, законы, протоколы поручений Губернатора), передаются под подпись. 2.6. Поступившие в органы исполнительной власти документы, зарегистрированные в отделе служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения, учитываются работниками службы делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти в автоматизированной системе "Документооборот". Документы, подготовленные в органах исполнительной власти и используемые внутри подразделения, относятся к категории внутренних документов. Переписка по вопросам текущей деятельности между органами исполнительной власти ведется без регистрации документов в отделе служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения. Документы органов исполнительной власти, адресованные Губернатору области и его заместителям, направляются через отдел служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения и подлежат регистрации. 2.7. Передача зарегистрированного документа из одного подразделения Администрации области в другое производится через отдел служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения. Переадресация зарегистрированных документов производится с согласия лица, поручившего рассмотреть документ, или по договоренности между руководителями органов исполнительной власти. Информация о переадресации документа вносится в базу данных автоматизированной системы "Документооборот". 2.8. Зарегистрированные в системе "Документооборот" и поступившие в органы исполнительной власти документы ежедневно сверяются службой делопроизводства соответствующего подразделения с электронными карточками этих документов в базе данных. При этом проверяется правильность сведений о документах, внесенных в электронную базу данных. О несоответствии количества поступивших документов количеству электронных карточек в 3-дневный срок со дня регистрации сообщается в отдел служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения. Документы, поступившие из других организаций на имя Губернатора области или его заместителей непосредственно в подразделения, должны быть в обязательном порядке направлены на регистрацию в отдел служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения. 2.9. О поступивших в органы исполнительной власти документах докладывается руководителю, и согласно его резолюции документы передаются работникам на исполнение. 2.10. В поручениях, как правило, устанавливается конкретный срок (календарная дата) их исполнения. Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в месячный срок. Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день. В поручении могут быть указания "Срочно" или "Оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения. Если для выполнения поручения устанавливается срок более одного месяца, то в тексте поручения может быть определен иной порядок доклада о ходе его исполнения (периодичность доклада о ходе исполнения и т.п.). Обращения депутатов всех уровней по вопросам, связанным с их депутатской деятельностью, должны рассматриваться исполнителями безотлагательно. В случае необходимости проведения в связи с обращением депутата дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом депутату в 3- дневный срок со дня получения его обращения. Окончательный ответ депутату представляется Администрацией области не позднее 20 дней со дня поступления его обращения в Администрацию области. 2.11. Исполнители не реже одного раза в неделю докладывают о ходе исполнения документов руководителю органа исполнительной власти и регулярно представляют информацию об этом в службу делопроизводства подразделения, которая вносит соответствующие данные в электронные карточки документов. 2.12. Служба делопроизводства органа исполнительной власти не реже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся у сотрудников этого подразделения на исполнении. Исполненные документы передаются работниками в службу делопроизводства подразделения в 10-дневный срок для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. 3. Порядок работы с актами Президента Российской Федерации, органов государственной власти Российской Федерации 3.1. Поступившие в Администрацию области федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, постановления, распоряжения и поручения Правительства Российской Федерации (далее - документы органов государственной власти Российской Федерации), кроме секретных документов, регистрируются в отделе учета и контроля за исполнением документов департамента документационного обеспечения. Документы регистрируются в автоматизированной системе "Документооборот" в день их поступления путем заполнения электронной регистрационной карточки и проставления регистрационного штампа установленного образца в нижней правой части лицевой стороны документа. Информация о зарегистрированных документах передается в электронные базы данных соответствующих подразделений. Данные о зарегистрированных документах хранятся в системе "Документооборот" не менее 5 лет. 3.2. Отдел учета и контроля за исполнением документов департамента документационного обеспечения готовит проекты резолюций по поступившим документам и передает их на рассмотрение Губернатору области (в его отсутствие - лицу, его замещающему). 3.3. Документы органов государственной власти Российской Федерации после их рассмотрения Губернатором области возвращаются в отдел учета и контроля за исполнением документов департамента документационного обеспечения. 3.4. В соответствии с резолюцией Губернатора области подлинник документа направляется на ознакомление должностным лицам, которым даны поручения. Исполнитель ставит свою подпись с указанием даты и возвращает документ в отдел учета и контроля за исполнением документов департамента документационного обеспечения. Документы, направленные для ознакомления, подлежат возврату в суточный срок, а с целью исполнения - в 3-дневный срок. На подлинниках документов органов государственной власти Российской Федерации писать резолюции, делать пометки не разрешается. 3.5. Если в соответствии с поручением Губернатора области исполнение документа возложено на нескольких должностных лиц, то координация и ответственность за его выполнение возлагается на должностное лицо, указанное в резолюции первым. 3.6. Должностные лица, которым даны поручения, проводят необходимую организаторскую работу, разрабатывают мероприятия по выполнению (контролю за исполнением) документа, обеспечивают сбор и обработку требуемой информации, подготовку итоговой информации (справки, отчеты), а также вносят при необходимости на рассмотрение Губернатору области согласованные с курирующим заместителем Губернатора области предложения о внесении необходимых изменений в действующие акты Коллегии Администрации области или принятии соответствующего постановления или распоряжения Коллегии Администрации области. 3.7. О выполнении поручения по документу органа государственной власти Российской Федерации должностными лицами в установленный срок представляется Губернатору согласованная с курирующим заместителем Губернатора области итоговая информация либо подготовленный и согласованный в установленном порядке проект постановления или распоряжения Коллегии Администрации области. Если в поручении Губернатора области не определен срок исполнения, оно выполняется в сроки, установленные в пункте 2.11 настоящей Инструкции, кроме случаев, когда в документе органа государственной власти Российской Федерации установлен конкретный срок представления в его адрес соответствующей информации. 3.8 Учетную и аналитическую работу по контролю за исполнением поручений Президента и Правительства Российской Федерации осуществляет отдел учета и контроля за исполнением документов департамента документационного обеспечения. 3.9. Информация по выполнению документа органа государственной власти Российской Федерации, направляемая в его адрес, должна быть напечатана на бланке установленной формы, согласована с соответствующим заместителем Губернатора области и не позднее чем за 5 календарных дней до истечения установленного в документе срока представлена на подпись Губернатору области. 3.10. Подписанная информация, направляемая в орган государственной власти Российской Федерации, должна иметь исходящий регистрационный номер, дату отправления и ссылку на дату и регистрационный номер документа органа государственной власти Российской Федерации, на который дается ответ. 3.11. Поручение Губернатора области, данное во исполнение документа органа государственной власти Российской Федерации, считается исполненным после выполнения предусмотренных этим документом мероприятий (принятия соответствующего постановления или распоряжения Коллегии Администрации области, направления в данный орган соответствующей информации, предложений или других материалов). 3.12. Порядок выполнения поручений Губернатора области, первого заместителя Губернатора области, заместителей Губернатора области по исполнению документов министерств и ведомств Российской Федерации аналогичен порядку выполнения поручений по документам Президента Российской Федерации, органов государственной власти Российской Федерации. 3.13. После исполнения поручения по нормативному правовому акту Президента Российской Федерации, органа государственной власти Российской Федерации подлинник данного документа с отметкой о выполнении поручения хранится в отделе учета и контроля за исполнением документов департамента документационного обеспечения, затем в установленном порядке сдается в архив. 4. Особенности работы с законопроектами 4.1. Разработка проектов законов Кемеровской области (далее - законопроекты) осуществляется в соответствии с примерным перечнем законодательных актов, утверждаемым распоряжением Коллегии Администрации области. 4.2. Контроль за выполнением пунктов перечня законодательных актов, предусматривающих разработку законопроектов, осуществляют руководители органов исполнительной власти в соответствии с вопросами, отнесенными к сфере их ведения. 4.3. Подготовленный в соответствии с требованиями Закона Кемеровской области от 23.06.2003 N 33-ОЗ "О законодательной деятельности в Кемеровской области", Правил по юридико-техническому оформлению проектов законов Кемеровской области, утвержденных постановлением Совета народных депутатов Кемеровской области от 28.03.2007 N 2164, согласованный и оформленный в соответствии с требованиями настоящей Инструкции (приложение N 2) законопроект передается разработчиком в департамент документационного обеспечения для включения в повестку очередного заседания Коллегии Администрации области. 4.4. К законопроекту должны быть приложены: 4.4.1. Пояснительная записка, содержащая: наименование субъекта права законодательной инициативы и разработчиков законопроекта; правовое основание принятия законопроекта; обоснование необходимости принятия законопроекта, его цели и основные положения; состояние законодательства в данной сфере правового регулирования; перечень законов области, подлежащих признанию утратившими силу, отмене, приостановлению, изменению или дополнению в связи с принятием данного закона; предложения о разработке подзаконных актов, принятие которых необходимо для реализации данного закона. Пояснительная записка подписывается заместителем Губернатора области, курирующим данную отрасль. 4.4.2. Прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия, подписанный заместителем Губернатора области, курирующим данную отрасль. 4.4.3. Финансово-экономическое обоснование, если реализация закона области затрагивает доходную или расходную части областного бюджета. 4.4.4. Справка согласования с визами заместителей Губернатора области, руководителей заинтересованных органов исполнительной власти и федеральных органов государственной власти, начальника правового управления Администрации области и приложением упомянутых в справке замечаний. Законопроекты, имеющие отрицательные заключения заместителей Губернатора, правового управления Администрации области, возвращаются ответственному исполнителю для доработки либо подготовки отзыва на отрицательное заключение. 4.5. После обсуждения законопроекта на заседании Коллегии Администрации области заместитель начальника управления общественных отношений Администрации области представляет Губернатору области законопроект с прилагаемыми документами для решения вопроса о внесении его в порядке законодательной инициативы в Совет народных депутатов Кемеровской области. 4.6. Одобренный законопроект с приложениями и письмом Губернатора области направляется в Совет народных депутатов Кемеровской области. 4.7. Закон Кемеровской области (далее - закон), принятый Советом народных депутатов Кемеровской области и поступивший Губернатору области, в течение одного дня направляется в правовое управление Администрации области для подготовки мотивированных предложений о подписании или отклонении закона. В случае отрицательного заключения правовое управление готовит служебную записку и проект письма Губернатора области в Совет народных депутатов Кемеровской области об отклонении закона и представляет их Губернатору области не позднее чем за три дня до окончания срока, установленного пунктом 1 статьи 33 Устава Кемеровской области. 4.8. Подписанный Губернатором области закон передается в отдел распорядительных документов департамента документационного обеспечения для регистрации, размножения, рассылки и хранения. К закону прилагается справка согласования. 4.9. Обнародование подписанных Губернатором области законов обеспечивает управление общественных отношений Администрации области и управление по работе со средствами массовой информации Администрации области. 5. Подготовка и оформление проектов актов Коллегии Администрации области и Губернатора области 5.1. Акты, имеющие нормативный правовой характер, издаются в форме постановлений Коллегии Администрации области. Акты, не имеющие нормативного характера, издаются в форме распоряжений Коллегии Администрации области. Решения Губернатора области нормативного характера оформляются постановлениями Губернатора области. Решения Губернатора области по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам принимаются в форме распоряжений Губернатора области. Коллегия Администрации области вправе принимать обращения, заявления и иные акты, не имеющие нормативного правового характера. 5.2. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Коллегии Администрации области, постановлений и распоряжений Губернатора Кемеровской области (далее - постановления и распоряжения) производятся в установленном порядке и в соответствии с приложением N 3 к настоящей Инструкции. 5.3. Подготовка проекта постановления или распоряжения включает: поручение Губернатора области, данное в виде письменного или устного распоряжения должностному лицу или нескольким лицам, о подготовке проекта; проработку вопроса об актуальности и содержании документа в соответствующих органах исполнительной власти; определение Губернатором области либо должностным лицом, которому поручена подготовка проекта распоряжения или постановления, круга организаций и должностных лиц, осуществляющих подготовку проекта документа, его экспертизу и согласование; организацию сбора необходимых письменных заключений (экспертиз), их анализ и последующую доработку проекта документа; согласование (получение виз) доработанного проекта документа с необходимыми организациями, должностными лицами, исполнителями. 5.4. Проекты документов, содержащие поручения органам исполнительной власти и должностным лицам, должны быть согласованы руководителями этих подразделений. 5.5. Ответственность за подготовку распорядительных документов несут руководители органов исполнительной власти, которым поручена подготовка проекта. 5.6. Проекты постановлений Коллегии Администрации области вносятся для рассмотрения на заседании Коллегии Администрации области в соответствии с текущим планом работы Администрации области. Целесообразность подготовки и внесения для рассмотрения на заседании Коллегии Администрации области проектов постановлений Коллегии Администрации области по оперативным и внеплановым вопросам предварительно согласовывается с первым заместителем Губернатора области или заместителем Губернатора - руководителем аппарата Администрации области. 5.7. Не допускается принятие повторных постановлений, распоряжений, если не выполнены ранее принятые (кроме случаев, когда необходимость принятия нового постановления, распоряжения продиктована изменением обстоятельств). 5.8. Проекты постановлений и распоряжений подлежат согласованию, которое оформляется на отдельном листе (справка согласования) визами: руководителя подразделения - исполнителя документа, а также руководителей подразделений, к сфере ведения которых относятся затрагиваемые проектом вопросы; заместителя Губернатора области, курирующего данное направление деятельности или данный орган исполнительной власти; начальника главного финансового управления Кемеровской области - заместителя Губернатора области (на документах, требующих финансового обеспечения); начальника правового управления Администрации области; начальника отдела распорядительных документов департамента документационного обеспечения; заместителя Губернатора - руководителя аппарата Администрации области. Проекты постановлений и распоряжений Коллегии Администрации области, вносимые для рассмотрения на заседании Коллегии Администрации области, подлежат согласованию со всеми заместителями Губернатора области - членами Коллегии. 5.9. Виза включает наименование должности визирующего, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы имени, отчества и фамилия) и в обязательном порядке - дату визирования. Срок экспертизы документа устанавливается до 3 дней, в исключительных случаях - до 5 дней в зависимости от степени подготовки документа, его сложности. 5.10. Имеющиеся у должностного лица возражения или замечания по проекту постановления или распоряжения излагаются, как правило, в виде отдельного документа и прилагаются к проекту. 5.11. Если в ходе проработки проекта распорядительного документа возникла необходимость внесения в него изменений принципиального характера, то он подлежит возвращению представившему его органу исполнительной власти, организации для доработки и повторного согласования. Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект распорядительного документа внесены уточнения, не меняющие его содержания. 5.12. На подпись Губернатору области представляются те проекты распорядительных документов, в отношении которых в процессе согласования устранены все замечания. 5.13. Ответственность за качество подготовки проектов распорядительных документов, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители органов исполнительной власти, которые готовят и вносят эти документы. 5.14. В распорядительных документах должны быть указаны: точные наименования организаций - исполнителей или фамилии их руководителей и сроки выполнения заданий; поручения о контроле; указания о признании утратившими силу распорядительных документов либо их отдельных пунктов, если вновь принимаемый документ исключает действие ранее принятых. Делается ссылка на исходные документы, его авторов, дату, номер и заголовок, если документ принимается во исполнение документов вышестоящих органов. 5.15. Распорядительные документы подписывает Губернатор области или лицо, его официально замещающее. Абзац. (Исключен - Распоряжение Коллегии Администрации Кемеровской области от 01.06.2012 г. N 481-р) Право подписи распоряжений по кадровым вопросам может быть делегировано Губернатором области заместителю Губернатора - руководителю аппарата Администрации области. 5.16. Подписанные постановления, распоряжения регистрируются раздельно в пределах календарного года в отделе распорядительных документов департамента документационного обеспечения. 5.17. Датой распорядительного документа является дата его подписания Губернатором области. Датой совместного постановления или распоряжения является наиболее поздняя дата подписания. 5.18. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. 5.19. Отделом распорядительных документов департамента документационного обеспечения в 3-дневный срок производится тиражирование и рассылка документов в соответствии с указателем рассылки, оформленным исполнителем на оборотной стороне справки согласования, причем распорядительные документы, изменяющие, дополняющие или отменяющие ранее принятые, направляются тем органам и организациям, которым посылались ранее принятые документы. Муниципальным образованиям осуществляется дополнительно электронная рассылка. Если распорядительные документы направляются организациям, не входящим в утвержденные указатели рассылки, то исполнитель должен внести в указатель рассылки наименования этих организаций и их почтовые адреса. 5.20. Каждый экземпляр рассылаемого документа заверяется простой круглой печатью (без изображения государственной символики) Коллегии Администрации области, находящейся в отделе распорядительных документов департамента документационного обеспечения, для удостоверения его соответствия подлиннику. 5.21. Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют надпись "Верно", указывают должность лица, заверившего копию, личную подпись, заверенную указанной выше печатью, расшифровку подписи, дату заверения. 5.22. Замена разосланных экземпляров распорядительных документов или их отдельных частей может быть произведена только с разрешения заместителя Губернатора - руководителя аппарата Администрации области. 6. Оформление приказов органов исполнительной власти 6.1 Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым вопросам в деятельности органа исполнительной власти. 6.2. Подготовка и оформление приказов производится в установленном порядке и в соответствии с приложением N 4. 6.3. Изменения, дополнения, отмену приказов производят только посредством издания новых приказов. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений органов исполнительной власти, которые готовят и вносят проекты. 6.4. Для подписания представляется полностью подготовленный проект приказа. Проекты приказов и приложений к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения органа исполнительной власти, внесшим проект, руководителями подразделений органов исполнительной власти, которым в проекте предусматриваются задания и поручения. Приказы подписывает руководитель органа исполнительной власти, а в его отсутствие - лицо, его замещающее. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается. 6.5. Проекты приказов по кадровым вопросам в Администрации области готовит управление кадров и государственной службы Администрации области на основании: поручений Губернатора области, первого заместителя Губернатора области, заместителя Губернатора - руководителя аппарата Администрации области; служебных записок, заданий, ходатайств, представлений руководителей органов исполнительной власти с визой курирующего заместителя Губернатора области; заявлений о приеме, переводе, отпуске, увольнении с визой руководителя органа исполнительной власти, курирующего заместителя Губернатора области, резолюцией Губернатора области. 6.6. Приказы по кадровым и организационным вопросам подписывает Губернатор области или лицо, официально его замещающее, а также заместитель Губернатора - руководитель аппарата Администрации области. Приказы по вопросам хозяйственной деятельности Администрации области подписывает управляющий делами Администрации области или его заместитель. 6.7. Подписанные приказы передаются в управление кадров и государственной службы Администрации области для регистрации. Оригиналы приказов хранятся в управлении кадров и государственной службы Администрации области. Копии приказов заверяются печатью управления кадров и государственной службы Администрации области. 6.8. Контроль соответствия проектов приказов требованиям, установленным настоящей Инструкцией, осуществляет управление кадров и государственной службы Администрации области. 7. Оформление доверенности 7.1. Доверенность - документ, удостоверяющий передачу полномочий Губернатора области, Коллегии Администрации области, Администрации области, органов исполнительной власти на представление интересов или совершение каких-либо действий конкретному лицу. Срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. 7.2. Доверенность оформляется в соответствии с общими требованиями по оформлению документов и приложением N 5 к настоящей Инструкции. 8. Порядок подготовки договоров (соглашений) 8.1. Текст договора (соглашения) должен фиксировать соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения. 8.2. Проекты договоров и соглашений Администрации области готовятся подразделениями или должностными лицами на основании поручений Губернатора области, первого заместителя Губернатора области, заместителей Губернатора области и оформляются в соответствии с приложениями N 6, 7 к настоящей Инструкции. 8.3. Перед подписанием проект договора передается на согласование, которое оформляется на отдельном листе - справке согласования. Договоры и соглашения за подписью Губернатора области или его первого заместителя (до их подписания) должны быть завизированы заместителями Губернатора области, руководителями соответствующих подразделений и иных заинтересованных органов исполнительной власти области и в обязательном порядке начальником правового управления Администрации области, а связанные с расходованием средств областного бюджета - начальником главного финансового управления Кемеровской области. 8.4. Подготовленный и согласованный проект договора (соглашения) Губернатор области подписывает, как правило, одновременно с уполномоченным представителем другой стороны. Количество экземпляров договора обусловлено количеством сторон, их подписавших, но не менее двух экземпляров. Все экземпляры договора должны содержать имеющиеся приложения, подлинные подписи уполномоченных должностных лиц и оттиски печатей. 8.5. Договоры и соглашения могут подписываться также заместителями Губернатора области или должностными лицами, которым предоставлено право подписи данных документов (в пределах установленных полномочий) на основании доверенностей, подписанных Губернатором области. 8.6. Регистрация, формирование в дело, хранение всех договоров, соглашений и документов о пролонгации договоров, изменении и расторжении их, подписанных Губернатором области, осуществляются отделом международного протокола департамента документационного обеспечения. 8.7. Договоры по обеспечению хозяйственной деятельности органов исполнительной власти имеет право подписывать управляющий делами Администрации области или лицо, его замещающее. 9. Организационное, документационное и информационное обеспечение заседаний и совещаний 9.1. Подготовка и проведение заседаний Коллегии Администрации области и совещаний при Губернаторе области, оформление принятых решений осуществляется в соответствии с Регламентом Коллегии Администрации области. 9.2. По результатам рассмотрения вопросов на заседаниях Коллегии Администрации области принимаются решения, которые оформляются протоколами. 9.3. Протокол оформляется департаментом документационного обеспечения в соответствии с требованиями, установленными настоящей Инструкцией, согласно образцу (приложение N 8) и представляется на подпись председательствовавшему на заседании Коллегии Администрации области. 9.4. Принятые на заседаниях Коллегии Администрации области решения доводятся до исполнителей в виде выписок из соответствующих протоколов, оформленных согласно образцу (приложение N 8). 9.5. Подлинники протоколов заседаний Коллегии Администрации области, подписанные председательствовавшим на заседании, хранятся в департаменте документационного обеспечения. 9.6. Подготовка материалов к совещаниям при Губернаторе области и оформление решений по результатам рассмотрения вопросов осуществляется органами исполнительной власти и заместителями Губернатора в соответствии с распределением обязанностей. 9.7. Организация совещаний, проводимых заместителями Губернатора области, возлагается на курируемые органы исполнительной власти. Проект протокола совещания составляется секретариатом с участием подразделений в соответствии с вопросами, входящими в сферу их ведения. Проект протокола совещания визируется готовившими его сотрудниками, руководителями соответствующих подразделений, подписывается председательствовавшим на совещании, регистрируется и рассылается соответствующим секретариатом. Подлинники протоколов хранятся в деле в подразделении, готовившем материалы к совещанию. 10. Организация исполнения (контроля за выполнением) актов Коллегии Администрации области, Губернатора области, других документов и поручений 10.1. Контролю подлежит исполнение: постановлений и распоряжений Губернатора области; постановлений и распоряжений Коллегии Администрации области; поручений Губернатора области, содержащихся в протоколах заседаний Коллегии Администрации области, аппаратных совещаний; приказов, распоряжений и поручений, содержащихся в оформленных резолюциях Губернатора области или его заместителей по рассмотренной служебной корреспонденции и обращениям граждан; других документов, требующих решения или ответа. 10.2. Ответственность за своевременное и полное выполнение постановлений, распоряжений и поручений Губернатора области, постановлений, распоряжений Коллегии Администрации области несут руководители подразделений. Если в соответствии с постановлением, распоряжением или поручением Губернатора области, постановлением, распоряжением Коллегии Администрации области выполнение либо контроль за исполнением документа или поручения возложен на несколько подразделений (должностных лиц), то координация работы и ответственность за выполнение возлагается на подразделение (должностное лицо), указанное в распоряжении, приказе, резолюции первым. 10.3. Организационную работу по контролю за исполнением документов осуществляют советники заместителей Губернатора области или лица, ответственные за организацию контроля в структурных подразделениях. Они незамедлительно вносят в электронные карточки текущую информацию о ходе исполнения контролируемых документов и поручений. Учетную и аналитическую работу по контролю за исполнением постановлений и распоряжений Губернатора области, поручений, данных Губернатором области на аппаратных, селекторных и других совещаниях, постановлений и распоряжений Коллегии Администрации области осуществляет отдел учета и контроля за исполнением документов департамента документационного обеспечения. Учетную и аналитическую работу по контролю за исполнением поручений, содержащихся в оформленных резолюциях рассмотренной служебной корреспонденции, осуществляет отдел служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения, а по обращениям граждан - управление по работе с обращениями граждан Администрации области. 10.4. Отдел учета и контроля за исполнением документов департамента документационного обеспечения постоянно анализирует соблюдение сроков исполнения находящихся на контроле постановлений, распоряжений и поручений Губернатора области, постановлений и распоряжений Коллегии Администрации области и информирует заместителя Губернатора - руководителя аппарата Администрации области о состоянии исполнительской дисциплины и ходе исполнения документов и поручений. 10.5. Руководители подразделений по каждому взятому на контроль документу и поручению определяют конкретных работников, ответственных за организацию систематического контроля за их выполнением. В подразделениях по каждому находящемуся на контроле документу и поручению разрабатывается план по организации (проверке) их исполнения, который согласовывается с руководителем подразделения, а по наиболее важным и перспективным вопросам - и с курирующим заместителем Губернатора области. 10.6. На каждый поставленный на контроль документ в подразделениях заводится контрольное дело. В нем содержатся: контролируемый документ (или его копия), контрольная карточка, план мероприятий подразделения по организации и проверке исполнения документа, проверочный материал и информация о ходе выполнения документа, итоговая справка (информация) подразделения о результатах исполнения находящегося на контроле документа и другие материалы. 10.7. Руководители подразделений обеспечивают своевременное выполнение всех находящихся на контроле документов и поручений, при необходимости вносят соответствующие предложения, направленные на своевременное решение поставленных задач. Если возникает необходимость продления или изменения срока исполнения отдельных пунктов постановления, распоряжения Губернатора области, постановления и распоряжения Коллегии Администрации области или утвержденных мероприятий, подразделения обязаны не позднее чем за 3 календарных дня до истечения установленного срока представлять на имя Губернатора области или его первого заместителя обоснованную письменную просьбу, согласованную с курирующим заместителем Губернатора области, о новом сроке выполнения поручения. При получении согласия на изменение срока делается соответствующая отметка в электронной базе данных. 10.8. Сроки исполнения документов, поручений исчисляются в соответствии с требованиями пункта 2.10 настоящей Инструкции. 10.9. Об итогах выполнения находящихся на контроле постановлений, распоряжений и поручений Губернатора области, постановлений, распоряжений и поручений Коллегии Администрации области в установленные для их исполнения сроки подразделения (должностные лица) готовят и представляют на рассмотрение Губернатору области или первому заместителю Губернатора письменную информацию, завизированную курирующим заместителем Губернатора области. Если постановление, распоряжение или поручение Губернатора области, постановление, распоряжение или поручение Коллегии Администрации области исполняют несколько подразделений (должностных лиц), то обобщенную информацию, согласованную с соответствующим заместителем Губернатора, Губернатору области представляет координирующее подразделение (должностное лицо) за подписью соответствующих руководителей подразделений (должностных лиц). Итоговая информация об исполнении постановления или распоряжения Губернатора области, постановления либо распоряжения Коллегии Администрации области должна содержать сведения о своевременности и полноте выполнения каждого пункта и поставленных задач, фактические данные, характеризующие достигнутые результаты, нерешенные вопросы с указанием причин и виновных лиц, намеченные и осуществляемые меры по устранению имеющихся недостатков, а также предложения о снятии постановления или распоряжения с контроля или продлении срока его выполнения. 10.10. Решение о снятии с контроля нормативного правового акта Губернатора области, Коллегии Администрации области принимает Губернатор области или заместители Губернатора на основании представленной итоговой информации по его выполнению. Информация с резолюцией о снятии документа с контроля передается в департамент документационного обеспечения. Снятие с контроля нормативного правового акта Губернатора области или Коллегии Администрации области не означает прекращения его действия. Документ прекращает свое действие в случае принятия соответствующего правового акта об отмене его действия. Если исполнение поручения завершилось выпуском постановления или распоряжения Губернатора области, постановлением или распоряжением Коллегии Администрации области, направлением письма, то для снятия его с контроля достаточно указать дату и номер изданного документа. Решение об отмене документа и снятии его с контроля регистрируется в соответствующей электронной карточке автоматизированной системы. 10.11. После снятия с контроля постановления, распоряжения Губернатора области, постановления, распоряжения Коллегии Администрации области или другого документа контрольное дело хранится в соответствующем подразделении. 10.12. Если постановление, распоряжение или поручение Губернатора области, постановление, распоряжение или поручение Коллегии Администрации области, другой документ в установленный срок не исполнен и не снят с контроля, то подразделение (должностное лицо), осуществляющее его выполнение или контроль за его исполнением, проводит дополнительную работу по реализации поставленных задач и в установленный срок готовит повторную информацию о выполнении данного документа или поручения. 11. Порядок работы с обращениями граждан 11.1. В органах исполнительной власти рассматриваются индивидуальные и коллективные обращения граждан, поступившие в письменном виде, в форме электронных сообщений, устных обращений во время приема граждан, а также по телефону обращений к Губернатору области и по "прямой телефонной линии" в соответствии с Положением о порядке организации рассмотрения обращений граждан в исполнительных органах государственной власти Кемеровской области, утвержденным постановлением Коллегии Администрации области от 03.11.2006 N 218. 11.2. Организационно-техническое обеспечение рассмотрения устных и письменных обращений, поступивших от граждан в адрес Губернатора области, заместителей Губернатора области, Администрации области, осуществляет управление по работе с обращениями граждан Администрации области. Направление обращений граждан и документов по ним в адрес Губернатора области, заместителей Губернатора области осуществляется только через указанное управление. 11.3. Организационно-техническое обеспечение рассмотрения устных и письменных обращений, поступивших от граждан в органы исполнительной власти и должностным лицам этих органов, осуществляется ответственными работниками. 11.4. Ответственность за своевременное и качественное рассмотрение обращений граждан возлагается на руководителей органов исполнительной власти и должностных лиц. 12. Оформление писем и телеграмм, отправка исходящих документов 12.1. Проекты писем и телеграмм оформляются в соответствии с правилами (приложение N 9) и печатаются на бланках установленной формы. Письма на бланках Коллегии Администрации Кемеровской области подписываются Губернатором области и первым заместителем Губернатора области. Письма на бланках Администрации Кемеровской области подписываются Губернатором области или его заместителями в соответствии с предоставленными им полномочиями. Письма и телеграммы, направляемые Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, в министерства Российской Федерации, подписываются только Губернатором области, а в его отсутствие - исполняющим обязанности Губернатора области. Письма главам городов и районов области по организационным и кадровым вопросам подписываются Губернатором области, первым заместителем Губернатора области, заместителем Губернатора - руководителем аппарата Администрации области. Письма, направляемые в УФСБ России по Кемеровской области, ГУВД по Кемеровской области, прокуратуру Кемеровской области, подписываются Губернатором области, заместителем Губернатора - руководителем аппарата Администрации области, заместителем Губернатора области по координации работы правоохранительных органов и органов военного управления. Письма, направляемые в структурные подразделения администраций городов и районов, различные учреждения и организации, подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями. 12.2. Представляемые на подпись заместителям Губернатора области письма и телеграммы должны быть завизированы исполнителем и другими лицами, ответственными за подготовку документа, на лицевой стороне последнего листа в нижней его части. Проекты служебных писем за подписью Губернатора области подлежат согласованию, которое оформляется визами: руководителя подразделения - исполнителя; заместителя Губернатора области, курирующего данное направление деятельности; начальника правового управления Администрации области; начальника отдела распорядительных документов департамента документационного обеспечения. 12.3. Если письмо или телеграмма направляется не более чем в 4 адреса, то подписывается каждый экземпляр. При направлении более чем в 4 адреса исполнителем составляется указатель рассылки (в 2 экземплярах) с указанием почтовых или телеграфных адресов. При этом исполнитель прилагает к письму или телеграмме необходимое количество копий. К письмам за подписью Губернатора области, направляемым нескольким адресатам, должен прилагаться список адресатов, содержащий адрес, точные наименования организаций, должность, фамилию, имя, отчество руководителей, заверенный заместителем Губернатора области, курирующим данные сферы деятельности. 12.4. Письма и телеграммы, подписанные Губернатором области, его заместителями, регистрируются в отделе служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения. 12.5. Письма и телеграммы, подписанные руководителями органов исполнительной власти, регистрируются в этих подразделениях. Поздравительные телеграммы за подписью Губернатора области отправляются отделом служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения. 12.6. Исходящие документы передаются в отдел служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения для дальнейшей обработки и отправки. Прием писем и телеграмм осуществляется ежедневно, кроме воскресных и праздничных дней, с 8.30 до 17.30. Примечание. В рабочие дни после 17.30, а также в воскресные и праздничные дни телеграммы и письма регистрируются и отправляются дежурным приемной Губернатора области. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям. 12.7. Оперативные документы Губернатора области и его заместителей могут быть переданы через телетайп, факсимильную, фельдъегерскую связь и по электронной почте. 13. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения* 13.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. 13.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в Администрации области в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе. 13.3. На документах (в случае необходимости - и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка "Для служебного пользования (ДСП)" и номер экземпляра. 13.4. Необходимость проставления пометки "ДСП" определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу. Контроль за правильным проставлением грифа "ДСП" осуществляет отдел режима и секретного делопроизводства Администрации области. 13.5. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов (за исключением писем, подписываемых руководителями подразделений), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются отделом служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения. При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП". Передача таких документов сотрудникам подразделений осуществляется под расписку. 13.6. Печатание проектов документов и копирование документов с пометкой "ДСП" осуществляются только департаментом документационного обеспечения. 13.7. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется отделом служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения. При необходимости направления таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляется номер экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения. 13.8. Исполненные документы с пометкой "ДСП" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "ДСП". 13.9. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "ДСП", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту, копия которого направляется в департамент документационного обеспечения. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт. 13.10. Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими пометку "ДСП" и находящимися на архивном хранении в департаменте документационного обеспечения, осуществляется с согласия заместителя Губернатора - руководителя аппарата Администрации области либо руководителей подразделений, готовивших документы (сформировавших дела). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам подразделений под расписку во временное пользование на срок не более 10 дней. 13.11. Дополнительная рассылка актов Администрации области с пометкой "ДСП" подразделениям или сторонним организациям осуществляется по указанию заместителя Губернатора - руководителя аппарата Администрации области либо по заявкам руководителей подразделений, их готовивших. 13.12. В подразделениях не реже одного раза в год проводится проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "ДСП". Для проведения проверки образуется комиссия, состав которой определяется руководителем подразделения. Результаты проверки оформляются актом, копия которого направляется в департамент документационного обеспечения. В департаменте документационного обеспечения проверки таких документов, находящихся на архивном хранении, проводятся не реже одного раза в 5 лет. 13.13. В случае утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель подразделения информирует об этом заместителя Губернатора - руководителя аппарата Администрации области и проводит служебное расследование с участием отдела режима и секретного делопроизводства Администрации области, о результатах которого докладывает заместителю Губернатора - руководителю аппарата Администрации области. 13.14. На утраченные документы, дела и издания с пометкой "ДСП" Администрацией области составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Примечание. Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются заместителем Губернатора - руководителем аппарата Администрации области и передаются для архивного хранения в департамент документационного обеспечения. 13.15. При снятии пометки "ДСП" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки. 13.16. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники подразделений могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности. __________________ * Требования настоящего раздела распространяются на порядок обращения с документами на бумажной основе и иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиодокументами, машинными носителями информации и др.) 14. Порядок оформления и представления наградных материалов Государственные награды 14.1. Ходатайства о награждении наградами вносятся коллективами предприятий, учреждений, организаций частной, государственной, муниципальной и иных форм собственности либо органами местного самоуправления. 14.2. Наградные листы оформляются по форме, утвержденной Указом Президента Российской Федерации от 7 ноября 2000 г. N 1848 "О формах наградного листа для представления к государственным наградам Российской Федерации" (приложение N 10). 14.3. При определении государственной награды, к награждению которой представляется гражданин, и подготовке характеристики на него принимаются во внимание требования статутов орденов, медалей и почетных званий. Характеристика должна соответствовать данным пункта 11 "Трудовая деятельность" наградного листа. Здесь же указываются отраслевые поощрения (знаки отличия, грамоты, дипломы, благодарности и т.д.) на основании документов о поощрении. 14.4. При представлении к государственным наградам руководителей, заместителей руководителей, главных бухгалтеров и главных экономистов хозяйствующих субъектов наградные материалы дополняются выпиской из приказа об их назначении, сведениями о финансово-экономическом состоянии хозяйствующего субъекта, динамике основных финансово-экономических показателей: стоимость основных фондов и средств, величина активов; численность работников; объем реализации продукции, работ, услуг в физическом и стоимостном выражении; чистая прибыль; рентабельность производства; среднемесячная заработная плата; сумма уплаченных налогов с разбивкой по бюджетам разных уровней; наличие и размер просроченной задолженности по платежам в бюджет, государственные внебюджетные фонды и по заработной плате, данные об отсрочках и рассрочках этих платежей; дебиторская задолженность (с выделением просроченной); кредиторская задолженность (с выделением просроченной); удельное потребление электроэнергии; удельное потребление тепловой энергии; удельное потребление воды; экономия бюджетных средств от внедрения энергосберегающих мероприятий; сумма уплаченных штрафов и санкций за нарушения, выявленные органами технического (неналогового) регулирования. Кроме того, для государственных (муниципальных) больничных, общеобразовательных учреждений и организаций жилищно-коммунальной сферы дополнительно представляются следующие показатели: для больничных учреждений: число случаев смерти лиц в возрасте до 65 лет в первые сутки в стационаре: в том числе: от инфаркта миокарда; от инсульта; число случаев смерти детей до 18 лет в первые сутки в стационаре; число случаев младенческой смертности; число случаев материнской смертности; среднегодовая занятость койки; для общеобразовательных учреждений - удельный вес лиц, сдавших ЕГЭ, в числе выпускников общеобразовательного учреждения, участвовавших в ЕГЭ; для организаций жилищно-коммунального хозяйства: доля объема отпуска холодной воды, счет за которую выставлен по показаниям приборов учета; доля объема отпуска горячей воды, счет за которую выставлен по показаниям приборов учета; доля объема отпуска электрической энергии, счет за которую выставлен по показаниям приборов учета; удельный вес потерь воды в процессе производства и транспортировки до потребителей; удельный вес потерь тепловой энергии в процессе производства и транспортировки до потребителей; доля многоквартирных домов, охваченных централизованным сбором и вывозом бытовых отходов; уровень собираемости платежей за предоставленные жилищно- коммунальные услуги. Указанные сведения должны представляться в динамике за трехлетний период (с разбивкой по каждому году) и истекшие месяцы текущего года, предшествующие дате внесения ходатайства. В наградных материалах должны быть отражены: 1) сведения о структуре уставного капитала хозяйствующего субъекта: место регистрации юридического лица; доля государства в уставном капитале хозяйствующего субъекта; наличие иностранного капитала в хозяйствующем субъекте, зависимость деятельности предприятия от иностранного влияния; востребованность продукции хозяйствующего субъекта со стороны государства (наличие государственного заказа, его выполняемость, пропорции выпуска государственно значимой продукции к иной); 2) результаты проведенной проверки по базам данных правоохранительных, налоговых и таможенных органов (справки соответствующих органов); 3) заключение Федеральной службы по финансовым рынкам о состоянии деятельности в сфере обращения ценных бумаг (для хозяйствующих субъектов - участников финансовых рынков); 4) вклад в социально-экономическое развитие региона. Наградные материалы на глав муниципальных образований должны содержать следующие сведения; социально-экономическое развитие возглавляемого муниципального образования; уровень жизни населения (соотношение средних доходов жителей и стоимости потребительской корзины, доля жителей, имеющих доходы ниже прожиточного минимума); координация и поддержка промышленного и сельскохозяйственного производства, строительство жилых зданий и объектов культурно- социального значения; строительство и содержание автомобильных дорог; состояние жилищно-коммунального хозяйства; организация транспортного обслуживания населения; своевременность выплат работникам бюджетной сферы (учителям, врачам и др.), демографическая ситуация (данные о рождаемости, смертности, миграции, о росте или уменьшении численности населения); вопросы владения, пользования и распоряжения находящимися в ведении землей, имуществом, ресурсами; бюджетная обеспеченность, эффективность расходов бюджетных средств; развитость социальной сферы (учреждений здравоохранения, образования, культуры, поддержка и обслуживание ветеранов и инвалидов); природопользование, охрана окружающей среды и обеспечение экологической безопасности; работа по реализации национальных проектов на территории муниципального образования; стабильность общественно-политической ситуации в муниципальном образовании, межконфессиональное и межнациональное согласие; организация взаимодействия с политическими партиями и общественными организациями, работающими в регионе; степень поддержки планов и программ, предлагаемых руководителям муниципальных образований населением, в том числе интеллигенцией, бизнес-сообществом; авторитет в регионе, рейтинг популярности среди населения; взаимодействие между органами местного самоуправления, региональными и федеральными органами государственной власти, включая информацию о конфликтных ситуациях и способах их урегулирования. Сведения по перечисленным вопросам должны представляться в динамике за трехлетний период (с разбивкой по каждому году) и истекшие месяцы текущего года, предшествующие дате внесения ходатайства. (Пункт 14.4 в редакции Распоряжения Коллегии Администрации Кемеровской области от 03.03.2010 г. N 188-р) 14.5. Наградные материалы после согласования с органами местного самоуправления области и органом исполнительной власти отраслевой и специальной компетенции, курирующим данную отрасль, направляют в отдел государственных и областных наград департамента документационного обеспечения. 14.6. Отдел государственных и областных наград департамента документационного обеспечения проверяет правильность заполнения наградного листа и прилагаемых документов. Правильно оформленные наградные материалы с ходатайством органа исполнительной власти на имя Губернатора области передаются для согласования заместителю Губернатора области, курирующему данную отрасль, заместителю Губернатора области по координации работы правоохранительных органов и органов военного управления, заместителю Губернатора области по экономике и региональному развитию, заместителю Губернатора - руководителю аппарата Администрации области, затем на подпись Губернатору области. (В редакции Распоряжения Коллегии Администрации Кемеровской области от 03.03.2010 г. N 188-р) При представлении к наградам Кемеровской области руководителей, заместителей руководителей, главных бухгалтеров государственных (муниципальных) учреждений (предприятий) наградные материалы дополняются информацией о динамике основных показателей эффективности деятельности организаций всех форм собственности: среднемесячная заработная плата в организации; кредиторская задолженность (в том числе просроченная); удельное потребление электроэнергии; удельное потребление тепловой энергии; удельное потребление воды; экономия бюджетных средств от внедрения энергосберегающих мероприятий. (Абзац дополнен - Распоряжение Коллегии Администрации Кемеровской области от 03.03.2010 г. N 188-р) Кроме того, для государственных (муниципальных) больничных, общеобразовательных учреждений и организаций жилищно-коммунальной сферы дополнительно представляются следующие показатели: для больничных учреждений: число случаев смерти лиц в возрасте до 65 лет в первые сутки в стационаре: в том числе: от инфаркта миокарда; от инсульта; число случаев смерти детей до 18 лет в первые сутки в стационаре; число случаев младенческой смертности; число случаев материнской смертности; среднегодовая занятость койки; для общеобразовательных учреждений - удельный вес лиц, сдавших ЕГЭ, в числе выпускников общеобразовательного учреждения, участвовавших в ЕГЭ; для организаций жилищно-коммунального хозяйства: доля объема отпуска холодной воды, счет за которую выставлен по показаниям приборов учета; доля объема отпуска горячей воды, счет за которую выставлен по показаниям приборов учета; доля объема отпуска электрической энергии, счет за которую выставлен по показаниям приборов учета; удельный вес потерь воды в процессе производства и транспортировки до потребителей; удельный вес потерь тепловой энергии в процессе производства и транспортировки до потребителей; доля многоквартирных домов, охваченных централизованным сбором и вывозом бытовых отходов; уровень собираемости платежей за предоставленные жилищно-коммунальные услуги. (Абзац дополнен - Распоряжение Коллегии Администрации Кемеровской области от 03.03.2010 г. N 188-р) Сведения по перечисленным вопросам должны представляться в динамике за трехлетний период (с разбивкой по каждому году) и истекшие месяцы текущего года, предшествующие дате внесения ходатайства. (Дополнен - Распоряжение Коллегии Администрации Кемеровской области от 03.03.2010 г. N 188-р) 14.7. Подписанные Губернатором области наградные материалы направляются для рассмотрения и согласования главному федеральному инспектору в Кемеровской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, а затем - полномочному представителю Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе. После согласования наградные материалы с ходатайством Губернатора области направляются в соответствующие министерства и ведомства Российской Федерации. Награды Кемеровской области 14.8. Порядок награждения наградами Кемеровской области устанавливается Законом Кемеровской области от 14 февраля 2005 г. N 32-ОЗ "О наградах Кемеровской области". Ходатайство о награждении наградой Кемеровской области, согласованное с заместителем Губернатора области, курирующим данную отрасль, заместителем Губернатора области по координации работы правоохранительных органов и органов военного управления, заместителем Губернатора - руководителем аппарата Администрации области, вносится на рассмотрение Губернатору области. К ходатайству о награждении прилагается наградной лист по форме, установленной приложением N 1 к Закону Кемеровской области от 14 февраля 2005 г. N 32-ОЗ "О наградах Кемеровской области" (приложение N 10). Ходатайство о награждении наградой Кемеровской области с резолюцией Губернатора области передается в отдел государственных и областных наград департамента документационного обеспечения. Решение о награждении наградой Кемеровской области оформляется постановлением Губернатора Кемеровской области. Решение о присвоении звания Героя Кузбасса и почетного звания "Почетный гражданин Кемеровской области" принимается Советом народных депутатов Кемеровской области в форме постановления. Решение о выделении денежных средств, предусмотренных Законом Кемеровской области от 14 февраля 2005 г. N 32-ОЗ "О наградах Кемеровской области", лицам, удостоенным звания Героя Кузбасса, лауреата премии Кузбасса, награжденным знаком "Золотой знак "Кузбасс", оформляется распоряжением Коллегии Администрации Кемеровской области, подготавливаемым курирующим органом исполнительной власти. Награды Коллегии Администрации области 14.9. Награждение Почетной грамотой Коллегии Администрации области, Благодарственным письмом Коллегии Администрации области, целевой премией Коллегии Администрации области, ценным памятным подарком Губернатора области, благодарностью Губернатора области осуществляется на условиях, предусмотренных Порядком награждения наградами Коллегии Администрации Кемеровской области, утвержденным постановлением Коллегии Администрации области от 23 октября 2006 г. N 212 "О наградах Коллегии Администрации Кемеровской области". Ходатайство о награждении наградой Коллегии Администрации области, согласованное с заместителем Губернатора области, курирующим данную отрасль, заместителем Губернатора области по координации работы правоохранительных органов и органов военного управления, заместителем Губернатора - руководителем аппарата Администрации области, вносится на рассмотрение Губернатору области. Решение о награждении наградами Коллегии Администрации области оформляется распоряжением Коллегии Администрации области, подготавливаемым курирующим органом исполнительной власти на основании ходатайства о награждении наградами Коллегии Администрации области с резолюцией Губернатора области. 15. Формирование дел, передача их в архив, использование архивных документов Порядок составления и утверждения номенклатуры дел 15.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в подразделениях, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения. 15.2. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделения Администрации области, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 15.3. Составляются номенклатуры дел подразделений Администрации области (приложение N 11) и сводная номенклатура дел Администрации области (приложение N 12). 15.4. Номенклатура дел подразделения Администрации области на следующий календарный год разрабатывается до 15 ноября текущего года секретарем подразделения или сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с сектором архивной подготовки документов департамента документационного обеспечения (далее - сектор), подписывается руководителем подразделения и представляется в департамент документационного обеспечения. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в департамент документационного обеспечения. 15.5. Сводная номенклатура дел Администрации области составляется департаментом документационного обеспечения на основании номенклатур дел подразделений Администрации области при методической помощи архивного управления Кемеровской области. 15.6. Сводная номенклатура дел Администрации области подписывается начальником департамента документационного обеспечения и утверждается заместителем Губернатора - руководителем аппарата Администрации области, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Администрации области, с ЭПК архивного управления Кемеровской области (далее - архивное управление), в которое документы передаются на постоянное хранение. 15.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Администрации области получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. 15.8. Сводная номенклатура дел печатается в количестве трех экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел департамента документационного обеспечения. Второй - используется сектором в качестве рабочего. Третий экземпляр применяется в архивном управлении. 15.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 15.10. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом. В графе 1 "Индекс дела" проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения подразделения Администрации области и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения. В графу 2 "Заголовок дела" включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.). Если заголовок включает в себя термин "Документы", то в скобках дается расшифровка: планы, отчеты, записки и т.д. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Графа 3 "Количество единиц хранения" заполняется по окончании календарного года. В графе 4 "Срок хранения и N статей по перечню" указывается срок хранения дела и номера статей по Перечню типовых документов, образующихся в результате деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. Сроки хранения отдельных документов, не приведенных в Перечне, устанавливаются по согласованию с ЭПК архивного управления. В графе 5 "Примечание" приводятся дополнительные сведения к делам (о формировании дел, особенностях их заведения и индексирования, месте хранения), которые отражают специфику организации делопроизводства в подразделениях Администрации области. 15.11. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Формирование и оформление дел 15.12. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дела формируются в подразделениях Администрации области. 15.13. Законченные делопроизводством документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем работнику службы делопроизводства подразделения Администрации области. Документы формируются в дела работником службы делопроизводства подразделения Администрации области в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. 15.14. При формировании дел необходимо: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д. 15.15. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются в хронологическом порядке снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного сроков хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху дела, первым. 15.16. Если в переписке или в документах, послуживших основанием к выпуску постановления, распоряжения имеются секретные документы, то весь комплекс документов по данному вопросу передается в отдел режима и секретного делопроизводства Администрации области. 15.17. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками соответствующих подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем сектора. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление внутренней описи документов дела; подшивку или переплет дела; оформление реквизитов обложки. 15.18. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение N 13). На обложке дела помещаются следующие реквизиты: название фондообразователя (Администрация области), наименование подразделения Администрации области, индекс дела, заголовок, крайние даты помещенных в дело документов, количество листов в деле, срок хранения документов. При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел. Дата дела на обложке указывает год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Крайними датами дела являются: начальная дата дела - это дата самого раннего документа в нем и конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов), дата справки подразделения Администрации области. При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число, месяц и год проставляются арабскими цифрами (01.01.2000). На обложках дел временного срока хранения указывается только год. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части). Нумерация листов 15.19. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами и чернилами не допускается. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Заверительная надпись 15.20. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью. 15.21. Срок хранения дела переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". 15.22. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Экспертиза ценности документов. Составление описей дел 15.23. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Экспертиза ценности документов в Администрации области на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архивное управление. 15.24. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации области создана постоянно действующая ЭПК Администрации области. 15.25. Функции и права ЭПК, а также организация работы определяются положением о постоянно действующей ЭПК Администрации области, утвержденным начальником департамента документационного обеспечения. 15.26. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в подразделениях Администрации области непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, под непосредственным методическим руководством сектора. 15.27. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архивное управление; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях Администрации области; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. 15.28. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. 15.29. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. 15.30. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения (приложение N 14); дела временного хранения (приложение N 15); дела по личному составу. 15.31. В Администрации области в каждом подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством сектора. По этим описям документы сдаются в архивное управление. 15.32. Описи дел подразделений Администрации области составляются по установленной форме и представляются в сектор не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. 15.33. Описательная статья описи дел подразделения Администрации области имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела. 15.34. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. 15.35. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера). 15.36. Опись дел подразделения Администрации области подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с сектором и утверждается руководителем подразделения. Опись дел подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в сектор, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении. 15.37. Описи дел, подготовленные подразделениями Администрации области, служат основой для подготовки сводной описи дел Администрации области, которую готовит сектор и по которой он сдает дела на государственное хранение в архивное управление. 15.38. Сводная опись дел Администрации области подписывается начальником департамента документационного обеспечения и утверждается заместителем Губернатора - руководителем аппарата Администрации области, согласовывается с ЭПК Администрации области, с ЭПК архивного управления. 15.39. Сводная опись дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел департамента документационного обеспечения. Второй используется сектором в качестве рабочего. Третий экземпляр применяется в архивном управлении. Подготовка и передача дел в архив 15.40. Документы, не подлежащие сдаче в архив, и дела трехлетнего и годичного сроков хранения уничтожаются в подразделении Администрации области по акту установленной формы (приложение N 16), который согласовывается с сектором. Указанные акты рассматриваются на заседании ЭПК Администрации области. Согласованные акты подписываются начальником департамента документационного обеспечения и утверждаются заместителем Губернатора - руководителем аппарата Администрации области; после этого сектор имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком. 15.41. Законченные дела в течение одного года хранятся в подразделении Администрации области. Затем дела постоянного и временного сроков хранения сдаются в сектор. Их передача производится только по описям дел. 15.42. В период подготовки дел подразделением к передаче в архив сотрудником сектора предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. 15.43. В случае ликвидации или реорганизации подразделения Администрации области лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в сектор независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Использование документов архива 15.44. Документы, находящиеся на хранении в архиве, представляются работникам подразделений Администрации области для работы в помещении архива или во временное (не более одной недели) пользование вне архива под расписку в учетной карточке выдачи документов. 15.45. Работники Администрации области несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных дел, передача работниками подразделений Администрации области архивных документов или их копий работникам других организаций не допускается. 15.46. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений. 15.47. Подлинники постановлений и распоряжений из архива не выдаются. 15.48. Архивные документы представляются организациям и гражданам по их письменным запросам с разрешения заместителя Губернатора - руководителя аппарата Администрации области. 16. Техническое обеспечение подготовки документов Машинописные работы 16.1. Печатание документов в Администрации области осуществляется в секторе подготовки документов департамента документационного обеспечения, а также непосредственно в подразделениях Администрации области с использованием программно-технических средств, компьютерной и машинописной техники с соблюдением требований настоящей Инструкции. 16.2. Сектором подготовки документов в первую очередь печатаются постановления и распоряжения Коллегии Администрации области, постановления и распоряжения Губернатора области, проекты законов Кемеровской области, материалы Коллегии Администрации области, доклады для Губернатора области и его заместителей, а также материалы в Правительство Российской Федерации и другие вышестоящие организации. Остальные материалы печатаются в порядке их поступления. 16.3. Срочные документы печатаются немедленно. Срочность определяется начальником департамента документационного обеспечения. Приказы и распоряжения по кадровым вопросам, командировочные удостоверения печатаются в управлении кадров и государственной службы Администрации области. 16.4. В подразделениях Администрации области, как правило, печатаются материалы совещаний у руководителей подразделений Администрации области, проекты резолюций по рассмотренным документам, служебные письма за подписью руководителя подразделения, заявки и документы внутреннего характера. Справки, сводки, протоколы размером в одну - две страницы печатаются в приемных заместителей Губернатора области секретарями- референтами. 16.5. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов. При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов. В случае, если документ первоначально готовился в подразделении с использованием компьютерной техники и его объем превышает 3 машинописных листа, исполнитель, как правило, представляет электронную копию документа в формате текстового редактора WinWord 97 или в другом, совместимом с ним. При передаче исполнителем материала, записанного на дискете, она проверяется на наличие компьютерных вирусов. В случае их обнаружения работа с дискетой прекращается, и дискета с материалом возвращается исполнителю. Печатание документов под диктовку не производится. 16.6. Печатание документов производится на бланках установленной формы или стандартных листах бумаги формата А4 на одной стороне листа. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре и вместе с черновиком передается исполнителю. На последней странице отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляется имя файла, в котором записан текст документа. 16.7. Отпечатанные документы с пометкой "Для служебного пользования" вместе с черновиком под расписку передаются исполнителю, оформившему заказ. Передача отпечатанного документа другому исполнителю без разрешения руководителя подразделения - заказчика запрещается. В секторе подготовки документов принятые для печатания материалы и объемы исполненной работы учитываются в журнале регистрации выполненных работ. Копировально-множительные работы 16.8. Выполнение копировально-множительных работ в Администрации области производится централизованно в копировально-множительном бюро государственного учреждения Кемеровской области "Хозяйственный комплекс Администрации Кемеровской области", а также на копировальных аппаратах, установленных в подразделениях Администрации области. На копирование сдаются только служебные документы. Тиражирование служебных материалов большого объема производится по согласованию с начальником департамента документационного обеспечения. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы. 16.9. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво. Формат материала не должен превышать формат А3. 16.10. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке размножаются документы и материалы к заседаниям Коллегии Администрации области. Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется руководителями подразделений Администрации области и подтверждается соответствующей пометкой и визой на бланке заказа. 16.11. Копирование актов Президента и Правительства Российской Федерации, федеральных законов производится по заказам, подписанным начальником отдела учета и контроля за исполнением документов департамента документационного обеспечения, копирование актов Коллегии Администрации области и Губернатора области, законов Кемеровской области - по заказам, подписанным начальником отдела распорядительных документов департамента документационного обеспечения. 16.12. На копировальных аппаратах, установленных в подразделениях, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража. 16.13. Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет работник подразделения, в котором установлен копировальный аппарат. Ведение звукозаписи и подготовка стенограмм заседаний 16.14. Звукозапись мероприятий, проводимых Губернатором области и его заместителями, осуществляют специалисты государственного учреждения Кемеровской области "Хозяйственный комплекс Администрации Кемеровской области". 16.15. Магнитные носители, предназначенные для обеспечения стенографирования заседаний Коллегии Администрации области и других мероприятий, проводимых Губернатором и его заместителями, хранятся в департаменте документационного обеспечения. 16.16. Стенографическая запись расшифровывается специалистами сектора подготовки документов департамента документационного обеспечения, как правило, в течение суток после заседания Коллегии Администрации области или совещания. Стенографические работы выполняются с помощью программы звукового редактора и с магнитных носителей. Департамент документационного обеспечения не осуществляет расшифровку стенографических записей научно-практических конференций, совещаний, семинаров, проводимых структурными подразделениями Администрации области. 16.17. Подлинники расшифрованных стенографических записей заседаний Коллегии Администрации области и других совещаний, проводимых Губернатором области, хранятся в департаменте документационного обеспечения и по истечении двух лет передаются на архивное хранение. Магнитные записи хранятся в департаменте документационного обеспечения в течение года, после чего уничтожаются. 17. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи 17.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов. 17.2. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", не разрешается. Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов. 17.3. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм. 17.4. Факсограммы, направляемые зарубежным адресатам, должны быть завизированы заместителями Губернатора области или заместителем Губернатора - руководителем аппарата Администрации области. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии заверенного перевода. 17.5. Передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов. 17.6. Переданные и принятые факсограммы учитываются в журналах установленной формы и передаются сотрудникам подразделений. Факсограммы на имя Губернатора области и его заместителей передаются для регистрации в отдел служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения. 17.7. Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего подразделения. 18. Изготовление и использование печатей и штампов 18.1. Для удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах или соответствия копий документов подлинникам в Администрации области, органах исполнительной власти Кемеровской области применяются гербовые (с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации) и другие печати. 18.2. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов применяются соответствующие штампы: "Контроль", "Копия верна", "Подлежит возврату", регистрационный штамп входящих документов. 18.3. Порядок изготовления гербовых печатей регламентируется ГОСТом Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования". 18.4. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Коллегии Администрации области, Администрации области производится государственным учреждением Кемеровской области "Хозяйственный комплекс Администрации Кемеровской области" в соответствии с заявками руководителей подразделений. Размещение заказов на изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должно осуществляться только на предприятиях, имеющих сертификат соответствия. Образцы печатей органов исполнительной власти области должны быть согласованы с правовым управлением Администрации области. 18.5. Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимают Губернатор области, заместитель Губернатора области - руководитель аппарата Администрации области. 18.6. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора области или его заместителей и лица, ответственные за хранение и использование указанных штампов, определяются Губернатором области и его заместителями соответственно. 18.7. Для подразделений Администрации области в зависимости от целевого назначения изготавливаются круглые мастичные печати и штампы без государственной символики. В этих случаях в печати вместо изображения Государственного герба Российской Федерации размещается название конкретного подразделения. 18.8. Гербовые печати Коллегии Администрации области и Администрации области хранятся в департаменте документационного обеспечения, их оттисками заверяется подлинность подписи Губернатора области и его заместителей. Гербовая печать Администрации области с индексом 2 хранится в финансово-экономическом управлении управления делами Администрации области, ее оттиском заверяются подписи управляющего делами Администрации области и его заместителя на финансовых документах. Обе гербовые печати Администрации области имеют равную юридическую силу. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Проставление гербовой печати на факсимиле запрещено. 18.9. Оттиском простых круглых печатей (без изображения государственной символики) заверяется соответствие копий документов подлинникам. 18.10. Все изготовленные печати и штампы учитываются в управлении делами Администрации области в специальном журнале и выдаются под расписку сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование и сохранность. 18.11. В подразделениях Администрации области печати и штампы должны учитываться в специальном журнале, храниться в несгораемых металлических шкафах или сейфах. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы сдаются руководителю подразделения и уничтожаются, о чем составляется акт и проставляется отметка в журналах учета подразделения и государственного учреждения Кемеровской области "Хозяйственный комплекс Администрации Кемеровской области". 18.12. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в подразделениях Администрации области возлагаются на их руководителей. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Июль
|
