Постановление Коллегии Администрации Промышленновского района от 07.12.2010 № 97

 
                         РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
                         КЕМЕРОВСКАЯ ОБЛАСТЬ


                       КОЛЛЕГИЯ  АДМИНИСТРАЦИИ
               ПРОМЫШЛЕННОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ


от 07.12.10 N 97
пгт. Промышленная

Об    утверждении    административного
регламента   исполнения  муниципальной
функции    "Организация      хранения,
комплектования, учета  и использования
архивных документов и архивных фондов"




     На     основании     Постановления     Коллегии     Администрации
Промышленновского   муниципального   района   от    18.12.2010    N 69
"Об утверждении  порядка  разработки  и  утверждения  административных
регламентов   оказания   муниципальных   услуг   в    Промышленновском
муниципальном районе"

     1. Утвердить административный регламент исполнения  муниципальной
функции "Организация хранения, комплектования, учета  и  использования
архивных документов и архивных фондов" согласно приложению.
     2. Организационному отделу (Белоус Л.И.)  опубликовать  настоящее
постановление  в  газете  "Эхо"  и  разместить  на сайте администрации
Промышленновского муниципального района в сети Интернет.
     3. Контроль  за исполнением настоящего постановления возложить на
заместителя Главы района  по  организационно-территориальным  вопросам
Л.Н. Иванову.
     4. Постановление вступает в силу со дня опубликования.


     И.о. Главы района          В.А. Еремеев




                                                            Приложение
                                              к постановлению Коллегии
                                       администрации Промышленновского
                                                 муниципального района
                                                    от 07.12.2010 N 97



                      Административный регламент
       исполнения муниципальной функции "Организация хранения,
       комплектования учета и использования архивных документов
                          и архивных фондов"


     1. Общие положения

     Административный регламент по исполнению муниципальной функции по
организации  хранения  архивных  документов и архивных фондов (далее -
Регламент) определяет сроки исполнения и  последовательность  действий
(административные  процедуры)  в  процессе  реализации  по  исполнению
архивным отделом администрации Промышленновского муниципального района
муниципальной функции.
     1.1. Наименование муниципальной функции
     Муниципальная функция "Организация хранения архивных документов и
архивных фондов" включает в себя:
     - хранение  архивных  документов  и  архивных фондов,  являющихся
муниципальной  собственностью,  входящих  в  состав  Архивного   фонда
Кемеровской   области,  в  том  числе  архивных  документов  поселений
Промышленновского муниципального района;
     - хранение документов по личному составу организаций,  не имеющих
правопреемника,   действовавших   на   территории    Промышленновского
муниципального района;
     - хранение учетных документов,  архивных  справочников  и  других
материалов,   необходимых  для  осуществления  деятельности  архивного
отдела.
     1.2. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих исполнение
муниципальной функции
     Исполнение муниципальной  функции по ведению организации хранения
архивных документов и архивных фондов осуществляется в соответствии  с
нормативными правовыми актами
     п. 16 ч.  1 ст. 15 Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об
общих  принципах  организации  местного  самоуправления  в  Российской
Федерации"
     - Федеральным  законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в
Российской Федерации"
     - Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18
января 2007 г.  N 19  "Об  утверждении  Правил  организации  хранения,
комплектования,  учета  и  использования  документов  Архивного  фонда
Российской Федерации и других архивных документов в государственных  и
муниципальных архивах,  музеях и библиотеках,  организациях Российской
академии наук"
     - Законом  Кемеровской области от 26.03.2007 N 35-ОЗ "Об архивном
деле"
     - Законом Кемеровской области от 13.10.2005 N 105-ОЗ "О наделении
органов   местного    самоуправления    отдельными    государственными
полномочиями   по  хранению,  комплектованию,  учету  и  использованию
документов Архивного фонда Кемеровской области"
     1.3. Наименование  органа исполнительной власти,  непосредственно
исполняющего муниципальную функцию
     Исполнение муниципальной  функции осуществляется архивным отделом
администрации  Промышленновского  муниципального   района   (далее   -
архивный отдел).  Технологическое обеспечение исполнения муниципальной
функции  осуществляется  во  взаимодействии  с  архивным   управлением
Кемеровской   области,   делопроизводственными  службами  организаций,
предприятий,  учреждений - источников комплектования архивного отдела.
Результатом  исполнения  муниципальной  функции  является  обеспечение
сохранности архивных документов  в  нормальном  физическом  состоянии,
исключающее их хищение и утрату.

                  2. Требования к порядку исполнения
                        муниципальной функции

     Порядок информирования об исполнении муниципальной функции
     Исполнение муниципальной  функции  не  связано  с  письменным или
устным запросом заявителя.
     Архивные документы   организаций,   предприятий,   учреждений   -
источников комплектования архивного отдела принимаются на  хранение  в
архивный  отдел  в  соответствии  с  графиком комплектования архивного
отдела  архивными   документами,   утвержденным   заместителем   главы
Промышленновского           муниципального          района          по
организационно-территориальным вопросам.
     Исполнение муниципальной  функции  осуществляется  на  постоянной
основе.
     Исполнение муниципальной   функции   осуществляется   начальником
архивного отдела.
     Хранение документов,   принятых  от  организаций  по  их  просьбе
досрочно,  а  также  временное  (депозитарное)   хранение   документов
организаций  в  архивном  отделе,  имеющих  статус  юридического лица,
осуществляется на договорной основе.
     Место нахождения  архивного отдела и его почтовый адрес:  652380,
пгт. Промышленная, ул. Коммунистическая, д. 23а
     Распорядок работы:  ежедневно с 8.30 до 17.30, перерыв с 13.00 до
14.00,  выходной: суббота, воскресенье.
     Телефоны для справок: 7-45-63, 7-42-46

     3. Административные процедуры

     Организация исполнения  муниципальной  функции  включает  в  себя
следующие административные процедуры:
     - проверка  физического  и  технического состояния поступивших на
хранение в архивный отдел,  в  соответствии  с  актом  приема-передачи
документов на хранение, и других архивных документов;
     - фондирование архивных документов;
     - рациональное размещение архивных документов в архивном отделе;
     - осуществление контроля за движением архивных  документов  и  их
физическим состоянием;
     - копирование архивных документов;
     - восстановление (реставрация) первоначальных или близких к
     - первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов.
     Поступившие в    архивный   отдел   документы   до   передачи   в
архивохранилище размещаются в помещении приема и временного хранения.
     Оценка физического  и технического состояния поступивших архивных
документов проводится не позднее 3 месяцев с момента приема.
     В случае   выявления   недостатков   физического  и  технического
состояния документов проводится их устранение.
     Архивные документы  поступают на хранение в архивохранилище,  где
располагаются  в  порядке,  обеспечивающем  их  комплексные   учет   и
хранение, а также оперативный поиск.
     Обособленному хранению подлежат учетные архивные документы.
     Проверки наличия  и  состояния  архивных  документов проводятся в
целях  установления  фактического  наличия  находящихся  на   хранении
архивных  документов и выявления отсутствующих архивных документов для
организации их розыска;  выявления и устранения  недостатков  в  учете
архивных документов;  выявления и учета архивных документов, требующих
реставрационной, профилактической и технической обработки.
     Проверки наличия  и  состояния  архивных  документов проводятся в
плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).
     В случае   стихийных  бедствий,  массовых  перемещений  и  других
обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены
архивные  документы,  а  также  при  смене начальника архивного отдела
проводится внеочередная единовременная проверка  наличия  и  состояния
всех документов архивного отдела или их отдельных частей (групп).
     Результаты проверки наличия и  состояния  архивных  документов  и
обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия
и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и  состояния
архивных документов, составленном на основании листа проверки.
     Одновременно с актом проверки при необходимости составляются  акт
о  технических  ошибках  в  учетных  документах;  акт  об  обнаружении
архивных документов;  акт о  неисправимых  повреждениях  документов  и
другие акты.
     В случае обнаружения в итоговой записи к  описи  дел,  документов
(книги  учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых
номеров,  выбывших в  соответствии  с  установленным  порядком  единиц
хранения, итоговая запись пересоставляется.
     На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных
документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных
архивных документов.
     Проверка наличия   и   состояния  архивных  документов  считается
завершенной после внесения изменений во все учетные документы.
     Архивные документы,   причины   отсутствия  которых  подтверждены
документально, снимаются с учета в установленном порядке.
     Систематически проводятся  полные или выборочные проверки наличия
и состояния архивных  документов,  выдававшихся  из  архивохранилищ  в
течение года.
     Результаты проверки оформляются в установленном порядке.
     При выявлении   необоснованного  отсутствия  архивных  документов
осуществляется  их  оперативный  розыск.  В  случае  безрезультатности
розыска   отсутствующие  архивные  документы  включаются  в  картотеку
необнаруженных документов для дальнейшего их розыска.
     Проверка физико-химического  и  технического  состояния  архивных
документов  в  процессе  хранения   проводится   с   целью   выявления
поврежденных  архивных документов и архивных документов с потенциально
опасным физическим  или  биологическим  состоянием  и  осуществляется:
целевым  порядком;  в  ходе  проверки  наличия  и  состояния  архивных
документов;  при  подготовке   архивных   документов   к   выдаче   из
архивохранилища,   а  также  при  всех  других  работах,  связанных  с
поединичным (полистным) просмотром архивных документов.
     Целевая проверка   физического   состояния   архивных  документов
проводится  в  порядке  очередности   с   учетом   ценности   архивных
документов.   Целевой  проверке  физического  состояния  подлежат  все
архивные  документы,  пострадавшие  в   экстремальных   условиях.   По
результатам  контроля  делается  заключение о необходимости проведения
реставрации и консервации  и,  в  зависимости  от  состояния  архивных
документов,  устанавливаются  сроки  проведения  следующей контрольной
проверки.
     Находящимися в    неудовлетворительном    физическом    состоянии
признаются  документы  с  высокой  степенью  разрушения   материальных
носителей, угрожающей физической целостности документов.
     Учет физического и технического состояния архивных документов  на
бумажной  основе  осуществляется  в  листе-заверителе,  акте  проверки
наличия и состояния архивных документов.
     Страховой фонд   создается   в   целях   сохранения   документной
информации  на  случай  утраты   или   повреждения   оригиналов   этих
документов.
     Страховой фонд является неприкосновенным и хранится обособленно.
     Восстановление свойств, технических характеристик и долговечности
архивных документов проводится по результатам проверки их состояния  в
порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их
к различным ценностным  группам,  особенностей  физического  состояния
архивных  документов  различных видов и возможностей архива.  В первую
очередь реставрации подлежат особо ценные документы.

     4. Порядок и формы контроля по исполнению муниципальной функции

     Контроль по предоставлению муниципальной услуги включает  в  себя
проведение проверок.
     Текущий контроль  осуществляется  путем  проведения   должностным
лицом, ответственным за организацию работы по исполнению муниципальной
функции,  проверок соблюдения и исполнения положений административного
регламента.

     5. Порядок  обжалования действий (бездействия) должностного лица,
а также  принимаемого  им  решения  в  ходе  исполнения  муниципальной
функции

     По результатам  исполнения  муниципальной  функции  организации и
граждане  имеют  право  на  обжалование  решений,  принятых   в   ходе
исполнения    муниципальной    функции,   действий   или   бездействия
должностного лица,  исполняющего муниципальную функцию,  в вышестоящие
органы в досудебном порядке, а также в судебные органы.