|
Расширенный поиск
Распоряжение Администрации Алтайского края от 05.04.2014 № 105-рчерез один междустрочный интервал строчными буквами печатается вид заседания (конференции, собрания, совещания) и наименование коллегиального органа в родительном падеже. Слова выравниваются по центру и выделяются полужирным шрифтом; место проведения совещания - указывается, где или у кого проходило совещание. Реквизит печатается после реквизита "Вид заседания" и выравнивается по центру (г. Барнаул; г. Белокуриха и др.); дата протокола - оформляется цифровым способом и печатается через два междустрочных интервала после предыдущего реквизита. Датой протокола является дата проведения протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания совещания; номер протокола. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. Номер протокола обозначается арабскими цифрами, может дополняться буквенными индексами. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части протокола оформляются следующие реквизиты: Слова "Председатель" или "Председательствующий", "Секретарь", "Присутствовали" печатаются от левой границы текстового поля полужирным шрифтом, с прописной буквы. После слов "Председатель" или "Председательствующий", "Секретарь" ставится тире, после слова "Присутствовали" - двоеточие. Реквизит "Секретарь" не оформляется, если заседание не предусматривает такой должности. В этом случае ведение протокола осуществляется службой делопроизводства или лицом, ответственным за ведение протокола. Реквизит "Присутствовали" состоит из списка членов коллегиального органа, участвовавших в заседании, и списка приглашенных. Если количество присутствующих превышает 15 человек, делается ссылка на список, например: Присутствовали: 16 человек (список прилагается). Фамилии и инициалы присутствующих перечисляются в алфавитном порядке через запятую. В списке приглашенных фамилии перечисляются в алфавитном порядке с указанием должностей. Наименования должностей можно указывать обобщенно (члены комиссии, руководители органов исполнительной власти). Слова "ПОВЕСТКА ДНЯ" пишутся прописными буквами и выравниваются по центру. Вопросы в повестке дня оформляются от границы левого поля, нумеруются арабскими цифрами и формулируются в предложном падеже с предлогами о или об. Не рекомендуется вопрос или группу вопросов обозначать словом "Разное". Реквизит "ПОВЕСТКА ДНЯ" можно не указывать, если в основной части протокола приводится наименование обсуждаемого вопроса, которое оформляется по центру полужирным шрифтом. Основная часть протокола печатается через один междустрочный интервал. В протоколах тексты выступлений излагаются от третьего лица единственного числа. Основная часть полной формы протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ" пишутся прописными буквами, каждое - от левой границы текстового поля, после них ставится двоеточие. Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер вопроса повестки дня, может указываться наименование обсуждаемого вопроса. В разделе "СЛУШАЛИ" приводятся фамилии, инициалы и должности докладчиков, если наименование должности не указано в повестке дня. Затем излагается содержание доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада прилагается к протоколу, то делается ссылка об этом. В разделе "ВЫСТУПИЛИ" приводятся фамилии и инициалы выступающих. Вопросы к докладчику, выступающим и ответы протоколируются по мере поступления, указываются фамилии и инициалы. В разделе "РЕШИЛИ" излагаются принятые решения по данному вопросу повестки дня, которые оформляются как постановляющая (распорядительная) часть правовых актов. При необходимости приводятся итоги голосования: за -, против -, воздержались -. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения. Реквизит "подпись" отделяется от текста тремя междустрочными интервалами. Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим) и секретарем, при его отсутствии только председателем. Подпись состоит из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Образец оформления протокола приведен в приложении 13 к Инструкции. Принятые решения до заинтересованных лиц обычно доводятся в виде выписок из протокола или решений. Выписка из протокола - это точная копия части протокола. При оформлении выписки из протокола используются следующие реквизиты (переносятся из протокола): дата; регистрационный номер документа; заголовок. Из текста протокола воспроизводится вводная часть, далее указывается пункт, из которого делается выписка. Нумерация пунктов не меняется (если пункт был вторым, то он останется вторым и в выписке). Из основной части полностью переносится текст необходимого пункта. Реквизит "Подпись" оформляется без указания личных подписей. Для придания выписке юридической силы оформляется реквизит "Отметка о заверении копии". При направлении выписки в сторонние организации подпись заверяется оттиском печати. 2.8.2. Для оформления протоколов заседаний Совета Администрации края, а также совещаний, проводимых Губернатором Алтайского края по различным вопросам деятельности, применяется краткая форма в соответствии с прилагаемыми образцами (приложение 14). Для данного вида протоколов используются такие реквизиты, как утверждение, вид документа, место составления, дата и номер, подпись в соответствии с установленными настоящей Инструкцией требованиями. В основной части протокола указывается номер вопроса (согласно очередности его рассмотрения), наименование вопроса печатается по центру и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более 1 междустрочного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса, первая фамилия докладчика (докладчиков), затем - выступивших. Фамилии печатаются через 1 междустрочный интервал. Затем по пунктам указывается принятое по вопросу решение. 2.8.3. Допускается оформление протоколов, проводимых по инициативе Губернатора Алтайского края, в виде записи перечня поручений, данных в ходе совещания (приложение 15). Ответственность за подготовку и проведение совещаний возлагается на руководителей органов исполнительной власти Алтайского края, структурных подразделений Администрации края по курируемым ими вопросам. На подпись Губернатору Алтайского края представляется проект протокола, согласованный со всеми заинтересованными лицами, в срок, не превышающий 15 календарных дней со дня проведения совещания. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки, подписанным ответственным за подготовку протокола исполнителем. Протоколы совещаний, проводимых Губернатором Алтайского края, регистрируются в технологическом отделе департамента документационного обеспечения Администрации края и вводятся в систему ЕСЭД для организации контроля за исполнением данных в ходе заседаний поручений и принятых решений. Контрольные дела с подлинниками протоколов заседаний (совещаний) в течение 2 лет хранятся в подразделениях, которые осуществляют их регистрацию, с последующей передачей в архив на постоянное хранение. Протоколы совещаний, которые проводят первый заместитель Губернатора Алтайского края, заместители Губернатора Алтайского края, оформляются в соответствии с вышеуказанными положениями Инструкции. Регистрация протоколов и контроль за сроками их исполнения осуществляется в соответствующих приемных. 2.9. Деловое (служебное) письмо Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или частному лицу). Служебные письма, как вид документа, по назначению могут быть инициативными, ответными и сопроводительными. 2.9.1. Обязательные реквизиты делового (служебного) письма: герб Алтайского края; наименование органа, издавшего документ; справочные данные об органе, издавшем документ; адресат; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (при необходимости); заголовок к тексту (при необходимости); текст документа; отметка о наличии приложений (при необходимости); подпись должностного лица; отметка об исполнителе; виза. 2.9.2. Первая страница оформляется на бланках письма, остальные - на листах бумаги формата А4 согласно правилам оформления документов, установленных настоящей Инструкцией. Письма подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей и закреплением за ними в положениях о структурных подразделениях Администрации края и должностных регламентах права подписи документов. 2.9.3. При подготовке проектов инициативных писем за подписью Губернатора Алтайского края следует руководствоваться распоряжением Администрации края от 30.11.2009 N 115-к, определяющим, что документы, в том числе международного и межрегионального уровня, кадрового (включая наградные) и финансового характера, письма (обращения, телеграммы, приглашения, ответы и т.п.) в адрес Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, руководителей федеральных органов власти, высших должностных лиц субъектов Российской Федерации (руководителей высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации), а также письма в адрес органов местного самоуправления по вопросам формирования и использования местных бюджетов, структуры и численности органов местного самоуправления подписываются исключительно Губернатором Алтайского края. Необходимый комплект документов: проект письма; пояснительная записка; лист согласования; запрос (в случае если он является основанием для создания письма); реестр рассылки (при необходимости). Для писем за подписью Губернатора Алтайского края используется бланк письма с цветным изображением герба Алтайского края (приложение 3), в случае подготовки приглашений, благодарственных писем - бланк письма с цветным изображением герба Алтайского края на бумаге установленного цвета. Проекты писем за подписью Губернатора Алтайского края изготавливаются в одном экземпляре. Отметка об исполнителе печатается на оборотной стороне последнего листа в левой части письма шрифтом 12 размера. Инициативные письма от имени Губернатора Алтайского края, содержащие просьбы и предложения, ставятся на контроль, который осуществляется руководителем органа исполнительной власти Алтайского края, ответственным за подготовку данного документа. Срок исполнения документа составляет 45 дней и исчисляется с момента подписания (если иной срок не установлен Губернатором Алтайского края). 2.9.4. При подготовке делового письма требуется обратить внимание на его структуру: Документ не должен содержать более одного адреса, в противном случае составляется список рассылки. Если письмо адресуется конкретному человеку (руководителю или служащему учреждения), оно должно начинаться с обращения, например: Уважаемый Имя Отчество! Как и в любом документе, в начале письма обязательно должна быть преамбула. В одном или нескольких предложениях адресату необходимо сообщить тему послания. После этого коротко, четко и ясно излагается суть дела (указывается причина обращения, перечисляются аргументы, которые должны убедить корреспондента в обоснованности просьбы, предложения или указания: предпринятые для решения проблемы меры, актуальность затрагиваемых вопросов, перспективность их решения, необходимость помощи, предполагаемые в случае получения поддержки позитивные изменения, необходимость софинансирования со стороны краевого и муниципального бюджета). В последнем абзаце формулируется просьба, предложение или указание. При этом если объем письма больше трети страницы, обращение следует повторить: Прошу Вас, уважаемый Имя Отчество, рассмотреть (оказать содействие, принять участие, довести до сведения)... Если письмо подразумевает ответ, то оно должно обязательно содержать ссылку на запрос. В таком случае целесообразнее разместить ее в начале письма: "Рассмотрев Ваше письмо от... N... по поводу выделения средств, сообщаю, что...". В случае если заявитель прислал для ознакомления какие-либо документы, об этом также сообщается в письме: "Рассмотрев Вашу заявку (представленные документы, материалы) по поводу..." (кратко излагается суть вопроса, с которым обратился заявитель). Если письмо содержит отказ, необходимо его обоснование ("Ввиду отсутствия технической возможности...", "К сожалению, возможности краевого бюджета не позволяют..."). В заключении желательно предложить адресату альтернативу решения вопроса, если данная проблема находится в компетенции других лиц или органов. 2.9.5. Особенности оформления писем, адресованных зарубежным корреспондентам: В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) служебные письма оформляются на бланках установленной формы и состоят из следующих частей: наименование получателя письма; вступительное обращение; основной текст; заключительная форма вежливости; указание на приложение, если оно имеется. При оформлении письма Премьер-министру, Министру, Чрезвычайному и Полномочному Послу адрес включает полное наименование официальной должности, имя и фамилию лица, которому направляется письмо. Например: Чрезвычайному и Полномочному Послу (официальное название страны) господину Имя Фамилия Текст письма начинается с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц. Если оно адресовано Министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать: "Уважаемый господин Министр". Слово "господин" на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно в зависимости от местной практики и в порядке взаимности. Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты: Президенту, Послу или Министру иностранных дел - "Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении"; Генеральному директору Германского фонда международного развития - "Прошу Вас, господин Имя Фамилия, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении)". 2.9.6. Первый заместитель Губернатора Алтайского края, заместители Г убернатора Алтайского края подписывают документы в адрес заместителей руководителей и руководителей структурных подразделений федеральных органов власти, руководителей территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов власти других субъектов Российской Федерации, кроме высших должностных лиц (руководителей высших исполнительных органов государственной власти), организаций, действующих на территории края, органов местного самоуправления. Необходимый комплект документов: проект письма; запрос (в случае, если он является основанием для создания письма); реестр рассылки (при необходимости); используются бланки исходящего инициативного письма и бланки исходящего письма (письма-ответа) (приложение 6). Все проекты исходящих писем первого заместителя Губернатора Алтайского края, заместителей Губернатора Алтайского края представляются исполнителем в двух экземплярах. На втором экземпляре письма осуществляется согласование (визирование) проекта документа. Согласование также может быть осуществлено с использованием листа согласования. Отметка об исполнителе печатается на лицевой стороне последнего листа в левой части письма шрифтом 12 размера. Исходящие письма после подписания Губернатором Алтайского края, первым заместителем Губернатора Алтайского края, заместителями Губернатора Алтайского края передаются для регистрации в канцелярию департамента документационного обеспечения Администрации края, в нерабочее время, праздничные и выходные дни - в секретариат Губернатора Алтайского края. Вторые экземпляры документа, копии оригинала хранятся в канцелярии департамента документационного обеспечения Администрации края. 2.10. Телеграммы и документы, передаваемые посредством электронной и факсимильной связи 2.10.1. Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по каналам телеграфной сети общего пользования. Подготовка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222. Телеграммы составляются в случае, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Телеграммы категории "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ" подписываются только Губернатором Алтайского края, первым заместителем Губернатора Алтайского края, заместителями Губернатора Алтайского края. Телеграмма печатается на бумаге формата А4 в одном экземпляре и имеет следующие реквизиты: отметка о категории телеграммы; отметка о виде телеграммы; адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата (адресатов); текст; регистрационный номер (при необходимости); дата документа; наименование должности и расшифровка подписи лица, подписавшего телеграмму. Дополнительными реквизитами считаются: наименование организации; справочные данные об органе, издавшем документ (почтовый адрес); наименование должности, личная подпись, расшифровка подписи лица, подписавшего телеграмму. Адрес телеграммы должен содержать все сведения, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок. Телеграмма может быть адресована в несколько адресов (многоадресная телеграмма). Допускается прием телеграммы с одним и тем же текстом по списку адресов, который должен быть представлен вместе с телеграммой. Текст телеграммы излагается кратко, прописными буквами и не должен превышать одной машинописной страницы. Текст от наименования адресата отделяется тремя междустрочными интервалами. Текст телеграммы, если она адресуется конкретному лицу, должен начинаться с обращения. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания номера и даты документа, на который дается ответ, например: Т/264 от 25.03.2010. Основные реквизиты телеграммы отделяются от дополнительных реквизитов сплошной горизонтальной чертой. Дополнительные реквизиты не входят в состав оплачиваемых слов телеграммы. Наименование и адрес отправителя (Администрация Алтайского края), дата, наименование должности и расшифровка подписи лица, подписавшего телеграмму, печатаются строчными буквами от левого поля. Телеграммы согласовываются, подписываются и регистрируются в порядке, установленном для служебных писем. Регистрационный номер телеграммы и дата ставятся после текста. Подлинник телеграммы с отметкой о времени отправки остается в канцелярии департамента документационного обеспечения Администрации края. Поздравительные телеграммы учитываются в ЕСЭД Администрации края и хранятся 6 месяцев. 2.10.2. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по каналам телефонной связи. При оформлении телефонограммы используются следующие реквизиты: вид документа; адресат; текст документа; дата документа; подпись должностного лица; должность, фамилия, номер телефона исполнителя, передавшего телефонограмму; должность, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму; время передачи (приема) телефонограммы. Телефонограммы составляются в одном экземпляре. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список рассылки с указанием номеров телефонов. 2.10.3. Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), передаваемого по каналам факсимильной связи. Факсограммами передаются, как правило, служебные письма, приглашения и информационные сообщения. Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа. 2.10.4. Электронное письмо (сообщение) - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ и их реквизиты. Электронные сообщения поступают на официальный электронный адрес Администрации Алтайского края в Интернете, доступ к которому имеется в департаменте документационного обеспечения Администрации края и приемной Губернатора Алтайского края. Электронные сообщения и документы, полученные по каналам факсимильной связи, регистрируются в департаменте документационного обеспечения Администрации края в ЕСЭД. Запрещается передача с использованием средств электронной почты, телеграфной и факсимильной связи документов с пометкой "Для служебного пользования". V. Организация контроля исполнения документов 1. Контроль исполнения документов состоит из осуществляемых департаментом документационного обеспечения Администрации края процедур по учету и анализу сроков исполнения документов с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности органов исполнительной власти Алтайского края и структурных подразделений Администрации края. 2. Контроль включает в себя: постановку на контроль, предупредительный контроль, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документа, проставление отметки о предоставлении отчета- информации, снятии с контроля, направлении исполненного документа в дело, а также мониторинг состояния исполнительской дисциплины. 3. Постановка документа на контроль осуществляется исходя из содержания текста документа, поручения и резолюции к нему. Контролю подлежат документы, в которых установлен конкретный срок исполнения, а также те документы, об исполнении которых необходимо предоставлять информацию. Организация исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Председателя Правительства Российской Федерации осуществляется в соответствии с Порядком, утвержденным постановлением Администрации Алтайского края от 17.01.2012 N 15 "Об утверждении порядка исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации". 4. Сроки исполнения определяются исходя из срока, установленного в документе, либо сроков, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: с конкретной датой исполнения - в указанный срок; без указания конкретной даты исполнения, но содержащие в тексте или резолюции пометку "срочно", - в 3-дневный срок; без указания конкретной даты исполнения, но содержащие в тексте или резолюции пометку "оперативно", - в течение 10 календарных дней; входящие служебные документы, рассмотренные Губернатором Алтайского края, а в его отсутствие замещающим его лицом - в течение 15 календарных дней, если иной срок не будет установлен в резолюции; документы, по которым срок исполнения не указан - в срок до 30 календарных дней со дня регистрации документа. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, указанное поручение подлежит исполнению в предшествующий рабочий день. 5. Документы должны исполняться в установленный для них срок. Если в процессе исполнения документа выяснится невозможность соблюдения указанного срока, он может быть продлен. Продление срока должно быть оформлено соответствующим письмом, с указанием причин переноса сроков и предполагаемой даты исполнения, не позднее чем за день до истечения установленного срока исполнения документа. В противном случае документ считается не исполненным в срок. 6. В случаях, когда исполнение документа поручается двум или более лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым или обозначенное пометкой "свод" ("созыв"). Данному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей и координации их деятельности. Соисполнители документа обеспечивают своевременную и качественную подготовку необходимых материалов и направление их через ЕСЭД основному исполнителю. Для подготовки сводной информации по возможности устанавливается дополнительный срок (не более трех дней). 7. В случае исполнения документа несколькими лицами его подлинник направляется основному исполнителю, остальные получают копии. При работе с электронными документами исполнители через ЕСЭД получают мгновенный доступ к регистрационно-контрольной карточке и сканированному тексту документа. 8. Документы, подлежащие контролю, и материалы к ним до окончательного исполнения хранятся в контрольном деле. При передаче контрольного документа одним исполнителем другому в контрольной карточке САДД "Дело" ставится отметка с указанием даты передачи и фамилии исполнителя, которому передан документ. 9. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического исполнения соответствующего поручения, документированного подтверждения его исполнения и, в случае необходимости, направления корреспонденту ответа по существу вопроса. Если исполнение не документировалось, отметка об исполнении делается на самом документе и в контрольной карточке. Промежуточные ответы, запросы и рабочая переписка не являются основанием для признания документа и поручения исполненным. После исполнения документы снимаются с контроля, при этом на документе и в регистрационно-контрольной карточке делается отметка о снятии с контроля. 10. Департамент документационного обеспечения Администрации края периодически формирует сводные данные о ходе исполнения контрольных документов и поручений, а также о состоянии исполнительской дисциплины в органах исполнительной власти Алтайского края, структурных подразделениях Администрации края. VI. Организация работы архива 1. Составление номенклатуры дел Номенклатура дел - оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в Администрации Алтайского края, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка их формирования в делопроизводстве Администрации края. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. В Администрации Алтайского края составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 16) и сводная номенклатура дел Администрации Алтайского края (приложение 17). Номенклатура дел структурного подразделения Администрации края составляется под методическим руководством заведующего архивом Администрации Алтайского края, подписывается руководителем подразделения и представляется в департамент документационного обеспечения Администрации края. Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в департамент документационного обеспечения Администрации края. Сводная номенклатура дел Администрации Алтайского края составляется заведующим архивом Администрации Алтайского края на основании номенклатур дел структурных подразделений Администрации края, при методической помощи управления Алтайского края по культуре и архивному делу. Сводная номенклатура дел Администрации Алтайского края подписывается составителем, согласовывается с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) Администрации Алтайского края, экспертно-проверочнометодической комиссией (ЭПМК) управления Алтайского края по культуре и архивному делу и утверждается Губернатором Алтайского края или заместителем Губернатора Алтайского края. Номенклатура дел согласовывается с управлением Алтайского края по культуре и архивному делу не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Администрации Алтайского края. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Администрации края получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Администрации края. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации Алтайского края. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом: В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации Алтайского края цифрового обозначения структурного подразделения Администрации края и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок должен четко отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Графа 3 "Количество дел (томов, частей)" заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1999 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др. Если в течение года в Администрации края возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. По окончании года в номенклатуру дел вносится итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 2. Формирование и оформление дел 2.1. Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него. В конце делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с установленными правилами их оформления и подготовки к передаче в архив. Оформление дел проводится работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Администрации края, при методической помощи заведующего архивом Администрации Алтайского края. 2.2. При формировании дел соблюдаются следующие общие правила: помещаются в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группируются документы постоянного и временного сроков хранения; на общих основаниях помещаются в дела ксерокопии, факсограммы и телефонограммы; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в нем нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д. 2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности либо в их сочетании. Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются по видам и хронологии. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы в деле располагаются по номерам. Документы к протоколам, помещенные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личные дела помещаются по мере их поступления. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; Документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по отдельному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 2.4. Оформление дела, подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. 2.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 18); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение 19); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 20); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки. 2.6. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке указываются реквизиты: Администрация Алтайского края; наименование структурного подразделения Администрации края; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа- заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала конверт, затем очередным номером каждое вложение в конверте. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов заголовок дела изменяется и дополняется. 2.7. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях. При этом пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются. 3. Организация оперативного хранения и выдачи документов 3.1. С момента заведения и до передачи дел в архив Администрации Алтайского края дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений Администрации края и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, должны располагаться в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, защищающих документы от пыли и воздействия солнечного света. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив Администрации края. 3.2. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений Администрации края на срок не более одного месяца. Соответствующая запись делается в книге учета выдачи дел во временное пользование (приложение 21). Сторонним организациям с разрешения начальника департамента документационного обеспечения Администрации края дела выдаются на основании их письменных запросов по актам выдачи дел во временное пользование. 4. Экспертиза ценности документов 4.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора на постоянное хранение. 4.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации Алтайского края создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК). 4.3. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Администрации Алтайского края; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Администрации края; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. 4.4. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Администрации Алтайского края путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, неоформленные копии и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Администрации Алтайского края. 5. Составление описей дел 5.1. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Описи составляются отдельно для дел постоянного хранения (приложение 22); дел по личному составу (приложение 23). Для дел временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. 5.2. В каждом структурном подразделении Администрации края описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством заведующего архивом Администрации Алтайского края. По этим описям документы сдаются в архив Администрации Алтайского края. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями Администрации Алтайского края, служат основой для подготовки сводной описи дел Администрации края. 5.3. Описи дел структурных подразделений Администрации края составляются по установленной форме (приложение 24) и представляются в архив Администрации края через два года после завершения дел в делопроизводстве. 5.4. Описательная статья описи дел структурного подразделения Администрации края имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела. 5.5. При составлении описей дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при последовательном внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дела другим структурным подразделениям Администрации края со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. 5.6. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера). 5.7. Опись дел структурного подразделения Администрации края подписывается составителем, с указанием его должности, и утверждается руководителем структурного подразделения. 5.8. Опись дел структурного подразделения Администрации края составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Администрации Алтайского края, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. 5.9. Отбор документов к уничтожению за соответствующий период и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 25) производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. 6. Подготовка документов и передача их в архив 6.1. В архив Администрации Алтайского края передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и документами по личному составу, оформленные надлежащим образом. Передача документов в архив Администрации Алтайского края производится по утвержденным описям дел. 6.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Администрации Алтайского края по истечении двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении. 6.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Администрации края, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 6.4. В период подготовки структурным подразделением Администрации края дел к передаче в архив Администрации Алтайского края сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации Алтайского края. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения Администрации края обязаны устранить. 6.5. Дела и описи сдаваемых документов передаются в архив сотрудниками структурных подразделений Администрации края с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив. Прием дел производится заведующим архивом Администрации Алтайского края в присутствии работника структурного подразделения Администрации края, с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также проставляются подписи заведующего архивом Администрации края и лица, передавшего дела). 6.6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Администрации края лицо, ответственное за ведение делопроизводства соответствующего структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Администрации Алтайского края, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел. ПРИЛОЖЕНИЕ 1 10 мм изображение гербе (22 мм х 22 мм) 10 мм УКАЗ - Шрифт Arial, полужирный, разреженный (5 пт), размер 18 10 мм ГУБЕРНАТОРА АЛТАЙСКОГО КРАЯ Шрифт Times New Roman, размер 16 15 мм Об утверждении перечня должностей государственной гражданской службы Алтайского края Шрифт Times New Roman, полужирный, размер 14 Одинарный межстрочный интервал или интервал "точно", если состоит более чем из трех строк 20 мм 12,5 мм (Текст) 20 мм 30 мм 20 мм Шрифт Times New Roman, размер 14 Одинарный межстрочный интервал Губернатор Алтайского края А.Б. Карлин 15 мм 10 мм 15 мм 15 мм Место для проставления реквизитов: место составления (издания), дата, регистрационный номер Образец расположения реквизитов на продольном бланке указа Губернатора Алтайского края с цветным изображением герба Алтайского края 20 мм (нижнее поле листа) ПРИЛОЖЕНИЕ 2 10 мм изображение герба 22 мм х 22 мм 10 мм РАСПОРЯЖЕНИЕ Шрифт Arial, полужирный, 10 мм разреженный (5пт), размер 18 ГУБЕРНАТОРА АЛТАЙСКОГО КРАЯ Шрифт Times New Roman, 10 мм размер 16 10 мм Место для проставления реквизитов: дата, регистрационный номер, место составления (издания) 20 мм Об утверждении перечня должностей государственной Шрифт Times New Roman, гражданской службы Алтайского края полужирный, размер 14 /а Одинарный межстрочный интервал или интервал "точно", если состоит более чем из трех строк 20 мм 12.5 мм (Текст) Шрифт Times New Roman, размер 14 30 мм Одинарный межстрочный интервал 20 мм Губернатор Алтайского края А.Б. Карлин 15 мм Образец расположения реквизитов на продольном бланке распоряжения Губернатора Алтайского края с цветным изображением герба Алтайского края 20 мм (нижнее поле листа) ПРИЛОЖЕНИЕ 3 10 мм изображение герба 22 мм х 22 Губернатор Алтайского края Шрифт Garamond, размер 22 Шрифт Garamond, размер 12 - просп. Ленина, д. 59, г. Барнаул, 656035 телефон: (3852) 36-31-15, факс: (3852) 36-38-63, e-mail: [email protected] 10 мм 80 мм 30 мм 01.02.2007 № 102 на одном уровне Министру сельского хозяйства Российской Федерации И.О. Фамилия На № 1234 от 01.12.2006 пропущена 1 строка Шрифт Times New Roman, размер 14 Одинарный межстрочный интервал или интервал "точно", если состоит более чем из трех строк О проведении Всероссийского семинара- совещания... 20 мм Шрифт Times New Roman, размер 14, одинарный междустрочный интервал Уважаемый Имя Отчество пропущена 1 строка 12,5 мм Ваше предложение о проведении Всероссийского семинара-совещания работников ... 20 мм 15 мм А.Б. Карлин Фамилия Имя Отчество Реквизит печатается на оборотной стороне (3852) 12 34 56 последнего листа подлинника документа и включает в себя фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона (шрифт Times New Roman, размер 12) Образец расположения реквизитов на продольном бланке письма Губернатора Алтайского края с цветным изображением герба Алтайского края 20 мм (нижнее поле листа) ПРИЛОЖЕНИЕ 4 20 ммх 20 мм АДМИНИСТРАЦИЯ АЛТАЙСКОГО КРАЯ 8 ММ Шрифт Times New Roman, р q p д q В J1 E H И E полУ жиР ный> размер 16 t 10 мм Шрифт Arial, полужирный, разреженный (5 пт), размер 18 Место для проставления реквизитов: дата, регистрационный номер, место составления (издания) о внесении изменений в постановле- ТТТ , * - -Шрифт limes New Roman, размер 14. ние Администрации Алтайского края Одинарный межстрочный интервал или интервал "точно", если состоит более 20 мм чем 113 тР ех стР ок 72,4лш Постановляю: Текст Шрифт Times New Roman,разреженный, размер 14. 30 мм 20 мм Губернатор Алтайского края Шрифт Times New Roman, размер 14 Одинарный межстрочный 15 мм А.Б. Карлин Образец расположения реквизитов на продольном бланке постановления Администрации Алтайского края 20 мм (нижнее поле листа) 10 м ПРИЛОЖЕНИЕ 5 10 мм изображение герба 20 мм х 20 мм 10 мм 90 мм АДМИНИСТРАЦИЯ АЛТАЙСКОГО КРАЯ 8 мм Шрифт Times New Roman, Р А С П О Р Я Е Н И Е полужириый, размер 16 Шрифт Arial, полужирный, разреженный (5 пт), размер 18 Место для проставления реквизитов: дата, регистрационный номер, место составления (издания) 12,5 мм Текст. 30 мм 20 мм Губернатор Алтайского края А.Б. Карлин 15 мм Шрифт Times New Roman, размер 14 Одинарный межстрочный интервал Образец расположения реквизитов на продольном бланке распоряжения Администрации Алтайского края 20 мм (нижнее поле листа) ПРИЛОЖЕНИЕ 6 Шрифт Times New Roman, полужирный размер 14, одинарный междустрочный интервал 20 мм х 20 мм Шрифт Times New Roman, полужирный, размер 14, одинарный междустрочный интервал АДМИНИСТРАЦИЯ АЛТАИСКОГО КРАЯ 15 мм просп. Ленина, д. 59, г. Барнаул, 656035 телефон: (3852) 36-31-15, факс: (3852) 36-38-63, e-mail: пропущена 1 строка О. И. Фамилия Шрифт Times New Roman, размер 1н междустрочный интервал "точно" Строка отображается только при наличии ссылки на регистрационный номер и дату документа О проведении Всероссийского семинара-совещания 20 мм Шрифт Times New Roman, размер 14 Одинарный межстрочный интервал или интервал "точно", если состоит более чем из трех строк 12,5 мм Текст. 30 мм 20 мм Уважаемый Имя Отчество! Шрифт Times New Roman, размер 14, одинарный междустрочный интервал Заместитель Губернатора Алтайского края 15 мм И.О. Фамилия Шрифт Times New Roman, размер 14, междустрочный интервал "точно" Реквизит печатается на лицевой стороне последнего листа Фамилия Имя Отчество подлинника документа и включает в себя фамилию, имя и (3852) 12 34 56 отчество исполнителя, номер его телефона (шрифт Times New Roman, размер 12) Образец расположения реквизитов на угловом бланке письма Администрации Алтайского края 20 мм (нижнее поле листа) ПРИЛОЖЕНИЕ 7 АДМИНИСТРАЦИЯ АЛТАЙСКОГО КРАЯ ДЕПАРТАМЕНТ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ просп. Ленина, д. 59, г. Барнаул, 656035 телефон: (3852) 36-31-15, факс: (3852) 36-30-93, e-mail: N На N Образец бланка структурного подразделения Администрации Алтайского края ПРИЛОЖЕНИЕ 8 ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ от______ N________________ к проекту_______________________________________________________________ (постановления, распоряжения, письма, соглашения, договора Администрации края и др.) по вопросу:_____________________________________________________________ +-------------------------------+----------+------------------+----------+---------+ | Должность работника, | Дата по | Инициалы, |Роспись | Дата | | завизировавшего проект |ступления | фамилия | |визирова | | |на визиро | | | ния | | | вание | | | | +-------------------------------+----------+------------------+----------+---------+ Первый заместитель Губернатора Алтайского края С.А. Локтев Заместители Губернатора Алтайского края Д.В. Бессарабов Ю.Н. Денисов Я.Н. Ишутин A.Н. Лукьянов B.Г. Притупов В.В. Снесарь М.П. Щетинин Начальник департамента документационного обеспечения Администрации края А.Н. Степанов Начальник правового департамента Администрации края Е.А. Зинкова Примечание: документ подлежит официальному опубликованию_______________ согласование с прокуратурой Алтайского края_____________________________ согласование с Управлением Министерства юстиции_________________________ Российской Федерации по Алтайскому краю Должность, место работы, фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя документа ПРИЛОЖЕНИЕ 9 ЖУРНАЛ учета печатей и штампов Администрации Алтайского края Начат_____________________ Окончен___________________ На _______листах ПРИЛОЖЕНИЕ 9 (продолжение) +-----+-------+-------------------------+-------------+----------+--------------+ |N | Дата | Оттиск печати (штампа) |Должность, |Основание |Должность, | |п/п |регист | |Ф.И.О. и|получения |Ф.И.О. лица,| | | рации | |роспись лица,| печати |сдавшего | | |печати | |получившего | (штампа) |печать | | | (штам | |печать | |(штамп), дата | | | па) | |(штамп), дата| | | +-----+-------+-------------------------+-------------+----------+--------------+ |1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | +-----+-------+-------------------------+-------------+----------+--------------+ | | | | | | | +-----+-------+-------------------------+-------------+----------+--------------+ | | | | | | | +-----+-------+-------------------------+-------------+----------+--------------+ | | | | | | | +-----+-------+-------------------------+-------------+----------+--------------+ | | | | | | | +-----+-------+-------------------------+-------------+----------+--------------+ | | | | | | | +-----+-------+-------------------------+-------------+----------+--------------+ | | | | | | | +-----+-------+-------------------------+-------------+----------+--------------+ | | | | | | | +-----+-------+-------------------------+-------------+----------+--------------+ | | | | | | | +-----+-------+-------------------------+-------------+----------+--------------+ | | | | | | | +-----+-------+-------------------------+-------------+----------+--------------+ | | | | | | | +-----+-------+-------------------------+-------------+----------+--------------+ | | | | | | | +-----+-------+-------------------------+-------------+----------+--------------+ | | | | | | | +-----+-------+-------------------------+-------------+----------+--------------+ | | | | | | | +-----+-------+-------------------------+-------------+----------+--------------+ | | | | | | | +-----+-------+-------------------------+-------------+----------+--------------+ | | | | | | | +-----+-------+-------------------------+-------------+----------+--------------+ | | | | | | | +-----+-------+-------------------------+-------------+----------+--------------+ | | | | | | | +-----+-------+-------------------------+-------------+----------+--------------+ | | | | | | | +-----+-------+-------------------------+-------------+----------+--------------+ | | | | | | | +-----+-------+-------------------------+-------------+----------+--------------+ | | | | | | | +-----+-------+-------------------------+-------------+----------+--------------+ | | | | | | | +-----+-------+-------------------------+-------------+----------+--------------+ | | | | | | | +-----+-------+-------------------------+-------------+----------+--------------+ | | | | | | | +-----+-------+-------------------------+-------------+----------+--------------+ | | | | | | | +-----+-------+-------------------------+-------------+----------+--------------+ | | | | | | | +-----+-------+-------------------------+-------------+----------+--------------+ | | | | | | | +-----+-------+-------------------------+-------------+----------+--------------+ ПРИЛОЖЕНИЕ 9 (продолжение) +----------------------+------------------+------------------+------------------+ | Оттиск сдаваемой |Должность, Ф.И.О. | Основание и цель | Номер и дата| | печати (штампа) | и роспись лица, | сдачи печати |утверждения акта| | |принявшего печать | (штампа) |об уничтожении| | | (штамп), дата | |печати (штампа) | +----------------------+------------------+------------------+------------------+ | 7 | 8 | 9 | 10 | +----------------------+------------------+------------------+------------------+ | | | | | +----------------------+------------------+------------------+------------------+ | | | | | +----------------------+------------------+------------------+------------------+ | | | | | +----------------------+------------------+------------------+------------------+ | | | | | +----------------------+------------------+------------------+------------------+ | | | | | +----------------------+------------------+------------------+------------------+ | | | | | +----------------------+------------------+------------------+------------------+ | | | | | +----------------------+------------------+------------------+------------------+ | | | | | +----------------------+------------------+------------------+------------------+ | | | | | +----------------------+------------------+------------------+------------------+ | | | | | +----------------------+------------------+------------------+------------------+ | | | | | +----------------------+------------------+------------------+------------------+ | | | | | +----------------------+------------------+------------------+------------------+ | | | | | +----------------------+------------------+------------------+------------------+ | | | | | +----------------------+------------------+------------------+------------------+ | | | | | +----------------------+------------------+------------------+------------------+ | | | | | +----------------------+------------------+------------------+------------------+ | | | | | +----------------------+------------------+------------------+------------------+ | | | | | +----------------------+------------------+------------------+------------------+ | | | | | +----------------------+------------------+------------------+------------------+ | | | | | +----------------------+------------------+------------------+------------------+ | | | | | +----------------------+------------------+------------------+------------------+ | | | | | +----------------------+------------------+------------------+------------------+ | | | | | +----------------------+------------------+------------------+------------------+ | | | | | +----------------------+------------------+------------------+------------------+ | | | | | +----------------------+------------------+------------------+------------------+ | | | | | +----------------------+------------------+------------------+------------------+ ПРИЛОЖЕНИЕ 10 УТВЕРЖДАЮ Начальник департамента документационного обеспечения Администрации края И.О. Фамилия АКТ N на уничтожение печатей и штампов Комиссия в составе____________________________________ (Ф.И.О., должность) на основании________________________________________________________________ (наименование документа, его номер и дата) подготовила к уничтожению следующие печати и штампы: +-------+---------------------------------+------------------------------------+ | N | Наименование печати (штампа) | Оттиск печати (штампа) | +-------+---------------------------------+------------------------------------+ | 1 | 2 | 3 | +-------+---------------------------------+------------------------------------+ | | | | +-------+---------------------------------+------------------------------------+ Всего подлежит уничтожению печатей и штампов.____________________ (прописью) Подписи: Печати и штампы перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью уничтожили путем "___"_____ 20 г. Подписи: Отметки в журналах учета об уничтожении печатей и штампов произвел "___"_____ 20 г.____________________ (подписи, должность) ПРИЛОЖЕНИЕ 11 УТВЕРЖДАЮ Губернатор Алтайского края А.Б. Карлин дата утверждения протокола ПОРУЧЕНИЯ, данные на оперативном совещании 01.07.2013 Per. № Пор-21 1. Держать под контролем организацию и проведение ... Ответственный - Фамилия И.О. 2. Проанализировать и взять под контроль социально-экономическое положение в ... Ответственные - Фамилия И.О., Фамилия И.О. Срок исполнения - 01.08.2013 3. Принять меры по организации ... Ответственные - Фамилия И.О., Фамилия И.О. Срок исполнения - 29.11.2013 Должность ведущего протокол И.О. Фамилия Образец оформления поручений, данных на оперативном совещании ПРИЛОЖЕНИЕ 12 А.Б. КАРЛИН ПОРУЧЕНИЕ И.О. Фамилия Поручить... Образец бланка личного поручения Губернатора Алтайского края ПРИЛОЖЕНИЕ 13 АДМИНИСТРАЦИЯ АЛТАЙСКОГО КРАЯ ПРОТОКОЛ Заседание центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Администрации края № г. Барнаул Председатель - Фамилия И.О. Секретарь - Фамилия И.О. Присутствовали: 16 человек (список прилагается). ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. Рассмотрение вопроса об упорядочении документов... 2. Согласование номенклатуры дел... 1. СЛУШАЛИ: Фамилия И.О.- текст доклада прилагается. ВЫСТУПИЛИ: Фамилия И.О.- краткая запись выступления; Фамилия И.О.- краткая запись выступления. РЕШИЛИ: 1.1. Принять меры... 1.2 2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: РЕШИЛИ: Начальник департамента документационного обеспечения Администрации края Заведующий архивом Администрации края подпись И.О. Фамилия подпись И.О. Фамилия Образец оформления протокола заседания комиссии ПРИЛОЖЕНИЕ 14 УТВЕРЖДАЮ Губернатор Алтайского края И.О. Фамилия дата утверждения протокола ПРОТОКОЛ заседания Совета Администрации Алтайского края, состоявшегося 13.05.2013 Per. № Прот-4 Председательствующий - наименование должности, Фамилия И.О. Присутствовали: члены Совета Администрации Фамилия И.О., Фамилия И.О.; края: (в алфавитном порядке) приглашенные Фамилия И.О., Фамилия И.О., представи тели средств массовой информации. (в алфавитном порядке) 1. О приоритетных направлениях социально-экономического развития края на период до 2025 года (Докладчик - Фамилия И.О. Выступили: Фамилия И.О., Фамилия И.О.) 1.1. Принять к сведению ... 1.2. Доработать проект и утвердить его постановлением Администрации края... 2. Об исполнении поручений Президента Российской Федерации в Администрации Алтайского края и органах исполнительной власти Алтайского края (Докладчик - Фамилия И.О. Выступили: Фамилия И.О., Фамилия И.О.) 2.1. Принять к сведению доклад... 2.2. Определить основными задачами программы ... 2.3. Обеспечить регулярное освещение в СМИ... Должность ведущего протокол И.О. Фамилия Образец протокола заседания Совета Администрации Алтайского края ПРИЛОЖЕНИЕ 14 (продолжение) УТВЕРЖДАЮ Губернатор Алтайского края И.О. Фамилия дата утверждения протокола ПРОТОКОЛ совещания по вопросу о готовности (наименование муниципального образования) к отопительному сезону, состоявшегося 07.05.2013 Per. № Прот-8 Председательствующий - наименование должности, Фамилия И.О. Присутствовали: Фамилия И.О. наименование должности; Фамилия И.О. наименование должности; Фамилия И.О. наименование должности. (если присутствуют более 15 человек, то список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись, например: Присутствовали: 21 человек (список прилагается). 1. О готовности объектов энергетики (наименование муниципального образования) к отопительному сезону (Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.) 1.1. Принять к сведению 1.2. В целях недопущения ... 2. Об организации работы по эксплуатации объектов малой энергетики (Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.) 2.1. Продолжить работу... Ответственные - Фамилия И.О., Фамилия И.О. Срок исполнения - 24.10.2014 Должность ведущего протокол И.О. Фамилия Образец протокола совещания (краткая форма) ПРИЛОЖЕНИЕ 15 УТВЕРЖДАЮ Губернатор Алтайского края И.О. Фамилия дата утверждения протокола ПРОТОКОЛ поручений, данных по итогам совещания по вопросу организации финансирования, ускорения пуска производства ..., состоявшегося 18.04.2013 Per. № Прот-7 1. Оформить в банке кредитную линию ... Ответственный - Фамилия И.О. Срок исполнения - 01.05.2013 2. Запустить производство ... Ответственные - Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О. Срок исполнения - 06.05.2013 26.12.2013 3. После рассмотрения итогов работы предприятия принять решение о ... Ответственные - Фамилия И.О., Фамилия И.О. Срок исполнения - 10.07.2013 Должность ведущего протокол И.О. Фамилия Образец оформления протокола совещаний, в котором фиксируются только поручения Губернатора Алтайского края ПРИЛОЖЕНИЕ 16 Администрация Алтайского края Наименование структурного подразделения Номенклатура дел № г. Барнаул на 20 г. +---------+-----------------------------+-----------+--------------+-------------+ | Индекс | Заголовок дела |Количество | Срок | Примечание | | дела | | единиц |хранения и № | | | | | хранения |статей по | | | | | |перечню | | +---------+-----------------------------+-----------+--------------+-------------+ | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | +---------+-----------------------------+-----------+--------------+-------------+ | Название раздела | +---------+-----------------------------------------+--------------+-------------+ | | | | | +---------+-----------------------------------------+--------------+-------------+ Начальник структурного подразделения Администрации Алтайского края подпись И.О. Фамилия Заведующий архивом Администрации края подпись И.О. Фамилия СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК структурного подразделения от № К выписке из номенклатуры дел организации для данного структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в приложении 16, и делается отметка о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации. При наличии ЭК структурного подразделения. Форма номенклатуры дел структурного подразделения Администрации Алтайского края ПРИЛОЖЕНИЕ 17 УТВЕРЖДАЮ Заместитель Г убернатора Алтайского края подпись расшифровка подписи « » 20 г. +---------+----------------------------+------------+--------------+-------------+ | Индекс | Заголовок дела | Количество | Срок | Примечание | | дела | | единиц |хранения и № | | | | | хранения |статей по | | | | | |перечню | | +---------+----------------------------+------------+--------------+-------------+ | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | +---------+----------------------------+------------+--------------+-------------+ | Название раздела | +---------+----------------------------+------------+--------------+-------------+ | | | | | | +---------+----------------------------+------------+--------------+-------------+ Начальник департамента документационного обеспечения Администрации края подпись И.О. Фамилия Заведующий архивом Администрации края подпись И.О. Фамилия СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК Администрации края от № Администрация Алтайского края Номенклатура дел № _ г. Барнаул на 20 г. Форма номенклатуры дел Администрации Алтайского края ПРИЛОЖЕНИЕ 17 (продолжение) Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в году в организации +--------------------------+---------------+------------------------------------+ |По срокам хранения | Всего | В том числе | +--------------------------+---------------+-----------------+------------------+ | | | переходящих |с отметкой «ЭПК» | +--------------------------+---------------+-----------------+------------------+ | 1 | 2 | 3 | 4 | +--------------------------+---------------+-----------------+------------------+ |Постоянного | | | | +--------------------------+---------------+-----------------+------------------+ |Временного (свыше 10 лет) | | | | +--------------------------+---------------+-----------------+------------------+ |Временного (до 10 лет| | | | |включительно) | | | | +--------------------------+---------------+-----------------+------------------+ Наименование должности руководителя службы документационного обеспечения подпись И.О. Фамилия Итоговые сведения переданы в архив Наименование должности передавшего сведения подпись И.О. Фамилия Форма итоговой записи о категориях и количестве дел ПРИЛОЖЕНИЕ 18 Краевое государственное казенное учреждение «Государственный архив Алтайского края» (КГКУ ГААК) Администрация Алтайского края г. Барнаул (наименование структурного подразделения) Дело № том № (заголовок дела) (крайние даты) На листах Хранить постоянно Фонд № Р-834 Опись № Связка № Дело № Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения ПРИЛОЖЕНИЕ 19 ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № В деле прошито и пронумеровано листов, в том числе: литерные номера листов пропущенные номера листов + листов внутренней описи +------------------------------------------------------------+------------------+ | Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов | +------------------------------------------------------------+------------------+ | 1 | 2 | +------------------------------------------------------------+------------------+ | | | +------------------------------------------------------------+------------------+ Исполнитель И.О. Фамилия « » 20 г. Форма листа-заверителя дела Внутренняя опись документов дела № _ 84 ПРИЛОЖЕНИЕ 20 +---------+----------------------------------------------------------+------------+ | № п/п | Фамилия, имя, отчество | На листах | +---------+----------------------------------------------------------+------------+ | 1 | 2 | 3 | +---------+----------------------------------------------------------+------------+ | | +---------+----------------------------------------------------------+------------+ | 1 | | | +---------+----------------------------------------------------------+------------+ | 2 | | | +---------+----------------------------------------------------------+------------+ | 3 | | | +---------+----------------------------------------------------------+------------+ | 4 | | | +---------+----------------------------------------------------------+------------+ | 5 | | | +---------+----------------------------------------------------------+------------+ Всего пронумеровано: Итого листов внутренней описи: 1 (один) Исполнитель И.О. Фамилия « » 20 г. Форма внутренней описи документов дела ПРИЛОЖЕНИЕ 21 АДМИНИСТРАЦИЯ АЛТАЙСКОГО КРАЯ Архив Администрации края КНИГА ВЫДАЧИ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ Начата Окончена Форма титульного листа книги выдачи дел во временное пользование ПРИЛОЖЕНИЕ 21 (продолжение) +----+------------+-----+------+-----+-------+-----------+----------+-----------+ |№ |Дата выдачи |Фонд |Опись |Дело | Кому |Расписка в | Дата |Расписка в | |п/п | дел |№ | № |№ |выдано | получении | возврата |возвращении| | | | | | | | дела | дела |дела | +----+------------+-----+------+-----+-------+-----------+----------+-----------+ |1 | 2 |3 | 4 |5 | 6 | 7 | 8 | 9 | +----+------------+-----+------+-----+-------+-----------+----------+-----------+ | | | | | | | | | | +----+------------+-----+------+-----+-------+-----------+----------+-----------+ Итого в году выдано из хранилища № дел (цифрами и прописью) Наименование должности работника, составившего итоговую запись Подпись Расшифровка подписи Дата Форма книги выдачи дел во временное пользование 87 Администрация Алтайского края г. Барнаул ПРИЛОЖЕНИЕ 22 УТВЕРЖДАЮ Заместитель Губернатора Алтайского края И.О. Фамилия : » 20 г. Фонд № Р-834 Опись № дел постоянного хранения за год +------+---------+-------------------------------+-------------+--------+------+ |№ | Индекс | Наименование раздела | Крайние | Количе |При | |п/п | дела | (структурного подразделения), | даты | ство |меча | | | | заголовок дела | | листов |ния | +------+---------+-------------------------------+-------------+--------+------+ | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |6 | +------+---------+-------------------------------+-------------+--------+------+ | | | | | | | +------+---------+-------------------------------+-------------+--------+------+ В данный раздел описи внесено дел с № по № Заведующий архивом Администрации края подпись И.О. Фамилия дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК Администрации края от № Форма годового раздела описи дел постоянного хранения ПРИЛОЖЕНИЕ 23 Администрация Алтайского края г. Барнаул УТВЕРЖДАЮ Заместитель Г убернатора Алтайского края И.О. Фамилия « » 20 г. Фонд № Р-834 Опись № дел по личному составу за год +------+---------+-------------------------------+-------------+--------+------+ |№ | Индекс | Наименование раздела | Крайние | Количе |При | |п/п | дела | (структурного подразделения), | даты | ство |меча | | | | заголовок дела | | листов |ния | +------+---------+-------------------------------+-------------+--------+------+ | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |6 | +------+---------+-------------------------------+-------------+--------+------+ | | | | | | | +------+---------+-------------------------------+-------------+--------+------+ В данный раздел описи внесено дел с № по № (цифрами и прописью) Заведующий архивом Администрации края подпись И.О. Фамилия дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК Администрации края от № Форма годового раздела описи дел по личному составу ПРИЛОЖЕНИЕ 24 Администрация Алтайского края Наименование структурного подразделения Администрации края г. Барнаул Фонд № Р-834 Опись № за год УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения Администрации края И.О. Фамилия « » 20 г. +------+---------+--------------------------------+------------+------+--------+ |№ | Индекс | Наименование раздела | Крайние | Коли |При | |п/п | дела | (структурного подразделения), | даты |чество|меча | | | | заголовок дела | |листов|ния | +------+---------+--------------------------------+------------+------+--------+ | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |6 | +------+---------+--------------------------------+------------+------+--------+ | | | | | | | +------+---------+--------------------------------+------------+------+--------+ В данный раздел описи внесено дел с № по № (цифрами и прописью) Наименование должности составителя описи подпись И.О. Фамилия дата СОГЛАСОВАНО Заведующий архивом Администрации края (подпись) (расшифровка подписи) дата Форма годового раздела описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и по личному составу структурного подразделения Администрации Алтайского края 90 Администрация Алтайского края АКТ № о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению На основании (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы с истекшими сроками хранения: +----+---------------------------+-------+------------+-------+---------+--------+ |№ | Заголовок дела | Дата |Индекс дела | Коли |Срок | При- | |п/п | | дела |по | че |хранения | меча- | | | | |номенклатуре| ство |и номера| ча- | | | | |дел | дел |статей по| ние | | | | | | |перечню | | +----+---------------------------+-------+------------+-------+---------+--------+ |1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | +----+---------------------------+-------+------------+-------+---------+--------+ | | | | | | | | +----+---------------------------+-------+------------+-------+---------+--------+ Итого: единиц хранения за годы (цифрами и прописью) Опись дел постоянного хранения за год утверждена протоколом ЭПМК управления Алтайского края по культуре и архивному делу от № , а по личному составу согласована протоколом ЭПМК от № . Заведующий архивом Администрации края подпись И.О. Фамилия СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК Администрации края от № ПРИЛОЖЕНИЕ 25 УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения Администрации края И.О. Фамилия « » 20 г. ПРИЛОЖЕНИЕ 25 (продолжение) Документы уничтожены путем сжигания. Наименование должности работника, уничтожившего документы подпись И.О. Фамилия Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению 92 Содержание I. Общие положения 2 II. Правила оформления документов 4 1. Бланки документов 4 2. Оформление реквизитов документов 5 III. Организация документооборота 16 1. Принципы организации документооборота 16 2. Прием и первичная обработка поступивших документов 16 3. Предварительное рассмотрение входящих документов 18 4. Регистрация входящих документов 19 5. Порядок рассмотрения документов в Администрации края 21 6. Организация работы с исходящими документами. Регистрация документов 22 7. Отправка документов 23 8. Особенности работы с документами ограниченного доступа 24 9. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов 26 10. Обязанности служащих, ответственных за ведение делопроизводства 27 11. Особенности работы с документами в Единой системе электронного документооборота Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края 28 12. Централизованное тиражирование документов 29 IV. Порядок подготовки проектов документов Губернатора Алтайского края, Администрации края за подписью Губернатора Алтайского края, первого заместителя Губернатора Алтайского края, заместителей Губернатора Алтайского края 29 1. Визирование проектов документов 29 2. Оформление документов 33 2.1. Законы Алтайского края 3 3 2.2. Указы и распоряжения Губернатора Алтайского края 35 2.3. Постановления и распоряжения Администрации края 36 2.4. Договоры (соглашения) 39 2.5. Доверенность 40 2.6. Поручения, данные на оперативных совещаниях 41 2.7. Личные поручения Губернатора Алтайского края 42 2.8. Протокол заседания (совещания) 42 2.9. Деловое (служебное) письмо 46 2.10. Телеграммы и документы, передаваемые посредством электронной и факсимильной связи 49 V. Организация контроля исполнения документов 52 VI. Организация работы архива 53 1 .Составление номенклатуры дел 53 2. Формирование и оформление дел 55 3. Организация оперативного хранения и выдачи документов 57 4. Экспертиза ценности документов 58 5. Составление описей дел 58 6. Подготовка документов и передача их в архив 60 +-----------------------------------------------+-------------------------------+ |ПРИЛОЖЕНИЕ 1 | 61| +-----------------------------------------------+-------------------------------+ |ПРИЛОЖЕНИЕ 2 | 62| +-----------------------------------------------+-------------------------------+ |ПРИЛОЖЕНИЕ 3 | 63| +-----------------------------------------------+-------------------------------+ |ПРИЛОЖЕНИЕ 4 | 64| +-----------------------------------------------+-------------------------------+ |ПРИЛОЖЕНИЕ 5 | 65| +-----------------------------------------------+-------------------------------+ |ПРИЛОЖЕНИЕ 6 | 66| +-----------------------------------------------+-------------------------------+ |ПРИЛОЖЕНИЕ 7 | 67| +-----------------------------------------------+-------------------------------+ |ПРИЛОЖЕНИЕ 8 | 68| +-----------------------------------------------+-------------------------------+ |ПРИЛОЖЕНИЕ 9 | 69| +-----------------------------------------------+-------------------------------+ |ПРИЛОЖЕНИЕ 10 | 72| +-----------------------------------------------+-------------------------------+ |ПРИЛОЖЕНИЕ 11 | 73| +-----------------------------------------------+-------------------------------+ |ПРИЛОЖЕНИЕ 12 | 74| +-----------------------------------------------+-------------------------------+ |ПРИЛОЖЕНИЕ 13 | 75| +-----------------------------------------------+-------------------------------+ |ПРИЛОЖЕНИЕ 14 | 76| +-----------------------------------------------+-------------------------------+ |ПРИЛОЖЕНИЕ 15 | 78| +-----------------------------------------------+-------------------------------+ |ПРИЛОЖЕНИЕ 16 | 79| +-----------------------------------------------+-------------------------------+ |ПРИЛОЖЕНИЕ 17 | 80| +-----------------------------------------------+-------------------------------+ |ПРИЛОЖЕНИЕ 18 | 82| +-----------------------------------------------+-------------------------------+ |ПРИЛОЖЕНИЕ 19 | 83| +-----------------------------------------------+-------------------------------+ |ПРИЛОЖЕНИЕ 20 | 84| +-----------------------------------------------+-------------------------------+ |ПРИЛОЖЕНИЕ 21 | 85| +-----------------------------------------------+-------------------------------+ |ПРИЛОЖЕНИЕ 22 | 87| +-----------------------------------------------+-------------------------------+ |ПРИЛОЖЕНИЕ 23 | 88| +-----------------------------------------------+-------------------------------+ |ПРИЛОЖЕНИЕ 24 | 89| +-----------------------------------------------+-------------------------------+ |ПРИЛОЖЕНИЕ 25 | 90| +-----------------------------------------------+-------------------------------+ Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Июль
|
