|
Расширенный поиск
Распоряжение Администрации Алтайского края от 05.04.2014 № 105-рАДМИНИСТРАЦИЯ АЛТАЙСКОГО КРАЯ РАСПОРЯЖЕНИЕ 05.04.2014 N 105-р г.Барнаул Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации Алтайского края. Губернатор Алтайского края А.Б. Карлин УТВЕРЖДЕН распоряжением Администрации Алтайского края от 05.04.2014 N 105-р ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в Администрации Алтайского края I. Общие положения 1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Алтайского края (далее - "Инструкция") устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию документов Администрации края, обязательные для всех государственных гражданских служащих, занимающих должности государственной гражданской службы в Администрации края и органах исполнительной власти Алтайского края, а также лиц, занимающих должности, не отнесенные к должностям государственной гражданской службы в Администрации края и органах исполнительной власти Алтайского края (далее - "служащие Администрации края и органов исполнительной власти Алтайского края"). При применении термина "документ" подразумеваются правовые акты Алтайского края, входящая и исходящая корреспонденция Администрации края, созданные и оформленные в установленном порядке. 2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование с применением информационных технологий. 3. Делопроизводство в Администрации Алтайского края и органах исполнительной власти Алтайского края осуществляется с использованием системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело" (далее - САДД "Дело") в соответствии с Регламентом работы в Единой системе электронного документооборота Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края (далее - ЕСЭД), утвержденным распоряжением Администрации края. 4. Организацию работы с документами, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе, методическое руководство по подготовке документов и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Администрации Алтайского края осуществляет департамент документационного обеспечения Администрации края. 5. Контроль за соблюдением установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, а также за обеспечением сохранности служебных документов в структурных подразделениях Администрации Алтайского края и органах исполнительной власти Алтайского края возлагается на их руководителей. Служащие Администрации края и органов исполнительной власти Алтайского края несут ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации. 6. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Правила и порядок работы с такими документами, с персональными данными, с обращениями граждан, с запросами о предоставлении информации о деятельности Губернатора Алтайского края и Администрации Алтайского края, подготовки документов к заседаниям Совета Администрации Алтайского края, подготовки программ всех видов устанавливаются специальными правовыми актами. 7. Требования Инструкции, касающиеся бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документации, регулируют лишь часть общих принципов работы с документами и подготовки их к передаче на архивное хранение. 8. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". 9. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации края и органах исполнительной власти Алтайского края осуществляется служащими, ответственными за выполнение данной функции в соответствии с их должностными регламентами. 10. Передача документов Администрации Алтайского края, их копий или проектов юридическим или физическим лицам не допускается, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Алтайского края. 11. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни, при переводе на другую работу или в случае увольнения служащие Администрации края и органов исполнительной власти Алтайского края обязаны передать все находящиеся у него документы служащему, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении, или другому служащему по указанию руководителя структурного подразделения. При увольнении служащих Администрации края и органов исполнительной власти Алтайского края или их переводе в другое подразделение передача документов и дел осуществляется по акту, утвержденному руководителем данного подразделения. 12. Служащие Администрации края и органов исполнительной власти Алтайского края несут ответственность за сохранность документа в соответствии с законодательством Российской Федерации и Алтайского края и об утрате или неисправимом повреждении документа незамедлительно письменно докладывают непосредственному руководителю. II. Правила оформления документов 1. Бланки документов 1.1. В Администрации Алтайского края используются следующие виды бланков с воспроизведением герба Алтайского края и продольным или угловым расположением реквизитов: бланк указа Губернатора Алтайского края с цветным изображением герба (приложение 1); бланк распоряжения Губернатора Алтайского края с цветным изображением герба (приложение 2); бланк письма Губернатора Алтайского края с цветным изображением герба (приложение 3); бланк постановления Администрации Алтайского края (приложение 4); бланк распоряжения Администрации Алтайского края (приложение 5); бланк письма Администрации Алтайского края (приложение 6); бланки документов структурных подразделений Администрации края (приложение 7). 1.2. Документы, издаваемые Администрацией Алтайского края совместно с другими органами государственной власти, оформляются на листах формата А4. Данные о наименованиях органов государственной власти включаются в наименования должностей лиц, подписавших документ. 1.3. Бланки документов создаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов. 1.4. Изготовление бланков с цветным изображением герба обеспечивается управлением делами Администрации Алтайского края по заявке департамента документационного обеспечения Администрации края. В исключительных случаях электронный шаблон бланка может передаваться департаментом документационного обеспечения Администрации края в структурные подразделения Администрации Алтайского края, органы исполнительной власти края. 1.5. Бланки документов с цветным изображением герба централизованно выдаются по мере необходимости структурным подразделениям Администрации Алтайского края и органам исполнительной власти Алтайского края канцелярией департамента документационного обеспечения Администрации края. 1.6. Бланки структурных подразделений Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти края согласовываются с департаментом документационного обеспечения Администрации края. 2. Оформление реквизитов документов 2.1. Каждый напечатанный лист документа, оформленный на бланке и без него, должен иметь поля следующих размеров: левое - 30 мм; правое - 15 мм; верхнее - 20 мм; нижнее - 20 мм. Абзацный отступ должен составлять 12,5 мм. 2.2. При подготовке документов необходимо применять текстовый редактор Microsoft Office Word с использованием шрифта Times New Roman размерами 12-14 (максимальный используется для создания основного текста документа (постановления, письма и т.д.), минимальный - для таблиц и т.п.) через 1-2 междустрочных интервала. В отдельных случаях размер шрифта и междустрочные интервалы могут быть изменены. При объеме текста менее трети страницы допустимо использование полуторного междустрочного интервала. При необходимости текст может быть напечатан размером шрифта 13,5, 13. 2.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются в правом верхнем углу поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания. При оформлении приложения к правовому акту нумерация страниц продолжается. Приложения к письму имеют самостоятельную нумерацию страниц. 2.4. При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты: Герб Алтайского края; наименование организации; справочные данные об организации; наименование вида документа; место составления (издания) документа; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; адресат; гриф утверждения документа; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле документа; текст документа; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования документа; визы согласования документа; оттиск печати; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в организацию; отметка о конфиденциальности. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. 2.5. Изображение герба Алтайского края помещают на бланках в соответствии с законодательством Алтайского края. 2.6. Наименование органа исполнительной власти, помещаемое на бланках, должно соответствовать его официальному наименованию, установленному законодательными и иными правовыми актами Алтайского края. 2.7. Реквизит "Справочные данные об организации" включает следующие позиции: почтовый адрес, номера телефонов, факса, адрес электронной почты. Почтовый адрес оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 (далее - "Правила оказания услуг почтовой связи"). Этот реквизит обязателен для бланков писем, располагается ниже реквизита "Наименование организации". 2.8. Реквизит "Наименование вида документа" включается в его бланк. Этот реквизит обязателен для всех видов документов, за исключением писем, располагается ниже реквизита "Наименование организации" и печатается прописными буквами с разреженным межзнаковым интервалом (5 пт), например: УКАЗ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ. Реквизит выделяется полужирным шрифтом размера 18. 2.9. Реквизит "Место составления или издания документа" указывается на всех бланках документов, за исключением бланков писем. 2.10. Реквизит "Дата документа" обязателен для всех видов документов. Датой документа является: дата его подписания (правовые акты, письма, телеграммы); дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт); дата утверждения документа (план, инструкция, положение, отчет). Документы, изданные двумя или более органами, должны иметь одну (единую) дату - дату фактической подписи последнего из подписавших совместный документ. Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль (09.01.2014). Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты (9 января 2014 года, 14 января 2014 г.). На документе, оформленном на бланке, дата проставляется в установленном для этого реквизита месте. В тексте документа не допускается разрыв даты, оформленной цифровым способом, при переносе ее части на другую строку. 2.11. Реквизит "Регистрационный номер документа" обязателен для всех видов документов, подлежащих регистрации, и является присвоенным при этом цифровым или буквенно-цифровым обозначением документа. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения). Присвоение регистрационных номеров осуществляется по видам документов. Реквизит состоит из порядкового номера документа, как правило, в пределах календарного года, который можно дополнять индексом подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте. К регистрационному номеру документа, содержащего служебную информацию ограниченного доступа, добавляется пометка "дсп". Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами (организациями), состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов (организаций), проставляемых через косую черту в порядке указания исполнителей в документе. 2.12. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Располагается на бланке письма ниже реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа". Реквизит включает регистрационный номер и дату создания документа, на который дается ответ. Сведения данного реквизита переносятся исполнителем из поступившего документа. Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма. При ответе на документ, поступивший без регистрационного номера и (или) даты, данный реквизит не используется. 2.13. Реквизит "Адресат документа" рассматривается как совокупность достоверной и полной информации, на основании которой документ может быть доставлен адресату. Документы адресуют органам, их структурным подразделениям или конкретным лицам. При адресовании документа органу, его структурному подразделению без указания должностного лица их наименование пишется в именительном падеже. Если приводится полное название Министерства, то оно дополняется словами "Российской Федерации", если сокращенное - "России". Например: Министерство здравоохранения Российской Федерации Управление делами При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, при этом инициалы ставятся перед фамилией и отделяются от нее пробелом. Например: Администрация Алтайского края Заместителю Губернатора Алтайского края И.О. Фамилия Например: Администрация Алтайского края Управление делами И.О. Фамилия Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений этой организации, то их следует указывать обобщенно. Например: Администрации муниципальных районов и городских округов Алтайского края При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например: Директору АКГУП "Алтайгазпром" И.О. Фамилия При адресовании документа должностному лицу почтовый адрес не указывается, фамилия отделяется от наименования организации одним межстрочным интервалом (пропускается одна строка). При адресовании документа должностному или частному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при этом они отделяются от фамилии пробелом. При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Например: И.О. Фамилия ул. Льва Толстого, д. 67, кв.5, г. Барнаул, Алтайский край, 656049 Адрес печатается через интервал "точно" (12 пт) в правом верхнем углу первого листа документа и выравнивается по левому краю. Документ не должен содержать более четырех адресатов, в противном случае составляется список рассылки или на каждом документе указывается только один адрес. 2.14. Реквизит "Гриф утверждения документа" проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом: УТВЕРЖДАЮ Губернатор Алтайского края И.О. Фамилия При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например: УТВЕРЖДЕНО постановлением Администрации Алтайского края от 05.04.2013 N 214 или УТВЕРЖДЕН протоколом заседания краевой инвестиционной комиссии от 25.04.2013N 12 Слово УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ) печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия. Ниже (интервал 6 пт) располагается наименование должности руководителя, утверждающего документ (с прописной буквы), или ссылка на наименование документа. Реквизит печатается через межстрочный интервал "точно" (12 пт). 2.15. Реквизит "Заголовок к тексту" отражает краткое содержание документа и оформляется над текстом документа. Заголовок к тексту должен быть кратким и точно раскрывать содержание документа, отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), чего? (кого?). Составляется для всех документов, за исключением распоряжений Администрации края и телеграмм. В законах Алтайского края, указах и распоряжениях Губернатора Алтайского края заголовок к тексту печатается с прописной буквы полужирным шрифтом, через один интервал, выравнивается по центру с одинаковым отступом от правого и левого краев текста. При этом он не должен выходить за пределы абзацного отступа. Точка в конце заголовка не ставится. Например: О поощрении Благодарностью Губернатора Алтайского края Заголовок к тексту постановления Администрации Алтайского края и письма на бланке с угловым расположением реквизитов печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой), с одинарным междустрочным интервалом или интервалом "точно" (12 пт), если состоит более чем из трех строчек. Предельно допустимая длина строки в данном случае составляет 80 мм. Например: О присвоении звания "Ветеран труда Алтайского края" 2.16. Реквизит "Текст документа" составляется на русском языке - государственном языке Российской Федерации. Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, соответствовать правилам и требованиям русского языка, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации. В тексте документа не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте, за исключением официальных или общепринятых. Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (констатирующей) указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, указы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы). В тексте документа, подготовленного на основании документов других органов или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора документа, дату, регистрационный номер, заголовок документа. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то их оформляют в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию. Значительные по объему нормативные правовые акты могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки. Тексты документов излагаются: от первого лица - только за подписью Губернатора Алтайского края (постановляю..., предлагаю..., направляю...); от первого лица множественного числа - за подписью первого заместителя Губернатора края Алтайского края, заместителей Губернатора Алтайского края, руководителей органов исполнительной власти Алтайского края и структурных подразделений Администрации края (предлагаем..., просим..., направляем...); от третьего лица единственного числа (Администрация Алтайского края считает..., комиссия рассмотрела..., департамент направляет...). В тексте инициалы пишутся после фамилии (Фамилия И.О.). Текст отделяется от заголовка 3 междустрочными одинарными интервалами и печатается через одинарный интервал. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине страницы. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы поля. Текст может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы должен быть напечатан через междустрочный интервал "точно" или одинарный интервал, если текст не более 4-5 строк. Заголовок и подзаголовки граф должны быть набраны через интервал "точно". Если текст заголовка более 4-5 строк, допускается размер шрифта 12. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. 2.17. Реквизит "Отметка о наличии приложения" печатается от края левого поля без абзацного отступа, отделяется от текста одним межстрочным интервалом. При наличии одного приложения слово "Приложение" пишется в единственном числе, а при наличии нескольких - во множественном. Если в тексте письма есть ссылка на одно приложение, то в отметке о наличии приложений указывается только количество листов и количество экземпляров прилагаемых документов. Например: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например: Приложения: 1. Заключение на проект закона Алтайского края... на 3 л. в 2 экз. 2. Справка о доработке... на 2 л. в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, реквизит оформляется следующим образом: Приложение: Сборник законодательных актов Алтайского края в 3 экз. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют по следующей форме: Приложение: на 3 л. в 1 экз., только в первый адрес. Приложение к документу, представленное в электронном виде, должно содержаться на цифровом носителе. В таком случае в отметке о наличии приложений указывается наименование носителя информации и количество штук. Например: Приложение: диск CD-R - 1 шт. Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие служебную информацию ограниченного доступа, отметка о наличии приложений оформляется следующим образом: Приложение: Справка о..., per. N 1дсп, экз. N 1, на 2 л., для служебного пользования В этом случае сопроводительное письмо также будет иметь пометку "Для служебного пользования". При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а отметка о наличии приложений оформляется следующим образом: Приложение: согласно описи на 5 л. Если приложение также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 05.06.2010 N 112-6/72 и приложение к нему, всего на 3 л. На наличие приложений к правовым актам указывается только в тексте. В этом случае приложение содержит в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера. Реквизит печатается на расстоянии 90 мм от правой границы текстового поля. Приложение к правовым актам не подписывается. Если приложений несколько, то между собой они нумеруются без значка N. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ 1 к распоряжению Администрации Алтайского края от 2013 N 2.18. Реквизит "Подпись" оформляется в соответствии с компетенцией (полномочиями) подписывающего лица, установленной законодательством Российской Федерации и правовыми актами Алтайского края. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Если документ оформляется на бланке должностного лица, то наименование должности в подписи не указывается. Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке подписи совпадает с границей правого поля. Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, наименование должности которого указано в реквизите "Подпись документа", отсутствует, документ подписывает его заместитель, имеющий на это право в период отсутствия должностного лица, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распределением обязанностей. При этом указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей. Например: Начальник Главного управления образования и молодежной политики Алтайского края Подпись И.О. Фамилия Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне. Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа или отметкой о наличии приложений. Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 междустрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля через междустрочный интервал "точно" и выравнивается по левому краю. Данный реквизит не может быть без текста на отдельном листе документа. 2.19. Реквизит "Гриф согласования" свидетельствует о согласии органа с содержанием документа. Документ может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Заместитель Министра финансов Российской Федерации И.О. Фамилия (подпись) дата Или слова СОГЛАСОВАНО и реквизитов документа, которым оформлено решение о согласовании. Например: СОГЛАСОВАНО Письмо Минрегиона России от 29.11.2012 N 29433-ВК/19 Гриф согласования оформляется на лицевой стороне документа под реквизитом "Подпись" в левом нижнем углу документа. Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне; при большом количестве они размещаются, как правило, двумя вертикальными рядами или могут располагаться на отдельном листе согласования. На документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается". 2.20. Реквизит "Визы согласования документа" указывает на отношение должностного лица к содержанию документа. Согласование проекта документа проводится с целью оценки обоснованности содержания документа, а также его соответствия правовым актам и ранее принятым решениям. Согласование проекта документа с должностными лицами органов исполнительной власти Алтайского края, структурных подразделений Администрации Алтайского края оформляется визой на листе согласования (приложение 8). Виза включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи и дату. Собственноручное указание даты визирования обязательно. На проектах документов визы проставляются на оборотной стороне последнего листа, а в отдельных случаях на лицевой стороне последнего листа. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. Например: Замечания прилагаются Начальник юридического отдела И.О. Фамилия (подпись) дата 2.21. Реквизит "Оттиск печати" заверяет подлинность подписи должностного лица на предусмотренных специальными нормативными актами документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми вопросами. Печать проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Оттиск печати может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП". 2.22. Реквизит "Отметка о заверении копии" проставляется на копии документа, полностью воспроизводящей информацию подлинного документа и все его внешние признаки. Реквизит включает в себя заверительную надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату заверения. Отметка о заверении копии документа располагается ниже реквизита "Подпись". Например: Верно Начальник канцелярии департамента документационного обеспечения Администрации края Подпись И.О. Фамилия Дата Оттиск печати Допускается заверять копию документа печатью, которая находится в пользовании должностного лица, заверяющего данную копию. Листы многостраничных копий (выписок из документа) сшиваются, нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа). Например: Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью ()листов Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа. 2.23. Реквизит "Отметка об исполнителе" проставляется в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа подлинника письма за подписью Губернатора Алтайского края, в остальных случаях - на лицевой. Отметка включает фамилию, имя и отчество исполнителя (полностью), номер его телефона и набирается шрифтом размера 12, например: Фамилия Имя Отчество (3852) 363115 На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия и инициалы основного исполнителя. 2.24. Реквизит "Отметка о контроле" проставляется на документах с помощью штампа "Контроль". 2.25. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" включает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или (при отсутствии такого документа) краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; подпись уполномоченного должностного лица и дату, номер дела, в котором будет храниться документ. Документы, поставленные на контроль, направляются в дело только после снятия их с контроля. 2.26. Реквизит "Отметка о конфиденциальности" проставляется на документах, содержащих служебную информацию ограниченного доступа. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного доступа в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233, пометка об ограничении доступа к документу "Для служебного пользования" проставляется на каждом экземпляре документа. Пометка "Для служебного пользования" проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам и дополняется указанием номера экземпляра документа и печатается шрифтом того же размера, как и текст документа. Номер экземпляра проставляется ниже пометки через один междустрочный интервал и выравнивается по правому краю. Например: Для служебного пользования Экз. N 2.27. Реквизит "Отметка о поступлении документа в организацию" помещается в правом нижнем углу первого листа документа путем проставления специального штампа. Элементами реквизита являются: наименование организации, порядковый номер и дата поступления документа (при необходимости - часы и минуты). III. Организация документооборота 1. Принципы организации документооборота 1.1. Прохождение документов в Администрации Алтайского края с момента получения или создания до завершения их исполнения или отправки образует документооборот, который состоит из трех основных доку ментопотоков: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация. 1.2. Организация документооборота осуществляется с учетом следующих принципов: централизация операций по приему и отправке документов; распределение документов по документопотокам; организация предварительного рассмотрения входящих документов; однократность регистрации документов; регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов. 2. Прием и первичная обработка поступивших документов 2.1. Доставка служебных документов в Администрацию края осуществляется: фельдъегерской службой; отделением почтовой связи; непосредственно представителями различных организаций, учреждений, предприятий и т.п. (далее - "нарочный"); с помощью технических средств связи. С помощью почтовой связи в Администрацию края доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий. По каналам электронной связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения. Все документы на имя Губернатора Алтайского края и его заместителей независимо от способа доставки передаются в канцелярию департамента документационного обеспечения Администрации края. 2.2. Прием корреспонденции, доставляемой фельдъегерской службой, осуществляется особым сектором департамента документационного обеспечения Администрации края. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация корреспонденции, доставляемой почтовым отделением, нарочным, а также по электронным каналам связи, производятся в централизованном порядке канцелярией департамента документационного обеспечения Администрации края. Обработка поступающей в нерабочее время, в выходные и праздничные дни корреспонденции, а также полученных по факсу копий документов круглосуточно осуществляется секретариатом Губернатора Алтайского края. После этого с отметкой о времени поступления вся документация передается в канцелярию департамента документационного обеспечения Администрации края. Срочные документы передаются руководителям незамедлительно. При приеме корреспонденции, доставляемой нарочным, проверяется правильность доставки, целостность упаковки и соответствие номеров документов (пакетов) записанным в разносных книгах. В разносных книгах ставится дата и подпись специалиста канцелярии, принявшего документ. Конверты (бандероли) с документами проверяются на целостность упаковки, правильность доставки, затем вскрываются, после чего проверяется правильность вложения документов. О повреждении, отсутствии в конверте документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствии номера, указанного на конверте, номеру документа сообщается его отправителю. При необходимости составляется акт в двух экземплярах. Первый экземпляр приобщается к поступившему материалу и вместе с документами возвращается отправителю, второй остается в подразделении департамента документационного обеспечения Администрации края, принявшего данный документ. Акты составляются и подписываются служащими, вскрывшими пакет, начальником (заместителем начальника) департамента документационного обеспечения Администрации края. Ошибочно поступившие документы немедленно пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю с сопроводительным письмом. Конверты после проверки уничтожаются, кроме конвертов, содержащих обращения граждан или судебную документацию. Сохраняются конверты также в тех случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя документа или когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа. Поступившая срочная корреспонденция с соответствующими пометками ("Весьма срочно", "Срочно", "Вручить немедленно") и телеграммы регистрируются и доставляются по назначению немедленно. Электронные сообщения, подлежащие регистрации, распечатываются на бумажном носителе и регистрируются в установленном порядке. Электронные сообщения, не подлежащие регистрации, пересылаются исполнителям по электронной почте. 3. Предварительное рассмотрение входящих документов 3.1. Департаментом документационного обеспечения Администрации края производится предварительное рассмотрение входящей корреспонденции в целях определения документов, требующих обязательного рассмотрения Губернатором Алтайского края. Входящие документы, не требующие этого, направляются первому заместителю Губернатора Алтайского края, заместителям Губернатора Алтайского края, в структурные подразделения Администрации края и органы исполнительной власти Алтайского края в соответствии с утвержденным распределением обязанностей. Основанием для принятия в ходе предварительного рассмотрения документа соответствующего решения является его содержание. 3.2. Губернатору Алтайского края в обязательном порядке направляются следующие документы: федеральные законы, указы, поручения и другие документы, поступающие от Президента Российской Федерации, его помощников и из Администрации Президента Российской Федерации; правовые акты Правительства Российской Федерации, другие документы Председателя Правительства Российской Федерации и заместителей Председателя Правительства Российской Федерации; запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Председателя Алтайского краевого Законодательного Собрания; документы за подписью федеральных министров, адресованные Губернатору Алтайского края; документы, направленные полномочным представителем Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе; документы за подписью руководителей субъектов Российской Федерации; жалобы на действия руководителей органов государственной власти Алтайского края. 4. Регистрация входящих документов 4.1. Регистрация входящих документов, адресованных Губернатору Алтайского края, первому заместителю Губернатора Алтайского края, заместителям Губернатора Алтайского края осуществляется в канцелярии департамента документационного обеспечения Администрации края, за исключением документов ограниченного пользования, которые регистрируются в особом секторе департамента документационного обеспечения Администрации края, секторе специальной документальной связи департамента документационного обеспечения Администрации края и отделе спецработы Администрации края. Не подлежит регистрации в департаменте документационного обеспечения Администрации края следующая входящая корреспонденция: информация и сводки, присланные для сведения; рекламные извещения и плакаты, программы совещаний и конференций; поздравительные письма и поздравительные плакаты; поступающая без сопроводительного письма бухгалтерская документация; печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени); формы статистической отчетности; корреспонденция, адресованная заместителям Губернатора Алтайского края - руководителям органов исполнительной власти Алтайского края; корреспонденция, адресованная структурным подразделениям и органам исполнительной власти Алтайского края (передается по принадлежности). Передача служебной корреспонденции осуществляется исходя из ее содержания, в соответствии с действующим в Администрации Алтайского края распределением обязанностей между Губернатором Алтайского края первым заместителем Губернатора Алтайского края, заместителями Губернатора Алтайского края, а также с учетом компетенции руководителей исполнительных органов государственной власти Алтайского края и структурных подразделений Администрации края, установленной положениями о них. Документы граждан и гражданских служащих, связанные с поступлением на государственную гражданскую службу Алтайского края и ее прохождением, а также об увольнении с государственной гражданской службы Алтайского края, передаются в департамент Администрации края по вопросам государственной службы и кадров для регистрации в установленном порядке и дальнейшей работы с ними. Корреспонденция на иностранном языке, поступившая на имя Губернатора Алтайского края, первого заместителя Губернатора Алтайского края, заместителей Губернатора Алтайского края, до регистрации передается в управление Алтайского края по обеспечению международных и межрегиональных связей для составления перевода. Вместе с переводом названная корреспонденция возвращается на регистрацию. 4.2. Регистрация документов производится в течение суток или (при поступлении корреспонденции в нерабочие дни) в первый рабочий день. При регистрации документа в соответствии с Инструкцией оформляется реквизит "Отметка о поступлении документа". Регистрация производится в пределах групп документов, в зависимости от вида документа, его автора и содержания. Поступившие документы регистрируются с помощью ЕСЭД. Регистрация входящих документов осуществляется путем создания регистрационной карточки в системе автоматизации документооборота и делопроизводства, которой автоматически присваивается номер. Регистрационная карточка имеет следующие реквизиты: вид документа; регистрационный номер и дата документа; отметка об ограничении доступа к документу; корреспондент (адресант) - организация, из которой поступил документ; номер и дата документа - исходящий номер и дата документа, присвоенные организацией-автором; подпись - фамилия лица, подписавшего документ; адресат - название организации или фамилия должностного лица, на имя которого поступил документ; содержание - краткое содержание документа, отвечающее на вопрос: о чем?; состав - количество листов (страниц) документа; способ доставки; рубрики; примечание. При регистрации служебной корреспонденции проводится проверка наличия: повтора регистрации одного и того же документа; документов, зарегистрированных ранее по данной теме; ответа на запрос Администрации края. При положительном результате поиска специалист канцелярии департамента документационного обеспечения Администрации края делает отметку о номерах связанных с проверяемой корреспонденцией документов и прикладывает распечатку регистрационных карточек указанных документов. 4.3. К регистрационной карточке прикрепляется электронный образ документа с приложениями (при их наличии), полученный путем сканирования. Штрих-код, как правило, печатается на лицевой стороне первой страницы документа, поступившего на бумажном носителе, в ее левой нижней части. Не сканируются и не прикрепляются электронные образы следующих документов: документы с пометкой "Для служебного пользования"; документы, содержащие персональные данные; нотариально заверенные, а также скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации; объемные приложения к документам (брошюры, книги, проспекты). 5. Порядок рассмотрения документов в Администрации края 5.1. Зарегистрированные документы, предназначенные для рассмотрения Губернатором Алтайского края, начальником канцелярии департамента документационного обеспечения Администрации края в день регистрации передаются на бумажном носителе начальнику (заместителю начальника) департамента документационного обеспечения Администрации края. 5.2. Губернатор Алтайского края, первый заместитель Губернатора Алтайского края, заместители Губернатора Алтайского края в соответствии с распределением обязанностей дают указания об исполнении документов. Проекты указаний (резолюций) Губернатора Алтайского края об исполнении документов оформляются департаментом документационного обеспечения Администрации края, первого заместителя Губернатора Алтайского края, заместителей Губернатора Алтайского края - консультантами-советниками, обеспечивающими деятельность первого заместителя Губернатора Алтайского края, заместителей Губернатора Алтайского края. Подготовка проектов указаний об исполнении документов, поступивших в адрес структурных подразделений Администрации края, осуществляется в самих подразделениях. Порядок подготовки проектов указаний по исполнению документов, поступивших в адрес органов исполнительной власти Алтайского края, определяется их руководителями. 5.3. Документы, рассмотренные Губернатором Алтайского края, возвращаются в канцелярию департамента документационного обеспечения Администрации края, о чем делается соответствующая отметка в регистрационной карточке документа. Документы, требующие исполнения, передаются в технологический отдел департамента документационного обеспечения Администрации края для внесения в регистрационную карточку указания (резолюции) Губернатора Алтайского края и осуществления контроля за исполнением документа. Канцелярия департамента документационного обеспечения Администрации края вносит в регистрационную карточку указания (резолюции) Губернатора Алтайского края к документам, направленным для сведения. 5.4. Указания (резолюции) об исполнении документов автоматически передаются в электронные папки исполнителей в ЕСЭД. Если документ направляется только в электронном виде, то в примечании регистрационной карточки делается запись "Электронный документ", для работы используется электронный образ документа, прикрепленный к регистрационной карточке. Подлинники документов с указанием (резолюцией) Губернатора Алтайского края передаются в канцелярию департамента документационного обеспечения Администрации края для направления ответственному исполнителю, соисполнителям данных документов направляются копии. Подлинники документов, направленных исполнителям только в электронном виде, хранятся в технологическом отделе департамента документационного обеспечения Администрации края. 5.5. Специалисты, ответственные за делопроизводство, получают зарегистрированную корреспонденцию под роспись в разносной книге в канцелярии департамента документационного обеспечения Администрации края. 6. Организация работы с исходящими документами. Регистрация документов 6.1. Исходящими являются инициативные документы, отправляемые из Администрации края за подписью Губернатора Алтайского края, первого заместителя Губернатора Алтайского края, заместителей Губернатора Алтайского края, а также документы, являющиеся ответами на входящие. 6.2. Ответственность за подготовку документа в соответствии с установленными Инструкцией правилами, а также согласование проекта документа возлагается на служащего Администрации края и органа исполнительной власти Алтайского края. До представления на подпись руководству исполнитель проверяет правильность оформления документа, адресации, наличие виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, указателя рассылки. 6.3. При регистрации проверяется правильность оформления реквизита "Адресат", наличие подписей, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе и соответствие количества экземпляров документа указателю рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Должным образом оформленные документы сканируются и их электронные образы прикрепляются к регистрационной карточке. При необходимости письма-ответы отправляются адресату по электронной почте, указанной в запросе, ответственным за подготовку документа исполнителем. 6.4. Регистрация исходящих документов осуществляется в течение суток со дня их подписания (утверждения) или в первый рабочий день - при рассмотрении документов в нерабочие дни. Регистрационный номер и дата документа присваиваются ЕСЭД автоматически и с регистрационной карточки переносятся на документ зарегистрировавшим его служащим. 6.5. Вторые (визовые) экземпляры документов формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. 6.6. Подписанные документы подлежат регистрации. В протокольном отделе департамента документационного обеспечения Администрации края регистрируются: законы Алтайского края; указы и распоряжения Губернатора Алтайского края; постановления и распоряжения Администрации края; договоры, соглашения, доверенности и планы мероприятий Администрации края. В технологическом отделе департамента документационного обеспечения Администрации края регистрируются: личные поручения Г убернатора Алтайского края; поручения, данные на оперативном совещании у Губернатора Алтайского края; протоколы совещаний у Губернатора Алтайского края. В канцелярии департамента документационного обеспечения Администрации края регистрируются: исходящие инициативные письма и письма, являющиеся ответами на входящие, за подписью Губернатора Алтайского края и его заместителей. В приемных первого заместителя Губернатора Алтайского края, заместителей Губернатора Алтайского края регистрируются: личные поручения первого заместителя Губернатора Алтайского края, заместителей Губернатора Алтайского края; поручения, данные на аппаратном совещании у первого заместителя Губернатора Алтайского края, заместителей Губернатора Алтайского края; протоколы оперативных совещаний у первого заместителя Губернатора Алтайского края, заместителей Губернатора Алтайского края. Документы, подписанные руководителями структурных подразделений Администрации края, регистрируются в соответствующих подразделениях и передаются для отправки в канцелярию департамента документационного обеспечения Администрации края. 7. Отправка документов 7.1. Отправляемые документы пересылаются фельдъегерской связью, почтой и с помощью технических средств связи. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает исполнитель. Отправка документов фельдъегерской связью осуществляется особым сектором департамента документационного обеспечения Администрации края после согласования с начальником (заместителем начальника) департамента документационного обеспечения Администрации края в соответствии с требованиями Г осу дарственной фельдъегерской службы Российской Федерации. При отправке документа почтой в канцелярии осуществляется сортировка и вложение документа в конверт с указанием адреса, взвешивание, франкирование и передача на отправку в местное отделение связи. На заказную корреспонденцию почтовым отделением связи выдаются квитанции о получении корреспонденции, которые передаются исполнителю, а копии хранятся в канцелярии. Отправка телеграмм производится в соответствии с правилами предоставления услуг телеграфной связи. Канцелярия осуществляет отправку телеграммы немедленно после получения от исполнителя подписанного экземпляра. Передача документа по факсу осуществляется в случае необходимости срочного доведения информации до адресата. Переданные документы с протоколом об их отправке возвращаются исполнителю. 7.2. Подготовленные к отправке служебные документы учитываются в журналах отправляемой корреспонденции. Документы с пометкой "Срочно" доставляются адресатам незамедлительно. 7.3. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня. 7.4. Исполнитель, получающий подлинник документа для передачи непосредственно адресату, расписывается в получении в журнале исходящей корреспонденции или на копии указанного документа, остающейся в деле, а в регистрационной карточке делается отметка о его отправке нарочным. 7.5. Корреспонденция личного характера, письма и телеграммы, не связанные с деятельностью Администрации края, к отправке не принимаются. 8. Особенности работы с документами ограниченного доступа 8.1. К документам ограниченного доступа относится несекретная информация, касающаяся деятельности Администрации края, ограничения на доступ к которой обуславливаются служебной необходимостью. На документах, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, проставляется пометка "Для служебного пользования" (дсп) и номер экземпляра. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, руководителем структурного подразделения или должностным лицом, подписавшим или утвердившим документ. Указанная пометка проставляется в правом верхнем углу на первом листе документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первом листе сопроводительного письма к такому документу. К регистрационному номеру в учетных формах и на самих документах добавляется пометка "дсп". 8.2. Прием, учет и хранение документов, содержащих информацию ограниченного доступа, в Администрации Алтайского края возлагается на особый сектор и протокольный отдел департамента документационного обеспечения Администрации края, отдел спецработы Администрации края. 8.3. Документы с пометкой "Для служебного пользования" на всех этапах их прохождения передаются только под расписку в журналах учета или в карточках учета выдачи документов в соответствии с резолюциями. 8.4. Печатание и размножение документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется с использованием средств вычислительной техники, соответствующих специальным требованиям и рекомендациям по технической защите конфиденциальной информации, утвержденным приказом Гостехкомиссии России от 30.08.2002 N 282. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа, в левом нижнем углу, исполнитель указывает количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию, номер рабочего телефона и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновым материалом передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Размножение документов с пометкой "Для служебного пользования" производится с письменного разрешения руководителя, подписавшего (утвердившего) размножаемый документ. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. Разрешение руководителя и отметка исполнителя оформляются на обороте последнего листа копируемого документа. Не допускается снятие копий с документов, на которых стоит пометка "Снятие копий запрещено". 8.5. Отправка документов, содержащих информацию ограниченного доступа, осуществляется особым сектором департамента документационного обеспечения Администрации края, отделом спецработы Администрации края через подразделения фельдъегерской или специальной связи, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также курьерами - сотрудниками Администрации края. Передавать документы, имеющие пометку "Для служебного пользования", с использованием средств электронной почты, телеграфной и факсимильной связи запрещается. 8.6. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое подшиты такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования". 8.7. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт. 8.8. Проверка наличия документов, дел с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссией, состав которой определяется руководителями структурных подразделений, указанных в п.8.2. Результаты проверки оформляются актом. 8.9. О фактах утраты документов и дел, содержащих информацию ограниченного доступа, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель структурного подразделения и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию. На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело. 8.10. Снятие с документов пометки "Для служебного пользования" осуществляется должностным лицом, уполномоченным относить служебную информацию к разряду ограниченного доступа, путем собственноручного зачеркивания на подлиннике указанной пометки с проставлением своей подписи и даты. О снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись. 9. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов 9.1. Изготовление печатей и штампов в Администрации Алтайского края производится управлением делами Администрации Алтайского края в соответствии с заявками руководителей структурных подразделений Администрации края. Эскизы печатей согласовываются с департаментом документационного обеспечения Администрации края. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Алтайского края или его заместителей и перечень лиц, ответственных за использование указанных штампов, определяется Губернатором Алтайского края. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает Губернатор Алтайского края на основании служебной записки инициаторов изготовления, согласованной с начальником департамента документационного обеспечения Администрации края. Гербовая печать Администрации края должна соответствовать требованиям ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования". 9.2. Все изготовленные печати и штампы передаются управлением делами Администрации Алтайского края в особый сектор департамента документационного обеспечения Администрации края для их учета в журнале учета печатей и штампов (приложение 9), листы которого должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью и заверены подписью начальника особого сектора. Печати и штампы выдаются под расписку сотрудникам структурных подразделений Администрации края, отвечающим за их использование и сохранность. Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, несет персональную ответственность за их использование, а при оставлении должности обязан сдать их в особый сектор департамента документационного обеспечения Администрации края. 9.3. В случаях, установленных законодательством Российской Федерации, в Администрации края используются гербовые печати. Гербовые печати хранятся у начальника департамента документационного обеспечения Администрации края и в особом секторе департамента документационного обеспечения Администрации края. Иные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ, если иное не определено дополнительными требованиями. Гербовые печати хранятся в сейфах, иные печати (штампы) могут храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках). При хранении принимаются меры, обеспечивающие сохранение у печатей свойств и качеств, дающих возможность использования их по назначению, а также сохранность, исключающую возможность их хищения или использования посторонними лицами. 9.4. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы подлежат возврату в особый сектор департамента документационного обеспечения Администрации края, где они должны быть уничтожены по акту (приложение 10), который утверждается начальником департамента документационного обеспечения Администрации края. 9.5. Об утрате печати или штампа незамедлительно ставится в известность руководитель структурного подразделения Администрации края и особый сектор департамента документационного обеспечения Администрации края. За нарушение правил хранения, использования, утрату печати или штампа виновное лицо несет ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации. 10. Обязанности служащих, ответственных за ведение делопроизводства 10.1. На служащих, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации края, возлагаются следующие обязанности: обеспечение своевременного рассмотрения документов (поручений), поступивших по ЕСЭД, руководством подразделения и контроль их доведения до сведения исполнителей; получение в течение дня поступивших документов (поручений) на бумажных носителях, с пометками о срочности - немедленно; передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующих указаний - исполнителю; контроль прохождения документов в подразделении; организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов; контроль за вводом в ЕСЭД информации о ходе и исполнении документов служащими подразделения; составление номенклатуры дел подразделения и ее хранение; списание исполненных документов в дело согласно номенклатуре дел подразделения; формирование, оформление дел в соответствии с их номенклатурой, учет, хранение и обеспечение использования дел, ведущихся и оконченных; подготовка дел и своевременная их передача на хранение в архив; хранение печатей (штампов) и правильное их использование; контроль за использованием бланков; иные обязанности, связанные с документооборотом. Служащими, ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях, осуществляется регистрация в ЕСЭД исходящих из подразделения документов, подписанных его руководством, проверка прикрепления электронного образа документа к регистрационной карточке документа, правильности оформления документов и передача для отправки. 11. Особенности работы с документами в Единой системе электронного документооборота Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края 11.1. ЕСЭД с использованием САДД "Дело" предоставляется органам исполнительной власти Алтайского края, структурным подразделениям Администрации края, органам местного самоуправления Алтайского края, подведомственным организациям и учреждениям. 11.2. В САДД "Дело" осуществляется регистрация, ввод резолюций, сведений об их исполнении и контроль за сроками исполнения, прикрепление электронных образов документов и приложений к нему, поиск, анализ, учет всех действий пользователей в отношении зарегистрированных в системе документов. В целях обеспечения межотраслевого взаимодействия участники ЕСЭД Администрации Алтайского края обмениваются электронными документами. При сдаче на подпись проектов законов Алтайского края, указов и распоряжений Губернатора Алтайского края, постановлений, распоряжений Администрации Алтайского края, исходящих инициативных писем исполнители обязаны предоставить эти документы с равнозначным содержанием как на бумажном, так и на электронном носителе в департамент документационного обеспечения Администрации края. 11.3. Каждый пользователь САДД "Дело" обязан осуществлять строго определенный перечень работ, утвержденный соответствующими регламентами. 11. 4. В САДД "Дело" отражается процесс создания и прохождения документа на бумажном носителе. При наличии утвержденного регламента использования в Администрации края электронной цифровой подписи осуществляется ведение электронного документооборота без использования бумажных носителей. 12. Централизованное тиражирование документов 12.1. Централизованное тиражирование документов, относящихся к деятельности Администрации края, производится канцелярией департамента документационного обеспечения Администрации края. 12.2. Копировально-множительные работы выполняются только при предъявлении исполнителем бланка-заказа на их выполнение, подписанного начальником департамента документационного обеспечения Администрации края (его заместителем) или начальником канцелярии департамента документационного обеспечения Администрации края, которые имеют право сократить тираж в случае отсутствия достаточного обоснования количества экземпляров или отказать в тиражировании в случаях несоответствия заказа требованиям Инструкции. 12.3. Материалы, подлежащие копированию, не должны быть скреплены, должны быть напечатаны четко и разборчиво. Формат материала не должен превышать формата АЗ. 12.4. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. Срочное копирование производится вне очереди. 12.5. Исполненные несброшюрованные копии вместе с подлинником выдаются заказчику, который организует дальнейшую работу с документом. 12.6. Заказы на выполнение копировальных работ регистрируются в специальном журнале. IV. Порядок подготовки проектов документов Губернатора Алтайского края, Администрации края за подписью Губернатора Алтайского края, первого заместителя Губернатора Алтайского края, заместителей Губернатора Алтайского края 1. Визирование проектов документов 1.1. Установлена следующая последовательность визирования проектов документов должностными лицами: непосредственный исполнитель документа; специалист юридической службы органа исполнительной власти Алтайского края, ответственного за подготовку проекта документа; руководитель структурного подразделения Администрации края, органа исполнительной власти Алтайского края, ответственного за подготовку проекта документа; руководители структурных подразделений Администрации края, органов исполнительной власти Алтайского края, иных органов и организаций, вопросы ведения которых затрагиваются (допускается согласование в форме сопроводительного письма территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, заинтересованных организаций, о чем делается отметка в пояснительной записке. При формировании или изменении персонального состава рабочих групп, комиссий и иных коллегиальных и совещательных органов допускается согласование персоналий в устной форме, о чем также делается соответствующая отметка в пояснительной записке); первый заместитель Губернатора Алтайского края, заместитель Губернатора Алтайского края (далее - "заместители Губернатора Алтайского края"), курирующий деятельность структурного подразделения Администрации края, органа исполнительной власти Алтайского края, ответственного за подготовку проекта документа; заинтересованные заместители Губернатора Алтайского края, в том числе ответственные за управленческие округа; специалист комитета администрации Алтайского края по финансам налоговой и кредитной политике - документы, связанные с финансовой, налоговой и кредитной политикой, формированием и исполнением бюджета; руководитель комитета администрации Алтайского края по финансам, налоговой и кредитной политике; специалист департамента Администрации края по вопросам государственной службы и кадров - документы, связанные с государственной гражданской и муниципальной службой, кадровой и наградной политикой, начальник департамента Администрации края по вопросам государственной службы и кадров; специалист правового департамента Администрации края; специалист протокольного отдела департамента документационного обеспечения Администрации края; начальник правового департамента Администрации края; начальник департамента документационного обеспечения Администрации края. 1.2. Визирование оформляется на листе согласования (приложение 8). Время визирования соответствующим лицом проекта документа не должно превышать трех дней (за исключением документов, для которых законодательством Российской Федерации и Алтайского края предусмотрены иные сроки). Согласование проекта может также оформляться отдельным письмом на бланке согласующего органа, за подписью его руководителя (лица, его заменяющего). Допускается веерное визирование, при котором делаются копии листа согласования по количеству лиц, визирующих проект. 1.3. Сокращение перечня лиц, принимающих участие в согласовании проекта документа, без изменения последовательности его согласования осуществляется в случаях принятия документов, обусловленных судебными актами, протестами, представлениями, требованиями и письмами прокуратуры Алтайского края, экспертными заключениями и письмами Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Алтайскому краю, мониторингом законодательства Алтайского края. 1.4. Ответственность за качество подготовки проекта документа (включая проведение органом исполнительной власти Алтайского края, ответственным за подготовку проекта документа, предварительной правовой, антикоррупционной и лингвистической экспертиз) и за соблюдение порядка его согласования несет исполнитель. В случае существенных изменений формулировок в процессе согласования проект документа направляется заинтересованным лицам на дополнительное визирование. 1.5. При наличии возражений согласующего органа на листе согласования делается отметка о наличии замечаний, которые могут быть кратко описаны там же либо оформлены заключением к проекту правового акта на бланке согласующего органа за подписью его руководителя (лица, его заменяющего). В таком случае проект возвращается исполнителю на доработку. При устранении замечаний проект визируется с пометкой "замечания сняты" и проставляется дата. При наличии разногласий по проекту документа исполнитель обеспечивает его обсуждение с руководителями согласующих органов и организаций с целью поиска взаимоприемлемого решения. В случае неурегулирования разногласий проект документа представляется на рассмотрение Губернатору Алтайского края курирующим соответствующую сферу деятельности заместителем Губернатора Алтайского края. 1.6. Предельный срок согласования проекта документа не должен превышать одного месяца. В ином случае к нему прикладывается подготовленное исполнителем дополнение к пояснительной записке, подписанное руководителем структурного подразделения Администрации края или органа исполнительной власти Алтайского края, ответственного за подготовку проекта документа, с указанием причин длительного срока согласования. Поручения Губернатора Алтайского края, по которым необходимо подготовить проекты правовых актов, исполняются в течение 15 рабочих дней, если иной срок не будет установлен в резолюции. 1.7. К проекту правового акта прилагаются следующие документы: 1.7.1. Пояснительная записка, оформленная на бланке за подписью руководителя структурного подразделения Администрации края или органа исполнительной власти Алтайского края. В случае если пояснительная записка подготовлена иными заинтересованными органами или организациями, она подписывается первым заместителем Губернатора Алтайского края, заместителем Губернатора Алтайского края, курирующим эту сферу деятельности. Пояснительная записка должная содержать необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических последствий реализации предлагаемых решений, а также предложения по организации контроля за документом. В случае если проект акта разработан по поручению Губернатора Алтайского края, то об этом упоминается в пояснительной записке. Отметка о проведении антикоррупционной и лингвистической экспертизы проекта исполнителем документа также делается в пояснительной записке. Для пояснительной записки устанавливается следующий состав реквизитов: адресат (Губернатор Алтайского края); исходящий номер и дата; заголовок к тексту; текст; подпись; Ф.И. О. и номер телефона исполнителя документа. 1.7.2. Финансово-экономические расчеты и обоснования, если его принятие повлечет за собой расходы краевого или местного бюджетов. Такое обоснование и расчеты должны быть подписаны руководителем и заместителем руководителя по финансовой части (главным бухгалтером) органа исполнительной власти Алтайского края - исполнителями проекта. 1.7.3. Перечень правовых актов, которые в связи с принятием проекта данного правового акта должны быть изменены, признаны утратившими силу или разработаны, с указанием исполнителем контрольных сроков проведения такой работы. Такой перечень либо является составной частью пояснительной записки, либо оформляется на отдельном листе формата А4 и подписывается руководителем органа исполнительной власти Алтайского края, структурного подразделения Администрации края - исполнителем проекта правового акта, на что также указывается в пояснительной записке. В случае если внесения изменений, признания утратившими силу или разработки новых правовых актов не требуется, об этом делается отметка в пояснительной записке. 1.7.4. Экспертные заключения прокуратуры Алтайского края и Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Алтайскому краю, в случае если проект правового акта носит нормативный характер. Отметка о результатах рассмотрения в указанных государственных органах делается также на листе согласования специалистами правового департамента. 1.7.5. Заключения государственной экологической экспертизы, независимой экспертизы и иных видов экспертиз в случаях, установленных законодательством Российской Федерации и Алтайского края, а также статистические и иные сведения, необходимые для обоснования проекта правового акта. 1.7.6. Тексты правовых актов, в которые вносятся изменения или которые признаются утратившими силу. 1.7.7. Резюме для размещения информации о правовом акте в средствах массовой информации. Резюме - документ, разъясняющий суть правового акта, краткий вывод, содержащий обобщение по следующим позициям: цель принятия документа, вопросы, которые он призван решить, социальная значимость этого акта, положительные аспекты его реализации. Резюме излагается в свободной форме на листе формата А4 за подписью руководителя органа исполнительной власти Алтайского края, структурного подразделения Администрации края, ответственного за подготовку проекта документа. 1.7.8. Реестр рассылки правового акта, оформляемый на листе формата А4 за подписью исполнителя. 1.7.9. Иные необходимые для обоснования принятия правового акта документы. В случае представления проекта правового акта без необходимых сопроводительных документов он возвращается исполнителю на доработку департаментом документационного обеспечения Администрации края, о чем делается отметка на листе согласования. 1.8. Информация о контроле за исполнением нормативного правового акта фиксируется последним пунктом текста. Контроль за исполнением возлагается на первого заместителя Губернатора Алтайского края, заместителей Г убернатора Алтайского края в соответствии с распределением обязанностей. Пункт контроля отсутствует в распоряжениях Администрации края и правовых актах Администрации края о признании утратившими силу иных правовых актов, а также о внесении изменений в иные правовые акты. 1.9. Выбор источника официального опубликования осуществляется руководителем правового департамента Администрации края. О результатах выбора делается отметка на листе согласования. 1.10. Правовые акты Губернатора Алтайского края и Администрации края, подписанные Губернатором Алтайского края, регистрируются в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру распоряжений Губернатора Алтайского края добавляются через дефис буквы "рг", распоряжений Администрации края по основной деятельности - "р", распоряжений Администрации края по кадровым вопросам - "к". 1.11. Протокольный отдел департамента документационного обеспечения Администрации края заверяет копии правовых актов печатью департамента документационного обеспечения Администрации края. 1.12. Подлинники правовых актов со всеми сопроводительными документами имеют постоянный срок хранения. 2. Оформление документов Вид правового акта определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Алтайского края. 2.1. Законы Алтайского края Проект закона должен иметь следующие реквизиты: вид правового акта; заголовок; текст; подпись; место издания правового акта, дата и регистрационный номер (данные реквизиты проставляются после его подписания). Закон оформляется на стандартном листе бумаги формата А4. Слово "ЗАКОН" печатается прописными буквами (размер шрифта 14), выравнивается по центру. На следующей строке печатаются слова "Алтайского края". Заголовок законопроекта отделяется от предыдущего реквизита двумя междустрочными интервалами. Печатается с прописной буквы полужирным шрифтом, через 1 интервал, выравнивается по центру с одинаковым отступом от правого и левого краев текста, при этом он не должен выходить за пределы красной строки. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок законопроекта отражает его содержание и основной предмет правового регулирования. Законы края конструируются в следующей последовательности: общие положения; определение используемых понятий (при необходимости); изложение конкретных правовых норм по регулируемому вопросу; определение санкций за нарушение установленных правовых норм; переходные и заключительные положения; вступление закона в силу. Преамбула - самостоятельная часть законопроекта, которая определяет его цели и задачи, но не является обязательной. Преамбула: не содержит самостоятельные нормативные предписания; не делится на статьи; не содержит ссылки на другие законодательные акты, подлежащие признанию утратившими силу и изменению в связи с изданием законодательного акта; не формирует предмет регулирования законопроекта; не нумеруется. Преамбула предваряет текст законопроекта. Структурные единицы законопроекта не могут иметь преамбулу. Основная часть текста законопроекта структурируется в целях его изложения в логической последовательности, обеспечивающей переход от общих положений к частным. Текст законопроекта может подразделяться на части (для крупных систематизированных проектов), разделы, главы, статьи. Нумерация статей, глав, разделов и других структурных единиц законопроекта должна быть сквозной. Подпись отделяется от законопроекта 3 междустрочными интервалами, состоит из слов "Губернатор Алтайского края", инициалов и фамилии Губернатора Алтайского края, печатается в одну строчку. Законы могут иметь приложения, в которые помещаются различного рода перечни, таблицы, графики, тарифы, карты, образцы бланков, документов, схем и т.д. Приложения оформляются согласно п. 2.17 раздела 2 "Оформление реквизитов документов" Инструкции. Пояснительная записка к закону оформляется на бланке письма Губернатора Алтайского края. Слова "ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА" печатаются прописными буквами и выравнивается по центру. На следующей строке указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка, точка в конце заголовка не ставится. Текст отделяется от заголовка двумя междустрочными интервалами. Пояснительная записка должна содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее его развернутую характеристику, формулировку целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз последствий его принятия. Пояснительная записка к проекту правового акта, внесенному Губернатором Алтайского края на рассмотрение Алтайского краевого Законодательного Собрания, подписывается Губернатором Алтайского края или заместителем Губернатора Алтайского края, исполняющим обязанности Губернатора Алтайского края. Источниками официального опубликования законов Алтайского края являются Сборник законодательства Алтайского края и (или) газета "Алтайская правда", а также сайт www.altairegion22. ru. Иные источники опубликования определяются законодательством Российской Федерации и Алтайского края. 2.2. Указы и распоряжения Губернатора Алтайского края 2.2.1. Указы Губернатора Алтайского края печатаются на бланке установленной формы (приложение 1) и имеют следующие реквизиты: вид правового акта; заголовок к тексту; текст; подпись; место издания правового акта, дата и регистрационный номер (данные реквизиты проставляются после его подписания). Преамбула - самостоятельная часть документа, которая определяет его цели и задачи, завершается словом "постановляю:" (печатается обычным шрифтом с межбуквенным интервалом "разреженный, 2 пт"). Постановляющая (распорядительная) часть проектов указов Губернатора Алтайского края подразделяется на пункты, в которых содержатся нормативные положения, а также поручения. Приложения к указу Губернатора Алтайского края оформляются согласно п. 2.17 раздела 2 "Оформление реквизитов документов" Инструкции. Если указ изменяет, признает утратившим силу или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ с указанием даты, номера и заголовка. 2.2.2. Распоряжения Губернатора Алтайского края Распоряжения Губернатора Алтайского края печатаются на бланке установленной формы (приложение 2) и имеют следующие реквизиты: вид правового акта; место издания правового акта, дата и регистрационный номер (данные реквизиты проставляются после его подписания); заголовок; текст; подпись. Текст распоряжения может состоять как из двух частей (констатирующей и распорядительной), так и из одной - распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания распоряжения. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Если распоряжение изменяет, признает утратившим силу ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на дату выхода и номер отменяемого документа. 2.3. Постановления и распоряжения Администрации Алтайского края Постановление Администрации края печатается на бланке установленной формы (приложение 4) и имеет следующие реквизиты: вид правового акта; место издания правового акта, дата и регистрационный номер (данные реквизиты проставляются после его подписания); заголовок; текст; подпись. Распоряжение Администрации края печатается на бланке установленной формы (приложение 5) и имеет следующие реквизиты: вид правового акта; место для проставления места принятия правового акта, даты и регистрационного номера; текст; подпись. В заголовке к тексту постановления, включающем название другого постановления, указывается только дата и номер последнего, а его наименование приводится в тексте документа. Текст постановления составляется следующим образом: констатирующая часть (преамбула) завершается словом "постановляю:" (печатается обычным шрифтом с межбуквенным интервалом "разреженный, 2 пт"); в исключительных случаях преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. В этом случае текст начинается со слова "Постановляю", после него ставится двоеточие, и далее через интервал излагается постановляющая часть с прописной буквы и красной строки; постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Администрации края, как правило, подразделяется на пункты, в каждом из которых содержатся нормативные положения, а также отдельные поручения. Поручения включают наименование органов исполнительной власти Алтайского края, структурного подразделения Администрации края или организации, фамилию и инициалы должностного лица в именительном падеже (в скобках), которому оно дается, содержание самого поручения; при наличии приложений к постановлению (распоряжению) в тексте на них обязательно делается ссылка. Если в постановлении, распоряжении есть пункт "Утвердить...", то вместо слова приложение следует писать "прилагаемый" или "прилагается", а в начале приложения - "Утвержден", согласуя с первым словом наименования приложения (План - утвержден, Списки - утверждены, Положение - утверждено и т.д.); подпись постановления (распоряжения) состоит из слов "Губернатор Алтайского края", инициалов и фамилии Губернатора Алтайского края. Если постановление подписывает заместитель (первый заместитель) Губернатора Алтайского края, то должность печатается в две строки, инициалы и фамилия располагаются на уровне второй строки. Оформление проекта правового акта о внесении изменений в правовые акты Администрации Алтайского края Внесением изменений считается: замена слов, цифр; исключение слов, цифр, предложений; исключение структурных единиц не вступившего в силу правового акта; новая редакция структурной единицы правового акта; дополнение структурной единицы правового акта новыми словами, цифрами, предложениями; дополнение правового акта новыми структурными единицами; приостановление (продление) действия правового акта или его структурных единиц. При внесении изменений в правовой акт обязательно указывается вид акта, дата его подписания, его регистрационный номер и наименование ("Внести изменения в постановление Администрации края от 01.06.2011 N 286 "Об организации правотворческой деятельности Администрации края и иных органов исполнительной власти Алтайского края"). Если в правовой акт ранее уже вносились изменения, все прежние редакции указываются в скобках после наименования документа. Вносимые в правовой акт Администрации края изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы, в которую вносятся изменения. Внесение изменений в правовой акт следует оформлять начиная с наименьшей структурной единицы ("абзац первый пункта 3 дополнить словами..."). Если при внесении изменений в правовой акт меняется наименование утвержденного им положения (порядка, перечня и т.д.), то изменение данного наименования в обозначении приложений к указанному положению осуществляется автоматически. Изменения, вносимые в правовые акты, оформляются следующим образом: для постановлений: "О внесении изменений в постановление Администрации края от 01.01.2012 N 1 В соответствии (в связи) с... постановляю: Внести в постановление Администрации края от 01.01.2012 N 1 "Название" следующие изменения (изменения перечисляются с абзаца, через точку с запятой, не нумеруются); для распоряжений: Внести в распоряжение Администрации края от 02.01.2012 N 2 (без названия) следующие изменения: в пункте 2 слова "какие именно" заменить словами "какие именно" (если эти слова встречаются в пункте не один раз, то добавляются слова "в соответствующем падеже"); абзац третий пункта 4 изложить в следующей редакции: "текст, знак, который будет стоять в конце абзаца в основном документе"; пункт 5 изложить в следующей редакции: "5. текст (с прописной или строчной буквы - в зависимости от знака, который будет стоять в конце предыдущего пункта), знак, который будет стоять в конце пункта"; пункт 7 изложить в редакции согласно приложению к настоящему постановлению (распоряжению); в Положении о..., утвержденном указанным постановлением: подпункт 2.1 изложить в следующей редакции: "2.1. текст (с прописной или строчной буквы - в зависимости от знака, который будет стоять в конце предыдущего подпункта), знак, который будет стоять в конце подпункта"; в подпункте 3.3 слова "Какие именно" (число, цифры, предложение) исключить; в таблице 2 в позиции "цитируется полностью строка таблицы, ограниченная горизонтальными линиями" слова "какие именно" (или число, если меняется сумма) заменить словами "какие именно" (или числом). При внесении изменений в несколько правовых актов нумерация в тексте осуществляется по количеству актов, в которые вносятся изменения. В случае внесения изменения в приложение путем изложения его в новой редакции текст новой редакции приложения является приложением к тексту изменяющего правового акта. При одновременном внесении в правовой акт изменений и признании утратившими силу структурных единиц данного правового акта положения о внесении изменений и об утрате силы должны быть изложены последовательно. При признании абзаца утратившим силу пересчет последующих абзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу. В случае если в правовой акт вносится большое количество изменений (оформление которых занимает более трех страниц), такие изменения оформляются приложением. При этом если в правовом акте указываются прежние редакции, то в приложении ссылка на них не делается. Например: Внести в постановление Администрации края от... N... "Название" (в редакции от... N...) изменения согласно приложению. Приложение оформляется следующим образом: ПРИЛОЖЕНА к постановлению Администрации Алтайского края от 2014 N ИЗМЕНЕНИЯ, которые вносятся в постановление Администрации края от... N... "Название" К проекту нормативного акта о внесении изменений необходимо в обязательном порядке прикладывать копии документов, в которые эти изменения вносятся, а в пояснительной записке к проекту документа указываются причины вносимых изменений. 2.4. Договоры (соглашения) Договоры (соглашения) оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. Договор (соглашение) содержит следующие реквизиты: вид документа; заголовок к тексту; место издания документа, дата и регистрационный номер (проставляется после подписания документа); текст документа; юридические адреса сторон (и банковские реквизиты - при необходимости), между которыми заключаются соглашения; подписи должностных лиц каждой из сторон; оттиски печатей каждой из сторон; виза. Реквизит "Вид документа" (ДОГОВОР (СОГЛАШЕНИЕ) печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру. Ниже через два междустрочных интервала по центру оформляется реквизит "Наименование документа" (заголовок к тексту). Текст договора состоит из преамбулы и статей (разделов). В преамбуле даются ссылки на документы, наделяющие должностное лицо полномочиями заключать договор. Статьи (разделы) нумеруются арабскими цифрами, могут иметь самостоятельные заголовки. Текст заканчивается почтовыми реквизитами (паспортными данными) субъектов, заключающих договор. В случае подписания документа должностными лицами, равными по рангу, применяется прием зеркальности подписи и преамбулы. Подлинность подписей заверяется оттиском гербовой печати. Проект договора (соглашения), подготовленный органом исполнительной власти Алтайского края, визируется руководителем его юридической службы, руководителем данного органа исполнительной власти, заместителем Губернатора Алтайского края или его заместителем, курирующим указанное в договоре направление, комитетом администрации Алтайского края по финансам, налоговой и кредитной политике, а также руководителями предприятий и организаций, являющихся сторонами договора. Если проект договора (соглашения) предусматривает его подписание не Губернатором Алтайского края, а уполномоченным лицом, то к проекту договора (соглашения) прилагается копия документа (доверенность или правовой акт), наделяющего должностное лицо полномочиями заключать такой договор (соглашение). Количество экземпляров договора (соглашения) определяется количеством сторон, заключивших договор (соглашение). Один экземпляр подлинника зарегистрированного договора (соглашения) с визами согласования остается в протокольном отделе департамента документационного обеспечения Администрации края, остальные направляются другим сторонам, участвовавшим в подписании соглашения. Договор (соглашение) в течение двух лет хранится в протокольном отделе департамента документационного обеспечения Администрации края, затем передается в архив. 2.5. Доверенность Доверенность - документ, удостоверяющий полномочия на представление интересов или совершение каких-либо действий конкретному лицу. Сведения, необходимые для указания в доверенности: заголовок "ДОВЕРЕННОСТЬ"; дата выдачи и регистрационный номер; место выдачи доверенности; фамилия, имя, отчество (полностью), должность лица, действующего от имени Администрации Алтайского края и правовой акт, на основании которого оно действует; перечисление предоставляемых полномочий; срок действия доверенности; указание на возможность передоверия (в случае необходимости), срок действия доверенности в таком случае не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана; подпись Губернатора Алтайского края (лица, исполняющего его обязанности); гербовая печать. 2.6. Поручения, данные на оперативных совещаниях Губернатор Алтайского края еженедельно проводит оперативные совещания, один раз в месяц - расширенные аппаратные совещания. Ответственными за подготовку и проведение данных совещаний являются секретариат Г убернатора Алтайского края, департамент документационного обеспечения Администрации края, департамент организации управления Администрации края. Поручения фиксируются и нумеруются (оформляются в пункты). В каждом пункте указывается ответственный исполнитель либо группа исполнителей и конкретная дата исполнения, которая оформляется цифровым способом и печатается отдельной строкой. Текст проекта документа согласовывается с ответственными исполнителями и представляется на утверждение Губернатору Алтайского края в срок, не превышающий 2 дней. Поручения, данные в ходе совещания, оформляются согласно приложению 11. Регистрация, постановка на контроль, контроль исполнения поручений в установленные сроки, а также сохранность документов возложена на технологический отдел департамента документационного обеспечения Администрации края. Подлинники поручений, данных на оперативных совещаниях у Губернатора Алтайского края, хранятся совместно с информациями по выполнению поручений в течение двух лет, с последующей передачей в архив Администрации края на постоянное хранение. Подготовка документов по итогам оперативных совещаний у первого заместителя Губернатора Алтайского края, заместителей Губернатора Алтайского края, а также работа с ними в соответствии с установленными требованиями возложена на специалистов, обеспечивающих деятельность соответствующих приемных. 2.7. Личные поручения Губернатора Алтайского края Губернатором Алтайского края даются личные поручения, которые оформляются на листе бумаги формата А5 (приложение 12). В случае подготовки данного документа по указанию Губернатора Алтайского края определенным исполнителем применяется процедура согласования в ограниченном виде, когда ответственный исполнитель визирует его на оборотной стороне листа и протокольный отдел проводит лингвистическую экспертизу. Срок подготовки документа не должен превышать трех дней. Регистрация, постановка на контроль, исполнение поручений в установленные сроки, а также сохранность документов возложена на технологический отдел департамента документационного обеспечения Администрации края. Подлинники личных поручений Губернатора Алтайского края хранятся совместно с информациями о выполнении поручения в течение двух лет, с последующей передачей в архив Администрации края на хранение. Личные поручения первого заместителя Губернатора Алтайского края, заместителей Губернатора Алтайского края, а также работа с ними в соответствии с установленными требованиями осуществляется специалистами, обеспечивающими деятельность соответствующих приемных. 2.8. Протокол заседания (совещания) Протокол заседания (совещания) - документ, фиксирующий ход рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, на совещаниях. Протокол составляется на основе записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов. 2.8.1. Для написания протоколов заседаний коллегиальных органов применяется полная форма, где содержатся записи обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков, выступающих, принятые решения. Кроме того, такой протокол содержит запись всех выступлений докладчиков и участников, либо тексты докладов и выступлений к нему прилагаются. Протокол печатается на бланке протокола, общем бланке или на стандартных листах бумаги формата А4. Полный протокол имеет следующие реквизиты: наименование органа - печатается от границы верхнего поля и выравнивается по центру; вид документа - слово ПРОТОКОЛ печатается двумя междустрочными интервалами ниже предыдущего реквизита, прописными буквами, и выравнивается по центру; Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Июнь
|
