РЕСПУБЛИКА ХАКАСИЯ
ПРАВИТЕЛЬСТВО
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
О внедрении технологии передачи документов в электронном виде с
использованием средств криптографической защиты информации
(В редакции Постановления Правительства Республики Хакасия
от 08.06.2011 г. N 336; от 26.03.2014 № 125)
14 ноября 2007 года г. Абакан N 366
В соответствии с, федеральной целевой программой "Электронная
Россия (2002-2010 годы)", утвержденной постановлением Правительства
Российской Федерации от 28.01.2002 N 65 (с последующими
изменениями), Законом Республики Хакасия от 01.03.2004 N 08 "О
республиканской целевой программе "Электронная Хакасия (2004-2010
годы)"" (с последующими изменениями) а также в целях реализации
электронного документооборота между подразделениями Правительства
Республики Хакасия с применением электронной цифровой подписи,
Правительство Республики Хакасия
П О С Т А Н О В Л Я Е Т :
1. Утвердить Регламент технологии передачи документов в
электронном виде между Администрацией Главы Республики Хакасия -
Председателя Правительства Республики Хакасия, Аппаратом
Правительства, исполнительными органами государственной власти
Республики Хакасия по телекоммуникационным каналам связи с
использованием сертификатов открытых ключей (приложение 1). (В
редакции Постановления Правительства Республики Хакасия
от 08.06.2011 г. N 336)
2. Утвердить Порядок взаимодействия участников информационного
обмена при передаче электронных документов (приложение 2).
3. Утвердить Порядок подключения Администрации Главы Республики
Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия, Аппарата
Правительства, исполнительных органов государственной власти
Республики Хакасия к системе электронного документооборота (СЭД)
(приложение 3). (В редакции Постановления Правительства Республики
Хакасия от 08.06.2011 г. N 336)
4.(Утратил силу - Постановление Правительства Республики
Хакасия от 08.06.2011 г. N 336)
5.(Утратил силу - Постановление Правительства Республики
Хакасия от 08.06.2011 г. N 336)
Исполняющий обязанности
Председателя Правительства Республики Хакасия,
Руководитель Аппарата Правительства - заместитель
Председателя Правительства Республики Хакасия Л. ЧАСОВНИКОВ
Приложение 1
УТВЕРЖДЕН
постановлением Правительства
Республики Хакасия
от 14.11.2007 г. N 366
(Приложение в редакции Постановления Правительства Республики
Хакасия от 08.06.2011 г. N 336; от 26.03.2014 № 125)
РЕГЛАМЕНТ
технологии передачи документов в электронном виде между
Администрацией Главы Республики Хакасия - Председателя
Правительства Республики Хакасия, Аппаратом Правительства,
исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия
по телекоммуникационным каналам связи с использованием сертификатов
открытых ключей
1. Общие положения
1.1. Настоящий Регламент технологии передачи документов в
электронном виде между Администрацией Главы Республики Хакасия -
Председателя Правительства Республики Хакасия, Аппаратом
Правительства, исполнительными органами государственной власти
Республики Хакасия (далее - подразделения Правительства Республики
Хакасия) по телекоммуникационным каналам связи с использованием
сертификатов открытых ключей (далее - Технология) определяет общие
принципы организации информационного обмена документами между
подразделениями Правительства Республики Хакасия в электронном виде
с использованием средств криптографической защиты информации (СКЗИ)
(далее - обмен документами). (В редакции Постановления
Правительства Республики Хакасия от 08.06.2011 г. N 336)
1.2. Целями данной Технологии являются:
- обеспечение правовых условий использования электронной
цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых
цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной
собственноручной подписи в документе на бумажном носителе;
- реализация электронного документооборота.
1.3. Термины, определения и сокращения, используемые в
настоящем Регламенте.
1.3.1. ЭЦП организации - электронная цифровая подпись,
владельцем сертификата ключа которой является должностное лицо
организации, уполномоченное использовать средства электронной
цифровой подписи в рамках системы передачи документов в электронном
виде по каналам связи.
1.3.2. Организатор системы электронного документооборота (СЭД)
- Аппарат Правительства Республики Хакасия, который устанавливает
основные правила обмена документами в электронном виде, в
системе электронного документооборота, между подразделениями
Правительства Республики Хакасия. (В редакции Постановления
Правительства Республики Хакасия от 08.06.2011 г. N 336;
от 26.03.2014 № 125)
1.3.3. Подразделение-отправитель - Администрация Главы
Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия,
Аппарат Правительства, исполнительный орган государственной власти
Республики Хакасия, подготовившие документ в адрес другого
подразделения Правительства Республики Хакасия. (В редакции
Постановления Правительства Республики Хакасия
от 08.06.2011 г. N 336)
1.3.4. Подразделение-получатель - Администрация Главы
Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия,
Аппарат Правительства, исполнительный орган государственной власти
Республики Хакасия, которому адресован документ. (В редакции
Постановления Правительства Республики Хакасия
от 08.06.2011 г. N 336)
1.3.5. Компрометация ключа - утрата доверия к недоступности
используемых секретных ключей посторонними лицами. К событиям,
связанным с компрометацией ключей, относятся следующие:
- утрата ключевых дискет или иных носителей ключа;
- утрата ключевых дискет или иных носителей ключа с последующим
обнаружением;
- увольнение сотрудников, имевших доступ к ключевой информации;
- возникновение подозрений на утечку информации или ее
искажение в системе конфиденциальной связи;
- нарушение целостности печатей на сейфах с носителями ключевой
информации, если используется процедура опечатывания сейфов;
- утрата ключей от хранилища в момент нахождения в них
носителей ключевой информации;
- утрата ключей от хранилища в момент нахождения в них
носителей ключевой информации с последующим обнаружением;
- доступ посторонних лиц к ключевой информации;
- иные события, вызывающие сомнения в недоступности посторонним
лицам секретных ключей.
1.3.6. Сертификат открытого ключа (сертификат) - документ на
бумажном носителе или электронный документ с электронной цифровой
подписью уполномоченного лица Удостоверяющего центра, который
включает в себя открытый ключ и выдается Удостоверяющим центром
уполномоченному сотруднику организации для подтверждения
подлинности его электронной цифровой подписи, идентификации
владельца сертификата ключа подписи и обеспечения
конфиденциальности передаваемой информации.
1.3.7. Проверка электронной цифровой подписи - процедура,
позволяющая однозначно установить, что:
- электронная цифровая подпись создана с использованием
закрытого ключа, соответствующего открытому ключу, приведенному в
сертификате;
- подписанное сообщение не было изменено с момента формирования
электронной цифровой подписи.
1.3.8. Удостоверяющий центр (УЦ) - юридическое лицо,
выполняющее функции, предусмотренные Федеральным законом от
10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", настоящим
Регламентом и Регламентом Удостоверяющего центра. Конкретное
юридическое лицо, услугами которого может воспользоваться
пользователь, определяет Организатор СЭД на договорной основе.
1.4. При обмене документами в электронном виде, подразделения
Правительства Республики Хакасия используют сертификаты
Удостоверяющего центра.
1.5. Участниками информационного обмена при передаче документов
по каналам связи являются Администрация Главы Республики Хакасия -
Председателя Правительства Республики Хакасия, Аппарат
Правительства, исполнительные органы государственной власти
Республики Хакасия. Отношения между участниками информационного
обмена при передаче документов по каналам связи регулируются
федеральными законами от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой
подписи", от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных
технологиях и о защите информации", а также настоящим Регламентом.
(В редакции Постановления Правительства Республики Хакасия
от 08.06.2011 г. N 336)
1.6. Передача документов в электронном виде осуществляется
подразделениями Правительства Республики Хакасия, подключенными к
СЭД.
1.7. Передача документов в электронном виде возможна при
наличии у подразделений Правительства Республики Хакасия
необходимых аппаратных средств, а также соответствующего
программного обеспечения, которое осуществляет:
- формирование регистрационных карточек (РК) документов в
соответствии со стандартами, форматами и процедурами, применяемыми
в системе "Дело", для их последующей передачи в виде электронных
документов по каналам связи;
- формирование ЭЦП при подготовке (отправке) документов в
электронном виде;
- шифрование документов при подготовке (отправке);
- расшифрование документов при приеме.
Аппаратные средства и программное обеспечение подразделений
Правительства Республики Хакасия, участвующих в обмене документами
в электронном виде, должны быть совместимы с аппаратными средствами
и программным обеспечением, используемым Организатором СЭД.
1.8. Все подписанные электронные документы должны храниться в
электронном архиве в течение сроков, предусмотренных
законодательством Российской Федерации, нормативными документами
сторон, а в случае возникновения споров - до их разрешения.
1.9. Использование, учет, распространение и техническое
обслуживание средств СКЗИ при передаче документов в электронном
виде осуществляется в соответствии с требованиями законодательства
Российской Федерации.
1.10. При обмене документами в электронном виде, подразделение,
принимающее документ, обязано провести проверку состава и структуры
передаваемых данных, предбазовый контроль электронных документов
перед внесением информации в систему автоматизации делопроизводства
в соответствии с пунктом 2 Порядка взаимодействия участников
информационного обмена при передаче электронных документов,
утвержденным настоящим постановлением (приложение 2 к
постановлению).
1.11. Если переданные документы успешно прошли принятую в СЭД
систему проверок, подразделение-получатель обязано принять
электронный документ, сформировать и передать подразделению,
отправившему электронный документ, уведомление с подтверждением
факта приема электронного документа согласно установленному
порядку. Дата формирования уведомления входного контроля,
содержащего подтверждение факта регистрации документа, является
датой регистрации документа.
2. Требования по защите информации
2.1. Общие требования
2.1.1. ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной
подписи в документах на бумажном носителе при одновременном
соблюдении следующих условий:
- сертификат ключа подписи, относящийся к этой ЭЦП, не утратил
силу (действует) на момент проверки или на момент подписания
электронного документа;
- проверка подлинности ЭЦП в электронном документе завершилась
положительно;
- ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в
сертификате ключа подписи.
2.1.2. В целях защиты информации при информационном обмене
документами в электронном виде должны использоваться только
сертифицированные средства криптографической защиты информации и
электронной цифровой подписи КриптоПро CSP.
2.2. Получение подразделениями Правительства Республики Хакасия
сертификатов открытых ключей в Удостоверяющем центре производится в
соответствии с установленным Порядком подключения министерств,
государственных комитетов, комитетов при Правительстве Республики
Хакасия к системе электронного документооборота (СЭД), получения
средств криптографической защиты информации (СКЗИ),
криптографических ключей и сертификатов, утвержденный настоящим
постановлением.
2.2.1. Изготовление сертификатов ключей производится на
договорной основе Удостоверяющим центром.
2.2.2. Удостоверяющий центр несет ответственность за
соответствие сведений, включаемых в сертификат ключа, сведениям,
указанным в представленных организацией документах.
2.3. Порядок использования ЭЦП:
2.3.1. Электронный документ считается исходящим от участника
информационного обмена, если он подписан ЭЦП, принадлежащей
сотруднику подразделения, ответственному за отправку документов по
СЭД.
2.3.2. За неправомерное подписание электронного документа ЭЦП
участник информационного обмена, на которого зарегистрирован
сертификат соответствующего ключа подписи, несет ответственность.
2.3.3. Открытый ключ считается действующим, если до момента
получения адресатом электронного документа, подписанного ЭЦП лицом,
на чье имя зарегистрирован сертификат ключа данной ЭЦП, не было
заявлено о его недействительности.
2.3.4. Участники информационного обмена должны обеспечить
сохранность открытых ключей ЭЦП и их сертификатов в течение всего
периода хранения электронных документов.
2.3.5. Штатная замена сертификатов ключей ЭЦП участников
информационного обмена производится не реже одного раза в год, а
также при смене сотрудников, ответственных за отправку документов
по СЭД.
2.3.6. В случае компрометации ключа ЭЦП, а также при изменении
сведений, включенных в сертификат ключа ЭЦП, участник
информационного обмена должен немедленно известить об этом
Организатора СЭД путем оформления заявления на отзыв сертификата.
Уполномоченный сотрудник Организатора СЭД должен произвести отзыв
(аннулирование) сертификата открытого ключа ЭЦП участника
информационного обмена.
3. Обязанности сторон при взаимодействии между собой
3.1. Права и обязанности Организатора СЭД.
Организатор СЭД принимает на себя следующие права и
обязанности:
- обеспечить функционирование необходимого оборудования для
обмена электронными документами;
- немедленно приостанавливать обмен электронными документами с
подразделением при получении сообщения о компрометации его ключей
шифрования и ЭЦП;
- извещать участников информационного обмена об изменениях
требований к передаваемым электронным документам;
- прекращать использование скомпрометированного ключа
шифрования и ЭЦП и немедленно информировать сторону, изготовившую
сертификат, о факте компрометации ключа;
- назначать приказом Аппарата Правительства Республики Хакасия
сотрудника, ответственного за обеспечение выполнения требований по
защите информации настоящей Технологии. (В редакции Постановления
Правительства Республики Хакасия от 26.03.2014 № 125)
(Пункт в редакции Постановления Правительства Республики
Хакасия от 08.06.2011 г. N 336)
3.2. Права и обязанности подразделений Правительства Республики
Хакасия.
Подразделения Правительства Республики Хакасия принимают на
себя следующие права и обязанности:
- создавать электронные документы в соответствии с пунктом 1
Порядка взаимодействия участников информационного обмена при
передаче электронных документов, утвержденным настоящим
постановлением (приложение 2 к настоящему постановлению);
- обеспечивать функционирование оборудования, необходимого для
обмена электронными документами;
- обеспечивать сохранность электронных документов;
- немедленно приостанавливать обмен электронными документами
при получении сообщения о компрометации ключа шифрования и ЭЦП;
- в случае компрометации ключа, прекратить его использование и
немедленно информировать Организатора СЭД о компрометации ключа
шифрования и ЭЦП;
- соблюдать правила работы и требования эксплуатационной
документации на средства защиты информации;
- содержать в исправном состоянии компьютеры, участвующие в
электронном взаимодействии;
- принимать организационные меры для предотвращения
несанкционированного доступа к компьютерам, участвующим в
информационном обмене, установленному на них программному
обеспечению и средствам защиты информации;
- не допускать появления на взаимодействующих компьютерах
компьютерных вирусов;
- не уничтожать и не модифицировать архивы открытых ключей
электронной цифровой подписи, электронных документов;
- обеспечивать целостность и достоверность своих электронных
архивов;
- руководитель подразделения назначает приказом сотрудника,
ответственного за обеспечение выполнения требований по защите
информации настоящей Технологии.
3.3. Обязанности владельца сертификата ключа ЭЦП Владелец
сертификата ключа подписи обязан:
- хранить в тайне закрытый ключ электронной цифровой подписи;
- немедленно требовать приостановления действия сертификата
ключа подписи при наличии оснований полагать, что тайна закрытого
ключа электронной цифровой подписи нарушена.
4. Действия Сторон при компрометации ключей
4.1. Владелец сертификата ключа подписи (далее - Пользователь),
в случае принятия решения о компрометации собственных
криптографических ключей, обязан немедленно информировать
Организатора СЭД по телефонным каналам связи о наступлении события,
трактуемого как компрометация.
4.2. При компрометации ключа Пользователь должен прекратить
обмен электронными документами с другими участниками системы.
4.3. Организатор СЭД, получив сообщение о компрометации ключа
Пользователя, должен убедиться в достоверности сообщения (запросить
факсимильное сообщение, заверенное подписью и печатью подразделения
Пользователя) и после этого обязан немедленно аннулировать
скомпрометированные ключи.
4.4. По каждому случаю компрометации ключа проводится служебное
расследование, по указанию руководителя Организатора СЭД.
4.5. Изготовление сертификатов ключей подписей, вызванных
внеплановой сменой ключей Пользователей, осуществляется
Удостоверяющим центром на договорной основе. (В редакции
Постановления Правительства Республики Хакасия
от 08.06.2011 г. N 336)
Приложение 2
УТВЕРЖДЕН
постановлением Правительства
Республики Хакасия
от 14.11.2007 г. N 366
(Приложение в редакции Постановления Правительства Республики
Хакасия от 08.06.2011 г. N 336)
Порядок взаимодействия участников информационного обмена при
передаче электронных документов
1. Порядок отправки электронных документов по системе электронного
документооборота Правительства Республики Хакасия
Отправка в подразделения Правительства Республики Хакасия
электронных копий зарегистрированных в системе автоматизации
делопроизводства и документооборота "Дело" (далее - САДД "Дело")
документов осуществляется по электронной почте в процессе работы с
регистрационной карточкой (далее - РК) документов.
По электронной почте можно отправить:
- РК, находящуюся в списке документов, зарегистрированных в
день отправки;
- РК, хранящуюся в какой-либо папке кабинета ("Поступившие", "На исполнении", "На контроле");
- РК, выделенную в результате поиска.
Запрещается передавать любую информацию ограниченного доступа
(гриф ДСП).
Сотрудник подразделения, ответственный за отправку документов
по системе межведомственного документооборота, выполняет следующие
операции:
- выделяет в соответствующем списке нужную РК;
- открывает РК в режиме просмотра из меню "Управление" команда
"Просмотреть РК" или дважды щелкает на нем мышью;
- заполняет в РК документа поле "Примечание", вводя текст
"Ответ на N (...)" (указывая в скобках номер документа, на который
подготовлен данный ответ (служебное письмо)).
При отправке электронных копий актов Правительства Республики
Хакасия, его должностных лиц, договоров и соглашений, вышестоящих
документов, составляющих нормативную правовую базу или содержащих
пункты с поручениями (федеральные законы, постановления
Правительства Российской Федерации, указы, распоряжения и поручения
Президента, законы Республики Хакасия, постановления Правительства
Республики Хакасия и его Президиума, постановления и распоряжения
Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики
Хакасия, постановления Верховного Совета Республики Хакасия и его
Президиума), зарегистрированные в САДД "Дело", Аппарата
Правительства Республики Хакасия в исполнительные органы
государственной власти Республики Хакасия поле "Примечание" не
заполняется;
- заполняет в РК документа вкладку "Адресаты", выбирая из
справочника необходимые органы государственной власти, участвующие
в межведомственном документообороте;
- обновляет РК документа с учетом дополнительно заполненных
полей с помощью кнопки "Записать";
- формирует электронное сообщение выбором в меню "Действия"
команды "Подготовить e-mail";
- отправляет РК адресату(ам) с помощью кнопки "Отправить
e-mail". При этом открывается окно, содержащее информацию о типе и
номере требуемого ключевого носителя;
- вставляет ключевой носитель со своим персональным ключом в
считывающее устройство, вводит пароль доступа к ключу.
По окончании отправки сформируется список с сообщениями о
результате. РК документов с вложенными электронными образами
текстов документов пересылаются по системе межведомственного
электронного документооборота в подразделение-получатель.
Одновременно в папке "Исходящие" электронной почты рабочего места
сотрудника, ответственного за отправку, РК документов приобретают
статус "Отправленные".
Сотрудник подразделения, ответственный за отправку, несет
персональную ответственность за идентичность электронной копии
документа его подлиннику на бумажном носителе и за правильностью
заполнения полей РК.
(Раздел в редакции Постановления Правительства Республики
Хакасия от 08.06.2011 г. N 336)
2. Порядок приема, регистрации электронных документов
2.1. РК документов, отправленные по системе межведомственного
электронного документооборота, поступают в
подразделение-получатель, и отображаются в папке "Входящие"
почтовой программы "MS Outlook" в статусе "Поступившие".
2.2. Сотрудник Администрации Главы Республики Хакасия -
Председателя Правительства Республики Хакасия, Аппарата
Правительства, исполнительного органа государственной власти
Республики Хакасия, ответственный за прием и регистрацию
документов, поступивших по системе межведомственного
документооборота в электронном виде, выполняет следующие операции:
а) находясь в окне "Входящие сообщения" (почтовая программа MS
Outlook) выбирает в списке нужное сообщение;
б) из меню "Файл" выбирает команду "Открыть сообщение" или
дважды щелкает на нем мышью. Откроется окно "Сообщение", содержащее
реквизиты поступившего сообщения:
- поле "От" - наименование (подразделения) отправителя
сообщения;
- поле "Кому" - наименование (подразделения) получателя
сообщения;
- поле "Тема" - поле содержит регистрационный номер,
присвоенный отсылаемому документу отправителем, дату документа и
наименование группы документов, к которой был отнесен документ;
- поле "Электронная подпись". Если полученное сообщение
защищено ЭЦП, то в поле будут указаны результаты проверки ЭЦП
(например, "Проверку ЭЦП прошла") и у правой границы поля появится
кнопка
"Сертификат", в котором указаны сведения о лице, на имя
которого выдан сертификат; - поле "Прикрепленные файлы" - содержит
перечень прикрепленных к сообщению файлов.
в) регистрирует электронный документ с помощью макроса
"Зарегистрировать в САДД "Дело"";
г) проверяет РК на повторность регистрации в САДД "Дело" (меню
"Действия" - "Проверить повторность");
д) проверяет правильность заполнения полей в РК регистрируемого
документа в САДД "Дело";
е) заполняет поле "Связки" РК документа (связка определена в
поле "Примечание" РК документа), указывая сведения о связке
текущего документах другими документами, зарегистрированными в САДД
"Дело" (например, текущий документ является ответом на ранее
зарегистрированный документ);
ж) заполняет в РК поле "Кому";
з) регистрирует РК с помощью кнопки "Записать".
и) РК документа становится доступной сотрудникам в соответствии
со значением в поле "Кому" и приобретает статус "Зарегистрирован".
Одновременно по системе межведомственного документооборота в
подразделение-отправитель автоматически доставляется уведомление о
регистрации в министерстве, госкомитете РК исходящего документа.
(Пункт в редакции Постановления Правительства Республики
Хакасия от 08.06.2011 г. N 336)
Приложение 3
УТВЕРЖДЕН
постановлением Правительства
Республики Хакасия
от 14.11.2007 N 366
(В редакции Постановления Правительства Республики Хакасия
от 26.03.2014 № 125)
Порядок подключения администрации Главы Республики Хакасия –
Председателя Правительства Республики Хакасия, Аппарата
Правительства Республики Хакасия, исполнительных органов
государственной власти Республики Хакасия к системе электронного
документооборота
Администрация Главы Республики Хакасия - Председателя
Правительства Республики Хакасия, исполнительный орган
государственной власти Республики Хакасия предоставляют в Аппарат
Правительства Республики Хакасия (далее - Организатор СЭД) открытый
сертификат ключа электронной цифровой подписи сотрудника,
ответственного за отправку документов по системе межведомственного
документооборота.
Уполномоченное лицо Организатора СЭД, технолог системы
автоматизации делопроизводства и документооборота согласует с
Администрацией Главы Республики Хакасия - Председателя
Правительства Республики Хакасия, исполнительным органом
государственной власти Республики Хакасия, график работ по
подключению к СЭД (установка программного обеспечения, настройка
рабочего места и обучение сотрудника).
