Постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 10.12.2009 № 680-А

                             ПЕРЕЧЕНЬ
                СВЕДЕНИЙ, НЕОБХОДИМЫХ ДЛЯ ВКЛЮЧЕНИЯ
          В ЭКСПЕРТНОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ НА УНИКАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ

    Объектом,  подлежащим  включению   в   Государственный   реестр
уникальных документов Архивного фонда Российской  Федерации,  может
являться отдельный документ  или  единица  хранения,  состоящая  из
уникальных документов, заслуживающих включения в реестр.
    В исключительных случаях для включения в Государственный реестр
уникальных документов Архивного фонда  Российской  Федерации  может
быть представлен комплекс документов, фонд или коллекция, если  они
почти полностью состоят из документов уникальной ценности.
    Включению  в  Государственный  реестр   уникальных   документов
Архивного   фонда   Российской   Федерации   и   по    документному
(поединичному) учету в нем подлежат подлинные уникальные документы,
которые единственные прямо и непосредственно, то есть  адекватно  и
единовременно отражают события и  явления,  оказавшие  определяющее
воздействие на развитие общества и государства;  отражают  жизнь  и
деятельность великих исторических личностей; которые в  силу  этого
или в силу своей  древности  обладают  бесспорным  общенациональным
(мировым)  историко-культурным  значением  и  большой  материальной
ценностью.
    Исходя  из  задачи  определения  документов  высшей   категории
ценности,  выявление  уникальных   документов   для   включения   в
Государственный  реестр  уникальных  документов   Архивного   фонда
Российской Федерации производится по следующим критериям, находящим
отражение в экспертном заключении:
    1. Древность документа.
    2. Подлинность документа.
    3. Бесспорность культурно-исторической значимости документа.
    4. Публичность документа.
    5. Высокая материальная ценность документа.
    6. Отношение документа к историческому событию.
    7. Юридическое значение документа.
    8. Художественные и оформительские особенности документа.



    Приложение N 3
    к Административному регламенту
    исполнения службой по делам архивов
    Ямало-Ненецкого автономного округа
    государственной функции по выявлению
    уникальных документов и особо ценных документов


                               ФОРМА
           ЛИСТА УЧЕТА И ОПИСАНИЯ УНИКАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

                                              Формат А4 (210 x 297)

                                                          *
               ЛИСТ УЧЕТА И ОПИСАНИЯ УНИКАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

Регистрационный номер _____________________________________________________
Дата включения документа в Государственный реестр _________________________
1. Описание документа
Название (заголовок) документа ____________________________________________
Самоназвание документа ____________________________________________________
Вид документа _____________________________________________________________
Автор документа ___________________________________________________________
Дата (время создания) документа ___________________________________________
Век _______________________________________________________________________
Ориентировочная дата ______________________________________________________
Язык документа ____________________________________________________________
Аннотация _________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Историческая справка ______________________________________________________
___________________________________________________________________________
Наличие драгоценных металлов и камней _____________________________________
___________________________________________________________________________
Палеографические особенности ______________________________________________
___________________________________________________________________________
Печати ____________________________________________________________________
Художественные особенности оформления _____________________________________
Собственность _____________________________________________________________
Владелец __________________________________________________________________
2. Физическое состояние документа
Материальный носитель _____________________________________________________
Размеры ___________________________________________________________________
Объем _____________________________________________________________________
Физическое состояние ______________________________________________________
Сведения о реставрации ____________________________________________________
3. Место хранения документа
Место хранения ____________________________________________________________
Адрес места хранения ______________________________________________________
Архивный шифр: фонд N _____, оп. N _____, ед. хр. N _____, ед. уч. N _____,
лл. _____
4. Служебная информация
Кем представлен документ: _________________________________________________
Протокол ЭПК от _________________ года N __________________________________
Протокол ЦЭПК Росархива от _______________ года N _________________________

    --------------------------------
    *
      В зависимости  от  объема аннотации,  исторической справки и др. Лист
учета и описания уникального  документа может заполняться на двух  и  более
листах.



    Приложение N 4
    к Административному регламенту
    исполнения службой по делам архивов
    Ямало-Ненецкого автономного округа
    государственной функции по выявлению
    уникальных документов и особо ценных документов


                               ФОРМА
                    ОПИСИ <*> ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ

                                              Формат А4 (210 x 297)


                                     УТВЕРЖДАЮ
                                     Руководитель организации
                                     ______________________________
                                     (подпись, расшифровка подписи)
                                     ______________________________
                                                   (дата)

|—————|———————|————————|—————————————|——————————————|——————————|——————————————|————————————|
| N   | N     | N дела | Заголовок   | Крайние даты | Коли-    | **           | Примечание |
| п/п | описи |        | дела        |              | чество   | N ед. уч.    |            |
|     |       |        |             |              | листов   | (ед. хр.)    |            |
|     |       |        |             |              |          | страхового   |            |
|     |       |        |             |              |          | фонда        |            |
|—————|———————|————————|—————————————|——————————————|——————————|——————————————|————————————|
| 1   | 2     | 3      | 4           | 5            | 6        | 7            | 8          |
|—————|———————|————————|—————————————|——————————————|——————————|——————————————|————————————|
|     |       |        |             |              |          |              |            |
|—————|———————|————————|—————————————|——————————————|——————————|——————————————|————————————|

Итого по описи ________________________________________________________ дел
                                 (цифрами и прописью)
________________________________________________________ из них скопировано


Наименование должности
составителя                  ________________    _____________________
                                (подпись)        (расшифровка подписи)
Дата


                                                 УТВЕРЖДЕНО
                                                 Протокол ЭПК
                                                 от _______________ N _____

    --------------------------------
    *
    К описи составляется титульный лист в установленном порядке.
    **
    Номер  единицы  учета  страхового  фонда указывается только для
микрофиш.



    Приложение N 5
    к Административному регламенту
    исполнения службой по делам архивов
    Ямало-Ненецкого автономного округа
    государственной функции по выявлению
    уникальных документов и особо ценных документов


                               ФОРМА
     ПЕРЕЧНЯ НОМЕРОВ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ (НОМЕРНИКА)

                                              Формат А4 (210 x 297)


                                     УТВЕРЖДАЮ
                                     Руководитель организации
                                     ______________________________
                                     (подпись, расшифровка подписи)
                                     ______________________________
                                                    (дата)

|———————|—————————|————————————|————————————————————————|————————————|
| N п/п | N описи | NN ед. хр. | *                      | Примечание |
|       |         |            | NN ед. уч. (ед. хр.)   |            |
|       |         |            | страхового фонда       |            |
|———————|—————————|————————————|————————————————————————|————————————|
| 1     | 2       | 3          | 4                      | 5          |
|———————|—————————|————————————|————————————————————————|————————————|
|       |         |            |                        |            |
|———————|—————————|————————————|————————————————————————|————————————|

Итого по перечню (номернику) - ___________________________________ ед. хр.,
                                       (цифрами и прописью)
из них
скопировано _______________________________________________________________

Наименование должности
составителя                  _____________________    _____________________
                                  (подпись)           (расшифровка подписи)

Дата

                                                УТВЕРЖДЕНО
                                                Протокол ЭПК
                                                от ________________ N _____


    --------------------------------
    *
    Номер  единицы  учета  страхового  фонда указывается только для
микрофиш.



    Приложение N 6
    к Административному регламенту
    исполнения службой по делам архивов
    Ямало-Ненецкого автономного округа
    государственной функции по выявлению
    уникальных документов и особо ценных документов


                               ФОРМА
      АКТА О ЗАВЕРШЕНИИ РАБОТЫ ПО ВЫЯВЛЕНИЮ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ

Формат А4 (210 x 297)

______________________________
      (название архива)

          АКТ                                      УТВЕРЖДАЮ
______________ N _____
    (дата)                                         Руководитель организации
о завершении работы по выявлению                   ______________
особо ценных дел                                   ______________
                                                       (дата)



Фонд N ___________
Название фонда ____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
В ходе выполнения _________________________________________________________
                               (наименование проводимых работ)
проведено выявление особо ценных дел.
В результате выявлено:

|—————————————|————————————|————————————|
| Номер описи | Номера дел | Примечание |
|—————————————|————————————|————————————|
| 1           | 2          | 3          |
|—————————————|————————————|————————————|
|             |            |            |
|—————————————|————————————|————————————|

Всего выявлено ____________________________________________________ ед. хр.
                               (цифрами и прописью)


Начальник отдела
                           __________________     _________________________
                                (подпись)           (расшифровка подписи)

__________________
      (дата)

Наименование должности
работника                  __________________     _________________________
                                (подпись)           (расшифровка подписи)

__________________
      (дата)



    Приложение N 7
    к Административному регламенту
    исполнения службой по делам архивов
    Ямало-Ненецкого автономного округа
    государственной функции по выявлению
    уникальных документов и особо ценных документов


                              ПОРЯДОК
     СОСТАВЛЕНИЯ ЛИСТА УЧЕТА И ОПИСАНИЯ УНИКАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

    На уникальные документы, выявление которых в  плановом  порядке
осуществляют  наиболее   квалифицированные   специалисты   архивных
учреждений автономного  округа,  музеев,  библиотек,  на  основании
отраслевых научно-методических разработок и  методических  пособий,
составляются  листы  учета   и   описания   уникальных   документов
(приложение N 1 к Административному регламенту).
    Реквизиты формы Листа учета и  описания  уникального  документа
соответствуют  реквизитам  БД  "Государственный  реестр  уникальных
документов Архивного фонда Российской Федерации".
    Лист учета и описания  уникального  документа  Архивного  фонда
Российской Федерации состоит из 4 разделов:
    1. Описание документа.
    2. Физическое состояние документа.
    3. Место хранения документа.
    4. Служебная информация.
    Реквизиты "Регистрационный номер" и "Дата включения документа в
Государственный реестр" -  заполняются  ответственным  исполнителем
Центральной экспертно-проверочной комиссии  Федерального  архивного
агентства.
    Дата указывается арабскими цифрами (00.00.0000.).

         Составление первого раздела "Описание документа"

    Реквизит  "Название  (заголовок)   документа"   -   указывается
название документа, под которым он учтен в описи  дел,  документов,
других основных учетных документах архива.
    Реквизит "Самоназвание документа" - указывается закрепившееся в
научных исследованиях индивидуальное название документа - по  имени
писца, заказчика,  владельца,  исследователя,  по  месту  создания,
обнаружения, нахождения и др.
    Реквизит "Вид документа" - указывается вид документа, например,
конституция, указ, грамота, договор, письмо и т.д.
    Реквизит "Автор  документа"  -  указывается  автор  (создатель)
текста и документа - фамилия, имя, отчество, псевдоним, прозвище, в
возможно    более    полном    виде,    позволяющем     максимально
идентифицировать личность и исключить совпадения.
    Данный реквизит заполняется и  в  том  случае,  если  авторство
документа  уже  включено  в   название   документа   или   является
общепринятым. Например: "Жалованная грамота Ивана III".
    Реквизит "Дата (время создания документа)" - заполняется,  если
документ датирован его создателем.
    Дата указывается арабскими цифрами (00.00.0000.).
    Реквизит "Век" - заполняется для всех  документов,  указывается
арабскими цифрами.
    Реквизит   "Ориентировочная   дата"   -    указывается    дата,
установленная по косвенным данным, например: "Не ранее  12.12.1923.
- не позднее 12.12.1923." или "80-е годы 19 века", "1-я половина 15
века", "11 век".
    Реквизит  "Язык  документа"  -  указывается  в  соответствии  с
общепринятыми наименованиями языков, например:
    - старославянский;
    - церковно-славянский;
    - русский;
    - латинский;
    - греческий;
    - арабский;
    - старофранцузский и т.д.
    Реквизит  "Аннотация"  -  излагается   краткая   характеристика
документа, указывается место создания, от  кого  исходит  документ,
кому адресован, другие данные, приводятся  сведения  о  подлинности
документа  (подлинник,  список,  копия  с  указанием   времени   их
составления),  имена  лиц,  названия   учреждений,   географические
названия и пр., упоминающиеся в документе  и  имеющие  существенное
значение.
    В  аннотации  может  отмечаться  степень  подробности  сведений
("краткие сведения", "подробные сведения").
    По возможности включаются  сведения,  в  каких  еще  хранилищах
имеются подобные документы.
    Если речь идет о  старопечатных  книгах,  то  следует  отразить
вопрос об их экземплярности.
    Реквизит  "Историческая  справка"   -   включаются   данные   о
происхождении или источнике  приобретения  документа,  истории  его
бытования.
    Реквизит "Наличие драгоценных металлов и камней" -  указываются
сведения на основании соответствующих граф инвентарной книги  учета
дел, имеющих в  оформлении  или  в  приложении  к  ним  драгоценные
металлы и камни.
    Реквизит "Палеографические особенности"  -  указывается  способ
написания документа (устав, полуустав и т.д.).
    Реквизит  "Печати"  -  указывается  наличие  печатей,  их  вид,
материал, сохранность и принадлежность, описываются  изображения  и
надписи.
    Реквизит "Художественные особенности оформления"  -  отмечается
наличие заставок, концовок, миниатюр, подписей, надписей  и  других
элементов,  имеющих   существенное   значение   для   идентификации
документа  с  точки  зрения  его  уникальности,  оговаривается   их
авторство, указываются художественные особенности переплета и др.
    Реквизит  "Собственность"   -   указывается   через   меню   со
значениями:
    - федеральная;
    - государственная субъекта Федерации.
    Реквизит "Владелец" - указывается через меню со значениями:
    - федеральный архив;
    - федеральный музей;
    - федеральная библиотека;
    - государственный архив субъекта Российской Федерации;
    - государственный музей субъекта Российской Федерации;
    - государственная библиотека субъекта Российской Федерации;
    - организация Российской академии наук.

   Составление второго раздела "Физическое состояние документа"

    Реквизит "Материальный носитель" - указывается  через  меню  со
значениями:
    - бумага;
    - калька;
    - пергамент;
    - ткань;
    - пленка и др.
    Реквизит "Размеры" - указывается формат (в см)  документа  (при
необходимости - каждого (нескольких) листов документа).
    Реквизит  "Объем"  -  указывается  количество  листов,  кадров,
фотографий, метраж (для кинодокументов) и др.
    Реквизит  "Физическое  состояние"   -   описывается   состояние
сохранности документа  (для  документов  на  бумажной  основе  -  с
использованием буквенно-цифровой индексации повреждений носителя  и
текста по отраслевой методике).
    Реквизит "Сведения о реставрации" - отмечается, подвергался  ли
документ реставрации с указанием даты ее  проведения,  организации,
ф. и. о. реставраторов.

      Составление третьего раздела "Место хранения документа"

    Реквизит "Место хранения"  -  указывается  официально  принятое
полное и в скобках сокращенное название архива.
    Реквизит "Адрес места хранения" - указывается  полный  почтовый
адрес архива.
    Реквизит "Архивный шифр" - указываются номера архивного  фонда,
описи дел, документов, единицы хранения, единицы учета, листов.
    В  состав  архивного  шифра  единицы  хранения  аудиовизуальных
документов включаются  также  обозначения  (буквенные  и  цифровые)
элемента  комплекта,  размера  негатива,  вида  носителя   звуковой
информации.

       Составление четвертого раздела "Служебная информация"

    Реквизит "Кем  представлен  документ"  -  указывается  название
архивных  учреждений   автономного   округа,   музеев,   библиотек,
уполномоченного органа исполнительной  власти  субъекта  Российской
Федерации в области архивного дела,  представившего  предложения  о
включении документов в Государственный реестр.
    Реквизит "Протокол ЭПК" - указывается  название  совещательного
органа  (экспертно-проверочной  комиссии   уполномоченного   органа
исполнительной  власти  субъекта  Российской  Федерации  в  области
архивного дела), утвердившего предложения о  включении  уникального
документа в Государственный реестр.
    Реквизит "Протокол ЦЭПК" - указывается номер и  дата  протокола
Центральной экспертно-проверочной комиссии  Федерального  архивного
агентства, принявшей решение о включении  уникального  документа  в
Государственный реестр.



    Приложение N 8
    к Административному регламенту
    исполнения службой по делам архивов
    Ямало-Ненецкого автономного округа
    государственной функции по выявлению
    уникальных документов и особо ценных документов


                               ФОРМА
         СПИСКА ФОНДОВ, СОДЕРЖАЩИХ ОСОБО ЦЕННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

                                              Формат А4 (297 x 210)

|—————|—————————————|————————————————|————————————————————————|————————————|
| N   | Номер фонда | Название фонда | Номера описей,         | Примечание |
| п/п |             |                | в которых содержатся   |            |
|     |             |                | особо ценные документы |            |
|—————|—————————————|————————————————|————————————————————————|————————————|
| 1   | 2           | 3              | 4                      | 5          |
|—————|—————————————|————————————————|————————————————————————|————————————|
|     |             |                |                        |            |
|—————|—————————————|————————————————|————————————————————————|————————————|


Итого на 01.01.... г. ______________________________________________ фондов
                                   (цифрами и прописью)

__________________________________ _________________ ______________________
(наименование должности работника)     (подпись)     (расшифровка подписи)

Дата



    Приложение N 9
    к Административному регламенту
    исполнения службой по делам архивов
    Ямало-Ненецкого автономного округа
    государственной функции по выявлению
    уникальных документов и особо ценных документов


                               ФОРМА
               РЕЕСТРА ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ

                                              Формат А4 (297 x 210)

|——————————|————————|————————|—————————|————————————|————————————|—————————————|————————————|————————————|
| N п/п    | Номер  | Номер  | Номер   | Заголовок  | Дата       | Количество  | Основание  | Примечание |
| (N по    | фонда  | описи  | ед. хр. | документа  | создания   | листов      | для        |            |
| реестру) |        |        |         |            | документа  |             | включения  |            |
|          |        |        |         |            |            |             | в реестр   |            |
|——————————|————————|————————|—————————|————————————|————————————|—————————————|————————————|————————————|
| 1        | 2      | 3      | 4       | 5          | 6          | 7           | 8          | 9          |
|——————————|————————|————————|—————————|————————————|————————————|—————————————|————————————|————————————|
|          |        |        |         |            |            |             |            |            |
|——————————|————————|————————|—————————|————————————|————————————|—————————————|————————————|————————————|


Итого на 01.01.... г. __________________________________________ документов
                                 (цифрами и прописью)
в т.ч. поступило в ____ г. _____________________________________ документов
                                 (цифрами и прописью)

__________________________________ _________________ ______________________
(наименование должности работника)     (подпись)      (расшифровка подписи)

Дата