Постановление Правительства Курганской области от 13.12.2011 № 603

 



                 ПРАВИТЕЛЬСТВО КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ


                           ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                    от 13 декабря 2011 г. N 603


                      О внесении изменений в
                    Постановление Правительства
                 Курганской области от 24 августа
              2009 года N 480 "Об утверждении Правил
             делопроизводства в органах исполнительной
                    власти Курганской области"

     В  целях  оптимизации  работы  с   документами    в    органах
исполнительной власти Курганской области  Правительство  Курганской
области
ПОСТАНОВЛЯЕТ:

     1. Внести в Постановление Правительства Курганской области  от
24 августа 2009 года N 480 "Об утверждении Правил  делопроизводства
в  органах  исполнительной  власти  Курганской  области"  следующие
изменения:
     1) пункт 4 изложить в следующей редакции:
     "4. Контроль за выполнением настоящего Постановления возложить
на  заместителя  Губернатора  Курганской  области  -   руководителя
аппарата Правительства Курганской области Шумкова В.О.";
     2) в приложении:
     пункт 4 изложить в следующей редакции:
     "4.  В  настоящих  Правилах  используются  следующие  основные
понятия:
     "виза"  -  реквизит  документа,  выражающий    согласие    или
несогласие должностного лица с содержанием документа;
     "внутренний документ" -  документ,  не  выходящий  за  пределы
подготовившего его органа власти;
     "входящий документ" - документ, поступивший в орган власти;
     "дело"  -  совокупность  документов  или  отдельный  документ,
относящиеся  к  одному  вопросу  или  участку  деятельности  органа
власти;
     "делопроизводство"  -  деятельность,  обеспечивающая  создание
официальных документов  и  организацию  работы  с  ними  в  органах
власти;
     "документ" - официальный документ,  созданный  государственным
органом,  органом  местного   самоуправления,    юридическим    или
физическим лицом, оформленный в установленном порядке и  включенный
в документооборот органа власти;
     "документооборот" - движение документов с момента их  создания
или получения до завершения исполнения, помещения в  дело  и  (или)
отправки;
     "документирование"  -  фиксация  информации  на   материальных
носителях в установленном порядке;
     "исходящий  документ"  -  документ,  отправляемый  из   органа
власти;
     "копия  документа"  -  документ,  полностью    воспроизводящий
информацию подлинника документа и его внешние признаки, не  имеющий
юридической силы;
     "номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований
дел, формируемых в органе власти, с указанием сроков их хранения;
     "подлинник (оригинал) документа"  -  первый  или  единственный
экземпляр документа;
     "регистрация    документа"    -    присвоение        документу
регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о
документе;
     "реквизит  документа"  -  обязательный   элемент    оформления
документа;
     "сканирование  документа"  -  получение  электронного   образа
документа;
     "служба делопроизводства" - структурное  подразделение  органа
власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а
также лица, ответственные  за  ведение  делопроизводства  в  других
структурных подразделениях органа власти;
     "система  электронного  документооборота"  -    информационная
система, обеспечивающая сбор  документов  (включение  документов  в
систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
     "электронный документооборот" - документооборот с  применением
информационной системы;
     "электронный образ документа" - электронная  копия  документа,
изготовленного на бумажном носителе.
     Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют
понятиям, определенным в законодательстве  Российской  Федерации  и
Курганской области.";
     в разделе III:
     в  пункте  9  слова  "осуществляется,  как  правило,  в   день
поступления" заменить словами "осуществляется в день поступления";
     пункт 11 дополнить словами "в соответствии  с  регламентом  по
работе с обращениями  граждан,  утверждаемым  руководителем  органа
власти";
     в разделе IV:
     пункт 21 дополнить абзацем вторым следующего содержания:  "При
подготовке документов  в  органе  власти  используются  электронные
шаблоны бланков документов.";
     пункт 23 изложить в следующей редакции:
     "23. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков  документов
органа власти утверждаются руководителем этого органа власти.";
     пункт 24 изложить в следующей редакции:
     "24.  Реквизитами  документов,    создаваемых    в    процессе
деятельности органа власти, являются:
     1) герб Курганской области;
     2) наименование органа власти;
     3) должность лица - автора документа;
     4) подпись должностного лица;
     5) вид документа;
     6) место составления (издания) документа;
     7) справочные данные об органе власти;
     8) адресат;
     9) дата документа;
     10) регистрационный номер документа;
     11) наименование либо аннотация документа;
     12) текст документа;
     13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
     14) отметка о наличии приложений;
     15) гриф согласования;
     16) гриф утверждения;
     17) виза;
     18) оттиск печати;
     19) отметка о заверении копии;
     20) отметка об исполнителе;
     21) указания по исполнению документа;
     22) отметка о контроле документа;
     23) отметка об исполнении документа;
     24) отметка о конфиденциальности;
     25) отметка о поступлении документа;
     26) идентификатор электронной копии документа.";
     раздел VI изложить в следующей редакции:
     "VI.  Особенности работы с электронными документами  в  органе
власти
     38. В органе власти создаются и используются:
     электронные документы, создаваемые  в  электронной  форме  без
предварительного документирования на бумажном носителе;
     электронные  образы  документов,  полученные   в    результате
сканирования  документов  и  хранящиеся  в  системе    электронного
документооборота.
     39.  Электронный  документ  должен  быть  оформлен  по   общим
правилам делопроизводства  и  иметь  реквизиты,  установленные  для
аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска
печати.
     40. В  целях  обеспечения  совместимости  систем  электронного
документооборота органов  власти  форматы  файлов  вложений  должны
соответствовать: формат PDF - стандарту  ISO  19005-1:2005,  формат
ODF - ГОСТу Р ИСО/МЭК 26300-2010.
     41.  При  передаче    электронных    документов    в    другие
государственные органы документы  заверяются  электронной  подписью
уполномоченного  лица  органа  власти  -   автора    документа    в
соответствии с действующим законодательством.
     42. При обработке,  рассмотрении,  согласовании  и  подписании
электронных документов в системе электронного  документооборота  во
внутреннем  документообороте  органа  власти  могут  использоваться
способы подтверждения  действий  с  электронными  документами,  при
которых электронная  подпись  не  используется,  при  условии,  что
программные  средства,  применяемые  в  органе  власти,   позволяют
однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
     43. Состав  электронных  документов,  обращающихся  в  системе
электронного документооборота,  определяется  руководителем  органа
власти в соответствии с номенклатурой  дел,  включающей  документы,
создание, хранение и  использование  которых  может  осуществляться
исключительно в форме  электронных  документов.  Номенклатура  дел,
включающая электронные документы, утверждается руководителем органа
власти  по  согласованию  с  Комитетом  по   управлению    архивами
Курганской области.
     44. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся
в системе электронного документооборота органа власти.
     45. Прием и  отправка  электронных  документов  осуществляются
службой делопроизводства.
     46.  При  получении  электронных    документов,    подписанных
электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку
подлинности электронной подписи.
     47.  При  передаче  поступивших  электронных  документов    на
рассмотрение руководителя органа  власти,  направлении  электронных
документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям
органа  власти,  отправке  электронных  документов    и    хранении
электронных документов вместе с электронными документами передаются
(направляются, хранятся) их регистрационные данные.
     48. Документы, создаваемые в органе власти и (или) поступившие
в  орган  власти  на  бумажном  носителе,  включаются  в    систему
электронного  документооборота  после  сканирования   и    создания
электронных  образов  документов.  Включение  электронного   образа
документа в систему электронного  документооборота  возможно  после
его сравнения с подлинником документа.
     Перечень обязательных сведений о  документах,  используемых  в
целях  учета  и  поиска  документов   в    системах    электронного
документооборота органов власти, приведен в приложении к  настоящим
Правилам.
     49. Единицей учета электронного документа является электронный
документ,    зарегистрированный    в    системе        электронного
документооборота органа власти.
     50. Электронные документы формируются в дела в соответствии  с
номенклатурой  дел  и  индексируются  в  порядке,  установленном  в
отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
     При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется
в электронном виде.
     51.  Электронные  документы  после  их  исполнения    подлежат
хранению в установленном порядке в органе власти в течение  сроков,
предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
     52.  После  истечения  срока,  установленного  для    хранения
электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта,
утвержденного руководителем органа власти.";
     приложение   к    Правилам    делопроизводства    в    органах
исполнительной  власти  Курганской  области  изложить  в   редакции
согласно приложению к настоящему Постановлению.
     2. Контроль за выполнением настоящего Постановления  возложить
на  заместителя  Губернатора  Курганской  области  -   руководителя
аппарата Правительства Курганской области Шумкова В.О.


     Губернатор
     Курганской области          О.А.Богомолов





                                                         Приложение
                                                    к Постановлению
                                                      Правительства
                                                 Курганской области
                                        от 13 декабря 2011 г. N 603
                                            "О внесении изменений в
                                        Постановление Правительства
                                           Курганской области от 24
                                            августа 2009 года N 480
                                             "Об утверждении Правил
                                         делопроизводства в органах
                                              исполнительной власти
                                                Курганской области"
                                                        "Приложение
                                                         к Правилам
                                         делопроизводства в органах
                                              исполнительной власти
                                                 Курганской области


                             Перечень
                обязательных сведений о документах,
          используемых в целях учета и поиска документов
         в системах электронного документооборота органов
             исполнительной власти Курганской области

     1. Адресант
     2. Адресат
     3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ
     4. Вид документа
     5. Дата документа
     6. Номер документа
     7. Дата поступления документа
     8. Входящий номер документа
     9. Ссылка на исходящий номер и дату документа
     10. Наименование либо аннотация документа
     11. Текст документа (в виде кодов, в виде графического образа)
     12. Индекс дела (номенклатура)
     13. Сведения о переадресации документа
     14. Количество листов  основного  документа
     15. Количество приложений
     16. Общее количество листов приложений
     17. Указания по исполнению документа
     18. Должность, фамилия и инициалы исполнителя
     19. Отметка о конфиденциальности".