Расширенный поиск

Распоряжение Законодательного Собрания Ульяновской области от 07.04.2004 № 141-р

ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ СОБРАНИЕ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОГО СОБРАНИЯ

07.04.2004 N 141-р

Об утверждении Инструкции по работе
с документами в Законодательном Собрании
Ульяновской области

1. Утвердить Инструкцию по работе с документами в Законодательном
Собрании Ульяновской области.
2. Распоряжения Председателя Законодательного Собрания от
09.05.1998 N 77-р и от 04.02.2004 N 48-р считать утратившими силу.
3. Настоящее распоряжение вступает в силу с момента подписания.

Председатель
Законодательного Собрания Б.И.Зотов

УТВЕРЖДЕНА
распоряжением Председателя
Законодательного Собрания
Ульяновской области
от 07.04.2004 N 141-р

ИНСТРУКЦИЯ
по работе с документами
в Законодательном Собрании Ульяновской области

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее именуется -
Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства, порядок
работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в
Законодательном Собрании Ульяновской области (далее - Законодательное
Собрание).
1.2. Настоящая Инструкция разработана с целью повышения качества
подготавливаемых документов и способствует решению следующих задач:
установление единого порядка оформления служебных документов в
Законодательном Собрании;
унификация структуры текстов, реквизитов, применяемых бланков и
форм документов, используемых шрифтов;
формирование официально-делового стиля при составлении
документов;
оказание помощи депутатам, их помощникам и работникам структурных
подразделений аппарата в оформлении документов и сокращении времени на
их обработку.
1.3. Инструкция разработана в соответствии с Регламентом
Законодательного Собрания, Методическими рекомендациями на основе
ГОСТа 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов" и Изменениями N 1 к ним от 25.02.2000,
Правилами оформления документов в Государственной Думе Федерального
Собрания Российской Федерации.
1.4. Делопроизводство в Законодательном Собрании осуществляется
на компьютерной технике с использованием, как правило, программы
Microsoft Ассеss, текстового редактора Microsoft Word для Windows
шрифтом Тimes New Roman Cyr.
1.5. Организация единой системы делопроизводства,
документационного обслуживания Законодательного Собрания области
осуществляется специалистами общего отдела; в комитетах и
подразделениях Законодательного Собрания - специалистами,
определенными руководителем подразделения в соответствии с должностной
инструкцией; касающаяся деятельности депутатов в округах - помощниками
депутатов в соответствии с Положением о деятельности помощника
депутата Законодательного Собрания.
На указанных работников возлагается выполнение следующих основных
обязанностей:
прием и учет поступающей корреспонденции, регистрация и учет
документов, подготовленных и оформленных в подразделениях
Законодательного Собрания;
передача корреспонденции на рассмотрение руководству
подразделений, а после получения указаний - непосредственному
исполнителю; ознакомление работников с распорядительными и
информационными документами;
систематическое информирование руководителя подразделения о
состоянии исполнения документов и поручений;
выдача депутатам и работникам подразделения дел и документов для
работы, контроль за их возвратом;
оформление исходящих документов, передача их на отправку;
ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой,
подготовка проекта номенклатуры дел подразделения на очередной год;
подготовка и передача дел на архивное хранение, оформление акта
об уничтожении документов, не подлежащих хранению;
подготовка заявок на получение средств оргтехники, канцелярских
принадлежностей и организация их учета.
1.6. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены
руководством общего отдела с Инструкцией по делопроизводству.
Наряду с общими требованиями к оформлению документов в настоящей
Инструкции отражены также особенности оформления отдельных видов
служебных документов.

2. Реквизиты служебных документов

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов,
называемых реквизитами.
Набор реквизитов, которые могут использоваться при составлении,
оформлении и обработке служебных документов, следующий:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - код формы документа;
06 - наименование организации;
07 - справочные данные об организации;
08 - наименование вида документа;
09 - дата документа;
10 - регистрационный номер документа;
11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12 - место составления или издания документа;
13 - гриф ограничения доступа к документу;
14 - адресат;
15 - гриф утверждения документа;
16 - резолюция;
17 - заголовок к тексту;
18 - отметка о контроле;
19 - текст документа;
20 - отметка о наличии приложения;
21 - подпись;
22 - гриф согласования документа;
23 - виды согласования документа;
24 - печать;
25 - отметка о заверении копии;
26 - отметка об исполнителе;
27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 - отметка о поступлении документа в организацию;
29 - отметка для автоматического поиска документа.
Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4
углового и продольного бланков показаны в приложениях 1,2 к данной
Инструкции.

3. Документация Законодательного Собрания

3.1. Законодательное Собрание области в пределах своей
компетенции, в соответствии с Конституцией РФ, Уставом Ульяновской
области, Регламентом работы принимает постановлением нормативные
правовые акты (законы, положения), иные документы (обращения,
заявления и т.д.).
3.2. Председатель Законодательного Собрания области в пределах
своей компетенции издает распоряжения.
3.3. В Законодательном Собрании могут создаваться другие
документы внутреннего характера, связанные с обеспечением деятельности
комитетов, Контрольно-счетной палаты, аппарата (справки, служебные
записки и т.д.).
3.4. В основную документированную деятельность Законодательного
Собрания входит ведение протоколов:
заседаний Законодательного Собрания Ульяновской области;
заседаний комитетов Законодательного Собрания Ульяновской
области;
заседаний комиссий;
заседаний рабочих совещаний;
заседаний Гражданской палаты при Законодательном Собрании;
заседаний Общественного консультативного совета по экономике при
Председателе Законодательного Собрания.

4. Порядок разработки бланков документов

4.1. При изготовлении бланков Законодательного Собрания
используются следующие реквизиты: 02, 06, 07, 08, а также отметки для
расположения реквизитов 09, 10, 11, 14, 19.
4.2. Для бланков должна применяться бумага формата А4 (210x297).
4.3. Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть
белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые
или желтые тона. Бланки для документов постоянного хранения следует
изготавливать на бумаге высших сортов.
4.4. На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм,
правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее
20 мм.
4.5. Бланки документов изготавливаются типографским способом. Не
разрешается использование бланков служебных документов и
законодательных актов, изготовленных посредством компьютерной и
копировально-множительной техники.
4.6. В Законодательном Собрании установлены следующие виды
бланков:
бланк постановления (приложение 3);
бланк распоряжения Председателя (приложение 4);
бланк письма (приложение 5);
бланк письма Председателя - 2-х видов (приложение 6);
бланк письма комитетов (приложение 7);
бланк письма депутата (приложение 8);
бланк письма руководителя аппарата (приложение 9).
4.7. Бланки писем изготавливаются на основе углового расположения
реквизитов.
4.8. Бланки должны быть пронумерованы и подлежат учету.
4.9. Бланки выдаются исполнителям под роспись специалистами
общего отдела.
4.10. Бланки должны использоваться строго по назначению.
Руководители подразделений Законодательного Собрания несут
ответственность за обеспечение сохранности бланков документов и
правильность их использования.
4.11. Передача бланков другим организациям или лицам может
производиться только с разрешения руководителя аппарата
Законодательного Собрания при поэкземплярном учете и под роспись.

5. Основные требования к подготовке и оформлению документов

Тексты документов должны излагаться кратко и ясно, быть
аргументированными, обеспечивать точное и однозначное восприятие
содержащейся в них информации.
При оформлении документов используются следующие основные
реквизиты:
5.1. Гриф (пометка) ограничения доступа к документу.
Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра
проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на
первой странице сопроводительного письма к документу, содержащему
служебную информацию ограниченного распространения, а также на обложке
и титульном листе издания.
Пометка "Для служебного пользования" ограничивается правым полем,
а номер экземпляра центруется относительно указанной пометки.
5.2. Реквизит "Адресат".
Этот реквизит располагается в правом верхнем углу первого листа
документа. Максимальная длина строки не должна превышать 90 мм и
ограничивается правым полем. Строки, входящие в состав наименования
должности, а также инициалы и фамилия адресата должны быть выровнены
по левому краю в границах, отведенных для реквизита "Адресат".
Инициалы и фамилия лица, которому адресуется документ, печатаются
с прописных букв и выделяются шрифтом более яркой насыщенности.
Письма адресуют в организации, их структурные подразделения,
должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения.
Наименование организации и структурного подразделения указываются
в именительном падеже, например:

Аппарат Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации
Правовое управление

Если документ адресуется должностному лицу, наименование
организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия -
в дательном, например:

Администрация области
Начальнику Департамента имущественных
отношений
И.И.Иванову

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и
фамилию, затем почтовый адрес, например:

Н.Н.Васильеву
193050, г. Санкт-Петербург,
ул. Лесная, д. 40, кв. 18

Если документ адресуется руководителю организации или его
заместителю, наименование организации должно входить в наименование
должности адресата, например:

Заместителю директора Всероссийского
научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела
И.И.Иванову

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее
наименование, затем почтовый адрес в последовательности, установленной
Правилами оказания услуг почтовой связи, например:

Всероссийский научно-исследовательский
институт
100000, г. Москва, Б. Черкасский пер., д. 5

Если документ отправляется в несколько однородных государственных
органов, органов местного самоуправления или других организаций, их
следует указывать обобщенно, например:

Главам муниципальных образований

Реквизит не должен содержать больше четырех адресатов. Слово
"Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется. При
этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен и подписан, а
адресат, которому направляется экземпляр, подчеркивается.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется
список рассылки, который подписывается исполнителем, а на каждом
экземпляре документа указывается только один адресат.
5.3. Заголовок к тексту документа.
Заголовок составляется, как правило, к документам объемом более
одной страницы формата А4, за исключением телеграмм, телефонограмм,
извещений. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание
документа, отвечать на вопрос: о чем (о ком)?
Например, "О проекте федерального закона...", "О результатах
рассмотрения обращения...".
Заголовок располагается на первом листе над текстом документа
слева.
Заголовок печатается центрованным способом на бланках с угловым
расположением реквизитов - от границы левого поля полужирным шрифтом
через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
5.4. Реквизит "Резолюция".
Указания по исполнению документа фиксируются в форме резолюции.
Этот реквизит пишется на отдельном листе (формат А6), приложенном к
документу (приложение 10), или непосредственно на документе на
свободном от текста месте. В состав резолюции входят следующие
элементы: инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей), содержание
поручения, подпись и дата, а при необходимости - срок исполнения,
например:

Иванову И.И.
Петрову П.П.
Прошу рассмотреть и внести предложения
до 02.02.2004
Личная подпись
Дата

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам,
равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в
поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и
координации их работы.
5.5. Реквизит "Текст документа".
Основным требованием к тексту документа является краткость,
ясность, точность и грамотность его изложения.
Текст (за исключением первой строки каждого абзаца) печатается от
границы левого поля.
Первая строка каждого абзаца текста начинается на расстоянии 12,5
мм от левой границы текстового поля.
Текст документа, как правило, должен состоять из двух частей. В
первой части указываются причины, основания, цели составления
документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения,
рекомендации.
Документ может содержать только заключительную часть (например,
распоряжение - распорядительную часть без констатирующей).
В тексте документа, подготовленного на основании документов
других организаций или ранее изданных документов, обязательно
указывают их реквизиты: наименование документа, наименование
организации - автора документа, дата, регистрационный номер документа,
заголовок к тексту.
Тексты документов большого объема делят на разделы, подразделы и
пункты, которые пишутся арабскими цифрами, например:

1. Раздел
1.2. Подраздел
1.2.3. Пункт

Абзацы внутри пунктов не нумеруются.
Перечисления в тексте выделяются с абзаца, без проставления тире,
например:

документы визируются:
председателем комитета;
начальником отдела;
юристом.

При оформлении многостраничных документов на бланке печатается
только первый лист, последующие - на стандартных листах бумаги
одинакового с бланком формата и качества.
Если текст документа составлен в виде таблицы, то графы и строки
таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в
именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы
с заголовками.
5.6. Реквизит "Подпись".
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица,
подписывающего документ, его личная подпись и ее расшифровка.
Не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "Зам." или
косую черту перед наименованием должности.
Если документ оформляется на бланке, то реквизит "Подпись"
включает сокращенное наименование должности лица, подписывающего
документ, его личную подпись, инициалы и фамилию, например:

Председатель подпись инициалы,
фамилия

Если документ оформляется не на бланке, то указывается полное
наименование должности лица, подписавшего документ, его личная
подпись, инициалы и фамилия, например:

Заместитель Председателя
Законодательного Собрания
Ульяновской области подпись инициалы,
фамилия

При оформлении документа на бланке должностного лица должность
этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагаются одна под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности, например:

Председатель
Законодательного Собрания
Ульяновской области подпись инициалы, фамилия

Главный бухгалтер подпись инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные
должности, их подписи располагают на одном уровне, например;

Губернатор области Председатель Законодательного
Собрания
подпись инициалы, фамилия подпись инициалы, фамилия

В документе, подготовленном комиссией, созданной для решения того
или иного вопроса, подписи располагаются одна под другой в
последовательности, соответствующей распределению обязанностей,
например:

Председатель комиссии подпись Ю.И.Ягодина
Члены комиссии:
подпись Т.А.Петрякова
подпись В.И.Сидорова
подпись Т.А.Иванова

Наименование должности в реквизите "Подпись", состоящее из одной
строки, печатается от левой границы текстового поля. Если наименование
должности состоит из двух и более строк, то они выравниваются по
левому краю в границах, отведенных для реквизита, и печатаются через
один межстрочный интервал. Длина самой длинной строки не должна, как
правило, превышать 90 мм. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись"
располагается на уровне последней строки наименования должности у
правой границы текстового поля.
Инициалы и фамилия лица, подписывающего документ, печатаются на
расстоянии не менее 124 мм от границы левого поля. Если длина строки в
расшифровке подписи превышает 40 мм, допускается смещение ее в сторону
площади, отведенной для подписи.
Между инициалами и фамилией ставится пробел.
Допускается в реквизите "Подпись" центровка наименования
должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной
строки.
Реквизит печатается шрифтом более яркой насыщенности.
5.7. Реквизит "Отметка о наличии приложений".
Этот реквизит располагается после текста перед подписью.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о
наличии приложений оформляется по следующей форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Слово "Приложение" пишется после основного текста с красной
строки через двухстрочный интервал. Текст приложения пишется через
межстрочный интервал.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их
наименования необходимо перечислить после текста документа перед
подписью с указанием количества листов в каждом приложении и
количества экземпляров, например:
Приложения: 1. Положение об Экспертной комиссии на 13 л. в
1 экз.
2. Примерная номенклатура дел на 4 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не
указывается.
Если приложение направляется не во все указанные в документе
адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей
форме:

Приложение: на 6 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение,
то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: письмо Законодательного Собрания Ульяновской области
от 15.02.2004 N 01-09-1/35 и приложение к нему, всего
на 8 л. в 1 экз.

В постановлениях и распоряжениях сведения о наличии приложений
указываются в тексте, например:

"Разработать и представить проект плана по форме, указанной
в приложении 1"

Приложение к постановлению, распоряжению (одно или несколько)
оформляется на стандартном листе бумаги с соблюдением размеров полей.
На первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово
"Приложение" (с прописной буквы), ниже, через 1,5 интервала, дается
ссылка на нормативный или распорядительный документ, дату его принятия
и номер. Все составные части реквизита выравниваются по левому краю в
границах, отведенных для реквизита. Длина самой длинной строки не
должна, как правило, превышать 80 мм и ограничивается правым полем
документа. Например:

Приложение
к постановлению Законодательного Собрания
Ульяновской области
от 29 января 2004 года N 2/15

Приложение
к распоряжению Председателя
Законодательного Собрания Ульяновской области
от 26.01.2004 N 27-р

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Приложение 1, Приложение 2 и т.д.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом.
Наименование вида документа-приложения выделяется прописными буквами
(ПОЛОЖЕНИЕ, СПИСОК и так далее) и отделяется от даты и номера акта 4
интервалами, заголовок от текста приложения - 2-3 интервалами.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и
строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем
существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк
грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, наименования
граф и строк таблицы повторяются на каждой странице. Допускается также
вместо наименований граф и строк таблицы приводить на последующих
страницах только их номера.
Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго
листа.
При наличии в тексте приложений сноски ее символ оформляется
цифрой со скобкой или звездочкой: 1) или *. Текст сноски печатается
после ее символа с абзаца с прописной буквы в конце каждой страницы
или после приложения в целом. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно быть более трех сносок. Допускается
выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами.

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к постановлению Законодательного
Собрания Ульяновской области
от 22.02.2004 N 5/30

Текст приложения заканчивается чертой, расположенной по центру
текста на расстоянии примерно 3-х межстрочных интервалов. Длина черты
2-3 см.
5.8. Реквизит "Отметка об исполнителе".
Фамилия (или ФИО) исполнителя и номер его служебного телефона
располагаются на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной
стороне последнего листа подлинника документа в левом нижнем углу
шрифтом 10. Например:

Иванов или Иванов Иван Иванович
41 13 13 41 13 13

5.9. Реквизит "Гриф утверждения документа".
Если подготовленный документ требует утверждения (прилагаемое
положение, состав комиссии и т.д.), на самом приложении в правом
верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДАЮ.
Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то
реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из следующих элементов:
слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и прописными буквами), наименование
должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и
дата утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ
Председатель
Законодательного Собрания
Ульяновской области

личная подпись инициалы, фамилия
дата

Если документ утверждается постановлением, решением,
распоряжением, протоколом, то реквизит "Гриф утверждения документа"
состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО -
без кавычек и прописными буквами), наименования утверждающего
документа в творительном падеже, его даты, номера.

УТВЕРЖДЕНО
постановлением Законодательного Собрания
Ульяновской области
от 22.09.2002 N 12/143

Реквизит "Гриф утверждения документа" располагается в правом
верхнем углу документа, печатается от границы верхнего поля. Слова
УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДАЮ следует отделять от последующих строк 1,5
межстрочным интервалом. Остальные строки реквизита печатаются через 1
межстрочный интервал.
5.10. Реквизит "Гриф согласования документа".
Состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек и прописными
буквами), наименования должности лица, с которым согласовывается
документ (включая наименование организации), его личной подписи,
расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО
Председатель
Законодательного Собрания
Ульяновской области

личная подпись инициалы, фамилия
дата

Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим
документом, то "Гриф согласования документа" оформляется следующим
образом:

СОГЛАСОВАНО
протоколом заседания профкома
от 26.10.2002 N 168

Данный реквизит располагается ниже реквизита "Подпись", в левом
нижнем углу документа.
5.11. Визирование документа.
Согласование документа оформляется визой, которая включает
подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату,
должность визирующего, например:

Иванов И.И. Начальник общего отдела личная подпись
дата

Данный реквизит указывает на согласие или несогласие должностного
лица с содержанием документа. Оформляется на отдельном листе
установленной формы (приложение 11).
Документ визируется исполнителем, заинтересованными в документе
должностными лицами, юристами и т.д.
Замечания, особые мнения, дополнения к проекту документа
оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется
следующим образом:

Замечания прилагаются:
Начальник отдела

личная подпись инициалы, фамилия
дата

Если в процессе визирования в проект документа вносятся
существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного
визирования не требуется, если при доработке в проект документа
внесены уточнения, не меняющие его сути.
Для документа, подлинник которого остается в Законодательном
Собрании, визы исполнителя проставляются в нижней части оборотной
стороны каждого листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляется из
Законодательного Собрания, визы исполнителя проставляются в нижней
части оборотной стороны отправляемого документа.
5.12. Реквизит "Дата документа".
Датой документа является дата его подписания (распорядительные
документы, письма) или события, зафиксированного в документе
(протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция,
положение, отчет) - дата утверждения. Дата документа оформляется
арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц,
год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр,
разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами (до 2000 года -
двумя арабскими цифрами), например:

дату 20 января 2004 года следует оформлять 20.01.2004

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

5 января 2004 г.

Датируются также все отметки, отражающие прохождение и исполнение
документа (резолюции, визы, согласования, исполнения и направления в
дело и т.д.).
5.13. Реквизит "Отметка о заверении копии".
При заверении копии документа ниже реквизита "Подпись"
проставляется заверительная надпись "Верно", наименование должности
лица, заверившего копию, его личная подпись, ее расшифровка, дата
заверения, печать, например:

Верно:

Начальник общего отдела

личная подпись инициалы, фамилия
дата

5.14. Реквизит "Печать".
Печать заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих
предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или
касающихся расходования денежных средств и материальных ценностей.
Рассылаемые экземпляры оформленных постановлений Законодательного
Собрания и распоряжений Председателя заверяются печатью общего отдела.
Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал
часть наименования должности лица, подписавшего документ.
Письма, выполненные на бланках и подписанные руководителем, не
требуют удостоверения печатью.
5.15. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его
в дело".
Реквизит должен включать краткие сведения об исполнении документа
(при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и
номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела,
в котором будет храниться документ, дату, подпись.

6. Прием, регистрация и прохождение поступающей
корреспонденции
6.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация
поступающей в Законодательное Собрание корреспонденции производятся
специалистами канцелярии общего отдела.
6.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,
исполнения и использования в справочных целях, как создаваемые в
Законодательном Собрании, так и поступающие из других регионов,
муниципальных организаций, общественных и трудовых коллективов и т.д.
6.3. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования,
комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется
соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах.
Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются
по назначению или возвращаются отправителю. Конверты с надписью
"Лично" не вскрываются.
6.4. Конверт от поступивших документов не уничтожается, если
адрес отправителя, дату отправки и получения документов можно
установить только по нему.
6.5. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и
нерегистрируемые (приложение 12).
6.6. Поступившие в Законодательное Собрание письма, в том числе
по электронной почте и каналам факсимильной связи, регистрируются в
день поступления специалистами в таблице учета входящих документов
программы Мicrosoft Ассеss.
6.7. Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты
регистрации проставляется в правом нижнем углу первого листа
зарегистрированного документа (приложение 13).
6.8. Зарегистрированные документы формируются в папку для
Председателя и представляются руководителю аппарата.
6.9. Документы, поступившие на имя заместителей Председателя,
председателей комитетов и т.д., после регистрации в канцелярии
передаются непосредственно в структурные подразделения специалистам,
ответственным за ведение делопроизводства, под роспись.
Телеграммы и срочные документы передаются незамедлительно.
6.10. Документы с резолюцией Председателя передаются в канцелярию
общего отдела для внесения резолюций в таблицу учета входящих
документов и передачи документов исполнителям под роспись с
проставлением даты получения.
6.11. Подлинник документа передается ответственному за исполнение
документа, а копии - соисполнителям. Ответственный за исполнение
документа организует исполнение документа в установленный срок.
Соисполнители документа по требованию ответственного за
исполнение документа предоставляют все необходимые материалы.
6.12. При получении повторных документов по одному и тому же
вопросу они регистрируются со ссылкой на регистрационный номер и дату
предыдущего обращения. В первичной регистрации делается ссылка на
регистрационный номер и дату вторичного обращения.
6.13. Учет объема входящей корреспонденции производится на
основании таблицы входящей корреспонденции.

7. Отправка исходящих документов

7.1. Отправка из Законодательного Собрания писем, телеграмм и
других документов, в том числе связанных с рассмотрением обращений
граждан, производится специалистами канцелярии общего отдела.
7.2. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает
полный почтовый или телеграфный адрес адресата (кроме писем,
адресованных в федеральные органы государственной власти,
правительственные учреждения, законодательные и исполнительные органы
государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного
самоуправления).
При передаче документа на подпись исполнитель обязан проверить
правильность составления и оформления документа, наличие необходимых
виз и приложений. Подготовленный документ представляется на подпись в
двух экземплярах вместе с материалами, на основании которых он
готовился.
7.3. Подписанные Председателем, заместителями Председателя письма
и телеграммы вместе с завизированными исполнителями копиями передаются
в канцелярию для регистрации в электронной таблице учета исходящих
документов и отправки.
Если исходящее письмо является ответом на входящий документ,
исполнитель обязан приобщить подлинник входящего документа к копии
отправляемого письма. При оформлении ответных документов следует
ссылаться на номер и дату документа, на который дается ответ.
Документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса
дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных
косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа,
остающейся в деле.
Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один
регистрационный номер.
7.4. В зависимости от характера и срочности доставки документы
отправляются адресату фельдъегерской почтой, по телеграфу, электронной
почте, каналам факсимильной связи или нарочным.
7.5. Если телеграмма отправляется более чем в четыре адреса,
исполнитель представляет ее оформленный подлинник, копию и два
экземпляра списка рассылки, подписанные исполнителем, с указанием
почтовых или телеграфных адресов.
7.6. Если письмо направляется по списку рассылки (более четырех
адресов), то подписывается и регистрируется только один экземпляр,
который тиражируется специалистом в необходимом количестве. Если
письмо или телеграмма направляется не более чем в четыре адреса, то
подписывается каждый экземпляр.
7.7. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и
отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего
дня.
7.8. Досылка или замена разосланного ранее документа
осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.
7.9. Исходящие документы с отметкой "Срочно" обрабатываются
незамедлительно. Степень срочности доставки документа определяется
подписавшим его лицом.
7.10. Документы, передаваемые по каналам факсимильной связи или
электронной почте, также регистрируются в таблице исходящей
корреспонденции.
7.11. Документы и материалы принимаются на отправку только с
сопроводительными письмами (за исключением постановлений
Законодательного Собрания Ульяновской области, направляемых в
соответствии с утвержденным листом рассылки).
7.12. Специалистом проверяется правильность оформления исходящего
документа, наличие виз, подписей, приложений, указанных в основном или
сопроводительном документе, ссылка на исходящий номер
документа-запроса.
7.13. Подготовленные к отправке служебные документы
конвертируются и адресуются.
7.14. Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются
немедленно.
7.15. Копия исходящего документа помещается в дело в соответствии
с номенклатурой дел Законодательного Собрания.
7.16. При отправке корреспонденции через почту заполняется журнал
по учету почтовых отправлений, составляются реестры.

8. Работа с обращениями граждан

8.1. Общие положения.
8.1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему
делопроизводства, правила и порядок приёма граждан, а также работы с
обращениями граждан в аппарате Законодательного Собрания.
8.1.2. Работа общественной приемной осуществляется в соответствии
с требованиями Закона Ульяновской области "О порядке рассмотрения
обращений граждан на территории Ульяновской области", Регламента
Законодательного Собрания.
8.1.3. Работа общественной приемной ориентирована на
использование автоматизированной информационно-поисковой системы
"Обращения избирателей", предназначенной для учета, регистрации и
контроля прохождения документов.
8.1.4. Методическое руководство работой с обращениями граждан,
контроль за их прохождением в аппарате Законодательного Собрания
возлагаются на общественную приёмную организационного отдела.
8.2. Организация приёма граждан.
8.2.1. Приём граждан в Законодательном Собрании организуется в
общественной приемной.
8.2.2. О приеме граждан, обратившихся по наиболее общественно
значимым вопросам, затрагивающим интересы определенных групп людей,
жителей отдельных населенных пунктов, предложения по законам или
правам граждан, докладывается Председателю немедленно, и они могут
быть приняты в тот же день.
8.2.3. Предварительные беседы с гражданами, обратившимися с
просьбой о приёме, ведутся специалистом общественной приёмной.
Высказанный посетителем вопрос, для решения которого он
обращается к Председателю Законодательного Собрания, оформляется на
специальном бланке "Приём избирателей" ( приложение 14).
8.2.4. Специалист, осуществляющий прием, для обеспечения
квалифицированного решения поставленных посетителем вопросов может
привлекать к их рассмотрению сотрудников соответствующих подразделений
аппарата ЗСО.
8.2.5. Если решение вопросов, поставленных посетителем в ходе
приема, не входит в компетенцию Законодательного Собрания, посетителю
разъясняется, в какой орган (учреждение) ему следует обратиться, и по
возможности ему оказывается необходимое содействие.
8.2.6. Вопросы, с которыми обращаются граждане, по возможности
разрешаются в ходе приема. Специалист, осуществляющий прием,
руководствуясь законодательными и иными нормативными правовыми актами,
в пределах своей компетенции вправе принять одно из следующих решений:
удовлетворить просьбу, сообщив посетителю порядок и срок
исполнения принятого решения;
отказать в удовлетворении просьбы, разъяснив мотивы отказа и
порядок обжалования принятого решения;
принять письменное или оформить устное обращение, если
поставленные посетителем вопросы требуют дополнительного изучения или
проверки, разъяснив ему причины, по которым просьба не может быть
разрешена в процессе приема, порядок и срок её рассмотрения. Если
посетитель по каким-либо причинам не может самостоятельно в письменной
форме изложить свою просьбу, специалист, осуществляющий прием, обязан
оказать ему в этом необходимую помощь или оформить устное обращение на
бланке.
8.2.7. Если затрагиваемый вопрос требует дополнительной
проработки, согласно поручению Председателя Законодательного Собрания
заполненный бланк "Прием избирателей" передаётся (с приложенными к
нему материалами) исполнителю для изучения и внесения предложений.
8.2.8. В соответствии с предложением исполнителя, с учетом
дополнительно полученных данных Председатель назначает время и дату
приёма.
8.2.9. Исполнитель доводит до граждан, обратившихся с просьбой о
приёме, время и дату, определенную Председателем Законодательного
Собрания, а также приглашает по существу вопроса руководителей
соответствующих организаций и учреждений и обеспечивает их явку.
8.2.10. Организация приёма граждан, ведение протокола, а также
контроль за исполнением поручений, данных Председателем
Законодательного Собрания на личном приёме, осуществляются
специалистом общественной приёмной.
8.2.11. Личный прием граждан заместителями Председателя
Законодательного Собрания, депутатами ведется по отдельному графику.
Организация приема граждан, ведение протокола, контроль за исполнением
поручений, данных на приеме, осуществляется помощниками депутатов.
8.3 Порядок учета (регистрации) обращений.
8.3.1. Организация централизованного учета (регистрация)
письменных и устных обращений граждан ведется общественной приемной
организационного отдела аппарата Законодательного Собрания.
8.3.2. Регистрация письменных и устных обращений граждан ведется
в автоматизированной информационно-поисковой системе "Обращения
избирателей" или журналах установленной формы (приложение 15).
8.3.3 Регистрационный номер указывается в штампе с буквой "П"
(приемная), который проставляется на свободном месте лицевой стороны
первого листа обращения. Регистрационный номер состоит из порядкового
номера, выданного автоматизированной информационно-поисковой системой
"Обращения избирателей", и буквенного индекса "П" (например, 0156-П).
8.3.4. Все поступившие обращения граждан, в том числе и
анонимные, а также полученные в ходе приема граждан, регистрируются в
день их поступления. Обращение должно быть подписано с указанием
фамилии, имени и отчества и содержать, помимо изложения существа
вопроса, данные о месте жительства заявителя. Обращение, не содержащее
этих сведений, признается анонимным и рассмотрению не подлежит.
8.3.5. Письменные обращения граждан подлежат аннотированию,
которое производится на специально разработанном бланке. В бланке
указываются: регистрационный номер, дата, фамилия, инициалы, адрес,
краткое содержание, кому отписать, срок контроля. При пересылке
обращения депутату Законодательного Собрания на бланке указывается
"Подлежит возврату"(приложение 16).
8.3.6. Устное обращение граждан оформляется на бланке
установленной формы (приложение 17).
Содержание устного обращения граждан заполняется специалистом
общественной приемной Законодательного Собрания четко, кратко, с
отражением основного вопроса, поставленного гражданином. Затем
гражданину предоставляется право ознакомиться с содержанием устного
обращения и поставить свою подпись.
8.3.7. Регистрационный номер письменным и устным обращениям
граждан присваивается автоматизированной информационно-поисковой
системой "Обращения избирателей".
8.3.8. При регистрации обращения граждан подразделяются:
по форме: письменное, устное;
по типу: заявление, жалоба, предложение, ходатайство, отклик;
по виду: индивидуальные, коллективные, анонимные;
по характеру затрагиваемых интересов: государство и политика,
права граждан, экономика и финансы, промышленность, транспорт и связь,
строительство, коммунальное хозяйство, землепользование, сельское
хозяйство, дороги, культура, образование, наука, здравоохранение,
экология, социальная защита, труд, правоохранительная деятельность,
награждение, благодарность, военная служба, жильё, религия, прочие.
8.3.9. В случае повторного обращения граждан документу
присваивается порядковый регистрационный номер, выданный
автоматизированной информационно-поисковой системой "Обращения
избирателей". При аннотировании такого обращения указывается
"повторно" с указанием номера первичного документа и срока его
рассмотрения. Доклад руководству этого обращения производится с
приложением первичного обращения и заключения о проделанной работе
(или копий).
Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же
гражданина или группы граждан по одному и тому же вопросу, в которых:
обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению;
сообщается о несвоевременном рассмотрении предыдущего обращения,
если со времени его поступления истек установленный законодательством
срок рассмотрения;
указывается на другие недостатки, допущенные при рассмотрении и
разрешении предыдущего обращения.
8.3.10. Обращения одного и того же гражданина или группы граждан
по одному и тому же вопросу, направленные нескольким адресатам,
рассматриваются как первичные.
8.4. Порядок прохождения обращений.
8.4.1. Обращения граждан, адресованные Законодательному Собранию,
после их регистрации и аннотации, в день поступления докладываются
руководителем аппарата или его заместителем Председателю
Законодательного Собрания или его заместителю, а адресованные
депутату, после их учёта, передаются (направляются) депутату без
доклада Председателю Законодательного Собрания и при необходимости
берутся на контроль.
8.4.2. Не рассматриваются и не докладываются руководству
Законодательного Собрания обращения граждан, содержащие выражения,
оскорбляющие честь и достоинство других лиц, с употреблением
нецензурной лексики.
8.4.3. Обращение, в котором не указаны фамилия, имя, отчество,
домашний адрес гражданина, не поставлены дата и его личная подпись,
признаются анонимными и рассмотрению не подлежат.
8.4.4. Обращения, признанные анонимными, но затрагивающие права
граждан, интересы жителей определенных населенных пунктов, а также
наиболее общественно значимые вопросы, докладываются Председателю
Законодательного Собрания.
8.4.5. Указание о порядке и сроках рассмотрения поступивших
обращений граждан дается в форме резолюции Председателем
Законодательного Собрания, а в случае его отсутствия - заместителем.
Резолюция оформляется на бланке аннотирования, на тексте обращений
надписи не делаются.
8.4.6. Рассылка (разноска) производится согласно резолюции
Председателя Законодательного Собрания. Обращения вручаются
исполнителю под роспись на бланке, выданном автоматизированной
информационно-поисковой системой "Обращения избирателей" (приложение
18).
8.4.7. Обращения граждан, связанные с изобретениями, открытиями,
рационализаторскими предложениями, а также рассматриваемые в порядке
конституционного, гражданского, административного, уголовного или
арбитражного судопроизводства, а также не относящиеся к ведению
Законодательного Собрания, после доклада Председателю Законодательного
Собрания пересылаются по принадлежности к ведомству, о чем извещается
гражданин, направивший обращение.
При необходимости, заверенная копия такого обращения может быть
оставлена в общественной приёмной для контроля.
8.4.8. В случае, когда в обращении наряду с вопросом, относящимся
к компетенции Законодательного Собрания, содержатся вопросы,
подлежащие рассмотрению в других ведомствах, не позднее чем в
трехдневный срок в соответствующее ведомство направляется копия
данного обращения или выписка из него, о чем извещается гражданин,
направивший обращение.
8.4.9. Переадресовка (передача) обращений из одного подразделения
Законодательного Собрания другому, одним исполнителем другому
производится через общественную приемную.
8.5. Требования к рассмотрению обращений.
8.5.1. На основании резолюции Председателя Законодательного
Собрания руководители структурных подразделений и исполнители при
рассмотрении обращений граждан обязаны:
тщательно разобраться в сути вопроса или проблемы, в случае
необходимости запросить в соответствующих организациях необходимые
документы, выехать на место для проверки фактов, изложенных в
обращении, либо принять другие меры для объективного разрешения
поставленного вопроса;
принимать законные, обоснованные и мотивированные решения по
обращениям граждан, обеспечивать своевременное, качественное и
правильное выполнение этих решений, выявлять и устранять причины и
условия, порождающие обоснованные жалобы;
сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях,
принятых по их обращениям, со ссылкой на законодательство Российской
Федерации;
в случае отклонения - указать мотивы;
по просьбам граждан разъяснять порядок обжалования;
систематически анализировать и обобщать обращения граждан,
содержащиеся в них критические замечания с целью своевременного
выявления и установления причин, порождающих нарушения прав и свобод
граждан, изучения общественного мнения, совершенствования работы
органов и организаций.
8.5.2. Признав изложенные в обращениях граждан факты
обоснованными, исполнитель принимает меры по разрешению поставленных
вопросов и устранению выявленных нарушений.
8.5.3. Гражданам отказывается в удовлетворении обращений, если
факты не нашли подтверждения либо они признаны необоснованными.
8.6. Сроки рассмотрения обращений в Законодательном Собрании.
8.6.1. Сроки рассмотрения обращений граждан исчисляются со дня их
поступления (регистрации) в общественную приемную Законодательного
Собрания.
8.6.2. Обращения граждан рассматриваются в сроки до одного месяца
со дня их регистрации в общественной приемной. Обращения, не требующие
дополнительного изучения и проверки, - безотлагательно, но не позднее
- 15 дней.
8.6.3. В отдельных случаях, когда для принятия решения по
обращениям необходимо проведение специальной проверки, истребование
дополнительных документов и материалов либо принятие других мер, на
основании мотивированной докладной записки сроки рассмотрения
обращений могут быть в порядке исключения продлены Председателем
Законодательного Собрания, но не более чем на один месяц, с сообщением
об этом гражданину, подавшему обращение.
8.6.4. Обращения военнослужащих и членов их семей рассматриваются
не позднее 7 дней со дня их регистрации. В тех случаях, когда для
работы по обращению необходимо проведение специальной проверки,
истребование дополнительных документов и материалов либо принятие
других мер, на основании мотивированной докладной записки сроки
рассматривания обращений могут быть в порядке исключения продлены
Председателем Законодательного Собрания, но не более чем на 15 дней, с
сообщением об этом гражданину, подавшему обращение.
8.6.5. О продлении срока рассмотрения обращения исполнитель
информирует специалиста общественной приемной, которым в учетных
формах автоматизированной информационно-поисковой системы "Обращение
избирателей" делается отметка с указанием нового срока рассмотрения
обращения.
8.6.6. Докладная записка составляется исполнителем на имя
Председателя Законодательного Собрания с соблюдением следующих
требований:
в левой части ставится число, месяц, год составления докладной
записки;
в заголовок выносится регистрационный номер, дата поступления
обращения, фамилия, имя, отчество и адрес гражданина, направившего
обращение, его краткое содержание;
обосновано ли обращение;
куда автор обращался ранее и как там решался вопрос;
кратко изложить результаты рассмотрения;
причины задержки рассмотрения обращения;
в заключении вносится предложение о продлении срока проверки.
8.6.7. Докладная записка подписывается руководителем структурного
подразделения или его заместителем. Фамилия исполнителя и номер его
служебного телефона указываются на лицевой стороне в левом нижнем
углу.
8.6.8. Срок рассмотрения обращения считается продленным с даты
подписания докладной записки.
8.7. Требования к ответу гражданину, направившему обращение.
8.7.1. По результатам проведенной проверки и принятому решению
гражданам, направившим обращения, дается письменный или устный ответ.
8.7.2. Письменный ответ печатается на бланке Законодательного
Собрания. В правом верхнем углу указывается адрес гражданина, инициалы
и фамилия. Ниже с левой стороны дается ссылка на регистрационный
номер, дату поступления, описывается краткое содержание обращения.
Дальнейший текст излагается чётко, кратко и по существу. В отдельных
случаях указывается, куда направлено обращение и кто должен дать
конкретный ответ заявителю на его обращение.
8.7.3. Ответ готовится в 2-х экземплярах. Копия остается в
материалах проверки обращения в общественной приёмной организационного
отдела аппарата.
8.7.4. Ответы подписываются Председателем Законодательного
Собрания, а в случае его отсутствия - заместителем Председателя
Законодательного Собрания. В отдельных случаях по согласованию с
руководителем Законодательного Собрания ответ может быть подписан
руководителем аппарата, его заместителем или руководителем
структурного подразделения.
8.7.5. Подготовленный ответ направляется адресату через общий
отдел почтовой связью.
8.7.6. Устные ответы даются лично исполнителем или руководителем
структурного подразделения Законодательного Собрания. После данного
устного ответа составляется справка, в которой указывается, что
результаты рассмотрения обращения сообщены гражданину в личной беседе.
Справка приобщается к материалам рассмотрения обращения.
8.8. Требования к заключению о проделанной работе по обращению.
8.8.1. По результатам проверки обращения исполнителем на имя
Председателя Законодательного Собрания, а в случае его отсутствия -
заместителя составляется мотивированное заключение, которое должно
содержать объективный анализ собранных материалов.
8.8.2. Заключение составляется в свободной форме с обязательным
выполнением следующих требований:
в правом верхнем углу указывается, на чьё имя составлено;
ниже в левой части ставится число, месяц, год составления;
в заголовок выносится регистрационный номер, дата поступления
обращения, фамилия, имя, отчество и адрес гражданина, направившего
обращение, его краткое содержание;
обосновано ли обращение;
куда автор обращался ранее и как там решался вопрос;
кратко изложить результаты рассмотрения;
дата встречи с автором обращения (коллективом);
какие приняты меры, даны рекомендации, на основании чего отказано
в просьбе либо принято положительное решение;
когда и как доведены до автора обращения результаты проверки
(исполнитель делает запись о дате встречи либо о письменном ответе);
в конце выносится предложение о прекращении дальнейшей проверки и
о снятии с контроля (если обращение стоит на контроле).
8.8.3. Заключение подписывается руководителем структурного
подразделения или его заместителем. Фамилия исполнителя и номер его
служебного телефона указываются на лицевой стороне в левом нижнем
углу.
8.8.4. Заключение с приложением к нему обращения гражданина и
материалами проделанной работы передается исполнителем специалисту
общественной приемной для доклада Председателю Законодательного
Собрания, а в его отсутствие - заместителю. При этом специалист
общественной приемной проверяет правильность составления заключения,
сроки исполнения поручений по обращениям граждан, полноту рассмотрения
поставленных вопросов, объективность проверки фактов, изложенных в
обращениях, законность и обоснованность принятых по ним решений, дан
ли ответ заявителю.
Заключение, оформленное с нарушением установленного настоящей
Инструкцией порядка, на доклад Председателю Законодательного Собрания
не принимаются.
8.8.5. Подготовленное заключение докладывается Председателю
Законодательного Собрания руководителем аппарата или его заместителем.
8.9. Контроль за исполнением поручений по рассмотрению обращений
граждан.
8.9.1. Непосредственный контроль за соблюдением установленного
законодательством и настоящей Инструкцией порядка рассмотрения
обращений граждан ведется Председателем Законодательного Собрания,
руководителем аппарата, его заместителем и руководителями структурных
подразделений.
8.9.2. Систематический контроль за своевременным и объективным
рассмотрением обращений граждан в Законодательном Собрании ведется
специалистом общественной приемной организационного отдела.
Напоминание о сроках рассмотрения установленной формы выдается
автоматизированной информационно-поисковой системой "Обращения
избирателей" (приложения 19, 20).
8.9.3. Специалист общественной приемной вправе запросить у
исполнителя, руководителя структурного подразделения устную или
письменную информацию (сообщить справкой) о состоянии исполнения
поручений по обращениям граждан. Периодичность проверки хода
исполнения поручения определяется специалистом общественной приемной
самостоятельно с учетом срока исполнения поручения.
8.9.4 Решение о снятии обращения с контроля принимает
Председатель Законодательного Собрания. Промежуточный ответ на
обращение, продление срока рассмотрения, ответ гражданину не являются
основанием для снятия с контроля.
8.10. Обработка и хранение обращений граждан.
8.10.1. Письменные и устные обращения граждан считаются
исполненными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты
необходимые меры и даны исчерпывающие ответы гражданину (в том числе
отрицательные).
8.10.2. Исполненные обращения граждан со всеми относящимися к ним
материалами передаются в общественную приёмную организационного отдела
на хранение.
8.10.3. Исполненные документы хранятся в номенклатурном деле, где
располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое
обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению, составляют
в деле самостоятельную группу. Повторные исполненные обращения входят
в группу первичного обращения.
Исполнителям запрещается формировать дела или копии дел с
обращениями граждан и хранить их у себя.
8.10.4. Конверты, в которых поступили письма, хранятся в течение
всего срока разрешения обращений, после чего уничтожаются.
8.10.5. Срок хранения дел, журналов или документов учета
(регистрации), выданных автоматизированной информационно-поисковой
системой "Обращения избирателей", в том числе в электронном виде,
хранятся в общественной приемной в течение 3-х лет после окончания их
ведения делопроизводством.
8.10.6. Нарушение установленного порядка рассмотрения обращений
граждан, волокита, бюрократическое отношение к обращению влекут в
отношении виновных ответственность в соответствии с действующим
законодательством.
8.10.7. Специалист общественной приёмной ведет анализ поступивших
обращений граждан и не позднее 5-го числа каждого месяца представляет
руководству Законодательного Собрания информационно-справочный
материал о поступивших и рассмотренных обращениях граждан, а по
результатам квартала - информационно-аналитический обзор.

9. Прием и передача служебной информации
по электронной почте и по каналам факсимильной связи

9.1. Прием документов, адресованных Законодательному Собранию по
электронной почте, осуществляется через официальный почтовый ящик
Законодательного Собрания, находящийся в хозяйственно-технической
группе аппарата. Работу осуществляет специалист.
9.2. Документы, полученные по электронной почте, передаются
специалистом в канцелярии общего отдела для регистрации их в
установленном порядке.
9.3. Отправка исходящей корреспонденции осуществляется
специалистом с разрешения руководителя аппарата.
9.4. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной
передачи и приема текстов документов.
9.5. В случае передачи документов, подписанных Председателем
(заместителем Председателя), по каналам факсимильной связи, они должны
быть зарегистрированы в канцелярии общего отдела в установленном
порядке.
9.6. Специалист передает документы по каналам факсимильной связи
только по поручению Председателя (заместителя Председателя,
председателей комитетов, начальника общего отдела).
9.7. Подлинник документа, переданного по каналам факсимильной
связи, при необходимости направляется адресату почтой.
9.8. Факсограммы, поступившие в Законодательное Собрание,
регистрируются в установленном порядке.

10. Изготовление документов
с помощью электронно-вычислительной техники

10.1. Шрифты и интервалы.
Документы, подготавливаемые в Законодательном Собрании,
печатаются с использованием, как правило, текстового редактора
Мicrosoft Word для шрифтом Тimes New Roman Сyr.
Служебные письма печатаются шрифтом размеров N 12-14 через 1,5
интервала (реквизиты "Адрес" и "Подпись" - через один интервал),
таблицы - шрифтом размеров N 12 и 13 через 1-1,5 интервала.
Законопроекты и материалы к ним, постановления, распоряжения
Председателя Законодательного Собрания печатаются шрифтом N 14 через
1,5 интервала.
Для выделения части текста документа, заголовка может
использоваться жирное начертание, курсив.
10.2. Размеры полей.
Каждый напечатанный лист документа, оформленного как на бланке,
так и без бланка, должен иметь поля не менее:
- левое - 20 мм;
- правое - 40 мм;
- верхнее - 15 мм;
- нижнее - 20 мм.
10.3. Нумерация страниц.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и
последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера
страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля
документа без слова "стр." и знаков препинания. Первая страница
документа или приложения не нумеруется.
10.4. Оформление дат и названий праздников в текстах документов.
Даты и календарные сроки в текстах документов (проектов
документов) пишутся следующим образом:
15 февраля 2004 года, в феврале 2004 года, за 10 месяцев 2004
года, бюджет на 2004 год, с 2000 по 2004 год, на период 2000-2004
годов, в первом полугодии 2004 года, но: в I квартале 2004 года.
В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы
пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год,
День учителя, но: День Победы.
Если начальное порядковое числительное в таком названии
обозначено цифрой, то следующее за ним слово пишется с прописной
буквы. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая,
8 Марта.
Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в
словосочетании типа: семьдесят первое заседание Законодательного
Собрания Ульяновской области второго созыва.
Порядковые числительные, обозначенные арабскими цифрами, пишутся
с наращением падежных окончаний: 8-й ряд, 90-е годы. Порядковые
числительные, обозначенные римскими цифрами, пишутся без наращения:
специалист I категории.
Если подряд следуют два порядковых числительных, обозначенных
арабскими цифрами и разделенных запятой или соединенных союзом,
наращение ставится дважды: 5-й, 6-й классы; 9-е или 10-е классы; 60-е
и 70-е годы. Если подряд следуют более двух порядковых числительных,
обозначенных арабскими цифрами, наращение имеет только последнее:
ученики 5, 7 и 9-х классов; 40, 60, 70-е годы.
Если два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами,
написаны через тире, наращение имеет только второе: 8-10-е классы, в
80-90-х годах.
Не требуют наращения такие порядковые числительные, обозначенные
арабскими цифрами, как номера томов, глав, страниц, приложений и
другие, если родовое слово предшествует числительному: в томе 6, в
главе 6, на странице 85, в таблице 7, из приложения 6.
Знак номера перед порядковыми номерами томов, глав не ставится.
Римскими цифрами принято обозначать века, кварталы, порядковые
номера конференций, съездов, конгрессов, сессий международных
организаций, годовщин, спортивных состязаний:
XX век, ХIХ-ХХI века, XX столетие;
I квартал, П квартал, III квартал, IV квартал;
I Международный астрономический съезд;
XXV Всемирная ассамблея здравоохранения.
10.5. Написание чисел и единиц измерения.
Для написания чисел используется буквенная (четыре пишущие
машины, пять ПЭВМ), цифровая (25 ПЭВМ, 320 грузовиков) и
буквенно-цифровая (130 тысяч рублей) формы чисел.
Буквенная форма чисел рекомендуется для обозначения однозначных
чисел, если они стоят не при денежных единицах и не при единицах
измерения (за шесть месяцев 2004 года), а также для написания
существительных и прилагательных, имеющих в своем составе числительные
(пятидесятилетие, трехмесячный). Если однозначные числа стоят в ряду
многозначных, для их обозначения используется цифровая форма: от 8 до
12 лет.
Цифровая форма используется для обозначения многозначных целых и
дробных чисел (18 месяцев, 35 200 рублей, 0,75 литра), а также в
случаях, если однозначные числа образуют сочетания с денежными
единицами или различными единицами измерения (9 тонн).
Буквенно-цифровая форма чисел используется для обозначения
многозначных целых и дробных чисел в виде сочетания цифр с
числительными тысяча, миллион, миллиард, триллион или их сокращениями
тыс., млн, млрд, трлн; 5 тыс. рублей, 112 млн рублей, 20 млрд рублей,
159,3 трлн рублей.
Числительные "полтора", "два с половиной" и им подобные
рекомендуется обозначать цифрами: в 1,5 раза, 2,5 метра. В документах,
являющихся результатом устной речи (стенограммы), используется
словесный способ написания таких числительных (в полтора раза, два с
половиной метра), за исключением случаев, когда они стоят в ряду
однородных числовых выражений.
Названия единиц измерения в текстах нормативных распорядительных
документов и стенограмм рекомендуется писать полностью: 5 тысяч
метров, 16 тони, 120 квадратных метров, 60 кубических метров, 20
миллионов рублей; в табличных формах и приложениях - сокращенно: 5
тыс. м, 16 т, 120 кв. м, 60 куб. м, 20 млн р.
Проценты рекомендуется обозначать в тексте сочетанием числа в
цифровой форме и слова "процент" в соответствующем числе и падеже: по
ставке 5 процентов, на 21 процент. Использование знака % допускается в
заголовках граф табличных форм.
Существительное после дробного числа согласуется с дробной его
частью и ставится в форме родительного падежа единственного числа:
28,5 метра, 28,5 квадратного метра, 45,0 километра, 12,3 процента.
Числа в цифровой и буквенно-цифровой формах разделяются пробелами
на группы (по три цифры справа налево), начиная с четырехзначных,
кроме случаев, когда они обозначают номер или используются в
обозначениях нормативных документов, марках машин и так далее: 2 700
млн рублей, 443 365,5 млрд рублей (но: N 85110).
При оформлении дат, сроков, денежных выражений, а также в
названиях праздников и знаменательных дат отделение словесных
выражений от цифровых или перенос их на другую строку или страницу не
допускается.
Знаки N, §, % и другие при нескольких числах (то есть, когда они
обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не
удваиваются и ставятся только один раз: бюллетени N 5 и 89.
Математические обозначения =, +,-, ", " и другие допускается
применять только в формулах, в текстах документов их необходимо
передавать словами равно, плюс, минус, меньше, больше.
10.6. Требования к сокращению часто употребляемых слов и величин.
Сокращенно могут записываться:
1) названия единиц измерения (при цифрах):
километр - км центнер - ц
метр - м тонна - т
сантиметр - см гектар - га
миллиметр - мм атмосфера - атм
килограмм - кг секунда - с
грамм - г

2) различные обозначения:
область - обл. (при названии) село - с. (при названии)
район - р-н (при названии) дом - д. (при цифре)
город - г. (при названии) поселок - пос. (при названии)
год, годы - г., гг. (после цифры) железнодорожный - ж.д.
(транспорт)

В конце сокращений, образованных путем высечения букв или слогов
(млн, млрд, мм, кг и так далее), точка не ставится.
Не сокращаются обозначения единиц физических величин, если они
употребляются без цифр. Исключение составляют единицы физических
величин в таблицах.
Округление числовых значений величин до первого, второго,
третьего и последующих десятичных знаков для различных типов,
размеров, видов, марок продукции одного назначения, как правило,
должно быть одинаковым.
В написании имен, географических названий, терминов, должностей,
учреждений, единиц измерения и так далее должно соблюдаться
единообразие принципов и форм сокращения.
Если однажды фамилия была написана с двумя инициалами, например
Петров В.В. или В.В. Петров, она должна и в дальнейшем писаться так
же. Отделение инициалов от фамилии, перенос их на другую строку или
страницу не допускается.

II. Общие требования к оформлению служебных документов,
подготавливаемых в Законодательном Собрании

11.1. Оформление распоряжений Председателя Законодательного
Собрания.
Распоряжения Председателя Законодательного Собрания (далее -
распоряжение) оформляются на бланках установленной формы.
Проект распоряжения печатается на стандартном листе бумаги (не на
бланке).
Верхнее поле документа устанавливается границами бланка, левое
поле - не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм, нижнее - не менее 20
мм.
Распоряжение имеет следующие реквизиты:
1. Наименование органа: Законодательное Собрание Ульяновской
области.
2. Наименование вида документа: распоряжение Председателя
Законодательного Собрания.
3. Дата и номер.

Номер и дата располагаются на одной строке.
К порядковому номеру распоряжения добавляется буквенный индекс
"р", который соединен с номером дефисом. Например: N 18-р
На проекте распоряжения дата и номер не проставляются.

4. Заголовок к тексту.

Печатается на 2-3 интервала ниже реквизитов "Дата" и "Номер" и
выделяется шрифтом более яркой насыщенности. Оформляется центрованным
способом. Пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не
ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через
один интервал.
В отдельных распоряжениях заголовок может отсутствовать.

5. Текст.

Отделяется от заголовка 2-3 интервалами.
Текст распоряжения печатается от границы левого поля и
выравнивается по левой и правой границам полей. Первая строка абзаца
начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы текстового поля.
Текстовая часть распоряжения может подразделяться на преамбулу и
распорядительную часть.
При наличии пунктов и подпунктов в тексте распоряжения они
оформляются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Наличие приложения (одного или нескольких) обязательно
оговаривается в тексте к распоряжению.
Текст распоряжения печатается с использованием редактора Мicrosoft Word
для Windows шрифтом Тimes Nеw Roman Cyr N 14 через 1,5 интервала.
Выделение фамилий прописными буквами или шрифтом другой
насыщенности не допускается.

6. Подпись.

Отделяется от текста 3 интервалами и печатается на расстоянии не
менее 124 мм от границы левого поля и выделяется шрифтом более яркой
насыщенности.
Подпись состоит из инициалов и фамилии Председателя
Законодательного Собрания.

7. Печать.

Рассылаемые экземпляры оформленных распоряжений заверяются
печатью общего отдела.
Оттиск печати должен захватывать часть подписи.

9. Приложение.

Приложение к распоряжению (одно или несколько) оформляется на
стандартном листе бумаги с соблюдением размеров полей и с соблюдением
всех требований к оформлению прописанных выше.
11.2. Оформление постановления Законодательного Собрания.
Постановление Законодательного Собрания (далее - постановление)
оформляются на бланках установленной формы.
Постановление имеет следующие реквизиты:

1. Наименование органа: Законодательное Собрание Ульяновской
области.
2. Наименование вида документа: постановление.
3. Дата и номер.

Дата и номер печатаются на одной строке.
Номер состоит из номера протокола заседания с начала созыва и
порядкового номера с начала года, разделенных между собой косой
чертой. Например: 4/22
4. Заголовок к тексту.
5. Текст.

Текстовая часть постановления подразделяется на преамбулу и
постановляющую часть.
Слово "постановляет" в преамбуле постановления выделяется шрифтом
более яркой насыщенности.
Наличие приложения (одного или нескольких) обязательно
оговаривается в тексте.

6. Подпись.

Включает в себя наименование (сокращенное) должности
подписывающего постановление, личную подпись, инициалы и фамилию.
Инициалы и фамилия печатаются на расстоянии не менее 124 мм от границы
левого поля. Реквизиты "подпись" выделяются более насыщенным шрифтом.

7. Печать.
9. Приложение.

Оформление всех реквизитов (кроме указанных особенностей)
оформляется аналогично указанным в п. 10.1.
Основные требования к содержанию постановления:
не допускать противоречия действующему законодательству;
учитывать все прежние постановления по данному вопросу;
в случае, если вновь принимаемое постановление исключает действие
ранее принятых решений по этому вопросу, то следует указать на это
(например: постановление от 10.08.93 N 15/5 считать утратившим силу);
четко указывать содержание предписываемых действий и сроки их
исполнения.
Проекты постановлений, подготовленные с нарушением установленных
требований, должны возвращаться для доработки.
На листе согласования к проекту постановления должна быть отметка
о том, какой комитет, депутат выносит вопрос на рассмотрение, визы
исполнителя, всех заинтересованных лиц, государственно-правового
отдела. В случае несогласия с содержанием проекта визирующий должен
сделать отметку об этом с обоснованием своего мнения. Если в процессе
согласования в проект постановления вносятся (внесены) существенные
изменения, то он подлежит повторному визированию.
По необходимости к проекту постановления прилагаются справки,
обосновывающие необходимыми доводами и расчетами целесообразность
принятия постановления, за подписью руководителя организации,
представившего данный проект.
К проекту постановления готовится расчет рассылки.
В тех случаях, когда проект постановления предусматривает
обращение с ходатайством в Правительство РФ и другие центральные
органы, к нему прилагается проект письма, обращения по данному
вопросу, которое после подписи вместе с постановлением
Законодательного Собрания направляется соответствующему адресату.
Порядок оформления, согласования и сроки представления проектов
документов к заседанию Законодательного Собрания области должны
соответствовать требованиям Регламента Законодательного Собрания
области.
Проекты постановлений, по которым в ходе обсуждения на
Законодательном Собрании поступили замечания, дополнения или
изменения, дорабатываются соответствующим комитетом Законодательного
Собрания или специально созданной комиссией.
Редактирование принятых постановлений должно проводиться в
течении 1-2-х дней, кроме случаев, когда дается иной срок.
Все подписанные постановления оформляются и рассылаются общим
отделом в течение 7 дней.
В отдельных случаях текст постановления, распоряжения может
содержать одну распорядительную часть без преамбулы.
Содержание нормативных и распорядительных документов не должно
противоречить изданным ранее или дублировать их.
11.3. Оформление проектов законов области.
Закон, нормативный акт правового характера Законодательного
Собрания области - официальный письменный документ, который
принимается Законодательным Собранием и подписывается Главой
администрации Ульяновской области.
Проект нормативного акта правового характера согласовывается и
направляется на заключение в порядке, установленном Регламентом
Законодательного Собрания области.
Бланки с гербом при оформлении законопроектов не применяются.
Проект закона печатается на стандартом листе бумаги. При внесении
законопроекта для рассмотрения на заседании Законодательного Собрания
необходимо представить пакет документов, состоящий из:

1. Текста законопроекта.

Текст включает:

наименование документа: Закон Ульяновской области.

Печатается центрованным способом, прописными буквами (шрифтом
более яркой насыщенности);

наименование законопроекта.

Печатается центрованным способом ниже реквизита "Наименование
документа" шрифтом более яркой насыщенности;

наименование органа, принявшего законопроект, и дата принятия:
Принят Законодательным Собранием Ульяновской области "__"_____2004 г.

Печатается центрованным способом ниже реквизита "Наименование
законопроекта".
Дата принятия печатается словесно-цифровым способом;

текст законопроекта.

Может включать части, разделы, главы, статьи, части (статей),
пункты, подпункты, абзацы. Располагаются в последовательности,
обеспечивающей логическое развитие темы, переход от общих положений к
более конкретным. Статьи могут приводиться как с названиями, так и без
названий. Например:

Статья 1.

Объектом налогообложения является имущество предприятия в его
стоимостном выражении, находящееся на балансе этого предприятия.

Или:
Статья 1. Конституционный Суд Российской Федерации -
судебный орган конституционного контроля.

Часть как структурная единица статьи может не иметь нумерации и
оформляться абзацами. В этом случае ссылки оформляются таким образом:
часть первая статьи 12. Если же части имеют нумерацию, она
проставляется арабскими цифрами с точкой, как в пунктах. В ссылках
указывается: часть 1 статьи 12.
Особый случай представляют собой законопроекты о внесении
изменений и дополнений в действующие акты. Они могут быть
структурированы следующим образом: статьи, пункты, подпункты, абзацы.
Если законом вносятся дополнительные статьи в действующий закон,
то в первых пунктах надо указать эти дополнения, а затем изменения.
Текстовая часть печатается в соответствии с нормами, прописанными
в реквизите "Текст";

подпись.

Печатается от границы левого поля через 2-3 межстрочных интервала
от текста законопроекта (шрифтом более яркой насыщенности). Печатается
в соответствии с реквизитом "Подпись";

место подписания, дата подписания, номер.

Печатаются через 2-3 межстрочных интервала от реквизита "Подпись"
центрованным способом.
Дата печатается словесно-цифровым способом, номер - арабскими
цифрами. Номер состоит из порядкового номера и буквенного индекса,
соединенных дефисом.

2. Пояснительной записки, содержащей изложение предмета
законодательного регулирования и концепции предлагаемого
законопроекта.

3. Финансово-экономического обоснования принимаемых решений (при
необходимости, а в случае внесения законопроекта, предусмотренного
частью 3 статьи 104 Конституции РФ, - в обязательном порядке.

4. Проекта постановления Законодательного Собрания.

5. Листа согласования и рассылки.

Законопроекты, принятые постановлением Законодательного Собрания,
вступают в законную силу после подписания их Главой администрации
Ульяновской области и опубликования в порядке и в сроки, установленные
Законодательным Собранием на основании Закона Ульяновской области "О
порядке опубликования и вступления в силу законов Ульяновской области
и иных нормативных правовых актов, принятых Законодательным Собранием
Ульяновской области и Главой администрации Ульяновской области".
11.4. Оформление протокола заседания Законодательного Собрания.
Протокол печатается на стандартных листах бумаги в соответствии с
нормами, прописанными в реквизите "Текст".
В протоколе указываются следующие данные:
наименование Законодательного Собрания, порядковый номер
заседания (в пределах созыва), дата и место проведения заседания;
число депутатов, избранных в Законодательное Собрание, число
присутствующих и отсутствующих депутатов, список присутствующих на
заседании лиц, не являющихся депутатами;
повестка дня заседания, кем внесен вопрос на рассмотрение
Законодательного Собрания;
фамилия докладчика, его должность;
фамилия, инициалы выступивших в прениях, внесших обращение или
задавших вопрос докладчику;
итоги голосования по каждому вопросу повестки дня.
Текст протокола состоит из вводной и основной частей. В первой
части протокола заседания Законодательного Собрания на месте реквизита
указываются номер и дата заседания, инициалы и фамилия
председательствующего на заседании (печатаются шрифтом более яркой
насыщенности), а также количество присутствующих членов коллегиального
органа, приглашенные лица и повестка дня. Фамилия, инициалы
приглашенных, повестка дня заседания печатаются шрифтом более яркой
насыщенности. Нумерация вопросов повестки дня осуществляется арабскими
цифрами с точкой.
Вторая, основная часть протокола делится на разделы в
соответствии с пунктами повестки дня. Каждый раздел строится по форме:
докладчик - выступили - постановили.
Порядок оформления второй части протокола:
вопрос повестки дня (печатается более насыщенным шрифтом).
Формулировка вопроса начинается с предлога "о" (о чем, о ком);
кем вопрос внесен;
кто готовил и предложил к рассмотрению;
слово ДОКЛАДЧИК печатается прописными буквами под порядковым
номером вопроса повестки дня, после него ставится двоеточие и
указываются фамилия, инициалы докладчика.
Если по данному вопросу заявлен содокладчик, то его данные
оформляются таким же образом;
слово ВЫСТУПИЛИ оформляется аналогично. Только после фамилии и
инициалов выступивших депутатов через дефис указывается округ или
наименование партии, блока, от которых он избран. Если выступающий не
является депутатом - указываются только его фамилия и инициалы;
по каждому из рассматриваемых вопросов в протоколе отмечаются
результаты голосования (печатаются шрифтом более выраженной
насыщенности);
ход обсуждения вопросов протоколируется, по каждому вопросу
записывается результат его обсуждения (проект постановления принять в
целом или с изменениями, поручить комитету или должностному лицу
доработать проект и т.п.). Принятые на заседании постановления
прилагаются к протоколу;
протокол подписывают председательствующий на заседании
Законодательного Собрания области, руководитель секретариата
(начальник общего отдела). Подписи печатаются щрифтом более яркой
насыщенности.
Срок оформления протокола определен Регламентом Законодательного
Собрания.
К протоколу прикладывается стенограмма заседания, подписанная
специалистом.
11.5. Оформление протокола заседания комитетов, рабочих
совещаний.
Протокол печатается на стандартных листах бумаги в соответствии с
нормами, прописанными в реквизите "Текст".
В протоколе указываются следующие данные:
1. Наименование органа: Законодательное Собрание Ульяновской
области
2. Наименование комитета: Комитет по бюджету, экономике, налогам
и предпринимательству.
3. Наименование вида документа: протокол.
4. Вид заседания.
5. Дата и номер.

Дата проведения заседания печатается ниже реквизита "Вид
заседания". Дата оформляется словесно-цифровым или цифровым способом,
номер - арабскими цифрами.
Дата печатается от границы левого поля.
Номер печатается на той же строке, что и слово "ПРОТОКОЛ".

6. Место проведения заседания.

Указывается при необходимости (например, в случае проведения
выездного заседания).

7. Слово "Председательствовал(и)".

Печатается ниже реквизита "Место проведения заседания" от границы
левого поля, выделяется шрифтом более яркой насыщенности. Далее (через
двоеточие) указываются фамилия и инициалы лица, председательствующего
на заседании. При необходимости может указываться должность
председательствующего.

8. Слово "Присутствовали".

Печатается от границы левого поля документа, выделяется шрифтом
более яркой насыщенности. Далее (через двоеточие) с красной строки
перечисляются в алфавитном порядке фамилии и инициалы присутствовавших
на заседании.
При оформлении протокола перечисление присутствующих производится
в следующей последовательности: члены комитета, приглашенные от других
организаций, сотрудники аппарата комитета. При перечислении
приглашенных обязательно указываются наименования их должностей.
Допускается оформление списка присутствовавших отдельным
приложением с указанием фамилий, инициалов и наименований должностей.

9. Слова "Повестка дня".

Печатаются от границы левого поля прописными буквами шрифтом
более яркой насыщенности. Далее (через двоеточие) с красной строки
печатается (с прописной буквы) формулировка вопроса повестки дня, кем
вопрос внесен. Формулировка вопроса начинается с предлога "о" (о чем,
о ком). При наличии в повестке дня нескольких вопросов они нумеруются
арабскими цифрами с точкой.

10. Слово "Слушали".

Печатается от границы левого поля после номера вопроса (арабская
цифра с точкой) в повестке дня прописными буквами шрифтом более яркой
насыщенности. Далее (через двоеточие) с красной строки указываются:
формулировка вопроса (с прописной буквы), кем вопрос внесен, инициалы
и фамилия докладчика (инициалы и фамилии содокладчиков), форма доклада
(отчет, сообщение, информация и тому подобное). Если текст доклада
прилагается, делается пометка: "Текст доклада прилагается".

11. Слово "Выступили".

Печатается от границы левого поля прописными буквами шрифтом
более яркой насыщенности. Далее (через двоеточие) приводятся инициалы
и фамилия выступившего (фамилии выступивших), при необходимости с
указанием наименования должности. Воспроизводится краткая запись
выступления, если в этом имеется необходимость. Если текст выступления
прилагается к протоколу, то делается пометка: "Текст прилагается".

12. Слово "Решили" (или "Комитет решил").

Печатается от границы левого поля прописными буквами более яркой
насыщенности. Далее (через двоеточие) с красной строки следует
изложение решения (печатается с прописной буквы). Если решение по
вопросу повестки дня состоит из нескольких пунктов, то пункты
нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками: 1.1. - первый
пункт решения по первому вопросу повестки дня, 1.2. - второй пункт
решения по первому вопросу и т.д.
Тексты пунктов решения излагаются с использованием неопределенной
формы глагола (например: возложить, поручить и т.д.).
При наличии в повестке дня заседания нескольких вопросов по
каждому из них текст строится по схеме "слушали - выступили - решили".

13. Подпись.

От границы левого поля печатается (с прописной буквы) слово
"Председательствующий", на расстоянии не менее 124 мм от границы
левого поля печатаются инициалы и фамилия председательствовавшего на
заседании.
Протоколы совместных заседаний оформляются аналогично.
11.6. Оформление выписки из протокола заседания, совещания.
Оформляются на стандартных листах бумаги.
При оформлении выписок из протоколов используются следующие
реквизиты:
1. Наименование структурного подразделения.

Печатается прописными буквами центрованным способом.

2. Наименование вида документа: выписка из протокола.

Печатается ниже реквизита "Наименование структурного
подразделения" центрованным способом прописными буквами. Выделяется
шрифтом более яркой насыщенности.

3. Вид заседания, совещания.

Печатается центрованным способом ниже реквизита "Наименование
вида документа" и согласуется с ним в родительном падеже. Выделяется
шрифтом более яркой насыщенности.

4. Дата и номер.

Печатаются ниже реквизита "Вид заседания". Дата оформляется
словесно-цифровым или цифровым способом, номер - арабскими цифрами.
Дата печатается от границы левого поля.
Номер печатается на той же строке, что и слова "Выписка из
протокола".

5. Формулировка вопроса повестки дня.

Указывается вопрос (или вопросы) повестки дня, по которому
делается выписка из протокола.
Печатается центрованным способом и отвечает на вопрос: о чем? (о
ком).

6. Решение.

Перечисляются пункты решений по вопросам повестки дня: от границы
левого поля прописными буквами печатается слово "РЕШИЛИ" (выделяется
шрифтом более яркой насыщенности), далее (через двоеточие) с красной
строки печатаются пункты решений, которые нумеруются арабскими цифрами
с точкой.

7. Подпись.

Состоит из наименования должности лица, председательствовавшего
на заседании, его личной подписи и расшифровки подписи (инициалов и
фамилии).

8. Печать.

Рассылаемые экземпляры выписок из протокола заседания заверяются
печатью. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности
председательствовавшего на заседании.
11.7. Оформление служебных писем.
Содержание служебного письма должно быть кратким, ясным,
аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие
содержащейся в нем информации.
Письма оформляются на бланках установленных образцов формата А4
(210x297 мм). При отсутствии бланка установленного образца допускается
использовать стандартные листы бумаги.
Оформленное на бланке письмо имеет следующие реквизиты:
1. Наименование органа: Законодательное Собрание Ульяновской
области.
2. Наименование должности. Приводится на бланках должностных лиц,
имеющих право пользования должностным бланком.
3. Наименование структурного подразделения. Приводится на бланках
комитетов, структурных подразделений аппарата.
4. Индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона,
номер телефакса, адрес электронной почты.
5. Дата.

Дата проставляется в местах, обозначенных на бланке.

6. Номер.

Включает в себя последовательно располагаемые индекс дела по
номенклатуре, через дефис индекс подразделения и через косую черту
порядковый номер документа.
Номер проставляется в местах, обозначенных на бланке.

7. Адресат.

В ряде случаев перед фамилией лица, которому посылается письмо,
указывается его титул. Например:

Чрезвычайному и Полномочному Послу
(официальное название страны)

8. Ссылка на индекс (номер) и дату входящего письма, на который
дается ответ.

При оформлении ответных писем приводится ссылка на номер и дату
входящего письма, на которое дается ответ. Например:

На N 15-602 от 15.02.2004

9. Заголовок.

10. Текст.

Текст письма рекомендуется начинать с обращения к адресату,
которое печатается центрованным способом и выделяется шрифтом более
яркой насыщенности. Например:

Уважаемый Александр Николаевич!

Текст печатается на 2-3 интервала ниже обращения от границы
левого поля. Первая строка каждого абзаца текста начинается с красной
строки.
При наличии пунктов, подпунктов они оформляются арабскими цифрами
с точкой.

11. Отметка о наличии приложения.

12. Подпись.

Служебные письма подписываются должностными лицами в соответствии
с предоставленными им полномочиями.
Исходящие письма направляются за подписью Председателя,
заместителей Председателя, руководителя аппарата Законодательного
Собрания. Письма, подготовленные на бланках комитетов, подписывают
председатели комитетов.
Исходящие письма отправляются с собственноручной подписью, а виза
исполнителя проставляется на копии отправляемого письма, остающейся в
деле.

13. Фамилия исполнителя и номер его телефона.

При печатании реквизиты письма отделяются один от другого 2-3
интервалами.
11.8. Оформление служебных телеграмм.
Телеграммы оформляются на стандартных листах бумаги в 2-х
экземплярах.
Право подписи телеграмм имеют: Председатель Законодательного
Собрания, заместители Председателя Законодательного Собрания.
При оформлении телеграмм печатаются следующие реквизиты:

1. Подробный адрес.

Указывается полный почтовый адрес, содержащий все адресные
атрибуты, необходимые для обеспечения оперативной доставки телеграммы
адресату, в том числе наименование организации, наименование
должности, инициалы и фамилия получателя или инициалы и фамилия, если
телеграмма адресована частному лицу.
При адресовании телеграммы с одним и тем же текстом не более чем
в три адреса отправитель должен представить столько экземпляров
телеграммы, сколько адресов указано. В адресной части каждой их этих
телеграмм указывается только тот пункт, куда следует доставить
телеграмму. При адресовании телеграммы в четыре и более адресов
прилагается список адресов, составленный и подписанный исполнителем. К
списку прилагается один экземпляр телеграммы.

2. Текст.

Текст телеграммы может начинаться с обращения к должностному
лицу.
Текст телеграммы излагается кратко, как правило, без союзов и
предлогов (если при этом не искажается содержание), с обозначением
знаков "точка", "запятая", "кавычки", "тире", "восклицательный",
"вопросительный", а также знака "скобка" полными словами либо
соответствующими символами.
Знак "номер" может указываться либо полным словом, либо
сокращенным словом "нр".
Цифры в телеграмме могут указываться либо знаками цифр, либо
полными словами. Числа, точность передачи которых важна для
пользователя, должны указываться полными словами.
Если слово в тексте пишется через дефис (например: по-прежнему,
из-за, научно-исследовательские и тому подобное), то дефис надо
ставить.
Текст телеграммы печатается шрифтом Times New Roman Cyr N 14
прописными буквами через 1,5-2 интервала. Объем текста не должен
превышать 90 слов (одна машинописная страница). В тексте нельзя делать
вставки.
Если в телеграмме дается ответ на поступивший документ, в тексте
телеграммы приводится ссылка на его номер и дату.

3. Подпись.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи
указываются наименование должности и фамилия лица, подписавшего
телеграмму. Допускается указывать также инициалы имени и отчества.

4. Номер и дата.

Печатаются ниже реквизита "Подпись".

5. Наименование и адрес отправителя.

Через 1-1,5 межстрочных интервала от реквизита "Номер и дата"
проводится черта. Под чертой печатаются наименование и адрес
отправителя.

6. Печать.

11.9. Оформление стенограмм заседаний.
Стенограммы печатаются на стандартных листах бумаги и имеют
следующие реквизиты:

1. Наименование вида документа: стенограмма.

Печатается прописными буквами шрифтом более яркой насыщенности
центрованным способом с отступом на 3-4 интервала от границы верхнего
поля первой страницы документа.

2. Вид заседания.

Наименование вида заседания печатается центрованным способом
шрифтом более яркой насыщенности на 2 интервала ниже реквизита
"Наименование вида документа" и согласуется с ним в родительном
падеже. Например:

С Т Е Н О Г Р А М М А

пятого заседания Законодательного Собрания
Ульяновской области третьего созыва

3. Место проведения заседания.

Отделяется от предыдущего реквизита 2-3 интервалами.
Если в реквизит входит не менее двух составных частей, он
печатается центрованным способом шрифтом более яркой насыщенности.
Например:

Дом Советов. Зал заседания.

Если реквизит состоит из одной части, он ограничивается левым
полем документа. Например:

Зал заседания.

4. Дата и время начала работы.

Дата и время начала работы заседания оформляются
словесно-цифровым способом.
Если предыдущий реквизит печатается центрованным способом, дата и
время начала работы печатаются таким же способом на один интервал ниже
предыдущего реквизита и выделяются шрифтом более яркой насыщенности.
Например:

22 марта 2004 года. 11 часов

Если предыдущий реквизит ограничивается левым полем документа,
реквизит "Дата и время начала работы" печатается на одном уровне с
реквизитом "Место проведения заседания" и ограничивается правым полем.
Например:

Зал заседания 22 марта 2004 года. 11 часов

5. Сведения о председательствующем на заседании.

После слова "Председательствует" приводятся наименование
должности председательствующего, его инициалы и фамилия.
Сведения о председательствующем на заседании отделяются от
предыдущего реквизита одним интервалом и печатаются центрованным
способом в 2 строки (или более) шрифтом более яркой насыщенности без
точки в конце. Например:

Председательствует Председатель Законодательного Собрания Б.И.Зотов.

6. Текст.

Отделяется от предыдущего реквизита 4 интервалами.

Печатается аналогично указанному в реквизите "Текст". При большом
объеме печатных листов допускается использование шрифта N 12.
Фамилии и инициалы выступающих выделяются шрифтом более яркой
насыщенности или подчеркиваются одной линейкой. Тексты выступлений
печатаются в подбор.

7. Подпись исполнителя.

Печатается через 2 интервала от текста. Включает в себя:
должность исполнителя, личную подпись, инициалы и фамилию.

12. Контроль исполнения документов

Целью контроля является обеспечение своевременного и
качественного исполнения поручения зафиксированных в документах.
12.1. Контроль за качественным исполнением поручений,
содержащихся в документах, осуществляется специалистом
Законодательного Собрания области (согласно должностной инструкции).
12.2. Контроль за сроками исполнения документов в Законодательном
Собрании осуществляют:
специалист, ответственный за контроль исполнения документов
(постановления Законодательного Собрания; распоряжения Председателя
Законодательного Собрания; документы особого контроля с поручениями
Председателя Законодательного Собрания, заместителей Председателя
Законодательного Собрания; все остальные документы, поставленные на
контроль);
специалист общественной приемной (письменные предложения,
заявления и жалобы граждан).
12.3. Ответственным исполнителем считается лицо (учреждение),
названное руководителем Законодательного Собрания области в резолюции,
а также в распорядительных документах (постановлениях, распоряжениях)
первым. Все перечисленные в резолюции (постановлении, распоряжении)
исполнители в равной степени ответственны за качественное и
своевременное исполнение документа и обязаны в сроки, намеченные
ответственным исполнителем, представлять все необходимые материалы и
сведения. Обобщение представленных исполнителями материалов и сведений
возлагается на ответственного исполнителя.
Ответственный исполнитель подготавливает обобщенную информацию об
исполнении поручения, которая визируется всеми соисполнителями.
При необходимости продлить срок исполнения поручения, исполнитель
обязан заблаговременно обратиться с аргументированной просьбой к
руководителю, давшему поручение.
12.4. Учет контрольных документов, сбор информационных
материалов, их анализ, доклад руководству возлагается на помощников
Председателя, заместителей Председателя Законодательного Собрания,
специалистов комитетов и других работников аппарата, ответственных за
делопроизводство.
12.5. Перед уходом в отпуск или отъездом в командировку
исполнитель обязан по указанию руководства Законодательного Собрания
или руководителей структурных подразделений передать неисполненные
документы другому работнику, а также поставить об этом в известность
специалиста, ответственного за контроль исполнения документов
Законодательного Собрания. Не сданные исполнителями документы
считаются неисполненными. В случае увольнения или перехода исполнителя
в другое структурное подразделение Законодательного Собрания документы
передаются по акту.
12.6. Срок исполнения документов не должен превышать 30 дней
(если в резолюции не указан другой срок исполнения) со дня регистрации
в Законодательном Собрании области.
12.7. Сроки исполнения распорядительных документов
Законодательного Собрания области (постановлений, распоряжений)
указываются в текстах самих документов.
12.8. Изменение срока исполнения документа осуществляется только
лицом (организацией), его установившим.
12.9. Продление сроков исполнения поручений, содержащихся в
постановлениях Законодательного Собрания, осуществляется только на
заседаниях Законодательного Собрания области. Сроки исполнения,
установленные распоряжениями председателя Законодательного Собрания
области, изменяются только им. Изменение срока соответственно вносится
в контрольное дело.

1 2

Распоряжение Законодательного Собрания Ульяновской области от 07.04.2004 № 141-р

Информация по документу

« Распоряжение Мэра г. Ульяновска Ульяновской области от 12.04.2004 № 153-р

Распоряжение Главы администрации Ульяновской области от 05.04.2004 № 175-р »

Изменен протокол лечения ковида

Германия может полностью остановить «Северный поток – 2»

Богатые уже не такие богатые

Отныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию

Вакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане

МТС попала в переплет в связи с повышением тарифов

Регулятор откорректировал прогноз по инфляции

Стоимость нефти Brent взяла курс на повышение

Курсы иностранных валют снова выросли

Украина получит 1,2 миллиарда евро в качестве макрофинансовой помощи

АПК РФ

ГК РФ

ГПК

ЖК РФ

КоАП

НК РФ

СК РФ

ТК РФ

УИК РФ

УК РФ

УПК

Конституция

о Защите Прав Потребителей

о Персональных данных

Закон о Полиции

Закон об Оружии

Закон об ОСАГО

Закон о Рекламе

об Образовании

ПДД