|
Расширенный поиск
Постановление Главы администрации Ульяновской области от 06.01.2000 № 2ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 6 января 2000 г. N 2 г. Ульяновск Утратилo силу - Постановление Губернатора Ульяновской области от 27.02.2009 г. N 11 Об утверждении инструкции по делопроизводству в аппарате Администрации области В целях наведения должного порядка по подготовке и в работе с документами п о с т а н о в л я ю: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации области. 2. Заместителям Главы администрации области, руководителям структурных подразделении аппарата администрации области обеспечить строгое выполнение настоящей Инструкции. 3. Главам городов и районов области, руководителям отделов, управлений, комитетов администрации области навести должный порядок в работе с документами, осуществлять подготовку и оформление документов, направляемых в администрацию области, в соответствии с утвержденной Инструкцией. 4. Признать утратившим силу решение облисполкома от 12.12.80 N 886 "Об утверждении Инструкции по организации делопроизводства в аппарате исполкома областного Совета народных депутатов". Глава администрации Ульяновской области Ю.Ф.Горячев Утверждена постановлением Главы администрации области от 6 января 2000 г. N 2 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ АДМИНИСТРАЦИИ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, правила и порядок работы с документами несекретного характера и обращениями граждан в аппарате администрации области (далее именуется - Администрация) в процессе осуществления им своих функций. Инструкция разработана в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации, а также положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, рекомендациями по совершенствованию работы с документами, не противоречащими законодательству Российской Федерации и области, и с учетом опыта работы с документами в администрации области. 1.2. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для всех работников аппарата Администрации и ее структурных подразделений. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены с Инструкцией под роспись. 1.3. Инструкция ориентирована на использование в аппарате Администрации автоматизированной системы "Делопроизводство", предназначенной для учета, регистрации и контроля за прохождением и исполнением документов. Сопровождение программного и информационного обеспечения автоматизированной системы "Делопроизводство" в процессе ее эксплуатации, сопровождение и ведение технологической базы данных этой системы осуществляется отделом информационных систем комитета по экономике администрации области. Автоматизированные технологии подготовки и обработки документированной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. 1.4. Методическое руководство работой по организации и ведению делопроизводства, проверке его состояния осуществляет управление делопроизводства и контроля Администрации. Управление делопроизводства и контроля взаимодействует со структурными подразделениями Администрации, аппаратом Законодательного Собрания области, а также с органами местного самоуправления. Инструктивные письма управления делопроизводства и контроля по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения в аппарате и структурных подразделениях Администрации. 1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Администрации возлагается на их руководителей. 1.6. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации осуществляется ответственными за делопроизводство. 1.7. На работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Администрации, возлагается выполнение следующих основных обязанностей: прием, учет (регистрация) и распределение входящих (поступающих) документов; учет (регистрация) внутренних документов; передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения, и после получения соответствующих указаний (резолюций) - непосредственно работнику - исполнителю; учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку адресатам (отправка адресатам); контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов, писем граждан; организация справочно - информационной работы; подготовка проекта номенклатуры дел подразделения, согласование ее с руководителем структурного подразделения и далее окончательная отработка с управлением делопроизводства и контроля; ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, передача дел в текущий архив управления делопроизводства и контроля; выдача работникам документов и дел, контроль за их возвратом; сверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников; анализ и информирование руководителя структурного подразделения об исполнении документов и поручений; подготовка предложений по совершенствованию работы с документами; передача информации (ежедневная) о ходе прохождения и исполнения документов в технологическую базу данных автоматизированной системы "Делопроизводство подразделения"; ознакомление работников с нормативными правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами; консультирование работников, проведение практических занятий по вопросам работы с документами; подготовка заявок на печатно - бланочную продукцию, получение средств организационной техники, канцелярских товаров; учет бланков документов, используемых в подразделении; учет отпечатанных и размноженных материалов. 1.8. Служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых проектах постановлений и распоряжений Главы администрации области и других документах, является конфиденциальной и может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего или знакомящегося с соответствующими документами. Работники Администрации не вправе использовать в своих выступлениях в средствах массовой информации, а также в научной и преподавательской деятельности информацию, ставшую им известной в связи с их служебной деятельностью, если на использование данной информации не дано специальное разрешение руководителя аппарата Главы администрации области (далее именуется - Руководитель аппарата). 1.9. Передача работникам других организаций копий подписанных Главой администрации области документов, не указанных в листе рассылки, допускается только по письменному указанию (разрешению) Руководителя аппарата, о чем делаются соответствующие записи на подлинниках документов, листе рассылки, а также в электронных карточках документов (учетных карточках) с указанием фамилии должностного лица, разрешившего передачу документа. Передача документов (копий документов) представителям средств массовой информации осуществляется пресс - службой Главы администрации области, а также уполномоченными на то должностными лицами Администрации. 1.10. Документы по вопросам, относящимся к компетенции аппарата Администрации, не должны пересылаться на исполнение в подведомственные организации. Если документ направляется на исполнение в подведомственную организацию, то об этом необходимо поставить в известность заявителя или учреждение, откуда он поступил. На документе, подлежащем возврату, в правом верхнем углу первой страницы ставится штамп "Подлежит возврату". 1.11. Запрещается направлять в подведомственные организации подлинники документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти и подлежащих возврату. 1.12. Работники Администрации несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации. При утрате документов руководитель подразделения Администрации назначает служебное расследование, о результатах которого информирует управление делопроизводства и контроля, в случае разглашения содержащейся в документах служебной информации докладывает Руководителю аппарата. 1.13. В подразделениях Администрации могут разрабатываться не противоречащие настоящей Инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства. 2. ПОДГОТОВКА ЗАКОНОПРОЕКТОВ, ВНОСИМЫХ ГЛАВОЙ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ В ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ СОБРАНИЕ ОБЛАСТИ. РАССМОТРЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ЗАКОНОВ ОБЛАСТИ, ПОСТУПИВШИХ ГЛАВЕ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ ДЛЯ ПОДПИСАНИЯ И ОБНАРОДОВАНИЯ Подготовка законопроектов, вносимых Главой администрации области в Законодательное Собрание области 2.1. Предложения подразделений Администрации, областных управлений и комитетов, органов местного самоуправления, а также общественных объединений и граждан о разработке законопроектов для последующего их внесения в Законодательное Собрание направляются для рассмотрения Руководителю аппарата. Указанные предложения с поручением Руководителя аппарата направляются для рассмотрения и подготовки предложений в юридический отдел, а также подразделения Администрации, если законопроект затрагивает вопросы, относящиеся к их компетенции. Подготовленные подразделениями по результатам рассмотрения предложения направляются в юридический отдел в 5-дневный срок со дня получения поручения, для подготовки обобщенных предложений, которые в 3-дневный срок представляются юридическим отделом Руководителю аппарата. Руководитель аппарата докладывает о необходимости разработки законопроекта Главе администрации области, и затем поручение Главы администрации области о разработке (подготовке) законопроекта направляется исполнителю (исполнителям). При необходимости принимается распоряжение Главы администрации области о создании комиссии по разработке законопроекта с привлечением специалистов в данной сфере. 2.2. Окончательный текст законопроекта, планируемого к внесению в Законодательное Собрание области в порядке законодательной инициативы Главы администрации области, готовится юридическим отделом Администрации и представляется Руководителем аппарата вместе с проектом письма Главы администрации области в Законодательное Собрание не позднее чем за 5 дней до установленного срока его представления Главе администрации области. 2.3. Для доклада Главе администрации области перед внесением законопроекта в Законодательное Собрание области представляются следующие документы: проект закона; проект письма Главы администрации области в Законодательное Собрание области; при необходимости пояснительная записка о необходимости разработки законопроекта, содержащая: обоснование необходимости принятия законопроекта; общую характеристику законопроекта; характеристику состояния законодательства в рассматриваемой сфере правового регулирования и место законопроекта в системе действующего законодательства; финансово - экономическое обоснование принятия законопроекта (если реализация законопроекта не требует материальных и иных затрат, данный факт также отражается в записке); лист согласования с подписями следующих лиц: руководителя подразделения администрации области, осуществляющего разработку законопроекта; заместителя Главы администрации области, курирующего разработку законопроекта; руководителя Главного управления финансов (если реализация законопроекта требует материальных затрат); начальника юридического отдела администрации области. 2.4. Законопроекты, принятые Законодательным Собранием в первом чтении и направленные Главе администрации области в соответствии с постановлениями Законодательного Собрания области на заключение, направляются Руководителем аппарата в юридический отдел для подготовки предложений Главе администрации области. Юридический отдел обеспечивает подготовку предложений Главе администрации области по законопроектам, принятым Законодательным Собранием в первом чтении. При необходимости внесения поправок и дополнений в законопроект, принятый Законодательным Собранием области в первом чтении, подготовленный проект письма Главы администрации области (в 2-х экземплярах, на одном из которых проставлены визы), не позднее чем за 5 дней до даты, установленной постановлением Законодательного Собрания области для предоставления поправок и дополнений, направляется юридическим отделом Руководителю аппарата для согласования, после чего представляется Главе администрации области. Рассмотрение и оформление законов области, поступивших Главе администрации области для подписания и обнародования 2.5. Закон области, принятый Законодательным Собранием области, поступивший Главе администрации области для подписания и обнародования, направляется службой регистрации документов управления делопроизводства и контроля Руководителю аппарата для подготовки предложений Главе администрации о подписании и обнародовании закона области или его отклонении. Юридический отдел по поручению Руководителя аппарата рассматривает закон области с точки зрения его соответствия Конституции Российской Федерации и системе российского, областного законодательства, и в 3-дневный срок со дня его поступления возвращает закон области Руководителю аппарата. При этом, если юридический отдел рекомендует отклонить закон области, он представляет также Руководителю аппарата соответствующее обращение к Главе администрации и проект письма Главы администрации области в Законодательное Собрание области (в 2-х экземплярах, на одном из которых проставлены визы). 2.6. Законы области, принятые и подписанные Главой администрации области, передаются Руководителем аппарата в управление делопроизводства и контроля для их оформления, выпуска и рассылки в сроки, установленные Уставом области. Законам присваиваются порядковые номера. Нумерация ведется с начала и до конца календарного года с записью в соответствующем журнале. После порядкового номера закона области добавляются (через дефис) буквы "ЗО" (закон области). Копии законов направляются адресатам согласно листу рассылки. 2.7. Подлинники законов области, а также, при наличии другие документы, связанные с их рассмотрением и принятием и листы рассылки в течение 5 лет находятся в управлении делопроизводства и контроля, после чего сдаются в государственный архив. 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОГОВОРАМИ О РАЗГРАНИЧЕНИИ ПРЕДМЕТОВ ВЕДЕНИЯ И ПОЛНОМОЧИЙ МЕЖДУ АДМИНИСТРАЦИЕЙ ОБЛАСТИ И ОРГАНАМИ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ 3.1. Договоры о разграничении предметов веления и полномочии между администрацией области и органами местного самоуправления (далее именуются - Договоры) представляются Главе администрации области комиссией по подготовке Договоров о разграничении предметов ведения и полномочий между администрацией области и органами местного самоуправления (далее именуется - Комиссия) со своим заключением. Комиссия утверждается распоряжением Главы администрации области. Договор подписывается Главой администрации области и главой района (уполномоченным лицом органа местного самоуправления). 3.2. Подразделения администрации области участвуют в рассмотрении проектов Договоров и подготовке процедуры их принятия, обеспечивают контроль за соблюдением вступивших в силу Договоров. 3.3. Комитет по экономике администрации области во взаимодействии с Комиссией, юридическим отделом, другими подразделениями Администрации, помощниками Главы администрации области: рассматривает проекты Договоров, вносит по ним предложения и готовит необходимые документы для подписания Договоров; при необходимости подготавливает Главе администрации области предложения, направленные на обеспечение реализации Договоров; предоставляет Главе администрации области информацию о ходе реализации Договоров. 3.4. Юридический отдел администрации области оказывает необходимую правовую помощь подразделениям администрации области при рассмотрении и подписании Договоров. 3.5. Комитет по экономике администрации области передает подлинник Договора вместе со всеми документами, связанными с его подготовкой и подписанием, и листом рассылки в управлении делопроизводства и контроля для тиражирования и рассылки, хранения в архиве. 3.6. Управление делопроизводства и контроля производит тиражирование и осуществляет рассылку копий Договора в соответствии с листом рассылки. Досылка копий Договора органам местного самоуправления, организациям, учреждениям осуществляется по разрешению Руководителя аппарата. 3.7. Организационный отдел во взаимодействии с подразделениями Администрации, ответственными за соответствующие направления работ, осуществляет организационное обеспечение мероприятий с участием Главы администрации области, проводимых в рамках реализации Договоров. 3.8. Информационно - аналитический центр организует работу по опубликованию и освещению принятого Договора в средствах массовой информации. 4. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ ПОСТАНОВЛЕНИЙ, РАСПОРЯЖЕНИЙ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ 4.1. Проекты постановлений и распоряжений вносятся заместителями Главы администрации области, руководителями подразделений администрации области, областных органов управления, администрациями городов и районов области. 4.2. Ответственность за своевременность и качество подготовки проектов постановлений и распоряжений, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители, которые их вносят. 4.3. Подготовка проектов постановлений и распоряжений по кадровым вопросам и вопросам награждения осуществляется отделом государственной службы и местного самоуправления Администрации. 4.4. Подготовку заключений на проекты постановлении (распоряжений) Главы администрации области об их соответствии Конституции Российской Федерации, федеральным законам и законам области, также редактирование проектов осуществляет юридический отдел Администрации. В необходимых случаях к проекту постановления (распоряжения) прилагается справка с изложением доводов о целесообразности принятия документа. 4.5. При составлении проектов постановлений (распоряжений) необходимо: чтобы задания были реальными, конкретными, обеспечены необходимой материально - технической базой и финансированием; указывать исполнителей, объем работы, сроки исполнения, а также должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного постановления (распоряжения); обеспечить краткое, четкое и последовательное изложение документа, исключающее возможность двоякого толкования; учитывать и увязывать вносимые предложения с ранее принятыми по данному вопросу постановлениями (распоряжениями). Если вновь принятое постановление или распоряжение исключает действие постановлений или распоряжений, ранее принятых по этому вопросу, то в проекте нового документа следует признать их утратившими силу. 4.6. В тех случаях, когда проект постановления (распоряжения) предусматривает обращение с ходатайством в вышестоящие органы, к нему прилагается проект письма по данному вопросу. Письмо, после подписи, вместе с постановлением (распоряжением) направляется соответствующему адресату. 4.7. Проекты постановлений (распоряжений), подготовленные во исполнение документов вышестоящих органов государственной власти, должны содержать ссылку на эти документы (наименование, дату, номер, заголовок). Подготовка их не должна превышать 10 дней. Более длительные сроки допускаются с разрешения Главы администрации области для документов, сложных по характеру исполнения. 4.8. Согласование проектов постановлений (распоряжений) оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, его должность, расшифровку подписи и дату. Визы, а также возражения по проекту документа излагаются в листе согласования, который прилагается к проекту. Допускается внесение предложений, замечаний, возражений по проекту на отдельном листе. Если в процессе согласования в проект постановления (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержание. 4.9. Проекты постановлений (распоряжений), как правило, визируются: ответственным работником - исполнителем, подготовившим проект; руководителями отделов, управлений, комитетов или лицами их замещающими, которые представили проект и которым в документе предусматриваются задания или поручения; руководителями заинтересованных структурных подразделений Администрации и организаций; работниками юридического отдела Администрации, осуществляющими юридическую экспертизу и редактирование (полистно), за исключением проектов постановлений (распоряжений) по кадровым вопросам, представлений к награждению государственными наградами, Почетными грамотами администрации области, присвоении почетных званий; заместителями Главы администрации области, курирующими данный вопрос; главным специалистом (заведующей протокольной частью) управления делопроизводства и контроля: руководителем аппарата Главы администрации области. 4.10. Приложения к проектам постановлений (распоряжений) визируются на последнем листе приложения ответственным исполнителем и руководителем соответствующего структурного подразделения Администрации, которыми представлен проект. 4.11. На приложении к постановлению и распоряжению оказываются в правом верхнем углу первого листа наименование распорядительного документа, его дата и номер по форме: ПРИЛОЖЕНИЕ к постановлению (распоряжению) Главы администрации области 11 июня 2000 года N 324 (631-р) При наличии нескольких приложений на них проставляется порядковый номер. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ 1, ПРИЛОЖЕНИЕ 2, они должны иметь заголовок. 4.12. Руководители обеспечивают подготовку и согласование проектов постановлений (распоряжений) не более, чем в 10-дневный срок, если Главой администрации области не установлен иной срок. 4.13. Проекты постановлений и распоряжений печатаются, как правило, в управлении делопроизводства и контроля на бланках установленной формы (приложения 1, 2). 4.14. Подготовленные в соответствии с установленными требованиями проекты постановлений и распоряжений вместе с листом согласования и рассылки (приложение 3) сдаются в службу оформления и выпуска постановлении и распоряжений Главы администрации области для грамматической и лингвистической экспертизы, проверки правильности оформления проекта документа и дальнейшей его передачи Руководителю аппарата для доклада Главе администрации области. 4.15. При наличии замечаний, высказанных Главой администрации области, проект постановления (распоряжения) дорабатывается соответствующими заместителями Главы администрации или лицами, которым дано поручение по доработке, в течение 1-2 дней, и с их визой передается Руководителю аппарата. 4.16. Постановления и распоряжения подписываются Главой администрации области, а в его отсутствие - первым заместителем или заместителем, исполняющим обязанности Главы администрации области. 4.17. Подписанные Главой администрации области постановления (распоряжения) передаются Руководителем аппарата в управление делопроизводства и контроля для их оформления и выпуска. Выпускаемым документам присваиваются порядковые номера по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца календарного года раздельно для постановлений и распоряжений Главы администрации области. К порядковому номеру распоряжения Главы администрации области добавляется (через дефис) буква "р" (например, 123-р). 4.18. Копии постановлений и распоряжений Главы администрации области либо выписки из них направляются адресатам согласно листу рассылки. Лист рассылки подписывается исполнителем; в него включаются организации, должностные лица, которым необходимо послать постановление (распоряжение). Копии постановлений и распоряжений Главы администрации области либо выписки из них удостоверяются печатью "Администрация Ульяновской области - Протокольная часть" и рассылаются не позднее 3-дневного срока. 4.19. Постановления и распоряжения Главы администрации области, изменяющие или дополняющие ранее принятие документы, направляются учреждениям и организациям, которым они рассылались. Дополнительная рассылка ранее разосланных документов производится по письменному указанию Руководителя аппарата. 4.20. Информационно - аналитический центр (пресс - служба) осуществляет контроль за правильностью и своевременностью опубликования постановлений и распоряжений Главы администрации области в средствах массовой информации; юридический отдел обеспечивает по поручениям Главы Администрации области официальное разъяснение отдельных положении постановлений и распоряжений. 4.21. Постановления и распоряжения систематизируются специалистом управления делопроизводства и контроля по классификатору вопросов, ежемесячно составляется перечень отнятых постановлений (распоряжений). 4.22. Подлинники постановлений и распоряжений Главы администрации области в течение 5 лет после их выпуска вместе с документами, на основании которых они приняты, листами согласования и рассылки хранятся в управлении делопроизводства и контроля, а затем сдаются в государственный архив. 4.23. Информация о принятых постановлениях и распоряжениях Главы администрации области, их исполнении ежемесячно заносится в технологическую базу данных автоматизированной системы "Делопроизводство" и хранится в ней не менее 5 лет. 5. ПРИЕМ И УЧЕТ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ 5.1. Документы, поступающие в Администрацию, принимаются и учитываются централизованно службой регистрации входящей корреспонденции управления делопроизводства и контроля (далее именуется - служба регистрации), в праздничные дни - дежурным специалистом службы регистрации, а в выходные - ответственным дежурным по Администрации, который регистрирует их в журнале. 5.2. Прием и регистрация писем, телеграмм граждан осуществляется сектором по работе с обращениями граждан; служебная корреспонденция, адресованная заместителям Главы администрации области, управлению делами, структурным подразделениям - соответственно приемными и структурными подразделениями. 5.3. Поступающие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов приведен в приложении 4. 5.4. При вскрытии конвертов специалистом проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах. Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в службе регистрации, другой приобщается к поступившему документу, а третий пересылается отправителю (приложение 5). Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов. 6. РЕГИСТРАЦИЯ И НАПРАВЛЕНИЕ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ 6.1. Поступившие в Администрацию документы подлежат регистрации в день их получения. На поступившем документе проставляются в правом нижнем углу первого листа регистрационный штамп, порядковый номер и дата, а после 16.00 часов также и время поступления. На пакетах с пометкой "Лично" проставляются дата поступления и регистрационный номер, они не вскрываются и учитываются по реквизитам, указанным на конверте. 6.2. Документы регистрируются в автоматизированной системе "Делопроизводство", на карточках, допускается журнальная форма регистрации документов (приложения 6, 6.1., 6.2., 6.3.). Информация о зарегистрированных и переадресованных документах согласно поручениям (резолюциям) руководства ежедневно передается в технологическую базу данных автоматизированной системы "Делопроизводство". Информация о зарегистрированных документах, их провождении и исполнении хранится в технологической базе данных автоматизированной системы "Делопроизводство" 5 лет. 6.3. Управление делопроизводства и контроля направляет поступившие документы в секретариат для доклада Главе администрации области в день их поступления. 6.4. Указания по исполнению документов даются в форме резолюции. Резолюция проставляется на лицевой стороне первого листа документа на свободном от текста месте, между адресом и текстом. В состав резолюции включаются следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя, содержание действий, срок исполнения, личная подпись, дата. 6.5. Документы передаются службой регистрации в структурные подразделения Администрации в день их регистрации (учета), а телеграммы и имеющие пометки "Срочно" или "Вручить немедленно" (далее именуются - срочные документы) - немедленно. Зарегистрированные документы передаются под роспись (с указанием даты и времени передачи документа, фамилии работника, принявшего документ). 6.6. Переписка по вопросам служебной деятельности между структурными подразделениями Администрации ведется без регистрации документов в управлении делопроизводства и контроля. 6.7. Регистрация федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений Правительства, Совета Федерации, Государственной Думы, Федерального Собрания Российской Федерации и работа с ними проводится юридическим отделом Администрации в аналогичном порядке. Указанные документы докладываются непосредственно Главе администрации области, а в его отсутствие - заместителю, исполняющему его обязанности. 6.8. Служебные документы, полученные работниками Администрации, минуя службы делопроизводства, подлежат обязательной регистрации в управлении делопроизводства и контроля. 6.9. Передача зарегистрированных документов из одного структурного подразделения Администрации в другое производится с согласия лица, поручившего рассмотреть документ, при отсутствии поручения - по договоренности между руководителями структурных подразделений Администрации. Службой регистрации в учетной карточке проставляются фамилия нового исполнителя, дата переадресации документа. Зарегистрированные в управлении делопроизводства и контроля документы передаются из одного структурного подразделения Администрации в другое только через управление делопроизводства и контроля с пометкой (переадресацией) в автоматизированной системе "Делопроизводство". 6.10. Специалист службы регистрации передает исполнителям документы согласно резолюциям, вносит в электронную карточку фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа. Состояние работы с документами (на подготовке, на докладе, на контроле, исполнено, доложено, списано в дело) фиксируется работником службы делопроизводства. 6.11. Служба регистрации периодически сверяет наличие документов, находящихся на исполнении у работников, с данными, занесенными в базу данных автоматизированной системы "Делопроизводство", представляет руководителям структурных подразделений справку о прохождении и исполнении документов. 6.12. При работе с документами, поступающими в подразделения Администрации и зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить в них какие-либо правки и пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией. 6.13. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни работник подразделения Администрации с разрешения своего непосредственного руководителя передает другому работнику через службу делопроизводства находящиеся у него на исполнении документы. При увольнении все числящиеся за исполнителем документы сдаются в соответствующие службы управления делопроизводства и контроля, о чем делается отметка в учетных данных подразделения Администрации. 7. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ АДМИНИСТРАЦИИ. ОТПРАВКА ДОКУМЕНТОВ Оформление поручений 7.1. Поручения с рабочих совещаний Главы администрации области, его заместителей, других должностных лиц Администрации в соответствии с предоставленными им полномочиями готовятся исполнителями - работниками подразделений Администрации. 7.2. Поручения излагаются лаконично, с указанием всех органов (учреждений, организаций), фамилий должностных лиц, которым дается поручение, и сроков исполнения. На лицевой стороне последнего листа поручения указывается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона. 7.3. Копии поручений передаются в службу отправки документов для их учета и направления организациям и должностным лицам, которым даны эти поручения; рассылка указывается на оборотной стороне поручения и визируется исполнителем. 7.4. Регистрационные номера поручениям присваиваются в службе отправки документов (ведется общая нумерация в пределах календарного года). Регистрационные номера поручений состоят из буквенного индекса "Пр" и первых букв имени и фамилии руководителя, подписавшего поручения, и порядкового регистрационного номера (например: N Пр- ЮГ-344). Основные требования к подготовке и оформлению документов 7.5. При подготовке и оформлении документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями: документы, в основном, печатаются на бланках установленной формы; письма по относящимся к компетенции Администрации вопросам, адресованные руководителям федеральных органов власти, органов государственной власти, субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, оформляются на бланках Главы администрации области (приложение 7) и подписываются Главой администрации области; письма по вопросам, относящимся к компетенции подразделений Администрации, оформляются на бланках администрации области (приложение 8) и подписываются заместителями Главы администрации области. Ответы на документы, поступающие из министерств и ведомств, других структурных подразделений могут подписываться руководящими работниками аппарата, если они адресованы им. В служебных документах не применяется сокращенное написание слов "Российская Федерация". Телеграммы 7.6. Телеграммы печатаются в 2-х экземплярах. Текст телеграммы излагается кратко, печатается без переноса слов, абзацев, исправлений. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, где указывается должность, инициал имени и фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму; телеграммы передаются в приоритетном порядке; адресуются они также, как и письма. Отметка об особом виде телеграммы (срочная, правительственная) делается исполнителем перед адресом. Заголовок, требования к содержанию документа 7.7. К документу объемом более одной страницы составляется заголовок, в краткой форме раскрывающий его основное содержание. Заголовок размещается в левой части первого листа документа перед текстом документа. 7.8. Содержание документа должно быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации. 7.9. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа; в письмах - ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ; дата и номер документа выносятся в заголовок его первого листа. Подписание документа 7.10. При подписании документа указывается должность (полное наименование, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке) и приводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ. Инициалы имени и отчества (или инициал имени) ставятся перед фамилией; подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (с предлогом "за" или косой чертой перед наименованием должности подписывающего) не допускается; при подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности; при подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне; в документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. В этих случаях документ оформляется на стандартном листе бумаги, бланк не применяется. Визирование документа 7.11. Представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителями и другими должностными лицами, ответственными за подготовку документов. Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату, а при необходимости - наименование должности визирующего. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа на нижнем его поле: на первом экземпляре (подлиннике) распорядительных, других внутренних документов и приложений к документам, на копии отправляемого документа (кроме телеграммы). 7.12. Датой принятия документа считается дата его подписания, утверждения или составления, проставляемая словесно - цифровым способом (например: 12 июля 1998 года) либо цифровым способом, то есть тремя парами цифр, разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год (например: 15.02.98). Словесно - цифровой способ применяется в текстах документов при датировании правовых актов, постановлений, распоряжений Главы администрации области, записок, справок, финансовых и других служебных документов. Цифровой способ датирования используется при оформлении резолюций, виз, проставлении отметок об исполнении документов и в иных случаях. Адресование документа 7.13. При адресовании документа необходимо соблюдать следующие правила: - документы адресуются учреждению, его структурному подразделению или конкретному должностному лицу; - наименование учреждения указывается в именительном падеже, например: Администрация Ульяновской области; - наименование учреждения и его структурного подразделения также указывается в именительном падеже, например: Администрация Ульяновской области Управление делами; - при направлении документа должностному лицу указывается название учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, например: Администрация Ульяновской области Управляющему делами Иванову Н.И.; - при направлении документа непосредственно руководителю учреждения, организации указывают его должность и фамилию в дательном падеже, например: Председателю комитета здравоохранения администрации области Сидорову П.С.; - при рассылке документов адресат может быть обозначен обобщенно, например: Администрациям районов (городов) Ульяновской области Главам районов (городов) Ульяновской области. 7.14. Адресат указывается в правом верхнем углу документа. Полный почтовый адрес указывается в случае его направления разовому корреспонденту (кроме документов, адресованных федеральным органам, законодательным и судебным органам, органам власти субъектов Российской Федерации); почтовый адрес располагается после реквизита адресата при адресовании документа организации; в ответах на письма граждан сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы имени, отчества адресата. 7.15. В адресной части письма, телеграммы может быть указано не более четырех адресатов. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется лист рассылки, который подписывается исполнителем, и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Оформление приложения 7.16. Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем после текста до подписи дается по форме: Приложение: на 10 л. в 2 экз.; - если документ имеет приложения, не названные в тексте, их необходимо пронумеровать и перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например: Приложения: 1. Проект протокола намерений на 10 л. в 1 экз. 2. Пояснительная записка к проекту протокола намерений на 2 л. в 1 экз.; - если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложения: письмо комитета здравоохранения области от 21 июля 1998 г. N 133 и приложение к нему, всего на 8 л. в 1 экз.; - если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме: Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес; - если приложения сброшюрованы, количество листов не укрывают, например: Приложение: брошюра в 2 экз. Порядок оформления приложений к распорядительным документам дан в пункте 4.11. Оформление грифа УТВЕРЖДАЮ 7.17. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности, подписи, инициала имени и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами, их подписи располагают на одном уровне. Если документ утверждается распорядительным актом, то гриф утверждения включает: слово УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН), наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дату и номер. Регистрация исходящей корреспонденции 7.18. Экземпляр отправляемого (исходящего) документа визируется исполнителем; регистрация исходящих документов за подписью руководителя подразделения ведется ответственным за делопроизводство подразделения в журнале регистрации исходящих документов и состоит из кода Ульяновской области - 73, индекса подразделения и порядкового номера (например: 73-03-11). После регистрации документ передается на отправку в управление делопроизводства и контроля; Службой отправки управления делопроизводства и контроля исходящему документу присваивается регистрационный номер, который состоит из исходящего номера подразделения и порядкового регистрационного номера (например: 73-03-11/194); регистрационные номера письмам и другим исходящим документам, подписанным Главой администрации области, присваиваются в службе отправки документов управления делопроизводства и контроля (например: 73-01/195). Отправка документов 7.19. Исходящие документы передаются для обработки и отправки адресатам в управление делопроизводства и контроля - в службу отправки исходящих документов. Каждый исходящий документ должен содержать отметку о непосредственном исполнителе и его служебном телефоне. На отправку передаются подлинник отправляемого документа и его второй экземпляр, завизированный исполнителем, а также подписанный исполнителем лист рассылки (при направлении документа более четырем адресатам). При этом в службу отправки корреспонденции передается необходимое количество оформленных для отправки адресатам копий документа в соответствии с листом рассылки. 7.20. Для отправки телеграммы представляются оформленный ее подлинник и копия, два экземпляра указателя рассылки, подписанные исполнителем. 7.21. Исходящий N документа состоит из индекса подразделения и порядкового номера документа в пределах календарного года. Исходящий документ регистрируется в автоматизированной системе "Делопроизводство", на карточках, в журналах (приложения 9, 9.1.). Информация об отправленных документах хранится в технологической базе данных автоматизированной системы "Делопроизводство" 5 лет. 7.22. При получении документа для отправки проверяется наличие виз, подписей, приложений, указанных в основном или сопроводительном документе, ссылка на исходящий N документа - запроса. Исходящая корреспонденция отправляется в день ее получения службой отправки. Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно. 7.23. В целях правильной и своевременной отправки исходящей корреспонденции из приемных, службы выпуска постановлений и распоряжений Главы администрации области и других структурных подразделений аппарата Главы администрации области она должна сдаваться в службу отправки для обработки не позднее 16.00 часов. Документы, поступившие после 16.00 часов, отправляются на следующий день. Доставка документов исполнителям не должна превышать двух дней. Доставка корреспонденции областным комитетам, отделам, управлениям, в средства массовой информации осуществляется курьером по утвержденному маршруту под роспись, остальная отправляется почтой. При отправке корреспонденции почтой составляется реестр по форме, утвержденной органами связи. Документы отправляются адресатам в зависимости от срочности их доставки: в первую очередь - постановления, распоряжения Главы администрации области, документы в вышестоящие органы государственной власти и средства массовой информации. В отдельных случаях допускается вызов в Администрацию работников подведомственных организаций для вручения срочной корреспонденции. Документы с пометкой "Вручить немедленно", "Срочно" - вне установленного порядка отправки исходящей корреспонденции. 7.24. Учет объема исходящей корреспонденции производится периодически на основании реестра, разносной книги и показателей маркировальной машины. 7.25. Неправильно оформленные для отправки документы возвращаются исполнителям на доработку. Документы не служебного характера к отправке не принимаются. Оформление документов, направляемых за рубеж 7.26. Служебные письма зарубежным адресатам (в том числе посольствам и представительствам иностранных государств) оформляются на бланках или на стандартных листах бумаги. На бланке в правом верхнем углу первого листа письма указываются: адрес зарубежного корреспондента, включающий фамилию (имя и фамилию) адресата, наименование организации (фирмы), должность адресата, название города и страны. Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым (приложения 10., 10.1, 10.2.). Если письмо оформляется не на бланке, то в правом верхнем углу его первого листа указываются наименование города и дата отправления (словесно - цифровым способом), регистрационный номер, а в левом нижнем углу этого же листа - инициал имени, фамилия, полная официальная должность и адрес зарубежного корреспондента (приложение 11). Заголовок к тексту, как правило, не составляется. 7.27. При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ в следующей форме: "На Ваше письмо от... (дата)... 7.28. Подготовленные подразделениями Администрации предложения, обращения и другие документы по вопросам международных, межгосударственных отношений и направляемые в министерства, ведомства, другие организации Российской Федерации, а также в государственные органы зарубежных стран подписываются только Главой администрации области и должны быть завизированы его заместителем, либо Руководителем аппарата. - Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона на подлиннике письма не указываются, но проставляются на копии письма, остающейся в деле. - Одновременно с письмом исполнитель готовит конверт для отправки с адресом иностранного абонента. При этом адрес, как правило, пишется на иностранном языке. - Текст документа, направляемого за рубеж, может быть напечатан как на русском, так и на иностранном языке. 8. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ 8.1. Работу по исполнению документов осуществляют структурные подразделения Администрации в соответствии с их функциями. 8.2. Документы, поступившие в подразделения Администрации, докладываются его руководителю работником, отвечающим за делопроизводство. Руководители подразделений Администрации рассматривают документы, как правило, в день их поступления в подразделение. Указание об исполнении документа дается в форме резолюции следующего содержания: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дата. 8.3. Контроль за исполнением поручений заместителей Главы администрации области, начальников управлений, комитетов, отделов осуществляют их аппараты. Руководители подразделений Администрации определяют из числа работников исполнителей документов и поручений, которые обеспечивают контроль, сбор, обработку и обобщение поступающей информации, подготовку необходимых документов, а также проектов докладов о ходе и результатах выполнения контролируемых документов и поручений. При этом исполнитель пользуется информацией из технологической базы данных автоматизированной системы "Делопроизводство". 8.4. По отдельным документам, имеющим особое значение (программы, планы действий Администрации и др.), подразделения подготавливают план контроля, в котором указываются органы местного самоуправления, подразделения, должностные лица, осуществляющие контроль за исполнением конкретных поручений. План контроля утверждается руководителем подразделения. Контроль за исполнением этого плана осуществляется подразделением, подготовившим проект плана. 8.5. Руководители подразделений Администрации систематически проверяют состояние исполнения поручений в своих подразделениях и, при необходимости, принимают меры по обеспечению их выполнения. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его выполнению координирует должностное лицо указанное в поручении первым. Доклад о выполнение такого поручения и ответ автору обращения представляется этим должностным лицом по согласованию с соисполнителями или на основании представленных ими материалов, если в поручении не содержится иных указаний. Контролю подлежат 8.6. Указы, распоряжения и поручения Президента, акты Правительства Российской Федерации; - поручения во исполнение федеральных законов; - поручения во исполнение актов Совета Федерации и Государственной Думы, Законодательного Собрания области Учет поручений и контроль за сроками исполнения вышеназванных документов, а также данных по их исполнению, поручений Главы администрации области осуществляет юридический отдел. 8.7. Поручения по запросам и обращениям членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы и Законодательного Собрания области; - поручения, данные Главой администрации области по служебной корреспонденции. Учет поручений и контроль за сроками исполнения этих документов обеспечивает служба регистрации документов управления делопроизводства и контроля. 8.8. Постановления и распоряжения Главы администрации области. Организацию учета, контроля за сроками исполнения, проведение проверок по выполнению постановлений, распоряжений, данных по ним поручений Главы администрации области обеспечивает отдел контроля управления делопроизводства и контроля. 8.9. Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний комиссий, советов (в соответствии с утвержденными положениями об этих комиссиях). Учет поручений и контроль за их исполнением осуществляет ответственный работник, назначенный председателем комиссии. 8.10. Поручения, содержащиеся в протоколах совещаний Главы администрации области. Контроль за исполнением этих поручений осуществляется соответствующими подразделениями, подготовившими поручения. Примечание. В случае, когда срок исполнения поручений, обозначенных в пп. 8.9 и 8.10, месяц и более, подразделения обеспечивают внесение информации по ним в технологическую базу данных автоматизированной системы "Делопроизводство" - учет и контроль за сроками их исполнения осуществляет управление делопроизводства и контроля. 8.11. Обращения граждан. Их учет и контроль за сроками исполнения осуществляет сектор по работе с обращениями граждан управления делопроизводства и контроля. 8.12. Планы по обеспечению выполнения актов вышестоящих государственных органов власти, постановлений и распоряжений Главы администрации области. 8.13. Поручения заместителей Главы администрации области, начальников подразделений по исполнению документов. Учет поручений и контроль за исполнением документов, обозначенных в пп. 8.12, 8.13, осуществляется аппаратами подразделений. Сроки исполнения контролируемых документов 8.14. Сроки исполнения документов, поручений устанавливаются руководителем и исчисляются в календарных днях с даты подписания им документа, поручения. Сроки исполнения поручений, содержащихся в законах области, со дня вступления их в силу. Сроки исполнения документов, поступивших из других организаций, устанавливаются с учетом срока, установленного организацией, направившей документ, и сроков, определенных законодательством. Поручения с конкретной датой исполнения выполняются в указанный срок. Срок исполнения, если он не определен в поручении, устанавливается не более месяца. Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку: "срочно" - исполняются в 3-дневный срок "подготовить проект постановления, -¬ "оперативно", распоряжения", "зайдите" ¦ в 10-дневный -- срок 8.15. Обращения членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы и Законодательного Собрания области рассматриваются безотлагательно, а при необходимости дополнительной проверки не позднее 20 дней со дня поступления в Администрацию. 8.16. Обращения граждан рассматриваются в срок до одного месяца со дня их регистрации в Администрации. Обращения военнослужащих и членов их семей рассматриваются не позднее 7 дней. Сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены, но не более чем на месяц, военнослужащих - 15 дней. 8.17. Информация о выполнении поручений с селекторного и аппаратного совещаний Главы администрации области представляется соответственно в четверг и пятницу до 12 часов текущей после совещания недели. 8.18. Проекты информации о ходе выполнения поручений по документам вышестоящих органов государственной власти представляются на подпись Главе администрации области за 3 дня до установленного в поручении срока (в случае отсутствия конкретного срока исполнения - до истечения месячного срока с даты подписания этого поручения). Проект информации о ходе выполнения контрольных документов, поручений должен быть завизирован исполнителем, к ведению которого относится соответствующий вопрос, и подписан должностным лицом, которому непосредственно было дано поручение, а в его отсутствие - лицом, исполняющим его обязанности. 8.19. В информации об исполнении контрольных поручений, документов должны быть отражены конкретные результаты исполнения поручения и содержаться сведения об информировании автора. К информации прилагаются подлинники этого поручения. Если исполнение поручения завершилось выпуском постановления (распоряжения) Главы администрации области, то для снятия его с контроля представляется за подписью ответственного исполнителя информация о выполнении поручения с указанием наименования, даты и номера соответствующего постановления (распоряжения). При подготовке информации (справки) о ходе или выполнении поручения ссылка на номер этого поручения обязательна. 8.20. При необходимости продления срока исполнения поручения не позднее, чем за 7 дней до его истечения на имя должностного лица, давшего поручение, представляется мотивированная просьба о продлении срока исполнения, в которой должны указываться аргументированные причины внесенного предложения, а также конкретные меры, принимаемые должностным лицом для выполнения поручения и дата, на которой исполнитель просит продлить срок (Прошу продлить срок исполнения до... дата) (приложение 12). Измененный срок исполнения поручения вносится в базу данных автоматизированной системы "Делопроизводство". 8.21. Поручение считается исполненным, если представленная информация о выполнении предусмотренных в нем заданий принята и по ней не даны дополнительные поручения. Поручения Главы администрации области с резолюция ми "представить", "внести", "доложить", "информировать", "для организации исполнения", "подготовить проект постановления (распоряжения)" считаются исполненными, если информации не возвращены на доработку и по ним подразделениями готовятся соответствующие проекты. Если по представленным материалам даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений. 8.22. В информации о ходе или снятии с контроля постановления (распоряжения) Главы администрации области исполнитель должен указать, что конкретно снимается с контроля - документ в целом либо отдельные его пункты (Прошу снять с контроля постановление (распоряжение), либо пункты N). В информации о ходе выполнения поручения указывается - "Докладывается в порядке информации" (приложения 13, 14, 15, 15.1). 8.23. Поручение снимается с контроля должностным лицом, давшим поручение, о чем сообщается исполнителю. 8.24. Поручения во исполнение указов, распоряжений, постановлений Президента, актов Правительства Российской Федерации, Государственной Думы и Законодательного Собрания области и данные по этим документам поручения Главы администрации области считаются исполненными после выполнения предусмотренных этими документами мероприятий (принятие постановлений (распоряжений) Главы администрации области, направление соответствующих заключений, предложений, информации в установленные этими документами сроки и др. материалов). 8.25. До представления Главе администрации области информации об исполнении документов вышестоящих органов государственной власти направляются для предварительной проработки в юридический отдел; об исполнении постановлений и распоряжений Главы администрации области - в отдел контроля; поручений Главы администрации области по служебной корреспонденции - в службу регистрации документов; по обращениям граждан - в сектор по работе с обращениями граждан. 8.26. Информация, не отвечающая вышеизложенным требованиям, может быть возвращена исполнителю для доработки и повторного представления. 8.27. Управление делопроизводства и контроля, юридический отдел готовят информацию о ходе выполнения контрольных документов и поручений и представляют ее руководству подразделений. До 5 числа текущего месяца направляются в подразделения перечни документов и поручений, сроки исполнения которых истекли на 1 число этого месяца, и подекадно (в порядке предупредительного контроля) перечни документов и поручений, подлежащих исполнению до конца текущего месяца. 8.28. Управление делопроизводства и контроля, юридический отдел периодически готовят информацию Главе администрации области, его заместителям, Руководителю аппарата о ходе и результатах исполнения контрольных документов, а также вносят представления о привлечении должностных лиц, виновных в несвоевременном или ненадлежащем выполнении либо неисполнении контрольных документов к дисциплинарной ответственности. 8.29. Информация о зарегистрированных контрольных документах, их прохождении и исполнении хранится в технологической базе данных автоматизированной системы "Делопроизводство" 5 лет. 9. РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ЧЛЕНОВ СОВЕТА ФЕДЕРАЦИИ, ДЕПУТАТОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ И ЗАКОНОДАТЕЛЬНОГО СОБРАНИЯ ОБЛАСТИ 9.1. В настоящем разделе Инструкции изложены особенности работы с обращениями членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, Законодательного Собрания области по вопросам, связанным с осуществлением их полномочий (депутатской деятельности). В качестве обращения рассматривается письмо, написанное на бланке члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы, Законодательного Собрания области, имеющее соответствующую подпись (подписи) и дату. 9.2. Обращения членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, Законодательного Собрания области регистрируются в управлении делопроизводства и контроля Администрации. 9.3. Обращения, к которым приложены письма граждан, направляются для учета и контроля за своевременным рассмотрением в сектор по работе с обращениями граждан управления делопроизводства и контроля. 9.4. Обращения членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, Законодательного Собрания области должны рассматриваться исполнителями безотлагательно. В случае необходимости проведения в связи с обращением дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения в 3-дневный срок со дня получения его обращения. Окончательный ответ члену Совета Федерации, депутату Государственной Думы, Законодательного Собрания области представляется не позднее 20 дней со дня поступления его обращения в Администрацию. 9.5. Управление делопроизводства и контроля ежемесячно представляет руководству Администрации информацию о всех зарегистрированных обращениях членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, Законодательного Собрания области и ходе их рассмотрения. 10. РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН Порядок учета обращений 10.1. Администрации организация централизованного учета и контроля за обеспечением своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется сектором по работе с обращениями граждан управления делопроизводства и контроля. 10.2. Обращения граждан, поступившие на имя Главы администрации области, в адрес Администрации, регистрируются в автоматизированном информационно - поисковом комплексе "Обращения граждан" сектора по работе с обращениями граждан и передаются на рассмотрение Главе администрации области в день их поступления; с его поручениями - исполнителям. 10.3. Регистрационный N обращения состоит из первой буквы фамилии обратившегося (автора), которая проставляется перед порядковым N обращения (например: В-142). Нумерация ведется в пределах календарного года. Зарегистрированные обращения, содержащие отклики общего характера, нецензурные, оскорбительные выражения, анонимные и трудночитаемые письма оставляются в текущем архиве сектора по работе с обращениями граждан управления делопроизводства и контроля. Обращения, затрагивающие интересы жителей отдельных населенных пунктов, групп населения по наиболее общественно значимым вопросам, содержащие предложения по законам, или обращения, которые касаются прав граждан, - имеют код "ЭК" (экспертная комиссия) и оформляются для сдачи в архив. 10.4. В подразделениях Администрации письма (телеграммы) граждан учитываются в подсистеме "Делопроизводство подразделения" или в журналах (приложения 16, 16.1.). 10.5. Переадресовка писем (телеграмм) граждан из одного подразделения Администрации в другое осуществляется через сектор по работе с обращениями граждан. 10.6. Письма граждан, ответы и все документы, связанные с их рассмотрением, направляются в сектор по работе с обращениями граждан для доклада Главе администрации области и последующей корректировки базы данных автоматизированного информационно - поискового комплекса "Обращения граждан". 10.7. Письма граждан и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в секторе по работе с обращениями граждан в соответствии с номенклатурой дел. 10.8. Сектор по работе с обращениями граждан ведет информационно - справочную работу по поступившим обращениям, осуществляет анализ и обобщение вопросов, поставленных гражданами в письмах (телеграммах) и на личном приеме, периодически представляет Главе администрации области, его заместителям информацию о количестве и характере обращений граждан, уровне исполнительской дисциплины. 10.9. Информация о зарегистрированных обращениях граждан, их прохождении и исполнении хранится в автоматизированном информационно - поисковом комплексе "Обращения граждан" 5 лет. Требования к ответам на обращения граждан 10.10. В ответе на письмо (телеграмму) отмечается: - обоснованно ли оно; - куда автор обращался ранее и как там решался вопрос; - кратко излагаются результаты рассмотрения; - дата встречи с автором (коллективом); - где обсуждены поставленные вопросы: на встречах и сходах граждан, собраниях трудовых коллективов, рабочих совещаниях; - какие приняты меры, даны рекомендации, на основании чего отказано в просьбе либо принято положительное решение; - когда и как доведены до заявителя результаты рассмотрения обращения (исполнителем делается запись даты встречи с заявителем либо письменного ответа ему); - в конце ответа исполнителем дается заключение о снятии с контроля либо продлении срока рассмотрения обращения; - перед ответом на письмо в заголовок выносятся номер и дата обращения, на которое дается ответ; - фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой стороне в левом нижнем углу. Сроки рассмотрения обращений 10.11. Письма (телеграммы) граждан рассматриваются в срок до одного месяца со дня их регистрации в секторе по работе с обращениями граждан. В отдельных случаях по согласованию с руководителем, давшим поручение, срок рас смотрения письма (телеграммы) может быть продлен, но не более чем на один месяц, о чем исполнитель уведомляет автора. 10.12. Обращения военнослужащих и членов их семей рассматриваются не позднее 7 дней со дня их регистрации; при необходимости дополнительной проверки срок их рассмотрения, в исключительном порядке, может быть продлен руководителем, давшим по нему поручение, но не более чем на 15 дней, о чем исполнитель уведомляет автора. 10.13. Контроль за своевременным и объективным рас смотрением обращений граждан, направленных в подразделения Администрации, осуществляют руководители этих подразделений. 10.14. Рассмотрение письма считается законченным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, даны ответы заявителю и не дано новое поручение руководства либо не принято иное решение. Автор извещается исполнителем об этом в письменной или устной форме. Организация приема граждан 10.15. Прием граждан в Администрации организуется работниками сектора по работе с обращениями граждан ежедневно, кроме выходных дней. Учет обратившихся граждан и высказанных ими предложений, жалоб и заявлений ведется в автоматизированном информационно - поисковом комплексе "Обращения граждан" или в журнале установленной формы, который должен быть пронумерован и опечатан (приложения 17, 17.1.). 10.16. Переданные на приеме гражданами письменные заявления учитываются и рассматриваются как письма граждан. 10.17. Личный прием граждан заместителями Главы администрации области осуществляется согласно графику, утвержденному Главой администрации области. Порядок организации приема граждан по личным вопросам прилагается (приложение 18). 11. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ С ПОМЕТКОЙ "ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ" 11.1. Положения настоящей Инструкции распространяются на работу с документами с пометкой "Для служебного пользования". 11.2. Пометка "Для служебного пользования" проставляются на документах (в необходимых случаях и на их проекты), изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения. 11.3. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению). К служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены документы, содержащие информацию, необходимую для обеспечения безопасного функционирования населенных пунктов, производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом, а также законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации. 11.4. Необходимость проставления на документах грифа "Для служебного пользования" определяется исполнителем, руководителем подразделения Администрации или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. 11.5. Пометка "ДСП" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа и сопроводительного письма к этим документам. 11.6. Прием и регистрация документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется работниками сектора специальной документальной связи Администрации, при незначительном объеме документов "Для служебного пользования" разрешается вести их учет совместно с другой не секретной корреспонденцией. К регистрационному N документа с пометкой "Для служебного пользования" добавляется отметка "ДСП". При смене работника, осуществляющего учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема - сдачи этих документов, утверждаемый руководителем аппарата Администрации. 11.7. Документы с пометкой "Для служебного пользования": - учитываются отдельно, печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. На лицевой стороне каждого листа документа в левом нижнем углу проставляется наименование файла, дата печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ: - передаются исполнителям после подписания вместе с черновиками для регистрации. Черновики и варианты документа уничтожаются, о чем делается отметка в учетных формах; - копируются (тиражируются) с письменного разрешения руководителя подразделения Администрации или его заместителя; - учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно; - передаются работникам подразделения Администрации под расписку; - пересылаются другим организациям фельдъегерской службой или спецсвязью; - не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно - модемной связи; - рассылаются в несколько адресов согласно листу рассылки в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Лист рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения Администрации, в котором подготовлен документ; - хранятся в сейфах или металлических шкафах. 11.8. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел подразделения Администрации. Документы группируются в дела отдельно или вместе с другими конкретными документами по одному и тому же вопросу. На обложке дела, в котором помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования". 11.9. Уничтожение дел, документов и изданий с помет кой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих научной и исторической важности, производится совместно с сектором специальной документальной связи Администрации по акту (приложение В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт. На утраченные дела, документы и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. 11.10. За утрату документов с пометкой "Для служебного пользования", разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушения порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работник Администрации может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности. 12. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ, ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ Изготовление и использование бланков документов 12.1. Бланки документов, применяемые в Администрации, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям или лицам. 12.2. Бланки постановлений, распоряжений и писем являются бланками строгой отчетности и подлежат учету в управлении делопроизводства и контроля, и в секторе специальной документальной связи. Бланки документов Главы администрации области используются при подготовке проектов документов в Администрации. При необходимости бланки могут выдаваться структурным подразделениям Администрации для оперативной подготовки проектов документов только но указанию (разрешению) руководителя аппарата Главы администрации области или начальника управления делопроизводства и контроля. В журнале учета указываются: фамилия должностного лица, давшего разрешение, наименование структурного подразделения и фамилия его представителя, получившего бланки, а также номера выданных бланков. Бланки постановлений, распоряжений и писем Главы администрации области могут выдаваться и приемным Администрации для подготовки соответствующих проектов документов. В приемной Администрации ведется учет использования полученных бланков в специальном журнале. 12.3. Изготовление бланков документов обеспечивает управление делами. Соответствующие заявки представляются управлением делопроизводства и контроля Администрации с приложением образцов бланков, предварительно согласованных с юридическим отделом. Запрещается изготовление в подразделениях Администрации бланков документов на компьютерах и копировально - множительных аппаратах. 12.4. Управление делопроизводства и контроля: оформляет заказы на изготовление печатно - бланочной продукции и обеспечивает контроль за их исполнением; осуществляет хранение и учет выдачи изготовленных бланков документов; обеспечивает контроль за правильностью использования бланков документов. 12.5. Изготовление для всех подразделений Администрации печатной продукции, используемой при оформлении и передаче документов в архив, осуществляется по заказам государственного архива. 12.6. Бланки документов учитываются в специальных журналах, которые выдаются работникам, отвечающим за делопроизводство подразделений Администрации управлением делопроизводства и контроля (приложения 20, 20.1). Руководители подразделений Администрации несут ответственность за обеспечение сохранности бланков документов и правильность их использования. 12.7. Подразделения Администрации ежегодно представляют к 1 октября в управление делопроизводства и контроля заявки на изготовление печатно - бланочной продукции на предстоящий год. Изготовление и использование печатей и штампов 12.8. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в Администрации используются гербовые и другие печати. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы. 12.9. Гербовая печать Главы администрации области с изображением Государственного герба Российской Федерации (гербовая печать) проставляется только в управлении делопроизводства и контроля на отдельных документах государственного значения и документах международного характера, финансовых документах на получение денежных средств и иных установленных случаях. Гербовые печати проставляются на удостоверениях работников Администрации, на командировочных удостоверениях и иных установленных случаях (приложение 21). 12.10. На копиях законов области, постановлениях и распоряжениях Главы администрации области, подготовленных к тиражированию, проставляется круглая (негербовая) печать "Администрация Ульяновской области - Протокольная часть". Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте и удостоверяет подлинность подписи должностного лица. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. При отправке документов на пакетах проставляется специальная печать Администрации "Для пакетов", на телеграммах - печать управления делопроизводства и контроля "Администрация Ульяновской области - Канцелярия". 12.11. Изготовленные печати и штампы учитываются в секторе специальной документальной связи в специальном журнале (приложение 22) и выдаются под расписку. В подразделениях Администрации печати и штампы должны учитываться в специальном журнале, выдаваться работникам под расписку, храниться в несгораемых металлических шкафах и сейфах. Журналы учета печатей и штампов изготавливаются и выдаются подразделениям Администрации управлением делопроизводства и контроля. На журналах проставляется пометка "Для служебного пользования", их листы нумеруются и опечатываются. 12.12. Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов в подразделениях Администрации осуществляет сектор специальной документальной связи, который незамедлительно ставит в известность Руководителя аппарата в случае утери печати, штампа. 12.13. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в сектор специальной документальной связи и уничтожаются по акту. В журналах учета проставляются соответствующие отметки. 12.14. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в подразделениях Администрации возлагаются на их руководителей. При смене руководителя подразделения Администрации печати и штампы передаются по акту с отметками в журналах учета. 13. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ Печатание документов 13.1. Печатание документов осуществляется в машинописном бюро управления делопроизводства и контроля, а также непосредственно в подразделениях Администрации с использованием программно - технических средств, компьютерной и машинописной техники при соблюдении требований настоящей Инструкции. 13.2. В машинописном бюро печатаются только служебные документы. Печатание под диктовку не производится. В первоочередном порядке печатаются проекты постановлений, распоряжений Главы администрации области документы его помощников, советников, документы к мероприятиям, проводимым с участием Главы администрации области. Служебные документы печатаются в очередности, определяемой заведующей машбюро по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания. Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других красителей, кроме указанных, или правленные карандашом. При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований учреждений и организаций, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов. 13.3. Печатание документов производится на соответствующих бланках или на стандартных листах бумаги. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре. Корректорские работы специалистами, печатающими документы, не производятся. Вторая и последующая страницы документа должны быть пронумерованы. Номер проставляется посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (с.) и знаков препинания. На последней странице отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляется отметка (колонтитул), которая содержит наименование файла на машинном носителе, Дату и место создания документа, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой стороне последнего листа документа внизу слева. 13.4. В машинописном бюро сданные для печатания материалы и объемы выполненных работ, использованные при Печатании документов бланки, имеющие номера, учитываются в специальном журнале, в котором указываются: номер бланка, фамилия исполнителя, дата печатания (приложение 23). 13.5. В управлении делопроизводства и контроля, подразделениях Администрации черновики и испорченные экземпляры отпечатанных документов уничтожаются в машинах для уничтожения бумаг или в разорванном виде помещаются в закрывающиеся металлические бачки для последующего уничтожения. Копирование (тиражирование) документов: 13.6. Копировально - множительные работы осуществляются в электрокопировальном бюро управления делопроизводства и контроля. Копирование (тиражирование) небольших по объему документов может производиться непосредственно в подразделениях Администрации, имеющих множительную технику. 13.7. На копирование сдаются только служебные документы. Копирование федеральных конституционных законов и федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, Главы администрации области производится только с разрешения Руководителя аппарата Главы администрации. Копирование бланков документов, используемых в Администрации, не разрешается. На копирование сдаются, как правило, первые экземпляры (подлинники) документов в несброшюрованном виде, четко напечатанные. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. Срочные - по согласованию с исполнителем документа. Тираж изготовленных копий должен соответствовать заказу и выдаваться исполнителю под роспись вместе с первым экземпляром (подлинником) документа. Учет выполненных работ по копированию документов ведется в специальном журнале (приложение 24). Тиражирование материалов объемом более 5 страниц и 10 экземпляров производится по согласованию с заместителем начальника управления делопроизводства и контроля - начальником отдела делопроизводства (кроме постановлении, распоряжений Главы администрации области для рассылки). 13.8. Порядок использования имеющейся множительной техники в подразделениях Администрации устанавливается их руководителями с учетом требований, изложенных в предыдущем пункте. Стенографирование и звукозапись мероприятий 13.9. Стенографическую запись мероприятий, проводимых с участием Главы администрации области, обеспечивает управление делопроизводства и контроля. Стенографирование производится в специальных учитываемых тетрадях, которые хранятся в металлических шкафах или сейфах и уничтожаются спустя полгода после их заполнения. Не допускаются передиктовка напечатанного текста, а также диктовка цифровых материалов, пофамильных списков, передача стенографисткам текстовых писем, таблиц и другой информации по телефону. Управление делопроизводства и контроля не осуществляет запись научно - практических конференций и семинаров, проводимых подразделениями Администрации. 13.10. Ознакомление работников подразделений Администрации с архивным фондом звукозаписей мероприятий, проведенных с участием Главы администрации области, осуществляется с разрешения руководителя аппарата Главы администрации. 13.11. При расшифровке звукозаписи в управлении делопроизводства и контроля на лицевой стороне последнего листа стенограммы пишется слово "диктозапись", указывается фамилия работника, ответственного за расшифровку звукозаписи, проставляется дата. 13.12. Учет, техническую обработку и хранение звукозаписей обеспечивает управление делопроизводства и контроля. Диктофонные записи мероприятий, используемые при расшифровке, размагничиваются после подготовки стенограмм. Прием и оперативная передача текстов документов по официальным каналам факсимильной связи 13.13. При передаче и приеме текстов служебных документов по телефаксам необходимо руководствоваться следующими требованиями: объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210х297) черным цветом, не должен превышать 5 листов; документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается подписанным Главой администрации области или его заместителями; копия хранится в течение одного года; ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения Администрации; запрещается передавать тексты документов с пометкой "Для служебного пользования"; подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в журнале без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки; поступившие факсограммы учитываются в журнале (приложение 25) без проставления регистрационного штампа передаются в службу регистрации входящих документов управления делопроизводства и контроля под расписку в день приема, срочные - немедленно. 13.14. Контроль за исполнением факсимильной техники, установленной в подразделениях Администрации, осуществляется руководителями. 14. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ПЕРЕДАЧА ИХ В АРХИВ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ Порядок составления и утверждения номенклатуры дел 14.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в подразделениях Администрации, с указанием сроков их хранения. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документированные участки работы подразделения Администрации, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов. 14.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о подразделениях Администрации, их штатным расписанием, планами и отчетами о работе, а также примерной номенклатурой дел подразделения Администрации. 14.3. Номенклатура дел подразделения Администрации на следующий календарный год разрабатывается до 1 ноября текущего года ответственным за делопроизводство, подписывается руководителем подразделения (приложение 26) и представляется в управление делопроизводства и контроля для согласования с архивным отделом Администрации. Вновь созданное подразделение Администрации в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения, представляет в управление делопроизводства и контроля для согласования с архивным отделом Администрации. 14.4. Сводная номенклатура дел Администрации составляется на основании номенклатуры дел подразделений Администрации управлением делопроизводства и контроля и архивным отделом Администрации, подписывается его начальниками и утверждается руководителем аппарата Главы администрации области (приложение 26). Названиями разделов Сводной номенклатуры дел Администрации являются наименования подразделений Администрации; разделы располагаются в соответствии с утвержденной организационной структурой Администрации. После утверждения Сводной номенклатуры дел подразделения Администрации получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. В течение года управлением делопроизводства и контроля, по согласованию с архивным отделом Администрации, в утвержденную Сводную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года, индексация дел пересогласовывается с архивным отделом один раз в 5 лет. Индексация дел 14.5. Графы Сводной номенклатуры дел, номенклатуры дел подразделений Администрации заполняются следующим образом. В графе "Индекс дела" проставляется индекс дела, состоящий из индекса подразделения Администрации (приложение 27) и цифрового обозначения дела по номенклатуре (например: 01-03). В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (управлений или отделов) в том случае, если номенклатура дел подразделения построена по структурному принципу. Систематизация заголовков 14.6. В графу "Заголовок дела" включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов, сокращенных слов и наименований организаций. Если заголовок включает в себя термин "документы", то в скобках дается расшифровка: планы, отчеты, записки и т.д. Заголовки дел могут уточняться в процессе их формирования и оформления. В заголовок могут быть включены дополнительно следующие элементы: наименование организации, которой адресованы или от которой получены документы (адресат или корреспондент документа); наименование территории, с которой связано содержание документов дела; даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела (если в деле подшиты копии) и другие. 14.7. В графе "Срок хранения" указывается срок хранения дела. На делах временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую и практическую значимость, проставляются временный срок хранения и пометка "ЭК". В графе "Примечание" приводятся дополнительные сведения к делам (о формировании дел, особенностях их заведения и индексирования, месте хранения), которые отражают специфику организации делопроизводства в подразделениях Администрации. Оформление документов, законченных делопроизводством 14.8. Законченные делопроизводством документы в 15-дневный срок сдаются исполнителем работнику, отвечающему за делопроизводство в подразделении Администрации. Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и списаны исполнителем в дело с отметкой о решении вопроса, расшифровкой своей подписи, указанием даты списания, которые проставляются в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте. При необходимости отметка о решении вопроса может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. В электронную карточку документа вносится отметка "В дело" о списании документа с указанием номера дела согласно номенклатуре и через дефис - двух последних цифр года, к которому относится дело (например: 01-03-99). Неисполненные и неправильно оформленные документы вращаются исполнителю. 14.9. Документы формируются в дела работником, отвечающим за делопроизводство в подразделении Администрации в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. При формировании дел соблюдаются следующие основные правила: в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре; все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело; в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно. Дело не должно превышать 250 листов. Экспертиза ценности документов 14.10. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение и установления сроков хранения. 14.11. Отбор документов для постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, варианты, неоформленные копии документов, факсограммы, документы, подлежащие возврату, и документы временного срока хранения. Черновики, копии, варианты документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа, имеющего практическое, информационное и научное значение. Это относится, прежде всего, к документам, подписанным или правленным Главой администрации области. С факсограмм, при необходимости включения их в дело, снимается ксерокопия, которая подшивается в дело. На ксерокопии ставится отметка об уничтожении факсограммы. 14.12. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты о выделении документов (дел) к уничтожению (приложение 19). 14.13. Документы, не подлежащие сдаче в архив управления делопроизводства и контроля, и дела трехлетнего и годичного сроков хранения уничтожаются в подразделении Администрации по акту (приложение 19), который утверждается руководителем подразделения Администрации и хранится постоянно. Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчаться на машинах для уничтожения бумаг или в разорванном виде помещаться перед сдачей на переработку в металлические бачки, матерчатые или крафт - мешки. 14.14. Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов. Систематизация документов внутри дела 14.15. В дело подшиваются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении. 14.16. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно - логической последовательности или их сочетании. Дела переписки группируются, как правило, за период календарного года и систематизируются по хронологии; документ - ответ помещается за документом - вопросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 14.17. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу Вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив Отравления делопроизводства и контроля дела с документами постоянного и временного сроков хранения переоформляются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху дела, первым. 14.18. Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в текущем году, группируются вместе в один раздел переписки. При возобновлении переписки по истечении года подшивка документов в дело переписки текущего года производится с обязательными взаимными ссылками. 14.19. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - по хронологическому. Оформление дел и нумерация листов 14.20. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет; нумерацию листов; составление заверительной надписи по образцу заверительного листа дела (приложение 28); составление внутренней описи документов дела (приложение 29); оформление реквизитов обложки (приложение 30). Дела временного срока хранения не подшиваются; документы в них хранятся в скоросшивателях, внутренняя опись не составляется. 14.21. При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел. 14.22. Даты на обложке должны соответствовать году заведения и окончания дела. Крайней датой дел является начальная дата дела - это дата самого раннего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов), справок подразделения Администрации. При написании крайних дат на обложках дел постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного срока хранения указывается только год. 14.23. Листы в деле нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами и чернилами не допускается. 14.24. Каждое дело заканчивается заверительным листом установленной формы (приложение 28). Хранение документов и дел в подразделениях Администрации 14.25. Дела хранятся по месту их формирования - в подразделениях Администрации. Руководители и работники, отвечающие за делопроизводство подразделений Администрации, ответственны за сохранность документов и дел. В архиве дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. Хранить документы в неприспособленных шкафах и в рабочих столах запрещается. 14.26. При ознакомлении работника подразделения Администрации с теми или иными документами, находящимися в деле, должна каждый раз делаться соответствующая отметка в "Журнале выдачи документов" (приложение 31), включающая дату, должность и фамилию ознакомившегося, а также перечень документов, с которым он был ознакомлен. Изъятие документов из дел постоянного и пятилетнего сроков хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения руководителя аппарата Администрации с обязательным оставлением в деле копии документа и акта об изъятии подлинника. Передача дел в архив 14.27. Подготовка документов к сдаче в архив включает: проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей дел; составление актов о выделении к уничтожению документов и дел. 14.28. Законченные делопроизводством дела в течение одного года хранятся в подразделении Администрации. Затем дела постоянного и пятилетнего сроков хранения сдаются в архив по графику, составленному управлением делопроизводства и контроля и утвержденному Руководителем аппарата. Дела трехлетнего и годичного сроков хранения в архив не сдаются, а уничтожаются в подразделении Администрации по акту (приложение 19), который утверждается руководителем подразделения. 14.29. В случае ликвидации или реорганизации подразделения Администрации работник, отвечающий за делопроизводство, в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив управления делопроизводства и контроля, независимо от сроков хранения. Дела, оформленные с нарушением установленных настоящей Инструкцией правил, возвращаются в подразделение Администрации для переоформления. 14.30. До передачи в государственный архив документы, подлежащие государственному хранению, в архиве управления делопроизводства и контроля хранятся в течение 5 лет. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Июль
|
