Постановление Правительства Ульяновской области от 19.08.2016 № 393-П

в абзаце седьмом слово «наименование»  заменить словами «заголовок  к тексту», слова «с видом» заменить словами «с наименованием вида»;

в абзаце восьмом слово «Наименования» заменить словами «Заголовки  к текстам», слова «такие наименования» заменить словами «такие заголовки  к текстам»;

во втором предложении абзаца девятого слова «с указанием должностей» заменить словами «с указанием наименований должностей»;

в абзаце десятом слово «текст» заменить словами «текст документа»;

в абзаце одиннадцатом слова «отметка о наличии приложений» заменить словами «отметка о приложениях»;

в пункте 3.9.2:

абзацы пятый-седьмой изложить в следующей редакции:

«наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

дата документа;

регистрационный номер документа;»;

в абзаце девятом слова «наименование документа» заменить словами «заголовок к тексту», слово «которое» заменить словом «который»;

абзац двенадцатый изложить в следующей редакции:

«Фамилия Имя Отчество исполнителя.»;

в пункте 3.9.3:

абзац первый после слова «подразделениями» дополнить словами  «, должностными лицами, сотрудниками подразделений»;

в абзаце третьем слова «вид документа, который» заменить словами «наименование вида документа, которое», слова «дата, регистрационный номер» заменить словами «дата документа, регистрационный номер документа», слова «наименование документа» заменить словами «заголовок  к тексту»;

в абзаце четвёртом пункта 3.9.4:

в первом предложении слово «Наименование» заменить словами «Заголовок к тексту»;

во втором предложении слово «наименование» заменить словами «заголовок к тексту»;

и) пункт 3.10.3 подраздела 3.10 изложить в следующей редакции:

«3.10.3.  Обязательными реквизитами доверенности являются:

наименование высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области (наименование должности руководителя высшего исполнительного органа государственной власти Ульяновской области);

наименование вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

дата документа;

регистрационный номер документа;

место составления (издания) документа;

текст документа;

подпись;

гербовая печать.

В тексте доверенности указываются:

фамилия, имя, отчество (полностью), наименование должности лица, передающего полномочия Правительства Ульяновской области, представляемого указанным должностным лицом, а также реквизиты нормативного правового акта, на основании которого он действует  (за исключением доверенности от имени Губернатора Ульяновской области);

фамилия, имя, отчество (полностью) и наименование должности уполномочиваемого лица;

перечисление предоставляемых полномочий;

срок действия доверенности.»;

к) в подразделе 3.11:

в пункте 3.11.2 слово «Вид» заменить словами «Наименование вида»;

в пункте 3.11.3 слово «Наименование» заменить словами «Заголовок  к тексту», слово «наименования» заменить словами «заголовка к тексту»;

в пункте 3.11.4 слова «Место составления или издания» заменить словами «Место составления (издания)», слова «наименования документа» заменить словами «заголовка к тексту»;

во втором предложении абзаца первого пункта 3.11.8 слово «заголовки» заменить словом «наименования»;

во втором предложении абзаца второго пункта 3.11.9 слова «оттиски печатей» заменить словом «печати»;

л) в подразделе 3.12:

в подразделе 3.12.1:

в пункте 3.12.1.2:

в абзаце девятом слово «должность» заменить словами «наименование должности»;

в абзаце двадцать пятом слова «подпись должностного лица» заменить словом «подпись»;

в абзаце двадцать восьмом слово «дата» заменить словами «дата документа», слова «Подпись должностного лица» заменить словом «Подпись»;

в абзацах пятом и седьмом подраздела 3.12.2 слово «должность» заменить словами «наименование должности»;

3) в разделе 4:

а) в подразделе 4.2:

в третьем предложении абзаца второго пункта 4.2.4 слово «должность» заменить словами «наименование должности», слова «(регистрационный исходящий номер, дата и наименование документа)» заменить словами «(исходящий регистрационный номер документа, дата документа и заголовок  к тексту)»;

во втором предложении абзаца первого пункта 4.2.12 слово «вид» заменить словами «наименование вида», слова «дата, должность» заменить словами «дата документа, наименование должности», слова «и электронная подпись (далее – ЭП)» заменить словами «и ЭП»;

б) в подразделе 4.3:

в абзаце третьем пункта 4.3.1 слова «по исполнению документов» исключить;

в абзаце втором пункта 4.3.3 слова «по исполнению документов» исключить;

в) подраздел 4.5 изложить в следующей редакции:

«4.5.  Регистрация и учёт внутренних документов

4.5.1.  Регистрация внутренних документов осуществляется в СЭД.

4.5.2.  Регистрация протоколов коллегиальных органов Правительства Ульяновской области осуществляется секретарём коллегиального органа. Протоколам заседаний присваиваются порядковые номера в пределах календарного года по каждому виду протоколов отдельно. Протоколы подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел по мере их поступления.

Регистрация протоколов рабочих совещаний, заседаний, поручений осуществляется службой делопроизводства.

Протоколам, поручениям присваивается номер, состоящий  из порядкового номера в пределах календарного года и буквенного индекса «ПС», например: 580-ПС.

Поручениям с аппаратных совещаний присваивается номер, состоящий  из порядкового номера в пределах календарного года и буквенного индекса «АС», например: 4-АС.

4.5.3. Доверенности на право совершения действий от имени Губернатора Ульяновской области и Правительства Ульяновской области, представления интересов Правительства Ульяновской области в государственных, общественных и судебных органах регистрируются в службе делопроизводства в журнале регистрации доверенностей (приложение № 39.1 к Инструкции).

Доверенностям на право совершения действий от имени Губернатора Ульяновской области присваивается порядковый номер с добавлением индекса «дг» (например, 01-дг); доверенностям на право совершения действий от имени Правительства Ульяновской области – индекс «дп» (например, 15-дп).

Зарегистрированный оригинал доверенности выдаётся под роспись,  а копия остаётся на хранении в службе делопроизводства.

4.5.4.  Другие виды внутренних документов (акты, справки, сводки, докладные, служебные записки, должностные инструкции и регламенты и др.) регистрируются в службе делопроизводства с добавлением буквенного индекса «вн» (например, 73-02/144-вн).»;

г) пункт 4.6.3 подраздела 4.6 изложить в следующей редакции:

«4.6.3.  Запрещается передавать по факсимильной связи тексты документов, имеющих гриф ограничения доступа к документу (с пометкой «Для служебного пользования» и секретных документов).»;

4) раздел 5 дополнить пунктом 5.4 следующего содержания:

«5.4. Перечень обязательных сведений о документах, используемых  в целях учёта и поиска документов в СЭД, представлен в приложении № 39.2  к Инструкции.»;

5) в подразделе 6.1 раздела 6:

а) в абзаце седьмом:

второе предложение после слов «не устранённые» дополнить словами «разработчиком документа»;

третье предложение после слова «оформление» дополнить словом «его»;

б) в абзаце девятом слова «Электронные носители разработчиков документов» заменить словами «Электронные носители, предоставленные разработчиками  документов,»;

в) в абзаце шестнадцатом слово «исполнитель» заменить словами «разработчик документа», слова «машинописном бюро службы делопроизводства» заменить словом «машбюро»;

6) в разделе 7:

а) в пункте 7.1.3 подраздела 7.1:

в абзаце пятом слова «Оттиск всех элементов гербовой печати» заменить словами «Гербовая печать», слова «он» заменить словами «её оттиск»;

в первом предложении абзаца шестого слова «оттиск гербовой печати» заменить словами «гербовая печать»;

б) в пункте 7.3.5 подраздела 7.3 слова «Оттиск простых печатей ставится» заменить словами «Простые печати ставятся»;

7) в разделе 9:

а) в подразделе 9.1:

подпункты 1 и 2 пункта 9.1.3 изложить в следующей редакции:

«1) дела с постоянным сроком хранения (далее – дела постоянного хранения);

2) дела с временным сроком хранения:»;

в абзаце четырнадцатом пункта 9.1.12 слово «вид» заменить словами «наименование вида»;

б) в абзаце шестнадцатом пункта 9.2.6 подраздела 9.2 слово «должность» заменить словами «наименование должности»;

в) в четвёртом предложении абзаца первого пункта 9.3.6 подраздела 9.3 слово «должности» заменить словами «наименования должности»;

8) в разделе 10:

а) пункт 10.2.5 подраздела 10.2 после слова «указанием» дополнить словом «наименования»;

б) в подразделе 10.3:

в пункте 10.3.2 слова «по истечении одного года их хранения  и использования в подразделении» заменить словами «не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел службой делопроизводства. Передача дел в архив производится на основании описей дел постоянного  и долговременного хранения и дел по личному составу, формируемых  в подразделениях»;

второе предложение пункта 10.3.3 дополнить словами «в установленном порядке»;

в) в абзацах втором и третьем пункта 10.4.2 подраздела 10.4 слова «оттиском простой круглой печати» заменить словами «простой круглой печатью»;

9) в разделе 11:

а) в абзаце четвёртом пункта 11.1 слово «оттиска» исключить;

б) пункт 11.10 изложить в следующей редакции:

«11.10.  В целях учёта и поиска документов в СЭД используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку:

адресант;

адресат;

наименование должности, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

дата поступления документа;

ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

заголовок к тексту;

количество листов основного документа;

количество приложений;

общее количество листов приложений;

резолюция;

наименование должности, фамилия и инициалы исполнителя;

гриф ограничения доступа к документу.

В СЭД вводится текст распознанного документа для осуществления полнотекстового поиска.»;

в) в пункте 11.11:

в абзаце первом слова «в дела» заменить словами «в электронные дела»;

абзац второй дополнить словами «(отмечается в заголовке дела или  в графе «Примечание»)»;

г) в пункте 11.12 слово «исполнения» заменить словами «исполнения или отправки», слово «Правительстве» заменить словами «информационных системах Правительства»;

10) заголовок графы 5 таблицы приложения № 1 изложить в следующей редакции: «Заголовок к тексту»;

11) в приложении № 10 слова «2-3 строки» заменить словами «2 строки»;

12) в приложении 10.1 слова «2-3 строки» заменить словами «1-2 строки»;

13) в приложении № 11 слова «наименование проекта» заменить словами «заголовок к тексту»;

14) в приложениях № 15-17 слово «наименование» заменить словами «заголовок к тексту»;

15) в приложении № 19 слово «Вид» заменить словами «Наименование вида»;

16) в приложении № 20 слова «Место для наименования письма» заменить словами «Место для заголовка к тексту»;

17) в приложении № 22 слово «наименование» заменить словами «заголовок к тексту»;

18) в приложении № 23 слова «Наименование (о чём?)» заменить словами «Заголовок к тексту (о чём?)», слова «И.О.Фамилия исполнителя» заменить словами «Фамилия Имя Отчество исполнителя»;

19) в приложении № 24 слова«Наименование подразделения» заменить словами «Правительство Ульяновской области», слова «Наименование (о чём?)» заменить словами «Заголовок к тексту (о чём?)», слова «И.О.Фамилия исполнителя» заменить словами «Фамилия Имя Отчество исполнителя»;

20) в приложениях № 25 и 26 слова «Наименование (о чём?)» заменить словами «Заголовок к тексту (о чём?)», слова «И.О.Фамилия исполнителя» заменить словами «Фамилия Имя Отчество исполнителя»;

21) приложение № 39 признать утратившим силу;

22) дополнить приложением № 39.2 следующего содержания:

«ПРИЛОЖЕНИЕ № 39.2

к Инструкции

ПЕРЕЧЕНЬ

обязательных сведений о документах,

используемых в целях учёта и поиска документов

в системе электронного документооборота

1. Адресант (автор).

2. Адресат.

3. Наименование должности, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4. Наименование вида документа.

5. Дата документа.

6. Регистрационный номер документа.

7. Дата поступления документа.

8. Регистрационный номер входящего документа.

9. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи).

10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа).

11. Индекс дела по номенклатуре дел.

12. Сведения о переадресации документа.

13. Количество листов основного документа.

14. Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений).

15. Указания по исполнению документа (резолюция) (исполнитель, поручение, дата исполнения).

16. Отметка о контроле.

17. Гриф ограничения доступа к документу.

18. Сведения об электронной подписи.

19. Проверка электронной подписи.

20. Подразделение – ответственный исполнитель документа.

21. Файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).»;

23) в наименовании приложения № 42 слова «оттиск печатей» заменить словом «печать»;

24) в наименовании приложения № 43 слова «оттиски простых печатей» заменить словами «простые печати»;

25) наименование приложения № 47 после слов «(свыше 10 лет)» дополнить словом «сроков»;

26) наименование приложения № 51 после слова «постоянного» дополнить словом «срока»;

27) в приложении № 52:

а) в заголовке к тексту описи слова «временных (свыше 10 лет) сроков» заменить словами «временного (свыше 10 лет) срока»;

б) в наименовании слова «временных (свыше 10 лет) сроков» заменить словами «временного (свыше 10 лет) срока»;

28) наименование приложения № 55 после слов «(свыше 10 лет)» дополнить словом «сроков».

2. Исполнительным органам государственной власти Ульяновской области в месячный срок со дня вступления в силу настоящего постановления обеспечить внесение аналогичных изменений в инструкции  по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Ульяновской области.

Временно исполняющий обязанности

Губернатора области                                                                      С.И.Морозов