|
Расширенный поиск
Постановление Администрации г. Саратова от 26.12.2006 № 471А11.3. Исходящие инициативные письма и письма, адресованные в вышестоящие органы, регистрируются в секторе служебной корреспонденции на ПЭВМ и заполняются карточки. Исходящие номера этих документов состоят из индекса структурного подразделения и порядкового регистрационного номера. 11.4. Перед отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, виз, приложений, ссылки на номер и дату запроса (если дается ответ на запрос), сделать соответствующие отметки в карточке после этого передать отправление в сектор служебной корреспонденции. При отправлении документа, подлежащего возврату, в правом верхнем углу первой страницы ставится штамп "подлежит возврату". 11.5. Исходящая корреспонденция отправляется в день ее получения, кроме бандеролей и посылок, требующих времени для упаковки. Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно. При получении документов для отправки работники сектора служебной корреспонденции проверяют наличие подписей, исходящих номеров, а также приложений, о которых указано в основном или сопроводительном документе. 11.6. Исходящая корреспонденция для отправки почтой должна быть исполнителем запечатана в конверты с указанием адресата и номера отправляемого документа, составлен реестр по форме, утвержденной органами связи. 11.7. Доставка корреспонденции в здании администрации осуществляется работниками сектора служебной корреспонденции, которые вручают документы под роспись в реестре. В исключительных случаях допускается вызов в администрацию работников подведомственных организаций для вручения срочной корреспонденции. 12. Основные положения работы с письмами граждан 12.1. Письменные заявления, жалобы и предложения граждан (далее письменные обращения), поступившие в администрацию города, регистрируются в отделе по организации личного приема и работы с обращениями граждан (далее отдел) в автоматизированном режиме ПЭВМ по специальной программе. Реквизиты регистрации вносятся в учетную карточку: фамилия, имя, отчество заявителя, дата поступления, подробный адрес заявителя, регистрационный номер обращения, состоящий из индекса структурных подразделений администрации города и порядкового номера, краткое содержание вопроса, фамилия руководителя администрации города в соответствии с распределением обязанностей между руководителями администрации города, кому направляется обращение для рассмотрения. 12.2. Все обращения граждан подлежат обязательной регистрации в день их поступления и проверяются на: - определение правильности адресования. Письменные обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию органа местного самоуправления или должностного лица, направляются в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением обращений не поддающихся прочтению; - наличие указанных приложений, документов и других материалов. 12.3. Все зарегистрированные обращения граждан проверяются на повторность поступления. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный срок его рассмотрения, или заявитель не согласен с ответом на его обращение. Повторное обращение, а также обращение одного и того же гражданина (коллектива граждан) по одному и тому же вопросу, направленное им в различные адреса, а затем поступившие в отдел, учитывается под регистрационным номером первого обращения. 12.4. Конверты с надписью "Лично" не вскрываются и регистрируются по данным, имеющимся на конверте, с последующей передачей адресатам лично в течение суток с момента регистрации. 12.5. Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 5 лет. По истечении пяти лет документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в установленном порядке. 12.6. Зарегистрированные обращения, в зависимости от их содержания, направляются главе администрации города, его заместителям согласно распределению обязанностей и другим должностным лицам. Копии поручений с письмами граждан и материалами по результатам исполнения поручений и с копиями ответов заявителям возвращаются в обработанном состоянии в отдел для учета и хранения. 12.7. Если поручение по обращению дано нескольким руководителям, то работу по его рассмотрению координирует руководитель, указанный в резолюции первым. 12.8. Передача обращений от одного руководителя органа местного самоуправления другому или в другое структурное подразделение осуществляется по их согласованию с отметкой о движении документов в реестре поступающих обращений и только через отдел. 12.9. Ежедневно специалисты отдела готовят реестр на зарегистрированные обращения граждан и направляют их в структурные подразделения администрации города. Работники структурных подразделений администрации города, ответственные за делопроизводство, получают зарегистрированные обращения граждан под роспись. 12.10. Письменные обращения граждан, поступившие с поручением руководителей органов государственной власти, регистрируются в отделе и контролируются в приемных заместителей главы администрации города. 12.11. Письменные обращения рассматриваются в структурных подразделениях администрации города в сроки установленные в сопроводительном письме или резолюции. При необходимости допустимо продление сроков в соответствии с ч. 2 ст. 12 Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" с уведомлением заявителя и отдела. 12.12. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, дан ответ заявителю в письменной форме и, если требуется, организации, из которой поступило заявление. Ответ на обращение должен быть полным, обоснованным, содержать, при необходимости, ссылки на нормативные правовые акты, разъяснять дальнейший порядок действий гражданина. При этом в ответах на обращения должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Ответ на обращение подписывается руководителем органа местного самоуправления, должностным лицом либо уполномоченным на то лицом. Представляемые на подпись ответы на обращения граждан должны быть завизированы исполнителем, ответственным за их подготовку, с указанием его фамилии, имени, отчества, номера служебного телефона и даты. 12.13. Ответы заявителям оформляются и печатаются на бланках формата А4, А5, шрифтом Times New Roman, размер N 14 через один интервал. При направлении ответа заявителю реквизиты адресата должны включать полный почтовый адрес и быть оформлены в следующей последовательности: - имя, отчество, фамилия заявителя (в дательном падеже); - индекс; - полный адрес (название населенного пункта, улица, номер дома, номер квартиры). 12.14. Обращения граждан снимаются с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, заявителю дан ответ в письменной или устной форме, при необходимости результаты рассмотрения сообщены заинтересованным организациям или должностным лицам, а также, если документально подтверждено их исполнение. 12.15. Обращения граждан после их рассмотрения должны быть возвращены со всеми относящимися к ним материалами в отдел для централизованного формирования дел. Формирование и хранение дел у исполнителя запрещается. 12.16. Прием граждан главой администрации города, его заместителями, а также другими должностными лицами проводится в установленные и доведенные до сведения граждан дни и часы согласно графику, утверждаемому главой администрации города. На личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность. 12.17. Контроль за исполнением поручений по результатам приема граждан осуществляется в отделе. 12.18. В целях обеспечения своевременного рассмотрения обращений граждан и устранения недостатков отдел проводит анализ работы с обращениями граждан и ежемесячно представляет отчет руководящим работникам администрации города. 13. Обеспечение сохранности документов, печатей, бланков 13.1. Лица, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны обеспечить сохранность находящихся у них документов. Дела, с момента заведения их в делопроизводстве и до сдачи в архив или уничтожения, должны храниться в рабочих комнатах или в специально приспособленных закрывающихся помещениях, шкафах, располагаться вертикально корешками наружу, предохраняться от пыли и воздействия солнечного света. На корешке каждого дела указывается его индекс в соответствии с номенклатурой. Перечень индексов прикрепляется на внутренней дверце шкафа. Последовательность расположения дел на полке должна соответствовать последовательности заголовков по номенклатуре. 13.2. Администрацией города используются следующие печати: - круглая печать с изображением герба города Саратова ставится на подпись главы администрации и его заместителей в договорах, свидетельствах, актах, при оформлении финансовых документов на получение денежных средств; - малая круглая печать с изображением герба города Саратова ставится на удостоверения работников администрации, назначенных главой администрации города; - круглая печать "Отдел муниципальной службы и кадров" ставится на документы по личному составу; - круглая печать "Управление по организации работы с документами" ставится на копиях постановлений, распоряжений главы администрации города; - круглая печать "Для документов N I" ставится на подпись руководителя структурного подразделения, подпись которого необходимо удостоверить печатью; - круглая печать "Для документов N 2" ставится на пакетах и реестрах при получении и отправлении корреспонденции через фельдъегерскую и спецсвязь, при оформлении телеграмм; 13.3. Оттиск печати ставится на документах в указанных местах. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. На факсимильную подпись гербовые печати не ставятся. 13.4. Изготовление печатей производится по указанию заместителя главы администрации города, руководителя аппарата с обязательным согласованием с комитетом правового обеспечения администрации города. Заявки на их изготовление направляются в административно-хозяйственный отдел для размещения и исполнения заказов. 13.5. Ответственность за хранение, правильное использование печатей, штампов и бланков документов администрации города возлагается: - круглых печатей: с гербом города Саратова, "Управление по организации работы с документами", "Для документов N 1", - на заместителя руководителя аппарата, начальника управления по организации работы с документами администрации города; - малой круглой печати с гербом города Саратова, круглой печати "Отдел муниципальной службы и кадров" - на начальника отдела муниципальной службы и кадров администрации города; - круглой печати "Для документов N 2" - на заведующего сектором служебной корреспонденции управления по организации работы с документами администрации города; - круглых печатей структурных подразделений администрации города соответственно на их руководителей; - бланков писем, постановлений, распоряжений - на начальника отдела делопроизводства. Печати, штампы и бланки подлежат хранению только в сейфах или металлических шкафах. 13.6. В случае утери печатей и штампов незамедлительно ставится в известность заместитель главы администрации города, руководитель аппарата администрации. 13.7. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы сдаются заместителю руководителя аппарата администрации, руководителю начальнику управления по организации работы с документами администрации города. 13.8. Гербовые бланки являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в учетно-регистрационных журналах гербовых бланков. На гербовых бланках типографским способом проставляются порядковые номера, а в необходимых случаях - серии этих номеров. Гербовые бланки изготавливаются в полиграфических и штемпельно-граверных предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Заказ исполняется административно-хозяйственным отделом аппарата администрации города в установленном порядке. 14. Составление номенклатуры дел. Формирование дел, последующее хранение и использование документов 14.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в администрации города и ее структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения, оформления в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и индексации дел, определения сроков их хранения. Качество номенклатуры дел определяется тем, насколько она способствует единой системе формирования дел, обеспечения их учета, быстрому поиску документов, ориентации исполнителей при направлении документов в дела. Номенклатура дел в администрации города и ее структурных подразделениях составляется по структурному признаку. 14.2. Исполненные и оформленные надлежащим образом документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел (Приложение N 14). 14.3. Номенклатура дел ежегодно разрабатывается начальником архивного отдела и ответственными за делопроизводство структурных подразделений администрации города. Не позднее 1 декабря соответствующие разделы сводной номенклатуры утверждаются руководителями структурных подразделений. 14.4. Номенклатура дел включает в себя все виды документов, образующихся в процессе деятельности администрации города и ее структурных подразделений. Систематизация дел, включаемых в номенклатуру, проводится по вопросам и темам, определяющим содержание документов, с указанием их разновидности. В конце каждого раздела оставляется несколько резервных номеров для внесения вновь образовавшихся дел. 14.5. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления, распоряжения и приказы вышестоящих органов власти и органов местного самоуправления, располагаются перед заголовками дел с организационно-распорядительной документацией структурного подразделения. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов. 14.6. Индексом дела в номенклатуре является его порядковый номер. Дела по вопросам, которые решаются в течение двух или более лет (переходящие), вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем же номером. 14.7. Номенклатура дел предусматривает формирование документов постоянного хранения отдельно от документов временного хранения. 14.8. На основании номенклатуры дел структурных подразделений администрации города, не имеющих статуса юридического лица, составляется сводная номенклатура дел. В ней учитываются все документы, образующиеся в процессе деятельности администрации города. 14.9. Сводная номенклатура дел на следующий год утверждается заместителем главы администрации города, руководителем аппарата не позднее 15 декабря. Архивным отделом администрации города в структурные подразделения направляются выписки из соответствующих разделов утвержденной сводной номенклатуры дел. В течение года при соответствующих согласованиях с заместителем Главы администрации города, руководителем аппарата администрации в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения. 14.10. Структурные подразделения администрации города, имеющие статус юридического лица, при помощи архивного отдела разрабатывают собственную номенклатуру дел по аналогии со сводной номенклатурой дел администрации города, учитывая специфику структурного подразделения. 14.11. Номенклатура дел на следующий год в структурных подразделениях администрации города, имеющих статус юридического лица, согласованная с начальником архивного отдела, утверждается руководителем структурного подразделения не позднее 15 декабря текущего года. 14.12. При оформлении дел необходимо: - раздельно группировать дела постоянного и временного сроков хранения; - проверять соответствие документов заголовку дела по номенклатуре, группировать в деле документы одного года; - проверять правильность оформления документов, т.е. наличие необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей должностных лиц, заверяющих копии; - включать в дела по одному экземпляру каждого документа, изымать лишние экземпляры и черновики документов, удалять скрепки и булавки; - документы в делах располагать в хронологическом порядке. В необходимых случаях соблюдать логическую последовательность, т.е. документ-ответ помещать после документа-запроса. Приложения присоединять к документам, к которым они относятся (приложения большого объема выделять в отдельные тома). 14.13. В каждый том (дело) рекомендуется подшивать не более 250 листов. При большем количестве документов, относящихся к данному делу, формируется несколько томов под одним номером. В конце каждого дела оформляется заверительная надпись. 14.14. Неисполненные и подлежащие возврату документы подшивать в дела запрещается. 14.15. Для структурных подразделений администрации города предельные сроки временного хранения архивных документов - пять лет. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2005 году, начинается с 1 января 2006 года. 14.16. Во всех структурных подразделениях со статусом юридического лица должна быть создана приказом или распоряжением руководителя структурного подразделения постоянно действующая экспертная комиссия. Экспертная комиссия создается для организации и подготовки документов к передаче в архив, либо уничтожению, а также в случае необходимости продления сроков временного хранения документов. 14.17. Документы пятилетнего и менее сроков хранения в архив не сдаются, а уничтожаются в структурных подразделениях администрации города по акту, согласованному с экспертной комиссией и утвержденному руководителем структурного подразделения (Приложение N 15) 14.18. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемно-сдаточной накладной, в которой указывается дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем работника ответственного за делопроизводство. 14.19. Документы со сроком хранения более пяти лет передаются на хранение в архивный отдел администрации города на основании акта. Акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр, заверенный печатью и подписью начальника архивного отдела, возвращается в структурное подразделение. (приложение N 16) Дела, оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются исполнителю для дооформления. 14.20. Дела и копии документов, хранящиеся в архиве, предоставляются работникам администрации города для работы в помещении архива или под расписку во временное пользование (не более одного дня) вне архива. Подлинники постановлений и распоряжений для работы вне архивохранилища не выдаются. Приложение N 1 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова ПЕРЕЧЕНЬ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ, НЕ ПОДЛЕЖАЩЕЙ РЕГИСТРАЦИИ В КАНЦЕЛЯРИИ 1. Книги, газеты, журналы, бюллетени и другие периодические издания. 2. Рекламные извещения, проспекты с научно-технической информацией, плакаты, прейскуранты, программы и повестки дня конференций, совещаний и заседаний, другие справочно-информационные материалы, присланные для сведения. 3. Поздравительные открытки, телеграммы и пригласительные билеты. 4. Копии писем, сводки к информации, присланные для сведения. 5. Статистические сборники, документы и формы статистической отчетности. 6. Счета, квитанции, договоры, накладные, сметы, заявки, графики, учебные программы, планы, нормы расходов материалов, бухгалтерские документы. 7. Анонимная корреспонденция и корреспонденция без обратного адреса. 8. Переписка внутри администрации города. Приложение N 2 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова Форма электронной регистрационной карточки ------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------ Вх. N ______ от _________ Вид корреспонденции _______ Ответ N ____ от _________ Исх. N ____ от _________ Характер Поступило -------------------------Корреспондент---------------------------- Имя ____________________________________ Адрес ___________________________________ ___________________________________ Организация _____________________________ -----Краткое содержание----------------------------Исполнение----- Код: __________________ Адресовано: ___________ Кол. листов: __________ Кол. экз.: ____________ Предыдущее Исполнители: __________ обращение: Дата ___________ __________ Номер __________ Переотметки: __________ __________ Приложение N 3 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова Форма регистрационного штампа ------------------------------------------ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Администрация г. Саратова ¦ ¦ ¦ ¦ Дата: ________ Время: _________ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ------------------------------------------ Приложение N 4 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова ------------------------------------------------------------------ ¦ Регистрационная карточка ¦ ¦ ¦ +----------------------------------------------------------------+ ¦Корреспондент ¦ ¦Ф.И.О. ¦ ¦Адрес ¦ ¦Организация ¦ ¦ ¦ +----------------------------------------------------------------+ ¦Дата исх. N документа ¦ Входящий N и дата ¦ ¦ ¦ регистрации документа ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------------------------------------------+ ¦Краткое содержание: ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------------------------------------------+ ¦Резолюция: ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Планируемая ¦ ¦Автор: Дата резолюции: Дата исполнения: ¦ +----------------------------------------------------------------+ ¦Ознакомлены: ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------------------------------------------+ ¦Отметка об исполнении: ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Дата: Дело N ¦ ------------------------------------------------------------------ Приложение N 5 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова Форма учета входящей корреспонденции +-----------+---------------+--------------------+--------------+------------+------------+ ¦ Вх. N ¦ Корреспондент ¦ Краткое содержание ¦Резолюция или ¦ Отметка об ¦N дела, где ¦ ¦/индекс/ и ¦ дата и N ¦ ¦кому направлен¦ исполнении ¦ находится ¦ ¦ дата ¦ /индекс/ ¦ ¦ документ ¦ ¦документ или¦ ¦ документа ¦ поступившего ¦ ¦ ¦ ¦ копия ¦ ¦ ¦ документа ¦ ¦ ¦ ¦ документа ¦ +-----------+---------------+--------------------+--------------+------------+------------+ Приложение N 6 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова Лист-заместитель документа в деле +----------+--------------------+---------------+-------------------+ ¦ N, дата ¦ Дата выдачи и кем ¦ Дата возврата ¦ Ф.И.О., ¦ ¦документа ¦ выдан документ ¦ (до какого ¦ должность ¦ ¦ ¦ (подпись, ¦ числа выдан ¦ работника, ¦ ¦ ¦расшифровка подписи)¦ документ) ¦выдавшего документ ¦ +----------+--------------------+---------------+-------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------+--------------------+---------------+-------------------+ (Формат А5) Приложение N 7 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова Форма регистрации приема и передачи служебной информации по факсимильной связи +----------+-----------------------------------------+------------+ ¦Дата/время¦ Адресат ¦Исполнитель ¦ ¦ +-------------+-------------+-------------+ ¦ ¦ ¦ город ¦телефон, факс¦ кому ¦ ¦ +----------+-------------+-------------+-------------+------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +----------+-------------+-------------+-------------+------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------+-------------+-------------+-------------+------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------+-------------+-------------+-------------+------------+ Приложение N 8 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка 2. Состав реквизитов документов При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;. 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КГШ); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа. Приложение N 9 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова ОСОБЕННОСТИ НАПИСАНИЯ ДАТ, ЧИСЕЛ И УПОТРЕБЛЯЕМЫХ СОКРАЩЕНИЙ СЛОВ I. Написание дат и чисел 1. Способы датирования документов. Для подписания, утверждения и согласования документов используются словесно-цифровой и цифровой способы датирования. Словесно-цифровой способ датирования применяется при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм (например: 13 октября 1996 года). Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножение документов и в иных случаях. При этом дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 15 мая 2001 года следует оформлять 15.05.2001 (в конце точка не ставится). Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2001.05.15. 2. Оформление дат в текстах документов. Даты и календарные сроки в тексте проектов документов рекомендуется писать следующим образом: 3 ноября 1996 года, в ноябре 1996 года, в первом полугодии 1996 года, в I квартале 1996 года, за 11 месяцев 1996 года, в 1996 году, бюджет на 1996 год, с 1988 по 1996 год, в 1993-1996 годах. В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День российской печати, но: День Победы, Рождество Христово. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта. Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетаниях типа: представители Российской Федерации на восемьдесят пятом заседании Генеральной Ассамблеи ООН. Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: II очередь строительства. Если подряд идут два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами и разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого, например: 5-й, 6-й класс; 9-е и 10-е классы; в 8-й или 9-й класс; советники государственной службы 2-го и 3-го классов. Если несколько (более двух) порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, идут подряд, падежное окончание наращивается только у последнего, например: ученики 5, 7, 9-х классов; референты государственной службы 1, 2 и 3-го классов. Если два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, написаны через тире, то падежное окончание наращивается только у второго, например: 8 - 10-е классы, 50 - 60-е годы, в 20 - 30-х годах. Не требуют наращения падежных окончаний такие порядковые числительные, обозначенные арабскими цифрами, как номера томов, глав, страниц, иллюстраций, приложений и т.п., если родовое слово предшествует числительным, например: в томе 6, в главе 5, на странице 85, на рисунке 15, в таблице N 8, из приложения N 6. Знак номера ставится перед порядковыми номерами приложений и таблиц, но не ставится перед порядковыми номерами иллюстраций, глав, страниц, например: приложение N 2, таблица N 1, глава 4, страница 5. Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по традиции принято обозначать века, кварталы, порядковые номера конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивных состязаний, например: XX век, XIX-ХХ века, XX столетие I квартал, II квартал, III квартал, IV квартал X Международный астрономический съезд XII Олимпийские игры XXV Всемирная ассамблея здравоохранения. 3. Написание чисел. Для написания чисел используется буквенная (четыре пишущие машины), цифровая (20 печатных листов) и буквенно-цифровая (130-тысячный) формы чисел. Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями тыс., млн., млрд.: 5 тыс. рублей, 12 млн. рублей, 20 млрд. рублей. Составные количественные числительные пишутся раздельно в полной или сокращенной форме: один миллион девятьсот сорок пять тысяч шестьсот сорок один рубль (1945641 рубль). В тексте составные количественные числительные рекомендуется писать цифрами, а в начале абзаца - словами. Если при числе дано сокращенное обозначение единицы измерения, число (даже однозначное) должно быть дано цифрами, например: 3 л, 12 г, 580 кг. Если в предложении наряду с однозначными часто встречаются и многозначные количественные числительные, в целях унификации следует и однозначные количественные числительные писать цифрами, за исключением числительных в косвенных падежах, например: в библиотеку поступило 5 компьютеров, а в архив - 3 или: в библиотеке не хватает трех машин, в архиве - двух. Названия единиц измерения в тексте постановлений, распоряжений рекомендуется писать: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн. тонн; в приложениях - сокращенно: 5 тыс. м, 16 т, 120 кв. м, 60 куб. м, 20 млн. т. Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 46,2 кв. метра, но 28,5 тыс. метров. При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова "штук", "человек": 10 автомобилей, а не 10 штук автомобилей; 5 программистов, а не 5 человек программистов. Но пишется: 10 листов бумаги. Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие, 3-месячный срок, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционные шкафы. Если в документе встречаются выражения с числительными типа 1,95 раза, то в том же документе подобные числительные, которые обычно рекомендуется писать словами, также пишутся цифрами, например:...при увеличении скорости в 1,95 раза производительность труда увеличится в 1,5 раза... (но не "в полтора раза"). Числа приблизительные, когда они стоят на втором месте, рекомендуется писать словами, например:... получено пачек двести бумаги...,... человек триста. В номерах телефонов принято отделять дефисом (или пробелом) справа налево по две цифры, например: 45-12, 3-45-12, 29-02-10, 123-45-12 (или 45 12,..., 123 45 12). В номерах автомобилей части двойного номера соединяются дефисом или разделяются пробелом, например: 17-98 ММТ или 15 51 ОЛМ. Между частями двойного номера дома ставится косая черта, например: ул. Ильинка, д. 90/2. Литера пишется слитно с номером дома, например: Пушкинский пер., д. 7а. Знаки номера, параграфа, процентов, градуса, минуты и секунды ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм. Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов и т.п. также пишутся словами. Знаки N, §, % и т.д. при нескольких числах (т.е. когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда чисел. Математические обозначения =, <, >, +, - и др. допускается применять только в формулах; в тексте документов их необходимо передавать словами равно, меньше, больше, плюс, минус. При оформлении дат, календарных сроков, денежных выражений, а также в названиях праздников и знаменательных дат не рекомендуется отрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другую строку или страницу. Не рекомендуется также отрывать знаки номера, параграфа, процентов, градуса, минуты и секунды от соответствующих цифр. В этих целях между цифровыми и словесными выражениями проставляется жесткий пробел. II. Написание часто употребляемых сокращений слов 1. Требования к употреблению сокращений слов и наименований. В постановлениях и распоряжениях губернатора (правительства) области следует избегать употребления сокращенных слов, наименования упоминаемых органов, учреждений и организаций приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием. В официальных документах не допускается употребление сокращения "РФ" вместо слов "Российская Федерация". При необходимости многократного употребления наименования органа, его подразделения, учреждения, организации в рамках одного документа при первом упоминании приводится его полное, а в скобках сокращенное наименование. 2. Написание буквенных аббревиатур. Аббревиатуры, читаемые по названиям букв, не склоняются и пишутся прописными буквами. Например: МВД, МГУ, ООН. Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся: прописными буквами, если образованы от имени собственного, например: МИД, ВАК, (МИДа, ВАКу), а также ГОСТ (ГОСТом); строчными буквами, если образованы от имени нарицательного, например: вуз (вуза). 3. Требования к сокращению часто употребляемых слов и величин. Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми, а их написание - унифицировано. Например, сокращенно записываются: названия единиц измерения (при цифрах): метр - м тонна - т миллиметр - мм гектар - га килограмм - кг грамм - г секунда - с центнер - ц различные обозначения: область - обл. миллион - млн. район - р-н (при названии) миллиард - млрд. город - г. рубль - руб. поселок - пос. железнодорожный - ж.д. село - с. (при названии) страница - с. (при цифрах) проспект - просп. площадь - пл. таблица - табл. улица - ул. проезд - пр. рисунок - рис. дом - д. другой (другие) - др. корпус - корп. смотри - см. подъезд - под. прочее - пр. этаж - эт. и тому подобное - и т.п. и так далее - и т.д. то есть - т.е. кабинет - каб. пункт - п. комната - к. годы - гг. (при цифрах) тысяча - тыс. лист - л. (при цифрах) Округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и последующих десятичных знаков для различных типов, размеров, видов, одного названия, как правило, должно быть одинаковым. Например: 89,775; 16,323. В написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения. Например, при сокращении после цифр слов год, годы, необходимо сокращать и слова век, века после цифр, обозначающих столетия. Если однажды в тексте фамилия написана с двумя инициалами, например: Иванов В.В. или В.В. Иванов, она и в дальнейшем должна писаться так же. Не рекомендуется отрывать инициалы имени и отчества от фамилии, переносить их на другую строку или страницу. Приложение N 10 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова Форма учета исходящей корреспонденции ---------------------------------------------------------------------- |Номер /индекс/|Кому направлен|Краткое содержание |Отметка об | |и дата |/адресат/ | |исполнении /N дела| |документа | | |в которое подшита | | | | |копия/ | ---------------------------------------------------------------------- Приложение N 11 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова Лист согласований проектов постановлений и распоряжений главы администрации города Проект внесен: __________________________________________________________________ (Ф.И.О., должность) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Согласовано: +-----------------------------+------------+----------------------+ ¦ Должность, ¦ Дата ¦Подпись руководителя. ¦ ¦ фамилия, имя, отчество ¦согласования¦Возражения оформляются¦ ¦ руководителя ¦ документа ¦ отдельным документом ¦ +-----------------------------+------------+----------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +-----------------------------+------------+----------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +-----------------------------+------------+----------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +-----------------------------+------------+----------------------+ Исполнитель: Телефон Приложение N 12 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова Форма реестра согласования первичного проекта постановления (распоряжения) Проект внесен (наименование подразделения) Наименование: (указать вид документа и заголовок) Дата подготовки первичного проекта документа +----------------------------+---------------+----------+---------+ ¦Наименование подразделения и¦ Дата подачи ¦ Подпись ¦ Дата ¦ ¦ Ф.И.О. должностного лица ¦на согласование¦принявшего¦возврата ¦ ¦ для согласования ¦ ¦ документ ¦документа¦ ¦ ¦ ¦ ¦и подпись¦ +----------------------------+---------------+----------+---------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------+---------------+----------+---------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------+---------------+----------+---------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------+---------------+----------+---------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------+---------------+----------+---------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------+---------------+----------+---------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------+---------------+----------+---------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------+---------------+----------+---------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------+---------------+----------+---------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------+---------------+----------+---------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------+---------------+----------+---------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------+---------------+----------+---------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------+---------------+----------+---------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------+---------------+----------+---------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------+---------------+----------+---------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------+---------------+----------+---------- Приложение N 13 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова Заявка на копировально-множительные работы -----+-------------+------------+---------+--------------+-------------+ ¦Дата¦ Структурное ¦Наименование¦ Кол-во ¦ Цель ¦ Подпись ¦ ¦ ¦подразделение¦ материалов ¦стр./экз.¦ копирования ¦руководителя ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (кому ¦структурного ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦предназначено)¦подразделения¦ +----+-------------+------------+---------+--------------+-------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----+-------------+------------+---------+--------------+-------------+ Приложение N 14 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова Номенклатура дел Утверждаю __________________________ __________________________ /наименование структурного /наименование должности/ подразделения/ __________________________ /личная подпись/расшифровка ______ N ____________ __________________________ на 200 __ г. /дата/ +------+--------------+---------------+--------------+------------+ ¦Индекс¦Заголовок дела¦Количество дел ¦Срок хранения ¦ Примечание ¦ ¦ дела ¦(тома, частей)¦(томов, частей)¦ дела ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(тома, части) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ и NN статей ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦по перечню <*>¦ ¦ +------+--------------+---------------+--------------+------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +------+--------------+---------------+--------------+------------+ -------------------------------- <*> Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 г.) Приложение N 15 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова _____________________________________ /название структурного подразделения/ АКТ УТВЕРЖДАЮ ___________ N__________ ____________________________________ о выделении к уничтожению /должность руководителя структурного документов, не подлежащих подразделения/ хранению ____________________________________ /подпись/ /расшифровка подписи/ ____________________________________ /дата/ К уничтожению отобраны документы: +---+----------+--------+--------+---------+--------+-------------+ ¦ N ¦ Названия ¦Дата <*>¦ Срок ¦Основание¦ Кол-во ¦ Примечание ¦ ¦п/п¦ групп ¦ ¦хранения¦ <**> ¦ ед. ¦ ¦ ¦ ¦документов¦ ¦ ¦ ¦хранения¦ ¦ +---+----------+--------+--------+---------+--------+-------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ +---+----------+--------+--------+---------+--------+-------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+----------+--------+--------+---------+--------+-------------+ -------------------------------- <*> Дата - дата окончания дел делопроизводством. <**> Основание - ссылки на нормативно-методические документы для проведения экспертизы Итого: _________________ ед. хр. за _______________________ год(ы) Наименование должности Подпись Расшифровка подписи Документы сданы __________________________________________________ (название структурного подразделения) На переработку по приемо-сдаточной накладной _________ N _________ (дата) Наименование должности Подпись Расшифровка подписи УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭК (название структурного подразделения) от ___________ N ________ Приложение N 16 к Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ Наименование должности Начальник архивного отдела руководителя структурного администрации города подразделения _______________________________ _______________________________ /подпись/ /расшифровка подписи/ /подпись/ /расшифровка подписи/ _______________________________ _______________________________ /дата печать (если есть)/ /дата печать/ АКТ _____________ N _______ приема-передачи документов на постоянное хранение в архивный отдел администрации города В связи с ____________________________________________________ (истечением срока хранения документов в структурном _______________________________________________________ изменением подразделении, структуры и т.д.) __________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения) передает, а архивный отдел администрации города принимает на хранение документы за ______________________ (годы) +---+----------------+------------+--------+---------+------------+ ¦ N ¦ Вид документа ¦ Кол-во ¦ Кол-во ¦ Срок ¦ Примечание ¦ ¦п/п¦ ¦ документов ¦ед. хр. ¦хранения ¦ ¦ +---+----------------+------------+--------+---------+------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ +---+----------------+------------+--------+---------+------------+ Итого принято ________________________________ ед. хр. (цифрами и прописью) В архивном отделе фонд N __________ Передачу произвели: Прием произвели: Наименование должностей лиц, Наименование должностей лиц, производивших передачу производивших прием Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка подписи подписи Дата Дата Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Октябрь
|
