|
Расширенный поиск
Постановление Губернатора Саратовской области от 01.06.2006 № 88Проекты законов, постановлений, распоряжений формируются в отдельную от других документов папку и представляются на рассмотрение руководителю не реже 1 раза в день. 7.30. Если в процессе согласования в материалах подготовки проекта имеются заключения, содержащие противоречивые замечания и позиции, то должностное лицо, вносящее проект, должно принять меры к устранению таких противоречий до представления проекта на юридическую экспертизу в правовое управление Правительства области. Если замечания не принимаются, составитель проекта документа готовит заключение (отзыв) на замечания и прилагает его к этому проекту. 7.31. Должностные лица, указанные в подпунктах в) - ж) пункта 7.20 настоящей Инструкции, вправе в письменной форме отказать в принятии проекта на рассмотрение при наличии в проекте противоречий действующему законодательству. В этом случае проект подлежит переработке. 7.32. Право окончательной редакции текстов проектов постановлений и распоряжений Губернатора области и Правительства области предоставлено вице-губернатору - первому заместителю Председателя Правительства области, которому проекты документов представляются в окончательном чистовом варианте. 7.33. Подготовленные и согласованные в установленном порядке проекты постановлений и распоряжений Губернатора области, Правительства области поступают в отдел компьютерного оформления документов управления делопроизводства (далее - отдел компьютерного оформления документов), где корректируются, переносятся на номерные гербовые бланки, регистрируются в специальных журналах, после чего пакет документов передается отделом компьютерного оформления документов в секретариат заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области для представления на подпись Губернатору области. Подготовленные и согласованные в установленном порядке проекты законов области, постановлений областной Думы и ответов на обращения областной Думы со всеми прилагаемыми документами в двухдневный срок направляются разработчиками в представительство Губернатора области и Правительства области в органах власти с одновременным представлением текстов проектов в электронном виде. 7.34. Совместный правовой акт может быть оформлен на соответствующем бланке Губернатора области или Правительства области с указанием наименования органа или должностного лица, совместно с которым издается данный правовой акт, либо на чистом листе бумаги с указанием, от имени каких органов (должностных лиц) принимается (издается) правовой акт. 7.35. Не оформленные в соответствии с настоящей Инструкцией проекты постановлений и распоряжений управлением делопроизводства к переносу на номерной гербовый бланк не принимаются. При наличии дополнительных вопросов и замечаний по проекту, перенесенному на гербовый бланк, руководитель секретариата заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области или лицо, отвечающее за прием документов, вправе возвратить материалы в управление делопроизводства либо исполнителю для разрешения вопросов. При передаче материалов исполнителю гербовый бланк с текстом возвращается в управление делопроизводства. 7.36. Подписанные постановления (распоряжения) регистрируются в протокольном отделе посредством программного комплекса единой системы электронного документооборота и делопроизводства "Система регистрации нормативных актов", после чего тексты зарегистрированных нормативных документов становятся доступными пользователям корпоративной сети Правительства области. Постановлениям Правительства присваиваются порядковые регистрационные номера с буквой "П", распоряжениям Правительства - с буквами "Пр", распоряжениям Губернатора области - с буквой "р". Нумерация ведется с начала и до конца года раздельно для каждого вида документов. 7.37. Все подписанные постановления и распоряжения тиражируются протокольным отделом в соответствии с реестром рассылки, который определяется ответственным исполнителем при подготовке проекта этого правового акта. Допускается корректировка реестра рассылки работниками протокольного отдела. Затем управлением делопроизводства копии документов в трехдневный срок рассылаются всем заинтересованным министерствам и ведомствам. При необходимости документы в города и районы области могут быть направлены электронной почтой. 7.38. Размноженные экземпляры постановлений, распоряжений заверяются печатью управления делами Правительства области N 1 (в исключительных случаях - гербовой печатью). Приложения к постановлениям и распоряжениям удостоверяются подписью начальника управления делопроизводства и также заверяются печатью управления делами Правительства области N 1. 7.39. Постановления и распоряжения Губернатора и Правительства области систематизируются протокольным отделом, с ежемесячным составлением оглавлений. 7.40. Если в органах исполнительной власти области, участвующих в процессе согласования проектов нормативных актов, установлен и внедрен программный комплекс единой системы электронного документооборота и делопроизводства "Контроль согласования проектов правовых актов", параллельно ведется электронное согласование проектов нормативных документов. VIII. Машинописные и копировально-множительные работы. Звукозапись мероприятий 8.1. Согласованные с заинтересованными лицами служебные документы переносятся в отделе компьютерного оформления документов на бланки и передаются на подпись. До переноса документа на бланк исполнитель обязан проверить правильность его составления и оформления, наличие виз и приложений. Подготовленный документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился. 8.2. Печатание служебных документов за подписью Губернатора области, вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области, заместителей Председателя Правительства области и управляющего делами Правительства области производится в отделе компьютерного оформления документов. Остальные машинописные работы должны выполняться непосредственно в органах исполнительной власти области с соблюдением установленных правил печатания. 8.3. Для печатания принимаются только служебные материалы. Печатание под диктовку не допускается. 8.4. Печатание производится в порядке очередности поступления и значимости материалов. Порядок печатания внеочередных документов определяется начальником управления делопроизводства либо начальником отдела компьютерного оформления документов. 8.5. Все документы до печатания и после него проходят через начальника отдела компьютерного оформления документов для проверки правильности оформления текста. Он должен быть тщательно отредактирован. Перед сдачей в отдел компьютерного оформления документов исполнитель обязан проверить рукопись документа. Особое внимание должно быть обращено на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов, географических названий, наименований организаций, цифр, дат. Сокращения слов применяются только общепринятые. Рукописи, написанные неразборчиво, карандашом или красными чернилами, к печатанию не принимаются. Документы, изготовленные на компьютере, передаются в отдел компьютерного оформления документов вместе с дискетой с записью текста в последнем варианте или электронной почтой. 8.6. Документы за подписью руководителей органов исполнительной власти области, руководителей структурных подразделений аппарата Губернатора области, которым предоставлено право самостоятельно вести переписку, печатаются на местах на соответствующих бланках. 8.7. Служебные документы, подлежащие размножению, должны быть тщательно подготовлены. Оригиналы печатаются на белой бумаге. 8.8. Копировально-множительные работы (тиражирование документов) для аппарата Губернатора области, управления делами Правительства области, комитета по работе с органами местного самоуправления и территориями, управления специальных программ и мобилизационной подготовки Правительства области, правового управления Правительства области, комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав при Правительстве области, секретариатов Губернатора области, вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя области, управляющего делами Правительства области осуществляет управление делопроизводства. На тиражирование сдаются только служебные документы и материалы. Объемные материалы (свыше 100 печатных листов формата А-4) размножаются в типографии. 8.9. Тиражирование документов производится по заявке, подписанной руководителем не ниже заместителя начальника управления. Заявки выполняются в порядке очередности их поступления. Учет количества копий ведется по заявкам и по показаниям счетчиков копировальных машин. 8.10. Звукозапись мероприятий, проводимых Губернатором области, осуществляется управлением по эксплуатации и ремонту зданий и сооружений управления делами Правительства области. Расшифровка звукозаписи заседаний Правительства области осуществляется отделом компьютерного оформления документов и оформляется в виде полных стенограмм заседаний Правительства области, после чего стенограммы передаются в протокольный отдел для дальнейшей сдачи их на хранение в архив. IX. Подготовка и оформление документов заседаний и совещаний 9.1. Организационно-техническое и документационное обеспечение заседаний и совещаний, проводимых Губернатором области, осуществляется соответствующими отраслевыми органами исполнительной власти области, аппаратом Губернатора области с участием управления делами Правительства области. 9.2. Подготовку иных заседаний и совещаний, документов к ним и оформление протоколов (при необходимости) осуществляют соответствующие органы исполнительной власти области. 9.3. В протоколе указываются дата, время и место проведения, состав участников, обсуждаемые вопросы, фамилия и должность председательствующего. 9.4. По каждому рассмотренному вопросу в протоколе указываются выступающие, содержание принятого решения, ответственные за исполнение, срок реализации. 9.5. Общие требования к оформлению протокола совещания, а также протокола заседания Правительства области (приложение N 7). 9.5.1. В заголовок текста протокола следует включать наименование совещательного органа, которым проводится совещание, или указание на то, что данный документ является протоколом заседания Правительства области. 9.5.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. 9.5.3. Вводная часть текста располагается под реквизитом "Заголовок", состоит из разделов: "Председатель", "Присутствовали", "Повестка дня", а в тексте протокола заседаний Правительства области могут быть также разделы "Постоянные участники заседаний" и "Приглашенные". В разделе "Председатель" протокола указываются инициалы и фамилия, должность председателя совещания или председательствующего на заседании Правительства области. В разделе "Присутствовали" протокола совещания при количестве участников свыше 15 человек указывается, как правило, общее количество присутствующих. К протоколу прилагается список (регистрационный лист) участников совещания. При количестве участников до 15 человек в протоколе совещания в разделе "Присутствовали" перечисляются фамилии всех участников совещания в последовательности, соответствующей занимаемой должности, и с разбивкой по вопросам повестки дня. В разделе "Присутствовали" протокола заседания Правительства области указываются присутствовавшие на заседании члены Правительства области. Если на соответствующее заседание Правительства области приглашаются постоянные участники заседаний, то в разделе "Постоянные участники заседаний" указываются в алфавитном порядке их фамилии и инициалы, а справа от фамилий - должности участников. Остальные присутствовавшие на заседании Правительства области указываются в разделе "Приглашенные". В разделе "Повестка дня" перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению на совещании (заседании). Вопросы располагаются в порядке их важности или сложности и установленного времени рассмотрения. Формулируется вопрос, как правило, в именительном падеже или с использованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос "О чем?", например: "Об итогах...", "О деятельности...". 9.5.4. Основная часть текста протокола делится на разделы, нумерация которых должна соответствовать нумерации пунктов повестки дня совещания (заседания). Разделы строятся по единой схеме: 1. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ; 2. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ и т.д. Содержание разделов зависит от формы изложения протокола - краткой или полной. Протокол краткой формы изложения составляется в случае ведения стенограммы совещания (заседания). В протоколе краткой формы изложения в разделах "СЛУШАЛИ" указываются только фамилии докладчиков, а в разделах "ВЫСТУПИЛИ" фамилии выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня. При этом тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу, в котором делают ссылку "Текст доклада прилагается". Раздел "ВЫСТУПИЛИ" может отсутствовать, если протокольное решение принимается без обсуждения. В протоколе полной формы изложения в разделах "СЛУШАЛИ" излагается краткое содержание докладов по вопросам повестки дня. В разделах "ВЫСТУПИЛИ" дается запись всех выступлений по каждому вопросу повестки дня, в том числе вопросов к докладчику и ответов на них (слова "Вопрос" и "Ответ" указывать не следует, вместо них проставляются инициалы и фамилия спрашивающего и отвечающего). В разделе "РЕШИЛИ" излагается текст принятых на совещании (заседании) решений с указанием при необходимости конкретных исполнителей, сроков исполнения, должностного лица, ответственного за контроль исполнения. 9.6. Протоколы заседаний Правительства области составляются, нумеруются и датируются отделом организационной работы аппарата Губернатора области, подписываются Губернатором области либо должностным лицом, уполномоченным вести заседание Правительства области. Затем протоколы передаются в протокольный отдел для дальнейшей сдачи их на хранение в архив. Протоколы заседаний Правительства области являются протоколами краткой формы изложения, так как одновременно оформляются полные стенограммы заседаний Правительства области. X. Основные положения работы с обращениями граждан 10.1. Обращения граждан (заявления, предложения, жалобы), поступившие в адрес Губернатора области, вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области и управляющего делами Правительства области, регистрируются в управлении по работе с обращениями граждан Правительства области (далее - управление). 10.2. Регистрация обращений граждан производится в автоматизированном режиме на компьютере по специальной программе. 10.3. Все зарегистрированные обращения граждан проверяются на повторность поступления. 10.4. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не согласен с ответом на его обращение. 10.5. Зарегистрированные обращения, в зависимости от их содержания, исполняются в управлении или докладываются Губернатору области, вице-губернатору - первому заместителю Председателя Правительства области, заместителю Председателя Правительства области - руководителю аппарата Губернатора области, либо направляются для рассмотрения другим должностным лицам. Копии поручений с обращением граждан и материалами по результатам исполнения поручений (с копиями ответов гражданам) возвращаются в обработанном виде в управление для учета и хранения. 10.6. Если поручение по обращению дано нескольким исполнителям, то работу по его рассмотрению осуществляет и координирует указанный в резолюции первым. 10.7. Обращения граждан не направляются на рассмотрение организациям и должностным лицам, действия которых обжалуются. 10.8. Обращения граждан, поступившие с поручением руководителей высших органов государственной власти, регистрируются и контролируются в управлении. 10.9. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, дан ответ заявителю в письменной или устной форме и, если требуется, организации, из которой поступило заявление. 10.10. Прием граждан Губернатором области, вице-губернатором - первым заместителем Председателя Правительства области, заместителями Председателя Правительства, а также другими должностными лицами проводится в управлении согласно графику, утверждаемому Губернатором области. 10.11. Предварительная запись на прием осуществляется в управлении в соответствии с распределением обязанностей между должностными лицами, по вопросам, отнесенным к их компетенции, и завершается за два дня до приема. 10.12. Заявления от граждан, полученные на приеме, регистрируются на компьютере и в соответствии с резолюцией направляются исполнителю. 10.13. Контроль за исполнением поручений по результатам приема граждан осуществляется в управлении. XI. Составление номенклатуры дел 11.1. Номенклатура дел органа исполнительной власти области - это систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков их хранения, заводимых в органе исполнительной власти области, и оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а в архиве органа исполнительной власти области используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 11.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органе исполнительной власти и его структурных подразделениях, штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Номенклатура дел включает в себя все виды документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти области и его структурных подразделений. В номенклатуру дел также включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий органа исполнительной власти области или прекращения его деятельности (например, дела ликвидационной комиссии органа исполнительной власти области включаются в номенклатуру дел ликвидируемого органа исполнительной власти области). 11.3. В органах исполнительной власти области составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 8) и сводная номенклатура дел органа исполнительной власти области (приложение N 9), которая оформляется на общем бланке органа исполнительной власти области. 11.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу делопроизводства органа исполнительной власти области для составления сводной номенклатуры дел. Вновь созданный орган исполнительной власти области или его структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в службу делопроизводства органа исполнительной власти области. 11.5. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти области на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года службой делопроизводства органа исполнительной власти области, подписывается руководителем службы делопроизводства органа исполнительной власти области, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) органа исполнительной власти области, с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) управления по делам архивов Правительства области, утверждается руководителем органа исполнительной власти области и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Согласовывается номенклатура дел с управлением по делам архивов Правительства области не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре органа исполнительной власти области. 11.6. Сводная номенклатура дел аппарата Губернатора области, секретариатов вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области, заместителей Председателя Правительства области, управления делами Правительства области ежегодно составляется, уточняется управлением делопроизводства управления делами Правительства области, подписывается начальником управления делопроизводства, согласовывается с ЭК при управлении делами Правительства области, с ЭПК управления по делам архивов Правительства области (не позднее 25 декабря) и утверждается управляющим делами Правительства области. В течение года по согласованию с управлением делами Правительства области и управлением по делам архивов Правительства области в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения. 11.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения органа исполнительной власти области получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. 11.8. Графы номенклатуры дел органа исполнительной власти области и его структурных подразделений заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел, которые должны четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, поручения и т.д.); название органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название органа исполнительной власти, которому будут адресованы или от которого будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разное", "разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "Документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например: "Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады, информации)". Термин "Документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу (например: "Документы к протоколам заседания коллегии министерства"). В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией". В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: "Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий". В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: "Переписка с Государственной финансовой академией при Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров". При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения". Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела например: "Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г.Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров". В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Годовые планы финансовых мероприятий", "Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта". Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной отраслевой номенклатуре дел. При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК управления по делам архивов Правительства области по представлению архива и ЭК органа исполнительной власти области. В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти для продолжения и др. 11.9. Если в течение года в органе исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. 11.10. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). XII. Формирование и оформление дел 12.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. В органах исполнительной власти области дела формируются, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. 12.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; проверять правильность оформления документов, т.е. наличие необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей должностных лиц, заверяющих копии; по объему дело не должно превышать 250 листов (30-40 мм). При большом количестве документов, относящихся к данному делу, формируется несколько томов (частей). В этом случае номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д. 12.3. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. При этом приложения большого объема должны выделяться в отдельные тома. Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы органов исполнительной власти области и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 12.4. Оформление дела (подготовка дела к хранению) включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел производится работниками, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива органа исполнительной власти области. 12.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела; составление листа - заверителя; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела). Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить в скоросшивателях, не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 12.6. Документы, составляющие дела, прошиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможностисвободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления(булавки, скрепки) из документов удаляются. 12.7. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется и оформляется по установленной форме (приложение N 10), в которой указываются наименование органа исполнительной власти области, наименование структурного подразделения, номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование органа исполнительной власти области указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти области; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел органа исполнительной власти области; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел органа исполнительной власти области, согласованной с ЭПК управления по делам архивов Правительства области; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами; срок хранения дела - переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно"; архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве органа исполнительной власти области черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК управления по делам архивов Правительства области (до этого он проставляется карандашом). На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела органа исполнительной власти области, обозначения кодов государственного архива и органа исполнительной власти области по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. 12.8. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.). Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение N 11), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела. 12.9. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно. 12.10. В конце каждого дела постоянного срока хранения подшивается чистый бланк листа - заверителя дела по установленной форме (приложение N 12), где указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии и т.п.), дата и разборчивая подпись сотрудника, оформлявшего дело. Запрещается выносить лист - заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа - заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки. 12.11. Дела, оформленные с нарушением установленных правил, на хранение в архив не принимаются, а возвращаются исполнителю для дооформления. XIII. Организация оперативного хранения документов 13.1. С момента заведения и до передачи в архив органа исполнительной власти области дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. 13.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя службы делопроизводства. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта - заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительной власти области или его заместителя, курирующего службу делопроизводства, по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа исполнительной власти области с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. XIV. Порядок передачи дел на хранение в архив 14.1. В архив органа исполнительной власти области передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, включая документы по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их в делопроизводстве. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив органа исполнительной власти области, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 14.2. В ведомственный архив Правительства области передаются дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), включая документы по личному составу, через год после завершения их в делопроизводстве. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив Правительства области не сдаются, а хранятся в структурных подразделениях аппарата Губернатора области, управления делами Правительства области и уничтожаются по истечении соответствующих сроков. 14.3. Подготовка документов к передаче на хранение в архив органа исполнительной власти области включает работу по проведению экспертизы ценности документов. 14.4. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. 14.5. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе исполнительной власти создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК). Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением об ЭК, которое утверждается руководителем органа исполнительной власти. 14.6. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органа исполнительной власти области непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архива. 14.7. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется: отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив органа исполнительной власти; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. 14.8. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел органа исполнительной власти путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Некоторые виды документов имеют по типовым перечням срок хранения с отметкой "ЭПК". Отметка "ЭПК", поставленная в перечне рядом с указанным сроком хранения к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться на архивное хранение. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК органа исполнительной власти области. 14.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. 14.10. Описи дел структурных подразделений органа исполнительной власти области составляются по установленной форме (приложение N 13) в трех экземплярах отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу и представляются в архив органа исполнительной власти области через год после завершения дел в делопроизводстве. По этим описям документы сдаются в архив органа исполнительной власти области. 14.11. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел органа исполнительной власти области, которую готовит архив органа и по которой он сдает дела на постоянное хранение в соответствующий государственный архив. 14.12. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров). Опись дел подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем органа исполнительной власти области. 14.13. Акты о выделении документов и дел к уничтожению (приложение N 14) рассматриваются на заседании ЭК органа исполнительной власти одновременно с описями дел и утверждаются руководителем органа исполнительной власти области после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого орган исполнительной власти области имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные в 2005 году дела с трехлетним сроком хранения, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2009 года. Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всего органа исполнительной власти области, структурного подразделения. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. 14.14. Дела, подлежащие уничтожению, сдаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. 14.15. Передача дел в архив органа исполнительной власти области осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем органа исполнительной власти области. 14.16. Передача дел в ведомственный архив Правительства области осуществляется по графику, составленному архивом и утвержденному начальником управления делопроизводства управления делами Правительства области. 14.17. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив органа исполнительной власти области сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти области. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники органа исполнительной власти области или его структурного подразделения обязаны устранить. 14.18. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив, в присутствии работника органа исполнительной власти области или его структурного подразделения. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. 14.19. Дела, увязанные в связки, доставляются в архив органа исполнительной власти области сотрудниками структурных подразделений. 14.20. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения органа исполнительной власти лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив органа исполнительной власти, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. 14.21. До передачи в государственный архив документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в ведомственном архиве Правительства области в течение 5 лет, а материалы по личному составу - согласно номенклатуре дел. По истечении указанных сроков эти дела передаются в государственный архив Саратовской области в установленном порядке. 14.22. Дела и копии документов, хранящиеся в ведомственном архиве Правительства области, предоставляются работникам Правительства области, министерств области и иных органов исполнительной власти области для работы в помещении архива или под расписку во временное пользование (не более одного дня) вне архива. Подлинники постановлений, распоряжений, протоколы заседаний Правительства области и указатели рассылок не выдаются, кроме случаев, установленных действующим законодательством. 14.23. При выдаче дел во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел. Состояние возвращаемых в архив дел должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело. XV. Обеспечение сохранности печатей и бланков 15.1. Все печати, штампы и факсимиле регистрируются в протокольном отделе управления делопроизводства управления делами Правительства области и выдаются под роспись в специальном журнале. 15.2. Губернатором области и Правительством области используются следующие печати: круглая гербовая печать Губернатора области - ставится на подпись Губернатора области (с указанием должности); круглая гербовая печать Правительства области - ставится на подпись Губернатора области (с указанием должности) в связи с осуществлением им полномочий по руководству Правительством области; вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области, заместителей Председателя Правительства области, управляющего делами Правительства области в договорах, свидетельствах, актах, лицензиях, при оформлении финансовых документов на получение денежных средств; круглая гербовая печать с изображением герба Саратовской области - ставится для заверения подписи должностного лица, подписавшего командировочное удостоверение; малая гербовая печать Губернатора области - ставится на удостоверения должностных лиц аппарата Губернатора и Правительства области и на удостоверениях к орденам и медалям; круглая печать аппарата Губернатора области - ставится на подпись заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области; круглые печати "Управление делами", "Управление делами N 2" - ставятся на гарантийных письмах, актах, доверенностях, пропусках в административное здание, платежных поручениях и других финансовых документах; круглая печать "Управление делами N 1" - ставится на копиях постановлений, распоряжений Губернатора области и Правительства области; круглые печати "Для пакетов", "Для телеграмм", "Для командировок" - ставятся соответственно на пакетах и реестрах при получении и отправлении корреспонденции через фельдъегерскую и специальную связь при оформлении телеграмм и командировочных удостоверений; круглая печать "Управление кадровой политики и государственной службы Правительства Саратовской области" - ставится на документах по личному составу; для проставления оттиска о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются мастичные штампы. 15.3. Факсимиле подписи ставится на документах только по личному указанию руководителя, которому оно принадлежит. На факсимильную подпись гербовые печати не ставятся. 15.4. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности (удостоверениях, договорах, доверенностях, уставах, титульных списках, финансовых документах и в других предусмотренных законодательством случаях), ставится гербовая печать. 15.5. Оттиск печати ставится на документах в указанных местах или должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, и часть подписи. 15.6. Изготовление печатей, штампов, факсимиле для аппарата Губернатора области, управления делами Правительства области, комитета по работе с органами местного самоуправления и территориями, управления специальных программ и мобилизационной подготовки Правительства области, правового управления Правительства области, комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав при Правительстве области производится по указанию управляющего делами Правительства области с обязательным согласованием проекта печати с правовым управлением Правительства области. 15.7. Ответственность за хранение и правильное использование возлагается: круглых гербовых печатей Губернатора области и Правительства области с изображением Государственного герба Российской Федерации - на начальника управления делопроизводства; круглой гербовой печати Правительства области с изображением герба Саратовской области, малых гербовых печатей "Губернатор Саратовской области", "Правительство Саратовской области", "Аппарат Губернатора Саратовской области" - на первого заместителя руководителя аппарата Губернатора области - начальника управления кадровой политики и государственной службы Правительства области; круглых печатей органов исполнительной власти области - соответственно на их руководителей; бланков писем, постановлений, распоряжений Губернатора области и Правительства области - на начальника отдела компьютерного оформления документов. Печати, штампы и бланки подлежат хранению только в сейфах или металлических шкафах. 15.8. О случае утери печатей и штампов незамедлительно ставится в известность начальник управления делопроизводства. 15.9. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы сдаются в управление делопроизводства управления делами Правительства области для списания и уничтожения в установленном порядке. Контроль за изготовлением, правильностью хранения и использования бланков, печатей и штампов осуществляет управление делопроизводства. Приложение N 1 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области Регистрационная карточка входящего документа -------------------------------------------------------------- | Срок выполнения Вид документа | | Корреспондент | | | -------------------------------------------------------------- | Дата поступления и входящий | Дата и номер документа | | номер | | | | | -------------------------------------------------------------- | Краткое содержание | | | | | | | |————————————————————————————————————————————————————————————| | Резолюция | | | | | | | |————————————————————————————————————————————————————————————| | Результат выполнения | | | -------------------------------------------------------------- Регистрационная карточка исходящего документа -------------------------------------------------------------- | Исходящий рег.номер | от | | | | -------------------------------------------------------------- | Куда направлен документ | Кому | | | | |—————————————————————————————————|——————————————————————————| | Откуда | От кого | -------------------------------------------------------------- | Вид документа | | | |————————————————————————————————————————————————————————————| | Содержание | | | | | | | -------------------------------------------------------------- | Исполнитель | | | | | -------------------------------------------------------------- | Кто подписал тел./факс | -------------------------------------------------------------- | Вид отправления | Примечание | | | | -------------------------------------------------------------- Приложение N 2 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области Регистрационная карточка правительственной почты ---------------------------------------------------------------------- | | | | | | |————————————————————————————————————————————————————————————————|———| | | | |————————————————————————————————————————————————————————————————|———| | | | | Регистрационная карточка | | | | | ---------------------------------------------------------------------- | Срок выполнения: | Вид документа: | | | | | | ---------------------------------------------------------------------- | Корреспондент: | | | | | ---------------------------------------------------------------------- | Дата поступл. и входящ. номер: | Дата и номер документа: | | | | | | ---------------------------------------------------------------------- | Краткое содержание: | | | | | | | | | | | |————————————————————————————————————————————————————————————————|———| | Резолюция руководства: | | | | | | | | | | | |————————————————————————————————————————————————————————————————|———| | | | | | | | | | | | | |————————————————————————————————————————————————————————————————|———| | Подпись: | | | | | | | | | | | |————————————————————————————————————————————————————————————————|———| | Результат выполнения: | | | | | | | | | | | ---------------------------------------------------------------------- Приложение N 3 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка (графический объект) (не приводится) Приложение N 4 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка (графический объект) (не приводится) Приложение N 5 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области Особенности написания дат, чисел и употребляемых сокращений слов I. Написание дат и чисел 1. Способы датирования документов. Для подписания, утверждения и согласования документов используются словесно-цифровой и цифровой способы датирования. Словесно-цифровой способ датирования применяется при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм (например: 13 октября 1996 года). Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножение документов и в иных случаях. При этом дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 15 мая 2001 года следует оформлять 15.05.2001 (в конце точка не ставится). Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2001.05.15. 2. Оформление дат в текстах документов. Даты и календарные сроки в тексте проектов документов рекомендуется писать следующим образом: 3 ноября 1996 года, в ноябре 1996 года, в первом полугодии 1996 года,в I квартале 1996 года, за 11 месяцев 1996 года, в 1996 году, бюджет на 1996 год, с 1988 по 1996 год, в 1993-1996 годах. В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День российской печати, но: День Победы, Рождество Христово. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта. Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетаниях типа: представители Российской Федерации на восемьдесят пятом заседании Генеральной Ассамблеи ООН. Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: II очередь строительства. Если подряд идут два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами и разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого, например: 5-й, 6-й класс; 9-е и 10-е классы; в 8-й или 9-й класс; советники государственной службы 2-го и 3-го классов. Если несколько (более двух) порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, идут подряд, падежное окончание наращивается только у последнего, например: ученики 5, 7, 9-х классов; референты государственной службы 1, 2 и 3-го классов. Если два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, написаны через тире, то падежное окончание наращивается только у второго, например: 8-10-е классы, 50-60-е годы, в 20-30-х годах. Не требуют наращения падежных окончаний такие порядковые числительные, обозначенные арабскими цифрами, как номера томов, глав, страниц, иллюстраций, приложений и т.п., если родовое слово предшествует числительным, например: в томе 6, в главе 5, на странице 85, на рисунке 15, в таблице N 8, из приложения N 6. Знак номера ставится перед порядковыми номерами приложений и таблиц, но не ставится перед порядковыми номерами иллюстраций, глав, страниц, например: приложение N 2, таблица N 1, глава 4, страница 5. Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по традиции принято обозначать века, кварталы, порядковые номера конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивных состязаний, например: XX век, ХIХ-ХХ века, XX столетие I квартал, II квартал, III квартал, IV квартал Х Международный астрономический съезд XII Олимпийские игры XXV Всемирная ассамблея здравоохранения. 3. Написание чисел. Для написания чисел используется буквенная (четыре пишущие машины), цифровая (20 печатных листов) и буквенно-цифровая (130-тысячный) формы чисел. Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями тыс., млн, млрд: 5 тыс. рублей, 12 млн рублей, 20 млрд рублей. Составные количественные числительные пишутся раздельно в полной или сокращенной форме: один миллион девятьсот сорок пять тысяч шестьсот сорок один рубль (1945641 рубль). В тексте составные количественные числительные рекомендуется писать цифрами, а в начале абзаца - словами. Если при числе дано сокращенное обозначение единицы измерения, число (даже однозначное) должно быть дано цифрами, например: 3 л, 12 г, 580 кг. Если в предложении, наряду с однозначными, часто встречаются и многозначные количественные числительные, в целях унификации следует и однозначные количественные числительные писать цифрами, за исключением числительных в косвенных падежах, например: в библиотеку поступило 5 компьютеров, а в архив - 3 или: в библиотеке не хватает трех машин, в архиве - двух. Названия единиц измерения в тексте постановлений, распоряжений рекомендуется писать: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн тонн; в приложениях - сокращенно: 5 тыс. м, 16 т, 120 кв. м, 60 куб. м, 20 млн т. Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 46,2 кв. метра, но 28,5 тыс. метров. При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова "штук", "человек": 10 автомобилей, а не 10 штук автомобилей; 5 программистов, а не 5 человек программистов. Но пишется: 10 листов бумаги. Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие, 3-месячный срок, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционные шкафы. Если в документе встречаются выражения с числительными типа 1,95 раза, то в том же документе подобные числительные, которые обычно рекомендуется писать словами, также пишутся цифрами, например: ...при увеличении скорости в 1,95 раза производительность труда увеличится в 1,5 раза...(но не "в полтора раза"). Числа приблизительные, когда они стоят на втором месте, рекомендуется писать словами, например: ... получено пачек двести бумаги..., ... человек триста. В номерах телефонов принято отделять дефисом (или пробелом) справа налево по две цифры, например: 45-12, 3-45-12, 29-02-10, 123-45-12 (или 45 12, . . ., 123 45 12). В номерах автомобилей части двойного номера соединяются дефисом или разделяются пробелом, например:, 17-98 ММТ или 15 51 ОЛМ. Между частями двойного номера дома ставится косая черта, например: ул.Ильинка, д.90/2. Литера пишется слитно с номером дома, например: Пушкинский пер., д.7а. Знаки номера, параграфа, процентов, градуса, минуты и секунды ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм. Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов и т.п. также пишутся словами. Знаки N, $, % и т.д. при нескольких числах (т.е. когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда чисел. Математические обозначения =, <, >, +, - и др. допускается применять только в формулах; в тексте документов их необходимо передавать словами равно, меньше, больше, плюс, минус. При оформлении дат, календарных сроков, денежных выражений, а также в названиях праздников и знаменательных дат не рекомендуется отрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другую строку или страницу. Не рекомендуется также отрывать знаки номера, параграфа, процентов, градуса, минуты и секунды от соответствующих цифр. В этих целях между цифровыми и словесными выражениями проставляется жесткий пробел. II. Написание часто употребляемых сокращений слов 4. Требования к употреблению сокращений слов и наименований. В постановлениях и распоряжениях Губернатора (Правительства) области следует избегать употребления сокращенных слов, наименования упоминаемых органов, учреждений и организаций приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием. В официальных документах не допускается употребление сокращения "РФ" вместо слов "Российская Федерация". При необходимости многократного употребления наименования органа, его подразделения, учреждения, организации в рамках одного документа при первом упоминании приводится его полное, а в скобках сокращенное наименование. 5. Написание буквенных аббревиатур. Аббревиатуры, читаемые по названиям букв, не склоняются и пишутся прописными буквами. Например: МВД, МГУ, ООН. Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся: прописными буквами, если образованы от имени собственного, например: МИД, ВАК, (МИДа, ВАКу), а также ГОСТ (ГОСТом); строчными буквами, если образованы от имени нарицательного, например: вуз (вуза). 6. Требования к сокращению часто употребляемых слов и величин. Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми, а их написание - унифицировано. Например, сокращенно записываются: названия единиц измерения (при цифрах): метр - м тонна - т миллиметр - мм гектар - га килограмм - кг грамм - г секунда - с центнер - ц различные обозначения: область - обл. миллион - млн район - р-н (при названии) миллиард - млрд город - г. рубль - руб. поселок - пос. железнодорожный - ж.д. село - с. (при названии) страница - с. (при цифрах) проспект - просп. площадь - пл. таблица - табл. улица - ул. проезд - пр. рисунок - рис. дом - д. другой (другие) - др. корпус - корп. смотри - см. подъезд - под. прочее - пр. этаж - эт. и тому подобное - и т.п. и так далее - и т.д. то есть - т.е. кабинет - каб. пункт - п. комната - к. годы - гг. (при цифрах) тысяча - тыс. лист - л. (при цифрах) Округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и последующих десятичных знаков для различных типов, размеров, видов, одного названия, как правило, должно быть одинаковым. Например: 89,775; 16,323. В написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения. Например, при сокращении после цифр слов год, годы, необходимо сокращать и слова век, века после цифр, обозначающих столетия. Если однажды в тексте фамилия написана с двумя инициалами, например: Иванов В.В. или В.В.Иванов, она и в дальнейшем должна писаться так же. Не рекомендуется отрывать инициалы имени и отчества от фамилии, переносить их на другую строку или страницу. Приложение N 6 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области Образец листа согласования к постановлениям и распоряжениям Губернатора области и Правительства области Проект внесен ____________________________________________________ (дата, название органа исполнительной власти) СОГЛАСОВАНО: Дата и время полу- согла- чения сования Вице-губернатор - первый заместитель Председателя инициалы, ______ ______ Правительства области фамилия Заместитель Председателя Правительства области - руководитель аппарата ______ ______ Губернатора области Заместители Председателя Правительства области ______ ______ (по закрепленным за ними вопросам) Управляющий делами ______ ______ Правительства области Начальник правового управления ______ ______ Правительства области Руководители заинтересованных органов исполнительной власти ______ ______ области (в алфавитном порядке) Руководитель органа исполнительной власти области, ______ ______ вносящего проект Руководители заинтересованных организаций области ______ _______ (в алфавитном порядке) Исполнитель: Телефон: Файл: Приложение N 7 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области ПРОТОКОЛ N заседания (наименование организации) Дата Место проведения Присутствовали: (перечисляются фамилии в алфавитном порядке без указания должностей). Приглашенные: (перечисляются фамилии приглашенных в алфавитном порядке с указанием должностей). Повестка дня: 1. О работе отдела информатизации по обеспечению деятельности учреждения. Доклад начальника отдела Сергеева К.И. 2. О представлении Кузнецова А.А. к присвоению Почетного звания "Заслуженный работник культуры Российской Федерации". Доклад начальника отдела Титова М.С. 1. СЛУШАЛИ: Сергеева К.И. - текст доклада прилагается. ВЫСТУПИЛИ: Яковлев С.Л. - ставит вопрос о дополнительном выделении компьютеров отделу. Соколов А.С. - предлагает передать отделу массив имеющихся в других подразделениях информационных карточек. Зайцева О.А. - сообщает об имеющихся в отделе новых разработках по улучшению организации информационных процессов. ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. Одобрить основные направления работы отдела. 1.2. Разрешить административно-хозяйственной службе приобрести для нужд отдела информатизации три компьютера. 2. СЛУШАЛИ: Титова М.С. - текст выступления прилагается. ВЫСТУПИЛИ: Семенов Ф.М. - поддерживает предложение о выдвижении Кузнецова А.А. на присвоение почетного звания "Заслуженный работник культуры Российской Федерации". Лукьянов И.Н. - говорит о серьезных заслугах Кузнецова А.А. в деле развития отечественной культуры. ПОСТАНОВИЛИ: 2.1. Выдвинуть Кузнецова А.А. на присвоение ему Почетного звания "Заслуженный работник культуры Российской Федерации". Председатель подпись А.В.Иванов Секретарь подпись Л.Ф.Петрова Приложение N 8 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области Форма номенклатуры дел структурного подразделения Наименование органа исполнительной власти Наименование структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ____________ N _______ ______________________ (место составления) на ________ год ---------------------------------------------------------------------- | Индекс | Заголовок дела | Кол-во | Срок хранения | Примечание | | дела | | ед.хр. | и N статей по | | | | | | перечню | | |————————|——————————————————|——————————|———————————————|—————————————| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ---------------------------------------------------------------------- | Наименование раздела | ---------------------------------------------------------------------- | | | | | | ---------------------------------------------------------------------- Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО(1) Протокол ЭК структурного подразделения от ___________________ N ____________ Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи Дата _________________________ (1) При наличии ЭК структурного подразделения Приложение N 9 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области Форма номенклатуры дел органа исполнительной власти области Наименование органа исполнительной власти НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ ____________ N _______ Наименование должности ______________________ руководителя органа (место составления) исполнительной власти на ________ год ---------------------------------------------------------------------- | Индекс | Наименование | Кол-во | Срок хранения | Примечание | | дела | структурных | ед.хр. | и N статей по | | | | подразделений, | | перечню | | | | разделов и | | | | | | заголовки дел | | | | |————————|—————————————————|———————————|———————————————|—————————————| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ---------------------------------------------------------------------- | Наименование раздела | ---------------------------------------------------------------------- | | | | | | ---------------------------------------------------------------------- Наименование должности руководителя службы делопроизводства органа исполнительной власти Подпись Расшифровка подписи Дата Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив) СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Протокол ЭПК управления органа исполнительной власти по делам архивов Правительства области от ___________ N _____ от ____________ N _____ Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _________ году в ________________________________________________________________ ---------------------------------------------------------------------- | По срокам хранения | Всего | В том числе: | ---------------------------------------------------------------------- | | | переходящих | с отметкой "ЭПК" | |———————————————————————————|———————|—————————————|——————————————————| | 1 | 2 | 3 | 4 | |———————————————————————————|———————|—————————————|——————————————————| | Постоянного | | | | |———————————————————————————|———————|—————————————|——————————————————| | Временного (свыше 10 лет) | | | | |———————————————————————————|———————|—————————————|——————————————————| | Временного | | | | | (до 10 лет включительно) | | | | |———————————————————————————|———————|—————————————|——————————————————| | ИТОГО: | | | | ---------------------------------------------------------------------- Наименование должности руководителя службы делопроизводства органа исполнительной власти Подпись Расшифровка подписи Дата Итоговые сведения переданы в архив. Наименование должности передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи Дата Приложение N 10 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения Код гос.архива __________ Код органа исполнительной власти области __________ ------------------- __________________________________________________ | Ф. N _________ | | | __________________________________________________ | ОП. N ________ | | | __________________________________________________ | Д. N _________ | ------------------- ________________________________________________________ (Наименование архивного учреждения) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ (Наименование органа исполнительной власти области и структурного подразделения) ДЕЛО N _________ ТОМ N ____ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ (Заголовок дела) ______________________________________________________________________ (Дата дела) На __________ листах Хранить ____________ ------------------- | Ф. N _________ | | | | ОП. N ________ | | | | Д. N _________ | ------------------- Приложение N 11 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела N ____ ---------------------------------------------------------------------- | N | Индекс | Дата | Заголовок | Номера | Примечание | | п/п | документа | документа | документа | листов | | | | | | | дела | | |———————|———————————|———————————|————————————|—————————|—————————————| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |———————|———————————|———————————|————————————|—————————|—————————————| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ---------------------------------------------------------------------- Итого __________________________________________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи _________________________________ (цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись Расшифровка подписи Дата Приложение N 12 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ____ В деле подшито и пронумеровано _______________________________________ (цифрами и прописью) ______________________________________________________________ листов, в том числе: литерные номера листов _______________________________________________ пропущенные номера листов ____________________________________________ + листов внутренней описи ____________________________________________ ---------------------------------------------------------------------- | Особенности физического состояния | Номера листов | | и формирования дела | | |—————————————————————————————————————————————————|——————————————————| | 1 | 2 | |—————————————————————————————————————————————————|——————————————————| | | | | | | | | | | | | ---------------------------------------------------------------------- Наименование должности лица, составившего лист - заверитель дела Подпись Расшифровка подписи Дата Приложение N 13 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения __________________________________________________________________ (наименование органа исполнительной власти области) __________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения) УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи Дата ОПИСЬ N ___ ___________________________________________________ ---------------------------------------------------------------------- | N | Индекс | Заголовок | Крайние | Кол-во | Срок |Примечание | | п/п | дела | дела | даты | листов | хранения | | |—————|————————|———————————|—————————|————————|——————————|———————————| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6(1) | 7 | ---------------------------------------------------------------------- | Название раздела | ---------------------------------------------------------------------- | | | | | | | | |—————|————————|———————————|—————————|————————|——————————|———————————| | | | | | | | | ---------------------------------------------------------------------- В данную опись внесено _________________________________________ дел (цифрами и прописью) с N ______________________ по N ______________________, в том числе: литерные номера: _________________________________________________ пропущенные номера: _____________________________________________ Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО(2) Наименование должности Протокол ЭК структурного руководителя службы подразделения делопроизводства органа исполнительной власти от ____________ N _____ Подпись Расшифровка подписи Дата _________________________ (1) Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения. (2) При наличии ЭК структурного подразделения Приложение N 14 к Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области ---------------------------------------------------------------------- | Наименование структурного | УТВЕРЖДАЮ | | подразделения | (Руководитель структурного | | | подразделения) | | | | | | подпись (расшифровка) | | | | | | Дата | ---------------------------------------------------------------------- А К Т N ________ о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению На основании ______________________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы: __________________________ ______________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения) ---------------------------------------------------------------------- | N |Заголовок |Крайние| Номера | Индекс |Кол-во| Сроки | Приме-| |п/п|дела или | даты | описей | дела по | дел |хранения| чание | | |групповой | | |номенклатуре| |и номера| | | |заголовок | | |или N дела | | статей | | | |документов| | | по описи | | по | | | | | | | | |перечню | | |———|——————————|———————|————————|————————————|——————|————————|———————| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | |———|——————————|———————|————————|————————————|——————|————————|———————| | | | | | | | | | ---------------------------------------------------------------------- Итого дел за _______годы __________________________________________ (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за _________ годы утверждены, по личному составу согласованы с ЭПК _______________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от __________ N ____ ) Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК от ________ N ____ Документы в количестве ________________________________________ дел (цифрами и прописью) весом ______ кг сданы в: ___________________________________________ (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от ______________ N ____ Наименование должности работника, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи Дата Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Июль
|
