|
Расширенный поиск
Постановление Губернатора Саратовской области от 01.06.2006 № 88ГУБЕРНАТОР САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 1 июня 2006 года N 88 г.Саратов Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области В целях совершенствования работы с документами в Правительстве области, министерствах и иных органах исполнительной власти области ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области. 2. Должностным лицам органов исполнительной власти области обеспечить строгое выполнение Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области, утвержденной настоящим постановлением. 3. Рекомендовать администрациям муниципальных образований области привести в соответствие с настоящим постановлением правовые акты, регламентирующие работу с документами, и оказать содействие окружным администрациям в разработке соответствующих документов. 4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания. Губернатор области П.Л.Ипатов Приложение к постановлению Губернатора области от 1 июня 2006 года N 88 ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области Содержание Основные термины, употребляемые в делопроизводстве I. Общие положения II. Прием поступающей корреспонденции III. Регистрация входящих документов IV. Порядок и сроки рассмотрения и исполнения документов V. Регистрация и отправка документов VI. Общие требования к составлению и оформлению документов VII. Подготовка проектов законов области, постановлений областной Думы, постановлений и распоряжений Губернатора области и Правительства области VIII. Машинописные и копировально-множительные работы. Звукозапись мероприятий IX. Подготовка и оформление документов заседаний и совещаний X. Основные положения работы с обращениями граждан XI. Составление номенклатуры дел XII. Формирование и оформление дел XIII. Организация оперативного хранения документов XIV. Порядок передачи дел на хранение в архив XV. Обеспечение сохранности печатей и бланков Приложения Основные термины, употребляемые в делопроизводстве Делопроизводство; документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами; документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать; внешние признаки документа - признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления; текстовой документ - документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи; письменный документ - текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма; автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ; официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке; служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации; подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения; подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа; дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу; копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы; заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу; документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам; правила документирования - требования и нормы, устанавливающие порядок документирования; унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности; организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц; реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа; бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа; оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования; организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения; документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период; входящий документ - документ, поступивший в учреждение; исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения; внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации; регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации; контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов; срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией; дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку; формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела; номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке; номер дела - цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку; архив - организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования. I. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Саратовской области (далее - Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, порядок создания и оформления документов, порядок работы с документами в аппарате Губернатора области, секретариатах вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области, заместителей Председателя Правительства области, управляющего делами Правительства области, министерствах области и иных органах исполнительной власти области. Инструкция определяет основные правила приема, учета, подготовки, оформления, размножения, хранения, рассылки документов, контроля за их прохождением и списания "В дело". В развитие отдельных положений настоящей Инструкции управление делопроизводства управления делами Правительства области (далее - управление делопроизводства) может разрабатывать конкретизирующие их требования и рекомендации. Контроль за исполнением документов осуществляется на основании соответствующего нормативного акта. 1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Саратовской области, основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), действующими государственными и национальными стандартами, Регламентом Правительства Саратовской области. 1.3. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применение современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются службой документационного обеспечения управления. В аппарате Губернатора области, секретариатах вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области, заместителей Председателя Правительства области, управляющего делами Правительства области эти функции выполняет управление делопроизводства. В министерствах и комитетах области, других органах исполнительной власти области ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами и обращениями граждан возлагается на их руководителей, которые определяют службу, или своим приказом назначают должностных лиц, отвечающих за делопроизводство. Эта служба (лицо) обеспечивает организацию делопроизводства в соответствии с настоящей Инструкцией и типовой должностной инструкцией ответственного за делопроизводство, утвержденной постановлением Губернатора Саратовской области от 2 февраля 2005 года N 15. 1.4. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех работников органов исполнительной власти области и их структурных подразделений. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены в своих структурных подразделениях со структурой органов исполнительной власти области и с настоящей Инструкцией. Разделы и отдельные пункты Инструкции, касающиеся общих принципов организации делопроизводства, имеют характер прямого действия и подлежат обязательному исполнению должностными лицами. Работники аппарата Губернатора области, секретариатов вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области, заместителей Председателя Правительства области, управляющего делами Правительства области, министерств области и иных органов исполнительной власти области, независимо от занимаемых должностей, несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации. Разделы и отдельные пункты Инструкции, содержание которых отражает специфику работы аппарата Губернатора области, секретариатов вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области, управляющего делами Правительства области, применяются в органах исполнительной власти области в соответствии с практикой и спецификой работы этих органов с обязательным соблюдением основных положений общих принципов организации делопроизводства. Изменения в Инструкцию могут быть внесены только по согласованию с управлением делопроизводства управления делами Правительства области. 1.5. Об утрате служебных документов, проектов постановлений и распоряжений Губернатора области и Правительства области, корреспонденции, находящейся на контроле, сообщается руководителю соответствующего органа исполнительной власти области и лицу, отвечающему за делопроизводство, которые организуют проведение служебного расследования. О результатах расследования и принятых мерах информируется управление делопроизводства. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при увольнении работника или уходе в отпуск, на учебу и т.д. все находящиеся в его ведении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому лицу. 1.6. Передача служебных документов и материалов в средства массовой информации осуществляется министерством информации и общественных отношений области или управлением по взаимодействию со средствами массовой информации и информационного обеспечения Правительства области - пресс-службой Губернатора области. Передача информации другим путем запрещается. 1.7. Проекты писем, постановлений, распоряжений, поручений Губернатора области и Правительства области, наградных листов на стадии их подготовки являются конфиденциальными. 1.8. Требования настоящей Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство на бумажных носителях, так и на электронное. 1.9. Правила ведения делопроизводства, приведенные в Инструкции, распространяются только на служебные документы несекретного характера. II. Прием поступающей корреспонденции 2.1. Корреспонденция, адресованная Губернатору области, вице-губернатору - первому заместителю Председателя Правительства области, заместителю Председателя Правительства области - руководителю аппарата Губернатора области и руководителям структурных подразделений аппарата Губернатора области, заместителям Председателя Правительства области, управляющему делами Правительства области, принимается к регистрации и дальнейшей обработке в отделе обработки документов управления делопроизводства (далее - отдел обработки документов). 2.2. Входящая корреспонденция поступает фельдъегерской, заказной и обычной почтой, нарочным, через отдел специальной документальной связи управления специальных программ и мобилизационной подготовки Правительства области (далее - отдел специальной документальной связи), а также в виде телеграмм, телефонограмм и факсимильных сообщений, электронной почтой. Вся корреспонденция регистрируется единым установленным порядком как входящий документ, независимо от вида поступления. 2.3. Вся входящая корреспонденция принимается с соблюдением необходимых требований: получение заказной корреспонденции под роспись в почтовом отделении по оформленной доверенности, соответствующих росписях в реестрах, росписью в журнале специальной документальной связи, на квитанциях телеграмм и т.д. 2.4. При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге (реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставится дата и подпись работника, принявшего документ. Для доставки нарочными в комплекс зданий Правительства области (ул.Московская, 72) используется шкаф для корреспонденции, установленный в проходной Правительства области. Выемка корреспонденции производится дважды в день: в 9 часов и 14 часов. Разовый пропуск для доставки корреспонденции непосредственно в отдел обработки документов может быть оформлен работникам органов исполнительной власти и их структурных подразделений и работникам учреждений связи. К корреспонденции, доставляемой нарочным, устанавливаются следующие требования: доставляемая до 14 часов, принимается с исходящей датой текущего или предыдущего дня; доставляемая после 14 часов, принимается с исходящей датой только текущего дня; в пятницу корреспонденция от нарочных принимается до 14 часов. 2.5. Корреспонденция, поступающая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, принимается дежурными специалистами управления делопроизводства или в секретариатах Губернатора области, вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области, заместителей Председателя Правительства области, управляющего делами Правительства области. Если текст предполагает незамедлительное исполнение, дежурный специалист управления делопроизводства производит регистрацию путем проставления штампа входящего документа и даты (без присвоения входящего номера), оставляет себе копию, а оригинал передает для информирования соответствующих должностных лиц в секретариат адресата дежурному работнику с проставлением на копии даты, времени и фамилии получившего документ. В первый рабочий день работник секретариата передает документ (с резолюцией или без нее) в отдел обработки документов для регистрации и дальнейшей обработки. При поступлении аналогичных документов в органы исполнительной власти области дежурные работники принимают все меры для доведения документов до руководителей. 2.6. При приеме корреспонденции проверяется правильность ее адресации и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений). При обнаружении отсутствия документов или других нарушений, если невозможно их оперативное устранение (мятые, подмоченные, рваные), составляется акт, один экземпляр которого направляется отправителю, другой - приобщается к поступившему документу. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. Если нарушение возможно устранить в течение 1-3 дней путем оперативной доставки недостающих (испорченных) документов, заполнения реквизитов исполнителем или другим способом оперативного реагирования, документ регистрируется после устранения нарушений. Телефонограммы принимаются, передаются, регистрируются и обрабатываются в органах исполнительной власти области. 2.7. Корреспонденция на иностранном языке незамедлительно передается для перевода соответствующим структурам. III. Регистрация входящих документов 3.1. Регистрация служебных документов - это фиксация факта поступления документа от корреспондента адресату. 3.2. Входящие документы делятся на регистрируемые и нерегистрируемые. К нерегистрируемым относятся периодические издания, книги, рекламные материалы, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, анонимная корреспонденция. Они передаются по принадлежности без обработки. Вся остальная корреспонденция регистрируется в установленном порядке. 3.3. Обращения граждан, поступившие заказной почтой в отдел обработки документов, регистрируются путем записи в журнал с последующей передачей под роспись работнику управления по работе с обращениями граждан Правительства области. Аналогичные письма, полученные обычной почтой, передаются туда же без регистрации. В органах исполнительной власти области обращения граждан регистрируются и обрабатываются в установленном порядке. 3.4. Пакеты с надписью "Лично" не вскрываются и регистрируются по данным, имеющимся на конверте, с последующей передачей адресату. 3.5. Вся регистрируемая корреспонденция делится на две категории: регистрируемая с постановкой на контроль со сроком исполнения (контрольные документы); регистрируемая без постановки на контроль. 3.6. К регистрируемым документам с постановкой на контроль относятся письма Президента Российской Федерации, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы, федеральных органов исполнительной власти, руководителей федеральных округов, руководителей субъектов Российской Федерации, депутатов областной Думы, а также письма, содержащие указание или просьбу и предполагающие получение ответа. 3.7. К регистрируемым документам без постановки на контроль относятся ответы, информационные письма, повестки и другие документы, не предполагающие получение ответа. В случае затруднений в определении целесообразности постановки письма на контроль допускается его передача адресату и принятие решения о постановке на контроль, исходя из содержания резолюции. 3.8. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов по почтовому штемпелю. Во всех остальных случаях они уничтожаются. Все приложения в развернутом виде скрепляются вместе с основным документом. Конверт, в случае его сохранения, скрепляется с документом с левой стороны (на месте углового штампа). 3.9. Входящие контрольные документы регистрируются путем проставления в нижнем правом углу первой страницы документа регистрационного штампа с указанием даты поступления и индекса секретариата руководителя Правительства области. Далее контрольный документ проходит электронную регистрацию, заполняется регистрационная карточка с автоматическим присвоением регистрационного номера. 3.10. Корреспонденция на иностранном языке регистрируется после ее перевода на русский язык; входящий номер и дата проставляются на день окончания перевода и поступления ее в отдел обработки документов. Дальнейшая работа с документом происходит в соответствии с порядком прохождения входящей корреспонденции. 3.11. Служебная корреспонденция с пометкой "Лично" регистрируется путем проставления входящего штампа на конверте, записывается в журнал входящих документов и передается под роспись в соответствующий секретариат в нераспечатанном виде. 3.12. Регистрационная карточка заполняется по установленной форме (приложение N 1) и распечатывается в одном экземпляре для ведения картотеки в отделе обработки документов. Секретариаты Губернатора области, вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области и структурных подразделений аппарата Губернатора области, заместителей Председателя Правительства области, управляющего делами Правительства области могут вести аналогичные картотеки. 3.13. Зарегистрированная надлежащим образом корреспонденция распределяется по рабочим папкам руководителей для последующей передачи в соответствующие секретариаты. При этом учитывается тематика изложенных проблем, ссылки на предыдущие обращения, если они имели место, содержание предыдущих резолюций, а также соответствие распределению обязанностей, утвержденному постановлением Губернатора области. Принимая во внимание, что большая часть корреспонденции, независимо от содержания, адресуется Губернатору области, работник отдела обработки документов имеет право распределять корреспонденцию в вышеприведенном порядке вне зависимости от фамилии адресата. 3.14. Губернатору области направляется корреспонденция от: Президента Российской Федерации; Председателя Федерального Собрания Российской Федерации и его заместителей; Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и его заместителей; депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, избранных от Саратовской области; федеральных министров и руководителей федеральных агентств; полномочного представителя Президента Российской Федерации в Приволжском федеральном округе; глав администраций регионов Российской Федерации; иерархов религиозных конфессий; руководителей партий и крупных общественных организаций, деятелей науки, культуры, искусства и т.д.; письма, исполнение которых предполагает координацию действий нескольких министерств, ведомств, отраслей, должностных лиц; письма, содержащие личное приглашение Губернатору области, предложение лично выступить на предполагаемом мероприятии; письма, в которых содержится ссылка на имевшуюся ранее личную договоренность; письма, касающиеся вопросов обеспечения безопасности в сфере правопорядка, радиационной и химической защиты, экологии, природопользования и др. В органах исполнительной власти области руководитель может принимать к рассмотрению корреспонденцию согласно требованиям, установленным в данном органе власти. 3.15. В период отсутствия Губернатора области и исполнения его обязанностей вице-губернатором - первым заместителем Председателя Правительства области или другим должностным лицом ежедневная корреспонденция Губернатору области комплектуется в отделе обработки документов в установленном порядке и в полном объеме в отдельной папке передается в секретариат должностного лица, исполняющего в данный момент обязанности Губернатора области. Если необходимо личное ознакомление Губернатора области с некоторыми документами и принятие по ним соответствующих решений (при условии соблюдения сроков рассмотрения), то документ возвращается в отдел обработки документов с пометкой "Ознакомить Губернатора" с указанием даты и подписи должностного лица, исполняющего обязанности Губернатора области. В день, когда Губернатор области приступит к исполнению своих обязанностей, эти документы передаются ему вместе с текущей корреспонденцией в отдельной папке. Если документ требует незамедлительного исполнения, и в то же время должностное лицо, исполняющее в данный момент обязанности Губернатора области, считает целесообразным личное ознакомление Губернатора области с этим документом, после его рассмотрения исполнителю направляется копия документа, а подлинник остается у должностного лица, исполняющего обязанности Губернатора области, для личного доклада Губернатору области. В период отсутствия кого-либо из заместителей Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области, управляющего делами Правительства области и исполнения их обязанностей другими должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей ежедневная корреспонденция систематизируется в отделе обработки документов в установленном порядке и передается на рассмотрение в секретариаты, в том числе и в секретариат отсутствующего должностного лица. Предложения о дальнейшем прохождении документов готовятся руководителем секретариата по согласованию с заинтересованными должностными лицами. Контроль за исполнением документов остается за должностным лицом, в секретариат которого направлен документ непосредственно из отдела обработки документов. 3.16. При передаче контрольного документа из отдела обработки документов в секретариаты руководителей получатель расписывается в правом нижнем углу регистрационной карточки. Кроме того, регистрационная карточка направляется в секретариат руководителя в электронном виде посредством программного комплекса единой системы электронного документооборота и делопроизводства "Служебная корреспонденция" сразу после ее регистрации. 3.17. После рассмотрения корреспонденции руководителем секретариат вносит резолюцию руководителя в электронную регистрационную карточку документа посредством программного комплекса единой системы электронного документооборота и делопроизводства "Служебная корреспонденция" и в соответствии с резолюцией пересылает электронную карточку исполнителю и ставит документ на контроль. Затем документ с резолюцией направляется исполнителю через экспедицию отдела обработки документов. 3.18. На документы без постановки на контроль регистрационные карточки не заводятся. Такие документы записываются в "Журнал входящих документов" с указанием порядкового номера и даты поступления, наименования отправителя, исходящего номера, даты и краткого содержания. Зарегистрированные таким образом документы передаются под роспись в журнале в соответствующие секретариаты. 3.19. Правительственная почта, поступившая по каналам фельдъегерской связи: федеральные законы, правовые акты и поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, правовые акты палат Федерального Собрания Российской Федерации, поручения руководителя Администрации Президента Российской Федерации, постановления Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, постановления и протоколы комиссий при Правительстве Российской Федерации, выписки из протоколов заседаний Правительства Российской Федерации, регистрируется в отделе обработки документов. На каждый документ независимо от отправителя, адресата и содержания заполняется регистрационная карточка установленной формы (приложение N 2). После регистрации вся правительственная почта вместе с регистрационными карточками передается в секретариат заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области, а после рассмотрения - через отдел обработки документов - в отдел контрольной работы аппарата Губернатора области для дальнейшей обработки в соответствии с Положением об организации контроля исполнения документов в аппарате Губернатора и Правительстве Саратовской области, утвержденным постановлением Губернатора Саратовской области от 23 июня 2005 года N 185. За каждый документ получатель расписывается в реестре. Электронные регистрационные карточки документов передаются в отдел контрольной работы аппарата Губернатора области автоматически в момент их регистрации в отделе обработки документов. 3.20. Договоры и соглашения, заключенные Правительством области и подписанные Губернатором области, вице-губернатором - первым заместителем Председателя Правительства области, заместителями Председателя Правительства области, регистрируются в отделе обработки документов, их тексты хранятся там же и передаются в установленном порядке в архив Правительства области. Регистрация осуществляется путем присвоения порядкового номера согласно записи в "Журнале регистрации договоров и соглашений"; номер и дата регистрации располагаются под подписью должностного лица Правительства области. IV. Порядок и сроки рассмотрения и исполнения документов 4.1. Корреспонденция, поступившая в Правительство области, в министерства области или иные органы исполнительной власти области, должна рассматриваться, как правило, в день ее получения. 4.2. На документе, подлежащем возврату, в правом верхнем углу первой страницы ставится штамп "Подлежит возврату". 4.3. Запрещается направлять в подведомственные организации подлинники документов, поступивших из Администрации Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, а также подлежащие возврату. 4.4. Порядок и сроки представления документов для рассмотрения и принятия по ним решения определяется руководителем органа исполнительной власти. В ежедневных планах работы руководитель обязан предусмотреть время, необходимое для работы с документами. Срок рассмотрения документа не должен превышать, как правило, одни сутки. 4.5. Документы должны исполняться в сроки, указанные в этих документах или в резолюциях. В случаях, если не указан срок исполнения, документ должен быть исполнен не более чем в тридцатидневный срок со дня его поступления. В случае, если окончание срока приходится на выходной день, то окончанием срока для исполнения документа является первый, следующий за ним, рабочий день. Продление срока исполнения разрешается соответствующим руководителем по письменному ходатайству исполнителя. 4.6. Контроль за своевременным исполнением документов осуществляется секретариатами руководителей, куда первоначально направлен документ из отдела обработки документов, либо поступил в соответствующий секретариат с резолюцией Губернатора области. Если документ с резолюцией Губернатора области адресован нескольким должностным лицам, контроль осуществляется секретариатом должностного лица, фамилия которого стоит первой. 4.7. Если резолюция Губернатора области адресована непосредственно в органы исполнительной власти области или структурные подразделения аппарата Губернатора области, то отдел обработки документов передает в секретариат курирующего руководителя копию письма (без приложений) с резолюцией Губернатора для оперативного контроля за исполнением документа. 4.8. При получении руководителем информации от исполнителя о выполнении резолюции, руководитель вправе дать указание о закрытии делопроизводством документа или же о его направлении на повторное рассмотрение. 4.9. Закрытие документа и его списание "В дело" производится в секретариатах вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области, заместителей Председателя Правительства области, управляющего делами Правительства области на основании письменной информации исполнителя, рассмотренной и одобренной автором резолюции. Автор резолюции на документе ставит отметку "В дело", а работник секретариата переносит реквизиты ответа в электронную карточку посредством программного комплекса единой системы электронного документооборота и делопроизводства "Служебная корреспонденция". V. Регистрация и отправка документов 5.1. Исходящие документы, изготовленные на бланках Губернатора области или Правительства области, подлежат регистрации в отделе обработки документов. Документы, изготовленные на бланках вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области, заместителей Председателя Правительства области, управляющего делами Правительства области регистрируется в соответствующих секретариатах в журнале учета исходящей корреспонденции. 5.2. Перед регистрацией и отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, приложений, ссылки на номер и дату запроса (если дается ответ на запрос) и только после этого передать документ в отдел обработки документов. При получении документов для отправки работники отдела обработки документов проверяют наличие подписей, исходящих номеров, а также приложений, о которых указано в основном или сопроводительном документе. 5.3. Исходящая корреспонденция регистрируется в отделе обработки документов на электронных карточках (приложение N 1). Исходящие номера этих документов состоят из индекса приемной, номера дела по номенклатуре и порядкового регистрационного номера, например: 1-07-03-845. 5.4. Ксерокопия (второй экземпляр) зарегистрированного документа с указанием исполнителя остается в отделе обработки документов. Первичные материалы к письму (проекты письма, соответствующие визы, тексты изменений и дополнений и т.д.) хранятся в установленном порядке у исполнителя. После регистрации документы передаются в экспедицию отдела обработки документов для отправки адресату. Способ отправки документа адресату (фельдсвязь, спецсвязь, заказная или простая почта) определяется сотрудником отдела обработки документов по согласованию с отправителем. Если документ отправляется адресату нарочным, то на втором экземпляре документа, остающегося в отделе обработки документов, делается запись "Первый экземпляр получил|" с указанием фамилии и инициалов, должности, даты, а в необходимых случаях по требованию работника отдела - времени получения документа. Копии вторых экземпляров писем, хранящихся в отделе обработки документов или переданных на хранение в архив, в случае необходимости могут быть выданы по требованию руководителей секретариатов Губернатора области, вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, заместителя Председателя Правительства области - руководителя аппарата Губернатора области, заместителей Председателя Правительства области, управляющего делами Правительства области или исполнителем соответствующего письма. Другим лицам передавать копии писем не разрешается. 5.5. В муниципальные образования области корреспонденция отправляется специальной связью два раза в неделю (среда, пятница). В день отправки специальной связи документы принимаются в экспедиции отдела обработки документов до 13 часов. При отправке специальной связью оформляется реестр с занесением в него всех номеров исходящих документов. 5.6. В предприятия, учреждения и организации, находящиеся в черте города, документы рассылаются почтой в течение двух дней. Исходящая корреспонденция, передаваемая в отдел обработки документов для отправки простой и заказной почтой, должна быть исполнителем запечатана в конверты с указанием адресата и номера отправляемого документа. Адрес оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи и включает в себя: почтовый индекс, наименование населенного пункта, улицы, номер дома, фамилию, имя и отчество адресата; в необходимых случаях - полное наименование организации и должности адресата. В случае отправки одновременно трех и более писем отправителем составляется реестр с перечнем организаций и лиц, указанных на конвертах. При отправке корреспонденции через почтовое отделение связи N 42 составляется реестр по форме, утвержденной органами почтовой связи. 5.7. Доставка корреспонденции Губернатору области, вице-губернатору - первому заместителю Председателя Правительства области, заместителю Председателя Правительства области - руководителю аппарата Губернатора области, заместителям Председателя Правительства области и управляющему делами Правительства области осуществляется работниками соответствующих секретариатов, которые получают документы под расписку в журнале или реестре. Допускается вызов в отдел обработки документов работников органов исполнительной власти области для вручения срочной корреспонденции. 5.8. Документы, изготовленные на бланках областных министерств, комитетов, управлений, регистрируются, отправляются и контролируются в соответствующих органах исполнительной власти. Переписка между областными министерствами, комитетами, управлениями осуществляется самостоятельно. 5.9. Органы исполнительной власти области, пользующиеся маркировальной техникой отдела обработки документов, отправляют свою корреспонденцию самостоятельно через почтовое отделение связи N 42. 5.10. Телеграммы за подписью должностных лиц посылаются в случаях крайней необходимости передачи срочных сообщений, когда другие виды отправки не обеспечивают своевременного получения корреспонденции. Элементы телеграммы оформляются в порядке и последовательности, установленной Правилами оказания услуг телеграфной связи. Право подписи телеграмм категории "Правительственная", отправляемых за пределы Саратовской области, принадлежит Губернатору области, вице-губернатору - первому заместителю Председателя Правительства области. Право подписи обычных телеграмм и телеграмм категории "Правительственная", отправляемых в пределах Саратовской области, принадлежит Губернатору области, вице-губернатору - первому заместителю Председателя Правительства области, заместителю Председателя Правительства области - руководителю аппарата Губернатора области, заместителям Председателя Правительства области, управляющему делами Правительства области. Телеграммы без личной подписи указанных должностных лиц к отправке не принимаются. При направлении телеграмм в несколько адресов к тексту за подписью исполнителя прикладывается реестр рассылки с указанием полных адресов, фамилии, имени и отчества получателя. 5.11. Для эффективного использования всего массива документов (входящих и исходящих) создаются поисковые системы. Они существуют как в традиционном, так и электронном виде. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество карточек, из которых можно составить следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и т.д.); контрольно-справочные (по срокам исполнения, по исполнителям и т.д.); а также алфавитные, по обращениям граждан, тематические, кодификационные и другие, в зависимости от поставленных задач. Помимо обязательной номенклатуры дел для удобства поиска можно разрабатывать классификационные справочники: классификатор вопросов деятельности органа исполнительной власти, классификатор видов документов, классификатор корреспондентов, классификатор резолюций, классификатор исполнителей, классификатор результатов исполнения документов и т.д. Электронный поиск осуществляется по реквизитам: заголовку, виду документа, дате принятия, номеру, по ключевому слову, фразе или по любой комбинации реквизитов. VI. Общие требования к составлению и оформлению документов 6.1. Нормативные, организационно-распорядительные, информационные и иные документы (постановления, распоряжения, поручения, приказы, протоколы, акты, письма и др.) (далее - документы), которые готовятся в органах исполнительной власти области и регламентируют административные и организационные вопросы, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности структурных подразделений органов исполнительной власти области, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с действующими государственными и национальными стандартами по оформлению организационно-распорядительных документов и настоящей Инструкцией. 6.2. При подготовке и оформлении служебных документов в соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации" могут использоваться следующие реквизиты: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб Саратовской области; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код органа исполнительной власти области или Правительства области, подготовившего документ; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации, подготовившей документ; 09 - справочные данные об организации, подготовившей документ; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа. 6.3. Требования к оформлению реквизитов документов (приложения N 3, 4): 6.3.1. Для изготовления документов Губернатора области и Правительства области используются номерные бланки с гербом Саратовской области. Структурные подразделения аппарата Губернатора, управления делами Правительства области, министерства и иные органы исполнительной власти области имеют собственные бланки. Проекты документов изготавливаются на обычных листах. 6.3.2. Воспроизведение Государственного герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с Федеральным Конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" и на бланках органов исполнительной власти области и должностных лиц не допускается. 6.3.3. Предприятия, организации, учреждения, не являющиеся структурными подразделениями органов исполнительной власти области, изготавливают документы на бланках с эмблемой организации или товарным знаком. 6.3.4. Код подразделения органа исполнительной власти области, подготовившего документ, проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), а также Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). 6.3.5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, а также идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 6.3.6. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). 6.3.7. Наименование организации, подготовившей документ, должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе (Основном Законе) Саратовской области или в Положении о соответствующем органе исполнительной власти области (о его структурном подразделении). Сокращенное наименование организации приводится на бланке документа (в скобках, после указания полного наименования данного подразделения) только в тех случаях, когда оно закреплено в Положении о данной организации. Над наименованием органа исполнительной власти области указывают наименование вышестоящей организации - Правительство Саратовской области, над наименованием структурной единицы (управления, комитета) соответствующего органа исполнительной власти области - наименование этого органа. 6.3.8. Справочные данные об организации - авторе документа включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес (WWW-сервер) в сети Интернет и др.). Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. 6.3.9. Наименование вида документа указывается на всех, кроме писем, документах: постановлениях, распоряжениях, приказах, протоколах, справках, заключениях и т.д. и печатается прописными буквами. 6.3.10. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 15 мая 2005 года следует оформлять 15.05.2005 (в конце точка не ставится). Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 15 мая 2005 года, а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.05.15 (приложение N 5). 6.3.11. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, номером журнала регистрации исходящих документов, индексом тематического классификатора вопросов, содержащихся в документе (если в соответствующем подразделении такой классификатор утвержден) и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. 6.3.12. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. 6.3.13. Место составления или издания документа указывают, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование автора документа" и "Справочные данные об авторе документа". В таком случае указывают, как правило, город Саратов. В случае, если документ составлен в ином населенном пункте, находящемся вне границ города Саратова, в документе указывают наименование соответствующего населенного пункта. 6.3.14. Гриф ограничения доступа к документу ("Секретно", "Конфиденциально" и др.) свидетельствует об особом характере информации, ограничивает круг пользователей. Определяется исполнителем, проставляется без кавычек на первом листе документа и при необходимости дополняется данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне или конфиденциальной информации. 6.3.15. Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа. В качестве адресата могут быть органы государственной власти (Российской Федерации, Саратовской области, иных субъектов Российской Федерации), их структурные подразделения; органы местного самоуправления, их структурные подразделения; предприятия, учреждения, организации, их структурные подразделения; должностные лица; граждане. Адресат, как правило, выделяется жирным шрифтом или курсивом. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, физическому лицу - после фамилии. Допускается центрирование каждой строки реквизита "Адресат" по отношению к его самой длинной строке. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Если документ направляется нескольким разным адресатам, то адресаты указываются в документе один под другим и основной адресат подчеркивается чертой. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. Если документ является ответным, первым (основным) адресатом указывается автор инициативного документа, на который дается ответ, вне значимости остальных адресатов. Документ печатается в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс один (последний экземпляр документа). Последний экземпляр документа, подписанный исполнителем, изготавливается одновременно с подлинником (оригиналом) документа, содержит все его реквизиты (за исключением реквизитов бланка документа, если документ оформляется на бланке) и остается в деле отправителя. Наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации, соответствующего структурного подразделения указывают в именительном падеже, например: Минюст России Управление систематизации законодательства Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например: ЗАО "Торговый мир" Бухгалтерия Главному бухгалтеру Л.П.Николаевой или Генеральному директору ОАО "Энергия" А.А.Галкину Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Руководителям органов исполнительной власти Саратовской области В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. Если документ адресуется органу государственной власти, органу местного самоуправления, предприятию, учреждению, организации, соответствующему структурному подразделению, указывают его (ее) наименование, а затем почтовый адрес. При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес, например: Борисовой В.А. ул.Московская, д.45, кв.4, г.Саратов, 410000 6.3.16. Гриф утверждения - реквизит, придающий нормативный или правовой характер содержанию документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Директор ОАО "Полюс К" _______________ В.С.Попов (личная подпись) 7 августа 2005 года При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например: УТВЕРЖДЕНО приказом министра финансов Саратовской области от 15.05.2005 N 12 Допускается в реквизите "Гриф утверждения" центрирование элементов относительно его самой длинной строки. 6.3.17. Резолюция является организующим началом рассматриваемого документа. Резолюция пишется соответствующим должностным лицом на документе в верхней его части на свободном поле между реквизитами "Адресат" и "Текст" и содержит принятое им решение. При отсутствии свободного поля на документе резолюция оформляется на отдельном листе (специальном бланке формата А6), скрепляемом с документом. Резолюция обязательно включает фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), подпись и дату, например: Н.Н.Жукову Прошу подготовить проект распоряжения Губернатора области по данному вопросу к 24.08.2005 Личная подпись 20.08.2005 Если резолюция оформляется на специальном бланке, то в левом верхнем углу бланка резолюции указываются реквизиты (регистрационный номер и дата либо заголовок) документа, к которому относится данная резолюция. При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным исполнителем является должностное лицо, названное в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. Если документ направляется на исполнение в подведомственное подразделение, в резолюции обязательно указывается наименование этого подразделения (управления, комитета, отдела, сектора). На документах, не требующих указаний по исполнению, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. 6.3.18. Заголовок составляется исполнителем документа. Все документы, оформленные на бланках формата А4, должны иметь заголовок к тексту. На документах формата А5, телефонограммах, извещениях заголовок к тексту не составляется. Заголовок к тексту должен кратко, в нескольких словах раскрывать содержание документа и предназначен для эффективного поиска, проведения регистрации документа без предварительного прочтения всего текста. Заголовок начинается с указания управленческого действия, затем указывается объект, на который оно направлено. Используется конструкция с предлогом "о" или "об" и отглагольным существительным, например: "О направлении договора", "Об изменении штатного расписания". Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа, например: приказ (о чем?) "О создании комиссии", распоряжение (о чем?) "О назначении Петрова Н.И.". Заголовок, начиная с заглавной, печатается строчными буквами от границы левого поля. Объем заголовка не должен превышать 5 строк машинописного текста по 28 печатных знаков. Допускается продлевать заголовок при большом его объеме до границы правого поля. Расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом должно быть равно 2-3 интервалам, при выполнении рукописным способом - 15 мм. В заголовке допускаются сокращения слов и словосочетаний, соответствующие правилам орфографии и пунктуации, требованиям государственных стандартов. Рекомендуется избегать переносов слов. В конце заголовка точка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал. 6.3.19. Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой "К" или штампом "КОНТРОЛЬ". 6.3.20. Текст документа составляется на русском языке (с учетом особенностей составления документов, отправляемых за рубеж) и, как правило, оформляется в виде связного текста. Содержание и структура текста документа определяется функциональным назначением документа. Общими требованиями к тексту документа являются лаконичность, ясность и точность его изложения, недопустимость двоякого толкования. Текст документа должен быть изложен грамотно в соответствии с Федеральным законом "О государственном языке Российской Федерации", действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле. При подготовке документов в электронном виде применяется текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman размером 14 через 1 интервал. При оформлении текста документа (приложения к документу) на двух и более страницах первая страница документа (имеющегося приложения) не нумеруется, а вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами по центру верхнего (нижнего) поля или в правом верхнем (нижнем) углу документа без знака точки. Многостраничное приложение к документу нумеруется как самостоятельный документ. Терминология, употребляемая в документах, должна соответствовать терминологии, установленной законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применение которых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения в скобках. Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов. В тексте документа допускается использование общепринятых сокращений, установленных действующими правилами орфографии, стандартами. Также допускается использование сокращений и аббревиатуры наименований федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Саратовской области и иных субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления области, предусмотренных в соответствующих правовых актах (положениях). Инициалы располагаются перед фамилией в реквизитах "Адрес" (юридическому лицу), "Подпись". В протоколах при перечислении фамилий в порядке алфавита инициалы следует располагать после фамилий. Текст документа состоит, как правило, из двух частей. В первой (вводной, констатирующей) части указывают причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть. Например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, подготовившей документ, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами, цифрами со скобкой, буквами, буквами со скобкой. В положениях, программах, инструкциях и других подобных документах подразделы нумеруют в пределах раздела парой чисел, разделенных точкой, первая из которых - номер соответствующего раздела, вторая - номер подраздела. Перечисление внутри пунктов, подпунктов (например, действия однородного характера) не нумеруются. В распорядительных документах (распоряжение, приказ и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу" и т.п.). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т.п.). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("решили", "постановили" и т.п.). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили" и т.п.). В документах, устанавливающих права и обязанности органов исполнительной власти области, их структурных подразделений (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (справки, акты, заключения), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("комитет осуществляет функции", "в состав отдела входят", "комиссия установила", "министерство полагает"). В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного лица ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); от первого лица единственного числа ("прошу подготовить", "прошу предоставить"); от третьего лица единственного числа ("комитет не возражает", "Правительство Саратовской области направляет"). Документ с ограниченным сроком действия должен иметь соответствующую ссылку в тексте. Сведения о сроке исполнения каких-либо действий (мероприятий) помещаются, как правило, в конце текста и могут быть выделены самостоятельным предложением (без абзаца). Оформление рукописного текста документов должно соответствовать установленным требованиям к оформлению правовых документов. Рукопись пишется четко и разборчиво на стандартных листах бумаги, не допускается писать карандашом, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления. 6.3.21. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, печатается от левого поля через 2 интервала после основного текста и включает в себя указание количества листов и количества экземпляров, например: Приложение: на 4 л. в 2-х экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение о комитете по управлению имуществом Саратовской области на 12 л. в 1 экз. 2. Структура и штатная численность комитета по управлению имуществом Саратовской области на 3 л. в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: Инструкция по пожарной безопасности в министерстве транспорта области и приложения к ней, всего на 3 л. в 1 экз. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 2-х экз. в первый адрес. В приложении к постановлениям, распоряжениям Губернатора (Правительства) области, к распоряжениям и приказам руководителей органов исполнительной власти области на первом его листе в правом верхнем углу пишут Приложение (без кавычек) с указанием наименования вида документа, его даты и регистрационного номера, например: Приложение к распоряжению Губернатора области от 14 июля 2005 года N 458-р Допускается слово ПРИЛОЖЕНИЕ печатать прописными буквами, а также центрировать это слово, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки реквизита. Приложения подписываются или визируются в порядке, определенном в пункте 6.3.24. 6.3.22. Подпись является обязательным реквизитом документа и располагается с интервалом не менее двух сантиметров под текстом документа. Подпись, как правило, выделяется жирным шрифтом или курсивом. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи. Наименование должности печатается от левого поля. Допускается центрировать наименование должности относительно самой длинной строки. Проекты документов представляются на подпись соответствующим должностным лицам полностью оформленными, проверенными, согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основании которых документ готовился. Документы информационно-справочного или аналитического характера могут быть подписаны непосредственным составителем документа, если решаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции. Подписывается только экземпляр документа, отсылаемый адресату, а экземпляр документа, который остается в деле отправителя, визируется исполнителем. При оформлении документа, направляемого нескольким адресатам, или совместного документа, издаваемого от имени двух или нескольких органов (организаций), подписываются все экземпляры документа. При массовой рассылке копий документа подписывается только экземпляр документа, оставляемый в деле отправителя, а адресатам рассылаются размноженные и заверенные его копии. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в реквизите "Подпись" не указывается, а если документ оформлен не на бланке, приводится полное наименование должности. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Председатель комитета Личная подпись В.А.Казаков Заместитель председателя комитета Личная подпись Е.И.Кравцова При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: Министр культуры Министр транспорта Саратовской области Саратовской области Личная подпись Личная подпись А.В.Сидоров В.М.Петров В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии Личная подпись Б.Д.Никольский Заместитель председателя комиссии Личная подпись Т.Н.Кожевникова Секретарь комиссии Личная подпись И.Е.Миронова Члены комиссии Личная подпись А.И.Алексеев Личная подпись Б.Б.Бочкарев Личная подпись В.В.Комарова Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом перед наименованием должности не допускается ставить предлог "За" или косую черту. В подписанные документы не допускается вносить какие-либо изменения или дополнения. 6.3.23. Подготовленный проект документа (с имеющимися приложениями) подлежит при необходимости согласованию. Согласование (предварительное рассмотрение и оценка проекта документа) проводится до подписания (утверждения) проекта. Цель согласования - подготовить качественный документ, соответствующий действующему законодательству, имеющий организационное, финансовое и материально-техническое обеспечение. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование). Обязательному согласованию подлежат проекты законов Саратовской области, вносимых Губернатором и Правительством области, проекты постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства области, распоряжений и приказов руководителей органов исполнительной власти области, договоров и соглашений, заключаемых от имени Правительства области или органов исполнительной власти области. Проект документа должен быть согласован с подведомственными структурными подразделениями (должностными лицами) организации - автора документа, а также с другими органами исполнительной власти области или организациями по вопросам, входящим в компетенцию или затрагивающим интересы соответствующих подразделений, организаций. Согласование проекта документа оформляется грифом согласования. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО без кавычек, визы, которая включает наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Заместитель Председателя Правительства области Личная подпись И.И.Иванов 26.08.2003 Для согласования проектов документов может оформляться лист согласования. Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. 6.3.24. Виза включает должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны проекта (копии) оправляемого документа. В необходимых случаях осуществляется полистное визирование документа и его приложения. 6.3.25. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Документы заверяются печатью организации. 6.3.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно:" должность лица, заверившего копию; личную подпись этого должностного лица; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например: Подпись Верно Инспектор отдела кадров Личная подпись О.В.Волкова 26.07.2002 Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Органы исполнительной власти области и их структурные подразделения, как правило, могут выдавать копии только издаваемых ими документов. 6.3.27. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер телефона, по которому с ним можно связаться. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. 6.3.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер исходящего документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело N..." (указывается номер дела, в котором будет храниться документ). Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. 6.3.29. Отметка о поступлении документа содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Отметку о поступлении документа располагают в правом нижнем углу первого листа документа. Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа. 6.3.30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла, дату и другие необходимые поисковые данные. 6.4. Бланки документов. 6.4.1. Документы оформляются на бланках установленного образца формата А4. 6.4.2. Устанавливаются следующие виды бланков: бланк постановления Губернатора Саратовской области; бланк распоряжения Губернатора Саратовской области; бланк постановления Правительства Саратовской области; бланк распоряжения Правительства Саратовской области; бланк письма Губернатора Саратовской области; бланк письма Правительства Саратовской области; бланк письма вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства Саратовской области; бланк письма заместителя Председателя Правительства Саратовской области - руководителя аппарата Губернатора Саратовской области; бланк письма заместителя Председателя Правительства Саратовской области; бланк письма аппарата Губернатора Саратовской области; бланк письма управления делами Правительства Саратовской области; бланк письма секретариатов вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства Саратовской области, заместителя Председателя Правительства Саратовской области - руководителя аппарата Губернатора Саратовской области, заместителей Председателя Правительства Саратовской области, управляющего делами Правительства Саратовской области; бланк письма органа исполнительной власти Саратовской области; бланк письма самостоятельного структурного подразделения органа исполнительной власти Саратовской области; бланк письма самостоятельного государственного органа; бланк распоряжения органа исполнительной власти Саратовской области; бланк приказа органа исполнительной власти Саратовской области; бланк резолюции (формат А6). Допускается изготовление номерных бланков. Бланки писем Губернатора области, Правительства области могут быть в цветном и черно-белом исполнении. 6.4.3. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью компьютера непосредственно при изготовлении конкретного документа. 6.4.4. Макеты бланков документов проектируют в соответствии с формами (образцами) бланков, утвержденными Губернатором области. Макеты разрабатываются управлением делопроизводства и управлением информационных технологий и связи управления делами Правительства области. При разработке макетов бланков должны быть соблюдены требования действующих государственных и национальных стандартов. 6.4.5. При оформлении многостраничных документов на бланке печатается первый лист документа, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата, цвета и качества. 6.4.6. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее (мм): левое - 30; правое - 10; верхнее - 20; нижнее - 20. 6.4.7. На бланках постановлений и распоряжений применяется продольный вариант расположения реквизитов, на бланках писем и бланках резолюций допускается два варианта расположения реквизитов - угловой и продольный. 6.4.8. Бланки хранятся в надежных шкафах и подлежат строгому учету. 6.4.9. Контроль за использованием и хранением бланков в управлении делопроизводства осуществляет начальник управления делопроизводства, в органе исполнительной власти области - служба или должностное лицо, ответственное за ведение делопроизводства. 6.5. Особенности оформления документов по исполнению поручений, данных Губернатором области на постоянно действующих, выездных и других совещаниях с участием Губернатора области. 6.5.1. Заголовок к тексту должен содержать номер поручения, вид совещания, дату его проведения, номер протокола, например: "О ходе исполнения п.1.2 протокола постоянно действующего совещания у Губернатора области от 15 апреля 2006 года N 25". 6.5.2. В первой части документа необходимо указать содержание поручения, например: "Во исполнение поручения "Подготовить предложения о...." сообщаю". 6.5.3. Заключительная часть текста документа должна содержать ходатайство о снятии поручения с контроля или о продлении срока исполнения поручения, например: "Прошу снять поручение с контроля" или "Прошу продлить срок исполнения поручения до 1 июня 2006 года". Исключением является документ по исполнению поручения о периодическом представлении информации (еженедельно, ежеквартально и т.п.). 6.6. Особенности оформления документов, направляемых за рубеж. 6.6.1. Служебные письма. В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер. Служебные письма оформляются на бланках установленной формы либо на стандартных листах бумаги. Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется. При переписке без применения бланков оформление писем осуществляется следующим образом. В правом верхнем углу письма печатаются название города и дата отправления, например: Москва, 8 августа 2005 года; Варшава, 23 августа 2003 года. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле. Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать - Господин Министр, Ваше Превосходительство. В обращении иногда принято добавление слова "Уважаемый" (особенно в порядке взаимности, например: Уважаемый господин Министр). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово "господин" на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно. После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийся словами: "Имею честь...". Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты: Президенту, Послу или Министру иностранных дел - Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении; Генеральному директору Германского фонда международного развития - Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении). Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями "... в весьма высоком уважении", то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом. Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: "С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "С уважением". В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент. Под текстом письма следуют личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия. Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение. В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, и название города, например: Господину К.Брауну Председателю Правления фонда "Призыв совести" г.Вашингтон В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул, например: Его Превосходительству господину М.Андерсу Чрезвычайному и Полномочному Послу (официальное название страны) г.Москва На конверте указывается адрес, напечатанный на письме. При переписке с использованием бланков оформление писем осуществляется следующим образом. Адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнем углу первой страницы письма. Длина максимальной строки реквизита не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем. Реквизит "Адресат" должен включать в себя следующие составные части: слова "Господину" ("Госпоже") или титул (например, "Его (Ее) Превосходительству"), имя и фамилию адресата, наименование организации, фирмы, должность адресата, название города и страны. Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через 2 интервала от должности. Другие составные части печатаются через 1 интервал. Составные части реквизита "Адресат" допускается печатать как строчными, так и прописными буквами. Обращение и первая строка текста письма начинаются с красной строки. 6.6.2. Частные письма полуофициального характера. Такого рода письма посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для ускорения решения какого-либо вопроса путем использования влияния лица, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам. Частные письма полуофициального характера пишутся на обычной почтовой бумаге (в пол-листа), иногда на бланке. Оборотная сторона листа не используется. Обращение в таком письме обычно бывает следующим: Уважаемый господин Министр, Уважаемый господин Директор, Уважаемый господин Сенатор и т.п. Заключительный комплимент в письме обязателен, и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом. Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте. К каждому письму зарубежному адресату прилагается сопроводительное письмо в Исполнительный секретариат Министерства иностранных дел Российской Федерации. Упомянутые виды писем являются официальными документами. Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма, исходя при этом из содержания. Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены. 6.6.3. Оформление документов, направляемых по линиям факсимильной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка. Текст печатается прописными буквами на русском языке либо языке адресата. Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым (нельзя вместо Федеративная Республика Германия или ФРГ писать Германия). 6.6.4. Заголовок к тексту не составляется. 6.6.5. При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ, например: "На Ваше письмо от ... числа". 6.6.6. При регистрации документа, отправляемого за рубеж, регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся в деле. Первый экземпляр документа имеет только дату подписания. 6.6.7. Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием адресных данных адресата и адреса отправителя. При этом адрес может быть написан как на английском языке, так и на языке страны - адресата. VII. Подготовка проектов законов области, постановлений областной Думы, постановлений и распоряжений Губернатора области и Правительства области 7.1. Правовые акты органов исполнительной власти области издаются на основе и во исполнение федерального законодательства, законов Саратовской области, а также иных нормативных правовых актов в соответствии с действующим законодательством. 7.2. Под нормативным правовым актом понимается письменный официальный документ, принятый в определенной форме органом власти в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. Он содержит правовые нормы, общие установления, рассчитанные, как правило, на длительное применение и распространяющиеся на широкий круг лиц. Нормативными правовыми актами являются законы области, постановления областной Думы, постановления Губернатора области, постановления Правительства области. 7.3. Под ненормативным правовым актом понимается правовой акт, адресованный конкретному субъекту, применяющийся однократно и не сохраняющий свое действие после того, как прекратились конкретные отношения, предусмотренные данным актом. Ненормативными правовыми актами могут быть постановления областной Думы, распоряжения Губернатора области, распоряжения Правительства области. 7.4. Проекты законов области, постановлений областной Думы, постановлений, распоряжений Губернатора области и Правительства области вправе вносить вице-губернатор - первый заместитель Председателя Правительства области, заместитель Председателя Правительства области - руководитель аппарата Губернатора области, заместители Председателя Правительства области, министры области, руководители иных органов исполнительной власти области, а также руководители структурных подразделений аппарата Губернатора области. Ответственность за качество проектов, их согласование несут должностные лица, вносящие проект. Порядок подготовки и внесения проектов постановлений и распоряжений Правительства области определяются также Регламентом Правительства Саратовской области. 7.5. Если правовые акты принимаются на основе (в развитие, во исполнение) правовых актов федеральных органов государственной власти, законов Саратовской области, правовых актов Губернатора области и Правительства области, то вводная часть правового акта должна содержать ссылку на соответствующий правовой акт с указанием даты, номера и наименования. При согласовании проекта такого правового акта к нему необходимо прилагать копию правового акта, на который делается ссылка. Если объем правового акта превышает 5 страниц, то к проекту правового акта прилагается копия части (главы, статьи) правового акта, имеющего отношение к проекту, с указанием вида акта, даты, номера и заголовка. В случае упоминания в проекте правового акта какой-либо организации - юридического лица, при его согласовании в правовое управление Правительства области вместе с проектом акта представляются учредительные документы этой организации, а в случае необходимости, по требованию правового управления Правительства области, - нотариально заверенная копия учредительных документов этой организации. 7.6. Проекты правовых актов, направляемые на соответствующее согласование, изготавливают на чистом листе бумаги с использованием реквизитов 08, 10, с обязательным указанием в правом верхнем углу слова "Проект". 7.7. Текст правового акта содержит, как правило, вводную (преамбулу) и распорядительную части. Если содержание правового акта не нуждается в пояснении, то вводная часть отсутствует. Тексты правовых актов Губернатора области, Правительства области, органов исполнительной власти области (постановлений, распоряжений, приказов) в распорядительной части должны содержать пункты, предусматривающие: конкретные задания исполнителям с указанием реальных сроков их исполнения (при длительных сроках исполнения необходимо указывать промежуточные (контрольные) сроки). При указании срока используется словесно-цифровой способ оформления даты; точное наименование организаций - исполнителей задания; порядок обеспечения выполнения заданий материально-технической базой и финансированием; поручения по контролю исполнения правового акта или его отдельных пунктов с указанием, на кого возложен контроль; указания о снятии с контроля ранее принятого правового акта в случае его выполнения или принятия нового правового акта взамен ранее принятого; указание о сроке вступления в силу правового акта, если такое указание необходимо; указание об отмене, изменении или дополнении действующих правовых актов, если издаваемый правовой акт отменяет действующий или принимается в дополнение (изменение) действующего акта. 7.8. Предписания, адресуемые подведомственным подразделениям (министерствам, комитетам, управлениям, отделам, секторам), формулируются в категоричной форме. Текст распоряжений и приказов как правовых актов, издаваемых на основе единоначалия, излагается от первого лица единственного числа и начинается словами: "В целях...", "В связи с...", "В соответствии...", "Приказываю...". В отношении организаций, не находящихся в подчинении органов исполнительной власти области, но расположенных на подведомственной территории, применяются глаголы типа "предложить", "рекомендовать". В отдельных случаях возможна и категоричная форма обращения, если правовой акт (распоряжение, приказ) издается по тем вопросам компетенции Губернатора области, Правительства области, по которым они вправе давать общеобязательные указания. Каждый пункт, как правило, должен начинаться с предписываемого действия, выраженного глаголом неопределенной формы (утвердить, внести, предложить, указать, считать и т.д.). Использовать формулировки: "решить вопрос", "обратить внимание" и т.д. в правовых актах не рекомендуется. 7.9. Содержание издаваемых правовых актов Губернатора области, Правительства области не должно противоречить изданным ранее или дублировать их, если при этом не изменяется (отменяется) ранее изданный акт. 7.10. Пункт об отмене действующих правовых актов начинается со слов: "Признать утратившим (утратившими) силу...". 7.11. Перечень отменяемых правовых актов приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности. Перечень, содержащий более 4 отменяемых правовых актов, может быть оформлен как приложение к основному правовому акту. В этом случае пункт об отмене правовых актов формулируется следующим образом: "Признать утратившими силу постановления (распоряжения) Губернатора (Правительства) Саратовской области согласно приложению". 7.12. Пункт об изменении отдельного положения действующего правового акта строится по схеме: "Пункт 3 распоряжения Губернатора Саратовской области от..... N ... "О ..." изложить в новой редакции: "3. ...(текст новой редакции пункта).". 7.13. Пункт о дополнении отдельного положения действующего правового акта строится по схеме: "Пункт 4 распоряжения Губернатора Саратовской области от...... N ... "О ..." после слов "..." дополнить словами "....". 7.14. При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях) действующий правовой акт Губернатора (Правительства) области, как правило, подлежит отмене и издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего. 7.15. В случае, когда к правовому акту Губернатора (Правительства) области приобщается другой документ, он указывается в тексте этого правового акта как приложение. Приложение к правовому акту Губернатора (Правительства) области, поясняющее или дополняющее содержание этого правового акта, может быть оформлено в виде таблицы, перечня, списка и т.п. 7.16. Если правовым актом Губернатора (Правительства) области утверждается какой-то документ (положение, устав, правила, инструкция), ссылка на такой документ в тексте правового акта оформляется следующим образом: "Утвердить Положение о ...". 7.17. Проекты должны пройти согласование. Оно оформляется визой, которая включает дату поступления и визирования документа, должность, личную подпись визирующего с расшифровкой. Визы проставляются на листе согласования, который оформляется на оборотной стороне последнего листа проекта. Перед направлением проекта на согласование в листе согласования делается запись с указанием даты и органа исполнительной власти области или структурного подразделения аппарата Губернатора области, который вносит проект на рассмотрение. Например: "Проект внесен 20 июля 2005 года министерством культуры области.". 7.18. Проекты законов области, постановлений (распоряжений) Губернатора области и Правительства области визируются руководителем органа исполнительной власти области или структурного подразделения аппарата Губернатора области, вносящим проект, регистрируются в протокольном отделе управления делопроизводства управления делами Правительства области (далее - протокольный отдел), после чего направляются на согласование. 7.19. Допускается в исключительных случаях тиражирование проекта вместе с листом согласования для ускорения согласования, но не более трех экземпляров, при этом в протокольном отделе регистрируется только один экземпляр. 7.20. Проекты законов области и нормативных правовых актов областной Думы, разработанные органами исполнительной власти области, проекты постановлений (распоряжений) Губернатора области и Правительства области согласовываются в нижеприведенной последовательности в обязательном порядке (приложение N 6) с: а) руководителем органа исполнительной власти, вносящим проект; б) руководителями заинтересованных органов исполнительной власти области, структурных подразделений аппарата Губернатора области, иных государственных органов и организаций или, в случае их отсутствия, лицами, их замещающими (располагаются в алфавитном порядке, пофамильно); в) начальником правового управления Правительства области; г) управляющим делами Правительства области; д) заместителями Председателя Правительства области (по закрепленным за ними вопросам); е) заместителем Председателя Правительства области - руководителем аппарата Губернатора области; ж) вице-губернатором - первым заместителем Председателя Правительства области. 7.21. Проекты распоряжений Губернатора области о командировании вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области, руководителей органов исполнительной власти области, за исключением командирования за рубеж, а также проекты распоряжений Губернатора области о предоставлении отпусков указанным и другим лицам согласовываются первым заместителем руководителя аппарата Губернатора области - начальником управления кадровой политики и государственной службы Правительства области и начальником правового управления Правительства области. Проекты постановлений (распоряжений) Губернатора области о назначении на должность и об освобождении от должности государственных служащих государственной службы области, а также о наложении и снятии дисциплинарных взысканий согласовываются в нижеприведенной последовательности: а) первым заместителем руководителя аппарата Губернатора области - начальником управления кадровой политики и государственной службы Правительства области; б) начальником правового управления Правительства области; в) заместителем Председателя Правительства области - руководителем аппарата Губернатора области. 7.22. Дополнительно проекты документов в обязательном порядке согласовываются следующими должностными лицами: первым заместителем руководителя аппарата Губернатора области - руководителем представительства Губернатора области и Правительства области в органах власти - проекты законов Саратовской области и постановлений Саратовской областной Думы; первым заместителем руководителя аппарата Губернатора области - начальником управления кадровой политики и государственной службы Правительства области - по кадровым вопросам; министром финансов области - по финансовым вопросам; министром экономического развития и торговли области - по социально-экономическим вопросам, по вопросам инвестиций и капиталовложений, программам развития отраслей экономики; начальником управления специальных программ и мобилизационной подготовки Правительства области - по вопросам режима секретности, обеспечения защиты сведений, составляющих государственную тайну, военно-мобилизационной подготовки. Одновременно с согласованием проектов законов области, разработанных структурными подразделениями аппарата Губернатора области, министерство финансов области готовит финансово-экономическое обоснование к законопроекту. 7.23. Проекты распоряжений Губернатора области об опубликовании законов области и постановлений областной Думы согласовываются в нижеприведенной последовательности в обязательном порядке с: представительством Губернатора области и Правительства области в органах власти; правовым управлением Правительства области. 7.24. Приложения к документу визируются руководителем органа исполнительной власти области или подразделения аппарата Губернатора области, которым вносится проект. К проекту документа прилагается реестр рассылки, составленный и подписанный исполнителем. 7.25. В случае необходимости, а также по требованию должностного лица, с которым производится согласование, к проекту прилагается справка с изложением доводов о необходимости и целесообразности принятия представленного проекта. При согласовании проектов законов области и постановлений областной Думы к их текстам прилагаются следующие документы: а) пояснительная записка с обоснованием необходимости принятия законопроекта, проекта постановления областной Думы, характеристикой их целей и основных положений; б) перечень законов и иных нормативных правовых актов, изменения, дополнения или принятия которых потребует принятие такого проекта; в) финансово-экономическое обоснование проекта. Проекты ответов на обращения областной Думы согласовываются в нижеприведенной последовательности в обязательном порядке с: а) руководителем органа исполнительной власти, вносящим проект; б) заместителями Председателя Правительства области (по закрепленным за ними вопросам); в) заместителем Председателя Правительства области - руководителем аппарата Губернатора области. 7.26. В случаях, когда проект предусматривает обращения с ходатайством в другие органы государственной власти, к нему прилагается проект письма по данному вопросу. Письмо после подписания вместе с постановлением (распоряжением) Губернатора (Правительства) области направляется соответствующему адресату. 7.27. Проекты, подготовленные во исполнение документов вышестоящих органов государственной власти, должны в обязательном порядке в преамбуле содержать ссылку на эти документы, при этом указывается дата принятия, номер и полное наименование в настоящей последовательности. 7.28. Срок согласования проектов постановлений (распоряжений) Губернатора или Правительства области не должен превышать 1 рабочего дня (для правового управления Правительства области - 2 рабочих дней). Данное положение не распространяется на проекты целевых программ. Срок согласования проектов законов области и постановлений областной Думы для правового управления Правительства области, министерства финансов области и министерства экономического развития и торговли области не должен превышать 4 дней, для иных государственных органов и организаций - 2 рабочих дней. Имеющиеся у должностного лица возражения и замечания по тексту излагаются в заключении, которое прилагается к проекту. В тексте проекта допускаются правки стилистических и грамматических ошибок. Срок согласования срочных проектов постановлений, распоряжений Губернатора, Правительства области (срочность определяется заместителем Председателя Правительства области - руководителем аппарата Губернатора области) составляет от 3 часов до 1 рабочего дня (для правового управления Правительства области - 1 рабочий день). Данное положение не распространяется на проекты областных целевых программ. 7.29. В секретариатах и приемных руководителей органов исполнительной власти области поступающие на согласование проекты законов области, постановлений, распоряжений Губернатора области и Правительства области записываются в специальный регистрационный журнал по форме: ---------------------------------------------------------------------- | N | Дата | Название | Наименование | Результат | Роспись | |п/п| | документа | органа, | рассмотрения | исполнителя | | | | | внесшего | (подписано - | в получении | | | | | проект, ФИО, | не подписано,| и дата | | | | | телефон | исх. номер | | | | | | исполнителя | заключения) | | ---------------------------------------------------------------------- Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Декабрь
|
