Постановление Главы администрации Пачелмского района Пензенской области от 10.07.2008 № 229

 



                         РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
     
                                ГЛАВА
                   АДМИНИСТРАЦИИ ПАЧЕЛМСКОГО РАЙОНА
                          ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

         442100 р.п. Пачелма, ул. Драгунова, 8, тел.: 2-13-49
                                           
                           ПОСТАНОВЛЕНИЕ
     

     От 10.07.2008  N 229


      О проведении смотра-конкурса "Состояние материальной базы
                    и условия хранения документов"
                  среди ведомственных архивов района


     Учитывая, что архивный фонд Пачелмского  района  является  важной
составной  частью  историко-культурного наследия,  архивные  документы
необходимы  для  обеспечения  растущих   информационных   потребностей
общества,  для реализации задач органов муниципального управления, для
развития науки, культуры, удовлетворения прав граждан, а также в целях
улучшения    условий    сохранности   документов,   повышения   уровня
безопасности  Архивного  фонда и в связи  с 90-летием  государственной
архивной службы Пензенской области,  руководствуясь п.  17 ч.  1 ст. 3
Устава Пачелмского района,

                           ПОСТАНОВЛЯЮ:

     1. Провести в 2008 году  смотр-конкурс  на  лучший  ведомственный
архив  Пачелмского  района  "Состояние  материальной  базы  и  условий
хранения документов".
     2. Утвердить    прилагаемые    Положения   и   состав    комиссии 
смотра-конкурса  на  лучший  ведомственный  архив  Пачелмского района:  
"Состояние материальной базы и условий хранения документов".
     3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить  на
руководителя аппарата администрации Пачелмского района В.П.Еськина.
                                                          
     
     Глава администрации Пачелмского района           Н.А.Уракчеев
     ______________________________________
                
     
     
     Приложение N 1
     к постановлению Главы администрации
     Пачелмского района
     N 229 от 10.07.2008
                                        
     
     
                              ПОЛОЖЕНИЕ
  О смотре-конкурсе на лучший ведомственный архив Пачелмского района
     "Состояние материальной базы и условий хранения документов"


                   1. Цели и задачи смотра-конкурса

     Смотр-конкурс проводится в целях:
     Всестороннего изучения    фактического    состояния   сохранности
документов архивного фонда ведомственных архиввх Пачелмского района;
     - привлечение    внимания    органов   местного   самоуправления,
организаций  к  проблеме  сохранности   документов   Архивного   фонда
Oачелмсого района;
     - разработки   и   реализации   мер   по   улучшению    состояния
государственного учета, условий хранения, безопасности Архивного фонда
района     ведомственного      хранения      по      совершенствованию  
материально-технической базы архивных учреждений.

                2. Порядок проведения смотра-конкурса
     
     В смотре-конкурсе    могут    принимать    участие   федеральные,
муниципальные и негосударственные предприятия Пачелмского района.
     Конкурс проводится с 10.07.2008 по 01.12.2008 г
     Положение доводится до каждого ведомственного архива района.
     Ответственные за делопроизводство и архив в  организациях  района
готовят   информацию  о  выполнении  требований  смотра-конкурса  и  к
20.11.2008 г.  направляют в архивный сектор администрации  Пачелмского
района.
     Для проведения  смотра-конкурса   создается   комиссия,   которая
определяет порядок проведения смотра-конкурса и подводит его итоги.
     После ознакомления  со справками члены комиссии составляют график
посещений организаций, участвующих в смотре-конкурсе.
     При оценке  работы ведомственных архивов комиссия руководствуется
следующими требованиями:

                     1. Характеристика помещений.

     1.1. Соответствие    помещений     архивохранилищ     нормативным
требованиям  (специально выстроенное или приспособленное;  удаленность
от  объектов,  опасных  в  пожарном  отношении,  источников  скопления
насекомых  и грызунов,  столовых,  складов и т.д.;  изолированность от
других  помещений;  гарантированность  от  затоплений;   укрепленность
дверей; наличие оконных решеток).
     1.2. Наличие рабочей комнаты.
     1.3. Наличие    металлических,   стационарных   или   передвижных
стеллажей (допускаются деревянные стеллажи,  пропитанные  огнезащитным
составом),     вспомогательного    или    специального    оборудования
(металлические шкафы, сейфы).
     1.4. загруженность   архивохранилищ  документацией  в  процентном
отношении.  При загруженнисти  более  90%  указать,  какие  меры  были
приняты для увеличения его вместимости и предоставлению дополнительных
площадей.
     1.5. Соблюдение   светового   режима   (принятие  мер  защиты  от
попадания солнечных лучей - шторы, ставни, жалюзи, коробки)
     1.6. Обшивка дверей металлом.
     1.7. Соблюдение температурно - влажностного  режима  (оптимальный
режим: температура 17-19 градусов С, относительная  влажность  воздуха
50 -  55.  Наличие  приборов  для  измерения  температурновлажностного
режима.
     1.8. Наличие и состояние охранно - пожарной сигнализации, средств
пожаротушения,  плана эвакуации людей и документов,  скрытой проводки,
электроосветителей открытого типа, заземления электрооборудования.
     1.9. Размещение   документов   (документы   должны   хранится  на
стеллажах;  не допускается их размещение на полу,  на подоконниках,  в
неразобранном  виде;  наличие  топографических  указателей) Количество
закартонированных дел.

          2.Государственный учет документов Архивного фонда.

     2.1. Организация  учета  документов  архива  в   соответствии   с
Регламентом государственного учета документов Архивного фонда РФ.
     2.2. Наличие основных учетных документов, качество их заполнения.
     2.3. Наличие   комплекса  научно-справочного   аппарата  к  описи
(исторические     справки,      титульные      листы,      оглавления,
листызаверители).
     2.4.  Периодичность  проведения  проверки  наличия  и   состояния 
документов,  ее результаты, наличие  необнаруженных дел,  меры  по  их 
розыску.
   Количество неучтенных и неописанных дел в архиве.
     
                   3. Формирование архивного фонда

     3.1 Наличие и соблюдение графика приема документов (по  2001-2002 
гг.)  Качество  их  обработки  (по 2002-2003 гг.)  и  полнота  состава
документов, принятых напостоянное хранение.
     3.2. Наличие   и   соблюдение   графика   утверждения  описей  на
экспертно-проверочной   комиссии   (далее  ЭПК).   Количество  описей,
представляемых на рассмотрение ЭПК, устранение ошибок.
     3.3. Развитие договорной формы взаимоотношений с учреждениями.

    4. Сохранность документов Архивного фонда Пачелмского района в
                        ведомственных архивах

     4.1. Сохранность    документов   в   ведомствах.  Количество дел,
хранящихся сверхустановленного срока, количество  необнаруженных  дел,
снятие их с учета.
     4.2. Паспортизация   ведомственных   архивов,  периодичность    и
качество заполнения и оформления паспортов.

                5. Организация исполнения документов

     5.1.   Исполнение    запросов    социально-правового   характера.
Правильность  оформления  справок,  регистрация   заявлений,   ведение
журнала регистрации, соблюдение сроков их исполнения.

                   6. Техническое оснащение архива

     6.1. Наличие    современной   электронной   техники  (компьютеры,
принтеры,сканеры,ксероксы, электрические пишущие машинки и  др.) и  ее
использование.

      3. Порядок подведения итогов смотра-конкурса и награждения
                             победителей

     Проверка  выполнения  условий    смотра-конкурса   осуществляется
комиссией,    персональный   состав   которой    утверждается   Главой
администрации района.
     Итоги смотра-конкурса подводятся комиссией в ноябре 2008 г.
     По итогам конкурса определяются  победители  среди  ведомственных
архивов района, им устанавливается вознаграждение:
     За 1 места среди:
     1 группа - федеральные       - 1000 (одна тысяча) рублей;
     2 группа - муниципальные     - 1000 (одна тысяча) рублей;
     3 группа - негосударственные - 1000 (одна тысяча) рублей.

     Ответственные за делопроизводство и архив  награждаются  грамотой
или благодарностью Главы администрации района.


     Руководитель аппарата
     Администрации района          В.П.Еськин
     
     
                              __________
                              

     Приложение  N 2
     к постановлению Главы
     Администрации района
     N 229 от 10.07.2008


                                СОСТАВ
   комиссии по проведению смотра-конкурса на лучший ведомственный
   архив Пачелмского района: "Состояние материальной базы и условий
                         хранения документов"

     Еськин В.П.    - руководитель аппарата администрации Пачелмского
                      района - председатель комиссии;
     Журавлева О.П. - начальник организационного отдела администрации
                      Пачелмского района - заместитель председателя
                      комиссии.
     Соснина Л.М.   - зав. архивным сектором Администрации
                      Пачелмского района

     Члены комиссии:
     Тамбовцев А.В. - главный специалист - юрисконсульт администрации
                      Пачелмского района
     Аникина Н.В.   - специалист Информационно-консультационного
                      Управления по вопросам сельского хозяйства
                      администрации Пачелмского района.
                                          

     Руководитель аппарата
     Администрации района                    В.П.Еськин


                               __________