Распоряжение Губернатора Нижегородской области от 21.10.2003 № 1111-р

 
                             РАСПОРЯЖЕНИЕ

                  ГУБЕРНАТОРА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

     от 21.10.2003г.                                       N 1111-р

                                    Утратило силу - Распоряжение
                                 Губернатора Нижегородской области
                                     от 14.10.2005 г. N 1071-р

     Об утверждении Порядка ведения, учета и хранения личных дел
   государственных служащих Администрации Губернатора Нижегородской
   области, Правительства Нижегородской области, управления делами
   Губернатора Нижегородской области, а также руководителей органов
             исполнительной власти Нижегородской области


     В  соответствии  со  статьей  7  Закона  Нижегородской области 24
февраля  1997  года  N  65-З  "О  государственной службе Нижегородской
области"  (в  редакции Закона Нижегородской области от 12 августа 2002
года  N  41-3),  в целях упорядочения ведения, учета и хранения личных
дел  государственных  служащих Администрации Губернатора Нижегородской
области,   Правительства   Нижегородской  области,  управления  делами
Губернатора  Нижегородской  области,  а  также  руководителей  органов
исполнительной  власти  Нижегородской области (далее - государственных
служащих):
     1.  Утвердить  прилагаемый  Порядок  ведения,  учета  и  хранения
личных   дел   государственных   служащих   Администрации  Губернатора
Нижегородской    области,    Правительства    Нижегородской   области,
управления   делами   Губернатора   Нижегородской   области,  а  также
руководителей  органов  исполнительной  власти  Нижегородской  области
(далее - Порядок).
     2.    Признать   утратившим   силу   распоряжение   Администрации
Нижегородской  области  25  февраля  1998 года N 267-р "Об утверждении
порядка  ведения  личных  дел  государственных  служащих администрации
Нижегородской области".
     3.  Управлению по кадровой политике органов исполнительной власти
Администрации  Губернатора  Нижегородской  области  (Л.А.Максимычевой)
привести   личные  дела  государственных  служащих  в  соответствие  с
прилагаемым Порядком.
     4.   Рекомендовать   министрам   и   руководителям  иных  органов
исполнительной  власти  Нижегородской области при формировании, учете,
ведении   и  хранении  личных  дел  государственных  служащих  органов
исполнительной    власти   Нижегородской   области   руководствоваться
настоящим распоряжением.
     5.  Управлению по кадровой политике органов исполнительной власти
Администрации  Губернатора  Нижегородской  области (Л.А. Максимычевой)
проводить  по заданию Губернатора Нижегородской области мероприятия по
ознакомлению  с  организацией  работы кадровых служб в министерствах и
иных  органах исполнительной власти Нижегородской области, связанной с
прохождением   государственными  служащими  государственной  службы  и
наличием  соответствующих  документов  в  личном  деле государственных
служащих.
     6.  Контроль  за  выполнением  распоряжения  возложить на первого
заместителя   Губернатора  -  руководителя  Администрации  Губернатора
Нижегородской области В.П.Кириенко.


     Губернатор          Г.М.Ходырев


                                                             УТВЕРЖДЕН
                                             распоряжением Губернатора
                                                 Нижегородской области
                                                от 21.10.2003 N 1111-р

                               ПОРЯДОК
    ведения, учета и хранения личных дел государственных служащих
    Администрации Губернатора Нижегородской области, Правительства
  Нижегородской области, управления делами Губернатора Нижегородской
     области, а также руководителей органов исполнительной власти
                        Нижегородской области


     1.   Личное   дело  -  это  совокупность  документов,  содержащих
наиболее  полные  сведения  о государственном служащем и о прохождении
им государственной службы.
     Личное  дело  оформляется  после  издания  Указа  о назначении на
должность,  распоряжения  или приказа о приеме на работу и пополняется
документами,    возникающими    в   процессе   трудовой   деятельности
государственного служащего.
     2.  Управление по кадровой политике органов исполнительной власти
Администрации  Губернатора  Нижегородской  области (далее - управление
по  кадровой политике) осуществляет ведение личных дел государственных
служащих, замещающих:
     -  государственные  должности Нижегородской области категории "А"
в исполнительных органах государственной власти Нижегородской области;
     -  государственные должности государственной службы Нижегородской
области    категории   "Б"   группы   4   в   исполнительных   органах
государственной власти Нижегородской области;
     -    государственные    должности    государственной   службы   в
Администрации Губернатора Нижегородской области;
     -  государственные  должности государственной службы в управлении
делами Губернатора Нижегородской области;
     -  государственные должности государственной службы категории "В"
группы   5  в  министерствах  и  иных  органах  исполнительной  власти
Нижегородской   области,  а  также  должность  директора  департамента
министерства Нижегородской области (группы 4);
     -    должности    помощников   депутатов   Государственной   Думы
Федерального  Собрания Российской Федерации и помощников членов Совета
Федерации Федерального Собрания Российской Федерации.
     Личные  дела  государственных служащих министерств и иных органов
исполнительной  власти Нижегородской области формируют кадровые службы
данных органов или специально назначенные работники.
     3. В личном деле государственного служащего содержатся:
     а) внутренняя опись документов (приложение N 1);
     б)  анкета  установленного  образца,  заполненная собственноручно
(приложение N 2);
     в) автобиография;
     г)   заявление   о   поступлении  на  государственную  службу  на
государственную должность области и увольнении с нее;
     д)   трудовой   договор  и  соглашения  о  внесении  изменений  и
дополнений к трудовому договору;
     е)   копии   указов,   распоряжений,  приказов  о  назначении  на
государственную  службу,  об  освобождении  от занимаемой должности, а
также о переводе на другую должность;
     ж)     копии    документов,    подтверждающих    профессиональное
образование,   повышение  квалификации,  наличие  ученой  степени  или
ученого звания, если таковые имеются;
     з)  справки  о  соблюдении  гражданином  ограничений, связанных с
замещением    государственной    должности    государственной   службы
Нижегородской области;
     и)  сведения о доходах государственного служащего и об имуществе,
принадлежащем ему на праве собственности;
     к) медицинские заключения о состоянии здоровья;
     л) служебные характеристики (отзывы);
     м)  документы  о  прохождении  конкурса  на  замещение  вакантной
государственной   должности  государственной  службы  (если  гражданин
принят   на  государственную  службу  по  результатам  конкурса)  либо
испытания, если таковое устанавливалось;
     н)  аттестационные  листы  государственного служащего, прошедшего
аттестацию, и отзыв на него;
     о)  копии  приказов,  распоряжений о присвоении квалификационного
разряда;
     п)  документы,  связанные  с  оформлением  допуска  к  сведениям,
составляющим  государственную  и  иную  охраняемую законом тайну, если
исполнение   обязанностей   по  государственной  должности  связано  с
использованием таких сведений;
     р)  копии  приказов,  распоряжений  о  поощрении государственного
служащего,  а  также копии решений о наложении на него дисциплинарного
взыскания до его снятия или отмены;
     с)  копии  приказов,  распоряжений  о  присвоении государственных
наград,  присуждении  почетных  и  специальных званий, государственных
премий, если таковые имеются;
     т)   данные   об   ознакомлении   государственного   служащего  с
документами его личного дела.
     4. Оформление документов, входящих в состав личного дела.
     4.   1.   Документы,  находящиеся  в  личном  деле,  вносятся  во
внутреннюю  опись.  Каждый  документ записывается отдельно с указанием
его  наименования,  количества  листов  и даты приобщения к материалам
личного   дела.   При   передаче   личного   дела   по   новому  месту
государственной  службы  внутренняя  опись  документов,  находящихся в
личном деле, заверяется работником кадровой службы.
     4.   2.   Анкета   и  автобиография  заполняются  от  руки  самим
работником  при поступлении на службу. На все вопросы должны быть даны
полные  ответы,  не  допуская  сокращений,  прочерков,  исправлений  и
помарок.   Полнота  заполнения  и  правильность  сведений  проверяется
кадровой   службой   в   соответствии   с  предъявленными  документами
(паспорт,  трудовая  книжка,  страховое свидетельство государственного
пенсионного  страхования,  документы  воинского  учета,  документы  об
образовании,  о  квалификации или наличии специальных знаний), о чем и
делается  соответствующая  запись с указанием даты и подписи работника
кадровой службы.
     4.  3.  Автобиография  -  документ, содержащий краткое описание в
хронологической    последовательности    основных   этапов   жизни   и
деятельности.  Составление  автобиографии  позволяет  государственному
служащему   обратить   внимание   на  те  вопросы,  которые  не  нашли
детального отражения в анкете.
     4.  4.  Заявление о приеме на государственную службу и увольнении
с нее заполняется от руки лично заявителем (приложения NN 3, 4).
     5.  Документы  личного  дела  помещаются  в  папку-скоросшиватель
установленного   образца   размером  23х34  см  с  единым  для  органа
исполнительной  власти титульным листом (приложение N 5). Личному делу
присваивается  порядковый  номер,  под  которым  оно  регистрируется в
журнале учета личных дел (приложение N 6).
     6.    Личные    дела    государственных    служащих,   замещающих
государственные  должности  Нижегородской  области  категории  "А",  и
государственные  должности государственной службы категории "В" группы
5  в  министерствах и иных органах исполнительной власти Нижегородской
области  хранятся  постоянно.  Личные  дела  остальных государственных
служащих  имеют срок хранения - 75 лет с пометкой "ЭПК". В личные дела
не  должны  включаться  документы  второстепенного  значения,  имеющие
временные  (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам
относятся:  справки  с  места жительства, справки о жилищных условиях,
заявления о предоставлении отпусков и другие.
     7.  В  обязанности кадровой службы, осуществляющей ведение личных
дел, входит:
     приобщение   документов,  перечисленных  в  пункте  3  настоящего
порядка, к личному делу государственного служащего;
     обеспечение сохранности личных дел государственных служащих;
     обеспечение  конфиденциальности  сведений,  содержащихся в личных
делах государственных служащих;
     ознакомление  государственных  служащих  с  документами их личных
дел   по   их   просьбе,   либо   в   иных   случаях,  предусмотренных
законодательством;
     ознакомление  государственных  служащих  со  следующими правовыми
актами:
     -  Законом  Нижегородской  области 24 февраля 1997 года N 65-З "О
государственной  службе  Нижегородской  области" (с правами, основными
обязанностями,    ответственностью    государственных    служащих    и
ограничениями, связанными с государственной службой);
     -   Общими   принципами   служебного   поведения  государственных
служащих,  утвержденными  Указом Президента Российской Федерации от 12
августа 2002 года N 885;
     -  Положением  о  порядке  обработки и защиты персональных данных
работников,   утвержденным   распоряжением  Губернатора  Нижегородской
области от 27 июня 2002 года N 651-р;
     -  Вводным  инструктажем  работников,  утвержденным распоряжением
Губернатора Нижегородской области 19 июля 2002 года N 704-р;
     -  Положением об организации работы по охране труда, утвержденным
распоряжением  Губернатора Нижегородской области 25 сентября 2002 года
N 889-р;
     -   Правилами  внутреннего  трудового  распорядка,  утвержденными
распоряжением  Губернатора  Нижегородской  области 19 июля 2002 года N
705-р.
     8.   При  переводе  государственного  служащего  на  новое  место
государственной  службы  личное  дело  передается  по указанному месту
государственной службы в течение 7-ми рабочих дней.
     Ведение  нескольких  личных дел одного государственного служащего
не допускается.
     9.  Личные  дела  государственных  служащих  являются документами
строгой  отчетности.  Ответственность  за  ведение,  учет  и  хранение
личных  дел государственных служащих возлагается приказом руководителя
органа  исполнительной власти на конкретного работника кадровой службы
при  заключении  трудового  договора  или соглашения к нему. Работники
кадровых  служб,  уполномоченные  на  ведение,  учет и хранение личных
дел,  несут  ответственность за разглашение конфиденциальных сведений,
содержащихся  в  личных  делах,  за ненадлежащее хранение личных дел и
иные  нарушения  настоящего Порядка в соответствии с законодательством
Российской Федерации и законодательством Нижегородской области.
     10.  Личные  дела  на  руки государственным служащим не выдаются.
Государственный  служащий имеет право на ознакомление в любое время со
всеми  материалами  своего  личного  дела,  отзывами  о прохождении им
государственной  службы,  другими  документами  до  внесения  их в его
личное  дело,  а  также  приобщение к личному делу своих объяснений, в
присутствии работника кадровой службы.
     По  письменному  заявлению  в  течение  3-х дней государственному
служащему  предоставляются  копии  документов,  связанные  с работой и
содержащиеся в личном деле.
     11.  С  целью  предотвращения утраты личных дел и контроля, за их
своевременным    возвратом    используется    контрольная    карточка,
заполняемая  на  каждое  выданное  личное  дело  (приложение N 7). При
извлечении  каких-либо  документов  из  личного  дела государственного
служащего  (только  с  указания руководителя) работник кадровой службы
обязан  сделать  соответствующую  запись  во  внутренней описи личного
дела.
     Запрещается  производить какие-либо исправления в ранее сделанных
записях,  заменять  документы,  содержащиеся  в  личном  деле, новыми,
требовать  от  государственного служащего переписать ранее оформленные
документы.
     12.  Ежегодно  кадровые службы обязаны проводить проверку наличия
и  состояния  личных дел. При выявлении недостатков в ведении, учете и
хранении  личных  дел  составляется  соответствующий акт (приложение N
8).  Результаты  проверки  доводятся  до  сведения руководителя органа
исполнительной власти.
     13.   Личные  дела  государственных  служащих,  освобожденных  от
замещения  государственных  должностей  в  связи  с  прекращением  ими
государственной  службы, хранятся в кадровых службах в течение 2-х лет
и  по истечении срока хранения передаются согласно описи на хранение в
ведомственный архив.


                                                        Приложение N 1

                           ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
                   документов личного дела N ______

     п/п  Наименование  Дата включения  Количество листов  Дата изъятия  Кем изъят
          документа     документа в                        документа     документ и по
                        личное дело                                      какой причине 
          1             2               3                  4             5




Итого_______________________________________________________документов
                         (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ___________________________________
                                                  (цифрами и прописью)
наименование                  инициалы,
должности   ________________  фамилия 
работника    личная подпись 
кадровой 
службы       

                                          "____"_____________ 200__ г.



                                                        Приложение N 2

                                АНКЕТА
                    (заполняется собственноручно)

Фамилия_____________________________________________________Место

Имя            _____________________________________________для

Отчество    ________________________________________________фотокарточки


2. Если изменяли фамилию,        _____________________________________
имя или отчество, то укажите их, _____________________________________
а также когда, где и по какой    _____________________________________
причине изменяли.                _____________________________________

3. Год, число, месяц и место     _____________________________________
рождения (село, деревня, город,  _____________________________________
район, область, край, республика)_____________________________________

4. Гражданство (если изменяли,   _____________________________________ 
то укажите, когда и по какой     _____________________________________
причине)                         _____________________________________

5. Образование, когда и какие    _____________________________________
учебные заведения окончили,      _____________________________________
номера дипломов.                 _____________________________________
Специальность по диплому         _____________________________________
Квалификация по диплому          _____________________________________

6. Ученая степень, ученое звание,_____________________________________ 
когда присвоены, номера дипломов _____________________________________

7. Какими иностранными языками   _____________________________________
и языками народов Российской     _____________________________________
Федерации владеете и в какой     _____________________________________
Степени (читаете и можете        _____________________________________
объясняться, владеете свободно)  _____________________________________

8. Выполняемая работа с начала   _____________________________________
трудовой деятельности (включая   _____________________________________
учебу в высших и средних         _____________________________________
специальных учебных заведениях,  _____________________________________
военную службу, работу по        _____________________________________
совместительству,                _____________________________________
предпринимательскую деятельность _____________________________________
и т.п.).                         _____________________________________

     При  заполнении  данного  пункта необходимо именовать учреждения,
организации  и  предприятия  так,  как  они  назывались  в свое время,
военную  службу  записывать  с  указанием  должности и номера воинской
части.  

I------------I------I------------------------------------------------I-----------------I
I Месяц и годI      I Должность с указанием учреждения, организации, I  МестонахождениеI
I            I      I предприятия (независимо от собственности и     I  учреждения,    I 
I            I      I ведомственной принадлежности)                  I  организации,   I
I            I      I                                                I  предприятия    I
I------------I------I------------------------------------------------I-----------------I
IПоступления,I уходаI                                                I                 I
I------------I------I------------------------------------------------I-----------------I
I------------I------I------------------------------------------------I-----------------I
I------------I------I------------------------------------------------I-----------------I
I------------I------I------------------------------------------------I-----------------I
I------------I------I------------------------------------------------I-----------------I

     9.  Ваши  близкие  родственники  (жена, дети, отец, мать, братья,
сестры).

I------------I------------I-----------I------------I------------------------I
I   степень  I   Фамилия, I    Год,   I    Место   I  Адрес места жительстваI
I   родства  I     имя,   I   место   I    работы, I                        I
I            I   отчество*I  рождения I  должность I                        I
I------------I------------I-----------I------------I------------------------I
I            I            I           I            I                        I
I------------I------------I-----------I------------I------------------------I
I            I            I           I            I                        I
I------------I------------I-----------I------------I------------------------I

     *   Если  родственники  изменяли  фамилии,  имена,  отчества,  то
необходимо указать их прежние фамилии, имена, отчества.

10. Домашний адрес и номер телефона
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

11.___________________________________________________________________
                 ПАСПОРТ или документ, его заменяющий
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
                  (номер, серия, кем и когда выдан)

     12.  Дополнительные  сведения (государственные награды, участие в
выборных   представительных   органах,  а  также  информация,  которую
оформляемый желает сообщить о себе)
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________


"___"__________200_г. __________________________инициалы, фамилия        
                          личная подпись

  Фотокарточка и данные о трудовой деятельности, учебе оформляемого
соответствуют документам, удостоверяющим личность, записям в трудовой
         книжке, документам об образовании, воинской службе.

М.П.


наименование должности
работника кадровой       _____________ личная подпись____________инициалы,
службы                                                           фамилия

"____"_____________ 200__ г.


                                                        Приложение N 3

ЗАЯВЛЕНИЕ
___________ N ___           _____________________________________________
                            _____________________________________________
                            (наименование должности , наименование органа 
                            исполнительной власти, инициалы, 
                            фамилия руководителя)
                            ______________________________________________

                            от____________________________________________
                                              (ФИО, адрес)
о приеме на государственную
должность




     принять  меня  с  00.00.200__  года  на государственную должность
государственной службы в______________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

                                       ______________инициалы, фамилия
                                       личная подпись



Виза руководителя подразделения

______________ инициалы, фамилия
личная подпись

Дата


                                                        Приложение N 4
Наименование
_______________________________
структурного подразделения         наименование должности руководителя
органа  исполнительной власти      органа исполнительной власти


                                       _______________________________
                                       инициалы, фамилия руководителя

ЗАЯВЛЕНИЕ

____________ N _____

О переводе (увольнении) с государственной
должности



     Прошу перевести (освободить) меня ___________________________с (от)
________________________________________________________________________
государственной должности государственной службы________________________
_____________________________________________(дата)_____________________
________________________________________________________________________

наименование должности, наименование структурного подразделения
органа исполнительной власти
(на)____________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
                    (причина перевода, увольнения)



Должность                         __________________   инициалы, фамилия
                                    личная подпись


Виза руководителя структурного подразделения
органа исполнительной власти

________________________ инициалы, фамилия
личная подпись

Дата


                                                        Приложение N 5

                                                              N_______
                                                        Опись N_______
                                                         Дело N_______
                                                                АРХИВ:


______________________________________________________________________
             (наименование органа исполнительной власти)



                         ЛИЧНОЕ ДЕЛО N _____


ФАМИЛИЯ_______________________________________________________________


ИМЯ___________________________________________________________________


ОТЧЕСТВО______________________________________________________________

                                         Начато___________200_______г.

                                         Окончено_________200_______г.

                                          На __________________ листах

                                         Срок хранения ____________лет

АРХИВ:
Фонд  N__________
Опись N__________
Дело  N__________


                                                        Приложение N 6



______________________________________________________________________
             (наименование органа исполнительной власти)

       ДЕЛО N__________________________________________________



                                Журнал
              учета личных дел государственных служащих



                                              Начат ___________20___г.

                                            Окончен ___________20___г.

                                            На_________________ листах

                                            Срок хранения_________ лет



АРХИВ:

Фонд N___________
Опись N__________
Дело N __________


                                                        Приложение N 7


                         Контрольная карточка
                    по учету движения личного дела

Личное дело (номер)________________________________________

Имя                ________________________________________
Отчество           ________________________________________


                    Отметки о выдаче личного дела

+-------------+-------------+----------------------+--------------+
I дата выдачи I Кому выдано I Расписка в получении I Дата возвратаI
I-------------+-------------+----------------------+--------------+
I             I             I                      I              I
+-------------+-------------+----------------------+--------------+
I             I             I                      I              I
+-------------+-------------+----------------------+--------------+


Отметка о снятии личного дела с учета
Дата отправки______________________________________________________
Исх. номер сопроводительного письма________________________________
По адресу__________________________________________________________
___________________________________________________________________
наименование должности_____________личная подпись
                      _____________инициалы, фамилия
работника кадровой
службы   

"____"_____________ 200__ г.


                                                        Приложение N 8

Администрация Губернатора                      УТВЕРЖДАЮ
Нижегородской области                   Наименование должности
                                   руководителя органа исполнительной
     УПРАВЛЕНИЕ                                  власти
ПО КАДРОВОЙ ПОЛИТИКЕ
       ОРГАНОВ 
ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ              Личная подпись          фамилия,
                                                           инициалы
         АКТ                       Дата

_______________ N _________
   г. Нижний Новгород


О проверке ведения, учета и 
   хранения личных дел 
государственных служащих 



                                        
Основание:
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

Составлен комиссией:

Председатель:_________________________________________________________
                     должность, фамилия, инициалы
Члены комиссии :1.____________________________________________________
                     должность, фамилия, инициалы
                2.____________________________________________________
                     должность, фамилия, инициалы
                3.____________________________________________________
                     должность, фамилия, инициалы


Присутствовали:_______________________________________________________
                     должность, фамилия, инициалы

ТЕКСТ_________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________


Составлен в ______________ экземплярах:

1-й экз. - куда, кому

2-й экз. - _________



Составлен в ______________ экземплярах:

1-й экз. - куда, кому

2-й экз. - _________

3-й экз. - _________

Приложение:         наименование документа на ____л. в ____ экз.
________________________________________________________________
________________________________________________________________
личная подпись _________________________________________________
инициалы, фамилия Члены комиссии _______________________________
личная подпись _________________________________________________
инициалы, фамилия   ____________________________________________
личная подпись _________________________________________________
инициалы, фамилия   ____________________________________________
личная подпись _________________________________________________
инициалы, фамилия
С актом ознакомлены:
__________________
личные подписи _____________________
инициалы, фамилия

"___"_______________ 200__ г.



В дело N ______________

______________                   "____"________________ 200__ г.
личная подпись