Постановление Правительства Нижегородской области от 16.04.2007 № 123

     5.8.4. Обращения  граждан  и  документы  по  их   рассмотрению
формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
     
     5.9. Порядок работы с  документами с пометкой "Для  служебного
пользования" (ДСП)
     
     5.9.1. К  служебной информации  ограниченного  распространения
относится   несекретная    информация,   касающаяся    деятельности
организаций,  ограничения  на  распространение  которой   диктуются
служебной необходимостью. Не могут быть отнесены к документам ДСП:
     - нормативные  правовые   акты  Губернатора  и   Правительства
Нижегородской области, устанавливающие правовой статус организаций,
а  также  права,   свободы  и   обязанности  граждан,  порядок   их
реализации;
     - сведения  о   чрезвычайных   ситуациях,  опасных   природных
явлениях   и  процессах,   экологическая,   гидрометеорологическая,
гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и
другая   информация,   необходимая  для   обеспечения   безопасного
существования  населенных   пунктов,  граждан  и   производственных
объектов;
     - описание  структуры   органа   исполнительной  власти,   его
функций, направлений форм деятельности, а также его адрес;
     - порядок  рассмотрения  и   разрешения  заявлений,  а   также
обращений граждан и юридических лиц и решения по ним;
     - сведения  об  исполнении  бюджета  и  использовании   других
государственных  ресурсов,  о состоянии  экономики  и  потребностей
населения;
     - документы, накапливаемые в открытых информационных системах,
необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
     5.9.2. Необходимость  проставления  пометки  "Для   служебного
пользования"    (ДСП)    определяется    исполнителем    документа,
руководителем подразделения  органа  исполнительной власти  области
или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
     Должностные лица, принявшие решение об отнесении документов  к
ДСП несут персональную ответственность за обоснованность  принятого
решения.
     Руководитель органа  исполнительной  власти в  пределах  своей
компетенции определяет:
     - порядок   передачи   документов   ДСП   другим   органам   и
организациям;
     - порядок снятия пометки "ДСП" с носителей информации;
     - организацию защиты документов ДСП.
     5.9.3. При  получении  письменного   запроса  с  просьбой   об
ознакомлении  с  информацией,  имеющей  пометку  ДСП,  решение   об
ознакомлении  заявителя  принимает  руководитель   соответствующего
органа исполнительной власти, структурного подразделения.
     За разглашение служебной информации с пометкой ДСП, а также за
нарушение порядка  обращения  с  документами  ДСП   государственный
служащий может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.
     В случае  ликвидации органа  исполнительной  власти решение  о
дальнейшем  использовании  документов  с  отметкой  ДСП   принимает
ликвидационная комиссия.
     5.9.4. Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра
проставляется в правом  верхнем углу первой  страницы документа,  а
также на первой странице сопроводительного письма к документу.
     Документы ДСП:
     - печатаются с указанием на  оборотной стороне в левом  нижнем
углу  последнего  листа  каждого  экземпляра  документа  количество
отпечатанных  экземпляров,   фамилии  исполнителя   и  номера   его
служебного телефона;
     - учитываются,   как   правило,   отдельно   от    несекретных
документов. При незначительном объеме таких документов  разрешается
вести  их учет  совместно  с  другими несекретными  документами.  К
регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП".
     В аппарате Губернатора  и Правительства Нижегородской  области
прием  и  регистрация  входящих  документов,  а  также  регистрация
исходящих  документов  с  пометкой  "Для  служебного   пользования"
осуществляется   службами   делопроизводства  в   базе   "Служебная
корреспонденция",  при   этом  к   входящему  (исходящему)   номеру
документа добавляется пометка "ДСП".
     5.9.5. Документы с отметкой ДСП:
     - передаются работникам подразделений под расписку;
     - пересылаются сторонним  организациям фельдъегерской  связью,
заказными или  ценными почтовыми  отправлениями; при  необходимости
направления в несколько адресатов составляется указатель  рассылки,
в котором поадресно  проставляются номера экземпляров  отправляемых
документов, указатель  подписывается  исполнителем и  руководителем
подразделения.
     - хранятся в сейфах или металлических шкафах.
     5.9.6. Передача   документов   с  пометкой   "Для   служебного
пользования"   сотрудникам   структурных   подразделений    органов
исполнительной власти области осуществляется под расписку.
     5.9.7. Исполненные  документы   с  пометкой  "Для   служебного
пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел,
при этом  на  обложке дела  проставляется  пометка "Для  служебного
пользования".
     5.9.8. Проверка наличия  документов ДСП проводится  не реже  1
раза  в  год   экспертной  комиссией  с  привлечением   работников,
ответственных за учет и хранение этих документов.
     5.9.9. О фактах утраты  документов ДСП ставится в  известность
руководитель органа  исполнительной власти  и назначается  комиссия
для расследования обстоятельств утраты или разглашения.
     
                VI. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ
     
     6.1. Регистрация документов
     
     6.1.1. Основой    построения   поисковых    систем    является
регистрация  документов -  запись  учетных  данных о  документе  по
установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или
получения.
     Поступившие документы   учитываются   и   распределяются    на
регистрируемые и нерегистрируемые.

                             ПЕРЕЧЕНЬ
                    нерегистрируемых документов
     
     - Копии федеральных и областных законов
     - Копии постановлений, распоряжений и поручений Губернатора  и
Правительства Нижегородской области
     - Копии  нормативных  актов  органов  местного  самоуправления
Нижегородской области, в том числе поступившие с  сопроводительными
письмами
     - Копии документов организаций и учреждений
     - Пакеты с пометкой "Лично"
     - Ведомственные статистические  отчеты, бюллетени, сборники  и
обзоры
     - Пригласительные     билеты,     поздравительные      письма,
поздравительные телеграммы и открытки
     - Дайджесты прессы,  обзоры печати, книги,  газеты, журналы  и
каталоги,   ведомственная   техническая   литература,    проспекты,
рекламные   материалы,   информационные  сводки,   тематические   и
специальные сборники, прогнозы погоды и тому подобное
     - Извещения о проведении  конференций, совещаний и  заседаний,
программы их проведения и материалы к ним
     - Документы на иностранных языках без перевода
     - Документы без подписей
     - Рекламные извещения, плакаты
     - Прейскуранты и прайс-листы
     - Учебные планы и программы
     - Печатные издания (книги, журналы, бюллетени)
     - Формы статистической отчетности
     - Бухгалтерские документы
     - Нормы расхода материалов
     - Графики, наряды, разнарядки
     6.1.2. Регистрации подлежат  все  документы, требующие  учета,
исполнения и использования в справочных целях.
     Регистрируются документы, поступающие из других организаций  и
от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Регистрация писем и обращений граждан ведется отдельно от служебной
документации.
     Документы регистрируются независимо  от  способа их  доставки,
передачи или создания.
     6.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день
поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.
     При передаче   документа,   зарегистрированного   в   аппарате
Губернатора  и  Правительства  Нижегородской  области,  из   одного
подразделения в другое регистрационный номер аппарата Губернатора и
Правительства Нижегородской области должен сохраняться.
     6.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп  в
зависимости  от  названия  вида  документа,  автора  и  содержания.
Например,  отдельно  регистрируются  приказы  руководителя   органа
исполнительной власти по основной деятельности, приказы по  кадрам,
служебная переписка, обращения граждан и т.п.
     6.1.5. Регистрация  документов   в   аппарате  Губернатора   и
Правительства  Нижегородской   области   осуществляется  в   отделе
регистрации  и   обработки  документов  управления   по  работе   с
документами:
     - входящих      документов,     адресованных      Губернатору,
Вице-губернатору и заместителям Губернатора;
     - исходящих    документов,   подготовленных    за    подписями
Губернатора, Вице-губернатора и заместителей Губернатора.
     Структурные подразделения  аппарата  Губернатора  регистрируют
документы, адресованные им, самостоятельно.
     6.1.6. Регистрация  документов  (служебной  корреспонденции  и
обращений граждан) осуществляется в автоматизированных базах данных
"Служебная корреспонденция", "Письма и обращения граждан".
     Моментом регистрации  документа  (в  том  числе  и   обращения
гражданина) считается момент  фиксации факта поступления  документа
путем    записи    регистрационных    данных    о    документе    в
автоматизированной  системе  и  проставления на  документе  даты  и
регистрационного  номера.  На  документе  проставляется  номер,   в
точности    совпадающий    с   номером,    присвоенным    документу
автоматизированной  системой.  Не  допускается  изменять  в  номере
документа какие-либо символы  (например, проставлять вместо  дефиса
косую черту и др.).
     Документы, поступившие  в   отдел   регистрации  и   обработки
документов   управления   по   работе  с   документами   до   13-00
регистрируются и направляются на исполнение в тот же рабочий  день;
документы, поступившие после 14-00 регистрируются и направляются на
исполнение на следующий рабочий день, кроме срочных документов.
     6.1.7. Регистрационный  номер  документа  состоит  из  индекса
органа   исполнительной    власти    по   классификатору    органов
исполнительной власти и  их структурных подразделений,  порядкового
номера,  который,  исходя  из  информационных  потребностей  органа
исполнительной  власти,  может  дополняться  индексом  структурного
подразделения  органа, индексом  дела  по номенклатуре  дел,  кодом
документа  по классификатору  корреспондентов,  исполнителей и  др.
Составные части  регистрационного номера отделяются  друг от  друга
косой чертой или знаком дефиса.
     6.1.8. Для     достижения     информационной     совместимости
регистрационных данных и создания поисковых систем  устанавливается
следующий состав основных реквизитов регистрации:
     наименование организации (автора или корреспондента);
     наименование вида документа;
     дата и регистрационный номер документа;
     дата и индекс поступления;
     заголовок к тексту (краткое содержание документа);
     резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
     срок исполнения документа;
     отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
     Состав основных  реквизитов   регистрации  в  зависимости   от
характера  документа   и  задач   использования  информации   может
дополняться другими реквизитами:
     гриф (пометка) ограничения доступа к документу;
     внутренняя переадресация документов по исполнителям;
     код по тематическому классификатору;
     ключевые слова;
     количество листов документа;
     наличие приложений;
     должностное лицо, поставившее документ на контроль;
     промежуточные сроки исполнения;
     перенос сроков исполнения;
     срок хранения документа;
     статус документа (проект, версия);
     вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
     
     6.2. Организация поисковой системы по документам
     
     6.2.1. Для обеспечения  эффективного использования  информации
при  принятии решений  в  органах исполнительной  власти  создаются
поисковые  системы  по документам,  внедрена  система  электронного
документооборота.   Порядок    работы   в   системе    электронного
документооборота определяются локальными нормативными актами.
     Обработка документов      в     автоматизированном      режиме
осуществляется на автоматизированном рабочем месте (далее - АРМ).
     АРМ - это персональный  компьютер с установленным  программным
обеспечением  "Кодекс. Документооборот".  "Кодекс  Документооборот"
может    включать    в   себя    следующие    модули:    "Служебная
корреспонденция",   "Письма   и   обращения   граждан",   "Контроль
исполнения документов", "Контроль руководителя".
     6.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации,
поступает в поисковую систему, которая может включать в себя:
     - картотеки;
     - классификационные справочники,
     - автоматизированные поисковые системы.
     6.2.3. При  традиционной   карточной  регистрации   печатается
необходимое количество карточек, которые могут составлять следующие
картотеки:
     справочные (по  корреспондентам,  видам  документов,   авторам
документа  и   др.),  контрольно-справочные,  кодификационные,   по
обращениям граждан,  алфавитные  и другие  в  зависимости от  задач
поиска информации.
     6.2.4. Эффективность  работы  поисковой  системы   достигается
путем разработки классификационных справочников:
     классификатора вопросов  деятельности  органа  государственной
власти;
     классификатора видов документов;
     классификатора корреспондентов;
     классификатора резолюций;
     классификатора исполнителей;
     классификатора результатов исполнения документов;
     номенклатуры дел.
     Помимо перечисленных  в  конкретной  поисковой  системе  могут
использоваться   и   другие   классификаторы   в   зависимости   от
потребностей ввода и поиска документов и информации.
     6.2.5. В   автоматизированных    поисковых   массивах    поиск
конкретного  документа или  подборки  материалов осуществляется  по
атрибутам  (названию,   виду  документа,   дате  принятия,   номеру
документа и  т.п.) или  по контексту  (по любому  слову или  фразе,
содержащимся в искомом документе).
     Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов  и
элементов текста.
     6.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск  информации
о  деятельности  органа  исполнительной  власти,  не  отнесенной  к
государственной  тайне   или  служебной  информации   ограниченного
распространения.
     6.2.7. Порядок получения  пользователем информации  определяет
орган   исполнительной   власти  как   собственник   или   владелец
информационных ресурсов на основе требований законодательства.
     6.2.8. Порядок  защиты  и   доступа  к  служебной   информации
ограниченного  распространения   определяется   в  соответствии   с
законодательством Российской Федерации и Нижегородской области.
     
          VII. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
     
     Организация документов в  делопроизводстве представляет  собой
совокупность  видов   работ,   обеспечивающих  сохранность,   учет,
систематизацию  документов,   формирование  и   оформление  дел   в
делопроизводстве  и их  передачу  в архив  органа  власти (далее  -
архив)    в    соответствии    с    требованиями,    установленными
государственными стандартами на документы, нормативно-методическими
документами  Федерального  архивного  агентства  России,  а   также
соответствующими нормативно-методическими документами по  архивному
делу   и   делопроизводству   Нижегородской   области   и   органов
исполнительной власти Нижегородской области.
     Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию
документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел
и формирование дел.
     
     7.1. Составление номенклатур дел
     
     7.1.1. Номенклатура   дел   -   систематизированный   перечень
заголовков (наименований) дел,  заводимых в органах  исполнительной
власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном
порядке.
     Номенклатура дел  предназначена  для  организации  группировки
исполненных  документов  в   дела,  систематизации  и  учета   дел,
определения сроков их хранения  и является основой для  составления
описей дел  постоянного и  временного  (свыше 10  лет) хранения,  а
также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения  и
описей дел по личному составу.
     7.1.2. При     составлении    номенклатуры     дел     следует
руководствоваться положениями об органе исполнительной власти и его
структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами
о работе,  перечнями  документов с  указанием  сроков их  хранения,
номенклатурами  дел за  предшествующие  годы. Изучаются  документы,
образующиеся в деятельности органа исполнительной власти, их  виды,
состав и содержание.
     7.1.3. В    органах   исполнительной    власти    составляются
номенклатуры  дел  структурных  подразделений  (приложение  14)   и
сводная номенклатура дел  органа исполнительной власти  (приложение
15).
     7.1.4. Номенклатура     дел     структурного     подразделения
составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства,  при
методической   помощи   архива   и   службы   ДОУ,    подписывается
руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.
     Вновь созданное  подразделение   обязано  в  6-месячный   срок
разработать  номенклатуру  дел  подразделения и  представить  ее  в
службу ДОУ органа исполнительной власти.
     7.1.5. Сводная номенклатура  дел составляется  службой ДОУ  на
основе номенклатур дел  структурных подразделений при  методической
помощи архива органа исполнительной власти и лиц, ответственных  за
хранение документов в органе исполнительной власти.
     7.1.6. Сводная номенклатура  дел органа исполнительной  власти
подписывается   руководителем   службы   ДОУ,   согласовывается   с
экспертной  комиссией   (далее  именуется  -   ЭК)  архива   органа
исполнительной власти, в который документы передаются на  временное
хранение, согласовывается  с  экспертно-проверочной и  методической
комиссией комитета по делам архивов Нижегородской области (далее  -
ЭПМК) и утверждается руководителем органа исполнительной власти.
     7.1.7. После    утверждения    сводной    номенклатуры     дел
подразделения  органа  исполнительной власти  получают  выписки  из
соответствующих ее разделов для использования в работе.
     7.1.8. Сводная  номенклатура  дел  печатается  в   необходимом
количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр  номенклатуры
дел является документом постоянного  срока хранения и включается  в
номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в  службе
ДОУ  в качестве  рабочего.  Третий -  применяется  в архиве  органа
исполнительной власти.  Четвертый  - в  комитете  по делам  архивов
Нижегородской области, с которым согласовывалась номенклатура дел.
     7.1.9. Сводная   номенклатура  дел   в   конце  каждого   года
уточняется,  утверждается  и  вводится   в  действие  с  1   января
следующего календарного года.
     7.1.10. Сводная     номенклатура    дел     составляется     и
согласовывается  заново  с  архивным органом  (комитетом  по  делам
архивов Нижегородской области) в случае коренных изменений  функций
и структуры органа исполнительной власти.
     7.1.11. Названиями    разделов   номенклатуры    дел    органа
исполнительной власти являются названия структурных  подразделений.
В сводной номенклатуре дел  разделы располагаются в соответствии  с
утвержденной структурой органа исполнительной власти.
     7.1.12. В   номенклатуру   дел   включаются   заголовки   дел,
отражающие все документируемые участки работы органа исполнительной
власти.
     В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
     7.1.13. Графы номенклатуры дела заполняются следующим образом:
     В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,
включенного в  номенклатуру.  Индекс  дела  состоит  из  номера  по
классификатору органов исполнительной власти Нижегородской  области
и их  структурных  подразделений, номера,  установленного в  органе
исполнительной    власти   цифрового    обозначения    структурного
подразделения, и порядкового номера заголовка дела по  номенклатуре
в  пределах структурного  подразделения.  Индексы дел  обозначаются
арабскими  цифрами.  Например:   08-12-05,  где   08  -  номер   по
классификатору  органов  исполнительной власти,  12  -  обозначение
структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по
номенклатуре.
     В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые  индексы
для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для
переходящих дел индекс сохраняется.
     В графу 2  номенклатуры дел включаются  заголовки дел  (томов,
частей).
     Заголовок дела  должен  четко,  в  обобщенной  форме  отражать
основное содержание и состав документов дела.
     Не допускается  употребление  в  заголовке  дела  неконкретных
формулировок  ("разные материалы",  "общая  переписка" и  т.д.),  а
также вводных слов и сложных оборотов.
     Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей
последовательности: название вида дела  (переписка, журнал и  т.д.)
или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);  название
органа исполнительной власти или структурного подразделения  (автор
документа); название организации,  которой будут адресованы или  от
которой  будут  получены   документы  (адресат  или   корреспондент
документа); краткое содержание документов дела; название  местности
(территории), с  которой связано содержание  документов дела;  дата
(период), к которым относятся документы дела.
     В заголовках дел, содержащих  документы по одному вопросу,  но
не связанных последовательностью  исполнения, в качестве вида  дела
употребляется термин  "документы", а  в конце  заголовка в  скобках
указываются основные разновидности документов, которые должны  быть
сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
     Например: "Документы   о  проведении   тематических   выставок
(планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".
     В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по
какому вопросу она ведется.
     В заголовках   дел,   содержащих   переписку   с   однородными
корреспондентами, последние не указываются, а указывается их  общее
видовое название.
     Например:
     Переписка с архивными учреждениями о комплектовании  Архивного
фонда Российской Федерации научно-технической документацией.
     В заголовках   дел,   содержащих  переписку   с   разнородными
корреспондентами, последние не перечисляются.
     Например:
     Переписка об  организации семинаров  и  совещаний по  вопросам
документирования управленческой деятельности.
     В заголовке дела  указывается  конкретный корреспондент,  если
переписка ведется только с ним.
     Например:
     Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы.
     При обозначении           в           заголовках           дел
административно-территориальных единиц учитывается следующее:  если
содержание      дела      касается      нескольких       однородных
административно-территориальных  единиц,   в   заголовке  дела   не
указываются их конкретные названия, а указывается их общее  видовое
название.
     Например:
     Переписка с главами администраций областей о социальной защите
населения.
     Если содержание          дела          касается          одной
административно-территориальной  единицы (населенного  пункта),  ее
(его) название указывается в заголовке дела.
     Например:
     Переписка с  филиалом   РГАНТД  (г.Самара)  об   использовании
архивных документов.
     В заголовках   дел,    содержащих   плановую   или    отчетную
документацию, указывается  период (квартал, год),  на (за)  который
составлены планы (отчеты).
     Например:
     Годовые отчеты   ЗАО    "Болшевский    текстиль"   о    работе
автотранспорта.
     Если дело будет состоять  из нескольких  томов или частей,  то
составляется  общий  заголовок  дела,  а  затем  при  необходимости
составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие  содержание
заголовка дела.
     Порядок расположения   заголовков   дел  внутри   разделов   и
подразделов  номенклатуры   дел   определяется  степенью   важности
документов,  составляющих  дела,   и  их  взаимосвязью.  В   начале
располагаются          заголовки          дел,           содержащих
организационно-распорядительную документацию.
     Заголовки дел  могут  уточняться  в  процессе  формирования  и
оформления дел.
     Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного
года.
     В графе 4  указывается срок  хранения дела,  номера статей  по
перечню,  а при  его  отсутствии  срок хранения  согласовывается  с
комитетом по делам архивов Нижегородской области.
     В графе   5   "Примечание"   указываются   название   перечней
документов,  использованных при  определении  сроков хранения  дел,
проставляются  отметки  о   заведении  дел,  о  переходящих   делах
(например, переходящее с 2006 года), о выделении дел к уничтожению,
о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой
орган государственной власти для продолжения и др.
     7.1.14. Если в  течение  года в  органе исполнительной  власти
возникают    новые    документированные    участки    работы,    не
предусмотренные дела,  они дополнительно  вносятся в  номенклатуру.
Для вновь заводимых дел  в каждом разделе номенклатуры  оставляются
резервные номера.
     7.1.15. По окончании  года в конце  номенклатуры дел  делается
итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
     
     7.2. Формирование и оформление дел
     
     7.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в
дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов
внутри дела.
     7.2.2. Дела формируются  в органе  исполнительной власти,  как
правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.
     7.2.3. Исполненные   документы   должны  в   15-дневный   срок
сдаваться исполнителем, в  зависимости от принятой системы  ведения
делопроизводства, лицам, ответственным за ведение  делопроизводства
в структурных подразделениях, для формирования их в дела.
     7.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется
службой ДОУ.
     7.2.5. При  формировании  дел необходимо  соблюдать  следующие
общие правила:  помещать  в дело  только  исполненные документы,  в
соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело
документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать  в  дела документы  постоянного и  временных
сроков   хранения;   помещать   в   дела   ксерокопии   факсограмм,
телефонограммы на  общих основаниях;  в дело  не должны  помещаться
документы, подлежащие  возврату, лишние  экземпляры, черновики;  по
объему дело  не должно  превышать 250  листов. При  наличии в  деле
нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются  на
каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.
     7.2.6. Документы внутри дела располагаются в  хронологической,
вопросно-логической последовательности или их сочетании.
     Распорядительные документы  группируются  в дела  по  видам  и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
     Все документы  отчетного   и   информационного  характера   по
исполнению  актов  вышестоящих   органов  власти,  находящихся   на
контроле, подшиваются в  заведенное на этот акт  дело. Если на  акт
дело  не  заводилось,  то отчетные  документы  подшиваются  в  дело
переписки постоянного срока хранения за текущий год.
     Документы коллегий  группируются  в  два  дела:  протоколы   и
решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
     Положения, инструкции,     утвержденные      распорядительными
документами, являются приложениями  к ним  и группируются вместе  с
указанными документами.
     Приказы по  основной  деятельности,  кадровые  и  др.  приказы
группируются отдельно.
     Протоколы в деле  располагаются в  хронологическом порядке  по
номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные  дела,
систематизируются по номерам протоколов.
     Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки  и
другие документы группируются отдельно от проектов.
     Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
     Ведение дел   государственных   служащих   осуществляется    в
соответствии с действующим законодательством.
     Переписка группируется, как  правило,  за период  календарного
года  и  систематизируется  в  хронологической  последовательности;
документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении
переписки по определенному  вопросу, начавшейся в предыдущем  году,
документы включаются в дело текущего года с указанием индекса  дела
предыдущего года.
     7.2.7. Дела органа  исполнительной власти подлежат  оформлению
при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка
дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ  по
описанию  дела   на   обложке,  брошюровке,   нумерации  листов   и
составлению  заверительной   надписи.  Оформление  дел   проводится
сотрудниками соответствующих  структурных подразделений, в  ведении
которых заведение и формирование дел, при методической помощи и под
контролем архива органа исполнительной власти.
     7.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное  или
частичное  оформление   дел.  Полному   оформлению  подлежат   дела
постоянного,  временного  (свыше  10 лет)  хранения  и  по  личному
составу.  Полное   оформление   дела  предусматривает:   оформление
реквизитов обложки  дела  по установленной  форме (приложение  16);
нумерацию  листов   в  деле;   составление  листа-заверителя   дела
(приложение 17); составление в необходимых случаях внутренней описи
документов дела (приложение 18); подшивку и переплет дела; внесение
необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
     7.2.9. Обложка  дела постоянного,  временного  (свыше 10  лет)
хранения и по личному  составу оформляется по установленной  форме.
На  обложке   дела  указываются   реквизиты:  наименование   органа
исполнительной  власти;  наименование  структурного  подразделения;
индекс дела; заголовок  дела; дата  дела (тома, части);  количество
листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
     Реквизиты, проставляемые   на   обложке   дела,    оформляются
следующим  образом:   наименование  органа  исполнительной   власти
указывается полностью в именительном падеже, с указанием официально
принятого сокращенного наименования, которое указывается в  скобках
после полного наименования; наименование структурного подразделения
- записывается название структурного подразделения в соответствии с
утвержденной  структурой;  индекс  дела  -  проставляется  цифровое
обозначение дела по номенклатуре дел органа исполнительной  власти;
заголовок   дела  -   переносится   из  номенклатуры   дел   органа
исполнительной власти, согласованной с ЭПМК  (экспертно-проверочная
методическая  комиссия)  комитета по  делам  архивов  Нижегородской
области; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания  дела
в   делопроизводстве.   Датой  дел,   содержащих   распорядительную
документацию,  а  также  для дел,  состоящих  из  нескольких  томов
(частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты  (число,
месяц,  год)  регистрации  (составления) самого  раннего  и  самого
позднего  документов, включенных  в  дело.  При  этом число  и  год
обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
     В целях   обеспечения   сохранности  и   закрепления   порядка
расположения документов, включенных  в дело,  все его листы,  кроме
листа заверителя и  внутренней описи, нумеруются. Листы  нумеруются
простым  карандашом  сверху  вниз,  цифры  проставляются  в  правом
верхнем углу листа.
     Листы дел,   состоящие  из   нескольких   томов  или   частей,
нумеруются по каждому тому или части отдельно.
     Фотографии, чертежи,  диаграммы  и  другие  иллюстративные   и
специфические  документы,  представляющие  самостоятельный  лист  в
деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
     Подшитые в  дело  конверты с  вложениями  нумеруются:  сначала
конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
     После завершения нумерации  листов составляется  заверительная
надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная  надпись
составляется  в  деле  на  отдельном листе  -  заверителе  дела.  В
заверительной  надписи цифрами  и  прописью указывается  количество
листов в  данном деле, особенности  отдельных документов  (чертежи,
фотографии, рисунки и т.п.).
     Заверительная надпись   подписывается   ее   составителем    с
указанием  расшифровки  подписи,  должности  и  даты   составления.
Количество  листов  в   деле  проставляется   на  обложке  дела   в
соответствии с заверительной надписью.
     Реквизит "срок хранения дела"  переносится на обложку дела  из
соответствующей  номенклатуры  дел  после  сверки  его  со   сроком
хранения, указанным  в  перечне типовых  документов  или в  перечне
документов,  образующихся  в  деятельности  органа   исполнительной
власти, с указанием сроков хранения.
     На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
     Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел
постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами
только после включения этих дел  в годовые разделы сводных  описей,
утвержденных ЭПМК комитета  по делам архивов Нижегородской  области
(до этого он проставляется карандашом).
     По окончании года  в  надписи на  обложках  дел постоянного  и
временного  (свыше  10   лет)  хранения  вносятся  уточнения:   при
несоответствии  заголовка  дел   на  обложке  содержанию   подшитых
документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
     7.2.10. Для    учета   документов    определенных    категорий
постоянного  и временного  сроков  (свыше  10 лет)  хранения,  учет
которых вызывается  спецификой данной  документации (особо  ценные,
личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
     Внутренняя опись документов  дела составляется  также на  дела
постоянного  и  временного  (свыше  10  лет)  хранения,  если   они
сформированы  по разновидностям  документов,  заголовки которых  не
раскрывают конкретное содержание документов.
     Необходимость составления  внутренней  описи  документов  дела
определяется  инструкцией  по  ведению  делопроизводства  в  органе
исполнительной власти. Внутренняя  опись составляется на  отдельном
листе  по   установленной  форме,  которая   содержит  сведения   о
порядковых номерах документов дела, их индексах, датах,  заголовках
и номерах  листов дела,  на которых расположен  каждый документ.  К
внутренней   описи   составляется  итоговая   запись,   в   которой
указывается  цифрами  и   прописью  количество  включенных  в   нее
документов и количество листов внутренней описи.
     Внутренняя опись документов дела подписывается составителем  с
указанием расшифровки подписи, должности и даты составления  описи.
Если дело  уже переплетено  и подшито,  то заверенная  составителем
внутренняя опись документов  дела подклеивается  за верхний край  к
внутренней стороне лицевой обложки дела.
     7.2.11. Документы, составляющие  дело,  подшиваются на  четыре
прокола в  твердую обложку  из картона или  переплетаются с  учетом
возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке
дел  к  подшивке  (переплету)  металлические  скрепления  (булавки,
скрепки) из документов удаляются.
     Дела временного (до 10 лет включительно) хранения  допускается
хранить   в   скоросшивателях,  не   проводить   пересистематизацию
документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные  надписи
не составлять.
     
     7.3. Организация оперативного хранения документов
     
     7.3.1. С  момента  заведения  и до  передачи  в  архив  органа
исполнительной власти дела хранятся по месту их формирования.
     Руководители структурных    подразделений    и     сотрудники,
отвечающие за  делопроизводство,  обязаны обеспечивать  сохранность
документов и дел.
     Дела, находящиеся в рабочих  комнатах и специально  отведенных
для этой  цели помещениях, располагаются  в вертикальном  положении
корешками  наружу в  запираемых  шкафах, обеспечивающих  их  полную
сохранность,  предохраняющих  документы   от  пыли  и   воздействия
солнечного света.
     В целях   повышения   оперативного  поиска   документов   дела
располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура  дел
или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
     На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
     Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10  лет)
сроков хранения хранятся  по месту их  формирования в течение  двух
лет, а затем сдаются в архив органа исполнительной власти.
     7.3.2. Выдача  дел   другим   подразделениям  производится   с
разрешения  руководителя   службы  ДОУ.   Выдача  дел   сотрудникам
подразделений для работы  осуществляется под расписку. На  выданное
дело  заводится карта-заместитель.  В  ней указывается  структурное
подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата
его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и
приеме дела.
     Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных
подразделений на  срок  не  более одного  месяца.  После  истечения
указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
     Сторонним организациям   дела   выдаются   на   основании   их
письменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительной
власти или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам.
     Изъятие документов из дел  постоянного хранения допускается  в
исключительных  случаях и  производится  с разрешения  руководителя
органа исполнительной власти с оставлением в деле заверенной  копии
документа и акта о причинах выдачи подлинника.
     
       VIII. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ
     
     Документы органа   исполнительной  власти   после   проведения
экспертизы их ценности в порядке, установленном законодательством в
сфере   архивного   дела,   подлежат   обязательной   передаче   на
государственное хранение в архивы Нижегородской области.
     Управленческая документация  -  в  государственное  учреждение
Центральный архив Нижегородской области.
     Научно-техническая документация - в государственное учреждение
Государственный архив   специальной   документации    Нижегородской
области.
     Аудиовизуальная документация (кино-, фото-, фоно-, видео-) - в
государственное учреждение   Архив   аудиовизуальной   документации
Нижегородской области.
     Подготовка документов  к   передаче  на   хранение  в   архивы
Нижегородской   области   включает   работу   службы   ДОУ,    лиц,
ответственных за ведение  делопроизводства и лиц, ответственных  за
проведение   экспертизы   ценности   документов,   формирование   и
оформление  дел, составление  описей  дел  и  актов о  выделении  к
уничтожению документов и дел в органах исполнительной власти.
     
     8.1. Экспертиза ценности документов
     
     8.1.1. Экспертиза  ценности  документов, отбор  документов  на
постоянное хранение или установление сроков их хранения  проводится
на основе принятых критериев.
     8.1.2. Экспертиза ценности документов в органе  исполнительной
власти  на  стадии  делопроизводства  проводится:  при  составлении
номенклатуры  дел;   в   процессе  формирования   дел  и   проверки
правильности отнесения  документов к  делам; при  подготовке дел  к
передаче в архив органа исполнительной власти.
     8.1.3. Для  организации   и  проведения  экспертизы   ценности
документов  в  органе  исполнительной  власти  создается  постоянно
действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) и, при  необходимости,
ЭК в структурных подразделениях.
     8.1.4. Функции  и права  ЭК,  а  также организация  их  работы
определяются положениями, которые утверждаются руководителем органа
исполнительной власти  и  руководителем структурного  подразделения
для ЭК. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию  с
комитетом по делам архивов Нижегородской области.
     8.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного
хранения осуществляется  ежегодно   в  структурных   подразделениях
органа исполнительной власти непосредственно лицами, ответственными
за ведение  делопроизводства  совместно с  ЭК под  непосредственным
методическим руководством архива.
     8.1.6. При   проведении    экспертизы   ценности    документов
осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше  10
лет) хранения для  передачи в  архив органа исполнительной  власти;
отбор документов  с временными  сроками хранения и  с пометкой  "До
минования   надобности",   подлежащих   дальнейшему   хранению    в
структурных  подразделениях;   выделение  к   уничтожению  дел   за
предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
     8.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на
основании перечней  документов с  указанием  сроков их  хранения  и
номенклатуры  дел органа  государственной  власти путем  полистного
просмотра  дел.  В  делах  постоянного  хранения  подлежат  изъятию
дублетные  экземпляры  документов, черновики,  неоформленные  копии
документов  и  не  относящиеся к  вопросу  документы  с  временными
сроками хранения. Окончательное  решение по результатам  экспертизы
ценности  документов  принимает  ЭПМК  комитета  по  делам  архивов
Нижегородской области.
     8.1.8. По   результатам    экспертизы   ценности    документов
составляются  описи  дел  постоянного, временного  (свыше  10  лет)
хранения и  по личному  составу,  а также  акты о  выделении дел  к
уничтожению.
     8.1.9. Опись   дела   -   архивный   справочник,    содержащий
систематизированный  перечень  единиц  хранения  архивного   фонда,
коллекции и предназначенный  для их  учета и раскрытия  содержания.
Отдельная опись представляет  собой перечень дел с  самостоятельной
валовой (порядковой) законченной нумерацией.
     8.1.10. Описи  составляются   отдельно  на  дела   постоянного
хранения в 4-х экземплярах; дела временного (свыше 10 лет) хранения
в 2-х экземплярах;  дела по личному составу  в 2-х экземплярах;  на
дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
     8.1.11. В органе  исполнительной власти  в каждом  структурном
подразделении  описи  на  дела  постоянного  хранения  службой  ДОУ
составляются    ежегодно    под    непосредственным    методическим
руководством архива  органа исполнительной власти.  По этим  описям
документы сдаются в архив органа исполнительной власти.
     Описи дел,    подготовленные    службой    ДОУ     структурных
подразделений,  служат основой  для  подготовки сводной  описи  дел
органа  исполнительной   власти,  которую   готовит  архив   органа
исполнительной  власти  (в   случае  отсутствия  архива  в   органе
исполнительной власти  - сводную  опись готовит  служба ДОУ  органа
исполнительной   власти)   и   по  которой   он   сдает   дела   на
государственное хранение  в соответствующие государственные  архивы
Нижегородской области.
     8.1.12. Описи дел  структурных  подразделений составляются  по
установленной форме (приложение 19) и представляются в архив органа
исполнительной  власти  через  два  года  после  завершения  дел  в
делопроизводстве.
     8.1.13. Описательная    статья    описи    дел    структурного
подразделения  имеет  следующие  элементы:  порядковый  номер  дела
(тома, части) по описи;  индекс дела (тома, части); заголовок  дела
(тома, части); дата  дела (тома, части);  количество листов в  деле
(томе, части); срок хранения дела.
     8.1.14. При  составлении   описи  дел  соблюдаются   следующие
требования:  каждое  дело  вносится  в  опись  под  самостоятельным
порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей),
то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;
порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются  в
точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на  обложку
дела; при  внесении в  опись подряд дел  с одинаковыми  заголовками
пишется  полностью   заголовок  первого  дела,   а  все   остальные
однородные дела  обозначаются  словами "то  же",  при этом,  другие
сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом  листе
описи   заголовок    воспроизводится   полностью);   графа    описи
"примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их
физического   состояния,   о  передаче   дел   другим   структурным
подразделениям со  ссылкой на  необходимый акт, о  наличии копий  и
т.п.
     8.1.15. В конце описи вслед за последней описательной  статьей
делается  итоговая  запись,   в  которой  указывается  (цифрами   и
прописью) количество дел, числящихся  по описи, первый и  последний
номера дел по  описи, а  также оговариваются особенности  нумерации
дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
     8.1.16. Опись  дел  структурного  подразделения  подписывается
составителем   с  указанием   его   должности,  согласовывается   с
руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем  структурного
подразделения.
     При наличии в структурном подразделении органа  исполнительной
власти ЭК, опись  дел до ее утверждения  должна быть согласована  с
ЭК.
     8.1.17. Опись  дел   структурного  подразделения   организации
составляется в двух экземплярах, один из которых передается  вместе
с делами в архив органа исполнительной власти, а второй остается  в
качестве контрольного экземпляра  в структурном подразделении.  При
наличии в  структурном подразделении  ЭК опись  дел составляется  в
трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК  для
рассмотрения и согласования.
     8.1.18. Отбор   документов   за   соответствующий   период   к
уничтожению  и  составление  акта  о  выделении  их  к  уничтожению
(приложение 20) производится  после составления сводных описей  дел
постоянного хранения  за этот  же  период. Указанные  описи и  акты
рассматриваются  на  заседании  ЭК  органа  исполнительной   власти
одновременно. Согласованные ЭК  органа исполнительной власти  описи
дел постоянного хранения передаются на утверждение ЭПМК комитета по
делам архивов Нижегородской  области. После утверждения описей  дел
постоянного хранения ЭПМК  комитета по делам архивов  Нижегородской
области   описи   и   акты   утверждаются   руководителем    органа
исполнительной  власти.   После  этого   организация  имеет   право
уничтожить  дела,  включенные  в  данные  акты,  в  соответствии  с
установленным порядком.
     8.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется,
как правило, на  дела всего  органа исполнительной  власти. Если  в
акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название
каждого  структурного   подразделения  указывается  перед   группой
заголовков дел этого подразделения.
     
     8.2. Подготовка и передача документов в архив
     
     8.2.1. В архив органа исполнительной власти передаются дела  с
исполненными  документами постоянного,  временного  (свыше 10  лет)
хранения и по личному  составу. Их передача производится только  по
описям дел.
     8.2.2. Дела   с   исполненными   документами   постоянного   и
временного  (свыше  10  лет) хранения  передаются  в  архив  органа
государственной  власти  после   истечения  двухлетнего  срока   их
хранения и использования в структурном подразделении.
     8.2.3. Дела  временного  (до  10  лет  включительно)  хранения
передаче в  архив  органа исполнительной  власти,  как правило,  не
подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по  истечении
сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
     8.2.4. Передача  дел  в  архив  органа  исполнительной  власти
осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному  с
руководителями    структурных   подразделений    и    утвержденному
руководителем службы ДОУ.
     8.2.5. В период  подготовки дел  структурным подразделением  к
передаче в  архив органа исполнительной  власти сотрудником  архива
предварительно проверяется правильность их формирования, оформления
и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству  дел,
заведенных в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной
власти. Все  выявленные при  проверке недостатки  в формировании  и
оформлении  дел   работники   структурного  подразделения   обязаны
устранить.
     8.2.6. Прием  каждого  дела  производится  заведующим  архивом
органа исполнительной власти  в присутствии работника  структурного
подразделения. При этом на  обоих экземплярах описи против  каждого
дела, включенного в нее, делается  отметка о наличии дела. В  конце
каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью  количество
фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также  подписи
заведующего   архивом   органа  исполнительной   власти   и   лица,
передавшего дела.
     8.2.7. В  случае  ликвидации  или  реорганизации  структурного
подразделения органа исполнительной  власти лицо, ответственное  за
ведение  делопроизводства  данного  структурного  подразделения,  в
период   проведения   ликвидационных  мероприятий   формирует   все
имеющиеся документы в  дела, оформляет дела и  передает их в  архив
органа  исполнительной  власти,  независимо  от  сроков   хранения.
Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
     8.2.8. В   случае   ликвидации   или   реорганизации    органа
исполнительной власти  служба ДОУ органа  исполнительной власти,  в
период   проведения   ликвидационных  мероприятий   формирует   все
имеющиеся  документы  в  дела,  оформляет  дела  и  передает  их  в
соответствующие  государственные   архивы  Нижегородской   области,
независимо  от  сроков  хранения. Передача  дел  осуществляется  по
описям дел и номенклатуре дел.
     
             IX. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ
              И УНИЧТОЖЕНИЕ ПРОСТЫХ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
     
     9.1. Изготовление простых печатей  и штампов, необходимых  для
обеспечения    деятельности   органов    государственной    власти,
производится органом  исполнительной  власти самостоятельно.  Эскиз
печати (штампа) согласовывается со службой ДОУ.
     Необходимость изготовления     штампов     с      факсимильным
воспроизведением   подписи   Губернатора   или   его   заместителей
определяется  Губернатором.   Губернатором   и  его   заместителями
назначается лицо, ответственное за использование и хранение штампов
с  факсимильным воспроизведением  подписи,  и определяется  порядок
использования штампов с факсимильным воспроизведением подписи.
     9.2. Все изготовленные  печати и штампы  учитываются в  службе
ДОУ органа исполнительной власти в специальном журнале  (приложение
22).
     9.3. Об утере  печати  или штампа  незамедлительно ставится  в
известность служба ДОУ.
     9.4. Пришедшие в  негодность  и утратившие  значение печати  и
штампы подлежат  возврату в  службу  ДОУ, где  они уничтожаются  по
акту.
     9.5. Контроль за использованием печатей и штампов  возлагается
приказом руководителя органа исполнительной власти на руководителей
подразделений.
     9.6. Простые  круглые   мастичные   печати  (без   изображения
государственной  символики)  ставятся  на  копиях  документов   для
удостоверения   их   соответствия   подлинникам,   за   исключением
документов,  требующих  особого удостоверения  их  подлинности,  на
которых  ставятся  печати  с  изображением  Государственного  герба
Российской Федерации (приложение 21).
     Оттиск печати   должен  захватывать   окончание   наименования
должности лица, подписавшего документ.