Глава администрации города Нижнего Новгорода
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
24.04.2009 N 1672
Отменено - Постановление Администрации г.Нижнего Новгорода
от 26.05.2017 № 2389
Об утверждении административного регламента осуществления
муниципальной функции "Организация приемов и выездов официальных
делегаций"
В соответствии с распоряжением Правительства Нижегородской
области от 17.05.2007 N 628-р «Об утверждении Методических
рекомендаций», статьей 8 Устава города Нижнего Новгорода
постановляю:
1. Утвердить прилагаемый административный регламент
осуществления муниципальной функции «Организация приемов и выездов
официальных делегаций».
2. Управлению по обеспечению деятельности главы города
(Павлова В.В.) обеспечить опубликование настоящего постановления в
средствах массовой информации.
3. Контроль за исполнением постановления возложить на
департамент внешнеэкономических и межрегиональных связей
администрации города Нижнего Новгорода (Соловьев В.А.).
В.Е. Булавинов
УТВЕРЖДЕН
постановлением главы администрации
города
от 24.04.2009 N 1672
Административный регламент администрации
города Нижнего Новгорода осуществления муниципальной функции
«Организация приемов и выездов официальных делегаций»
1. Общие положения
1.1. Наименование муниципальной функции - «Организация приемов
и выездов официальных делегаций».
1.2. Исполнение муниципальной функции «Организация приемов и
выездов официальных делегаций» (далее - муниципальная функция)
осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации;
Уставом города Нижнего Новгорода;
Федеральным законом Российской Федерации от 6 октября 2003 г.
N131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в
Российской Федерации»;
Положением о департаменте внешнеэкономических и
межрегиональных связей администрации города Нижнего Новгорода,
утвержденным постановлением главы администрации от 17.02.2006 N
370;
Инструкцией о порядке приема иностранных граждан и защите
информации при работе с иностранными гражданами в отраслевых
структурных подразделениях и территориальных органах администрации
города Нижнего Новгорода, утвержденной распоряжением главы
администрации города от 21.05.2007 N 216-р.
1.3. Муниципальную функцию выполняет департамент
внешнеэкономических и межрегиональных связей администрации города
Нижнего Новгорода.
1.4. Основания для приема делегаций:
Прием делегаций иностранных государств и стран СНГ во всех
сферах внешнеэкономической и международной деятельности проводится
на основании:
1.4.1. Официального запроса на прибытие в адрес администрации
города Нижнего Новгорода, полученного через факсимильную или
почтовую связь с обязательным указанием цели визита, состава
делегации, предложений по программе пребывания и сроков пребывания
делегации.
1.4.2. Отдельных решений главы администрации города Нижнего
Новгорода, вице-мэров, а также директора департамента
внешнеэкономических и межрегиональных связей.
1.4.3. Ранее заключенных соглашений, договоров и контрактов.
1.5. Основания для выездов делегаций:
Основанием для участия в мероприятиях за пределами российской
Федерации является:
1.5.1. Официальное приглашение в адрес администрации города
Нижнего Новгорода, полученное через факсимильную или почтовую связь
с обязательным указанием цели визита, состава делегации,
предложений по программе пребывания и сроков пребывания делегации.
1.5.2. Отдельные решения главы администрации города Нижнего
Новгорода, вице-мэров, а также директора департамента
внешнеэкономических и межрегиональных связей.
1.5.3. Ранее заключенные соглашения, договоры и контракты.
2. Административные процедуры
Для осуществления муниципальной функции департамент
внешнеэкономических и межрегиональных связей выполняет следующие
административные процедуры:
прием делегаций;
ведение деловых переговоров с иностранными делегациями,
подготовка к проведению переговоров;
проведение мероприятий администрации города Нижнего Новгорода
за пределами Российской Федерации;
подписание соглашения/протокола о сотрудничестве;
освещение внешнеэкономической и международной деятельности в
СМИ;
учет и отчетность.
2.1. Прием делегаций
2.1.1. Структурные подразделения администрации города Нижнего
Новгорода, руководители муниципальных предприятий и учреждений,
именуемые далее "Принимающая сторона", при получении в
установленном порядке сообщения о приезде делегации, именуемой
далее "Принимаемая сторона", вместе именуемые - «Стороны», не
позднее, чем за 20 дней до намеченного срока прибытия делегации,
направляют на имя директора департамента внешнеэкономических и
межрегиональных связей служебную записку и общий пакет документов о
подготовке к визиту делегации, который должен содержать следующую
информацию:
2.1.1.1. Цель приезда делегации.
2.1.1.2. Состав делегации.
2.1.1.3. Ожидаемую эффективность переговоров, с указанием
состава участников переговоров, предмета переговоров, возможных
сложностей при их проведении и ссылкой на уже проведенные
переговоры с представителями Принимаемой стороны.
2.1.1.4. Проект программы визита с указанием
организаций/предприятий, которые планирует посетить делегация.
2.1.1.5. Аналитическую справку о Принимаемой стороне, включая
сведения о стране, ранее достигнутых договоренностях и ходе их
выполнения, возникающих сложностях, с указанием по возможности
биографических данных руководителей.
2.1.2. Не позднее, чем за 5 дней до прибытия делегации
Принимающая сторона совместно с департаментом внешнеэкономических и
межрегиональных связей разрабатывает окончательный вариант
программы с переводом на язык Принимаемой стороны, готовит смету
расходов на прием делегации.
2.1.3. При составлении программы пребывания делегации должны
учитываться следующие пункты:
2.1.3.1. Проведение переговоров.
2.1.3.2. Посещение ведомств, организаций/предприятий.
2.1.3.3. Культурная программа (экскурсии, посещение
музеев, выставок, театров).
2.1.3.4. Организация питания делегации.
2.1.3.5. Проведение пресс-конференций.
2.1.4. Принимающая сторона разрабатывает и согласует с
департаментом внешнеэкономических и межрегиональных связей две
программы: внешнюю - с указанием только мероприятий, даты и времени
их проведения, и внутреннюю - с указанием всех организационных
моментов, включая состав делегации, полные имена и должности членов
делегации, цели визита, отнесение расходов на счет Принимающей или
Принимаемой стороны, место проведения мероприятий, ответственных
лиц от Принимающей стороны, транспорт. Внешняя и внутренняя
программы утверждаются директором департамента внешнеэкономических
и межрегиональных связей.
2.1.5. Принимающая сторона направляет ответственному
представителю Принимаемой стороны по факсимильной или почтовой
связи подтверждение о приеме делегации и переведенный вариант
программы.
2.1.6. В целях координации действий Принимающая сторона
совместно с департаментом внешнеэкономических и межрегиональных
связей назначает ответственных за выполнение программы.
2.1.7. Копии всей иностранной корреспонденции, касающейся
визитов зарубежных делегаций, а также всей деловой переписки с
иностранными партнерами должны представляться в департамент
внешнеэкономических и межрегиональных связей с приложением
сопроводительного письма Принимающей стороны.
2.1.8. Прием и сопровождение делегаций, прибывающих по линии
администрации города Нижнего Новгорода, осуществляется в строгом
соответствии с установленными протокольными нормами и утвержденной
программой.
2.1.9. Переговоры Сторон проводятся обязательно с участием
сотрудников департамента внешнеэкономических и межрегиональных
связей для протоколирования беседы, оказания переводческих услуг.
2.1.10. При посещении города Нижнего Новгорода иностранной
делегацией, в состав которой входят руководители, занимающие высшие
государственные должности, а также высокопоставленные
дипломатические работники иностранного государства, прием
осуществляется с участием Представителя МИД России в Нижнем
Новгороде, приглашенного департаментом внешнеэкономических и
межрегиональных связей.
2.1.11. При необходимости заказа автотранспорта Принимающая
сторона представляет в управление делами администрации города
Нижнего Новгорода заявку на его предоставление с указанием
количества единиц и вида автотранспорта, даты и времени работы
автотранспорта (количество часов), необходимости сопровождения
ГИБДД.
2.1.12. При необходимости заказа VIP-зала аэропорта,
сувениров, памятных подарков и цветов Принимающая сторона
представляет в управление делами администрации города Нижнего
Новгорода официальный запрос с указанием даты и времени заказа
VIP-зала, вида и количества сувениров согласно утвержденной смете.
2.2. Ведение деловых переговоров с иностранными делегациями,
подготовка к проведению переговоров
2.2.1. Переговоры могут быть плановыми и незапланированными,
однако любые переговоры требуют тщательной подготовки.
2.2.2. В связи с прохождением большого объема информации по
каналам факсимильной и электронной связи, все входящие и исходящие
сообщения должны строго фиксироваться и учитываться на бумажных или
электронных носителях.
2.2.3. В срок не позднее, чем за 7 дней до прибытия делегации,
в ходе работы которой планируется проведение ответственных и
сложных переговоров, департамент внешнеэкономических и
межрегиональных связей согласует с Принимающей стороной дату и
время проведения совещания по подготовке к переговорам, в ходе
которого на основе имеющихся сведений о Принимаемой стороне, в т.ч.
деловой переписки, заключенных соглашений, протоколов о намерениях
и др., вырабатывается стратегия и тактика ведения переговоров,
формулируются цели, задачи и позиции Принимающей стороны, готовятся
предложения и аргументация в пользу этих предложений, обсуждаются
проекты документов, планируемых к подписанию.
2.2.4. Переговоры проводятся руководителем Принимающей стороны
или по его поручению уполномоченным сотрудником. Должностной
уровень участников переговоров определяется руководством
Принимающей стороны в зависимости от ранга и должности участников
Принимаемой стороны.
2.2.5. При ведении переговоров с иностранной делегацией
используется переводчик, предоставленный департаментом
внешнеэкономических и межрегиональных связей либо Принимаемой
стороной.
2.2.6. В соответствии с требованиями международного протокола
Принимаемая сторона размещается за столом переговоров лицом к
окнам. Исключено размещение принимаемой делегации лицом к двери.
2.2.7. После рассадки производится официальное представление и
обмен визитными карточками. Необходимо учитывать, что обмен
визитными карточками производится не во время приветствия или
знакомства, а за столом переговоров. Визитные карточки
выкладываются на стол переговоров так, чтобы они служили ориентиром
и помогали правильно называть имена партнеров.
2.3. Проведение мероприятий администрации города Нижнего Новгорода
за пределами Российской Федерации
2.3.1. При планировании мероприятий за пределами Российской
Федерации, таких как форумы, Дни экономики, культуры,
инвестиционные конференции и т.д., руководители структурных
подразделений администрации города Нижнего Новгорода, руководители
муниципальных предприятий и учреждений, не позднее, чем за два
месяца до запланированного мероприятия направляют на имя директора
департамента внешнеэкономических и межрегиональных связей служебную
записку и общий пакет документов, который должен содержать
следующую информацию:
2.3.1.1. Цель мероприятия.
2.3.1.2. Состав делегации с указанием руководителя
делегации.
2.3.1.3. Ожидаемую эффективность мероприятия (подписание
соглашений, протоколов о намерениях и т.д.).
2.3.1.4. Проекты документов, запланированных к подписанию.
2.3.1.5. Проект программы визита с указанием ведомств,
организаций/предприятий, которые планирует посетить российская
делегация.
2.3.1.6. Аналитическую справку об отношениях со страной
посещения, ранее достигнутых договоренностях, ходе их выполнения,
имеющихся сложностях.
2.3.2. При необходимости оформления виз для членов российской
делегации структурные подразделения администрации города Нижнего
Новгорода не позднее, чем за один месяц до начала мероприятия за
пределами Российской Федерации представляют в департамент
внешнеэкономических и межрегиональных связей официальный запрос,
комплект документов по форме, установленной консульскими службами и
предоставленной департаментом внешнеэкономических и межрегиональных
связей.
2.3.3. В течение 7 дней после окончания мероприятия за
пределами Российской Федерации в департамент внешнеэкономических и
межрегиональных связей представляется отчет, подписанный
руководителем делегации, о результатах визита, проведенных
переговорах и достигнутых договоренностях.
2.3.4. В течение 3 дней после окончания мероприятия за
пределами Российской Федерации руководителем делегации
представляются в департамент внешнеэкономических и межрегиональных
связей документы, необходимые для подготовки финансового отчета.
2.3.5. Финансовый отчет представляется департаментом
внешнеэкономических и межрегиональных связей в бухгалтерию
управления делами администрации города Нижнего Новгорода в течение
5 дней после окончания служебной командировки.
2.4. Подписание соглашения/протокола о сотрудничестве
2.4.1. Результатом проведенных встреч/переговоров может стать
подписание соглашения/протокола о сотрудничестве (далее именуемого
«Итоговый документ»).
2.4.2. Заинтересованные структурные подразделения совместно с
департаментом внешнеэкономических и межрегиональных связей готовят
проекты Итоговых документов.
2.4.3. Департамент внешнеэкономических и межрегиональных
связей в случае необходимости осуществляет перевод итогового
документа и направляет для ознакомления и внесения предложений
иностранным партнерам.
2.4.4. Подписание итогового документа от имени администрации
города Нижнего Новгорода осуществляется главой администрации города
Нижнего Новгорода, либо должностными лицами, уполномоченными главой
администрации города Нижнего Новгорода.
2.4.5. Не позднее, чем через 7 дней с момента подписания
Итогового документа Принимающая/принимаемая сторона представляет в
департамент внешнеэкономических и межрегиональных связей копию
подписанного Итогового документа.
2.5. Освещение внешнеэкономической и международной деятельности в
СМИ
2.5.1. Департамент внешнеэкономических и межрегиональных
связей готовит информацию о внешнеэкономической, международной и
межрегиональной деятельности и предоставляет ее в управление
общественных связей для освещения работы администрации города
Нижнего Новгорода в СМИ, в том числе, на официальном сайте
администрации города Нижнего Новгорода.
2.5.2. По итогам визитов делегаций иностранных государств, стран
СНГ, регионов РФ и мероприятий администрации города Нижнего
Новгорода за пределами Российской Федерации департамент
внешнеэкономических и межрегиональных связей готовит информацию о
результатах визитов/мероприятий, проведенных переговорах,
достигнутых договоренностях и при поддержке управления общественных
связей доводит ее до СМИ на брифингах и пресс-конференциях.
2.6. Учет и отчетность
2.6.1. Департамент внешнеэкономических и межрегиональных
связей осуществляет оперативный учет, систематизацию и анализ
результатов внешнеэкономической и международной деятельности
администрации города Нижнего Новгорода, обеспечивает ведение
протоколов переговоров, составление итоговых отчетов о визитах
делегаций иностранных государств, мероприятиях администрации города
Нижнего Новгорода за пределами Российской Федерации, зарубежных
командировках, готовит данные о планируемых событиях
внешнеэкономического и международного характера с участием
администрации города Нижнего Новгорода.
2.6.2. На основании накопленной и систематизированной
информации департамент внешнеэкономических и межрегиональных связей
ежеквартально составляет аналитическую справку о развитии
внешнеэкономических и международных связей администрации города
Нижнего Новгорода.
