|
Расширенный поиск
Постановление Губернатора Кировской области от 05.10.1999 № 366АДМИНИСТРАЦИЯ КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ Утратилo силу - Постановление Правительства Кировской области от 09.08.2001 г. N 1/1 от 05.10.99 N 366 г. Киров Об утверждении Регламента работы администрации Кировской области (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 30.03.2000 г. N 115) В целях дальнейшего совершенствования работы структурных подразделений администрации области и во исполнение постановления Губернатора области от 19.04.99 N 151 "Об утверждении Положения об администрации Кировской области" ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить Регламент работы администрации Кировской области. Прилагается. 2. Руководителям структурных подразделений администрации области ознакомить работников с настоящим Регламентом и обеспечить выполнение его требований. 3. В связи с принятием настоящего постановления считать утратившим силу распоряжение Губернатора области от 03.12.97 N 1557 "О порядке подготовки областных мероприятий с участием Губернатора области". 4. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации области Малышева В. М. Губернатор Кировской области В. Н. Сергеенков УТВЕРЖДЕНО Постановление Губернатора Кировской области от 05.10.99 N 366 РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 30.03.2000 г. N 115) 1. Общие положения 1.1. Настоящий Регламент определяет основные задачи и порядок работы сотрудников (работников) администрации области по осуществлению полномочий исполнительной власти Кировской области. 1.2. Работники администрации области в своей деятельности руководствуются Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Договором о разграничении предметов ведения и полномочий между органами государственной власти Российской Федерации и органами государственной власти Кировской области, соглашениями между Правительством Российской Федерации и администрацией Кировской области, Уставом (Основным законом) и законами Кировской области, постановлениями областной Думы, постановлениями, распоряжениями и поручениями Губернатора Кировской области, требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации Кировской области и настоящего Регламента. 1.3. На структурные подразделения администрации области возлагается: 1.3.1. Обеспечение деятельности Губернатора области, его заместителей, управляющего делами администрации области (далее - руководства администрации области). Выполнение каждым работником функциональных обязанностей согласно положению о соответствующем структурном подразделении и должностной инструкции. 1.3.2. Работа с кадрами, повышение их исполнительской дисциплины, организация учебы и повышения квалификации кадров. 1.3.3. Работа по своевременному и качественному рассмотрению служебных документов, писем и устных обращений граждан, поступивших в администрацию области, выполнение данных по ним поручений. 1.3.4. Изучение и обобщение опыта и практики работа органов местного самоуправления области, оказание им методической и практической помощи. 1.3.5. Учет и обобщение предложений, критических замечаний в адрес высших органов исполнительной власти Российской Федерации и администрации области, высказанных на заседаниях областной Думы, на совещаниях и встречах, проводимых Губернатором и структурными подразделениями администрации области. Организация работы по рассмотрению и реализации предложений и замечаний. 1.3.6. Ведение делопроизводства. 1.3.7. Организационное, документационное и материально- техническое обеспечение подготовки заседаний коллегии при Губернаторе области, совещаний, семинаров, конференций, официальных встреч и приемов, проводимых Губернатором области и его заместителями, управляющим делами администрации области, а также осуществление организационно-технических мероприятий по подготовке заседаний областной Думы. 1.3.8. Организация освещения деятельности администрации области в средствах массовой информации. 1.4. Повседневной деятельностью сотрудников администрации области непосредственно руководят Губернатор области и его заместители, управляющий делами администрации области, руководители структурных подразделений администрации области, которые рассматривают и решают вопросы в пределах своей компетенции, постоянно работают над улучшением стиля, форм и методов деятельности администрации области. 2. Организация планирования работы администрации области и подготовки областных мероприятий Администрация области организует свою работу на основе полугодовых и месячных календарных планов. 2.1. Планирование работы коллегии при Губернаторе области 2.1.1. Работа коллегии при Губернаторе области (далее - коллегия) планируется на полугодие. Для обеспечения непрерывности планирования работы коллегии полугодовой план должен содержать также намечаемые к рассмотрению вопросы на первый месяц следующего полугодия. 2.1.2. Заседания коллегии назначаются Губернатором области, а в его отсутствие должностным лицом, исполняющим обязанности Губернатора области. Заседания коллегии проводятся, как правило, во второй понедельник месяца. 2.1.3. Предложения в проект полугодового плана работы коллегии вносятся в управление по организационным вопросам и работе с территориями администрации области (далее - управление по организационным вопросам и работе с территориями) заведующими секретариатами заместителей Губернатора области, руководителями структурных подразделений администрации области (после согласования с соответствующими заместителями Губернатора области, управляющим делами администрации области) не позднее чем за 20 дней до начала полугодия. Управлением по организационным вопросам и работе с территориями составляется проект полугодового плана, который за 10 дней до начала полугодия передается управляющему делами администрации области для представления на согласование Губернатору области. Полугодовой план работы коллегии утверждается Губернатором области или на заседании коллегии в месяце, предшествующем данному полугодию, после чего управлением по организационным вопросам и работе с территориями доводится до членов коллегии, а также соответствующих структурных подразделений администрации области и должностных лиц, ответственных за подготовку запланированных вопросов. 2.1.4. Проект повестки дня текущего заседания коллегии формируется на основе полугодового плана ее работы управляющим делами администрации области или замещающим его лицом за 5 дней до заседания. Внеплановые вопросы включаются в проект повестки по указанию Губернатора области. Проект повестки дня и материалы к заседанию коллегии размножаются управлением делопроизводства и протокола администрации области (далее - управление делопроизводства и протокола) и вручаются ее членам не позднее чем за 2 дня до проведения заседания. 2.1.5. Порядок проведения и регламент работы коллегии, подготовки к ней материалов определен Положением о коллегии при Губернаторе Кировской области. 2.1.6. Протоколы заседаний коллегии оформляются управлением делопроизводства и протокола в течение четырех дней после заседания и представляются на подпись управляющему делами администрации области. 2.1.7. Контроль за выполнением планов работы коллегии осуществляет управляющий делами администрации области. Управление по организационным вопросам и работе с территориями при составлении очередных планов представляет управляющему делами администрации области информацию о выполнении предыдущих планов. 2.1.8. Если вопросы, предусмотренные планом работы коллегии, по каким-либо причинам не могут быть подготовлены в установленный срок, руководители структурных подразделений администрации области заранее информируют об этом соответствующих заместителей Губернатора области, управляющего делами администрации области и управление по организационным вопросам и работе с территориями. Предложения об изменении или уточнении плана работы и повестки дня заседания коллегии управляющим делами администрации области вносятся на рассмотрение Губернатору области. Перенос сроков рассмотрения вопросов допускается в исключительных случаях. 2.2. Планирование проведения областных мероприятий 2.2.1. В администрации области составляются полугодовые и месячные календарные планы проведения структурными подразделениями администрации области заседаний коллегий, советов, комиссий, семинаров, совещаний, конференций и других областных мероприятий. Для обеспечения непрерывности планирования областных мероприятий полугодовой план должен содержать также намечаемые мероприятия на первый месяц следующего полугодия. 2.2.2. Предложения в проект полугодового плана областных мероприятий с указанием тематики, даты и времени их проведения, количества участников вносятся в управление по организационным вопросам и работе с территориями заведующими секретариатами заместителей Губернатора области, руководителями структурных подразделений администрации области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти (после согласования с соответствующими заместителями Губернатора области, управляющим делами администрации области) не позднее чем за 15 дней до начала полугодия. Управление по организационным вопросам и работе с территориями составляет проект полугодового плана, который за 10 дней до начала полугодия согласовывается с управляющим делами администрации области. Полугодовой план проведения областных мероприятий после его согласования управление по организационным вопросам и работе с территориями за неделю до начала полугодия направляет Губернатору области и его заместителям, управляющему делами администрации области, руководителям структурных подразделений администрации области, главам администраций районов и городов области. 2.2.3. На основе полугодового плана проведения областных мероприятий составляется месячный план. Предложения в месячный план с указанием тематики, даты и времени проведения мероприятия, количества участников вносятся в управление по организационным вопросам и работе с территориями к 20 числу месяца, предшествующего планируемому, заведующими секретариатами заместителей Губернатора области, руководителями структурных подразделений администрации области (после согласования с соответствующими заместителями Губернатора области, управляющим делами администрации области). Управление по организационным вопросам и работе с территориями составляет проект месячного плана областных мероприятий и за неделю до начала месяца согласовывает его с управляющим делами администрации области. Месячный план проведения областных мероприятий после его согласования управление по организационным вопросам и работе с территориями за 3 дня до начала месяца направляет Губернатору области и его заместителям, управляющему делами администрации области, руководителям структурных подразделений администрации области, главам администраций районов и городов области. 2.2.4. Контроль за выполнением планов проведения областных мероприятий осуществляет управление по организационным вопросам и работе с территориями. Данное управление при составлении очередного полугодового плана проведения областных мероприятий представляет управляющему делами администрации области информацию о выполнении предыдущего плана. 2.2.5. В случае, если мероприятия, предусмотренные полугодовым и месячным планами, по каким-либо причинам не могут быть проведены в установленные сроки, руководители структурных подразделений администрации области заранее вносят на рассмотрение управляющего делами администрации области предложения об изменении сроков проведения областных мероприятий. Перенос сроков проведения мероприятий допускается в исключительных случаях и может производиться только с согласия управляющего делами администрации области или замещающего его лица. Об этом ставятся в известность управление по организационным вопросам и работе с территориями, комитет по информационной политике, управление делопроизводства и протокола администрации области. 2.2.6. Вызов в г. Киров руководителей и специалистов органов местного самоуправления для участия в семинарах, совещаниях и других областных мероприятиях производится в единый день недели, установленный Губернатором области для проведения подобных мероприятий. Вызов структурными подразделениями администрации области представителей районов в областной центр в другие дни производится только по указанию Губернатора области (а в его отсутствие должностного лица, исполняющего обязанности Губернатора области) или управляющего делами администрации области либо по согласованию с ними. 2.3. Планирование подготовки и проведения мероприятий с участием Губернатора области 2.3.1. Предложения на текущий месяц о месте, дате, времени и тематике проведения мероприятия с участием Губернатора области с указанием категорий и количества участников руководителями структурных подразделений администрации области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, главами администраций районов и городов области вносятся в управление по организационным вопросам и работе с территориями не позднее чем за 10 дней до начала месяца. Управление по организационным вопросам и работе с территориями не позднее чем за неделю до начала месяца (или даты мероприятия при проведении его по указанию Губернатора области) передает обобщенные предложения (согласованные с соответствующим заместителем Губернатора области и управляющим делами администрации области) в секретариат Губернатора области для согласования с ним. После согласования с Губернатором области графика проведения мероприятий с его участием секретариат Губернатора области доводит график до сведения заместителей Губернатора области, управляющего делами администрации области, руководителей управления по организационным вопросам и работе с территориями, управления делопроизводства и протокола, комитета по информационной политике, а также соответствующих структурных подразделений администрации области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, глав администраций районов и городов области не позднее чем за 5 дней до начала месяца (или даты мероприятия при проведении его по указанию Губернатора области). Внеплановые мероприятия с участием Губернатора области готовятся и проводятся по его указанию. 2.3.2. Управление по организационным вопросам и работе с территориями готовит план подготовки мероприятия с участием Губернатора области; управление делопроизводства и протокола - порядок проведения мероприятия; комитет по информационной политике администрации области (далее - комитет по информационной политике) - порядок освещения данного мероприятия в средствах массовой информации (СМИ), а также обеспечивает приглашение представителей СМИ и руководит организацией их работы на мероприятии. Данные структурные подразделения администрации области предлагаемые ими организационные меры представляют управляющему делами администрации области для утверждения Губернатором области, в дальнейшем обеспечивают их выполнение. 2.3.3. Руководители структурных подразделений администрации области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, главы администраций районов и городов области, по чьей инициативе проводится мероприятие, обеспечивают его содержательную сторону, а при необходимости - организацию культурно-массовой части. 2.3.4. Должностные лица, определенные ответственными за конкретные участки работы при проведении мероприятия с участием Губернатора области, несут персональную ответственность за выполнение данных поручений. 2.4. Подготовка проведения оперативных совещаний у Губернатора области 2.4.1. Оперативные совещания у Губернатора области, а в его отсутствие у должностного лица, исполняющего обязанности Губернатора области, проводятся, как правило, в понедельник в 9 часов. 2.4.2. Предложения заместителей Губернатора области (через их секретариаты), руководителей структурных подразделений администрации области в повестку дня совещания передаются управляющему делами администрации области не позднее среды предшествующей совещанию недели. В четверг они обобщаются и докладываются Губернатору области. После согласования с Губернатором области повестки дня оперативного совещания управляющий делами администрации области доводит ее до сведения заведующего секретариатом Губернатора области, который обеспечивает явку необходимых должностных лиц, ведет протокол оперативного совещания, доводит до соответствующих исполнителей данные на совещании Губернатором области поручения, в дальнейшем контролирует их выполнение. 2.4.3. Начальник управления делопроизводства и протокола или замещающее его лицо обеспечивает подготовку места проведения совещания, регистрацию его участников, выполняет поручения Губернатора области в ходе оперативного совещания. 2.5. Подготовка проведения оперативных совещаний у заместителей Губернатора области 2.5.1. Оперативные совещания у заместителей Губернатора области проводятся в определенные ими дни и часы. 2.5.2. Предложения руководителей структурных подразделений администрации области в повестку дня совещания передаются в соответствующий секретариат заместителя Губернатора области не позднее среды предшествующей совещанию недели. В четверг они обобщаются и докладываются заместителю Губернатора области заведующим секретариатом. После согласования с заместителем Губернатора области повестки дня оперативного совещания заведующий секретариатом обеспечивает явку необходимых должностных лиц, ведет протокол оперативного совещания, доводит до соответствующих исполнителей данные на совещании заместителем Губернатора области поручения, в дальнейшем контролирует их выполнение. 2.6. Освещение мероприятий администрации области в средствах массовой информации 2.6.1. Освещение мероприятий администрации области в средствах массовой информации обеспечивает комитет по информационной политике. 2.6.2. Комитет по информационной политике организует опубликование постановлений и распоряжений Губернатора области, затрагивающих права и интересы граждан и юридических лиц либо имеющих общественную значимость, в газете "Вятский край" и в сборнике нормативных актов "Вестник Кировской областной Думы и администрации области", являющихся официальными источниками опубликования нормативных правовых актов Кировской области. Копии подписанных постановлений и распоряжений Губернатора области протокольным отделом управления делопроизводства и протокола незамедлительно передаются комитету по информационной политике. 2.6.3. Вопрос о публикациях в печати, обнародовании по телевидению и радио информационных сообщений о мероприятиях с участием Губернатора области решается комитетом по информационной политике по согласованию с Губернатором области. 2.6.4. Информационные сообщения о совещаниях, семинарах, конференциях и других мероприятиях, проведенных заместителями Губернатора области, управляющим делами и структурными подразделениями администрации области, готовятся соответствующими секретариатами заместителей Губернатора области, структурными подразделениями и передаются комитету по информационной политике для освещения в средствах массовой информации. 2.7. Подготовка приветствий и обращений Губернатора области 2.7.1. Подготовка проектов текстов приветствий и обращений Губернатора области осуществляется соответствующими структурными подразделениями администрации области. 2.7.2. После согласования подготовленных материалов с соответствующими заместителями Губернатора области или управляющим делами администрации области они передаются комитету по информационной политике не позднее чем за неделю до обозначенной даты для доработки и согласования с Губернатором области и решения вопроса о соответствующем их оформлении. Тексты приветствий и обращений могут готовиться непосредственно комитетом по информационной политике по поручению Губернатора области. 2.7.3. После согласования с Губернатором области тексты приветствий и обращений не позднее чем за 5 дней до обозначенной даты комитетом по информационной политике оформляются соответствующим образом и представляются на подпись Губернатору области. 2.7.4. Вручение приветствий и обращений, публикация их в печати производится по указанию Губернатора области. 2.7.5. Одному адресату оформляется, как правило, одно официальное приветствие или обращение от администрации области. 2.8. Планирование работы структурных подразделений администрации области 2.8.1. Структурные подразделения администрации области планируют свою работу, как правило, на месяц, исходя из постановлений и распоряжений Губернатора области, полугодового и месячного планов работы коллегии при Губернаторе области, плана проведения областных и других утвержденных мероприятий, поручений Губернатора области и его заместителей, управляющего делами администрации области. План работы структурного подразделения утверждается его руководителем. 2.8.2. Порядок планирования работы отделов, секторов и специалистов, входящих в состав структурных подразделений администрации области, день и время проведения оперативных совещаний определяются руководителями структурных подразделений. 3. Организация ведения делопроизводства и работы с документами 3.1. Общие положения 3.1.1. Делопроизводство в администрации области ведется в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30 - 97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и Инструкции по делопроизводству в администрации Кировской области. 3.1.2. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в администрации области возлагается на управление делопроизводства и протокола, в структурных подразделениях администрации области - на их руководителей. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, задачи, функции и порядок работы которого отражаются в его должностной инструкции, утверждаемой руководителем подразделения. 3.1.3. Работники структурных подразделений несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции по делопроизводству в администрации Кировской области, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации. 3.1.4. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за выполнением в структурных подразделениях требований Инструкции по делопроизводству в администрации Кировской области, обучение работников по вопросам делопроизводства осуществляется управлением делопроизводства и протокола. 3.1.5. При работе с подлинниками изданных документов не разрешается вносить в них исправления и делать пометки, работать с ними вне служебных помещений. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией. 3.1.6. С правовыми актами администрации области и их проектами, другими документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения ("Для служебного пользования"), могут быть ознакомлены только лица, имеющие прямое отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководителя структурного подразделения администрации области - разработчика документа. 3.1.7. Копии постановлений и распоряжений Губернатора области сторонним организациям, не указанным в рассылке данных документов, выдаются (по письменной просьбе их руководителей) с разрешения управляющего делами администрации области или начальника управления делопроизводства и протокола и, как правило, по согласованию с разработчиком документа. 3.1.8. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю структурного подразделения, управляющему делами администрации области и начальнику управления делопроизводства и протокола. Руководителем подразделения незамедлительно назначается служебное расследование, о результатах которого информируется управляющий делами администрации области. 3.1.9. Переписка между структурными подразделениями администрации области по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается. 3.1.10. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов администрации области осуществляется через комитет по информационной политике. 3.1.11. Порядок работы с секретными документами и с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, определяется специальной инструкцией и Инструкцией по делопроизводству в администрации Кировской области. Необходимость проставления на документе грифа "Для служебного пользования" определяется руководителем структурного подразделения, подготовившим его, либо должностным лицом администрации области, подписывающим или утверждающим документ. 3.2. Составление, оформление, печатание и размножение служебных документов 3.2.1. Служебные документы администрации области (письма, докладные записки, справки, информации, телеграммы, факсограммы и т.д.) излагаются четко, последовательно и кратко. Они адресуются обычно не должностным лицам, а органам государственной власти, местного самоуправления и другим органам, предприятиям, организациям и учреждениям. Названия адресатов пишутся в именительном падеже. 3.2.2. Служебный документ оформляется, как правило, на бланке установленной формы и должен иметь: гриф ограничения доступа к документу (в случае необходимости); наименование адресата; дату; регистрационный номер (берется в единой электронной базе данных исходящих документов канцелярии управления делопроизводства и протокола); если дастся ответ на документ (письмо), то ссылку на его номер и дату; заголовок, отражающий в краткой форме основное содержание текста (заголовок не пишется на извещениях, телеграммах и на документах, оформляемых на бланках формата А5); текст; подпись (состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки); на исходящих документах - фамилию, имя, отчество и номер телефона исполнителя. Если письмо имеет приложения, то об этом указывается в конце текста. Приложения к документу должны быть пронумерованы, иметь гриф ограничения доступа к документу (при необходимости), заголовок и завизированы руководителем структурного подразделения - разработчика документа с указанием даты. Документы печатаются в основном через 1,5 межстрочных интервала (18 пт). 3.2.3. Письма составляются, как правило, по одному вопросу. 3.2.4. Подготовка, оформление, согласование и подписание служебных документов осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в Инструкции по делопроизводству в администрации Кировской области. 3.2.5. Служебные письма, направляемые в адрес Президента Российской Федерации, Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, подписываются Губернатором области, а в его отсутствие должностным лицом, исполняющим обязанности Губернатора области, в адрес министерств и ведомств Российской федерации - Губернатором области или его заместителями, управляющим делами администрации области. В данные адреса направляется первый экземпляр подлинника документа. Его размер не должен превышать 2 - 3 страниц, а по крупным вопросам - 4 страниц машинописного текста, отпечатанного через 1,5 межстрочных интервала (18 от) шрифтом размера N 13 или N 14 на стандартных бланках и листах бумаги формата А4. Предложения по мероприятиям, связанным с определенной датой, вносятся на рассмотрение Правительства Российской Федерации, министерств и ведомств Российской Федерации не позднее чем за 30 дней до этой даты. 3.2.6. Служебные письма с просьбами, направляемые в Правительство Российской Федерации, министерства и ведомства Российской Федерации, готовятся структурными подразделениями по согласованию с Губернатором области, его заместителями, как правило, по предварительной договоренности с данным органом, о чем делается соответствующая запись на экземпляре документа, остающемся в деле. 3.2.7. Служебные документы, отправляемые юридическим и физическим лицам иностранных государств, подготовленные, согласованные и зарегистрированные в установленном порядке, подписываются Губернатором области или его заместителями и направляются непосредственно адресату либо с сопроводительным письмом через посольство данного государства в Российской Федерации. Служебное письмо на иностранном языке отправляется при наличии перевода, подписанного Губернатором области или его заместителями и завизированного должностным лицом, подготовившим данное письмо. 3.2.8. Проекты договоров и соглашений администрации области готовятся ее структурными подразделениями на основании поручений Губернатора области, его заместителей и управляющего делами администрации области. Проекты договоров и соглашений за подписью Губернатора области (до их подписания) должны быть завизированы соответствующими заместителями Губернатора области, руководителями структурных подразделений администрации области и в обязательном порядке - начальником правового управления администрации области или замещающим его лицом, а связанные с расходованием финансовых ресурсов области - начальником финансового управления администрации области или замещающим его лицом, и затем направлены на лингвистическую экспертизу в протокольный отдел управления делопроизводства и протокола. Этому порядку аналогичен порядок согласования и прохождения лингвистической экспертизы проектов договоров и соглашений за подписью заместителей Губернатора области. После подписания договоры и соглашения регистрируются в канцелярии управления делопроизводства и протокола. Подлинники подписанных, заверенных печатями и зарегистрированных договоров и соглашений хранятся у начальника управления делопроизводства и протокола. Договоры и соглашения могут подписываться также должностными лицами администрации области, которым предоставлено право подписи данных документов (в пределах установленных полномочий) на основании постановлений и распоряжений Губернатора области либо доверенностей, подписанных Губернатором области, а в его отсутствие должностным лицом, исполняющим обязанности Губернатора области. Доверенности регистрируются и хранятся у начальника управления делопроизводства и протокола. 3.2.9. В администрации области печатаются только материалы служебного характера. 3.2.10. Передаваемые в машинописное бюро управления делопроизводства и протокола для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил (пасты) синего, фиолетового или черного цвета, тщательно отредактированы. При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий и инициалов, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, цветными чернилами или карандашом, с сокращением слов (применяются только общепринятые сокращения слов), правленные карандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов. Печатание документов под диктовку не производится. Машинописное бюро печатает подготовленные структурными подразделениями администрации области документы за подписью Губернатора области, его заместителей, управляющего делами администрации области, а также другие материалы на двух и более печатных страницах, и документы областной Думы. Печатание других документов и изготовление единичных копий документов размером в одну печатную страницу производится в структурных подразделениях администрации области с соблюдением установленных правил составления, оформления и печатания материалов. Рукопись, сдаваемая в машинописное бюро, должна иметь подпись исполнителя (расшифрованную) и номер его служебного телефона. Документы, сданные в работу в машинописное бюро до 16 часов, печатаются в течение рабочего дня в порядке поступления рукописей. Вне очереди печатаются документы протокольного отдела управления делопроизводства и протокола, материалы, адресованные высшим органам государственной власти Российской Федерации. Срочные документы печатаются в первоочередном порядке. Срочность печатания документов определяется руководством администрации области или начальником управления делопроизводства и протокола. После 17 часов печатаются только срочные документы. 3.2.11. Используемые при печатании документов гербовые бланки администрации области, имеющие номера, подлежат учету в канцелярии управления делопроизводства и протокола и выдаются в структурные подразделения администрации области под роспись. Испорченные гербовые номерные бланки структурными подразделениями возвращаются в канцелярию управления делопроизводства и протокола и затем уничтожаются по акту. 3.2.12. Отпечатанные в машинописном бюро проекты документов с грифом "Для служебного пользования" регистрируются в журнале и вместе с черновиками под роспись передаются исполнителю. Передача отпечатанного проекта документа и черновика с грифом "Для служебного пользования" другому лицу без разрешения руководителя подразделения - заказчика запрещена. 3.2.13. Копирование и размножение материалов в копировально- множительном бюро проводится в соответствии с Регламентом работы копировально-множительного бюро управления делопроизводства и протокола, утвержденным управляющим делами администрации области. Порядок копирования и размножения документов непосредственно в структурных подразделениях администрации области определяется их руководителями. 3.3. Прием, учет, распределение, и отправка документов Прием, обработка, регистрация, распределение, прохождение и отправка корреспонденции производится в соответствии с требованиями, изложенными в Инструкции по делопроизводству в администрации Кировской области. 3.3.1. Прием и первоначальная обработка поступившей корреспонденции 3.3.1.1. Поступившие в администрацию области служебные документы, другая корреспонденция (кроме секретных документов) принимаются, регистрируются и учитываются в канцелярии управления делопроизводства и протокола (далее - канцелярия). Пакеты и бандероли с надписью "Лично" не вскрываются, а передаются адресатам без регистрации. Если содержащаяся в них корреспонденция окажется служебной, она возвращается в канцелярию для регистрации. В случае поступления документов, требующих решения или ответа, непосредственно в структурное подразделение администрации области они предаются для регистрации и учета в канцелярию. 3.3.1.2. Документы и корреспонденция, поступившие в нерабочее время (после 17 часов в рабочие дни или после 16 часов в пятницу, в выходные и праздничные дни), принимаются дежурными по администрации области с последующей передачей их в канцелярию для регистрации и учета. Пакеты с надписью "Срочно" или "Весьма срочно" передаются непосредственно адресату, а в случае его отсутствия - ответственному дежурному по администрации области, о чем делается соответствующая отметка в специальном журнале. Затем данные документы регистрируются в канцелярии. 3.3.1.3. Конверты от документов уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документа. Конверты от писем граждан и зарубежных адресатов сохраняются и прикладываются к письмам. 3.3.2. Регистрация и распределение поступившей корреспонденции 3.3.2.1. Основным правилом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в администрации области только один раз. Регистрации в канцелярии подлежат все входящие и исходящие несекретные документы, за исключением: внутренних документов, документов, адресованных иным органам исполнительной власти области, бухгалтерских документов, прейскурантов, рекламных извещений, печатных изданий (книги, журналы, бюллетени), форм статистической отчетности, учебных планов, программ, заявок, графиков, нарядов, разнарядок, поздравлений. Такие документы сразу передаются по назначению и могут регистрироваться в соответствующих структурных подразделениях администрации области (за исключением рекламных извещений и поздравлений). 3.3.2.2. Входящие документы регистрируются в день их поступления (при поступлении в нерабочее время - в первый рабочий день), исходящие и внутренние - в день подписания. Документы с пометкой "Срочно" регистрируются вне очереди. 3.3.2.3. Регистрация документов в администрации области осуществляется: в канцелярии управления - все входящие и исходящие несекретные делопроизводства и документы (за исключением писем и протокола заявлений граждан), договоры и соглашения в единой электронной базе данных регистрации документов с распечаткой регистрационно-контрольных карточек; в структурных подразделениях - исходящие документы в единой электрон- администрации области, ной базе данных регистрации документов; имеющих доступ в единую входящие и исходящие внутренние доку- электронную базу данных менты; регистрации документов в протокольном отделе управ- - постановления и распоряжения ления делопроизводства и Губернатора области; протокола в секретариате управляющего - приказы по находящимся в его ведении делами вопросам; в приемной начальника хозяй- - приказы по находящимся в его ведении ственного управления вопросам; в отделе писем и устного - письма, заявления граждан. приема граждан управления делопроизводства и протокола При регистрации документов в единой электронной базе данных регистрации документов в электронную карточку вводятся необходимые данные о документах и одновременно распечатываются регистрационно- контрольные карточки, которые вместе с документами направляются по назначению. 3.3.2.4. Распределение корреспонденции, поступившей в администрацию области, осуществляется канцелярией управления делопроизводства и протокола в соответствии с утвержденной номенклатурой дел администрации области, распределением обязанностей между Губернатором области, заместителями Губернатора области и управляющим делами администрации области. Срочные документы и телеграммы незамедлительно передаются соответствующим адресатам работниками канцелярии. Ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция возвращается в экспедицию. 3.3.2.5. Документы и письма граждан, требующие решения и ответа, в соответствии с резолюцией руководства администрации области через соответствующие секретариаты (приемные) передаются исполнителям. 3.3.3. Отправка исходящих документов 3.3.3.1. Все исходящие документы администрации области после их подписания и регистрации в установленном порядке отправляются адресатам через экспедицию управления делопроизводства и протокола (далее - экспедиция), кроме факсограмм, электронной почты, секретных документов. Документы передаются в экспедицию для отправки полностью оформленными, с указанием адресата и его почтового адреса, с наличием исходящего номера, даты и в необходимом количестве экземпляров. При необходимости направления документа в пять и более адресов исполнителем составляется указатель рассылки, который подписывается руководителем структурного подразделения, готовившего документ. 3.3.3.2. Экспедиция проверяет правильность оформления документов, наличие приложений, указанных в основном документе, производит необходимую обработку исходящей корреспонденции. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям. Документы, переданные в экспедицию до 14 часов, обрабатываются и отправляются в тот же день (кроме корреспонденции, адресованной в районы области), после указанного времени - на следующий день. 3.3.3.3. Корреспонденция, адресованная высшим органам государственной власти Российской Федерации, министерствам и ведомствам Российской Федерации, сдается на отправку в экспедицию до 14 часов. 3.3.3.4. Корреспонденция, адресованная администрациям районов и городов области, администрации поселка Юрья-2, отправляется экспедицией в дни недели, установленные управляющим делами администрации области. Срочная корреспонденция отправляется в день поступления и доставляется по назначению в пределах г. Кирова работниками экспедиции или фельдъегерской службы. 3.3.3.5. Подлинник подписанной телеграммы, отправляемой в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, передается дежурному по администрации области, который на данной телеграмме указывает номер договора с почтамтом, в конце текста проставляет исходящий регистрационный номер, удостоверяет подпись треугольной печатью для телеграмм, организует доставку телеграммы для отправления на почтамт и делает соответствующую запись в журнале (с указанием куда направляется телеграмма, кто ее подписал, даты и времени передачи на почтамт). 3.3.3.6. Отправка срочной корреспонденции в нерабочее время, в выходные и праздничные дни производится по указанию Губернатора области, его заместителей, управляющего делами администрации области или начальника управления делопроизводства и протокола. 3.3.3.7. Исходящие секретные документы оформляются и отправляются отделом мобилизационной подготовки и защиты государственной тайны администрации области, 3.4. Составление, оформление, учет, передача и прием материалов с использованием средств факсимильной связи 3.4.1. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", не разрешается. Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов. 3.4.2. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы подготовленные и оформленные в установленном порядке материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные машинописным или типографским способом в черном или темно- синем цвете с четким и контрастным изображением (подлинники или их ксерокопии) на белой бумаге формата А4. 3.4.3. Передаваемые средствами факсимильной связи документы и приложения к ним составляются и оформляются как служебные письма на бланках, согласовываются (визируются), подписываются и регистрируются (в канцелярии управления делопроизводства и протокола или в единой электронной базе регистрации документов) в установленном порядке. Через отдел специальной документальной связи администрации области (далее - отдел специальной документальной связи) передаются факсимильные сообщения за подписью Губернатора области, его заместителей и управляющего делами администрации области, а документы за подписью других лиц - с разрешения руководителей самостоятельных структурных подразделений администрации области или замещающих их лиц. Факсограммы, направляемые зарубежным адресатам, отправляются только за подписью Губернатора области или его заместителей. Факсограмма на иностранном языке отправляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму, и должностным лицом администрации области, подготовившим ее. 3.4.4. Непосредственную передачу и прием факсограмм, их учет осуществляет отдел специальной документальной связи. Для передачи в данный отдел представляется (с точным кодом города и номером факса получателя) подлинник (ксерокопия) отправляемого документа, который остается в отделе специальной документальной связи и подшивается в дело. Оригинал принятой факсограммы учитывается отделом специальной документальной связи в журнале, под роспись передается в канцелярию управления делопроизводства и протокола для регистрации, которая направляет документ для рассмотрения руководству администрации области либо в соответствующее структурное подразделение администрации области, Факсограмма с резолюцией руководства администрации области передается в соответствующее структурное подразделение и после исполнения поручения хранится в делах данного подразделения. Факсограммы, не требующие решения и ответа (в основном рекламного характера), отделом специальной документальной связи после регистрации передаются непосредственно в соответствующее структурное подразделение администрации области. 3.4.5. Ответственность за правильность передачи, приема, учета факсограмм возлагается на отдел специальной документальной связи. Ответственность за содержание и оформление информации, передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи" и руководителя соответствующего структурного подразделения. 3.4.6. Ответственность за составление, оформление, учет, передачу, прием и хранение факсограмм непосредственно в структурных подразделениях администрации области, имеющих средства факсимильной связи, возлагается на их руководителей. При этом регистрация входящих и исходящих факсограмм, требующих решения, должна осуществляться в канцелярии управления делопроизводства и протокола. 3.5. Составление, оформление, учет, передача и прием материалов с использованием средств электронной почты 3.5.1. Передача с использованием средств электронной почты документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати", не разрешается. Категорически запрещается передача средствами электронной почты секретных материалов. 3.5.2. С использованием средств электронной почты могут быть переданы подготовленные и согласованные в установленном порядке материалы текстового, табличного или графического характера. 3.5.3. Передаваемые средствами электронной почты документы и приложения к ним составляются и оформляются как служебные письма, согласовываются (визируются), подписываются и регистрируются (в канцелярии управления делопроизводства и протокола) в установленном порядке. 3.5.4. Подлинник (или ксерокопия) подписанного документа на бумажном носителе и дискета с электронной версией документа с указанием адресата передаются в канцелярию управления делопроизводства и протокола. Подготовленная в машинописном бюро электронная версия документа поступает в канцелярию управления делопроизводства и протокола через локальную сеть. Электронная версия документа в обязательном порядке проверяется на вирус. После соответствующей обработки электронная версия корреспонденции через управление информационных систем администрации области (далее - управление информационных систем) отправляется адресатам. 3.5.5. Входящая электронная корреспонденция через управление информационных систем поступает в канцелярию управления делопроизводства и протокола. Канцелярией производится распечатка, регистрация и передача адресатам бумажных копий входящей электронной почты. Структурным подразделениям, подключенным к локальной сети администрации области, электронная версия входящего документа после регистрации в канцелярии передается без его распечатки. 4. Порядок работы с нормативно-правовыми документами Президента Российской Федерации, высших органов государственной власти Российской Федерации 4.1. Нормативно-правовые документы Президента Российской Федерации и высших органов государственной власти (далее - документы высших органов власти) Российской Федерации (федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации) регистрируются в канцелярии управления делопроизводства и протокола в первую очередь и с регистрационно-контрольными карточками передаются в правовое управление администрации области (далее - правовое управление). 4.2. Правовое управление готовит проекты поручений по данным документам и передает их на рассмотрение Губернатору области. 4.3. Документы высших органов власти после рассмотрения их Губернатором области с его поручениями возвращаются в правовое управление, где резолюция по каждому документу переносится в соответствующие регистрационно-контрольные карточки. 4.4. Если контрольному управлению администрации области (далее - контрольное управление) дано поручение взять исполнение документа высшего органа власти на контроль, то правовое управление вначале передает его в контрольное управление (которым на документ заводится контрольная карточка и контрольное дело, заносятся необходимые сведения в базу данных автоматизированной системы "Контроль"), а затем направляет подлинник документа на ознакомление должностным лицам, которым даны поручения по его исполнению. Исполнитель знакомится с документом в течение не более 2 рабочих дней, ставит свою подпись (с указанием даты) на листе, содержащем поручение, и возвращает документ в правовое управление. На подлинниках документов высших органов власти писать резолюции, делать пометки не разрешается. 4.5. Если в соответствии с поручением Губернатора области исполнение документа возложено на нескольких должностных лиц, то координация и ответственность за его выполнение поручается должностному лицу, указанному в резолюции первым. 4.6. Должностные лица, которым даны поручения, проводят необходимую организаторскую работу, разрабатывают мероприятия по выполнению (контролю за исполнением) документа, обеспечивают сбор и обработку требуемой информации, подготовку итоговой информации (справки, отчета), формируют эти материалы в контрольное дело, а также вносят при необходимости на рассмотрение Губернатору области (согласованные с соответствующим заместителем Губернатора области или управляющим делами администрации области) предложения о внесении необходимых изменений в действующие нормативные акты администрации области или принятии соответствующего постановления или распоряжения Губернатора области. 4.7. О выполнении поручения по документу высшего органа власти соответствующими должностными лицами в установленный Губернатором области срок ему представляется (согласованная с соответствующим заместителем Губернатора области или управляющим делами администрации области) итоговая информация либо согласованный в установленном порядке проект постановления или распоряжения Губернатора области. Если контроль за исполнением документа поручен контрольному управлению, то итоговая информация в установленный контрольным управлением срок соответствующими должностными лицами направляется в его адрес и после ее обработки представляется контрольным управлением на рассмотрение Губернатору области. Если в поручении Губернатора области не определен срок исполнения, оно выполняется в сроки, установленные п. 6.8. настоящего Регламента, кроме случаев, когда в документе высшего органа власти установлен конкретный срок представления в его адрес соответствующей информации. 4.8. Если по объективным причинам возникает необходимость продления срока исполнения поручения Губернатора области по документам высших органов власти, исполнители не позднее чем за 10 дней до истечения установленного срока представляют Губернатору области (по документам, находящимся на контроле в контрольном управлении, через данное управление) мотивированную просьбу в письменном виде о продлении срока с предложением о новом сроке выполнения поручения. В случае получения согласия об изменении срока информируется контрольное управление и делается соответствующая отметка в контрольных карточках и базе данных автоматизированной системы "Контроль". 4.9. Информация по выполнению документа высшего органа власти, направляемая в его адрес, должна быть подготовлена на бланке установленной формы, согласована с соответствующим заместителем Губернатора области или управляющим делами администрации области (по документам, находящимся на контроле в контрольном управлении, также с начальником данного управления) и не позднее чем за 5 дней до истечения установленного в документе срока представлена на подпись Губернатору области. 4.10. Подписанная информация, направляемая в высший орган власти, должна иметь исходящий регистрационный номер (который берется в канцелярии управления делопроизводства и протокола), дату отправления и ссылку на дату и регистрационный номер документа высшего органа власти, на который дается ответ. 4.11. Поручения Губернатора области, данные во исполнение документов высших органов власти, считаются исполненными после выполнения предусмотренных этими документами мероприятий (принятия соответствующего постановления или распоряжения Губернатора области, направления в данные органы соответствующей информации, предложений или других материалов). 4.12. Порядок выполнения поручений Губернатора области или его заместителей по исполнению документов министерств и ведомств Российской Федерации аналогичен порядку выполнения поручений по документам Президента Российской Федерации, высших органов государственной власти Российской Федерации. 4.13. После исполнения поручения по нормативно-правовому документу Президента Российской Федерации, высшего органа государственной власти Российской Федерации подлинник данного документа с отметкой о выполнении поручения передается в правовое управление, затем в установленном порядке сдается в архив администрации области. 4.14. Если исполнение поручения Губернатора области по документу Президента Российской Федерации или высшего органа государственной власти Российской Федерации находится на контроле в контрольном управлении, то после выполнения поручения и снятия документа с контроля Губернатором области все связанные с этим материалы (планы мероприятий, справки, информации) формируются в дело, которое хранится в контрольном управлении и в установленном порядке затем сдается в архив администрации области. 5. Подготовка проектов нормативных и правовых актов администрации области 5.1. Нормативные и правовые акты администрации области издаются в виде постановлений и распоряжений Губернатора области, а также в виде приказов управляющего делами администрации области. 5.2. Нормативные и правовые акты администрации области оформляются, как правило, на бланках установленной формы и должны иметь соответствующие реквизиты, расположенные в установленном порядке. 5.3. Губернатор области, а в его отсутствие должностное лицо, исполняющее обязанности Губернатора области, издает постановления и распоряжения, в том числе распоряжения по назначению и освобождению лиц, замещающих государственные должности государственной службы в администрации области. 5.4. Подготовка проектов постановлений и распоряжений Губернатора области, их согласование осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в Положении о порядке подготовки и издания постановлений и распоряжений Губернатора Кировской области. Если по документу вышестоящего органа власти принимается постановление или распоряжение Губернатора области, то в его преамбуле обязательно должна быть ссылка на этот документ. Если контроль за исполнением постановления или распоряжения Губернатора области возлагается на должностное лицо или структурное подразделение администрации области, то проект данного документа должен быть согласован с контрольным управлением и копия принятого документа в обязательном порядке направляется в контрольное управление. Внесение каких-либо изменений, дополнений и исправлений в подписанный документ не допускается. В исключительных случаях поправки по вопросам, имеющим принципиальное значение, допускаются только по согласованию с Губернатором области, а в иных случаях - с управляющим делами администрации области. При этом на документе в месте изменения текста ставится заверительная подпись. 5.5. В комитете по информационной политике создается база данных на электронных и бумажных носителях о постановлениях и распоряжениях Губернатора области, опубликованных в печати. 5.6. Управляющий делами администрации области издает приказы по находящимся в его ведении вопросам: финансовым, организационным, материально-технического обеспечения и кадровым (по работникам, занимающим должности, не отнесенные к государственным должностям, и осуществляющим техническое обеспечение деятельности структурных подразделений администрации области, кроме младшего обслуживающего персонала). В зависимости от содержания приказы делятся на два вида: приказы по основной деятельности; приказы по личному составу. 5.7. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит управление государственной службы и кадров администрации области на основании соответствующих представлений руководителей структурных подразделений администрации области. Проекты приказов по финансово-хозяйственным вопросам готовит хозяйственное управление администрации области. 5.8. Ответственность за подготовку проектов приказов и приложений к ним, их согласование (в форме визирования первого экземпляра подлинника документа с указанием должности, инициалов и фамилии визирующего лица) с руководителями структурных подразделений (должностными лицами) администрации области, которым в проекте приказа даются поручения, несут руководители структурных подразделений, которые готовят и вносят проекты. 5.9. Проекты приказов управляющего делами администрации области и приложения к ним в обязательном порядке визируются руководителем структурного подразделения, готовившего проект приказа, заинтересованными лицами, а проект приказа - начальником правового управления или замещающим его лицом. 5.10. Подписанные управляющим делами администрации области приказы должны быть зарегистрированы в его секретариате. Внесение каких-либо исправлений и дополнений в подписанный приказ не допускается. В исключительных случаях внесение поправок допускается только по согласованию с управляющим делами администрации области. При этом на документе в месте изменения текста ставится заверительная подпись. Выпускаемым приказам присваиваются порядковые номера в соответствии с очередностью их регистрации в пределах календарного года, и на них проставляется дата издания приказа. Нумерация приказов ведется отдельно по основной деятельности и по личному составу. Приказы по личному составу, связанные с назначением и освобождением работников, нумеруются отдельно от приказов по личному составу, связанных с предоставлением отпусков работникам. При этом в первом случае к номеру приказа по личному составу через тире добавляется буква "к", а во втором к номеру приказа через тире добавляется буква "о". (В редакции Постановления Губернатора Кировской области от 30.03.2000 г. N 115) Оформленные в установленном порядке копии приказов направляются адресатам согласно указанию о рассылке. 5.11. Приказы управляющего делами администрации области вступают в силу с момента их подписания, если иное не определено в самом приказе. 5.12. Начальником хозяйственного управления в пределах своей компетенции по хозяйственным вопросам и по кадрам младшего обслуживающего персонала издаются приказы. Их регистрация и рассылка осуществляется хозяйственным управлением. 6. Организация исполнения (контроля за выполнением) нормативных и правовых актов администрации области, других документов и поручений 6.1. Обязательному контролю подлежит исполнение нормативно- правовых документов Президента Российской Федерации, высших органов государственной власти Российской Федерации, областной Думы, касающихся деятельности администрации области, постановлений, распоряжений и поручений Губернатора области, других документов, требующих решения или ответа. Контроль осуществляется с использованием автоматизированной системы "Контроль", соответствующих электронных баз данных и контрольных карточек. 6.2. Ответственность за фактическое исполнение документов и поручений, обеспечение функционирования действенной системы контроля в структурных подразделениях администрации области возлагается на их руководителей, за координацию этой работы в целом в администрации области - на контрольное управление. Ответственность за выполнение конкретных постановлений, распоряжений и поручений Губернатора области несут руководители структурных подразделений либо должностные лица администрации области, на которых возложен контроль или которым даны поручения. Если в соответствии с постановлением, распоряжением или поручением Губернатора области выполнение либо контроль за исполнением документа или поручения возложен на несколько структурных подразделений (должностных лиц) администрации области, то координация работы и ответственность за выполнение возлагается на структурное подразделение (должностное лицо), указанное в постановлении, распоряжении, резолюции первым, или на подразделение, по предложению которого принят документ. 6.3. Заместители Губернатора области и управляющий делами администрации области ежеквартально, руководители структурных подразделений администрации области ежемесячно на своих оперативных совещаниях рассматривают вопросы исполнения находящихся на контроле документов и поручений, намечают и осуществляют меры по устранению имеющихся в этой работе недостатков, по повышению исполнительской дисциплины сотрудников. 6.4. Контрольное управление постоянно анализирует соблюдение сроков исполнения находящихся у него на контроле документов и поручений Губернатора области и ежеквартально информирует Губернатора области о состоянии исполнительской дисциплины в администрации области, а о ходе выполнения долгосрочных программ - один раз в полугодие. 6.5. Руководители структурных подразделений по каждому взятому на контроль документу и поручению определяют конкретных работников, ответственных за организацию систематического контроля за их выполнением. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, переданные на согласование, рассматриваются в первую очередь. В структурных подразделениях по каждому находящемуся на контроле документу и поручению не позднее чем в 3-дневный срок после их получения разрабатывается план практических мероприятий по организации и проверке их исполнения, который согласовывается с руководителем структурного подразделения, а по наиболее важным и перспективным вопросам - и с соответствующим заместителем Губернатора области или управляющим делами администрации области. При осуществлении контроля фактического исполнения с выездом на место структурные подразделения заблаговременно (не позднее чем за 15 дней до начала очередного месяца) согласовывают свои планы проверок на предстоящий месяц с управлением по организационным вопросам и работе с территориями, которое координирует эту работу с целью недопущения одновременных проверок в одном и том же муниципальном образовании. Внеплановые проверки могут проводиться только по согласованию с управлением по организационным вопросам и работе с территориями. 6.6. На каждый поставленный на контроль документ в структурных подразделениях заводится контрольное дело. В нем содержатся: контролируемый документ (или его копия), контрольная карточка, план мероприятий подразделения по организации и проверке исполнения документа, проверочный материал и информация о ходе выполнения документа, итоговая справка (информация) подразделения о результатах исполнения находящегося на контроле документа и другие материалы. 6.7. Руководители структурных подразделений обеспечивают своевременное выполнение всех предусмотренных постановлением, распоряжением Губернатора области или другим документом поручений, принимают дополнительные меры, а при необходимости вносят соответствующие предложения, направленные на своевременное решение поставленных задач. О выполнении отдельных пунктов постановления, распоряжения Губернатора области или утвержденных мероприятий с конкретными сроками исполнения структурные подразделения своевременно (не позднее чем через 5 дней по истечении установленного срока) представляют Губернатору области (по документам, находящимся на контроле в контрольном управлении, через данное управление) согласованную с соответствующим заместителем Губернатора области или управляющим делами администрации области краткую информацию в письменном виде. Если возникает необходимость продления или изменения срока исполнения отдельных пунктов постановления, распоряжения Губернатора области или мероприятий, структурные подразделения обязаны не позднее чем за 10 дней до истечения установленного срока обратиться к Губернатору области (по документам, находящимся на контроле в контрольном управлении, через данное управление) с обоснованной письменной просьбой (согласованной с соответствующим заместителем Губернатора области или управляющим делами администрации области) о новом сроке выполнения поручения. При согласии об изменении срока об этом ставится в известность контрольное управление и делается соответствующая отметка в контрольных карточках и в базе данных автоматизированной системы "Контроль". 6.8. Срок исполнения документа, поручения исчисляется в календарных днях с даты его подписания (утверждения). Поручение с конкретной датой исполнения подлежит выполнению в указанный срок. Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие пометку "Срочно", исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку "Оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца. 6.9. Об итогах выполнения находящихся на контроле постановлений, распоряжений и поручений Губернатора области не позднее чем через 7 дней по истечении установленного срока их исполнения структурные подразделения готовят и представляют на рассмотрение Губернатору области письменную информацию (по постановлениям, распоряжениям и поручениям Губернатора области, завизированную соответствующим заместителем Губернатора области или управляющим делами администрации области). По документам и поручениям, находящимся на контроле в контрольном управлении, она представляется через данное управление. Если в постановлении, распоряжении Губернатора области не указан срок представления информации, справка о выполнении представляется не позднее чем через год со дня принятия постановления, распоряжения. Если постановление, распоряжение или поручение Губернатора области исполняют несколько структурных подразделений (должностных лиц) администрации области, то обобщенную информацию Губернатору области представляет координирующее подразделение (должностное лицо) за подписью соответствующих руководителей подразделений (должностных лиц), согласованную с соответствующим заместителем Губернатора области или с управляющим делами администрации области. Информация о выполнении поручения Губернатора области, данного им на оперативном совещании, представляется в секретариат Губернатора области со ссылкой на дату проведения совещания. При невозможности выполнить это поручение в установленный срок исполнитель обязан заранее обратиться в секретариат Губернатора области с мотивированной письменной просьбой о продлении срока выполнения. Итоговая информация об исполнении постановления или распоряжения Губернатора области объемом, как правило, не более 2 страниц должна содержать сведения о своевременности и полноте выполнения каждого пункта и поставленных задач, фактические данные, характеризующие достигнутые результаты, нерешенные вопросы с указанием причин и виновных лиц, намеченные и осуществляемые меры по устранению имеющихся недостатков, а также предложения о снятии постановления или распоряжения с контроля или продлении срока его выполнения. Итоговая информация об исполнении постановления или распоряжения Губернатора области перед представлением се на рассмотрение Губернатору области направляется на согласование в контрольное управление, которым проверяется полнота наличия в ней сведений о выполнении всех поручений и задач, содержащихся в постановлении или распоряжении, соблюдении установленных сроков исполнения. Материалы, оформленные с отступлением от установленных правил, возвращаются контрольным управлением исполнителям для доработки и повторного представления. 6.10. Постановление или распоряжение Губернатора области нормативного характера, рассчитанное на длительное применение, снимается с контроля в случае принятия постановления либо распоряжения об отмене его действия или принятия по данному вопросу нового постановления или распоряжения, а также по решению Губернатора области на основании итоговой справки о выполнении данного документа. В работе необходимо руководствоваться положением о том, что снятие постановления или распоряжения Губернатора области с контроля не означает прекращение его действия, если не принято решения об утрате силы данного документа. Решение о снятии документа с контроля или о продлении срока контроля регистрируется в базе данных автоматизированной системы "Контроль" и в соответствующей контрольной карточке. 6.11. После снятия постановления, распоряжения Губернатора области или другого документа с контроля контрольное дело хранится в соответствующем структурном подразделении администрации области. 6.12. Если постановление, распоряжение или поручение Губернатора области, другой документ не снят с контроля, то структурное подразделение (должностное лицо), осуществляющее его выполнение или контроль за его исполнением, проводит дополнительную работу по реализации поставленных задач и в установленный срок готовит повторную информацию о выполнении данного документа или поручения. 7. Порядок рассмотрения обращений и организации приема граждан Рассмотрение обращений и организация приема граждан осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в Инструкции по делопроизводству в администрации Кировской области. 8. Учет, обобщение и реализация критических замечаний и предложений 8.1. Учет и обобщение критических замечаний и предложений, высказанных на встречах с участием Губернатора области, возлагается на готовившее проведение этой встречи структурное подразделение администрации области, которое в недельный срок после проведения мероприятия разрабатывает и представляет на утверждение Губернатору области согласованные с контрольным управлением предложения по реализации высказанных замечаний и предложений с указанием ответственных исполнителей и сроков выполнения намеченных мер. Структурные подразделения принимают незамедлительные меры по реализации замечаний и предложений, не требующих длительной проработки. 8.2. Информация исполнителей по реализации критических замечаний и предложений, высказанных на встречах с участием Губернатора области, в установленные сроки передается в структурное подразделение, готовившее проведение этой встречи, которое представляет согласованную с контрольным управлением обобщенную информацию на рассмотрение Губернатору области. 8.3. Учет и обобщение поступающих из трудовых коллективов, от населения предложений и замечаний по вопросам, вынесенным на всенародное обсуждение, ведет управление по организационным вопросам и работе с территориями, которое в установленные сроки готовит обобщенную информацию в соответствующие федеральные органы и представляет ее (через управляющего делами администрации области) на подпись Губернатору области. 8.4. Учет и контроль за реализацией критических замечаний и предложений, высказанных в адрес администрации области на встречах с ответственными работниками администрации области, ведет управление по организационным вопросам и работе с территориями на основании информации сотрудников администрации области. О принятых мерах и результатах рассмотрения критических замечаний и предложений их авторы или организации, а также управление по организационным вопросам и работе с территориями своевременно информируются теми структурными подразделениями администрации области, в чей адрес были высказаны замечания, непосредственно или через райгорадминистрации (с отметкой даты и через кого передана информация). 8.5. Комитет по информационной политике анализирует и учитывает публикации в центральных газетах и журналах, в местной печати, содержащие критические замечания и предложения в адрес администрации области, и сообщает о них Губернатору области. В соответствии с его поручениями структурные подразделения (должностные лица) администрации области принимают меры по критическим выступлениям в печати, при необходимости готовят ответы редакциям газет и журналов, информируют об этом комитет по информационной политике. 9. Порядок подготовки вопросов, вносимых на рассмотрение областной Думы 9.1. В соответствии с Уставом (Основным законом) Кировской области Губернатору области принадлежит право законодательной инициативы. 9.2. Подготовка вопросов, вносимых на рассмотрение областной Думы, осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в Порядке деятельности администрации области по разработке и внесению в Кировскую областную Думу проектов законов области и постановлений областной Думы. 9.3. Текст проекта областного закона с экспертными заключениями, листом согласования, финансово-экономическим обоснованием, пояснительной запиской, проектами постановления Думы и сопроводительного письма Губернатора области в Думу по этому законопроекту через управляющего делами администрации области передаются на рассмотрение Губернатору области. Губернатор области по представленным ему документам принимает одно из следующих решений: подписывает сопроводительное письмо в Думу по законопроекту; направляет материалы на доработку либо отклоняет проект в целом в связи с невозможностью или нецелесообразностью его принятия. 9.4. В случае согласия Губернатора области с материалами, представленными на его рассмотрение, в Думу направляется подписанное Губернатором области сопроводительное письмо по вносимому на ее рассмотрение законопроекту и прилагаемые к нему материалы (текст законопроекта, финансово-экономическое его обоснование, пояснительная записка, соответствующий проект постановления Думы, предложения о составе приглашенных лиц на заседание Думы на рассмотрение данного проекта). 10. Порядок подготовки материалов по вопросам награждения, присвоения почетных званий 10.1. При решении вопросов о представлении к награждению необходимо руководствоваться следующим: 10.1.1. При рассмотрении вопроса о представлении в федеральные органы к награждению за заслуги в труде и в связи с юбилейными датами следует иметь в виду, что юбилейной датой для отдельных лиц является пятидесятилетие со дня рождения или другое следующее десятилетие, а юбилеем отдельных предприятий, организаций, учреждений и учебных заведений считается пятидесятилетие, столетие и далее через каждые пятьдесят лет со дня их основания. Примечание: при представлении работников к награждению в связи с юбилейной датой предприятия, организации, учреждения в администрацию области и соответствующие федеральные органы должна быть представлена архивная справка о дате основания предприятия, организации, учреждения. 10.1.2. Если представление к награждению орденами и медалями Российской Федерации или присвоению почетных званий Российской Федерации связано с юбилеем, то соответствующие материалы вносятся в администрацию области с учетом того, что они должны быть представлены в соответствующие федеральные органы не позднее чем за 6 месяцев до юбилейной даты трудового коллектива или отдельного работника. 10.1.3. При рассмотрении вопроса о представлении к награждению Почетной грамотой, благодарственным письмом администрации Кировской области за заслуги в труде и в связи с юбилейными датами следует иметь в виду, что юбилейной датой для отдельных лиц является пятидесятилетие, шестидесятилетие, семидесятилетие, семидесятипятилетие со дня рождения и далее каждые 5 лет со дня рождения, а юбилеем отдельных предприятий, организаций, учреждений и учебных заведений считается двадцатипятилетие, пятидесятилетие и далее каждые двадцать пять лет со дня их основания. Ходатайство (с необходимыми материалами) о награждении Почетной грамотой, благодарственным письмом администрации Кировской области представляется не позднее чем за месяц до юбилейной даты или даты вручения. В случае несвоевременного представления материалов они отклоняются, о чем соответствующие структурные подразделения администрации области информируют органы, по чьей инициативе эти предложения готовились. 10.2. Представления к награждению орденами и медалями Российской Федерации, присвоению почетных званий Российской Федерации производятся в соответствии с требованиями Положения о государственных наградах Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 2 марта 1994 года N 442 (в редакции Указа Президента Российской Федерации от 6 января 1999 года N 19), и Федерального закона Российской Федерации "О ветеранах" от 12 января 1995 года N 5-ФЗ с учетом Федерального закона "О внесении изменения в статью 7 Федерального Закона "О ветеранах" от 18 ноября 1998 года N 171-ФЗ. 10.3. При подготовке документов по представлению к награждению орденами и медалями Российской Федерации, присвоению почетных званий Российской Федерации необходимо руководствоваться следующим: 10.3.1. Кандидатура представляемого должна быть рекомендована собранием трудового коллектива, о чем составляется протокол с указанием даты и номера. 10.3.2. После этого заполняется наградной лист (форма N 1, утвержденная Указом Президента Российской Федерации от 25 ноября 1994 года N 2119) на пишущей машинке без поправок. На первой странице наградного листа сообщаются анкетные данные, на второй - трудовая деятельность, включая учебу в высших и средних учебных заведениях и военную службу, на третьей дается характеристика, в которой указываются конкретные заслуги представляемого к награждению. Наградной лист подписывается руководителем предприятия, организации, учреждения, учебного заведения, председателем собрания с указанием даты подписания наградного листа. Подписи заверяются печатью. Наградной лист направляется в администрацию района или города на согласование. Подпись главы администрации заверяется печатью, ставится дата согласования. 10.3.3. После согласования с администрацией района или города наградной лист направляется в управление государственной службы и кадров администрации области. При представлении к награде руководителя структурного подразделения администрации области, территориального органа федерального органа исполнительной власти, главы администрации района (города) наградной лист подписывается его заместителем после рекомендации собрания трудового коллектива, согласовывается с соответствующим заместителем Губернатора области или управляющим делами администрации области и передастся в управление государственной службы и кадров. 10.3.4. После проверки в управлении государственной службы и кадров правильности заполнения наградного листа он направляется на рассмотрение в областную комиссию по представлению к государственным наградам Российской Федерации и к Почетной грамоте администрации Кировской области. В случае положительного решения комиссии наградной лист представляется на подпись полномочному представителю Президента Российской Федерации по Кировской области, а затем - на подпись Губернатору области. Подписи заверяются гербовыми печатями, и ставится дата подписания. Если кандидатура представляемого к награждению отклоняется, то управлением государственной службы и кадров направляется мотивированный отказ тому органу, по чьей инициативе вносилось предложение. 10.3.5. Наградной лист, согласованный с администрацией области, управлением государственной службы и кадров возвращается тому органу, по чьей инициативе вносилось предложение, для отправки в соответствующее министерство и ведомство или непосредственно в Комиссию по государственным наградам при Президенте Российской Федерации. По работникам структурных подразделений администрации области, муниципальных образований области наградной лист отправляется в Комиссию по государственным наградам при Президенте Российской Федерации управлением государственной службы и кадров администрации области. 10.4. Порядок подготовки материалов к представлению кандидатур на присвоение званий "Почетный гражданин Кировской области", "Лауреат премии Кировской области", на награждение Почетной грамотой и благодарственным письмом администрации Кировской области производится в соответствии с требованиями) установленными: для присвоения звания - Законом Кировской области "О присвоении "Почетный гражданин звания "Почетный гражданин Кировской Кировской области" области" от 21.08.95 N 2-ЗО (с учетом внесенных в него изменений Законом Кировской области от 11.02.99 N 79-ЗО); для присвоения звания - Законом Кировской области "О премиях "Лауреат премии Ки- Кировской области" от 21.08.95 N 3-ЗО; ровской области" для награждения По- - Положением о Почетной грамоте администра- четной грамотой адми- ции Кировской области, утвержденным поста- нистрации Кировской новлением Губернатора области от 29.12.98 области N 525; для награждения благо- - Положением о благодарственном письме адми- дарственным письмом нистрации Кировской области, утвержденным администрации Киров- постановлением Губернатора области от ской области 29.01.99 N 30. 11. Составление номенклатуры дел, формирование дел, передача их в архив, использование архивных документов 11.1. Составление и утверждение номенклатуры дел, формирование дел в структурных подразделениях, экспертиза ценности документов, оформление дел, подготовка и передача их в архив администрации области, использование архивных документов осуществляются в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации Кировской области. 11.2. Дела постоянного и временного хранения с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в архив администрации области хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях в запирающихся шкафах. Ответственность за учет, сохранность и использование хранящихся в структурных подразделениях администрации области документов и дел, за соблюдение установленного порядка их уничтожения возлагается на работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, и руководителя подразделения. Запрещается делать на хранящихся в деле подписанных документах надписи, пометки, вносить исправления или изменять их редакцию. 11.3. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации области работник, ответственный за ведение делопроизводства в этом подразделении, и его руководитель обязаны в течение одного месяца с момента принятия решения о ликвидации или реорганизации подразделения сформировать все имеющиеся документы в дела и сдать их в архив администрации области независимо от срока хранения. 11.4. Дела с документами, находящимися в архиве администрации области, предоставляются сотрудникам администрации области для работы в помещении архива или во временное (не более месяца) пользование вне этого помещения под роспись в учетной карточке (журнале) выдачи документов. Находящиеся в архиве администрации области дела, содержащие документы с пометкой "Для служебного пользования", предоставляются сотрудникам структурных подразделений администрации области для ознакомления в помещении архива по разрешению управляющего делами администрации области или начальника управления делопроизводства и протокола. При этом указанные дела могут быть выданы сотрудникам подразделений под роспись для работы в служебных кабинетах на срок не более 10 дней. Металлические шкафы или помещения, где хранятся материалы с пометкой "Для служебного пользования", должны опечатываться. Работники администрации области несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных дел запрещается. Подлинники постановлений и распоряжений администрации области и указатели рассылки этих документов из архива не выдаются. 11.5. Архивные документы или их копии, выписки (справки) из архивных документов могут предоставляться организациям и гражданам по их письменным запросам с разрешения управляющего делами администрации области или начальника управления делопроизводства и протокола. 12. Изготовление, движение и использование печатей и штампов 12.1. Изготовление, учет, выдача, движение, использование, хранение и уничтожение печатей и штампов в администрации области производится в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации Кировской области по данному вопросу. 12.2. Изготовление гербовых печатей администрации области производится по указанию Губернатора области или управляющего делами администрации области. 12.3. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора области, его заместителей, управляющего делами администрации области и лица, ответственные за использование указанных штампов, определяются соответственно Губернатором области, его заместителями, управляющим делами администрации области. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора области, его заместителей, управляющего делами администрации области разрешается при необходимости использовать на копиях подписанных ими в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников всех документов запрещается. На факсимиле печать не ставится. 12.4. Изготовление других печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности администрации области, производится по разрешению управляющего делами администрации области на основании заявок руководителей структурных подразделений и в соответствии с образцами печатей и штампов, согласованными с управлением делопроизводства и протокола. 12.5. Организация изготовления печатей и штампов, их учет, выдача, контроль за правильностью хранения и движения печатей и штампов в администрации области возлагаются на управление делопроизводства и протокола. Все изготовленные печати и штампы регистрируются в управлении делопроизводства и протокола в специальном журнале, выдаются под роспись в структурные подразделения администрации области и должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах. 12.6. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях администрации области возлагается на их руководителей. Руководитель подразделения при оставлении должности обязан сдать выданные ему печати и штампы в управление делопроизводства и протокола, о чем делается запись в соответствующем журнале. 12.7. Об утрате печати или штампа руководитель структурного подразделения администрации области незамедлительно ставит в известность управляющего делами администрации области и начальника управления делопроизводства и протокола. По данному факту назначается служебное расследование, о результатах которого информируется управляющий делами администрации области. 13. Иные вопросы, связанные с обязанностями работников и порядком работы в администрации области 13.1. Лицо, принимаемое на работу в администрацию области на государственную должность государственной службы, должно быть ознакомлено с Законом Кировской области "О государственной службе Кировской области". С данным лицом заключается трудовой договор (контракт). 13.2. Принятые на работу лица, замещающие государственные должности государственной службы, а также работники, принятые в администрацию области и имеющие непосредственное отношение к работе с документами, их приему, учету, хранению и размножению, должны в течение трех дней: 13.2.1. У работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении администрации области, ознакомиться под роспись с Регламентом работы администрации Кировской области и Инструкцией по ведению делопроизводства в администрации Кировской области, пройти инструктаж по основным правилам работы с документами, получить необходимые служебные документы и телефонные справочники, ознакомиться под роспись с Правилами пожарной безопасности и внутреннего распорядка в зданиях администрации области. 13.2.2. Сдать фотографии для оформления служебного удостоверения (в управление государственной службы и кадров) и служебного пропуска (в хозяйственное управление). 13.2.3. Пройти (под роспись) инструктаж по охране труда и технике безопасности в хозяйственном управлении. 13.2.4. Получить под роспись ключ от металлического шкафа (сейфа) и металлическую печать для его опечатывания в отделе мобилизационной подготовки и защиты государственной тайны администрации области (далее - отдел мобилизационной подготовки и защиты государственной тайны). 13.2.5. Ознакомиться под роспись со своей должностной инструкцией у руководителя структурного подразделения администрации области, а также положением о структурном подразделении. 13.3. Работникам администрации области запрещается: 13.3.1. Сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в документах с грифами "Секретно", "Для служебного пользования", "Оглашению не подлежит", "Не для печати" и в других документах ограниченного распространения, а также другую служебную информацию, если это не вызвано служебной необходимостью. Ознакомление работников администрации области с такой информацией, ее отправка должны производиться в соответствии с установленными правилами. 13.3.2. Делать всякого рода записи по секретным вопросам в личных блокнотах и записных книжках. Записи секретного характера, необходимые в работе, могут производиться в специальных рабочих тетрадях, соответствующим образом оформленных и зарегистрированных в отделе мобилизационной подготовки и защиты государственной тайны и хранящихся на правах секретных документов. 13.3.3. Выносить из здания администрации области документы с грифами "Секретно", "Для служебного пользования" и работать с ними на дому. 13.3.4. Оставлять ключ в дверях рабочего кабинета при выходе из него и неубранные документы (их черновики) на рабочем столе после окончания работы. Оставлять открытыми окна и форточки при уходе с работы. При выходе из здания администрации области ключ от рабочего кабинета сдается на пост. 13.3.5. Использовать автотранспорт администрации области, вести междугородные телефонные разговоры по служебному телефону в личных целях без соответствующего разрешения и оформления оплаты предоставляемых услуг. 13.4. Работники администрации области обязаны: 13.4.1. Выполнять обязанности, возложенные на них должностной инструкцией, поручения руководства администрации области и руководителя своего подразделения, требования Инструкции по делопроизводству в администрации Кировской области и настоящего Регламента, правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда и техники безопасности, пожарной безопасности в администрации области. 13.4.2. В случае утери документа, служебного удостоверения, служебного пропуска, ключа от металлического шкафа (сейфа) и металлической печати для его опечатывания немедленно сообщить об этом управляющему делами администрации области, руководителям своего и соответствующих структурных подразделений администрации области. 13.4.3. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае болезни передать через работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, находящиеся на исполнении (контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя своего подразделения. Секретные документы, ключ от металлического шкафа (сейфа) и металлическую печать для его опечатывания сдать под роспись в отдел мобилизационной подготовки и защиты государственной тайны. 13.4.4. В случае увольнения или перехода на работу в другое подразделение администрации области отчитаться за полученные секретные документы; сдать под роспись рабочую тетрадь для записей секретного характера, ключ от металлического шкафа (сейфа) и металлическую печать для его опечатывания в отдел мобилизационной подготовки и защиты государственной тайны; передать все числящиеся за ним документы и телефонные справочники работнику, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении администрации области. 13.4.5. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение администрации области работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении, обязан сдать по акту имеющуюся у него документацию по ведению делопроизводства другому сотруднику по указанию руководителя своего подразделения в присутствии работника управления делопроизводства и протокола. 13.4.6. При увольнении сдать служебное удостоверение и служебный пропуск соответственно в управление государственной службы и кадров и в хозяйственное управление. 13.4.7. Работники, замещающие государственные должности государственной службы, обязаны своевременно сообщать в управление государственной службы и кадров, а занимающие должности младшего обслуживающего персонала - в хозяйственное управление об изменениях в их учетных данных (образование, семейное положение, место жительства, домашний телефон, награждение и т.п.) и руководителю своего подразделения - об изменении места жительства и домашнего телефона. 13.4.8. Уходя в рабочее время из здания администрации области, получить на это разрешение руководителя своего структурного подразделения и поставить в известность технического секретаря подразделения о месте нахождения и предполагаемом времени возвращения. Руководитель структурного подразделения согласовывает свой уход в рабочее время из здания администрации области с курирующим его заместителем Губернатора области или управляющим делами администрации области и сообщает об этом техническому секретарю подразделения. 13.4.9. В случае болезни сразу же поставить в известность об этом руководителя своего подразделения. 13.4.10. Получить разрешение руководителя своего структурного подразделения на междугородный телефонный разговор с другими регионами в служебных целях. 13.4.11. Предъявлять свой служебный пропуск постовому при входе в здания администрации области. 13.5. Командировочные удостоверения оформляются в управлении делопроизводства и протокола на основании распоряжения, подписанного Губернатором области, а в его отсутствие должностным лицом, исполняющим обязанности Губернатора области (при командировке за пределы области), а также заместителем Губернатора области либо управляющим делами администрации области (при командировке в пределах области). Перед выездом в командировку работник получает задание от руководства администрации области или руководителя своего подразделения, а по возвращении отчитывается о проделанной работе перед должностным лицом, давшим ему задание. Учет выездов работников в командировки ведет управление делопроизводства и протокола. 13.6. Право вызова служебной автомашины по производственной необходимости в структурных подразделениях предоставлено их руководителям или замещающим их лицам. Заявка на предоставление автомашины для выезда в командировку передается в автоцентр администрации области не позднее чем за сутки до выезда. 13.7. Организацию учебы работников, замещающих государственные должности государственной службы, на курсах повышения квалификации осуществляет управление государственной службы и кадров, работников, ответственных за ведение делопроизводства, - управление делопроизводства и протокола в сроки, согласованные с руководителями структурных подразделений администрации области. 13.8. Ежегодно (не позднее января) руководители структурных подразделений составляют график отпусков работников (кроме кадров младшего обслуживающего персонала), передают его в управление государственной службы и кадров, которым обобщенный график отпусков вносится на утверждение управляющему делами администрации области. В этот же срок хозяйственным управлением составляется график отпусков младшего обслуживающего персонала, утверждаемый начальником этого управления. Обобщенные графики отпусков должны быть согласованы с председателем профсоюзного комитета администрации области. Контроль за соблюдением работниками утвержденных графиков отпусков осуществляют руководители структурных подразделений администрации области. 13.9. Дежурство в администрации области в нерабочее время, в выходные и праздничные дни организует управление делопроизводства и протокола. Записи о дежурстве, принятой и отправленной корреспонденции, о поступивших сообщениях и принятых по ним мерах в период дежурства ведутся дежурными по администрации области в специальных журналах. Инструктаж дежурных по администрации области, контроль за их работой возлагается на управление делопроизводства и протокола. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Декабрь
|
