Указ Президента Удмуртской Республики от 10.04.2003 № 68

 
                          УКАЗ ПРЕЗИДЕНТА
                       УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

                                   Утратил силу - Указ Президента
                                       Удмуртской Республики
                                       от 26.08.2005 г. N 106

  О порядке ведения личных дел государственных служащих Удмуртской
                            Республики


     В  соответствии  со  статьей 9 Закона Удмуртской Республики от
26  ноября  1997  года N 523-1 "О государственной службе Удмуртской
Республики"  и  в целях установления единого порядка ведения личных
дел государственных служащих Удмуртской Республики постановляю:
     1. Утвердить  прилагаемое  Положение  о порядке ведения личных
дел государственных служащих Удмуртской Республики.
     2. Органам   исполнительной   власти   Удмуртской  Республики,
государственным  органам  Удмуртской Республики организовать работу
по   ведению   личных   дел   государственных  служащих  Удмуртской
Республики  в  соответствии  с  Положением о порядке ведения личных
дел государственных служащих Удмуртской Республики.
     3. Установить,   что   личные   дела   Президента   Удмуртской
Республики,   Председателя   Правительства  Удмуртской  Республики,
заместителей   Председателя  Правительства  Удмуртской  Республики,
Руководителя  Администрации  Президента  и Правительства Удмуртской
Республики    и   руководителей   органов   исполнительной   власти
Удмуртской    Республики,    назначаемых   Президентом   Удмуртской
Республики,   ведутся  Администрацией  Президента  и  Правительства
Удмуртской  Республики в соответствии с требованиями, определенными
Положением  о  порядке  ведения личных дел государственных служащих
Удмуртской Республики.
     4. Рекомендовать   Управлению   судебного   департамента   при
Верховном   Суде  Российской  Федерации  в  Удмуртской  Республике,
территориальным  органам  федеральных органов исполнительной власти
в   Удмуртской   Республике,  территориальным  органам  федеральных
государственных  органов  в  Удмуртской Республике, имеющим в своем
штате  государственных служащих Удмуртской Республики, организовать
работу  по  ведению  личных дел государственных служащих Удмуртской
Республики  в  соответствии  с  Положением о порядке ведения личных
дел государственных служащих Удмуртской Республики.
     5. Контроль  за  исполнением  настоящего  Указа  возложить  на
Администрацию Президента и Правительства Удмуртской Республики.
     6. Настоящий Указ вступает в силу со дня его подписания.


     Президент
     Удмуртской Республики          А.А.Волков


     г.Ижевск
     10 апреля 2003 года
     N 68



                                                         Утверждено
                                                  Указом Президента
                                              Удмуртской Республики
                                        от 10 апреля 2003 года N 68

                             ПОЛОЖЕНИЕ
                   О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
          ГОСУДАРСТВЕННЫХ СЛУЖАЩИХ УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

     Настоящее  Положение  устанавливает порядок ведения личных дел
государственных служащих Удмуртской Республики.

             1. Личное дело государственного служащего

     1. Личное  дело государственного служащего (далее личное дело)
-  это  совокупность  документов, содержащих анкетно-биографические
данные     государственного    служащего,    характеризующих    его
профессиональные,  деловые  и  личностные качества и прохождение им
государственной службы.
     2. Личное  дело  оформляется  после  назначения  гражданина на
государственную   должность   государственной   службы   Удмуртской
Республики.
     3. Личное   дело  ведется  кадровой  службой  соответствующего
органа     исполнительной     власти     Удмуртской     Республики,
государственного  органа  Удмуртской  Республики  и при переводе на
новое   место   государственной   службы  по  официальному  запросу
передается  по  акту  передачи  по указанному месту службы. Ведение
нескольких   личных   дел   одного  государственного  служащего  не
допускается.
     4. Сведения,    содержащиеся    в    личном   деле,   являются
конфиденциальными.

          2. Состав документов, включаемых в личное дело

     1. Состав  документов,  включаемых  в  личное дело, зависит от
должности,   которую   он   замещает,  и  специфики  его  служебной
деятельности.
     2. При  поступлении  на  государственную  службу в личное дело
вносятся следующие документы:
     -    личное   заявление   лица   о   согласии   на   замещение
государственной   должности   государственной   службы   Удмуртской
Республики или о поступлении на государственную службу;
     -   представление   соответствующего   лица  (если  назначение
осуществляется  по  соответствующему  представлению) для назначения
на  государственную  должность  государственной  службы  Удмуртской
Республики;
     -  анкета установленной формы (приложение 1);
     -  автобиография;
     -    копии    документов,    подтверждающих   профессиональное
образование,  повышение  квалификации,  наличие  ученой степени или
ученого звания;
     -  копии  решений  о  награждении  государственными наградами,
присвоении    почетных    и    специальных    званий,   присуждении
государственных премий и т.д. ;
     -  решение  конкурсной  комиссии  о  результатах  конкурса  на
замещение   вакантной   государственной  должности  государственной
службы    Удмуртской   Республики   (если   гражданин   принят   на
государственную службу по результатам конкурса);
     -  медицинское заключение о состоянии здоровья ;
     -  письменный трудовой договор;
     -   копия   распорядительного   документа   о   назначении  на
государственную   должность   государственной   службы   Удмуртской
Республики;
     -   копия   декларации   о  доходах  гражданина  и  имуществе,
принадлежащем ему на праве собственности;
     -  справка  из  органов  государственной  налоговой  службы  о
предоставлении сведений об имущественном положении;
     -   копия   трудовой   книжки   (для   руководителей   органов
исполнительной власти Удмуртской Республики).
     3. В  процессе  прохождения  государственной  службы к личному
делу приобщаются:
     -  дополнение к анкете установленной формы (приложение 2);
     -    документы   о   прохождении   испытания,   если   таковое
устанавливалось   (заключение   непосредственного  руководителя  по
результатам  прохождения  государственным  служащим  испытательного
срока);
     -  документы,  подтверждающие  изменение анкетнобиографических
данных,  характеризующие  профессиональные,  деловые  и  личностные
качества;
     -  выписки  из протокола заседания соответствующей комиссии об
установлении стажа государственной службы;
     -   копии   деклараций   о  доходах  гражданина  и  имуществе,
принадлежащем  ему  на  праве  собственности;  справки о соблюдении
гражданином  ограничений,  связанных  с  замещением государственной
должности     государственной    службы    Удмуртской    Республики
(ежегодные);
     -  информация  о  проверке  достоверности  и полноты сведений,
представленных   гражданином   при  назначении  на  государственную
должность  государственной  службы  Удмуртской  Республики, а также
сведений   о   соблюдении  государственным  служащим  установленных
законодательством     ограничений     (в     случае     обнаружения
недостоверности или неполноты сведений);
     -    документы    о    допуске   к   сведениям,   составляющим
государственную  и  иную  охраняемую законом тайну, если исполнение
обязанностей  по  государственной  должности государственной службы
Удмуртской Республики связано с использованием таких сведений;
     -  аттестационные листы государственного служащего, прошедшего
аттестацию, отзывы, характеристики на него;
     -  копии  документов  о  результатах  сдачи  квалификационного
экзамена;
     -  представления к присвоению квалификационного разряда; копии
решений о присвоении квалификационного разряда;
     -  копии  решений  о  поощрении  государственного служащего, а
также  копии  решений о наложении на него дисциплинарного взыскания
и его снятии;
     -  копии  дипломов  и  свидетельств о дополнительно полученном
образовании,  прохождении  повышения квалификации, профессиональной
переподготовки,  присуждении  ученой  степени  и присвоении ученого
звания;
     -  копии  документов  о  результатах  прохождения конкурсов на
замещение   вакантной   государственной  должности  государственной
службы Удмуртской Республики;
     -  копии  документов о включении в резерв кадров на выдвижение
на  вышестоящие  государственные  должности  государственной службы
Удмуртской Республики и исключении из резерва;
     -   представление   соответствующего   лица  (если  назначение
осуществляется    по    соответствующему    представлению),   копии
распорядительных  документов о назначении на другую государственную
должность    государственной    службы    Удмуртской    Республики,
прекращении государственной службы;
     -  запрос  органа  государственной  власти  о передаче личного
дела   государственного  служащего  в  случае  его  увольнения  или
перевода на новое место государственной службы;
     -   данные   об   ознакомлении  государственного  служащего  с
материалами  его  личного  дела, а также его письменные объяснения,
если такие объяснения сделаны им.
     -  должностная инструкция;
     -    биографическая    справка    государственного   служащего
(приложение 3).
     4. Все    поступающие   в   личное   дело   документы   должны
располагаться в хронологическом порядке.

          3. Порядок заполнения документов в личном деле

     1. Анкета       заполняется      государственным      служащим
собственноручно.  В  анкете  не  допускаются  сокращения, прочерки,
исправления.
     При   заполнении   анкеты  используются  следующие  документы:
паспорт,  трудовая  книжка, военный билет, документы об образовании
(диплом,   свидетельство,   аттестат,   удостоверение),  документы,
подтверждающие ученую степень (ученое звание), и другие документы.
     Кадровая   служба   органа  исполнительной  власти  Удмуртской
Республики,  государственного  органа Удмуртской Республики обязана
проверить  полноту  и правильность заполнения анкеты в соответствии
с  предъявленными документами. Анкета заверяется подписью работника
кадровой службы, печатью и датой.
     2. Автобиография   составляется   государственным  служащим  в
произвольной  форме  собственноручно.  В  содержании  автобиографии
отражаются:  фамилия, имя, отчество гражданина, число, месяц, год и
место   рождения,   полученное   образование   (где,  когда,  какая
специальность    и    в   каких   учебных   заведениях),   трудовая
деятельность,   получение  дополнительного  образования,  окончание
курсов   повышения   квалификации,   переподготовка,   изменения  в
биографии  и  другие  сведения,  которые  желает  осветить  в своей
автобиографии поступающий на государственную службу.
     3. Дополнение   к   анкете   заполняется  кадровой  службой  в
процессе   прохождения   государственной   службы   государственным
служащим.
     В  первом  разделе  дополнения к анкете фиксируются сведения о
назначениях  и перемещениях по службе с указанием дат назначения на
должность  и  освобождения  от  нее,  со  ссылкой  на  документы  о
назначении, переводе, освобождении.
     Во  втором  разделе  отражаются данные об изменениях в учетных
признаках  государственного  служащего (образование, переподготовка
и   повышение  квалификации,  присвоение  ученой  степени,  ученого
звания,     прохождение    аттестации,    сдача    государственного
квалификационного  экзамена,  присвоение квалификационного разряда,
награждение  орденами  и  медалями  и  присвоение  почетных званий,
поощрения, наложение и снятие взысканий).
     Все    вносимые    изменения    должны    быть    подтверждены
соответствующими документами.
     Обязательным  реквизитом  дополнения к анкете являются отметки
о  проведении  проверок  наличия  и  состояния  личных дел. Отметка
должна  быть  следующего содержания: "личное дело проверено", дата,
подпись  проверяющего, и помещается на обратной стороне листа после
всех занесенных сведений.
     4. Все  документы  личного дела помещаются в папку, на которой
проставляется присвоенный ей порядковый номер.
     Под  этим номером личное дело регистрируется в книге (журнале)
учета  личных  дел,  в  которой  предусматриваются следующие графы:
порядковый  номер  дела,  фамилия,  имя,  отчество государственного
служащего,  дата  постановки  дела  на учет, дата снятия с учета, а
также  отметка  о  передаче личного дела государственного служащего
по новому месту государственной службы.
     После  увольнения  государственного  служащего его личное дело
извлекается  из  данной  папки, а в освободившуюся папку под тем же
номером  помещается  личное  дело  вновь принятого государственного
служащего.

             4. Порядок составления описи документов,
                      имеющихся в личном деле

     1. Каждое  личное  дело должно содержать опись входящих в него
документов.  Опись составляется на отдельном листе по установленной
форме (приложение 4) .
     2. Опись  документов состоит из сведений о порядковых номерах,
наименованиях  документов  дела, количестве листов, датах включения
документов  в  личное дело и изъятия из дела, а также данных о том,
кем изъят документ и по какой причине.
     При нумерации листов дела листы  описи нумеруются отдельно.
     3. При  подготовке личных дел к передаче на хранение в архив к
описи  составляется  итоговая запись, в которой указывается цифрами
и  прописью  количество  включенных  в  нее документов и количество
листов дела.
     Опись  подписывается  ее  составителем  с указанием должности,
расшифровки подписи и даты составления последней описи.
       5. Порядок выдачи личных дел во временное пользование
     1. Личное  дело  может  быть  выдано  во временное пользование
должностным  лицам,  круг которых определяется руководителем органа
исполнительной   власти   Удмуртской  Республики,  государственного
органа Удмуртской Республики.
     2. При   работе   с   личным   делом,  выданным  во  временное
пользование,   запрещается   производить   какие-либо  исправления,
вносить  новые записи, извлекать документы, разглашать содержащиеся
в нем конфиденциальные сведения.
     3. Для   контроля   за  своевременным  возвратом  личных  дел,
выданных   во   временное   пользование,  используется  контрольная
карточка  (приложение  5),  которая  заполняется  на  каждое личное
дело.

       6. Обязанности кадровой службы по ведению личных дел

     1. В   обязанности  кадровой  службы,  осуществляющей  ведение
личных дел, входит:
     -  приобщение  к  личным  делам  документов,  перечисленных  в
разделе 2 настоящего Положения;
     -  проверка полноты заполнения анкеты и соответствия указанных
сведений   предъявляемым   при   поступлении  документам  (паспорт,
трудовая  книжка,  военный билет, документы об образовании (диплом,
удостоверение,  свидетельство,  аттестат),  документы о присуждении
ученой  степени  и  присвоении  ученого звания (диплом, аттестат, и
другие), заверение анкеты;
     -  обеспечение сохранности и учета личных дел;
     -  обеспечение  конфиденциальности  сведений,  содержащихся  в
личных делах;
     -  ознакомление  государственных  служащих  с  документами  их
личных  дел  не  реже  одного  раза  в  год,  а  также по их личной
просьбе;
     Государственные   служащие,   уполномоченные   на   ведение  и
хранение  личных  дел,  могут  привлекаться к дисциплинарной и иной
ответственности    за    разглашение   конфиденциальных   сведений,
содержащихся  в личных делах, и за нарушение порядка ведения личных
дел.

                  7. Порядок хранения личных дел

     Личные  дела  хранятся  кадровой службой органа исполнительной
власти  Удмуртской  Республики,  государственного органа Удмуртской
Республики  как  документы строгой отчетности, отдельно от трудовых
книжек.
     Ежегодно   кадровой   службой   органа  исполнительной  власти
Удмуртской    Республики,    государственного   органа   Удмуртской
Республики  проводится  проверка  наличия  и  состояния личных дел.
Факт   проверки  фиксируется  в  дополнении  к  анкете.  Результаты
проверки  в обязательном порядке доводятся до сведения руководителя
соответствующего    органа    исполнительной    власти   Удмуртской
Республики, государственного органа Удмуртской Республики.
     Личные   дела   государственных   служащих,  освобожденных  от
замещения    государственной   должности   государственной   службы
Удмуртской  Республики,  хранятся кадровой службой соответствующего
органа     исполнительной     власти     Удмуртской     Республики,
государственного  органа  Удмуртской  Республики в течение 2 лет со
дня  освобождения  от  должности,  после чего передаются по описи в
обработанном  виде  в  архив.  Личные дела государственных служащих
являются документами постоянного срока хранения.
     Для  хранения  личных дел используются сейфы или опечатываемые
металлические   шкафы,  в  которых  личные  дела  располагаются  по
порядку номеров.

                                                      Приложение 1
                                      к Положению о порядке ведения
                                        личных дел государственных
                                     служащих Удмуртской Республики

                            А Н К Е Т А
                   (заполняется собственноручно)

                                           Место для фотографии 4х6

     1. Фамилия _____________
     Имя ___________________
     Отчество _______________

2. Если изменяли фамилию,
   имя или отчество, то укажите
   их, а также когда и по
   какой причине

3. Дата и место рождения
   (село, деревня, город, район,
   область, край, республика,
   страна)

4. Национальность

5. Гражданство (если изменяли,
   то укажите, когда и по какой
   причине)

6. Образование, когда и какие
   учебные заведения окончили,
   номера дипломов.
   Специальность по диплому
   Квалификация по диплому

7. Ученая степень, ученое звание,
   когда присвоены, номера
   дипломов

8. Какими иностранными языками
   и языками народов Российской
   Федерации владеете свободно
   и можете объясняться

9. Были ли Вы судимы, когда
   и за что

10 Были ли за границей, где,
   когда и с какой целью

     11. Выполняемая   работа   с   начала   трудовой  деятельности
(включая  учебу  в высших и средних специальных заведениях, военную
службу,    работу    по    совместительству,    предпринимательскую
деятельность и т. п.).
     При   заполнении   данного   пункта   необходимо   именовать
учреждения,  организации  и предприятия так, как они назывались в
свое  время,  военную  службу  записывать с указанием должности и
номера воинской части.

Дата            Должность с указанием учреждения,        Местонахождение
                организации, предприятия                 учреждения,
                (независимо от собственности и           организации,
                ведомственной принадлежности)            предприятия

поступ ухода
ления

     12. Ваши  близкие  родственники  (жена, муж, дети, отец, мать,
братья, сестры).

Степень   Фамилия, имя,   Дата, место      Место работы,        Адрес места
родства                     рождения         должность           жительства


     *  Если  родственники  изменяли  фамилии,  имена, отчества, то
необходимо указать их прежние фамилии, имена, отчества
     13. Имеются  ли  у Вас или жены (мужа) родственники, постоянно
проживающие  за  границей  (укажите  их фамилию, имя, отчество, год
рождения,  степень  родства, место жительства, с какого времени они
проживают за границей)
     14. Отношение к воинской обязанности и воинское звание
     15. Домашний адрес и номер телефона
     16. Паспорт или документ, его заменяющий
     (номер, серия, кем и когда выдан)
     17. Страховое   свидетельство   государственного   пенсионного
страхования
     18. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)
     19. Дополнительные  сведения (государственные награды, участие
в  выборных  представительных  органах,  а также другая информация,
которую оформляемый желает сообщить о себе)

     "  "         20___ г.                    Подпись
     дата заполнения

          Фотокарточка и данные о трудовой деятельности,
           учебе оформляемого соответствуют документам,
            удостоверяющим личность, записям в трудовой
                книжке, документам об образовании,
                          воинской службе
     М.П. ________________________________________
     (подпись, фамилия работника кадровой службы)
     "_______"__________________20___ года


                                                       Приложение 2
                                      к Положению о порядке ведения
                                         личных дел государственных
                                     служащих Удмуртской Республики

                        Д О П О Л Н Е Н И Е
                             К АНКЕТЕ

     Фамилия             ___________________________            Имя
________________________ Отчество _____________________________
          I. Данные о назначениях после заполнения анкеты

Д О Л Ж Н О С Т Ь                         Местонахождение      Дата         Дата
с указанием наименования органа          государственного   назначения,  освобождения,
государственной власти                     органа          N документа   N документа
                                                             

   II. Данные об изменениях в учетных признаках государственного
                 служащего после заполнения анкеты

1. Образование, переподготовка, повышение квалификации

Дата       Учебное заведение        Специальность, тема              Номер диплома,
                                                                     сертификата,
                                                                     свидетельства

2. Присвоение ученой степени, ученого звания

Дата       Учебное заведение               Ученое звание,        Основание
                                           ученая степень         записи



3. Прохождение аттестации, сдача государственного квалификационного экзамена


Дата       Результат аттестации, государственного            Основание
           квалификационного экзамена                         записи



4. Присвоение квалификационного разряда

Дата       Квалификационный разряд                                Основание
                                                                  записи


5. Награды и почетные звания

Дата        Наименование награды, почетного звания         Основание записи
награждения



6. Поощрения

Дата        Вид                                            Основание записи


7. Данные о наложении и снятии взысканий

Дата    Вид           За что (сущность дела)            Основание   Когда     Основание
        взыскания                                       записи      снято     записи


8. Изменения в остальных учетных признаках

Дата                 Х А Р А К Т Е Р     И З М Е Н Е Н И Я                Основание
происшедшего                                                               записи
изменения



Личное дело          Личное дело          Личное дело          Личное дело
проверено            проверено            проверено            проверено
"____"_______20___   "____"_______20___   "____"________20___  "____"________20___
г.                   г.                   г.                   Подпись____________
Подпись__________    Подпись___________   Подпись____________


                           C П Р А В К А
                                                                   Место для
                                                                   фотографии 4 х 6

фамилия имя отчество
Дата рождения
Место рождения
Национальность
Образование
Окончил
Специальность
Ученая степень, ученое звание
Какими иностранными языками владеет
Государственные награды, поощрения


                          РАБОТА В ПРОШЛОМ

Годы работы        Должность с указанием учреждения, организации. 
                   Местонахождение организации.


     Руководитель кадровой службы _________________________
     Подпись
     "___"_______________20___г.


                                                      Приложение  4
                                      к Положению о порядке ведения
                                         личных дел государственных
                                     служащих Удмуртской Республики

                             О П И С Ь
                документов, имеющихся в личном деле
     ____________________________________________________
     фамилия
     ____________________________________________________
     имя, отчество

NNN   Наименование документа       Дата         Кол-во     Дата       Кем изъят и причина
                                   включения в  листов     изъятия
                                   личное дело


     Итого             документов            :            __________
(____________________________________)
     Количество       листов       в      деле      :      _________
(_____________________________________)
     Личное дело сформировано Опись переписана
     "_____"_____________20___ г. "___"________20____ г.


                                                       Приложение 5
                                      к Положению о порядке ведения
                                        личных дел государственных
                                     служащих Удмуртской Республики


                       КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
     Личное                                                    дело
N________________________________________________________
     Фамилия ___________________________________________________
     Имя
_________________________________________________________________
     Отчество
_____________________________________________________________
     Отметки о выдаче личного дела

Дата       Кому выдано         Расписка       N телефона   Дата
Выдачи                         в получении                 Возврата





                       КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
     Личное                                                    дело
N________________________________________________________
     Фамилия ___________________________________________________
     Имя
_________________________________________________________________
     Отчество
_____________________________________________________________
     Отметки о выдаче личного дела

Дата       Кому выдано         Расписка       N телефона   Дата
Выдачи                         в получении                 Возврата