Указ Президента Карачаево-Черкесской Республики от 30.05.2003 № 69

 



                       РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

                               УКАЗ

            ПРЕЗИДЕНТА КАРАЧАЕВО-ЧЕРКЕССКОЙ РЕСПУБЛИКИ

                                   Утратил силу - Указ Президента
                                  Карачаево-Черкесской Республики
                                       от 30.07.2008 г. N 113

Об утверждении  Положения  об  Отделе  делопроизводства  и   архива
Президента и Правительства Карачаево-Черкесской Республики

    В целях        осуществления        полномочий       Президента
Карачаево-Черкесской Республики, Правительства Карачаево-Черкесской
Республики,    обеспечения    функционирования    единой    системы
делопроизводства  в  Администрации  Президента,  Управлении  Делами
Президента   и   Правительства   Карачаево-Черкесской   Республики,
министерствах,    ведомствах     и     территориальных     районных
государственных администрациях
ПОСТАНОВЛЯЮ:
    Утвердить Положение   об   Отделе   делопроизводства  и  архива
Президента и Правительства Карачаево-Черкесской Республики согласно
приложению.


Президент Карачаево-Черкесской
Республики                                             В.М. Семенов


г. Черкесск
Дом Правительства
30 мая 2003 года
     N 69











                                    Приложение к Указу Президента
                                    Карачаево-Черкесской Республики
                                    от 30.05.2003 N 69

                             ПОЛОЖЕНИЕ
         об Отделе делопроизводства и архива Президента и
           Правительства Карачаево-Черкесской Республики

                        1. Общие положения

    Отдел делопроизводства  и  архива  Президента  и  Правительства
Карачаево-Черкесской Республики (далее - Отдел  делопроизводства  и
архива)   является  структурным  подразделением  Управления  Делами
Президента   и   Правительства   Карачаево-Черкесской   Республики,
обеспечивающим совместно с органами исполнительной власти и другими
государственными   органами   реализацию   полномочий    Президента
Карачаево-Черкесской        Республики        и       Правительства
Карачаево-Черкесской Республики.
    Отдел делопроизводства    и   архива   в   своей   деятельности
руководствуется  Конституцией  Российской  Федерации,  федеральными
законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации,
постановлениями   и   распоряжениями    Правительства    Российской
Федерации,     Конституцией     Карачаево-Черкесской    Республики,
республиканскими  законами,  указами  и  распоряжениями  Президента
Карачаево-Черкесской  Республики,  постановлениями и распоряжениями
Правительства  Карачаево-Черкесской   Республики,   постановлениями
Президиума     Правительства    Карачаево-Черкесской    Республики,
Регламентом Правительства республики,  основными положениями Единой
государственной     системы     делопроизводства,     ГОСТами    на
организационно-распорядительную   документацию,   инструкциями   по
ведению  делопроизводства  и  архива,  настоящим Положением.  Отдел
делопроизводства  и  архива  осуществляет  свою   деятельность   во
взаимодействии  с  другими  структурными подразделениями Управления
Делами Президента и Правительства Карачаево-Черкесской  Республики,
аппарата   Народного   Собрания  (Парламента)  Карачаево-Черкесской
Республики,  органами исполнительной власти республики  и  местного
самоуправления.

       II Основные задачи и функции Отдела делопроизводства
                             и архива

    Основными задачами Отдела делопроизводства и архива являются:
    обеспечение реализации          полномочий           Президента
Карачаево-Черкесской    Республики,    Правительства    республики;
    организация и  обеспечение  функционирования  в  подразделениях
Управления  Делами  Президента и Правительства Карачаево-Черкесской
Республики, территориальных районных государственных администрациях
единой системы делопроизводства;
    осуществление контроля за соблюдением требований инструкции  по
делопроизводству   и   ГОСТов   на  организационно-распорядительную
документацию;
    проведение экспертизы   проектов   документов,   представляемых
исполнителями в Отдел делопроизводства и архива;
    оформление и    выпуск   указов   и   распоряжений   Президента
Карачаево-Черкесской  Республики,  постановлений   и   распоряжений
Правительства    Карачаево-Черкесской   Республики,   постановлений
Президиума Правительства республики;
    копирование указов        и       распоряжений       Президента
Карачаево-Черкесской  Республики,  постановлений   и   распоряжений
Правительства    Карачаево-Черкесской   Республики,   постановлений
Президиума Правительства республики,  их  учет,  хранение,  ведение
базы данных актов Карачаево-Черкесской Республики;
    направление актов       Президента       и        Правительства
Карачаево-Черкесской  Республики  в  соответствии  с  установленным
порядком в федеральные  государственные  органы,  другие  органы  и
организации согласно договорам и установленному указателю рассылки,
а  также  в  средства   массовой   информации   для   опубликования
нормативных правовых актов Карачаево-Черкесской Республики;
    участие в   подготовке   материалов   для   издания    Сборника
нормативных правовых актов республики;
    совершенствование ведения делопроизводства на основе применения
современной вычислительной и организационной техники;
    проведение систематического      анализа      документооборота,
представление   предложений   Главе   Администрации   Президента  -
Управляющему Делами Президента и Правительства Карачаево-Черкесской
Республики  по  совершенствованию  делопроизводства в Администрации
Президента  Карачаево-Черкесской  Республики,   Управлении   Делами
Президента и Правительства республики;
    участие в   организации   учебы    для    работников    органов
исполнительной  власти Карачаево-Черкесской Республики по вопросам,
касающимся делопроизводства и архива;
    участие в   разработке   инструкций   и  рекомендаций  в  части
организации делопроизводства и работы архива;
    подготовка проектов    актов    Президента    и   Правительства
Карачаево-Черкесской  Республики   по   вопросам,   относящимся   к
компетенции Отдела делопроизводства и архива;
    разработка примерной  и  утверждение  в  установленном  порядке
сводной   номенклатуры  дел  структурных  подразделений  Управления
Делами Президента и Правительства Карачаево-Черкесской Республики;
    организационно-методическое руководство                службами
делопроизводства в  Администрации  Президента  Карачаево-Черкесской
Республики   и   Управлении   Делами   Президента  и  Правительства
Карачаево-Черкесской Республики, министерствах и ведомствах;
    документационное и     техническое     обеспечение    заседаний
Правительства Карачаево-Черкесской Республики и  его  Президиума  и
иных    мероприятий,    проводимых    Президентом,    Председателем
Правительства    Карачаево-Черкесской    Республики,    составление
стенограмм и протоколов заседаний;
    прием, учет и направление  адресатам  поступающей  и  исходящей
корреспонденции;
    ведение справочной работы по входящим и исходящим документам;
    выполнение машинописных,       копировально-множительных      и
стенографических работ;
    подготовка предложений  по  составу и форме бланочной продукции
Администрации    Президента    Карачаево-Черкесской     Республики,
Управления  Делами  Президента и Правительства Карачаево-Черкесской
Республики;
    осуществление контроля   за   изготовлением,  использованием  и
хранением   гербовых   бланков   Президента    Карачаево-Черкесской
Республики и Правительства республики;
    обеспечение бланочной  продукцией  Администрации  Президента  и
структурных    подразделений   Управления   Делами   Президента   и
Правительства Карачаево-Черкесской Республики;
    оформление заказов  на  приобретение копировально-множительной,
машинописной,  звукозаписывающей и другой  организационной  техники
для  выполнения  задач,  возложенных  на  Отдел  делопроизводства и
архива;
    ведение переписки по вопросам, относящимся к компетенции Отдела
делопроизводства и архива.

         III. Полномочия Отдела делопроизводства и архива

    Отдел делопроизводства и архива имеет право:
    осуществлять контроль   за   состоянием   делопроизводства    в
Администрации  Президента  и  структурных подразделениях Управления
Делами Президента и Правительства Карачаево-Черкесской Республики;
    проводить проверки  соблюдения  установленного порядка работы с
документами в Администрации Президента,  структурных подразделениях
Управления  Делами  Президента и Правительства Карачаево-Черкесской
Республики, министерствах и ведомствах;
    возвращать исполнителям  проекты  постановлений,  распоряжений,
другие   документы,   составленные   с   нарушением   установленных
требований;
    запрашивать и получать в установленном порядке  от  структурных
подразделений   Управления   Делами   Президента   и  Правительства
Карачаево-Черкесской  Республики,  органов  исполнительной  власти,
органов  местного  самоуправления,  организаций независимо от формы
собственности  и   ведомственной   принадлежности,   информацию   и
сведения,   необходимые   для   осуществления   задач   и  функций,
возложенных на Отдел делопроизводства и архива;
    требовать своевременного представления материалов к заседаниям,
другим мероприятиям,  проводимым  Президентом  Карачаево-Черкесской
Республики,  Председателем  Правительства  республики  по вопросам,
касающимся компетенции Отдела делопроизводства и архива;
    вносить Главе  Администрации  Президента  - Управляющему Делами
Президента   и   Правительства   Карачаево-Черкесской    Республики
предложения   по  итогам  проверок  состояния  делопроизводства,  о
привлечении к  дисциплинарной  ответственности  должностных  лиц  в
случаях нарушения ими установленных правил работы с документами.
    Указания Отдела  делопроизводства  и   архива   по   устранению
выявленных недостатков и нарушений в оформлении проектов документов
являются   обязательными   для   служб,   представляющих    проекты
документов.

      IV.   Организация деятельности Отдела делопроизводства
                             и архива

    Отдел делопроизводства и архива возглавляет начальник,  который
назначается  на  должность и освобождается от должности Президентом
Карачаево-Черкесской    Республики    по    представлению     Главы
Администрации   Президента -  Управляющего   Делами   Президента  и
Правительства Карачаево-Черкесской Республики.
    Начальник Отдела делопроизводства и архива:
    осуществляет непосредственное руководство деятельностью Отдела;
    организует работу      по     документационному     обеспечению
Администрации   Президента   Карачаево-Черкесской   Республики    и
Управления  Делами  Президента и Правительства Карачаево-Черкесской
Республики;
    самостоятельно принимает  решения  по  вопросам,  относящимся к
компетенции  Отдела  делопроизводства  и  архива,  кроме  вопросов,
требующих   согласования   в   установленном   порядке   с  другими
подразделениями   или   должностными   лицами   Управления   Делами
Президента и Правительства Карачаево-Черкесской Республики;
    организует взаимодействие      Отдела      со      структурными
подразделениями   Управления   Делами  Президента  и  Правительства
Карачаево-Черкесской  Республики   и   другими   организациями   по
вопросам,  относящимся  к  компетенции  Отдела  делопроизводства  и
архива;
    подготавливает предложения  и  визирует в установленном порядке
документы,  связанные с  деятельностью  Отдела  делопроизводства  и
архива;
    проводит экспертизу актов  Карачаево-Черкесской  Республики  на
соответствие правилам оформления документов и визирует их;
    согласовывает нормативные акты, документы и материалы, которыми
предусматривается  внесение дополнений и изменений в единую систему
делопроизводства;
    вносит предложения  по  структуре,  штатной  численности Отдела
делопроизводства и архива,  назначению и  освобождению  сотрудников
Отдела;
    определяет порядок работы подразделений Отдела делопроизводства
и архива и его сотрудников;
    разрабатывает и  вносит  на  утверждение  положение  об  Отделе
делопроизводства и архива, должностные инструкции сотрудников;
    осуществляет распределение  обязанностей   между   сотрудниками
Отдела делопроизводства и архива, обеспечивает повышение их деловой
квалификации и профессиональных знаний;
    несет персональную ответственность за выполнение возложенных на
Отдел задач и функций с учетом предоставленных прав;
    вносит предложения    по   улучшению   условий   оплаты   труда
сотрудников Отдела, их поощрению и наложению взысканий.
    В состав  Отдела  делопроизводства  и  архива  входят следующие
подразделения:
    сектор по обработке проектов документов;
    сектор по обработке и выпуску документов;
    сектор программирования,  обработки,  хранения текущих архивных
документов, ведения базы данных;
    бюро по производству машинописных работ;
    бюро по производству множительных работ.
    Каждое подразделение   выполняет   определенные   функции   для
документационного обеспечения  Отделом  делопроизводства  и  архива
деятельности    Президента    Карачаево-Черкесской   Республики   и
Правительства Карачаево-Черкесской Республики.

                      Сектор делопроизводства

    осуществляет прием,  регистрацию, оформление учетно-контрольных
карточек  на входящую и внутреннюю корреспонденцию и направление ее
адресатам;
    проверяет комплектность поступившей корреспонденции, составляет
акты в случае повреждения пакета или недостачи вложения;
    составляет реестры,   оформляет   исходящую  корреспонденцию  и
направляет адресатам;
    ведет учет  и  осуществляет  контроль  за прохождением входящей
корреспонденции;
    готовит оперативные    отчеты    по    исполнению   контрольных
документов, аналитические отчеты о документообороте;
    ведет справочно-информационную работу по делопроизводству;
    оформляет законченные делопроизводством документы и готовит  их
к сдаче в архив.

              Сектор по обработке проектов документов

    осуществляет прием и регистрацию проектов указов,  распоряжений
Президента   Карачаево-Черкесской   Республики,   постановлений   и
распоряжений    Правительства    Карачаево-Черкесской   Республики,
постановлений его Президиума;
    проверяет правильность   оформления   проектов   документов   в
синтаксическом,  орфографическом плане, их соответствие требованиям
Инструкции  по  делопроизводству  в  органах  исполнительной власти
Карачаево-Черкесской   Республики,   Закона    Карачаево-Черкесской
Республики   "О  нормативных  правовых  актах  Карачаево-Черкесской
Республики",   наличие   необходимых   документов   к   проекту   и
согласований с заинтересованными министерствами и ведомствами;
    обеспечивает подготовку и  проведение  заседаний  Правительства
Карачаево-Черкесской Республики и его Президиума;
    оформляет протоколы и стенограммы заседаний  в  соответствии  с
установленными требованиями,  ведет справочно-информационную работу
по  проектам  документов,  составляет   справки   о   качестве   их
подготовки.

             Сектор по обработке и выпуску документов

    обеспечивает считывание  документов  перед выпуском и проверяет
правильность   оформления   указов   и   распоряжений    Президента
Карачаево-Черкесской   Республики,   постановлений  и  распоряжений
Правительства  республики,  постановлений  его  Президиума,  других
документов   и   их   соответствие   правилам   русского   языка  и
установленным требованиям;
    ведет учет  подготовленных  к  выпуску  документов  по  видам в
установленном порядке;
    обеспечивает множение и комплектование документов;
    осуществляет контроль за сроками выпуска документов;
    оформляет и  направляет  копии  документов в центральные органы
государственной власти  Российской  Федерации,  а  также  в  другие
органы и организации в соответствии с указателем рассылки;
    ведет электронную,    справочно-информационную    работу     по
документам, имеющимся в секторе;
    готовит информационно-аналитические отчеты о  выпущенных  актах
Карачаево-Черкесской Республики;
    ведет работу по учету и хранению законченных  делопроизводством
дел и документов, подготовке и передаче их в архив в соответствии с
установленными требованиями.

        Сектор программирования, обработки хранения текущих
             архивных документов, ведения базы данных

    осуществляет программное  обеспечение существующей компьютерной
техники в Отделе делопроизводства и архива,  в приемных Президента,
Председателя  Правительства  Карачаево-Черкесской  Республики и его
заместителей;
    осуществляет контроль    за   работой   компьютерной   техники,
составляет   заявки    на    приобретение    звукозаписывающей    и
организационной техники, сопутствующих материалов;
    обеспечивает ведение базы данных о принятых и действующих актах
Президента    Карачаево-Черкесской   Республики   и   Правительства
республики;
    принимает на   хранение  в  установленном  порядке  законченные
делопроизводством      документы      Администрации      Президента
Карачаево-Черкесской  Республики,  Управления  Делами  Президента и
Правительства республики;
    обеспечивает сохранность   дел   в   архиве  в  соответствии  с
действующими инструкциями и правилами;
    организует работу экспертной архивной комиссии;
    ведет учет      документов,      хранящихся      в      архиве,
справочно-информационную работу по ним;
    отбирает документы  для  сдачи  в  государственный   архив   на
постоянное  хранение  и  для  уничтожения  в  соответствии с актами
экспертной комиссии;
    выдает документы     с     разрешения     начальника     Отдела
делопроизводства и  архива  для  временного  пользования,  а  также
готовит  и  выдает необходимые справки по документам,  хранящимся в
архиве;
    ведет организационно-методическую    работу   в   Администрации
Президента  Карачаево-Черкесской  Республики,   Управлении   Делами
Президента  и  Правительства  республики  по  вопросам оформления и
сдачи документов в архив;
    готовит к  утверждению в установленном порядке проект примерной
и сводной номенклатуры дел;
    готовит отчеты о работе подразделения по установленным формам.

              Бюро по производству машинописных работ

    обеспечивает учет и регистрацию заказов на машинописные работы,
их выполнение в соответствии с установленными требованиями;
    осуществляет печатание  в соответствии с ГОСТами,  требованиями
инструкций   по   делопроизводству    актов    Карачаево-Черкесской
Республики,   писем   Президента  Карачаево-Черкесской  Республики,
Председателя  Правительства  республики  и  его   заместителей   на
гербовых бланках;
    осуществляет контроль за соблюдением  установленных  требований
при оформлении документов, поступающих в бюро;
    ведет учет принимаемых документов,  бланков документов, а также
контроль  за исполнением заявок и учет выполненного объема печатных
работ;
    готовит отчет о выполненных работах;
    обеспечивает рабочее   состояние   имеющейся    организационной
техники;
    готовит заявку о необходимом инвентаре  для  исполнения  задач,
возложенных на бюро.

              Бюро по производству множительных работ

    производит множение актов Карачаево-Черкесской Республики;
    ведет учет   бланочной   продукции   Администрации   Президента
Карачаево-Черкесской  Республики,  Управления  Делами  Президента и
Правительства   республики   в   соответствии   с    установленными
требованиями;
    осуществляет регистрацию  и  учет   заказов   на   производство
множительных работ;
    выполняет множение   документов   с   рукописных   и   печатных
оригиналов;
    ведет систематический             учет              выполненных
копировально-множительных работ и расходования материалов;
    готовит аналитические отчеты о проделанной работе;
    обеспечивает рабочее    состояние    организационной   техники,
принимает  меры  по  проведению  ее  профилактического  осмотра   и
ремонта, составляет заявку на инвентарь.
    Для осуществления функций,  возложенных  на  подразделения,  их
руководители  и сотрудники,  являющиеся государственными служащими,
наделяются   необходимыми   правами,    обязанностями    и    несут
ответственность  в  соответствии  с Федеральным законом "Об основах
государственной    службы    Российской     Федерации",     Законом
Карачаево-Черкесской    Республики    "О   государственной   службе
Карачаево-Черкесской  Республики",   иными   нормативными   актами,
регулирующими порядок и условия прохождения государственной службы,
а также настоящим Положением.
    Отдел делопроизводства  и  архива имеет простую круглую печать,
штампы и бланки с обозначением своего наименования,  а также печать
и  штамп  с  наименованием  сектора  делопроизводства  и  печать  с
наименованием сектора по обработке и выпуску документов.


Заместитель Главы Администрации Президента-
Управляющего Делами Президента и
Правительства Карачаево-Черкесской
Республики                                             Л.В. Глухова