Постановление Правительства Республики Дагестан от 07.04.2008 № 90

    Передача  документов  одним  исполнителем другому или из одного 
подразделения  в  другое  осуществляется  только через службу ДОУ с 
отметкой в учетно-контрольной карточке.
    42.  Ответственность  за  исполнение поручения, возложенного на 
нескольких   работников,  несет  работник,  указанный  в  резолюции  
первым.  Ему передается подлинник документа и предоставляется право 
созыва    соисполнителей,    он   также   обязан   организовать   и   
проконтролировать   исполнение   документа  в  установленный  срок.  
    Подлинник    документа,    который    исполняется   несколькими   
подразделениями   исполнительного  органа,  получает  ответственный  
исполнитель,     остальным     исполнителям    передаются    копии.    
    Соисполнители   документа   несут   равную  ответственность  за  
своевременную  и  качественную  подготовку проектов документов и по 
требованию  ответственного  исполнителя  должны представить ему все 
необходимые материалы.
    На   документах,   решение   по   которым  надлежит  принять  в  
оперативном  порядке,  исполнитель  на  нижнем  поле  первого листа 
делает  отметку,  кем  и  когда  решен  вопрос,  заверяет  ее своей 
подписью с указанием даты.
    43.   Служба  ДОУ  систематически  проверяет  в  подразделениях  
исполнительного   органа   исполнение  документов,  находящихся  на  
контроле,    в   необходимых   случаях   информирует   руководителя   
исполнительного        органа        для        принятия       мер.       
      
   VI. Организация обработки и передачи отправляемых документов
       
    44.  Исходящая корреспонденция подразделений отправляется через 
службу ДОУ исполнительного органа.
    45. Документы, отправляемые исполнительным органом, пере-даются 
почтовой и электрической связью.
    Обработка    документов    для    отправки    почтовой   связью   
осуществляется  службой ДОУ исполнительного органа в соответствии с 
Правилами  оказания  услуг  почтовой  связи.  Работник  службы  ДОУ  
проверяет   правильность   оформления   исходящей  корреспонденции,  
составляет реестр.
    Отделению   связи   исходящая  корреспонденция  передается  под  
расписку в реестре.
    С  помощью  средств электрической связи служба ДОУ осуществляет 
передачу    телеграмм,   факсограмм,   телефонограмм,   электронных   
документов.
    46.  Документы для отправки передаются полностью оформлен-ными, 
зарегистрированными, с указанием почтового адреса, номера телефона, 
электронного     адреса    или    с    указанием    на    рассылку.    
    47.  Документы,  подлежащие  отправке,  должны обрабатываться и 
отправляться  в  день  их  подписания  или  не  позднее  следующего  
рабочего дня.
    Письма, адресованные организациям, администрациям муниципальных 
районов   и  городских  округов,  направляются  адресату,  копия  с  
отметкой   о  приеме  к  отправке  с  указанием  даты  возвращается  
исполнителю,  вторая  копия  остается  в  службе  ДОУ,  а в журнале 
рассылки   документов  делается  отметка  о  приеме  к  отправке  с  
указанием  даты.  Неправильно  оформленные  документы к отправке не 
допускаются    и   возвращаются   исполнителям   для   исправления.   
    48.   Регистрация   исходящей   корреспонденции,   доставляемой   
адресатам  через  курьера,  производится в книге учета документов с 
указанием  наименования  учреждения,  которому  адресован документ, 
названия  документа,  его номера, даты принятия и вручения, фамилии 
лица,      получившего      документ,      и      его      подписи.      
    49.   Досылка   или   замена   разосланного   ранее   документа   
осуществляется   по   указанию  лица,  подписавшего  документ,  или  
руководителя службы ДОУ.

          VII. Порядок прохождения внутренних документов

    50. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и 
оформления    должно   соответствовать   прохождению   отправляемых   
документов,   а  на  этапе  исполнения  –  поступающих  документов.  
    51.  Проекты  распорядительных  документов  после  подготовки и 
согласования  с  заинтересованными  подразделениями  и должностными 
лицами  передаются  в  службу ДОУ, которая осуществляет контроль за 
правильностью их оформления.
    Оформленные   документы   передаются   на  подпись  руководству  
исполнительного    органа    в    соответствии   с   распределением   
обязанностей.     После    подписания   документы   регистрируются.   
    52.    Размноженные    экземпляры   подписанных   руководителем   
исполнительного   органа   и   зарегистрированных  распорядительных  
документов  в  обязательном  порядке рассылаются в подразделения, в 
ведении      которых     находятся     рассматриваемые     вопросы.     
    53.  Передача  документов  между подразделениями осуществляется 
через  лиц,  ответственных за ведение делопроизводства в конкретном 
подразделении.  Документы  передаются  с соответствующей отметкой в 
РКФ.

                 VIII. Учет количества документов
         
    54.  Учет  количества документов за определенный период времени 
(год,          месяц)          проводится          по          РКФ.          
    Результаты учета количества документов обобщаются службой ДОУ и 
представляются руководству.
    Учет количества документов может проводиться по исполнительному 
органу     в     целом    или    по    отдельным    подразделениям.    
        
               IX. Работа исполнителей с документами
         
    55.  Исполнение  документа  предусматривает:  сбор  и обработку 
необходимой   информации,   подготовку   проекта   документа,   его   
оформление,     согласование,     представление    на    подписание    
(утверждение)      руководством    исполнительного    органа    или    
руководителями  подразделений,  подготовку  к  пересылке  адресату.  
    Исполнитель   определяет   необходимое  количество  экземпляров  
документа,   передает   документ  на  тиражирование.  На  документ,  
рассылаемый   более   чем  в  четыре  адреса,  исполнитель  готовит  
указатель на рассылку.
    56.   При   оперативном   решении   вопросов   без  составления  
дополнительных  документов исполнитель делает отметки на документе: 
о  дате  поступления,  о  датах  промежуточного  исполнения (запрос 
сведений,  телефонные  переговоры  и  т.д.),  о  дате и результатах 
окончательного исполнения.
    Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
        
    X. Учет и использование документов (изданий) с грифом "Для
                      служебного пользования"

    57.   Учет   документов  (изданий)  с  грифом  "Для  служебного  
пользования"   ведется   службой   ДОУ  в  журнале  учета  входящих  
документов "Для служебного пользования".
    58.   Регистрации   подлежат   все   без  исключения  документы  
(издания),    имеющие    гриф    "Для    служебного   пользования".   
    К  регистрационному  номеру  документа  (издания) с грифом "Для 
служебного      пользования"      добавляются      буквы     "ДСП".     
    В   журнале   учета   входящей   документации  "Для  служебного  
пользования"   указывается   количество   поступивших   экземпляров   
документа          (издания)          и          их         номера.         
    На  титульном  листе  в правом верхнем углу документа (издания) 
проставляется    соответствующий    гриф    и   номер   экземпляра.   
    59.  Документы (издания) с грифом "Для служебного пользования", 
поступившие  в службу, регистрируются в тот же день и докладываются 
руководителю  исполнительного  органа.  Рассмотренные  документы  в  
соответствии  с  поручением  передаются  под  роспись  в  журнале в 
подразделения     исполнительного     органа     для    исполнения.    
    Пересылка  документов  органам  или организациям осуществляется 
фельдъегерской службой или спецсвязью.
    Исходящий  номер  документа  (издания) с грифом "Для служебного 
пользования"   состоит   из   индекса   отдела  и  номера  дела  по  
номенклатуре   с  добавлением  букв  "ДСП"  (например:  10-04  "Для  
служебного   пользования").   Печатание   проектов   документов   и   
копирование   документов  с  грифом  "Для  служебного  пользования"  
осуществляется службой ДОУ.
    60.  Уничтожение  документов (изданий) с грифом "Для служебного 
пользования"  производится  по  акту и с соответствующей отметкой в 
журнале.
    61.   Все   документы   (издания)   с  грифом  "Для  служебного  
пользования"    должны    храниться    в    металлических   шкафах.   
    62.   Запрещается   пользоваться   данными,   содержащимися   в   
документах  с  грифом  "Для  служебного  пользования",  в публичных 
выступлениях      в      печати,      по      радио      и     т.д.     
    63.  Проверка  наличия  документов  с  грифом  "Для  служебного  
пользования"  производится  не  реже  одного  раза в год специально 
создаваемой для этого комиссией.
    В случае утраты документа с грифом "Для служебного пользования" 
руководитель подразделения информирует руководителя исполнительного 
органа,   проводит   расследование   и  о  результатах  информирует  
руководителя исполнительного органа.
    64.    Ответственность    за   организацию   учета,   хранение,   
размножение,   использование и уничтожение документов с грифом "Для 
служебного    пользования"    возлагается    на    соответствующего    
специалиста       подразделения      или      должностное     лицо.     

             ХI. Порядок работы с обращениями граждан
         
    65.   Организация  и  обеспечение  своевременного  рассмотрения  
письменных  и устных обращений граждан и их централизованного учета 
осуществляются службой ДОУ.
    66.   Письменные   обращения   граждан  регистрируются  в  день  
поступления   в   службе   ДОУ,   информация   о   них  вводится  в  
специализированную информационную систему.
    67.  Зарегистрированные  обращения  граждан  в  зависимости  от  
содержащихся   в  них  вопросов  направляются  с  сопроводительными  
письмами   в   соответствующие  подразделения,  в  ведении  которых  
находятся подлежащие рассмотрению вопросы.
    68. Передача зарегистрированных письменных обращений граждан из 
одного  подразделения  в  другое  производится  через  службу  ДОУ.  
    69.  Поступившие  в  подразделения письменные обращения граждан 
рассматриваются  в  срок  не  более 15 дней со дня их регистрации в 
службе   ДОУ,   а  письма,  требующие  дополнительного  изучения  и  
проверки,       –      в      срок      до      одного      месяца.      
    В  отдельных  случаях  срок  рассмотрения письменного обращения 
может быть продлен руководителем, давшим соответствующее поручение, 
но  не  более  чем  на  один  месяц. О продлении срока рассмотрения 
сообщается   автору   письменного   обращения   и   в  службу  ДОУ.  
    70.  Если письменное обращение гражданина рассмотрено, то автор 
извещается  об  этом  в  письменной,  в  отдельных случаях – устной 
форме. Рассмотрение письменного обращения в данном случае считается 
законченным,    если    по    нему   не   принято   иное   решение.   
    Об  уведомлении  автора  письменного  обращения  в устной форме 
исполнителем  делается  запись  в  правом нижнем углу первого листа 
письменного обращения либо на контрольной карточке с указанием даты 
уведомления.
    71.  Документы,  связанные с рассмотрением письменных обращений 
граждан    в   подразделениях,   формируются   в   соответствии   с   
номенклатурой дел.
    72. Контроль за своевременным и полным рассмотрением письменных 
обращений  граждан,  поступивших  на  исполнение  в  подразделения,  
осуществляют руководители этих подразделений.
    73.  Контроль за исполнением обращений граждан в подразделениях 
осуществляет   служба   ДОУ,   а   общий  контроль  –  руководитель  
исполнительного органа.
    Документ,  свидетельствующий  о  завершении работы с письменным 
обращением,         направляется        в        службу        ДОУ.        
    74.  Информационно-справочную  работу по поступившим обращениям 
граждан ведет служба ДОУ.
         
              ХII. Контроль за исполнением документов

    75.  Контроль  за  исполнением  документов  включает постановку 
документа   на  контроль,  регулирование  хода  исполнения,  снятие  
исполненного   документа   с   контроля,  направление  исполненного  
документа  в  дело,  учет,  обобщение  и  анализ хода и результатов 
исполнения  документов,  информирование  руководителей  о состоянии 
исполнения документов.
    76.   Контролю   подлежат   все  зарегистрированные  документы,  
требующие исполнения.
    При  постановке  документа  на  контроль  в правом верхнем поле 
документа  ставится  отметка  о контроле, которую обозначают буквой 
"К"         или         словом         (штампом)        "Контроль".        
    77. Служба ДОУ обеспечивает контроль за исполнением документов, 
еженедельно   представляет   руководителю   исполнительного  органа  
информацию     о     находящихся     на     контроле    документах.    
    78.   Работники,   осуществляющие   контроль   за   исполнением   
документов,  систематически  проверяют  у  исполнителей проделанную 
работу  и  данные  о ходе исполнения вносят в контрольную карточку. 
    79.   В   подразделениях   исполнительного  органа  по  каждому  
документу,  взятому  на  контроль,  должны накапливаться материалы, 
информирующие         о         ходе         его        выполнения.        
    80. После исполнения документы снимаются с контроля в следующем 
порядке:
    поручения,  вытекающие  из  указов  и  распоряжений  Президента  
Республики  Дагестан  и  руководителя  исполнительного органа, – по 
представлении подразделениями соответствующих заключений;
    предложения,   заявления  различных  ведомств  –  руководителем  
исполнительного  органа  по  представлении  информации о разрешении 
всех вопросов, поставленных заявителями.
    81.   Исполненные   документы   со  всеми  относящимися  к  ним  
подтверждающими  материалами должны своевременно подшиваться в дело 
согласно номенклатуре дел.
    82.    В    контрольной    карточке    исполненного   документа   
руководителем,  снявшим его с контроля, должна быть сделана отметка 
"В      дело"      и      проставлены      дата      и     подпись.     
    83.   Контрольная   картотека   систематизируется   по   срокам   
исполнения   документов,   по   исполнителям,  группам  документов.  

                 XIII. Сроки исполнения документов

    84.  Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях 
с   даты   подписания   (утверждения)   документа  или  с  даты  их  
поступления.
    85.   Сроки  исполнения  документов  по  их  видам  и  важности  
определяются в следующем порядке:
    указы  и распоряжения Президента Республики Дагестан – согласно 
указанному  в  них  сроку,  если  срок  не  указан  –  до  30 дней; 
    постановления  и распоряжения Правительства Республики Дагестан 
–  согласно  указанному  в  них  сроку, если срок не указан – до 30 
    дней;  контрольные  поручения  Президента  Республики Дагестан, 
руководства Правительства Республики Дагестан – согласно указанному 
сроку,         но         не         позднее        30        дней;        
    протесты Прокуратуры Республики Дагестан – 10 дней;
    представления Прокуратуры Республики Дагестан – 30 дней;
    распоряжения  и  приказы  руководителя исполнительного органа – 
согласно  указанному в них сроку, если срок не указан – до 30 дней; 
    письма  организаций  –  согласно  указанному в резолюции сроку, 
если      срок      не      указан      –      до      30     дней;     
    исходящие  инициативные  документы  – согласно указанному в них 
сроку.
    86.  Срок исполнения документа может быть продлен только лицом, 
которым  он установлен. Продление срока исполнения документа должно 
быть  оформлено  не  менее  чем  за  3  дня до его истечения, иначе 
документ       считается      не      исполненным      в      срок.      
    87.  Снять  документ  с  контроля  вправе только то должностное 
лицо,       которое       поставило      его      на      контроль.      

      XIV. Порядок подготовки материалов к заседанию коллегии
         
    88.  Все  материалы  к заседанию коллегии должны быть подписаны 
руководителем   исполнительного   органа  или  его  заместителем  с  
указанием даты.
    Материалы   к   очередному  заседанию  коллегии  представляются  
ответственному  секретарю  коллегии  не  позднее  чем  за 7 дней до 
заседания и должны содержать:
    проекты  решений  коллегии  или  приказов  (с  соответствующими  
приложениями)  с  указанием  поручений, сроков исполнения и лиц, на 
которых  возлагается  контроль  за выполнением решения коллегии или 
приказа,    с    визами   исполнителей,   курирующего   заместителя   
руководителя  исполнительного органа; согласование с ответственными 
за    исполнение    поручений   и   с   заинтересованными   лицами;   
    справку,   содержащую  краткое  изложение  существа  вопроса  и  
обоснование  предложений,  включенных в проект решения коллегии или 
приказа;
    списки  лиц,  приглашаемых  на  заседание коллегии, с указанием 
фамилии,  имени,  отчества  (полностью),  должности и места работы. 
    Материалы к заседанию коллегии подготавливаются подразделениями 
и   передаются   секретарю   коллегии  на  бумажном  носителе  и  в  
электронном виде.
    89. В тех случаях, когда материалы не могут быть представлены в 
указанные  сроки,  необходимо  снять  вопрос  с обсуждения. Об этом 
руководитель   подразделения   с   ведома  курирующего  заместителя  
руководителя   исполнительного   органа   докладывает  председателю  
коллегии  и  о  принятом  решении  ставит  в  известность секретаря 
коллегии.
    Материалы,  представленные  с  нарушением установленных сроков, 
включаются  в  очередную  повестку  дня заседания коллегии только с 
разрешения председателя коллегии.
    90.  Датой  решения  коллегии  является  дата  его  принятия на 
заседании  коллегии.  Рассылка  решений  коллегии и изданных по ним 
приказов   исполнительного   органа   осуществляется  на  основании  
специального    списка   ответственным   за   подготовку   вопроса.   
    Контроль   за   исполнением  решения  коллегии  возлагается  на  
руководителя    исполнительного   органа   или   его   заместителя.   
Оперативный   контроль   за   исполнением   протокольных  поручений  
осуществляет секретарь коллегии.

                ХV. Использование печатей и штампов

    91.  Для  удостоверения подлинности документов или соответствия 
копий   документов  подлинникам  в  подразделениях  исполнительного  
органа      используются      гербовые     и     другие     печати.     
    92. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения 
деятельности   исполнительного  органа,  производится  по  указанию  
руководителя этого исполнительного органа.
    93.   Для   проставления   отметок  о  получении,  регистрации,  
прохождении  и  исполнении  документов,  других отметок справочного 
характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы. 
    94. Большой гербовой печатью исполнительного органа скрепляются 
банковские    и   финансовые   документы,   договоры,   соглашения,   
подписанные руководителем исполнительного органа.
    95.    Малыми   гербовыми   печатями   исполнительного   органа   
скрепляются удостоверения личности.
    96. Печатью службы ДОУ скрепляются копии документов, выдаваемые 
с      разрешения      руководителя     исполнительного     органа.     
    97.  Печатью  службы  кадров исполнительного органа скрепляются 
выписки  из  распоряжений  и  приказов  по  исполнительному органу, 
справки  для  сотрудников исполнительного органа, больничные листы. 
    98.  На  командировочных  удостоверениях проставляется гербовая 
печать  и  малая печать исполнительного органа "Для командировочных 
удостоверений".
    99.  Оттиск  печати проставляется на документах в установленном 
порядке,  он  должен захватывать часть наименования должности лица, 
подписавшего документ.
    100.  Все  печати  и  штампы  регистрируются  в службе кадров и 
выдаются  под  расписку  работникам подразделений, ответственным за 
хранение      и      использование      печатей      и     штампов.     
    101. В подразделениях печати и штампы должны храниться в сейфах 
или металлических шкафах.
    102. Контроль за правильностью хранения и использования печатей 
и         штампов         осуществляет        служба        кадров.        
    103.  В случае утери печатей и штампов незамедлительно ставится 
в      известность     руководитель     исполнительного     органа.     
    104.  Пришедшие  в  негодность и аннулированные печати и штампы 
сдаются   в   службу   кадров,   где   они  уничтожаются  по  акту.  

          XVI. Прием и сдача дел при увольнении, переводе
                   или уходе в отпуск работника
         
    105.  При увольнении, переводе или уходе в отпуск работника все 
документы, находящиеся у него, сдаются вновь назначаемому работнику 
или  одному  из работников отдела, на которого возложено исполнение 
его обязанностей.
    Приему и сдаче подлежат:
    все документы, находящиеся на стадии подготовки и исполнения;
    исполненные документы текущего и истекшего года;
    справочные и другие материалы служебного пользования.
    106.   Перед  сдачей  все  исполненные  документы  должны  быть  
сформированы     в     соответствии     с     номенклатурой    дел.    
    107.  Прием  и  сдача документов производятся по акту. При этом 
первыми  в  нем  указываются  документы,  находящиеся  на контроле, 
подготовке и исполнении.
    К    документам,   находящимся   на   контроле,   прикрепляется   
контрольная  карточка  с  отметкой,  кому и когда передан документ. 
    Акт о приеме и сдаче документов составляется в двух экземплярах 
и   подписывается   принимающим   и   сдающим   дела   работниками,   
руководителем   подразделения  и  начальником  службы  ДОУ.  Первый  
экземпляр остается у принявшего дела работника подразделения, копия 
передается в службу ДОУ.
          
                XVII. Составление номенклатуры дел

    108. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков 
(наименований)  дел  с  указанием сроков их хранения, оформленный в 
установленном порядке.
    Номенклатура  дел  предназначена  для  группировки  исполненных  
документов  в  дела, систематизации и учета дел, определения сроков 
их   хранения   и  является  основой  для  составления  описей  дел  
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета 
дел    временного    (до    10    лет    включительно)    хранения.    
    109. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться 
положениями  об исполнительном органе и его подразделениях, штатным 
расписанием,  планами  и  отчетами о работе, перечнями документов с 
указанием  сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие 
годы.    Изучаются    документы,    образующиеся   в   деятельности   
исполнительного    органа,    их   виды,   состав   и   содержание.   
    110.  В  исполнительных  органах  составляются номенклатуры дел 
подразделений  и  сводная  номенклатура дел исполнительного органа. 
    111.  Сводная  номенклатура  дел  составляется  службой  ДОУ на 
основе номенклатур дел подразделений.
    После   утверждения   сводной  номенклатуры  дел  подразделения  
исполнительного органа получают выписки из соответствующих разделов 
для  использования в работе. По окончании года в конце номенклатуры 
делается  итоговая  запись  о  количестве  заведенных  дел. Сводная 
номенклатура  дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией 
Комитета Правительства Республики Дагестан по делам архивов не реже 
одного  раза  в  5  лет,  если  не  было  структурных  изменений  в  
исполнительном органе.
    112.  Названиями  разделов  номенклатуры  дел являются названия 
подразделений.
    В  номенклатуру  дел  включаются  заголовки дел, отражающие все 
документируемые     участки    работы    исполнительного    органа.    
    113. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
    В  графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, 
включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в 
исполнительном   органе   цифрового   обозначения  подразделения  и  
порядкового  номера  заголовка  дела  по  номенклатуре  в  пределах  
подразделения.   Индексы   дел   обозначаются   арабскими  цифрами.  
Например:   12-05,   где  12  –  обозначение  подразделения,  05  –  
порядковый     номер     заголовка     дела     по    номенклатуре.    
    В  номенклатуре  дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы 
для однородных дел в пределах разных подразделений; для переходящих 
дел индекс сохраняется.
    В  графу  2  номенклатуры  дел включаются заголовки дел (томов, 
частей).
    Заголовок  дела  должен  четко,  в  обобщенной  форме  отражать  
основное      содержание      и     состав     документов     дела.     
    Не  допускается  употребление  в  заголовке  дела  неконкретных  
формулировок  ("разные  материалы",  "общая  переписка"  и т.д.), а 
также  вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление 
сокращенных слов и сокращенных наименований исполнительных органов, 
учреждений и организаций.
    Заголовок  дела состоит из элементов, располагаемых в следующей 
последовательности:  название  вида дела (переписка, журнал и т.д.) 
или  разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название 
исполнительного   органа   или  структурного  подразделения  (автор  
документа);  название  организации, которой будут адресованы или от 
которой   будут   получены  документы  (адресат  или  корреспондент  
документа);  краткое содержание документов дела; название местности 
(территории),  с  которой  связано содержание документов дела; дата 
(период),      к      которой     относятся     документы     дела.     
    В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не 
связанных  последовательностью  исполнения,  в  качестве  вида дела 
употребляется  термин  "документы",  а  в конце заголовка в скобках 
указываются  основные разновидности документов, которые должны быть 
сгруппированы   в   деле   (планы,   списки,   доклады   и   т.д.).   
    В    заголовках   дел,   содержащих   плановую   или   отчетную   
документацию,  указывается  период  (квартал, год), на (за) который 
составлены планы (отчеты).
          
    Например:
          
                             Годовые планы финансовых мероприятий
                                 Годовые статистические отчеты
                            о расходах на содержание автотранспорта
           
    Если  дело  будет  состоять  из нескольких томов или частей, то 
составляется  общий  заголовок  дела,  а  затем  при  необходимости  
составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие  содержание 
заголовка дела.
    Заголовок  приложения  к делу, сформированному в отдельный том, 
должен соответствовать заголовку помещенного в этом томе документа. 
    Порядок   расположения   заголовков   дел   внутри  разделов  и  
подразделов   номенклатуры   дел   определяется  степенью  важности  
документов,   составляющих   дела,   и   их  взаимосвязью.  Вначале  
располагаются           заголовки          дел,          содержащих          
организационно-распорядительную документацию.
    Заголовки  дел  могут  уточняться  в  процессе  формирования  и  
оформления дел.
    Графа  3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного 
года.
    В  графе  4  указывается  срок  хранения дела, номера статей по 
перечню,   а   при  его  отсутствии  –  по  типовой  или  примерной  
номенклатуре   дел   или   согласованный   с  экспертно-проверочной  
комиссией  Комитета  Правительства  Республики  Дагестан  по  делам  
архивов срок хранения.
    В   графе   5   "Примечание"   указываются   название  перечней  
документов,  использованных  при  определении  сроков хранения дел, 
проставляются   отметки   о  заведении  дел,  о  переходящих  делах  
(например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о 
лицах,  ответственных  за формирование дел, о передаче дел в другой 
исполнительный      орган      для      продолжения      и      др.      
    114.  Если  в  течение  года  в исполнительном органе возникают 
новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они 
дополнительно  вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел 
в  каждом  разделе  номенклатуры  дел оставляются резервные номера. 
    115.  По  окончании  года  в  конце  номенклатуры  дел делается 
итоговая    запись    о    количестве   заведенных   дел   (томов).   
    116. Номенклатура дел согласовывается с Комитетом Правительства 
Республики  Дагестан  по  делам архивов, утверждается руководителем 
исполнительного    органа.    В    случае    изменения    структуры   
исполнительного   органа   в   сводную  номенклатуру  дел  вносятся  
соответствующие   изменения   вплоть   до  ее  нового  составления,  
согласования и утверждения.
    117. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется и 
вводится    в    действие    с    1    января    следующего   года.   

               XVIII. Формирование и оформление дел

    118.   Формированием   дел   является  группировка  исполненных  
документов   в   дела   в   соответствии   с  номенклатурой  дел  и  
систематизация документов внутри дела.
    Дела  в  исполнительном  органе  формируются  в  подразделениях  
сотрудниками, ответственными за делопроизводство.
    Методическое    руководство   и   контроль   за   правильностью   
формирования   и   оформления   дел   осуществляется  службой  ДОУ.  
    119.   При  формировании  дел  необходимо  соблюдать  следующие  
правила:  в дела помещать только исполненные, правильно оформленные 
документы,   относящиеся   к  одному  вопросу  за  календарный  год  
(исключение   составляют  переходящие  дела);  дела  постоянного  и  
временного  хранения  формируются  раздельно; документы внутри дела 
располагаются     в     хронологической    и     вопроснологической    
последовательности  и их сочетании; в дела не помещаются черновики, 
лишние  экземпляры;  по объему дело не должно превышать 250 листов. 
При  наличии  в  деле  нескольких  томов  номер  и  заголовок  дела  
проставляются  на  каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т. д. 
    120.  Распорядительные документы группируются в дела по видам и 
хронологии      с      относящимися     к     ним     приложениями.     
    Протоколы   коллегии   группируются  с  приложениями  к  ним  и  
располагаются   в   деле  в  хронологическом  порядке  по  номерам.  
    Поручения  вышестоящих организаций и документы по их исполнению 
группируются  в  дела  по направлениям деятельности исполнительного 
органа.
    Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по 
основной   деятельности.   Приказы   о   назначении,   перемещении,   
увольнении сотрудников (хранящиеся 75 лет) группируются отдельно от 
приказов  об  отпусках,  направлении  в  командировки,  поощрениях,  
дисциплинарных          взысканиях          и         т.         д.         
    Планы,  отчеты,  сметы  формируются  отдельно  от проектов этих 
документов  и  должны  храниться  в делах того года, на который они 
составлены.
    В личных делах документы располагаются в следующем порядке:
    дополнение  к  личному  листку по учету кадров; листок по учету 
кадров    (анкета);   автобиография;   документ   об   образовании;   
    заявление  о  приеме  на  работу;  копия  приказа о назначении; 
справки,  характеристики  и другие документы; выписки из приказов о 
перемещении, увольнении; опись документов, имеющихся в личном деле. 
    Переписку  с  учреждениями  и гражданами следует группировать в 
дела       за      период,      равный      календарному      году.      
    В  дело  переписки  помещаются  все документы, возникшие в ходе 
решения  вопроса.  Переписка  систематизируется  в  хронологической  
последовательности:        документ-ответ       помещается       за       
документом-вопросом.
    121.  Оформление дел включает в себя комплекс работ по описанию 
дела   на  обложке,  брошюровке,  нумерации  листов  и  составлению  
заверительной  надписи. В зависимости от сроков хранения проводится 
полное  или  частичное  оформление дел. Полному оформлению подлежат 
дела  постоянного,  временного (свыше 10 лет) хранения и по личному 
составу.   Полное   оформление   дела  предусматривает:  оформление  
реквизитов обложки дела по установленной  форме; нумерацию листов в 
деле;  составление листа-заверителя дела; составление в необходимых 
случаях  внутренней  описи  документов  дела; подшивку или переплет 
дела;  внесение  необходимых  уточнений  в  реквизиты обложки дела. 
    Дела  постоянного  и  долговременного  (свыше  10 лет) хранения 
подшиваются  в  твердую обложку суровыми нитками в четыре прокола с 
учетом  свободного  чтения  документов,  при этом все металлические 
скрепления  удаляются.  Листы  нумеруются  в  правом  верхнем  углу  
простым  карандашом.  Листы  дел,  состоящих  из  нескольких томов, 
нумеруются  по  каждому  тому.  Сложенные  листы  (формат  А2,  A3)  
разворачиваются и нумеруются в правой части верхнего поля. При этом 
лист  любого  формата,  подшитый  за один край, нумеруется как один 
лист;  лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и 
нумеруется  как  один лист. Подшитые в дело документы с собственной 
нумерацией  листов (брошюры, печатные издания) могут нумероваться в 
общем   порядке  или  сохранять  собственную  нумерацию,  если  она  
соответствует  порядку  расположения листов в деле. Подшитые в дело 
конверты  с  вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам 
конверт,  а  затем  очередным номером каждое вложение в конверте. В 
конце  дела на отдельном листе проставляется заверительная надпись, 
где указывается количество листов цифрами и прописью. Заверительная 
надпись  подписывается  ее  составителем  с  указанием  расшифровки  
подписи,         должности        и        даты        составления.        
          
                  ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N
   В деле подшито и пронумеровано _______________________ лист(ов),
                                        цифрами и прописью
в том числе литерные листы __________ пропущенные номера ________ + 
листов внутренней описи  _________________________________________
___________________________________________________________________
           должность, подпись, расшифровка подписи, дата
                
    Заголовок   дела   должен   повторять  название  этого  дела  в  
номенклатуре.
    На  обложке  заведенных  дел  должны быть проставлены следующие 
реквизиты:    полное    наименование   исполнительного   органа   в   
именительном  падеже с указанием в скобках официального сокращения, 
название  подразделения,  индекс  дела по номенклатуре и номер тома 
(проставляется   карандашом),   заголовок  дела,  дата,  количество  
листов,      срок      хранения,      архивный      шифр      дела.      
    По   окончании   делопроизводственного  (календарного)  года  в  
оформление  обложки  дел  постоянного  хранения вносятся уточнения: 
    в   заголовки   дел,   содержащих   распорядительные  документы  
(приказы,  протоколы),  выносятся  их  номера. Если дело состоит из 
нескольких  томов,  в  каждом  томе указывается дата (число, месяц, 
год)  начала и окончания каждого тома. Точные даты проставляются на 
обложках   для   облегчения   поиска   документов   в  последующем;  
    из  заверительной  надписи на обложку дела выносится количество 
листов  в  деле.  Архивный  шифр дела (номера фонда, описи дела) на 
обложках   дел   постоянного   хранения   проставляется   в  архиве  
исполнительного  органа  только  после включения этих дел в годовые 
разделы  сводных  описей.  На  обложках  дел  постоянного  хранения  
предусматривается  место  для  наименования  Комитета Правительства 
Республики  Дагестан по делам архивов, в который будут передаваться 
дела.
    Дела  временного  (до 10 лет включительно) хранения допускается 
хранить   в   скоросшивателях,   не   проводить  пересистематизацию  
документов  в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи 
не составлять.

         XIХ. Организация оперативного хранения документов
         
    122.  С момента заведения и до передачи в архив исполнительного 
органа     дела     хранятся     по    месту    их    формирования.    
    Руководители   подразделений   и   сотрудники,   осуществляющие   
делопроизводство,  обязаны обеспечить сохранность документов и дел. 
    Дела  находятся  в  рабочих  комнатах или специально отведенных 
помещениях,   располагаются  в  шкафах,  сейфах  в  соответствии  с  
номенклатурой  дел.  Выписка  из  номенклатуры  дел  помещается  на  
внутренней стороне шкафа.
    На корешках обложек дел указывают индексы дел по номенклатуре.

                XХ. Экспертиза ценности документов

    123.  Экспертиза  ценности  документов – изучение документов на 
основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения 
документов  и  отбора  их  для  включения  в состав Архивного фонда 
Республики Дагестан.
    124.  Экспертиза ценности документов проводится при составлении 
номенклатуры   дел,   в   процессе   формирования  дел  и  проверки  
правильности  отнесения  документов  к  делам, при подготовке дел к 
передаче        в        архив        исполнительного       органа.       
    125.   Для   организации   и   проведения  экспертизы  ценности  
документов  в исполнительном органе создается постоянно действующая 
центральная  экспертная комиссия (далее – ЦЭК) и при  необходимости 
экспертные    комиссии    (далее    –    ЭК)    в   подразделениях.   
    Функции  и  права  ЦЭК  (ЭК),  а  также  организация  их работы 
определяются   положениями,   которые   утверждаются  руководителем  
исполнительного органа (для ЦЭК) и руководителем подразделения (для 
ЭК).  Положение  о  ЦЭК  до его утверждения подлежит согласованию с 
Комитетом  Правительства  Республики  Дагестан  по  делам  архивов.  
    126.  Экспертиза  ценности  документов постоянного и временного 
хранения  осуществляется  ежегодно в подразделениях непосредственно 
лицами,  ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК 
под  непосредственным  методическим  руководством  работника архива 
исполнительного органа.
    127.    При    проведении    экспертизы   ценности   документов   
осуществляется  отбор  дел  постоянного и временного (свыше 10 лет) 
хранения  для  передачи  в  архив;  отбор  дел с временными сроками 
хранения   и  с  пометкой  "До  минования  надобности",  подлежащих  
дальнейшему  хранению в подразделениях; выделение к уничтожению дел 
за    предыдущие    годы,    сроки    хранения   которых   истекли.   
    128. По результатам экспертизы ценности документов составляются 
описи  дел  постоянного,  временного  (свыше  10 лет) хранения и по 
личному  составу,  а  также  акты  о  выделении  дел к уничтожению. 
    Если  в  акте  о  выделении  дел  к  уничтожению  указаны  дела  
нескольких   подразделений,   то   название  каждого  подразделения  
указывается  перед  группой  заголовков  дел  этого  подразделения.  
        
           XXI. Подготовка и передача документов в архив

    129.   В   архив   исполнительного  органа  передаются  дела  с  
исполненными  документами  постоянного,  временного  (свыше 10 лет) 
хранения  и по личному составу через три года после их завершения в 
делопроизводстве.  Их  передача  производится только по описям дел. 
    130.  Дела  с исполненными документами постоянного и временного 
(свыше  10  лет) хранения передаются в архив исполнительного органа 
не   позднее   чем   через   три   года   после   их  завершения  в  
делопроизводстве.
    Дела  временного  (до  10 лет включительно) хранения передаче в 
архив   исполнительного  органа,  как  правило,  не  подлежат.  Они  
хранятся  в  подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат 
уничтожению в установленном порядке.
    131. В период подготовки дел подразделениями к передаче в архив 
исполнительного    органа    работником    архива    предварительно    
проверяется     правильность    их   формирования,   оформления   и   
соответствие  количества  дел,  включенных в опись, количеству дел, 
заведенных  в  соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при 
проверке  недостатки  в  формировании  и  оформлении  дел работники 
подразделений обязаны устранить.
    132.   Прием   каждого   дела  производится  работником  архива  
исполнительного   органа  в  присутствии  работника  подразделения.  
    Вместе  с  делами  в  архив  исполнительного  органа передаются 
регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства 
и  базы  данных,  содержащие  информацию о регистрации и исполнении 
передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных 
включается в опись.
    133.  В случае ликвидации или реорганизации подразделения лицо, 
ответственное  за ведение делопроизводства данного подразделения, в 
период   проведения   ликвидационных   мероприятий   формирует  все  
имеющиеся  документы  в  дела,  оформляет  их  и  передает  в архив 
независимо  от  сроков  хранения.  Передача  дел  осуществляется по 
описям           дел          и          номенклатуре          дел.