Постановление Администрации Ростовской области от 12.12.2006 № 480

     Конверты сохраняются  в  тех  случаях,  когда только по ним можно
установить  адрес  отправителя  или  когда  дата  почтового   штемпеля
необходима   для   подтверждения   времени   отправления  и  получения
обращения.
     11.1.2. Полученные    обращения    граждан    регистрируются    в
регистрационно-контрольной  форме  (приложение  N   26),   в   которой
указываются:
     фамилия, инициалы заявителя, его адрес;
     дата регистрации обращения, сроки рассмотрения;
     отмечается социальное положение и (при  необходимости)  право  на
льготы автора обращения;
     если от данного автора поступило более одного обращения,  то  для
всех  последующих уточняется,  являются ли они повторными,  пометка об
этом делается в компьютерной базе данных;
     тип обращения согласно тематическому классификатору;
     краткое содержание вопроса, с которым обратился заявитель.
     Если обращение подписано несколькими авторами,  то регистрируется
первый автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение
считается коллективным.
     Если обращение  направлено  из  другого  государственного  органа
власти    или   администрации   муниципального   образования,   других
организаций, то отмечается:
     откуда оно поступило;
     регистрационный номер;
     дата сопроводительного письма.
     На каждое обращение заводится дело с  указанием  всех  реквизитов
письма и отмеченных данных заявителя.
     11.1.3. По содержанию  каждого  обращения  специалист  отдела  по
работе  с  обращениями граждан определяет исполнителя в соответствии с
распоряжением Администрации Ростовской области от 11.08.2004 N 391  "О
распределении  обязанностей  между Главой Администрации (Губернатором)
области и его заместителями" и направляет обращение по принадлежности.
     Без предварительного   рассмотрения   передаются   по  назначению
обращения    граждан,    адресованные    структурным    подразделениям
Администрации  области,  областным  органам  исполнительной власти или
должностным лицам.
     Ежедневно, в  17  часов  или по утвержденному графику,  помощники
заместителей Главы  Администрации  (Губернатора)  области  или  другие
уполномоченные  на  это  лица получают письменные обращения граждан по
курируемым вопросам в отделе  по  работе  с  обращениями  граждан  под
роспись,  при  этом  проверяются  установленные  реквизиты письменного
обращения,  наличие указанных автором вложений и приложений. Обращение
также уточняется на повторность.
     Срок прохождения обращений граждан с момента поступления в  отдел
по  работе  с обращениями граждан и до передачи исполнителю,  которому
непосредственно поручено рассмотрение письма,  не должен превышать 3-х
дней. Срочные обращения передаются незамедлительно.
     Не допускается передача  дела  по  обращению  граждан  от  одного
исполнителя другому, минуя отдел по работе с обращениями граждан.
     При необходимости срочной передачи материалов дела  на  доклад  в
течение  дня  специалист  отдела по работе с обращениями граждан имеет
право  получить  его  из  соответствующей  приемной  и   передать   по
назначению под роспись.
     11.1.4. Дело с рассмотренным обращением,  полностью оформленное в
соответствии  с  предъявляемыми  требованиями,  передается  в отдел по
работе  с   обращениями   граждан   помощниками   заместителей   Главы
Администрации  (Губернатора)  области и других руководителей или по их
поручению непосредственными исполнителями для отметки  в  компьютерной
базе данных.
     В ответах заявителям указывается,  каким федеральным органом  или
должностным лицом поручено рассмотрение письма.
     Если в  резолюции  по  исполнению  обращения   граждан   значится
несколько  исполнителей,  то  всю работу по организации рассмотрения и
направления ответа  заявителю  проводит  должностное  лицо,  указанное
первым.
     Ответственный исполнитель    определяет    сроки    представления
соисполнителями    информации   об   исполнении   поручения,   порядок
согласования и подготовки итогового документа  по  обращению  граждан.
Информация по исполнению поручения представляется в адрес исполнителя,
указанного в резолюции первым.
     Персональную ответственность  за  сохранность  материалов дела до
момента передачи его в отдел по работе  с  обращениями  граждан  несет
исполнитель, указанный первым в поручении.
     11.1.5. Поступившие в Администрацию области обращения граждан  из
федеральных  органов государственной власти в случаях,  если они взяты
ими на контроль,  передаются отделом по работе с обращениями граждан с
пометкой  об  этом  Главе  Администрации (Губернатору) области или его
заместителям,  которые определяют порядок их дальнейшего рассмотрения.
Ими же подписываются ответы на эти обращения в вышестоящие инстанции и
заявителям.
     11.1.6. Обращения,   содержащие  вопросы,  отнесенные  к  ведению
областных органов исполнительной власти,  администраций  муниципальных
образований,   иных  органов  и  организаций,  не  требующие  контроля
вышестоящими  органами  власти,   направляются   на   рассмотрение   в
соответствующие органы и организации непосредственно отделом по работе
с обращениями граждан,  о чем  своевременно  информируется  заявитель.
Ответственность   за   правомерность  направления  писем  исполнителям
возлагается на начальника отдела по работе с обращениями граждан.
     11.1.7. Оформленный   документ   передается   должностному  лицу,
осуществляющему контроль,  для принятия решения о списании  ответа  "В
дело" или продлении контроля рассмотрения обращения.  Списанные ответы
вместе с письмом,  сопроводительными документами,  находящимися в деле
обращения,   передаются  в  отдел  по  работе  с  обращениями  граждан
непосредственным исполнителем или уполномоченным на это лицом.
     11.1.8. Обращения  граждан  считаются  рассмотренными,  если даны
ответы на все поставленные в них вопросы,  приняты  необходимые  меры,
заявитель проинформирован о результатах в письменной форме.
     Ответы на обращения граждан подписываются тем заместителем  Главы
Администрации (Губернатора) области,  кому поручено рассмотреть их или
кому они направлены отделом по работе с обращениями граждан.
     11.1.9. Ответы  на  контрольные  письма  анализируются на полноту
информации о решениях вопросов,  поставленных в обращениях граждан,  в
отделе  по работе с обращениями граждан.  В регистрационно-контрольной
форме отмечается  дата  поступления  ответа,  результаты  рассмотрения
обращения и краткое содержание ответа исполнителя.
     11.1.10. При  использовании  регистрационно-контрольных  карточек
для   обеспечения   учета,   справочной  работы,  контроля  исполнения
поручений по обращениям  карточки  могут  формироваться  по  алфавиту,
тематике вопросов, порядковым номерам и другим признакам.
     11.1.11. Запрещается направлять обращения  (жалобы)  граждан  для
разрешения  тем органам или должностным лицам,  действия которых в них
обжалуются.
                                 
                  11.2. Сроки рассмотрения обращений
     11.2.1. Письменное   обращение,   поступившее   в   Администрацию
области,  рассматривается по компетенции в течение 30 дней со дня  его
регистрации.
     11.2.2. В случае,  когда для  рассмотрения  обращения  необходимо
проведение    специальной    проверки,   истребование   дополнительных
материалов либо принятие других мер,  сроки  рассмотрения  могут  быть
продлены    Главой    Администрации    (Губернатором)   области,   его
заместителями либо уполномоченным на  это  должностным  лицом,  но  не
более чем на 30 дней.
     Для отметки о продлении срока рассмотрения обращения  исполнитель
информирует   отдел  по  работе  с  обращениями  граждан  и  письменно
уведомляет заявителя о новых сроках исполнения.
                                 
                      11.3. Личный прием граждан
     11.3.1. Личный  прием граждан осуществляется Главой Администрации
(Губернатором) области, его заместителями по вопросам, отнесенным к их
ведению.
     11.3.2. Предварительная беседа с гражданами,  запись на  прием  к
руководителям   Администрации  области  в  соответствии  с  вопросами,
отнесенными к их ведению  согласно  распределению  обязанностей  между
Главой  Администрации  (Губернатором)  области  и  его  заместителями,
организация проведения личного приема возлагаются на начальника отдела
по работе с обращениями граждан.
     При обращении  граждан  по  вопросам,  не  отнесенным  к  ведению
Администрации  области,  начальник отдела дает необходимые разъяснения
по существу затрагиваемых проблем,  оказывает правовую помощь.  За два
дня  до начала приема материалы по приему граждан передаются помощнику
заместителя Главы Администрации (Губернатора) области для ознакомления
и  выработки  проекта  решения  по  затрагиваемым  вопросам.  Данные о
гражданах,  записанных на прием,  регистрируются в  компьютерной  базе
данных,  в  карточке  учета  приема  посетителей  (приложение  N 27) и
журналах при приеме руководителями Администрации  области  (приложения
NN 28, 29).
     11.3.3. В случае,  если изложенные в  устном  обращении  факты  и
обстоятельства   являются   очевидными  и  не  требуют  дополнительной
проверки,  ответ на обращение с согласия  гражданина  может  быть  дан
устно в ходе личного приема,  о чем делается запись в карточке личного
приема гражданина.  В остальных случаях  дается  письменный  ответ  по
существу поставленных в обращении вопросов.
     11.3.4. Карточки  учета  приема  посетителей  вместе   со   всеми
материалами  за подписью лица,  ответственного за прием,  передаются в
отдел по работе с обращениями граждан для  регистрации  и  направления
непосредственным    исполнителям   для   рассмотрения.   Контроль   за
исполнением принятых решений  осуществляет  руководитель,  проводивший
прием граждан.
     11.3.5. Письменное обращение,  принятое в  ходе  личного  приема,
подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящей
Инструкцией.
     11.3.6. Учет  обращений  граждан на встречах и выездных приемах в
составе информационных групп,  подготовка  ответов  в  соответствии  с
поручениями  руководителей по итогам приемов возлагаются на секретарей
информационных групп,  которые организуют делопроизводство и  контроль
исполнения поручений.
     Рассмотрение принятых на  выездных  приемах  писем  проводится  в
соответствии с установленным Инструкцией порядком.
                                 
              11.4. Работа с отдельными видами обращений
     11.4.1. Поступившие в канцелярию письма членов Совета  Федерации,
депутатов   Государственной   Думы  Федерального  Собрания  Российской
Федерации и Законодательного Собрания Ростовской  области,  отражающие
обращения  к  ним граждан,  регистрируются канцелярией количественно и
передаются в отдел по работе с обращениями граждан.
     Предложения, заявления  и жалобы граждан,  поступающие из средств
массовой  информации,   рассматриваются   в   порядке   и   в   сроки,
предусмотренные настоящей Инструкцией.
     11.4.2. В случае,  если в письменном обращении не указаны фамилия
гражданина, направившего обращение, почтовый адрес, по которому должен
быть направлен ответ,  ответ на обращение не дается.  Если в указанном
обращении  содержатся  сведения  о  подготавливаемом,  совершаемом или
совершенном   противоправном   деянии,   а   также   о    лице,    его
подготавливающем,  совершающем  или  совершившим,  обращение  подлежит
направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
     Обращение, в  котором  обжалуется судебное решение,  возвращается
гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования
данного судебного решения.
     При получении  письменного  обращения,   в   котором   содержатся
нецензурные  либо оскорбительные выражения,  угрозы жизни,  здоровью и
имуществу  должностного  лица,  а  также  членов  его  семьи,   органы
государственной   власти  вправе  оставить  обращение  без  ответа  по
существу  поставленных  в  нем   вопросов   и   сообщить   гражданину,
направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
     В случае,  если  текст   письменного   обращения   не   поддается
прочтению,  ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению
для рассмотрения  органам  государственной  власти,  органам  местного
самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией,
о чем сообщается гражданину,  направившему обращение, если его фамилия
и почтовый адрес поддаются прочтению.
     11.4.3. В  случае,  если  в   письменном   обращении   гражданина
содержится  вопрос,  на  который  ему  многократно давались письменные
ответы по существу в связи с ранее направляемыми  обращениями,  и  при
этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства,  Глава
Администрации (Губернатор) области или его заместители вправе  принять
решение   о  безосновательности  очередного  обращения  и  прекращении
переписки с гражданином по данному вопросу при условии,  что указанное
обращение  и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же
государственный  орган.  О  данном  решении  уведомляется   гражданин,
направивший обращение.
     11.4.4. Письма,  переданные  Главе  Администрации   (Губернатору)
области  во  время  его  встреч  с жителями области,  регистрируются и
рассматриваются  безотлагательно,  ставятся  на  контроль.  Итоги   их
рассмотрения    направляются   в   секретариат   Главы   Администрации
(Губернатора) области для  последующего  доклада  Главе  Администрации
(Губернатору) области.
                                 
          11.5. Организация работы архива обращений граждан
     11.5.1. В архиве отдела по работе с обращениями граждан  хранятся
обращения  граждан и документы по их рассмотрению (поручения,  ответы,
справки и др.), списанные "В дело" руководством Администрации области.
     11.5.2. В  архив  передаются  как  завершенные  делопроизводством
дела,  так и обращения граждан,  рассмотрение которых не завершено.  В
каждом  деле  проверяется наличие всех документов и отметки о списании
"В дело",  о чем в  описи  дела  делается  соответствующая  отметка  и
роспись ответственного специалиста.
     11.5.3. Комплектование   архива   ведется   по   регистрационному
принципу.
     11.5.4. Документы поступают в архив в обязательном порядке  после
ввода (или корректировки) в электронной базе данных.
     11.5.5. На выданный из архива для временного пользования материал
заводится  карточка-заменитель  с  указанием  регистрационного  номера
письма,  фамилии  специалиста,  получившего  материал,  и  даты.   При
возвращении документов в архив карточка-заменитель уничтожается.
     11.5.6. Дела с обращениями граждан хранятся в  архиве  отдела  по
работе с обращениями граждан в течение 2-х лет,  затем сдаются в архив
Администрации области в установленном порядке.
                                 
            12. Организация документов в делопроизводстве
     Организация документов   в  делопроизводстве  представляет  собой
совокупность   видов   работ,   обеспечивающих   сохранность,    учет,
систематизацию   документов,   формирование   и   оформление   дел   в
делопроизводстве и их  передачу  в  Государственный  архив  Ростовской
области в соответствии с требованиями, установленными государственными
стандартами  на  документы,  методическими  документами   Федерального
архивного    агентства,   а   также   соответствующими   методическими
документами  по  архивному  делу  и   делопроизводству   Администрации
области.
     Основными видами работ,  обеспечивающими  правильную  организацию
документов в делопроизводстве,  являются составление номенклатур дел и
формирование дел.

                 12.1. Составление номенклатур дел
     12.1.1. Номенклатура    дел    -   систематизированный   перечень
заголовков   (наименований)   дел,   заводимых   в    делопроизводстве
Администрации области,  с указанием сроков их хранения,  оформленный в
установленном порядке.
     Номенклатура дел   предназначена   для   организации  группировки
исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения
сроков  их  хранения  и  является  основой  для составления описей дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,  а также  для  учета
дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
     12.1.2. При     составлении     номенклатуры     дел      следует
руководствоваться  настоящей  Инструкцией,  положениями  о структурных
подразделениях Администрации области,  штатным расписанием,  планами и
отчетами   о  работе,  перечнями  документов  с  указанием  сроков  их
хранения,  номенклатурами  дел  за  предшествующие  годы.   При   этом
изучаются и систематизируются документы,  образующиеся в Администрации
области, их виды, состав и содержание.
     12.1.3. В Администрации составляются номенклатуры дел структурных
подразделений  (приложение  N   30)   и   сводная   номенклатура   дел
Администрации области (приложение N 31).
     12.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения  составляется
лицом, ответственным за ведение делопроизводства, с участием работника
Государственного архива  Ростовской  области  и  архива  Администрации
области,  согласовывается с общим отделом, подписывается руководителем
подразделения и представляется в общий отдел.
     Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать
номенклатуру дел подразделения и представить ее в общий отдел.
     12.1.5. Сводная  номенклатура  дел  составляется общим отделом на
основе номенклатур дел структурных подразделений.
     12.1.6. Сводная    номенклатура    дел    Администрации   области
подписывается начальником общего отдела,  согласовывается с экспертной
проверочной   комиссией   комитета   по   управлению   архивным  делом
Администрации области и утверждается заместителем Главы  Администрации
(Губернатора) области - управляющим делами.
     Сводная номенклатура дел согласовывается с экспертной проверочной
комиссией  комитета по управлению архивным делом Администрации области
не реже одного раза в 5 лет,  если в Администрации не было структурных
изменений.
     12.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел  подразделения
получают  выписки  из  соответствующих ее разделов для использования в
работе.
     12.1.8. Сводная   номенклатура   дел   печатается  в  необходимом
количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел
является   документом   постоянного  срока  хранения  и  включается  в
номенклатуру дел в раздел общего отдела. Второй экземпляр используется
в   качестве  рабочего.  Третий  применяется  в  архиве  Администрации
области. Четвертый - в Государственном архиве Ростовской области.
     12.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется,
утверждается и вводится в действие с 1 января следующего  календарного
года.
     12.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел  являются  названия
структурных   подразделений.   В   сводной  номенклатуре  дел  разделы
располагаются в соответствии с утвержденной  структурой  Администрации
области.
     12.1.11. В сводную номенклатуру  дел  включаются  заголовки  дел,
отражающие все документируемые участки работы Администрации области.
     В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
     12.1.12. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
     В графе 1 номенклатуры дел проставляются  индексы  каждого  дела,
включенного  в  номенклатуру.  Индекс дела состоит из установленного в
Администрации области цифрового обозначения структурного подразделения
и  порядкового  номера  заголовка  дела  по  номенклатуре  в  пределах
структурного  подразделения.  Индексы   дел   обозначаются   арабскими
цифрами.   Например:   12-05,   где   12  -  обозначение  структурного
подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
     В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для
однородных  дел  в  пределах  разных  структурных  подразделений;  для
переходящих дел индекс сохраняется.
     В графу 2  номенклатуры  дел  включаются  заголовки  дел  (томов,
частей).
     Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное
содержание и состав документов дела.
     Не допускается  употребление  в   заголовке   дела   неконкретных
формулировок ("разные материалы",  "общая переписка" и т.д.),  а также
вводных слов и сложных оборотов.
     Заголовок дела  состоит  из элементов,  располагаемых в следующей
последовательности:  название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или
разновидности   документов   (протоколы,  приказы  и  т.д.);  название
Администрации   области   или   структурного   подразделения    (автор
документа);  название  организации,  которой  будут  адресованы или от
которой  будут   получены   документы   (адресат   или   корреспондент
документа);  краткое  содержание  документов дела;  название местности
(территории),  с которой  связано  содержание  документов  дела;  дата
(период), к которой относятся документы дела.
     В заголовках дел,  содержащих документы по одному вопросу,  но не
связанных   последовательностью   исполнения,  в  качестве  вида  дела
употребляется термин  "документы",  а  в  конце  заголовка  в  скобках
указываются  основные  разновидности  документов,  которые должны быть
сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
     Например:
     "Документы о проведении  тематических  выставок  (планы,  списки,
доклады, характеристики экспонатов)".
     В заголовках дел,  содержащих переписку,  указывается, с кем и по
какому вопросу она ведется.
     В заголовках   дел,   содержащих    переписку    с    однородными
корреспондентами,  последние  не  указываются,  а указывается их общее
видовое название.
     Например:
     "Переписка с руководителями промышленных предприятий  области  по
выполнению госзаказа".
     В заголовках   дел,   содержащих   переписку    с    разнородными
корреспондентами, последние не перечисляются.
     Например:
     "Переписка об  организации  семинаров  и  совещаний  по  вопросам
документирования управленческой деятельности".
     В заголовке   дела  указывается  конкретный  корреспондент,  если
переписка ведется только с ним.
     Например:
     "Переписка с    министерством     образования     по     вопросам
учебно-методической работы".
     При обозначении в заголовках дел  административно-территориальных
единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких
однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не
указываются  их  конкретные  названия,  а указывается их общее видовое
название.
     Например:
     "Переписка с главами администраций муниципальных  образований  по
вопросам социальной защиты населения".
     Если содержание           дела           касается           одной
административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его)
название указывается в заголовке дела.
     Например:
     "Переписка с Областным музеем краеведения  (г. Ростов-на-Дону) об
использовании архивных документов".
     В заголовках дел,  содержащих плановую или отчетную документацию,
указывается  период (квартал,  год),  на (за) который составлены планы
(отчеты).
     Например:
     "Годовой отчет ЗАО "Книга" об исполнении сметы по бюджету".
     Если дело  будет  состоять  из  нескольких  томов или частей,  то
составляется  общий  заголовок  дела,  а   затем   при   необходимости
составляются  заголовки  каждого  тома (части),  уточняющее содержание
заголовка дела.
     Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов
номенклатуры   дел   определяется   степенью   важности    документов,
составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки
дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
     Заголовки дел   могут   уточняться   в  процессе  формирования  и
оформления дел.
     Графа 3  номенклатуры  дел  заполняется по окончании календарного
года.
     В графе  4  указываются  срок  хранения  дела,  номера  статей по
перечню,  а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре
дел или согласованный с архивом срок хранения.
     В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении  дел,  о
переходящих делах (например, переходящее с 2000 года).
     12.1.13. Если в течение года в  Администрации  области  возникают
новые  документированные участки работы,  непредусмотренные дела,  они
дополнительно вносятся в  номенклатуру.  Для  вновь  заводимых  дел  в
каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
     12.1.14. По окончании года  в  конце  номенклатуры  дел  делается
итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
                                 
                 12.2. Формирование и оформление дел
     12.2.1. Формирование дел - группировка исполненных  документов  в
дела  в  соответствии  с номенклатурой дел и систематизация документов
внутри дела.
     12.2.2. Дела формируются в Администрации области,  как правило, в
структурных подразделениях.
     12.2.3. Исполненные  документы должны в 15-дневный срок сдаваться
исполнителем,   в   зависимости   от    принятой    системы    ведения
делопроизводства,  лицам,  ответственным за ведение делопроизводства в
структурных подразделениях,  для формирования их в дела. Номер дела, в
которое   должен   быть   подшит   документ,  определяет  руководитель
структурного  подразделения   или   исполнитель   в   соответствии   с
номенклатурой дел.
     12.2.4. Контроль за правильным формированием  дел  осуществляется
лицом, ответственным за делопроизводство.
     12.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие
правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с
заголовками дел по номенклатуре;  группировать в дело документы одного
календарного   года,   за   исключением   переходящих  дел;  раздельно
группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
помещать   в  дела  ксерокопии  факсограмм,  телефонограммы  на  общих
основаниях;  в  дело  не  должны  помещаться   документы,   подлежащие
возврату,  лишние  экземпляры,  черновики;  по  объему  дело не должно
превышать 250 листов.  При наличии в деле  нескольких  томов  (частей)
индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.
1", "т. 2" и т.д.
     12.2.6. Документы  внутри  дела  располагаются в хронологической,
вопросно-логической последовательности или их сочетании.
     Распорядительные документы   группируются   в  дела  по  видам  и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
     В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов,
формируются  копии  принятых  федеральных  законов,  актов  Президента
Российской  Федерации,  актов  Правительства  Российской  Федерации  и
выписки  из   соответствующих   протоколов   заседаний   Правительства
Российской   Федерации   или   его   Президиума,   правовые  документы
Администрации области и Законодательного Собрания Ростовской области.
     Все документы отчетного и информационного характера по исполнению
акта Президента  Российской  Федерации  или  Правительства  Российской
Федерации,  находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот
акт дело.  Если на акт  дело  не  заводилось,  то  отчетные  документы
подшиваются  в  дело  переписки  постоянного срока хранения за текущий
год.
     Документы коллегии  Администрации Ростовской области группируются
в два дела: решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
     Положения, инструкции,       утвержденные       распорядительными
документами,  являются приложениями к  ним  и  группируются  вместе  с
указанными документами.
     Указы Главы  Администрации  (Губернатора)   Ростовской   области,
постановления  Главы  Администрации  (Губернатора) Ростовской области,
постановления   Администрации   Ростовской    области,    распоряжения
Администрации Ростовской области группируются отдельно от распоряжений
Администрации Ростовской области (по аппарату).
     Протоколы в  деле  располагаются  в  хронологическом  порядке  по
номерам.  Документы к протоколам,  сгруппированные в  отдельные  дела,
систематизируются по номерам протоколов.
     Утвержденные планы,  отчеты,  сметы,  лимиты,  титульные списки и
другие документы группируются отдельно от проектов.
     Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
     Ведение дел    государственных    служащих    осуществляется    в
соответствии с Указом Президента Российской Федерации  от  01.06.98  N
640  "О  порядке  ведения  личных дел лиц,  замещающих государственные
должности Российской Федерации в порядке назначения и  государственные
должности федеральной государственной службы".
     Переписка группируется,  как правило, за период календарного года
и     систематизируется    в    хронологической    последовательности;
документ-ответ помещается за  документом-запросом.  При  возобновлении
переписки  по  определенному  вопросу,  начавшейся  в предыдущем году,
документы включаются в дело текущего года  с  указанием  индекса  дела
предыдущего года.
     12.2.7. Документы постоянного срока хранения подлежат  оформлению
в  дела  по  окончании года.  Оформление дела включает в себя комплекс
работ по описанию дела на  обложке,  брошюровке,  нумерации  листов  и
составлению заверительной надписи.
     Номера страниц дела проставляются на листах карандашом  в  правом
верхнем углу.
     Оформление документов  в  дела   проводится   ответственными   за
делопроизводство   в   структурных   подразделениях   работниками  при
методической помощи специалиста общего отдела.
     12.2.8. В  зависимости  от  сроков хранения проводится полное или
частичное   оформление   дел.   Полному   оформлению   подлежат   дела
постоянного,  временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:  оформление реквизитов обложки
дела  по  установленной  форме  (приложение N 32);  нумерацию листов в
деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 33); составление
в  необходимых  случаях внутренней описи документов дела (приложение N
34);  подшивку и  переплет  дела;  внесение  необходимых  уточнений  в
реквизиты обложки дела.
     12.2.9. Обложка  дела  постоянного,  временного  (свыше  10  лет)
хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.
     Реквизиты, проставляемые на обложке дела,  оформляются  следующим
образом:  "Администрация Ростовской области" указывается полностью,  в
именительном  падеже;  наименование   структурного   подразделения   -
записывается  название  структурного  подразделения  в  соответствии с
утвержденной  структурой;  индекс  дела   -   проставляется   цифровое
обозначение дела по номенклатуре дел Администрации области;  заголовок
дела  -  переносится  из  номенклатуры  дел   Администрации   области,
согласованной   с   экспертной   проверочной   комиссией  комитета  по
управлению архивным  отделом;  дата  дела  -  указывается  год  (годы)
заведения и окончания дела в делопроизводстве.
     Датой дел,  содержащих распорядительную документацию, а также для
дел,  состоящих  из  нескольких томов (частей),  являются крайние даты
документов  дела,  т.е.   даты   (число,   месяц,   год)   регистрации
(составления) самого раннего и самого позднего документов,  включенных
в дело.  При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название
месяца пишется словами.
     В целях   обеспечения   сохранности   и    закрепления    порядка
расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа
заверителя и внутренней описи,  нумеруются.  Листы нумеруются  простым
карандашом в правом верхнем углу листа.
     Листы дел,  состоящих из нескольких томов или частей,  нумеруются
по каждому тому или части отдельно.
     Фотографии, чертежи,  диаграммы  и  другие   иллюстрированные   и
специфические  документы,  представляющие самостоятельный лист в деле,
нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
     Подшитые в   дело   конверты  с  вложениями  нумеруются:  сначала
конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
     После завершения   нумерации  листов  составляется  заверительная
надпись,  которая располагается в конце  дела.  Заверительная  надпись
составляется   в   деле   на   отдельном   листе-заверителе   дела.  В
заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов
в данном деле,  особенности отдельных документов (чертежи, фотографии,
рисунки и т.п.).
     Заверительная надпись  подписывается  ее составителем с указанием
расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в
деле  проставляется  на  обложке  дела  в соответствии с заверительной
надписью.
     Реквизит "Срок  хранения  дела"  переносится  на  обложку дела из
соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком  хранения,
указанным  в  перечне  типовых  документов  или  в перечне документов,
образующихся в деятельности федерального органа,  с  указанием  сроков
хранения.
     На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
     Архивный шифр  дела (номера фонда,  описи,  дела) на обложках дел
постоянного хранения проставляется в  ведомственном  архиве  чернилами
только  после  включения  этих  дел  в годовые разделы сводных описей,
утвержденных  экспертной  комиссией   (до   этого   он   проставляется
карандашом).
     На обложках дел постоянного хранения предусматривается место  для
наименования архива, в который будут передаваться дела.
     По окончании  года  в  надписи  на  обложках  дел  постоянного  и
временного   (свыше   10   лет)   хранения   вносятся  уточнения:  при
несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов
в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
     12.2.10. Для учета документов определенных категорий  постоянного
и  временного сроков (свыше 10 лет) хранения,  учет которых вызывается
спецификой данной документации (особо ценные,  личные  дела  и  т.д.),
составляется внутренняя опись документов дела.
     Внутренняя опись  документов  дела  составляется  также  на  дела
постоянного   и   временного   (свыше   10  лет)  хранения,  если  они
сформированы  по  разновидностям  документов,  заголовки  которых   не
раскрывают конкретное содержание документов.
     Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной
форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела,
их индексах,  датах,  заголовках и номерах  листов  дела,  на  которых
расположен  каждый документ.  К внутренней описи составляется итоговая
запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных
в нее документов и количество листов внутренней описи.
     Внутренняя опись документов  дела  подписывается  составителем  с
указанием  расшифровки  подписи,  должности  и даты составления описи.
Если дело  уже  переплетено  и  подшито,  то  заверенная  составителем
внутренняя  опись  документов  дела  подклеивается  за  верхний край к
внутренней стороне лицевой обложки дела.
     12.2.11. Документы,  составляющие  дело,  подшиваются  на  четыре
прокола в твердую  обложку  из  картона  или  переплетаются  с  учетом
возможного  свободного  чтения текста всех документов.  При подготовке
дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки,
скобы) из документов удаляются.
     Дела временного (до 10  лет  включительно)  хранения  допускается
хранить в скоросшивателях,  не проводить пересистематизацию документов
в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
                                 
          12.3. Организация оперативного хранения документов
     12.3.1. С  момента  заведения и до передачи в архив дела хранятся
по месту их формирования.
     12.3.2. Руководители   структурных   подразделений  и  работники,
отвечающие  за  делопроизводство,  обязаны  обеспечивать   сохранность
документов и дел.
     12.3.3. Дела,  находящиеся  в  рабочих  комнатах   и   специально
отведенных  для  этой  цели  помещениях,  располагаются в вертикальном
положении корешками наружу  в  запираемых  шкафах,  обеспечивающих  их
полную  сохранность,  предохраняющих  документы  от пыли и воздействия
солнечного света.
     В целях    повышения    оперативного   поиска   документов   дела
располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или
выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
     На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
     12.3.4. Завершенные  дела постоянного и долговременного (свыше 10
лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение  двух
лет, а затем сдаются в архив Администрации области.
                                 
         13. Порядок передачи документов на хранение в архив
     Документы Администрации  области  являются  ее  собственностью  и
после  проведения  экспертизы  их  ценности  в порядке,  установленном
Федеральным законом  от  22.10.2004  N  125-ФЗ  "Об  архивном  деле  в
Российской    Федерации",    подлежат    обязательной    передаче   на
государственное хранение в Государственный  архив  Ростовской  области
как государственная часть архивного фонда Российской Федерации.
     Для хранения документов  государственной  части  архивного  фонда
Российской  Федерации  и  документов  временного  (свыше 10 лет) срока
хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному
составу,  их учета,  использования,  отбора и подготовки к передаче на
государственное хранение образован архив Администрации области.
                                 
                 13.1. Экспертиза ценности документов
     13.1.1. Экспертиза  ценности  документов  -  определение ценности
научного,  исторического и практического значения документов  с  целью
отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения.
     В ходе экспертизы проводится  отбор  документов  для  хранения  и
уничтожения.
     13.1.2. Экспертиза   ценности    документов    проводится:    при
составлении  номенклатуры  дел,  в  процессе  формирования  дел  и при
подготовке дел для передачи в архив.
     13.1.3. Для   организации   и   проведения   экспертизы  ценности
документов,  отбора их на  государственное  хранение  в  Администрации
области создается экспертная комиссия.
     Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных
работников в количестве не менее 5 человек.
     В состав комиссии в обязательном  порядке  включается  заведующий
канцелярией   и  по  согласованию  сотрудник  Государственного  архива
Ростовской области.
     Председателя комиссии  назначает  заместитель Главы Администрации
(Губернатора) области - управляющий делами.
     13.1.4. Функции и права экспертной комиссии Администрации области
определяются    положением    об    экспертной    комиссии,    которое
согласовывается   с   экспертной  проверочной  комиссией  комитета  по
управлению  архивным  делом  Администрации  области   и   утверждается
распоряжением Администрации Ростовской области.
     Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:
     рассматривает сводную номенклатуру дел Администрации области;
     рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащие передаче
в Государственный архив Ростовской области;
     определяет сроки  хранения  дел,  которые  не   предусмотрены   в
перечне;
     выносит решение о  представлении  их  на  утверждение  экспертной
проверочной   комиссии   комитета   по   управлению   архивным   делом
Администрации области;
     рассматривает акты  о выделении к уничтожению дел,  не подлежащих
дальнейшему хранению.
     13.1.5. Экспертиза  ценности  документов должна осуществляться по
завершении делопроизводственного года.
     13.1.6. При    проведении    экспертизы    ценности    документов
осуществляется отбор документов  постоянного  хранения  и  по  личному
составу,  выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли,
при этом  одновременно  проверяется  качество  и  полнота  действующей
номенклатуры   дел,   соблюдение   установленного  порядка  оформления
документов и формирования дел.
     13.1.7. Отбор   документов   проводится   на   основании  перечня
документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел  (приложение
N  35).  Не  допускается  отбор  документов для хранения и выделения к
уничтожению только на основании заголовков дел.
     При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию
дублетные  экземпляры  документов,  черновики,   неоформленные   копии
документов  и  документы с временным сроком хранения.  Дела с пометкой
ЭПК  подвергаются  также  полистному  просмотру  с  целью  определения
исторической ценности и выделения их из состава документов, подлежащих
временному хранению.
     13.1.8. По   результатам   экспертизы   ценности   документов   в
структурных подразделениях Администрации области составляются описи на
документы  постоянного  хранения и по личному составу.  По этим описям
документы сдаются в архив Администрации области.
     Описи, подготовленные    структурными   подразделениями,   служат
основой для подготовки сводной описи.
     13.1.9. При   составлении   описи   дел   соблюдаются   следующие
требования:
     заголовки дел  вносятся  в опись в соответствии с принятой схемой
систематизации на основе номенклатуры дел;
     каждое дело  вносится  в  опись  под  самостоятельным  порядковым
номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится
в опись под самостоятельным номером);
     в описи за несколько лет дела имеют общую нумерацию;
     порядок присвоения   номеров   описям  структурных  подразделений
устанавливается по согласованию с Государственным  архивом  Ростовской
области;
     графы описи заполняются в точном соответствии с теми  сведениями,
которые вынесены на обложку дела;
     при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется
полностью  заголовок  первого  дела,  а  все остальные однородные дела
обозначаются словами  "То  же",  при  этом  другие  сведения  о  делах
вносятся  в  опись  полностью  (на каждом первом листе описи заголовок
воспроизводится полностью).
     13.1.10. Описи   дел   постоянного   хранения   составляются   по
установленной форме  в  четырех  экземплярах,  описи  дел  по  личному
составу   составляются   в   двух   экземплярах  и  представляются  на
утверждение экспертной проверочной  комиссии  комитета  по  управлению
архивным делом Администрации области (приложения NN 36, 37, 38).
     13.1.11. Отбор  документов  к  уничтожению  с  истекшими  сроками
хранения проводится после составления описи дел постоянного хранения.
     13.1.12. Акт о выделении к уничтожению  документов  составляется,
как правило, на дела всей Администрации области (приложение N 39).
     13.1.13. При  первичном  предоставлении  описей  в   комитет   по
управлению  архивным  делом  Администрации области,  а также в связи с
изменением   структуры   и   наименования   подразделений   к   описям
составляется историческая справка к фонду и предисловия к описям.
                                 
    13.2. Подготовка и передача документов в архив ответственными
 за делопроизводство структурных подразделений Администрации области
     13.2.1. В   архив   Администрации   области   передаются  дела  с
исполненными  документами  постоянного,  временного  (свыше  10   лет)
хранения  и  по  личному  составу.  Их передача производится только по
описям дел.
     13.2.2. В  период  подготовки  дел  структурным  подразделением к
передаче  в  архив  сотрудником  архива   предварительно   проверяется
правильность  их  формирования,  оформления  и соответствие количества
дел,  включенных в опись,  количеству дел, заведенных в соответствии с
номенклатурой дел Администрации области.
     Все выявленные  при  проверке   недостатки   в   формировании   и
оформлении дел работники структурных подразделений обязаны устранить.
     13.2.3. Прием  каждого  дела  производится  работником  архива  в
присутствии  работника  структурного подразделения.  При этом на обоих
экземплярах описи против каждого дела,  включенного  в  нее,  делается
отметка  о наличии дела.  В конце каждого экземпляра описи указываются
цифрами  и  прописью  количество   фактически   принятых   дел,   дата
приема-передачи  дел,  а  также  подписи  заведующего  архивом и лица,
передавшего дела.
     Вместе с  делами  в архив передаются регистрационные картотеки на
документы  или  программные  средства  и   базы   данных,   содержащие
информацию   о   регистрации  и  исполнении  передаваемых  документов.
Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
                                 
                  13.3. Архив Администрации области
     13.3.1. В   Администрации   области   для   хранения   документов
постоянного хранения,  временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу    создан    архив,   функциональную   деятельность   которого
осуществляет специалист общего отдела.
     13.3.2. В  своей  практической  деятельности  работник  архива  в
работе  с   документами   руководствуется   методическими   указаниями
Федерального   архивного  агентства  России,  комитета  по  управлению
архивным  делом  Администрации  области  и   Государственного   архива
Ростовской   области,  Положением  об  архиве  Администрации  области,
Регламентом Администрации Ростовской области, номенклатурой дел.
     13.3.3. Дела  с исполненными документами постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения переплетаются,  нумеруются, передаются в архив
после   истечения  2-летнего  срока  их  хранения  и  использования  в
структурном подразделении.
     13.3.4. Дела  временного  хранения (до трех лет) передаче в архив
Администрации области не подлежат.
     Документы хранятся  в  структурных  подразделениях и по истечении
сроков хранения подлежат уничтожению по месту в установленном порядке.
     13.3.5. В  исключительных  случаях  в архив Администрации области
передаются на временное хранение  документы  бухгалтерии,  канцелярии,
отдела  по  работе  с  обращениями  граждан,  контрольного управления,
секретариата Главы Администрации (Губернатора) области.
     13.3.6. Передача дел в архив Администрации области осуществляется
ежегодно  структурными  подразделениями  по   графику,   утвержденному
заместителем  Главы  Администрации (Губернатора) области - управляющим
делами.
     13.3.7. Прием   каждого  дела  производится  по  описи.  В  конце
экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество  фактически
принятых  в  архив  дел,  а  также  подписи  сотрудников,  принявших и
передавших дела.
     13.3.8. В   случае   ликвидации  или  реорганизации  структурного
подразделения  лицо,  ответственное  за  ведение  делопроизводства,  в
период  проведения  ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся
документы в дела,  оформляет дела и передает их в архив  Администрации
области независимо от сроков хранения.  Передача дел осуществляется по
описям дел и номенклатуре дел.
     13.3.9. Документы,  хранящиеся  в  архиве,  выдаются во временное
пользование  работникам   структурных   подразделений   с   разрешения
начальника  общего  отдела  под расписку в журнале.  В нем указывается
структурное подразделение,  индекс дела,  дата его выдачи,  кому  дело
выдано,  дата его возвращения,  предусматриваются графы для расписок в
получении и приеме дела.
     Дела выдаются   на  срок  не  более  3-х  дней.  После  истечения
указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
     Сторонним организациям  дела  выдаются на основании их письменных
запросов с разрешения начальника общего отдела.
     Изъятие документов  из  дел  постоянного  хранения  допускается в
исключительных случаях и производится с разрешения  начальника  общего
отдела  с заменой в деле заверенной копией документа и акта о причинах
выдачи подлинника.
                                 
                          14. Машинописные,
          копировально-множительные, стенографические работы
                                 
                      14.1. Машинописные работы
     14.1.1. Централизованное    выполнение     машинописных     работ
осуществляется  в  бюро машинописных и копировально-множительных работ
общего отдела (далее - бюро).
     Печатание документов осуществляется с использованием компьютерной
техники на бланках установленной формы и бумаге стандартных размеров в
соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 и настоящей Инструкцией.
     14.1.2. В  печать  принимаются  только  служебные   документы   и
материалы,  непосредственно  связанные  с  деятельностью Администрации
области.
     Документы и  материалы неслужебного,  личного характера печатанию
не подлежат.
     14.1.3. Подготовленный для печатания материал должен быть написан
разборчиво,  с соблюдением правил орфографии  и  пунктуации,  выполнен
чернилами или шариковой ручкой.
     Рукописи должны быть вычитаны  исполнителем.  При  их  подготовке
особое  внимание  обращается на правильное и четкое написание фамилий,
специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных
слов   и  географических  названий.  Допускаются  только  общепринятые
сокращения слов.
     Небрежно или  неразборчиво  написанные черновики,  правленные или
выполненные карандашом,  нечеткие  ксеро-  или  факсимильные  копии  в
печать не принимаются и возвращаются исполнителю на доработку.
     14.1.4. Материал сдается в печать в специальной папке  (обложке),
на    которой    должны   быть   указаны   наименование   структурного
подразделения, фамилия, имя и отчество, номер телефона исполнителя.
     Основанием для выполнения машинописных работ является заполненный
бланк заказа (приложение N 40), подписанный руководителем структурного
подразделения  и  согласованный  с  начальником  общего отдела или его
заместителем. Заказы хранятся в бюро в течение года.
     Поступивший материал регистрируется в специальном журнале. Там же
делается отметка о выполненной работе.  Напечатанный материал выдается
исполнителю под роспись вместе с рукописью.
     14.1.5. Объем выполненных машинописных  работ  подлежит  учету  в
бюро.  Использованные  при  печатании  номерные  бланки  учитываются в
журнале с указанием номера бланка.
     14.1.6. Печатание  документов и материалов производится в порядке
их поступления. Первоочередному печатанию подлежат срочные документы и
материалы.
     Срочные документы   печатаются   в   очередности,    определяемой
начальником   общего   отдела,   по   согласованию   с  исполнителями,
передавшими материал для  печатания,  или  руководителями  структурных
подразделений.
     Машинописные работы выполняются:
     срочные - в течение трех часов;
     менее срочные - в течение одних суток;
     несрочные - в течение трех дней.
     Перепечатывание исправленных  документов  производится  с  учетом
срочности.
     14.1.7. Прием документов на  печатание  прекращается  за  час  до
окончания рабочего дня.
     14.1.8. При необходимости  дальнейшего  редактирования  и  правки
документа в структурном подразделении заказчику передается электронная
копия документа.
     Повторная печать  документа  и его редактирование выполняются при
наличии ссылки на идентификатор электронной копии документа.
                                 
                14.2. Копировально-множительные работы
     14.2.1. Централизованное ксерокопирование документов производится
в бюро машинописных и копировально-множительных работ общего отдела.
     Размножению подлежат  документы  и  материалы  только  служебного
характера,  непосредственно связанные  с  деятельностью  Администрации
области.
     Материалы неслужебного,  личного характера  и  не  относящиеся  к
деятельности Администрации области ксерокопированию не подлежат.
     Изготовление небольших по объему тиражей документов (до 10  -  15
страниц   копий)   осуществляется   в   структурных  подразделениях  с
соблюдением правил, установленных настоящей Инструкцией.
     14.2.2. Основанием для выполнения копировально-множительных работ
является заполненный бланк заказа установленной  формы  (приложение  N
40).
     Решение о необходимости размножения документов  и  обоснованности
количества   производимых   с  них  копий  принимается  руководителями
структурных подразделений Администрации области. Подписанный ими бланк
заказа   на   производство   множительных   работ   согласовывается  с
начальником общего отдела или его заместителем. Заказы хранятся в бюро
в течение года.
     14.2.3. Копирование  документов   производится   в   порядке   их
поступления и в соответствии с графиком работы бюро.
     В первоочередном порядке  копируются  материалы,  поступившие  от
Главы Администрации (Губернатора) области, его заместителей и срочные.
Срочные документы копируются в очередности,  определяемой  начальником
общего  отдела по согласованию с исполнителями,  передавшими материал,
или руководителями структурных подразделений.
     14.2.4. Документы  информационного,  справочного  и методического
характера,  значительные по объему, массового тиража размножаются, как
правило,  на  обеих  сторонах  листа  с  уменьшением текста или в виде
брошюр. Копирование материалов на одной стороне листа и без уменьшения
текста    осуществляется    в    случаях    действительной   служебной
необходимости.
     14.2.5. Поступающие  на размножение документы должны быть четко и
разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более A3.  Брошюры и
скрепленные     материалы    предварительно    разброшюровываются    и
раскрепляются.
                                 
                    14.3. Тиражирование документов
     Тиражирование документов  с  расходом более 250 листов бумаги или
тиражом более 100 экземпляров производится в типографии в соответствии
с порядком, установленным самой типографией.
                                 
        14.4. Выполнение стенографических работ (звукозапись)
     14.4.1. Звукозапись   мероприятий   в    Администрации    области
осуществляется    в   соответствии   с   разделом   XXIII   Регламента
Администрации Ростовской области.
     14.4.2. Расшифровку  звукозаписи  мероприятий,  проводимых Главой
Администрации (Губернатором) области и его заместителями, осуществляет
бюро машинописных и копировально-множительных работ общего отдела.
     14.4.3. При расшифровке стенографической звукозаписи  на  лицевой
стороне  последнего листа стенограммы указываются фамилия должностного
лица, ответственного за расшифровку записи, дата.
     14.4.4. Выдача  электронных копий расшифрованных стенографических
звукозаписей  и  ознакомление  с  ними  осуществляется  с   разрешения
начальника общего отдела.
     Подлинник расшифрованных стенографических звукозаписей хранится в
течение  года  у  начальника  общего  отдела,  после  чего  подлинники
формируются в дела и передаются на архивное хранение.
     Расшифрованные звукозаписи  уничтожаются  по  акту  по  истечении
одного года.


     Начальник общего отдела
     Администрации области                             Г.В. Павлятенко