|
Расширенный поиск
Постановление Администрации Ростовской области от 09.02.2011 № 52Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. При этом на конверте в графе "номер" проставляется буквенный индекс "ОЗ" - "ошибочно засланная". Входящие документы без регистрационного номера, даты, подписи, без приложений, если на их наличие указано в документе, с техническими повреждениями (мятые, подмоченные, рваные, нечитаемые), а также зарегистрированные в системе "Дело", но при этом не имеющие файла электронного документа, прикрепленного к регистрационной карточке, не регистрируются и возвращаются исполнителю. 8.2.5. Проект областного закона, поступивший из Законодательного Собрания Ростовской области на заключение Главе Администрации (Губернатору) области, регистрируется в канцелярии и в тот же день передается по системе "Дело" заместителю Главы Администрации (Губернатора) области - управляющему делами, уполномоченному осуществлять взаимодействие с Законодательным Собранием Ростовской области. 8.2.6. Документы, подлежащие отправке, содержат следующие реквизиты: регистрационный номер, дату, полное название организации с юридическим адресом. Отправка документов регистрируется в системе "Дело". 8.2.7. Работники отделов Администрации области, ответственные за ведение делопроизводства, доставляют документы в канцелярию и получают документы из этого подразделения два раза в день (в 10 и 15 часов). На документах, поступивших до 15 часов текущего дня, проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления, на поступивших после 15 часов - регистрационный номер с датой следующего рабочего дня. 8.2.8. Регистрация служебных документов - это фиксация фактов поступления документов или отправки их путем проставления на документе регистрационного номера и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных карточках системы "Дело" (приложение N 24). 8.2.9. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "Лично", вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в трех экземплярах: первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или даты отправки и получения документов. Конверты с грифом "Лично" регистрируются в журнале учета пакетов и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и предварительное рассмотрение. Письменные обращения граждан, письма Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Ростовской области, депутатов представительных органов муниципальных образований Ростовской области, письма других организаций, касающиеся вопросов обращений граждан, учитываются канцелярией количественно и передаются для регистрации в отдел по работе с обращениями граждан Администрации области. 8.2.10. Документы, поступившие в Администрацию области, канцелярия сортирует по адресатам, руководствуясь распределением обязанностей между Главой Администрации (Губернатором) области и его заместителями, классификатором структурных подразделений аппарата Администрации области, и определяет документы, подлежащие регистрации. 8.2.11. Регистрация документов производится в системе "Дело". Документы, поступившие из внешних организаций, кроме документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации (приложение N 25), регистрируются в канцелярии. В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется отметка (штамп) с указанием даты, входящего регистрационного номера, индекса приемной, куда направляется документ. При регистрации ответа на поручение по ранее зарегистрированному в канцелярии документу делается ссылка на входящий регистрационный номер этого документа. Регистрационный номер таких документов состоит из индекса структурного подразделения исполнителя, разделителя в виде косой черты (/) и порядкового номера. 8.2.12. При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу в пределах одного календарного года ему присваивается первоначальный регистрационный номер и новая дата поступления. 8.2.13. При регистрации документов одинакового содержания, но направленных нескольким адресатам, им присваивается один номер, но используются разные цифровые индексы с учетом классификатора. 8.2.14. Документы, адресованные министерствам, комитетам, департаментам, управлениям, отделам, не входящим в состав структуры аппарата Администрации области, не регистрируются и передаются по назначению. 8.2.15. После регистрации документы 2 раза в день, с 11 часов 30 минут до 12 часов и с 15 часов 30 минут до 16 часов, доставляются в аппарат Главы Администрации (Губернатора) области, секретариат и приемные заместителей Главы Администрации (Губернатора) области. Телеграммы и срочные документы доставляются адресатам немедленно. Из приемных работник канцелярии получает документы с резолюциями руководителей для передачи исполнителям. Документ с поручением Главы Администрации (Губернатора) области доставляется по системе "Дело" (в исключительных случаях - по факсимильной связи) исполнителю (исполнителям) канцелярией сразу при поступлении его из аппарата Главы Администрации (Губернатора) области. Работник Администрации области, областного органа исполнительной власти при получении документа обязан незамедлительно представить его на доклад указанному в резолюции лицу или лицу, исполняющему его обязанности. Подлинник контрольного поручения передается в контрольное управление Администрации области. Подлинник документа без грифа "Контроль" остается в канцелярии. 8.2.16. Контроль исполнения документов организуется в соответствии с Регламентом Администрации области. 8.2.17. Сроки рассмотрения отдельных видов документов с момента их регистрации до передачи на исполнение установлены Регламентом Администрации области, во всех остальных случаях не должны превышать трех рабочих дней. 8.2.18. Тиражирование документов с резолюцией в 2 и более адресов обеспечивается с использованием системы "Дело" работниками аппарата Главы Администрации (Губернатора) области, секретариата, приемных руководителей, внесших эту резолюцию. 8.2.19. Корреспонденция, полученная из аппаратов Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, от членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, если она не адресована конкретному лицу, в тот же день передается для рассмотрения Главе Администрации (Губернатору) области, а в его отсутствие - первому заместителю Главы Администрации (Губернатора) области - Вице-губернатору. 8.2.20. Федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, иные нормативные правовые акты федеральных органов государственной власти после регистрации в канцелярии передаются в юридический комитет. 8.2.21. Исходящие документы, документы внутренней переписки печатаются в 2 экземплярах, 2-й из которых после подписания и регистрации хранится в структурном подразделении (приемной) в папке исходящей корреспонденции. Приложения к документам должны быть завизированы заместителем Главы Администрации (Губернатора) области (руководителем областного органа исполнительной власти или структурного подразделения Администрации области), подготовившим документ. Документы, регистрируемые и отправляемые адресату по системе "Дело", подписанные электронно-цифровой подписью, являются электронными документами и хранятся в системе "Дело" в соответствующих структурных подразделениях. При необходимости может быть создана копия электронного документа на бумажном носителе. Исходящие документы министерств, комитетов, департаментов, управлений, отделов, не входящих в состав структуры аппарата Администрации области, отправляются ими самостоятельно. Копии писем, направляемых в адрес федеральных органов государственной власти, подписанные Главой Администрации (Губернатором) области или его заместителями, передаются исполнителем в канцелярию в 2 экземплярах. Один - для передачи в Представительство Администрации Ростовской области при Правительстве Российской Федерации с целью контроля за их реализацией. Второй - хранится в канцелярии. Подписанные письма и телеграммы передаются исполнителем в канцелярию для отправки. При этом к письму и телеграмме прилагаются полный почтовый адрес получателя или телеграфный адрес, а при ответе на входящий документ - также его номер и дата. Корреспонденция, поступившая в канцелярию для отправки после 14 часов, кроме телеграмм и срочной корреспонденции, отправляется следующим днем. Письма и телеграммы в Администрацию Президента Российской Федерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, министерства и ведомства Российской Федерации, субъекты Российской Федерации могут передаваться по системе связи службы специальной документальной связи Администрации области. Письма, адресованные органам исполнительной власти области и администрациям муниципальных образований области, отправляются по системе "Дело". 8.2.22. Передача документов, их копий в органы и организации, не указанные в реестре рассылки, осуществляется общим отделом с разрешения начальника общего отдела. 8.2.23. Канцелярия осуществляет контроль за установленным порядком оформления и прохождения служебных документов, составляет сводку об их прохождении по приемным Главы Администрации (Губернатора) области и его заместителей, анализирует состояние работы по документообороту в структурных подразделениях аппарата. 8.3. Законченные делопроизводством дела остаются в структурных подразделениях аппарата Администрации области для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству, сдаются в архив, при этом их электронные аналоги выгружаются из системы "Дело" и в дальнейшем хранятся с использованием системы "Архивное дело". 8.4. Архивом осуществляются: сохранность документов, справочная работа по переданным документам, выдача документов во временное пользование сотрудникам структурных подразделений аппарата Администрации области; выдача архивных справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам в соответствии с законодательством об архивном деле. 8.5. Информация о зарегистрированных документах и путях их прохождения хранится в электронной базе системы "Дело" и доступна работникам Администрации области в соответствии с заданными правами доступа. 9. Прием и передача служебной информации по официальным каналам электронной почты и факсимильной связи 9.1. Электронная почта и факсимильная связь - один из способов доставки, отправки информации и передачи ее между пользователями как внутри Администрации области, так и между организациями, имеющими соответствующие технические средства. Служебная информация, передаваемая и принимаемая с использованием электронной почты и факсимильной связи, исполняется наравне с печатными документами. 9.2. Запрещается передавать по электронной почте и факсимильной связи сведения, содержащие государственную тайну, документы с пометкой "Для служебного пользования". 9.3. Разрешение на передачу документа по электронной почте и факсимильной связи дает руководитель структурного подразделения Администрации области. 9.4. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя структурного подразделения. 9.5. Передача и прием документов осуществляются только с ведома лица, ответственного за аппарат факсимильной связи или компьютер, имеющий выход на средства электронной почты. Контроль за использованием аппаратов факсимильной связи или компьютеров, имеющих выход на средства электронной почты, установленных в подразделениях, осуществляется их руководителями. 9.6. При передаче и приеме текстов служебных документов с использованием электронной почты и факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов; исходящий документ на иностранных языках отправляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ; входящие документы на иностранных языках доставляются адресату без перевода. 9.7. Техническую поддержку и развитие системы электронной почты обеспечивает министерство информационных технологий и связи. 9.8. Каждому абоненту электронной почты выделяется индивидуальный почтовый ящик, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики. 10. Учет объема документооборота 10.1. Учет объема документооборота за определенный период времени ведется в канцелярии с указанием сведений по отправке заказной корреспонденции, простой корреспонденции, принятию входящей корреспонденции. 10.2. За единицу учета объема документов принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно. Учет объема документов может проводиться по Администрации области в целом или по отдельным подразделениям. Итоговые данные об объеме документооборота ежемесячно суммируются (нарастающим итогом) по установленной форме (приложение N 26). 11. Организация документов в делопроизводстве Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в Государственный архив Ростовской области в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими методическими документами по архивному делу и делопроизводству Администрации области. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел. 11.1. Составление номенклатуры дел. 11.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве Администрации области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 11.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях Администрации области, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этом изучаются и систематизируются документы, создающиеся в Администрации области, их виды, состав и содержание. 11.1.3. В Администрации области составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 27) и сводная номенклатура дел Администрации области (приложение N 28). 11.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, с участием работника Государственного архива Ростовской области и архива Администрации области, согласовывается с общим отделом, подписывается руководителем подразделения и представляется в общий отдел. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в общий отдел. 11.1.5. Сводная номенклатура дел составляется общим отделом на основе номенклатур дел структурных подразделений. 11.1.6. Сводная номенклатура дел Администрации области подписывается начальником общего отдела, согласовывается с экспертной проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Администрации области и утверждается заместителем Главы Администрации (Губернатора) области - управляющим делами. Сводная номенклатура дел согласовывается с экспертной проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Администрации области не реже одного раза в 5 лет, если в Администрации области не было структурных изменений. 11.1.7. После утверждения сводная номенклатура дел вносится в электронном виде в систему "Дело". Структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. 11.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел общего отдела. Второй экземпляр используется в качестве рабочего. Третий применяется в архиве Администрации области. Четвертый - в Государственном архиве Ростовской области. 11.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 11.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Администрации области. 11.1.11. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации области. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 11.1.12. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации области цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Администрации области или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например: Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов) В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например: Переписка с руководителями промышленных предприятий области по выполнению госзаказа В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например: Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: Переписка с министерством образования по вопросам учебно-методической работы При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например: Переписка с главами администраций муниципальных образований по вопросам социальной защиты населения Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. Например: Переписка с Областным музеем краеведения (г. Ростов-на-Дону) об использовании архивных документов В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: Годовой отчет ЗАО "Книга" об исполнении сметы по бюджету Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел, или другой, согласованный с архивом, срок хранения. В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дела, о переходящем деле (например, переходящее с 2000 года). 11.1.13. Если в течение года в Администрации области возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. 11.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 11.2. Формирование и оформление дел. 11.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 11.2.2. Дела формируются в Администрации области, как правило, в структурных подразделениях. 11.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. При этом исполнителем делается отметка о списании документа в системе "Дело". Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе "Дело". Исполненные электронные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При составлении номенклатуры дел структурного подразделения указывается, что дело ведется в электронном виде. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе. 11.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство. 11.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д. 11.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума, правовые документы Администрации области и Законодательного Собрания Ростовской области. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год. Документы коллегии Администрации Ростовской области группируются в два дела: решения коллегии; документы к заседаниям коллегии. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Указы Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области, распоряжения Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области, постановления Администрации Ростовской области, распоряжения Администрации Ростовской области и распоряжения Администрации Ростовской области (по аппарату) группируются отдельно по каждому виду правовых актов. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела". Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 11.2.7. Документы постоянного срока хранения подлежат оформлению в дела по окончании года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Номера страниц дела проставляются на листах карандашом в правом верхнем углу. Оформление документов в дела проводится ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях работниками при методической помощи общего отдела. 11.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 29); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 30); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 31); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 11.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: "Администрация Ростовской области" - указывается полностью в именительном падеже; "наименование структурного подразделения" - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; "индекс дела" - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Администрации области; "заголовок дела" переносится из номенклатуры дел Администрации области, согласованной с экспертной проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Администрации области; "дата дела" - указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому (части) отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией (до этого он проставляется карандашом). На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. 11.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. 11.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 11.3. Организация оперативного хранения документов. 11.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. 11.3.2. Руководители структурных подразделений и работники, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. 11.3.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. 12. Порядок передачи документов на хранение в архив Документы Администрации области являются ее собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", подлежат обязательной передаче на государственное хранение в Государственный архив Ростовской области как государственная часть архивного фонда Российской Федерации. Для хранения документов государственной части архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение образован архив Администрации области. 12.1. Экспертиза ценности документов. 12.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения и уничтожения. 12.1.2. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел для передачи в архив. 12.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их на государственное хранение в Администрации области создается экспертная комиссия. Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее 5 человек. Председателя комиссии назначает заместитель Главы Администрации (Губернатора) области - управляющий делами. 12.1.4. Функции и права экспертной комиссии Администрации области определяются положением об экспертной комиссии, которое согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Администрации области и утверждается распоряжением Администрации Ростовской области. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции: рассматривает сводную номенклатуру дел Администрации области; рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащие передаче в Государственный архив Ростовской области; определяет сроки хранения дел, которые не предусмотрены в перечне; выносит решение о представлении их на утверждение экспертной проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Администрации области; рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению. 12.1.5. Экспертиза ценности документов должна осуществляться по завершении делопроизводственного года. 12.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного хранения и по личному составу, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, при этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел. 12.1.7. Отбор документов проводится на основании перечня документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел (приложение N 32). Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временным сроком хранения. Дела с пометкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) подвергаются также полистному просмотру с целью определения исторической ценности и выделения их из состава документов, подлежащих временному хранению. 12.1.8. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Администрации области составляются описи на документы постоянного хранения и по личному составу. По этим описям документы сдаются в архив Администрации области. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи. 12.1.9. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером); в описи за несколько лет дела имеют общую нумерацию; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с Государственным архивом Ростовской области; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом первом листе описи заголовок воспроизводится полностью). 12.1.10. Описи дел постоянного хранения составляются по установленной форме в четырех экземплярах, описи дел по личному составу составляются в двух экземплярах и представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Администрации области (приложения N 33 - N 35). 12.1.11. Отбор документов к уничтожению с истекшими сроками хранения проводится после составления описи дел постоянного хранения. 12.1.12. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на все дела Администрации области (приложение N 36). После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, на основании акта к уничтожению документов электронные документы подлежат уничтожению. Уничтожение электронных документов производится министерством информационных технологий и связи области. 12.1.13. При первичном представлении описей в комитет по управлению архивным делом Администрации области, а также в связи с изменением структуры и наименования подразделений составляются историческая справка к архивному фонду Администрации области и предисловия к ним. 12.2. Подготовка и передача документов в архив Администрации области ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Администрации области 12.2.1. В архив Администрации области передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел. 12.2.2. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации области. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений обязаны устранить. 12.2.3. Прием каждого дела производится работником архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись. 12.3. Архив Администрации области. 12.3.1. В Администрации области для хранения документов постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу создан архив, функциональную деятельность которого осуществляет заведующий, являющийся специалистом общего отдела. В целях автоматизации архивного хранения документов применяется система "Архивное дело". Порядок работы в системе "Архивное дело" определяется соответствующей инструкцией для работы пользователей. 12.3.2. В своей практической деятельности работник архива в работе с документами руководствуется методическими указаниями Федерального архивного агентства России, комитета по управлению архивным делом Администрации области и Государственного архива Ростовской области, Положением об архиве Администрации Ростовской области, Регламентом Администрации Ростовской области, номенклатурой дел, классификатором структурных подразделений Администрации Ростовской области, настоящей Инструкцией и другими необходимыми для его деятельности документами. 12.3.3. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения переплетаются, нумеруются, передаются в архив Администрации области после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении. 12.3.4. Дела временного хранения (до 3 лет) передаче в архив Администрации области не подлежат. 12.3.5. В исключительных случаях в архив Администрации области передаются на временное хранение документы бухгалтерии, канцелярии, отдела по работе с обращениями граждан, контрольного управления, аппарата Главы Администрации (Губернатора) области. 12.3.6. Передача дел в архив Администрации области осуществляется ежегодно структурными подразделениями по графику, утвержденному заместителем Главы Администрации (Губернатора) области - управляющим делами. 12.3.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Администрации области независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. 12.3.8. Документы, хранящиеся в архиве, выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений с разрешения начальника общего отдела под расписку в журнале. В нем указываются наименование структурного подразделения, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются на срок не более 3 дней. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения начальника общего отдела. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника общего отдела с заменой в деле заверенной копией документа и приложением акта о причинах выдачи подлинника. 13. Машинописные, копировально-множительные, типографские работы 13.1. Машинописные работы. 13.1.1. Централизованное выполнение машинописных работ осуществляется в бюро. Печатание документов осуществляется с использованием компьютерной техники на бланках установленной формы и бумаге стандартных размеров в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 и настоящей Инструкции. 13.1.2. В печать принимаются только служебные документы и материалы, непосредственно связанные с деятельностью Администрации области. Документы и материалы неслужебного, личного характера печатанию не подлежат. 13.1.3. Подготовленный для печатания материал должен быть написан разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, выполнен чернилами или шариковой ручкой. Рукописи должны быть вычитаны исполнителем. При их подготовке особое внимание обращается на правильное и четкое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий. Допускаются только общепринятые сокращения слов. Небрежно или неразборчиво написанные черновики, правленные или выполненные карандашом, нечеткие ксеро- или факсимильные копии в печать не принимаются и возвращаются исполнителю на доработку. 13.1.4. Материал сдается в печать в специальной папке (обложке), на которой должны быть указаны наименование структурного подразделения, фамилия, имя и отчество, номер телефона исполнителя. Основанием для выполнения машинописных работ является заполненный бланк заказа (приложение N 37), подписанный руководителем структурного подразделения и согласованный с начальником общего отдела или его заместителем. Заказы хранятся в бюро в течение года. Поступивший материал регистрируется в специальном журнале. Там же делается отметка о выполненной работе. Напечатанный материал выдается исполнителю под роспись вместе с рукописью. 13.1.5. Объем выполненных машинописных работ подлежит учету в бюро. Использованные при печатании номерные бланки учитываются в журнале с указанием номера бланка. 13.1.6. Печатание документов и материалов производится в порядке их поступления. Первоочередному печатанию подлежат срочные документы и материалы. Срочные документы печатаются в очередности, определяемой начальником общего отдела, по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания, или руководителями структурных подразделений. Машинописные работы выполняются: срочные - в течение 3 часов; менее срочные - в течение одних суток; несрочные - в течение 3 дней. Перепечатывание исправленных документов производится с учетом срочности. 13.1.7. Прием документов для печатания прекращается за 1 час до окончания рабочего дня. 13.1.8. При необходимости дальнейшего редактирования и правки документа в структурном подразделении заказчику передается электронная копия документа. Повторная печать документа и его редактирование выполняются при наличии ссылки на идентификатор электронной копии документа. 13.1.9. Бюро выполняет машинописные работы объемом более 2 печатных страниц. Материалы до 2 страниц машинописного текста и письма печатаются в соответствующих структурных подразделениях Администрации области. 13.2. Копировально-множительные работы. 13.2.1. Централизованное ксерокопирование документов производится в бюро. Размножению подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью Администрации области. Материалы неслужебного, личного характера и не относящиеся к деятельности Администрации области ксерокопированию не подлежат. Изготовление небольших по объему тиражей документов (до 10 - 15 страниц копий) осуществляется в структурных подразделениях с соблюдением правил, установленных настоящей Инструкцией. 13.2.2. Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заполненный бланк заказа установленной формы (приложение N 37). Недописанный или незавизированный материал к размножению не принимается. Решение о необходимости размножения документов и обоснованности количества производимых с них копий принимается руководителями структурных подразделений Администрации области. Подписанный ими бланк заказа на производство множительных работ согласовывается с начальником общего отдела или его заместителем. Заказы хранятся в бюро в течение одного года. 13.2.3. Копирование документов производится в порядке их поступления. В первоочередном порядке копируются материалы, поступившие от Главы Администрации (Губернатора) области, его заместителей, и срочные. Срочные документы копируются в очередности, определяемой начальником общего отдела по согласованию с исполнителями, передавшими материал, или руководителями структурных подразделений. 13.2.4. Документы информационного, справочного и методического характера, значительные по объему, массового тиража размножаются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр. Копирование материалов на одной стороне листа и без уменьшения текста осуществляется в случаях действительной служебной необходимости. 13.2.5. Поступающие на размножение документы должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более A3. Брошюры и скрепленные материалы предварительно разброшюровываются и раскрепляются. 13.2.6. Техническое обслуживание и ремонт копировально-множительной техники организует социально-хозяйственный отдел Администрации области. 13.3. Тиражирование документов с расходом более 500 листов бумаги или тиражом более 100 экземпляров производится в типографии в соответствии с порядком, установленным самой типографией. 13.4. Типографские работы выполняются в строгом соответствии с заключенным контрактом, техническим заданием, составленным общим отделом на основе заявок руководителей структурных подразделений Администрации области на очередной квартал. Каждый заказ регистрируется в общем отделе, согласовывается с начальником общего отдела или его заместителем. Основанием для выполнения типографских работ является заполненный бланк заказа установленной формы (приложение N 38). Заказчик самостоятельно передает в типографию зарегистрированный и согласованный заказ, материалы для выполнения типографских работ, проверяет и получает под роспись выполненный заказ. Начальник общего отдела Администрации области М.В. Фишкин Приложение N 1 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области СХЕМА расположения реквизитов и границ зон углового бланка Формат А4 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦20 ¦ 73 ¦ ¦ 88 ¦10 ¦ -------+----+---------------+---+-----------------+----+---- 3 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ---+----+---------------+---+-----------------+ ¦ ¦ ¦01 02 ¦ ¦ 16 19 ¦ ¦ ¦17 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 03 ¦ ¦ ¦ ¦ 51 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----+---------------+---+-----------------+ ¦ ¦ ¦08 09 10 ¦ ¦ 15 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦04 05 06 07 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -------+----+---------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦11 12 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 22 ¦ ¦13 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦14 ¦ ¦ 17 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -------+----+---------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦18 ¦ ¦ ¦ ¦ 18 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -------+----+---------------- L-----------------+ ¦ ¦ ¦20 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦297 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ---+----+-------------------------------------+ ¦ ¦ ¦21 22 25 ¦ ¦ 20¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -------+----+-------------------------------------+ ¦ 40 ¦ ¦23 24 26 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦27 ¦ ¦ ---+----+-------------------------------------+ ¦ ¦ ¦28 30 29 ¦ ¦ 16¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -------+----+-------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ 20¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ---+------------------------------------------+----+---- ¦ 210 ¦ ¦ ¦ Приложение N 2 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области СХЕМА расположения реквизитов и границ зон продольного бланка Формат А4 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦20 ¦ ¦10 ¦ -------+----+----------------------------------+----+---- 3 ¦ ¦ ¦ ¦ ---+----+----------------------------------+ ¦ ¦ ¦01 02 03 16 19¦ ¦ ¦17 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 73 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----+----------------------------------+ ¦ ¦ ¦08 09 10 ¦ ¦ ¦20 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦04 05 06 07 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ---+----+----------------------------------+ ¦ ¦ ¦11 12 15 ¦ ¦ ¦10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----+----------------------------------+ ¦ ¦ ¦13 14 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -------+----+----------------------------------+ ¦ ¦ ¦18 17 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 18 ¦ ¦ ¦ ¦ -------+----+----------------------------------+ ¦ ¦ ¦20 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦297 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ---+----+----------------------------------+ ¦ ¦ ¦21 22 25 ¦ ¦ 20¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -------+----+----------------------------------+ ¦ 40 ¦ ¦23 24 26 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦27 ¦ ¦ ---+----+----------------------------------+ ¦ ¦ ¦28 30 29 ¦ ¦ 16¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -------+----+----------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ 20¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ---+---------------------------------------+----+---- ¦ 210 ¦ ¦ ¦ Приложение N 3 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ОБРАЗЦЫ бланков резолюций Формат А6 -------------------------------¬ -------------------------------¬ ¦ Изображение Герба ¦ ¦ Изображение Герба ¦ ¦ Ростовской области ¦ ¦ Ростовской области ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Глава Администрации ¦ ¦Первый заместитель Главы Адми-¦ ¦ (Губернатор) ¦ ¦ нистрации (Губернатора) ¦ ¦ Ростовской области ¦ ¦ Ростовской области - Вице- ¦ ¦ ¦ ¦ губернатор ¦ +------------------------------+ +------------------------------+ ¦N _______ от " " _______ 201__¦ ¦N _______ от " " _______ 201__¦ ¦г. ¦ ¦г. ¦ ¦к вх. N ___ от " " _______ ¦ ¦к вх. N ___ от " " _______ ¦ ¦201__ г. ¦ ¦201__ г. ¦ +------------------------------+ +------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ L------------------------------- L------------------------------- -------------------------------¬ ----------------------------¬ ¦ Первый заместитель ¦ ¦ Заместитель Главы ¦ ¦ Главы Администрации ¦ ¦ Администрации ¦ ¦ (Губернатора) ¦ ¦ (Губернатора) Ростовской ¦ ¦ Ростовской области ¦ ¦ области ¦ ¦ ¦ ¦ по взаимодействию с ¦ ¦ ¦ ¦ административными ¦ ¦ ¦ ¦ органами - руководитель ¦ ¦ ¦ ¦ аппарата ¦ +------------------------------+ +---------------------------+ ¦N _______ от " " _______ 201__¦ ¦к вх. N ______ от _________¦ ¦г. ¦ ¦201__ г. ¦ ¦к вх. N ___ от " " _______ ¦ ¦N __________ от _________ ¦ ¦201__ г. ¦ ¦201__ г. ¦ +------------------------------+ +---------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ L------------------------------- L---------------------------- ---------------------------------¬ -------------------------------¬ ¦ Заместитель ¦ ¦ Заместитель ¦ ¦ Главы Администрации ¦ ¦ Главы Администрации ¦ ¦ (Губернатора) ¦ ¦ (Губернатора) ¦ ¦Ростовской области - управляющий¦ ¦ Ростовской области ¦ ¦ делами ¦ ¦ ¦ +--------------------------------+ +------------------------------+ ¦N _______ от " " _______ 201__ ¦ ¦N _______ от " " _______ 201__¦ ¦г. ¦ ¦г. ¦ ¦к вх. N ___ от " " _______ ¦ ¦к вх. N ___ от " " _______ ¦ ¦201__ г. ¦ ¦201__ г. ¦ +--------------------------------+ +------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ L--------------------------------- L------------------------------- Приложение N 4 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ОБРАЗЦЫ ШТАМПОВ, применяемых в делопроизводстве Администрации области и ее подразделениях Регистрационный штамп Размер в пределах 70 х 20 мм Регистрационный штамп Размер в пределах 60 х 40 мм Штамп службы нормативных документов для проектов правовых актов Размер в пределах 55 х 20 мм Штамп службы нормативных документов для заверения копий правовых актов Размер в пределах 60 х 40 мм Штамп начальника общего отдела для заверения копий документов Размер в пределах 65 х 40 мм Штамп сектора Проект зарегистрирован по взаимодействию в секторе по с Законодательным Собранием взаимодействию с области для законопроектов Законодательным Собранием области N "___" _______ 201_ г. Размер в пределах 65 х 20 мм Штамп для документов, подлежащих возврату Размер в пределах 42 х 19 мм Контрольный штамп Размер в пределах 30 х 18 мм Приложение N 5 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ФОРМА регистрации актов -----------------------------------------------------¬ ¦ Карточка ¦ ¦ У К А З ¦ ¦Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области¦ ¦ от _________________ N __________ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------------------+ ¦ ¦ ¦Указ вносит ¦ ¦______________________________________________ ¦ ¦ ¦ ¦Указ подписал ¦ ¦______________________________________________ ¦ ¦ ¦ ¦ (Ф.И. О.) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L----------------------------------------------------- -----------------------------------------------------¬ ¦ Карточка ¦ ¦ РАСПОРЯЖЕНИЕ ¦ ¦Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области¦ ¦ от _________________ N __________ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------------------+ ¦ ¦ ¦Распоряжение вносит ¦ ¦________________________________________ ¦ ¦ ¦ ¦Распоряжение подписал ¦ ¦______________________________________ ¦ ¦ ¦ ¦(Ф.И. О.) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L----------------------------------------------------- ----------------------------------------¬ ¦ Карточка ¦ ¦ ПОСТАНОВЛЕНИЕ ¦ ¦ Администрации Ростовской области ¦ ¦ от _________________ N __________ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------------------------+ ¦ ¦ +---------------------------------------+ ¦ ¦ +---------------------------------------+ ¦ ¦ +---------------------------------------+ ¦ ¦ +---------------------------------------+ ¦ ¦ ¦Постановление вносит ¦ ¦_______________________________________¦ ¦ ¦ ¦Постановление подписал ¦ ¦_____________________________________ ¦ ¦ ¦ ¦(Ф.И. О.) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L---------------------------------------- -----------------------------------------¬ ¦ Карточка ¦ ¦ РАСПОРЯЖЕНИЕ ¦ ¦ Администрации Ростовской области ¦ ¦ от _________________ N __________ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦ ¦Распоряжение вносит ¦ ¦________________________________________¦ ¦ ¦ ¦Распоряжение подписал ¦ ¦______________________________________ ¦ ¦ ¦ ¦(Ф.И. О.) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L----------------------------------------- -----------------------------------------¬ ¦ Карточка ¦ ¦ РАСПОРЯЖЕНИЕ ¦ ¦ Администрации Ростовской области ¦ ¦ (по аппарату) ¦ ¦ от _________________ N __________ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦ +----------------------------------------+ ¦ ¦ ¦Распоряжение вносит ¦ ¦________________________________________¦ ¦ ¦ ¦Распоряжение подписал ¦ ¦_____________________________________ ¦ ¦ ¦ ¦(Ф.И. О.) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L----------------------------------------- Приложение N 6 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ФОРМА журнала регистрации законопроектов ЖУРНАЛ регистрации проектов областных законов и постановлений Законодательного Собрания Ростовской области ----T-----T------------T----------T-------------T----------T---------¬ ¦ N ¦Дата ¦ Наименова- ¦Инициатор ¦Ответственный¦Основание ¦ Дата ¦ ¦п/п¦реги-¦ ние ¦подготовки¦ ис- ¦для подго-¦внесения ¦ ¦ ¦стра-¦законопроек-¦законопро-¦ полнитель ¦ товки ¦ в Зако- ¦ ¦ ¦ ции ¦ та ¦ екта ¦ (Ф.И. О., ¦законопро-¦ нода- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ должность, ¦ екта ¦ тельное ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ контактный ¦ ¦Собрание ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ телефон) ¦ ¦ Ростов- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ской об- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ласти ¦ +---+-----+------------+----------+-------------+----------+---------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ +---+-----+------------+----------+-------------+----------+---------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+-----+------------+----------+-------------+----------+---------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L---+-----+------------+----------+-------------+----------+---------- Приложение N 7 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ОБРАЗЕЦ указа Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области Цветное изображение Герба Ростовской области УКАЗ Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области N г. Ростов-на-Дону ----------------- ---------------- (заголовок (о чем?) ______________________________ ______________________________ (преамбула) _________________________________________________________________ _____________________________________________________________________: (постановляющая часть) 1. ______________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ______________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Глава Администрации (Губернатор) области Личная подпись Инициалы, фамилия Указ вносит _____________________ _____________________ Приложение N 8 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ОБРАЗЕЦ распоряжения Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области Изображение Герба Ростовской области Глава Администрации (Губернатор) Ростовской области РАСПОРЯЖЕНИЕ N г. Ростов-на-Дону ----------------- ---------------- (заголовок (о чем?) ___________________________ ___________________________ (преамбула) _________________________________________________________________ _____________________________________________________________________: (распорядительная часть) 1. ______________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ______________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Глава Администрации (Губернатор) области Личная подпись Инициалы, фамилия Распоряжение вносит _____________________ _____________________ Приложение N 9 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ОБРАЗЕЦ постановления Администрации Ростовской области Изображение Герба Ростовской области АДМИНИСТРАЦИЯ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ N г. Ростов-на-Дону ----------------- ---------------- (заголовок (о чем?) ___________________________ ___________________________ (преамбула) _________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ПОСТАНОВЛЯЮ: (постановляющая часть) 1. ______________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ______________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Глава Администрации (Губернатор) области Личная подпись Инициалы, фамилия Постановление вносит _____________________ _____________________ Приложение N 10 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ОБРАЗЕЦ распоряжения Администрации Ростовской области Изображение Герба Ростовской области АДМИНИСТРАЦИЯ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ N г. Ростов-на-Дону ----------------- ---------------- (заголовок (о чем?) ____________________________ ____________________________ (преамбула) _________________________________________________________________ _____________________________________________________________________: (распорядительная часть) 1. ______________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ______________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Глава Администрации (Губернатор) области Личная подпись Инициалы, фамилия Распоряжение вносит _____________________ _____________________ Приложение N 11 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ОБРАЗЕЦ распоряжения Администрации Ростовской области (по аппарату) Изображение Герба Ростовской области АДМИНИСТРАЦИЯ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ (ПО АППАРАТУ) N г. Ростов-на-Дону ----------------- ---------------- (заголовок (о чем?) ____________________________ ____________________________ (преамбула) _________________________________________________________________ _____________________________________________________________________: (распорядительная часть) 1. ______________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 2. ______________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Заместитель Главы Администрации (Губернатора) области - управляющий делами Личная подпись Инициалы, фамилия Распоряжение вносит --------------------------- --------------------------- Примечание. Подписывают распоряжения Администрации Ростовской области (по аппарату): первый заместитель Главы Администрации (Губернатора) области - Вице-губернатор; первый заместитель Главы Администрации (Губернатора) области; заместитель Главы Администрации (Губернатора) области - управляющий делами. Приложение N 12 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ОБРАЗЕЦ бланка письма на иностранном языке Формат А4 Изображение Герба Ростовской области АДМИНИСТРАЦИЯ ADMINISTRATION РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ OF THE ROSTOV REGION ул. Социалистическая, д. 112, Socialisticheskaya st., 112, г. Ростов-на-Дону, 344050, Rostov-on-Don, 344050, Russia Российская Федерация Тел.: ____________________ Tel.: ____________________ ____________________ ____________________ Факс: ____________________ Fax: ____________________ ____________________ ____________________ ______________ N ________ ______________ N ________ На N ____________________ Приложение N 13 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ОБРАЗЕЦ бланка должностного лица Изображение Герба Ростовской области Заместитель Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области - управляющий делами ул. Социалистическая, д. 112, г. Ростов-на-Дону, 344050 E-mail: [email protected] http://www.donland.ru ________________N ____ Приложение N 14 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ОБРАЗЕЦ оформления письма на бланке Изображение Герба Ростовской области Администрация Председателю Правитель- Ростовской области ства Российской Федера- ции ул. Социалистическая, д. 112, ------------------------ г. Ростов-на-Дону, (инициалы, фамилия) 344050 E-mail: [email protected] http://www.donland.ru ------------------------ ________________N ___ (почтовый адрес) (заголовок (о чем?) __________________________ __________________________ Уважаемый _______________________________! (имя, отчество) (текст письма) _________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Приложение: расчет затрат на 2 л. в 3 экз. Начальник общего отдела Личная подпись Инициалы, фамилия Приложение N 15 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ОБРАЗЕЦ углового бланка структурного подразделения или должностного лица Изображение Герба Ростовской области Администрация Ростовской области Аппарат Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области ул. Социалистическая, д. 112, г. Ростов-на-Дону, 344050 тел./факс (8632)___________ ОГРН___________________ ИНН/КПП 000000000/000000000 (для подразделения при наличии) _______________ N __________ На N ______ от ______________ Приложение N 16 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области Бланк выдается вместе с листом согласования Администрация Ростовской области ПОРУЧЕНИЕ по подготовке проекта указа, распоряжения Главы Администрации (Губернатора) области, постановления, распоряжения Администрации области по вопросу ___________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Назначить ответственным за исполнение ________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ (Ф.И. О., должность) Проект правового акта визируют ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ (Ф.И. О.) Установить срок передачи материалов в службу нормативных документов для оформления на подпись Главе Администрации (Губернатору) области ______________ (дата) Заместитель Главы Администрации (Губернатора) области ________________________________ (подпись, дата) Приложение N 17 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ФОРМЫ журналов учета поступления и выдачи бланков с изображением Герба Ростовской области ЖУРНАЛ учета поступления бланков с изображением Герба Ростовской области ----T---------T--------T------------T----------T-------T-----¬ ¦ N ¦Наимено- ¦Дата по-¦Номер сопро-¦Наименова-¦Количе-¦Серия¦ ¦п/п¦вание ви-¦ сту- ¦водительного¦ние орга- ¦ ство ¦и но-¦ ¦ ¦да бланка¦ пления ¦ документа ¦низации - ¦экземп-¦ мер ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦поставщика¦ ляров ¦блан-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ бланков ¦ ¦ ков ¦ +---+---------+--------+------------+----------+-------+-----+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ +---+---------+--------+------------+----------+-------+-----+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L---+---------+--------+------------+----------+-------+------ ЖУРНАЛ учета выдачи бланков с изображением Герба Ростовской области ----T----------T---------T-----T----------------T---------T---------¬ ¦ N ¦Наименова-¦Количест-¦Серия¦ Наименование ¦Расписка ¦Примеча- ¦ ¦п/п¦ ние вида ¦во экзем-¦и но-¦ структурного ¦в получе-¦ние (от- ¦ ¦ ¦ бланка ¦ пляров ¦ мер ¦ подразделения, ¦ нии ¦метка об ¦ ¦ ¦ ¦ ¦блан-¦ фамилия и ¦ ¦уничтоже-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ков ¦ инициалы ¦ ¦ нии ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦получателя блан-¦ ¦ и т.д.) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ков ¦ ¦ ¦ +---+----------+---------+-----+----------------+---------+---------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ +---+----------+---------+-----+----------------+---------+---------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L---+----------+---------+-----+----------------+---------+---------- Приложение N 18 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ОБРАЗЕЦ оформления протокола ПРОТОКОЛ ________________________ N _____ (дата заседания) ___________________________________ (место издания) заседания комиссии по... __________________________________ Председатель - Смирнов С.С. Секретарь - Антонова М.И. Присутствовали: 30 человек (список прилагается) (если до 15 человек, то в протоколе указываются фамилии с инициалами в алфавитном порядке через запятую). ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О порядке подготовки к конференции (фамилии, инициалы выступавших). 2. О... 1. СЛУШАЛИ: Соколову А.И. - текст доклада прилагается. ВЫСТУПИЛИ: Иванов М.И. - краткая запись выступления (от третьего лица). ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): 1.1. Одобрить... 1.2.... 2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): Председатель Личная подпись Инициалы, фамилия Секретарь Личная подпись Инициалы, фамилия Приложение N 19 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ОБРАЗЕЦ оформления телеграммы (1) Место авансовой печати ТЕЛЕГРАММА Кому (должность, инициалы, фамилия) Адрес (с указанием почтового индекса) (текст телеграммы) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Глава Администрации (Губернатор) области Личная подпись Инициалы, фамилия ---------------------------------------------------------------------- ул. Социалистическая, д. 112, г. Ростов-на-Дону, 344050 "______" _______________ 201__ г. Исп.: ___________________ Приложение N 20 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ОБРАЗЕЦ оформления телеграммы (2) Место авансовой печати ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ ТЕЛЕГРАММА Кому (должность, инициалы, фамилия) Адрес (с указанием почтового индекса) (текст телеграммы) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Глава Администрации (Губернатор) области Личная подпись Инициалы, фамилия ---------------------------------------------------------------------- ул. Социалистическая, д. 112, г. Ростов-на-Дону, 344050 "______" _______________ 201__ г. Инициалы, фамилия исполнителя Телефон исполнителя Приложение N 21 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ОБРАЗЕЦ оформления телеграммы (3) Место авансовой печати ТЕЛЕГРАММА По списку (текст телеграммы) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Глава Администрации (Губернатор) области Личная подпись Инициалы, фамилия ---------------------------------------------------------------------- ул. Социалистическая, д. 112, г. Ростов-на-Дону, 344050 Инициалы, фамилия исполнителя Телефон исполнителя Расчет рассылки к исх. _______ от _____________ ----T-----------------------------------T---------------------¬ ¦ N ¦ Кому ¦ Адрес ¦ ¦п/п¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+-----------------------------------+---------------------+ ¦ 1.¦Президенту Республики ___________ ¦ин- ¦ ¦ ¦(фамилия, имя, отчество) ¦декс_________________¦ ¦ ¦ ¦город ¦ ¦ ¦ ¦_________________ ¦ ¦ ¦ ¦адрес ¦ ¦ ¦ ¦_________________ ¦ +---+-----------------------------------+---------------------+ ¦ 2.¦Губернатору ______________ области ¦ин- ¦ ¦ ¦(фамилия, имя, отчество) ¦декс_________________¦ ¦ ¦ ¦город ¦ ¦ ¦ ¦_________________ ¦ ¦ ¦ ¦адрес ¦ ¦ ¦ ¦_________________ ¦ +---+-----------------------------------+---------------------+ ¦ 3.¦Главе Администрации _______________¦ин- ¦ ¦ ¦края ¦декс_________________¦ ¦ ¦(фамилия, имя, отчество) ¦город ¦ ¦ ¦ ¦_________________ ¦ ¦ ¦ ¦адрес ¦ ¦ ¦ ¦_________________ ¦ L---+-----------------------------------+---------------------- Наименование должности исполнителя Личная подпись Инициалы, фамилия "______" _______________ 201__ г. Приложение N 22 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ОБРАЗЕЦ оформления телеграммы (4) Место авансовой печати ТЕЛЕГРАММА "СХЕМА 63" Главе муниципального образования области (текст телеграммы) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Глава Администрации (Губернатор) области Личная подпись Инициалы, фамилия ---------------------------------------------------------------------- ул. Социалистическая, д. 112, г. Ростов-на-Дону, 344050 "______" _______________ 201__ г. Приложение N 23 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ФОРМА журнала учета выдачи печатей и штампов ЖУРНАЛ учета выдачи печатей и штампов ----T-------T-----------------------------------T---------T---------¬ ¦ N ¦Оттиски¦ Кому выдано ¦Дата воз-¦Примеча- ¦ ¦п/п¦печатей+-------------T------------T--------+ врата и ¦ ние ¦ ¦ ¦и штам-¦наименование ¦ фамилия, ¦ дата и ¦расписка ¦ ¦ ¦ ¦ пов ¦ подразделе- ¦инициалы от-¦расписка¦в приемке¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ния, где ¦ветственного¦ в по- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ хранятся ¦ лица ¦лучении ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ печати и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ штампы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+-------+-------------+------------+--------+---------+---------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ +---+-------+-------------+------------+--------+---------+---------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L---+-------+-------------+------------+--------+---------+---------- Приложение N 24 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ФОРМА регистрационной карточки Приложение N 25 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ПЕРЕЧЕНЬ документов, не подлежащих регистрации канцелярией общего отдела Администрации области 1. Документы комиссий Администрации области (справки, извещения, акты и др.). 2. Информационные материалы, присланные для сведения. 3. Статистические сведения. 4. Бухгалтерские документы. 5. Нормы расхода материалов. 6. Прейскуранты, копии. 7. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты. 8. Повестки дня совещаний. Извещения. 9. Графики, наряды, разнарядки. 10. Печатные и периодические издания (книги, журналы, бюллетени). 11. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты. 12. Рекламная продукция. Приложение N 26 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ФОРМА учета объема документооборота ПРИМЕРНАЯ ФОРМА сводки учета объема документооборота --------------T----------T-------------T----------¬ ¦Наименование ¦ Входящие ¦ Исходящие ¦Внутренние¦ ¦структурного ¦ ¦ ¦ ¦ ¦подразделения¦ ¦ ¦ ¦ +-------------+----------+-------------+----------+ ¦ ¦по группам¦по корреспон-¦ по ¦ ¦ ¦документов¦ дентам ¦ группам ¦ ¦ ¦ ¦ ¦документов¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L-------------+----------+-------------+----------- ИТОГО Специалист по делопроизводству Личная подпись Инициалы, фамилия Подписи_________________________________________________________ Приложение N 27 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ФОРМА номенклатуры дел структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ структурного подразделения ___________ N __________ ________________________ ________________________ (место составления) ______ на ________год____ -------T-----------T-----------T------------------T----------¬ ¦Индекс¦ Заголовки ¦Количество ¦Срок хранения дела¦Примечание¦ ¦ дела ¦дела (тома,¦дел (томов,¦ (тома, части) и ¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦ частей) ¦ номера статей ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ по перечню ¦ ¦ +------+-----------+-----------+------------------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +------+-----------+-----------+------------------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L------+-----------+-----------+------------------+----------- Руководитель канцелярии Личная подпись Инициалы, фамилия Дата ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Протокол ЭПК комитета Администрации области по управлению архивным делом Администрации области от "_______" ___________ от "_______" ___________ N ______ N ______ Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 201__ году в организации ------------------------------T----T----------------------¬ ¦По срокам хранения ¦Все-¦ В том числе ¦ ¦ ¦ го +-----------T----------+ ¦ ¦ ¦переходящих¦с отметкой¦ ¦ ¦ ¦ ¦ "ЭПК" ¦ +-----------------------------+----+-----------+----------+ ¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦ +-----------------------------+----+-----------+----------+ ¦Временного (свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦ +-----------------------------+----+-----------+----------+ ¦Временного (до 10 лет включи-¦ ¦ ¦ ¦ ¦тельно) ¦ ¦ ¦ ¦ +-----------------------------+----+-----------+----------+ ¦Итого ¦ ¦ ¦ ¦ L-----------------------------+----+-----------+----------- Руководитель канцелярии Личная подпись Инициалы, фамилия Форма сводной номенклатуры дел Руководитель канцелярии Личная подпись Инициалы, фамилия Дата ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Заместитель Главы Администра- Администрации области ции (Губернатора) области - управляющий делами от "_______" ___________ от "_______" ___________ N ______ N ______ Приложение N 28 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области УТВЕРЖДАЮ Заместитель Главы Администрации (Губернатора) области - управляющий делами _________ __________________ (подпись) (инициалы, фамилия) "______" ___________ 201___ г. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ___________ N __________ ________________________ ________________________ (место составления) ______ на _______год____ -------T--------------T----------T------------------T---------¬ ¦Индекс¦Заголовок дела¦Количество¦Срок хранения дела¦ Примеча-¦ ¦ дела ¦(тома, части) ¦ дел ¦ (тома, части) ¦ ние ¦ ¦ ¦ ¦ (томов, ¦ и номера статей ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ частей) ¦ по перечню ¦ ¦ +------+--------------+----------+------------------+---------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +------+--------------+----------+------------------+---------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L------+--------------+----------+------------------+---------- Приложение N 29 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Ростовской области ФОРМА обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения ____________________________________________________________________ ---------------------¬ ¦Фонд N ____________¦ ¦Опись ¦ Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Июль
|
