Постановление Администрации г. Ростова-на-Дону от 20.10.2011 № 750

 



                 АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА РОСТОВА-НА-ДОНУ

                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ

     20.10.2011                                             N 750


                     Об утверждении Положения об
                         организации работы с
                       персональными данными в
                         Администрации города

      (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону
                       от 31.07.2012 г. N 615)


     На  основании  главы 14 Трудового кодекса РФ, Федерального закона
от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (в ред. от 25.07.2011),
статей   29,   30   Федерального  закона  от  02.03.2007  N  25-ФЗ  "О
муниципальной  службе  в  Российской  Федерации", статьи 14 Областного
закона  Ростовской  области  от  09.10.2007  N 786-ЗС "О муниципальной
службе  в  Ростовской области" (В редакции Постановления Администрации
г. Ростова-на-Дону от 31.07.2012 г. N 615)

                             ПОСТАНОВЛЯЮ:

     1. Утвердить Положение  об  организации  работы  с  персональными
данными в Администрации города согласно приложению к постановлению.
     2. Постановление   Администрации   города   Ростова-на-Дону    от
31.12.2009 N 1181 "Об утверждении Положения об  организации  работы  с
персональными данными  работников  в  Администрации  города"  признать
утратившим силу.
     3. Руководителям отраслевых  (функциональных)  и  территориальных
органов   Администрации   города   привести   нормативно-правовые    и
организационно-распорядительные  документы,  регламентирующие   работу
органов Администрации города в  части  обработки  персональных  данных
работников,  а  также  лиц,  претендующих   на   замещение   вакантных
должностей, и лиц, претендующих на  включение  в  кадровый  резерв,  в
соответствие с настоящим постановлением.
     4. Настоящее  постановление  вступает   в   силу   со   дня   его
официального опубликования в городской газете "Ростов официальный".
     5. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить  на
заместителя главы Администрации города (по  организационно-правовым  и
кадровым вопросам) Шамановского А.Н.


     И. о. главы
     Администрации города                               В.В. Киргинцев


Постановление вносит
управление по вопросам
муниципальной службы и кадров



                                                            Приложение
                                                       к постановлению
                                                  Администрации города
                                                   от 20.10.2011 N 750


                              Положение
            об организации работы с персональными данными
                        в Администрации города

      (В редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону
                       от 31.07.2012 г. N 615)

     1. Общие положения

     1.1. Положение об организации работы с  персональными  данными  в
Администрации города (далее - Положение) устанавливает порядок  сбора,
записи, систематизации, накопления, хранения,  уточнения  (обновления,
изменения),  извлечения,  использования,  передачи   (распространения,
предоставления,  доступа),  обезличивания,   блокирования,   удаления,
уничтожения  персональных  данных  следующих  лиц,   именуемых   далее
субъектами персональных данных:
     - работников   аппарата   Администрации   города,   руководителей
отраслевых  (функциональных),  территориальных  органов  Администрации
города, муниципальных учреждений и предприятий, работодателем  которых
является  Мэр  (глава  Администрации)  города,  а   также   работников
отраслевых (функциональных) и  территориальных  органов  Администрации
города при прохождении процедуры согласования с Администрацией  города
перевода на вакантные  должности  в  установленном  порядке  (далее  -
работники);
     - лиц, претендующих на замещение вакантных должностей в  аппарате
Администрации города при прохождении процедуры согласования назначения
на  должность  в  установленном  порядке,  а  также  претендующих   на
замещение  вакантных  должностей  в  отраслевых   (функциональных)   и
территориальных   органах    Администрации    города,    муниципальных
учреждениях и предприятиях при прохождении  процедуры  согласования  с
Администрацией города назначения на должность в установленном  порядке
(далее - лица, претендующие на замещение вакантных должностей);
     - лиц, претендующих на включение в кадровый резерв.
     1.2. Настоящее Положение определяет цели  обработки  персональных
данных субъектов персональных данных, перечень документов,  содержащих
персональные данные, содержание и объем которых, а  также  характер  и
способы обработки которых полностью соответствуют целям, установленным
настоящим Положением, а также перечни должностных лиц  и  специалистов
Администрации города, имеющих доступ к  персональным  данным,  и  лиц,
уполномоченных на обработку персональных данных.
     1.3. Порядок  организации  работы  с  персональными   данными   в
отраслевых (функциональных) и  территориальных  органах  Администрации
города,  муниципальных  учреждениях  и  предприятиях   устанавливается
организационно-распорядительными документами данных организаций.
     1.4. Оператором,   организующим   и   осуществляющим    обработку
персональных данных субъектов персональных  данных,  перечень  которых
определен в пункте 1.1 настоящего  Положения,  является  Администрация
города.
     1.5. Контроль  за  соблюдением  требований  настоящего  Положения
осуществляет    заместитель    главы    Администрации    города    (по
организационно-правовым и кадровым вопросам).

     2. Цели обработки персональных данных

     2.1. Персональные данные - любая информация, относящаяся к  прямо
или  косвенно  определенному  или   определяемому   физическому   лицу
(субъекту персональных данных), предусмотренная статьей 3 Федерального
закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".
     2.2. Обработка персональных данных -  любое  действие  (операция)
или совокупность действий  (операций),  совершаемых  с  использованием
средств  автоматизации  или  без   использования   таких   средств   с
персональными данными, предусмотренных статьей 3  Федерального  закона
от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".
     2.3. В соответствии с Указом Президента Российской  Федерации  от
06.03.1997 N 188 "Об утверждении  перечня  сведений  конфиденциального
характера" сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни
гражданина, позволяющие идентифицировать  его  личность  (персональные
данные),  за  исключением  сведений,  подлежащих   распространению   в
средствах массовой информации в  установленных  федеральными  законами
случаях, относятся к сведениям конфиденциального характера.
     2.4. Обработка  персональных  данных   осуществляется   в   целях
реализации прав и  обязанностей  Администрации  города,  установленных
действующим законодательством, для решения следующих задач:
     2.4.1. Организация системы кадрового учета, анализ  качественного
состава кадров и мониторинг персонала, формирование резерва кадров;
     2.4.2. Осуществление функции  учета  и  отчетности  по  расходам,
связанным с оплатой труда;
     2.4.3. Обеспечение воинского учета;
     2.4.4. Оформление допуска работников  к  сведениям,  составляющим
государственную тайну.
     2.4.5.   Обеспечение   проведения   мобилизационных  мероприятий;
(Дополнен   -   Постановление   Администрации  г.  Ростова-на-Дону  от
31.07.2012 г. N 615)
     2.4.6.  Проверка  кадровой  работы в рамках проведения внутренних
аудитов  системы  менеджмента качества в отраслевых (функциональных) и
территориальных    органах    Администрации    города,   муниципальных
учреждениях.    (Дополнен    -    Постановление    Администрации    г.
Ростова-на-Дону от 31.07.2012 г. N 615)

     3. Документы, содержащие персональные данные

     3.1. К документам, содержащим персональные данные, относятся:
     3.1.1. в подлинниках:
     - письменное заявление о поступлении на  муниципальную  службу  и
замещении должности муниципальной службы, о приеме на работу;
     - документы  о  прохождении  конкурса  на   замещение   вакантной
должности муниципальной службы (если гражданин назначен  на  должность
по результатам конкурса);
     - экземпляр трудового договора,  а  также  экземпляры  письменных
дополнительных   соглашений,   которыми   оформляются   изменения    и
дополнения, внесенные в трудовой договор;
     - аттестационный  лист   муниципального   служащего,   прошедшего
аттестацию, и отзыв  об  исполнении  им  должностных  обязанностей  за
аттестационный период;
     - соглашение об  оформлении  допуска  к  сведениям,  составляющим
государственную или иную охраняемую  законом  тайну,  если  исполнение
обязанностей по замещаемой должности муниципальной  службы  связано  с
использованием таких сведений;
     - сведения   о   доходах,   об   имуществе    и    обязательствах
имущественного   характера   муниципального   служащего,   гражданина,
претендующего на замещение должности муниципальной службы, а также  их
супругов,  несовершеннолетних   детей   (для   категорий   должностей,
определенных соответствующим муниципальным правовым актом);
     - медицинское заключение  установленной  формы  об  отсутствии  у
гражданина заболевания, препятствующего поступлению  на  муниципальную
службу или ее прохождению;
     - личные карточки формы Т-2;
     - списки замещения  штатных  должностей  муниципальной  службы  и
технических работников аппарата Администрации города;
     - списки работников  аппарата  Администрации  города,  подлежащих
обязательному медицинскому страхованию;
     - журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
     - журнал  учета  принятых   и   уволенных   работников   аппарата
Администрации города;
     - журнал учета кадровых  перемещений  по  аппарату  Администрации
города;
     - журнал учета личных дел;
     - журнал учета трудовых договоров;
     - журнал учета листков нетрудоспособности;
     - книга учета и выдачи служебных удостоверений;
     - табели учета рабочего времени;
     - документы по  индивидуальному  (персонифицированному)  учету  в
системе  обязательного  пенсионного  страхования  (в  соответствии   с
Постановлением Правления Пенсионного  фонда  Российской  Федерации  от
31.07.2006     N 192п     "О формах     документов     индивидуального
(персонифицированного)  учета  в  системе  обязательного   пенсионного
страхования и инструкции по их заполнению";
     - расчетно-платежная ведомость (форма по ОКУД 0504401);
     - платежная ведомость (форма по ОКУД 0504403);
     - расчетный листок;
     - карточка-справка (форма по ОКУД 0504417);
     - налоговая  карточка  по  учету  доходов  и  налога  на   доходы
физических лиц (форма 1-НДФЛ);
     - справка о доходах  физического  лица  в  инспекцию  Федеральной
налоговой службы (форма 2-НДФЛ);
     - индивидуальные  сведения  о  страховом  стаже   и   начисленных
страховых   взносах    на    обязательное    пенсионное    страхование
застрахованного лица (форма СЗВ-4-2);
     - реестр   застрахованных    лиц,    за    которых    перечислены
дополнительные страховые взносы на накопительную часть трудовой пенсии
и уплачены взносы работодателя (форма ДСВ-3);
     - индивидуальная карточка учета сумм начисленных  выплат  и  иных
вознаграждений,  сумм   начисленного   единого   социального   налога,
страховых  вносов  на  пенсионное  страхование   (налогового   вычета)
(приложение 1 к приказу МНС РФ от 27.07.2004 N САЭ-3-05/443);
     - справка  о   размере   среднемесячного   денежного   содержания
(приложение  4  к  решению  Ростовской-на-Дону   городской   Думы   от
17.06.2008 N 407 "О принятии Положения  "О государственной  пенсии  за
выслугу лет лицам, замещавшим  муниципальные  должности  муниципальной
службы города Ростова-на-Дону");
     - справка  о  заработной   плате   работников,   выдаваемая   для
предъявления работником по месту требования;
     -  документы  для  обеспечения  допуска  отдельных  работников  к
сведениям,  составляющим  государственную  тайну  (карточки (форма 1),
анкеты  (форма  4), учетные карточки на допуск к государственной тайне
по первой, второй или третьей форме (форма 10), список на оформляемого
и  его  родственников  (форма  11)),  в  соответствии с Постановлением
Правительства  Российской Федерации от 06.02.2010 N 63 "Об утверждении
Инструкции  о  порядке  допуска  должностных  лиц и граждан Российской
Федерации   к   государственной   тайне";  (В  редакции  Постановления
Администрации г. Ростова-на-Дону от 31.07.2012 г. N 615)
     3.1.2. в копиях:
     - паспорт;
     - свидетельства о государственной регистрации актов  гражданского
состояния;
     - документы, подтверждающие прохождение военной или иной службы;
     - документы  о  профессиональном  образовании,   профессиональной
переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении  ученой
степени, ученого звания (если таковые имеются);
     - документы  воинского  учета   (для   военнообязанных   и   лиц,
подлежащих призыву на военную службу);
     - страховые свидетельства обязательного пенсионного страхования;
     - свидетельства  о  постановке  на  учет   в   налоговом   органе
физического  лица  по  месту  жительства  на   территории   Российской
Федерации;
     - страховые   медицинские   полисы   обязательного   медицинского
страхования граждан;
     -  распорядительные  документы (или выписки из них) о награждении
государственными  наградами,  присвоении  почетных званий, присуждении
государственных   премий   (если   таковые   имеются).   (Дополнен   -
Постановление Администрации г. Ростова-на-Дону от 31.07.2012 г. N 615)
     3.1.3. в подлинниках и копиях:
     - трудовые книжки;
     - собственноручно заполненные и подписанные анкеты работников,  а
также лиц, претендующих  на  замещение  вакантных  должностей  или  на
включение в кадровый резерв, установленной формы с фотографией;
     -  распоряжения  Администрации города по кадровым вопросам (в том
числе   о   назначении  на  должность,  переводе  на  иную  должность,
освобождении  от  замещаемой  должности),  а  также  проекты указанных
правовых   актов;   (В   редакции   Постановления   Администрации   г.
Ростова-на-Дону от 31.07.2012 г. N 615)
     - документы  о  включении  муниципального  служащего  в  кадровый
резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
     - решения о поощрении работника, а  также  о  наложении  на  него
дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;
     - документы о  начале  служебной  проверки,  ее  результатах,  об
отстранении   муниципального   служащего   от   замещаемой   должности
муниципальной службы;
     - справки-объективки;
     - иные  документы,  установленные  федеральными  законами,  иными
нормативными актами Российской Федерации, муниципальными  нормативными
актами,  представляемые  при  поступлении  на  работу  и  в   процессе
осуществления трудовой деятельности.
     3.2.  Учитывая  массовость  документов,  содержащих  персональные
данные  субъектов  персональных  данных,  а  также  регламентированные
подпунктом    5.3.2   настоящего   Положения   места   их   обработки,
соответствующая  отметка  о конфиденциальности на данных документах не
ставится.  (В  редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону
от 31.07.2012 г. N 615)
     3.3. В  случае  необходимости  передачи  документов,   содержащих
персональные данные, за пределы рабочих  мест  лиц,  перечень  которых
установлен разделом 4 настоящего Положения,  данные  документы  должны
быть:
     -  помещены  в  непрозрачную  папку  с  надписью  "Для служебного
пользования"  - при передаче документов непосредственно от одного лица
другому    лицу;    (В   редакции   Постановления   Администрации   г.
Ростова-на-Дону от 31.07.2012 г. N 615)
     -  помещены  в  непрозрачный запечатанный конверт с надписью "Для
служебного  пользования"  -  при  передаче документов через курьера от
одного  лица  другому  лицу  либо  в  стороннюю организацию в порядке,
установленном   разделом   5   настоящего   Положения.   (В   редакции
Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 31.07.2012 г. N 615)

     4. Лица,   имеющие   доступ   к   персональным  данным,  и  лица,
уполномоченные на обработку персональных данных

     4.1. В Администрации города право доступа к  персональным  данным
субъектов персональных данных, перечень которых определен в пункте 1.1
настоящего Положения, имеют следующие лица  в  пределах  установленной
компетенции   в   соответствии   с   нормативными   правовыми   актами
Администрации города и должностными инструкциями:
     - Мэр (глава Администрации) города;
     - заместитель      главы      Администрации      города       (по
организационно-правовым и кадровым вопросам);
     - заместители главы Администрации города (в  части  представления
лиц, претендующих  на  замещение  вакантных  должностей,  согласования
назначения на должности или перевода на другие должности);
     -  начальник управления по вопросам муниципальной службы и кадров
Администрации   города,  а  также,  для  решения  задач,  указанных  в
подпункте 2.4.6 настоящего Положения, работники управления по вопросам
муниципальной  службы  и  кадров  Администрации  города;  (В  редакции
Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 31.07.2012 г. N 615)
     - начальник правового управления Администрации  города  (в  части
визирования проектов правовых актов Администрации города  по  кадровым
вопросам, согласования назначения на должности или перевода на  другие
должности);
     - начальник отдела по мобилизационной работе Администрации города
(в части проведения мобилизационных мероприятий, обеспечения воинского
учета  и  оформления  допуска  работников  к  сведениям,  составляющим
государственную  тайну);  (В  редакции  Постановления Администрации г.
Ростова-на-Дону от 31.07.2012 г. N 615)
     - начальник   отдела   бухгалтерского   учета,    отчетности    и
планирования  расходов  Администрации  города  (в  части  персональных
данных, необходимых для  реализации  функции  учета  и  отчетности  по
расходам, связанным с оплатой труда работников аппарата  Администрации
города);
     -    начальник    отдела   электронно-информационных   технологий
Администрации  города  (в  части  персональных данных, необходимых для
ведения  баз  данных в автоматизированных информационных системах); (В
редакции  Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 31.07.2012
г. N 615)
     - заведующий сектором нормативных документов Администрации города
(в части работы с проектами правовых  актов  Администрации  города  по
кадровым вопросам и хранения их подлинников);
     - работники управления по вопросам муниципальной службы и  кадров
Администрации города.
     4.2. В Администрации города право доступа к  справкам-объективкам
работников и лиц,  претендующих  на  замещение  вакантных  должностей,
имеют следующие лица:
     - члены конкурсной комиссии, состав которой утверждается правовым
актом Администрации  города,  при  проведении  конкурса  на  замещение
вакантной должности  муниципальной  службы  в  аппарате  Администрации
города;
     - члены конкурсной комиссии, состав которой утверждается правовым
актом руководителя отраслевого (функционального) органа  Администрации
города или главы администрации района города, при проведении  конкурса
на замещение вакантной должности  муниципальной  службы  в  отраслевых
(функциональных) и территориальных органах  Администрации  города  или
вакантной должности руководителя муниципального учреждения;
     -  члены  аттестационной  комиссии,  состав  которой утверждается
правовым   актом   Администрации  города,  при  проведении  аттестации
муниципальных  служащих в аппарате Администрации города и заместителей
руководителей  отраслевых  (функциональных)  и территориальных органов
Администрации  города;  (В  редакции  Постановления  Администрации  г.
Ростова-на-Дону от 31.07.2012 г. N 615)
     - члены  аттестационной  комиссии,  состав  которой  утверждается
правовым  актом  руководителя  отраслевого  (функционального)   органа
Администрации  города  или  главы  администрации  района  города,  при
проведении   аттестации   муниципальных    служащих    в    отраслевых
(функциональных) и территориальных органах Администрации города;
     - члены комиссии  по  исчислению  стажа  муниципальной  службы  и
установлению государственной пенсии за  выслугу  лет,  состав  которой
утверждается муниципальным  правовым  актом,  при  установлении  стажа
муниципальной службы муниципальных служащих и стажа работы работников,
не  замещающих  должности  муниципальной   службы   и   осуществляющих
техническое обеспечение деятельности аппарата Администрации города.
     Руководители структурных   подразделений  аппарата  Администрации
города  имеют  право  доступа   к   справкам-объективкам   работников,
находящихся    в   их   непосредственном   подчинении,   а   также   к
справкам-объективкам  и  анкетам  лиц,   претендующих   на   замещение
вакантных  должностей,  и  лиц,  претендующих  на включение в кадровый
резерв, при рассмотрении и согласовании их кандидатур.
     4.3. В Администрации  города  уполномоченными  на  сбор,  запись,
систематизацию,   накопление,   хранение,    уточнение    (обновление,
изменение),  извлечение,  использование,  передачу   (распространение,
предоставление,  доступ),   обезличивание,   блокирование,   удаление,
уничтожение персональных данных работников, а также лиц,  претендующих
на замещение вакантных должностей, и лиц, претендующих на включение  в
кадровый резерв, в пределах, установленных должностными  инструкциями,
являются следующие лица, именуемые далее работниками,  уполномоченными
на обработку персональных данных:
     -  работники управления по вопросам муниципальной службы и кадров
Администрации  города  для  решения задач, указанных в подпункте 2.4.1
настоящего  Положения;  (В  редакции  Постановления  Администрации  г.
Ростова-на-Дону от 31.07.2012 г. N 615)
     - работники отдела по мобилизационной работе Администрации города
для   решения  задач,  указанных  в  подпунктах  2.4.3,  2.4.4,  2.4.5
настоящего  Положения;  (В  редакции  Постановления  Администрации  г.
Ростова-на-Дону от 31.07.2012 г. N 615)
     -   работники   отдела   бухгалтерского   учета,   отчетности   и
планирования   расходов   Администрации   города  для  решения  задач,
указанных   в   подпункте  2.4.2  настоящего  Положения;  (В  редакции
Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от 31.07.2012 г. N 615)
     -    работники    отдела   электронно-информационных   технологий
Администрации  города  для  решения  задач  по  ведению  баз  данных в
автоматизированных  информационных системах. (В редакции Постановления
Администрации г. Ростова-на-Дону от 31.07.2012 г. N 615)

     5. Порядок обработки персональных данных в Администрации города

     5.1. Порядок  получения   согласия   работника   (кандидата)   на
обработку персональных данных.
     5.1.1. Обработка персональных данных  работника  в  Администрации
города осуществляется с его письменного согласия.
     5.1.2. Согласие  на  обработку  персональных   данных   работника
оформляется согласно приложению N 1 к настоящему  Положению.  Согласие
на обработку персональных  данных  лица,  претендующего  на  замещение
вакантной должности,  на  включение  в  кадровый  резерв,  оформляется
соответственно согласно приложениям N 2, N 3 к настоящему Положению.
     5.1.3. Работник управления по  вопросам  муниципальной  службы  и
кадров  Администрации   города   в   соответствии   с   установленными
должностными обязанностями:
     - обеспечивает  получение  согласия  на  обработку   персональных
данных лица, претендующего на замещение вакантной должности, на период
оформления приема на работу;
     - обеспечивает  получение  согласия  на  обработку   персональных
данных  работника  на  срок  действия  заключенного  с  ним  трудового
договора;
     - знакомит  работника  под  роспись  с   содержанием   настоящего
Положения.
     Согласие на обработку персональных данных и лист  ознакомления  с
настоящим Положением приобщается к личному делу работника.
     5.1.4. Получение согласия работников отраслевых  (функциональных)
и  территориальных   органов   Администрации   города,   муниципальных
учреждений и предприятий на  обработку  персональных  данных  на  срок
действия  заключенного  с  ними  трудового  договора,  а  также   лиц,
претендующих   на   замещение   вакантной   должности   в    указанных
организациях,  на  обработку  персональных  данных   при   прохождении
процедуры согласования назначения в установленном порядке, оформляется
в   соответствии   с   организационно-распорядительными    документами
организаций.
     5.2. Порядок   взаимодействия   работников,   уполномоченных   на
обработку персональных данных,  с  субъектами  персональных  данных  в
процессе обработки персональных данных
     5.2.1. При  приеме  на  работу  в  Администрацию   города   лицо,
претендующее на замещение вакантной должности, должно  предоставить  в
кадровую  службу  достоверные,  документально  оформленные   сведения,
перечень которых установлен Трудовым кодексом РФ, законодательством  о
муниципальной службе и  иными  федеральными  законами,  муниципальными
правовыми актами.
     5.2.2. Работники,  уполномоченные   на   обработку   персональных
данных, не вправе требовать от работника или  лица,  претендующего  на
замещение  вакантной  должности,  документы,  содержащие  персональные
данные в большем объеме, чем  это  установлено  законодательством  для
решения задач в соответствии с пунктом 2.4 настоящего Положения.
     5.2.3. Работники,  уполномоченные   на   обработку   персональных
данных,  принимают  от  лица,  претендующего  на  замещение  вакантной
должности, документы и проверяют полноту их заполнения и достоверность
указываемых сведений  в  соответствии  с  предъявленными  подлинниками
документов.
     5.2.4. Работник  обязан  сообщать  в  установленном   порядке   в
кадровую службу, об изменении ранее переданных персональных  данных  в
срок не позднее 10 рабочих дней с момента произошедших изменений.
     5.2.5. Изменения в  документы,  содержащие  персональные  данные,
вносятся  работниками,  уполномоченными  на   обработку   персональных
данных,   на   основании   официальных   документов,   предоставляемых
субъектами персональных данных.
     5.2.6. Работник  имеет  право  получить   копию   любой   записи,
содержащей  его   персональные   данные.   Копии   данных   документов
изготавливаются работниками, уполномоченными на обработку персональных
данных,  с  разрешения  их  руководителя  и  выдаются  непосредственно
субъекту персональных данных.
     5.3. Порядок обработки персональных данных на бумажном носителе
     5.3.1. Обработку персональных данных в  Администрации  города  на
бумажном носителе  осуществляют  работники,  указанные  в  пункте  4.3
настоящего   Положения,   в   пределах    установленных    должностных
обязанностей.
     5.3.2. В качестве мест обработки персональных данных определяются
рабочие  места,  закрепленные  за  работниками,   уполномоченными   на
обработку персональных данных.
     5.3.3. Расположение  рабочего  места  работника,  осуществляющего
обработку  персональных  данных,  должно  препятствовать   доступу   к
персональным данным третьих лиц.
     5.3.4. В отсутствие работника на его рабочем месте не должно быть
открытых к доступу третьих  лиц  документов,  содержащих  персональные
данные. С этой целью документы помещаются в запирающийся шкаф  (ящик),
в сейф.
     5.3.5. Работник, уполномоченный на обработку персональных данных,
в случае его длительного отсутствия (в связи с пребыванием в  отпуске,
служебной командировке,  ввиду  продолжительной  болезни,  отпуска  по
беременности и родам  или  по  уходу  за  ребенком),  обязан  передать
документы,  содержащие  персональные  данные  субъектов   персональных
данных, лицу, на  которое  распоряжением  Администрации  города  будет
возложено исполнение его функциональных обязанностей. В  случае,  если
такое лицо не назначено, то документы, содержащие персональные данные,
передаются   другому   работнику,   уполномоченному    на    обработку
персональных  данных  субъектов  персональных  данных,   по   указанию
непосредственного руководителя.
     5.3.6. При увольнении  работника,  уполномоченного  на  обработку
персональных  данных,  документы,  содержащие   персональные   данные,
передаются   другому   сотруднику,   уполномоченному   на    обработку
персональных данных,  по  акту  приема-передачи,  который  подписывают
работники, передающий и принимающий документы с персональными данными,
и утверждает непосредственный руководитель.
     5.3.7.     Документы,     содержащие     персональные     данные,
систематизируются  и  формируются  в  дела в установленном порядке. На
обложке   дела,   к   которому   приобщаются   документы,   содержащие
персональные  данные,  указывается  заголовок,  индекс дела и срок его
хранения  в  соответствии  с  номенклатурой дел подразделения, а также
ставится  пометка  "Для  служебного пользования" в правом верхнем углу
папки.  (В  редакции Постановления Администрации г. Ростова-на-Дону от
31.07.2012 г. N 615)
     5.3.8. Личные  дела  работников  аппарата  Администрации  города,
руководителей отраслевых (функциональных)  и  территориальных  органов
Администрации  города,   муниципальных   учреждений   и   предприятий,
работодателем которых является Мэр  (глава  Администрации)  города,  в
Администрации  города  ведутся  работником  управления   по   вопросам
муниципальной службы и кадров Администрации города  в  соответствии  с
установленными должностными обязанностями.
     5.3.9. Документы,  приобщенные  к  личному   делу,   брошюруются,
страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись. Все личные дела
регистрируются в журнале регистрации личных  дел,  который  ведется  в
управлении по вопросам муниципальной  службы  и  кадров  Администрации
города.
     5.3.10. Документы на бумажных носителях, содержащие  персональные
данные, подлежащие защите, должны храниться в  металлических  запертых
шкафах (сейфах).
     5.3.11. Черновики и проекты документов,  содержащих  персональные
данные  субъектов  персональных  данных,   уничтожаются   работниками,
уполномоченными на обработку персональных данных, путем  сожжения  или
измельчения в бумагорезательной машине.
     5.3.12. Сроки  хранения   документов,   содержащих   персональные
данные,  устанавливаются  согласно   приказу   Министерства   культуры
Российской Федерации  от  25.08.2010  N 558  "Об утверждении  "Перечня
типовых управленческих архивных документов,  образующихся  в  процессе
деятельности государственных органов, органов местного  самоуправления
и организаций, с указанием сроков хранения" и иным нормативно-правовым
актам.
     5.3.13. При  работе  с  документами,   содержащими   персональные
данные, работникам, уполномоченным на обработку  персональных  данных,
запрещается:
     - снимать копии с  документов,  содержащих  персональные  данные,
подлежащие защите, без разрешения непосредственного руководителя;
     - вносить изменения в документы, содержащие персональные  данные,
без   предъявления   субъектом   персональных    данных    документов,
подтверждающих данное изменение; в случае невозможности  документально
подтвердить изменение, субъект персональных подтверждает  правильность
внесенных изменений своей подписью;
     - использовать   сведения,   содержащие   персональные    данные,
подлежащие защите, в неслужебных  целях,  в  разговоре  с  лицами,  не
имеющими отношения к этим сведениям.
     5.3.14. В  рамках  реализации  задач,  определенных  пунктом  2.4
настоящего  Положения,  личные   дела   работников,   а   также   лиц,
претендующих на замещение вакантных должностей, и лиц, претендующих на
включение в кадровый  резерв,  передаются  работниками  управления  по
вопросам муниципальной службы и  кадров  Администрации  города  лицам,
имеющим доступ к персональным данным  в  соответствии  с  пунктом  4.1
настоящего Положения, под роспись в журнале регистрации личных дел.
     При осуществлении процедуры согласования назначения или  перевода
на вакантную должность в отраслевые (функциональные) и территориальные
органы Администрации города, муниципальные  учреждения  и  предприятия
личные дела лиц, претендующих на  замещение  вакантных  должностей,  и
работников данных организаций передаются специалистами  управления  по
вопросам муниципальной службы и кадров Администрации  города  кадровым
работникам организаций под роспись в  журнале  учета  движения  личных
дел.
     Лицам,  претендующим  на  замещение   вакантных   должностей,   и
работникам на период прохождения процедуры согласования назначения или
перевода  выдаются  на  руки  специалистами  управления  по   вопросам
муниципальной службы и кадров Администрации  города  с  листком  учета
согласований только копии представления и анкеты, справка-объективка и
должностная инструкция.
     5.3.15. Временная  выдача  документов,  содержащих   персональные
данные,  регистрируется  в  соответствующем   журнале   учета   выдачи
документов. Журнал учета выдачи документов содержит следующие графы:
     - дата выдачи документа;
     - фамилию,  имя,   отчество,   подпись   работника,   получившего
документ;
     - дата возврата документа;
     - фамилия, имя, отчество работника, принявшего документы.
     5.3.16. Документы со сведениями, содержащими персональные  данные
субъекта персональных данных,  пересылаются  в  сторонние  организации
заказными   или   ценными   почтовыми   отправлениями   с   письменным
уведомлением без получения согласия  субъекта  персональных  данных  в
случаях,   установленных   законодательством   Российской   Федерации,
субъекта  Российской  Федерации,  в  остальных  случаях  -  только   с
письменного согласия субъекта персональных данных.
     5.3.17. Согласие  субъекта  персональных   данных   на   передачу
персональных данных в сторонние организации должно включать в себя:
     - фамилию, имя, отчество,  адрес  субъекта  персональных  данных,
номер основного документа, удостоверяющего его  личность,  сведения  о
дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
     - наименование работодателя;
     - наименование  и  адрес   сторонней   организации,   в   которую
персональные данные передаются;
     - цель передачи персональных данных;
     - перечень персональных данных, на передачу которых работник дает
согласие;
     - срок, в течение которого  действует  согласие,  и  порядок  его
отзыва.
     Согласие на передачу персональных данных в стороннюю  организацию
хранится  вместе  с  копиями  сопроводительных  писем  к   документам,
содержащим персональные данные, направляемым в сторонние организации.
     5.3.18. При   назначении   муниципального   служащего    аппарата
Администрации города на должность муниципальной службы в другом органе
местного самоуправления его  личное  дело  передается  по  письменному
запросу в этот орган по месту замещения должности.
     5.3.19.  При отправке документов, содержащих персональные данные,
должна   быть  обеспечена  их  конфиденциальность,  в  соответствии  с
положениями  статьи  7  Федерального  закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О
персональных   данных".  Документы  вкладываются  в  конверт,  к  нему
прилагается  сопроводительное  письмо.  На конверте делается надпись о
том,  что  содержимое конверта является конфиденциальной информацией и
за   незаконное   ее   разглашение   законодательством   предусмотрена
ответственность.  Конверт  с  сопроводительным  письмом вкладывается в
конверт,  на  который  наносятся  реквизиты, предусмотренные почтовыми
правилами для заказных почтовых отправлений. (В редакции Постановления
Администрации г. Ростова-на-Дону от 31.07.2012 г. N 615)
     5.3.20. Запрещается передавать документы, содержащие персональные
данные, подлежащие защите, по  открытым  каналам  связи  (факсимильная
связь, электронная почта  и  т.п.),  а  также  использовать  сведения,
содержащие  персональные  данные,  подлежащие   защите,   в   открытой
переписке и при ведении переговоров по телефону.
     5.3.21. Опубликование или передача  для  опубликования  сведений,
содержащих   персональные   данные,   в   установленных    действующим
законодательством   случаях   допускается   без   согласия    субъекта
персональных данных.
     5.4. Порядок обработки персональных данных  в  автоматизированной
системе
     5.4.1. Ввод    персональных    данных    в     автоматизированную
информационную систему осуществляется работниками, указанными в пункте
4.3  настоящего  Положения,  в  пределах   установленных   должностных
обязанностей. На бумажном носителе информации, содержащей персональные
данные, работник, осуществляющий  ввод  данных,  оставляет  отметку  с
информацией о должности, фамилии, имени, отчестве лица, осуществившего
ввод данных, а также дату ввода информации.
     5.4.2. Работники,  осуществляющие  ввод  и  обработку  данных   с
использованием  автоматизированной   информационной   системы,   несут
ответственность за достоверность и полноту введенной информации.
     5.4.3. Работники,  осуществляющие  ввод  и  обработку  данных   с
использованием   автоматизированной    информационной    системы,    в
соответствии с должностными обязанностями должны проверять  хранящиеся
персональные данные на актуальность и  не  должны  вносить  изменения,
противоречащие  информации,  полученной  непосредственно  от  субъекта
персональных данных.
     5.4.4. При работе с  программными  средствами  автоматизированной
информационной   системы,    реализующими    функции    просмотра    и
редактирования персональных данных, запрещается демонстрация  экранных
форм, содержащих  такие  данные,  лицам,  не  имеющим  соответствующих
должностных обязанностей.
     5.4.5. Порядок  работы  с  документами  и  отчетами,  содержащими
персональные     данные,     подготовленными     с      использованием
автоматизированной информационной системы, регламентируется  настоящим
Положением. Назначение документа или отчета, содержащего  персональные
данные,  и   его   содержание   должны   соответствовать   должностным
обязанностям лица, подготовившего данный документ, а также  лица,  для
которого он подготовлен.
     5.4.6. Хранение    персональных     данных     автоматизированной
информационной системы осуществляется в защищенном сегменте  локальной
сети  Администрации  города   с   использованием   специализированного
программного  обеспечения,  отвечающего   требованиям   информационной
безопасности.
     5.4.7. Хранение резервных  и  технологических  копий  баз  данных
автоматизированной  информационной  системы,   содержащих   информацию
персонального  характера,   осуществляется   в   защищенном   сегменте
локальной сети Администрации  города  и  прочих  носителях,  доступ  к
которым ограничен.
     5.4.8. Вынос  резервных  и  технологических  копий   баз   данных
автоматизированной  информационной  системы,   содержащих   информацию
персонального характера, за  пределы  Администрации  города  запрещен.
Передача и копирование резервных и технологических  копий  баз  данных
допустима только для прямого  использования  с  целью  технологической
поддержки автоматизированной информационной системы.
     5.4.9. В случае если для научных,  прикладных  исследований,  для
решения задач статистики  необходимо  сохранить  персональные  данные,
которые больше не используются в тех  целях,  ради  которых  они  были
собраны, эти данные могут сохраняться  в  обезличенной  форме  в  виде
анонимных сведений.
     5.4.10. В  целях  информационного  обеспечения   на   официальном
Интернет-портале Ростовской-на-Дону  городской  Думы  и  Администрации
города с письменного согласия субъекта персональных данных могут  быть
размещены его персональные данные, доступ неограниченного круга лиц  к
которым  предоставлен   субъектом   персональных   данных   (далее   -
персональные   данные,   сделанные   субъектом   персональных   данных
общедоступными). Содержание персональных данных,  сделанных  субъектом
персональных  данных  общедоступными,  определяется  субъектом   таких
данных в его письменном согласии.

     6. Обязанности  должностных  лиц  и  специалистов   Администрации
города по защите персональных данных в Администрации города

     6.1. При работе со сведениями, содержащими  персональные  данные,
подлежащие защите, работники, уполномоченные на обработку персональных
данных, обязаны:
     - соблюдать требования настоящего Положения;
     - знакомиться только с теми документами, к которым получен доступ
в соответствии со служебной необходимостью;
     - соблюдать организационные меры по  защите  персональных  данных
субъектов персональных данных, предусмотренные федеральными  законами,
настоящим Положением и иными нормативными актами;
     - хранить в тайне  ставшие  известными  им  сведения,  содержащие
персональные     данные,     подлежащие     защите,      информировать
непосредственного руководителя о фактах нарушения порядка обращения  с
персональными данными и о попытках несанкционированного доступа к ним;
     - представлять    непосредственному    руководителю    письменные
объяснения о  допущенных  нарушениях  установленного  порядка  работы,
учета и хранения документов, содержащих персональные данные, а также о
фактах   разглашения   сведений,   содержащих   персональные   данные,
подлежащие защите.

     7. Ответственность   за    разглашение    сведений,    содержащих
персональные данные,  подлежащие защите, утрату документов, содержащих
такую информацию, и нарушение порядка работы с ними.

     7.1. Разглашение  сведений,   содержащих   персональные   данные,
подлежащие защите, или утрата носителей таких сведений влечет за собой
последствия, установленные  действующим  законодательством  Российской
Федерации.
     7.2. Ответственность   за   разглашение   сведений,    содержащих
персональные данные, подлежащие защите,  или  утрату  носителей  таких
сведений   несут   персонально   должностные   лица   и    специалисты
Администрации города, имеющие доступ к этой информации  и  допустившие
ее разглашение или утрату.
     7.3. О  фактах  утраты   должностным   лицом   или   специалистом
Администрации  города  носителей  сведений,  содержащих   персональные
данные, подлежащие защите, либо разглашения этих сведений  ставится  в
известность   его   непосредственный   руководитель,   Мэром   (главой
Администрации) города назначается комиссия  для  проведения  служебной
проверки  обстоятельств  утраты  или   разглашения.   По   результатам
служебной проверки составляется акт.
     7.4. Лица, виновные в  нарушении  норм,  регулирующих  получение,
обработку персональных данных, несут ответственность в соответствии  с
действующим законодательством.


     Заведующий сектором
     нормативных документов
     Администрации города                                 Т.Н. Тареева



                                                          Приложение 1
                                            к Положению об организации
                                        работы с персональными данными
                                                в Администрации города


                                     Мэру (главе Администрации) города
                                     Ростова-на-Дону
                                     _________________________________
                                               (И.О. Фамилия)
                                     от_______________________________
                                               (И.О. Фамилия)
                                     место
                                     жительства_______________________
                                     _________________________________
                                     паспорт__________________________
                                     выдан____________________________
                                     _________________________________


     Настоящим даю свое ____________________ Администрации города
                        (согласие/несогласие)
Ростова-на-Дону (адрес: г. Ростов-на-Дону, ул. Большая Садовая, 47), в
лице работников, уполномоченных на обработку персональных данных:
     1) на обработку моих персональных данных, указанных  в  анкете  и
других документах, предоставляемых  мною  в  установленном  порядке  в
соответствии с Трудовым  кодексом  Российской  Федерации,  Федеральным
законом "О муниципальной службе  в  Российской  Федерации",  а  именно
совершение действий (операций),  предусмотренных  пунктом  3  части  1
статьи 3 Федерального закона  "О персональных  данных",  в  том  числе
путем осуществления автоматизированной обработки персональных данных;
     2) на передачу моих персональных данных в сторонние организации в
случаях, установленных законодательством Российской Федерации;
     3) на  перевод  в  категорию  общедоступных  (для  размещения  на
официальном  Интернет-портале  Ростовской-на-Дону  городской  Думы   и
Администрации города, в средствах массовой информации,  информационных
стендах  и  идентификационных  карточках   в   целях   информационного
обеспечения)  следующих  моих  персональных  данных:   фамилия,   имя,
отчество, должность.
     Обработка моих персональных данных разрешается на  срок  действия
заключенного со мной трудового договора в целях  соблюдения  трудового
законодательства в  процессе  осуществления  трудовой  деятельности  в
Администрации города Ростова-на-Дону.
     За мной остается право отозвать данное мной согласие на обработку
персональных данных  путем  направления  письма  на  имя  Мэра  (главы
Администрации) города Ростова-на-Дону.
     ___________________
     (подпись, дата)


     Заведующий сектором
     нормативных документов
     Администрации города                                 Т.Н. Тареева



                                                          Приложение 2
                                            к Положению об организации
                                        работы с персональными данными
                                                в Администрации города


                                     Мэру (главе Администрации) города
                                     Ростова-на-Дону
                                     _________________________________
                                               (И.О. Фамилия)
                                     от_______________________________
                                               (И.О. Фамилия)
                                     место
                                     жительства_______________________
                                     _________________________________
                                     паспорт__________________________
                                     выдан____________________________
                                     _________________________________


     Настоящим даю свое ____________________ Администрации города
                       (согласие/несогласие)
Ростова-на-Дону (адрес: г. Ростов-на-Дону, ул. Большая Садовая, 47), в
лице работников, уполномоченных на обработку персональных данных:
     1) на обработку моих персональных данных, указанных  в  анкете  и
других документах, предоставляемых  мною  в  установленном  порядке  в
соответствии с Трудовым  кодексом  Российской  Федерации,  Федеральным
законом "О муниципальной службе  в  Российской  Федерации",  а  именно
совершение действий (операций),  предусмотренных  пунктом  3  части  1
статьи 3 Федерального закона  "О персональных  данных",  в  том  числе
путем осуществления автоматизированной обработки персональных данных;
     2) на передачу моих персональных данных в сторонние организации в
случаях, установленных законодательством Российской Федерации.
     Обработка  моих  персональных  данных   разрешается   на   период
оформления   приема   на   работу   в   целях   соблюдения   трудового
законодательства при поступлении  на  работу  в  Администрацию  города
Ростова-на-Дону.
     За мной остается право отозвать данное мной согласие на обработку
персональных данных  путем  направления  письма  на  имя  Мэра  (главы
Администрации) города Ростова-на-Дону.

     ___________________
     (подпись, дата)


     Заведующий сектором
     нормативных документов
     Администрации города                                 Т.Н. Тареева



                                                          Приложение 3
                                            к Положению об организации
                                        работы с персональными данными
                                                в Администрации города


                                     Мэру (главе Администрации) города
                                     Ростова-на-Дону
                                     _________________________________
                                               (И.О. Фамилия)
                                     от_______________________________
                                               (И.О. Фамилия)
                                     место
                                     жительства_______________________
                                     _________________________________
                                     паспорт__________________________
                                     выдан____________________________
                                     _________________________________

     Настоящим даю свое ____________________ Администрации города
                       (согласие/несогласие)
Ростова-на-Дону (адрес: г. Ростов-на-Дону, ул. Большая Садовая, 47), в
лице работников, уполномоченных на обработку персональных данных:
     1) на обработку моих  персональных  данных,  указанных  в  анкете
установленной  формы,  а  именно   совершение   действий   (операций),
предусмотренных  пунктом  3  части  1  статьи  3  Федерального  закона
"О персональных   данных",   в   том   числе    путем    осуществления
автоматизированной обработки персональных данных;
     2) на передачу моих персональных данных в сторонние организации в
случаях, установленных законодательством Российской Федерации.
     Обработка  моих  персональных  данных   разрешается   на   период
зачисления и последующего нахождения в  резерве  кадров  Администрации
города Ростова-на-Дону в целях реализации задач по подбору персонала в
Администрации города.
     За мной остается право отозвать данное мной согласие на обработку
персональных данных  путем  направления  письма  на  имя  Мэра  (главы
Администрации) города Ростова-на-Дону.

     ___________________
     (подпись, дата)


     Заведующий сектором
     нормативных документов
     Администрации города                                 Т.Н. Тареева