Постановление Главы Администрации Астраханской области от 11.09.2002 № 447

 
                                      Утратилo силу - Постановление
                                    Губернатора Астраханской области
                                          от 21.01.2004 г. N 21

                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ
               ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ

               11.09.2002                         N 447


Об утверждении Регламента
подготовки и проведения
протокольных мероприятий
с участием Главы
Администрации области


     Во исполнение  постановления  Главы  Администрации   области   от
20.08.2002  N  407  "О  секретариате  Главы Администрации области" и в
связи с необходимостью упорядочения процедуры проведения  протокольных
мероприятий с участием Главы Администрации области
ПОСТАНОВЛЯЮ:
     1. Утвердить   Регламент  подготовки  и  проведения  протокольных
мероприятий с участием Главы Администрации области (прилагается).
     2. Настоящее постановление вступает в силу с 1 октября 2002 года.


Глава Администрации области          А.П. Гужвин



                                                 УТВЕРЖДЕН
                                                 постановлением Главы
                                                 Администрации области
                                                 от 11.09.2002
                                                 N 447

                              РЕГЛАМЕНТ
           подготовки и проведения протокольных мероприятий
                с участием Главы Администрации области

                          1. Общие положения

     Настоящий Регламент   устанавливает   совокупность  требований  и
правил,  определяющих порядок деятельности подразделений Администрации
области  по  обеспечению  протокольных  мероприятий  в  соответствии с
общепринятыми правилами государственного,  дипломатического и делового
протокола, с учетом традиций и условностей, соблюдаемых в Астраханской
области.
     Проведение протокольных мероприятий предусматривает также вопросы
этикета и церемониала  в  организации  встреч,  приемов  и  визитов  с
участием Главы Администрации области.
     К протокольным мероприятиям относятся:
     - официальные   приемы   делегаций,   прибывающих  в  область  по
приглашению органов государственной власти и местного  самоуправления,
а также делегаций и руководителей предприятий и организаций;
     - официальные визиты делегаций  области  за  рубеж  и  в  регионы
Российской Федерации;
     - подписание   договоров   или   протоколов   о    сотрудничестве
Администрации  области  с  территориальными  образованиями  зарубежных
стран, органами государственной власти и управления, производственными
объединениями, общественными организациями и т.п.;
     - мероприятия, организованные по распоряжению Главы Администрации
области;
     - мероприятия,   связанные   с   награждениями   (поздравлениями)
предприятий, организаций и отдельных лиц.
     Требования и  порядок   проведения   мероприятий,   установленные
настоящим Регламентом, являются обязательными для всех руководителей и
государственных служащих Администрации области.
     Предварительная информация  о проведении протокольных мероприятий
до 25 числа предшествующего месяца направляется  в  секретариат  Главы
Администрации  области  для  включения  в  месячный  план работы Главы
Администрации области.  Заявки  на  проведение  мероприятий  вместе  с
необходимой  информацией  за  неделю  до  их проведения представляются
заинтересованными  органами  и  организациями  в   секретариат   Главы
Администрации  области,  который  готовит  соответствующие предложения
Главе Администрации области.  Если материалы к  мероприятию  не  будут
представлены   ответственными   за   его  проведение  до  14.00  часов
предшествующего дня,  это мероприятие отменяется.  В  случае  принятия
решения  о проведении мероприятия секретариат осуществляет необходимую
подготовку и  координирует  деятельность  всех  заинтересованных  лиц,
органов и организаций.
     Участие средств массовой информации в  протокольных  мероприятиях
согласовывается   с   руководителем   секретариата  или  руководителем
аппарата Администрации  области.  Материально-техническое  обеспечение
протокольных  мероприятий осуществляет управление делами Администрации
области.

 2. Организация и проведение бесед и переговоров Главы Администрации
           области с зарубежными и российскими делегациями

     Организация и  проведение  встреч  и  бесед  Главы  Администрации
области с зарубежными и российскими делегациями, а также переговоров в
узком   и   расширенном   составе   осуществляется  в  соответствии  с
утвержденными Главой Администрации области церемониалами.
     Беседы предполагают   только  обмен  взглядами,  точками  зрения,
мнениями,  информацией,  договоренности о сотрудничестве и последующих
действиях.  Переговоры призваны найти решение проблемы, представляющей
взаимный интерес.
     Встреча зарубежных    делегаций,   прибывающих   в   область   по
приглашению Главы Администрации области,  осуществляется по программе,
разработанной департаментом международных, межрегиональных отношений и
проблем Каспийского моря Администрации области и  утвержденной  Главой
Администрации области.
     Предварительная программа визита готовится не менее чем за неделю
до  начала  визита и представляется на утверждение Главе Администрации
области.
     В соответствии   с  утвержденной  программой  визита  департамент
международных,  межрегиональных отношений и проблем  Каспийского  моря
Администрации области совместно с отделом протокола секретариата Главы
Администрации   области   и    заинтересованными    организациями    и
подразделениями  Администрации  области разрабатывает план мероприятий
по подготовке и проведению визита,  который после  утверждения  Главой
Администрации  области  рассылается всем задействованным в обеспечении
визита не менее чем за 3 дня до начала мероприятий.
     Визиты российских    делегаций    планируются   заинтересованными
подразделениями Администрации области по такой же схеме.
     Встреча с   руководителями   делегаций   проводится   в   комнате
переговоров   Главы   Администрации   области.    Процедура    встречи
регламентируется   церемонией,   утвержденной   Главой   Администрации
области.
     На столе    переговоров    в    рамках    международных    встреч
устанавливаются   флаги   страны   гостя,   Российской   Федерации   и
Астраханской  области.  Собеседники  располагаются  со  стороны  флага
своего государства.
     Для проведения приема руководителей делегации в секретариат Главы
Администрации области  до  14.00  часов  в  день,  предшествующий  дню
визита,  ответственными  за  это  мероприятие представляются следующие
документы:
     - состав делегации;
     - состав руководителей делегации, прибывающей на встречу с Главой
Администрации  области  (не более 3 человек),  включая переводчика для
международных встреч;
     - биографические   данные  о  руководителях  и  отдельных  членах
делегации, представляющие интерес в переговорах;
     - основные цели визита делегации и предложения по рассматриваемым
проблемам;
     - информация   о   предшествующих   визитах,   достигнутых  ранее
договоренностях и их реализации;
     - информационный обзор экономической и геополитической ситуации в
регионе, откуда прибыла делегация;
     - проекты    документов,    если    достигнута    предварительная
договоренность  о  необходимости  подписания   совместных   договоров,
соглашений, заявлений;
     - состав участников со стороны  Астраханской  области.  Документы
представляются  в  напечатанном  виде  (шрифт  16  Times  New Roman) в
подписанной папке "Материалы к визиту делегации",
     Если существует  необходимость перевода переговоров,  кандидатура
переводчика  Главы  Администрации  области  согласовывается   накануне
приема с секретариатом Главы Администрации области.
     К назначенному времени ответственный за прием делегации  у  Главы
Администрации  области  прибывает  вместе  с  гостями к кабинету Главы
Администрации области,  где их встречает начальник  отдела  протокола,
провожает  в  комнату  переговоров  и  определяет  рассадку  гостей  и
участников переговоров.
     Пресса, как правило,  проводит протокольную съемку мероприятия не
более 5 минут и покидает комнату переговоров.
     Участникам приема    предлагаются    чашка   кофе   или   чая   и
прохладительные напитки.
     После окончания  приема  возможен  обмен сувенирами,  однако этот
вопрос  должен  быть  заранее   оговорен   организаторами   визита   с
протокольными службами гостей и Главы Администрации области.
     По итогам приема его организаторы и переводчик (если он  принимал
участие во встрече) составляют отчет, который представляется в течение
3 дней в секретариат Главы Администрации области.
     Встречи и ,беседы делегаций в расширенном составе проводятся, как
правило,  в  малом  зале  Администрации  области  в   соответствии   с
представленным  выше порядком.  Кроме этого,  организаторы мероприятия
определяют совместно с отделом протокола рассадку участников  встречи,
изготавливают и устанавливают на столе именные карточки в соответствии
с   утвержденной   схемой   рассадки.   На   столах    устанавливаются
прохладительные напитки, чай и кофе не подаются.
     Кроме перечисленных выше  документов  на  встречу  в  расширенном
составе готовятся тезисы для выступления Главы Администрации области.
     Если планируется  подписание  совместных   итоговых   документов,
организаторы   приема   осуществляют  совместно  с  отделом  протокола
комплекс  мероприятий  по  подписанию  документов  в  соответствии   с
утвержденной процедурой.
     По итогам  встречи  в  расширенном  составе  ее  организаторы   и
переводчик  (если  он  принимал  участие во встрече) составляют отчет,
представляемый в течение 3  дней  в  секретариат  Главы  Администрации
области.
     Участие прессы   отдельно    оговаривается    с    организаторами
мероприятия  и  отделом  протокола  секретариата  Главы  Администрации
области.  Корреспонденты принимают участие в полном формате приема, за
исключением    вопросов    "не    для    печати".    Телеоператоры   и
фотокорреспонденты участвуют в мероприятии  по  вариантам  полной  или
протокольной съемки.

   3. Организация и проведение приемов Главы Администрации области

     Глава Администрации  области  в  порядке  оказания  почестей  или
проявления  гостеприимства  отдельным   лицам   (главам   или   членам
правительств,  деятелям  науки,  культуры,  искусства  или прибывшей в
область делегации),  либо в ознаменование событий и памятных дат, либо
в честь профессиональных праздников проводит официальные приемы.
     Всякий прием иностранных гостей независимо от назначения,  объема
и  вида  носит  политический  характер,  поскольку  на  нем происходит
встреча  с  представителями  иностранного  государства.  Такие  приемы
обычно  немногочисленны  по  количеству  приглашенных и проводятся для
завязывания  контактов,  укрепления  и  расширения  связей,  получения
нужной  информации,  оказания  влияния  на  формирование  определенных
позиций в нужном направлении. При организации официальных мероприятий,
церемоний  и  процедур,  связанных с участием иностранцев,  необходимо
строго соблюдать требования дипломатического протокола.
Дневные приемы
     "Рабочий завтрак".  Проводится, как правило, в ходе визитов Главы
Администрации   области   за   рубеж  для  встреч  с  деловыми  людьми
принимающего  государства  или   региона.   Рабочий   завтрак   обычно
устраивается в  8.00-8.30  утра  и  длится  не  более  часа.  На  него
приглашается  ограниченное   число   гостей.   Тосты   и   специальные
выступления не произносятся.
     "Обед". Устраивается   для    членов    официальных    делегаций,
находящихся в области, между 12.30 и 15.00 часами и длится до полутора
часов.   При   организации   обеда   определяется   рассадка   гостей.
Утвержденная схема рассадки устанавливается в комнате сбора гостей,  а
на  столах  рядом  со  столовыми  приборами  раскладываются  кувертные
карточки.  Меню  обеда  составляется  с учетом существующих традиций и
обычаев и,  как правило,  состоит из одного  или  двух  блюд  холодной
закуски,  одного первого блюда,  одного горячего рыбного блюда, одного
горячего мясного блюда и десерта.  Перед обедом подают легкие спиртные
коктейли,  сухое  вино,  соки.  Во  время  обеда  -  спиртные напитки,
минеральную воду и соки.  После обеда предлагается кофе или чай.  Кофе
обычно  подается  в  другом  зале,  куда  гости переходят после еды по
приглашению хозяина приема.  Инициатива ухода с  обеда  -  за  главным
гостем. Форма одежды для обеда - повседневный костюм.
     "Бокал шампанского".  Этот вид приема организуется при проведении
мероприятий,  связанных  с  профессиональными  праздниками и вручением
государственных наград.  "Бокал шампанского" начинается  обычно  в  12
часов   дня   и  продолжается  час-полтора.  Во  время  приема  помимо
шампанского гостям подаются вино,  соки,  минеральная вода.  Напитки и
легкие   закуски   разносят   официанты.  Для  выступления  на  приеме
ответственные за проведение мероприятия готовят  справочный  материал,
посвященный  событиям,  в  ознаменование  которых проводится прием,  и
тезисы  для  выступления  Главы  Администрации   области.   Церемониал
проведения  приемов  в  честь  профессиональных  праздников и вручения
наград утверждается Главой Администрации области.
Вечерние приемы
     "Коктейль". Начинается между 17.00 и 19.00 часами и длится  около
двух  часов.  Во  время  приема  официанты  разносят напитки,  а также
холодные и горячие закуски. В зале устраивают 2-3 буфета, где желающим
официанты  предлагают  напитки.  Гости могут приглашаться с супругами.
Прием проводится стоя.  К концу приема подаются шампанское, мороженое,
кофе.
     "А ля фуршет".  Проводится в те же часы,  что  и  "коктейль".  На
фуршетном  приеме  накрываются  столы  с закусками и горячими блюдами,
которые набирают в тарелки сами гости;  имеются  буфеты  с  напитками.
Гости могут приглашаться с супругами.  Прием проводится стоя.  К концу
приема подаются шампанское, мороженое, кофе.
     "Чай". Устраивается между 16.00 и 18.00 часами,  как правило, для
женщин. На чай приглашают не более 7-10 женщин, рассаживающихся обычно
за   одним  столом.  Подаются  конфеты,  печенье,  выпечка,  небольшие
бутерброды, фрукты, напитки.
     "Обед-буфет". Начинается  в  18.00-20.00  часов.  В  отличие   от
предыдущих   вечерних  приемов  в  зале,  где  проводится  обед-буфет,
расставляются  небольшие  столы  на  4-6  человек  каждый.  Как  и  на
фуршетном  приеме,  гости  сами  набирают  закуски  и рассаживаются по
своему усмотрению за столики.  Официанты дополнительно в  ходе  приема
разносят   напитки   и  горячие  блюда.  Гости  могут  приглашаться  с
супругами. К концу приема подаются шампанское, мороженое, кофе.
     "Ужин" считается  наиболее  торжественным  видом   приема.   Ужин
начинается в 19.00 часов и проводится в коттедже Администрации области
или  в  специально  арендованном   помещении.   Традиционно   в   меню
официального   ужина  включаются  две-три  холодные  закуски,  первое,
горячее рыбное и горячее мясное блюда, десерт, кофе, чай. В ходе ужина
подаются спиртные напитки,  в конце ужина - шампанское. Во время ужина
организуется небольшой концерт легкой музыки. Лишь весьма ограниченное
число  гостей  приглашаются на ужин с супругами.  Заранее утверждается
схема  рассадки  гостей.   Рядом   со   столовыми   приборами   гостей
раскладываются кувертные карточки. Форма одежды - классический костюм.

   4. Организация и проведение визитов Главы Администрации области

     Официальные визиты   Главы   Администрации   области  планируются
департаментом  международных,  межрегиональных  отношений  и   проблем
Каспийского  моря  Администрации  области.  Решение  об  осуществлении
визита принимает Глава Администрации области.
     После принятия решения департамент международных, межрегиональных
отношений   и   проблем   Каспийского   моря   Администрации   области
согласовывает   с  принимающей  стороной  сроки  и  основные  элементы
программы визита.
     Прорабатываются вопросы   времени  и  места  прибытия  делегации,
сценарий церемонии официальной  встречи  (проводов)  и  предполагаемый
состав участников,  места проживания официальной делегации,  времени и
места проведения переговоров,  встреч и бесед,  перевода, протокольных
мероприятий  (завтраки,  обеды,  посещение  демонстрационных объектов,
публичные выступления,  записи в  книге  почетных  гостей,  культурная
программа)  и процедурные вопросы посещения памятных мест,  возложения
венков, букетов и корзин с цветами, обмена подарками и сувенирами.
     Заранее рассматриваются     финансовые     условия    размещения,
обслуживания  и  транспортного  обеспечения  делегации.  Как  правило,
затраты   по   проживанию  и  транспортному  обслуживанию  официальной
делегации берет на себя принимающая сторона на основе взаимозачета.
     Официальный протокол   четко  дифференцирует  состав  официальной
делегации и сопровождающих лиц.  В состав  официальных  сопровождающих
Главу Администрации области входят, как правило:
     - один из заместителей Главы  Администрации  области,  курирующий
основные вопросы визита,
     - начальник департамента международных, межрегиональных отношений
и проблем Каспийского моря Администрации области,
     - начальники департаментов,  управлений и  отделов  Администрации
области,  включение которых в состав делегации связано с повесткой дня
переговоров.
     Предложения по составу официальной делегации и сопровождающих лиц
готовятся департаментом  международных,  межрегиональных  отношений  и
проблем  Каспийского  моря  Администрации  области и отделом протокола
секретариата Главы Администрации области.
     После утверждения  состава делегации Главой Администрации области
департамент  международных,  межрегиональных   отношений   и   проблем
Каспийского   моря   Администрации   области  разрабатывает  документы
организационного характера,  включая подробные справочные материалы  о
городах,  в  которых  будет  проходить  визит;  о  всех  упомянутых  в
программе объектах посещения;  вносит предложения о памятных  подарках
для   вручения   от  имени  Главы  Администрации  области;  занимается
оформлением въездных виз для членов делегации.
     За сутки   до   начала   визита   все  материалы,  подготовленные
департаментом  международных,  межрегиональных  отношений  и   проблем
Каспийского  моря  Администрации  области  и участвующими в подготовке
визита  подразделениями  Администрации   области,   представляются   в
секретариат  Главы Администрации области.  После обработки материалы к
визиту передаются на ознакомление Главе Администрации области

       5. Организация и проведение заседаний кабинета при Главе
                        Администрации области

     Заседания кабинета  при  Главе  Администрации  области проводятся
ежемесячно в третий четверг месяца.
     На заседания  кабинета  при Главе Администрации области выносятся
вопросы разработки и реализации федеральных  и  региональных  программ
социально-экономического  развития  области,  обсуждения  и исполнения
годового бюджета, хода выполнения законов Российской Федерации, указов
Президента    Российской    Федерации,   постановлений   Правительства
Российской  Федерации,  выработки   рекомендаций   по   принципиальным
направлениям экономического и социального развития области, обсуждения
проектов законов Астраханской области и иных правовых актов.
     Полугодовое планирование  работы кабинета и формирование повестки
дня   ежемесячных   заседаний   осуществляется    отделом    протокола
секретариата  Главы  Администрации  области по вопросам,  предлагаемым
подразделениями Администрации области для внесения на обсуждение.
     Предложения для  составления перспективного плана работы кабинета
на очередное полугодие вносятся подразделениями Администрации  области
и  заместителями  Главы  Администрации области до 1 июня и 1 декабря в
секретариат   Главы   Администрации   области.    После    составления
перспективный  план  работы кабинета утверждается Главой Администрации
области.
     Организационно-техническое обеспечение    проведения    заседаний
кабинета при Главе Администрации области осуществляется  секретариатом
Главы  Администрации  области совместно с управлением делопроизводства
Администрации области и регламентируется утвержденными постановлениями
Главы  Администрации  области от 26.02.2001 N 83 Положением о кабинете
при Главе Администрации области и от 30.06.98  N  272  Инструкцией  по
делопроизводству в аппарате Администрации Астраханской области.

     6. Организация и проведение заседаний и совещаний при Главе
                        Администрации области

     Порядок организации и проведения совещаний  и  заседаний  рабочих
групп,  возглавляемых Главой Администрации области,  консультативных и
совещательных органов при Главе Администрации области  устанавливается
настоящим Регламентом.
     Подразделения Администрации   области,   территориальные   органы
федеральных структур исполнительной власти, общественные организации и
объединения ежемесячно в срок до 25 числа представляют  в  секретариат
Главы Администрации области план мероприятий, в которых предполагается
участие Главы  Администрации  области.  После  анализа  представленной
информации  секретариат  Главы  Администрации  области  включает  их в
месячный план мероприятий,  в которых предусматривается участие  Главы
Администрации области.
     Месячный план конкретизируется в недельных  планах  работы  Главы
Администрации   области,   которые   составляются   отделом  протокола
секретариата Главы Администрации области с учетом корректив,  вносимых
заинтересованными     подразделениями    Администрации    области    и
ответственными за проведение мероприятий органами и организациями,  не
позднее, чем за неделю до проведения совещания.
     Включение заседаний в ежедневный план работы Главы  Администрации
области  производится  лишь  после  представления  в секретариат Главы
Администрации  области  всех  материалов  к   совещанию,   в   котором
предполагается  участие Главы Администрации области.  Материалы должны
быть представлены не позднее,  чем до  14.00  часов  в  день  накануне
заседания. При непредставлении материалов в срок совещание отменяется,
а на  Это  время  планируется  другое  мероприятие  с  участием  Главы
Администрации области.
     Порядок проведения совещаний определяется непосредственно  Главой
Администрации области.
     После проведения совещания,  в том числе и  выездного  заседания,
при   необходимости  в  трехдневный  срок  организаторами  мероприятия
составляется и оформляется протокол заседания,  который представляется
для   корректировки   в  секретариат  Главы  Администрации  области  и
утверждается Главой Администрации области.  Протокол  или  выписки  из
него  с  конкретными  решениями  или  поручениями и сроками исполнения
направляются исполнителям.
     Если протокол   не  составляется,  но  в  ходе  заседания  Главой
Администрации области были даны конкретные поручения или указания, они
оформляются    в    письменном   виде   организаторами   совещания   и
представляются в  секретариат  Главы  Администрации  области  и  после
утверждения   Главой  Администрации  области  направляются  конкретным
исполнителям.
     Выполнение решений   или   поручений,   принятых  на  совещаниях,
контролируется ответственным лицом, указанным в протоколе совещания.

    7. Организация и проведение встреч и бесед Главы Администрации
                               области

     Организационное и  протокольное  обеспечение  официальных  встреч
Главы Администрации области с руководителями области,  территориальных
структур  федеральных органов исполнительной власти и органов местного
самоуправления, предприятий, учреждений и организаций области, а также
с  депутатами,  представителями  политических  партий  и  общественных
объединений возлагается на секретариат Главы Администрации области.
     Заявки на  планирование  встреч  и  бесед  с Главой Администрации
области заблаговременно направляются в секретариат Главы Администрации
области.  Для  планирования  в  недельной  программе мероприятий Главы
Администрации области заявка должна быть  представлена  за  неделю  до
планируемой  встречи,  для  включения  в  ежедневный план работы Главы
Администрации области по предварительной договоренности  с  ним  -  не
позднее, чем до 14.00 часов предшествующего встрече дня.
     Встречи и беседы проводятся в рабочем кабинете или в кабинете для
переговоров  Главы  Администрации области.  Поручения и указания Главы
Администрации  области  фиксируются  его  помощником,  оформляются   в
письменном   виде   и  контролируются  теми  лицами,  на  которых  эту
обязанность возложит Глава Администрации области.

                       8. Заключительная часть

     Настоящий Регламент вводится в действие с 1  октября  2002  года.
Изменения   и   дополнения   к   настоящему   Регламенту  утверждаются
постановлением Главы Администрации области.
     За нарушение  установленных  настоящим  Регламентом  сроков и его
ненадлежащее исполнение государственные служащие могут быть привлечены
к ответственности  в  установленном  Законом  Астраханской  области "О
государственной службе Астраханской области" порядке.