Постановление Губернатора Астраханской области от 21.01.2004 № 21

 
                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ
                   ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ

                   21.01.2004                  N 21


Об утверждении регламента
подготовки и проведения
протокольных мероприятий
с участием Губернатора
Астраханской области


ПОСТАНОВЛЯЮ:
     1. Утвердить   регламент  подготовки  и  проведения  протокольных
мероприятий с участием Губернатора Астраханской области (прилагается).
     2. Признать  утратившим  силу  постановление  Главы Администрации
Астраханской области от 11.09.2002 N 447  "Об  утверждении  регламента
подготовки  и  проведения  протокольных  мероприятий  с участием Главы
Администрации области".
     3. Департаменту  по  делам  печати,  телерадиовещания  и  средств
массовых коммуникаций Астраханской области (Блиер  М.Б.)  опубликовать
данное постановление в средствах массовой информации.
     4. Настоящее  постановление  вступает   в   силу   со   дня   его
официального опубликования.


Губернатор Астраханской области          А.П. Гужвин




                                                  УТВЕРЖДЕН
                                                  постановлением
                                                  Губернатора
                                                  Астраханской области
                                                  от 21.01.2004 N 21

                              РЕГЛАМЕНТ
           подготовки и проведения протокольных мероприятий
             с участием Губернатора Астраханской области

                         1.   Общие положения

     Регламент подготовки  и  проведения  протокольных  мероприятий  с
участием  Губернатора  Астраханской  области   (далее   -   регламент)
устанавливает  совокупность требований и правил,  определяющих порядок
деятельности   структурных    подразделений    аппарата    Губернатора
Астраханской   области   (далее   -   аппарат   Губернатора),  органов
исполнительной  власти  Астраханской  области,  других  организаций  и
учреждений   (далее   -   организатор)   по  обеспечению  протокольных
мероприятий в соответствии с общепринятыми правилами государственного,
дипломатического   и   делового   протокола,   с   учетом  традиций  и
условностей, соблюдаемых в Астраханской области.
     Проведение протокольных мероприятий предусматривает также вопросы
этикета и церемониала  в  организации  встреч,  приемов  и  визитов  с
участием Губернатора Астраханской области (далее - Губернатор).
     К протокольным мероприятиям относятся:
     - официальные   визиты   зарубежных   и  российских  делегаций  в
Астраханскую область;
     - официальные  визиты  делегаций  области  за  рубеж и в субъекты
Российской Федерации;
     - проведение переговоров, встреч, бесед Губернатора с зарубежными
и российскими делегациями;
     - проведение  встреч,  бесед Губернатора с руководителями органов
исполнительной власти  области,  территориальных  органов  федеральных
органов  исполнительной  власти  и  органов  местного  самоуправления,
предприятий,  учреждений и организаций области,  а также с депутатами,
представителями политических партий и общественных объединений;
     - заседания и совещания при Губернаторе;
     - проведение  встреч  (проводов)  делегаций  высшего  и  высокого
уровня;
     - проведение Губернаторского приема;
     - мероприятия,  проводимые   в   связи   с   государственными   и
профессиональными праздниками;
     - награждения (поздравления) предприятий, организаций и отдельных
лиц;
     - возложение венков к мемориалам воинской доблести и славы.
     Предварительная информация  о проведении протокольных мероприятий
до 20 числа предшествующего  месяца  направляется  в  отдел  протокола
Губернатора Астраханской области (далее - отдел протокола Губернатора)
для включения в месячный план работы Губернатора.
     Заявки на проведение мероприятий вместе с необходимой информацией
за неделю до их проведения представляются заинтересованными органами и
организациями   в   отдел   протокола   Губернатора,  который  готовит
соответствующие предложения Губернатору.  Если материалы к мероприятию
не  будут представлены ответственными за его проведение до 14.00 часов
предшествующего  дня,   рассматривается   вопрос   об   отмене   этого
мероприятия.
     Для проведения  мероприятия  с  участием  Губернатора   в   отдел
протокола Губернатора представляются следующие материалы:
     - порядок (сценарный план) и регламент проведения мероприятия;
     - информационные   материалы   о   проводимом   мероприятии   или
справочные материалы к совещанию;
     - список участников мероприятия;
     - список   выступающих   (с   указанием   полного    наименования
должностей, фамилий, имен и отчеств выступающих);
     - материалы к выступлению Губернатора;
     - проект итогового документа совещания.
     Каждый документ визируется организатором и должен иметь в  нижнем
правом углу фамилию и телефон исполнителя.  Документы представляются в
напечатанном виде (шрифт Times New  Roman,  размер  16),  материалы  к
выступлению Губернатора (шрифт Arial,  размер 18, п/ж, 1,5 интервал) в
подписанной папке "Материалы к мероприятию (или совещанию)".
     При принятии  решения  о  проведении  мероприятия отдел протокола
Губернатора  осуществляет  необходимую  подготовку  в  соответствии  с
настоящим     регламентом    и    координирует    деятельность    всех
заинтересованных лиц, органов и организаций.
     Участие средств  массовой  информации в протокольных мероприятиях
согласовывается с руководителем аппарата Губернатора.
     Материально-техническое обеспечение    протокольных   мероприятий
осуществляет управление делами Губернатора области.

 2. Организация и проведение встреч, бесед и переговоров Губернатора
     Астраханской области с зарубежными и российскими делегациями

     Организация и проведение встреч и бесед Губернатора с зарубежными
и российскими делегациями,  а также переговоров в узком и  расширенном
составе  осуществляется  в  соответствии  с утверждаемыми Губернатором
церемониалами.
     Беседы предполагают   только  обмен  взглядами,  точками  зрения,
мнениями,  информацией,  договоренности о сотрудничестве и последующих
действиях.  Переговоры призваны найти решение проблемы, представляющей
взаимный интерес.
     Все визиты  официальных  делегаций  и  делегаций  деловых кругов,
прибывающих в область, классифицируются как:
     - визиты  высшего  уровня  (официальные  делегации  возглавляются
первыми лицами государств - субъектов международного права);
     - визиты  высокого уровня (делегации возглавляются руководителями
органов   государственной   власти   Российской   Федерации,   высшими
должностными    лицами   административно-территориальных   образований
зарубежных стран,  Чрезвычайными и  Полномочными  Послами  иностранных
государств    в   Российской   Федерации,   главами   представительств
международных  интеграционных  группировок  и  организаций  в  России,
высшими  должностными лицами транснациональных корпораций,  крупнейших
международных компаний и фондов);
     - рабочие   визиты  официальных  делегаций  и  делегаций  деловых
кругов.
     Встреча зарубежных    делегаций,   прибывающих   в   область   по
приглашению Губернатора,  осуществляется по  программе,  разработанной
департаментом   международной   и   внешнеэкономической   деятельности
Астраханской   области   (далее   -   Департамент)   и    утвержденной
Губернатором.
     Предварительная программа визита готовится Департаментом не менее
чем  за  неделю до начала визита,  согласовывается с заинтересованными
организациями,  структурными подразделениями  аппарата  Губернатора  и
органами  исполнительной  власти  области  и  представляется  в  отдел
протокола Губернатора для утверждения Губернатором.
     В соответствии  с  утвержденной  программой визита Департамент по
согласованию   с   заинтересованными    организациями,    структурными
подразделениями  аппарата Губернатора и органами исполнительной власти
области разрабатывает план  мероприятий  по  подготовке  и  проведению
визита.  После  утверждения  Губернатором план мероприятий рассылается
Департаментом всем задействованным в обеспечении визита не  менее  чем
за 3 дня до начала мероприятий.
     Визиты российских делегаций планируются организаторами  по  такой
же схеме.
     Встречи с   руководителями   делегаций   проводятся   в   комнате
переговоров    Губернатора.    Процедура    встреч    регламентируется
церемониалом, утверждаемым Губернатором.
     На столе  переговоров  в  рамках официальных международных встреч
устанавливаются   флаги   страны   гостя,   Российской   Федерации   и
Астраханской  области.  Собеседники  располагаются  со  стороны  флага
своего государства.
     Для проведения  приема  руководителей делегации в отдел протокола
Губернатора организаторы представляют следующие документы:
     - состав делегации;
     - состав  руководителей  делегации,  прибывающей  на  встречу   с
Губернатором  области  (как  правило,  не  более  3 человек),  включая
переводчика;
     - биографические   данные  о  руководителях  и  отдельных  членах
делегации, представляющие интерес в переговорах;
     - постановочные вопросы к обсуждению в ходе переговоров;
     - информация  о   предшествующих   визитах,   достигнутых   ранее
договоренностях и их реализации;
     - информационный  обзор  об   экономической   и   геополитической
ситуации в регионе, откуда прибыла делегация;
     - проекты    документов,    если    достигнута    предварительная
договоренность   о   необходимости  подписания  совместных  договоров,
соглашений, заявлений;
     - состав участников со стороны Астраханской области.
     Кроме перечисленных выше  документов  на  встречу  в  расширенном
составе готовятся материалы для выступления Губернатора.
     К назначенному  времени  ответственный  за  прием   делегации   у
Губернатора  (определяется организатором) прибывает вместе с гостями к
кабинету Губернатора,  где их  встречает  начальник  отдела  протокола
Губернатора,  провожает  в  комнату  переговоров  и определяет порядок
размещения гостей и участников переговоров.
     Представители средств массовой информации,  как правило, проводят
протокольную съемку мероприятия не более 5 минут  и  покидают  комнату
переговоров.
     Участникам приема предлагаются кофе  или  чай  и  прохладительные
напитки.
     После окончания приема возможен  обмен  сувенирами,  однако  этот
вопрос  должен  быть  заранее  оговорен организаторами с протокольными
службами гостей и  Губернатора.  При  обмене  подарками  и  сувенирами
должен быть соблюден принцип паритетности в их количестве и цене.  Все
сувениры  должны  иметь  региональную  специфику  в   соответствии   с
Положением  о  памятном  и  ценном  подарках  Губернатора Астраханской
области, утверждаемым постановлением Губернатора.
     По итогам  приема  организатор  и  переводчик  (если  он принимал
участие во встрече) составляют отчет, который представляется в течение
3 дней в секретариат Губернатора области.
     Встречи и беседы делегаций в расширенном составе проводятся,  как
правило,   в   малом  зале  Администрации  области  в  соответствии  с
представленным выше порядком.  Кроме  этого,  организатор  мероприятия
определяет   совместно   с   отделом   протокола  Губернатора  порядок
размещения участников встречи,  изготавливает и устанавливает на столе
именные  карточки  в  соответствии  с  утвержденной  схемой размещения
участников.  На столах устанавливаются прохладительные напитки.  Чай и
кофе не подаются.
     Если планируется  подписание  совместных   итоговых   документов,
организатор   приема   осуществляет   совместно  с  отделом  протокола
Губернатора  комплекс   мероприятий   по   подписанию   документов   в
соответствии с утверждаемым Губернатором церемониалом.
     По итогам  встречи  в  расширенном  составе  ее  организаторы   и
переводчик  (если  он  принимал  участие во встрече) составляют отчет,
представляемый в течение 3 дней в секретариат Губернатора области.

              3. Организация и проведение встреч и бесед
                   Губернатора Астраханской области

     Организационное и  протокольное  обеспечение официальных встреч и
бесед  Губернатора  с  руководителями  органов  исполнительной  власти
области,  территориальных  органов  федеральных органов исполнительной
власти и органов местного самоуправления,  предприятий,  учреждений  и
организаций   области,   а   также   с   депутатами,   представителями
политических партий и общественных объединений  возлагается  на  отдел
протокола Губернатора.
     Заявки на включение в план работы Губернатора встреч  и  бесед  с
Губернатором    заблаговременно   направляются   в   отдел   протокола
Губернатора в соответствии с настоящим регламентом.
     Встречи и  беседы  проводятся  в  рабочем кабинете или в кабинете
переговоров Губернатора.  Поручения и указания Губернатора фиксируются
его  помощником,  оформляются  в письменном виде и контролируются теми
лицами, на которых эту обязанность возложит Губернатор.

           4. Организация и проведение приемов Губернатора
                         Астраханской области

     Заявка на  включение  в  план  работы Губернатора Губернаторского
приема заблаговременно направляется организатором  в  отдел  протокола
Губернатора.
     Решение о проведении Губернаторского приема принимает Губернатор.
Губернаторские  приемы проводятся Губернатором в честь глав или членов
правительств,  деятелей науки,  культуры,  искусства или  прибывшей  в
область    делегации,    ознаменования   событий   и   памятных   дат,
профессиональных праздников, по другим основаниям.
     Материалы к  церемонии проведения Губернаторского приема (порядок
ведения,  сценарный план,  приветственное  слово  Губернатора  и  др.)
организатор  представляет  в  отдел  протокола  Губернатора в порядке,
указанном в настоящем регламенте.
     Губернаторский прием проводится организатором совместно с отделом
протокола  Губернатора  в  соответствии  с  утверждаемым  Губернатором
церемониалом.

           5. Организация и проведение визитов Губернатора
                         Астраханской области

     Официальные визиты Губернатора планируются Департаментом. Решение
об осуществлении визита принимает Губернатор.
     После принятия решения Департамент  согласовывает  с  принимающей
стороной сроки и основные элементы программы визита.
     Прорабатываются вопросы  времени  и  места  прибытия   делегации,
сценарий  церемонии  официальной  встречи  (проводов) и предполагаемый
состав   участников.   Определяются   места   проживания   официальной
делегации,  время  и  места  проведения  переговоров,  встреч и бесед,
перевода,  протокольных  мероприятий   (завтраки,   обеды,   посещение
демонстрационных  объектов,  публичные  выступления,  записи  в  книге
почетных гостей, культурная программа) и процедурные вопросы посещения
памятных мест,  возложения венков,  букетов и корзин с цветами, обмена
подарками и сувенирами.
     Заранее рассматриваются     финансовые     условия    размещения,
обслуживания и транспортного обеспечения делегации.
     В состав   официальных  и  сопровождающих  Губернатора  лиц,  как
правило,входят:
     - один  из  заместителей Главы Администрации области,  курирующий
основные вопросы визита;
     - начальник Департамента (или его заместитель);
     - специалисты органов исполнительной власти Астраханской области;
     - начальники  структурных  подразделений  аппарата  Губернатора и
руководители органов исполнительной власти области,  включение которых
в состав делегации зависит от повестки дня переговоров.
     Предложения по составу официальной делегации и сопровождающих лиц
готовятся Департаментом.
     После утверждения  состава  делегации  Губернатором   Департамент
разрабатывает документы организационного характера,  включая подробные
справочные материалы о городах,  в которых будет проходить визит,  обо
всех  упомянутых в программе объектах посещения;  вносит предложения о
памятных  подарках  для  вручения  от  имени  Губернатора;  занимается
оформлением въездных виз для членов делегации.
     Не менее  чем  за  сутки  до   начала   визита   все   материалы,
подготовленные Департаментом и организаторами,  представляются в отдел
протокола  Губернатора.  После  их  обработки   материалы   к   визиту
передаются на ознакомление Губернатору.

          6. Организация и проведение заседаний и совещаний
                 при Губернаторе Астраханской области

     Порядок организации   и   проведения   совещаний   и    заседаний
совещательных   органов   при   Губернаторе   области  устанавливается
Регламентом работы Губернатора Астраханской области.
     Структурные подразделения     аппарата     Губернатора,    органы
исполнительной  власти  области,  территориальные  органы  федеральных
органов исполнительной власти,  организации,  учреждения, ежемесячно в
срок до 20 числа  представляют  в  отдел  протокола  Губернатора  план
наиболее   значимых  мероприятий,  в  которых  предполагается  участие
Губернатора.  После анализа представленной информации отдел  протокола
Губернатора   включает   их   в  месячный  план  мероприятий,  который
утверждается Губернатором.
     Месячный план   конкретизируется   в   недельных   планах  работы
Губернатора,  которые составляются  отделом  протокола  Губернатора  с
учетом корректив, вносимых организаторами, не позднее чем за неделю до
проведения мероприятия.
     Включение заседаний   в   ежедневный   план   работы  Губернатора
производится лишь после представления в  отдел  протокола  Губернатора
всех   материалов   к  совещанию,  в  котором  предполагается  участие
Губернатора.
     Порядок проведения    совещаний    определяется   непосредственно
Губернатором.
     После проведения  совещания,  в  том числе и выездного заседания,
при необходимости в трехдневный  срок  организаторами  составляется  и
оформляется    протокол    заседания,   который   представляется   для
корректировки   в   отдел   протокола   Губернатора   и   утверждается
Губернатором. Протокол или выписки из него с конкретными решениями или
поручениями и сроками выполнения рассылаются организаторами  указанным
в  нем  исполнителям.  Подлинник  протокола  остается  для  хранения и
организации контроля исполнения в отделе протокола Губернатора.
     Если протокол  не составляется,  но в ходе заседания Губернатором
были  даны  конкретные  поручения  или  указания,  они  оформляются  в
письменном   виде   организаторами,   представляются   в   секретариат
Губернатора области  и  после  утверждения  Губернатором  направляются
конкретным исполнителям.
     Выяснение решений  или   поручений,   принятых   на   совещаниях,
контролируется ответственным лицом, указанным в протоколе совещания.