|
Расширенный поиск
Распоряжение Администрации города Сочи г.Сочи от 07.08.2013 № 376-рРАСПОРЯЖЕНИЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА СОЧИ от 07.08.2013 N 376-р Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации города Сочи В соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом муниципального образования город-курорт Сочи, в целях организации работы со служебными документами на единой основе, а также совершенствования и повышения эффективности делопроизводства: 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации города Сочи (прилагается). 2. Признать утратившим силу распоряжение администрации города Сочи от 30 марта 2010 года N 161-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Сочи". 3. Управлению информационных ресурсов администрации города Сочи (Мерлей) разместить настоящее распоряжение на официальном сайте администрации города Сочи в информационно-коммуникационной сети Интернет. 4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы города Сочи, директора департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи И.В. Владимирскую. 5. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания. Глава города Сочи А.Н.Пахомов Приложение к распоряжению администрации города Сочи от 7 августа 2013 г. N 376-р ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА СОЧИ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Сочи (далее - Инструкция) является документом, регламентирующим организацию делопроизводства и рационального документооборота в администрации города Сочи. 1.2. Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, установления единообразных требований, предъявляемых к организации документооборота и оформлению документов в администрации города Сочи. 1.3. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело (сдачи на хранение в архив) образует документооборот администрации города Сочи. 1.4. Правила работы с документами ограниченного распространения устанавливаются специальными инструкциями. 1.5. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, требованиями к оформлению документов ГОСТа, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, законами Краснодарского края, постановлениями и распоряжениями главы администрации (губернатора) Краснодарского края, Уставом муниципального образования город-курорт Сочи, муниципальными правовыми актами администрации города Сочи. 1.6. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль за выполнением, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Применяемые автоматизированные (компьютерные) технологии обработки документированной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. Правила работы в системах автоматизированной обработки документации излагаются в руководствах по использованию этих систем. 1.7. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации города Сочи осуществляются управлением по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи. 1.8. Переписка между отраслевыми (функциональными) и территориальными органами администрации города Сочи по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается. 1.9. Не допускается работа с документами администрации города Сочи вне служебных помещений. 1.10. Служебная информация, содержащаяся в документах, не подлежит разглашению (распространению). Сведения, содержащиеся в служебных документах, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего с документами. Не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении гражданина (на основании Федерального закона N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"). 1.11. Выдача копий правовых актов администрации города Сочи, находящихся на временном хранении в отделе документационного обеспечения департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи, осуществляется работниками отдела документационного обеспечения департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи в соответствии с постановлением администрации города Сочи 15 июня 2012 года N 1300 "О порядке подготовки проектов муниципальных правовых актов администрации города Сочи". 1.12. Выдача копий правовых актов администрации города Сочи, находящихся на временном хранении в отделе кадров департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи, осуществляется работниками отдела кадров департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи с письменного разрешения заместителя главы города Сочи, директора департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи. 1.13. Выдача копий ответов заявителям, находящихся в управлении по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи, осуществляется работниками управления с письменного разрешения заместителя главы города Сочи, директора департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи либо начальника управления по работе с обращениями граждан и организаций или его заместителя на основании письменного заявления гражданина либо по запросу (в соответствии со статьей N 6 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" о гарантии безопасности гражданина в связи с его обращением). 1.14. Работники администрации города Сочи несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов. 1.15. При утрате документов руководитель отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Сочи проводит проверку по факту утраты документов, о результатах которой информирует заместителя главы города Сочи, директора департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи. 1.16. При увольнении или переходе на другую работу муниципальный служащий должен передать числящиеся за ним документы своему руководителю или по его поручению другому работнику по акту. 1.17. Вновь принятые работники, деятельность которых связана со служебными документами, в обязательном порядке должны быть ознакомлены своим непосредственным руководителем с настоящей Инструкцией. 2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ 2.1. Служебные документы администрации города Сочи, как правило, должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных в установленном порядке (приложения N 1, 2 к настоящей Инструкции). Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги форматом A4 без специального бланка. Порядок изготовления, учета и использования специальных бланков в администрации городе Сочи изложен в пункте 5.1 раздела 5 настоящей Инструкции. 2.2. Каждому виду документа должен соответствовать перечень обязательных реквизитов. Состав и требования к оформлению реквизитов определяются унифицированной системой организационно-распорядительной документации, введенной в действие постановлением Госстандарта России. Состав реквизитов документов и схемы их расположения приведены в приложениях N 1, 2, 3 к настоящей Инструкции. 2.3. Наименование органа (должностного лица) - автора служебного документа - указывается на бланках документов администрации города Сочи. 2.4. Наименование вида документа, как правило, указывается на бланках служебных документов (кроме отдельных видов служебных писем). При отсутствии его на бланке данный реквизит печатается прописными буквами согласно схеме расположения реквизитов. 2.5. Датой служебного документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Служебные документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. 2.6. Дату служебного документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2008 года следует оформлять 05.06.2008. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (5 июня 2008 года). 2.7. В служебных документах (доверенностях, гарантийных письмах и т.д.), содержащих сведения финансового характера, в договорах, соглашениях предпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат: 8 апреля 2008 года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. 2.8. Регистрационный номер документа - это порядковый номер его регистрации, дополненный индексом дела по номенклатуре дел. 2.9. Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Длина строки, входящей в наименование адресата, не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается верхней и правой границами текстового поля. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления организациям, не входящим в структуру администрации города Сочи. 2.10. Адресат указывается на отправляемых документах (письмах). При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Например: Начальнику управления по образованию и науке администрации города Сочи (инициалы, фамилия) 2.11. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например: Петровой М.П. Первомайская ул., 153, кв. 29, пос. Изумрудный, Красноармейский р-н, Краснодарский край, 353660 Если письмо отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно. Например: Руководителям отраслевых (функциональных) органов администрации города Сочи 2.12. Письмо не должно содержать более четырех наименований адресатов. При этом каждый экземпляр письма должен быть подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. Слово "копия" перед наименованием второго, третьего, четвертого адреса не пишется. При направлении письма более чем в четыре адреса составляется реестр адресатов для рассылки документа и на каждом документе печатается только один адрес. В этом случае допускается направлять адресатам копии документов. 2.13. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. При этом соблюдается следующий порядок написания адреса: наименование адресата (наименование организации); название улицы, номер дома, номер офиса или квартиры; название населенного пункта, области, края, автономного округа (области), республики; название страны (для международных отправлений); почтовый индекс. Например: Государственное унитарное предприятие "Центр аудита и контроля" Воровского ул., 5/1, город Сочи, 354000 2.14. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа. Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ Глава города Сочи _____________________________ (подпись) (инициалы, фамилия) дата 2.15. Допускается в графе утверждения документа центрировать элементы относительно самой длинной строки. Например: УТВЕРЖДАЮ Глава города Сочи _____________________________ (подпись) (инициалы, фамилия) дата 2.16. При необходимости документ может утверждаться постановлением, распоряжением администрации города Сочи, приказом руководителя отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Сочи, протоколом. При этом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например: УТВЕРЖДЕНО Постановлением администрации города Сочи от 25 июня 2008 года N 345 или УТВЕРЖДЕНО приказом начальника управления здравоохранения администрации города Сочи от 16.04.2008 N 105 Реквизиты "гриф утверждения", "гриф одобрения", слово ПРИЛОЖЕНИЕ со ссылкой на номер и дату документа располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются без кавычек. 2.17. Слово УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДАЮ, ОДОБРЕНО, СОГЛАСОВАНО, ПРИЛОЖЕНИЕ) печатается прописными буквами и отделяется от последующих строк реквизита одинарным межстрочным интервалом. Остальные строки многострочного реквизита печатаются строчными буквами через один одинарный межстрочный интервал, за исключением личной подписи, инициалов и фамилии, которые рекомендуется располагать через два межстрочных интервала от предыдущей строки реквизита. Допускается центрирование данного реквизита относительно самой длинной строки. При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне. 2.18. Гриф согласования располагается ниже реквизита "подпись" в левом нижнем углу документа. В случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, составляется лист согласования. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, инициалы, фамилию и дату согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Начальник управления программ городского развития администрации города Сочи (подпись) (инициалы, фамилия) дата Если согласование осуществляют письмом, протоколом или другим документом, гриф согласования оформляют следующим образом: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания экспертной комиссии администрации города Сочи от 06.06.2008 N 14 Согласование документа может оформляться не только грифом, но и визой согласования. Виза включает в себя должность визирующего документ, подпись, инициалы, фамилию, дату визирования. Например: Начальник управления программ городского развития администрации города Сочи (подпись) (инициалы, фамилия) дата При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Начальник управления потребительского рынка и услуг Замечания прилагаются администрации города Сочи (подпись) (инициалы, фамилия) дата Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. 2.19. Заголовок (наименование) составляется в основном ко всем документам (кроме телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, напечатанных на листах бумаги формата A5). Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один одинарный межстрочный интервал. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Он формулируется с помощью отглагольных существительных в предложном падеже. Например: О направлении... Об отмене... О состоянии... Заголовок к тексту документа отделяется от реквизита бланка двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля через один одинарный межстрочный интервал с прописной буквы. Заголовок в кавычки не заключается, точка в конце заголовка не ставится. 2.20. Текст отделяется от заголовка двумя, тремя одинарными межстрочными интервалами. Текст документа может оформляться в виде связного текста, таблицы, анкеты или соединения этих структур. Текст документа должен обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. 2.21. Для языка служебного документа характерны: лаконичность; точность формулировок, однозначность и единообразие терминов; применение общепринятых (стандартных) словосочетаний; использование прямого порядка слов в предложении; замена местоимений существительными; употребление языковых конструкций повелительного наклонения (ПОСТАНОВЛЯЮ:, ПРИКАЗЫВАЮ:, ПРЕДЛАГАЮ:); употребление в распорядительных документах глаголов неопределенной формы: "поручить", "утвердить", "рекомендовать", "предложить" и т.д.; единообразие в написании имен, географических названий, наименований должностей, учреждений; строгий лексический отбор. Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для служебных документов, соответствующих общей тенденции стандартизации делового языка. 2.22. При направлении документа в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов "уважаемый" или "уважаемая". Например: Уважаемый Иван Петрович! Допускается также обращение с использованием слов "господин", "госпожа". При этом указывается только фамилия того, к кому обращаются. Например: Уважаемый господин Сидоров! или Господин Сидоров! 2.23. При подготовке текстов служебных документов применяется текстовый редактор MS Word с использованием шрифтов Times New Roman N 14. Дня оформления табличных материалов разрешается использовать шрифт N 12 через один одинарный межстрочный интервал (в исключительных случаях - через два интервала). Для печатания служебных документов используются стандартные листы бумаги формата A4 или A5. Верхняя и нижняя границы текстового поля документа должны составлять 20 мм, левая граница - 30 мм, правая - 10 мм (приложение N 4 к настоящей Инструкции). Первая строка абзаца начинается на расстоянии 15 мм от левой границы текстового поля. В конце текста письма, перед подписью, возможно употребление слов "С уважением". Эти слова пишутся с прописной буквы с абзаца от левой границы текстового поля документа. Знаки препинания после них не ставятся. 2.24. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну часть. Например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьбу без пояснения, справки, докладные записки - оценку фактов, выводы. 2.25. При необходимости ссылки в тексте отрабатываемого документа на документы других организаций или ранее изданные их реквизиты указывают в следующей последовательности: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату, регистрационный номер, заголовок. 2.26. При наличии в тексте ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой с закрывающей круглой скобкой. Текст сноски печатается через один одинарный интервал в конце каждой страницы или после текста в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце сноски ставится точка. 2.27. При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Образец приведен в приложении N 5 к настоящей Инструкции. 2.28. В правовых актах администрации города Сочи, а также документах, адресованных руководителям организаций, текст излагают от первого лица единственного числа. Например: "постановляю", "приказываю", "прошу", "предлагаю". Текст протокола излагают от первого лица множественного числа. Например: "слушали", "выступили", "постановили". В положениях, инструкциях, а также актах, справках используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа. Например: отдел осуществляет функции комиссия установила В письмах используют формы изложения от первого лица множественного числа, например: "Направляем на рассмотрение"; от первого лица единственного числа, например: "Прошу выделить"; от третьего лица единственного числа, например: "Управление культуры считает необходимым". Тексты документов могут оформляться в виде таблиц. Графы и строки таблиц должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и, начиная со второй страницы, печатаются только номера этих граф. 2.29. Даты и календарные сроки в текстах правовых актов администрации города Сочи, решений коллегии, актов, служебных писем, приказов, протоколов заседаний (совещаний) и документов, содержащих сведения финансового характера, рекомендуется оформлять словесно-цифровым способом: 13 мая 2008 года; в мае 2008 года; в первом полугодии 2008 года; в первом квартале 2008 года; но: за 11 месяцев 2008 года, в 2008 году, бюджет на 2008 год, с 2001 по 2008 год, в 2001 - 2008 годах. Цифровой способ написания дат используется при визировании, написании резолюции, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножение документов и в иных случаях. При этом дата проставляется: день месяца и месяц - двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 09.04.2008. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ. 2.30. Если начальное порядковое числительное в названии праздников и знаменательных дат написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта; 1 Мая. Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: восьмой раунд переговоров, второе полугодие. Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 4-й ряд; 90-е годы; в 20-х числах мая. 2.31. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: инвалид II группы; специалист I категории. Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, следует писать цифрами и словами. При этом словесное выражение суммы заключается в скобки и склоняется. Например: "Оплатить расходы в сумме 29578 (двадцати девяти тысяч пятисот семидесяти восьми) рублей". Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 38,4 процента; 25,5 метра. 2.32. При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова "штук", "человек": 15 автомобилей; 56 рабочих. Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 170-летие; 3-дневный; двухнедельный. 2.33. Знаки номера, параграфа, процентов, градуса ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм. Недопустимо использовать в тексте знаки номера, процентов и т.п. без цифр. Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов, градуса пишутся буквами: 50%; Пятьдесят процентов. Знаки N, % и т.п. при нескольких числах (то есть когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда цифр: 30 - 40%; N 5 - 7. 2.34. В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: День Конституции Российской Федерации; Восьмое марта; Новый год; День металлурга; День российской печати. Исключения: День Победы; Рождество Христово. 2.35. В правовых актах администрации города Сочи и при написании служебных писем следует избегать употребления сокращенных слов. 2.36. Подпись является обязательным реквизитом документа. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями. Служебные документы, направляемые в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти Краснодарского края, подписываются главой города Сочи, в случае его отсутствия - первым заместителем главы города Сочи или заместителем главы города Сочи, курирующим соответствующую отрасль. 2.37. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное - если документ оформлен не на бланке, сокращенное - если на бланке; при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись, инициалы, фамилия. Например: Начальник управления проектов городского развития администрации города Сочи (подпись) (инициалы, фамилия) или на бланке управления здравоохранения: начальник управления (подпись) (инициалы, фамилия) Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через один одинарный межстрочный интервал. Инициалы и фамилия располагаются на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. 2.38. При подписании документа несколькими лицами разных должностей их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например: Первый заместитель главы города Сочи (подпись) (инициалы, фамилия) Заместитель главы города Сочи (подпись)(инициалы, фамилия) 2.39. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например: Глава города Сочи Председатель Городского Собрания Сочи (подпись) (инициалы, фамилия) (подпись) (инициалы, фамилия) 2.40. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Фамилии располагают по алфавиту. Например: Председатель комиссии: (подпись) С.С. Сидоров Члены комиссии: (подпись) М.И. Иванов (подпись) Л.И. Яковлев (подпись) К.И. Яхонтов 2.41. На бланке должностного лица документ может быть подписан исполняющим обязанности. При этом реквизит "Подпись" оформляется следующим образом: Исполняющий(ая) обязанности главы города Сочи (подпись) (инициалы, фамилия) 2.42. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилия. Не допускается подписывать документ, ставя предлог "за" или косую черту перед наименованием должности. Использование факсимильного воспроизведения подписи допускается только при подписании приглашений, извещений. При этом первый экземпляр документа должен быть подписан непосредственно руководителем. 2.43. Приложения к документам оформляются на отдельных листах с соблюдением размеров полей, шрифтов и межстрочных интервалов, установленных для текста документов. Наличие приложения, названного в тексте письма или другого служебного документа, за исключением правовых актов администрации города Сочи, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то указывают их наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Например: Приложение: 1. Должностные инструкции работников отдела технического обеспечения на 5 л. в 1 экз. 2. Приказ начальника управления культуры о командировочных расходах на 2 л. в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Приложение: брошюра в 1 экз. Если к документу прилагают другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: Приложение: копия постановления администрации города Сочи от 06.07.2005 N 667 и копия приложения к нему, всего на 23 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес. Отметка о наличии приложения печатается от левой границы текстового поля документа через два одинарных межстрочных интервала после текста документа. Текст, относящийся к отметке о наличии приложений, печатается через один одинарный межстрочный интервал. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. 2.44. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей в администрации города устанавливается и утверждается распоряжением администрации города Сочи. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте документа. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. 2.45. Резолюция - это указание по исполнению документа, написанное соответствующим должностным лицом. Допускается написание резолюции на самом документе. В этом случае она располагается на первой странице документа справа между реквизитом "Адресат" и текстом документа. В администрации города Сочи резолюция оформляется на специальном листе-бланке с наименованием должности руководителя, пишущего резолюцию. Резолюция включает в себя инициалы, фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например: Г.А. Малинину Прошу направить копии запрашиваемых документов по указанному в письме адресу к 11.06.2008 (подпись) А.А. Овчинников дата, регистрационный номер документа 2.46. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, инициалы, фамилию, дату заверения. Например: Верно Главный специалист отдела кадров (подпись) (инициалы, фамилия) дата 2.47. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию и инициалы исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу от левой границы текстового поля. В вышестоящую организацию отметку об исполнителе рекомендуется печатать на обратной стороне последнего листа документа. Например: Лиханов В.А. 64-53-54 (11 - 12 шрифт) 2.48. Для осуществления автоматического поиска документа ниже отметки об исполнителе может проставляться наименование файла, код оператора, а также другие поисковые данные документа. 2.49. В документы, предназначенные для размножения, внесение рукописным способом реквизитов или их частей должно производиться чернилами или пастой черного цвета. 3. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА СОЧИ Требования к порядку подготовки и оформлению муниципальных правовых актов администрации города Сочи регламентируются постановлением администрации города Сочи от 15 июня 2012 года N 1300 "О порядке подготовки проектов муниципальных правовых актов администрации города Сочи". 4. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ, СОГЛАСОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДОГОВОРОВ (СОГЛАШЕНИЙ), ОДНОЙ ИЗ СТОРОН КОТОРЫХ ЯВЛЯЕТСЯ АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА СОЧИ Порядок подготовки, согласования и хранения договоров (соглашений), одной из сторон которых является администрация города Сочи, регламентируется постановлением главы города Сочи от 2 ноября 2009 года N 359 "О регламенте администрации города Сочи". 5. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ 5.1. Бланки документов. 5.1.1. В администрации города Сочи применяются следующие бланки документов: бланки главы города Сочи; бланки администрации города Сочи, бланки отраслевого (функционального), территориального органа администрации города Сочи. Состав видов бланков, применяемых в администрации города Сочи, утверждается заместителем главы города Сочи, директором департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи. 5.1.2. Бланки изготавливаются на основе продольного или углового расположения реквизитов. На бланках с продольным расположением его реквизиты располагаются по центру (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ текстового поля). На бланках с угловым расположением его реквизиты располагают в левом верхнем углу. Изображение герба города Сочи на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк с наименованием организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Образцы бланков с угловым расположением реквизитов приведены в приложении N 6 к настоящей Инструкции. 5.1.3. Бланки правовых актов администрации города Сочи имеют продольное расположение реквизитов. Бланки служебных писем в администрации города имеют угловое расположение реквизитов. Бланк каждого отраслевого (функционального) и территориального органа администрации города Сочи разрабатывается в соответствующем подразделении с соблюдением требований настоящей Инструкции и по согласованию с заместителем главы города Сочи, директором департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи. 5.1.4. Бланки служебных документов главы города Сочи, его заместителей изготавливаются на листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) и A5 (148 x 210 мм). 5.1.5. В администрации города Сочи используются бланки документов, изготовленные только типографским способом. Изготовление бланков на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах не допускается. 5.1.6. При изготовлении бланков служебных документов должен использоваться шрифт Times New Roman N 10, 12, 14, 16. 5.1.7. В администрации города Сочи бланки, используемые для оформления служебных документов (писем, доверенностей, справок и т.д.) главы города Сочи, а также бланк "Администрация города Сочи" являются бланками строгого учета. 5.1.8. Заказ на изготовление бланков строгого учета с использованием нумерационной печати в администрации города осуществляется по заявке в управление делами администрации города Сочи. Оформление заказа, получение, хранение и выдачу бланков строгого учета осуществляет отдел служебной переписки управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи (далее - отдел служебной переписки). Хранение бланков строгого учета в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Сочи должно осуществляться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. 5.1.9. Выдача бланков строгого учета производится ответственным за организацию делопроизводства, ведение архива и обеспечение контроля в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Сочи отделом служебной переписки. При этом факт выдачи бланков строгого учета регистрируется в специальном журнале (приложение N 7 к настоящей Инструкции). Журналы регистрации выдачи бланков строгого учета включаются в сводную номенклатуру дел администрации города. 5.1.10. Испорченные бланки сдаются в отдел служебной переписки по акту (приложение N 8 к настоящей Инструкции). Уничтожение испорченных и неиспользованных бланков строгого учета осуществляется отделом служебной переписки управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи согласно акту о списании бланков строгого учета. 5.2. Приказы 5.2.1. Руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи, обладающие правами юридического лица, издают распоряжения и приказы по вопросам, отнесенным к их компетенции Уставом города Сочи, положениями об органах администрации, а также правовыми актами Городского Собрания Сочи, постановлениями и распоряжениями администрации. Приказы подписываются руководителем отраслевого (функционального) органа администрации города Сочи. 5.2.2. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы. Датой приказа является дата его подписания, если иное не оговорено в тексте самого документа. Приказы нумеруются последовательно в пределах календарного года. 5.2.3. Текст приказа печатается на бланке установленной формы отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи шрифтом Times New Roman N 14. Приказ имеет следующие реквизиты: Герб города Сочи; наименование отраслевого (функционального) органа администрации города Сочи; наименование вида документа - ПРИКАЗ; дата и номер. Указанные реквизиты печатаются центрованным способом. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа. Например: 03.07.2004 N 44; 15 июня 2008 года N 21. 5.2.4. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается обычным шрифтом через один одинарный межстрочный интервал. Например: О распределении должностных обязанностей между сотрудниками управления здравоохранения администрации города Сочи Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру границ текстового поля. Текст отделяется от заголовка двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами, печатается шрифтом N 14 через один одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 15 мм от левой границы текстового поля. 5.2.5. Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование документа в творительном падеже, дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку строчными буквами. Распорядительная часть приказа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Предпоследний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. 5.2.6. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...". В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. 5.2.7. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи, инициалов, фамилии. Приложения к приказу подписываются руководителем отраслевого (функционального) органа администрации города Сочи, подготовившего проект. 5.2.8. Совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) без бланка. При оформлении совместного приказа: наименования органов местного самоуправления располагаются на одном уровне; наименование вида документа - ПРИКАЗ - располагается по центру от границ текстового поля; дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается по центру от границ текстового поля; регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе; подписи руководителей органов местного самоуправления располагаются ниже текста на одном уровне. 5.3. Положения, правила, инструкции 5.3.1. В положении устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции соответствующего органа. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законов и иных правовых актов. Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые главой города Сочи, утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания правового акта администрации города Сочи об их утверждении. 5.3.2. Порядок подготовки проекта положений, правил и инструкций соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов администрации города Сочи. 5.3.3. Текст проекта положения, правил и инструкции печатается на листах бумаги формата A4. Порядок оформления грифа утверждения описан в пунктах 2.14 - 2.17 настоящей Инструкции. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается". 5.3.4. Заголовок к тексту положения, правил и инструкции отвечает на вопрос "о чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "чья?" (Должностная инструкция главного специалиста). 5.3.5. Констатирующей частью положения, правил и инструкции служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст положения, правил и инструкции может делиться на разделы, пункты и подпункты. Разделы должны иметь названия. Разделы нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами, разделенными точками. 5.4. Протоколы 5.4.1. Протокол составляется на основании записей (стенограмм), сделанных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов. Материалы к обсуждению представляются отраслевым (функциональным) или территориальным органом администрации города Сочи, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 - 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителем отраслевого (функционального), территориального органа администрации города Сочи. Осуществление записи во время заседания, сбор материалов и подготовка протокола возлагаются на секретаря коллегиального органа или работников соответствующего отраслевого (функционального), территориального органа администрации города Сочи, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее трех дней со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются руководителем отраслевого (функционального), территориального органа администрации города Сочи, ответственного за подготовку. 5.4.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в соответствующий отраслевой (функциональный), территориальный орган администрации города Сочи вместе с выпиской из протокола о принятых решениях. Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" экз. N ____. 5.4.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты: председатель или председательствующий; секретарь; присутствовали (далее - список присутствовавших или ссылка на прилагаемый список присутствовавших); повестка дня; докладчики по каждому пункту повестки дня. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам. 5.4.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой. 5.4.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель соответствующего отраслевого (функционального), территориального органа администрации города Сочи, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов могут заверяться печатью данного органа. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и могут заверяться печатью. 5.4.6. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке администрации города Сочи формата A4 и имеют следующие реквизиты: наименование документа - ПРОТОКОЛ (печатается от верхней границы текстового поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом N 14 и выравнивается по центру); вид заседания, совещания (отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру); место проведения заседания, совещания (указывается при оформлении протоколов в том случае, если оно происходило не на обычном месте; печатается через два одинарных межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру); дата и номер протокола (оформляются цифровым или словесно-цифровым способом и печатаются через два одинарных межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита). Основная часть протокола печатается через один одинарный межстрочный интервал. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованно, другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через один одинарный межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение. Подпись отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, инициалы и фамилию. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один одинарный межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Инициалы и фамилия располагаются на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. Гриф (пометка ограничения доступа к документу) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через два одинарных межстрочных интервала и центрируется по отношению к нему. Образец протокола приведен в приложении N 9 к настоящей Инструкции. 5.5. Служебные письма 5.5.1. Служебные письма отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи готовятся как: ответы о выполнении поручений федеральных, региональных органов государственной власти и иных государственных органов; исполнение полученных поручений по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции администрации города Сочи; сопроводительные письма к проектам правовых актов администрации города Сочи; ответы на запросы различных организаций и физических лиц; инициативные письма. 5.5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями отраслевых (функциональных), территориальных органов администрации города Сочи. Для служебных писем-ответов реквизит, включающий в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, обязателен. 5.5.3. Письма, подготовленные на бланке формата A4, должны иметь заголовок. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Образец нумерации страниц приведен в приложении N 5 к настоящей Инструкции. 5.5.4. Служебное письмо администрации города Сочи, направляемое внутри Российской Федерации, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. При составлении текста письма необходимо руководствоваться требованиями, изложенными в разделе 2 настоящей Инструкции. 5.5.5. Текст письма излагается от третьего лица единственного числа. Например: Департамент имущественных отношений рассмотрел... Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: прошу..., направляю... Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. 5.5.6. Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается в регламенте администрации города Сочи, а также в положениях об отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Сочи и должностных инструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания служебных писем при отсутствии руководителя отраслевого (функционального), территориального органа администрации города Сочи. 5.5.7. Служебные письма готовятся в двух экземплярах (первый экземпляр - на бланке, второй экземпляр - на обычном листе бумаги). Экземпляр, остающийся в администрации города Сочи, визируется исполнителем и руководителем исполнителя письма. 5.5.8. На служебных письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" экз. N _____. 5.6. Служебные записки 5.6.1. Служебная записка - это внутреннее деловое письмо. Основное назначение служебной записки - оперативный обмен документированной служебной информацией между работниками отраслевых (функциональных), территориальных органов администрации города Сочи. 5.6.2. В зависимости от содержания и предназначения различают следующие основные виды служебных записок: докладные записки; информационные записки; аналитические записки; пояснительные записки; объяснительные записки. 5.6.3. Служебная записка оформляется, как правило, на бланках администрации города или ее отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи. Допускается оформление указанных документов на стандартных листах бумаги формата A4. Наименование вида документа - СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА печатается полужирным шрифтом N 14 прописными буквами от левой границы текстового поля; отделяется от предыдущего реквизита бланка "на N _______ от _______________" двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами, печатается с прописной буквы шрифтом N 14 через один одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля; точка в конце заголовка не ставится. Текст отделяется от заголовка тремя одинарными межстрочными интервалами и печатается обычным шрифтом N 14 через один одинарный межстрочный интервал. 5.6.4. Текст служебной записки излагается от первого лица единственного числа. 5.6.5. Служебные записки, как правило, подписываются исполнителем (разработчиком). При необходимости служебная записка может быть подписана или завизирована непосредственным руководителем исполнителя документа. 5.7. Телеграммы 5.7.1. Телеграмма составляется в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. 5.7.2. Телеграммы печатаются четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге, шрифтом N 16, прописными буквами, подписываются главой города Сочи, его первым заместителем или заместителями главы города Сочи. 5.7.3. В телеграммах содержатся следующие реквизиты: указание на категорию телеграммы; отметка о виде телеграммы; телеграфный адрес получателя (указывается в верхнем правом углу); текст (содержание телеграммы); регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации; подпись; адрес, наименование отправителя, расчетный счет, дата (помещаются под чертой). Дату телеграммы печатают на последней строке документа арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год. Между цифрами точки не ставятся. 5.7.4. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается ее содержание. В частности, отрицание "НЕ" опускать нельзя). Можно использовать сокращенные знаки препинания. Например: точка - ТЧК запятая - ЗПТ двоеточие - ДВТЧ кавычки - КВЧ скобки - СКБ номер - НР Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Лексические особенности телеграмм: не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем; выбор делается в пользу более коротких слов; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает ее различных толкований; не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации. Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать одной машинописной страницы. 5.7.5. Копия отправляемой телеграммы визируется исполнителем и руководителем отраслевого (функционального), территориального органа администрации города Сочи на лицевой стороне последнего листа в нижней его части. 5.7.6. Телеграммы с одними тем же текстом и подписью, адресованные в несколько пунктов и адресов, могут иметь подпись только в одном экземпляре и копироваться по количеству адресов. 5.7.7. Телеграммы, подписанные главой города Сочи, заместителями главы города Сочи, принимаются для отправки отделом служебной переписки в трех экземплярах. Первый экземпляр телеграммы отправляется адресату, второй остается в отделе служебной переписки с подписью должностного лица и визой работника, подготовившего документ, третий экземпляр прикладывается к отчету для управления делами администрации города Сочи. 5.8. Телефонограммы 5.8.1. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. 5.8.2. Официальность поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами: исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы; должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму; должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму в регистрационной форме (журнале регистрации). 5.8.3. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.). 5.8.4. Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов. 5.8.5. В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты. Датой телефонограммы является дата ее передачи. 5.8.6. При отсутствии бланков телефонограмма записывается в регистрационный журнал следующим образом: должность, инициалы, фамилия, номер телефона работника, передавшего телефонограмму, текст телефонограммы, должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма. 5.8.7. Принимаемая телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи. 5.8.8. Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны к изложению текстов телеграмм. 6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА, ИСПОЛНЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ И РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ 6.1. Организация работы со служебными документами и обращениями граждан и организаций. Общие положения 6.1.1. Порядок прохождения служебных документов и рассмотрение обращений граждан и организаций (далее - документов) на бумажных носителях и операции, производимые с ними в администрации города Сочи, регламентируются настоящей Инструкцией и иными муниципальными правовыми актами. 6.1.2. Работа с документами в администрации города Сочи производится в "Системе автоматизации электронного документооборота "СИНКОПА-ДОКУМЕНТ" в модулях "Учет писем и обращений граждан" и "Учет служебной корреспонденции" (далее - САЭД "СИНКОПА-ДОКУМЕНТ"). 6.2. Организация доставки документов 6.2.1. Доставка документов в администрацию города Сочи осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электронной почтой и нарочным. 6.2.2. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения электронной почты. 6.3. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции 6.3.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в администрацию города корреспонденции производится в отделе служебной переписки и отделе приема граждан управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи. 6.3.2. Корреспонденция, адресованная непосредственно отраслевым (функциональным) и территориальным органам администрации города Сочи, принимается и регистрируется в этих подразделениях самостоятельно. 6.3.3. Служебные документы и обращения организаций регистрируются в отделе служебной переписки управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи. 6.3.4. Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином, его представителем, поступить по почте, телеграфу, телефону (устное обращение), каналам электронной и факсимильной связи. Канал поступления (почта, информационно-телекоммуникационная сеть Интернет, личный прием, факс, телеграф, телефон). 6.3.5. На устное обращение гражданина, поступившее по телефону либо во время личного приема, оформляется карточка. Дальнейшая обработка устных обращений осуществляется аналогично письменным обращениям. 6.3.5. Обращения граждан регистрируются в отделе приема граждан и отделе обращений граждан управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи. 6.3.6. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки и целостность вложений. Вся корреспонденция, за исключением имеющей пометку "лично", вскрывается. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах: первый остается в отделе служебной переписки, второй приобщается к поступившему материалу, третий направляется отправителю документа (аналогичная работа проводится в отделе приема граждан и отделе обращений граждан). Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки и получения документа. 6.3.7. Поступившие в администрацию города Сочи документы учитываются и распределяются на регистрируемые (обращения граждан и организаций) в САЭД "СИНКОПА-ДОКУМЕНТ" и нерегистрируемые. Не подлежат регистрации поступающие статистические сборники, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, рекламные извещения, программы совещаний, конференций, поздравительные и благодарственные письма, телеграммы, пригласительные билеты. 6.3.8. При регистрации поступившего документа в САЭД "СИНКОПА-ДОКУМЕНТ" в электронную карточку вводятся необходимые данные о документе с обязательным сканированием поступившего документа и передачей оригинала на доклад руководителю в соответствии с распределением обязанностей между главой города Сочи, заместителями главы города Сочи, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи. Информация о зарегистрированных документах автоматически заносится в электронные базы пользователей системы. 6.3.9. Подготовка поручения исполнителям в письменном виде за подписью руководителя и ввод поручения в САЭД "СИНКОПА-ДОКУМЕНТ" производится работниками отдела секретариата департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи. 6.3.10. Исходящие документы с одинаковым содержанием, но разными адресатами регистрируются под одним номером с обязательным приложением реестра рассылки. 6.3.11. Нерегистрируемые документы, корреспонденция с пометкой "лично", а также зарегистрированные документы передаются по назначению в день регистрации, срочная корреспонденция и телеграммы - немедленно. 6.4. Прием, обработка документов, поступающих по каналам электронной и факсимильной связи 6.4.1. При передаче и приеме текстов документов по каналам факсимильной и электронной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на листах бумаги формата A4 черным цветом, не должен превышать пяти листов; факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; поступившие факсограммы и письма (как граждан, так и организаций) по электронной почте рассматриваются как входящие документы, регистрируются в САЭД "СИНКОПА-ДОКУМЕНТ" и передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно (факсограммы должны быть оформлены на официальных бланках с указанием всех реквизитов и подписью руководителя); при необходимости передачи ответов по электронной почте исполнителем указывается точный электронный адрес организации, учреждения, гражданина; ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя, подписавшего документ для его передачи по каналу факсимильной связи; запрещается передавать текст документов с пометкой "для служебного пользования". 6.4.2. Обработка обращений граждан, поступивших по каналам факсимильной и электронной связи, осуществляется аналогично письменным обращениям. 6.4.3. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в администрации города, осуществляется управляющим делами администрации города Сочи. 6.5. Организация работы с документами в приемных заместителей главы города Сочи и в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Сочи 6.5.1. Все документы, рассмотренные главой города Сочи и заместителями главы города Сочи, направляются посредством САЭД "СИНКОПА-ДОКУМЕНТ", а в оригинале для исполнения в отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации города Сочи только через отдел служебной переписки. 6.5.2. Незарегистрированные документы, поступившие непосредственно в приемные главы города Сочи и заместителей главы города Сочи, подлежат обязательной передаче на регистрацию в управление по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи. 6.5.3. Документы, поступившие непосредственно в отраслевые (функциональные) органы администрации города Сочи, регистрируются в САЭД "СИНКОПА-ДОКУМЕНТ" аналогично порядку, установленному в управлении по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи. 6.5.4. Работники отдела секретариата департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи при поступлении документа незамедлительно подготавливают поручение на подпись руководителю с обязательной отметкой в САЭД "СИНКОПА-ДОКУМЕНТ". Поручения исполнителям даются в форме резолюции, которая должна содержать фамилии исполнителей, порядок, характер и срок исполнения документа, регистрационный номер документа, подпись руководителя и дату. При введении работниками отдела секретариата администрации города Сочи в САЭД "СИНКОПА-ДОКУМЕНТ" поручений исполнителям делается отметка срока исполнения, при необходимости - его корректировка. В случае направления документа на рассмотрение нескольким исполнителям делается отметка в САЭД "СИНКОПА-ДОКУМЕНТ" об ответственном исполнителе (свод) и о передаче ему оригинала документа при необходимости с корректировкой срока исполнения (от 15 дней со дня регистрации для соисполнителей для подготовки информационных справок в части касающейся и, в случае сокращенных сроков исполнения, не менее чем за 3 дня до контрольного срока для подготовки полноценного ответа основным исполнителем). Рассмотрение документов производится руководителем, в день их поступления в приемную. 6.5.5. Документы, поступившие и зарегистрированные в администрации города Сочи, передаются исполнителю согласно резолюции руководителя через отдел служебной переписки. Информация о ходе и результатах исполнения документов еженедельно докладывается начальнику управления по работе с обращениями граждан и организаций, а также заместителю главы города Сочи, директору департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи, заместителю главы города Сочи, курирующему соответствующее направление работы, главе города Сочи. 6.5.6. Документы, поступившие непосредственно в отраслевые (функциональные) органы администрации города Сочи, учитываются и передаются исполнителям ответственными за ведение делопроизводства в этих органах. Контроль прохождения документа, сроки его исполнения контролируются ими с помощью САЭД "СИНКОПА-ДОКУМЕНТ". 6.6. Организация обработки и передачи отправляемых документов 6.6.1. Регистрация исходящих документов по служебной переписке, на обращения граждан и организаций осуществляется в управлении по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи. 6.6.2. Оформление адресата исходящих писем должно соответствовать Постановлению Правительства Российской Федерации постановлением от 15 апреля 2005 года N 221 "Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи". На почтовых отправлениях в адресе не должно быть сокращенных названий, не относящихся к адресу знаков. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке: наименование адресата (для граждан - фамилия, имя, отчество); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке. 6.6.3. Документ (по служебной переписке, на обращение организации), подготовленный в отраслевых (функциональных) органах администрации города Сочи и подлежащий отправке, после подписи главой города Сочи или заместителями главы города Сочи поступает в отдел служебной переписки на регистрацию. При наличии приложения необходимо обязательное указание количества листов и адресата с указанием полного адреса, куда отсылается документ, с соответствующей пометкой в журнале или реестре (приложение к ответу готовится в двух экземплярах: для отправки адресату и хранения в архиве). Аналогично проводится работа по обращениям граждан (документы сдаются в отделы приема граждан или обращений граждан). 6.6.4. По фельдъегерской связи осуществляется отправка корреспонденции только за подписью главы города Сочи, первого заместителя главы города Сочи и "срочной". 6.6.5. В период отсутствия главы города Сочи (с изданием распоряжения администрации города Сочи об исполнении его обязанностей одним из заместителей) для подготовки писем и ответов могут использоваться бланки главы города Сочи. При этом подпись оформляется следующим образом: Исполняющий обязанности главы города Сочи (подпись) (инициалы, фамилия) 6.6.6. Все документы, подписанные главой города Сочи, его заместителями, высылаются адресатам только через отдел служебной переписки управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю работниками отдела служебной переписки управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи в течение суток со дня поступления на доклад или на подпись. 6.6.7. Управление по работе с обращениями граждан и организаций (отдел служебной переписки, отдел обращений граждан, отдел приема граждан) осуществляет контроль за установленным порядком прохождения служебных документов, еженедельно анализирует состояние работы по документообороту в администрации города Сочи, информирует об этом заместителя главы города, директора департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи. 7. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ВЫПОЛНЕНИЕМ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПОРУЧЕНИЙ ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА СОЧИ 7.1. Общие положения 7.1.1. Система делопроизводственного контроля обеспечивает своевременное предупреждение о возможных нарушениях сроков выполнения поручений по служебной переписке, поручений по обращениям граждан и организаций, представление руководителям администрации города Сочи регулярной оперативной информации о ходе выполнения поручений. 7.1.2. Основной целью системы контроля за выполнением служебных документов, поручений по обращениям граждан и организаций является обеспечение эффективности управления на основе контроля за сроками и качеством выполнения поручений, а также принятия своевременных мер по их выполнению. 7.1.3. Для достижения указанной цели система контроля за выполнением поручений обеспечивает выполнение следующих основных задач: - контроль за сроками выполнения документов; - контроль за ходом выполнения поручений по объемам работ и качеству их выполнения, непосредственную проверку хода выполнения; - выяснение причин невыполнения или ненадлежащего выполнения служебных документов, поручений по обращениям граждан и организаций для доклада руководителям администрации города Сочи и принятия дополнительных мер по их выполнению; - учет и анализ результатов выполнения служебных документов, поручений по обращениям граждан и организаций. 7.1.4. Основными функциями системы контроля за выполнением служебных документов, поручений по обращениям граждан и организаций являются: - учет и постановка служебных документов, поручений по обращениям граждан и организаций на контроль; - контроль исполнения правовых актов главы администрации (губернатора) Краснодарского края и определение сроков представления промежуточной и итоговой информации об их выполнении; - контроль за своевременным выполнением правовых актов администрации города; - своевременное выявление отклонений от заданий, предусмотренных в документах, по срокам и объемам выполненных работ; - учет и регулярное информирование руководителей администрации города Сочи о состоянии исполнительской дисциплины (сколько и каких документов выполнено, сколько не выполнено, кем, по каким причинам); - ежедневное и еженедельное информирование исполнителей о приближении сроков выполнения служебных документов, поручений по обращениям граждан и организаций; - выдача информации о контролируемых служебных документах, поручений по обращениям граждан и организаций по запросу. 7.1.5. Руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи обязаны поставить на контроль служебные документы, поручения по обращениям граждан и организаций, если: - главой города Сочи, заместителями главы города Сочи дано по их выполнению поручение; - в содержании контролируемых правовых актов главы администрации (губернатора) Краснодарского края, правовых актов администрации города Сочи определены конкретные задания, поручения данному отраслевому (функциональному) и территориальному органу администрации города Сочи; - необходимость контроля исполнения документа определена резолюциями руководителей; - предусмотрено представление сообщений в вышестоящие органы о ходе выполнения документа; - заявление гражданина зарегистрировано в управлении по работе с обращениями граждан и организаций и поставлено на контроль; - полученные служебные документы зарегистрированы управлением по работе с обращениями граждан и организаций. 7.1.6. Контроль за своевременным выполнением правовых актов администрации города Сочи осуществляет отдел контроля управления протокола и контроля администрации города Сочи. 7.1.7. Контроль за выполнением правовых актов главы администрации (губернатора) Краснодарского края, за сроками выполнения служебных документов, обращений организаций, зарегистрированных в отделе служебной переписки, организацию и координацию делопроизводственного процесса осуществляет отдел служебной переписки управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи. 7.1.8. Контроль за сроками выполнения поручений с приемов граждан главой города Сочи, заместителями главы города Сочи, видеоприемов граждан Администрацией Президента Российской Федерации в режиме видео-конференц-связи, в том числе и через терминал "Электронной приемной Президента Российской Федерации", организацию и координацию делопроизводственного процесса осуществляет отдел приема граждан управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи. 7.1.9. Контроль за сроками выполнения поручений на обращения граждан, в том числе и поставленных на вышестоящий контроль, организацию и координацию делопроизводственного процесса осуществляет отдел обращений граждан управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи. 7.1.10. Контроль за сроками выполнения документов, поступивших в администрацию города Сочи, поручений главы города Сочи, данных на совещаниях, осуществляют работники отдела секретариата, в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Сочи - руководители данных структурных подразделений и работники, ответственные за организацию делопроизводства, ведение архива и обеспечение контроля. 7.1.11. Контроль за рассмотрением обращений организаций, обращений граждан, поступивших непосредственно руководителям отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи, осуществляют непосредственно эти руководители и работники, ответственные за организацию делопроизводства, ведение архива и обеспечение контроля. 7.1.12. Управление по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи: - информирует о приближении сроков выполнения по всем поручениям по обращениям граждан и организаций, поставленным на контроль; - составляет перечень документов, сроки выполнения которых истекают в ближайшее время, и направляет эти сведения в отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации города Сочи, заместителям главы города Сочи, главе города Сочи; - ведет учет информации по контролируемым поручениям, проверяет их полноту выполнения, качество оформления, ведет учет поступления информации по срокам, делает в контрольных делах отметки о фактическом выполнении поручений; - ведет учет состояния исполнительской дисциплины по каждому поручению, в необходимых случаях готовит сведения о невыполненных поручениях; - информирует заместителя главы города Сочи, директора департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи, заместителей главы города Сочи, главу города Сочи о возникающих ситуациях в организации контроля; - при необходимости запрашивает в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Сочи дополнительные материалы для оптимизации выполнения исполнителями контролируемых документов; - возвращает исполнителям неправильно оформленную или неполную информацию о ходе выполнения поручения в течение суток со дня поступления на доклад или на подпись; - по поручению заместителя главы города Сочи, директора департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи и инициативно проводит проверки организации делопроизводства и контроля в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города. 7.1.13. Сведения о состоянии выполнения документов представляются в управление по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи, согласно указанному в контрольном поручении сроку. В случаях, когда срок представления информации совпадает с выходным, праздничным днем, она должна быть представлена в последний предшествующий рабочий день. 7.1.14. Информация, оформленная в виде справки, отчета, должна содержать сведения о ходе выполнения каждого пункта поручения. В случае необходимости к информации прилагаются документы, подтверждающие исполнение поручения (копии запросов, ответов на запросы, приказов, писем, планов мероприятий, платежных поручений и др.). 7.1.15. Информация о ходе выполнения поручения готовится на имя должностного лица, на которого главой города Сочи возложен контроль, на бланке отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Сочи и подписывается руководителем или лицом, его замещающим. При необходимости она должна содержать предложения о продлении срока контроля или его окончании. 7.1.16. Ответ на обращение гражданина в адрес главы города Сочи или его заместителей готовится на бланке отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Сочи в двух экземплярах (один остается в архиве управления по работе с обращениями граждан и организаций после списания руководителем "в дело", второй - для отправки исполнителем в адрес заявителя). В случае направления в адрес заявителя промежуточного ответа срок исполнения продляется, по окончании которого исполнители обязаны подготовить ответ заявителю о результатах рассмотрения обращения. В случае постановки ответа руководителем или управлением по работе с обращениями граждан и организаций на "дополнительный контроль" либо "контроль исполнения" срок исполнения продляется, причем рассмотрение обращения не может превышать 60 дней с момента регистрации обращения. По окончании срока исполнители обязаны представить дополнительный ответ заявителю о результатах рассмотрения обращения либо информационную справку об исполнении поручения. На контрольное поручение, поступившее в администрацию города Сочи из вышестоящих органов, ответ готовится на бланке администрации города Сочи или на бланке главы города Сочи. Архивный экземпляр ответа обязательно согласовывается руководителем отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Сочи и непосредственным исполнителем. Готовый ответ передается в управление по работе с обращениями граждан и организаций со всеми оригиналами документов (основание - заявление, бланк поручения, информационные справки). 7.1.17. Подготовленные документы на обращения граждан и организаций представляются в управление по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи согласно указанному в поручении сроку. 7.1.18. Предложения о снятии с контроля поручений по обращениям организаций, внесенные руководителями отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Сочи, рассматриваются и согласуются с заместителями главы города Сочи, о чем свидетельствует резолюция. Предложения о снятии с контроля поручений по обращениям граждан, внесенные руководителями отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Сочи, рассматриваются и согласуются с заместителями главы города Сочи, но с обязательным предоставлением письменного ответа заявителю. Ответ заявителю не дается в случае наличия письменного согласия гражданина о решении вопроса и отказе от письменного ответа, либо отсутствия точного адреса в обращении. Использование факсимиле на резолюциях не допускается. 7.1.19. Непосредственные исполнители поручения до направления документов в управление по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи обязаны передать их работнику отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Сочи, ответственному за организацию делопроизводства, ведение архива и обеспечение контроля для отметки об исполнении в САЭД "СИНКОПА-ДОКУМЕНТ" с обязательным сканированием подготовленного документа. 7.1.20. Сканированные в САЭД "СИНКОПА-ДОКУМЕНТ" файлы, распечатки карточек из электронной базы разрешается выдавать только при наличии запросов либо заявлений авторов обращений и писем, адресованных на имя главы города Сочи, заместителей главы города Сочи, начальника управления по работе с обращениями граждан и организаций. В случае обращения гражданина с заявлением о предоставлении копии ответа на обращение в отраслевой (функциональный) или территориальный орган администрации города Сочи решение о выдаче копии ответа принимает руководитель данного органа. 7.1.21. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнения, перемещения работник, ответственный за организацию делопроизводства, ведение архива и обеспечение контроля в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Сочи, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и органом, обеспечивающим документационное обеспечение, все контролируемые документы. 7.2. Организация контроля за выполнением постановлений, распоряжений главы администрации (губернатора) Краснодарского края, муниципальных правовых актов администрации города Сочи 7.2.1. Контроль за своевременным выполнением правовых актов главы администрации (губернатора) Краснодарского края осуществляют: - глава города Сочи, его первый заместитель и заместители в соответствии с их полномочиями; - руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи, а также уполномоченные ими лица; - отдел служебной переписки управления по работе с обращениями граждан администрации города Сочи. 7.2.2. Контроль за своевременным выполнением муниципальных правовых актов администрации города Сочи осуществляют: - глава города Сочи, его первые заместители главы города Сочи и заместители главы города Сочи в соответствии с их полномочиями; - руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи, а также уполномоченные ими лица; - отдел контроля управления протокола и контроля администрации города Сочи (далее - отдел контроля). 7.2.3. Руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи являются ответственными за фактическое исполнение правовых актов главы администрации (губернатора) Краснодарского края в установленные сроки, систематический контроль и оперативное влияние на своевременное, качественное и полное их выполнение. 7.2.4. Контроль за выполнением поручений, заданий, сроки которых обозначены в муниципальных правовых актах администрации города Сочи, осуществляют работники секретариата, руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи, а также уполномоченные ими лица. Контролю подлежит своевременность разработки отраслевыми (функциональными) и территориальными органами администрации города Сочи конкретных мероприятий по выполнению соответствующих правовых актов администрации города Сочи. 7.2.5. Организация и координация работы по делопроизводственному контролю за исполнением правовых актов главы администрации (губернатора) Краснодарского возложена на отдел служебной переписки управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи и ведется с помощью САЭД "СИНКОПА-ДОКУМЕНТ". 7.2.6. Организация и координация работы по делопроизводственному контролю за исполнением правовых актов администрации города Сочи возложена на отдел контроля управления протокола и контроля администрации города Сочи и ведется с помощью САЭД "СИНКОПА-ДОКУМЕНТ". 7.2.7. Контроль за выполнением поручений, заданий, сроки которых обозначены в правовых актах главы администрации (губернатора) Краснодарского края, правовых актах администрации города Сочи осуществляют работники секретариата, руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи, а также уполномоченные ими лица. Контролю подлежит своевременность разработки отраслевыми (функциональными) и территориальными органами администрации города Сочи конкретных мероприятий по выполнению соответствующих правовых актов администрации города Сочи. 7.2.8. Руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи являются ответственными за фактическое исполнение правовых актов администрации города Сочи в установленные сроки, систематический контроль и оперативное влияние на своевременное, качественное и полное их выполнение. 7.2.9. Руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи назначают ответственных за делопроизводственный контроль выполнения служебных документов. 7.2.10. Отдел служебной переписки управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи и отдел контроля управления протокола и контроля администрации города Сочи по поручению руководства администрации города Сочи инициативно могут проверять фактическое выполнение отдельных правовых актов. 7.3. Порядок постановки правовых актов главы администрации (губернатора) Краснодарского края на контроль в администрации города Сочи 7.3.1. Поступившие в администрацию города Сочи правовые акты главы администрации (губернатора) Краснодарского края регистрируются в отделе служебной переписки в САЭД "СИНКОПА-ДОКУМЕНТ". Все поступившие правовые акты главы администрации (губернатора) Краснодарского края являются контрольными. Длительность контроля, формы контроля и характер работы с каждым правовым актом определяются содержанием резолюции главы города Сочи или его заместителей. 7.3.2. Правовой акт главы администрации (губернатора) Краснодарского края после регистрации передается на рассмотрение главе города Сочи. Рассмотренные правовые акты после внесения поручения в САЭД "СИНКОПА-ДОКУМЕНТ" и его подписи главой города Сочи через отдел служебной переписки передаются исполнителям для работы в соответствии с резолюцией. 7.3.3. Если правовой акт содержит рекомендации или сведения, он направляется исполнителям с соответствующей резолюцией для ознакомления и руководства в работе. Исполнители - руководители отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи делают отметку в САЭД "СИНКОПА-ДОКУМЕНТ" о принятии к сведению и использованию в работе и возвращают документ в отдел служебной переписки на хранение. В этих случаях осуществление контроля за выполнением подобных документов в администрации города считается завершенным. 7.3.4. Если для выполнения поступившего правового акта главы администрации (губернатора) Краснодарского края требуется время, привлечение нескольких отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Сочи, предприятий и учреждений, предстоит выполнить большой объем работ, для организации его выполнения готовится проект правового акта администрации города Сочи или план мероприятий. Данное поручение должно содержаться в резолюции с указанием исполнителя и срока подготовки соответствующего документа. 7.3.5. Если поручение, содержащееся в резолюции, дано нескольким исполнителям, то исполнитель, указанный в поручении первым, является ответственным и организует работу соисполнителей. Ему предоставляется право созыва исполнителей и получение от них необходимой информации. Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями отчетов о выполнении ими заданий, содержащихся в контролируемом правовом акте. Соисполнители направляют свои заключения, информацию ответственному исполнителю в сроки, обеспечивающие ему своевременное рассмотрение документа, но не менее чем за три дня до истечения контрольного срока. Замена исполнителя, передача исполнения поручения или возложение контроля на другое должностное лицо или организацию могут быть осуществлены только с разрешения или по указанию руководителя, давшего поручение. Определенные главой города Сочи, его заместителями сроки подготовки проекта правового акта администрации города Сочи или плана мероприятий контролируются отделом служебной переписки. Если срок исполнения поручения главой города Сочи или его заместителями продлен, в контрольном деле делается соответствующая запись специалистом контроля отдела служебной переписки управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи. 7.3.6. По завершении выполнения поручения главы города Сочи, его заместителей исполнитель представляет в отдел служебной переписки управления по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Сочи информацию о результатах проделанной работы с приложением подтверждающих документов, предварительно сделав отметку в САЭД "СИНКОПА-ДОКУМЕНТ" об окончательном исполнении. К примеру: "Исполнено. Принято распоряжение администрации города Сочи от 25.01.2007 N 20-р". 7.3.7. В случае, когда во исполнение правового акта главы администрации (губернатора) Краснодарского края принят правовой акт администрации города Сочи, контроль за их исполнением осуществляется в порядке, изложенном в разделе 7.4 настоящей Инструкции. 7.4. Порядок постановки правовых актов администрации города Сочи и поручений главы города Сочи на контроль в администрации города Сочи 7.4.1. Копии правовых актов администрации города Сочи (постановления и распоряжения) поступают из отдела документационного обеспечения департамента муниципальной службы и кадровой политики администрации города Сочи в отдел контроля управления протокола и контроля администрации города Сочи для постановки на контроль. Начальник отдела контроля управления протокола и контроля администрации города Сочи определяет: - правовые акты, подлежащие постановке на контроль; - порядок работы с контролируемым правовым актом; - пункты, исполнение которых будет контролироваться; - ответственного исполнителя (или организатора исполнения) правового акта (как правило, это подразделение, подготовившее проект); - сроки предоставления промежуточной информации о ходе выполнения правового акта администрации города Сочи, исходя из его содержания. Первичная информация о ходе выполнения правового акта администрации города Сочи представляется в отдел контроля в течение месяца после его принятия, если в содержании его не определен более ранний срок выполнения поручений. 7.4.2. На каждое контролируемое поручение главы города Сочи и муниципальный правовой акт администрации города Сочи оформляется контрольное дело. В дальнейшем в контрольном деле собираются все материалы, характеризующие ход исполнения поручения главы города Сочи или правового акта администрации города Сочи (материалы совещаний, "часов контроля", справки, информации, служебные записки). 7.4.3. Отдел контроля управления протокола и контроля администрации города Сочи осуществляет постановку на контроль поручений главы города Сочи и правовых актов администрации города Сочи посредством их регистрации в САЭД "СИНКОПА-ДОКУМЕНТ". В регистрационной карточке указывается поручение главы города Сочи или правовой акт, взятые на контроль в администрации города, указываются ответственные исполнители и сроки представления информации о ходе их исполнения. Руководитель отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Сочи, получив поручение главы города Сочи или правовой акт администрации города Сочи, определяет исполнителя из числа ответственных сотрудников, на которого возлагается ответственность за организацию работы по выполнению поручения или правового акта, по обеспечению сбора, обработки и обобщению информации, подготовке необходимых материалов, также проектов докладов о ходе и результатах выполнения поручения или правового акта и поручений по нему. 7.4.4. Отдел контроля управления протокола и контроля администрации города Сочи к указанным в поручении главы города Сочи или правовом акте срокам собирает от всех исполнителей необходимые сведения о фактическом состоянии исполнения поручений главы города Сочи, а также контролируемых правовых актов администрации города Сочи. Проанализировав сведения, их конкретность и предметность, а также сделав соответствующую запись в контрольном деле, отдел контроля представляет их на рассмотрение главе города Сочи. 7.4.5. Изучив ход выполнения поручения или правового акта, глава города Сочи может принять информацию к сведению, дать новые поручения, продлив срок исполнения поручения или правового акта, или дать согласие на снятие их с контроля как выполненных. 7.4.6. Сроки выполнения заданий, указанных в правовых актах администрации города Сочи, могут быть изменены только главой города Сочи или его заместителями, на которых возложен контроль за выполнением данного правового акта. Если по объективным причинам возникает необходимость продления или изменения контрольного срока выполнения поручения главы города Сочи или правового акта главы города Сочи, должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за три дня до истечения контрольного срока представляет на имя главы города Сочи мотивированную просьбу об изменении контрольного срока и предложение о новом контрольном сроке. Об изменении контрольного срока поручения главы города Сочи или правового акта делается соответствующая запись в САЭД "СИНКОПА-ДОКУМЕНТ". 7.4.7. Снятие поручений главы города Сочи и правовых актов администрации города Сочи с контроля осуществляется главой города Сочи после их выполнения, о чем отделом контроля управления протокола и контроля администрации города Сочи делается соответствующая отметка в САЭД "СИНКОПА-ДОКУМЕНТ". 7.4.8. Отдел контроля управления протокола и контроля администрации города Сочи ежемесячно (в случае необходимости - еженедельно) докладывает главе города Сочи о состоянии работы по организации контроля выполнения поручений главы города Сочи и правовых актов администрации города Сочи в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Сочи, об организации делопроизводственного контроля, соблюдении исполнительской дисциплины. 7.4.9. Отдел контроля управления протокола и контроля администрации города Сочи: Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Ноябрь
|
