|
Расширенный поиск
Распоряжение Мэра Санкт-Петербурга от 11.02.1994 № 125-р13.2.10. В случае установления нового срока контроля сектор контроля вводит изменения в ЭВМ и заполняет новую контрольную карту, которая направляется исполнителю. Контрольная карта и приложенные материалы, представленные исполнителем, подшиваются в дело. 13.2.11. Если при рассмотрении представленных материалов не принято решение о переносе срока или снятия задания с контроля, контрольная карта возвращается исполнителю для принятия мер по исполнению. 13.2.12. Распоряжения мэра и приказы первых заместителей и заместителей мэра снимаются с контроля начальником секретариата мэрии по представлению сектором контроля материалов, характеризующих исполнение. 13.2.13. Поручения мэра, первых заместителей и заместителей мэра снимаются с контроля руководителем сектора контроля или ведущим специалистом сектора после предварительного рассмотрения материалов, свидетельствующих об исполнении. Поручения, в исполнении которых отпала необходимость, снимаются с контроля начальником секретариата по поручению лица, давшего поручение. 13.2.14. Сектор контроля исполнения два раза в месяц выдает справки предупредительного контроля и неисполненных документов для руководителей и всех исполнителей. 13.3. Контроль исполнения в секторе писем Комитета по обращениям и жалобам. 13.3.1. В секторе писем Комитета по обращениям и жалобам мэрии осуществляется контроль за сроками и качеством рассмотрения писем граждан, поступивших в мэрию. 13.3.2. Для осуществления контроля ответы из организаций и структурных подразделений мэрии, куда были направлены для рассмотрения письма граждан, зарегистрированные в секторе писем, должны направляться в данный сектор, где фиксируется исполнение, вносится соответствующая информация в ЭВМ и в случае удовлетворительного исполнения делается отметка о снятии с контроля. 13.3.3. Все письма граждан, по рассмотрению которых получены резолюции мэра, заведующего секретариатом мэрии, дополнительно ставятся на контроль в секторе контроля исполнения. 13.3.4. В случае исполнения поручения по рассмотрению письма гражданина (см. п.9.27) в секторе писем оно снимается с контроля только после отправки ответа гражданину. 13.4. Контроль исполнения в приемной мэрии. 13.4.1. В приемной мэрии осуществляется контроль за рассмотрением обращений граждан и представителей организации в мэрию, по которым даны поручения руководителями мэрии. Поручение записывается в карточке личного приема граждан и организаций председателями комитетов и заместителями мэра. 13.4.2. Карточка личного приема с поручением руководителя мэрии поступает в приемную, где помещается в картотеку текущего контроля. Карточки в картотеке размещаются по срокам исполнения поручения. Каждый из исполнителей (если в резолюции указан не один исполнитель) несет ответственность за своевременное и качественное исполнение поручения, данного руководителями мэрии. Поручение (резолюция) руководителя мэрии, оформленная соответствующим образом, пересылается работниками приемной в соответствующее структурное подразделение мэрии должностному лицу, которому дается указание. 13.4.3. В случае продления срока исполнения, оно должно быть оформлено не менее, чем за 2-3 дня до его истечения с уведомлением об этом гражданина, обратившегося в мэрию. 13.4.4. Если заявителю дается промежуточный ответ, в котором указывается срок окончательного рассмотрения его просьбы, такое сообщение подлежит обязательной постановке на дополнительный контроль. 13.4.5. Также на дополнительный контроль ставится исполнение поручений руководителей мэрии в том случае, если во время личного приема гражданину сообщены конкретные сроки рассмотрения его обращения, которые изменились впоследствии. В этом случае руководитель на справке (информации) исполнителя делает отметку "на контроль", ставит дату и подпись. 13.4.6. Работники приемной приобщают информацию (справку) к карточке личного приема и помещают е в картотеку дополнительного контроля, где карточки также располагаются по срокам исполнения. 13.4.7. Снятие с контроля исполнения поручения по рассмотрению обращений граждан производится в соответствии с п.п. 11.15, 11.16 настоящей Инструкции. 14. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ, ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПОСЛЕДУЮЩЕМУ ХРАНЕНИЮ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ 14.1. Составление номенклатуры дел. 14.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, оформления в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и индексации дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основным учетным документом в делопроизводстве и служит основой для составления описей дел постоянного хранения и по личному составу, используется для учета дел временного срока хранения. 14.1.2. Сводная номенклатура дел мэрии составляется ежегодно в последнем квартале текущего года на последующий, подписывается начальником секретариата мэрии, визируется заведующим архивом мэрии и вводится в действие с 1 января нового года. 14.1.3. Сводная номенклатура дел мэрии согласовывается с Центральным государственным архивом Санкт-Петербурга (ЦГА) не реже, чем один раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры мэрии она пересогласовывается и утверждается независимо от срока ее согласования. 14.1.4. Ответственность за разработку сводной номенклатуры дел мэрии возлагается на секретариат мэрии Санкт-Петербурга. 14.1.5. Каждое дело, включенное в сводную номенклатуру дел мэрии, должно иметь определенный индекс, состоящий из обозначения структурного подразделения и номера дела. Цифровые обозначения структурных подразделений мэрии ежегодно уточняются и утверждаются распоряжением мэра. 14.1.6. При составлении сводной номенклатуры дел мэрии используются номенклатуры дел структурных подразделений мэрии, которые должны содержать полный перечень дел и документов, заводимых в их делопроизводстве, в том числе справочные (регистрационные) картотеки и журналы. 14.1.7. Номенклатуры дел структурных подразделений мэрии разрабатываются работниками, ответственными за делопроизводство, с привлечением руководителей и квалифицированных сотрудников этих подразделений при помощи секретариата мэрии. 14.1.8. Номенклатура дел структурного подразделения мэрии оформляется в соответствии с существующими формами (приложение N 13) и визируется руководителем подразделения. Один экземпляр номенклатуры передается в секретариат мэрии. 14.2. Формирование и хранение дел в делопроизводстве. 14.2.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. 14.2.2. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство. 14.2.3. Контроль за правильным формированием дел в мэрии осуществляется секретариатом мэрии. 14.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: в дела помещать документы, по виду и содержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре; помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы, т.е. с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии, и т.п.; помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса; документы постоянного и временного сроков хранения подшиваются в разные дела; группировать в дела документы одного календарного года (за исключением переходящих дел); в дело не подшиваются документы, подлежащие возврату, неисполненные, лишние экземпляры, черновики; сформированное дело не должно превышать 250 листов [если дело превышает установленные нормы, следует формировать документы, относящиеся к данному делу, в два или несколько томов (частей) под одним и тем же индексом]. 14.2.5. Номер дела, в которое будет подшит документ, определяет исполнитель. На документе проставляется отметка "В дело N ...", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения. 14.2.6. На обложках дел (папок) должны указываться названия документов (заголовки дел), подшитых в данное дело согласно номенклатуре дел, а на корешках обложек проставляются их цифровые обозначения (индексы). 14.2.7. По истечении срока хранения дел в структурных подразделениях мэрии по месту их заведения (через 2 года после окончания дел) документы постоянного и временного (5 лет и свыше) хранения передаются в архив мэрии. Дела временного хранения (до 5 лет) хранятся до истечения срока в структурных подразделениях. 14.2.8. Ответственность за сохранность документов и дел в структурных подразделениях мэрии несут руководители соответствующих подразделений и лица, ответственные за делопроизводство. 14.3. Подготовка документов к последующему хранению и использованию. 14.3.1. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив мэрии. 14.3.2. Подготовка документов к последующему хранению и использованию осуществляется ежегодно работниками структурных подразделений мэрии, ответственными за делопроизводство при методической помощи архива мэрии. 14.3.3. Экспертиза ценности документов и дел осуществляется по номенклатуре дел. Производится отбор документов постоянного и временного (5 лет и свыше) хранения для подготовки к передаче в архив; отбор документов временного хранения (до 5 лет), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли (в том числе с отметкой "До минования надобности"). По результатам экспертизы в номенклатуре дел напротив каждого заголовка дела (в графе 5 "Примечание") делается соответствующая отметка. Например: уничтожено 02.04.93, передано в архив по описи 04.02.93 и т.п. Каждая запись визируется руководителем подразделения. 14.3.4. Дела постоянного, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу подлежат полистному просмотру с целью изъятия дублетных экземпляров документов, черновиков, документов временного срока хранения, неоформленных копий документов. 14.3.5. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, подшивке или переплету, нумерации листов, составлению заверительной надписи. 14.3.6. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются или переплетаются в твердую обложку, листы нумеруются в верхнем правом углу, в конце дела на отдельном листе делается заверительная надпись (приложение N 13). Обложка дел оформляется в соответствии с существующими правилами (приложение N 15). 14.3.7. Прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные дела передаются в архив по описям (приложение N 16). Описи составляются отдельно на: дела постоянного хранения; дела временного хранения; дела по личному составу. 14.3.8. Каждое дело (том) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером с указанием индекса дела по номенклатуре. Заголовок дела, которое вносится в опись, должен соответствовать заголовку дела на обложке и в номенклатуре дел. 14.3.9. Описи дел структурных подразделений мэрии составляются в двух экземплярах, подписываются руководителем подразделения и лицом, ответственным з делопроизводство. Один экземпляр описи вместе с документами передается в архив мэрии, второй экземпляр с отметкой о приеме дел в архив остается в подразделении. 14.3.10. До передачи на государственное хранение в ЦГА Санкт-Петербурга документы постоянного хранения находятся в архиве мэрии. Приложение 1 к инструкции +- М Э Р САНКТ-ПЕТЕРБУРГА 193060, Санкт-Петербург, Смольный телефон 310-64-95 -------------- N --------------- На N -------------- от ---------- +- -+ +- +- -+ +- -+ Приложение 2 к инструкции +- М Э Р И Я САНКТ-ПЕТЕРБУРГА 193060, Санкт-Петербург, Смольный телефон 310-64-06 -------------- N --------------- На N -------------- от ---------- +- -+ +- +- -+ +- -+ Приложение 3 к инструкции МЭР САНКТ-ПЕТЕРБУРГА ------------------------------------------------------------ РАСПОРЯЖЕНИЕ от ------------ N -------------- +- -+ +- +- -+ +- -+ Приложение 4 к инструкции ЗАМЕСТИТЕЛЬ МЭРА САНКТ-ПЕТЕРБУРГА РУКОВОДИТЕЛЬ АППАРАТА МЭРИИ --------------------------------------------------------- П Р И К А З от ----------- N ----------- Приложение 5 к инструкции ------------------------------------------------ ЗАМЕСТИТЕЛЬ НАЧАЛЬНИКА СЕКРЕТАРИАТА МЭРИИ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА ---------------------------------- " ---- " ----------------- 199 г. Приложение 6 к инструкции +-------------------------------------------------------------------+ ! ! ! ! ! УЯР - 0234 23/09/1993 ! ! к УКАЗУ ПРЕЗИДЕНТА ! ! РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ! ! ! ! ! ! N от г. ! ! ---------------------------------------------------------------- ! ! Ответственный исполнитель Заместитель мэра ! ! ----------------------- ! ! ------------------------- ----------------------- ! ! ОЗНАКОМИТЬ : Юридический комитет ! ! ----------------------- ! ! ----------------------- ! ! ----------------------- ! ! ----------------------- ! ! ----------------------- ! ! ----------------------- ! ! ----------------------- ! ! ----------------------- ! ! ----------------------- ! ! ----------------------- ! ! ----------------------- ! ! ----------------------- ! ! ----------------------- ! ! ! ! Сектор контроля Секретариат ! ! ----------------------- ----------------------- ! ! ----------------------- ----------------------- ! ! ----------------------- ----------------------- ! ! ! ! ----------------------------------------------------------------- ! ! ! ! Копии направлены ! ! ! ! В дело ----------- ---------- ! ! ! ! ! +-------------------------------------------------------------------+ Приложение 7 к инструкции ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, не подлежащих регистрации в секторе служебной корреспонденции Статистические сведения Бухгалтерские документы Информационные материалы, присланные для сведения Повестки для совещаний, проводимых в мэрии Периодические издания Поздравительные письма и телеграммы Телеграммы и письма о разрешении командировок Графики, наряды, заявки, разнарядки Учебные планы Различного рода отчеты Приложения Приложение 8 к инструкции -------------------------------------------------------------------- !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! АРМ - ДОКУМЕНТ !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! Мэрия С-Пб. Канцелярия К А Р Т О Ч К А учета входящего документа 3/283 от 25.01.93 Вид документа : Сл.документ Кол.листов : 1 Прилож.: нет Автор документа : Министерство внешних экономических связей Исходящий номер : 10-67/98 от 13.01.93 Тематика : Торговля и общественное питание Содержание : О вопросах экспорта и импорта +-------------------------------------------------------------------+ ¦Д. передач¦ Кому передан документ ¦Д.возвр.¦ Примечание ¦ +-------------------------------------------------------------------+ 25.01.93 Собчак А.А., мэр С-Пб 26.01.93 (оригинал) Путину В.В. Для сведения и использования в работе.Катков 250193 26.01.93 Путин В.В., заместитель мэра (оригинал) ------------------------------ Стр. 1 ------------------------------- Приложение 9 к инструкции ----------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------- Корреспондент ----------------------------------------------------------------------------------- Район ¦ Категория ----------------------------------------------------------------------------------- 1994 Г. 012500 * Регистрационный индекс ----------------------------------------------------------------------------------- Краткое содержание ----------------------------------------------------------------------------------- От кого поступило ¦ Дата поступления ¦ Исполнитель ¦ Дата ответа ¦ Результат ¦ ¦ ¦ ¦ рассмотрения --------------------+-------------------+-------------+-------------+-------------- ¦ ¦ ¦ ¦ --------------------+-------------------+-------------+-------------+-------------- ¦ ¦ ¦ ¦ --------------------+-------------------+-------------+-------------+-------------- ¦ ¦ ¦ ¦ --------------------+-------------------+-------------+-------------+-------------- ¦ ¦ ¦ ¦ --------------------+-------------------+-------------+-------------+-------------- ¦ ¦ ¦ ¦ --------------------+-------------------+-------------+-------------+-------------- ¦ ¦ ¦ ¦ --------------------+-------------------+-------------+-------------+-------------- ----------------------------------------------------------------------------------- От кого поступило ¦ Дата поступления ¦ Исполнитель ¦ Дата ответа ¦ Результат ¦ ¦ ¦ ¦ рассмотрения --------------------+-------------------+-------------+-------------+-------------- ¦ ¦ ¦ ¦ --------------------+-------------------+-------------+-------------+-------------- ¦ ¦ ¦ ¦ --------------------+-------------------+-------------+-------------+-------------- ¦ ¦ ¦ ¦ --------------------+-------------------+-------------+-------------+-------------- ¦ ¦ ¦ ¦ --------------------+-------------------+-------------+-------------+-------------- ¦ ¦ ¦ ¦ --------------------+-------------------+-------------+-------------+-------------- ¦ ¦ ¦ ¦ --------------------+-------------------+-------------+-------------+-------------- ¦ ¦ ¦ ¦ --------------------+-------------------+-------------+-------------+-------------- ¦ ¦ ¦ ¦ --------------------+-------------------+-------------+-------------+-------------- ¦ ¦ ¦ ¦ --------------------+-------------------+-------------+-------------+-------------- ¦ ¦ ¦ ¦ --------------------+-------------------+-------------+-------------+-------------- ¦ ¦ ¦ ¦ --------------------+-------------------+-------------+-------------+-------------- ¦ ¦ ¦ ¦ --------------------+-------------------+-------------+-------------+-------------- ¦ ¦ ¦ ¦ --------------------+-------------------+-------------+-------------+-------------- ¦ ¦ ¦ ¦ --------------------+-------------------+-------------+-------------+-------------- ¦ ¦ ¦ ¦ --------------------+-------------------+-------------+-------------+-------------- Приложение 10 к инструкции С П И С О К принятых граждан организаций в Приемной мэрии Санкт-Петербурга " ---- " -------------- 199 г. -----------------------------------------------------------------------------------------+ N N ¦ Фамилия, имя, отчество ¦ Содержание темы ¦ КОДЫ для ЭВМ ¦ п/п ¦ ¦ +-------------------------¦ ¦ ¦ ¦район¦тема¦льгота¦решение¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ г-на ¦ ¦ -----+------------------------+--------------------------------+-----+----+------+-------¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ---------------------------------------------------------------------------------+ Приложение 11 к инструкции N N дела К А Р Т О Ч К А Дата -------- личного приема граждан и организаций 19 г. ------ председателями комитетов и заместителями мэра Содержание заявления ¦ Фамилия, имя и отчество --------------- ¦ --------------------------------------- -------------------------- ¦ Адрес --------------------------------- -------------------------- ¦ --------------------------------------- -------------------------- ¦ Место работы -------------------------- -------------------------- ¦ --------------------------------------- -------------------------- ¦ Фамилия ведущего прием ---------------- -------------------------- ¦ --------------------------------------- -------------------------- ¦ РЕЗУЛЬТАТЫ РАССМОТРЕНИЯ -------------------------- ¦ --------------------------------------- -------------------------- ¦ --------------------------------------- -------------------------- ¦ --------------------------------------- -------------------------- ¦ --------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- Повторные обращения --------------------------------------------------------------------- Дата ¦ Фамилия ведущего прием ¦ Содержание просьбы, заявления ¦ ¦ и результаты рассмотрения -----+---------------------------+----------------------------------- ¦ ¦ -----+---------------------------+----------------------------------- ¦ ¦ -----+---------------------------+----------------------------------- ¦ ¦ -----+---------------------------+----------------------------------- ¦ ¦ -----+---------------------------+----------------------------------- ¦ ¦ -----+---------------------------+----------------------------------- ¦ ¦ -----+---------------------------+----------------------------------- ¦ ¦ -----+---------------------------+----------------------------------- Приложение 12 к инструкции М Э Р И Я С А Н К Т - П Е Т Е Р Б У Р Г А ______________________________________________ КОНТРОЛЬНАЯ КАРТА Идентификатор: Сектор контроля: ____________________________________________________________________ Контроль: Документ: Заголовок документа: ____________________________________________________________________ Задание: Срок исполнения: пункт - 1 ____________________________________________________________________ Результат ----------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------- Подпись руководителя: ------------- ФИО --------- Дата: ------- Исполнитель:----------------------------------Телефон:--------- (Ф.И.О.) ____________________________________________________________________ Исполнение принял: --------------- ФИО ----------- Дата: ------ Перенос срока, отмена исполнения: -------------- ФИО ---------- Новый срок: -------------- Дата: ------ Причина: ------------------------------------------------------ --------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------- Приложение 13 к инструкции Мэрия Санкт-Петербурга Номенклатура дел N на 199 год ------------------------------------------------------------------ (наименование структурного подразделения) ------------------------------------------------------------------ Индекс Заголовок дела Кол-во дел Срок хранения Примеча- дела (тома, части) (томов, частей) дела ние (тома, части) и N статей по перечню ------------------------------------------------------------------ 1 2 3 4 5 ------------------------------------------------------------------ Наименование должности Расшифровка руководителя подразделения Подпись подписи Дата Приложение 14 к инструкции В данном деле подшито и пронумеровано ----------------------- (Цифрами и --------------------------------------------------------------- прописью) листов (листа) Должность лица, составившего Расшифровка заверительную надпись Подпись подписи Дата Приложение 15 к инструкции Мэрия Санкт-Петербурга ------------------------------------------------------------------ (наименование структурного подразделения) ДЕЛО N ---------------- ТОМ N ----------------- (индекс дела по номенклатуре дел) --------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------- ( заголовок дела по номенклатуре дел) Год ------------ хранить -------- Ф. N ---------- ОП N ---------- Д. N ---------- Приложение 16 к инструкции Мэрия Санкт-Петербурга Опись N дел постоянного (временного) хранения, по личному составу за ------- год ------------------------------------------------------------------ (наименование структурного подразделения) ---------------------------------------------------------------------- N Индекс Заголовок Дата дела Срок Кол-во Примечание п/п дела дела (тома, (тома, хранения листов части) части) дела (тома, в деле части) (томе) ---------------------------------------------------------------------- 1 2 3 4 5 6 7 ---------------------------------------------------------------------- В данный раздел описи внесено ---------------------------- дел, с N --------- по N ------------ Наименование должности руководителя структурного Расшифровка подразделения Подпись подписи Наименование должности Расшифровка составителя описи Подпись подписи Дата Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Ноябрь
|
