Приказ Губернатора Санкт-Петербурга от 06.07.1998 № 48-п

     Контрольные карты  заполняются  в  одном  экземпляре  на   каждое
контролируемое задание (пункт документа, резолюцию и т.д.).

     10.4. В сектор контроля для постановки на контроль поступают из:

     протокольного сектора  - правовые акты Администрации;  поручения,
содержащиеся в   протоколах   совещаний   (заседаний)    с    участием
губернатора, первых вице-губернаторов и вице-губернаторов,  письменные
указания первых    вице-губернаторов,    вице-губернаторов;    приказы
руководителя Канцелярии;

     Юридического комитета  - поручения по поступившим в Администрацию
правовым актам федеральных органов государственной власти;

     сектора писем - письменные обращения граждан,  на которых имеется
резолюция губернатора,  либо  начальника  секретариата  Канцелярии или
заместителя начальника секретариата Канцелярии;

     секретариата Канцелярии - планы работы Администрации.

     10.5. В секторе  контроля,  соответствующих  аппаратах  документы
подготавливают (кодируют)   для   последующего   ввода   информации  в
компьютер.

     10.6. Оформление контрольных  карт  и  их  отправка  исполнителям
осуществляется в   срок,   не  превышающий  трех  рабочих  дней  после
поступления контролируемых  документов  (поручений)  соответственно  в
сектор контроля, аппараты первых вице-губернаторов, вице-губернаторов,
подразделений Администрации.

     10.7. На  каждое  контролируемое  решение  оформляется  дело,   в
которое подшивается прошедший регистрацию документ,  контрольный лист,
контрольные карты со справками исполнителей  о  выполнении  задания  и
другие материалы, характеризующие исполнение.

     10.8. Предупреждение   о  наступлении  сроков  исполнения  сектор
контроля осуществляет с помощью справок  предупредительного  контроля,
которые направляются   руководителям   подразделений  Администрации  и
исполнителям два  раза  в   месяц.   Справка   содержит   сведения   о
мероприятиях, которые  должны  быть  выполнены  в  течение  ближайшего
времени.

     10.8.1. Исполнитель обязан не позднее чем за один рабочий день до
наступления срока    исполнения    представить   в   сектор   контроля
соответствующую заполненную контрольную карту.

     Допускается прилагать к контрольной карте документы,  объясняющие
причины невыполнения соответствующего поручения в установленный срок.

     10.9. Контрольная   карта   с   информацией  о  невыполнении  или
частичном выполнении его и все представленные  исполнителем  материалы
направляются сектором   контроля   соответствующему  руководителю  для
рассмотрения и принятия одного из следующих решений:

     снятие с контроля;

     возвращение материалов  и  контрольной  карты   для   надлежащего
исполнения;

     установление нового срока исполнения или контроля.

     Результаты рассмотрения  фиксируются  руководителем в контрольных
картах, которые  вместе  с  приложенными  материалами  направляются  в
сектор контроля.

     10.9.1. Снятие  документов  (поручений)  с  контроля производится
после полного исполнения документов (поручений)  и  проверки  качества
исполнения либо при отсутствии возможности их исполнения.

     Свидетельством исполнения    является   наличие   подготовленного
исполнителем документа (если исполнение документировалось) или справки
об исполнении  (например,  отметки  об  отправлении  ответа  на письмо
гражданина). Контрольная карта  с  отметкой  об  исполнении  документа
(поручения) и приложенные документы подшиваются в дело.

     Снять документ  (поручение)  с  контроля  может должностное лицо,
поставившее его на  контроль,  или  другое  должностное  лицо  по  его
поручению.

     10.9.2. В  случае  принятия  решения  о  возвращении материалов и
контрольной карты для надлежащего исполнения руководитель указывает на
это в  контрольной  карте.  В  этом случае исполнитель незамедлительно
готовит соответствующие материалы по исполнению документа (поручения).

     10.9.3. В  случае  установления  нового  срока  контроля   сектор
контроля вводит  изменения  в  компьютер и заполняет новую контрольную
карту, которая направляется исполнителю.

     Представленная исполнителем контрольная карта с  соответствующими
материалами подшиваются в дело.

     10.10. Правовые   акты   Администрации   снимаются   с   контроля
начальником секретариата Канцелярии по представлению сектором контроля
материалов, характеризующих исполнение.

     10.11. Поручения  губернатора  снимаются с контроля руководителем
сектора контроля  или  ведущим  специалистом  сектора  контроля  после
предварительного рассмотрения    материалов,    свидетельствующих   об
исполнении.

     Поручения, в исполнении которых отпала необходимость, снимаются с
контроля начальником секретариата по указанию лица, давшего поручение.

     10.12. Сроки  исполнения  заданий,  содержащихся в правовых актах
Администрации, планах  работы  Администрации,  протоколах,  поручениях
(резолюциях) должностных  лиц  по служебным документам,  указываются в
тексте документов либо поручениях (резолюциях) руководителей.

     10.12.1. Документы,  по  которым  срок  исполнения   не   указан,
исполняются в течение 30 дней.

     10.12.2. Сроки  исполнения  заданий могут изменяться должностными
лицами или органами, установившими сроки исполнения.

     10.13. В случае, когда исполнение поручения возложено на двух или
более исполнителей,   ответственность  за  исполнение  несет  основной
исполнитель, указанный в документе первым, если нет других указаний.

     10.14. Замена исполнителя или организации-исполнителя могут  быть
осуществлены только  с  разрешения  или  по  указанию руководителя или
органа, давшего поручение.

     10.15. В секторе  писем  осуществляется  контроль  за  сроками  и
качеством рассмотрения писем граждан, поступивших в Администрацию.

     10.15.1. Для   осуществления  контроля  ответы  из  подразделений
Администрации, куда были направлены для рассмотрения  письма  граждан,
зарегистрированные ранее в секторе писем,  должны вновь направляться в
сектор писем,  где фиксируется  исполнение,  вносится  соответствующая
информация в  компьютер  и  в  случае  удовлетворительного  исполнения
делается отметка о снятии с контроля.

     10.15.2. Все письма граждан,  по  рассмотрению  которых  получены
резолюции губернатора,    начальника   секретариата   Канцелярии   или
заместителя начальника секретариата Канцелярии, ставятся на контроль в
секторе контроля.

     10.15.3. В  случае  исполнения  поручения  по рассмотрению письма
гражданина (см.  пункты 7.21 и 7.22 Инструкции) в  секторе  писем  оно
снимается с контроля только после отправки ответа гражданину.

     10.16. В   секторе  приема  граждан  осуществляется  контроль  за
рассмотрением устных обращений граждан в Администрацию,  по исполнению
которых даны  поручения должностными лицами Администрации (см.  пункты
8.4.1 и 8.4.2 Инструкции).

     10.16.1. Карточка личного приема с поручением  должностного  лица
Администрации поступает  в  сектор  приема  граждан,  где помещается в
картотеку текущего  контроля.  Карточки  в  картотеке  размещаются  по
срокам исполнения поручения.

     10.16.2. Каждый   из   исполнителей  (если  в  резолюции  указано
несколько исполнителей)  несет  ответственность  за  своевременное   и
качественное исполнение поручения, данного ему.

     10.16.3. Продление   срока   исполнения  поручения  по  обращению
гражданина должно быть оформлено не  менее  чем  за  2-3  дня  до  его
истечения с   уведомлением   об   этом   гражданина,  обратившегося  в
Администрацию.

     Если заявителю дается промежуточный ответ,  в котором указывается
срок окончательного рассмотрения его просьбы,  эта информация подлежит
обязательной постановке на дополнительный контроль.

     Также на дополнительный контроль  ставится  исполнение  поручений
должностных лиц  Администрации  в  том  случае,  если во время личного
приема гражданину   сообщены   конкретные   сроки   рассмотрения   его
обращения, которые изменились впоследствии.

     В этом   случае   должностное   лицо   на   справке  (информации)
исполнителя делает отметку "контроль", ставит дату и подпись.

     10.16.4. Работники сектора приема  граждан  приобщают  информацию
(справку) к  карточке  учета  личного приема и помещают ее в картотеку
дополнительного контроля,  где карточки также располагаются по  срокам
исполнения.


    11. Составление номенклатуры дел, формирование дел, подготовка
          документов к последующему хранению и использованию

     11.1. Номенклатура дел.

     Номенклатура дел  представляет собой систематизированный перечень
заголовков дел,  формируемых  в  процессе  работы  с  документами,   с
указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке.

     Номенклатура дел   предназначена   для   группировки  исполненных
документов в дела,  систематизации и учета дел,  определения сроков их
хранения. Номенклатура  дел  является  основным  учетным  документом в
делопроизводстве и  служит  основой   для   составления   описей   дел
постоянного и  временного  (более  10 лет) срока хранения и по личному
составу.

     11.1.1. Службами  делопроизводства  подразделений   Администрации
ежегодно до  1  ноября  текущего  года  разрабатываются и составляются
сводные номенклатуры дел соответствующих  подразделений  Администрации
на следующий год (приложение 9 к Инструкции) на основе номенклатур дел
их структурных подразделений (управлений, отделов, секторов и т.д.).

     11.1.2. Сводная  номенклатура  дел  подразделения   Администрации
визируется начальником   службы   делопроизводства   и   подписывается
руководителем соответствующего      подразделения       Администрации,
согласовывается с Центральным государственным архивом Санкт-Петербурга
(далее - ЦГА) не реже чем один раз в  5  лет,  а  в  случае  коренного
изменения функций     подразделений    Администрации    и    структуры
Администрации согласовывается   заново   независимо   от   срока    ее
согласования.

     Сводная номенклатура  дел  Администрации  в  конце  каждого  года
уточняется, утверждается руководителем соответствующего  подразделения
Администрации и вводится в действие с 1 января следующего календарного
года.

     11.1.3. При составлении  сводных  номенклатур  дел  подразделений
Администрации следует  руководствоваться  положениями о подразделениях
Администрации, их штатным расписанием,  планами и отчетами  о  работе,
номенклатурами дел за прошлые годы.

     В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для
однородных дел в  пределах  разных  структурных  подразделений  в  том
числе, если   сводная  номенклатура  дел  подразделения  Администрации
построена по структурному принципу.

     11.1.4. Вновь созданное подразделение  Администрации  в  месячный
срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и согласовывает ее с
ЦГА.

     11.1.5. Названиями    разделов    сводной    номенклатуры     дел
подразделения Администрации   являются  наименования  его  структурных
подразделений; разделы располагаются  в  соответствии  с  утвержденной
структурой соответствующего подразделения Администрации.

     11.1.6. После  утверждения сводной номенклатуры дел подразделения
Администрации его   структурные   подразделения    получают    выписки
соответствующих разделов  сводной номенклатуры дел для использования в
работе.

     11.1.7. Графы    сводной    номенклатуры    дел     подразделения
Администрации заполняются следующим образом.

     В графе  "Индекс  дела" проставляется индекс дела,  включенного в
номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в  соответствующем
подразделении Администрации  цифрового  обозначения  его  структурного
подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре  дел
этого структурного  подразделения.  Индексы дел обозначаются арабскими
цифрами. Например,   07-15,   где   07    -    цифровое    обозначение
соответствующего структурного   подразделения,   15  порядковый  номер
заголовка дела по номенклатуре дел.

     В графу  "Заголовок  дела"  включаются  заголовки   дел   (томов,
частей). Порядок   расположения   заголовков  дел  внутри  разделов  и
подразделов номенклатуры   дел    определяется    степенью    важности
документов, составляющих дела и их взаимосвязью. Заголовок дела должен
в краткой,  обобщенной форме отражать  основное  содержание  и  состав
документов дела.   Не   допускается   употребление  в  заголовке  дела
неконкретных формулировок типа "разные материалы", "общая переписка" и
т.п., а   также   вводных   слов,   сложных  синтаксических  оборотов,
сокращенных слов и наименований организаций.

     Заголовок включает  в  себя:  название  вида   дела   или   видов
документов; наименование  соответствующего структурного подразделения;
краткое содержание  документов,  включенных  в  дело.  Если  заголовок
включает в  себя  термин "документы",  то в скобках дается расшифровка
(планы, отчеты,  записки и т.д.).  Заголовки дел  могут  уточняться  в
процессе их формирования и оформления.

     Заголовок может быть дополнен следующими элементами:

     наименованием организации,  которой  адресованы  или  от  которой
получены документы (адресата или корреспондента документа);

     наименованием территории, с которой связано содержание документов
дела;

     датой (хронологическими  рамками),  к которой относятся документы
дела;

     сведениями о наличии копий документов дела (если в  деле  подшиты
копии) и другими.

     В графе  "Срок хранения" указывается срок хранения дела.  На дела
временного срока  хранения,  в  которых  могут  находиться  документы,
имеющие научную, историческую и практическую значимость, при их отборе
на хранение  проставляются  срок   временного   хранения   и   пометка
соответствующей экспертной  комиссии  "Подлежит  экспертизе  ценности"
(см. пункт 11.4 Инструкции).

     В графе "Примечание" приводятся дополнительные сведения о  делах,
включенных в   номенклатуру   дел   (например,   названия  документов,
используемых при определении сроков хранения дел,  отметки о заверении
дел, о  переходящих делах,  о выделении дел к уничтожению,  о передаче
дел в   другое   подразделение    Администрации,    его    структурное
подразделение для  продолжения,  о  месте  хранения  и  др.),  которые
отражают специфику  организации   делопроизводства   в   подразделении
Администрации.

     11.1.8. В  течение  года  службой  делопроизводства подразделения
Администрации по   согласованию   с   ЦГА   в   утвержденную   сводную
номенклатуру дел подразделения Администрации могут вноситься изменения
и дополнения.

     11.1.9. Для  упрощения  ведения,  корректировки,  дополнения  или
переработки утвержденная     номенклатура     дел     соответствующего
подразделения Администрации   может   быть   введена    его    службой
делопроизводства в компьютер.

     11.2. Формирование дел.

     Формирование дел   представляет   собой  группировку  исполненных
документов в дела в соответствии  с  утвержденной  номенклатурой  дел.
Дела в подразделениях Администрации формируются децентрализованно,  то
есть в их структурных подразделениях (управлениях, отделах, секторах и
т.д.). Формированием    дел    занимаются    службы   делопроизводства
соответствующих структурных подразделений.

     11.2.1. Законченные делопроизводством документы в 15-дневный срок
сдаются исполнителем       работнику      службы      делопроизводства
соответствующего структурного подразделения.

     Документы должны быть оформлены и переданы исполнителем в дело  в
соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

     В электронную  карточку  документа  вносится  отметка  "в дело" о
включении документа  в  дело   с   указанием   его   номера   согласно
номенклатуре дел.

     Неисполненные и  неправильно  оформленные  документы возвращаются
исполнителю для доработки.

     11.2.2. При  формировании  дел  необходимо  соблюдать   следующие
правила:

     помещать в  дела  документы,  по виду,  наименованию и содержанию
соответствующие заголовкам дел по номенклатуре дел;

     помещать в  дела  только   исполненные,   правильно   оформленные
документы, т.е.  с  наличием  необходимых  подписей,  дат  и  номеров,
отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии, и т.п.;

     помещать вместе  все  документы,  относящиеся  к  решению  одного
вопроса;

     подшивать в разные дела документы постоянного и временного сроков
хранения;

     группировать в  дела  документы  одного  календарного  года   (за
исключением переходящих дел);

     не подшивать    в    дело    документы,    подлежащие   возврату,
неисполненные, лишние экземпляры, черновики.

     11.2.3. Сформированное дело не должно превышать 250 листов.  Если
дело превышает  установленные  нормы,  следует  формировать документы,
относящиеся к данному делу,  в два или несколько  томов  (частей)  под
одним и тем же индексом.  При наличии в деле нескольких томов (частей)
индекс и заголовок дела проставляются на  каждом  томе  с  добавлением
"т.1", "т.2" и т.д.

     11.2.4. Номер дела,  в которое будет подшит документ,  определяет
исполнитель, согласовав  номер  с  работником  соответствующей  службы
делопроизводства. На  документе  проставляется отметка "в дело N ...",
дата передачи документа в дело,  подпись исполнителя  (с  расшифровкой
фамилии и  инициалов),  а  при  необходимости  также отметка о решении
вопроса, затронутого в данном документе.

     11.2.5. На  обложках  дел  (папок)  должны  указываться  согласно
номенклатуре дел  заголовки  дел,  отражающие виды и разновидности,  а
также обобщенное содержание документов,  подшитых в  данные  дела.  На
корешках обложек  дел  проставляются индексы дел согласно номенклатуре
дел.

     11.2.6. По  истечении  срока  хранения   дел   в   подразделениях
Администрации по  месту формирования дел (через 3 года после окончания
дел) документы постоянного и временного (более 10 лет) сроков хранения
передаются в  подразделение  Администрации,  осуществляющее управление
архивным делом Администрации.

     11.2.7. Дела временного срока хранения (до 10  лет  включительно)
хранятся до   истечения   срока   хранения  в  соответствующей  службе
подразделения Администрации, ответственной за хранение документов.

     Ответственность за сохранность документов и дел в  подразделениях
Администрации несут руководители соответствующих служб,  ответственных
за хранение документов.

     11.3. При   формировании   дела    осуществляют    систематизацию
документов внутри   дела.   В   дело   подшиваются  все  документы  по
конкретному вопросу  вместе  с  приложениями,  указанными   в   тексте
документа.

     При отсутствии   приложений,   указанных   в   тексте  документа,
исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.

     11.3.1. Документы внутри дела располагаются по хронологии.

     Нормативные и   организационно-распорядительные    документы    и
приложения к ним группируются в дела по видам актов и хронологии.

     Положения, инструкции   и   т.п.,   являющиеся   приложениями   к
распорядительным документам,   группируются   вместе   с    указанными
документами. Если же они утверждены как самостоятельные документы,  то
группируются в самостоятельные дела.

     Протоколы в деле располагаются по хронологии по номерам.

     Документы к  протоколам,  сгруппированные   в   отдельные   дела,
систематизируются по номерам протоколов.

     Дела переписки группируются,  как правило, за период календарного
года и систематизируются по хронологии;  документ-ответ помещается  за
документом-запросом. При   возобновлении  переписки  по  определенному
вопросу, начавшейся в предыдущем году,  документы  включаются  в  дело
текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

     11.3.2. В   делах,   находящихся  в  делопроизводстве,  документы
текущего года  располагаются  по  хронологии  снизу  вверх   по   мере
поступления. При  подготовке  к  сдаче  в подразделение Администрации,
осуществляющее управление  архивным  делом   Администрации,   дела   с
документами постоянного  и  временного  (более 10 лет) сроков хранения
переформировываются в  обратном  порядке:  документ,   поступивший   в
календарном году последним,  должен быть внизу дела, а первый документ
календарного года - вверху дела, первым.

     11.3.3. Все  документы   по   одному   вопросу,   поступившие   и
рассмотренные в течение календарного года,  группируются вместе в один
раздел переписки.  При  возобновлении  переписки  по  истечении   года
подшивка документов  производится  в  дело  переписки  текущего года с
обязательными взаимными ссылками.

     11.3.4. Перешивка (переформирование) документов из одного дела  в
другое допускается только при обнаружении ошибки в отнесении документа
к соответствующему делу.  При перешивке документа  из  одного  дела  в
другое на вкладыше указывается, куда перешит документ.

     11.3.5. Если  в  деле  имеются  обращения нескольких организаций,
поступившие в разные  сроки  и  исполненные  одним  решением,  то  они
группируются сначала  по  корреспондентскому  признаку,  а внутри этой
группы - по хронологическому.

     11.4. Подготовка   документов   к   последующему    хранению    и
использованию.

     Подготовка документов  к  последующему  хранению  и использованию
включает: экспертизу ценности  документов;  оформление  дел;  описание
дел; обеспечение  сохранности  документов;  передачу  дел  в  архивную
службу соответствующего подразделения Администрации,  в  подразделение
Администрации, осуществляющее управление архивным делом Администрации.

     Подготовка документов  к  последующему  хранению  и использованию
осуществляется ежегодно     работниками     служб     делопроизводства
соответствующих подразделений Администрации.

     11.4.1. Экспертиза     ценности     документов    проводится    в
подразделениях Администрации  экспертными   комиссиями,   создаваемыми
руководителями соответствующих    подразделений   Администрации,   для
установления научной,   исторической   и    практической    значимости
документов.

     При проведении  экспертизы ценности документов производится отбор
документов постоянного и временного (более 10 лет) сроков хранения для
подготовки к  передаче  в подразделение Администрации,  осуществляющее
управление архивным делом Администрации;  отбор документов  временного
срока хранения   (до  10  лет  включительно),  подлежащих  дальнейшему
хранению в архивных службах подразделений Администрации;  выделение  к
уничтожению документов  и  дел  за  предыдущие  годы,  сроки  хранения
которых истекли (в том числе с отметкой "До минования надобности").

     При этом одновременно уточняются  действующая  номенклатура  дел,
сроки хранения  дел,  заведенных  в  соответствии с номенклатурой дел;
проверяется соблюдение правил  оформления  документов  и  формирования
дел.

     11.4.2. По    результатам    экспертизы    ценности    документов
соответствующего подразделения   Администрации,    его    структурного
подразделения составляются  описи  дел постоянного и временного (более
10 лет) сроков хранения (приложение 10  к  Инструкции)  и  по  личному
составу, а  также  акты  о  выделении  документов  (дел) к уничтожению
(приложение 11 к Инструкции).

     При этом в номенклатуре дел напротив каждого  заголовка  дела  (в
графе "Примечание")   делается   соответствующая   отметка,  например:
"уничтожено 02.04.98" или "передано на хранение в  ________  по  описи
04.02.98" и т.п.

     Каждая запись     визируется    руководителем    соответствующего
подразделения Администрации, его структурного подразделения.

     11.4.3. Дела  постоянного,  временного  (более  10   лет)   срока
хранения и  по  личному  составу подлежат полистному просмотру в целях
изъятия дублетных  экземпляров  документов,  черновиков,   факсограмм,
документов, подлежащих возврату, документов временного срока хранения,
неоформленных копий документов.

     11.4.4. Оформление  дела  включает  в  себя  комплекс  работ   по
описанию дела   (на  обложке),  подшивке  (или  переплету),  нумерации
листов, составлению заверительной надписи.

     Дела подразделения Администрации,  его структурных  подразделений
подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

     11.4.5. Дела   постоянного,   временного  (более  10  лет)  срока
хранения и по личному составу подшиваются или переплетаются в  твердую
обложку, листы нумеруются карандашом в верхнем правом углу, не задевая
текста документа,  а  в  конце  дела  на  отдельном   листе   делается
заверительная надпись (приложение 12 к Инструкции).

     Дела временного  (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат
частичному оформлению:      допускается       хранить       их       в
папках-скоросшивателях, не  проводить  пересистематизацию документов в
делах, листы дел не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

     11.4.6. Обложка дел постоянного,  временного (более 10 лет) срока
хранения и   по   личному   составу   оформляется   в  соответствии  с
существующими правилами (приложение 13  к  Инструкции).  По  окончании
года в  надписи  на обложках этих дел вносятся уточнения,  проверяется
соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов,
в необходимых   случаях   в  заголовок  дела  вносятся  дополнительные
сведения.

     11.4.7. Подшивка  дел  производится   только   после   проведения
экспертизы ценности документов.

     11.4.8. На   прошедшие   экспертизу  ценности,  сформированные  и
оформленные (подшитые) дела ежегодно составляются описи.

     Описи составляются отдельно на:

     дела постоянного срока хранения;

     дела временного (более 10 лет) срока хранения;

     дела по личному составу.

     11.4.9. Каждое дело (том) вносится в  опись  под  самостоятельным
порядковым номером  с  указанием  индекса  дела  по  номенклатуре дел.
Заголовок дела,  которое  вносится  в  опись,  должен  соответствовать
заголовку дела на обложке и в номенклатуре дел.

     11.4.10. Описи  дел  подразделений Администрации,  их структурных
подразделений составляются   в   двух    экземплярах,    подписываются
руководителем соответствующего подразделения и лицом, ответственным за
делопроизводство.

     Один экземпляр  описи   вместе   с   документами   передается   в
подразделение Администрации,  осуществляющее управление архивным делом
Администрации, а  второй  экземпляр  (с  отметкой  о  приеме   дел   в
подразделение Администрации,  осуществляющее управление архивным делом
Администрации) остается  в  том   подразделении   Администрации,   его
структурном подразделении, в котором составлялась опись.

     На дела  постоянного,  временного (более 10 лет) срока хранения и
по личному   составу   ежегодно   составляются   сводные   описи   дел
подразделений Администрации.   Сводные   описи   составляются  службой
делопроизводства соответствующего  подразделения   Администрации   (на
основании описей  дел его структурных подразделений) по согласованию с
подразделением Администрации, осуществляющим управление архивным делом
Администрации.

     11.4.11. Дела   постоянного,  временного  (более  10  лет)  срока
хранения и по личному составу с момента их заведения и до передачи  на
хранение в   подразделение  Администрации,  осуществляющее  управление
архивным делом Администрации, хранятся по месту их формирования.

     11.4.12. Документы,  не подлежащие сдаче на дальнейшее хранение в
подразделение Администрации,  осуществляющее управление архивным делом
Администрации, и  дела  временного  (до  10  лет  включительно)  срока
хранения по  истечении  срока  хранения  уничтожаются  в подразделении
Администрации по  акту,  который  согласовывается  с   соответствующей
экспертной комиссией,   утверждается   руководителем  соответствующего
подразделения Администрации и хранится постоянно.

     Документы, подлежащие  уничтожению,   должны   измельчаться,   на
машинах для  уничтожения бумаг или в разорванном виде помещаться перед
сдачей на  переработку   в   металлические   бачки,   матерчатые   или
крафт-мешки.


                                                        Приложение 1
                                                        к Инструкции


                     Образец протокола совещания
              (заседания Правительства Санкт-Петербурга)

КАНЦЕЛЯРИЯ ГУБЕРНАТОРА
САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

ПРОТОКОЛ

совещания _______________ (наименование органов, комиссии и т.п.)
или
заседания Правительства
Санкт-Петербурга

____________ 199 __ г.                                     N _______

Совещание началось в 9.00 (Смольный, к.242)

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ: губернатор     Санкт-Петербурга    Яковлев    Владимир
Анатольевич

ПРИСУТСТВОВАЛИ:

Члены Правительства:

(приводятся фамилии и инициалы присутствовавших на заседании  членов
Правительства).

Постоянные участники заседаний:

Фамилия, инициалы                           - должность
Фамилия, инициалы                           - должность

Приглашенные: 20 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О ходе ... .

СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:

2. Об итогах ....

СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:

Перечень поручений по обсуждаемым вопросам прилагается.

Совещание закончилось в 12.15

Губернатор Санкт-Петербурга -                 Личная
Председатель Правительства Санкт-Петербурга    подпись   В.А.Яковлев


                                                        Приложение 2
                                                        к Инструкции


              Образец стенографического отчета заседания
                    Правительства Санкт-Петербурга

                        Стенографический отчет

                    Администрация Санкт-Петербурга
               Канцелярия губернатора Санкт-Петербурга

                   РАБОЧЕЕ ЗАСЕДАНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА
                           САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

                         20 апреля 1998 года

Смольный, к. 242
9.00

Протокольный   сектор   отдела   делопроизводства   секретариата
Канцелярии губернатора Санкт-Петербурга.
Исполнители: Иванова Г.О., Петрова Н.Ю.
Отпечатан 1 экземпляр.

СОДЕРЖАНИЕ:

ф.и.о. выступающего                                      стр.

В.А.Яковлев - губернатор Санкт-Петербурга -
открывает заседание                                       3

...

Текст стенограммы


                                                        Приложение 3
                                                        к Инструкции


                    Примерный перечень документов,
                      не подлежащих регистрации


     1. Ведомственные  статистические  отчеты,  бюллетени,  сборники и
обзоры.

     2. Пригласительные билеты,  поздравительные  письма,  телеграммы,
телефаксы и открытки.

     3. Дайджесты  прессы (информационные экспресс-бюллетени),  обзоры
печати, книги,   газеты,   прейскуранты,    каталоги,    ведомственная
техническая литература, проспекты с научно-технической информацией.

     4. Рекламные материалы,  информационные сводки, прогнозы погоды и
т.п.

     5. Извещения о проведении  конференций,  совещаний  и  заседаний,
программы их проведения и материалы к ним.

     6. Планы основных мероприятий.

     7. Документы без подписи, а также проекты документов, поступившие
без соответствующих сопроводительных писем.

     8. Документы с пометкой "Лично".

     9. Копии  нормативных   правовых   актов,   а   также   служебных
документов.


                                                        Приложение 4
                                                        К Инструкции


                    Образец справки по исполнению
                   письменного обращения гражданина

                              СПРАВКА                    N _________

По письму гражданина _______________________________________________
____________________________________________________________________
Проживающего _______________________________________________________
____________________________________________________________________
                           текст справки

     1. В тексте справки должно быть кратко изложено содержание письма
гражданина и отмечен  рассматриваемый  вопрос  (вопросы).  Обязательно
указываются полностью фамилия,  имя и отчество гражданина (или фамилии
и инициалы граждан, по коллективному обращению).

     2. Ответ строится раздельно по  каждому  рассмотренному  вопросу,
если в   письме   гражданина  содержится  несколько  вопросов.  Абзацы
нумеруются арабскими цифрами и  начинаются  подзаголовком,  отражающим
сущность поставленного вопроса.

     3. В  справке  должны  быть  указаны  сведения  об авторе письма,
необходимые для рассмотрения и решения поставленного вопроса.

     4. В  справке  сообщается  о  результатах  проверки  обнаруженных
недостатков по  каждому  имеющемуся  в  письме  гражданина вопросу или
факту, а также о мерах по их устранению.

     5. В справке отражается кем и когда был дан ответ автору  письма,
а также - требует ли заявитель письменного ответа.


Исполнитель ________________________________________________________
(указываются наименование  должности исполнителя,  его личная подпись,
расшифровка подписи и дата подписания)


                                                        Приложение 5
                                                        к Инструкции


                Образец бланка списка принятых граждан
              в Канцелярии губернатора Санкт-Петербурга

                                СПИСОК
              принятых граждан в Канцелярии губернатора
                           Санкт-Петербурга

_________ 199 г.                 Прием производил __________________


--------------------------------------------------------------------------------------
 NN ¦Фамилия, имя, отчество¦Содержание темы ¦КОДЫ для ЭВМ
    ¦                      ¦                +-----------------------------------------
    ¦                      ¦                ¦район    ¦тема  ¦льгота  ¦решение
    ¦                      ¦                ¦         ¦      ¦гр-на   ¦
----+----------------------+----------------+---------+------+--------+---------------
    ¦                      ¦                ¦         ¦      ¦        ¦
    ¦                      ¦                ¦         ¦      ¦        ¦
    ¦                      ¦                ¦         ¦      ¦        ¦
    ¦                      ¦                ¦         ¦      ¦        ¦
    ¦                      ¦                ¦         ¦      ¦        ¦
    ¦                      ¦                ¦         ¦      ¦        ¦


                                                        Приложение 6
                                                        к Инструкции


               Образец карточки личного приема граждан

                               КАРТОЧКА
                        личного приема граждан
          должностными лицами Администрации Санкт-Петербурга

N __________                                                  N дела
____________
Дата _________                                     __ __________ 199
г.

Содержание заявления     |
                         |
________________________ |  Фамилия, имя и отчество ________________
________________________ |  ________________________________________
________________________ |  Место жительства _______________________
________________________ |  ________________________________________
________________________ |  Место работы ___________________________
________________________ |  ________________________________________
________________________ |  Фамилия, имя и отчество
________________________ |  должностного лица,
________________________ |  ведущего прием _________________________
________________________ |  ________________________________________
                         |      РЕЗУЛЬТАТЫ РАССМОТРЕНИЯ
                         |  ________________________________________
                         |  ________________________________________

На оборотной  стороне  карточки  указывается  информация о повторных
обращениях гражданина  в  Администрацию  Санкт-Петербурга  следующим
образом:

                        Повторные обращения

--------------------------------------------------------------------------------------
 Дата         ¦Фамилия и инициалы              ¦Содержание просьбы, заявления
              ¦должностного лица,              ¦и результаты рассмотрения
              ¦ведущего прием                  ¦
--------------+--------------------------------+--------------------------------------
              ¦                                ¦
--------------+--------------------------------+--------------------------------------
              ¦                                ¦
--------------+--------------------------------+--------------------------------------
              ¦                                ¦
--------------+--------------------------------+--------------------------------------
              ¦                                ¦
--------------+--------------------------------+--------------------------------------
              ¦                                ¦
--------------+--------------------------------+--------------------------------------
              ¦                                ¦
--------------------------------------------------------------------------------------

                                                        Приложение 7
                                                        к Инструкции


              Образец регистрационной карты поступающих
                   в Администрацию Санкт-Петербурга
                      нормативных правовых актов

+-------------------------------------------------------------------+
|  К документу: _____________________________________________       |
|               _____________________________________________       |
|               _____________________________________________       |
|               N _______________          от _______________       |
|      _________________________________________________________    |
|  Ответственный исполнитель    |         Вице-губернатор           |
|                               |       ________________________    |
|  ОЗНАКОМИТЬ:                  |       ________________________    |
|                               |         Юридический комитет       |
|                               |       ________________________    |
|  Сектор контроля              |       ________________________    |
|  ________________________     |       ________________________    |
|  ________________________     |                                   |
|  ________________________     |                Секретариат        |
|                               |       ________________________    |
|                               |       ________________________    |
|                               |       ________________________    |
|                               |                                   |
+-------------------------------------------------------------------|
|                           Копии направлены                        |
|                           В дело _______________ _______________  |
|                                                                   |
+-------------------------------------------------------------------+

                                                        Приложение 8
                                                        к Инструкции


                Образец контрольной карты документа

                   АДМИНИСТРАЦИЯ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
     _________________________________________________________
                         КОНТРОЛЬНАЯ КАРТА

                                           Идентификатор: __________
                                      Сектор контроля: _____________

Исполнитель: _______________________________
--------------------------------------------------------------------
Контроль: ___________________________________

Документ: __________________________________________________________
          ____________________________________ от _____________N ___

Заголовок документа: _______________________________________________
____________________________________________________________________
--------------------------------------------------------------------

                                  СРОК ИСПОЛНЕНИЯ: _________________
Задание: ___________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
                          (текст задания)
--------------------------------------------------------------------

Результат: _________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

Наименование должности     Личная       Расшифровка
руководителя               подпись       подписи       Дата: _______

Исполнитель: ___________________________________ Телефон: __________
                (фамилия, инициалы)
--------------------------------------------------------------------

Исполнение принял: _________________________    Дата _______________
                     (фамилия, инициалы)

Перенос срока, отмена исполнения: __________________________________
                                            (фамилия, инициалы)

Новый срок: ___________________                  Дата: _____________

Причина: ___________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________


                                                       Приложение 8а
                                                        к Инструкции


                     Образец контрольной справки
          о прохождении письма губернатора Санкт-Петербурга
             в федеральные органы государственной власти

                    АДМИНИСТРАЦИЯ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
           _______________________________________________
                         КОНТРОЛЬНАЯ СПРАВКА

         о прохождении письма губернатора Санкт-Петербурга в
              федеральные органы государственной власти

Отчетный период: с ____.____.____ по ____.____.____

                                          Идентификатор: ___________
                                   Сектор контроля: ________________

           Подразделение Администрации Санкт-Петербурга,
                       подготовившее письмо:

       _____________________________________________________
                ___________________________________
--------------------------------------------------------------------
Заголовок документа: _______________________________________________
                     _______________________________________________
--------------------------------------------------------------------
Цель обращения: ____________________________________________________
                ____________________________________________________
--------------------------------------------------------------------
                  ФАКТИЧЕСКОЕ ПРОХОЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА:

--------------------------------------------------------------------------------------
 N             ¦Исходящий N      ¦Кто           ¦                ¦Входящий N
 обращения     ¦письма, дата     ¦подписал      ¦Адресат         ¦адресата, дата
--------------------------------------------------------------------------------------

Результат: _________________________________________________________
____________________________________________________________________
Возникшие сложности: _______________________________________________
____________________________________________________________________

Дата получения конечного результата:  |    Подпись отв. руководителя
___________________ года              |    (с расшифровкой),
                                      |    дата подписания
                                      |    _________________________
--------------------------------------------------------------------
Исполнение принял: _________________________   Дата ________________
                     (фамилия, инициалы)

Перенос срока, отмена исполнения: __________________________________
                                          (фамилия, инициалы)

Новый срок: ___________________                   Дата: ____________

Причина: ___________________________________________________________
____________________________________________________________________


                                                        Приложение 9
                                                        к Инструкции


                       Образец номенклатуры дел
                     подразделения Администрации
                   (его структурного подразделения)

Администрация Санкт-Петербурга
______________________________
(Наименование подразделения
Администрации Санкт-Петербурга,
его структурного подразделения)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
______________________________
(место составления)
на  _________ год

--------------------------------------------------------------------
        Наименование подразделения Администрации
        (его структурного подразделения)

--------------------------------------------------------------------------------------
 Индекс  ¦Заголовок      ¦Кол-во дел          ¦Срок хранения дела   ¦Примечание
 дела    ¦дела (тома,    ¦(томов, частей)     ¦(тома, части) и N    ¦
         ¦части)         ¦                    ¦статей               ¦
         ¦               ¦                    ¦по перечню 1         ¦
---------+---------------+--------------------+---------------------+-----------------
    1    ¦       2       ¦         3          ¦          4          ¦       5
---------+---------------+--------------------+---------------------+-----------------
         ¦               ¦                    ¦                     ¦
         ¦               ¦                    ¦                     ¦

Наименование должности
руководителя соответствующего
подразделения                    Личная подпись  Расшифровка подписи
Дата


СОГЛАСОВАНО

Наименование должности
лица, согласующего составление
данной описи (а также
наименование соответствующей
организации)

Подпись  Расшифровка подписи

Дата


            Итоговая запись о категориях и количестве дел,
           заведенных в ______________ году в подразделении
                    Администрации Санкт-Петербурга


---------------------------------------------------------------------------------------
 По срокам хранения      ¦Всего         ¦В том числе
-------------------------+--------------+----------------------------------------------
                         ¦              ¦переходящих         ¦с отметкой "ЭПК"
-------------------------+--------------+--------------------+-------------------------
            1            ¦      2       ¦         3          ¦           4
-------------------------+--------------+--------------------+-------------------------
 постоянного             ¦              ¦                    ¦
-------------------------+--------------+--------------------+-------------------------
 временного              ¦              ¦                    ¦
 (более 10 лет)          ¦              ¦                    ¦
-------------------------+--------------+--------------------+-------------------------
 временного (до 10 лет   ¦              ¦                    ¦
 включительно)           ¦              ¦                    ¦
-------------------------+--------------+--------------------+-------------------------
 Итого:                  ¦              ¦                    ¦
---------------------------------------------------------------------------------------


Наименование должности лица,
ответственного за
делопроизводство             Личная подпись      Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в секретариат
Канцелярии губернатора Санкт-Петербурга

Наименование должности лица,
передавшего сведения         Личная подпись      Расшифровка подписи

Дата


                                                       Приложение 10
                                                        к Инструкции


                    Образец описи дел постоянного,
              временного (более 10 лет) сроков хранения

Администрация Санкт-Петербурга                    [гриф утверждения]

ОПИСЬ N _________________
дел постоянного (временного) хранения
за ___________ год

____________________________________________________________________
             (наименование подразделения Администрации,
                  его структурного подразделения)



--------------------------------------------------------------------------------------
 N  ¦Индекс ¦Заголовок   ¦Дата дела ¦Кол-во листов   ¦Срок хранения    ¦Примечание
 п/п¦дела   ¦дела (тома, ¦(тома,    ¦в деле (томе,   ¦дела (тома,      ¦
    ¦       ¦части)      ¦части)    ¦части)          ¦части)           ¦
----+-------+------------+----------+----------------+-----------------+--------------
  1 ¦   2   ¦     3      ¦    4     ¦       5        ¦        6        ¦      7
----+-------+------------+----------+----------------+-----------------+--------------
    ¦       ¦            ¦          ¦                ¦                 ¦
    ¦       ¦            ¦          ¦                ¦                 ¦



В данный раздел описи внесено _________________________________ дел,
                                (цифрами и прописью)

с N __________ по N ________ , в том числе: литерные номера _______,
пропущенные номера ____________________________.

Наименование должности
составителя описи           Личная подпись       Расшифровка подписи
Дата

Наименование должности руководителя
подразделения Администрации,
его структурного подразделения   Личная подпись  Расшифровка подписи
Дата


СОГЛАСОВАНО

Наименование должности
лица, согласующего составление
данной описи (а также
наименование соответствующей
организации)


Личная подпись Расшифровка подписи
Дата


                                                       Приложение 11
                                                        к Инструкции


              Образец акта выделения дела к уничтожению

Администрация Санкт-Петербурга                    [гриф утверждения]

АКТ N ________
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению

----------------------------------
     (место составления акта)

На основании _______________________________________________________
              (название и выходные данные перечня документов
____________________________________________________________________
                  с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы ___________
____________________________________________________________________
     (наименование подразделения Администрации Санкт-Петербурга
                    или мэрии Санкт-Петербурга)



------------------------------------------------------------------------------------------
 N  ¦Заголовок¦Дата дела   ¦Номера ¦Индекс дела¦Кол-во дел   ¦Сроки хранения¦Примечание
 п/п¦дела или ¦или         ¦описей ¦(тома,     ¦(томов,      ¦дела (тома,   ¦
    ¦групповой¦крайние даты¦(номен-¦части)     ¦частей)      ¦час-          ¦
    ¦заголовок¦дел         ¦клатур)¦по         ¦             ¦ти) и номера  ¦
    ¦дел      ¦            ¦за год ¦номенкла-  ¦             ¦ста-          ¦
    ¦         ¦            ¦       ¦туре или N ¦             ¦тей по перечню¦
    ¦         ¦            ¦       ¦дела по    ¦             ¦              ¦
    ¦         ¦            ¦       ¦описи      ¦             ¦              ¦
----+---------+------------+-------+-----------+-------------+--------------+-------------
  1 ¦    2    ¦     3      ¦   4   ¦     5     ¦      6      ¦      7       ¦     8
----+---------+------------+-------+-----------+-------------+--------------+-------------
    ¦         ¦            ¦       ¦           ¦             ¦              ¦
    ¦         ¦            ¦       ¦           ¦             ¦              ¦



Итого: _________________________ дел за _______________________ годы
          (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ________  годы  утверждены,  а  по
личному  составу  согласованы  с  ЦГА  Санкт-Петербурга  (протокол N
___________ от _________________)

Наименование должности лица,
проводившего экспертизу ценности
документов                             Подпись   Расшифровка подписи
Дата


СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК от _____________ N ___________


                                                       Приложение 12
                                                        к Инструкции


                     Образец заверительного листа

                  ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ___________

В деле        подшито        (вложено)        и        пронумеровано
______________________________ листа(ов)
   (цифрами и прописью)

в том числе: литерные листы ________________________________________
пропущенные номера _______________________ + листов внутренней описи
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________


--------------------------------------------------------------------
Особенности физического состояния и       |       Номера
формирования дела                         |       листов
------------------------------------------+-------------------------
              1                           |          2
------------------------------------------+-------------------------
                                          |
                                          |
                                          |
                                          |
                                          |
                                          |



Наименование должности лица,         Личная
составившего заверительную подпись    подпись    Расшифровка подписи

Дата


                                                       Приложение 13
                                                        к Инструкции


                  Образец обложки дела постоянного,
                  временного (более 10 лет) хранения
                         и по личному составу

                                                      ____________ N
                                                      ____________ N
                                                      ____________ N


                   Администрация Санкт-Петербурга
--------------------------------------------------------------------
                            ________________________________________
                            (наименование структурного подразделения
                            ________________________________________
                                     Администрации Санкт-Петербурга)


                           ДЕЛО N ______

                         ТОМ N ___________

____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
                (заголовок дела по номенклатуре дел)

                                Начато ________________________ года
                                Окончено _____________________ года
                                На _______________________ листах
                                Хранить _______________________ лет


ЦГА Санкт-Петербурга
ФОНД N ___________

ОПИСЬ N __________

ДЕЛО N ___________