|
Расширенный поиск
Распоряжение Правительства Санкт-Петербурга от 30.07.2004 № 76-рпПРАВИТЕЛЬСТВО САНКТ-ПЕТЕРБУРГА РАСПОРЯЖЕНИЕ от 30 июля 2004 года N 76-рп Об организации делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга (В редакции Распоряжений Правительства Санкт-Петербурга от 01.03.2005 г. N 14-рп; от 31.10.2005 г. N 159-рп; от 20.11.2006 г. N 173-рп; от 24.08.2009 г. N 73-рп; Постановления Правительства Санкт-Петербурга от 30.12.2013 г. N 1102) В целях совершенствования организации работы с документами в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга: 1. Утвердить Типовую инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга (далее - Типовая инструкция) и ввести ее в действие с 01.08.2004*. 2. Исполнительным органам государственной власти Санкт-Петербурга до 01.12.2004 на основе Типовой инструкции разработать, утвердить инструкции по делопроизводству в соответствующих исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга и согласовать их с Архивным комитетом Санкт-Петербурга и Ленинградской области. 3. Контроль за выполнением распоряжения возложить на вице-губернатора Санкт-Петербурга - руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга Лобко В.Н. Губернатор Санкт-Петербурга В.И.Матвиенко УТВЕРЖДЕНА распоряжением Правительства Санкт-Петербурга от 30.07.2004 N 76-рп ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА (В редакции Распоряжений Правительства Санкт-Петербурга от 01.03.2005 г. N 14-рп; от 31.10.2005 г. N 159-рп; от 20.11.2006 г. N 173-рп; от 24.08.2009 г. N 73-рп; Постановления Правительства Санкт-Петербурга от 30.12.2013 г. N 1102) 1. Общие положения 1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга (далее - Инструкция) устанавливает общие правила работы со служебной документацией в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга (далее - исполнительные органы). 1.2. Инструкция устанавливает требования к организации делопроизводства и рационального документооборота, созданию и оформлению документов, организации работы с документами и письмами граждан, контролю за их рассмотрением и исполнением, составлению номенклатуры дел, формированию дел, подготовке документов и писем граждан к дальнейшему хранению и использованию в исполнительных органах. 1.3. Методическое руководство исполнительными органами и контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляют Администрация Губернатора Санкт-Петербурга и Архивный комитет Санкт-Петербурга и Ленинградской области в соответствии с их компетенцией. 1.4. Подготовка текстов служебных документов и проектов правовых актов, регистрация документов, писем и устных обращений граждан, контроль за ходом исполнения документов и поручений, рассылка документов осуществляются средствами автоматизированных систем в рамках Единой системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - ЕСЭДД). 1.5. Исполнение (рассмотрение, подготовка ответов) запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, депутатов иных выборных органов осуществляется в порядке и сроки, установленные федеральными законами, законами Санкт-Петербурга. 1.6. Требования Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с машиночитаемыми документами, создаваемыми при помощи компьютеров, иных средств вычислительной техники, а также с другими документами независимо от их носителей. 1.7. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям Инструкции. 1.8. Работники исполнительных органов несут персональную ответственность за невыполнение и нарушение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации, немедленно докладывают руководителю исполнительного органа или его заместителю об утрате документов. 1.9. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, увольнении или переводе на другую должность имеющиеся у него документы передаются другому работнику по указанию руководителя исполнительного органа или его заместителя. 1.10. (Исключен - Распоряжение Правительства Санкт-Петербурга от 20.11.2006 г. N 173-рп) 1.11. Организация электронного документооборота и делопроизводства, не урегулированная Инструкцией, осуществляется в соответствии с правовыми актами Правительства Санкт-Петербурга. (Дополнен - Постановление Правительства Санкт-Петербурга от 30.12.2013 г. N 1102) 2. Общие требования к оформлению документов Правовые и организационные акты, письма и другие документы, подготавливаемые в исполнительных органах, фиксирующие решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности исполнительных органов, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, а также в соответствии с Инструкцией. 2.1. Требования к оформлению реквизитов документов 2.1.1. Герб Санкт-Петербурга На бланках документов, подготавливаемых в исполнительных органах, воспроизводится герб субъекта Российской Федерации города федерального значения Санкт-Петербурга (далее - герб Санкт-Петербурга) в соответствии с требованиями законов Санкт-Петербурга, правовых актов Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга и в порядке, установленном Инструкцией. 2.1.2. Код организации Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (далее - ОКПО) или по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (далее - ОКОГУ). Данный реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 2.1.4. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 2.1.5. Код формы документа Код формы документа, входящего в состав унифицированной системы документации, проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (далее - ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа. В ОКУД представлены следующие наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов: организационно-распорядительная документация; банковская документация; финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций; отчетно-статистическая документация; учетная и отчетная бухгалтерская документация предприятий; документация по труду; документация Пенсионного фонда Российской Федерации; внешнеторговая документация. 2.1.6. Наименование организации Наименование организации является собирательным обозначением автора документа. Авторами документа могут быть Губернатор Санкт-Петербурга, вице-губернаторы Санкт-Петербурга, исполнительные органы, структурные подразделения исполнительных органов, должностные лица. Сокращенное наименование приводят в тех случаях, когда оно закреплено в положении об исполнительном органе. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Если автором документа является структурное подразделение или должностное лицо, его наименование указывается и располагается ниже наименования организации. Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. В случае оформления совместных документов наименования организаций располагаются на одном уровне. Наименование нижестоящей организации располагается ниже наименования вышестоящей организации. 2.1.7. Справочные данные об организации Справочные данные об организации включают в себя почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). 2.1.8. Наименование вида документа Наименование вида документа, составленного или изданного, должно быть определено Уставом Санкт-Петербурга и законами Санкт-Петербурга и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД. В бланке письма наименование вида документа не указывается. 2.1.9. Дата документа Датой документа является дата его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования (далее - подписание). Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа число проставляется непосредственно при подписании. Датой документа является дата его подписания или утверждения (для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события). Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2004 г. следует оформлять 05.01.2004. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2004 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2004.01.05. Оформление даты зависит от характера документа: в нормативных документах, устанавливающих права и обязанности граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования, например: 14 марта 2004 г., а в остальных случаях - цифровой, например: 14.03.2004. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. 2.1.10. Регистрационный номер документа Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера и индекса дела по номенклатуре дел. Регистрации подлежат все создающиеся в исполнительных органах документы, а также документы, поступающие от других организаций и граждан (кроме видов документов, не подлежащих регистрации, согласно приложению N 1 к Инструкции). Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. 2.1.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех документах, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.) и включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте ответа на поступивший документ. 2.1.12. Место составления или издания документа Место составления или издания документа (далее - место издания) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации" или если данные реквизиты отсутствуют. Место издания может указываться во всех документах, кроме письма, в котором эта информация помещается в реквизите "Справочные данные об организации". Место издания в документе не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: "Администрация Губернатора Санкт-Петербурга", но указывается, если документ был издан в другом месте. Данный реквизит указывают в соответствии с принятым административно-территориальным делением, а также общепринятыми географическими сокращениями. 2.1.13. Адресат В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например: Администрация Губернатора Санкт-Петербурга Секретариат Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например: Председателю Законодательного Собрания Санкт-Петербурга В.А. Тюльпанову Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Администрации районов Санкт-Петербурга Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При количестве адресатов более четырех следует составлять список рассылки документа. При написании адреса следует руководствоваться Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.2000 N 725 (далее - Правила), а также Реестром названий объектов городской среды Санкт-Петербурга, введенным в действие распоряжением губернатора Санкт-Петербурга от 01.11.1999 N 1144-р. В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизите "Справочные данные об организации"): наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.д.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс. В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте. Адрес получателя корреспонденции пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу. Если письмо адресуется организации, в реквизите "Адресат" указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Комитет по благоустройству и дорожному хозяйству Караванная ул., д. 9, Санкт-Петербург, 191011 При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Калинину И.П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г.Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264 При обращении к должностному лицу указываются только его фамилия и инициалы без указания "товарищ (т.)" или "господин (г-н)". Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например: Председателю садового товарищества "Можайские дали" В.А.Бунееву 2.1.14. Гриф утверждения документа Утверждение - один из способов удостоверения документов, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. В утвержденные документы не допускается вносить какие-либо исправления, добавления без разрешения должностного лица (коллегиального органа), утвердившего документ. Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение документа правовым актом (постановление, приказ, распоряжение) и утверждение должностным лицом, к компетенции которого относится решение вопроса. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии, даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Вице-губернатор Санкт-Петербурга- руководитель Администрации Губернатора Санкт-Петербурга Личная подпись В.Н.Лобко 17.01.2004 Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например: УТВЕРЖДАЮ Председатель Комитета по строительству Личная подпись Е.В.Яцышин 22.04.2004 При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например: УТВЕРЖДЕН распоряжением Губернатора Санкт-Петербурга от 16.01.2004 N 12-рг Наименование органа (организации), включаемое в состав грифа утверждения документа, указывается кратко, если оно входит в состав реквизитов бланка документа, указывается полностью - если не входит. Дата утверждения (день месяца) проставляется должностным лицом, утвердившим документ, обозначения месяца и года допускается вносить машинописным способом. При наличии грифа утверждения документа реквизит "Дата документа" может отсутствовать. Гриф утверждения документа располагают в верхней части документа справа на уровне реквизита "Наименование организации" - автора документа после 40 печатных знаков от края левого поля документа. Примерный перечень видов документов, подлежащих утверждению, дан в приложении N 2 к Инструкции. 2.1.15. Резолюция Резолюция оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указание об исполнении данного документа. В резолюции определяются организации, подразделения или должностные лица, которым поручается выполнение задания, разработка предложений и др. Резолюция включает фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например: Сидоровой О.А. Жукову П. К. Прошу подготовить проект распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга по данному вопросу к 24.07.2004 Личная подпись (Расшифровка подписи) 17.05.2004 При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Ответственный исполнитель готовит обобщающий ответ адресату, согласовывая его с другими исполнителями. Резолюция пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте либо на отдельном листе формата А6. 2.1.16. Заголовок к тексту Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: "О подготовке проекта договора". Заголовок составляет автор документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), например: О создании аттестационной комиссии; чего? (кого)?, например: Должностная инструкция секретаря-референта. Допускается отсутствие заголовка к тексту документов, оформленных на бланках формата А5. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных. 2.1.17. Отметка о контроле Отметка о контроле содержит сведения о постановке документа на контроль в процессе его исполнения в целях обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения. Существуют два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный. Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом, индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный распорядительным документом организации или указанный в резолюции. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается штампом "Контроль". 2.1.18. Правила оформления реквизита "Текст документа" изложены в разделе 3 Инструкции. 2.1.19. Отметка о наличии приложения Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: Приложение: на 3 л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака N): Приложение: 1. Положение о Городской комиссии по недвижимости при Правительстве Санкт-Петербурга на 2 л. в 1 экз. 2. Состав Городской комиссии по недвижимости при Правительстве Санкт-Петербурга на 1 л. в 1 экз. Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом: Приложение: Договор от 31 марта 2004 г. N 17 и приложения к нему, всего на 25 л. Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет: Приложение: в 3 экз. или Приложение: Техническое задание на разработку системы "Электронная канцелярия" в 2 экз. Если документ направляется по нескольким адресам, а приложение - только по одному адресу, отметка о приложении имеет следующий вид: Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес. В приложении к правовому акту на первом его листе в правом верхнем углу располагаются слова "Приложение N" и указываются наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер. Приложение N 2 к распоряжению Губернатора Санкт-Петербурга от 14.01.2004 N 8-рг В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит располагается под текстом документа под отметкой о наличии приложения, например: Председатель Комитета по образованию Личная подпись О.В.Иванова При использовании бланка документа тот же реквизит оформляется следующим образом: Председатель Комитета Личная подпись О.В.Иванова Допускается при печатании реквизита "Подпись" центрирование наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например: Допускается при печатании реквизита "Подпись" центрирование наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например: Председатель Комитета по земельным ресурсам и землеустройству Санкт-Петербурга Личная подпись Д.В.Гордо При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Начальник отдела документационного обеспечения Личная подпись А.Н.Архангельский Начальник протокольного сектора Личная подпись Н.Г.Двигалева Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и, как правило, секретарем. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель Личная подпись Б.Д.Никольский комиссии Заместитель Личная подпись Т.Н.Кожевникова председателя комиссии Секретарь комиссии Личная подпись И.Е.Листвина Члены комиссии: Личная подпись А.Б.Алексеев Личная подпись Б.Д.Бочкин Личная подпись Л.И.Вербина При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: Председатель Комитета финансов Председатель Комитета по Санкт-Петербурга управлению городским имуществом Личная подпись А.А.Никонов Личная подпись И.М.Метельский Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам" или косую черту перед наименованием должности. Независимо от пола исполняющего обязанности руководителя наименование должности указывается в мужском роде, например: Исполняющий обязанности председателя Комитета по культуре А.А.Иванова 2.1.21. Гриф согласования документа Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Председатель Комитета финансов Санкт-Петербурга Личная подпись А.А.Никонов 09.02.2004 Если согласование осуществляется письмом, решением, актом или другим документом, реквизит "Гриф согласования документа" оформляется по следующей форме: СОГЛАСОВАНО Письмо Комитета по здравоохранению от 09.02.2004 N4-56 Реквизит "Гриф согласования документа" может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: "Лист согласования прилагается". Лист согласования оформляется следующим образом: ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ Положение о ... СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Председатель Комитета финансов Председатель Комитета Санкт-Петербурга по здравоохранению Личная подпись А.А.Никонов Личная подпись Ю.А.Щербук 14.04.2004 14.04.2004 2.1.22. Визы согласования документа Согласование документа оформляется визой согласования документа (далее - виза). Виза указывает на согласие или несогласие должностного лица организации, не являющейся автором документа, с его содержанием. Документ визируется исполнителем и при необходимости заинтересованными в издании документа должностными лицами. Виза включает подпись и должность визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например: Председатель Жилищного комитета Личная подпись М.Д.Щербакова 25.02.2004 При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Председатель Жилищного комитета Личная подпись М.Д.Щербакова 25.02.2004 Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. При оформлении виз на отдельном листе указывается, к какому документу этот лист относится (наименование, автор, дата, номер документа). Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается полистное визирование документа и его приложений. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути. 2.1.23. Оттиск печати Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба Санкт-Петербурга ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности в соответствии с действующим законодательством. Проставление оттисков гербовой печати необходимо во всех случаях удостоверения (подтверждения) прав физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на других документах, указанных в приложении N 3 к Инструкции. Оттиск негербовой печати проставляется на копиях документов, направляемых за пределы исполнительных органов, размноженных экземплярах документов при их рассылке, выписках из документов, копиях архивных документов, за исключением архивных документов, подтверждающих стаж работы и заработную плату. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера оттиск печати проставляется в специально отведенном месте (как правило, это место проставления печати обозначается символом "М.П.") без захвата наименования должности лица, подписавшего документ, и подписи. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым. 2.1.24. Отметка о заверении копии Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия, созданная взамен утраченного или поврежденного документа, имеет юридическую силу подлинника и называется дубликатом. Дубликат, как правило, выдается по просьбе заинтересованных организаций, граждан. На копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам ставится печать. Допускается заверять копии рассылаемых документов печатью, предназначенной для заверения рассылаемых копий, с наименованием структурного подразделения. При заверении соответствия копии документа подлиннику следует отметку о заверении копии оформлять следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), цата заверения. Например: Верно Начальник протокольного сектора Личная подпись Н.Г.Двигалева 26.01.2004 На копии делается отметка о том, что подлинный документ находится в исполнительном органе, а в случае заверения документа с копии делается отметка "Копия с копии", например: Подлинник документа находится в Администрации Губернатора Санкт-Петербурга или Копия с копии. Если документ требуется сброшюровать, то на левом поле документа делается три прокола, через которые пропускается скрепляющий материал (нить). Концы скрепляющего материала выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (примерно размером 5 х 6 см) с заверительной надписью, которая затем скрепляется печатью, например: ---------------------------------¬ ¦В данном документе прошито ¦ ¦и пронумеровано 6 (шесть) листов¦ ¦ Верно ¦ ¦Начальник протокольного сектора ¦ ¦Личная подпись Н.Г.Двигалева ¦ ¦"_____" _______________2004 ¦ ¦М.П. ¦ L--------------------------------- Если документ не сброшюрован, то заверяется каждый его лист, на котором имеются текст или визы лиц, ответственных за его подготовку. 2.1.25. Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Например: А.А.Петров 276 45 67 2.1.26. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например: Отправлен факс 05.05.2004 В дело N 07-139 Личная подпись 05.05.2004 или Издан приказ от 01.04.2004 N 12 "О создании экспертной комиссии" В дело N 07-150 Личная подпись 12.04.2004 2.1.27. Отметка о поступлении документа в организацию Отметка о поступлении документа в организацию проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа. В отметку о поступлении документа в организацию входят порядковый номер, дата поступления документа в организацию. При необходимости -часы и минуты. 2.1.28. Идентификатор электронной копии документа Идентификатором электронной копии документа является колонтитул в левом нижнем углу каждой страницы документа, содержащий наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. 2.2. Виды бланков документов, их изготовление и использование 2.2.1. Бланк документа - состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. Используется состав реквизитов документов согласно приложению N 4 к Инструкции. 2.2.2. Для бланков должна применяться бумага форматов А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм). Допускается также изготавливать бланки на бумаге форматов A3 (297x420 мм) и А6 (105x148 мм). Бланки формата A3 могут применяться для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета. На бумаге формата А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков для оформления резолюции (поручения). Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов. На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое -не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм. Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. 2.2.3. Бланки каждого вида изготавливаются с применением как углового, так и продольного расположения реквизитов согласно приложениям N 5, 6 к Инструкции. При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка. 2.2.4. При оформлении многостраничных документов первый лист документа печатается на бланке, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата, цвета и качества. Для учета бланков на них могут проставляться типографским способом или нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие реквизиты. Допускается проставлять учетные порядковые номера на оборотной стороне бланка. 2.3. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением герба Санкт-Петербурга (далее - гербовые бланки) 2.3.1. Образцы гербовых бланков документов исполнительных органов и структурных подразделений исполнительных органов разрабатываются Секретариатом Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и утверждаются Правительством Санкт-Петербурга. Гербовые бланки писем Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга являются полиграфической продукцией строгой отчетности, на них типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. 2.3.2. Выдача гербовых бланков писем Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга осуществляется машинописным бюро отдела документационного обеспечения Секретариата Администрации Губернатора Санкт-Петербурга (далее - машбюро). Бланки постановлений и распоряжений Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга не выдаются. Окончательный вариант этих документов печатается на номерных бланках только в машбюро. Для оперативного выполнения машинописных работ к документам, имеющим объем более двух листов, лицом, ответственным за согласование проекта правового акта, должна быть приложена дискета с текстом данного документа. 2.3.3. Учет гербовых бланков документов в исполнительных органах ведется раздельно по видам бланков в журналах учета гербовых бланков. Гербовые бланки хранятся в сейфах или надежно запираемых шкафах у лиц, ответственных за учет, использование и хранение гербовых бланков. 2.3.4. Испорченные гербовые бланки хранятся до конца текущего года в исполнительных органах, после чего подлежат уничтожению. Об уничтожении испорченных бланков составляется акт по форме согласно приложению N 7. 3. Текст документа 3.1. Общие требования к составлению текста документа Текст документа должен быть ясным, лаконичным и изложенным в официально-деловом стиле в соответствии с нормами современного русского языка. Документы, направляемые за рубеж, могут составляться на языке страны адресата. Терминология, используемая в тексте документа, должна соответствовать терминологии, установленной соответствующими законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату, но применение которых в тексте документа необходимо, должны быть даны разъяснения (в скобках). Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов. Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой (вводной, констатирующей) части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, содержащих ссылки на иные документы, указываются следующие реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок (при необходимости). Например: В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14.03.1997 N 307 "Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов" ... В тексте документа инициалы располагаются после фамилии. Во второй (распорядительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только распорядительную часть, например, распоряжения и приказы имеют распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения. В документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, текст документа излагается от первого лица единственного числа ("постановляю", "приказываю", "предлагаю", "прошу" и т.п.). В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т.п.). В совместных распорядительных документах слова "решили", "постановили" и т.п. употребляются в форме множественного числа. Оформление рукописного текста документа должно соответствовать установленным требованиям. Текст должен быть четким и разборчивым. Не допускается писать карандашом, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления. 3.2. Порядок оформления правовых актов 3.2.1. Правовые акты Губернатора Санкт-Петербурга, Правительства Санкт-Петербурга и иных исполнительных органов (далее - правовые акты) оформляются на специальных гербовых бланках установленного образца и имеют следующие реквизиты: герб Санкт-Петербурга, наименование органа или должностного лица, издающего правовой акт, название вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись. 3.2.2. Заголовок к тексту правового акта должен быть кратким и соответствовать содержанию. Заголовок начинается с предлога О или об (о чем правовой акт). 3.2.3. Если правовым актом утверждается документ (положение, устав, правила, инструкция), ссылка на такой документ в тексте правового акта оформляется следующим образом: "Утвердить Положение о ...". В правом верхнем углу первой страницы утверждаемого документа располагается гриф утверждения согласно пункту 2.1.14 Инструкции. 3.2.4. Пункт о признании действующих правовых актов утратившими силу начинается со слов "Признать утратившим (утратившими) силу ...". Перечень правовых актов, признаваемых утратившими силу, приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности. 3.2.5. При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях) действующий правовой акт, как правило, подлежит признанию утратившим силу. В этом случае издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего правового акта. 3.2.6. В последнем пункте распорядительной части правового акта указываются конкретные лица, на которых возлагается контроль за его выполнением, например: 6. Контроль за выполнением распоряжения возложить на вице-губернатора Санкт-Петербурга - руководителя Администрации Губернатора Санкт-Петербурга Лобко В.Н. 3.3. Постановление (распоряжение) Губернатора Санкт-Петербурга, постановление (распоряжение) Правительства Санкт-Петербурга Постановления (распоряжения) Губернатора Санкт-Петербурга, постановления (распоряжения) Правительства Санкт-Петербурга оформляются на гербовых бланках установленного образца и имеют следующие реквизиты: герб Санкт-Петербурга; наименование органа или должностного лица, издающего постановление (распоряжение); название вида акта; дата акта - отделяется от наименования вида акта двумя межстрочными интервалами; номер акта; заголовок к тексту акта. Заголовок к тексту акта печатается на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа с одинарным межстрочным интервалом и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок печатается с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1-1,5 интервала. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную). Преамбула в постановлениях Губернатора Санкт-Петербурга завершается словом "П О С Т А Н О В Л Я Ю", а в постановлениях Правительства Санкт-Петербурга - словами "Правительство Санкт-Петербурга П О С Т А Н О В Л Я Е Т". Слова "П О С Т А Н О В Л Я Е Т" и "П О С Т А Н О В Л Я Ю" печатаются полужирным шрифтом, прописными буквами, в разрядку, без кавычек. Образец оформления распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга представлен в приложении N 8 к Инструкции, постановления Правительства Санкт-Петербурга - в приложении N 9 к Инструкции. Подпись Губернатора Санкт-Петербурга отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Губернатор Санкт-Петербурга", которые печатаются в две строки через один межстрочный интервал полужирным шрифтом и центрируются относительно самой длинной строки. Приложения к правовым актам печатаются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты при печатании текста приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений, распоряжений. Листы приложений нумеруются самостоятельно начиная со второго листа. 3.4. Распоряжение (приказ) исполнительного органа Распоряжение (приказ) исполнительного органа оформляется на гербовом бланке установленного образца. Обязательными реквизитами распоряжения (приказа) являются наименование исполнительного органа, название вида документа, дата и номер, заголовок к тексту, подпись. Текст распоряжения (приказа) отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1-1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст распоряжения (приказа) может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Преамбула приказа заканчивается словом "П Р И К А 3 Ы В А Ю", которое печатается полужирным шрифтом, прописными буквами, в разрядку, без кавычек. Образец оформления приказа представлен в приложении N10 к Инструкции. 4. Особенности оформления документов, направляемых за рубеж 4.1. Документы, направляемые адресатам в зарубежные страны от имени Губернатора Санкт-Петербурга, Правительства Санкт-Петербурга, вице-губернаторов Санкт-Петербурга, руководителей исполнительных органов, оформляются на гербовых бланках писем: Губернатора Санкт-Петербурга; Правительства Санкт-Петербурга; вице-губернаторов Санкт-Петербурга; исполнительного органа. Текст документа, как правило, печатается на русском языке. При оформлении письма президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства реквизит "Адресат" включает титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование должности лица и название города. Все составные части реквизита "Адресат", кроме названия города, печатаются прописными буквами. Реквизит "Адресат" печатается через 1 интервал и располагается в левом нижнем углу первого листа, независимо от количества листов письма. Например: ЕГО ВЕЛИЧЕСТВУ ХАРАЛЬДУ V, КОРОЛЮ НОРВЕГИИ г. Осло В качестве заключительной формулы вежливости используются такие фразы, как "С уважением", "Искренне Ваш", "С глубоким уважением". Реквизит "Подпись" включает наименование должности лица, от имени которого посылается письмо, его личную подпись и расшифровку (инициал имени и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 интервал и центрируется относительно самой длинной строки. 4.2. При оформлении писем, направляемых в зарубежные страны иными должностными лицами, предусматриваются следующие реквизиты: 4.2.1. Реквизит "Адресат" включает инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, должность адресата, наименование организации (фирмы), номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута, название страны. Если письмо направляется в Соединенные Штаты Америки, то после названия города дается, часто сокращенное, название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения. Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита "Адресат" выравниваются по левой его границе. Количество строк должно быть ограничено шестью, а количество знаков в строке - тридцатью. Если в строке более 30 знаков, реквизит "Адресат" можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон), учреждения, осуществляющего доставку (как правило, в виде почтового кода), и страну назначения. Если письмо адресуется организации, сначала указывается ее название, затем почтовый адрес. Например: American National Social Institute 15 Noth 32 Street NEW YORK, N.Y. 12148 USA Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, потом почтовый адрес. Например: Mr.A. Widmar, Chairman, D. Coke and Son Ltd LONDON SWK 48C ENGLAND Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес. Например: Mr.Luis Serrano Correcher 34 Calle Alcala 6a pl. (servicio de prenca) MADRID 28071 ESPANA 4.2.2, Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом. 4.2.3. Регистрационный номер письма проставляется в соответствии c расположением этого реквизита на бланке документа. 4.2.4.Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом. 4.2.5.Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения: "Уважаемые господа" - к организации в целом; "Уважаемый господин Блэк" - к мужчине; "Уважаемая госпожа Смит" - к женщине; "Уважаемый господин председатель (директор)" - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна. В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия. Смысловые части текста документа разделяются абзацами. В качестве заключительной формулы вежливости могут быть использованы следующие фразы: "С уважением", "Искренне Ваш", "С наилучшими пожеланиями". Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей. 4.2.6. Отметка о наличии приложения располагается под текстом письма. 4.2.7. Реквизит "Подпись" включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи. Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалом имени и фамилией пробел не ставится. 4.2.8. Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле. Идентификатор (имя файла на машинном носителе) проставляется в колонтитуле на первой и последующих страницах документа в левой части нижнего поля. 4.3. Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием адреса получателя и адреса отправителя. При этом адрес получателя оформляется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса получателя на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке. Написание адреса получателя на конверте производится в следующей последовательности: инициалы и фамилия адресата или название фирмы; название улицы (площади, шоссе и т.п.); номер дома; номер квартиры; название города; название штата; название страны; почтовый индекс; повторение названия страны на русском языке (за исключением отправлений, адресованных в США). Адрес получателя пишется в правой нижней части конверта, а адрес отправителя - в левой верхней части конверта. Образец написания адреса на конверте дан в приложении N 11 к Инструкции. Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окном, то адрес указывается один раз - в письме. При этом письмо складывается таким образом, чтобы адрес получателя можно было прочесть через окно конверта. Адрес на конверте печатается в той же последовательности, что и адрес над текстом письма. Возможно рукописное написание адреса на конверте. Над адресом крупным шрифтом печатаются слова, указывающие способ отправки: REGISTERED - ЗАКАЗНОЕ; AIR MAIL-АВИА; EXPRESS DELIVERY (MAIL) - CO СРОЧНОЙ ДОСТАВКОЙ; POSTE RESTANTE -ДО ВОСТРЕБОВАНИЯ. Если письмо посылается лично адресату, то на конверте после фамилии адресата необходимо поставить гриф "ЛИЧНО" ("PRIVATE", "PERSONAL", "CONFIDENTINAL"). Для того чтобы письмо не было воспринято как личное и в случае отсутствия адресата конверт мог бы вскрыть другой ответственный сотрудник, необходимо указывать должность адресата. 5. Правила подготовки и изготовления документов с помощью компьютерных средств и печатающих устройств 5.1. Печатание документов должно соответствовать правилам изготовления документов с помощью печатающих устройств. Официальный характер издаваемых документов требует высокого качества их изготовления на печатающих устройствах, предусматривающего: единый стиль оформления документа; четкий, ясный и однообразный оттиск знаков; правильное размещение пробелов между знаками, буквами и цифрами; соблюдение установленных размеров полей; правильное расположение заголовка, адресата, подписи, приложений; одинаковые абзацные отступы; правильное построение таблиц. 5.2. Передаваемые для печати документы должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов. При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов. 5.3. Документы изготавливаются при помощи средств электронно-вычислительной техники. Документы исполнительных органов печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman Cyr размером N 12-14, через 1-2 межстрочных интервала. 5.4. Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и А6 - через 1 межстрочный интервал. Между абзацами (пунктами) дополнительные интервалы не делаются. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 20 мм, правое -10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм. 5.5. Заголовок к тексту печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Деление заголовка на строки должно выполняться по смыслу, то есть так, чтобы тесно связанные элементы не оказывались в разных строках. 5.6. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования документа" отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например: СОГЛАСОВАНО (1,5 интервала) Председатель Юридического комитета (межстрочный интервал) А.В.Митянина (1,5 интервала) 5.7. Другие реквизиты документа отделяют друг от друга 2-4 межстрочными интервалами. 5.8. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов основных документов. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, прямым полужирным шрифтом (ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК, СОСТАВ и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала. Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице. Если в приложении помещается списочный состав совета, комиссии, организационного комитета, рабочей группы и т.п., то текст приложения оформляется следующим образом: СОСТАВ Координационного совета... Председатель - вице-губернатор Санкт-Петербурга Тарасов Сергей Борисович Заместитель председателя Иванова Ольга Владимировна - председатель Комитета по образованию Члены совета: Петрова Инна Сергеевна (и - начальник Управления... далее алфавитном порядке) 5.9. Списки (перечень фамилий, наименования должностей и т.п.) печатаются через 1 межстрочный интервал. Фамилия, имя и отчество печатаются от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Наименование должности печатается на уровне фамилии через 1 межстрочный интервал. Фамилии располагаются по алфавиту и отделяются одна от другой 1,5 межстрочного интервала, например: Каблуков Валентин - начальник Секретариата Администрации Александрович Губернатора Санкт-Петербурга Двигалева Нина Григорьевна - начальник протокольного сектора Секретариата Администрации Губернатора Санкт-Петербурга 5.10. Подпись отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем, например: Начальник Секретариата Администрации В.А Каблуков Губернатора Санкт-Петербурга 5.11. Фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля. 5.12. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. 5.13. Рекомендуется при печатании документов соблюдать отступ от левой границы текстового поля (отсчет ведется по количеству печатных знаков): О - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложений", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов "П Р И К А 3 Ы В А Ю", "П О С Т А Н О В Л Я Е Т", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПРЕДЛАГАЮ"; 5 - для начала абзаца в тексте; 32 - для реквизита "Адресат", 40 - для реквизита "Гриф утверждения документа" и "Гриф ограничения доступа к документу"; 16, 24, 56 - для составления таблиц и трафаретных текстов; 48 - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись". Прописными буквами, полужирным шрифтом и в разрядку печатаются слова: "П Р И К А З Ы В А Ю", "П О С Т А Н О В Л Я Ю", "П О С Т А Н О В Л Я Е Т". Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля. При наличии нескольких грифов согласования и утверждения их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля. 5.14. При печатании документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания. 5.15. На каждой странице отпечатанного документа в левом нижнем углу могут проставляться колонтитулы, содержащие номер оператора и наименование файла. 5.16. При внесении последующих правок в отпечатанный документ исполнителю необходимо указать колонтитулы этого документа. 5.17. Отступ от левого поля в абзаце должен быть равен 1 см. В строке между словами не допускается наличие больших пробелов. 5.18. Проекты документов, подготовленные с использованием средств электронно-вычислительной техники в структурных подразделениях, передаются для переноса на бланки вместе с магнитной записью соответствующих файлов. 5.19. Перечисления в тексте документа выделяются абзацами без проставления дефиса или других знаков. 5.20. При печатании документов следует выбирать такой вариант расстановки текстовых элементов и такую графическую форму слов, при которых восприятие текста является оптимальным. Числа, в написании которых используется больше четырех цифр, за исключением чисел, обозначающих номера и календарные годы, должны разделяться пробелом на классы по три цифры в каждом. Не допускается в тексте документа отрывать друг от друга и переносить на другую строку или страницу: цифры одного числа; инициалы и фамилию; число, если оно сочетается со словом (например: 1 сентября, 150 рублей); знаки N, §, % при цифрах, к которым они относятся; однобуквенные предлоги и союзы и следующие за ними слова; слова, разделенные дефисом (например: Санкт-Петербург). Не рекомендуется делать более четырех переносов подряд в конце расположенных одна под другой строк. Не рекомендуется оставлять часть слова "не" в начале строки и отрицание "не" в конце строки, например: ... гражда- ... многие не не хотят ...; хотят ... . 5.21. Количественные числительные не имеют падежных наращений. В порядковых числительных падежные наращения обязательны. Если более двух порядковых числительных употребляются вместе, то падежное наращение ставится лишь при последней цифре. Например: в двух экземплярах; 1-я очередь; 2-й этаж; на 1, 2 и 3-й линиях. 5.22. Если город является столицей государства или в его название входит слово, соответствующее слову "город" в русском языке, то слово "город" или обозначение "г." перед его названием не употребляется, например: Москва, Санкт-Петербург, Калининград, Новгород, Кейптаун, Магдебург. 5.23. Служебные письма оформляются на бланках установленного образца. Реквизит "Адресат" печатается от центра текстового поля через 3-5 межстрочных интервалов ниже границы верхнего поля. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1,5 межстрочного интервала, например: Председателю Комитета по здравоохранению Ю.А.Щербуку Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначала следует указывать фамилию и инициалы частного лица, почтовый адрес, который печатается через 1 межстрочный интервал. Фамилия отделяется от адреса 1,5 межстрочного интервала, например: Иванову И.П. ул.Ленина, д.6, кв.22, г.Псков, 301264 Текст письма следует начинать с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например: Уважаемый Иван Петрович! Слово "Приложение" печатается с красной строки (отделяется от текста 2 межстрочными интервалами). После слова "Приложение" ставится двоеточие. Название приложения печатается через один межстрочный интервал. 6. Особенности оформления документов, передаваемых по коммуникационным каналам связи 6.1. Телеграмма Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования. Телеграммы отправляются в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге и оформлена согласно приложению N 12 к Инструкции. Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок; указание на категорию телеграммы; отметка о виде телеграммы; полный или условный телеграфный адрес получателя; текст - содержание телеграммы; регистрационный номер, дата регистрации; подпись; адрес и наименование отправителя (помещаются под чертой). Служебный заголовок составляет работник связи, принимающий телеграмму для передачи. Категория и вид телеграммы указываются составителем перед адресом. Адрес получателя телеграммы печатается отдельной строкой. Это может быть полный почтовый адрес, условный или полный телеграфный адрес. В адресате указывается должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресуется частному лицу. При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем. Текст телеграммы может начинаться с обращения. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания индекса или названия инициативного документа, без добавления слов "номер HP", "Ваш" или "На Ваш". Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание (в частности, отрицание "не" опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания, например: точка - ТЧК, запятая - ЗПТ, двоеточие - ДВТЧ, тире - ТИРЕ, кавычки - КВЧ, скобки - СКБ, восклицательный знак - ВСКЛ, вопросительный знак - ВПРС. Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Знаки N, -, + и другие следует писать словами: номер или HP, минус, плюс и т.д. Телеграммы составляются с учетом лексических особенностей телеграфного стиля. Так, не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем; выбор делается в пользу более коротких слов; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает ее различных толкований. Текст телеграмм должен содержать конкретную информацию. Только в некоторых случаях допускается краткое изложение доказательства, аргументации. Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Вставки в тексте делать нельзя. Конец текста телеграммы заканчивается точкой. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия и полное наименование должности руководителя, подписавшего телеграмму. В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации. Полный почтовый адрес и наименование отправителя указываются под чертой в левом нижнем углу телеграммы. Исходящий номер телеграммы проставляется так же, как и на документах, отправляемых по почте. Место, дата и время отправления (с указанием в часах и минутах) проставляются перед текстом телеграммы. Предприятие связи может заверить какой-либо факт, сообщаемый в телеграмме, подпись отправителя, а также доверенность, пересылаемую при помощи телеграммы. Отправитель должен предъявить официальную справку, удостоверение или другие документы, подтверждающие факт, сообщаемый в телеграмме. 6.2. Документы, передаваемые по факсимильной связи. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации (текстов, таблиц, графиков, рисунков, чертежей, фотографий и т.д.) с бумажного носителя и прием этой информации в виде копии (факсимиле). Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяются видом отправляемого документа (письмо, договор, протокол и т.д.). Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры). Передаваемые по факсу документы должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, печататься четким, контрастным шрифтом или написаны шариковой ручкой, тушью, контрастными чернилами. 6.3. Телефонограмма Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, отличающихся особым способом передачи текста. Телефонограмма передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Обязательные реквизиты телефонограммы - исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; должность, фамилия, имя, отчество и подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы. Телефонограммы следует использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.). Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов. В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты. Датой телефонограммы является дата ее передачи. При отсутствии бланков телефонограмма записывается в журнал по следующей форме: должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму; должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму; дата, номер телефонограммы; время передачи; текст телефонограммы; должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма. 6.4. Сообщения, передаваемые электронной почтой Электронное сообщение - это документ, переданный электронной почтой по системе связи между электронно-вычислительными машинами, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере. Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера). Электронное сообщение состоит из адреса или нескольких адресов получателей, заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя, и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком @,например: [email protected] Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. В сети Интернет допускаются домены верхнего уровня, обозначающие код организации: СОМ - коммерческие организации; EDU - учебные и научные заведения; GOV - правительственные учреждения; MIL - военные организации; NET - сетевые узлы Интернет; ORG - прочие организации. Служебный заголовок электронного сообщения содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой. Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объективный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму. Посылать электронное сообщение, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать. 7. Составление номенклатуры дел, формирование дел, подготовка документов к последующему хранению и использованию 7.1. Номенклатура дел Номенклатура дел представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в процессе работы с документами, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу и основным учетным документом в делопроизводстве, а в отделе документационного обеспечения используется для учета дел временного (до десяти лет включительно) хранения. Номенклатура дел разрабатывается во всех исполнительных органах и содержит полный перечень всех дел, заводимых их структурными подразделениями. Сводная номенклатура дел исполнительного органа оформляется согласно приложению N 13 к Инструкции. Аналогичным образом составляются номенклатуры дел структурных подразделений исполнительных органов. Сводная номенклатура дел визируется начальником службы делопроизводства исполнительного органа, а затем согласовывается с Архивным комитетом Санкт-Петербурга и Ленинградской области не реже чем один раз в 5 лет, а в случае коренного изменения функций и структуры подразделений согласовывается заново независимо от срока согласования, а затем утверждается руководителем исполнительного органа. При отсутствии таких изменений номенклатура дел в конце каждого года уточняется, при необходимости корректируется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года. Вновь созданное структурное подразделение в течение календарного года разрабатывает номенклатуру дел своего подразделения для ее последующего включения в сводную номенклатуру дел. Названиями разделов сводной номенклатуры дел структурного подразделения являются наименования структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Заполнение граф номенклатуры дел осуществляется в следующем порядке: В первой графе "Индекс дела" проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в соответствующем подразделении исполнительного органа цифрового обозначения (кода) подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел этого подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 07-15, где 07 - цифровое обозначение (код) соответствующего подразделения, 15 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. Во вторую графу "Заголовок дела" включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Используется следующая последовательность наименований дел: организационно-распорядительная документация; плановая документация; отчетная документация; документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности; документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) осуществления основной деятельности; документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами; номенклатура дел структурного подразделения; резервные номера. Внутри каждого выделенного комплекса документов наименования дел следует систематизировать по следующим уровням: документация вышестоящих организаций, документация своего руководства. Так, сначала в номенклатуре указываются дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего руководства. Заголовок дела должен в четкой и обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок типа "разные материалы", "общая переписка" и т. п., а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов. В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом "Для служебного пользования" ("ДСП"), журналы учета документов и изданий с грифом "ДСП". Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности: название документа (приказы, протоколы и т. д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы); автор документа (название организации, структурного подразделения); корреспондент (название организации, которой адресуют и от которой получают документы); вопрос или краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела; указание на то, что документ представлен копией. Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле. Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например: "Журнал учета выдачи удостоверений", "Протоколы заседаний Правительства Санкт-Петербурга". При наличии в деле нескольких категорий документов данные категории перечисляются в заголовке, например: "Протоколы и стенограммы заседаний Правительства Санкт-Петербурга". Если документы разных названий относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формировании заголовка дела используется термин "Документы". В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например: "Документы, представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки и др.)". Термин "Документы" может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу. Термин "Переписка" используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию, поступающую от одной или нескольких организаций, например: "Переписка с гражданами о выдаче архивных справок". Для внутренних документов используется краткое название организации (структурного подразделения) или приводится общее видовое название: "Протоколы заседаний Правительства Санкт-Петербурга". При указании в заголовке корреспондента используется конкретное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления: "Переписка с Росархивом о..."; "Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве". Если документы относятся к корреспонденции, поступающей из одного населенного пункта, то в заголовке дела указывается его название: "Переписка с организациями Санкт-Петербурга о выполнениы договоров". Если содержание дела касается нескольких однородных корреспондентов, то их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название: "Переписка с исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга о проведении совещания по вопросам делопроизводства". В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа: "Распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга по вопросам основной деятельности за 2004 год". В заголовках дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но и месяц, квартал: "Бизнес-планы на январь-декабрь 2004 года"; "Сводный баланс доходов и расходов за II квартал 2004 года". Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в организации, то в заголовке указывается ее номер (шифр): "Личные карточки (форма Т-2)". В заголовках дела при необходимости дается указание на то, что документ представлен копией: "Распоряжения Губернатора Санкт-Петербурга. Копии". Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий. Третья графа "Количество единиц хранения" заполняется в конце календарного года. В четвертой графе "Срок хранения и номера статей по перечню" указывается срок хранения дела в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.2000. На делах временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую и практическую значимость, при их отборе на хранение проставляются срок временного хранения и пометка экспертной комиссии. Пятая графа "Примечание" заполняется в течение срока действия номенклатуры дел. В ней проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, дополнительные сведения о делах, включенных в номенклатуру дел (например, названия документов, используемых при определении сроков хранения дел), отметки о выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения, месте хранения и др. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.п. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о количестве заведенных дел. Итоговая запись о категориях и количестве дел составляется согласно приложению N 14 к Инструкции. 7.2. Формирование дел Формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. Дела в структурных подразделениях исполнительных органов формируются децентрализованно. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: 1) документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела; 2) в дело включается один экземпляр каждого документа; 3) каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов; 4) в дела помещаются документы, по виду, наименованию и содержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре дел; 5) в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации, документы выборных органов и их постоянных комиссий и др.); 6) дело не должно превышать 250 листов при толщине пачки документов не более 4 см. Если объем дела превышает установленные нормы, то относящиеся к данному делу документы формируются в два или несколько томов (частей) под одним и тем же индексом. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "т.1", "т.2" и т.д.; 7) внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или в алфавитном порядке (по авторам или корреспондентам); 8) приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка; 9) в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, то есть документы с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии, и т.п.; 10) при необходимости включения в дело факсограммы с нее снимается ксерокопия, которая подшивается в дело; 11) при оформлении дел запрещается использовать фломастер, скотч, силикатный клей, подклеивать документы необходимо только клеем "ПВА"; 12) не допускается вносить в документы постоянного хранения и документы по личному составу исправления, не заверенные печатью и подписью должностного лица. Номер дела, в которое будет подшит документ, определяет исполнитель, согласовав номер с работником соответствующей службы делопроизводства. На документе проставляются отметка "в дело N ...", дата передачи документа в дело, подпись исполнителя (с расшифровкой фамилии и инициалов), а при необходимости также отметка о решении вопроса, затронутого в данном документе. 7.3. Группировка отдельных категорий документов При формировании дел осуществляется следующий порядок систематизации документов: 1) нормативные и организационные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями; 2) положения, инструкции, правила и т.п., являющиеся приложениями к распорядительным документам, группируются вместе с распорядительными документами. Если же они утверждены как самостоятельные документы, то группируются в самостоятельные дела; 3) приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. Приказы за один календарный год формируют в дело, внутри дела располагают их по номерам и датам, начиная с января. Документы, послужившие основанием для издания приказа по личному составу (заявления на отпуск, служебные записки и др.), формируются отдельно; 4) постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности формируются вместе с документами, послужившими основанием для их издания. 5) протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы заседания комиссий, протоколы заседания Правительства Санкт-Петербурга, протоколы собраний и т. д.). Протоколы группируются вместе с документами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности рассмотрения вопросов. Стенограммы заседаний формируются в отдельные дела; 6) переписка за один календарный год размещается в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Не допускаются в делах разделение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивка в дела документов, подлежащих возврату; 7) утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени составления, например: отчет за 2002 год, составленный в 2003 году, подшивается в дело 2002 года, а не 2003 года; план на 2004 год, составленный в 2003 году, - в дело 2004 года. Перспективные планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены. Документы в отчетах необходимо располагать в хронологическом порядке. Так, документы отчета о финансовой деятельности, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке; 8) при формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан раздельно группируются в самостоятельные дела предложения и заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы исполнительных органов и их заявления и жалобы по личным вопросам. Документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри группы документы располагаются в хронологическом порядке; 9) документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записки и т.д.), поступающие в вышестоящую организацию, группируются в самостоятельные дела по каждой организации или по документам с одним названием по всем подведомственньм организациям; 10) договоры, соглашения (постоянного срока хранения) при отсутствии срока окончания договора (соглашения) формируются в дело по году подписания; внутри дела они располагаются в алфавитном порядке по названиям стран, организаций; 11) законченные в делопроизводстве личные дела (на уволенных работников) формируются на каждого государственного гражданского служащего Санкт-Петербурга (далее - гражданский служащий) отдельно, документы (при их наличии) группируются в следующей последовательности: опись документов, имеющихся в личном деле; собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета по форме, установленной действующим законодательством Российской Федерации; дополнение к анкете; копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания; сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера; справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении ограничений, установленных федеральными законами; медицинское заключение установленной формы; копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий; документы о прохождении гражданским служащим конкурса на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Санкт-Петербурга (выписка из протокола заседания конкурсной комиссии), если гражданин Российской Федерации назначен на должность государственной гражданской службы Санкт-Петербурга (далее - гражданская служба) по результатам конкурса; письменное заявление о поступлении на гражданскую службу и назначении на должность гражданской службы; копия акта государственного органа о поступлении на гражданскую службу и назначении на должность гражданской службы; экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт; копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния; копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы; копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу); копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации; копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования; документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений; копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан; копии документов о дополнительно полученном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке гражданского служащего, присвоении гражданскому служащему ученой степени, ученого звания; аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период; экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина гражданской службы; копии приказов (постановлений, распоряжений) о присвоении гражданских званий Санкт-Петербурга; копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина гражданской службы; заявления гражданского служащего о переводе на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы; копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы; копии решений о поощрении и наложении дисциплинарного взыскания (в случае, если оно не снято и не отменено); копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы; заявление об освобождении от должности гражданской службы, прекращении служебного контракта и увольнении с гражданской службы; письмо государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности и увольнении по переводу (в случае увольнения гражданского служащего по переводу в иной государственный орган); копия акта государственного органа об освобождении от должности гражданской службы, прекращении служебного контракта и увольнении с гражданской службы; копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва; копия запроса о передаче личного дела в случае назначения на иную должность в другом государственном органе; лист ознакомления с личным делом; лист-заверитель дела. К личному делу приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке в зависимости от времени их поступления. (Пункт в редакции Распоряжения Правительства Санкт-Петербурга от 24.08.2009 г. N 73-рп) 12) личные карточки на уволенных работников формируются в дела по году увольнения, внутри дела - в алфавитном порядке фамилий. Запрещается подшивать личные карточки в личные дела; 13) лицевые счета по заработной плате (карточки-справки) формируются в дело за каждый календарный год отдельно. Внутри дела располагаются в алфавитном порядке фамилий. Для обеспечения сохранности документов по окончании календарного года необходимо распечатать лицевой счет за календарный год на каждого работника. Запрещается использовать ежемесячные расчетные листки взамен лицевого счета; 14) трудовые книжки (невостребованные) хранятся в алфавитном порядке по фамилиям. Каждая трудовая книжка является самостоятельным делом, запрещается подшивать трудовые книжки в личные дела. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются в хронологическом порядке снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов, дела с документами постоянного срока хранения формируются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть в деле заключительным, а первый документ календарного года должен быть в начале дела. Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки. При возобновлении переписки по истечении года подшивка документов производится в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Ноябрь
|
