Распоряжение Администрации Новгородской области от 15.11.2005 № 483-рз

                        Российская Федерация
                АДМИНИСТРАЦИЯ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

                           РАСПОРЯЖЕНИЕ
          от 15 ноября 2005 г. № 483-рз  Великий Новгород

     Об утверждении регламента работы с документами в системе
    автоматизации делопроизводства и документооборота в органах
                   исполнительной власти области


     Во    исполнение   распоряжения   Администрации   области   от
18.02.2005  №  90-рз  "О  порядке  внедрения  системы автоматизации
делопроизводства   и   документооборота  в  органах  исполнительной
власти области":
     1. Утвердить  прилагаемый  Регламент  работы  с  документами в
системе   автоматизации   делопроизводства   и  документооборота  в
органах исполнительной власти области (далее - Регламент).
     2. Комитету  государственной  гражданской  службы Новгородской
области,       государственному       учреждению      "Новгородский
информационно-аналитический  центр",  управлению делопроизводства и
архива   аппарата  Администрации  области,  органам  исполнительной
власти области обеспечить поэтапный ввод Регламента в действие.
     3. Контроль   за   выполнением   распоряжения   возложить   на
заместителя  Главы администрации, управляющего Делами Администрации
области Земляка А.В.
     4. Опубликовать    распоряжение    в    газете   "Новгородские
ведомости".


     Первый заместитель
     Главы администрации          А.С.Бойцов



                                              Утвержден
                                     распоряжением Администрации
                                     области от 15.11.2005 № 483-рз

                             РЕГЛАМЕНТ
  работы с документами в системе автоматизации делопроизводства и
     документооборота в органах исполнительной власти области

     1. Общие положения
     1.1.  Настоящий  Регламент  устанавливает  общие  требования к
организации   и   технологии   работы   с   документами  в  органах
исполнительной  власти  области  в  условиях  использования системы
автоматизации  делопроизводства и документооборота (далее - САДД) и
обязателен  для  исполнения  всеми  лицами, имеющими доступ в САДД.
Регламент не затрагивает технологию работы с проектами документов.
     1.2.  Регламент  разработан  в  соответствии  с  распоряжением
Администрации  области  от  18.02.2005 № 90-рз "О порядке внедрения
системы   автоматизации   делопроизводства   и  документооборота  в
органах  исполнительной  власти  области"  и  вводится  в  действие
поэтапно в сроки согласно приложению к Регламенту.
     1.3.   Работа   с  документами  в  структурных  подразделениях
органов   исполнительной   власти  области,  подключенных  к  САДД,
осуществляется   в   соответствии   с  Инструкцией  по  организации
делопроизводства в Администрации области и настоящим Регламентом.
     1.4.  Работа  в  САДД  основывается  на  принципе  однократной
регистрации  документов.  Документы, зарегистрированные в системе и
поступившие  в  органы  исполнительной власти области из управления
делопроизводства  и  архива аппарата Администрации области (далее -
управление  делопроизводства  и  архива),  отдела  писем  и  приема
граждан  управления  Делами  Администрации  области  (далее - отдел
писем  и  приема  граждан) или других органов исполнительной власти
области,  повторно не регистрируются. Если в органах исполнительной
власти   области,   подключенных   к   САДД,   велась   регистрация
документов,  для  них  в  рамках  центральной  картотеки  создается
внутренняя картотека.
     Передача   документов  между  органами  исполнительной  власти
области  фиксируется в электронном журнале передачи и в формируемых
САДД реестрах передачи.
     1.5.  В  САДД  обрабатываются документы, содержащие информацию
открытого    характера.    Разрешается    производить   регистрацию
документов  ограниченного  распространения (имеющих пометку "ДСП").
Ввод  текстов  документов,  имеющих пометку "ДСП", их сканирование,
хранение и распечатка в системе САДД не разрешаются.
     Запрещается  осуществлять  в САДД регистрацию и иную обработку
документов,   содержащих   сведения,  составляющие  государственную
тайну.
     1.6.  Организационно-методическое  руководство  и  контроль за
организацией   документооборота  в  органах  исполнительной  власти
области,    подключенных    к    САДД,   осуществляет   управление,
администрирование    и    техническое    сопровождение    САДД    -
государственное               учреждение              "Новгородский
информационно-аналитический центр" (далее - ГУ "НИАЦ").
     1.7.   Работники   органов   исполнительной   власти  области,
подключенных  к  САДД,  включаются  в  число  пользователей САДД на
основании   заявки,   подписанной   руководителем  соответствующего
комитета,   управления   области   или  структурного  подразделения
Администрации  области.  В  приложении к заявке должны быть указаны
функции пользователя в САДД и права доступа (гриф "Общий", "ДСП").
     ГУ  "НИАЦ"  обеспечивает  установку клиентских мест САДД, ввод
персональных идентификаторов и первичных паролей пользователей.
     1.8.  Ответственность  за  организацию  использования  САДД  в
органах  исполнительной  власти области возлагается на руководителя
соответствующего  комитета,  управления  области  или  структурного
подразделения Администрации области (далее - руководитель).
     Руководитель  назначает  должностное  лицо,  ответственное  за
обеспечение   правильного   использования   САДД   и  своевременное
представление  информации  о  пользователях  (увольнение, переход в
другое  подразделение  или  изменение  полномочий)  в ГУ "НИАЦ" для
внесения изменений в САДД администратором системы.
     1.9.   К  работе  в  САДД  допускаются  сотрудники,  прошедшие
специальное обучение.
     Пользователям  САДД запрещается передавать свои идентификаторы
и  пароли  другим  лицам.  Пользователи  должны  периодически  (при
необходимости,  но  не  реже  одного  раза  в  квартал) менять свои
пароли.

     2.  Категории  документов,  работа с которыми осуществляется в
САДД
     2.1.  Программное  обеспечение  САДД предусматривает обработку
различных  видов документов в привязке к трем типам регистрационных
карточек (далее - РК):
     РК входящих документов;
     РК исходящих документов;
     РК писем граждан.
     Классификация  документов  в  привязке к типам РК отражается в
классификаторе  САДД  "Группы  документов",  который дополняется по
мере распространения САДД на работу с другими видами документов.
     2.2.    Входящие   документы   регистрируются   в   управлении
делопроизводства  и  архива  и  в других структурных подразделениях
органов  исполнительной  власти области, ведущих автоматизированную
регистрацию документов в САДД.
     Регистрация  в  САДД  исходящих  документов  осуществляется  в
управлении    делопроизводства    и    архива   и   в   структурных
подразделениях   органов  исполнительной  власти  области,  ведущих
собственную автоматизированную картотеку исходящих документов.
     Письма граждан регистрируются в отделе писем и приема граждан.
     Акты   Администрации   области   регистрируются  в  управлении
делопроизводства и архива.
     Внутренние  документы  регистрируются  органом  исполнительной
власти области, создавшим их.
     2.3.  Для  групп документов, приведенных в классификаторе САДД
"Группы   документов",   устанавливаются   самостоятельные  шаблоны
номерообразования  и индексации. В соответствии с группой документу
автоматически при регистрации присваиваются номер и индекс.

     3. Виды работ, выполняемые в САДД
     3.1.  Виды  работ, выполняемые в отделе прохождения документов
управления делопроизводства и архива
     3.1.1. Работа с входящими документами:
     регистрация  документа  с  заполнением  всех  необходимых  для
дальнейшего   поиска   и   аналитической   работы   полей  РК  (при
необходимости  устанавливается  связка  с ранее зарегистрированными
документами);
     постановка документа на контроль (при необходимости);
     передача   документа  и  пересылка  РК  документа  по  сети  в
приемные  Губернатора  области,  заместителей  Главы  администрации
области  (в  РК  заносится  информация  о  передаче документа и его
копий);
     проверка    после    возвращения    документа   с   резолюцией
руководителя  правильности  записи  резолюции  в  РК, постановки на
контроль  и  записей  о наличии отчетов исполнителей (информация об
исполнении документа);
     отметка  резолюций  в  РК  документа  после его возвращения от
руководителя без регистрации;
     подготовка и рассыл напоминаний по исполнению документа;
     снятие исполненного документа с контроля;
     списание   документа   в  дело  согласно  номенклатуре  дел  с
пометкой в РК;
     3.1.2. Работа с исходящими документами:
     регистрация  документа  с  заполнением  всех  необходимых  для
дальнейшего   поиска   и   аналитической   работы   полей  РК  (при
необходимости    в    РК    устанавливается    связка    с    ранее
зарегистрированными документами);
     списание РК документа в дело согласно номенклатуре дел;
     подготовка,  печать  реестров и конвертов, отправка документов
по адресатам;
     подготовка описи дел для сдачи документов в архив;
     3.1.3.  Регулярный  контроль  содержания  папок "Поступившие",
"На  исполнении" и папок "На исполнении", "На контроле" Губернатора
области и заместителей Главы администрации области;
     3.1.4.  Наблюдение  за  исполнением  документов  с резолюциями
Губернатора  области  и  заместителей Главы администрации области в
приемных, подготовка аналитических отчетов;
     3.1.5. Участие в ведении классификаторов САДД:
     "Стандартные тексты" - постоянно;
     "Регионы",  "Список организаций" - при изменении и поступлении
соответствующего документа.
     3.2.   Виды  работ,  выполняемые  специалистами  по  спецпочте
отдела прохождения документов управления делопроизводства и архива
     3.2.1. Работа с входящими документами:
     регистрация  документа  с  заполнением  всех  необходимых  для
дальнейшего   поиска   и   аналитической   работы   полей  РК  (при
необходимости  устанавливается  связка  с ранее зарегистрированными
документами);
     занесение  в  РК  контрольных  резолюций  с  категорией "Пункт
поручения  федерального  руководства"  (для  документов, содержащих
поручения   руководителей   федеральных   органов   государственной
власти);
     постановка документа на контроль;
     пересылка   РК   документа  по  сети  в  приемные  Губернатора
области,   заместителей   Главы   администрации  области,  правовое
управление  аппарата Администрации области, отдел кадровой политики
и   контрольно-организационной   работы   комитета  государственной
гражданской  службы Новгородской области (в РК заносится информация
о передаче документа и его копий);
     проверка    после    возвращения    документа   с   резолюцией
руководителя  правильности  записи  резолюции  в  РК, постановки на
контроль  и  записей  о наличии отчетов исполнителей (информация об
исполнении документа);
     снятие исполненного документа с контроля;
     списание   документа   в  дело  согласно  номенклатуре  дел  с
пометкой в РК;
     3.2.2.  Регулярный  контроль  содержания  папок "Поступившие",
"На  исполнении" и папок "На исполнении", "На контроле" Губернатора
области и заместителей Главы администрации области;
     3.2.3.  Наблюдение  за  исполнением  документов  с резолюциями
Губернатора  области,  заместителей  Главы  администрации  области,
подготовка аналитических отчетов;
     3.2.4.   Участие   в   ведении   классификатора  САДД  "Список
организаций"   при   изменении   и   поступлении   соответствующего
документа.
     3.3.  Виды  работ,  выполняемые  в  отделе документов и архива
управления делопроизводства и архива
     3.3.1.  Работа  с  нормативными правовыми актами Администрации
области:
     регистрация  с  заполнением  всех  необходимых для дальнейшего
поиска  и аналитической работы полей РК (с РК документа связывается
файл   электронного   документа   в  формате  Microsoft  Word,  при
необходимости  устанавливается  связка  с ранее зарегистрированными
документами);
     3.3.2.  Пересылка  РК  зарегистрированного документа по сети в
приемные  Губернатора  области,  заместителей  Главы  администрации
области,   правовое  управление  и  другие  подразделения  аппарата
Администрации  области,  а  также  в  подключенные  к  САДД  органы
исполнительной  власти  области  в  соответствии со списком рассыла
документа;
     3.3.3. Занесение в РК информации о передаче копий документа.
     3.4. Виды работ, выполняемые в отделе писем и приема граждан
     3.4.1. Работа с входящими документами:
     регистрация  документа  с  заполнением  всех  необходимых  для
дальнейшего   поиска   и   аналитической   работы   полей  РК  (при
необходимости  устанавливается  связка  с ранее зарегистрированными
документами);
     постановка документа на контроль (при необходимости);
     пересылка   РК   документа  по  сети  в  приемные  Губернатора
области,  заместителей  Главы администрации области (в РК заносится
информация о передаче документа и его копий);
     проверка    после    возвращения    документа   с   резолюцией
руководителя  правильности  записи  резолюции  в  РК, постановки на
контроль  и  записей  о наличии отчетов исполнителей (информация об
исполнении документа);
     снятие исполненного документа с контроля;
     постановка   документа   на   дополнительный   или  длительный
контроль;
     списание   документа   в  дело  согласно  номенклатуре  дел  с
пометкой в РК;
     3.4.2. Работа с исходящими документами:
     регистрация  документа  с  заполнением  всех  необходимых  для
дальнейшего   поиска   и   аналитической   работы   полей  РК  (при
необходимости    в    РК    устанавливаются    связки    с    ранее
зарегистрированными документами);
     списание РК документа в дело согласно номенклатуре дел;
     3.4.3.  Регулярный  контроль  содержания  папок отдела писем и
приема   граждан   "Поступившие",   "На  исполнении"  и  папок  "На
исполнении",  "На  контроле"  Губернатора  области  и  заместителей
Главы администрации области;
     3.4.4.   Контроль  за  исполнением  документов  с  резолюциями
Губернатора  области,  заместителей  Главы  администрации области и
сроками рассмотрения обращений граждан;
     3.4.5.  Подготовка  напоминаний,  уведомлений,  статистических
отчетов;
     3.4.6.   Участие   в   ведении  классификаторов  САДД  "Список
организаций",    "Граждане"    при    изменении    и    поступлении
соответствующего документа.
     3.5.  Виды  работ,  выполняемые  в приемных заместителей Главы
администрации области
     3.5.1. Работа с входящими документами:
     проверка   РК   документа   в   папке  "Поступившие"  при  его
поступлении в приемную;
     передача  незарегистрированного  документа  для  регистрации в
отдел  прохождения  документов управления делопроизводства и архива
или отдел писем и приема граждан;
     прием  документа  к  исполнению,  передача зарегистрированного
документа на рассмотрение руководству;
     занесение   в   РК   документа   резолюции  заместителя  Главы
администрации области;
     контроль    представления   соисполнителями   материалов   (по
документам,    ответственным    исполнителем    которых    является
заместитель Главы администрации области);
     занесение в РК информации об исполнении документа;
     ответы  на  запросы  органов  исполнительной  власти области и
организаций  об  исполнителях зарегистрированных в САДД документов,
по которым ведется совместная работа;
     поиск информации о ходе рассмотрения документа по запросам;
     3.5.2. Работа с исходящими документами:
     передача  завизированного  или подписанного заместителем Главы
администрации  области  документа  в  отдел  прохождения документов
управления делопроизводства и архива для регистрации в САДД;
     3.5.3.  Наблюдение  за  исполнением  документов  с резолюциями
заместителя Главы администрации области;
     3.5.4. Поиск РК документов по запросам руководителя;
     3.5.5.   Своевременная   передача  системному  технологу  САДД
информации   об  изменениях  в  структуре  департамента  и  составе
должностных  лиц  -  руководителей  органов  исполнительной  власти
области   для   оперативного  редактирования  классификаторов  САДД
"Подразделения", "Организации".

     3.6.  Виды  работ,  выполняемые  в  отделе кадровой политики и
контрольно-организационной    работы    комитета    государственной
гражданской службы Новгородской области
     3.6.1. Работа с входящими документами:
     контроль   исполнения   пунктов   документа   (по   письмам  и
поручениям органов государственной власти Российской Федерации);
     3.6.2.  Работа  с нормативными правовыми актами (далее - акты)
Администрации  области  (постановления и распоряжения Администрации
области):
     регистрация  соответствующего  числа  документов группы "Пункт
акта  Администрации  области"  с  заполнением  всех необходимых для
поиска,  контроля  и  аналитической  работы полей и с установлением
связки с РК акта Администрации области;
     3.6.3.  Работа с поручениями Губернатора области, заместителей
Главы  администрации  области  и  решениями  коллегии Администрации
области:
     регистрация  с  заполнением  всех  необходимых  для  поиска  и
аналитической  работы  полей  РК  (с  РК документа связывается файл
электронного  документа в формате Microsoft Word, при необходимости
устанавливается связка с ранее зарегистрированными документами);
     занесение  контрольных  пунктов  документа  в виде контрольных
резолюций  с  категориями  "Пункт  поручения  Губернатора области",
"Пункт  поручения  заместителя  Главы  администрации  области"  или
"Пункт решения коллегии Администрации области";
     занесение в РК информации о передаче документа;
     3.6.4.  Регулярный  контроль содержимого папок отдела кадровой
политики     и     контрольно-организационной    работы    комитета
государственной    гражданской    службы    Новгородской    области
"Поступившие",   "На  исполнении"  и  папок  "На  исполнении",  "На
контроле"  Губернатора  области  и заместителей Главы администрации
области;
     3.6.5.    Наблюдение   за   исполнением   документов   органов
государственной  власти  Российской  Федерации, актов Администрации
области,   поручений   Губернатора  области  и  заместителей  Главы
администрации области, решений коллегии Администрации области;
     3.6.6.  Подготовка напоминаний, аналитических отчетов, расчета
сводного   коэффициента   исполнительской   дисциплины  по  каждому
исполнителю любого документа, находящегося в САДД.

     3.7.    Виды    работ,    выполняемые   в   приемных   органов
исполнительной власти области
     3.7.1. Работа с входящими документами:
     прием РК зарегистрированного документа к исполнению;
     регистрация   незарегистрированного  документа  с  заполнением
всех  необходимых  для  дальнейшего  поиска  и аналитической работы
полей   РК   (при  необходимости  устанавливаются  связки  с  ранее
зарегистрированными документами);
     занесение   в   РК   информации  по  результатам  рассмотрения
документа  руководителем  (ввод резолюции, постановка на внутренний
контроль, направление на исполнение);
     контроль исполнения;
     ввод в РК информации об исполнении;
     пересылка   РК  исполненного  документа  в  отдел  прохождения
документов управления делопроизводства и архива;
     3.7.2. Работа с исходящими и внутренними документами:
     регистрация  документа  с  заполнением  всех  необходимых  для
дальнейшего   поиска   и   аналитической   работы   полей  РК  (при
необходимости  устанавливаются  связки  с ранее зарегистрированными
документами);
     ввод резолюции руководителя;
     постановка на контроль;
     направление на исполнение;
     контроль исполнения;
     списание в дело;
     3.7.3. Поиск документа по запросам;
     3.7.4. Подготовка ответов на запросы по входящим документам;
     3.7.5.  Подготовка  отчетов  по  работе с документами в органе
исполнительной власти области.
     3.8. Работа исполнителей - пользователей САДД с документами
     3.8.1.  Работа с зарегистрированными документами с резолюциями
в РК в адрес исполнителя - пользователя САДД:
     прием РК к исполнению;
     занесение  в  РК  информации  о  ходе и результатах исполнения
резолюции   (при   необходимости  устанавливается  связка  с  ранее
зарегистрированными документами);
     пересылка  РК  ответственному  исполнителю  или руководителю -
автору резолюции.

     4. Контроль исполнения документов
     4.1.  Документ  полностью или частично может быть поставлен на
контроль.
     4.2.  При  постановке документа на контроль его РК поступает в
папку  "На  контроле".  Доступ  к  этой  папке  имеют  специалисты,
осуществляющие контроль исполнения документов.
     4.3.  Специалист,  осуществляющий  контроль,  обязан ежедневно
просматривать    папку   "На   контроле",   осуществлять   рассылку
"напоминаний"  в  установленной  форме ответственным исполнителям и
информировать руководство о ходе исполнения документа.
     4.4.  По всем контрольным документам в РК заносится информация
об исполнении и фактическая дата исполнения.

     5. Использование классификаторов САДД
     5.1.  Ведение  классификаторов  САДД  осуществляют ГУ "НИАЦ" и
специалисты  органов  исполнительной  власти области - пользователи
САДД,  которым  предоставлены  права ввода и редактирования записей
соответствующих классификаторов.
     5.2.  Вносить  новые организации в классификатор "Организации"
при   регистрации   документов  могут  пользователи  САДД,  которым
предоставлено соответствующее право.
     5.3.  Номенклатура  дел  органов исполнительной власти области
на  очередной  год  вводится  в  классификатор  "Номенклатура  дел"
администратором   САДД   в  соответствии  с  утвержденным  разделом
номенклатуры.   При   необходимости   изменения   номенклатуры  дел
изменения   в   классификатор   вносятся   после   согласования   с
управлением делопроизводства и архива.

     6. Контроль правильности заполнения информационных полей РК
     6.1.  Контроль правильности заполнения информационных полей РК
документа  в  органе  исполнительной  власти области возлагается на
лицо, ответственное за ввод информации.



                                         Приложение
                            к Регламенту работы с документами
                            в системе автоматизации
                            делопроизводства и документооборота
                            в органах исполнительной власти области

                               ЭТАПЫ
                  введения регламента в действие

-------------------------------------------------------------------
 № этапа         Содержание этапа          Срок      Исполнитель
                                        исполнения
-------------------------------------------------------------------
 I этап    отработка технологии работы   I квартал  управление
           в САДД и введение Регламента  2006 года  делопроиз-
           в действие в подразделениях              водства и
           управления делопроизводства              архива,
           и архива, в приемных                     помощники,
           заместителей Главы                       консультанты
           администрации области                    заместителей
                                                    Главы
                                                    администрации
                                                    области,
                                                    ГУ "НИАЦ"

 II этап   отработка технологии работы   II - III   комитет госу-
           в САДД и введение Регламента  кварталы   дарственной
           в действие в отделе кадровой  2006 года  гражданской
           политики и контрольно-                   службы
           организационной работы                   Новгородской
           комитета государственной                 области,
           гражданской службы                       отдел писем
           Новгородской области, отделе             и приема
           писем и приема граждан                   граждан,
                                                    ГУ "НИАЦ"

 III этап  отработка технологии работы   III - IV   комитеты,
           в САДД и введение Регламента  кварталы   управления
           в действие в приемных         2006 года  области,
           органов исполнительной                   ГУ "НИАЦ"
           власти области
-------------------------------------------------------------------