Распоряжение Администрации Новгородской области от 30.12.2011 № 456-рз

                        Российская Федерация
                АДМИНИСТРАЦИЯ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

                           РАСПОРЯЖЕНИЕ
          от 30 декабря 2011 г. № 456-рз  Великий Новгород

                                    Утратилo силу - Распоряжение
                                 Правительства Новгородской области
                                     от 27.12.2013 г. N 262-рг

   О внесении изменений в распоряжение Администрации области от
                        15.11.2005 № 483-рз


     1.  Внести  изменения  в распоряжение Администрации области от
15.11.2005   №   483-рз   "Об   утверждении   Регламента  работы  с
документами    в    системе    автоматизации   делопроизводства   и
документооборота  в  органах  исполнительной власти области" (далее
Регламент):
     1.1. В тексте распоряжения:
     1.1.1.  Заменить  в  заголовке к тексту, пункте 1 распоряжения
слова  "автоматизации делопроизводства и документооборота в органах
исполнительной  власти  области"  на "электронного документооборота
органов исполнительной власти Новгородской области";
     1.1.2. Признать утратившими силу пункты 2, 3 распоряжения;
     1.2. В Регламенте:
     1.2.1.  Заменить  в  названии  Регламента слова "автоматизации
делопроизводства   и   документооборота  в  органах  исполнительной
власти   области"   на   "электронного   документооборота   органов
исполнительной власти Новгородской области";
     1.2.2. Изложить пункт 1.1 в редакции:
     "1.1.  Настоящий  Регламент  устанавливает  общие требования к
организации   и   технологии   работы   с   документами  в  органах
исполнительной  власти  области  в  условиях  использования системы
электронного   документооборота   органов   исполнительной   власти
Новгородской   области  (далее  СЭД  ОИВ  Новгородской  области)  и
обязателен  для  исполнения всеми лицами, имеющими доступ в СЭД ОИВ
Новгородской  области.  Действие  Регламента не распространяется на
технологию работы с проектами документов.";
     1.2.3.  Заменить  в пунктах 1.3, 1.5, 1.6, 1.8, 1.9, 2.1, 2.3,
3.1.5,  3.5.2, 3.5.5, 3.8.1, 5.1, 5.2, 5.3, наименовании подраздела
3.8,  наименованиях  разделов  2,  3,  5  слово  "САДД" на "СЭД ОИВ
Новгородской области";
     1.2.4.   Исключить   в   пункте   1.3  слова  "Инструкцией  по
организации делопроизводства в Администрации области и";
     1.2.5. Изложить пункт 1.4 в редакции:
     "1.4.  Работа  в  СЭД ОИВ Новгородской области основывается на
принципе  однократного  ввода  информации в систему и многократного
ее  использования. При этом документы, поступающие от одного органа
исполнительной  власти области в другой орган исполнительной власти
области,  должны быть зарегистрированы в системе обеими сторонами в
соответствии    с    выделенными   документопотоками.   Регистрация
документов  осуществляется путем создания связанной регистрационной
карточки  (далее  РК)  с  копированием  реквизитов документа из РК,
поступившей  в папку "Поступившие" от другого органа исполнительной
власти области.
     Документы,    направляемые   Администрацией   области   в   ее
структурные  подразделения  и  органы исполнительной власти области
на   исполнение   с   резолюциями   Губернатора   области,   первых
заместителей   Главы   администрации  области,  заместителей  Главы
администрации  области,  заместителя  Главы администрации области -
руководителя  аппарата  Администрации  области  (далее  заместители
Главы  администрации области), следует рассматривать как поручения,
которые   подлежат  исполнению  без  повторной  регистрации.  После
исполнения  такого документа при заполнении отчета исполнителя в РК
к  отчету  исполнителя  прикрепляется  электронный образ документа,
подтверждающего исполнение.
     Передача   документов  между  органами  исполнительной  власти
области  фиксируется в электронном журнале передачи и в формируемых
в СЭД ОИВ Новгородской области реестрах передачи.";
     1.2.6.  Заменить  в  пункте  1.6  слово  "управление" на слова
"комитет контроля и делопроизводства Администрации области";
     1.2.7. Изложить пункт 1.7 в редакции:
     "1.7.   Работники   органов   исполнительной  власти  области,
структурных  подразделений  Администрации  области  получают  право
работать  в  СЭД  ОИВ  Новгородской  области  на  основании  заявки
установленной   формы  за  подписью  руководителя  соответствующего
органа  исполнительной  власти  области, структурного подразделения
Администрации  области.  Заявка  подлежит  согласованию с комитетом
контроля  и  делопроизводства  Администрации  области и управлением
Администрации   области   по   взаимодействию  с  административными
органами,  затем  передается  в  ГУ "НИАЦ" на исполнение. ГУ "НИАЦ"
обеспечивает   установку   клиентских  мест  СЭД  ОИВ  Новгородской
области,  ввод  персональных  идентификаторов  и  первичных паролей
пользователей.";
     1.2.8.  Заменить  в пункте 2.1 слова "регистрационных карточек
(далее РК)" на "РК";
     1.2.9. Исключить пункт 2.2;
     1.2.10.   Заменить   в   наименовании   подраздела  3.1  слова
"управления  делопроизводства  и  архива"  на  "комитета контроля и
делопроизводства Администрации области";
     1.2.11. В пункте 3.1.1:
     1.2.11.1.  Дополнить четвертый абзац после слов "администрации
области"  словами  ", а также в подключенные к СЭД ОИВ Новгородской
области органы исполнительной власти области";
     1.2.11.2. Изложить шестой абзац в редакции:
     "сканирование  поступившего  документа  и  резолюций  к нему и
прикрепление их электронных образов к РК;";
     1.2.12. Исключить подраздел 3.2;
     1.2.13.  Заменить  в наименовании подраздела 3.3 слова "отделе
документов  и  архива  управления  делопроизводства  и  архива"  на
"управлении   делопроизводства   и   архива   комитета  контроля  и
делопроизводства Администрации области";
     1.2.14. В пункте 3.3.1:
     1.2.14.1.   Заменить   во   втором  абзаце  слова  "в  формате
Microsoft Word" на "в форматах Microsoft Word и PDF";
     1.2.14.2. Дополнить абзацем следующего содержания:
     "заверение   электронных  копий  документов  с  использованием
электронной цифровой подписи;";
     1.2.15. Изложить пункт 3.3.2 в редакции:
     "3.3.2.  Пересылка  РК зарегистрированного документа через СЭД
ОИВ   Новгородской   области   в   приемные   Губернатора  области,
заместителей     Главы     администрации    области,    структурные
подразделения  Администрации  области,  а  также подключенные к СЭД
ОИВ  Новгородской  области  органы  исполнительной власти области в
соответствии с указателем рассылки;";
     1.2.16. Исключить подраздел 3.4;
     1.2.17. В пункте 3.5.1:
     1.2.17.1. Исключить третий, восьмой и девятый абзацы;
     1. 2.17.2. Дополнить абзацами следующего содержания:
     "постановка   на   контроль   резолюций   заместителей   Главы
администрации области (при необходимости);
     снятие  исполненных резолюций заместителей Главы администрации
области с контроля;
     информирование  организаций о ходе исполнения направленных ими
документов  или документов, по которым ведется совместная работа, с
использованием СЭД ОИВ Новгородской области;
     регистрация   записок  (служебные,  докладные,  аналитические,
объяснительные) в СЭД ОИВ Новгородской области;
     распечатка  электронных  копий  документов,  поступивших через
СЭД   ОИВ   Новгородской  области,  для  передачи  на  рассмотрение
заместителям Главы администрации области;";
     1.2.18.  Заменить  в пункте 3.5.5 слова "системному технологу"
на слово "администратору";
     1.2.19. Исключить подраздел 3.6;
     1.2.20. Изложить пункт 3.7.1 в редакции:
     "3.7.1. Работа с входящими документами:
     ежедневный просмотр папок "Поступившие", "На контроле";
     регистрация  документов,  адресованных  в орган исполнительной
власти  области,  с  заполнением  всех  необходимых для дальнейшего
поиска   и   аналитической   работы  полей  РК  (при  необходимости
устанавливаются связки с ранее зарегистрированными документами);
     регистрация  документов,  поступивших в папку "Поступившие" от
органов  исполнительной  власти области, в том числе от структурных
подразделений Администрации области, путем создания связанной РК;
     прием  в  папке  "Поступившие"  документов к исполнению без их
регистрации   в   СЭД  ОИВ  Новгородской  области  в  случае,  если
документы   направлены   по   резолюциям  Губернатора  области  или
заместителей Главы администрации области;
     распечатка  электронных  копий  документов,  поступивших через
СЭД ОИВ Новгородской области, для передачи на исполнение;
     занесение   в   РК   информации  по  результатам  рассмотрения
документа  руководителем  (ввод резолюции, постановка на внутренний
контроль, направление на исполнение);
     контроль исполнения;
     ввод в РК информации об исполнении;
     пересылка   РК  исполненного  документа  в  отдел  прохождения
документов   комитета  контроля  и  делопроизводства  Администрации
области для снятия документа с контроля;";
     1.2.21.    Заменить    в   пункте   5.3   слова   "управлением
делопроизводства    и    архива"    на    "комитетом   контроля   и
делопроизводства Администрации области".
     2. Опубликовать    распоряжение    в    газете   "Новгородские
ведомости".


     Заместитель Главы
     администрации области -
     руководитель аппарата
     Администрации области          В.А.Тилинин