Распоряжение Администрации Новгородской области от 29.03.2013 № 121-рз

                         Российская Федерация
                 АДМИНИСТРАЦИЯ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

                            РАСПОРЯЖЕНИЕ
           от 29 марта 2013 г. № 121-рз  Великий Новгород

                                    Утратилo силу - Распоряжение
                                 Правительства Новгородской области
                                     от 27.12.2013 г. N 262-рг

  О внесении изменений в Регламент работы с документами в системе
    электронного документооборота органов исполнительной власти
                       Новгородской области


     1.  Внести  изменения  в  Регламент  работы  с  документами  в
системе   электронного   документооборота   органов  исполнительной
власти    Новгородской    области,    утвержденный    распоряжением
Администрации области от 15.11.2005 № 483-рз:
     1.1. Исключить пункт 1.2;
     1.2. Изложить пункты 1.4, 1.5 в редакции:
     "1.4.  Работа  в  СЭД ОИВ Новгородской области основывается на
принципе  однократного  ввода  информации в систему и многократного
ее использования.
     Обмен    документами    в   СЭД   ОИВ   Новгородской   области
осуществляется  без повторной их регистрации. Органы исполнительной
власти   области   и  органы  местного  самоуправления  области  (в
соответствии   с   заключенными  соглашениями)  работают  в  единой
регистрационной карточке (далее РК).
     Передача   документов   в   СЭД   ОИВ   Новгородской   области
фиксируется  в  "адресатах"  РК  и  при  необходимости  электронном
журнале передачи и в формируемых реестрах передачи.
     Передача    документов    в   адрес   Администрации   области,
Губернатора   области,   первых  заместителей  Главы  администрации
области,    заместителей   Главы   администрации   области   (далее
заместители  Главы  администрации области), комитетов, управлений и
отделов   Администрации  области  осуществляется  через  справочник
"Подразделения    (должностные   лица)",   адресат   "Администрация
области".
     Отчет  об  исполнении  документа  в  РК  заполняет исполнитель
документа.  К  отчету  прикрепляется  электронный  образ документа,
подтверждающего   исполнение.   Функция   пересыла   исходящих   РК
осуществляется  только после прикрепления к ним электронного образа
документа.
     В  СЭД  ОИВ  Новгородской  области  запрещена  перерегистрация
правовых актов.
     Органы   местного   самоуправления   осуществляют   в  системе
регистрацию  следующих  групп  исходящих  документов: информации об
исполнении  нормативных  актов,  ответы  на  поручения  Губернатора
области,  запросы  Администрации  области,  областной Думы, органов
исполнительной  власти  и  органов местного самоуправления области,
исходящие  документы в адрес Администрации области, областной Думы,
Губернатора  области,  заместителей  Главы  администрации  области,
органов  исполнительной  власти  и  органов местного самоуправления
области.
     1.5.  В СЭД ОИВ Новгородской области обрабатываются документы,
содержащие  информацию открытого характера. Разрешается производить
регистрацию      сопроводительных      документов     ограниченного
распространения  (имеющих пометку "ДСП"). К документам, разрешенным
для  сканирования  и прикрепления файла к РК в СЭД ОИВ Новгородской
области,  относятся  документы,  поступившие из федеральных органов
исполнительной  и  законодательной власти, органов исполнительной и
законодательной  власти  Новгородской  области  и  других субъектов
Российской  Федерации, органов местного самоуправления Новгородской
области  и  других  субъектов Российской Федерации, организаций, от
граждан   (в   том   числе   полученных   по  средствам  телеграфа,
факсимильной   связи,   электронной  почты),  письма  Администрации
области.
     Не   допускается   ввод  текстов  и  сканирование  шифрограмм,
бухгалтерских  документов,  бланков  строгой отчетности, документов
для   служебного   пользования,  документов  с  грифом  "секретно",
"конфиденциально",   документов,  сканирование  которых  невозможно
ввиду  технических  причин  (плохое качество), прошитых документов,
расшивать   которые   нельзя,   судебных  повесток,  доверенностей,
материалов  по  помилованию  (приложения),  ходатайств, обращений и
заявлений,    связанных    с   земельными   участками   и   планами
(программами)  приватизации государственного имущества Новгородской
области.";
     1.3. Дополнить подразделом 3.9 следующего содержания:
     "3.9.   Виды   работ,   выполняемые   в  отделе  по  работе  с
обращениями    граждан   комитета   контроля   и   делопроизводства
Администрации области
     3.9.1. Работа с входящими документами:
     регистрация  документа  с  заполнением  всех  необходимых  для
дальнейшего    поиска   и   аналитической   работы   полей   РК   с
использованием   внутренних   спра   воч  ников  программы  "ДЕЛО":
"Организации",  "Подразделения  (должностные  лица)", "Граждане" (в
РК  заполняются  полные  данные  о  гражданине,  при  необходимости
устанавливается связка с ранее зарегистрированными документами);
     сканирование   обращения   и  материалов  по  рассматриваемому
обращению  (электронный  образ обращения гражданина прикрепляется к
РК);
     постановка   документа   на  контроль  (при  необходимости)  в
соответствии с резолюцией должностного лица;
     пересылка   РК   документа  по  сети  в  приемные  Губернатора
области,  заместителей  Главы администрации области (в РК заносится
информация о передаче документа и его копий);
     проверка    после    возвращения    документа   с   резолюцией
руководителя  правильности  записи  резолюции  в  РК, постановки на
контроль  и  записей  о наличии отчетов исполнителей (информация об
исполнении документа);
     снятие  исполненного  документа  с контроля (в РК закладка "Д"
результат рассмотрения);
     постановка   документа   на   дополнительный   или  длительный
контроль в соответствии с резолюцией должностного лица;
     списание   документа   в  дело  согласно  номенклатуре  дел  с
пометкой в РК;
     3.9.2. Работа с исходящими документами:
     регистрация  документа  с  заполнением  всех  необходимых  для
дальнейшего   поиска   и   аналитической   работы   полей  РК  (при
необходимости    в    РК    устанавливаются    связки    с    ранее
зарегистрированными документами);
     списание РК документа в дело согласно номенклатуре дел;
     3.9.3.  Регулярный  контроль  содержания  папок "Поступившие",
"На  исполнении" и папок "На исполнении", "На контроле" Губернатора
области и заместителей Главы администрации области;
     3.9.4.   Контроль  за  исполнением  документов  с  резолюциями
Губернатора  области,  заместителей  Главы  администрации области и
сроками рассмотрения обращений граждан;
     3.9.5.    Подготовка   напоминаний,   уведомлений   гражданам,
статистических отчетов.";
     1.4.  Исключить приложение к Регламенту работы с документами в
системе   автоматизации   делопроизводства   и  документооборота  в
органах исполнительной власти области.
     2. Опубликовать    распоряжение    в    газете   "Новгородские
ведомости".


     Заместитель
     Главы администрации области          А.В. Костюков