Форма журнала регистрации договоров (соглашений, контрактов)
приведена в приложении № 20;
3.5.8.8. Регистрационный номер договора (соглашения,
контракта) состоит из регистрационных номеров, присваиваемых
органам власти, организациями, заключившими договор, разделенных
косой чертой, в порядке упоминания сторон в тексте договора
(соглашения, контракта).
3.5.9. Доверенности
3.5.9.1. Доверенности выдаются от имени Администрации области
или должностного лица;
3.5.9.2. Доверенности оформляются на бланках писем
Губернатора Новгородской области и Администрации Новгородской
области в соответствии с подразделом 3.6 Инструкции по
делопроизводству;
3.5.9.3. Текст доверенности содержит следующие сведения:
полное наименование органа исполнительной власти области или
должностного лица;
должность, фамилия, имя, отчество (при необходимости
паспортные данные) доверенного лица;
основания, подтверждающие полномочия органа исполнительной
власти области или должностного лица;
объем и содержание предоставляемых полномочий;
срок действия доверенности;
3.5.9.4. Доверенности заверяются оттиском печати с
изображением герба Новгородской области.
3.5.10. Справки
3.5.10.1. Справка - документ, содержащий информацию по
какому-либо определенному вопросу, подтверждение тех или иных
фактов и событий;
3.5.10.2. Справка имеет следующие реквизиты:
наименование органа исполнительной власти области (в случае
представления справки за пределы Администрации области);
наименование структурного подразделения (в случае
представления справки внутри Администрации области);
вид документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
адресат;
заголовок к тексту;
текст документа;
подпись должностного лица.
Реквизиты справки оформляются в соответствии с подразделом
3.3 Инструкции по делопроизводству;
3.5.10.3. Справки, представляемые за пределы Администрации
области (по запросам), оформляются на бланке письма Администрации
Новгородской области в соответствии с подразделом 3.6 Инструкции
по делопроизводству.
Справки, представляемые внутри Администрации области,
оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.
3.5.11. Характеристики
3.5.11.1. Характеристика - официальный документ, содержащий
описание характерных, отличительных черт и качеств работника,
проявленных им в трудовой и общественной деятельности, с отзывом о
его деятельности;
3.5.11.2. Характеристика составляется, как правило,
руководителем структурного подразделения, в котором работает
(работал) работник;
3.5.11.3. Вид документа печатается центрированным способом
прописными буквами полужирным шрифтом. Ниже указываются должность,
занимаемая работником, фамилия, имя, отчество работника
(полностью) (в родительном падеже), например:
ХАРАКТЕРИСТИКА
ведущего специалиста 1 разряда управления финансового
обеспечения Администрации Новгородской области
Фамилия Имя Отчество
3.5.11.4. Текст характеристики состоит из четырех частей:
анкетные данные (фамилия, инициалы работника, год рождения,
образование (название учебных заведений, где и когда окончил),
специальность (профессия), ученая степень и звание (если
имеются));
данные о трудовой деятельности (периоды трудовой деятельности
(с какого года и в какой должности начал трудовую деятельность в
Администрации области, на какие должности и в какие подразделения
переводился), результаты трудовой деятельности (наиболее
значимые), сведения о повышении квалификации, переквалификации,
получении дополнительного образования);
оценка деловых и личностных качеств (награды, поощрения,
взыскания);
назначение характеристики;
3.5.11.5. Текст характеристики излагается от 3-го лица
настоящего или прошедшего времени (окончил, работал, выполняет,
имеет);
3.5.11.6. Характеристика оформляется на стандартных листах
бумаги формата А4, визируется на оборотной стороне последнего
листа руководителем структурного подразделения и подписывается
заместителем Главы администрации области - руководителем аппарата
Администрации области. Подпись удостоверяется оттиском печати с
изображением герба Новгородской области.
Дата выдачи характеристики проставляется внизу, под подписью
слева;
3.5.11.7. Характеристики относятся к документам, содержащим
персональные данные. Их подготовка и представление должны
осуществляться с соблюдением норм действующего законодательства о
персональных данных.
3.6. Служебная переписка
3.6.1. Служебная переписка - различные виды официальных
документов информационно-справочного характера, используемых для
обмена информацией в деятельности Администрации области.
В Администрации области используются следующие виды служебной
переписки: служебное письмо, телеграмма, факсограмма (факс),
телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение).
3.6.2. Служебное письмо
3.6.2.1. Служебное письмо - документ
информационно-справочного характера, направляемый Губернатором
области, Администрацией области, структурным подразделением
адресату (органу власти, организации, должностному или физическому
лицу) по почтовой связи;
3.6.2.2. Служебные письма готовятся как:
доклады о выполнении поручений Президента Российской
Федерации и Правительства Российской Федерации;
сопроводительные письма;
ответы на запросы;
инициативные письма;
3.6.2.3. Служебные письма оформляются на бланках (приложения
NN 4, 5, 6) и имеют следующие реквизиты:
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
заголовок к тексту;
текст документа;
отметка о наличии приложений;
подпись должностного лица;
отметка об исполнителе.
Схема расположения реквизитов на бланке письма Администрации
Новгородской области приведена в приложении № 17.
Оформление реквизитов осуществляется в соответствии с
подразделом 3.3 Инструкции по делопроизводству;
3.6.2.4. Проект служебного письма оформляется на стандартном
листе бумаги формата А4.
На первой странице проекта в правом верхнем углу печатается
слово "Проект".
Ниже через одинарный межстрочный интервал в правом углу
печатается адресат.
Заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита
одинарным межстрочным интервалом, печатается в левом углу.
Текст проекта служебного письма отделяется от заголовка к
тексту двумя одинарными межстрочными интервалами, печатается
межстрочным интервалом "минимум" 18 пт;
3.6.2.5. Структура текста служебного письма, как правило,
состоит из четырех частей:
в первой - указываются цели, основания, причины;
во второй - раскрываются суть проблемы, обстоятельства;
в третьей - описываются принятые в области меры, направленные
на изменение ситуации;
в четвертой - приводятся выводы и излагаются просьбы,
предложения;
3.6.2.6. Служебное письмо должно быть однопредметным по
содержанию, мотивированным и обоснованным.
В служебном письме должны излагаться вопросы, которые входят
в компетенцию адресата.
Служебные письма, оформляемые на бланке письма Администрации
Новгородской области, излагаются от первого лица множественного
числа ("Просим представить информацию...", "Направляем на
заключение проект..." и др.), от третьего лица единственного числа
("Администрация Новгородской области считает возможным...",
"Администрация Новгородской области предлагает рассмотреть..."),
на бланке письма Губернатора Новгородской области - от первого
лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...",
"Считаю возможным принять участие в...").
В служебных письмах, адресованных должностным и физическим
лицам, используются фразы этикетного характера перед текстом
служебного письма, например:
Уважаемый...
Объем служебного письма не должен превышать 1 - 2 страницы. В
отдельных случаях (информация по выполнению поручений,
распоряжений Президента Российской Федерации, Правительства
Российской Федерации) допускается увеличение объема служебного
письма;
3.6.2.7. При наличии материалов, прилагаемых к служебному
письму, оформляется реквизит "Отметка о наличии приложений".
Приложения к служебному письму визируются исполнителем и
являются его неотъемлемой частью;
3.6.2.8. Ниже через одинарный межстрочный интервал
проставляется виза руководителя органа (организации),
подготовившего проект служебного письма.
Визы согласования проекта служебного письма отделяются
одинарным межстрочным интервалом от визы руководителя органа
(организации), подготовившего проект письма;
3.6.2.9. Сроки подготовки инициативных писем определяются
Губернатором области, заместителями Главы администрации области,
руководителями структурных подразделений.
Подготовка служебных писем-ответов осуществляется с учетом
сроков, установленных действующим законодательством, или указанных
в резолюции. В данном случае оформляется реквизит "Ссылка на
исходящий номер и дату документа адресанта", исполняемый документ
прилагается к проекту;
3.6.2.10. Служебные письма, подписываемые руководителями двух
и более органов власти, организаций, оформляются на стандартном
листе бумаги формата А4. Наименования органов власти, организаций
- авторов документа указываются в реквизите "Подпись должностного
лица";
3.6.2.11. Письма, содержащие финансовые обязательства
(гарантийные письма), подписываются двумя должностными лицами
(заместителем Главы администрации области и начальником управления
финансового обеспечения Администрации области - главным
бухгалтером) и заверяются оттиском печати с изображением герба
Новгородской области;
3.6.2.12. В служебных письмах, содержащих информацию
ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о
конфиденциальности";
3.6.2.13. Подготовленный соответствующим образом проект
служебного письма визируется исполнителем и передается на
согласование. При необходимости к проекту прилагаются
пояснительная записка, другие материалы, поясняющие содержание
служебного письма;
3.6.2.14. Проект служебного письма за подписью Губернатора
области подлежит согласованию в следующем порядке:
помощником (референтом) заместителя Главы администрации
области, осуществляющего координацию затрагиваемых в проекте письма
направлений деятельности Администрации области, который проверяет
правильность составления и оформления проекта письма, при
необходимости редактирует текст; (В редакции Постановления
Администрации Новгородской области от 23.12.2011 г. N 725)
руководителями органов (организаций), чьи интересы
затрагивает содержание письма;
председателем комитета финансов Новгородской области (если
письмо готовится по финансовым вопросам и касается финансовых
обязательств Администрации области или предусматривает расходы,
покрываемые за счет областного бюджета);
председателем комитета правового обеспечения Администрации
области;
заместителем Главы администрации области, осуществляющим
координацию затрагиваемых в проекте письма направлений
деятельности Администрации области;
советником Губернатора области, который при отсутствии
замечаний визирует проект письма в левом верхнем углу первого
листа с указанием слов "На бланк" и даты визирования. При наличии
у советника Губернатора области замечаний по тексту проект письма
визируется только после внесения разработчиком соответствующих
правок;
3.6.2.15. Согласованный проект служебного письма за подписью
Губернатора области советник Губернатора области возвращает
помощнику (референту) заместителя Главы администрации области,
осуществляющего координацию затрагиваемых в проекте направлений
деятельности Администрации области, для передачи исполнителю,
который сдает его в управление делопроизводства и архива для
оформления на бланк. (В редакции Постановления Администрации
Новгородской области от 23.12.2011 г. N 725)
Проекты служебных писем, сданные в управление
делопроизводства и архива до 15.00, оформляются на бланк и
передаются на подписание Губернатору области в этот же день.
Проекты служебных писем, сданные в управление делопроизводства и
архива после 15.00, передаются на подписание на следующий рабочий
день;
3.6.2.16. Проект служебного письма за подписью заместителя
Главы администрации области подлежит согласованию в следующем
порядке:
руководителями органов (организаций), чьи интересы
затрагивает содержание письма;
председателем комитета финансов Новгородской области (если
письмо готовится по финансовым вопросам и касается финансовых
обязательств Администрации области или предусматривает расходы,
покрываемые за счет областного бюджета).
Проект служебного письма за подписью заместителя Главы
администрации области после согласования передается исполнителем
помощнику (референту) заместителя Главы администрации области,
осуществляющего координацию затрагиваемых в проекте направлений
деятельности Администрации области. (В редакции Постановления
Администрации Новгородской области от 23.12.2011 г. N 725)
Помощник (референт) заместителя Главы администрации области
проверяет смысловое содержание, правильность составления и
оформления проекта служебного письма, при необходимости редактирует
текст, обеспечивает его оформление на бланк письма Администрации
Новгородской области и передает на подпись заместителю Главы
администрации области; (В редакции Постановления Администрации
Новгородской области от 23.12.2011 г. N 725)
3.6.2.17. После подписания служебное письмо вместе с проектом
передается в отдел прохождения документов для регистрации,
отправки и направления копии в дело и исполнителю;
3.6.2.18. Служебные письма, направляемые Президенту
Российской Федерации, Председателю Правительства Российской
Федерации, Председателю Государственной Думы, Председателю Совета
Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, оформляются
только за подписью Губернатора области.
Служебные письма, направляемые в федеральные министерства,
федеральные службы и агентства, аппарат полномочного представителя
Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном
округе, оформляются за подписью Губернатора области или
заместителей Главы администрации области.
Служебные письма, направляемые в адрес органов исполнительной
власти области, организаций и органов местного самоуправления,
могут готовиться структурными подразделениями в пределах их
полномочий и оформляться на бланках писем структурных
подразделений;
3.6.2.19. Вносить исправления, дополнения в подписанные
служебные письма не допускается.
3.6.3. Телеграмма
3.6.3.1. Телеграмма - документ информационно-справочного
характера, направляемый адресату (органу власти, организации или
должностному лицу) по телеграфной сети общего пользования.
Подготовка телеграмм в Администрации области осуществляется в
соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи,
утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от
15 апреля 2005 года № 222;
3.6.3.2. В Администрации области готовятся телеграммы
следующих категорий:
"правительственная";
"срочная";
"обыкновенная";
3.6.3.3. В зависимости от назначения, способа оформления,
подачи или доставки в Администрации области используются следующие
виды телеграмм:
"с уведомлением о вручении телеграфом" (с отметкой
"уведомление телеграфом");
"на художественном бланке" (поздравительная);
"схемная" (с отметкой "схема триста семьдесят девять", по
которой отправляются телеграммы одного содержания, адресованные в
Администрации муниципальных районов и городского округа области);
3.6.3.4. Телеграммы оформляются за подписью Губернатора
области или заместителей Главы администрации области.
Правительственные телеграммы оформляются только за подписью
Губернатора области;
3.6.3.5. Телеграмма оформляется на стандартном листе бумаги
формата А4 и имеет следующие реквизиты:
категория и вид телеграммы - печатается центрированным
способом. Категория "обыкновенная" не указывается;
адресат - печатается в правом верхнем углу текстового поля
(сокращения не применяются). В адресе телеграммы наименование
населенного пункта (город, село, деревня и т.п.) указывается в
именительном падеже, а наименование республики, края, области и
района, на территории которых находится населенный пункт - в
родительном падеже. Слова "строение", "корпус", "квартира",
"проспект", "проезд" и другие пишутся полностью. Номера домов,
строений, корпусов и квартир пишутся цифрами. Дробные номера
пишутся с использованием символа "/". Наименования номерных улиц и
номерных организаций пишутся словами;
текст телеграммы - излагается кратко, без союзов и предлогов
(если при этом не искажается его содержание), без знаков
препинания (или с их сокращенным обозначением), печатается без
переноса слов, без абзацев и исправлений. Текст телеграммы
заканчивается регистрационным номером, который проставляется в
отделе прохождения документов. После номера ставится "тчк";
подпись должностного лица - размещается под текстом
телеграммы и состоит из наименования должности, инициалов и
фамилии лица, подписывающего телеграмму;
адрес и наименование отправителя - проставляются ниже подписи
под чертой от левой границы текстового поля (почтовый адрес
Администрации области, лицевой счет и дата телеграммы (день
отправления)).
Ниже оформляется реквизит "подпись должностного лица";
отметка об исполнителе - оформляется в левом нижнем углу
текстового поля с указанием фамилии, имени, отчества, контактных
телефонов, с проставлением личной подписи и даты.
Образец оформления телеграммы приведен в приложении № 18;
3.6.3.6. Подписанная телеграмма заверяется в отделе
прохождения документов оттиском печати Администрации Новгородской
области "Для телеграмм". Копия телеграммы помещается в дело в
соответствии с номенклатурой дел отдела прохождения документов;
3.6.3.7. Телеграммы передаются в отделение связи (телеграф)
по реестру, который подписывается в двух экземплярах и заверяется
оттиском печати Администрации Новгородской области "Для
телеграмм". Второй экземпляр реестра с отметкой работника
отделения связи (телеграфа) о приеме телеграммы возвращается в
отдел прохождения документов.
3.6.4. Факсограмма (факс)
3.6.4.1. Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном
носителе копия документа (письменного, графического,
изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи;
3.6.4.2. По каналам факсимильной связи передаются документы,
требующие срочной передачи.
Документы, содержащие информацию ограниченного доступа, в том
числе с отметкой "Для служебного пользования", для передачи по
факсимильной связи не принимаются;
3.6.4.3. Ответственность за содержание передаваемой
информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к
передаче, и руководителя соответствующего структурного
подразделения;
3.6.4.4. Для информирования адресата о досылке подлинника в
правом верхнем углу документа, предназначенного для отправки по
факсу, исполнителем указывается "С досылкой подлинника" (кроме
информации, направляемой для сведения);
3.6.4.5. Работа с документами, поступившими по каналам
факсимильной связи, осуществляется в порядке, аналогичном порядку
работы с поступающей документацией на бумажном носителе,
установленному Инструкцией по делопроизводству. В электронной
регистрационной карточке (далее - РК) документа делается отметка о
способе доставки.
3.6.5. Телефонограмма
3.6.5.1. Телефонограмма - документ информационного
характера, передаваемый по каналам телефонной связи (приглашение,
экстренное сообщение и т.п.).
Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты, как
правило, не более 50 слов.
В тексте телефонограммы следует избегать труднопроизносимых
слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов;
3.6.5.2. Переданная (поступившая) телефонограмма
составляется в одном экземпляре и оформляется на специальном
бланке (приложение № 19);
3.6.5.3. Текст поступившей телефонограммы оперативно
передается руководителю, которому она адресована.
Работа с поступившими телефонограммами осуществляется в
порядке, аналогичном порядку работы с поступающей документацией на
бумажном носителе, установленному Инструкцией по делопроизводству.
В РК документа делается отметка о способе доставки.
3.6.6. Электронное письмо (электронное сообщение)
3.6.6.1. Электронное письмо (электронное сообщение) -
документ информационно-справочного характера, передаваемый по
электронной почте.
Электронное письмо (электронное сообщение) имеет статус
документа, если оно заверено электронной цифровой подписью;
3.6.6.2. С помощью электронной почты могут передаваться
любые по форме представления данные (текстовые сообщения,
графические изображения и др.), за исключением документов,
содержащих информацию ограниченного доступа, в том числе с
пометкой "Для служебного пользования", содержащих персональные
данные;
3.6.6.3. Электронное письмо (электронное сообщение) имеет
следующие реквизиты:
адресат (в поле "Кому" указывается электронный адрес
получателя);
заголовок к тексту (указывается в поле "Тема");
текст документа.
Образец электронного сообщения:
Дата: 18.01.11 12:30
От кого:
Кому:
Тема: НА: Re: из "Приглашение на семинар..."
Уважаемая...!
Спасибо за приглашение на семинар...
Фамилия Имя,
начальник управления делопроизводства и архива комитета
контроля и делопроизводства Администрации области
73-23-04
3.6.6.4. Электронное письмо (электронное сообщение) может
иметь вложения, которые содержат электронную версию передаваемого
документа либо его электронную копию, полученную в результате
сканирования документа, оформленного на бумажном носителе;
3.6.6.5. Работа с поступившими электронными письмами
(электронными сообщениями) осуществляется в порядке, аналогичном
порядку работы с поступающей документацией на бумажном носителе,
установленному Инструкцией по делопроизводству. В РК документа
делается отметка о способе доставки.
4. Организация документооборота в Администрации области
4.1. Общие требования к организации документооборота в
Администрации области
4.1.1. В Администрации области документооборот
осуществляется с использованием СЭД ОИВ Новгородской области. (В
редакции Постановления Администрации Новгородской области
от 23.12.2011 г. N 725)
4.1.2. Основными принципами организации документооборота в
Администрации области являются:
централизация операций по приему и отправке документов;
распределение документов, имеющих одинаковый маршрут, на
документопотоки (маршрутизация);
организация движения документа по наиболее короткому пути;
организация предварительного рассмотрения поступающей
документации;
исключение возвратных движений документа, не обусловленных
деловой необходимостью;
однократность регистрации документов.
4.1.3. Документооборот в Администрации области в
соответствии с особенностями технологической обработки состоит из
документопотоков:
поступающая документация;
отправляемая документация;
внутренняя документация.
4.1.4. В составе поступающей документации выделяются:
законы Российской Федерации, указы, распоряжения, поручения
Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения,
поручения Правительства Российской Федерации, протоколы совещаний
и заседаний Правительства Российской Федерации и его комиссий,
письма из аппарата полномочного представителя Президента
Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе, имеющие
ссылки на поручения Президента Российской Федерации (далее -
специальная корреспонденция);
документы, поступившие из других органов государственной
власти, органов местного самоуправления области, из организаций,
запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации и членов Совета Федерации Федерального
Собрания Российской Федерации и др.;
обращения граждан (предложения, заявления, жалобы).
4.1.5. В составе отправляемой документации выделяются:
документы по выполнению специальной корреспонденции;
копии правовых актов;
письма Губернатора области и Администрации области;
ответы на обращения граждан;
письма структурных подразделений.
4.1.6. В составе внутренней документации выделяются:
правовые акты;
поручения Губернатора области;
протоколы заседаний (совещаний);
планы;
отчеты;
договоры (соглашения);
документы структурных подразделений (служебные,
объяснительные, аналитические записки, справки, акты и др.).
4.1.7. Регистрации подлежат все документы, создаваемые в
Администрации области и поступающие от иных органов власти,
юридических и физических лиц, независимо от способа их доставки,
передачи или создания.
4.1.8. Регистрация документов в Администрации области
ведется в соответствии с документопотоками в пределах группы в
зависимости от вида документа. Например, отдельно регистрируются
распоряжения Администрации области по личному составу, служебная
переписка.
4.1.9. Доставка и отправка документов осуществляются
средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи
(телеграф, телефон, факсимильная связь и электронная почта), "с
нарочным".
Средствами почтовой связи доставляется и отправляется
корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых
карточек, бандеролей и печатные издания.
Средствами электросвязи доставляются и отправляются
телеграммы, факсограммы (факсы), телефонограммы, электронные
письма (электронные сообщения).
4.1.10. Для регистрации и учета документов используются
классификаторы (справочники):
структурных подразделений;
видов документов;
должностных лиц;
корреспондентов;
предметно-тематический (вопросы деятельности).
4.2. Прием и первичная обработка поступающей документации
4.2.1. Поступающая документация принимается централизованно
отделом прохождения документов.
4.2.2. При получении документа отдел прохождения документов
проверяет целостность конверта, пакета или упаковки, правильность
адресования документа, а при вскрытии конверта - наличие в нем
документов, включая приложения.
При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним
составляется акт об отсутствии документов в полученной
корреспонденции (приложение N 22 - не приводится) в двух
экземплярах: первый приобщается к поступившему документу, второй
направляется отправителю документа.
4.2.3. Не вскрываются конверты с отметкой "Лично".
4.2.4. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в
случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и
дату отправки.
4.2.5. При первичной обработке документы сортируются по
адресатам на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с
перечнем документов, не подлежащих регистрации (приложение № 23).
Нерегистрируемые документы передаются непосредственно по
назначению, остальные направляются на предварительное рассмотрение
и регистрацию.
4.2.6. Телеграммы принимаются отделом прохождения документов
под расписку с проставлением даты и времени приема.
4.2.7. Документы с отметками "Вручить немедленно", "Весьма
срочно" и "Срочно" доставляются фельдъегерской связью в отдел
прохождения документов.
4.2.8. Документы, поступившие в рабочее время, проходят
первичную обработку и передаются на регистрацию в день
поступления, поступившие в нерабочее время - на следующий рабочий
день.
4.2.9. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается
отправителю в день поступления или на следующий рабочий день.
4.3. Предварительное рассмотрение поступающей документации
4.3.1. Предварительное рассмотрение поступивших документов
осуществляется в отделе прохождения документов.
4.3.2. Предварительное рассмотрение поступивших документов,
адресованных Губернатору области, а также без указания конкретного
лица или структурного подразделения, осуществляется председателем
комитета контроля и делопроизводства, в период его отсутствия -
его заместителем для распределения их на требующие обязательного
рассмотрения Губернатором области или заместителем Главы
администрации области - руководителем аппарата Администрации
области.
4.3.3. Предварительное рассмотрение поступивших документов
осуществляется с учетом их содержания и в соответствии с
распределением обязанностей.
4.3.4. Прошедшие предварительное рассмотрение поступившие
документы подлежат регистрации в отделе прохождения документов.
4.4. Регистрация поступающей документации
4.4.1. Регистрация поступивших документов (за исключением
обращений граждан) осуществляется отделом прохождения документов в
СЭД ОИВ Новгородской области. (В редакции Постановления
Администрации Новгородской области от 23.12.2011 г. N 725)
4.4.2. Поступившие документы регистрируются в день
поступления, в случае их поступления в нерабочее время - на
следующий рабочий день.
4.4.3. Поступившие документы с отметками "Срочно",
"Оперативно" передаются на регистрацию незамедлительно.
4.4.4. Регистрационный номер поступившего документа (за
исключением специальной корреспонденции) состоит из порядкового
номера поступления в пределах календарного года, который
дополняется буквенным индексом "В" и через дефис порядковым
номером заголовка дела по номенклатуре дел отдела прохождения
документов, например:
№ 185В-23, где:
185 - порядковый номер поступления в пределах календарного
года;
В - буквенный индекс, обозначающий принадлежность документа
к поступающей документации;
23 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел
отдела прохождения документов.
4.4.5. Регистрационный номер поступившего документа,
отнесенного к категории специальной корреспонденции, состоит из
порядкового номера поступления в пределах календарного года,
который дополняется буквенным индексом "В", например:
№ 185В, где:
185 - порядковый номер поступления в пределах календарного
года;
В - буквенный индекс, обозначающий принадлежность документа
к поступающей документации.
Письмам, поступившим во исполнение контрольного документа,
присваивается входящий номер контрольного документа и через дробь
очередной порядковый номер ответа на контрольный документ.
4.4.6. Поступившие документы с отметками "Для служебного
пользования", "Конфиденциально" регистрируются в отдельном журнале
(приложение № 24).
К регистрационному номеру поступивших документов с отметкой
"Для служебного пользования" добавляется через дефис буквенный
индекс "дсп".
4.4.7. При регистрации поступившего документа в СЭД ОИВ
Новгородской области заводится РК (приложение № 25). (В редакции
Постановления Администрации Новгородской области
от 23.12.2011 г. N 725)
4.4.8. На поступивших документах в нижнем правом углу первого
листа документа проставляется с использованием штампа отметка о
поступлении документа с указанием даты и регистрационного номера
документа, служащих уникальным идентификатором документа в СЭД ОИВ
Новгородской области. (В редакции Постановления Администрации
Новгородской области от 23.12.2011 г. N 725)
4.4.9. Если поступивший документ является ответом на
документ Администрации области, то при наличии соответствующей
ссылки в реквизитах поступившего документа в РК в поле "Связки"
устанавливается связка с документом, на который дается ответ.
4.4.10. Поступившие документы, содержащие конкретный срок
исполнения, ставятся на контроль во время регистрации. Если в
документе срок исполнения не указан, то сроки устанавливаются в
соответствии с действующим законодательством (приложение № 26).
4.4.11. Постановка поступивших документов на контроль в СЭД
ОИВ Новгородской области осуществляется отделом прохождения
документов при заполнении в РК полей "Плановая" (заносится плановая
дата исполнения) и "Исполнители". В РК документа высвечивается
соответствующая индикация в виде буквы "К" красного цвета. (В
редакции Постановления Администрации Новгородской области
от 23.12.2011 г. N 725)
При постановке поступившего документа на контроль в правом
верхнем углу первого листа проставляются отметки о контроле
документа с использованием штампа "Контроль" и слева на нижнем
поле "Подлежит возврату вместе с ответом", в правом верхнем углу
указывается срок исполнения документа. Исполненные документы
возвращаются в день их исполнения в отдел прохождения документов
для снятия с контроля в СЭД и направления их в дело.
4.4.12. Документы, поставленные на контроль, подлежат
сканированию. Электронный образ документа (файл) прикрепляется к РК
документа в СЭД ОИВ Новгородской области. (В редакции Постановления
Администрации Новгородской области от 23.12.2011 г. N 725)
4.4.13. Поступившие телеграммы, факсограммы (факсы) и
документы, поступившие по электронной почте, регистрируются в СЭД
ОИВ Новгородской области аналогично документам, поступившим на
бумажном носителе. (В редакции Постановления Администрации
Новгородской области от 23.12.2011 г. N 725)
4.4.14. Документы, поступившие в структурные подразделения
по факсу, электронной почте, регистрируются в структурном
подразделении в журнале регистрации документов, поступающих по
факсу, электронной почте (приложение № 27).
4.5. Порядок рассмотрения поступающей документации
4.5.1. После регистрации поступившие документы передаются на
рассмотрение Губернатору области, заместителям Главы администрации
области, руководителям структурных подразделений.
При этом резолюция первого заместителя Главы администрации
области, заместителя Главы администрации области не должна
противоречить резолюции Губернатора области, заместителя Главы
администрации области - руководителя аппарата Администрации
области.
В резолюцию первого заместителя Главы администрации области,
заместителя Главы администрации области в качестве исполнителей
включаются руководители структурных подразделений Администрации
области, органов исполнительной власти области, координацию
деятельности которых осуществляет первый заместитель Главы
администрации области, заместитель Главы администрации области в
соответствии с распределением обязанностей. Включение в резолюцию
иных исполнителей допускается при условии предварительного (в том
числе письменного) согласования с должностным лицом, определившим
состав исполнителей ранее.
Доставка поступивших документов Губернатору области,
заместителям Главы администрации области осуществляется
работниками отдела прохождения документов в день регистрации в
10.00 и 16.00, срочных документов незамедлительно.
(Пункт в редакции Постановления Администрации Новгородской
области от 28.09.2011 г. N 477)
4.5.2. Срок рассмотрения документа (с учетом оформления
резолюции) не должен превышать трех рабочих дней.
4.5.3. После рассмотрения документов Губернатором области,
заместителями Главы администрации области работники управления
делопроизводства и архива, работающие в соответствующих приемных,
переносят содержание резолюции в РК.
4.5.4. Передача документов на исполнение осуществляется
работниками отдела прохождения документов. Документ на бумажном
носителе отправляется по почте или передается исполнителю под
расписку в реестре передачи документов (приложение № 28),
одновременно осуществляется пересылка РК.
Информация о передаче РК исполнителям фиксируется в поле
"Пересылка". Передача документа на бумажном носителе фиксируется в
РК в поле "Журнал передачи документа".
4.5.5. В соответствии с резолюцией подлинник документа
направляется ответственному исполнителю (указанному в резолюции
первым), остальным исполнителям передаются копии. Изготовление
необходимого количества копий документа обеспечивают советники
(помощники) (референты) Губернатора области, заместителей Главы
администрации области, на рассмотрении у которых находился
документ. (В редакции Постановления Администрации Новгородской
области от 23.12.2011 г. N 725)
4.5.6. Советники (помощники) (референты) Губернатора области,
заместителей Главы администрации области, работники, ответственные
за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, ежедневно
в начале рабочего дня и после 16.00 осуществляют контроль
поступивших на исполнение документов в СЭД ОИВ Новгородской области
(папка "Поступившие" в "Кабинете" руководителя) и принимают
поступившие в виде РК документы к исполнению (перемещают РК в папку
"На исполнении" или "На контроле"). (В редакции Постановления
Администрации Новгородской области от 23.12.2011 г. N 725)
4.6. Регистрация отправляемой документации
4.6.1. Документы, подписанные Губернатором области,
заместителями Главы администрации области, передаются на
регистрацию в отдел прохождения документов вместе с проектами.
Документы, подписанные руководителями структурных
подразделений, регистрируются в структурных подразделениях.
4.6.2. Работники отдела прохождения документов осуществляют
проверку правильности оформления документа, комплектности и
соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки.
Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции по
делопроизводству, возвращаются исполнителю на доработку.
4.6.3. Регистрация отправляемых документов осуществляется в
СЭД ОИВ Новгородской области в день их подписания или на следующий
рабочий день. (В редакции Постановления Администрации Новгородской
области от 23.12.2011 г. N 725)
4.6.4. Дата и регистрационный номер документа проставляются
на подлиннике документа в реквизитах бланка и на проекте
документа.
4.6.5. Регистрационный номер отправляемого документа (за
исключением специальной корреспонденции) состоит из порядкового
номера отправления в пределах календарного года, который
дополняется через косую черту кодом должностного лица,
подписавшего документ, с проставлением буквенного индекса "И" и
через дефис порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел
отдела прохождения документов, например:
№ 185/1И-23, где:
185 - порядковый номер в пределах календарного года;
1 - код должностного лица, подписавшего документ (перечень
кодов должностных лиц утверждается заместителем Главы
администрации области - руководителем аппарата
Администрации области);
И - буквенный индекс, обозначающий принадлежность документа
к отправляемой документации;
23 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел
отдела прохождения документов.
4.6.6. Регистрационный номер отправляемого документа,
отнесенного к категории специальной корреспонденции, состоит из
порядкового номера отправления в пределах календарного года,
который дополняется буквенным индексом "И", например:
№ 185И, где:
185 - порядковый номер в пределах календарного года;
И - буквенный индекс, обозначающий принадлежность документа
к отправляемой документации.
4.6.7. К регистрационному номеру отправляемых документов с
отметкой "Для служебного пользования" добавляется через дефис
буквенный индекс "дсп".
4.6.8. Копия зарегистрированного отправляемого документа с
приложениями заверяется работником отдела прохождения документов
путем проставления на оборотной стороне первого листа отметки
"Верно", подписи, даты.
4.7. Отправка документов
4.7.1. Отправка документов осуществляется отделом
прохождения документов.
4.7.2. Документы, предназначенные для отправки по
факсимильной связи, передаются в отдел прохождения документов с
указанием номера телефона-факса адресата.
4.7.3. Документы, переданные на отправку в отдел прохождения
документов до 15.00, отправляются адресатам в этот же день.
Документы, поступившие в отдел прохождения документов после 15.00,
отправляются на следующий рабочий день.
Документы, подлежащие отправке фельдъегерской связью,
принимаются отделом прохождения документов до 13.00.
4.7.4. Документы, предназначенные для пересылки по почте,
вкладываются в конверты, которые маркируются на франкировальной
машине.
4.7.5. Обработка корреспонденции, предназначенной для
отправки почтовой связью, осуществляется в соответствии с
Правилами оказания услуг почтовой связи, документов,
предназначенных для отправки телеграфной связью в соответствии с
Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными
Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля
2005 года № 222.
4.7.6. Фельдъегерской связью отправляются срочные документы,
направляемые Президенту Российской Федерации, Председателю
Правительства Российской Федерации, полномочному представителю
Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном
округе, в Правительство Российской Федерации, Государственную Думу
и Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации.
4.7.7. Отправка документов с отметкой "Для служебного
пользования" осуществляется заказным почтовым отправлением.
4.8. Регистрация и прохождение внутренней документации
4.8.1. Регистрация внутренних документов, создаваемых в
структурных подразделениях, осуществляется работниками,
ответственными за ведение делопроизводства в структурных
подразделениях, в журнале учета внутренних документов (приложение №
29) и (или) в СЭД ОИВ Новгородской области. (В редакции
Постановления Администрации Новгородской области
от 23.12.2011 г. N 725)
Объяснительные записки, оформляемые рукописным способом,
регистрации не подлежат.
4.8.2. Регистрационный номер внутреннего документа состоит
из цифрового обозначения структурного подразделения по
классификатору структурных подразделений Администрации области,
утверждаемому заместителем Главы администрации области -
руководителем аппарата Администрации области, и через косую черту
порядкового номера в пределах календарного года, например:
№ 04/134, где:
04 - код структурного подразделения;
134 - порядковый номер в пределах календарного года.
4.8.3. Передача документов между структурными
подразделениями осуществляется через отдел прохождения документов
работниками, ответственными за ведение делопроизводства в
структурных подразделениях, под расписку в реестре передачи
документов (приложение № 28).
4.9. Порядок работы с иностранной корреспонденцией
4.9.1. Работа с иностранной корреспонденцией включает прием
и первичную обработку поступившей иностранной корреспонденции,
регистрацию, прохождение, отправку документов, направляемых
зарубежным корреспондентам.
4.9.2. После первичной обработки, осуществленной отделом
прохождения документов в соответствии с подразделом 4.2 Инструкции
по делопроизводству, поступившая иностранная корреспонденция
передается в управление по международным связям Администрации
области.
4.9.3. Управление по международным связям Администрации
области осуществляет перевод поступившей иностранной
корреспонденции на русский язык или составляет аннотацию и
возвращает их в отдел прохождения документов.
4.9.4. После перевода или составления аннотации поступившая
иностранная корреспонденция обрабатывается отделом прохождения
документов в соответствии с подразделами 4.3 - 4.5 Инструкции по
делопроизводству.
4.9.5. Документы на иностранных языках принимаются отделом
прохождения документов на отправку только при наличии перевода,
заверенного должностным лицом, подписавшим отправляемый документ.
4.10. Учет и анализ объема документооборота
4.10.1. Объем документооборота - количество документов,
поступивших в Администрацию области и созданных ею за определенный
период времени (месяц, календарный год).
4.10.2. Учет объема документооборота ведется в целях
сокращения избыточного документооборота и оптимизации численности
работников, занятых в делопроизводстве. Анализ объема
документооборота проводится в целях рационального распределения
документопотоков.
4.10.3. Учет количества документов проводится по
регистрационным данным в местах регистрации документов.
За единицу учета количества документов принимается экземпляр
документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр
документа).
4.10.4. Работники, ответственные за ведение делопроизводства
в структурных подразделениях, ежегодно представляют в отдел
прохождения документов данные о количестве документов, созданных
соответствующим структурным подразделением.
4.10.5. Данные об объеме документооборота обобщаются,
анализируются комитетом контроля и делопроизводства и при
необходимости представляются заместителю Главы администрации
области - руководителю аппарата Администрации области в виде
справки (приложение № 30).
5. Работа исполнителей с документами
5.1. Работа исполнителей с документами осуществляется на
основании резолюций Губернатора области и (или) заместителей Главы
администрации области, руководителей структурных подразделений.
5.2. Руководители структурных подразделений обеспечивают:
оперативное рассмотрение документов;
доведение документов до исполнителей в день поступления;
контроль за качественным исполнением документов по существу.
5.3. Документы, поступившие в структурное подразделение,
передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем
структурного подразделения.
Учет поступления, прохождения и контроль сроков исполнения
документов в структурном подразделении осуществляется с
использованием СЭД ОИВ Новгородской области и (или) по реестру
документов, поступивших на исполнение (приложение № 31). (В
редакции Постановления Администрации Новгородской области
от 23.12.2011 г. N 725)
5.4. Результатом исполнения документа является проект
документа, согласованный с заинтересованными органами
(организациями).
5.5. Исполнитель в процессе исполнения документа
осуществляет:
сбор и обработку необходимой информации;
подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с
соблюдением требований Инструкции по делопроизводству;
согласование проекта с заинтересованными органами
(организациями);
подготовку сводки отзывов (с комментарием "Принято",
"Отклонено" с указанием причин, "Принято частично" с
соответствующим пояснением);
доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе
согласования (в случае корректировки проекта по существу документа
проводится его повторное согласование);
подготовку указателя рассылки (при необходимости);
представление проекта документа на подпись (утверждение)
руководителю структурного подразделения.
5.6. При наличии нескольких исполнителей ответственным
исполнителем считается указанный в резолюции первым. Остальные
исполнители, подготовив необходимую информацию в пределах
полномочий, заблаговременно представляют ее ответственному
исполнителю с учетом указанных в резолюции сроков. Все исполнители
в равной степени ответственны за своевременное и качественное
исполнение документа. Не допускается представление проектов
документов руководителю, давшему указание по исполнению документа,
минуя ответственного исполнителя. При необходимости ответственный
исполнитель имеет право созывать исполнителей документа для
выработки совместных решений.
5.7. При невозможности выполнения указаний по исполнению
документа в установленный срок (отсутствуют реальные условия
выполнения) исполнитель заблаговременно в письменной форме
информирует об этом руководителя, давшего указание, с просьбой о
продлении срока исполнения документа.
Решение о продлении срока исполнения документа принимает
руководитель, давший указание по исполнению документа.
Исполнитель информирует комитет контроля и делопроизводства
об изменении срока исполнения документа.
Отдел прохождения документов заносит в РК новый срок
исполнения документа.
5.8. В ходе исполнения документа исполнителем вносятся
необходимые отметки в РК документа.
5.9. Контроль и регулирование хода исполнения документов
осуществляет комитет контроля и делопроизводства. Исполнителям
рассылаются напоминания о приближении срока исполнения документов,
допускается дополнительно информировать исполнителей по телефону.
5.10. После исполнения документа информация об исполнении
заносится исполнителем в РК документа в поле "Отчет исполнителя".
5.11. Документ считается исполненным после фактического
исполнения заданий, поручений, запросов и документированного
подтверждения их исполнения по существу.
5.12. Снятие исполненного в Администрации области документа
с контроля осуществляется отделом прохождения документов,
документа, поставленного на контроль в структурном подразделении -
структурным подразделением.
6. Техническое обеспечение подготовки документов
6.1. В Администрации области оформление правовых актов,
писем Губернатора области и Администрации области на
соответствующих бланках осуществляется с использованием
компьютерной техники в управлении делопроизводства и архива.
6.2. Проекты документов, подлежащие оформлению на
соответствующие бланки, передаются исполнителями в управление
делопроизводства и архива на бумажном и электронном носителях.
Не принимаются проекты, оформленные на двух сторонах листа,
небрежно и неразборчиво написанные "от руки", с карандашными
правками.
6.3. Копии правовых актов изготавливаются с помощью средств
копировально-множительной и компьютерной техники.
На копиях правовых актов личная подпись должностного лица,
подписавшего правовой акт, не воспроизводится, при этом
расшифровка подписи печатается на уровне последней строки
наименования должности с отступом от нее трех печатных знаков.
Копии правовых актов заверяются оттиском печати комитета
контроля и делопроизводства Администрации Новгородской области
"Для документов".
При изготовлении копий многостраничных документов
используется оборотная сторона листа с учетом смещения поля
подшивки документа.
Количество копий правовых актов определяется указателем
рассылки. Выдача копий правовых актов органам (организациям), не
включенным в указатель рассылки, осуществляется по их запросам.
При необходимости из правового акта может оформляться
выписка, которая полностью воспроизводит реквизиты бланка
документа, но вместо вида документа указывается: "Выписка из... ".
6.4. При необходимости управление делопроизводства и архива
по запросам органов (организаций) выдает заверенные
соответствующим образом копии правовых актов, выписок из правовых
актов.
Листы многостраничной копии документа скрепляются
(прошиваются нитками на 3 прокола), нумеруются в правом верхнем
углу карандашом. На месте скрепления с оборотной стороны
последнего листа копии оформляется заверительная надпись "Всего
прошито, пронумеровано, скреплено печатью ________ л."
(указывается количество листов цифрами, в скобках - прописью),
подписывается начальником управления делопроизводства и архива
(другим уполномоченным должностным лицом) и заверяется оттиском
печати комитета контроля и делопроизводства Администрации
Новгородской области.
6.5. Запросы органов (организаций) о предоставлении
указанных копий (выписок) исполняются управлением делопроизводства
и архива в течение 30 календарных дней с даты их поступления в
Администрацию области.
6.6. В Администрации области копировально-множительные
работы осуществляет управление делопроизводства и архива на
основании заявки руководителя структурного подразделения.
6.7. Документы, подлежащие размножению, должны быть
тщательно подготовлены (в несброшюрованном виде, листы
пронумерованы, завизированы исполнителем) и оформлены в
соответствии с Инструкцией по делопроизводству.
6.8. Учет изготовленных копий ведется в журнале учета
копировальных работ.
7. Документальный фонд Администрации области
7.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
7.1.1. Номенклатура дел используется для группировки
исполненных документов в дела, систематизации и учета дел и поиска
документов.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для
учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
7.1.2. Ответственность за составление номенклатуры дел
Администрации области, порядок формирования и оформления дел,
обеспечение их учета и сохранности, организацию передачи дел в
архив Администрации области несет управление делопроизводства и
архива.
7.1.3. В Администрации области составляются номенклатуры дел
структурных подразделений (приложение № 32) и номенклатура дел
Администрации области (приложение № 33).
7.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения
составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства
в структурном подразделении, с привлечением работников
подразделения, согласовывается с работником управления
делопроизводства и архива, ответственным за ведение архива
Администрации области, и начальником управления делопроизводства и
архива, подписывается руководителем структурного подразделения и
представляется до 1 декабря текущего года в управление
делопроизводства и архива.
Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок
разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в
управление делопроизводства и архива.
Ответственность за своевременность и правильность составления
номенклатуры дел структурного подразделения несет его
руководитель.
7.1.5. Номенклатура дел Администрации области составляется
работником управления делопроизводства и архива, ответственным за
ведение архива Администрации области, из номенклатур дел
структурных подразделений.
7.1.6. Номенклатура дел Администрации области подписывается
председателем комитета контроля и делопроизводства и после
согласования с экспертной комиссией Администрации области (далее -
ЭК) утверждается заместителем Главы администрации области -
руководителем аппарата Администрации области не позднее конца
текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.
7.1.7. Один раз в 5 лет номенклатура дел Администрации
области согласовывается с экспертно-проверочной методической
комиссией органа управления архивным делом области (далее - ЭПМК).
В случае изменения структуры и функций Администрации области
управление делопроизводства и архива разрабатывает новую
номенклатуру дел Администрации области и представляет ее на
согласование ЭПМК.
7.1.8. Номенклатура дел Администрации области готовится в
четырех экземплярах: первый экземпляр как документ постоянного
хранения помещается в дело комитета контроля и делопроизводства,
второй - используется в управлении делопроизводства и архива как
рабочий экземпляр, третий - применяется в архиве Администрации
области, четвертый - в государственном архиве, в который
передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе
деятельности Администрации области документы Архивного фонда
Российской Федерации.
7.1.9. В номенклатуре дел Администрации области разделы
располагаются в соответствии с классификатором структурных
подразделений Администрации области, утверждаемым заместителем
Главы администрации области - руководителем аппарата Администрации
области. Названиями разделов и подразделов номенклатуры дел
Администрации области являются наименования структурных
подразделений.
7.1.10. В номенклатуре дел Администрации области
предусматриваются заголовки дел для группировки документов,
отражающих все документируемые участки и вопросы деятельности
Администрации области.
Электронные документы (далее - ЭД) и базы данных также
включаются в номенклатуру дел Администрации области на общих
основания.
7.1.11. Номенклатура дел составляется по установленной форме.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого
дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из
установленного в Администрации области кода структурного
подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре
дел внутри структурного подразделения. Индексы дел обозначаются
арабскими цифрами, например:
12-05, где:
12 - код структурного подразделения;
05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры
дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы
для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.
Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года,
являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего
года с тем же индексом.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,
частей).
Заголовок дела в обобщенной форме отражает основное
содержание и состав документов дела.
Не допускается употреблять в заголовке дела неконкретные
формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и др.), а
также вводные слова и сложные обороты.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в
следующей последовательности:
название вида дела (переписка, журнал и др.) или вида
документа (протоколы и др.);
название органа власти, организации, структурного
подразделения (автор документа);
название организации, которой будут адресованы или от которой
будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание
документов дела;
дата (период), к которой относятся документы дела;
указание на копийность документа.
Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из
документов одного вида, в заголовке дела указывается вид
документов, например:
Распоряжения Администрации Новгородской области
по личному составу за 2007 год, NN 1-рл - 197-рл
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но
не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела
употребляется термин "документы", а в конце заголовка дела в
скобках указываются основные виды документов, которые должны быть
сгруппированы в деле (планы, доклады, обзоры, сводки, справки и
др.), например:
Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки,
аналитические справки)
Документы о проведении обучающих семинаров по делопроизводству для
работников Администрации области и иных органов исполнительной
власти области (планы, списки, доклады, информации)
Термин "документы" применяется также в заголовках дел,
содержащих документы приложения к какому-либо документу, например:
Протоколы заседаний экспертной комиссии Администрации области и
документы к ним
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и
по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих
переписку с однородными корреспондентами, последние не
указываются, а указывается их общее название, например:
Переписка с органами исполнительной власти Новгородской области о
разработке и выполнении целевых программ
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными
корреспондентами, последние не перечисляются, например:
Переписка о награждении работников Администрации Новгородской
области, присвоении почетных званий
В заголовках дел указывается конкретный корреспондент, если
переписка ведется только с ним, например:
Переписка с ГУ "Новгородский информационно-аналитический центр" по
вопросам информационно-технического обеспечения системы
электронного документооборота
При обозначении в заголовках дел
административно-территориальных единиц учитывается следующее:
если содержание дела касается нескольких однородных
административно-территориальных единиц, в заголовке дела не
указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое
название, например:
Переписка с органами местного самоуправления муниципальных
образований Новгородской области по вопросам ценообразования в
Новгородской области
если содержание дела касается одной
административно-территориальной единицы, ее название указывается в
заголовке дела, например:
Переписка с УФНС России по Новгородской области (Великий Новгород)
об освобождении от уплаты налогов
Переписка с ВНИИДАД (Москва) о разъяснении законодательных и иных
нормативных правовых актов Российской Федерации в сфере
информации, документации и архивного дела
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную
документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который
составлены планы (отчеты), например:
Годовые статистические отчеты о расходах на содержание
автотранспорта за 2010 год
Годовые планы финансовых мероприятий на 2011 год
Если дело будет состоять из нескольких томов (частей), то
составляется общий заголовок дела, при необходимости составляются
заголовки дел каждого тома (части), уточняющие содержание
заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и
подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности
документов, составляющих дела, их взаимосвязью.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и
оформления дел.
В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов,
частей). Графа заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по
Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в
процессе деятельности органов государственной власти, органов
местного самоуправления и организаций, с указанием сроков
хранения, утвержденному Приказом Министерства культуры Российской
Федерации от 25 августа 2010 года № 558 (далее - типовой
перечень). При включении в номенклатуру дел заголовков дел,
содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен
типовым перечнем, срок их хранения устанавливается по согласованию
с ЭПМК.
Сроки хранения ЭД соответствуют срокам хранения аналогичных
видов документов на бумажном носителе и определяются по типовому
перечню.
В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, переходящих
делах, выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за
формирование дел, передаче дел в другое структурное подразделение
или орган исполнительной власти области для продолжения и др.
7.1.12. Если в течение года в Администрации области возникают
новые документируемые участки работы, на них формируются
соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру
дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры
оставляются резервные номера.
7.1.13. По окончании года в конце номенклатуры дел делается
итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве
заведенных дел (томов, частей) отдельно постоянного и временного
хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры
дел Администрации области, передаются в соответствующий
государственный архив.
7.2. Порядок формирования дел
7.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов
в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация
документов внутри дела.
7.2.2. Дела формируются всеми структурными подразделениями
при методическом руководстве работника управления делопроизводства
и архива, ответственного за ведение архива Администрации области.
Ответственность за формирование дел в структурных
подразделениях несут их руководители и работники, ответственные за
ведение делопроизводства в структурных подразделениях.
7.2.3. Исполненные документы помещаются в дела в
соответствии с номенклатурой дел. Номер (индекс) дела, в которое
должен быть помещен документ, определяется руководителем
структурного подразделения или исполнителем на основании
номенклатуры дел совместно с работником, ответственным за ведение
делопроизводства в структурном подразделении.
7.2.4. Формирование дел осуществляется с учетом следующих
правил:
помещать в дело только исполненные документы, соответствующие
по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;
помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного
вопроса;
помещать приложения вместе с документами, к которым они
относятся, независимо от даты их утверждения или составления;
группировать в дело документы одного календарного года, за
исключением переходящих дел;
группировать в отдельные дела документы постоянного и
временного хранения;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
помещать в дело факсограммы, телеграммы, телефонограммы на
общих основаниях;
помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный;
не помещать в дело документы, подлежащие возврату.
Сформированное дело не должно содержать более 250 листов
(толщина не более 4 см). При превышении данного объема заводится
второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и
заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением
обозначений "Том 1", "Том 2".
7.2.5. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в
хронологической, вопросно-логической последовательности или в их
сочетании.
Все документы отчетного и информационного характера по
исполнению правового акта, находящегося на контроле, подшиваются в
заведенное на правовой акт дело. Если на правовой акт дело не
заводилось, то отчетные документы подшиваются в отдельное дело
постоянного хранения за текущий год.
При наличии документа о снятии с контроля нескольких правовых
актов, подшитых в разные дела, в соответствующие дела подшиваются
копии документа с указанием номера дела, в котором подшит
подлинник документа.
Протоколы заседаний (совещаний) в деле располагаются в
хронологическом порядке. Документы к заседаниям (совещаниям)
группируются в отдельное дело если они содержат более 25 страниц и
систематизируются внутри дела по номерам протоколов заседаний
(совещаний).
Положения, инструкции, утвержденные правовыми актами,
группируются вместе с правовыми актами.
Распоряжения Администрации области по основной деятельности
группируются отдельно от распоряжений Администрации области по
личному составу.
Распоряжения Администрации области по личному составу
формируются в отдельные дела по различным вопросам и в
соответствии со сроками хранения (распоряжения о приеме,
перемещении, увольнении формируются отдельно от распоряжений по
другим вопросам (командировки, ежегодные отпуска и др.)).
Плановые и отчетные документы следует хранить в делах года, к
которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени
их составления или даты поступления.
Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением,
располагаются в деле в хронологическом или алфавитном порядке.
Переписка группируется за период одного календарного года и
систематизируется в хронологической последовательности,
документ-ответ помещается за документом-запросом. При
возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в
предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с
указанием индекса дела предыдущего года.
Резолюции, оформленные на бланках, размещаются перед
документом, к которому они относятся.
Исполненные документы с отметкой "Для служебного пользования"
группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел
несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое
помещены такие документы, проставляется отметка "Для служебного
пользования".
7.3. Оформление дел
7.3.1. Оформление дел осуществляется работниками,
ответственными за ведение делопроизводства в структурных
подразделениях, при методической помощи и под контролем работника
управления делопроизводства и архива, ответственного за ведение
архива Администрации области.
7.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное
или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, что
предусматривает:
оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела (приложение № 34);
составление в необходимых случаях внутренней описи документов
дела (приложение № 35);
подшивку или переплет дела;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела
(название организации, крайние даты дела, заголовок дела).
Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет
включительно) хранения: допускается хранить дела в
папках-скоросшивателях, не проводить систематизацию документов в
деле, листы дела не нумеровать, лист-заверитель дела не
составлять. При оформлении дел временного (до 10 лет включительно)
хранения в обязательном порядке заполняются реквизиты обложки
дела.
7.3.3. Обложки дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и дел по личному составу оформляются по установленной
форме (приложение № 36). Надписи на обложках дел (томов, частей)
следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются
следующим образом:
наименование органа исполнительной власти области
(фондообразователь) - Администрация Новгородской области -
указывается полностью, в именительном падеже. В случаях, когда в
течение года, за который готовятся дела, фондообразователь был
переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового
фондообразователя, под старым наименованием пишется новое
наименование, а старое заключается в скобки;
наименование структурного подразделения - указывается
название в соответствии со структурой;
делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется
индекс дела по номенклатуре дел;
заголовок дела - переносится из номенклатуры дел,
согласованной с ЭПМК, в необходимых случаях заголовок дела
уточняется;
дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в
делопроизводстве.
Для дел, сформированных из документов по номинальному
признаку (распоряжения, акты и др.), датой начала дела является
дата подписания (утверждения) самого раннего документа, датой
окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего
документа. Используется словесно-цифровой способ написания даты.
Если в дело включены документы, даты которых выходят за
крайние даты дела, то под датами дела делается об этом запись "В
деле имеются документы за ___ год(ы)". Даты дел могут не
указываться на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний (совещаний),
является дата утверждения или составления первого и последнего
протоколов заседаний (совещаний).
Крайними датами личного дела являются даты подписания
документов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является
дата поступления первого входящего (исходящего) документа, датой
окончания - дата самого позднего входящего (исходящего) документа
независимо от места нахождения в делах;
количество листов в деле - проставляется на основании
заверительной надписи;
срок хранения дела - переносится на обложку дела из
соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком
хранения, указанным в типовом перечне. На делах постоянного
хранения пишется "Хранить постоянно";
архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи дел
и номера дела по описи дел) - проставляется в архиве Администрации
области после утверждения годовых разделов сводных описей дел ЭПМК
на обложках дел постоянного хранения карандашом (проставляется
чернилами в государственном архиве после передачи дел на
постоянное хранение), на обложках дел по личному составу и
временного хранения - чернилами.
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место
для наименования государственного архива, в который будут
передаваться дела, кодов государственного архива и органа
исполнительной власти области по Общероссийскому классификатору
органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения при несоответствии заголовка
дела содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся
изменения.
Наименования фондообразователя и структурного подразделения,
год и номер дела могут проставляться на обложке дела штампом.
7.3.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме
листа-заверителя и внутренней описи документов дела, нумеруются
арабскими цифрами валовой нумерацией карандашом в правом верхнем
углу листа. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения
целостности дела) и уничтожаются. Листы внутренней описи
документов дела нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются
по каждому тому (части) отдельно. Приложения к делу, поступившие в
переплете, оформляются как самостоятельные тома и нумеруются
отдельно.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе
печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют
собственную нумерацию, если она соответствует порядковому
расположению листов в деле.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные
документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются
на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист большого формата (формат А3, А2)
разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа.
Лист с наклеенными документами (фотографии, вырезки, выписки
и др.) нумеруется как один лист. В нижней части или на обороте
такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во
внутренней описи документов дела и в заверительной надписи в конце
дела о таких листах делается запись, например:
На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа
Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как
один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста
месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи
документов дела и в заверительной надписи в конце дела о таких
листах делается запись, например:
Лист 7 - карта-склейка из 10 листов
Если к документу (листу) подклеены одним краем другие
документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то
каждый документ (лист) нумеруется отдельно очередным порядковым
номером.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале
конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Наиболее ценные в историческом и художественном отношении
документы (чертежи, рукописи, графика и др.) не подшиваются, а
вкладываются в конверты.
Если в нумерации листов допущены ошибки, дело нумеруется
заново. Старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, рядом
ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая
заверительная надпись, старая заверительная надпись зачеркивается,
но сохраняется в деле, во внутреннюю опись документов дела
вносятся исправления или опись составляется заново.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах
допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями)
номеров листов.
7.3.5. После завершения нумерации листов составляется
заверительная надпись, которая располагается в конце дела.
Заверительная надпись составляется в деле на отдельном
листе-заверителе дела (приложение N 34). В ней цифрами и прописью
указывается количество листов в деле, отмечаются особенности
отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и
физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст,
порванные листы и др.).
Лист-заверитель дела подписывается его составителем с
указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
7.3.6. Для учета документов постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой данных документов
(особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного
доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела
(приложение № 35).
Внутренняя опись документов дела в обязательном порядке
составляется для дел, содержащих подлинники правовых актов
Губернатора области и Администрации области, договоров
(соглашений) о сотрудничестве, государственных контрактов,
заключенных Администрацией области.
Внутренняя опись документов дела составляется также на
объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,
если они сформированы по видам документов, заголовки которых не
раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и
быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись
документов дела должны быть внесены все приложения, относящиеся к
документам дела.
Листы внутренней описи документов дела подшиваются в начале
дела. Если дело переплетено или подшито без внутренней описи
документов дела, то составленная по установленной форме опись
подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки
дела.
Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном
листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых
номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах
листов дела, на которых расположен документ. К внутренней описи
документов дела составляется итоговая запись, в которой цифрами и
прописью указываются количество включенных в нее документов,
приложений к делу и количество листов внутренней описи документов
дела.
При изменении состава документов дела (изъятие, включение,
замена копиями и др.) изменения отражаются во внутренней описи
документов дела в графе "Примечание" со ссылками на
соответствующие акты, при необходимости составляется новая
итоговая запись.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с
указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи,
при необходимости скрепляется печатью.
7.3.7. Документы в делах постоянного, временного (свыше 10
лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола
прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с
учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат,
виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки
(переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края
обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к
краю листа, к листу подклеивается полоска бумаги, за которую
документ подшивается (переплетается) в дело.
При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется
правильность их формирования, оформления, металлические скрепления
(булавки, скрепки) из документов удаляются.
7.3.8. Дела постоянного хранения, состоящие из документов
особой научно-исторической, художественной и иной ценности или
неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и
другие документы большого формата), в целях их сохранности и
удобства использования не подшиваются в дела, а хранятся
сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и завязками
или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам.
На каждую папку или футляр (коробку) составляется внутренняя опись
документов дела.
7.3.9. Если в дело в ходе его формирования были подшиты
документы с разными сроками хранения, то дело расшивается и
формируются новые дела исходя из сроков хранения документов.
Документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в
установленном порядке.
7.3.10. Обложки дел с документами, оформленными на листах
формата А4, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с
документами, оформленными на нестандартных листах, могут иметь
размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.
Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более
лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона.
7.3.11. Для предохранения документов от механического
повреждения на первом и последнем листах дела (тома, части) перед
прошивкой скрепками закрепляются полоски тонкого картона шириной
1,5 - 2 см2 см, через которые пропускаются прочные нитки. После
прошивки дела скрепки изымаются.
7.3.12. При оформлении дел не допускается применять
канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры.
7.3.13. Документы Администрации области подлежат передаче на
постоянное хранение в государственный архив после истечения сроков
их временного хранения в архиве Администрации области,
установленных законодательством Российской Федерации об архивном
деле.
7.4. Текущее хранение дел, обеспечение сохранности и доступа
к документам Администрации области
7.4.1. Дела со дня их заведения до передачи в архив
Администрации области или на уничтожение хранятся по месту их
формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого
исполненного документа.
7.4.2. После исполнения документов и окончания работы с ними
они помещаются (подшиваются) для обеспечения сохранности в твердые
обложки или папки-регистраторы.
7.4.3. Руководители структурных подразделений и работники,
ответственные за ведение делопроизводства в структурных
подразделениях, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
7.4.4. При перемещении дел, возврате дел, смене руководителя
структурного подразделения, упразднении структурного
подразделения, передаче дел в архив Администрации области
проводится проверка наличия и состояния дел.
Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки
статей номенклатуры дел с заголовками дел, физическое состояние
дел определяется путем их визуального просмотра. Обнаруженные
недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел
(приложение № 37).
В случае утраты документов и дел организуется их розыск, в
зависимости от результатов которого может быть назначена служебная
проверка.
7.4.5. Выдача дел из архива Администрации области,
структурного подразделения другим структурным подразделениям
производится с разрешения руководителя соответствующего
структурного подразделения, в котором находятся дела. На выданное
дело заводится карта-заместитель дела (приложение № 38), которую
помещают на место выданного дела с указанием его реквизитов и
когда, кому, на какой срок выдано дело. Дела выдаются во временное
пользование работникам структурных подразделений на срок не более
одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
Иным органам государственной власти и организациям, в том
числе органам суда и прокуратуры, дела выдаются на основании их
письменных запросов с разрешения заместителя Главы администрации
области - руководителя аппарата Администрации области по актам о
выдаче дел во временное пользование (приложение № 39).
7.4.6. Изъятие документов из дел постоянного хранения
допускается в исключительных случаях и производится на основании
письменного запроса в присутствии должностных лиц с разрешения
заместителя Главы администрации области - руководителя аппарата
Администрации области. При этом в деле необходимо оставить
заверенную копию документа и акт о причинах выдачи подлинника.
На изъятые документы должна составляться специальная опись
документов, в которой отражается содержание изъятых документов.
7.4.7. Если отдельные документы, включенные в дело,
находящееся на текущем хранении в структурном подразделении,
временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела
ответственным за формирование и хранение дел, а на их место
вкладывается лист-заместитель с указанием реквизитов выданного
документа и когда, кому и на какой срок выдан документ.
7.4.8. Контроль за правильным формированием дел в
структурных подразделениях, проверку наличия и состояния дел
осуществляет работник управления делопроизводства и архива,
ответственный за ведение архива Администрации области.
7.5. Передача документов на хранение в архив Администрации
области
7.5.1. Экспертиза ценности документов
7.5.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение
документов на основании критериев их ценности в целях определения
сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение;
7.5.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности
документов в Администрации области создается постоянно действующая
ЭК;
7.5.1.3. Экспертиза ценности документов постоянного и
временного хранения осуществляется ежегодно в структурных
подразделениях работниками, ответственными за ведение
делопроизводства в структурных подразделениях, под методическим
руководством работника управления делопроизводства и архива,
ответственного за ведение архива Администрации области.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного
хранения в Администрации области осуществляется по согласованию с
ЭК;
7.5.1.4. При проведении экспертизы ценности документов
осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения для передачи в архив Администрации области, отбор дел
временного хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования
надобности", подлежащих хранению в структурных подразделениях,
выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки
хранения которых истекли. Одновременно проверяется качество и
полнота номенклатуры дел Администрации области, правильность
определения сроков хранения дел;
7.5.1.5. Документы постоянного хранения, срок действия
которых к моменту передачи на хранение в архив Администрации
области не истек, должны передаваться на архивное хранение в форме
их заверенных в установленном порядке копий с последующей
передачей в архив Администрации области подлинников;
7.5.1.6. Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному
просмотру с целью определения и выделения из их состава
документов, подлежащих постоянному хранению. Оценивается
значимость события (явления), отраженного в документе, значение
имеющейся в документе информации, повторение информации документа
в других документах, вид документа, подлинность документа, а также
учитывается форма фиксирования и передачи содержания,
удостоверения, оформление документа, его физическое состояние.
Документы постоянного хранения, выделенные из состава дел с
отметкой "ЭПК", присоединяются к однородным делам или оформляются
в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся
документы временного хранения, уточняются по типовому перечню.
Подшивка вновь сформированных дел производится после
завершения экспертизы ценности документов.
7.5.2. Порядок составления описей дел
7.5.2.1. Для обеспечения комплектования архива в
Администрации области на все завершенные в делопроизводстве дела
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи дел;
7.5.2.2. Ежегодно в каждом структурном подразделении
составляются описи дел на дела постоянного хранения, по которым
документы сдаются в архив Администрации области.
Опись дел - архивный справочник, содержащий
систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда,
коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Отдельная опись дел представляет собой перечень дел с
самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
Основой составления описи дел является номенклатура дел.
Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения,
дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.
На дела временного (до 10 лет) хранения описи дел не составляются.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями,
служат основой для подготовки годового раздела сводной описи дел
Администрации области, которую готовит работник управления
делопроизводства и архива, ответственный за ведение архива
Администрации области, и по которой он сдает дела на
государственное хранение в государственный архив;
7.5.2.3. Описи дел структурных подразделений составляются по
установленной форме (приложение № 40) в двух экземплярах (один
хранится в архиве Администрации области, второй - в структурном
подразделении) и представляются в архив Администрации области не
позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве.
В описи дел указывается полное наименование структурного
подразделения. В случаях, когда структурное подразделение в
течение периода, за который вносятся дела в опись дел, было
переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется
его новое наименование, а старое заключается в скобки.
Описательная статья описи дел структурного подразделения
имеет следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи дел;
индекс дела (тома, части);
заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его
заголовку на обложке дела;
даты дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части);
срок хранения дела (тома, части);
примечание;
7.5.2.4. Перед внесением заголовков дел в опись дел
проверяется качество формирования и оформления дел. В случае
обнаружения нарушений установленных правил формирования и
оформления дел они устраняются;
7.5.2.5. При составлении описи дел соблюдаются следующие
требования:
заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии с принятой
схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись дел под самостоятельным
порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов
(частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в
отдельный том приложение к делу, вносятся в опись дел под
самостоятельным номером);
в описи дел применяется валовая нумерация;
графы описи дел заполняются в точном соответствии со
сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись дел подряд дел с одинаковыми заголовками
пишется полностью заголовок первого дела, все остальные однородные
дела обозначаются словами "То же", другие сведения о делах
вносятся в опись дел полностью (на каждом новом листе описи дел
заголовок дела воспроизводится полностью).
Графа описи дел "Примечание" используется для отметок о
приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел
другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий
акт, наличии копий и др.
В конце описи дел составляется итоговая запись, в которой
указываются цифрами и прописью количество дел, первый и последний
номера дел, оговариваются особенности нумерации дел (наличие
литерных и пропущенных номеров).
Опись дел структурного подразделения подписывается
составителем с указанием его должности, согласовывается с
работником управления делопроизводства и архива, ответственным за
ведение архива Администрации области, и утверждается руководителем
структурного подразделения;
7.5.2.6. На основе описей дел структурных подразделений
составляются годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения
Администрации области (приложение № 41), годовой раздел сводной
описи дел временного (свыше 10 лет) хранения Администрации области
(приложение № 42), годовой раздел сводной описи дел по личному
составу Администрации области (приложение № 43);
7.5.2.7. В годовые разделы сводных описей дел Администрации
области включаются заголовки дел, сформированных в течение года в
деятельности всех структурных подразделений, и заголовки дел,
сформированных из документов, выделенных из дел временного
хранения, имевших отметку "ЭПК", после сверки их с номенклатурой
дел Администрации области за тот же год и проверки правильности
формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел
уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию.
Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному
составу Администрации области систематизируются по номинальному
признаку с учетом следующей последовательности:
распоряжения Администрации области по личному составу;
списки личного состава;
карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной
описи личных дел);
личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);
лицевые счета работников по заработной плате (расчетные
ведомости по зарплате);
невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной
описи дел);
акты о несчастных случаях.
Личные дела (личные карточки) вносятся в годовой раздел
сводной описи личных дел Администрации области по году увольнения
лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по
алфавиту.
Заголовки дел, включенные в годовые разделы сводных описей
дел Администрации области, нумеруются в валовом порядке;
7.5.2.8. После внесения в годовые разделы сводных описей дел
Администрации области записей о поступлении (выбытии) дел
составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются
цифрами и прописью количество включенных дел, первый и последний
номера дел, отражаются особенности нумерации (наличие литерных и
пропущенных номеров). Итоговая запись подписывается составителем с
указанием должности и даты составления;
7.5.2.9. К первым годовым разделам сводных описей дел
Администрации области составляется предисловие и при необходимости
- оглавление, указатели, список сокращений;
7.5.2.10. Годовые разделы сводных описей дел Администрации
области подлежат рассмотрению ЭК, в случае их согласования в
реквизите "Гриф согласования" указываются дата и номер протокола
ЭК.
Согласованные с ЭК годовые разделы сводных описей дел
Администрации области направляются на рассмотрение ЭПМК за
исключением годового раздела сводной описи дел временного (свыше
10 лет) хранения Администрации области.
Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения
Администрации области утверждается ЭПМК, заместителем Главы
администрации области - руководителем аппарата Администрации
области, составляется в четырех экземплярах. Первый экземпляр в
качестве контрольного передается в государственный архив,
остальные экземпляры остаются в архиве Администрации области до
передачи дел на государственное хранение.
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу
Администрации области согласовывается с ЭПМК, утверждается
заместителем Главы администрации области - руководителем аппарата
Администрации области, составляется в трех экземплярах.
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет)
хранения Администрации области согласовывается с ЭК, утверждается
заместителем Главы администрации области - руководителем аппарата
Администрации области, составляется в двух экземплярах.
7.5.2.11. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в
зависимости от их количества могут быть внесены в утвержденные
годовые разделы сводных описей дел Администрации области под
литерными номерами в соответствии с принятой схемой систематизации
или в конец годового раздела.
Несколько годовых разделов сводных описей дел Администрации
области, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной
цифры, считаются законченной архивной описью дел. Количество
единиц хранения в одной описи дел не должно превышать
четырехзначную цифру 9999.
Законченная архивная опись дел имеет самостоятельную
нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и
заверительная надпись. Обязательным элементом оформления
законченной архивной описи дел является титульный лист.
Законченная архивная опись дел вместе с титульным листом и
справочным аппаратом к ней переплетается в твердую обложку.
7.5.3. Передача дел на архивное хранение
7.5.3.1. В архив Администрации области передаются дела
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному
составу.
Передача дел в архив Администрации области производится по
утвержденным описям дел структурных подразделений.
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
передаются в архив Администрации области не ранее чем через год и
не позднее чем через три года после их завершения в
делопроизводстве.
Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в архив
Администрации области не подлежат (хранятся в структурных
подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению
в установленном порядке).
Передача дел в архив Администрации области осуществляется по
графику, составленному работником управления делопроизводства и
архива, ответственным за ведение архива Администрации области,
согласованному с руководителями структурных подразделений,
передающих документы в архив Администрации области, и
утвержденному председателем комитета контроля и делопроизводства;
7.5.3.2. В период подготовки дел структурным подразделением
к передаче в архив Администрации области работник управления
делопроизводства и архива, ответственный за ведение архива
Администрации области, предварительно проверяет правильность их
формирования и оформления, соответствие количества дел, включенных
в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных
в соответствии с номенклатурой дел Администрации области.
Выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел
работники структурного подразделения обязаны устранить;
7.5.3.3. Прием каждого дела производится работником
управления делопроизводства и архива, ответственным за ведение
архива Администрации области, в присутствии работника структурного
подразделения. На обоих экземплярах описи дел структурного
подразделения напротив каждого дела, включенного в нее, делается
отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел
структурного подразделения указывается количество фактически
принятых дел, дата приема-передачи дел, подписи работника
управления делопроизводства и архива, ответственного за ведение
архива Администрации области, и лица, передавшего дела.
При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в
делах;
7.5.3.4. Сверенные с описью дела размещают в хранилище
Администрации области на стеллажах, в шкафах с использованием
первичных защитных средств хранения (коробки, папки, специальные
футляры, пакеты и др.) в соответствии с видами, форматом и другими
внешними особенностями документов.
Дела постоянного хранения размещают в картонных коробках,
дела временного хранения увязывают в архивные связки толщиной до
20 см. Дела укладывают по возрастанию номеров, корешками на обе
стороны;
7.5.3.5. Дела и описи дел структурных подразделений
доставляются в архив работниками структурных подразделений.
Ответственность за сохранность документов при транспортировке
и сдаче их в архив Администрации области несет структурное
подразделение;
7.5.3.6. При упразднении структурного подразделения
работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном
подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий
формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и
передает их в архив Администрации области независимо от сроков
хранения. Передача дел осуществляется по описи дел структурного
подразделения и номенклатуре дел Администрации области.
7.6. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения
7.6.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки
хранения которых истекли, за соответствующий период времени
оформляются актом о выделении к уничтожению документов, не
подлежащих хранению (далее - акт) (приложение № 44).
