Распоряжение Мэра г. Калининграда от 30.03.2005 № 230-р

 



                         РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

                        МЭР ГОРОДА КАЛИНИНГРАДА

                             РАСПОРЯЖЕНИЕ


                    от 30 марта 2005 года N 230-р

            Об утверждении Положения об отделе по работе
             с населением мэрии и должностных инструкций
                         сотрудников отдела


     В соответствии с  Законом  "Об  основах  муниципальной  службы  в
Калининградской  области",  ст.38  Устава  города Калининграда и ст.21
Трудового  Кодекса  Российской  Федерации,   распоряжением   мэра   г.
Калининграда  от  18  марта  2002  года  N 172-р "О порядке заключения
трудового договора с  муниципальными  служащими  мэрии,  администраций
районов города"
     1. Утвердить Положение об отделе по  работе  с  населением  мэрии
города Калининграда (приложение N 1).
     2. Утвердить   должностные    инструкции    сотрудников    отдела
(приложения NN 2-5).


Мэр города                                                Савенко Ю.А.


                                                        ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
                                                        к распоряжению
                                                  мэра г. Калининграда
                                         от 30 марта 2005 года N 230-р

                              ПОЛОЖЕНИЕ
                   об отделе по работе с населением
                      мэрии города Калининграда

                          1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

     1.1. Отдел по работе с населением мэрии города Калининграда(далее
именуется  отдел)  является  структурным  подразделением  мэрии города
Калининграда.
     1.2. Отдел  в  своей  деятельности  руководствуется  Конституцией
Российской Федерации,  законодательными и нормативно-правовыми  актами
Российской Федерации,  Калининградской области,  мэра города,  Уставом
города Калининграда,  Регламентом мэрии,  нормативными  документами  и
инструкциями  по делопроизводству и по вопросам рассмотрения обращений
граждан, в том числе настоящим Положением.
     1.3. В  своей  деятельности отдел подчиняется мэру и руководителю
аппарата, управляющему делами.
     1.4. Отдел работает в тесном взаимодействии со всеми структурными
подразделениями мэрии, администрациями районов города.

                      2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА

     2.1. Организация  централизованного  учета  письменных  и  устных
обращений граждан, поступающих на имя мэра, в адрес мэрии.
     2.2. Совершенствование организации работы с обращениями граждан.
     2.3. Обеспечение быстрого и четкого прохождения обращений граждан
в  мэрии,  проведение  систематического  анализа  обращений   граждан,
контроля за сроками рассмотрения, согласно резолюции мэра.
     2.4. Изучение  и  анализ  вопросов,  поставленных  гражданами   в
письмах   и   на  личном  приеме,  и  на  этой  основе  оперативная  и
периодическая информация  мэра  о  количестве  и  характере  обращений
граждан, поступивших в адрес мэрии.
     2.5. Изучение  опыта  работы  с  обращениями  граждан  в  органах
исполнительной власти других городов.

                          3. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА

     3.1. Организация  работы  с  письменными  и  устными  обращениями
граждан.
     3.2. Прием,   регистрация,  своевременная  обработка  поступающих
обращений граждан на имя мэра и организация доставки их по назначению.
     3.3. Прием,  обработка и рассылка обращений граждан, исходящих за
подписью мэра.
     3.4. Контроль  за соблюдением сроков исполнения поручений мэра по
обращениям граждан в структурных подразделениях мэрии.
     3.5. Подготовка    аналитических   справок   по   исполнительской
дисциплине в структурных подразделениях мэрии .
     3.6. Организация   работы  по  составлению  необходимых  отчетных
документов.
     3.7. Участие в проверках исполнительской дисциплины в структурных
подразделениях мэрии,  администрациях  районов  города,  муниципальных
предприятиях.
     3.8. Организация работы по записи на личный прием к мэру города.
     3.9. Составление  номенклатуры  дел отдела,  формирование,  учет,
хранение  дел  и  подготовка  их  к  передаче  в  МУ  "Калининградский
городской архив".
     3.10. Ведение переписки по вопросам,  относящимся  к  компетенции
отдела по работе с населением.

                     4. ПОЛНОМОЧИЯ И ПРАВА ОТДЕЛА

     Для выполнения  своих  функций  начальнику  отдела  по  работе  с
населением предоставляется право:
     4.1. Запрашивать   и   получать   от   структурных  подразделений
мэрии, районных администраций города материалы и информацию, связанные
с обращениями граждан.
     4.2. Возвращать  исполнителям  в  структурные  подразделения  для
доработки  корреспонденцию,  оформленную  с  нарушением  установленных
требований.
     4.3. Направлять в соответствующие структурные подразделения мэрии
обращения с поручениями мэра.
     4.4. Пользоваться     относящимися     к    компетенции    отдела
информационным банком данных мэрии города.
     4.5. Вносить   предложения  о  привлечении  к  ответственности  в
соответствии  с  действующим  законодательством   сотрудников   мэрии,
виновных  в  нарушении  установленного  порядка  и  срока рассмотрения
обращений граждан,  волоките и бюрократическом отношении  к  нуждам  и
запросам населения.

                         5. СТРУКТУРА ОТДЕЛА

     5.1. Структура, штаты и Положение об отделе утверждаются мэром.
     5.2. Руководство   отделом   осуществляет    начальник    отдела,
назначаемый   и  освобождаемый  от  должности  распоряжением  мэра  по
представлению руководителя аппарата, управляющего делами мэрии.


                                                        ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
                                                        к распоряжению
                                                  мэра г. Калининграда
                                         от 30 марта 2005 года N 230-р

                        ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
            начальника отдела по работе с населением мэрии

                          1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

     1.1. Начальник  отдела  по  работе  с  населением  назначается на
должность  и  освобождается  от  должности   распоряжением   мэра   по
представлению руководителя аппарата, управляющего делами мэрии.
     1.2. Начальник отдела возглавляет работу  отдела,  руководит  его
деятельностью  и  несет  ответственность за выполнение задач,  стоящих
перед отделом по работе с населением.
     1.3. В    своей    деятельности   руководствуется:   Конституцией
Российской Федерации,  Законами Российской Федерации,  Калининградской
области,   правовыми   актами   мэра  города  Калининграда,  решениями
городского  Совета  депутатов,  Уставом  города,  Регламентом   мэрии,
положениями   Единой   Государственной   инструкции  делопроизводства,
Положением об отделе по работе с населением,  настоящей инструкцией  и
трудовым договором.
     1.4. Непосредственно  подчиняется  мэру  города  и   руководителю
аппарата, управляющему делами мэрии.
     1.5. Начальнику  отдела   непосредственно   подчиняются   штатные
сотрудники отдела.
     1.6. На период отсутствия в  связи  с  отпуском  его  обязанности
исполняет главный специалист отдела.

                    2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

     2.1. На  должность начальника отдела по работе с населением мэрии
назначается лицо с высшим профессиональным образованием,  имеющий опыт
руководящей работы.
     2.2. Начальник отдела при выполнении  своих  обязанностей  должен
знать:
     - основы трудового законодательства;
     - федеральные  и областные законы,  регламентирующие деятельность
органов местного самоуправления;
     - Устав города Калининграда;
     - нормативно-правовые   акты,   касающиеся   порядка   работы   с
документами;
     - Единую Государственную систему делопроизводства;
     - Регламент мэрии;
     - структуру мэрии;
     - Правила внутреннего трудового распорядка.

                              3. ФУНКЦИИ

     3.1. Основной      задачей     начальника     отдела     является
совершенствование организации работы с документами.

                            4. ОБЯЗАННОСТИ

     4.1. Руководит деятельностью отдела  по  работе  с  населением  и
несет  персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел
задач.
     4.2. Планирует работу отдела.
     4.3. Самостоятельно принимает решения по вопросам,  относящимся к
сфере деятельности отдела по работе с населением.
     4.4. Распределяет   обязанности   между   сотрудниками    отдела,
определяет их функции и должностные обязанности.
     4.5. Организует взаимодействие  со  структурными  подразделениями
мэрии  по  вопросам,  относящимся  к  компетенции  отдела  по работе с
населением.
     4.6. Обеспечивает четкую организацию по контролю за своевременным
исполнением поручений мэра на обращения граждан.
     4.7. Следит    за    своевременной   обработкой   поступающей   и
отправляемой корреспонденции и правильным ее оформлением.
     4.8. Осуществляет  контроль  и методическое руководство по срокам
рассмотрения обращений граждан в структурных подразделениях мэрии.
     4.9. Осуществляет запись граждан на личный прием к мэру города.
     4.10. Осуществляет  контроль   за   сохранностью   документов   в
ведомственном архиве мэрии.
     4.11. Обеспечивает  трудовую  и  исполнительскую   дисциплину   в
отделе.
     4.12. Подписывает  служебную  документацию   в   пределах   своей
компетенции.
     4.13. Соблюдать  выдержанность,  вежливость,  внимательность  при
общении с посетителями.

                               5. ПРАВА

     5.1. Участвовать    в    проведении    проверок   в   структурных
подразделениях мэрии, администраций районов, муниципальных предприятий
по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
     5.2. Запрашивать и получать в установленном  порядке  необходимую
информацию   от   структурных   подразделений   мэрии,   администраций
районов,по вопросам контроля и исполнения поручений мэра.
     5.3. Представлять   кандидатуры   для   назначения  на  должность
сотрудников отдела по работе с населением в установленном порядке.
     5.4. Вносить предложения об освобождении от должности сотрудников
отдела в установленном порядке.
     5.5. Вносить  предложения  по  улучшению  условий работы и оплаты
труда сотрудников отдела по работе с населением.
     5.6. Вносить   предложения  о  поощрении  работников  отдела  или
применения к ним мер дисциплинарного воздействия.
     5.7. Требовать  от  сотрудников  своевременного  и  качественного
выполнения должностных обязанностей, возложенных на них.

                          6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

     6.1. Начальник   отдела   по   работе    с    населением    несет
ответственность:
     - за   соблюдение   обязанностей,    предусмотренных    настоящей
должностной инструкцией и трудовым договором;
     - за качество и своевременность выполнения задач,  возложенных на
отдел по работе с населением;
     - за сохранность документов,  проходящих через отдел по работе  с
населением;
     - за соблюдение Правил трудового распорядка.


                                                        ПРИЛОЖЕНИЕ N 3
                                                        к распоряжению
                                                  мэра г. Калининграда
                                         от 30 марта 2005 года N 230-р

                        ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
          главного специалиста отдела по работе с населением

                          1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

     1.1. Главный специалист отдела по работе с населением назначается
и  освобождается   от   должности   распоряжением   мэра   города   по
представлению руководителя аппарата,  управляющего делами и начальника
отдела по работе с населением.
     1.2. В  своей  деятельности  главный  специалист  непосредственно
подчиняется начальнику отдела по работе с населением.
     1.3. На период отсутствия главного специалиста его обязанности по
решению начальника отдела исполняет другой главный специалист отдела.
     1.4. Главный специалист в своей работе руководствуется:
     - регламентом работы мэрии города Калининграда;
     - Единой Государственной инструкцией по делопроизводству;
     - Инструкцией о порядке рассмотрения предложений, заявлений жалоб
и организации приема граждан в органах исполнительной власти;
     - требованиями ГОСТа по делопроизводству;
     - Правилами   и   установленным  порядком  работы  со  служебными
документами.

                             II. ФУНКЦИИ

     2.1. Основной задачей главного  специалиста  является  надлежащее
выполнение условий и организации работы с документами.
     2.2. Своевременное   и   качественное   выполнение    должностных
обязанностей, возложенных на главного специалиста.

                           III. ОБЯЗАННОСТИ

     3.1. Осуществляет  прием  и  учет  письменных  обращений граждан,
поступающих на имя руководства мэрии, формирует папки с обращениями на
доклад руководству мэрии.
     3.2. Направляет в администрации районов г.Калининграда  обращения
граждан с поручениями руководства мэрии для исполнения.
     3.3. Осуществляет   отправку    исходящей    корреспонденции    в
учреждения, предприятия и организации города.
     3.4. Уведомляет граждан о результатах рассмотрения их обращений.
     3.5. Контролирует  соблюдение  установленных  сроков рассмотрения
обращений  граждан,  поступивших   на   имя   руководства   мэрии,   в
администрациях районов и структурных подразделениях мэрии.
     3.6. Проводит  проверку  полноты  и   конкретности   ответов   на
обращения граждан, поступающих из курируемых структурных подразделений
мэрии, администрации района, муниципальных предприятий города.
     3.7. Участвует    в    плановых   проверках   состояния   ведения
делопроизводства по обращению  граждан  в  структурных  подразделениях
мэрии, районных администрациях, муниципальных предприятиях города.
     3.8. Ежедневно осуществляет ввод информации для формирования базы
данных по обращениям граждан.
     3.9. Готовит еженедельный анализ о проделанной работе  отдела  по
работе с населением, по выполнению поручений руководства мэрии.
     3.10. Проводит с посетителями разъяснительную работу справочно  -
информационного характера.
     3.11. Качественно осуществляет работу по  размножению  документов
на множительной технике, своевременно сообщает о неисправности техники
руководителю отдела.
     3.12. Своевременно  и  качественно  выполняет указание начальника
отдела по работе с населением.
     3.13. Соблюдает   Правила   внутреннего   трудового   распорядка,
Регламента мэрии.
     3.14. Соблюдает условия трудового договора, настоящей должностной
инструкции.
     3.15. Соблюдает   выдержанность,   вежливость,  внимательность  с
посетителями.

                              IV. ПРАВА

     4.1. Запрашивать и получать в установленном  порядке  необходимую
информацию  по рассмотрению обращений граждан в администрациях районов
и структурных подразделениях мэрии.

                          V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

     5.1. Главный специалист  отдела  по  работе  с  населением  несет
ответственность:
     - за  качество  и   надлежащее   исполнение   своих   должностных
обязанностей;
     - за последствия принятых им решений,  выходящих за  пределы  его
полномочий;
     - за сохранность служебных документов;
     - за соблюдение Правил внутреннего трудового распорядка и условий
трудового договора.

                   VI. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

     6.1. На  должность  главного  специалиста  отдела  по  работе   с
населением назначается специалист с высшим профессиональным или средне
- специальным образованием и стажем работы не менее одного года


                                                        ПРИЛОЖЕНИЕ N 4
                                                        к распоряжению
                                                  мэра г. Калининграда
                                         от 30 марта 2005 года N 230-р

                        ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
          главного специалиста отдела по работе с населением

                          1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

     1.1. Главный специалист отдела по работе с населением назначается
и   освобождается   от   должности   распоряжением   мэра   города  по
представлению руководителя аппарата,  управляющего делами и начальника
отдела по работе с населением.
     1.2. В  своей  деятельности  главный  специалист  непосредственно
подчиняется начальнику отдела по работе с населением.
     1.3. На период отсутствия главного специалиста его обязанности по
решению начальника отдела исполняет другой главный специалист отдела.
     1.4. Главный специалист в своей работе руководствуется:
     - регламентом работы мэрии города Калининграда;
     - Единой Государственной инструкцией по делопроизводству;
     - Инструкцией о порядке рассмотрения предложений, заявлений жалоб
и организации приема граждан в органах исполнительной власти;
     - требованиями ГОСТа по делопроизводству;
     - Правилами  и  установленным  порядком  работы   со   служебными
документами.

                             II. ФУНКЦИИ

     2.1. Основной  задачей  главного  специалиста является надлежащее
выполнение условий и организации работы с документами.
     2.2. Своевременное    и   качественное   выполнение   должностных
обязанностей, возложенных на главного специалиста.

                           III. ОБЯЗАННОСТИ

     3.1. Осуществляет прием  и  учет  письменных  обращений  граждан,
поступающих на имя руководства мэрии, формирует папки с обращениями на
доклад руководству мэрии.
     3.2. Направляет в администрации районов г. Калининграда обращения
граждан с поручениями руководства мэрии для исполнения.
     3.3. Осуществляет    отправку    исходящей    корреспонденции   в
учреждения, предприятия и организации города.
     3.4. Уведомляет граждан о результатах рассмотрения их обращений.
     3.5. Контролирует соблюдение  установленных  сроков  рассмотрения
обращений   граждан,   поступивших   на   имя   руководства  мэрии,  в
администрациях районов и структурных подразделениях мэрии.
     3.6. Проводит   проверку   полноты   и  конкретности  ответов  на
обращения граждан, поступающих из курируемых структурных подразделений
мэрии, администрации района, муниципальных предприятий города.
     3.7. Участвует   в   плановых   проверках    состояния    ведения
делопроизводства  по  обращению  граждан  в структурных подразделениях
мэрии, районных администрациях, муниципальных предприятиях города.
     3.8. Ежедневно осуществляет ввод информации для формирования базы
данных по обращениям граждан.
     3.9. Готовит  еженедельный  анализ о проделанной работе отдела по
работе с населением, по выполнению поручений руководства мэрии.
  3.10. Проводит     с    посетителями    разъяснительную    работу
справочно - информационного характера.
     3.11. Качественно  осуществляет  работу по размножению документов
на множительной технике, своевременно сообщает о неисправности техники
руководителю отдела.
     3.12. Своевременно и качественно  выполняет  указание  начальника
отдела по работе с населением.
     3.13. Соблюдает   Правила   внутреннего   трудового   распорядка,
Регламента мэрии.
     3.14. Соблюдает условия трудового договора, настоящей должностной
инструкции.
     3.15. Соблюдает  выдержанность,  вежливость,   внимательность   с
посетителями.

                              IV. ПРАВА

     4.1. Запрашивать  и  получать в установленном порядке необходимую
информацию по рассмотрению обращений граждан в администрациях  районов
и структурных подразделениях мэрии.

                          V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

     5.1. Главный  специалист  отдела  по  работе  с  населением несет
ответственность:
     - за   качество   и   надлежащее   исполнение  своих  должностных
обязанностей;
     - за  последствия  принятых им решений,  выходящих за пределы его
полномочий;
     - за сохранность служебных документов;
     - за соблюдение Правил внутреннего трудового распорядка и условий
трудового договора.

                   VI. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

     6.1. На   должность  главного  специалиста  отдела  по  работе  с
населением  назначается  специалист  с  высшим  профессиональным   или
средне-специальным образованием и стажем работы не менее одного года


                                                        ПРИЛОЖЕНИЕ N 5
                                                        к распоряжению
                                                  мэра г. Калининграда
                                         от 30 марта 2005 года N 230-р

                        ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
           делопроизводителя отдела по работе с населением

                          1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

     1.1. Основной   задачей  делопроизводителя  отдела  по  работе  с
населением   является   соблюдение   установленного   порядка   приема
посетителей,  обеспечение  своевременного  рассмотрения  письменных  и
устных обращений граждан, поступивших в мэрию города.
     1.2. Делопроизводитель  при  выполнении своих обязанностей должен
руководствоваться  Конституцией  Российской  Федерации,   действующими
законодательными  и  нормативно-правовыми актами Российской Федерации,
Калининградской области,  мэра города  Калининграда,  Уставом  города,
Регламентом мэрии, Положением об отделе, настоящей инструкцией.
     1.3. Делопроизводитель отдела по работе с населением  подчиняется
начальнику отдела.
     1.4. Делопроизводитель отдела по работе с населением  назначается
на  должность  и  освобождается  от  должности  приказом  руководителя
аппарата,  управляющего  делами  мэрии  по  представлению   начальника
отдела.

                   2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ И
                     НЕОБХОДИМЫЙ УРОВЕНЬ ЗНАНИЙ.

     2.1. На должность делопроизводителя отдела по работе с населением
назначается  гражданин  Российской Федерации имеющий среднее,  среднее
профессиональное образование, опыт работы.
     2.2. Делопроизводитель отдела должен знать требования Российского
законодательства к работе с обращениями  граждан,  организации  приема
населения,  постановления  и  распоряжения мэра и вышестоящих органов,
касающихся работы отдела, основы делопроизводства.

                           3. ОБЯЗАННОСТИ.

     3.1. Осуществляет  регистрацию  письменных   обращений   граждан,
поступивших в отдел по работе с населением.
     3.2. Производит запись зарегистрированных обращений в  алфавитную
книгу.
     3.3. Осуществляет списание в  журнале  регистрации  обращений  "в
дело" и "на контроль" ответов на обращения граждан.
     3.4. Формирует дела временного хранения по обращениям граждан.
     3.5. Осуществляет   доставку   корреспонденции   в  администрацию
области.
     3.6. Обеспечивает сохранность документов.
     3.7. Проводит разъяснительную работу с посетителями  справочно  -
информационного характера.
     3.8. Своевременно и качественно выполняет  указания  руководителя
отдела.
     3.9. Соблюдает  вежливость,   выдержанность,   внимательность   в
общении с посетителями.

                              4. ПРАВА.

     Делопроизводитель отдела  по  работе  с  населением  имеет права,
установленные законодательством Российской Федерации и положением  "Об
отделе по работе с населением мэрии".

                          5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

     Делопроизводитель несет   ответственность   за   качественное   и
своевременное выполнение должностных обязанностей,  соблюдение  правил
трудового распорядка мэрии и исполнительской дисциплины