Постановление Мэра г. Калининграда от 10.02.1997 № 268

 



                      Российская Федерация

                       Мэр г.Калининграда

                         Постановление

                                  Утратилo силу - Постановление Мэра
                                           г. Калининграда
                                         от 06.04.98 г. N 897

                  от 10 февраля 1997 г. N 268

             "О регламенте мэрии г. Калининграда"

     Документ  УТРАТИЛ СИЛУ  с 10 апреля 1998 г. в соответствии с
     постановлением Мэра г.Калининграда от 6 апреля 1998 г. N 897
     

     В связи с  изменением  функций  и  структуры  исполнительной  власти
органов местного самоуправления  города  Калининграда,  принятием  Устава
города, а также  в  целях  упорядочения  работы  аппарата  и  структурных
подразделений мэрии по контролю и проверке исполнения,  документационному
и организационному обслуживанию деятельности мэрии

                        п о с т а н о в л я ю :

     1. Утвердить Регламент мэрии г. Калининграда (приложение N 1).

     2.   Руководителям   комитетов,   управлений   и   отделов,   главам
администраций районов:
     2.1. Привести в соответствие с Регламентом  Положения  о  комитетах,
управлениях и отделах и должностные инструкции.
     2.2.  Ознакомить  с  Регламентом  всех  муниципальных  служащих    и
обеспечить его соблюдение.
     3.  Признать   утратившим  силу постановление мэра г. Калининграда N
1177 от 25.08.94 г. "О регламенте мэрии города Калининграда".
     4. Регламент ввести в действие с 15 февраля 1997 года.
     5. Контроль за  выполнением  настоящего  постановления возложить  на
управляющего делами мэрии Донских Л.П.

     Мэр города Калининграда                         И.И. Кожемякин


                               Содержание

     1.  Общие  положения
     2.  Планирование работы мэрии города
     3.  Порядок подготовки и оформление распорядительных документов
     4.  Порядок подготовки решений городского Совета г. Калининграда
         по вопросам, выносимым для рассмотрения мэрией города
     5.  Организация контроля исполнения документов в мэрии
     6.  Порядок работы со служебными документами
     7.  Организация работы с обращениями граждан
     8.  Организация кадровой работы
     9.  Командировки работников мэрии
     10. Порядок приема-передачи дел при смене руководителей,
         а также при реорганизации или ликвидации структурного
         подразделения мэрии
     11. Организация проведения аппаратных совещаний
     12. Организация работы архива
     13. Выполнение машинописных работ
     14. Копирование документов
     15. Оформление телеграмм и факсов

         Образцы оформления распорядительных документов


                                                           Приложение N 1
                                                          к постановлению
                                                     мэра г. Калининграда
                                              от 10 февраля 1997 г. N 268

                                Регламент
                        мэрии города Калининграда

     1. Общие положения

     1.1. В соответствии с Конституцией Российской Федерации, Законом "Об
общих  принципах  организации  местного  самоуправления  в     Российской
Федерации"  и  Уставом  города,  мэрия  города  Калининграда     является
исполнительным органом городского местного самоуправления.

     1.2. Мэрия имеет свой Регламент, который  является  основополагающим
нормативным   документом,   определяющим   порядок   организационного   и
документационного обеспечения деятельности мэрии.

     1.3. Мэрия города осуществляет свою деятельность  в  соответствии  с
законодательными  и  иными  нормативными  актами  Российской    Федерации
Калининградской области, Уставом города, настоящим регламентом, решениями
городского Совета и мэра города.

     1.4.  Мэрия  города  решает  вопросы  обеспечения  жизнедеятельности
города,  функционирования  социальной  сферы,    социально-экономического
развития  города,  координации  всех  видов  деятельности  на  территории
города, не противоречащих законодательству.

     1.5. Мэрия города в  интересах  населения  в  установленном  законом
порядке    вправе    осуществлять    международную,    в    том     числе
внешнеэкономическую деятельность.

     Координацию  международной  деятельности  осуществляет    управление
международных  связей  в  соответствии  с  регламентом,      утвержденным
постановлением мэра города N 3028 от 25.12.96 г.

     1.6. Мэр руководит деятельностью мэрии  на  принципах  единоначалия.
Исполнительные функции мэр осуществляет  путем  издания  распорядительных
документов.  Порядок  подготовки  распорядительных  документов  и      их
исполнение определяется настоящим регламентом.

     1.7. В случае отсутствия мэра  его  полномочия  осуществляет  первый
вице-мэр, либо по поручению один из его вице-мэров.

     Вице-мэры, председатели комитетов,  управляющий  делами,  начальники
самостоятельных управлений и отделов осуществляют руководство комитетами,
управлениями и отделами в  соответствии  с  распределением  обязанностей,
установленных мэром и структурой мэрии.

     1.8. Структура и положение о комитетах, управлениях,  отделах  мэрии
утверждаются мэром города.

     1.9. Руководители управлений,  отделов  и  структурных подразделений
мэрии издают приказы.

     1.10.  Мэр  вправе  отменять  приказы  руководителей     структурных
подразделений мэрии.

     1.11. Размер расходов на  содержание  мэрии  утверждаются  городским
Советом по представлению мэра города.

     1.12. Информация  о  работе  мэрии,  организационно-распорядительные
документы публикуются в газете "Гражданин". При  необходимости  доводятся
до   сведения   населения   через   печать,   радио   и       телевидение
информационно-аналитическим отделом.

     1.13. Ответственность за правильную организацию  делопроизводства  в
аппарате мэрии возлагается на управляющего делами.

     1.14. В мэрии установлена смешанная  система  делопроизводства,  при
которой

       централизованно:

     1.14.1. В общем отделе мэрии осуществляется:
     -  регистрация  и  выпуск  распорядительных  документов  мэрии     и
договоров, подписанных мэром города;
     -  прием  поступающей  и  отправка  исходящей       корреспонденции,
регистрация документов  адресованных  мэру, контроль  и  анализ  хода  их
исполнения, формирование дел  и  их  хранение,  а  также  методическая  и
координационная  работа  по  вопросам  организации      документационного
обеспечения в аппарате мэрии.
     1.14.2. В управлении информационных ресурсов осуществляется:
     -  ведение  электронной  базы  "Нормативно-правовые  акты    органов
местного самоуправления г. Калининграда";
     - информационное обслуживание по  запросам  сотрудников  структурных
подразделений,  городского  Совета  в  части  предоставления  информации,
подготовке  обзоров  по  законодательным  и  нормативным  актам       РФ,
Калининградского   региона,   органов   местного   самоуправления      г.
Калининграда, других регионов РФ;
     - прием и передача в общий отдел электронной почты;
     -  координация  работы  по  внедрению  и  дальнейшей    эксплуатации
автоматизированной системы документооборота мэрии.

     1.14.3. В контрольно-организационном отделе мэрии осуществляется:
     -  контроль  за  исполнением  постановлений  и  распоряжений   главы
администрации области;
     - контроль за исполнением постановлений и распоряжений мэра города;
     - контроль за исполнением решений областной Думы и городского Совета
в части касающейся структурных подразделений мэрии;
     - контроль за выполнением планов работы мэрии.
     1.14.4. Помощник мэра осуществляет:
     -  подготовку  проектов  поручений  по  исполнению       документов,
поступивших в адрес мэра и руководителей мэрии;
     - контроль за исполнением поручений мэра, высказанных на  аппаратных
совещаниях.
     1.14.5. Отдел по работе с населением осуществляет:
     - регистрацию писем граждан;
     - регистрацию и  контроль  исполнения  поручений  мэра,  вице-мэров,
управляющего делами по письмам граждан;
     - регистрация и контроль исполнения поручений, высказанных  мэром  и
вице-мэрами на личном приеме граждан.
     1.14.6. Юридический отдел осуществляет:
     - учет и  контроль  за  ходом  исполнения  Указов,  постановлений  и
распоряжений Президента и Правительства РФ в  части,  касающейся  органов
местного самоуправления;
     - контроль эа правильностью оформления договоров, подписанных  мэром
города;
     - определение и отметка тематики на распорядительных документах  для
включения  их  в  электронную  базу  "Нормативно-правовые  акты   органов
местного самоуправления г. Калининграда".
     1.14.7. Комитет по экономике и рыночным отношениям осуществляет:
     - учет и контроль договоров, договорных обязательств по мэрии;
     - проводку экономического обоснования заключенных договоров;
     - подготовку докладов мэру  города  о  ходе  выполнения  заключенных
договоров,  суммах  невыполненных  договорных  обязательств  по   каждому
договору.
     Порядок заключения договоров, учет  и  контроль  за  их  исполнением
производится в соответствии с постановлением мэра  города  от  10  января
1997 г. N 23, от 29.01.97 г. N 171.

     децентрализованно:

     1.15. В комитетах, управлениях, отделах осуществляется  регистрация,
рассмотрение, контроль исполнения  и  справочная  работа  по  документам,
адресованным в эти структуры непосредственно.
     1.16.  Требования  данного  Регламента  распространяются  на     все
служебные документы мэрии несекретного характера и обязательны  для  всех
сотрудников мэрии.
     1.17. Нарушение требований данного документа  влечет  дисциплинарную
ответственность сотрудников мэрии.

     2. Планирование работы мэрии города

     2.1.  Мэрия  планирует  свою  работу  в  соответствии  с   основными
направлениями деятельности по социально-экономическому развитию города на
квартал и месяц.
     2.2. Комитеты, управления и отделы мэрии представляют предложения по
формированию основных направлений деятельности до 25 числа на предстоящий
квартал, месяц в контрольно-организационный отдел, которым они обобщаются
и представляются для рассмотрения мэру.
      2.3.  Основные  направления деятельности  после утверждения мэром в
течение  3-х  дней  рассылаются  комитетам,  управлениям  и   отделам для
исполнения.
     Контроль за  выполнением  основных  направлений  деятельности  мэрии
осуществляется  вице-мэрами,  председателями  комитетов,     начальниками
самостоятельных       управлений,       управляющим       делами        и
контрольно-организационным отделом.
     2.4.  Подготовку  отчетов  о  реализации  основных       направлений
деятельности     мэрии     за     прошедший     квартал      осуществляет
контрольно-организационный отдел на основании  информации, представляемой
комитетами, управлениями и отделами 5 числа следующего квартала.
     2.5. Для  организации  внутриаппаратной  работы  мэрии  составляется
координационный план мероприятий,  предусматривающий  перечень намечаемых
совещаний,  конференций,  семинаров  и  т.д.,  проводимых  с     участием
руководителей   мэрии,   комитетов,  управлений,  отделов   и    районных
администраций.

       3. Порядок подготовки и оформление
          распорядительных документов

     3.1. Виды распорядительных документов:

     3.1.1. Распорядительными документами мэрии  являются  постановления,
распоряжения, приказы и поручения.

     ПОСТАНОВЛЕНИЕ - правовой акт,  принимаемый  мэром  в  целях  решения
наиболее  важных  вопросов  развития  и  жизнедеятельности  города      в
соответствии с компетенцией мэрии, определенной Уставом города.
     (Образец оформления прилагается).

     РАСПОРЯЖЕНИЕ  -  правовой  акт,  принимаемый  мэром  по     вопросам
внутриорганизационной деятельности органов  и  структурных  подразделений
мэрии в пределах компетенции определенной Уставом города.
     (Образец оформления прилагается).

     ПРИКАЗ  -  распорядительный  документ,  издаваемый    руководителями
структурных  подразделений  мэрии  и  управляющим  делами  по    вопросам
организации работы аппарата и т.д.
     (Образец оформления прилагается).

     ПОРУЧЕНИЕ - распорядительный документ издаваемый мэром,  вице-мэрами
и  управляющим  делами  для  решения  срочных  вопросов       руководства
хозяйственной     деятельностью     на     территории     города      его
социально-экономического    развития,    а    также     организационного,
материально-технического обеспечения деятельности мэрии.
     (Образец оформления прилагается).

     3.1.2. Постановления и распоряжения мэра вступают в силу  с  момента
их подписания и регистрации в общем отделе, если иное не определено самим
актом или действующим законодательством.

     3.1.3. Постановления мэра, затрагивающие права граждан,  вступают  в
силу с момента их опубликования.

     3.1.4.  Постановления  мэра  города,  принятые  в  пределах      его
компетенции,  обязательны  для  исполнения  всеми  расположенными      на
территории города предприятиями, учреждениями, организациями  (независимо
от форм собственности), должностными лицами и гражданами.

     3.2. Порядок подготовки проектов постановлений и
          распоряжений мэра города:

     3.2.1. Право внесения проектов  постановлений  и  распоряжений  мэра
предоставляется любому юридическому лицу. При этом ведущим подразделением
мэрии, организующим подготовку  и  первоочередное  согласование  проекта,
является  комитет, управление,  отдел,  наиболее  близкий  по       своим
функциональным  обязанностям  к  существу  рассматриваемого  в    проекте
вопроса.
     3.2.2. При необходимости проект должен быть сопровожден  справкой, в
которой   автором   проекта   обосновывается   необходимость     принятия
постановления  или  распоряжения,  проводятся  расчеты  и  ссылки      на
нормативные документы.

     3.3. Порядок согласования:

     3.3.1. Проекты распорядительных документов должны  быть  согласованы
ответственным исполнителем:
     -  с  организациями  и  структурными  подразделениями  мэрии,      в
компетенции которых находится данный вопрос;
     - с организациями, указанными в проекте в качестве исполнителей;
     - с юридическим отделом мэрии;
     - с управляющим делами мэрии;
     -   с   контрольно-организационным   отделом,   только       проекты
распорядительных документов, требующих контроля и проверки исполнения.

     3.3.2.  Срок  рассмотрения  проектов  распорядительных   документов,
представленных на согласование, не должен превышать одного рабочего дня.
     3.3.3. Согласование осуществляется  путем  визирования  на  обратной
стороне предлагаемого проекта постановления или распоряжения:  должность,
фамилия, подпись должностного лица, согласующего проект.
     3.3.4. Все проекты постановлений и  распоряжений  визируются  первым
вице-мэром.
     3.3.5.   Замечания   заинтересованных   организаций,   не   учтенные
исполнителем,  излагаются  на  обратной  стороне  постановления       или
распоряжения.
     3.3.6. Внесение в проект незначительных, не меняющих сути  документа
изменений, не влечет за собой повторного визирования.
     При   появлении   замечаний,   имеющих   принципиальное    значение,
ответственный исполнитель должен заново согласовать проект.
     3.3.7.  Обеспечение  качества  составления  и  оформления   проектов
распорядительных документов, ответственность эа точность их содержания  и
правильность согласования, а также  соответствие  внесенных  изменений  и
дополнений в проект  замечаниям  согласующих  организаций  и  структурных
подразделений  возлагается  на  руководителей  структурных  подразделений
мэрии, подведомственных организаций, администраций районов, представивших
проект на подпись.
     3.3.8. Проект постановления  об  утверждении  актов  государственных
приемочных комиссий при приемке домов-новостроек всех ведомств  готовятся
комитетом  по  градостроению  и  градообслуживанию  мэрии  и  обязательно
визируются председателем комитета по земельным ресурсам и землеустройству
и начальником жилищно-коммунального управления.
     3.3.9.    Проекты    постановлений    о    результатах       ревизий
финансово-хозяйственной деятельности  мэрии,  структурных   подразделений
мэрии и администраций районов по итогам проверок  КРУ  МФ  РФ  по  городу
Калининграду готовит, сопровождая справкой, главный контролер-ревизор КРУ
МФ РФ по городу Калининграду (в его отсутствие - заместитель) и  визирует
у начальника финансового управления.
     Мэр города, ознакомившись с материалами  ревизии  и  подготовленным
проектом постановления, проводит  расширенное совещание  с  приглашением
заинтересованных лиц и принимает окончательное решение.
     3.3.10. Согласованные в установленном порядке проекты  постановлений
и распоряжений докладываются мэру, вице-мэрам.
     3.3.11. Каждый из указанных проектов должен иметь краткий заголовок,
содержащий основное содержание документа.
     3.3.12. Проекты постановлений должны иметь лаконичную констатирующую
часть, содержащую краткое  описание  ситуации  и  причин,  вызвавших  ее,
ссылки  на  нормативные  документы,  которая  должна  завершиться  словом
"постановляю".
     3.3.13.  Проекты распоряжений,  как  правило,  могут  и  не    иметь
констатирующей  части,  а  состоять  из  последовательно  пронумерованных
пунктов,   начинающихся   с   глаголов   в   повелительном    наклонении,
например:  "разрешить",  "утвердить",  "установить"  и  т.п.     (образец
прилагается).
     3.3.14. Проекты постановлений и распоряжений могут иметь приложения,
которые должны быть завизированы автором проекта или руководителем отдела
- исполнителя этого подразделения.
     3.3.15. Пункты проектов, имеющих целью установить поручения тем  или
иным исполнителям, должны содержать точное и полное наименование  отдела,
управления, комитета и т.п. и сроки исполнения поручений.
     3.3.16. В  завершающем  пункте  проекта  определяется  подразделение
мэрии или должностное лицо, на которое возлагается  организация  контроля
за исполнением постановления или распоряжения.
     3.3.17. В целях контроля правильности  оформления  и  предотвращения
дублирования с ранее принятыми распорядительными документами,  в  проекты
постановлений и распоряжений по которым были  приняты  ранее  аналогичные
решения, если они исполнены, необходимо включать пункты, в которых  ранее
принятое решение по вносимому  проекту  постановления  или  распоряжения,
объявлять утратившим силу.
     3.3.18.  Если  по  проекту  распорядительного  документа     имеются
замечания  юридического,  контрольно-организационного или  общего отделов
мэрии, то документ возвращается на доработку исполнителю.

     3.4. Порядок оформления:

     3.4.1. Принятые постановления и распоряжения с  необходимыми  визами
должностных лиц и реестром рассылки, исполнителем представляется в  общий
отдел мэрии.
     3.4.2. Внесение каких-либо исправлений в  принятые  постановления  и
распоряжения запрещено.
     3.4.3.  Регистрация  постановлений,  распоряжений  производится    в
течение года в порядке возрастания номеров.
     3.4.4. Датой указанных видов документов является дата их  подписания
и регистрации в общем отделе мэрии.
     3.4.5. Подписанные распорядительные  документы  тиражируются   общим
отделом мэрии  в  соответствии  с  реестром  рассылки.  Каждый  экземпляр
рассылаемого документа должен быть заверен печатью общего отдела мэрии.
     Общий  отдел  тиражирует  документы  только  для  аппарата  мэрии  и
районным  администрациям  (для  подразделений  и  подведомственных  служб
тиражирует исполнитель).
     3.4.6. В  реестре  рассылки  исполнитель  документа  обязан  указать
почтовый адрес организации куда рассылается документ, подписывает  реестр
и ставит дату.
     3.4.7.  Замена  разосланных  документов  или  их  отдельных   частей
(обнаружение  орфографических  или  технических  ошибок)  может      быть
произведена только с разрешения управляющего делами или начальника общего
отдела.
     3.4.8. С целью формирования автоматизированной базы  правовых  актов
органов местного самоуправления,  проекты  постановлений  и  распоряжений
готовятся в электронном виде, с использованием персональных ЭВМ.
     3.4.9. Реквизиты,  которые  заполняются  при  формировании  проектов
документов в электронном виде, заносятся в поля по стандартной форме.
     3.4.10.  Юридическим  отделом  мэрии  при  визировании     документа
осуществляется отметка тематики документа  по  тематическому рубрикатору,
используемому в автоматизированной  базе  нормативно-правовых документов,
для включения его в определенный  раздел  АБД  "Нормативно-правовые  акты
органов местного самоуправления г. Калининграда". На  документе  делается
отметка только номера рубрики нижнего уровня.
     3.4.11.  После  утверждения  документа  мэром,  постановление    или
распоряжение на бумажном носителе, вместе с  его  электронной  копией  на
дискете, передается в общий отдел для его регистрации.
     3.4.12.  Общий  отдел  принимает  утвержденный  мэром  документ   от
исполнителя только вместе с его электронной копией.
     3.4.13.  В  общем  отделе  электронная  копия документа  дополняется
регистрационным  номером,  после  чего,  по  технологии,  описанной     в
приложении к постановлению N 343 от 09.03.95  г.,  не  позднее  3-х  дней
после его регистрации, документ передается  в  управление  информационных
ресурсов и включается в автоматизированную базу "Нормативно-правовые акты
органов местного самоуправления г. Калининграда".
     3.4.14. Ежемесячно оформленные протоколы изданных постановлений мэра
направляются  общим  отделом  в  областную  администрацию  и  прокуратуру
Центрального  района;  распоряжения  мэра  -  только  в       прокуратуру
Центрального района.
     3.4.15. Постановления и распоряжения мэра могут быть опубликованы  в
печати по указанию руководства мэрии.
     3.4.16.  Не  допускается  принятие  повторных  постановлений       и
распоряжений мэра города,  если  не  выполнены  ранее  принятые  по  этим
вопросам кроме случаев,  когда необходимость  принятия  нового  документа
продиктована изменением обстоятельств.

    4. Порядок подготовки решений городского Совета
       г. Калининграда по вопросам, выносимым для рассмотрения
       мэрией города

     4.1. Вопросы для обсуждения на  заседании  городского  Совета  могут
быть внесены комитетами, управлениями и отделами мэрии по согласованию  с
мэром.
     4.2.  Инициатор  внесения  вопроса  составляет  справку  по  данному
вопросу с обоснованием необходимости  рассмотрения  его,  готовит  проект
решения. На обратной стороне первой страницы  проекта  указывается  каким
лицом, отделом, управлением подготовлен проект,  список  приглашенных  на
обсуждение лиц, адреса рассылки решений, ставится подпись  и  дата.  Ниже
указывается перечень председателей постоянных комиссий и должностных лиц,
с которыми в зависимости от содержания,  должен  быть  согласован  проект
решения.
     4.3.  Проекты  решений  до  рассмотрения  постоянными     комиссиями
визируются мэром или вице-мэрами, начальником соответствующего отдела или
управления  мэрии,  юридическим  отделом  мэрии.  Возражения  и  поправки
проекта со стороны указанных  должностных  лиц  записываются  на  обороте
проекта или оформляются отдельной  запиской  и  не  могут  препятствовать
дальнейшему рассмотрению проекта.
     4.4. Согласованный  со  службами  мэрии  проект  вместе  с  дискетой
передается в аппарат по работе с депутатами городского Совета.
     4.5. Проекты решений по вопросам, заблаговременно внесенными в  план
работы городского Совета, обсуждаются на очередных заседаниях  постоянных
комиссий.  В  ходе  обсуждения  могут  вноситься  поправки,  предложения,
рекомендации, которые должны быть отражены в решениях  комиссии.  Выписка
из протокола заседания комиссии по этому вопросу прикладывается к проекту
и справке. Инициатор внесения вопроса должен  учитывать  время  заседания
комиссии согласно графику и своевременно  согласовывать  с  председателем
комиссии время обсуждения вопроса.
     4.6.  Проекты  решений  по  внеплановым,  срочным  вопросам   должны
представляться в аппарат городского Совета не менее чем за  2  недели  до
заседания городского Совета  для  обсуждения  в  постоянных  комиссиях  и
комитетах на внеочередных заседаниях с согласия председателей комиссий.
     4.7. За неделю  до  заседания  городского  Совета  подготовленные  и
согласованные проекты решений,  справки  к  ним,  и  выписки  из  решений
комиссий представляются главе местного самоуправления, который определяет
проект повестки дня. Все проекты решений, поступившие позднее, включаются
в проект повестки дня только с визой главы местного самоуправления и всех
необходимых согласований.
       4.8. Вопросы, подготовленные  с нарушением установленного порядка;
главой  местного  самоуправления  могут  не  рассматриваться  и  в проект
повестки дня заседания городского Совета не включаются.
       4.9.  В  течение  недели  до  заседания  городского Совета аппарат
городского  Совета   составляет  повестку   дня  и   список приглашенных,
размножает  проекты  решений  для  депутатов  городского Совета  и список
приглашенных,  обеспечивает  их  явку  и  техническое  обеспечение работы
городского Совета.

     5. Организация контроля исполнения документов в мэрии

     5.1. Виды контролируемых документов:
     5.1.1. В мэрии контролю подлежит исполнение:
     -  поручения  мэра  по  выполнению  законодательных,  нормативных и
распорядительных   документов  вышестоящих   органов  и   должностных лиц
(Указы,  распоряжения  и  поручения  Президента России, Законы Российской
Федерации,  постановления    Правительства    России,  решения  областной
Думы,  постановления   и  распоряжения   главы    администрации  области,
решения городского Совета);
     - постановления и распоряжения мэра;
     - поручения мэра, первого вице-мэра и вице-мэров;
     - поручения руководителей мэрии по исполнению служебных документов и
писем граждан (резолюции).
     5.1.2. Контроль исполнения включает в себя контроль за своевременным
(сроки  исполнения)  и  качественным  (полнота  и  точность      ответов)
исполнением документов и поручений, обобщение  результатов  исполнения  и
информирование об этом руководства.
     5.1.3. Персональная ответственность за своевременное и  качественное
исполнение  распорядительных  документов  возлагается  на   председателей
комитетов, начальников управлений и отделов  мэрии  и  в  соответствии  с
распределением обязанностей.

     5.2. Контрольные службы

     5.2.1. Контроль исполнения распорядительных  документов  мэрии,  как
правило, возлагается на то  должностное  лицо  которому  это  поручено  и
зафиксировано в самом документе.
     Контрольно-аналитическую деятельность  по  исполнению  вышеназванных
распорядительных   документов   мэрии   осуществляют      соответствующие
подразделения  мэрии:  управляющий  делами,    контрольно-организационный
отдел, общий отдел, отдел по работе с населением и юридический отдел.
     В том случае, если в документе не указано должностное лицо, которому
поручен контроль исполнения, то это  означает,  что  контроль  исполнения
осуществляют  подразделения  мэрии  в  соответствии  с     распределением
функциональных обязанностей.
     5.2.2. На управляющего делами и помощника мэра возлагается:
     - организация контроля за исполнением  поручений  мэра  на  входящих
документах и поручениях данных на аппаратных совещаниях;
     - контроль за своевременной подготовкой  материалов  к  совещанию  у
мэра,  обеспечение  организации  контроля  за  выполнением     протоколов
совещаний.
     5.2.3. На контрольно-организационный отдел возлагается:
     - методическое руководство по вопросам организации контроля за ходом
исполнения распорядительных документов мэрии;
     - контроль за  исполнением  распорядительных  документов  городского
Совета в части выполнения поручений данных органам исполнительной власти;
     -  контроль  эа  подготовкой  структурными  подразделениями    мэрии
заключений  по  проектам  документов  представляемых     законодательными
органами области и городского Совета;
     - контроль за выполнением постановлений и распоряжений мэра;
     -  контроль  за  сроками  подготовки  проектов  распоряжений       и
постановлений мэра, если было дано соответствующее поручение мэром;
     - контроль за выполнением утвержденных планов работы мэрии;
     -  контроль  за  сроками  выполнения  распорядительных    документов
вышестоящих   органов   власти   в   части   поручений   данных   органам
исполнительной власти.
     5.2.4. На общий отдел мэрии возлагается:
     - контроль за исполнением поручений  мэра,  управляющего  делами  по
письмам    организаций;    методическое    руководство    по     вопросам
делопроизводства - исполнительской дисциплины.
     5.2.5. На отдел по работе с населением возлагается;
     - контроль за исполнением поручений мэра,  вице-мэров,  управляющего
делами по письмам граждан;
     - контроль за исполнением поручений высказанных мэром  и вице-мэрами
на личном приеме граждан.
     5.2.6. На юридический отдел возлагается:
     - контроль за  соблюдением  законодательства  Российской  Федерации,
области и  за  ходом  исполнения  Указов,  постановлений  и  распоряжений
Президента и Правительства России в  части  касающейся  органов  местного
самоуправления.

     5.3. Сроки исполнения распорядительных документов

     5.3.1.   Сроки   исполнения   распорядительных   документов    мэрии
(постановлений,  распоряжений,  поручений)  указываются  в  тексте  самих
документов.
     При указании времени исполнения поручения в днях, отсчет  ведется с
даты подписания поручения.
     5.3.2.  Продление  сроков  исполнения  либо  снятие  с      контроля
постановлений   и   распоряжений   мэра   осуществляется   на   основании
мотивированной письменной информации, представляемой на имя мэра.
     5.3.3.  Сроки  исполнения  заданий,  установленных  в   приказах  и
поручениях  руководителями  структурных  подразделений  могут изменяться
только этими руководителями.
     5.3.4. Поручения мэра и запросы из  областной  администрации  должны
исполняться в срок, указанный в поручении, запросе или в месячный срок со
дня его подписания, или поступления в мэрию.

     5.4. Система контроля

     5.4.1.  Система контроля  в  аппарате  и  его  отделах  обеспечивает
постоянный  контроль  и  безусловное  выполнение  в  установленные  сроки
заданий,  содержащихся  в  нормативных  документах.  Система     контроля
предусматривает активное участие в работе по выполнению  документов  всех
звеньев исполнительно-распорядительных  органов  местного  самоуправления
города, аппарата мэрии города и его структурных подразделений.

     В общую систему контроля входят:
     - мэрия города;
     - администрации районов,
     которые  принимают  постановления  и  распоряжения  и   осуществляют
контроль эа ходом их исполнения, периодически заслушивают доклады о  ходе
выполнения распорядительных документов.
     5.4.2. Контрольно-организационный отдел мэрии города, осуществляющий
контроль за ходом выполнения  документов,  обеспечивает  руководителей  и
исполнителей информацией о поручениях:
     -  срок  исполнения  которых  истекает  в  предстоящем       периоде
(ежемесячно);
     - исполнение которых  возложено  на  тот  или  иной  отдел, комитет,
управление (по мере необходимости);
     - неисполненных своевременно, или исполненных с нарушением сроков по
мере необходимости (ежеквартально);
     Анализирует информацию, поступающую от  исполнителей  о  результатах
выполнения поручений, находящихся на контроле. На основании этих сведений
оценивается уровень исполнительской дисциплины в мэрии города. Полученные
сведения представляются  руководству  мэрии  и  учитываются  при  решении
вопросов поощрения по итогам работы эа квартал.
     5.4.3. Мэр, вице-мэры, председатели комитетов,  управляющий  делами,
начальники самостоятельных  управлений  и  отделов,  главы  администраций
районов организуют работу  по  исполнению  исполнительно-распорядительных
документов в закрепленных за ними организациях  и  подразделениях  мэрии,
анализируют состояние исполнения документов и принимают меры по повышению
исполнительской дисциплины.
     Управляющий   делами   информирует   аппарат   мэрии   о   состоянии
исполнительской дисциплины на аппаратных совещаниях.
     5.4.4. Руководители  структурных  подразделений  несут  персональную
ответственность за исполнение документов и организуют контроль исполнения
в  подчиненных  им  организациях,  периодически  анализируют    состояние
исполнения  документов  и  принимают  меры  по  выполнению  заданий     в
установленные сроки.
     5.4.5.  В  комитетах,  управлениях  и  отделах  мэрии      приказами
назначаются работники, ответственные за контроль и исполнений  документов
и ведение делопроизводства (заведующие  приемных  или  др.  ответственные
лица по усмотрению руководителя).

     5.5. Организация работы по контролю за исполнением
          распорядительных документов

     5.5.1. Постановка на учет:
     - По одному экземпляру  постановлений  и  распоряжений  мэра  города
вместе с  приложениями,  подлежащими  контролю  исполнения,  общий  отдел
направляет     исполнителям     указанным     в     рассылке     и      в
контрольно-организационный отдел.
     В контрольно-организационном отделе на постановления и  распоряжения
мэра, требующих контроля  заводятся  карточки,  один  экземпляр  которой,
передается   исполнителю,   что   является   основанием   для   заведения
контрольного дела.
     -  копии  постановлений  и  распоряжений  администрации     области,
подлежащие контролю исполнения, с  резолюцией  мэра  города  направляются
исполнителям и в контрольно-организационный отдел.
     5.5.2. Контроль хода исполнения, порядок переноса сроков:
     -  контроль  за  сроками  исполнения  постановлений  и  распоряжений
осуществляется контрольно-организационным отделом совместно с работниками
комитетов,   управлений   и   отделов   мэрии,   администраций   районов,
ответственными за контроль исполнения;
     - в случаях, когда исполнение документа или  поручения возложено  на
двух  или  более  исполнителей,  ответственность  за  исполнение    несет
исполнитель,  указанный  в  резолюции  первым,  Он  обязан     обеспечить
исполнение документа или поручения в установленные сроки.
     Исполнителю  предоставляется  право  привлекать  для      выполнения
документа других должностных лиц и организации.
     Замена исполнителя  или  передача  исполнения  документа,  поручения
другому лицу или организации может быть осуществлена только с  разрешения
или по  указанию  должностного  лица  поручившего  исполнять  документ  с
обязательной отметкой в журнале учета документов в общем отделе мэрии.
     5.5.3. Все поручения должны быть исполнены в указанные сроки:
     - о нарушении сроков представления документов, докладов и информации
контрольно-организационный отдел незамедлительно докладывает мэру лично;
     - предупреждение исполнителю о приближении  или  наступлении  сроков
исполнения        документов        осуществляется          специалистами
контрольно-организационного и общего отделов;
     -  в  случае  нарушения  срока  исполнения  поручения  к  информации
прилагается   объяснение   руководителя   соответствующего   структурного
подразделения на имя мэра города и по его резолюции может быть установлен
новый срок исполнения.
     Если при рассмотрении представляемых материалов не принято решение о
переносе срока или снятии  задания  с  контроля,  документы  возвращаются
исполнителю для принятия мер по исполнению.

     5.6. Снятие с контроля

     5.6.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля  тогда,
когда решены все поставленные в нем вопросы, с  резолюцией  руководителя,
подписавшего документ или давшего по нему поручение "Снять с контроля.  В
дело.".
     5.6.2. Нормативные документы снимаются с контроля мэром города, а  в
его отсутствие - первым вице-мэром.
     5.6.3. Отметка об исполнении делается на самом документе, в  журнале
регистрации документов и в карточке контроля.
     5.6.4. Контрольно-организационный  отдел  ежеквартально  доводит  до
комитетов, управлений и отделов мэрии, администрации районов  сведения  о
документах, снятых с контроля.

     5.7. Организация контроля исполнения документов в структурных
          подразделениях мэрии

     5.7.1. Работа по контролю исполнения распорядительных  документов  и
поручений руководства мэрии включает:
     -  рабочие  планы  по  выполнению  распорядительных       документов
соответствующих отделов и управлений мэрии;
     - непосредственную проверку хода и качества выполнения;
     -  обобщение  результатов  контроля  и  представление  руководителям
структурных подразделений необходимой  информации  для  принятия  мер  по
обеспечению  своевременного  и  качественного  выполнения       решений
соответствующими организациями;
     -  представление  руководителям  мэрии  сведений  о     состоянии
исполнительской дисциплины в структурных подразделениях администрации для
анализа и разработки мероприятий по ее улучшению;
     - подготовку материалов для снятия решения с контроля.
     5.7.2. На каждый  контролируемый  документ  оформляется  дело,  куда
подшиваются:
     - копия документа;
     - рабочий план по его выполнению;
     -  справки,  информации,  отражающие  ход  выполнения      документа
(постановления, распоряжения, решения) и результаты  проверок  исполнения
документа.
     Рабочие планы  составляются  по  главным  вопросам  для  организации
поэтапного    контроля,    обеспечивающего    систематическую    проверку
промежуточных  сроков  и  качества выполнения  документа.  Рабочие  планы
утверждаются руководителями структурных подразделений мэрии.

     5.7.3. Обобщение результатов контроля производится на основании:
     - результатов проверок хода выполнения документов на местах;
     - докладов исполнителей (устных и письменных);
     Обобщенные  материалы  вместе  с  предложениями  по      обеспечению
выполнения  документов  представляются  соответствующему  руководителю  в
установленные  им  сроки,  при  необходимости  принятия  экстренных   мер
немедленно.
     5.7.4.   Состояние   исполнительской  дисциплины   в     структурных
подразделениях  мэрии  анализируется  ежемесячно  и  принимаются     меры
воздействия к нарушителям исполнительской дисциплины.
     По  результатам  анализа  разрабатываются  планы  мероприятий     по
повышению   исполнительской   дисциплины,   которые  после    утверждения
руководителем доводятся до соответствующих исполнителей.
     5.7.5. При поступлении от исполнителя ходатайства о  переносе  срока
снятия  с  контроля  документа  руководитель  структурного  подразделения
обязан:
     - изучить причины невыполнения;
     - затребовать от исполнителей в случае необходимости  дополнительные
материалы,  подтверждающие  необходимость  удовлетворения  ходатайства  о
продлении срока исполнения;
     - доложить руководителю структурного  подразделения  предложения  по
решению данного вопроса;
     - направить  в  контрольно-организационный  отдел  справку  с  визой
вице-мэров, глав  администраций  районов  о  продлении  срока  исполнения
постановлений,  распоряжений  и  поручений  в  общий  отдел  по   письмам
организаций.
     5.7.6.  Для  снятия  с  контроля  выполненного     распорядительного
документа,  исполнитель  готовит  справку,  докладывает  вице-мэру,   или
управляющему  делами,  после  чего  вице-мэр  или  управляющий     делами
докладывают мэру. Если подготовленный материал   удовлетворяет  мэра,  то
мэр снимает документ с контроля.
     5.7.7. По выполненным решениям, контролируемый документ,  справка  о
его  выполнении  с  резолюцией  мэра  и  материалы,  характеризующие  ход
выполнения, направляются в контрольно-организационный отдел, где документ
снимается с контроля.

     6. Порядок работы со служебными документами

     6.1. Прием, доставка и отправка корреспонденции

     6.1.1.  Прием  и  отправка  корреспонденции,  адресованная  мэру   и
подписанная мэром, осуществляется общим отделом мэрии.
     6.1.2. В структурных подразделениях  мэрии  осуществляется  прием  и
отправка документов и корреспонденции  адресованной непосредственно  этим
структурам и их руководителям.
     6.1.3. Корреспонденция, поступившая в нерабочее  время,  а  также  в
выходные и праздничные  дни  принимается  дежурными  в  приемной  мэра  и
диспетчерской службой мэрии с последующей передачей в общий отдел мэрии.
     6.1.4. Работники общего  отдела  распределяют  полученную  почту  по
адресатам:
     - почта мэра;
     - почта вице-мэров;
     - почта управляющего делами;
     - почта структурных подразделений.
     6.1.5.  Организация  доставки  входящих,  исходящих  и    внутренних
документов в аппарате мэрии осуществляется общим отделом мэрии.
     6.1.6. Документы, требующие срочного  решения  с  грифами  "Срочно",
"Весьма срочно", правительственные документы  и  телеграммы  доставляются
мэру немедленно.
     6.1.7. Входящие и исходящие документы передаются из общего отдела  в
структурные подразделения мэрии под роспись в реестрах  или  в  разносных
книгах.

     6.2. Регистрация документов.

     6.2.1. Регистрация документов в мэрии осуществляется:
     - адресованных мэру, и  без  указания  конкретного  адреса  в  общем
отделе;
     - адресованных вице-мэрам через заведующих приемными вице-мэров;
     - поступивших  по  электронной  почте  в  управлении  информационных
ресурсов;
     - письма граждан в отделе по работе с населением.
     6.2.2.  Прием  телефонограмм,  телефаксов,  адресованных  мэру     и
вице-мэрам производится заведующими приемных  и  дежурными  диспетчерской
службы мэрии с регистрацией в специальных журналах.
     6.2.3. Зарегистрированные документы, как  правило,  в  тот  же  день
направляются адресатам:
     - адресованные мэру через управляющего делами;
     - адресованные вице-мэрам через заведующих приемных вице-мэров;
     - поступившие без указания конкретного адресата - по  принадлежности
в соответствии с функциональными обязанностями структурных подразделений.

     6.3. Оформление резолюций

     6.3.1. На документы, адресованные мэру управляющий делами и помощник
мэра готовят проекты его резолюции по их исполнению.
     6.3.2. Резолюции оформляются на бланках установленного образца.
     6.3.3. В резолюции должны входить следующие элементы:
     - исполнитель (с указанием Ф.И.О.);
     - содержание поручения;
     - срок исполнения;
     - дата подписания поручения;
     - подпись лица дающего поручение.
     6.3.4.  Кроме  мэра,  давшего  поручение  по  исполнению  документа,
резолюции имеют право подписывать от своего имени  вице-мэры,  официально
его замещающие.
     6.3.5.  Право  подписи  на  резолюциях  от  имени  и  по   поручению
руководителей имеют:
     - от имени мэра -  управляющий  делами  и  другие  должностные  лица
которым это право предоставлено;
     -  от  имени  вице-мэров,  должностные  лица  которым  это     право
предоставлено.
     6.3.6.   Право,   предоставленное   должностным   лицам   от   имени
руководителей давать поручения  по  исполнению  документов,  должно  быть
зафиксировано  в  соответствующих  нормативных  документах   (положениях,
должностных инструкциях).

     6.4. Исполнение документов

     6.4.1. Рассмотрение документа (ознакомление с содержанием  документа
и подготовка резолюции) должно производиться ежедневно, но не  более  3-х
дней с момента регистрации в общем отделе мэрии.
     6.4.2. Все документы  с  резолюциями  мэра  регистрируются  в  общем
отделе мэрии и направляются исполнителям.
     6.4.3. Срок исполнения документов не должен превышать 30 дней  (если
в  резолюции  не  указан  другой  срок  исполнения)  со  дня  регистрации
документа в аппарате мэрии.
     Исключение составляют документы по следующим вопросам:
     - прописка и предоставление жилой площади в Калининграде;
     -  приватизация  муниципальной  собственности  и  аренда     нежилых
помещений;
     - отвод земельных участков, выделяемых под коллективное садоводство;
- экономико-правовое  регулирование  земельных  отношений  на  территории
города и лесопаркового пояса, в том числе отвод  земельных  участков  под
застройку;
     -  качество  архитектурных  и  градостроительных  проектов  и     их
реализация в городе;
     Срок исполнения поручений по этим проблемам составляет 2 месяца  (за
исключением документов, поступивших из вышестоящих организаций,  либо  по
которым срок рассмотрения установлен поручением).
     Если  в  установленный  срок  исполнение  документа  невозможно,  то
исполнителем по согласованию с руководителем мэрии, давшим  поручение  об
исполнении, или с вышестоящей организацией, установившей срок исполнения,
готовится справка с  обоснованием  необходимости  продления  срока  и  не
позднее, чем за 2 дня до истечения  срока  исполнения,  представляется  в
общий отдел мэрии.
     Для  служебных  документов  -  срок  исполнения  продлевается      в
зависимости от сложности и хода решения вопроса,  для  писем  граждан  не
более, чем на один месяц (с уведомлением об этом заявителя).
     6.4.4. Если исполнение  документа  поручено  нескольким  лицам  и  в
резолюции  не  указан  ответственный  исполнитель,  ответственными     за
подготовку ответа является лицо, указанное в резолюции первым.
     6.4.5. Соисполнители не позднее, чем за пять дней до истечения срока
исполнения документа представляют ответственному исполнителю справки  для
обобщения и составления отчета либо сообщают свое мнение по  поднятому  в
документе   вопросу   в   другой   форме,   устраивающей   ответственного
исполнителя.   Ответственному   исполнителю   дается   право       созыва
соисполнителей. Соисполнители в равной степени несут  ответственность  за
своевременную и качественную подготовку проектов документов.
     6.4.6.   Ответы   из   организаций   по   исполнению     документов,
зарегистрированных в общем отделе мэрии, должны направляться В тот отдел,
где осуществляется контроль за ходом исполнения документа.
     6.4.7.  Справки  (информации)  о  ходе  и  результатах    исполнения
поручений   мэра   должны   подписываться   руководителями    структурных
подразделений мэрии, которым даны поручения, или лицами, исполняющими  их
обязанности, и представляться в  срок,  указанный  в  поручении,  либо  в
месячный срок со дня его подписания.
      Подлинники  документов,  направленные исполнителю,  возвращаются в
общий отдел мэрии вместе со справками о результатах исполнения.
     6.4.8.  Ответы  на  предложения,  заявления  и  жалобы      граждан,
поступившие в мэрию, могут быть даны как в письменной,  так  и  в  устной
форме (если такая форма ответа устраивает заявителя). При  устном  ответе
делается запись об этом на письме заявителя.
     Ответы на служебные документы  даются,  как  правило,  в  письменном
виде.

      6.5. Порядок оформления исходящих документов

     6.5.1. Все исходящие и большинство внутренних  служебных  документов
оформляются на бланках установленного образца.
     6.5.2. На каждом  документе  (за  исключением  письма)  должно  быть
указано наименование вида документа (справка, информация, акт и т.п.).
     6.5.3. В любом документе  ниже  реквизитов  указывается  адресат  (в
состав реквизита может входить почтовый адрес, заголовок, кратко и  четко
отражающий основное содержание документа, виза исполнителя  и  номер  его
служебного телефона).
     6.5.4.  Письмо  не  должно  содержать  больше  четырех    адресатов.
Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывается.
     6.5.5. Документы следует адресовать, как правило, в  учреждение  или
его  структурное  подразделение.  Должностному  лицу  документ      может
адресоваться в тех случаях, когда точно  известно,  что  он  должен  быть
рассмотрен этим лицом.
     6.5.6. Документ, составленный на основании другого документа, должен
иметь ссылку на него, с  указанием  вида  документа,  даты  и  исходящего
номера. Если  документ  имеет  приложения,  не  названные  в  тексте,  их
наименование необходимо  перечислить  с  указанием  количества  листов  в
каждом приложении и количество экземпляров.
     6.5.7. На документах, направляемых в  правительственные  учреждения,
постоянным корреспондентам или учреждениям своей системы, почтовый  адрес
не проставляется. Полный  почтовый  адрес  указывается  при  направлении
документа разовым адресатам.
     6.5.8. При адресовании документа частному лицу  вначале  указывается
почтовый адрес, затем фамилия, инициалы адресата.

      6.6. Служебные документы подписываются:

     6.6.1. Направляемые в вышестоящие органы - мэром, а в случае его
отсутствия - первым вице-мэром.
     Направляемые  в другие  организации -  мэром, вице-мэрами,  а также
руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции;
     6.6.2. Докладные записки,  справки  и  другие  внутренние  документы
справочного характера  -  руководителем  структурного  подразделения  или
исполнителем, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его
полномочий.
     Подписываются первый и  второй экземпляры  направляемого в  адрес и
оставляемого  в деле  документа. При  направлении документа  в несколько
адресов подписываются все экземпляры.
     Каждый  отправляемый  документ  визируется  на  втором    экземпляре
исполнителем с указанием даты.  Если  есть  необходимость  в  размножении
документа для отправки, ответственность за это несет исполнитель.
     6.6.3.  За  своевременную   подготовку,  содержание   и  правильное
оформление  документа   отвечает  исполнитель.   Подготовленные  проекты
документов,     согласованные     исполнителем     с    соответствующими
должностными  лицами  и  учреждениями,   передаются  на   подпись  через
помощника мэра.
     6.6.4.   Подписанные   мэром   документы   передаются  исполнителем
(ответственным   за   ведение  делопроизводства)   в  общий   отдел  для
регистрации и отправки.
     Лицо, ответственное за отправку документов,  проверяет правильность
их  оформления  и  наличие приложений,  указанных в  основном документе.
Неправильно   оформленные   документы   возвращаются   исполнителям  для
доработки.
     6.6.5. Исходящие документы, подписанные  руководством  подразделений
мэрии,  которым   предоставлено   право   переписки,   регистрируются   в
подразделении.

     7. Организация работы с обращениями
        граждан

     7.1. Письменные обращения граждан регистрируются в отделе по  работе
с населением, представляются начальником отдела для рассмотрения мэру или
вице-мэрам.
     7.2.  Начальник  отдела,  в  случае  повторного  обращения  граждан,
докладывает о существе предыдущей просьбы.
     7.3. Поручения по рассмотрению писем граждан дает мэр или вице-мэры.
Рассмотрение вопросов поручается работникам отдела  или  соответствующему
структурному подразделению мэрии. Сроки рассмотрения не должны  превышать
законодательно установленных.
    7.4. Граждане, лично обратившиеся в мэрию,  направляются в  отдел по
работе  с  населением  для предварительной  беседы и  записи на  прием к
должностному лицу.
    7.5.  Прием  граждан  осуществляется  должностными  лицами  согласно
разработанному графику.
    7.6. Порядок  приема граждан  в администрациях  районов определяется
их руководителями.
    7.7. Анализ  работы   с   обращениями  граждан,   выдача  информации
руководству  мэрии,  контроль  за  сроками  рассмотрения  возлагается на
начальника отдела по работе с населением.
    7.8.  Специалисты  отдела  по  работе   с  населением   имеют  право
запрашивать  от  отделов  и  управлений  мэрии,  администраций  районов,
подведомственных   мэрии    учреждений,   организаций    и   предприятий
материалы, необходимые при рассмотрении обращений граждан.

     8. Организация кадровой работы

     8.1. Мэр города формирует мэрию города.
     8.2. Кандидатуры вице-мэров, руководителя финансового  органа,  глав
администраций районов подбираются мэром города с последующим утверждением
городским Советом. После утверждения  с  указанными  должностными  лицами
заключается контракт на период полномочий мэра города.
     8.3. Другие  должностные  лица  мэрии  назначаются  на  должность  и
освобождаются от нее мэром города.
     8.4. Наложение дисциплинарных взысканий и поощрение работников мэрии
является компетенцией мэра.
     8.5.  Должностные  лица  районных  администраций  назначаются     на
должность  и  освобождаются  от  них  главами  районных    администраций.
Заместители  глав  районных  администраций  назначаются  на  должность  и
освобождаются от них по согласованию с мэром города.
     8.6. Положения о комитетах, управлениях  и  отделах  утверждает  мэр
города.  Функциональные  обязанности  работников  мэрии      утверждаются
соответствующими руководителями структурных подразделений мэрии.
     8.7. Прием на работу  муниципальных  служащих  мэрии  осуществляется
отделом кадров согласно личному заявлению на  имя  мэра  с  резолюцией  о
согласии   должностного   лица   соответствующего   подразделения,      с
предъявлением паспорта, трудовой  книжки,  военного  билета,  диплома  об
образовании и справки из органов налоговой службы о  своем  имущественном
положении.
     8.8.   Увольнение   производится   согласно   личному      заявлению
муниципального служащего  с  резолюцией  должностного  лица  структурного
подразделения или на основании существующего законодательства.
     8.9.  Отпуска  муниципальных  служащих  планируются  в    комитетах,
управлениях, отделах и представляются в отдел кадров мэрии до 20  декабря
текущего года.
     График отпусков муниципальных служащих  мэрии  составляется  отделом
кадров и представляется на утверждение мэру города до 30 декабря текущего
года.
     Отпуск муниципальным служащим предоставляется  на  основании  личных
заявлений  и  графика  отпусков  по  согласованию  с  должностным   лицом
структурного подразделения.
     8.10.   Удостоверение,   пропуск   муниципальным   служащим    мэрии
оформляются при приемке на работу с предъявлением  фотокарточки  размером
Зх4 см. с уголком, а при увольнении с работы они сдаются в отдел кадров.
     В случае утери удостоверения, муниципальный служащий наказывается  в
дисциплинарном порядке и ему выписывается новое удостоверение.
     8.11. Больничные листы муниципальных служащих мэрии,  оформленные  в
структурном  подразделении,  подписанные  ведущим  табель  и  должностным
лицом, сдаются в отдел кадров мэрии, где  учитываются  и  передаются  под
роспись в бухгалтерию для оплаты  не  позднее  пяти  дней  перед  выдачей
аванса и заработной платы.
     8.12. Для оформления пенсии муниципальный служащий мэрии за 15  дней
до наступления пенсионного возраста обращается в отдел кадров,  имея  при
себе паспорт, где пишет заявление и знакомится со своим стажем.
     Отделом кадров оформляются документы на муниципального  служащего  и
передаются в орган социального обеспечения для назначения пенсии.
     8.13. Учеба муниципальных служащих мэрии для повышения  квалификации
планируется отделом кадров по представлению должностных лиц мэрии.
     8.14. Контроль  подготовки  резерва  кадров  должностных  лиц  мэрии
осуществляется  отделом  кадров  по  представлению  начальников  отделов,
управлений, председателей комитетов.
     8.15. Планирование и проведение  аттестации  муниципальных  служащих
мэрии  проводится  отделом  кадров  в  соответствии  с  Положением     об
аттестации.

     9. Командировки работников мэрии

     9.1.  Командировки  муниципальным    служащим   мэрии   планируются
отделами, управлениями, комитетами мэрии.
     9.2.  Командировочное  удостоверение,  в  бланке  которого     четко
формулируется цель выезда, оформляется  отделом  кадров  и  подписывается
мэром, на основании распоряжения мэра.
     9.3.  Письменный  отчет  о  результатах  командировки  сдается     в
контрольно-организационный отдел в 3 дневный срок.
     9.4. Зарубежные командировки планируются в управлении  международных
связей  в  соответствии  с  планом  международной  деятельности    мэрии.
Распоряжения о  загранкомандировке  готовятся  управлением  международных
связей, подписываются мэром. Отчет о зарубежной  командировке  сдается  в
управление  международных  связей  в  соответствии  с  регламентом     по
реализации международных связей.
     9.5. Контрольно-организационный  отдел  и  управление  международных
связей делают отметку  в  командировочном  предписании.  После  этого  он
сдается в отдел кадров.

     10. Порядок приема-передачи дел при смене руководителей,
         а также при реорганизации или ликвидации структурного
         подразделения мэрии

     10.1. При  смене  руководителей,  а  также  в  случае  реорганизации
структурного подразделения мэрии  прием-передача  документов,  помещений,
инвентаря и оборудования производится по акту.
     10.2. При ликвидации структурного  подразделения  без  передачи  его
функций другому подразделению документы, относящиеся  к  архивному  фонду
области, передаются в архивный отдел мэрии; документы временного хранения
и с неистекшими сроками - в  архив  вышестоящей  организации,  подлинники
документов,   подтверждающих   трудовой   стаж   и   заработную     плату
работников   (если   заводились   в   делопроизводстве),   передаются   в
объединенный городской архив, по  личному  составу  при  архивном  отделе
мэрии.
     При приеме-передаче документов  проводится  их  проверка  наличия  и
состояния.   Документы   передаются   на   государственное   хранение   в
упорядоченном, обработанном виде, в соответствии с составленными  описями
дел.
     В  состав  комиссии  по  приему-передаче  документов      включаются
представители общего и архивного отделов мэрии.

     11. Организация проведения аппаратных
         совещаний

     11.1.  Аппаратные  совещания  под  руководством  мэра     проводятся
еженедельно по понедельникам с 9.00 до 11.00.
     11.2.  Аппаратные  совещания  под  руководством  мэра      готовятся
управляющим делами, оповещение аппарата по поручению управляющего  делами
возлагается на общий отдел.
     11.3.  В  аппаратном  совещании  участвуют  вице-мэры,  председатели
комитетов, начальники управлений и отделов  мэрии,  главы  и  управляющие
делами администраций районов. Совещание протоколируется помощником мэра.
     11.4.  Контроль  за  выполнением  решений,  принятых  на  аппаратных
совещаниях осуществляется помощником мэра.

     12. Организация работы архива

     12.1. Порядок составления и  утверждения  сводной  номенклатуры  дел
мэрии,  формирование  дел  в  подразделениях  и  передачи  их  в   архивы
структурных подразделений и архивный отдел мэрии определяется  Положением
об архивах отделов, управлений и  комитетов  мэрии  города,  утвержденным
постановлением мэра от 10 июля 1995 г. N 1247.
     12.2. Документы, находящиеся  на  хранении  в  ведомственном  архиве
мэрии, представляются сотрудникам мэрии для работы в общем отделе.
     12.3. Если документы, находящиеся на хранении в ведомственном архиве
мэрии, требуются для других организаций, то они выдаются  по  письменному
запросу этой организации для просмотра в общем отделе.  Выписка  из  этих
документов заверяется в общем отделе.
     12.4. В ведомственный архив мэрии  поступают  документы  постоянного
хранения через 2 года после  завершения  делопроизводством  от  следующих
отделов: общего, контрольно-организационного, юридического, по  работе  с
населением, бухгалтерии.
     Хранение документов, подтверждающих трудовой стаж и заработную плату
сотрудников   мэрии,   осуществляют   соответственно   отдел   кадров   и
бухгалтерия.

     13. Выполнение машинописных работ

     13.1. Машинописное бюро мэрии выполняет машинописные работы  для  ее
аппарата.
     13.2. На документе, сдаваемом в печать, необходимо ставить:
     - дату;
     - количество экземпляров;
     -  полностью  написанную  фамилию  исполнителя,  с      утверждением
руководителя;
     - форму бланка и отметку "срочно", если есть необходимость.

     13.3. Не принимаются  в  печать  документы,  написанные  карандашом,
цветными чернилами, неразборчиво.
     13.4. Машинописные работы, сданные в машбюро после 17.00,  считаются
принятыми для печатания на следующий день.
     13.5.  Сверка  отпечатанного  материала  производится  исполнителем,
подготовившим документ.  Исправления  в  напечатанный  материал  во  всех
экземплярах вносятся на машинке или в электронном виде.
     13.6. Все документы  печатаются  только  с  разрешения  управляющего
делами и начальника общего отдела.
     Очередность  машинописных  работ  определяется  начальником   общего
отдела или его заместителем.

     14. Копирование документов

     14.1. Копирование материалов служебного  характера  в  общем  отделе
производится   по   заказам,   подписанным   руководителями   структурных
подразделений  мэрии  за  исключением  тех  отделов,  в  которых  имеется
множительная техника. В верхнем левом углу  первой  страницы  исполнитель
указывает количество экземпляров, свою фамилию,  номер  телефона  и  дату
сдачи.
     14.2.  На  копирование  передаются  первые  экземпляры  (подлинники)
материалов, отвечающие необходимым техническим требованиям.
     14.3. Копирование документов осуществляется в общем отделе с 9.00 до
11.00; с 16.00  до  18.00  только  с  разрешения  управляющего  делами  и
начальника отдела.
     14.4. Хозрасчетные муниципальные предприятия, комитеты, управления и
отделы,  имеющие  множительную  технику  размножают  постановления      и
распоряжения самостоятельно и сдают их в общий отдел для рассылки.

     15. Оформление телеграмм и факсов

     15.1.  Право  подписи  телеграмм  и  факсов  имеет  мэр,  вице-мэры,
управляющий делами, а также  руководители  подразделений,  имеющие  право
переписки.
     15.2. Подписанные мэром телеграммы и факсы передаются исполнителем в
общий отдел мэрии для регистрации.
     15.3. Если телеграмма  или  факс  являются  ответом  на  контрольный
документ, то исполнитель обязан приложить этот  документ  для  отметки  в
общем отделе.
     15.4. Передача по  факсу  мэрии  документов  от  других  организаций
осуществляется с письменного разрешения мэра,  вице-мэра  и  управляющего
делами.


                                Образцы
                 оформления распорядительных документов

                                                                (образец)

                          РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
                         МЭР ГОРОДА КАЛИНИНГРАДА

                              ПОСТАНОВЛЕНИЕ

     от "___"__________199__г.                                N____
     г.Калининград


                                Заголовок


                           Текст постановления




     Мэр                                              И.И.Кожемякин


                                                         Приложение

                                               к постановлению мэра
                                                города Калининграда
                                            от "___"________199__г.
                                                          N________



                                                                (образец)

                          РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
              ГЛАВА МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ - ГЛАВА ГОРОДА
                       (МЭР ГОРОДА КАЛИНИНГРАДА)

                              ПОСТАНОВЛЕНИЕ

     от "___"__________199__г.                                N____
     г.Калининград


                                Заголовок


                           Текст постановления




     Глава местного самоуправления -
     глава города (мэр города Калининграда)           И.И.Кожемякин


                                                         Приложение

                                     к постановлению главы местного
                                      самоуправления - главы города
                                         (мэра города Калининграда)
                                            от "___"________199__г.
                                                          N________


                                                                (образец)

                          РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
                         МЭР ГОРОДА КАЛИНИНГРАДА

                              РАСПОРЯЖЕНИЕ

     от "___"__________199__г.                                N____
     г.Калининград


                                Заголовок


                           Текст распоряжения




     Мэр                                              И.И.Кожемякин


                                                         Приложение

                                                к распоряжению мэра
                                                города Калининграда
                                            от "___"________199__г.
                                                          N________


                                                                (образец)

                          РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
              ГЛАВА МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ - ГЛАВА ГОРОДА
                       (МЭР ГОРОДА КАЛИНИНГРАДА)

                              РАСПОРЯЖЕНИЕ

     от "___"__________199__г.                                N____
     г.Калининград


                                Заголовок


                           Текст распоряжения




     Глава местного самоуправления -
     глава города (мэр города Калининграда)           И.И.Кожемякин


                                                         Приложение

                                      к распоряжению главы местного
                                      самоуправления - главы города
                                         (мэра города Калининграда)
                                            от "___"________199__г.
                                                          N________


                                                                (образец)

                          РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
                        МЭРИЯ ГОРОДА КАЛИНИНГРАДА
                     КОМИТЕТ ПО СОЦИАЛЬНЫМ ВОПРОСАМ

                                 ПРИКАЗ

     от "___"__________199__г.                                N____
     г.Калининград


                          Наименование приказа


     Преамбула (в  соответствии  с  чем  издается  приказ)  заканчивается
словами ПРИКАЗЫВАЮ:

                             Приказная часть



     Вице-мэр, председатель
     комитета по социальным
     вопросам                    (подпись)              Г.Янковская


                                                                (образец)
                                               поручения мэра, вице-мэра,
                                                      управляющего делами

                          РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
                        МЭРИЯ ГОРОДА КАЛИНИНГРАДА



                Текст поручения (резолюция руководителя)


     "___"________199__г._                                  Подпись