Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19

     Описательная статья   каталога   включает:   название  архива;
индекс; рубрику и подрубрику; дату события; место события; сведения
из архивного документа,  единицы хранения/единицы учета,  архивного
фонда (содержание);  архивный шифр;  язык документа  и  способ  его
воспроизведения;    фамилию    составителя   и   дату   составления
описательной статьи.
     Для установления  связи  между разделами каталога или разделов
каталога с  другими  архивными  справочниками  применяется  система
отсылок.

                        Указатели и обзоры

     5.5.4. Указатели  (архивные справочники,  представляющие собой
алфавитные,  систематические или составленные по какому-либо  иному
признаку перечени названий (наименований) предметов,  упоминаемых в
архивных документах, с указанием их архивных шифров) подразделяются
на   внутрифондовые,   межфондовые,   межархивные,   а   также   на
тематические,  предметные (общие и  специальные),  хронологические.
Разновидностями    предметного   указателя   являются   именной   и
географический указатели.
     Указатели могут  быть самостоятельными архивными справочниками
в  системе  НСА  архива  или  входить  в  состав   вспомогательного
справочного аппарата к другим типам архивных справочников.
     Описательная статья   указателя   любого   вида   состоит   из
предметного понятия (рубрики) и архивного шифра.
     В указателе  применяется  система  отсылок  для   установления
связей между тождественными предметными понятиями.
     5.5.5. Обзоры      (архивные      справочники,      включающие
систематизированные  сведения  о  составе  и  содержании  отдельных
комплексов архивных документов,  дополненные их  источниковедческим
анализом) подразделяются на обзоры фондов и тематические обзоры.
     Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе  и
содержании архивных документов одного архивного фонда.
     Тематический обзор  включает  систематизированные  сведения  о
составе и содержании архивных документов одного или группы архивных
фондов одного или нескольких архивов по определенной теме.
     В справочный аппарат обзора входят титульный лист,  содержание
(оглавление),  предисловие,   список   сокращений,   указатели.   К
тематическому   обзору   должны   быть  составлены  список  фондов,
информация о которых содержится в обзоре,  и библиография  по  теме
обзора.

                      Автоматизированный НСА

     5.6. Архивные   справочники   могут   вестись   в   архиве   в
автоматизированном режиме,  обеспечивающем возможности оперативного
и  многоаспектного поиска и представления документной информации (в
том числе в режиме удаленного доступа).
     Информационное наполнение  автоматизированного  НСА составляет
содержание описательных статьей  архивных  справочников  на  уровне
архивного фонда   (см. п. 5.4.1),   единицы  хранения/единицы учета
(см. п.  5.4.2),  архивного  документа  (см.  п.  5.4.3),  а  также
ключевые слова и рубрикаторы.
     Обязательными видами ключевых слов (терминов,  характеризующих
в   обобщенном  и  сжатом  видах  содержание  описательных   статей
архивных  справочников)   при   ведении   автоматизированного   НСА
являются:   "тематика",   "персоналии",   "география".   В   случае
необходимости могут создаваться другие виды ключевых слов.
     Рубрикаторы -  систематические  и тематические схемы понятий с
индексами для структурирования и поиска  документной  информации  в
автоматизированном НСА.

              Формы использования архивных документов

     5.7. Основные    формы   использования   архивных   документов
(предоставления архивом  безвозмездно  или  возмездно  пользователю
информационных  услуг и информационных продуктов для удовлетворения
его информационных потребностей):
     информационное обеспечение  пользователей  в соответствии с их
запросами, а также в инициативном порядке;
     предоставление архивных  документов  пользователям в читальном
зале архива;
     экспонирование архивных документов на выставках;
     использование архивных   документов   в   средствах   массовой
информации;
     проведение информационных      мероприятий      (встреч      с
общественностью,  экскурсий  в архивы,  презентаций,  дней открытых
дверей,  лекций, докладов, устных журналов, конференций, уроков для
студентов и школьников и др.) с использованием архивных документов;
     публикация архивных документов.
     5.7.1. Запросы, поступающие в архивы, подразделяются на:
     запросы о  предоставлении информации по определенной проблеме,
теме,  событию,  факту   (тематические   запросы).   Разновидностью
тематических  запросов являются биографические запросы,  по которым
устанавливаются  сведения,  необходимые  для   изучения   жизни   и
деятельности конкретных лиц;
     запросы о    предоставлении    информации,   необходимой   для
установления  родства,  родственных  связей  двух  или  более  лиц,
истории семьи, рода (генеалогические запросы);
     запросы, связанные    с    социальной     защитой     граждан,
предусматривающие  их  пенсионное  обеспечение,  а  также получение
льгот и компенсаций в соответствии с  законодательством  Российской
Федерации  и  международными  обязательствами  Российской Федерации
(запросы социально-правового характера).
     5.7.2. В   целях   настоящих   Правил  используются  следующие
понятия:
     архивная справка - документ  архива,  составленный  на  бланке
архива,   имеющий   юридическую   силу   и  содержащий  документную
информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров
листов  единиц  хранения  тех  архивных  документов,  на  основании
которых она составлена;
     архивная копия  -  дословно  воспроизводящая  текст  архивного
документа копия  с  указанием  архивного  шифра  и  номеров  листов
единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
     архивная выписка - документ  архива,  составленный  на  бланке
архива,  дословно воспроизводящий часть текста архивного документа,
относящийся к  определенному  факту,  событию,  лицу,  с  указанием
архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
     информационное письмо - письмо,  составленное на бланке архива
по  запросу  пользователя  или  по  инициативе  архива,  содержащее
информацию  о  хранящихся   в   архиве   архивных   документах   по
определенной проблеме, теме;
     тематический перечень       архивных       документов        -
систематизированный  краткий или аннотированный перечень заголовков
архивных документов,  единиц хранения/единиц учета по  определенной
теме с указанием их дат и архивных шифров,  составленный по запросу
пользователя или по инициативе архива;
     тематическая подборка     копий    архивных    документов    -
систематизированный  комплект  копий  архивных  документов  или  их
частей  по  определенной  теме,  подготовленный  архивом по запросу
пользователя  или  по  инициативе  архива.  Тематическая   подборка
включает титульный лист,  тематический перечень архивных документов
и при необходимости историческую справку по теме;
     тематический обзор архивных документов - см. п. 5.5.5.

             Порядок исполнения запросов пользователей

     5.8. Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом
при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан -
фамилии,  имени  и  отчества),  почтового и/или электронного адреса
пользователя,  указания темы  (вопроса),  хронологии  запрашиваемой
информации.
     Запрос пользователя рассматривается  руководством  архива  или
уполномоченным   должностным   лицом   (лицами),   направляется  на
исполнение  в  соответствующие  подразделения  или  непосредственно
исполнителю  и  исполняется  по  архивным документам и/или печатным
изданиям, относящимся к предмету запроса.
     Запрос, не  относящийся к составу хранящихся в архиве архивных
документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется
в  другой архив или организацию,  где хранятся необходимые архивные
документы,  с уведомлением об этом пользователя,  или  пользователю
дается соответствующая рекомендация.
     При поступлении   в   архив    Интернет-обращения    (запроса)
пользователя  с  указанием адреса электронной почты и/или почтового
адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса)  к
рассмотрению  или  мотивированный отказ в рассмотрении.  Принятое к
рассмотрению обращение (запрос)  распечатывается,  и  в  дальнейшем
работа с ним ведется в установленном порядке.
     Ответ на запрос пользователя дается на  государственном  языке
Российской Федерации.
     Архив осуществляет прием граждан в приемной или столе  справок
и  ведет  их учет по установленной форме.  Руководство архива несет
личную  ответственность  за  организацию  приема   и   рассмотрения
запросов граждан.
     5.8.1. Тематический запрос государственного органа или  органа
местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций,
архив  рассматривает  в  первоочередном  порядке  в   установленные
законодательством  либо  в  согласованные с ними сроки.  Исполнение
такого запроса осуществляется на безвозмездной основе.
     Исполнение тематического  запроса  организации  или гражданина
организуется в порядке оказания  платных  услуг  (в  том  числе  на
основе  договора)  или  безвозмездно.  Сроки  и  стоимость работ по
исполнению   указанного   запроса   в    предварительном    порядке
согласовываются с пользователем.
     При необходимости  проведения  объемной  работы  по  поиску  и
копированию    архивных   документов   архив   письменно   извещает
пользователя    о    промежуточных    результатах    работы.    Вид
информационного  документа,  подготавливаемого  архивом  по запросу
пользователя,  согласовывается с ним,  если об этом  не  указано  в
запросе.
     5.8.2. Генеалогический запрос пользователя архив  исполняет  в
порядке  оказания  платных  услуг (в том числе на основе договора).
Указанный запрос может исполняться как в отношении заявителя, так и
в установленном порядке в отношении других лиц.
     Информация пользователю представляется  в  форме  родословного
древа,   генеалогической   росписи,   генеалогической  таблицы  или
архивных справок,  архивных  выписок,  копий  архивных  документов,
устанавливающих  родственные связи.  При отсутствии возможностей по
исполнению генеалогических запросов архив рекомендует  пользователю
проводить   самостоятельный   поиск   интересующей  его  информации
генеалогического характера в читальном зале архива.
     5.8.3. Запрос    социально-правового   характера   исполняется
архивом безвозмездно.
     Срок исполнения запроса социально-правового характера в архиве
не должен превышать  30  дней  с  момента  регистрации  запроса.  С
разрешения   руководства   архива   этот   срок   может   быть  при
необходимости  продлен  с   обязательным   уведомлением   об   этом
пользователя.  Срок  исполнения запроса по НСА архива - не более 15
дней с момента его регистрации.
     При исполнении    повторного    запроса    социально-правового
характера или составлении по просьбе пользователя архивной справки,
аналогичной ранее выданной,  архив проверяет соответствие сведений,
включенных  в  эту  справку,  тем,  которые  имеются   в   архивных
документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает
их в повторно выдаваемую архивную справку.

  Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий

     5.9. Архивная справка (приложение N  13)  и  архивная  выписка
составляются  с  обозначением  названия  информационного  документа
"Архивная справка", "Архивная выписка".
     5.9.1. Текст  в  архивной  справке  (приложение N 13) дается в
хронологической  последовательности  событий  с   указанием   видов
архивных  документов  и  их  дат.  В  архивной  справке допускается
цитирование архивных документов.
     Несовпадение отдельных    данных    архивных   документов   со
сведениями,  изложенными в запросе,  не является  препятствием  для
включения  их в архивную справку при условии,  если совпадение всех
остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица  или
фактов,  о  которых  говорится  в  архивных документах.  В архивной
справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных
документах,   а  расхождения,  несовпадения  и  неточные  названия,
отсутствие имени,  отчества,  инициалов или наличие одного  из  них
оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в
тексте оригинала").
     Сведения о  работе,  учебе в нескольких организациях,  учебных
заведениях включаются в одну архивную справку.
     В примечаниях   по   тексту   архивной  справки  оговариваются
неразборчиво  написанные,  исправленные  автором,  не   поддающиеся
прочтению  вследствие  повреждения  текста  оригинала места ("Так в
тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
     В тексте    архивной   справки   не   допускаются   изменения,
исправления,  комментарии,  собственные   выводы   исполнителя   по
содержанию  архивных  документов,  на  основании которых составлена
архивная справка.
     В конце  архивной  справки  приводятся архивные шифры и номера
листов  единиц  хранения  архивных  документов,  печатные  издания,
использовавшиеся   для   составления  архивной  справки.  В  тексте
архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров
листов  единиц  хранения  архивных документов сразу после изложения
каждого факта или события.
     В архивной справке,  объем которой превышает один лист,  листы
должны быть прошиты,  пронумерованы и скреплены печатью архива (для
муниципального архива,  не являющегося юридическим лицом, - печатью
органа местного самоуправления).
     Архивная справка,   предназначенная   для   использования   на
территории Российской Федерации, подписывается руководством архива,
исполнителем   и  заверяется  печатью  архива  (для  муниципального
архива, не являющегося юридическим лицом, - печатью органа местного
самоуправления).  Архивная справка, предназначенная для направления
за рубеж,  подписывается руководством архива и заверяется  гербовой
печатью  (для  муниципального  архива,  не  являющегося юридическим
лицом, - печатью органа местного самоуправления).
     При необходимости   к   архивной   справке  прилагаются  копии
архивных документов или выписки из  них,  подтверждающие  сведения,
изложенные в архивной справке.
     Архивные справки,  направляемые  в  государства,   подписавшие
Гаагскую конвенцию 1961 года, в соответствии с которой не требуется
консульская   легализация   официальных   документов,    заверяются
проставлением  и  заполнением  специального  штампа - апостиля.  На
архивных справках проставляется и  заполняется  надлежащим  образом
апостиль    руководством    вышестоящего   уполномоченного   органа
исполнительной  власти  в  сфере  архивного   дела.   Апостиль   не
проставляется на архивных справках, предназначенных для направления
в государства, с которыми Российская Федерация заключила договоры о
правовой  помощи  и правовых отношениях по гражданским,  семейным и
уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие
Соглашение   о   принципах   и   формах  взаимодействия  в  области
использования  архивной  информации,   или   с   которыми   имеются
двусторонние соглашения о сотрудничестве.
     При отсутствии в архиве архивных документов,  необходимых  для
исполнения   запроса,   на   бланке   архива   составляется  ответ,
подтверждающий  неполноту  состава  архивных  документов  по   теме
запроса.  При  необходимости  ответ  может  быть  заверен  гербовой
печатью.
     В случае  документально  подтвержденных фактов утраты архивных
документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает справку
по данному вопросу, при необходимости заверенную печатью архива.
     5.9.2. В архивной выписке название  архивного  документа,  его
номер  и  дата  воспроизводятся полностью.  Извлечениями из текстов
архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся  данные  по
запросу.  Начало  и  конец  каждого извлечения,  а также пропуски в
тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
     В примечаниях   к    тексту    архивной    выписки    делаются
соответствующие  оговорки  о частях текста оригинала,  неразборчиво
написанных,  исправленных   автором,   не   поддающихся   прочтению
вследствие  повреждения текста и т. д.  Отдельные слова и выражения
оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами
"Так в тексте оригинала",  "Так в документе". После текста архивной
выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы  хранения
архивного документа.
     Аутентичность выданных   по    запросам    архивных    выписок
удостоверяется  подписью  руководителя  архива  или уполномоченного
должностного лица и печатью архива (для муниципального  архива,  не
являющегося   юридическим   лицом,   -   печатью   органа  местного
самоуправления).
     5.9.3. На  обороте  каждого листа архивной копии проставляются
архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа.
Все   листы  архивной  копии  скрепляются  и  на  месте  скрепления
заверяются  печатью  архива  и  подписью   его   руководителя   или
уполномоченного должностного лица.  Архивная копия, предназначенная
для направления за рубеж,  заверяется гербовой печатью  и  подписью
руководителя архива.
     5.10. Архивная справка (приложение N  13),  архивная  выписка,
архивная  копия  и  ответы  на запросы высылаются по почте простыми
письмами.
     Архивная справка,   архивная   выписка   и   архивная   копия,
предназначенные для направления  в  государства  -  участники  СНГ,
включая  ответы  об  отсутствии запрашиваемых сведений,  высылаются
архивом непосредственно в адреса заявителей.
     Архивная справка,   архивная   выписка   и   архивная   копия,
предназначенные  для  направления  в  государства,  не   являющиеся
участниками   СНГ,   включая  ответы  об  отсутствии  запрашиваемых
сведений,  оформляются и  вместе  с  запросами  (анкетами,  личными
заявлениями   и  т. п.)   направляются  архивом  в  соответствующий
федеральный орган исполнительной власти в установленном порядке.
     Архивная справка,  архивная  выписка и архивная копия в случае
личного обращения гражданина  или  его  доверенного  лица  в  архив
выдаются  ему  под  расписку  при  предъявлении  паспорта или иного
удостоверяющего документа;  доверенному  лицу  -  при  предъявлении
доверенности,   оформленной  в  установленном  порядке.  Получатель
архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях  или
на  обороте  сопроводительного  письма  к  ним,  указывая  дату  их
получения.
     Заверенные апостилем  архивная  справка,  архивная  выписка  и
архивная копия  в  случае  личного  обращения  гражданина  или  его
доверенного  лица  в  архив  выдаются  ему на руки при предъявлении
квитанции  об  уплате  государственной  пошлины   за   проставление
апостиля.

            Возвращение подлинников архивных документов

     5.11. По   письменным  заявлениям  с  разрешения  руководителя
архива реабилитированные  лица  и  их  наследники  имеют  право  на
получение  подлинников  сохранившихся  в  прекращенных  уголовных и
административных,  а также фильтрационно-проверочных делах архивных
документов творческого характера - рукописей,  фотографий,  писем и
других  личных  документов  (за  исключением   паспортов,   военных
билетов,  служебных  удостоверений  и  других  архивных  документов
официального происхождения).
     По письменным  заявлениям  с  разрешения  руководителя  архива
граждане  имеют  право  на   получение   сохранившихся   в   архиве
подлинников собственных трудовых книжек.
     С изымаемых  архивных  документов  делаются   копии,   которые
приобщаются к делам. Изъятие архивных документов, а также их замена
на  копии  отражаются  в  листах-заверителях  дел,  в  описях  дел,
документов.
     Возвращение архивных документов оформляется актом  об  изъятии
из дел указанных документов.  Акт и другие документы,  на основании
которых произведено возвращение  архивных  документов,  и  расписка
лица, получившего их на руки, включаются в дело фонда.

            Обслуживание пользователей в читальном зале

     5.12. Для   обслуживания  пользователей  в  архивах  действуют
читальный   зал,   просмотровый    зал,    комната    прослушивания
фонодокументов   со   специальным   оборудованием   для   работ   с
микрокопиями архивных документов,  аудиовизуальными и  электронными
документами.   При   отсутствии  специально  выделенного  помещения
обслуживание пользователей производится в  рабочей  комнате  архива
под контролем сотрудника архива.
     Порядок работы  пользователей  с   архивными   документами   в
читальном   зале   архива,  их  права  и  обязанности  определяются
правилами работы пользователей в читальных залах архивов Российской
Федерации,   утверждаемыми  специально  уполномоченным  федеральным
органом исполнительной власти в сфере архивного дела.  Архив обязан
ознакомить  пользователей  с этими правилами.  Исходя из конкретных
возможностей обслуживания пользователей архив  может  устанавливать
очередность и время посещения ими читального зала.
     В случаях  хищения  или  повреждения  пользователем   архивных
документов,  технического оборудования и имущества архив обращается
с соответствующим  заявлением  в  орган  внутренних  дел  по  месту
расположения  архива,  принимает  другие меры к возмещению ущерба в
соответствии с законодательством Российской Федерации.
     5.13. По    заказам   пользователей   с   учетом   технических
возможностей  архива  изготавливаются  копии  архивных  документов:
ксерокопии, микрокопии, фотоотпечатки, кинокопии, видеокопии, копии
фонодокументов, а также копии на электронных носителях.
     Не производится   копирование   документов   Архивного   фонда
Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом
состоянии.
     Копирование архивных    документов    ограниченного    доступа
(секретных и содержащих конфиденциальную информацию) производится в
установленном порядке.
     Порядок выполнения заказов на копирование,  в том числе объемы
копирования  архивных  документов,  неопубликованных  описей   дел,
документов,  других  архивных  справочно-поисковых  средств  и  баз
данных,  стоимость изготовления копий  и  порядок  расчетов  за  их
изготовление определяются руководством архива.
     На копии  архивного   документа,   изготовленной   по   заказу
пользователя, архив указывает архивный шифр и номера листов единицы
хранения архивного документа.  При оформлении копии рассекреченного
архивного  документа  на  лицевой  стороне  в  правом  верхнем углу
первого   и   последнего   листов   копии    проставляется    штамп
"Рассекречено".  При  необходимости  данный  штамп проставляется на
лицевой  стороне  всех  листов  копии   рассекреченного   архивного
документа.
     Копии архивных   документов   выдаются    пользователям,    их
доверенным лицам или могут быть высланы по указанным адресам.
     Учет заказов на копирование ведется на бумажном носителе или в
автоматизированной форме.

            Инициативное информирование пользователей.
       Подготовка выставок и публикаций архивных документов

     5.14. Инициативное  информирование  государственных   органов,
органов    местного    самоуправления,    организаций   и   граждан
осуществляется путем направления им информационных писем или других
информационных документов.
     5.15. Архив  организует  подготовку  и   проведение   выставок
архивных документов самостоятельно или совместно с другими архивами
и организациями.
     Для подготовки  выставки  архивных  документов разрабатываются
тематический план (концепция) и  тематико-экспозиционный  план.  На
основе  тематического  плана  проводятся выявление и отбор архивных
документов,     иллюстративных     и     иных     материалов.     В
тематико-экспозиционный  план  включается  аннотированный  перечень
отобранных для экспонирования архивных документов, иллюстративных и
иных  материалов,  систематизированных  в  соответствии с разделами
выставки,  с указанием их размеров и порядка размещения на  стендах
или   в   витринах.  Все  отобранные  для  экспонирования  архивные
документы и другие материалы аннотируются. К иноязычным  материалам
при   необходимости   дается   перевод  или  развернутая  аннотация
содержания.
     Ответственными за  сохранность  архивных  документов  являются
организаторы выставки.  Архив, представивший архивные документы для
выставки,   обеспечивает   контроль   за   соблюдением   требований
обеспечения сохранности документов при экспонировании.
     Страхование архивных  документов  и  оформление  их временного
вывоза  за  пределы   Российской   Федерации   для   экспонирования
проводятся в установленном порядке (см. пп. 2.11.14, 2.11.15).
     5.16. При  подготовке  публикаций  архивных  документов  архив
руководствуется научными правилами издания исторических документов.
     Типы (научный,   научно-популярный   и   учебный)    и    виды
(пофондовая,  тематическая  или др.) публикаций архивных документов
определяются их целевым назначением,  спецификой отбора источников,
приемов передачи текста архивных документов и составом НСА к ним.
     Формы публикации архивных документов:
     печатная: серия, сборник, альбом, буклет, плакат, публикация в
средствах массовой информации;,
     публикация на пленочных носителях: микрофильм, микрофиша;
     электронная: гипертекст, мультимедиа, база данных.
     Архив осуществляет       мероприятия       по      обеспечению
научно-исследовательских   и   технических   процессов   подготовки
документальных   публикаций:  формирование  редакционной  коллегии,
коллектива  составителей,  составление  организационно-методических
документов, заключение договора с заинтересованными организациями и
издательствами и т. п.
     Подготовленная и     отредактированная    рукопись    проходит
внутреннее    и    внешнее     рецензирование     и     обсуждается
научно-совещательным     органом    архива,    обладающим    правом
рекомендовать ее к изданию.
     Рукопись считается   подготовленной,  если  в  соответствии  с
установленными требованиями доработана по замечаниям рецензентов  и
итогам  обсуждения  и  утверждена  в  печать.  Рукописи межархивных
изданий представляются редколлегии на рассмотрение и утверждение  к
изданию головной организацией.
     С издательством     заключается     договор,     в     котором
предусматриваются  права  и  обязанности  издательства  и заказчика
(архива).
     5.17. Архив    осуществляет    учет   использования   архивных
документов на бумажном носителе или в электронной форме.


                           _____________



     Приложение N 1
     к пп. 2.11.5, 2.11.7.2


_____________________
  (название архива)

        АКТ                           УТВЕРЖДАЮ
________ N __________
 (дата)                               Директор ____________________
о неисправимых повреждениях                      (название архива)
документов                            Подпись           Расшифровка
                                                            подписи
                                      Дата

                                      Фонд N _______

Название фонда ____________________________________________________
___________________________________________________________________
В фонде обнаружены _______________________________ единиц хранения,
признанные неисправимо поврежденными

+-----------------------------------------------------------------+
|           |       |            |       | Количество |           |
|           | Номер |  Заголовок |Крайние|   листов   |Сущность и |
|Номер описи|ед. хр.|поврежденной| даты  |   (время   |  причины  |
|           |       |  ед. хр.   |       |  звучания, |повреждения|
|           |       |            |       |   метраж)  |           |
+-----------+-------+------------+-------+------------+-----------|
|     1     |   2   |      3     |   4   |      5     |     6     |
+-----------+-------+------------+-------+------------+-----------|
+-----------+-------+------------+-------+------------+-----------|

Итого обнаружено неисправимо поврежденных _________________ ед. хр.
                                         (цифрами и прописью)
Заведующий отделом ________________________________________________
                           (подпись, расшифровка подписи)
Хранитель фондов __________________________________________________
                           (подпись, расшифровка подписи)
Перечисленные документы подлежат списанию ввиду ___________________
___________________________________________________________________

Эксперты: _________________________________________________________
                 (наименование должностей экспертов, подписи,
                          расшифровка подписей, дата)
_________________  _________________________
(N и дата приказа   руководителя   архива   о   снятии  неисправимо
поврежденных архивных документов с учета)

Изменения в учетные документы внесены

Наименование
должности
работника             Подпись                   Расшифровка подписи

Дата


         Форма акта о неисправимых повреждениях документов

                                              Формат А4 (210 x 297)


                           _____________



     Приложение N 2
     к пп. 2.11.5, 3.7.2


_____________________
  (название архива)

        АКТ                           УТВЕРЖДАЮ
________ N __________
      (дата)                          Директор ____________________
о необнаружении документов,                      (название архива)
пути розыска которых исчерпаны        Подпись           Расшифровка
                                                            подписи
                                      Дата

                                      Фонд N _______

В результате _______________________ установлено отсутствие в фонде
перечисленных ниже документов. Предпринятые архивом меры по розыску
положительных результатов не дали, в связи с чем считаем  возможным
снять с учета:

+-----------------------------------------------------------------+
|  |        |       |            |       | Количество |Предполага-|
|N | Номер  | Номер |  Заголовок |Крайние|   листов   |   емые    |
|пп| описи  |ед. хр.|   ед. хр.  | даты  |   (время   |  причины  |
|  |        |       |            |       |  звучания, |отсутствия |
|  |        |       |            |       |   метраж)  |           |
+--+--------+-------+------------+-------+------------+-----------|
|1 |    2   |   3   |      4     |   5   |      6     |     7     |
+--+--------+-------+------------+-------+------------+-----------|
+--+--------+-------+------------+-------+------------+-----------|

Итого _____________________________________________________ ед. хр.
                     (цифрами и прописью)
     Содержание утраченных   материалов   может    быть    частично
восполнено следующими делами:
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________


              Форма акта о необнаружении документов,
                  пути розыска которых исчерпаны

                                              Формат А4 (210 х 297)
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________

Заведующий отделом           Подпись            Расшифровка подписи

Заведующий хранилищем        Подпись            Расшифровка подписи

Главный хранитель            Подпись            Расшифровка подписи

_________________  _________________________
(N и   дата   приказа   руководителя   архива   о  снятии  с  учета
необнаруженных документов, пути розыска которых исчерпаны)

Изменения в учетные документы внесены

Наименование
должности
работника                    Подпись            Расшифровка подписи

Дата



              Форма акта о необнаружении документов,
           пути розыска которых исчерпаны (продолжение)

                                              Формат А4 (210 х 297)


                           _____________



     Приложение N 3
     к пп. 2.11.8, 2.11.10, 3.4.1,
     3.5.6, 3.7.13, 5.5.1


     ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

В деле подшито и пронумеровано _____________________________ листов
                                    (цифрами и прописью)
с N ________________ по N ___________

    в том числе:
    ------------
   литерные номера листов _________________________________________
пропущенные номера листов _________________________________________
                          _________________________________________
+ листов внутренней описи _________________________________________

+-----------------------------------------------------------------+
|Особенности физического состояния     |     Номера листов        |
|        и формирования дела           |                          |
+--------------------------------------+--------------------------|
|                  1                   |             2            |
+--------------------------------------+--------------------------|
+--------------------------------------+--------------------------|


Наименование
должности
работника                    Подпись            Расшифровка подписи

Дата


                    Форма листа-заверителя дела

                                              Формат А4 (210 x 297)


                           _____________



     Приложение N 4
     к п. 2.11.10

__________________________
     (название архива)

ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Фонд N ______________ Опись N ________________ Дело N _____________
Заголовок дела ____________________________________________________
___________________________________________________________________

-------------------------------------------------------------------
         |Кому выдано |  Характер   |              |
  Дата   |  фамилия,  |использования|    Номера    |  Подпись лица,
использо-|  инициалы  |(копирование,|использованных|использовавшего
  вания  |(разборчиво)|  выписки,   |    листов    |       дело
         |            |  просмотр   |              |
         |            |   и др.)    |              |
---------+------------+-------------+--------------+---------------
    1    |      2     |      3      |       4      |      5
---------+------------+-------------+--------------+---------------
---------+------------+-------------+--------------+---------------



               Форма листа использования документов

                                              Формат А4 (210 x 297)


                           _____________



     Приложение N 5
     к пп. 3.4.1, 3.5.2, 3.7.11


                КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ ДОКУМЕНТОВ

+-----------------------------------------------------------------+
|  |    |Наиме- |Наиме- |     |      |Кол-во |      | Номер  |    |
|  |    |нование|нова-  |     |      |ед. хр.|      | фонда, |    |
|  |    |органи-| ние,  |     |      | или   |Крат- |присво- |    |
|N |Дата| зации,|номер  |На-  | Годы |неопи- | кая  | енный  |    |
|пп|пос-|(фами- |и дата |зва- |доку- |санных |харак-| посту- |При-|
|  |туп-| лия,  | доку- |ние  |ментов|доку-  |терис-| пившим |ме- |
|  |ле- |иници- | мента,|фонда|      |ментов |тика  |докумен-|ча- |
|  |ния | алы   |  по   |     |      |(лис-  |состо-| там по |ния |
|  |    |лица), | кото- |     |      |тов)   |яния  | списку |    |
|  |    |от ко- | рому  |     |      |       |      | фондов |    |
|  |    |торой  |приняты|     |      |       |      |        |    |
|  |    |посту- | доку- |     |      |       |      |        |    |
|  |    | пили  | менты |     |      |       |      |        |    |
|  |    |доку-  |       |     |      |       |      |        |    |
|  |    |менты  |       |     |      |       |      |        |    |
+--+----+-------+-------+-----+------+-------+------+--------+----|
|1 |  2 |  3    |    4  |  5  |   6  |   7   |   8  |   9    | 10 |
+--+----+-------+-------+-----+------+-------+------+--------+----|
+--+----+-------+-------+-----+------+-------+------+--------+----|

Итого поступило за ______ год ________________ ед. хр. (документов,
                             (цифрами и прописью)
листов)

в том числе*: _________________________________________
              _________________________________________
              _________________________________________

Наименование
должности
работника                    Подпись            Расшифровка подписи

Дата
     ___________
     * В общих  архивах  допускается  ведение  единой  книги  учета
поступлений  на  документы  всех  видов  с  указанием  их объемов в
итоговой записи.


             Форма книги учета поступлений документов

                                              Формат A3 (420 х 297)


                                      _____________



     Приложение N 6
     к пп. 3.4.1, 3.5.3, 3.7.1,
     3.7.11, 3.7.12


                           СПИСОК ФОНДОВ

+-----------------------------------------------------------------+
|Номер |Дата первого |Название фонда |Отметка о выбытии|Примечания|
|фонда |поступления  |               |                 |          |
+------+-------------+---------------+-----------------+----------|
|  1   |      2      |       3       |        4        |    5     |
+------+-------------+---------------+-----------------+----------|
+------+-------------+---------------+-----------------+----------|

         Итого на 01.01.... г. ____________________________ фондов
                                   (цифрами и прописью)
в т. ч. поступило за....... г. ____________________________ фондов
                                   (цифрами и прописью)
         выбыло за......... г. ____________________________ фондов
                                   (цифрами и прописью)


Наименование
должности
работника                    Подпись            Расшифровка подписи

Дата


                        Форма списка фондов

                                              Формат А4 (210 x 297)


                           _____________



     Приложение N 7
     к пп. 3.4.1, 3.5.6, 3.7.13, 5.5.1


                    УТВЕРЖДЕНО

                    Протокол ЭПК (ЭФЗК, ЭК) _______________________
                                            (наименование архивного
                    __________________________________
                    органа, архива, музея, библиотеки)
                    от ___________ N _________________

+-----------------------------------------------------------------+
|N | Делопроизводственные |Заголовок|Крайние|Количество|          |
|пп|  индексы или номера  |  дела   | даты  |  листов  |Примечания|
|  |   по старой описи    |         |       |          |          |
+--+----------------------+---------+-------+----------+----------|
|1 |          2           |    3    |   4   |    5     |    6     |
+--+----------------------+---------+-------+----------+----------|
+--+----------------------+---------+-------+----------+----------|

В опись внесено ___________________________________________________
                              (цифрами и прописью)
_______________________________________________________________ дел
с N ______________________ по N _______________________________

Составитель:


   Форма описи* дел постоянного хранения, составленной в архиве

                                              Формат А4 (210 х 297)

Наименование
должности
работника                    Подпись            Расшифровка подписи

Хранитель фондов             Подпись            Расшифровка подписи

Заведующий отделом           Подпись            Расшифровка подписи
(архивохранилищем)

Дата


              Форма описи* дел постоянного хранения,
                составленной в архиве (продолжение)

                                              Формат А4 (210 х 297)

     ______________
     * К описи составляется титульный лист в установленном порядке.


                           _____________



     Приложение N 8
     к пп. 3.4.1, 3.5.6, 3.7.13, 5.5.1


     _____________________________
      (наименование организации)
                                           УТВЕРЖДАЮ
     Фонд N ______________________
     ОПИСЬ N _____________________         Наименование должности
     дел постоянного хранения              руководителя организации
     за ______________________ год
                                           Подпись    Расшифровка
                                                      подписи
                                           Дата

+-----------------------------------------------------------------+
|    Название раздела (структурного подразделения организации)    |
+-----------------------------------------------------------------|
|N пп|Индекс дела|  Заголовок дела  |Крайние|Количество|Примечания|
|    |           |                  | даты  |  листов  |          |
+----+-----------+------------------+-------+----------+----------|
| 1  |     2     |          3       |   4   |     5    |    6     |
+----+-----------+------------------+-------+----------+----------|
+----+-----------+------------------+-------+----------+----------|

В данный раздел описи внесено _________________________________ дел
                                     (цифрами и прописью)
с N ____________________________ по N _______________, в том числе:
литерные номера: __________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________

Наименование должности
составителя описи            Подпись            Расшифровка подписи

Заведующий архивом
организации                  Подпись            Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                           УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК) ________________    Протокол ЭПК ________________
                   (наименование      (наименование уполномоченного
__________________________________    _____________________________
          организации)                органа исполнительной власти
                                        в области архивного дела,
                                           федерального архива)
от ____________ N ________________    от ____________ N ___________


       Форма годового раздела описи дел постоянного хранения
                            организации

                                              Формат А4 (210 x 297)


                           _____________



     Приложение N 9
     к пп. 3.7.1, 3.7.2, 3.7.11,
     4.4.1, 4.6, 4.7


УТВЕРЖДАЮ                           УТВЕРЖДАЮ

_________________________________   _______________________________
    (наименование должности             (наименование должности
          руководителя                        руководителя
_________________________________   _______________________________
     организации-сдатчика)                организации-приемщика)

Подпись       Расшифровка подписи   Подпись     Расшифровка подписи

Дата          Печать                Дата        Печать

          А К Т

_____________ N __________
   (дата)
приема-передачи документов
       на хранение

___________________________________________________________________
                       (основание передачи)
___________________________________________________________________
                  (название передаваемого фонда)
___________________________________________________________________
_____________________________________________________________ сдал,
           (название организации-сдатчика)
а __________________________________________________________ принял
             (название организации-приемщика)
документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

+-----------------------------------------------------------------+
| N |     Название,           |Количество  |Количество |Примечания|
|пп |    номер описи          |экземпляров | ед. хр.   |          |
|   |                         |  описи     |           |          |
+---+-------------------------+------------+-----------+----------|
| 1 |           2             |     3      |     4     |    5     |
+---+-------------------------+------------+-----------+----------|
|   |                         |            |           |          |

     Итого принято _______________________________ ед. хр.

Передачу произвели:                Прием произвели:

Должность  Подпись  Расшифровка    Должность   Подпись  Расшифровка
                    подписи                             подписи
Дата                               Дата

     Фонду присвоен N __________________________________

Изменения в учетные документы внесены

Должность                   Подпись             Расшифровка подписи

Дата


         Форма акта приема-передачи документов на хранение

                                              Формат А4 (210 х 297)


                           ____________



     Приложение N 10
     к пп. 3.7.1, 3.7.8, 4.4.2


_______________________________
      (название архива)

          А К Т                    УТВЕРЖДАЮ

__________ N ____________          Директор _______________________
  (дата)                                       (название архива)
приема на хранение документов      Подпись      Расшифровка подписи
личного происхождения
                                   Дата

На основании решения ЭПК (ЭПМК, ЭФЗК, ЭК)
(протокол от ____________ N ________________)
и договора от _______________________________

______________________________________________________________ сдал
              (Ф. И. О. собственника/владельца)
приняты документы _________________________________________________
                           (общая характеристика документов)
___________________________________________________________________
в количестве _______ ед. хр. (условных) ________ документов(листов)
по архивной сдаточной описи
Фонду присвоен N ________________

Собственник/владелец            Подпись         Расшифровка подписи
(нужное подчеркнуть)

Наименование должности
работника                       Подпись         Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы по результатам описания внесены

Наименование должности
работника                       Подпись         Расшифровка подписи


             Форма акта приема на хранение документов
                       личного происхождения

                                              Формат А4 (210 х 297)


                           _____________



     Приложение N 11
     к пп. 3.7.2, 4.3.2


_______________________________
      (название архива)

          А К Т                    УТВЕРЖДАЮ

__________ N ____________          Директор _______________________
  (дата)                                       (название архива)
о выделении к уничтожению          Подпись      Расшифровка подписи
документов, не подлежащих
хранению                           Дата

К уничтожению отобраны: документы фонда N _________________________
                                               (название фонда)
___________________________________________________________________
на основании: _____________________________________________________
                   (ссылки на нормативно-методические документы
___________________________________________________________________
                    для проведения экспертизы)
___________________________________________________________________

+-----------------------------------------------------------------+
| N |Названия групп|Крайние|Номера|  Номера ед. |Количество|Приме-|
|пп |  документов  | даты  |описей|хр. по описям| ед. хр.  |чания |
+---+--------------+-------+------+-------------+----------+------|
| 1 |     2        |   3   |   4  |      5      |    6     |   7  |
+---+--------------+-------+------+-------------+----------+------|
|   |              |       |      |             |          |      |

Итого _________________________ ед. хр. за _________________ год(ы)
        (цифрами и прописью)

Количество ед.  хр.,  крайние   даты   и   краткая   характеристика
документов, остающихся на хранении ________________________________

Заведующий отделом
(архивохранилищем)          Подпись             Расшифровка подписи

Наименование
должности
работника                   Подпись             Расшифровка подписи


         Форма акта о выделении к уничтожению документов,
                      не подлежащих хранению

                                              Формат А4 (210 х 297)

Документы сданы ___________________________________________________
                              (название организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной _____________ N ______
                                                (дата)
____________________________________
     (подпись хранителя фондов)

Изменения в учетные документы внесены

Наименование
должности
работника                   Подпись             Расшифровка подписи


УТВЕРЖДЕНО                         СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК (ЭФЗК, ЭК) _________  Протокол ЭМК ___________________
                    (наименование                    (название
_________________________________  ________________________________
    архивного органа, архива)                 архива)
от ____________ N _______________  от ____________ N ______________


         Форма акта о выделении к уничтожению документов,
               не подлежащих хранению (продолжение)

                                              Формат А4 (210 х 297)


                           ____________



     Приложение N 12
     к п. 3.7.7


_______________________________
      (название архива)

          А К Т                    УТВЕРЖДАЮ

__________ N ____________          Директор _______________________
  (дата)                                       (название архива)
о рассекречивании документов       Подпись      Расшифровка подписи
фонда N
                                   Дата

Комиссия __________________________________________________________
                           (название комиссии)
протокол N _______ от 00.00.00 рассекретила документы фонда N _____
___________________________________________________________________
                         (название фонда)

+-----------------------------------------------------------------+
| N |Номер| Количество рас-  |Номера ед. |Номера ед. хр., | Приме-|
|пп |описи|   секреченных    | хр., рас- | рассекреченных | чания |
|   |     |     ед. хр.      |секреченных|  частично, с   |       |
|   |     +------------------|полностью* |    указанием   |       |
|   |     |полностью|частично|           | номеров листов |       |
|   |     |         |        |           |нерассекреченных|       |
|   |     |         |        |           |   документов   |       |
+---+-----+---------+--------+-----------+----------------+-------|
| 1 |  2  |    3    |    4   |     5     |       6        |   7   |
+---+-----+---------+--------+-----------+----------------+-------|
|   |     |         |        |           |                |       |

Итого рассекречено ____________________________ ед. хр. (полностью)
                        (цифрами и прописью)
за ________________________________________________________________
               (хронологические рамки документов)
_____________ ед. хр. (частично) за _______________________________
                                 (хронологические рамки документов)

Наименование должности работника    Подпись     Расшифровка подписи

Принято на открытое хранение ______________________________ ед. хр.
                                 (цифрами и прописью)
в _________________________________________________________________
                        (хранилище)

Наименование должности работника    Подпись     Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника    Подпись     Расшифровка подписи

Дата
     _____________
     * Не допускается перечисление номеров ед. хр. через тире.


              Форма акта о рассекречивании документов

                                              Формат А4 (210 x 297)


                           _____________



     Приложение N 13
     к пп. 5.10, 5.11


____________________________
     (название архива)
____________________________
 (почтовый индекс, адрес,            Адресат
____________________________
       телефон, факс)

      Архивная справка

___________ N ______________
  (дата)
На N _________ от __________
Руководитель организации         Подпись        Расшифровка подписи

Основание:

Исполнитель                      Подпись        Расшифровка подписи
                                 Печать


                      Форма архивной справки

                                              Формат А4 (210 x 297)


                           ____________