Постановление Администрации города Вологды от 19.09.2014 № 6994

АДМИНИСТРАЦИЯ Г. ВОЛОГДЫ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

От 19.09.2014 № 6994

г. Вологда

ОБ ОБРАЗОВАНИИ ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ

ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ПРИ УПРАВЛЕНИИ ДЕЛАМИ

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ВОЛОГДЫ

В целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности органов Администрации города Вологды, отбору и подготовке их к архивному хранению либо к уничтожению в установленном порядке, в соответствии со статьями 38, 42 Устава муниципального образования "Город Вологда" постановляю:

1. Образовать постоянно действующую экспертную комиссию при Управлении делами Администрации города Вологды.

2. Утвердить прилагаемые Положение о постоянно действующей экспертной комиссии при Управлении делами Администрации города Вологды и ее состав.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами Администрации города Вологды Н.В. Малахову.

4. Настоящее постановление подлежит размещению на официальном сайте Администрации города Вологды в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Исполняющий обязанности Главы г. Вологды

заместитель Главы г. Вологды

по безопасности          А.Н.КОРСАКОВ

Утверждено

Постановлением

Администрации г. Вологды

от 19.09.2014 № 6994

ПОЛОЖЕНИЕ

О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

ПРИ УПРАВЛЕНИИ ДЕЛАМИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ВОЛОГДЫ

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о постоянно действующей экспертной комиссии при Управлении делами Администрации города Вологды (далее - ЭК) разработано в соответствии с Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Государственной архивной службы России от 19 января 1995 года № 2, и Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

1.2. ЭК является постоянно действующим коллегиальным совещательным органом, созданным для организации и обеспечения проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образующихся в процессе деятельности органов Администрации города Вологды, по отбору и подготовке их к архивному хранению либо к уничтожению.

1.3. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с последующими изменениями), законом Вологодской области от 6 мая 1997 года № 160-ОЗ "Об архивном деле в Вологодской области" (с последующими изменениями), иными правовыми актами в сфере архивного дела и документационного обеспечения, а также методическими документами Федерального архивного агентства, Департамента культуры, туризма и охраны объектов культурного наследия Вологодской области, Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Вологды, утвержденной распоряжением Администрации города Вологды от 19 января 2012 года № 7 (с последующими изменениями), и настоящим Положением.

2. Основные задачи работы ЭК

Основными задачами работы ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении сводной номенклатуры дел Администрации города Вологды и в процессе формирования дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в муниципальное казенное учреждение "Муниципальный архив города Вологды" (далее - МКУ "Муниципальный архив города Вологды").

3. Функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует в Администрации города Вологды работу по ежегодному отбору документов, образовавшихся в ходе деятельности органов Администрации города Вологды, для их дальнейшего хранения и к уничтожению.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов, образовавшихся в ходе деятельности органов Администрации города Вологды, и подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел Администрации города Вологды.

3.3. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам Администрации города Вологды по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, видео, фотосъемки) с целью создания устной истории Администрации города Вологды.

3.4. Рассматривает, согласовывает и представляет:

3.4.1. На рассмотрение экспертно-методической комиссии МКУ "Муниципальный архив города Вологды" (далее - ЭМК МКУ "Муниципальный архив города Вологды") с последующим представлением на утверждение экспертно-проверочной комиссии Департамента культуры, туризма и охраны объектов культурного наследия Вологодской области (далее - ЭПК Департамента культуры, туризма и охраны объектов культурного наследия Вологодской области), а затем на утверждение управляющему делами Администрации города Вологды либо руководителю отраслевого органа Администрации города Вологды соответственно:

описи дел постоянного хранения Администрации города Вологды;

описи дел постоянного хранения отраслевых органов Администрации города Вологды.

3.4.2. На рассмотрение ЭМК МКУ "Муниципальный архив города Вологды" с последующим представлением на согласование ЭПК Департамента культуры, туризма и охраны объектов культурного наследия Вологодской области, а затем на утверждение управляющему делами Администрации города Вологды либо руководителю отраслевого органа Администрации города Вологды соответственно:

описи дел по личному составу Администрации города Вологды;

описи дел по личному составу отраслевых органов Администрации города Вологды.

3.4.3. На согласование ЭМК МКУ "Муниципальный архив города Вологды" с последующим представлением на утверждение управляющему делами Администрации города Вологды либо руководителю соответствующего отраслевого органа Администрации города Вологды:

акты о неисправимых повреждениях документов;

акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны.

3.4.4. На согласование ЭМК МКУ "Муниципальный архив города Вологды" сводную номенклатуру дел Администрации города Вологды (утверждается распоряжением Администрации города Вологды).

3.4.5. На утверждение управляющему делами Администрации города Вологды либо руководителю соответствующего отраслевого органа Администрации города Вологды:

описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;

акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, с истекшими сроками хранения.

3.5. Рассматривает и в случае принятия решения об одобрении представляет на рассмотрение ЭМК МКУ "Муниципальный архив города Вологды" с последующим представлением на рассмотрение ЭПК Департамента культуры, туризма и охраны объектов культурного наследия Вологодской области предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных указанным Перечнем.

4. Права ЭК

При выполнении возложенных на нее задач и функций ЭК имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации органам Администрации города Вологды и отдельным сотрудникам по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать у руководителей органов Администрации города Вологды:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей отделов, служб документационного обеспечения органов Администрации города Вологды о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседание ЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов органов Администрации города Вологды, специалистов МКУ "Муниципальный архив города Вологды", специалистов государственных архивных учреждений Вологодской области.

4.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно подготовленные документы.

4.6. Информировать должностных лиц Администрации города Вологды по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.

5. Организация работы ЭК

5.1. ЭК возглавляет председатель, который осуществляет общее руководство деятельностью ЭК, обеспечивает коллегиальность в обсуждении спорных вопросов, распределяет обязанности и дает поручения членам ЭК.

В отсутствие председателя ЭК его функции осуществляет заместитель председателя ЭК.

Минимальное количество членов ЭК составляет 3 человека с учетом председателя ЭК.

Персональный состав ЭК утверждается постановлением Администрации города Вологды из числа работников Управления делами Администрации города Вологды, представителя МКУ "Муниципальный архив города Вологды".

Секретарем ЭК назначается специалист сектора методологической и архивной работы отдела делопроизводства и архива Управления делами Администрации города Вологды.

5.2. ЭК взаимодействует с ЭМК МКУ "Муниципальный архив города Вологды".

5.3. ЭК работает в соответствии с планом, утвержденным управляющим делами Администрации города Вологды, председателем ЭК.

Заседания ЭК проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

5.4. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются секретарем ЭК, утверждаются лицом, председательствующим на заседании ЭК.

Документы, поступившие на рассмотрение ЭК, рассматриваются в течение месяца со дня их поступления.

5.5. Заседание ЭК считается правомочным, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭК. При разделении голосов поровну голос лица, председательствующего на заседании ЭК, является решающим.

5.6. Решения ЭК вступают в силу после утверждения протокола лицом, председательствующим на заседании ЭК.

5.7. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых решений возлагается на секретаря ЭК.

Утвержден

Постановлением

Администрации г. Вологды

от 19.09.2014 № 6994

СОСТАВ

ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

ПРИ УПРАВЛЕНИИ ДЕЛАМИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ВОЛОГДЫ

Малахова Надежда Викторовна	управляющий делами Администрации города Вологды, председатель постоянно действующей экспертной комиссии при Управлении делами Администрации города Вологды (далее - ЭК)
Ковтун Ирина Анатольевна	заместитель управляющего делами Администрации города Вологды - начальник отдела делопроизводства и архива Управления делами Администрации города Вологды, заместитель председателя ЭК
Члены ЭК:
Авдеева Анна Александровна	помощник управляющего делами Администрации города Вологды
Алявина Ирина Львовна	ведущий специалист по работе с архивными документами отдела делопроизводства и архива Управления делами Администрации города Вологды
Зорина Евгения Петровна	главный специалист по методологической работе отдела делопроизводства и архива Управления делами Администрации города Вологды, секретарь ЭК
Карабицкая Лариса Витальевна	начальник организационного отдела Управления делами Администрации города Вологды
Полетаева Ольга Юрьевна	директор муниципального казенного учреждения "Муниципальный архив города Вологды" (по согласованию)
Риттер Светлана Александровна	начальник отдела муниципальной службы и кадров Управления делами Администрации города Вологды
Тараканова Елена Павловна	консультант по правовым вопросам отдела муниципальной службы и кадров Управления делами Администрации города Вологды